Integración de proyectos de mejora
Febrero, 2012Subsecretaría de la Función Pública
Objetivos del módulo
En este módulo, los participantes:
Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de
Mejora de la Gestión.
Aprenderán a identificar los elementos necesarios para integrar un proyecto de mejora.
Aplicarán el conocimiento adquirido para delinear proyectos de mejora factibles de
instrumentar en sus instituciones.
Dinámica
Sesión teórico - práctica
15 minutos de exposición.
120 minutos de trabajo en equipo.
Implementación del PMG
Racionaliza-
ción de
Estructuras
Mejora
Regulatoria
Interna
Procesos
Eficientes
Atención
Ciudadana
Gobierno
Digital
Trámites y
servicios
de calidad
Sistemas
PMG
Sistemas PMG
Calidad
Efectividad
Costos
Objetivos PMG
Proyectos de Mejora
(PIMG)
Institucionales(individuales)
Inter-institucionales(varias instituciones)
Indicadores
PMG
Indicadores de proyectos
Cate
gorí
as
de p
royecto
Integración de proyectos de
mejora
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7
Identificar acciones de
mejora
Definir propuestas
de proyectos de mejora
Definir el impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar laspropuestas
de proyectos de mejora
7 pasos
Metodología para Integrar Proyectos de Mejora
Paso 1. Identificar acciones de
mejora
1. Cuestionario para identificar acciones de mejora.
Integra preguntas de análisis, agrupadas en siete categorías:
1. Trámites y servicios
2. Normatividad
3. Quejas y denuncias
4. Proyectos transversales
5. Procesos
6. Proyectos de mejora en marcha
• Como resultado de su aplicación, la
institución podrá identificar temática
sobre la cual desarrollará proyectos
de mejora.
Paso 2. Definir un proyecto de
mejora
La definición de un proyecto de mejora incluye la siguiente información:
El nombre de la institución.
El nombre del proyecto de mejora
Las fechas de inicio y fin
El objetivo del proyecto
La descripción del proyecto
Los beneficios que se pretenden obtener
El alcance del proyecto
Los participantes (patrocinador, responsable, integrantes del equipo de trabajo).
Los indicadores de proyecto asociados a los objetivos del PMG.
La categoría de proyecto
El costo de inversión estimado.
Paso 3. Definir el impacto del
proyecto de mejora
Para identificar el impacto del proyecto, se aplica el Cuestionario para definir el
impacto del proyecto de mejora:
Conformado por preguntas (cada una corresponde a un indicador de proyecto)
Una pregunta contestada afirmativamente significa que el indicador aplica al proyecto.
La suma de respuestas afirmativas define el impacto del proyecto
Paso 4. Seleccionar la categoría
del proyecto de mejora
En el PMG se establecen 10
categorías de proyecto de mejora
A mayor categoría, mayor será el
nivel de esfuerzo requerido para
ejecutar el proyecto.
Cada categoría tiene asociadas las
actividades a realizar.
Además de las actividades propias,
cada categoría integra las de las
categorías anteriores que le
apliquen.
…Paso 4. Seleccionar la
categoría del proyecto de mejora
1. Análisis de situación
2. Regulación base cero en normas
3. Regulación base cero en trámites y servicios
4. Mejora de procesos, trámites y servicios
5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares
6. Uso de herramientas TIC
7. Atención ciudadana integral en una oficina
8. Procesos y trámites 100% en línea
9. Reingeniería
10. Proyectos transversales
Paso 4. Definir la facilidad de ejecución
Tabla para seleccionar la categoría de proyecto de mejora según su
facilidad de ejecución
Categoría de proyecto
según su facilidad de
ejecución
Descripción
1. Análisis de situación
Son proyectos que implican el diagnóstico de diferentes áreas de una institución, incluyendo procesos, trámites y servicios, marco normativo interno, tecnologías de información y comunicaciones, entre otras, con
el objetivo de identificar problemáticas institucionales, definir líneas
base y metas.
2. Regulación base cero
en normas
Son proyectos que implican la disminución y mejora del marco
normativo interno de una institución, previo análisis y modificación normativa. Las normas deben suprimirse de los inventarios y portales
institucionales.
3. Regulación base cero en trámites y servicios
Son proyectos que implican la eliminación o fusión trámites y servicios de una institución, previo análisis y modificación normativa, asegurando su baja de inventarios y portales institucionales (Inventario de la SFP, Registro Federal de Trámites y Servicios de la COFEMER, Portal de Obligaciones de Transparencia, portal de la propia institución).
