PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN
NOMOR TAHUN 2019
TENTANG
PETUNJUKPELAKSANAANTATANASKAHDINASELEKTRONIK DI
LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERDAGANGAN
MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka mendukung upaya peningkatankinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menujuterwujudnya pemerintahan yang baik (good governance)diperlukan pemanfaatan teknologi informasidalam pelaksanaan administrasi tata naskah dinas;
b. berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksuddalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan MenteriPerdagangan tentang Petunjuk Pelaksanaan TataNaskah Dinas Elektronik di Lingkungan KementerianPerdagangan.
Dasar : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor152, Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 5071);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5286);
3. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentangOrganisasi Kementerian Negara (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2015 Nomor 8);
4. Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2015 tentangKementerian Perdagangan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2015 Nomor 90);
5. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 08 / M -DAG/PER/ 2/ 2016 tentang Organisasi dan Tata KerjaKementerian Perdagangan (Berita Negara RepublikIndonesia Tahun 2016 Nomor 202).
MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN TENTANG PEDOMANTATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGANKEMENTERIAN PERDAGANGAN
Pasal 1
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas ElektronikKementerian Perdagangan sebagai acuan unit pengolah dilingkungan Kementerian Perdagangan dalam mengelola
naskah dinas elektronik adalah sebagaimana tercantumpada lampiran peraturan ini dan merupakan bagian yangtidak terpisahkan dari Peraturan ini.
Pasal 2
Petunjuk pelaksanaan Tata Naskah Dinas ElektronikKementerian Perdagangan sebagaimana dimaksud dalamPasal 1 mengatur mengenai penomoran naskah dinassecara elektronik, pengaksesan naskah dinas,pengontrolan database yang tersimpan, pencariannaskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasipengguna, penghapusan dan pembatalan, keamananpenyimpanan naskah dinas, dan penggunaan email untukkegiatan kedinasan
Pasal 3
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkanpengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannyadalam Berita Negara Republik Indonesia.
Dikeluarkan di JakartaPada Tanggal
MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
ENGGARTIASTO LUKITATembusan:1. Para Pejabat Eselon I, Kementerian Perdagangan;2. Para Pejabat Eselon II Sekretariat Jenderal Kemendag.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Kemajuan teknologi dirasakan sudah menjadi kebutuhan dan harus
dapat dimanfaatkan untuk mendorong aparatur pemerintah melakukan
upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju
terwujudnya kepemerintahan yang baik (good governance). Tuntutan
masyarakat atas penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan baik
merupakan prioritas program pembangunan di bidang tata kelola dalam
kelembagaan dan administrasi pemerintahan. Hal tersebut sejalan dengan
tuntutan akan modernisasi pemerintahan yang sesuai dengan kemajuan
teknologi guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian informasi
kedinasan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas pemerintah dan
pembangunan.
Untuk mewujudkan hal tersebut di atas perlu dilakukan pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi dengan mengubah budaya kerja dalam
pengelolaan informasi berdasarkan sistem manual ke sistem
komputerisasi/elektronik dalam pelaksanaan fungsi dan tugas
kelembagaan. Untuk itu penomoran naskah dinas di lingkungan
Kementerian Perdagangan yang selama ini dilakukan secara manual perlu
diubah ke sistem elektronik. Sistem penomoran elektronik dapat diakses
oleh unit kerja guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian naskah
dinas sehingga dapat membantu tercapainya peningkatan kinerja.
Disamping itu Kementerian Perdagangan perlu mengelola surat
menyurat/korespondensi kedinasan yang menggunakan e-mail agar
kegiatan tersebut dapat berjalan dengan tertib dan terkontrol. Oleh karena
itu perlu disusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik
dalam hal penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk kegiatan
kedinasan.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud disusunnya Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Kementerian Perdagangan ini adalah sebagai
acuan dalam melaksanakan penomoran naskah dinas secara elektronik,
pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan,
pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi
pengguna, penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah
dinas, dan penggunaan e- mail untuk kegiatan kedinasan.
Sedangkan tujuannya adalah mempermudah dan mempercepat
penyelesaian naskah dinas serta menciptakan ketertiban dan keseragaman
dalam melakukan penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk
kegiatan kedinasan.
