Download pdf - Modul Pengantar Administrasi Perkantoran€¦ · Modul ini disusun untuk menunjang kegiatan Belajar Mengajar sesuai dengan KIKD (Kompetensi Inti Kompetensi Dasar) yang terdapat dalam

1

KURIKULUM 2013

KELAS X SMK

PENERBIT EKAMILION EKA PUTRI PUSPITANINGTYAS

Modul

Pengantar Administrasi Perkantoran

2

KURIKULUM 2013

MODUL

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN DAN BISNIS

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Untuk KELAS X SMK

PENERBIT EKAMILION

3

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan

karunia, rahmat, taufik dan hidayah-Nya sehingga penulis masih diberi kesempatan untuk

mengabdi dan menyumbangkan pemikiran ini untuk dunia pendidikan.

Modul ini disusun untuk menunjang kegiatan Belajar Mengajar sesuai dengan

KIKD (Kompetensi Inti Kompetensi Dasar) yang terdapat dalam struktur kurikulum

SMK untuk kompetensi keahlian Manajemen dan Bisnis program studi Administrasi

Perkantoran yang berbasis pada pendidikan budaya dan karakter bangsa.

Modul ini menyajikan materi secara sistematis dan kronologis dengan

menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar sehingga tercipta pengertian yang

pas sarat dengan informasi dan mudah dipahami, baik yang sifatnya teori, latihan soal,

maupun praktik agar peserta didik dapat memahami secara tuntas.

Ucapan terima kasih tak terhingga penulis ucapkan kepada Bapak Mohammad

Arief yang telah membimbing penulis, sehingga modul ini dapat menjadi salah satu acuan

dalam mencerdaskan anak bangsa dalam dunia pendidikan khususnya kelas X SMK

program studi Administrasi Perkantoran.

Besar harapan penulis, modul ini dapat memberi kontribusi yang bermanfaat bagi

Bapak/Ibu guru dan peserta didik untuk menambah pengetahuan dan ketrampilan. Kritik

dan saran yang sifatnya membangun, penulis terima dengan senang hati dan penulis

ucapkan terima kasih.

Malang, Desember 2014

Eka Putri PuspitaningtyaS

KATA PENGANTAR

4

Kompetensi Inti:

1) Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

2)Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan

menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam

berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan

diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3)Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan prosedural dalam

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian

dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

4)Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung

KOMPETENSI DASAR MATERI POKOK

3.4

4.4

Menguraikan pekerjaan kantor

Menyusun pekerjaan kantor

* Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

- menghimpun

- mencatat

- mengolah

- menggandakan

- menyimpan

- melakukan komunikasi

- menghitung

- pekerjaan lainnya

* Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

- bersifat pelayanan

- merembes segenap

- dilakukan semua pihak

* Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan

Kantor

3.5

4.5

Mengidentifikasi struktur

organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran.

Membuat struktur organisasi

kantor.

*Organisasi Kantor

- prinsip-prinsip organisasi kantor

- bentuk-bentuk organisasi kantor

- bagan/struktur organisasi kantor

- uraian tugas

STANDAR ISI

5

MIND MAPPING 1

PEKERJAAN KANTOR

JENIS JENIS HASIL/OUTPUT CIRI CIRI

MENGHIMPUN

MENCATAT

MENGOLAH

MENGGANDAKAN

MENGIRIM

MENGHITUNG

MENYIMPAN

PEKERJAAN LAINNYA

MELAKUKAN

KOMUNIKASI

BERSIFAT PELAYANAN

MEREMBES SEGENAP

DILAKUKAN SEMUA

PIHAK

KETRAMPILAN

MELAKUKAN BERBAGAI

JENIS PEKERJAAN

KANTOR

6

MIND MAPPING 2

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

BENTUK-BENTUK ORGANISASI KANTOR

BAGAN atau STRUKTUR ORGANISASI KANTOR

URAIAN TUGAS

ORGANISASI KANTOR

7

Job discription adalah uraian dari pekerjaan atau kegiatan dari suatu pekerjaan.

Prosedur kerja adalah tata urutan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain.

Spesialisasi Pekerjaan adalah derajat dimana derajat dalam organisasi dibagi menjadi

beberapa pekerjaan.

Privilege adalah hak istimewa yang dimiliki penguasa atau atasan.

GLOSARIUM

8

Halaman Judul 1

Kata Pengantar 3

Standar Isi 4

Mind Mapping 1 5

Mind Mapping 2 6

Glosarium 7

Daftar Isi 8

Deskripsi Umum 9

Petunjuk Penggunaan Modul 9

Tujuan Akhir Pembelajaran 10

A. Pengertian Pekerjaan Kantor 11

B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor 12

C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor 14

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor 16

Tes Formatif 20

Penilaian Pekerjaan 23

A. Pengertian Organisasi Kantor 24

B. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor 26

C. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor 28

D. Bagan atau Struktur Organisasi Kantor 33

E. Uraian Tugas 36

Tes Formatif 47

Penilaian Pekerjaan 50

Daftar Pusta 51

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

BAB II PEKERJAAN KANTOR

BAB III ORGANISASI KANTOR

9

PENDAHULUAN

DESKRIPSI UMUM

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan tata usaha yang dirumuskan sebagai

segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap

organisasi dengan ciri-ciri tertentu dan dengan aturan sesuai dengan yang telah

ditetapkan.

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Petunjuk Bagi Peserta Didik

1. Bacalah dengan baik dan pahamilah dengan benar tujuan yang akan dicapai setelah

mempelajari modul ini.

2. Bacalah dengan cermat dan pahamilah dengan baik daftar pertanyaan pada cek

kemampuan sebagai tolok ukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini.

3. Baca dan pahamilah dengan baik materi dan contoh-contoh ilustrasi yang diberikan

oleh modul ini.

4. Bertanyalah pada guru/instruktur untuk memperjelas materi dan contoh-contoh

yang ada dalam modul ini, gunakan media jika diperlukan.

5. Berkomunikasilah pada guru/instruktur dan berdiskusilah dengan teman-teman bila

mendapatkan kesulitan dalam memahami materi belajar.

6. Kerjakan tugas-tugas yang diberikan dengan baik,baik secara individu maupun

kelompok.

7. Sediakan alat-alat yang dibutuhkan sebelum mnegerjakan tugas praktek dalam

modul ini.

8. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar di bab berikutnya jika belum

menguasai secara tuntas materi pada bab sebelumnya.

