Integración de proyectos de mejora

Febrero, 2012Subsecretaría de la Función Pública

Objetivos del módulo

En este módulo, los participantes:

Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de

Mejora de la Gestión.

Aprenderán a identificar los elementos necesarios para integrar un proyecto de mejora.

Aplicarán el conocimiento adquirido para delinear proyectos de mejora factibles de

instrumentar en sus instituciones.

Dinámica

Sesión teórico - práctica

15 minutos de exposición.

120 minutos de trabajo en equipo.

Implementación del PMG

Racionaliza-

ción de

Estructuras

Mejora

Regulatoria

Interna

Procesos

Eficientes

Atención

Ciudadana

Gobierno

Digital

Trámites y

servicios

de calidad

Sistemas

PMG

Sistemas PMG

Calidad

Efectividad

Costos

Objetivos PMG

Proyectos de Mejora

(PIMG)

Institucionales(individuales)

Inter-institucionales(varias instituciones)

Indicadores

PMG

Indicadores de proyectos

Cate

gorí

as

de p

royecto

Integración de proyectos de

mejora

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7

Identificar acciones de

mejora

Definir propuestas

de proyectos de mejora

Definir el impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo

Definir la factibilidad

Clasificar laspropuestas

de proyectos de mejora

7 pasos

Metodología para Integrar Proyectos de Mejora

Paso 1. Identificar acciones de

mejora

1. Cuestionario para identificar acciones de mejora.

Integra preguntas de análisis, agrupadas en siete categorías:

1. Trámites y servicios

2. Normatividad

3. Quejas y denuncias

4. Proyectos transversales

5. Procesos

6. Proyectos de mejora en marcha

• Como resultado de su aplicación, la

institución podrá identificar temática

sobre la cual desarrollará proyectos

de mejora.

Paso 2. Definir un proyecto de

mejora

La definición de un proyecto de mejora incluye la siguiente información:

El nombre de la institución.

El nombre del proyecto de mejora

Las fechas de inicio y fin

El objetivo del proyecto

La descripción del proyecto

Los beneficios que se pretenden obtener

El alcance del proyecto

Los participantes (patrocinador, responsable, integrantes del equipo de trabajo).

Los indicadores de proyecto asociados a los objetivos del PMG.

La categoría de proyecto

El costo de inversión estimado.

Paso 3. Definir el impacto del

proyecto de mejora

Para identificar el impacto del proyecto, se aplica el Cuestionario para definir el

impacto del proyecto de mejora:

Conformado por preguntas (cada una corresponde a un indicador de proyecto)

Una pregunta contestada afirmativamente significa que el indicador aplica al proyecto.

La suma de respuestas afirmativas define el impacto del proyecto

Paso 4. Seleccionar la categoría

del proyecto de mejora

En el PMG se establecen 10

categorías de proyecto de mejora

A mayor categoría, mayor será el

nivel de esfuerzo requerido para

ejecutar el proyecto.

Cada categoría tiene asociadas las

actividades a realizar.

Además de las actividades propias,

cada categoría integra las de las

categorías anteriores que le

apliquen.

…Paso 4. Seleccionar la

categoría del proyecto de mejora

1. Análisis de situación

2. Regulación base cero en normas

3. Regulación base cero en trámites y servicios

4. Mejora de procesos, trámites y servicios

5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares

6. Uso de herramientas TIC

7. Atención ciudadana integral en una oficina

8. Procesos y trámites 100% en línea

9. Reingeniería

10. Proyectos transversales

Paso 4. Definir la facilidad de ejecución

Tabla para seleccionar la categoría de proyecto de mejora según su

facilidad de ejecución

Categoría de proyecto

según su facilidad de

ejecución

Descripción

1. Análisis de situación

Son proyectos que implican el diagnóstico de diferentes áreas de una institución, incluyendo procesos, trámites y servicios, marco normativo interno, tecnologías de información y comunicaciones, entre otras, con

el objetivo de identificar problemáticas institucionales, definir líneas

base y metas.

2. Regulación base cero

en normas

Son proyectos que implican la disminución y mejora del marco

normativo interno de una institución, previo análisis y modificación normativa. Las normas deben suprimirse de los inventarios y portales

institucionales.

3. Regulación base cero en trámites y servicios

Son proyectos que implican la eliminación o fusión trámites y servicios de una institución, previo análisis y modificación normativa, asegurando su baja de inventarios y portales institucionales (Inventario de la SFP, Registro Federal de Trámites y Servicios de la COFEMER, Portal de Obligaciones de Transparencia, portal de la propia institución).