C. Ruang Lingkup
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik ini mencakup
tentang penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan naskah
dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas,
keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan
pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan e-
mail untuk kegiatan kedinasan.
Penomoran naskah dinas mencakup registrasi nomor naskah dinas
arahan, naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus secara
elektronik dengan menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas.
Sedangkan penggunaan email untuk kedinasan adalah dengan
menggunakan label user @kemendag.go.id.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008
Nomor 58 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4843);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas;
4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah;
5. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 62/Kep/8/2017 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Perdagangan;
E. Pengertian Umum
1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
2. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media
elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau
diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan
Kementerian Perdagangan.
3. Penomoran naskah dinas elektronik adalah pemberian nomor pada
naskah dinas dengan melakukan registrasi secara elektronik
menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas.
4. Sistem elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur
elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,
menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan,
mengirimkan, dan/atau menyebarkan informasi elektronik.
5. Aplikasi penomoran naskah dinas elektronik adalah suatu sistem
pengelolaan penomoran naskah dinas, yang dibangun dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang andal, aman,
dan beroperasi sebagaimana mestinya sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
6. Jaringan sistem elektronik adalah terhubungnya dua sistem elektronik
atau lebih yang bersifat tertutup ataupun terbuka.
7. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas
elektronik mencakup perangkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware) seperti komputer serta jaringan telekomunikasi dan/atau
sistem komunikasi elektronik.
8. Suprastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas
elektronik, di samping infrastruktur mencakup kelembagaan,
ketatalaksanaan dan sumber daya manusia.
9. Template adalah format penomoran naskah dinas baku yang disusun
secara elektronik.
BAB II
PENGELOLAAN NASKAH DINAS ELEKTRONIK
Pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan pengaturan naskah
dinas secara elektronik untuk mendukung proses pelaksanaan kegiatan secara
efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja. Pengelolaan naskah
dinas elektronik mencakup arsitektur sistem, cakupan sistem, alur kerja
sistem, dan sumber daya.
A. Arsitektur Sistem
Arsitektur sistem pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan
suatu model atau konsep informasi yang digunakan dalam aktivitas
penomoran naskah dinas elektronik dan penggunaan email untuk kegiatan
kedinasan. Secara umum, arsitektur sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
dapat digambarkan sebagai berikut:
1
2
4
3
Penjelasan gambar arsitektur Sistem TNDE adalah sebagai berikut:
1. Komputer induk (server) dan basis data (database) merupakan infrastruktur
untuk menginstal dan menyimpan data aplikasi TNDE.
2. Aplikasi TNDE adalah perangkat lunak beserta databasenya yang digunakan
untuk pengelolaan naskah secara elektronik.
3. Pengguna/petugas operator dapat melakukan pemindaian (scanning)
dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik.
4. Setiap Pengguna/petugas operator TNDE dapat mengakses aplikasi melalui
komputer.
B. Topologi TNDE
Sebelum memliki aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik masing-masing unit
Eselon I di Kementerian Perdagangan mengembangkan dan mengelola sendiri
aplikasi Tata Naskah Dinas dengan model sendiri, dengan model persuratan
seperti ini memiliki kelemahan yaitu persuratan hanya dapat dilakukan secara
internal, selain itu untuk tujuan eksternal diperlukan sistem tambahan lagi
sehingga biaya pengembangan dan pemeliharaan akan lebih besar. Pada Tahun
2018 diputuskan bahwa semua aplikasi TNDE yang tersebar tersebut dilakukan
secara terpusat, hal ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan dan
pengembangan pada aplikasi TNDE. Kegiatan pengelolaan dan pengembangan
tersebut saat ini dilakukan oleh unit Pusat Data dan Sistem Informasi.
