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OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
FORMULARIO ELECTRÓNICO DE
AUTORIZACIÓN DE PERMISOS
MANUAL DE SUPERVISOR
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MANUAL DE USUARIO
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INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA
NOMBRE DEL SISTEMA: FORMULARIO ELECTRÓNICO DE
AUTORIZACIÓN DE PERMISOS AREA USUARIA: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE
MINISTROS VERSIÓN: 1.0 FECHA: 24-07-2013 ELABORADO POR: Sergio Castro Manrique
Vanessa Yupanqui Ramos
MANUAL DE USUARIO
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HOJA DE CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA DE CAMBIO ITEM CAMBIADOS DESCRIPCIÓN DE LAS
MODIFICACIONES REALIZADAS
1.0
25-07-2013
Documento Original
MANUAL DE USUARIO
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INDICE
1. ACCESO AL SISTEMA…….………………………….………..….………………..……....…. 5 2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA……….………………….……………........…….……. 8 3. MARCACIONES………………………………..…………………………………..………....…. 7
3.1 Consultar Marcaciones…………………………............................................…….…… 7 4. ACTIVIDADES…………..………………………………………...……….………………….... 10 4.1 Consular Actividades………………………..…..……………………..……….….....….. 10 5. PAPELTAS - WORKFLOW (Control de Papeletas)…………………………………….. 13
5.1 Menu Papeleta - Bandeja de Salida……………………………….….…………...…….. 14 5.1.1 CONSULTAR PAPELETA.……………………………………………….……....…... 14 5.1.2 APROBAR / RECHAZAR PAPELETA…..…………………………………........….... 15 5.2 Menu Papeleta - Papeletas en Curso……………………...….……..………………..…. 16 5.1.1 CONSULTAR PAPELETA EN CURSO………………....………………………..…... 17 5.3 Menu Papeleta - Papeletas APROBADAS………………………….……..….………. 17
5.3.1 CONSULTAR PAPELETA APROBADAS…………………………..…………..….... 17 5.4 Menu Papeleta - Papeletas RECHAZADAS….…………….……………..…..…….…. 18 5.4.1 CONSULTAR PAPELETA RECHAZADAS…………...………….…………………... 18 5.5 Menu Papeleta - VER TODAS………………………………..…................................. 19
6. ANEXO - CRITERIOS DE CONSULTA…………………..……………...…………… 20
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MANUAL DE SUPERVISOR 1. ACCESO AL SISTEMA
Se ingresará el siguiente link http://webasistencia.pcm.gob.pe/, y se visualizara la
siguiente ventana principal. (Ver Fig.1.0)
Fig.1.0 – Acceso al Sistema
El acceso al FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS es sólo para los usuarios registrados, cada uno de los cuales es identificado en el sistema a través de un usuario y clave que es proporcionado por la Oficina de Recursos Humanos. Se llenaran los siguientes campos:
� Usuario : Asignado por RRHH.
� Contraseña: Asignado por RRHH.
� Perfil : Existen 3 tipos de perfiles:
� Usuario : Cualquier trabajador de la Presidencia del Consejo de
Ministros.
� Supervisor : Podrá ver a todos los usuarios que estén a su cargo y podrá
hacer las aprobaciones a las papeletas. (JEFES DE AREA).
� Administrador : Persona que puede aprobar y visualizar papeletas de todo el
Personal (JEFE DE RECURSOS HUMANOS).
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En este caso escogeremos el perfil de Usuario. Se llenaran los datos de la siguiente
manera, (Ver Fig.1.1)
Fig.1.1 – Acceso al Sistema
Se tiene dos botones (Ver Fig.1. 2)
Fig.1.2. – Acceso al Sistema
Ingresar: Al seleccionar Se ingresará a la pantalla del Menú de
Consulta de Marcaciones, por defecto. (Ver Fig.1.3)
Fig.1.3 – Visualización de Marcaciones
Se muestra el nombre del Supervisor
Seleccione Perfil de Supervisor
Ingrese su Usuario
Ingrese su Contraseña
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Al seleccionar aparecerá una pantalla donde deberá completar la
siguiente información. (Ver Fig.1.4)
Fig.1.4. Cambiar clave
a) Ingrese Usuario: Código asignado por la empresa
b) Ingrese Contraseña: Que es la contraseña con la que ingreso al sistema. Este
dato debe ingresarse o no podrá cambiar su contraseña.
c) Nueva Contraseña: Esta debe cumplir las siguientes características:
• Esta puede contener solamente valores alfanuméricos [0-9..a-z]
• La longitud de la clave, como mínimo es de 8 caracteres y como máximo de 20
caracteres.
d) Confirme Contraseña: Digite nuevamente la contraseña para validar su cambio.
a
b
c
d
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2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA
El usuario tendrá opción a registrar y visualizar todas las marcaciones, actividades y
papeletas que el requiera.
