ING. CARLOS ROMERO Pwww.auditoria.semi-.wikispaces.com
Para usted, ¿qué es administrar?
Concepto etimológicoAdministración viene del latín "ad" y significa
cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro.
¿Qué es administración?Para Peter Drucker:
La administración es la actividad más importante de nuestra sociedad.
La administración es una actividad central en nuestra civilización.
¿Qué es administración?¿Desde hace cuánto tiempo existe la
administración?¿Desde cuándo existe la necesidad de
administrar?¿Desde cuándo se estudia sistemáticamente
la administración?
Preguntas orientadoras y objetivos
Preguntas Objetivos
¿Cuáles fueron los orígenes de la administración?
¿Qué entendemos por administración?
¿Cuál ha sido la evolución de la teoría administrativa?
Entender los orígenes de la administración.
Comprender el concepto administración.
Reconocer la evolución histórica de la teoría administrativa
Orígenes de la administraciónEl ser humano es
social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente: dividir funciones sociales (alimento, vestido, servicios, defensa)
La administración es una actividad y un trabajo muy antiguo
50004000
30002000
1000
Sumerios (5000 a.C.)Registros escritos:
comercial y gubernament
al
Egipcios (4000-2000
a.C.)Inventarios, burocracia,
proyecciones y la planeación
Hebreos (4000 a.C.)
Tramos control,
dirección por
patriarcas
Babilónicos (2000-1700
a.C.)Estándares,
salarios, obligaciones
(leyes)
Chinos (500 a.C.)
Bases del buen
gobierno
Griegos (500-200 a.C.)
Ética del trabajo y
universalidad de la
administración
Antigüedad
tardía
Edad
media
Edad
moderna
Edad
contemporánea
RomanosEstructura
organizada y autoritaria (funciones)
IglesiaEstructura
jerarquizada y centralizada
VenecianosMarco legal para el
comercio y los negocios
FeudalismoEstructura de
la servidumbre y aparecen
gremios
Industrialización
Especialización y producción en
serieExplotación de la
mano de obra
TecnologíaAdministración
científica indispensable
para la organización
Preguntas de prejuicios¿Qué entiendes por el concepto administración?¿Qué cosas se administran?¿Qué entiendes por el concepto organización?
¿Qué caracteriza a una organización?Enuncia algunos ejemplos de organizaciones¿Qué es una meta?¿Qué es un plan?¿Qué es un recurso? Menciona algunos ejemplos.
Según Terry:Administrar, implica el logro de objetivos por
parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas.
Para J. D. Mooney:La administración es el arte o técnica de
dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.
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Para Koontz y O´Donnell:Es la dirección de un organismo social y su
efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes.
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14 principios de Fayol1. División del trabajo2. Autoridad3. Disciplina4. Unidad de mando5. Unidad de dirección6. Subordinación del interés
individual al bien común7. Remuneración8. Centralización9. Jerarquía10.Orden11.Equidad12.Estabilidad del personal13. Iniciativa14.Espíritu de grupo
Otras definiciones son…Lograr que las cosas se realicen por medio de
otros y obtener resultados a través de otros.Crear y conservar un ambiente adecuado
para que grupos de personas puedan trabajar eficazmente en el logro de objetivos comunes.
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En otras palabras... Administrar implica saber:
¿Qué puede hacerse?¿Qué se va a hacer?¿Cómo se va a hacer?¿Con qué se va a hacer?¿Cómo lograr que se haga?¿Cómo saber cuándo se ha realizado?
¿Qué cree usted?
Administración: ¿Ciencia o arte?La administración, al igual que otras
actividades o disciplinas como la composición musical, el béisbol, puede ser considerado como un arte.
Porque consiste en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación.
Administración: ¿Ciencia o arte?Sin embargo, los administradores pueden
trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado.
Es este conocimiento el que la convierte en ciencia y, como ciencia, aplica el método científico al desarrollo del conocimiento.