C. Cakupan TNDE
1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik
Menteri Perdagangan
SETJEN PKTNPPIDAGLUPDN
PENBPPPBAPPEBTIITJEN
User TNDE
Server TNDE
Aplikasi TNDE
Penomoran Naskah Dinas di Aplikasi TNDE ini akan dilakukan
secara otomatis oleh sistem. Format penomoran akan disesuaikan
dengan format standar untuk naskah dinas korespondensi dan naskah
dinas khusus di Kementerian Perdagangan yang terdiri dari:
1. Nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2. Kode unit kerja;
3. Inisial jenis naskah dinas;
4. Bulan (ditulis dalam dua digit); dan
5. Tahun terbit.
2. Agenda Surat Masuk
Agenda surat masuk dapat dibagi menjadi dua jenis:
1. Surat masuk eksternal
Surat masuk eksternal adalah surat yang diterima dari luar
instansi yang ditujukan kepada pimpinan Kementerian
Perdagangan dan/atau salah satu unit organisasi/unit kerja
di lingkungan Kementerian Perdagangan. Dalam pengelolaan
surat masuk eksternal, sistem aplikasi TNDE dapat
melakukan input data dan dapat melakukan pencetakan
lembar disposisi. Dokumen surat masuk tersebut akan
disimpan ke dalam aplikasi TNDE dengan melakukan
pemindaian (scanning) fisik dokumen surat tersebut,
kemudian semua data yang diinput akan tersimpan ke dalam
basis data (database) surat masuk.
2. lingkungan dari eksternal Penginputan surat masuk
merupakan mekanisme penginputan surat masuk untuk
mengarsipkan surat fisik kedalam model digital sehingga
surat tersebut dapat didistribusikan atau didisposisikan
kepada pejabat ataupun staf di internal unit yang melakukan
penginputan. Secara umum penginputan surat masuk untuk
kedinasan dapat digambarkan sebagai berikut:
Penjelasan gambar proses input masuk untuk kegiatan
kedinasan adalah sebagai berikut:
Sekretaris scanSurat dan inputInformasi Surat diInput Surat MasukTNDE
Surat yangdiinputkan masukke dalam InboxTNDE
Surat di Scan
a. Sekretaris mendapatkan surat masuk melakukan scanning surat
ke dalam bentuk pdf. Surat yang telah di-scan diinputkan ke dalam
sistem menggunakan akun sekretaris beserta informasi detail
seperti no surat local, tgl penerimaan surat, detail unit pengirim
surat, isi surat, asal surat, pejabat pengirim surat
(internal/eksternal), tujuan surat, no surat, tgl surat, lampiran,
perihal, jenis surat, ringkasan pokok.
b. Surat yang telah diinputkan akan masuk ke dalam database dan
Surat Masuk (inbox)
c. Di menu surat masuk (inbox), surat dapat dilihat scan surat
fisiknya, dicetak sesuai bentuk surat fisiknya, dilihat deskripsi
yang sudah diinputkan sekretaris dan dapat juga didisposisikan
kepada pejabat ataupun staf
3. Disposisi Surat
Pendisposisian Surat dibagi sesuai dengan tujuan surat tersebut
didisposisikan :
a. Disposisi Surat Masuk dari Menteri hingga ke Eselon II
Keterangan
1) Surat Masuk ke Kemendag dikirim melalui kurir ataupun fax
2) Memasukkan informasi surat yang masuk, mendigitalkannya
ke sistem TNDE Kemendag untuk di teruskan ke Menteri
Perdagangan serta mencetak lembar disposisi TNDE
3) Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis suratnya
dan memberikan arahan/instruksi dalam mendisposisikan
surat masuk ke Pejabat Setingkat Eselon I yang sesuai
dengan kepentingan surat.
