Membangun Komitmen Pimpinanmenuju Perguruan Tinggi Bermutu
P R O G R A M A S U HM E N U J U P R O D I U N G G U L
D I T B E L M A W A K E M E N R I S T E K D I K T I
2019
Syarat perguruan tinggi UNGGUL
SEHAT• Legalitas: Penetapan struktur
sesuai mandat & kewenangan
• Fungsional dan bertanggungjawab
• Tata pamong organisasi
• Menerapkan azas: kebenaran ilmiah, penalaran, kejujuran, keadilan, manfaat, kebajikan, tanggungjawab, kebhinekaan dan keterjangkauan
• Menetapkan standar secara berkelanjutan untuk mewujudkan visi & misinya
• Mampu memenuhi kebutuhan masyarakat, dunia kerja &profesional.
BEREPUTASI• Mempunyai nama baik
• Mendapat penghargaan
• Menjadi rujukan & menyebarkan contoh baik
BERMUTU
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
2
Strategi UB menuju PT unggul
Melakukan Evaluasi Diri danberkompetisi hibah Dikti
Perbaikan manajemen internal dengan kebersamaan, harmonisasi dan komunikasi
Menginisiasi implementasi SPMI dengan Siklus OSDAT
Melanjutkan memenuhi standar SPMI dengan Siklus PDCA/PPEPP.
Peningkatan mutu SDM secaraberkelanjutan: studi lanjut, studibanding, pelatihan dan sertifikasiauditor/asesor/reviewer.
Menerapkan Good University Governance (GUG), StandarPelayanan Prima & e-complaint.
Melayani publik: Studi banding, pelatihan, konsultasi, magang, menjadi nara sumber, UB Berbagi: Klinik SPMI-SPME, PHK PT AsuhUnggul.
Menginisiasi jejaring dan keterbukaaninformasi publik: Forum PMPTI, website.
Melakukan Reformasi Birokrasi(Layanan sistem informasi satu pintuGapura).
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
3
1. Penetapan Struktur Organisasi UBP R O G R A M
A S U H
2 0 1 9
4
2. Susun Roadmap Kegiatan Sistem Penjaminan Mutu di UB
Tumbuhnya kapasitas perencanaan,
meningkatnya akuntabilitas, transparansi & efisiensi
20032004
2007 2008
Benefit Monitoring & Evaluation (BME)
SP4
Pusat Jaminan Mutu (PJM)
PNBPI-MHERE
B 2.2a
MonevinDueLike
UB sehat &
berdaya saing
200620052013-Skrg
PNBPPNBPPHK
•Inisiasi SPMA•Akreditasi •Monevin PHK
PNBP
• SPMA tertulis
(PJM)
• Audit sistem
(akademik)
• Akreditasi
• Monevin PHK
& Pasca PHK
• ISO 9001:2000
PJM
• UB Award
• Audit
kepatuhan SPMI
• SPMI tertulis
(PJM-SPI)
• Akreditasi
• Monevin PHK &
Pasca PHK
SPMI(PJM – SPI)
• ISO 9001:2008 UB
• Akreditasi
Internasional PS
• Akreditasi Lab
• UB Award
• Audit Kinerja
• Akreditasi
Nasional PS & PT
• Monev PHK
2011
PNBP
Inter-
Nasional-
isasi
• ISO 9001:2015 UB
• Akreditasi
Internasional PS
(12 PS)
• Akreditasi Lab
• UB Award
• Audit Kinerja
• Akreditasi
Nasional PS & PT
• Monev PHK
• UB berbagi
• Hibah PT Asuh
Unggul (2)
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
5
3. Menginisiasi Implementasi SPMI dengan Siklus OSDAT
Sistem
Dokumen
Dilaksanakan:
Sosialisasi &
acuan kerja
Audit InternalPimpinan Manajemen,
PJM
1. Ada tidak peningkatan
kinerja terhadap tahun
lalu.