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Administración: ¿Ciencia o arte?En conclusión, la práctica es un arte, el
conocimiento en que se sustenta la práctica es ciencia.
Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no son excluyentes, sino complementarios.
Es necesario recordar que la administración es una ciencia “no exacta”.
Según el texto:Es el proceso de diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas, a través del proceso administrativo.
Según el texto:La administración comprende la coordinación
de los hombres y recursos materiales para el logro de ciertos objetivos.
Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y por medio de otras personas.
Según el texto:En función de estas definiciones, podemos
decir, que la administración es una de las actividades humanas más importantes, ya que coordina el esfuerzo grupal del cual depende el desarrollo de todas las organizaciones.
¿Qué tienen en común todas estas definiciones?Proceso: Son las funciones más
representativas del trabajo administrativoObjetivos: El fin de la administración es
alcanzar los objetivos organizacionales.Recursos: La administración implica el
adecuado manejo de los recursos de la organización
Trabajo en equipo: La administración es una tarea de coordinación de actividades que encauzan el esfuerzo individual y colectivo.
¿Falso o verdadero?La administración no se aplica en
organizaciones sin fines de lucro, como una iglesia.
Todos somos administradores.La administración es intuitiva, se basa sólo
en la experiencia y no en el conocimiento científico.
ADMINISTRACIONQué es la administración?La administración se define como el proceso
de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas
IMPORTANCIAEs fundamental para el desarrollo
exitoso de cualquier actividad que se realice. En casi todos lo actos de nuestra vida nos encontramos permanentemente tomando decisiones, eligiendo alternativas y buscando soluciones, lo cual no es otra cosa que administrar.
Administrar es liderar e implica coordinar y delegar responsabilidades
IMPORTANCIAEn administración es muy importante
alcanzar Eficacia logro de objetivos. Eficiencia: logro de objetivos con la mínima cantidad de recursos, es decir minimizando los costos de los recursos y Efectividad grado en que logran los objetivos.
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CARACTERISTICAS DEL ADMINISTRADORDedicación a la empresa; Persistente; Carácter enérgico; Independiente; Competitivo;
Tiene objetivos realistas;
Ética; Innovador y
creativo; Analítico.
CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN
CIENCIAS SOCIALES,CIENCIAS NATURALESCIENCIAS EXACTAS
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Funciones del administrador.
Plantear de manera clara y correcta los objetivos.
Hacer que se cumplan las normas y políticas de la empresa.
Estar directamente relacionado con sus empleados.
Tratar de satisfacer las necesidades de cada uno de los obreros.
Obtener con cada jornada de trabajo la mayor producción posible.
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Funciones del administrador.
Funciones del administrador.Cuidar que la comunicación fluya dentro de
la empresaElaborar planes de trabajo que no rompan los
ya establecidos.Proporcionar un ambiente de trabajo
agradable a sus empleados
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PROCESO ADMINISTRATIVOEl proceso de administración se refiere a
planear y organizar la estructura de las empresas , en la cual se ejecutan dirección y control para darle seguimiento a los procesos administrativos.
PROCESO
PLANIFICACIONORGANIZACIÓNDIRECCION-
LIDERAZGOEJECUCION
CONTOL
PLANIFICACION
¿Qué voy a hacer?
- Objetivos.-Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.
- Estrategias.-Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación
- Planes.- Como serán logrados
Una buena definición es:El proceso de:
Planear,Organizar,Dirigir, yControlar
los esfuerzos de los miembros de una organización y los demás recursos para alcanzar las metas establecidas.
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El proceso administrativoPlaneación: Incluye la selección de
misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere tomar decisiones constantemente.
Organización: Implica establecer una estructura organizacional de los papeles que deben desempeñar las personas en una organización.
El proceso administrativoIntegración de personal: Se necesita
identificar los requerimientos de la fuerza laboral.
Dirección: Consiste en influir sobre las personas que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y el grupo.