9. Laporkan pada guru/instruktur bila anda sudah yakin bahwa semua bab dalam

materi telah dikuasai dengan baik, kemudian mintalah untuk dievaluasi.

Petunjuk Bagi Guru/Instruktur

10

1. Bacalah modul ini dengan seksama.

2. Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapat kesulitan dalam mempelajari modul

ini.

3. Berilah penjelasan mengenai materi dalam bab ini.

4. Berilah kesempatan pada peserta didik untuk bertanya.

5. Bantulah peserta didik dalam membentuk kelompok dan mengerjakan tugas

kelompok dan dokumentasikan hasilnya.

6. Berilah evaluasi dan dokumentasikan hasilnya.

7. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dalam pembelajaran, serta berikan

tanggapan dari hasil yang dicapai.

TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari modul ini diharapkan :

1. Peserta didik mampu memahami pengertian pekerjaan kantor.

2. Peserta didik mampu mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor.

3. Peserta didik mampu mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor.

4. Peserta didik mampu memahami dan melakukan outpun dari

pekerjaan di kan

11

PEKERJAAN KANTOR

A. Pekerjaan Kantor

ekerjaan kantor secara umum adalah pekerjaan atau kegiatan penunjang

tugas utama/pokok yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis

menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,

maupun pelayanan. Selain pengertian secara umum di atas ada juga pengertian

pekerjaan kantor berdasarkan beberapa ahli antara lain:

1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara

lisan dan pembuatan warkat-warkat tetulis dan laporan-laporan sebagai cara

untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu

landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2. William Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan pada warkat-

warkat dari badan usaha, pembuatan warkar-warkat dan pemeliharaanya

untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi

kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat,

antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan

melindungi harta kekayaan.

P

12

Pekerjaan atau kegitan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan

prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja

yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap

demi tahap serta jalan yang harus di tempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu

bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan

menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan

dengan tangan.

B. Jenis Jenis Pekerjaan Kantor

1. Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan

yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap

dipergunakan bila mana diperlukan.

2. Mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai macam peralatan sesuai

dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang

diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

3. Mengolah adalah macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan

maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,

sebanyak jumlah yang diperlukan.

MENGHIMPUN MENCATAT MENGOLAH

MENGGANDAKAN MENGIRIM MENYIMPAN

MELAKUKAN KOMUNIKASI

MENGHITUNGPEKERJAAN LAINNYA

Penjelasan

13

5. Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu

pihak kepada pihak lainnya.

6. Menyimpan adalah kegiatan menaruh atau meletakkan dengan berbagai cara dan

alat tempat tertentusehingga sistematis dan aman.

7. Melakukan komunikasi adalah kegiatan melakukan pengiriman ide atau

gagasan kepada pihak lain langsung ataupun menggunakan media dan mendapat

respon dari penerima pesan.

8. Menghitung adalah kegiatan melakukan penerapan data yang berkaitan dengan

angka.

9. Pekerjaan lainnya yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas

utama perusahaan.

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS,

persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan

adalah sebagai berikut:

Typing (mengetik)

Cheking (memeriksa)

Filling (menyimpan)

Duplicating (menggandakan)

Telephoning (menelpon)

Calculating (menghitung)

Mailing (persuratan)

24,6%

12,3%

19,5%

5,5%

6,4%

8,8%

10,2%

Other (lain-lain) 12,5%

14

MATCHING FUN

C. Ciri ciri Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan yang sudah biasa dikerjakan oleh sebagian

besar anggota organisasi kantor. Beberapa ciri pekerjaan kantor ada di bawah ini:

Contoh-contoh kegiatan:

A. Membuat surat, mencatat

notula, mencatat kegiatan.

B. Membuat rekapiltulasi data,

membuat catatn tertulis,

membuat laporan keuangan.

C. Mengumpulkan data, mencari

informasi, membuat kliping.

D. Memfotocopy surat,

mencetak informasi.

E. Menyimpan surat/arsip,

menyimpan data/informasi ke

computer, menyusun buku di

perpustakaan.

F. Mengirim e-mail, faximile,

surat.

G. Correspondence, telepon,

teleconference, chatting.

H. Menghitung hasil penjualan,

menghitung data keuangan.

I. Pelayanan tamu, kurir,

cleaning service.

Jenis-jenis pekerjaan kantor:

1. MENGHIMPUN

2. MENCATAT

3. MENGOLAH

4. MENGGANDAKAN

5. MENGIRIM

6. MENYIMPAN

7. MELAKUKAN KOMUNIKASI

8. MENGHITUNG

9. PEKERJAAN LAINNYA

15

1. Pelayanan karena pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain

(pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tugas pokok tersebut dapat berjalan

secara efektif dan efisien.

Contohnya: Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan

pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru

adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru

memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, sepertimencatat kemajuan

belaajr siswa, menyiapkan rapot, dll.

2. Terbuka dan luas karena pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh semua pihak

dalam organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar

kantor sekali pun.

3. Dilaksanakan oleh semua anggota organisasi, pekerjaan kantor dapat

dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi, sampai

karyawan yang paling bawah sekalipun.

Contohnya: Seorang manajer tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk

bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk

Pelayanan

Terbuka & Luas

Dilaksanakan Oleh Semua

Anggota Organisasi

Penjelasan

16

membantu tugasnya dalam mengatur bawahannya, seperti menyimpan dokumen

sendiri,melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dll.

TRUE FALS POINT

NO PERNYATAAN B S 1. Ciri-ciri pekerjaan kantor bersifat pelayanan berarti pekerjaan kantor

hanya digunakan untuk mengerjakan pekerjaan pokok saja.

2. Seorang guru yang tugas utamanya adalah mengajar siswa kemudian

beliau juga mengerjakan administrasi sekolah merupakan contoh dari

ciri-ciri pekerjaan kantor yang bersifat terbuka dan luas.

3. Dilaksanakan oleh semua anggota organisasi berarti pekerjaan kantor

dapat dilakukan oleh siapa saja tentunya dengan ketrampilan yang

dimiliki.