2. Apa upaya-upaya yang
telah dilakukan.
Organisasi
dan
tupoksinya
Perbaikan,
tindak lanjut dan
Peningkatan mutu
Tinjauan Manajemen(Management Review/ Permintaan
Tindakan Koreksi = PTK)
Audit
(eksternal: Akreditasi BAN-PT; ISO 9001:2008)
Visi Misi
1. Evaluasi Diri
2. Benchmarking
3. Stakeholders
Untuk menetapkan
RENSTRA
O(Organisasi)
S(Sistem)
T(TindakLanjut)
A(Audit)
1. Pencapaian Visi Misi 2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan3. Keberlanjutan organisasi
Dokumen Induk & mutu
Bisnis proses
Standar mutu
Sasaran mutu
D(Do)
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
6
4. Melanjutkan dengan Siklus PDCA/PPEPP
P
P
EP
P
Penetapan Standar Dikti
Pelaksanaan Standar Dikti
Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti
Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti
Peningkatan Standar Dikti
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
7
5. Meningkatkan Kualifikasi SDM: Studi banding, Pelatihan & Sertifikasi Auditor/Asesor
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
8
6. Menerapkan Standar Pelayanan Prima
Penghargaan dalam Keterbukaan Informasi Publik (2014–2017)
Tahun Peringkat
UBPeringkat
UI
2014 2 1
2015 1 4
2016 2 1
2017 1 2
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
9
Frekuensi pembinaan SPMI dan SPME untuk PT lain Jumlah PT yang terlibat dalam pembinaanSPMI dan SPME (2006 s.d 2017)
1. Menerapkan SPM Akademik.
2. Mengikuti AIPT.
3. Pilot project penerapan ISO 9001.
4. Menerima PHK Dikti danmenerapkan Monevin PHK.
5. PT lain benchmarking tentangSistem Monevin PHK ke UB.
2005s.d.
2008
Penghargaan
Dirjen Dikti
sebagai PT
yang
menerapkan
SPMI Tahun
2008
1. PT lain benchmarkingtentang SPMI ke UB.
2. Membuka layanan umum(pelatihan SPMI, sertifikasi auditor internal, technical assistance dankonsultasi).
3. Berbagi penerapan ISO 9001 dalam SPMI.
2009s.d.
2012
1. PT lain benchmarking tentang SPMI ke UB.
2. Membuka layanan umum (pelatihan SPMI, sertifikasi auditor internal, technical assistance dan konsultasi).
3. Berbagi penerapan ISO 9001 dalam SPMI.
4. Memprakarsai pembentukan FPMPTI.
5. Menyelenggara-kan kegiatan CSR SPMI “UB Berbagi”.
6. PT lain benchmarking tentang sertifikasiinternasional.
2013 s.d
2018
7. Melaksanakan Pelayanan PublikP R O G R A M
A S U H
2 0 1 9
10
8. Melaksanakan program peningkatan reputasiUB Peduli – UB Berbagi
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
11
9. Menginisiasi Jejaring: FPMPTI
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
12
10. Melakukan Reformasi Birokrasi & Layanan dan Database Terintegrasi “Gapura”
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
13
Ragam dokumen kebijakan dan perencanaan
1. Visi, Misi, Tujuan, Strategi dan Sasaran
2. Rencana Pengembangan Jangka Panjang (RPJP)
3. Rencana Strategis (Renstra) atau Rencana Induk Pengembangan(RIP)
4. Evaluasi Renstra/RIP
5. Program Kerja (Proker) atau Rencana Operasional (Renop)
6. Organisasi SPMI
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
14
PP. No. 4 Tahun 2014
Pasal 5
(1) Dalam melaksanakan tanggung jawab di bidang perencanaan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 3 huruf b, Menteri memiliki tugas dan wewenang meliputi:
c. mengembangkan Pendidikan Tinggi berdasarkan kebijakan umum, sebagaimana
dimaksud pada huruf a dan huruf b yang terdiri atas:1. rencana pengembangan jangka panjang 25 (dua puluh lima) tahun;
2. rencana pengembangan jangka menengah atau rencana strategis 5 (lima)
tahun; dan3. rencana kerja tahunan,
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Ketentuan mengenai perencanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku
untuk:a. Kementerian Lain atau LPNK yang menyelenggarakan Pendidikan Tinggi;
b. Badan Penyelenggara; dan
c. Perguruan Tinggi.