El proceso administrativoControl: implica medir, corregir el
desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes (planes y metas).
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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓNLa planeación es la función administrativa
básica que implica:el establecimiento de objetivos yel planteamiento de las acciones necesarias
para cumplirlos,apoyando la eficacia en la toma de decisiones y
el manejo adecuado de los recursos organizacionales.
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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓNLa administración sin planeación no tiene
razón de ser:Sin objetivos específicos que lograr y
estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
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PLANEACIONEs un proceso de decidir de antemano qué se
hará y de qué manera.Incluye determinar:
las misiones globales,identificar los resultados claves yfijar objetivos específicos,así como políticas para el desarrollo,
programas y procedimientos para alcanzarlos.
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PLANEACIONEs un proceso que comienza por los
objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.
Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.
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PLANEACIONEn conclusión, la planeación es:el proceso de establecer lo que la organización
quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.
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PLANEACIONSE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS:¿COMO DEBE HACERSE?
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PLANEACIONES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR
DE LA EMPRESA.
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PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación
Da sentido de dirección
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
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SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓNLa planeación y el control son inseparables.Los planes establecen los estándares de
control.Cualquier control sin planes carece de
sentido.
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PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes
InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes ControlControlControlControl
AcciónAccióncorrectivacorrectiva
AcciónAccióncorrectivacorrectiva
Desviación
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Principales objetivos de la planeaciónFacilitar el control:Al planear se desarrollan objetivos y por su
parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.
Sin la planeación no puede haber control.
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Principales objetivos de la planeaciónReducir la incertidumbre:Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
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Principales objetivos de la planeaciónReducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.
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Principales objetivos de la planeaciónEstablecer el esfuerzo coordinado:Cuando todos lo que están involucrados
sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
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Tipos de planesPlanes por su ámbito de influenciaPlanes por su horizonte temporal
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Planes por su ámbito de influenciaPlanes estratégicos: buscan lograr las
metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.
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Planes por su horizonte temporalPlanes a corto plazo. Cubren periodo
menores a un año.Planes a mediano plazo. Cubren periodos
entre un y tres años.Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres años.Los planes estratégicos se establecen a largo
plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.
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Planes por especificidadPlanes específicos. Son aquellos que están
claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.
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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓNPropósito y misión estratégicosVisiónPremisasObjetivos y metasEstrategiasReglas y PolíticasProcedimientos ProgramasPresupuestos
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOSLa misión o propósito identifica la función o
tarea básica de una empresa. Es una declaración concisa de en cuál
negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOSEl propósito estratégico se enfoca en el
ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOSLa misión se deriva del propósito estratégico,
se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
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VISIONLa visión es la orientación que la alta
dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
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VISIONDebe cubrir ciertas características:
ser formuladas por la alta dirección,conocida y compartida por todos los
colaboradores,sustentarse en los valores de la organización, ser positiva y alentadora y, lo más importante, orientar a todos los miembros de la
organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.
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PremisasLas premisas de planeación son las
condiciones previstas en que operan los planes.
Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
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PremisasLa técnica más conocida para elaborar las
premisas es el F.O.D.A.:fortalezas,oportunidades,debilidades yamenazas.
Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.
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OBJETIVOS Y METASMetas: Son generales y expresan deseos que
la alta dirección busca satisfacer.Son fines a los que se quiere llegar.Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos
de largo plazo.Surgen de los objetivos.Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.
OBJETIVOS Y METASObjetivos: Son los fines a los que se dirigen
las actividades organizacionales e individuales.Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).Los objetivos son el fin determinado.Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen el plan básico de la empresa.
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ESTRATEGIASLa estrategia es la determinación del
propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.Es una guía de acción para la organización y
todos sus miembros.
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REGLAS Y POLÍTICASReglas: Emiten acciones u omisiones
especificas no sujetas a discrecionalidad.Son normas que dictan la acción o la
abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.