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

17

Tujuan dari adanya suatu kegiatan adalah adanya hasil akhir yang ingin dicapai, beberapa

hasil jasa atau produk pekerjaan kantor antara lain:

1. Surat

Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang

disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan

maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya

SURAT

LAPORAN

FORMULIRDOKUMEN TERTULIS

ARSIP

18

terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan

data.

a. Fungsi laporan :

1. sebagai bahan pertanggungjawaban

2. sebagai alat untuk menyampaikan informasi

3. sebagai alat pengawasan

4. sebagai bahan penilaian

5. sebagai bahan pengambilan keputusan

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

1. laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

2. harus mengandung kebenaran dan objektivitas

3. laporan harus lengkap

4. laporan harus tegas dan konsisten

5. laporan harus langsung mengenai sasaran

6. harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat

7. laporan sebaiknya disertai saran-saran

8. harus dibuat tepat waktu

c. Jenis-jenis laporan :

1. Laporan berdasarkan waktu

2. Lporan berdasarkan bentuk

3. Laporan berdasarkan penyampaian

4. Laporan berdasarkan sifat

5. Laporan berdasarkan isinya

d. Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)

3. Formulir

Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data

atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan

informasi yang tidak tetap.

a. Keuntungan membuat formulir :

1. Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan

kertas

2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3. Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

b. Fungsi formulir :

1. Mencari suatu keterangan tertentu

2. Menghimpun data yang sama

3. Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda

4. Sebagai bukti fisik

5. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :

1. Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas

19

2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus

dibuatkan formulir

3. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5. Formulir dibuat secara sederhana

6. Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang

cukup

7. Harus ada judul nama formulir

8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan

9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10. Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang.

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil

kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak

kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara

langsung.

5. Arsip

Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan

berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan

dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu

dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

MATCHING FUN

Media komunikasi tertulis

yang berisi buah pikiran

atau informasi yang

disampaikan kepada pihak

lain untuk mendapatkan

tanggapan.

Pengertian surat

Fungsi formulir

Kegiatan melayani

tamu, memberikan

informasi secara

langsung.

Menghimpun data yang

sama, sebagai bukti fisik,

dasar petunjuk untuk

bekerja.

Produk jasa

20

Ringkasan materi

Pekerjaan Kantor adalah pekerjaan atau kegiatan penunjang tugas utama/pokok

yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang

berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Beberapa jenis

pekerjaan kantor antara lain:menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung, dan pekerjaan

lainnya. Sedangkan untuk ciri-ciri dari pekerjaan kantor sendiri antara lain:

pelayanan, terbuka dan luas, serta dilaksanakan ole semua anggota organisasi.

Pekerjaan kantor juga mempunyai hasil jasa atau produk seperti: surat, laporan,

formulir, berbagai macam dokumen tertulis, dan arsip.

A. Pilihlah jawaban yang paling tepat untuk soal-soal di bawah ini!

1. Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan

warkat-warkat tetulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan

banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan

pengawasan pimpinan. Pengertian pekerjaan kantor tersebut menurut …………..

a. William Leffingwell dan Edwin Robinson

b. George R. Terry

c. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford

d. Thomas Alfa Edison

2. Berikut ini jenis-jenis pekerjaan kantor, kecuali …………………………………..

a. Mencatat

b. Menghitung

c. Melakukan komunikas

d. Membuat makanan

3. Salah satu ciri dari pekerjaan kantor adalah terbuka dan luas, maksud dari

pernyataan tersebut adalah ………………………………………………………..

Tes Formatif

21

a. Semua rahasia yang ada dikantor dapat diketahui oleh siapa saja.

b. Pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan

utama/pokok) agar pekerjaan tugas pokok tersebut dapat berjalan secara

efektif dan efisien.

c. Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi, tidak

terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekali pun.

d. Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang

paling tinggi, sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

4. Beberapa contoh dari hasil pekerjaan kantor antara lain, kecuali ………………...

a. Surat

b. Laporan

c. Arsip

d. Artikel

5. Serangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan

adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus di tempuh dalam

rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas merupakan pengertian dari …………..

a. Jenis-jenis pekerjaan kantor

b. Ciri-ciri pekerjaan kantor

c. Hasil produk kantor

d. Prosedur kerja

6. Apakah yang dimaksud dengan menghimpun …………………………………….

a. Kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan yang tadinya belum

ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana

diperlukan.

b. Kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan yang tadinya belum

ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana

diperlukan.

c. Kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain langsung

ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

d. Kegiatan menaruh atau meletakkan dengan berbagai cara dan alat tempat

tertentusehingga sistematis dan aman.

22

7. Seorang guru yang tugas utamanya adalah mengajar siswa kemudian beliau juga

mengerjakan administrasi sekolah merupakan contoh dari ciri-ciri pekerjaan

kantor yang bersifat ……………………………………………………………….

a. Terbuka dan luas

b. Pelayanan

c. Dilaksanakan oleh semua anggota organisasi

d. Merembes

8. Di bawah ini merupakan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mebuat

laporan, kecuali …………………………………………………………………...

a. Laporan harus lengkap

b. Laporan harus konsisten dan tegas

c. Laporan harus ada bukti keuangannya

d. Harus mengandung kebenaran dan objektif

9. Kegiatan melayani tamu dan memberikan informasi secara langsung merupakan

contoh dari hasil pekerjaan kantor yang bersifat …………………………………

a. Jasa

b. Pelayanan

c. Kewajiban

d. Pembiasaan

10. Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS,

persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan

di bawah ini yang benar adalah ……………………………………………………

a.

b.

c.

d.

B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !

Typing 24,6 %

Calculating 24,6 %

Cheking 6 %

Filling 15 %

23

1. Jelaskan pengertian organisasi kantor menurut Geoffrey Mills dan Oliver

Standing Ford !

2. Sebut dan jelaskan beberapa fungsi formulir !

3. Sebut dan jelaskan jenis-jenis pekerjaan kantor minimal lima !

4. Apa yang kamu ketahui tentang ciri-ciri pekerjaan kantor ?

5. Buatlah bagan keterkaitan antara organisasi kantor, jenis-jenis pekerjaan

kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor dan hasil dari pekerjaan kantor !

Petunjuk Penilaian :

1. Untuk setiap poin dari butir soal menggunakan skala berikut ini :

90-100 = Sangat Baik

80-89 = Memuaskan

70-79 = Menunjukkan kemajuan

<70 = Memerlukan perbaikan

NO Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

Perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat

Baik (A)

1. Pilihan Ganda

2. Uraian

2. Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter

siswa menggunakan skala berikut ini :

A = Sangat Baik

B = Memuaskan

C = Menunjukkan kemajuan

D = Memerlukan perbaikan

NO Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

Perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat

Baik (A)

1. Disiplin

2. Sopan santun

3. Rendah hati

4. jujur

24

ORGANISASI KANTOR

A. Pengertian Organisasi Kantor

ada dasarnya organisasi itu ada karena organisasi mempersatukan sumber-

sumber dan potensi individu-individu. Dua orang yang bekerja sama akan

lebih mudah melakukan pekerjaannya dibandingkan bila seorang diri

melakukannya. Akan tetapi untuk mencapai tujuan melalui kerja sama ada aturannya

dan mereka berusaha mengkoordinasikan kegiatan dan kebutuhannya. Sebab jika

salah seorang tidak bergerak, maka sasaran atau tujuan tidak akan tercapai sesuai

dengan apa yang diimpikan. Dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan alat untuk

mencapai tujuan, karena organisasi itu mengejar tujuan dan sasaran yang dapat

dicapai secara lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan yang dilakukan secara

bersama-sama (Gibson, 1984).