4) Melakukan scan terhadap Lembar Disposisi dari Menteri
Kepada Eselon I yang sesuai dengan kepentingan surat
5) Mendisposisikan surat masuk sesuai arahan/instruksi
Menteri Perdagangan dengan melampirkan lembar disposisi
Menteri yang sudah discan dengan melampirkan scan Lembar
Disposisi Menteri
6) Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis suratnya
dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi surat
masuk atau surat masuk untuk Menteri Perdagangan
(sebagai Plt.) untuk diberikan ke pejabat
7) Membaca dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi
surat masuk untuk diberikan ke pejabat Eselon I
8) Menerima lembar disposisi dan mengarahkan disposisi surat
masuk sesuai dengan teknis TUSI unit kerja/pejabat Eselon II
9) Melakukan scan terhadap Lembar Disposisi dari Pejabat
Eselon I
10)Mendisposisikan surat masuk sesuai arahan/instruksi
Pejabat Eselon I
11)Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis suratnya
dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi surat masuk
untuk Pejabat Eselon II
12)Menerima lembar disposisi dan mengarahkan disposisi surat
masuk sesuai dengan teknis TUSI pejabat Eselon III atau
dapat memberikan masukan atas disposisi
13)Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai
respon/jawaban/masukan atas disposisi surat masuk untuk
di tanda tangan/sahkan dengan melampirkan scan Lembar
Disposisi pejabat Eselon II
14)Menginput dan mendijitalkan surat keluar dan mengirimkan
kembali ke Sekretaris Pejabat Eselon I
15)Membaca dan melaporkan masukan/jawaban atas surat
masuk yang di disposisikan kepada Pejabat Eselon II
16)Membaca dan membuat laporan/jawaban/masukan atas
disposisi dengan mempertimbangkan surat masuk dari pejabat
Eselon II
17)Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai
respon/jawaban/masukan atas disposisi surat masuk untuk
di tanda tangan/sahkan
18)Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem
TNDE dan Mengirimkan kembali ke Sekretaris Menteri
19)Membaca dan melaporkan masukan/jawaban atas surat
masuk yang di disposisikan kepada Menteri Perdagangan
20)Membaca dan membuat laporan/jawaban/masukan atas
disposisi dengan mempertimbangkan surat keluar dari pejabat
Eselon I
21)Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai
respon/jawaban/masukan atas disposisi surat masuk untuk
di tanda tangan/sahkan
22)Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem
TNDE dan Mengirimkan kembali kepada Pengirim surat
23)Menerima surat
b. Disposisi Surat Masuk dari Pejabat Eselon I hingga ke Eselon II
Keterangan :
1) Surat Masuk ke Kemendag dikirim melalui kurir ataupun fax
2) Memasukkan informasi surat yang masuk berdasarkan jenis
suratnya dan mendigitalkannya ke sistem TNDE Kemendag
untuk di teruskan ke Pejabat Eselon I
3) Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis
suratnya dan mencetak lembar disposisi dari tiap surat
masuk untuk diberikan ke pejabat Eselon I
4) Membaca dan memberikan arahan/instruksi dalam
mendisposisikan surat masuk ke Pejabat Setingkat Eselon II
yang sesuai dengan kepentingan surat dengan melampirkan
scan Lembar Disposisi pejabat Eselon I
5) Melakukan scan terhadap Lembar Disposisi dari Pejabat
Eselon I
6) Melakukan disposisi atas surat masuk ke Pejabat Eselon II
melalui Sekretarisnya
7) Membaca dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi
surat masuk untuk Pejabat Eselon II
8) Menerima lembar disposisi dan mengarahkan disposisi surat
masuk sesuai dengan teknis TUSI pejabat Eselon III atau
dapat memberikan masukan atas disposisi dengan
melampirkan scan Lembar Disposisi pejabat Eselon II
9) Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai
respon/jawaban/masukan atas disposisi surat masuk untuk
di tanda tangah/sahkan
10) Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem
TNDE dan Mengirimkan kembali kepada Sekretaris Pejabat
Eselon I
11) Membaca dan melaporkan masukan/jawaban atas surat
masuk yang di disposisikan kepada Pejabat Eselon I
12) Membaca dan membuat laporan/jawaban/masukan atas
disposisi dengan mempertimbangkan surat keluar dari
pejabat Eselon II
13) Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai
respon/jawaban/masukan atas disposisi surat masuk untuk
di tanda tangah/sahkan
14) Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem
TNDE dan Mengirimkan kembali kepada Pengirim surat
15) Menerima surat
c. Disposisi Surat Masuk dari Pejabat Eselon II hingga ke Pelaksana
Keterangan :
1) Surat Masuk ke Kemendag dikirim melalui kurir ataupun fax
2) Memasukkan informasi surat yang masuk dan
mendigitalkannya ke sistem TNDE Kemendag untuk di
teruskan ke Pejabat Eselon II
3) Membaca surat berdasarkan klastering jenis suratnya dan
mencetak lembar disposisi dari tiap surat masuk untuk
diberikan ke pejabat Eselon II
4) Membaca dan memberikan arahan/instruksi dalam
mendisposisikan surat masuk ke Pejabat Setingkat Eselon III
yang sesuai dengan kepentingan surat.