Ejemplo: No fumar.
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REGLAS Y POLÍTICASPolíticas: Enunciados o criterios generales
que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.La esencia de las políticas es la existencia de
cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.
Pueden ser escritas o verbales.Ejemplo: política salarial.
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PROCEDIMIENTOSLos procedimientos establecen métodos
para el manejo de actividades cotidianas.A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.Son los planes que establecen un método o
forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
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PROGRAMASLos programas son un conjunto de
actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
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PROGRAMASTécnicamente los programas se diría que son
el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.
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PRESUPUESTOSUn presupuesto es un listado que detalla los
recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. Son una expresiones en términos numéricos.Obligan a la empresa a prepararse por
adelantado a los recursos que se necesitarán. Constituyen medios de control.
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PRESUPUESTOSExisten varios tipos de presupuestos:
Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.
Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.
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PRESUPUESTOSPresupuesto de ingresos: Planea y controla
todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.
Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.
Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.
www.auladeeconomia.comPresupuestosPresupuestos
ProgramasProgramas
ProcedimientosProcedimientos
Reglas y políticasReglas y políticas
EstrategiasEstrategias
Objetivos y metasObjetivos y metas
PremisasPremisas
VisiónVisión
Propósitoy misión
Propósitoy misión
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OBJETIVOSSon los fines importantes hacia los que se
dirigen las actividades organizacionales e individuos.
Existen objetivos:a largo y corto plazo,generales y específicos.
Los objetivos deben ser verificables:se debe determinar si se alcanzan o no en un
período determinado.
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Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Divisionales
Objetivos generales más específicosÁreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos generales de laorganización (largo plazo-estrat.)
Misión
Prop. socio-
económico
Métododescendente
Métodoascendente
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOSLa Administración por Objetivos (APO) es una
técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOSEn la administración por objetivos:
los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes,
especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y
utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOSLa mayor aportación de la APO a la TGA es la
conceptualización del trabajo.El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el
qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOSSu gestor Peter Drucker (1954), aunque no
profundizó en su desarrollo.La APO representó un gran avance para el
desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOSAdemás, su implantación adecuada incide
directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOSLa administración por objetivos es un
conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.
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BENEFICIOS DE LA APOMejora la administración (planeación
orientada a resultados).Obliga a los gerentes a clarificar la
estructura de la organización.Estímulo del compromiso personal, tanto con
los objetivos propios como los organizacionales.
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DESVENTAJAS DE LA APOEn ocasiones los administradores dejan de
explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.
Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.
Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.
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PlaneaciónPlaneación:es el proceso sistemático y consciente de
tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de contribución al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados en
función de los objetivos organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de primacía de la planeación. Indica que la planeación precede a todas la
demás funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes deberán generar
más beneficios en su relación con los costos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la organización.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de flexibilidad.Con este principio se establecen los
márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisión de
los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.
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Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones
Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.
Partes de la planeación
administrativa
ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN FORMAL Cuando las actividades de dos o mas personas están explicitamente
coordinadas para el logro de ciertos objetivos. PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)
ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN INFORMAL El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades
humanas. Necesidad de información Es importante integrar la organización informal.
ORGANIZACIÓN
RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base.
UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.
TRAMO DE CONTROL:Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.
ORGANIZACIÓN
RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:
Número de actividades es un mismo sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los
subordinados Mayor capacitación de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)
ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN INTERSECTORIAL
INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.
INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.
ORGANIZACIÓN
MECANISMOS DE COORDINACIÓN
PLANES y REGLAS (proc.estandariz) CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando) REUNIONES IMPROVISADAS REUNIONES PROGRAMADAS RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD. INTERMEDIARIOS DISEÑO MATRICIAL
ORGANIZACIÓN
DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD
CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización.
DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.
ORGANIZACIÓN
DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad.
DELEGACIÓN EFECTIVA: COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para
objetivo/responsab.)
CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad )
SUFICIENTE (autoridad suficiente)
ORGANIZACIÓN
GRADO DE DELEGACIÓN:
Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad.
EJEMPLOS: “Analiza este problema dame los hechos y decidiré que hacer” “Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y
recomienda solución” “Analiza este problema y hazme saber lo que harás” “Emprende acciones, y no necesito ningún contacto posterior”
ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN
PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación manteniendo estructura
NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.)
NO DELEGAR AUTORIDAD NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIÓN OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD
ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN
RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO
(departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo) EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente
complejos)
Sistemas participativosDescentralizados.
Existen varios centros de decisión.Mucha comunicación. ( )Las personas sienten
responsabilidad en todos los niveles de la organización.
Basados en la confianza y la motivación.
Control sobre los resultados no sobre las tareas.
Organización linealo jerárquica
Basada en los principios de autoridad y unidad de mando.Cada persona sabe de quién depende y quiénes dependen de él.Las decisiones las toma siempre la misma persona y los demás están acostumbrados a obedecer no a decidir.
Organización funcional Basada en los principios de división del
trabajo y especialización, comunicación y descentralización.
Se pretende aumentar la productividad vía especialización.
Se elimina el principio de unidad de mando, de forma que cada trabajador está subordinado a diferentes especialistas dependiendo de la tarea a realizar.
Organización Mixta Combina autoridad y
especialización.
Aparece la figura del staff. Los staff son especialistas que no
tienen mando en la organización, sino que su papel consiste en asesorar o realizar estudios técnicos.
Organización FormalLas relaciones entre los miembros de la organización se lleva a cabo a través de normas previamente establecidas.
Organización InformalRelaciones entre los miembros de la organización que surgen de forma espontánea a consecuencia de intereses comunes (amistad, afinidad, protección mutua, ...)
Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una entidad, y de la interdependencia entre sus departamentos.
Los departamentos
Aparecen como consecuencia de la aplicación de los principios de organización, y son centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta de la empresa.
Los departamentos o Áreas funcionales
Aprovisionamiento
Comercial
Recursos Humanos
Econ-Financiera
Producción
Administración
ProducciónLa función de producción tiene por objeto:
La planificación de la producción.
La fabricación.El control de calidad.
AprovisionamientoTiene por objeto:
Conseguir las materias primas necesarias para la fabricación, en la cantidad y calidad requerida, y al mejor precio.
Debe sincronizarse con la función de producción y la financiera.
Comercial o MarketingInvestigación del mercado.Características del producto.Fijación de precios.Distribución y venta.Publicidad, Promociones.Previsiones de venta.Atención al cliente.
Econónico-FinancieraProporcionar los fondos necesarios, en el momento preciso y al mínimo coste posible.
Presupuestos y su control.Contabilidad.Cálculo de costes.
Administración
Ejerce el control de todas las áreas de la empresa a través del manejo de documentación.
Secretaría.Archivos.Correspondencia.
Recursos HumanosPlanificación de plantilla.Selección de personal.Formación. Motivación.Contratación. Disciplina.Nóminas y Seguros Sociales.Relación con representantes de los trabajadores.
Prevención de riesgos laborales.
127
ConceptoOrganigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
128
ObjetoObjeto
UtilidadProporciona una imagen formal de la
organización.Facilita el conocimiento de una
organización, así como de sus relaciones de jerarquía.
Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta
129
Requisitos FundamentalesPrecisión: en los organigramas, las
unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud.
Sencillez: debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente.
130
Uniformidad: para facilitar su interpretación conviene homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño
Presentación: en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre de quien lo preparó y fecha de autorización o actualización)
131
Clasificación de organigramas
Por su naturaleza:Por su naturaleza:
MICROADMINISTRATIVOS: una sola organización
MACROADMINISTRATIVOS: involucran a más de una organización
132
Por su ámbito Generales: representan únicamente a los
órganos principales de la institución y sus relaciones básicas.