Landasan HukumP R O G R A M
A S U H
2 0 1 9
15
1. Visi, Misi, Tujuan, Strategi dan Sasaran
Visi Perguruan Tinggi
Gambaran tentang masa depan PT yang diyakini akan terjadi menurut pandanganinternal dan eksternal stakeholder PT
Rumusan Visi Perguruan Tinggi
Rumusan visi PT harus menunjukkan kearah mana PT akan dibawa, dan sepertiapa PT tersebut bila telah sampai di tempat tujuan
Ciri-ciri Visi yang baik:
Understandable – jelas dan mudah
dimengerti
Desirable – jelas apa yang diharapkan
Feasible – realistic dan dapat dicapai
Guiding – memberi arah
Motivating – menumbuhkan motivasi
Flexible – menstimulasi inisiatif dan
penyesuaian pada perubahan
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
16
Teknik Perumusan Visi
Peran yang akan diambil oleh
PT
Atau
Wujud yang diinginkan atau
akan dibentuk oleh PT
Wilayah tantangan yang
terlihatSudut pandang PT
Jarak pandang PT Instrument: Analisis SWOT
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
17
Tujuan dan SasaranTujuan dan sasaran institusi disusunberdasarkan hasil identifikasi potensidan permasalahan yang akan dihadapipada langkah sebelumnya (dalam rangkamewujudkan visi dan melaksanakan misiPT)
Pernyataan TujuanHarus dilengkapi dengan sasaransebagai ukuran kinerjanya
Sasaran dilengkapi dengan target kinerjasehingga menjadi ukuran keberhasilandari pencapaian visi dan misi PT
Misi Perguruan Tinggi
Upaya-upaya PT sesuai fungsi dan tugasnya yang harus dilaksanakan untukmewujudkan visi PT
Rumusan Misi Perguruan Tinggi
Rumusan misi PT harus menyatakantindakan-tindakan yang harusdilakukan PT agar visi PT dapatdiwujudkan
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
18
Tujuan Sasaran
1. Harus sejalan dengan visi dan misi
institusi dan berlaku pada periode
jangka menengah
1. Harus merupakan ukuran pencapaian
dari tujuan institusi
2. Harus dapat menunjukkan suatu kondisi
yang ingin dicapai pada periode jangka
menengah
2. Mencerminkan berfungsinya outcomes
yang diharapkan dari semua program
dalam institusi
3. Harus dapat dicapai dengan kemampuan
yang dimiliki oleh institusi
3. Harus dirumuskan dengan jelas dan
terukur
4. Harus dapat mengarahkan rumusan
sasaran, strategi, dan kebijakan serta
program dan kegiatan dalam rangka
merealisasikan misi institusi
4. Harus dilengkapi dengan target kinerja
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
19
Tahap perkembangan kualitas pengelolaan PT
Regulation Driven Management
• Compliance & accountability to PT vision & mission
Effective & Efficient Management
• Measurable achievement
Quality Driven Management
• Adherence to professional norms
• Committed to continuous quality improvement
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
20
2. Rencana Pengembangan Jangka Panjang (RPJP)
- suatu perencanaan pembangunan dalam jangka panjang yang dilaksanakan oleh unsurpenyelenggaranya secara komprehensif untuk mencapai visi dan misi.