Se muestra una pantalla con opciones a escoger en el Menú Principal. Por defecto se
mostrara la pantalla de Menú Marcaciones. (Ver Fig.2.0)
Fig.2.0. Ventana Principal
A continuación detallamos el Menú principal del Sistema:
Al dar un clic en cualquiera de las opciones se podrá ingresar a sus menús correspondientes:
Fecha del día
Se muestra el tipo y nombre completo del Supervisor.
Se muestra una lista de registros de a cuerdo a los criterios de búsqueda (pertenecientes a una opción del menú principal).
Salir del sistema
Criterios de consulta
Ver
ANEXO
Lista de Personal
Menú de Marcación Menú de Actividades Menú de Papeletas Salir del sistema
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3. MARCACIONES
Tiene dos submenús que son Consultar Marcaciones y Registrar Marcaciones.
3.1 CONSULTAR MARCACIONES
Se podrá visualizar las marcaciones registradas por usted y por el personal a su cargo;
para ello el Sistema solicita los criterios de Consulta (Ver ANEXO – Punto 6.1) y luego
damos click en .
Fig.2.2. – Consultar Marcaciones
A continuación detallamos la información que el sistema nos brinda por cada marcación:
Número de tarjeta
Código del usuario
Día de marcación
Fecha de marcación
Hora de marcación.
Ubicación de donde se realiza la marcación
Lectora de marcación
Tipo de marcación
Se muestra los registros de todas las marcaciones hechas por el personal a su cargo. Según criterio de consulta.
Lista de Personal a su
cargo
Criterios de Consulta – ver
ANEXO
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4. ACTIVIDADES
4.1. CONSULTAR ACTIVIDADES
En esta opción Visualizará las Actividades realizadas por el personal a su cargo con el
total de tiempo en minutos y horas, además de poder visualizar el detalle de cada
actividad. Para ello debe seleccionar un criterio de consulta (ver ANEXO – Punto 6.2) Y
hacer click en el link y el Sistema muestra todas las Actividades realizadas
por el personal según criterio de consulta. (Ver Fig. 4.0)
Fig.4.0 – Consultar Actividades
El Sistema también permite filtrar la búsqueda por Actividades, para ello hacer click en el
link y el Sistema muestra una interfaz pequeña donde podremos
elegir la Actividad. (Ver Fig. 4.1)
Fig.4.1 – Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
VER ANEXO
Con esta opción se podrá desactivar todas las actividades que estén seleccionadas.
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Se podrá seleccionar la actividad que desea visualizar. (Ver Fig. 4.2)
Fig.4.2 – Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
Después de seleccionar la(s) Actividad(es) hacer clic en Aceptar. (Ver Fig. 4.3)
Fig.4.3 Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
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Luego hacer Click en el link y el Sistema filtrará la consulta inicial por la(s)
Actividad(es) seleccionada(s). (Ver Fig. 4.4)
Fig.4.4
Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
El Sistema permite ver en la parte inferior de la ventana el detalle de cada Actividad,
para ello hacer clic en el link y el Sistema muestra en la parte inferior la
información detallada del tiempo de duración de la Actividad. (Ver Fig.4.5)
Fig.4.5 – Consultar Actividades – Ver Detalle
Se muestra el nombre de la actividad que se escogió
Se muestra la cantidad de
registros
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5. PAPELETAS – WORKFLOW (Control de Papeletas) En esta opción del Menú de Papeletas, podrá controlar y visualizar aquellas papeletas que
se encuentran en los distintos estados como son: Iniciada (Pendiente de Aprobación o
Rechazo), Aprobadas, Rechazadas. La ventana por defecto es la de Bandeja de Entrada
(Ver Fig.5.0), la cual detallaremos en el Punto 5.1.
Fig.5.0. – Papeletas - Ventana Principal Menú de Papeletas: El menú del Control de Papeletas proporciona acceso a sus respectivos contenidos; se divide
en 5 secciones detalladas a continuación. (Ver Fig.5.1)
Fig.5.1 Circuito de Firma
Se muestran todas las papeletas: Iniciadas, Aprobadas, Rechazadas
Se muestra las papeletas que han sido Aprobadas (firmadas) por el Supervisor y están pendientes de ser firmadas por el Administrador.
Se muestra las papeletas que han sido Aprobadas por el SUPERVISOR y confirmadas de aprobación por el ADMINISTRADOR. Se muestra todas las papeletas que han sido rechazadas por el mismo SUPERVISOR y Papeletas rechazadas por el ADMINISTRADOR.