Específicos: se refieren únicamente a una dependencia o unidad administrativa en concreto .
133
Organigrama General
D E P A R T A M E N T O D E P A R T A M E N T O
A R E A
D E P A R T A M E N T O D E P A R T A M E N T O
A R E A
G E R E N C IA
134
Organigrama Especifico
S E C C IO N S E C C IO N
D E P A R TA M E N TOR E C . H U M A N O S
S E C C IO N S E C C IO N
D E P A R TA M E N TOP R O D U C C IO N
D IR E C C IO N D EF IN A N Z A S
135
Por su contenido INTEGRALES: representación gráfica de
todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.
136
Organigrama Integral o Estructural
D E P A R T A M E N T O D E P A R T A M E N T O
A R E A
D E P A R T A M E N T O D E P A R T A M E N T O
A R E A
G E R E N C IA
137
FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las principales funciones, además de las unidades y sus interrelaciones.
Es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
138
Organigrama Funcional y de Funciones
D irecc ió n té cn ica1 . E va lu ar y con tro la r la ap licac ió n
y d esarro llo d e los p rog ram as2 . F orm u lar e l p rog ram a an u a l
D irecc ió n fin an c ie ra1 . O b ten er los resu ltad os n ecesa .2 . F orm u lar e l p rog ram a an u a l d e
fin an c iam ien to
D irecc ió n g en era l1 . C u m p lir los acu erd os d e la
ju n ta ad m in is tra tiva2 . C oord in ar a las d irecc ion es
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DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican para cada unidad administrativa los puestos y el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
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Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades o Nominal
D irecc ión técn ica 5 5D irec to r 1 1A n a lista s 2 2S e cre ta rias 2 2
D ire cc ió n f in an c ie ra 5 7D irec to r 1 1A u xilia re s 2 4S e cre ta rias 2 2
D irecc ión g en e ra l 4 4D irec to r 1 1A u xilia r 1 1S e cre ta rias 2 2
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Por su presentación VERTICALES: presentan las unidades de
arriba hacia abajo, el órgano de mayor jerarquía está colocado en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, y las relaciones entre las unidades se representan por líneas verticales.
Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.
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Organigrama Vertical
D E P A R TA M E N TO D E P A R TA M E N TO
A R E A
D E P A R TA M E N TO D E P A R TA M E N TO
A R E A
G E R E N C IA
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HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan el órgano superior en el extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas horizontales.
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Organigrama Horizontal
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MIXTOS: esta presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades administrativas.
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Diseño de organigramas1. FIGURAS: los elementos gráficos
esenciales para la elaboración de organigramas son las figuras (comúnmente rectángulos) para presentar las unidades administrativas y las líneas de conexión para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, así como la clase de relación entre los órganos de la institución.
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2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la misma.
3. DIMENSION: los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes
4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe tener presente el nivel jerárquico que ocupa la unidad dentro de la organización y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que se desea elaborar
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LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades administrativas
1)RELACION LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante una sola línea.2)RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relación de mando especializado. Se representa por medio de líneas cortas de trazo fino discontinuo3)RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo descontinuó4)RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea.
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INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. (están conformadas con recursos de la empresa).
Se representan por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.
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Líneas de autoridad
EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta.
Su colocación en el organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente.
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Recomendaciones para las líneas de conexión
Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar las figuras
Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio de autoridad-responsabilidad.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados Mantener el mismo grosor de las líneas de
interconexión en todo el organigrama. 152
Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas
1. AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debe emanar del titular de la organización apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.
2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO: personal compenetrado en la materia.
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3. DETERMINACION DEL PROGRAMA DE TRABAJO: planeación de actividades plasmada en un documento (gráfica de Gantt)
4. CAPTACION DE INFORMACION: entrevistas con los empleados, revisar archivos y documentos
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5. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA INFORMACION: ordenarse en carpetas, y utilizar equipos de computo.