- untuk merencanakan pembangunan jangka panjang yang merumuskan kebijakan umumdan roadmap pengembangan lembaga ke depan dengan tema menata kelembagaan, sumber daya, dan pengembangan kapasitas PT (capacity building), melaksanakan reformasipendidikan tinggi (educational reform) dan mengembangkan mutu/unggulan Tri Dharma Perguruan Tinggi sampai mampu menghasilkan berbagai program unggulan (best practice).
- bersifat fleksibel untuk selalu dapat ditunjau (review) kembali dan diperbaharui (update) dan selanjutnya dijadikan arah serta dijabarkan kedalam Rencana Strategi (Renstra) yang dilaksanakan setiap 5 tahun. Agar arah dan tujuan RPJP dan Renstra dapat tercapai denganbaik, setiap tahunnya disusun anggaran operasional yang disebut Rencana Kerja (Renja). Seluruh perangkat kerja yang disusun tersebut diharapkan dapat menjadi pedoman yang jelas bagi penentu kebijakan dalam menyusun program kerja dan rencana operasionalkegiatan dalam usaha pembangunan dan pengembangan PT
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
21
3. Rencana Strategis (Renstra) atau RencanaInduk Pengembangan (RIP)
Strategi dan kebijakan disusun sebagai pendekatan untukmenyelesaikan permasalahan yang penting (to solve the core problem) dan mendesak untuk segera dilaksanakan dalam kurun waktutertentu (jangka menengah) serta memiliki dampak yang besarterhadap pencapaian sasaran institusi yang strategis
Rencana Strategis (Strategic Plan) adalah rencana langkah demi langkahyang setelah lengkap pada akhirnya akan membawa institusi mencapaitujuan akhir sesuai dengan tujuan yang tersirat dalampernyataanVisi dan Misi
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
22
Rencana Strategis• Merencanakan masa depan melalui penyusunan program,
penyiapan sumber daya, dan pengaturan agar tujuan di masa
depan tercapai
• Rencana langkah demi langkah yang akan membawa
institusi mencapai tujuan akhir sesuai dengan tujuan yang
tersirat dalam pernyataan Visi dan Misi.
– Fleksibel d a p a t menampung kemungkinan adanya hal-hal
yang tak terduga,
– Dinamis dapat berubah dalam kurun waktu tertentu sesuai
dengan kebutuhan dan tuntutan, dengan tanpa mengubah
tujuan akhir.
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
23
Pernyataan Misi/Mandat
Komponen Renstra
Dasar
•Tata Nilai
•Visi
•Tujuan Institusi
Komponen
Pendukung
•Rencana Implementasi
•Indikator Kinerja
Rencana
Strategis
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
24
Elemen Kunci Renstra• Misi/Mandat
– Apa yang harus dilakukan
– Utamanya tri-dharma + misi sosial
• Tata Nilai– Biasanya untuk tingkat institusi; sebagai guiding principles
– Sistem nilai yang diyakini yang menjadi acuan dalam berorganisasi
• Visi– Arah pengembangan (time bound)
• Tujuan Strategis– Apa yang harus dicapai
• Strategi & Kebijakan– Bagaimana mencapai tujuan
• Indikator kinerja– Fungsi dari program dan sumberdaya
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
25
Proses untuk Mengembangkan, Mengimplementasikan dan
Mereview Proses Perencanaan
Siklus Perencanaan dimulai:
• Review Misi/Visi
• Environmental scan
• SWOT dan GAPAnalysis
• Menetapkan Tujuan
• Menetapkan rencana Implementasi
Proses Review Tahunan
Akhir Review Perencanaan:
• Pencapaian Tujuan
• Keberhasilan tambahan
• Tujuan yang tetap dapat diterapkan
Pra-Perencanaan untuk Rencana baru:
• Mengembangkan temuan awal
• Mengevaluasi kesuksesan proses
• Review Satuan Tugas Perencanaan
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
26
Kunci Sukses Penyusunan Rencana Strategis
• Satuan Tugas Penyusun Renstra
– Kemampuan analisis, pengalaman manajemen PT
dan visioner
