LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
HUMAS CULTURES DAY 2013
S A – I P S E 2 0 1 3 CULTURES DAY 2013
INTERNATIONAL PROGRAM ON SCIENCE EDUCATION FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE EDUCATION
INDONESIA UNIVERSITY OF EDUCATION
RELIGION DEPARTMENT OF SA–IPSE 2013
INTERNATIONAL PROGRAM ON SCIENCE EDUCATION FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE EDUCATION
INDONESIA UNIVERSITY OF EDUCATION
SA-IPSE
2 0 1 3
BAND2012
Laporan Pertanggungjawaban Divisi Humas
A. Ranah Kerja
Bertanggung jawab terhadap segala yang berhubungan dengan fundrising jalur
sponsorship.
Bertanggungjawab terhadap LPJ dan kepuasan sponsor.
Bekerja sama dengan sekretaris dan ketua pelaksana dalam pembuatan
proposal.
Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan seluruh divisi.
Membantu tugas divisi lain jika diperlukan.
Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana.
Mengurus segala perizinan acara, penggunaan ruangan, spanduk, serta
perlengkapan lain.
Mengurus penyerahan dan follow up proposal dana ke Rektorat.
Mengurus dan menyampaikan surat pendelegasian dari tiap jurusan dan
perwakilan dosen.
Menyampaikan surat undangan ke pihak-pihak yang perlu diundang.
Menyampaikan surat kesediaan narasumber dan pengisi acara
B. Anggota
Divisi yang dikoordinasi oleh Citra Amalia ini beranggotakan:
Nenden Permas Hikmatunisa
Hanifah Mulyani
Dinda Delima Anindi
Dimana anggota dan koordinator tersebut terbagi lagi atas sub-divisi seperti tertera
berikut ini:
1. Internal, berhubungan dengan perihal perizinan, permohonan dana ke Rektorat,
undangan kepada performel dalam MIPA dan luar MIPA, dan pendekatan dengan
UKM dan HIMA yang akan diajak bekerja sama.
Staff yang terlibat : Nenden Permas Hikmatunisa, Hanifah Mulyani, Dinda Delima
Anindi
2. External, berhubungan dengan perihal kerjasama dengan sponsorship, marketting,
dan urusan-urusan lain yang bersifat ke luar kampus.
Staff yang terlibat : Citra Amalia
C. Realisasi dan evaluasi
Bidang Garapan Realisasi Hambatan
Bertanggung jawab terhadap
segala yang berhubungan dengan
fundrising jalur sponsorship.
Acara Culture’s Day telah
berhasil bekerja sama
dengan beberapa sponsor.
Waktu yang terbatas dan jumlah
personil yang minim menjadi
hambatan terbesar dalam hal
fundrising dan sponsorship.
Bertanggungjawab terhadap LPJ
dan kepuasan sponsor.
LPJ dan laporan secara
komunikatif kepada pihak
sponsor telah terlaksana
dengan baik
Koordinator kurang fokus dalam
pengerjaan LPJ.
Bekerja sama dengan sekretaris
dan ketua pelaksana dalam
pembuatan proposal.
LPJ dan laporan pada pihak
sponsor telah terealisasi
dengan baik
Kurangnya koordinasi dengan
sekertaris dan waktu yang
terbatas.
Berkoordinasi dengan ketua
pelaksana dan seluruh divisi.
Bidang garapan dapat
terealisasi dengan baik,
terutama dengan divisi yang
berkaitan dengan stand yaitu
divisi konsumsi.
Kurangnya rapat besar kurangnya
koordinasi menjadi hambatan
dalam realisasi bidang garapan
Membantu tugas divisi lain jika
diperlukan.
Divisi humas hanya mampu
membantu pada saat hari H
kegiatan.
Kurangnya personil mengakibatkan
bidang garapan kurang terealisasi
dengan baik.
Bertanggung jawab kepada Ketua
Pelaksana.
Bidang garapan dapat
terealisasi dengan baik.
Tidak fokusnya koordinator dan
kurangnya koordinasi menjadi
hambatan terbesar dalam
merealisasikan bidang garapan.
Mengurus segala perizinan acara,
penggunaan ruangan, spanduk,
serta perlengkapan lain.