5) Melakukan scan terhadap Lembar Disposisi dari Pejabat
Eselon II
6) Melakukan disposisi atas surat masuk ke Pejabat Eselon II
melalui Sekretaris Pejabat Eselon II asal dengan melampirkan
hasil scan Lembar Disposisi Pejabat Eselon II
7) Membaca dan Menanggapi disposisi surat masuk dari Pejabat
Eselon II
8) Menginput Progress Disposisi
9) Apakah Pejabat Eselon III dapat menyelesaikan disposisi?
10) Menginput progres disposisi dengan status kegiatan yang
dikerjakan, dan mendisposisikan kembali ke Pejabat Eselon
IV
11) Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis suratnya
/ Menanggapi disposisi surat masuk dari Pejabat Eselon III
12) Apakah Pejabat Eselon IV dapat menyelesaikan disposisi?
13) Menginput progres disposisi dengan status kegiatan yang
dikerjakan, dan mendisposisikan kembali ke Pelaksana
14) Membaca surat berdasarkan klastering jenis suratnya,
mengerjakan, dan input progres kegiatan atas disposisi surat
masuk dari Pejabat Eselon IV
15) Menginput progres disposisi dengan status selesai dan
unggah/upload berkas pendukung (konsep surat
balasan/jawaban/berkas lainnya) kepada Pejabat Eselon IV
16) Memeriksa hasil pekerjaan berupa berkas dukung (surat
balasan/jawaban dan data dukung lainnya) dari Pelaksana
17) Menginput progres disposisi dengan status selesai dan
unggah/upload berkas pendukung (konsep surat
balasan/jawaban/berkas lainnya) kepada Pejabat Eselon III
18) Memeriksa hasil pekerjaan berupa berkas dukung (surat
balasan/jawaban dan data dukung lainnya) dari Pejabat
Eselon IV
19) Menginput progres disposisi dengan status selesai dan
unggah/upload berkas pendukung (konsep surat
balasan/jawaban/berkas lainnya) kepada Pejabat Eselon II
20) Mencetak konsep surat dari Pejabat Eselon III untuk
diperiksa oleh Plt. Eselon II
21) Memeriksa hasil pekerjaan berupa berkas dukung (surat
balasan/jawaban dan data dukung lainnya) dari Pejabat
Eselon III
22) Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai
respon/jawaban/masukan atas disposisi surat masuk untuk
di tanda tangah/sahkan
23) Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem
TNDE dan Mengirimkan kembali kepada Pengirim surat
24) Mencetak konsep surat diperiksa dan di sahkan/tanda
tangan
d. Pembuatan Surat Keluar dimulai dari Pelaksana hingga Pejabat
Eselon II
Keterangan :
1) Menginstruksikan untuk melakukan kegiatan unit kerja
berdasarkan RKAKL ke Pejabat Eselon III
2) Menginstruksikan untuk melakukan kegiatan unit kerja
berdasarkan RKAKL ke Pejabat Eselon IV
3) Apakah inisiasi kegiatan dapat dilakukan oleh Pelaksana?