Paso 5. Estimar el costo del
proyecto de mejora
La estimación del costo del proyecto de mejora, se plasma en el Formato para
estimar el costo de inversión del proyecto de mejora
Paso 5. Estimar el costo
Formato para estimar el costo de inversión del proyecto de mejora
Nombre (s) de la (s) institución (es): Secretaría de la Función Pública
Nombre del proyecto de mejora: Sistema Inteligente de Obra Pública
Cantidad
Concepto
Descripción Costo
unitario Costo
estimado
1
3000 Servicios generales
Servicios de informática. Implementación de sistema informático para explotación de información de obra pública
$10,000,000 $10,000,000
1 5000 Bienes Muebles e inmuebles
Bienes informáticos. Servidor de aplicaciones.
$60,000 $60,000
10 5000 Bienes Muebles e inmuebles
Bienes informáticos. Equipo de cómputo para la operación del sistema
$20,000 $200,000
Costo total estimado de inversión: $10,260,000
Paso 5. Definir el nivel de costo
del proyecto de mejora
Con base al costo estimado del proyecto, se define el nivel de costo asociado al
proyecto, con base en la siguiente clasificación:
Nivel de costo del
proyecto de mejora
Rango de costo del proyecto
Mayor o igual a Menor que
Nivel 1 0 1 millón de pesos
Nivel 2 1 millón de pesos 10 millones de pesos
Nivel 3 10 millones de pesos 100 millones de pesos
Nivel 4 100 millones de pesos 1,000 millones de
pesos
Nivel 5 1,000 millones de
pesos
Sin límite
Paso 6. Definir la factibilidad del
proyecto de mejora
Cuestionario para definir la factibilidad del proyecto de mejora.
Integra 10 preguntas de análisis, en cada una de las cuales se deben registrar acciones a
desarrollar para asegurar el éxito del proyecto:
1 Capacidad normativa
1.1 ¿El marco normativo interno vigente permite la operación de la mejora que será desarrollada?
2 Capacidad técnica
2.1 ¿La institución cuenta con los recursos humanos y materiales que el proyecto de mejora requiere?
2.2 ¿El equipo tiene la experiencia técnica necesaria para realizar el proyecto de mejora?
2.3 ¿La institución cuenta con la infraestructura tecnológica que el proyecto de mejora requiere?
2.4¿La institución cuenta con una estrategia para la administración del cambio para asegurar entre los servidores públicos el éxito de la mejora?
3 Capacidad financiera
3.1 ¿La institución cuenta con los recursos económicos que el proyecto de mejora requiere?
3.2 ¿Se cuenta con el plazo de tiempo suficiente para la realización del proyecto de mejora?
4 Capacidad de gestión
4.1 ¿La institución cuenta con la capacidad para administrar el proyecto de mejora?
4.2 ¿El proyecto de mejora cuenta con un patrocinador del proyecto para respaldar su ejecución?
5 Colaboración interinstitucional
5.1 En caso de un proyecto de mejora interinstitucional ¿existe apoyo de las instituciones participantes?
Paso 7. Clasificar los proyectos
de mejora
Cuadrantes
Cuadrante 1: Proyectos de mejora de alto
impacto que requieren menor esfuerzo de
ejecución.
Cuadrante 2: Proyectos de mejora de alto
impacto que requieren mayor esfuerzo de
ejecución.
Cuadrante 3: Proyectos de mejora de bajo
impacto que requieren menor esfuerzo de
ejecución.
Cuadrante 4: Proyectos de mejora de bajo
impacto que requieren mayor esfuerzo de
ejecución. Categoría de proyecto
Imp
ac
to
12
34
1
5
6
32
10 6 5 1
Trabajo en equipo
Instrucciones
1. Identificar acciones de mejora aplicando el “1. Cuestionario para identificar acciones de mejora”(20 min)
2. Definir un proyecto y llenar la “2. Ficha de proyecto de mejora” (numerales 1 a 11) (20 min)
3. Identificar el impacto del proyecto utilizando el “3. Cuestionario para definir el impacto del proyectode mejora” y documentar el resultado en el numeral 12 de la Ficha de proyecto de mejora. (20 min)
4. Identificar la categoría de proyecto según la “4. Tabla para seleccionar la categoría de proyecto demejora” y documentar el resultado en el numeral 13 de la Ficha de proyecto de mejora. (15 min)
5. Realizar la estimación de costos utilizando el “5. Formato para estimar el costo de inversión delproyecto de mejora” y documentar el resultado en el numeral 14 de la Ficha de proyecto de mejora.(15 min)
6. Realizar el análisis de factibilidad, utilizando el “6. Cuestionario para definir la factibilidad delproyecto de mejora” (15 min)
7. Clasificar el proyecto de mejora en la “7. Gráfica para clasificar proyectos de mejora” (10 min)
Los resultados se compartirán con el grupo en la presentación de las
conclusiones de cada una de las mesas de trabajo, el día de mañana.
Recommended