Seluruh perizinan acara
dapat terlaksana dengan
baik.
Terhambatnya perizinan spanduk
karena terlalu fokus pada hal lain.
Mengurus penyerahan dan follow
up proposal dana ke Fakultas dan
Rektorat.
Rektorat bersedia bekerja
sama, begitu juga dengan
beberapa sponsor.
FPMIPA dan Rektorat:
Proses administratif yang lama
cukup menghambat proses
pencarian dana.
Sponsor:
Minimnya waktu dan kurangnya
personil membuat proses
pendekatan dan dealing dengan
sponsor menjadi terhambat.
Mengurus dan menyampaikan
surat pendelegasian dari tiap
jurusan dan perwakilan dosen
Tiap jurusan mengirimkan
delegasi kecuali beberapa
jurusan yang berkendala
dalam menghubungi
mahasiswanya.
Terhambatnya pengiriman
delegasi dikarenakan kesulitan
menemui ketua himpunan
ataupun perwakilannya untuk
lembar pengesahan.
Menyampaikan surat undangan
ke pihak-pihak yang perlu
diundang.
Surat dapat dikirimkan
dengan lancar
Waktu pengiriman surat yang
sudah mendekati hari H juga
menjadi salah satu kendala dalam
hal penyampaian undangan
Menyampaikan surat kesediaan
narasumber dan pengisi acara
Bidang garapan dapat
terealisasi dengan baik
dengan bantuan dari divisi
Minimnya personil dan
ketidakcocokkan waktu kegiatan
dengan narasumber menjadi salah
acara satu hambatan dalam realisasi
bidang garapan
Sponsor Kegiatan
Universitas Pendidikan Indonesia
FPMIPA UPI
Program studi International Program on Science Education
Student Association International Program on Science Education
IFI
DEUTSCH CLUB
Eska Radio
EEP Language Center
Info bdg
Realisasi Sponsor
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
1. Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak Fakultas dan
Rektorat
2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada pihak Fakultas dan Rektorat
Pelaksanaan
1. Kedua belah pihak menandatangani bukti pemberian donasi oleh Fakultas
dan Rektorat. Dalam hal ini, ketua pelaksana dan jajaran anggota divisi
acara sangat membantu pencairan dana.
2. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo UPI pada setiap media
promosi
Hambatan
1. Lamanya administrasi perizinan dari pihak Fakultas dan Rektorat karena
satu dan lain hal.
2. Lamanya negosiasi karena menunggu waktu kosongnya jam kuliah
FPMIPA UPI
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
1. Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada dekan FPMIPA UPI
2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada dekan FPMIPA UPI
Pelaksanaan
1. Pertanggungjawaban
2. Melakukan perundingan dan negosiasi dengan dekan FPMIPA.
3. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo FPMIPA UPI pada setiap
media promosi
4. Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa
file photo dan laporan pertanggung jawaban
Hambatan
1. Penentuan hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan karena sempat
mengalami pemunduran tanggal.
2. Penggunaan auditorium oleh pihak lain pada hari gladi resik.
3. Perizinan kegiatan yang memakan waktu dan kurang sistematis.
SA-IPSE
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
1. Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada Chief of Executive Board
2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada Chief of Executive Board
Pelaksanaan
1. Pertanggungjawaban
2. Melakukan perundingan dan negosiasi dengan Chief of Executive Board
3. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo SA-IPSE pada setiap
media promosi
4. Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa
file photo dan laporan pertanggung jawaban
Hambatan
1. Penentuan hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan karena berdekatan
dengan acara divisi organisasi
2. Kurangnya personil yang ada membuat sebagian panitia melakukan double
job.
EEP Language Center Training
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor
Surat MoU yang berisikan kesepakatan kedua belah pihak
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013
kepada pihak EEP Language Center Training
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang telah
disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang bersangkutan.
Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin kerjasama atas nama
panitia Culture’s Day selaku pihak pertama dan EEP Language Center
Training selaku pihak kedua.
Melaksanakan hal-hal yang tercantum dalam poin kerjasama dan MoU.
Pertanggungjawaban
Melakukan perundingan dan negosiasi dengan pihak EEP Language Center
Training.
