ITFIP “INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR
ANGIE KATHERINE CRIALES MENDOZA ADRIANA ROCIO CULMA JIMENEZ
PEDRO ALEJANDRO ORTEGON HERNANDEZ
“ITFIP” INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
GESTION EMPRESARIAL VI-B GESTION POR COMPETENCIAS
EL ESPINAL –TOLIMA 2013
INTRODUCCION
La Institución de Educación Superior “ITFIP” tiene como finalidad de capacitar a
los futuros líderes de la región para que sean competitivos dentro del campo
laboral, teniendo como fundamento los valores y principios institucionales que
garantizan la calidad de los estudiantes en todos sus ámbitos (sociales,
personales y profesionales, proporcionando los recursos necesarios para el
aprendizaje que, es de suma importancia y finalmente enviando a los próximos
profesionales para que con sus ideas den grandes aportes para la sociedad
colombiana, ideas innovadoras, que impulsen el desarrollo y crecimiento laboral y
económico pero, lo más importante, es que sean generadores de calidad, brindar
posibilidades de recuperación de valores y moral y satisfaciendo al cliente en sus
necesidades.
Este informe explicara el funcionamiento de la dependencia de Registro y control
académico como vigilante de los procesos académicos del personal de la
institución, velando siempre por la seguridad y custodia de los documentos
vigilados por esta dependencia mediante fichas de estandarización y manual de
funciones.
MISIÓN
El ITFIP, como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser
humano por competencias a través de programas académicos y servicios para
generar, transformar, aplicar y difundir conocimientos y tecnologías en la solución
a necesidades del entorno regional y nacional.
VISION
Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad,
responsabilidad social y ambiental, mediante programas académicos acreditados
de alta calidad, dándole oportunidad a la sociedad que genere un proyecto de
vida que transforme su entorno y contribuya al desarrollo regional y nacional en un
contexto internacional.
ORGANIGRAMA
METODOLOGIA DE CONTRATACION
Son contratados de forma directa (en la misma institución) por el área de recursos
humanos mediante resolución.
- Se contratan dependiendo de:
1. Horas Catedra.
2. De medio tiempo
3. De tiempo completo.
4. Ocasionales
5. Provisionales
Los de cátedra se contrata mediante resolución por cada semestre (Decreto 1036
de 2013) y se tiene en cuenta el título que posea el docente.
Los funcionarios del SENA se contrata mediante la Ley 909 del 23 de septiembre
de 2004 “Ley de carrera administrativa”
TIPOS DE CONTRATACION
Se efectúa por medio de concurso público
- Libre: por nombramiento en la planta del personal docente, este
nombramiento lo puede dar los decanos, asesores y los vicerrectores; se
clasifican asi:
1. De carrera
2. En periodo de prueba: se realiza seguimiento del trabajo, durante los 4
primeros meses después de su ingreso.
- Vinculación especial:
1. De catedra.
2. Ocasional: contratados durante 1 año.
- En provisionalidad: para suplir ausencias temporales de docentes.
CARRERA EMPRESARIAL
Se brinda capacitaciones a todos los colaboradores para que se actualicen en sus
conocimientos dependiendo del área que desempeñen.
También se dan oportunidades para que los trabajadores asciendan de cargos y
mejorar su calidad de vida.
Ayudan a que los empleados se superen y se sigan capacitando en carreras
profesionales: la institución colabora con tiempo mas no con algún tipo de ayuda
financiera.