Paso 5. Estimar el costo del

proyecto de mejora

La estimación del costo del proyecto de mejora, se plasma en el Formato para

estimar el costo de inversión del proyecto de mejora

Paso 5. Estimar el costo

Formato para estimar el costo de inversión del proyecto de mejora

Nombre (s) de la (s) institución (es): Secretaría de la Función Pública

Nombre del proyecto de mejora: Sistema Inteligente de Obra Pública

Cantidad

Concepto

Descripción Costo

unitario Costo

estimado

1

3000 Servicios generales

Servicios de informática. Implementación de sistema informático para explotación de información de obra pública

$10,000,000 $10,000,000

1 5000 Bienes Muebles e inmuebles

Bienes informáticos. Servidor de aplicaciones.

$60,000 $60,000

10 5000 Bienes Muebles e inmuebles

Bienes informáticos. Equipo de cómputo para la operación del sistema

$20,000 $200,000

Costo total estimado de inversión: $10,260,000

Paso 5. Definir el nivel de costo

del proyecto de mejora

Con base al costo estimado del proyecto, se define el nivel de costo asociado al

proyecto, con base en la siguiente clasificación:

Nivel de costo del

proyecto de mejora

Rango de costo del proyecto

Mayor o igual a Menor que

Nivel 1 0 1 millón de pesos

Nivel 2 1 millón de pesos 10 millones de pesos

Nivel 3 10 millones de pesos 100 millones de pesos

Nivel 4 100 millones de pesos 1,000 millones de

pesos

Nivel 5 1,000 millones de

pesos

Sin límite

Paso 6. Definir la factibilidad del

proyecto de mejora

Cuestionario para definir la factibilidad del proyecto de mejora.

Integra 10 preguntas de análisis, en cada una de las cuales se deben registrar acciones a

desarrollar para asegurar el éxito del proyecto:

1 Capacidad normativa

1.1 ¿El marco normativo interno vigente permite la operación de la mejora que será desarrollada?

2 Capacidad técnica

2.1 ¿La institución cuenta con los recursos humanos y materiales que el proyecto de mejora requiere?

2.2 ¿El equipo tiene la experiencia técnica necesaria para realizar el proyecto de mejora?

2.3 ¿La institución cuenta con la infraestructura tecnológica que el proyecto de mejora requiere?

2.4¿La institución cuenta con una estrategia para la administración del cambio para asegurar entre los servidores públicos el éxito de la mejora?

3 Capacidad financiera

3.1 ¿La institución cuenta con los recursos económicos que el proyecto de mejora requiere?

3.2 ¿Se cuenta con el plazo de tiempo suficiente para la realización del proyecto de mejora?

4 Capacidad de gestión

4.1 ¿La institución cuenta con la capacidad para administrar el proyecto de mejora?

4.2 ¿El proyecto de mejora cuenta con un patrocinador del proyecto para respaldar su ejecución?

5 Colaboración interinstitucional

5.1 En caso de un proyecto de mejora interinstitucional ¿existe apoyo de las instituciones participantes?

Paso 7. Clasificar los proyectos

de mejora

Cuadrantes

Cuadrante 1: Proyectos de mejora de alto

impacto que requieren menor esfuerzo de

ejecución.

Cuadrante 2: Proyectos de mejora de alto

impacto que requieren mayor esfuerzo de

ejecución.

Cuadrante 3: Proyectos de mejora de bajo

impacto que requieren menor esfuerzo de

ejecución.

Cuadrante 4: Proyectos de mejora de bajo

impacto que requieren mayor esfuerzo de

ejecución. Categoría de proyecto

Imp

ac

to

12

34

1

5

6

32

10 6 5 1

Trabajo en equipo

Instrucciones

1. Identificar acciones de mejora aplicando el “1. Cuestionario para identificar acciones de mejora”(20 min)

2. Definir un proyecto y llenar la “2. Ficha de proyecto de mejora” (numerales 1 a 11) (20 min)

3. Identificar el impacto del proyecto utilizando el “3. Cuestionario para definir el impacto del proyectode mejora” y documentar el resultado en el numeral 12 de la Ficha de proyecto de mejora. (20 min)

4. Identificar la categoría de proyecto según la “4. Tabla para seleccionar la categoría de proyecto demejora” y documentar el resultado en el numeral 13 de la Ficha de proyecto de mejora. (15 min)

5. Realizar la estimación de costos utilizando el “5. Formato para estimar el costo de inversión delproyecto de mejora” y documentar el resultado en el numeral 14 de la Ficha de proyecto de mejora.(15 min)

6. Realizar el análisis de factibilidad, utilizando el “6. Cuestionario para definir la factibilidad delproyecto de mejora” (15 min)

7. Clasificar el proyecto de mejora en la “7. Gráfica para clasificar proyectos de mejora” (10 min)

Los resultados se compartirán con el grupo en la presentación de las

conclusiones de cada una de las mesas de trabajo, el día de mañana.