Ada beberapa alasan mengapa seseorang memasuki organisasi (Herbert G. Hicks,

1979), yaitu:

P

25

1. Social Reasons (alasan-alasan social)

Seseorang atau sekelompok orang yang bergabung dan membentuk organisasi

karena dalam organisasi akan dapat berhubungan dengan orang banyak.

2. Materill Reasoning (alasan-alasan materil)

Manusia yang berorganisasi untuk alasan-alasan materill, melalui organisasi

seseorang mampu melakukan tiga hal yaitu:

He can enlarge his abilities.

He can compress the time required to accomplish an objective throught

an organization.

He can take advantage of the accumulated knowledge of previous

generations.

Organisasi merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja dan pekerjaan

yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang diperuntukkan untuk

setiap anggota organisasi. Organisasi juga dapat dikatakan sebuah susunan hierarki

yang secara jelas menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab. Selain itu,

organisasi juga dapat diartikan sebagai alat yang berstruktur, permanen, yang

fleksibel,sehingga apa yang terjadi dan yang akan terjadi dalam organisasi relative

tetap sifatnya dan karenanya dapat diperkirakan.

Menurut Amitai Etzioni pada umumnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri

sebagai berikut.

Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan dan tanggung

jawab komunikasi yang merupakan bentuk-bentuk pembagian kerja

yang tidak dipolakan begitu saja.

Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengerahkan

organisasi untuk mencapai tujuannya.

Penggantian tenaga, dalam hal ini tenaga yang dianggap tidak

bekerja sebagaimana tidak diharapkan, dapat diganti oleh tenaga

lain.

Dari beberapa penjelasan di atas, dapat dikemukakan beberapa

karakteristikuntuk disebut sebagai organisasi,yaitu :

Kolektifitas sekelompok orang yang bekerjasama, atas dasar

26

Proses interaksi hubungan kerja, berdasarkan

Pembagian kerja, yang ditentukan oleh

Otoritas yang tersusun secara hierarkis dalam

Strukturisasi fungsi dan peranan, untuk mencapai

Tujuan

Joseph P. Harris & John J. Corson (1963) mengemukakan unsure-unsur

dari setiap organisasi, baik didalam organisasi pemerintahan maupun

organisasi perusahaan. Unsure-unsur tersebut adalah :

1. Objectives (tujuan-tujuan), yaitu arah atau sasaran yang hendak

dicapai.w

2. Specialization (spesialisasi), yaitu pembagian atau pengelompokan

kerjaan dalam berbagai bidang berdasarkan kepentingan.

3. Hierarchy (tingkatan atau jenjang), yaitu berhubungan dengan

tingkat-tingkat wewenang yang membedakan antara peranan atasan dan

bawahan.

4. Coordination (koordinasi), yaitu penyelarasan dari pada kegiatan-

kegiatan antar bidang.

5. Authority (autoritas atau kewenangan), yaitu hak yang sah (legal) dan

resmi (official) dimiliki seseorang dalam bertindak untuk memerintah,

menggerakkan atau memaksa orang lain untuk melaksanakan suatu

kerjaan.

Sedangkan definisi kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk

perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa

suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering

dibagi menjadi 2 jenis, yaitu kantor terbesar dan terpenting, kantor ini biasanya

disebut sebagai kantor pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya yang berukuran lebih

kecil di sebut dengan kantor cabang. Dari uraian di atas dapat kita ketahui organisasi

kantor adalah sebuah sistem atau sususan suatu kegiatan yang terdiri dari banyak

orang dengan peran yang saling berhubungan dan berada pada sebuah tempat yang

dinamakan kantor.

B. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor

27

Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi sutu perusahaan atau

instansi. Prinsip organisasi akan menghasilkan suatu keefisienan dalam

menggunakan sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan

keuangan. Menurut Robbons (2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001) ada 6

prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi. Yaitu :

1. Spesialisasi pekerjaan

Spesialisasi Pekerjaan adalah derajat dimana derajat dalam organisasi dibagi

menjadi beberapa pekerjaan. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan

berulang-ulang efisiensi dapat dicapai.

2. Departementalisasi

Departementalisasi sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan

berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Katergori dalam

departementalisasi adalah kategori wilayah atau geografi. Untuk itu kategori

sangat diperlukan karena organisasi dilapangan sangat jarang menggunakan

1 kategori, minimal 2 kategori yang digunakan dalam pengorganisasian

operasi perusahaan.

3. Rantai Komando

Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan

dilaporkan.

4. Rentang Pengawasan

Unsure ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola

secara efisien dan efektif oleh seorang manajer.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

Unsure ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil suatu

keputusan dalam suatu organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan

oleh pemimpin atau kantor pusat dapat dikatakan bahwa organisasi yang

bersangkutan menggunakan sentralisasi. Sedangkan desentralisasi menurut

Gomez Mejia, Balkin dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan

tanggung jawab dan wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor

pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang

membutuhkan perhatian, dengan menggunakan desentralisasi tindakan dapat

28

dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, karena banyak orang

yang terlibat didalamnya.

6. Formalisasi

Unsure ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji (2004) sebagai suatu dokumen

tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan

pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah

pekerjaan.

C. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor

Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu

pembagian kerja yang tetap. Hidup berkelompok pada umumnya membutuhkan

perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD 1945 pasal 28, berorganisasi

disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan apabila bentuk kerja samanya tidak

permanen disebut berkumpul.

Bentuk organisasi pada suatu kantor umumnya memiliki kecendrungan yang

sama yaitu organisasi berbentuk :

1. Organisasi Garis/lini (line Organization)

Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan banyak digunakan,

terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi ini menjelaskan bahwa wewenang

atasan kepada bawahannya terhubung langsung secara vertical. Dalam organisasi

garis/lini, pemimpin memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan.

line organizati

on

line staff oeganizati

on

functional organizati

on

divisional

matriks

29

Keputusan ada di satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih bersifat

otoriter.

Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang ada dalam organisasi

ini terletak secara vertikal. Selain itu, organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang

membedakannya dengan organisasi lainnya yakni sebagai berikut:

Tujuan organisasi masih sederhana

Jumlah karyawan masih sedikit

Pemimpin dan bawahan hubungannya cukup dekat dan sering berkomunikasi

Organisasi/perusahaan kecil

Alat produksi belum terlalu canggih dan beraneka ragam

Spesialisasi belum banyak dibutuhkan secara khusus

Kelebihan Organisasi Garis/Lini

1. Atasan dan bawahan berada dalam satu garis komando

2. Rasa solidaritas seluruh anggota organisasi tinggi

3. Proses pengambilan keputusan lebih cepat

4. Disiplin tinggi

5. Anggota organisasi lebih menyadari tugas masing-masing

Kekurangan Organisasi Garis/Lini

1. Kepemimpinan otoriter

2. Karyawan kurang berkembang

3. Ketergantungan pada pimpinan organisasi sangat tinggi

4. Kurang fleksibel karena kontrol pimpinan ketat

5. Jarang memberi kesempatan pada bawahan yang ingin naik pada jenjang

pangkat berikutnya

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Pada bentuk organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat atau staf sebagai

pembantu, namun tidak memiliki wewenang memberi perintah atau tugas. Pelimpahan

30

wewenang dalalm organisasi ini berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari

pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya.

Ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staf diantaranya adalah:

Organisasi besar dan kompleks

Daerah kerja yang luas

Jumlah karyawan banyak

Pemimpin dengan karyawan tidak kenal terlalu dekat

Hubungan kerja tidak bersifat langsung

Spesialisasi beragam

Kelebihan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Pembagian tugas lebih jelas

2. Kerja sama terkordinir dengan baik

3. Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin

4. Fleksibel untuk diterapkan

5. Pengambilan keputusan diambil dengan tepat karena diputuskan oleh orang yang

ahli di bidangnya

Kekurangan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Tugas pokok sering dinomorduakan

2. Pengambilan keputusan melalui beberapa tahap

3. Dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol

4. Menimbulkan persaingan tidak sehat antar pejabat

5. Rasa solidaritas pegawai rendah karena tidak saling kenal akibat banyaknya

pekerjaan

3. Organisasi Fungsional (Funcional Organization)

31

Yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun

berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Bentuk organisasi ini

mempunyai sistem pola kerja yang didasarkan kepada keahlian.

Organisasi ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki kekurangan,

terutama dalam hal pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja karyawan kepada

pejabat-pejabat yang terkait. Salah satu contoh struktur organisasi fungsional adalah

bentuk kepanitiaan.

Organisasi funsional memiliki ciri sebagai berikut:

Organisasi kecil

Adanya kelompok kerja staf ahli

Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

Target organisasi jelas dan pasti

Pengawasan ketat

Kelebihan Organisasi Fungsional

1. Program terarah, jelas dan cepat

2. Diisi oleh para ahli dalam bidangnya

3. Kordinasi terjalin dengan baik

4. Anggaran, Pegawai, dan alat tepat dan sesuai

5. Kenaikan pangkat pejabat cepat

6. Pembagian kerja lebih profesional

Kekurangan Organisasi Fungsional

1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

2. Banyak mengeluarkan biaya tambahan

3. Koordinasi dan inspeksi sulit dilaksanakan

4. Keputusan berada pada pimpinan pusat hingga pengambilan keputusan lambat

4. Organisasi Divisional

32

Organisasi divisional sering di terapkan pada perusahaan yang berkembang pesat.

Perusahaan tersebut semakin memajukan berbagai lini untuk mendesentralisasi

kewenangannya dalam pengambilan keputusan.

Dalam struktur organisasi divisional, seorang manager divisi dapat

mengembangkan strategi untuk devisinya. Strategi yang ditempuh mungkin saja

berbeda dengan devisi lainnya.

Kelebihan Organisasi Divisional

1. Divisi yang dibentuk merupakan tempat melatih manajer muda

2. Meningkatkan jumlah pusat insiatif perusahaan

3. Kebutuhan konsumen semakin diperhatikan

4. Memiliki fleksibilitas pada struktur perusahaan

5. Kesempatan berkarir lebih terbuka

Kekurangan Organisasi Divisional

1. Koordinasi yang buruk antar divisi

2. Terjadi duplikasi sumberrdaya lintas divisi

3. Kurang kendali sumber daya manajemen puncak

4. Memungkinkan persaingan antar divisi

5. Komunikasi antar spesialisasi menjadi turun

5. Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks merupakan gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua

gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat organisasi yang lebih

efisien. Namun organisasi matriks inilah yang paling kompleks.

Kebaikan Organisasi Matriks

1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efektif

2. Tujuan proyek menjadi lebih jelas

3. Banyak jalur untuk melakukan komunikasi

33

4. Pekerjaan dapat dipahami lebih jelas

5. Ketersediaan tenaga ahli untuk seluruh divisi

6. Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

Kelemahan Organisasi Matriks

1. Mempunyai struktur yang rumit

2. Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan

3. Membutuhkan biaya yang relatif tinggi

4. Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda

5. Dapat menimbulkan konflik antara dua matriks.

D. Bagan atau Struktur Organisasi Kantor

Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian

dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan

sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana. Sebaliknya,

organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak

perusahaan tentunya dijalankan dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.

Struktur organisasi menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta

hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dapat memberikan stabilitas dan

kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel

atau anggotanya silih berganti. Beberapa hal penting dalam suatu struktur organisasi

yaitu :

Spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tanggung

jawabnya).

Standarisasi (perlu adanya suatu prosedur yang baku atau teratur untuk

aktivitas tertentu).

Koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama antara tiap bagian).

Mekanisme pengambilan keputusan (dengan pemusatan wewenang pada satu

pimpinan pusat (sentralisasi).

Unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan

tertentu).

Ada beberapa struktur organisasi, diantaranya adalah :

34

1. Organisasi lini (garis lurus)

Organisasi lini atau garis lurus merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana.