4) Menyiapkan bahan dan membuat konsep surat keluar
5) Menyiapkan bahan dan membuat konsep surat keluar
6) Membaca dan memberikan arahan/instruksi atas konsep
surat masuk dari Pelaksana
7) Menginput konsep surat masuk dan menggunggah berkas
dukung untuk diperiksa kepada Pejabat Eselon III ke sistem
TNDE
8) Membaca dan memberikan arahan/instruksi atas konsep
surat masuk dari Pejabat Eselon IV
9) Menginput konsep surat masuk dan menggunggah berkas
dukung untuk diperiksa kepada Pejabat Eselon II ke sistem
TNDE
10) Membaca dan memberikan arahan/instruksi atas konsep
surat masuk dari Pejabat Eselon III
11) Menginput konsep surat keluar dan menggunggah berkas
dukung untuk dicetak dan disahkan kepada Sekretaris
melalui sistem TNDE
12) Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem
TNDE dan Mengirimkan kembali kepada Pengirim surat
4. Agenda Surat Keluar
Penginputan surat keluar merupakan mekanisme penginputan
surat yang ditujukan ke unit kerja di luar unit kerja pengirim surat
yang masih dalam lingkungan Kementerian Perdagangan. Fitur Input
Surat Keluar tidak dapat dilakukan untuk eksternal Kementerian
Perdagangan karena belum terintegrasi dengan sistem tata naskah
dinas di luar Kementerian Perdagangan, namun surat keluar ini dapat
dipergunakan untuk pengarsipan. Fitur input surat keluar sudah
dapat menghasilkan format surat sesuai dengan Peraturan Menteri
Perdagangan Nomor 62/M-DAG/PER/8/2017 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Perdagangan yang dapat
dicetak langsung dari aplikasi TNDE. Secara umum penginputan surat
keluar untuk kedinasan dapat digambarkan sebagai berikut:
Sekretarismengisi inputsurat keluar
Aplikasi TNDE
UNIT PENGIRIM UNIT PENERIMA
Sekretarismencetaksurat
Sekretarismenerimasurat di inbox
BAB III
UNSUR PENDUKUNG SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
Ada beberapa unsur pendukung yang diperlukan untuk menggunakan
sistem tata naskah dinas elektronik diantaranya :
1. Infrastruktur
a. Jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik
merupakan suatu sistem jaringan berbasis Local Area Network (LAN)
atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapat
mengakses aplikasi yang terdapat pada server.
b. Server merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi
jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik yang
digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan.
c. Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung dengan
jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik
sehingga dapat mengakses aplikasi pada server.
d. Web Browser merupakan aplikasi untuk mengakses informasi di
dalam jaringan internet yang menggunakan protokol http ataupun
https.
e. Mesin Scanner merupakan perangkat keras yang digunakan untuk
membantu mendigitalisasi berkas surat sehingga dapat diinputkan
dan ditampilkan pada aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.
f. Printer merupakan perangkat keras yang digunakan untuk mencetak
informasi ke dalam sebuah kertas. Perangkat keras ini diperlukan oleh
sekretaris ketika akan mencetak lembar disposisi untuk diserahkan
kepada pimpinan eselon II atau eselon I atau Menteri.
g. Sistem keamanan adalah suatu sistem jaringan telekomunikasi
dan/atau sistem komunikasi elektronik yang menjamin infrastruktur
aman dari kerusakan, serangan virus, dan penyalahgunaan sistem.
2. Suprastruktur
a. Kelembagaan
Struktur organisasi Kementerian Perdagangan sebagaimana yang
tertuang dalam Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 08/M-DAG/
PER/2/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Perdagangan.
b. Ketatalaksanaan
Pelaksanaan pengelolaan Tata Naskah Dinas diawali dengan Surat
edaran dari Sekretaris Jenderal Nomor yang mengamanatkan untuk
mengimplementasikan Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan
Sekretariat Jenderal.
c. Sumber Daya Manusia
SDM terdiri dari pengelola aplikasi yaitu yang bertanggung jawab
dalam pengontrolan penomoran surat elektronik yang dapat
dilakukan oleh fungsional arsiparis atau pejabat fungsional umum di
Bagian Tata Usaha serta pengguna aplikasi yang dilakukan oleh
fungsional arsiparis atau penata arsip di Central File. Cakupan SDM
ini meliputi koordinasi dengan Bagian Perlengkapan dan
Rumahtangga untuk perawatan dan operasional infrastruktur.
BAB IV
PENUTUP
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan
Kementerian Perdagangan ini digunakan sebagai acuan Kementerian
Perdagangan dalam melaksanakan penomoran naskah dinas secara
elektronik, pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan,
pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna,
penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan
penggunaan e-mail untuk kegiatan kedinasan. Peraturan ini juga diarahkan
dalam upaya peningkatan kinerja birokrasi dan perbaikan pelayanan dengan
memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi menuju
terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance).
MENTERI PERDAGANGAN R.I.
ENGGARTIASTO LUKITA