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan iklan EEP Language Center
Training
Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa
file photo
Bertanggung jawab memberikan hasil seluruh media promosi di acara
culture’s day yang terkait dengan nama sponsor yaitu EEP Language Center
Training berupa soft file foto.
Kerja sama dengan pihak EEP Language Center Training dengan
memberikan voucher dengan nominal Rp. 100.000,- sebanyak 200 buah
yang akan dibagikan secara gratis kepada 150 pembeli tiket dan penonton
yang hadir.
Hambatan
Waktu yang minim untuk melakukan negosiasi.
The Center
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Survey tempat The Center
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak The Center
Melakukan Kooordinasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Poin kerjasama dibantu oleh divisi acara secara koordinasi langsung
dengan pihak The Center
The center mengirimkan delegasi untuk ikut berpartisispasi dalam acara
Cultures Day
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo The Center
Hambatan
Minimnya waktu persiapan dan sulitnya bertemu antara kedua belah pihak
karena waktu perjanjian yang kurang pas.
Telkomsel
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013
kepada pihak Telkomsel
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang
telah disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang
bersangkutan. Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin
kerjasama atas nama panitia Culture’s Day selaku pihak pertama dan pihak
telkomsel.
Telkomsel berpartisipasi dalam mendirikan stand seharga Rp 200.000,-
Menandatangani poin kerjasama diatas materai
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo telkomsel
Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak
AIESEC
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013
kepada pihak Eska Radio
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
AIESEC berkerja sama dalam hal MC dan mengirimkan delegasi mahasiswa
asing untuk berpartissiapsi dalam acara, yaitu berasal dari negara India dan
Malayasia
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo AIESEC
Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak
Eska Radio
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor
Surat MoU dan materai 6000 yang berisikan kesepakatan kedua belah
pihak
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013
kepada pihak Eska Radio
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang
telah disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang
bersangkutan. Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin
kerjasama atas nama panitia Culture’s Day selaku pihak pertama dan pihak
eska Radio selaku pihak kedua, diatas materai 6000.
Menandatangani poin kerjasama diatas materai
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo eska radio
Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak
DEUTSCH CLUB BANDUNG
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak Deutsch Club
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Deutsch club bandung
Deutsch club bersedia berpartisipasi dan mendirikan stand.
Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak.
Dokter (Advertising)
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak Dokter
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Dokter bandung
Hambatan
Koordinasi yang tidak fokus.
The Ink Advertising
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak the Ink
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Dokter bandung
Hambatan
Waktu yang minim untuk mengajukan proposal
Mizan
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak mizan
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo mizan
Bertanggung jawab menjual buku-buku mizan dan menyediakan stand.
Hambatan
Waktu yang minim untuk mengajukan proposal, kurangnya tenaga kerja.
Isola pos.com
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak isolapos.com
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo isolapos.com
Bertanggung jawab memfasilitasi ketika melakukan liputan acara.
Hambatan
-
Info UPI
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak info UPI melalui
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Info UPI.
Hambatan
Kurangnya koordinasi dan tenaga kerja untuk memfollow up.
Info Bdg
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak info bdg
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo info bdg
Info bdg mempromosikan acara CULTURES DAY 2013
Hambatan
Waktu yang minim untuk mengajukan proposal.
IFI (Institut Francais Indonesia)
Persiapan
Hal – hal yang perlu disiapkan :
Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak IFI
Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan
Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013 kepada
pihak IFI
Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak
Pelaksanaan
Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo IFI
IFI bersedia berpartisipasi dalam bentuk talkshow dan mendirikan stand
Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak
Bentuk Publikasi Sponsor
Bentuk publikasi yang dipasang pada ticket, poster elektronik (facebook), twitter dan jejaring
sosial lainnya.
D. Saran
Koordinasi dari setiap divisi dengan humas harus berjalan dengan lebih baik lagi
Persiapan izin kegiatan untuk internal harus di siapkan jauh-jauh hari
Proposal harus sudah jadi minimal 2 bulan untuk melakukan proses perizinan.
Penambahan personil untuk HUMAS CULTURES DAY selanjutnya
Proposal harus di print lebih banyak saat pertama kali untuk melengkapi
administrasi seperti lembar pengesahan.