CRONOGRAMA
DE
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DURACION (EN NUMERO DE SESIONES)
RESPONSABLES PRODUCTO
1. Elaboración del propósito clave y las funciones claves
3 Sesiones (Media Jornada) (22 de octubre de 2013) (Intensidad 4 horas Diaria)
GRUPO DIRECTIVO DE LA ORGANIZACIÓN (VICERRECTORIA ACADEMICA)
PRIMERA PARTE DEL MAPA DE FUNCIONES
2. Elaboración de las funciones principales y funciones individuales
15 Sesiones (Media Jornada) (22 de octubre de 2013) (Intensidad 3 horas Diaria)
PANEL DE EXPERTO (AREA ACADEMICA)
MAPA DE FUNCIONES TERMINADO
3. Conformar unidades de competencias por cargos.
2 Sesiones (Media Jornada) (22 de octubre de 2013) (Intensidad 2 horas Díarias)
PANEL DE EXPERTO (AREA ACADEMICA)
UNIDADES DE COMPETENCIAS POR CARGOS
4. Elaboración y organización del manual de funciones.
3 Sesiones (Media Jornada) (22 de octubre de 2013) (Intensidad 4 horas Diaria)
GRUPO DIRECTIVO DE LA ORGANIZACIÓN (VICERRECTORIA ACADEMICA)
MANUAL DE FUNCIONES
MODELO DE ACTA DE REUNION
TITULO: Aquí se estipula el número de acta y el tema que se va a tratar.
FECHA: aquí se estipula la fecha y la hora de la reunión.
ASISTENTES:
Nombre completo y cargos de los participantes
ORDEN DEL DIA
Los puntos que se van a tratar en la reunión
DESARROLLO DEL TEMA
Aquí se estipula lo que se realizó en cada punto del orden
OBSERVACIONES: Aquí se estipula lo ocurrido en la reunión y la fecha de la próxima reunión.
COMPROMISOS
Aquí se estipula los acuerdos a los que se llegaron y lo que será
tratara en la próxima reunión
FIRMAS
Aquí firman por orden jerárquico las personas que asistieron a la
reunión
p
BRINDAR A LA COMUNIDAD
EDUCATIVA DEL ITFIP UN
MODERNO, CONFIABLE Y
EFICIENTE SERVICIO DE
INFORMACION ACADEMICA,
EJERCIENDO LOS
CONTROLES ADECUADAS.
PREPARAR LA
INFORMACION DE
REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADA
POR EL MEN
ACTUALIZAR LAS
REFORMAS ACADEMICAS
QUE EL CONSEJO
DIRECTIVO APRUEBE
GARANTIZAR LA
CUSTODIA DE LA
INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA
PREPARAR Y DIRIGIR LOS
PROCESOS DE
MATRICULAS ACADEMICA
PREPARAR LA INFORMACION
ESTADISTICA RELACIONADA
EN LA OFICINA
MANTENER ACTUALIZADA
LOS REGISTROS DE
CALIFICACIONES
PRODUCIR LOS REQUISITOS
DE MATRICULADOS CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y
DOCENTES
EXPEDIR LOS CERTIFICADOS
DE CALIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
HACER COPIAS DE
SEGURIDAD DE LOS
ARCHIVOS
TÍTULO DE LA NCL PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA
PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA ACADEMICA.
PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA
RELACIONADA EN LA OFICINA.
TÍTULO DE LA NORMA PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA ACADEMICA.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
A. Obtienen los calendarios académicos.
B. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.
C. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula.
D. Programa y finaliza los procesos de matrícula
académica y financiera del personal estudiantil.
1. Manejo idóneo de la tecnología institucional.
2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la
ejecución de las matrículas.
3. Proceso de salvaguardo de información de matriculas
académicas.
4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso
de matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
5. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.
DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de registro de matrículas
académicas.
CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos digitales que evidencien la realización
satisfactoria del proceso de la matrícula.
TÍTULO DE LA NORMA PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA RELACIONADA
EN LA OFICINA.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
A. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico.
B. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior.
C. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio.
1. Manejo a cabalidad del software institucional.
2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana,
moda, medidas de tendencia central, medidas de dispersión).
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.
DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso realización y tabulación de
la información estadísticas de los estudiantes por programas
académicos teniendo en cuenta los conocimientos de
comprensiones esenciales.
CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos
estadísticos a las respectivas vicerrectorías.
TÍTULO DE LA NCL ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL
CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA
MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE CALIFICACIONES.
PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.
TÍTULO DE LA NORMA ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL
CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE CALIFICACIONES.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
A. Se establece el calendario académico para la actualización de calificaciones por bimestres.
B. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el ingreso de las calificaciones.
C. Se permite la activación permanente de la plataforma
anterior a la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes).
1. Manejo del software institucional con amplio conocimiento.
2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.
DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
plataforma RYCA al personal que esté autorizado.
CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que
consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones del
alumnado con éxito.
TÍTULO DE LA NORMA ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL
CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
A. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes.
B. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación.
C. Publican el listado a los decanos y docentes para su
óptimo cumplimento.
1. Manejo del software y hardware.
2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.
DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
informática y de la organización jerárquica del transcurso de la
matrícula académica para llevarse a cabo.
CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. documento físico y digital de los requisitos de matrícula con
destino a los decanos de las facultades y los docentes.
TÍTULO DE LA NCL GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA
HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS ARCHIVOS.
EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y
CONSTANCIAS.
TÍTULO DE LA NORMA GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS ARCHIVOS.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
A. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc.
B. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.
C. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo.
D. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido.
1. Manejo del software y hardware.
2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de
documentos digitales y físicos.
4. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.
DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
informática y de documentación y archivo.
CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la
Oficina de Registro y Control Académico.
TÍTULO DE LA NORMA GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA
TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y CONSTANCIAS.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
A. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y constancias a la persona que los requiera.
B. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.
C. Son entregados al interesado, tanto la original como copia
de los mismos.
1. Manejo del software y hardware.
2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.
DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
informática y de Normas ICONTEC.
CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la
Oficina de Registro y Control Académico.
MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION
Denominación del Empleo: Secretario de Admisiones, Registro y Control Académico. Estudio o nivel académico: Nivel técnico en Sistemas y Atención al cliente. Dependencia: Docencia Vicerrectoría Académica. Cargo del Jefe inmediato:Vicerrector Académico.
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Brindar a la comunidad educativa del ITFIP un moderno, confiable y eficiente servicio de información académica, ejerciendo los controles adecuado para un correcto funcionamiento.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Preparar la información de Registro y Control Académico solicitado por el MEN.
1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. 1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina.
2. Actualizar las reformas académicas que el Consejo Directivo
apruebe.
2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones. 2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los decanos y
docentes.
3. Garantizar la custodia de la información que reposa en la oficina.
3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos. 3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. 1.1.1. Obtienen los calendarios académicos. 1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario. 1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada
programa académico según su matrícula. 1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera
del personal estudiantil.
1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina.
1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico.
1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior.
1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio.
2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones.
2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de
calificaciones por bimestres. 2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el
ingreso de las calificaciones. 2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la
vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes).
2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los
decanos y docentes.
2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes.
2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación.
2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo cumplimento.
3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos.
3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control
Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc.
3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.
3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo.
3.1.4. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido.
3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias.
3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y
constancias a la persona que los requiera. 3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y
física. 3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los
mismos.
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1.1.1. Obtienen los calendarios académicos.
1.1.1.1. Manejo idóneo de la tecnología institucional. 1.1.1.2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas. 1.1.1.3. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. 1.1.1.4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.
1.1.2.1. Manejo idóneo de la tecnología institucional. 1.1.2.2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas. 1.1.2.3. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. 1.1.2.4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula.
1.1.3.1. Manejo idóneo de la tecnología institucional. 1.1.3.2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas. 1.1.3.3. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. 1.1.3.4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera del personal estudiantil.
1.1.4.1. Manejo idóneo de la tecnología institucional. 1.1.4.2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas. 1.1.4.3. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. 1.1.4.4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico.
1.2.1.1. Manejo a cabalidad del software institucional. 1.2.1.2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,
medidas de tendencia central, medidas de dispersión).
