Ohjausryhmätoiminta ja PRINCE2®
Copyrights and trademarks
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 2
• Copyright © AXELOS Limited 2011. All rights reserved. Material is reproduced under licence from AXELOS.
• This presentation material is a Wakaru copyright product. No reproduction allowed without written permission. Most
of the figures and diagrams are based on AXELOS PRINCE2® material if not otherwise mentioned. Material is
reproduced under licence from AXELOS.
• PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a trade mark of AXELOS Limited.
3
www.wakaru.fi
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
4©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
Projektin määritelmiä
5
Projekti
“Väliaikainen organisaatio, joka on perustettu tuottamaan
yksi tai useampi tuotos sovitun liiketoimintaperusteen
mukaisesti.” (Source: PRINCE2 Manual)
Projekti
“Väliaikainen kokonaisuus, joka on käynnistetty
uniikin tuotoksen, palvelun tai tuloksen aikaansaamiseksi.
Projektille on määritelty alku ja loppu.
Projekti voidaan lopettaa
asiakkaan (sponsorin) niin halutessa.
Lopputulema voi olla konkreettinen tai aineeton.” (Source: PMBOK Manual)
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
Projektin tunnusmerkkejä
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 6
• Projekteihin liittyy aina muutos
• Projektit ovat väliaikaisia
• Projektit toimivat yli yksikkörajojen
• Projektit ovat uniikkeja
• Projekteihin liittyy epävarmuus
PRINCE2®
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 7
• PRojects IN Controlled Environments, version 2
• Axelos Ltd
• PRINCE®
• ITIL®
• OhjelmajohtamiseenMSP® (Managing Successful Programmes)
• Salkunhallintaan MoP®
(Management of Portfolios)
• P3O®
• yms
www.axelos.com
PRINCE2:n koostumus
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 8
Processes (Prosessit)
Themes (Teemat)
Principles (Periaatteet)1. Continued business
justification
2. Learn from experience
3. Defined roles and
responsibilities
4. Manage by stages
5. Manage by exception
6. Focus on products
7. Tailor to suit the project
environment
Projektinhallinta eri tasoilla
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 9
Project
Management Team
(Projektiorganisaatio)
Project Board (Ohjausryhmä)Päätöksenteko ja projektin ohjaus
Project Manager (Projektipäällikkö)Päivittäinen johtaminen
Team Manager(s) (Tiimin vetäjä(t))Tuotosten aikaansaanti
Corporate/Progamme
ManagementStrategia, yleiset rajaukset
Roolit projektiorganisaatiossa
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 10
Projektituki
Project Support
Projektipäällikkö
Project Board (ohjausryhmä)
Senior User
Esim.
• Toimittajan account manager
• Tietohallintopäällikkö
Tiimin vetäjä 2Team Manager1 Tiimin vetäjä 3
Excecutive
(Omistaja)
Senior
Supplier
Project Assurance (Projektin varmistus)
Yritys/organisaatio
tai ohjelman johto
Toimittaja
Asiakas
Esim.
•sponsori
• ohjelmajohtaja
Esim.
• Myyntipäällikkö
• Tuotepäällikkö
Senior User = Käyttäjien edustaja
Senior Supplier = Toimittajan edustaja
Excecutive
(Omistaja)
Project Board (Ohjausryhmä)
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 11
• Projektin kokonaisvastuu sovittujen sallittujen poikkeamien
rajoissa, vastuu onnistumisesta
• Päätöksenteko, ohjaus, tuki...
• KOMMUNIKOINTI moneen suuntaan monella tavalla
• Muutosjohtaminen (projektin aikana ja jälkeen)
• Muutoshallinta (Change Authority)
• Projektin varmistus (Project Assurance)
• Kokoonpano
• Excecutive (Omistaja, sponsori)
• päävastuullinen
• Senior User (Käyttäjien edustaja (edustaa loppukäyttäjiä, hyödyntäjiä))
• vastaa (laatu)vaatimuksista, hyväksymiskriteereistä
• vastaa käyttäjäresursseista
• Senior Supplier (Toimittajan edustaja)
• Vastaa tuotteen toteutuksesta
• Vastaa toimittajan resursseista
Ohjausryhmän ominaisuuksia
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 12
• Päätöksentekokyky (ja lupa siihen)
• Uskottavuus
• Delegointikyky
• Tavoitettavuus (lähestyttävyys)
Ohjausryhmän roolit
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 13
Senior User Executive Senior Supplier
represents those who
will use the products of
the project
key decision maker
represents the interests
of those supplying the
project's products
must ensure that the
user needs are specified
correctly
ultimately accountable
for the project’s success
is responsible for the
quality of project’s
products
ensure that the project's
products meet user
needs
responsible for the
Business Case
must have the authority
to commit or acquire
supplier resources
is responsible for
committing user
resources
provides supplier
resources
Based on AXELOS PRINCE2 material.