Ciri utama organisasi lini adalah jabatan-jabatan yang tercantum di dalam organisasi

terletak pada satu garis vertical. Prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi

berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi

tradisional atau klasik. Setiap struktur organisasi pasti mempunyai kelebihan dan

kekurangan masing-masing, kelebihan struktur garis adalah dengan diterapkannya

system ini maka karyawan akan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas

pekerjaan yang diembannya. Sedangkan kekurangannya adalah kurang fleksibelnya

dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih

luas dan lebih kompleks.

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana

orang-orang lini terdiri dari orng-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam

tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai

penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini. Kelebihan struktur garis (lini) dan staf

adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada

karyawan staf. Kekurangan struktur garis staf adalah konflik antara karyawan

posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Hal ini mengakibatkan beberapa

manajer mengurangi “ privilege” dari staf ahli,yang menghalangi perkembangan

hubungan kerja antara posisi garis dan staf.

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PT. THAS POWER

Contoh Bagan yang ada

dalam suatu organisasi:

http://3.bp.blogspot.com/-1mslGqixdQc/Ukgnbwq8cuI/AAAAAAAAAHg/Jbmrc3ue-SM/s1600/OS_thas_power.png

35

http://www.thaspower.com/wp/wp-content/uploads/2011/08/OS_thas_power.png


36

E. Uraian Tugas

Personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa latin

apparatus yang berarti alat) atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

Hal-hal yang berhubungan dengan personel kantor adalah :

a. Tugas dan tanggung jawab personel kantor

a. Kepala kantor

Tugas seorang kepala kantor adalah bertanggung jawab atas beresnya

penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain untuk

mengatur mekanisme kerja karyawan.

b. Petugas arsip

Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua

surat masuk dan surat keluar.

c. Pembuat surat

Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.

d. Penerima tamu

Penerima tamu bertanggung jawab atas pelayanan terhdap tamu dan menerima

telepon.

e. Petugas keuangan/kasir

Petugas keuangan atau kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan

pembukuan secara cermat.

b. Syarat-syarat personel kantor

a. Syarat pengetahuan

Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan

criteria tertentu,contohnya tentang latar belakang pendidikannya.

b. Syarat keterampilan

Minimal seorang personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan

cukup baik, terampil dalam mengetik dan mampu menggunakan aplikasi

computer.

c. Syarat kepribadian

Idealnya kepribadian yang harus dimiliki oleh personel kantor adalah loyalitas

(kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia

37

perusahaan karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-

informasi penting.

c. Peran penting Manajer dan pengawas kantor

Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan

mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap

memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya.

Menurut the Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang

manajer kantor adalah :

kemampuan pejabat pimpinan

latar belakang praktek

latihan manajerial

kemampuan mengungkapkan diri

bersikap terbuka

keingin tahuan

kreatifitas

pertimbangan kesehatan

kemampuan menjual gagasan

kesabaran

pengendalian emosi

kemampuan kerja sama

38

Menurut Moekijat (1997:4) , seorang pengawas kantor adalah seseorang yang

mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadi bawahan dari seorang manajer

kantor. Macam-macam tugas pengawas antara lain :

1) Tugas pokok seorang pengawas

Memberi perintah untuk melaksanakan pekerjaan

Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya

Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena ujung tombak

organisasi adalah karyawan operasional

Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana

2) Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

Merencanakan pekerjaan tiap seksi/unit.

Mengusahakan agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat mengetahui tahapan

berikutnya yang harus dilaksanakan

Menjamin adanya ketelitian

Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi lain

Membagi pekerjaan secara adil atau serata mungkin

Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan

3) Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik

Mengembangkan latihan dengan system magang

Mendelegasikan tanggung jawab dengan memberi kesempatan pada bawahan yang

berbuat salah dengan catatan kesalahan tersebut masih ditolelir

Memelihara disiplin, member teguran, atau memberi pujian jika perlu

4) Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian

Bekerja dengan pengawas lain yang selevel

Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai

Melaksanakan kebijakan perusahaan

39

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PT. THAS POWER

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ORGANISASI

PT. THAS POWER

Komisaris (Pemilik Perusahaan)

Mengangkat dan memberhentikan Direksi;

Menyetujui atau menolak RJPP (Rencana Jangka Panjang

Perusahaan) dan RKAP (Rencana Kerja Dan Anggaran Perusahaan)

yang diusulkan oleh Direksi;

Menetapkan target kinerja masing-masing Direksi atas dasar RJPP

dan RKAP;

Melakukan penilaian kinerja Direksi;

Menetapkan auditor eksternal untuk melakukan audit atas laporan

keuangan;

Menetapkan remunerasi dan pembagian laba perusahaan (deviden);

Mendelegasikan kepada Direktur Utama tentang pembagian tugas,

tanggung jawab dan wewenang Direksi serta Manager.

Contoh uraian tugas

dalam PT THAS

POWER !



http://3.bp.blogspot.com/-1mslGqixdQc/Ukgnbwq8cuI/AAAAAAAAAHg/Jbmrc3ue-SM/s1600/OS_thas_power.png

40

Memperoleh informasi kinerja perusahaan baik dari Direksi maupun

Manager mengenai keuangan atau hal-hal lain yang menyangkut

Perusahaan secara lengkap, tepat waktu, dan teratur.

Menyetujui atau menolak kerja-sama dengan perusahaan/pihak lain

yang diusulkan oleh Direksi.

Menyelenggarakan Rapat Pertanggungjawaban Direksi secara

semesteran/ tahunan atau sewaktu-waktu diperlukan

Direktur Utama

Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi perusahaan

lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP

dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.

Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.

Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan

Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk

kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku

Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam

pelaksanaan tugasnya

Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan

anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada

Komisaris/Pemilik Perusahaan

Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang

keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik

Perusahaan;

Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai

dengan standar akuntansi keuangan

Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh


Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya

Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik

secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta

Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian

Mengangkat dan memberhentikan pekerja

Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan

tertentu atas tanggungjawabnya

Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang

berlaku

41

Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan

dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.

Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari


Direktur Operasi

Bersinergi dengan anggota direksi lainnya, memimpin dan mengelola

Perseroan khususnya dalam direktorat operasi yang meliputi bidang

perencanaan/pemasaran, pembangkitan dan konstruksi .

Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan dalam

direktoratnya.


kepentingan perseroan dalam direktoratnya sesuai ketentuan yang

berlaku



Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyiapkan RJPP,

RKAP, menandatanganinya untuk kemudian diusulkan pengesahannya

kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan


keadaan dan kinerja Perusahaan khususnya direktorat operasi

kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan

Menyusun dan mengimplementasikan Standard Operation Procedure

(SOP) dalam direktoratnya sesuai dengan standar yang telah

ditetapkan

Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyusun dan

menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh

Komisaris/Pemilik Perusahaan;

Menetapkan struktur organisasi pada direktoratnya dan uraian

tugasnya






berlaku

Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili perseroan


42



Direktur Umum

Bersinergi dengan anggota direksi lainnya, memimpin dan mengelola

Perseroan khususnya dalam direktorat umum yang meliputi bidang

Keuangan/SDM, Administrasi Proyek dan Logistik.

Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan dalam

direktoratnya.


kepentingan perseroan dalam direktoratnya sesuai ketentuan yang

berlaku



Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyiapkan RJPP,

RKAP, menandatanganinya untuk diusulkan pengesahannya kepada



keadaan dan kinerja Perusahaan khususnya direktorat umum kepada


Menyusun dan mengimplementasikan Standard Operation Procedure

(SOP) dalam direktoratnya sesuai dengan standar yang telah

ditetapkan

Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyusun dan

menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh


Menetapkan struktur organisasi pada direktoratnya dan uraian

tugasnya






berlaku

Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili perseroan




43

Manager Perencanaan & Pemasaran

Mengkoordinasikan perencanaan perseroan mengacu pada RJPP dan

RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.

Memasarkan/mempromosikan produk dan jasa perseroan kepada

pelanggan dan calon pelanggan untuk mendapatkan order pekerjaan.

Berkoordinasi dengan manager terkait untuk menindaklanjuti order

pekerjaan/info pelelangan yang memungkinkan perseroan dapat

melaksanakan/mengikuti pelelangan.

Memastikan perseroan mematuhi ketentuan tentang persyaratan

yang ditentukan (kepatuhan atas pelaksanaan GCG) dalam tata

laksana pekerjaan.

Mengkoordinasikan rapat direksi ataupun rapat gabungan direksi

dan komisaris secara berkala ataupun jika sewaktu-waktu

diperlukan

Membuat dan mendokumentasikan risalah rapat direksi dan risalah

rapat gabungan direksi dan komisaris

Menyiapkan bahan untuk pembuatan laporan kinerja perusahaan

Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dengan stakeholders

setelah mendapatkan ijin dari direksi

Menyeleksi informasi yang relevan untuk bisa dipublikasikan kepada

stakeholders

Bersama dengan manager terkait selalu berupaya memelihara

pelanggan dan calon pelanggan



Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya

Manager Pembangkitan

Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan pengadaan batubara,

pengadaan sewa mobil / mesin pembangkit, pengadaan spare-part

mesin pembangkit berikut pemasangannya,

pemeliharaan/pengoperasian mesin pembangkit mengacu pada RJPP

dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan

ataupun atas dasar order dari pelanggan/memenangkan lelang

pekerjaan.

Berkoordinasi dengan manager terkait untuk membuat pelaporan

hasil pekerjaan dengan mengacu pada SOP yang telah ditetapkan.

44

Memastikan pelaksanaan pekerjaan mematuhi ketentuan tentang

persyaratan yang ditentukan (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).

Membuat dan mendokumentasikan laporan pekerjaan tepat waktu

sesuai dengan kontrak perjanjian

Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya

Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan

dengan stakeholders dalam bidang tugasnya


stakeholders




Manager Konstruksi

Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan pembangunan mesin

pembangkit ataupun sarana pendukungnya serta bangunan lainnya

mengacu pada RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh

Komisaris/Pemilik Perusahaan ataupun atas dasar order dari

pelanggan/memenangkan lelang pekerjaan.





Membuat dan mendokumentasikan laporan pekerjaan tepat waktu

sesuai dengan kontrak perjanjian





stakeholders




Manager Keuangan Dan SDM

Mengkoordinasikan dan menyiapkan kebutuhan anggaran dan SDM

sebagai supporting pelaksanaan pekerjaan perseroan yang mengacu

45

pada RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik

Perusahaan.





Membuat dan mendokumentasikan laporan kinerja keuangan dan

SDM tepat waktu

Mengurus dan menyelesaikan pembayaran/penagihan kepada pihak-

pihak terkait yang menjadi kewajiban/hak perseroan





stakeholders




Manager Administrasi Proyek

Mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan serta

mendokumentasikan pelaksanaan pekerjaan suatu proyek mengacu

pada kontrak perjanjian

Melakukan evaluasi atas pelaksanaan pekerjaan suatu proyek dan

membuat rekomendasi untuk tindak lanjut

perbaikan/penyelesaiannya

Memastikan pelaksanaan pekerjaan suatu proyek mematuhi

ketentuan tentang persyaratan yang ditentukan dalam kontrak

perjanjian (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).

Berkoordinasi dengan manager terkait dalam membuat laporan

pekerjaan suatu proyek sebagai bahan penagihan/pembayaran

mengacu pada kontrak perjanjian.





stakeholders



46


Manager Logistik

Mengkoordinasikan dan melaksanakan pengadaan material/barang

yang dibutuhkan dalam menunjang penyelesaian pekerjaan suatu

proyek mengacu pada kontrak perjanjian

Memastikan bahwa pengadaan material/barang yang diperlukan

dalam pelaksanaan pekerjaan suatu proyek mematuhi ketentuan

tentang persyaratan yang ditentukan dalam kontrak perjanjian

(kepatuhan atas pelaksanaan GCG).

Berkoordinasi dengan manager terkait dalam membuat laporan

pekerjaan suatu proyek sebagai bahan penagihan/pembayaran

mengacu pada kontrak perjanjian.





stakeholders




47

Ringkasan materi

Organisasi kantor adalah sebuah sistem atau sususan suatu kegiatan yang terdiri dari

banyak orang dengan peran yang saling berhubungan dan berada pada sebuah tempat

yang dinamakan kantor. Di dalam organisasi kantor terdapat beberapa prinsip antara

lain spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, rantai komando, rentang pengawasan,

sentralisasi dan desentralisasi, dan formalisasi. Sedangkan untuk bentuk dari

organisasi kantor yaitu line staff organization, line organization, matriks, fuctional

organization, dan divisional. Sedangkan untuk struktur organisasi ada dua yaitu

organisasi lini (garis lurus) dan organisasi lini dan staf. Uraian tugas merupakan job

diskripsi dari masing-masing personil pekerja.