6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar los datos obtenidos con el fin de detectar contradicciones o duplicidad de funciones.
7. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración del documento con las opciones de estructuras específicas.
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ORGANIGRAMAEs la representación gráfica de la
Estructura Organizacional de una Empresa.
Es una fuente de consulta con fines de información.
Permite ver la fallas que existen en la Organización.
UN ORGANIGRAMA MUESTRALa División de FuncionesNiveles JerárquicosLíneas de Autoridad y
ResponsabilidadCanales formales de ComunicaciónLos Jefes de cada Grupo de
Empleados
VENTAJAS DEL ORGANIGRAMAMuestra la Estructura General de la Organización.Relaciones de Trabajo en la Organización.Muestra Quien depende de Quien.Puntos fuertes y débiles de la Organización.Aclarar Ideas.
Las líneas verticales indican autoridad formal de los Niveles Jerárquicos superiores a los inferiores.
Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro indican “ Mando Sobre”.
Las líneas horizontales indican Especialización y Correlación.
Si hay una línea horizontal colocada lateralmente indica una Relación de Apoyo.
Las líneas no continuas formadas por puntos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas Unidades Administrativas de la Organización.
Las líneas verticales y horizontales que terminan en flecha indican continuidad de la organización con unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura.
Las líneas quebradas o en zig-zag representan relación especial.
Pueden serPOR SU OBJETO
Estructurales: Muestra la conformación de la Empresa.
Funcionales: Se destacan partes importantes de la Empresa.
Especiales: Se destaca algunas partes de la Empresa
Pueden serPOR SU AREA
Generales: Presenta toda la Empresa, se llama Carta.
Departamentales: Presenta la Empresa por departamentos o secciones.
Pueden serPOR SU CONTENIDO
Esquemáticos: Contiene solo los Órganos Principales, no tiene detalles
Analíticos: Son más detallados.
EJEMPLOS
DE
ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA
HORIZONTAL
ORGANIGRAMA LINEAL - STAFF
ORGANIGRAMA CIRCULAR
MANUALESIncluye los Cargos o Unidades
Administrativas que intervienen en la Organización, precisando su responsabilidad y participación.
Contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una Unidad Administrativa
¿Qué tiene un Manual?Describe TareasUbicaciónRequerimientos y PuestosResponsables de la ejecución de las Tareas.
¿Para Qué sirve un Manual?Ayudan en la Inducción del
PersonalCapacitaciones de la parte
AdministrativaPermite conocer los detalles de las
actividades del Cargo.
Un Manual puede serDe PolíticasDepartamentalesDe procedimientoDe TécnicasMúltiples
AUTORIDADPoder de actuar o de mandar con
Responsabilidad.La autoridad es esencial dentro de
la Empresa la ejerce el administrador y esta se delega para que sea efectiva dentro del proceso de logros propuestos por la Empresa
AUTORIDADLa autoridad ase puede ver en el
Organigrama.La Autoridad Legal o en Línea se
delega hacia abajo.Las Ordenes emanan de arriba y
fluyen hacia abajo y los miembros en la línea de mando se encargan de realizarlo
DELEGACION DE AUTORIDAD Es el proceso por medio del cual se asigna poder a un individuo para ejercer autoridad legal que le concede un nivel más alto en la organización.
DELEGACION DE AUTORIDAD Involucra:La asignación de Tareas a ciertos
individuos.La autoridad especifica para actuar y
llevar a cabo tareas asignadas.Responsabilidad.Crea obligaciones que no pueden ser
en si misma delegadas.
COORDINACIÓN DEL TRABAJO
Puede hacerse mediante:Ajuste MutuoSupervisión DirectaEstandarizaciónNormalización
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““La mejor forma de aprender La mejor forma de aprender es poner en practica los es poner en practica los conocimientos adquiridos” conocimientos adquiridos”
FELICIDADES !FELICIDADES !