Se muestra las papeletas con estado INICIADA , las cuales han sido enviadas por el Usuario y se encuentran pendientes de firma (aprobación o rechazo) por el SUPERVISOR, y el Sistema habilita la opción para su Aprobación o rechazo por el mismo.
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5.1 MENU PAPELETA– BANDEJA DE ENTRADA
En esta opción del Menú Papeleta ( ) Se muestra las papeletas con
estado INICIADA , las cuales han sido enviadas por el Usuario y se encuentran pendientes
de firma (aprobación o rechazo) por el SUPERVISOR, y el Sistema habilita la opción para
su Aprobación o rechazo por el mismo. (Ver Fig. 5.2)
5.1.1 CONSULTAR PAPELETA
El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) uno o varios personales. Para ello el
Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO – Punto 6.4) y hacer clic en
y el Sistema muestra todas las papeleas realizadas según criterio de consulta.
(Ver Fig. 5.2)
Fig.5.2 – Bandeja de Entrada – Consultar Papeleta
El Sistema permite ver un detalle previo de cada papeleta, para ello hacemos clic
en el link y se visualizará en la parte inferior de la ventana un Detalle
Previo con la siguiente información: Nº Papeleta, Actividad, Documento,
observación y la lista de firmantes. (Ver Fig.5.2)
También el Sistema permite ver toda la información de la papeleta para ello
hacemos click en el link “Nro de Papeleta”, (Ver Fig.5.2) y el Sistema muestra
toda la información de la papeleta. (Ver Fig. 5.3)
Criterio de Consulta - Ver ANEXO Nro de papeleta
Ver detalle Previo
Opciones habilitadas para Aprobar o rechazar una papeleta.
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Fig.5.3 – Bandeja de Entrada - Consultar Papeleta – Ver Detalle
5.1.2 APROBAR / RECHAZAR PAPELETA
El Sistema permite Aprobar o Rechazar una papeleta, las cuales han sido
enviadas por el Usuario y se encuentran con estado INICIADA . Para ello
selecciona un registro, haciendo clic en el Link y el Sistema muestra en la
parte inferior de la ventana el detalle previo de la papeleta con las opciones
habilitadas para Aprobar o Rechazar la papeleta. (Ver Fig.5.4)
Fig.5.4 – Bandeja de Entrada – Aprobar / Rechazar una Papeleta
Para nuestro ejemplo, hacemos clic en el link Aprobar, y el Sistema muestra un
mensaje “La Papeleta se aprobó satisfactoriamente” también observamos que ya
no se visualiza el Registro de la Papeleta (Ver Fig. 5.5). Este registro será visible
en la opción del menú papeleta: PAPELETAS EN CURSO (Ver Punto 5.2), ya que
están pendientes de firma por el ADMINISTRADOR.
Opciones habilitadas para Aprobar o Rechazar la Papeleta seleccionada.
Ver detalle Previo
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Fig.5.5 – Bandeja de Entrada – Aprobar una Papeleta
Si deseamos rechazar la papeleta el sistema muestra un mensaje solicitando la
confirmación. (Ver Fig. 5.6)
Fig. 5.6 Bandeja de Entrada - Rechazar papeleta – Mensaje de Confirmación
Hacemos click en Aceptar y el Sistema elimina la papeleta y muestra un mensaje
“La Papeleta se rechazó satisfactoriamente”, también ya no se visualizará el
Registro de la Papeleta. Este registro será visible en la opción del menú papeleta:
PAPELETAS RECHAZADAS. (Ver Punto 5.4)
5.2 MENU PAPELETA– PAPELETAS EN CURSO
En esta opción del menú Papeletas ( ) el Sistema muestra las papeletas
que han sido Aprobadas (firmadas) por el Supervisor y están pendientes de ser firmadas
por el Administrador, manteniendo así su estado como INICIADA. (Ver Fig. 5.7)
Fig.5.7 – Menú Papeleta - Papeletas en Curso
Mensaje
Mensaje
Ver Detalle Previo
Lista de Personas autorizadas para la firma (Aprobación o rechazo) de la papeleta
Criterios de Consulta (VER ANEXO)
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5.2.1 CONSULTAR PAPELETAS EN CURSO
El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) en curso de uno o varios
trabajadores. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO
– Punto 6.5) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las
papeleas en curso según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.7)
5.3 MENU PAPELETA– PAPELETAS APROBADAS
En esta opción del menú Papeletas ( ) el Sistema muestra las
papeletas que han sido Aprobadas (firmadas) por el SUPERVISOR y confirmadas de
Aprobación por el ADMINISTRADOR. (Ver Fig. 5.8)
Fig.5.8 – Menú Papeletas - Papeletas Aprobadas
5.3.1 CONSULTAR PAPELETAS APROBADAS
El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) Aprobadas uno o varios
personales. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO
– Punto 6.6) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las
papeleas en curso según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.8)
Criterios de Consulta (VER ANEXO)
Aprobadas por el Supervisor y por el Administrador
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5.4 MENU PAPELETA– PAPELETAS RECHAZADAS
En esta opción del menú de Papeletas ( ) el Sistema muestra las
papeletas que han sido rechazadas por el mismo SUPERVISOR y Papeletas rechazadas
por el ADMINISTRADOR. (Ver Fig. 5.9)
Fig.5.9 – Menú Papeletas - Papeletas Rechazadas
5.4.1 CONSULTAR PAPELETAS RECHAZADAS
El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) Rechazadas de uno o varios
trabajadores. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO
– Punto 6.7) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las
papeleas en curso según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.9)
Criterios de Consulta (VER ANEXO)
Rechazadas por el Administrador
Rechazadas por el Supervisor
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5.5 MENU PAPELETA– VER TODAS
En esta opción del menú de Papeletas el Sistema muestra todas las papeletas
con Estado: Iniciadas, Aprobadas, Rechazadas. (Ver Fig. 5.10)
Fig.5.10 – Menú Papeletas – Ver Todas
Aprobada: Aprobadas por el Administrador
Iniciada: Pendiente de Aprobación por el Supervisor
Rechazada: Rechazadas por el Supervisor
Iniciada: Aprobada sólo por el Supervisor.