A. Pilihlah jawaban yang paling tepat untuk soal-soal di bawah ini!

1. Sebuah sistem atau sususan suatu kegiatan yang terdiri dari banyak orang

dengan peran yang saling berhubungan dan berada pada sebuah tempat yang

dinamakan kantor merupakan pengertian dari …………………………………

a. Organisasi kantor

b. Lembaga organisasi

c. Kantor

d. Organisasi

2. Beberapa alasan mengapa seseorang memasuki organisasi (Herbert G. Hicks,

1979), antara lain ………………………………………………………………...

a. Social Reasoning

b. Materill Reasoning

c. Social Study

d. A dan B benar

Tes Formatif

48

3. Menurut Amitai Etzioni pada umumnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri

sebagai berikut, kecuali ………………………………………………………..

a. Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan dan tanggung jawab

komunikasi yang merupakan bentuk-bentuk pembagian kerja yang tidak

dipolakan begitu saja.

b. Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengerahkan organisasi

untuk mencapai tujuannya.

c. Penggantian tenaga, dalam hal ini tenaga yang tidak dianggap tidak bekerja

sebagaimana tidak diharapkan, dapat diganti oleh tenaga lain.

d. Adanya kebebasan dalam menentukan sesuatunya secara objektiv dalam

segala hal.

4. Berikut ini prinsip-prinsip organisasi kantor yang benar, kecuali ………………

a. Spesialisasi pekerjaan

b. Departementalisasi

c. Formalisasi

d. Sosialisasi

5. Line staff organization, line organization, dan matriks merupakan …………….

a. Bentuk-bentuk organisasi kantor

b. Prinsip-prinsip organisasi kantor

c. Jenis-jenis kantor

d. Struktur organisasi

6. Tugas pokok sering dinomorduakan, pengambilan keputusan melalui beberapa

tahap, dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol, menimbulkan

persaingan tidak sehat antar pejabat, dan rasa solidaritas pegawai rendah karena

tidak saling kenal akibat banyaknya pekerjaan merupakan …………………….

a. Kelemahan line organization

b. Kelemahan line staff organization

c. Kelemahan matriks

d. Kelemahan functional organization

7. Susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi.

Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat

dijalankan dalam struktur yang sederhana merupakan pengertian dari …………

49

a. Organisasi kantor

b. Struktur organisasi

c. Prinsip kantor

d. Uraian tugas kantor

8. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan yang benar adalah ……

a. Memberikan semua pekerjaan pimpinan kepada bawahan.

b. Memberikan beban pekerjaan sesuai keinginan.

c. Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik.

d. Mengabulkan segala permintaan bawahan.

9. Menurut the Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang

manajer kantor adalah …………………………………………………………

a. Kemampuan pejbat pimpinan

b. Latar belakang praktek

c. Latihan manajerial

d. Semua benar

10. Yang harus dimiliki oleh personel kantor adalah loyalitas (kesetiaan terhadap

organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia perusahaan karena

pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting merupakan

syarat ………… personel kantor.

a. Syarat pengetahuan

b. Syarat ketrampilan

c. Syarat kepribadian

d. Syarat wawasan

B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !

1. Sebutkan beberapa karakteristik untuk dapat disebut sebagai suatu organisasi!

2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip departementalisasi pada

organisasi kantor !

3. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor !

4. Sebut dan jelaskan ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staff !

5. Gambarkan contoh bagan organisasi suatu kantor !

50

Petunjuk Penilaian :

2. Untuk setiap poin dari butir soal menggunakan skala berikut ini :

90-100 = Sangat Baik

80-89 = Memuaskan

70-79 = Menunjukkan kemajuan

<70 = Memerlukan perbaikan

NO Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

Perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat

Baik (A)

1. Pilihan Ganda

2. Uraian

2. Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter

siswa menggunakan skala berikut ini :

A = Sangat Baik

B = Memuaskan

C = Menunjukkan kemajuan

D = Memerlukan perbaikan

NO Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

Perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat

Baik (A)

1. Disiplin

2. Sopan santun

3. Rendah hati

4. jujur

51

DAFTAR PUSTAKA

Anugerah, Dino.2014.Bentuk Bentuk Organisasi

Kantor.http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/bentuk-bentuk-organisasi-

kantor.html(onlone)

Aditya.2013.Struktur Organisasi dan

Bagan.http://siapaaditya.blogspot.com/2013/09/struktur-organisasi-dan-bagan-

organisasi.html(online)

Risdans.2013.Pengertian Fungsi Jenis dan

Ciri.http://risdans.blogspot.com/2013/11/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html(onlone)

Ridwan, Novia.2013.Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan

Kantor.http://ridwannovia.blogspot.com/2013/11/hasil-jasa-atau-produk-pekerjaan-

kantor.html(online)

Novan, Bayu. 2014.Jenis-jenis Pekerjaan Kantor.http://novanbayuap2.blogspot.com/(online)

Ikanovitas.2012.Bagan Struktur

Organisasi.http://ikanovitas.blogspot.com/2012/10/menjelaskan-bagan-struktur-

organisasi.htmlonline)

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iii-mengidentifikasi-

pekerjaan-kantor.html(online)

http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-

peran.html(online)

http://jhonmiduk8.blogspot.com/2014/08/prinsip-organisasi-perkantoran.html(online)

http://dataarpus.blogspot.com/2010/04/uraian-tugas-kantor-data-kearsipan-dan.html(online)

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/bentuk-bentuk-organisasi-kantor.html

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/bentuk-bentuk-organisasi-kantor.html

http://siapaaditya.blogspot.com/2013/09/struktur-organisasi-dan-bagan-organisasi.html

http://siapaaditya.blogspot.com/2013/09/struktur-organisasi-dan-bagan-organisasi.html

http://risdans.blogspot.com/2013/11/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html

http://ridwannovia.blogspot.com/2013/11/hasil-jasa-atau-produk-pekerjaan-kantor.html

http://ridwannovia.blogspot.com/2013/11/hasil-jasa-atau-produk-pekerjaan-kantor.html

http://novanbayuap2.blogspot.com/

http://ikanovitas.blogspot.com/2012/10/menjelaskan-bagan-struktur-organisasi.html

http://ikanovitas.blogspot.com/2012/10/menjelaskan-bagan-struktur-organisasi.html

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iii-mengidentifikasi-pekerjaan-kantor.html(online)

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iii-mengidentifikasi-pekerjaan-kantor.html(online)

http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-peran.html

http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-peran.html

http://jhonmiduk8.blogspot.com/2014/08/prinsip-organisasi-perkantoran.html

http://dataarpus.blogspot.com/2010/04/uraian-tugas-kantor-data-kearsipan-dan.html(online)

52

PENERBIT EKAMILION