1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior.
1.2.2.1. Manejo a cabalidad del software institucional. 1.2.2.2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,
medidas de tendencia central, medidas de dispersión).
1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio.
1.2.3.1. Manejo a cabalidad del software institucional. 1.2.3.2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,
medidas de tendencia central, medidas de dispersión).
2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de calificaciones por bimestres.
2.1.1.1. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. 2.1.1.2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.
2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el ingreso de las calificaciones.
2.1.2.1. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. 2.1.2.2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.
2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes).
2.1.3.1. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. 2.1.3.2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.
2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes.
2.2.1.1. Manejo del software y hardware.
2.2.1.2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas realizadas por el Consejo Directivo.
2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por
medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación.
2.2.2.1. Manejo del software y hardware. 2.2.2.2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.
2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo cumplimento.
2.2.3.1. Manejo del software y hardware. 2.2.3.2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.
3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc.
3.1.1.1. Manejo del software y hardware. 3.1.1.2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. 3.1.1.3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
de documentos digitales y físicos.
3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.
3.1.2.1. Manejo del software y hardware. 3.1.2.2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. 3.1.2.3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
de documentos digitales y físicos.
3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo.
3.1.3.1. Manejo del software y hardware. 3.1.3.2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. 3.1.3.3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
de documentos digitales y físicos.
3.1.4. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido.
3.1.4.1. Manejo del software y hardware. 3.1.4.2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. 3.1.4.3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
dedocumentos digitales y físicos.
3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y constancias a la persona que los requiera.
3.2.1.1. Manejo del software y hardware. 3.2.1.2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital
y física.
3.2.2.1. Manejo del software y hardware. 3.2.2.2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los
mismos.
3.2.3.1. Manejo del software y hardware. 3.2.3.2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS
Manejo a cabalidad del software institucional. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas
de tendencia central, medidas de dispersión). Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y
cierre del mismo. Manejo del software y hardware. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas
realizadas por el Consejo Directivo. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos
digitales y físicos. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. DESEMPEÑO
Observaciones directas del proceso de registro de matrículas académicas. CONOCIMIENTO
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO
Documentos digitales que evidencien la realización satisfactoria del proceso de la matrícula.
1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina.
DESEMPEÑO
Observaciones directas del proceso realización y tabulación de la información estadísticas de los estudiantes por programas académicos teniendo en cuenta los conocimientos de comprensiones esenciales.
CONOCIMIENTO
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO
Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos estadísticos a las respectivas vicerrectorías.
2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones. DESEMPEÑO
Observaciones directas del proceso de manejo de la plataforma RYCA al personal que esté autorizado.
CONOCIMIENTO
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO
Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones del alumnado con éxito.
2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los
decanos y docentes.
DESEMPEÑO
Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de la organización jerárquica del transcurso de la matrícula académica para llevarse a cabo.
CONOCIMIENTO
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO
Documento físico y digital de los requisitos de matrícula con destino a los decanos de las facultades y los docentes.
3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos.
DESEMPEÑO
Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de documentación y archivo.
CONOCIMIENTO
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO
Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico.
3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias.
DESEMPEÑO
Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de Normas ICONTEC.
CONOCIMIENTO
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO
Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico.
RANGO O APLICACIÓN
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las
herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de
Registro y Control Académico.
REFERENCIAS
www.itfip.edu.co
PATRICIA GUZMAN
JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO
CONCLUSIONES
Cada empresa tiene tiene su estructuración y su forma de llevar a cabo con
sus objetivos cumpliendo con los estándares estipulados en la ley o en la
misma organización.
El talento humano con sus contribuciones individuales pueden dar un
aporte de gran importancia en el logro de los objetivos de la organización.
Los manuales de funciones son muy importantes para la organización, ya
que en estos se demuestra las capacidades y conocimientos adquiridos y
que son desarrollados en las áreas.