Rechazada: Por el Administrador.
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6. ANEXO – CRITERIOS DE CONSULTA
6.1 CONSULTAR MARCACIONES
El Sistema solicita los siguientes criterios de Consulta:
1. Consultar por fecha (necesaria): Si deseamos ver las Marcaciones realizadas por
un Personal Por año y por mes elegimos la opción y
seleccionamos el año y el mes. De lo contrario si deseamos ver las marcaciones de
un personal pertenecientes a un rango de fecha, elegimos la opción
, hacemos clic en el icono para seleccionar las fechas.
(Ver Fig. 6.1.0)
Fig.6.1.0 – filtrar consulta por fechas
2. Consultar por hora (opcional): Después de seleccionar uno de los criterios de
Consulta por fecha, el Sistema nos permite elegir si deseamos o no filtrar la
información por hora. Para ello hacemos check a la casilla e ingresamos la hora
inicial y final en que se realizó la marcación.
Fig.6.1.1 – filtrar consulta por hora
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3. Seleccionar un personal de la lista (necesaria ), Para ello el Sistema le permite
realizar la búsqueda del personal dentro de la lista, haciendo click sobre ella luego
digitar el apellido paterno y el Sistema mostrará seleccionado al personal que está
buscando. También puede realizar la consulta de todo el personal. Para ello haga
check en la casilla . Finalmente, después de haber
seleccionado un Personal o Todos hacer click en .
Fig.6.1.2 – Ubicar Personal
6.2 CONSULTAR ACTIVIDADES
Se siguen los pasos 1 y 3, mencionados en el punto 6.1 (Consultar Marcaciones).
6.3 CONSULTAR PAPELETAS EN BANDEJA DE ENTRADA El Sistema solicita los siguientes criterios de consulta:
1. Filtrar por fecha (opcional): Si deseamos ver las Papeletas que fueron creadas en
un rango de fecha, hacemos chek en la casilla luego click en el icono para
seleccionar las fechas:
Fig.6.3.0 – filtra consulta por rango de fecha
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2. Seleccionar un personal de la lista (necesaria ), Para ello el Sistema le permite
realizar la búsqueda del personal dentro de la lista, haciendo click sobre ella luego
digitar el apellido paterno y el Sistema mostrará seleccionado al personal que está
buscando. También puede realizar la consulta de todo el personal. Para ello haga
check en la casilla . Finalmente, después de haber
seleccionado un Personal o Todos hacer click en .
Fig.6.3.1 – Ubicar Personal
6.4 CONSULTAR PAPELTAS EN CURSO
Se siguen los pasos 1 y 2, mencionados en el punto 6.3 (Consultar Papeleta en
Bandeja de Entrada).
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6.5 CONSULTAR PAPELTAS APROBADAS
El Sistema solicita los siguientes criterios de consulta:
1. Filtrar por fecha (necesaria) Hacemos click en el icono para seleccionar el
rango de fecha en que fueron creadas las Papeletas.
Fig.6.5.0 – filtra consulta por rango de fecha
2. Seleccionar un personal de la lista (necesaria ), se siguen el paso 2 del Punto
6.3 (Consultar Papeletas en bandeja de Entrada).
6.6 CONSULTAR PAPELTAS RECHAZADAS
Se siguen los pasos 1 y 2, mencionados en el punto 6.5 (Consultar Papeletas
Aprobadas).