• Kelengkapan Data dan Informasi
• Persiapan
– Rencana kerja, jadwal, target
• Proses Perencanaan yang terstruktur
– Evaluasi diri
• Waktu dan Finansial
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
27
Kriteria Penentuan Target Kinerja
1. Specific – sifat dan tingkat kinerja dapat diidentifikasi dengan jelas
2. Measurable – target kinerja dinyatakan dengan jelas dan terukur
3. Achievable – target kinerja dapat dicapai terkait dengan
kapasitas dan sumber daya yang dimiliki
4. Relevant – mencerminkan keterkaitan (relevansi) antara target
outcome dalam rangka mencapai target impact yang ditetapkan
5. Time bond – mengandung unsur waktu/periode pencapaian
kinerja
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
28
Analisis Situasi: Pemetaan Posisi PT
Situasi Sekarang
Laporan Evaluasi Diri
Matrik Strategi Berbasis SWOT
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
29
Perumusan Rencana Kerja dan Target Kuantitatif
Merumuskanrencana kerja
Menetapkanbaseline
kuantitatif
Menetapkanindikatorkinerja
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
30
TahapPenyusunanRencanaStrategis
Langkah-langkah:
1. Identifikasi kondisi umum, analisis potensi danpermasalahan
2. Penyusunan Visi dan Misi
3. Penyusunan Tujuan dan Sasaran Strategis
4. Penyusunan Program dan Kegiatan
5. Penyusunan Target dan Pendanaan
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
31
TahapPenyusunanRencanaStrategis
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
32
4. Evaluasi Renstra/RIP
Tujuan
1. Mengevaluasi apakah kebijakan dan program yang dilakukan PT (akademik maupun non akademik) masih dapat dilaksanakan atauperlu diperbaiki
2. Menilai kualitas kepemimpinan dan manajemen sertakapasitas PT untuk memperbaiki diri
3. Merancang rencana perbaikan yang nyata dan spesifik (identifikasiprogram atau kebijakan mana yang memerlukan perbaikan)
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
33
Fokus Evaluasi Diri: Managing PDCA
Planning
Management by
Bureau of Planning
Academic
Human Resources
Finance
Revenue Generation
Asset
Procurement
Security
IT
Management
Monitoring &
Evaluation
Management by
SPI dan SPMI
Peran
Penjaminan
Mutu
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
34
Kriteria Laporan Evaluasi Diri
1. Sesuai konteks institusi – kontekstual, tidak mengada-ada, bukan hasil plagiasi
dari institusi lain, berbasis data institusi
2. Menjamin akuntabilitas – sifat data adalah riil dan dapat dipertanggungjawabkan
3. Menjamin keberlanjutan – ditujukan untuk mengurangi kelemahan institusi,
menjawab tantangan, untuk meningkatkan daya saing dan keberlanjutan institusi
4. Menjamin transparansi – bersifat transparan dan disampaikan kepada
stakeholder yang berkepentingan
5. Memitigasi potensi risiko – mengandung upaya mengidentifikasi dan mengurangi
risiko institusi
6. Menggambarkan komitmen pimpinan – uraiannya secara implisit
menunjukkan keinginan dan komitmen pimpinan untuk melaksanakan continuous
improvement
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
35
5. Program Kerja (Proker) atau Rencana Operasional (Renop)
1. Program kerja merupakan penterjemahan Renstra, tetapi memilikijangka waktu satu tahun (sesuai dengan tahun anggaran)
2. Berisi program pengembangan yang konsisten dengan hasil analisisSWOT
3. Memiliki ukuran target kinerja kuantitatif yang berbasis outcome
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
36
6. Organisasi SPMI
1. Pusat Jaminan Mutu di PT
2. Gugus jaminan Mutu di fakultas
3. Unit jaminan Mutu PS
4. Audit Internal Mutu Akademik yang dilaksanakan minimal 1 tahunsekali
P R O G R A M A S U H
2 0 1 9
37