Material is reproduced under licence from AXELOS
Projektin varmistus (Project Assurance)
14
Project Assurance
Provide assurnce to the project’s stakeholders
that the project is being conducted
appropriately and properly and complies with
the plans and standards agreed
Must be independent of the Project Manager,
Project Support, Team Managers and project
teams
Responsibility of the Project Board, therefore
undertaken from within the project
Corporate or programme quality assurance
function can be used by the Project Board as
part of the Project Assurance regime.
Varmistaako,
kyseenalaistaako, seuraako,
ohjausryhmän jäsen?
Onko osaamiset kohdallaan,
onko lupa tehdä asioita?
Project Assurance:
Ohjaava rooli, tukeva,
auttava...
Katselmoi, tarkistaa, neuvoo,
konsultoi, on kiinnostunut.....
EI OLE OPTIO, mutta
delegoitavissa
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
Directing a Project -prosessi
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 15
Authorize
initiation
Authorize a Stage or
Exception PlanGive ad hoc direction
Authorize
the project
Authorize
project closure
Corporate advice and
decisions
Closure
recommendation
CP
Request to initiate a
project
SU
Request to deliver a
project
IP
Request to approve
next Stage Plan or
Exception Plan
SB
Project Manager
request for advice
CS
Exception raised
CSBased on: PRINCE2 Manual
Miten saada ohjausryhmä toimimaan?
16©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
Miten aktivoida ohjausryhmää?
17
• Valmisteluun panostamnen
• Roolitus
• Aktivoiminen, aidon kiinnostuksen herättäminen
• Vastuuttaminen
• Sitouttaminen ja sitoutuminen: yhteiset tavoitteet
• Tukeminen
• Kriittisyys
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
Ohjausryhmätoiminta
18
Kokeile ohjausryhmässä näitä:
• Seuraa projektin arvontuottoa enemmän kuin projektikolmiota
• Kyseenalaista tarvittaessa ohjausryhmän osallistujat / vastuut /
roolit
• Osallista ohjausryhmän jäsenet
• Muuta ohjausryhmä projektin resurssiksi, ts. projektin puolustajaksi
ja tukitoiminnoksi, eikä resurssien kuluttajaksi.
• Yllytä kyseenalaistamaan
• Varmista ohjausryhmän myyntihalut ja –taidot
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
Ohjausryhmätoiminta
19
Vältä ohjausryhmässä näitä:
• Ohjausryhmän kokous vain projektipäällikön raportointitilaisuus.
• Ohjausryhmässä on päällekkäisiä omistajuuksia tai vastuita
• Suuri ohjausryhmän koko (> 9 hlö).
• Vain samanlaisia tyyppejä jäseninä (Belbinin tyypit esim.)
• Projektikolmion palvominen, kuten ”projektin aikataulu näyttää
hyvältä, mikäli suunnitelmassa pysytään” -höpinät
• Niitä, joilla käsijarru koko ajan päällä ohjausryhmässä ja
jarruttavat kaikkea toimintaa
• ristiriitojen lietsomisella
• välinpitämättömyydellä
• turhalla kontrollintarpeella, tms.
• Piiloagendat
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015
Koulutuksiamme projekti- ja portfoliojohtamiseen
• PRINCE2® Foundation & Practitioner
• MSP® (Managing Successful Programmes)
• MoP® (Management of Portfolios)
• P3O® (Portfolio, Programme and Project Management Office)
• IPMA C –valmennus projektipäälliköille
• Projektitiimin johtaminen
www.wakaru.fi/kurssit
Projekti- ja portfoliojohtaminen
©Wakaru 2015 PM Club Turku 18112015 20