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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: [email protected]

LE CFOMASQUÉ

Implanter Power BI : Par où commencer?


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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Le CFO masqué

La seule MVP Excel au Québec Une des 2 MVP Data Platform (Power BI) au

Québec Le titre de MVP (Most Valuable Professional)

est décerné par Microsoft aux professionnels, dans le monde, qui se démarquent par leur capacité à utiliser, à vulgariser et à faire connaître les solutions de Microsoft

PRÉSENTATRICE


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Sophie Marchand est leader du groupe d’usagers Montreal Modern Excel and Power BI

PRÉSENTATRICE

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http://www.pbiusergroup.com/

http://www.pbiusergroup.com/


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Le CFO masqué fait partie des quelques partenaires canadiens Power BI de Microsoft

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Microsoft a publié sur son site 2 « showcases » Power BI élaborés par le CFO masqué

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https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/


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Le CFO masqué est également un partenaire de formation de Microsoft en Avanced Business Analytics

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Le CFO masqué a développé un volet complet de formations en BI libre-service…

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http://www.lecfomasque.com/formations/formations-en-entreprise/



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… ainsi qu’une série de formations complémentaires sur les tableaux de bord dans Excel

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Enregistrement de webinaires passés Power BI – Un tour complet Introduction à Power BI Desktop et Power BI Service Introduction à Power Query, Power Pivot et cie Pourquoi les CFO devraient s’intéresser à Power BI? Galerie de visualisations Power BI Meilleures pratiques d’affaires avec Power Pivot Meilleures pratiques d’affaires avec Power Query Visualisations de données en mode libre-service

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http://www.lecfomasque.com/power-bi/enregistrements-de-webinaires-passes/

http://www.lecfomasque.com/power-bi/enregistrements-de-webinaires-passes/


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PLAN DE PRÉSENTATION Solutions BI de Microsoft (au niveau front-end) Différences entre les solutions Interactions entre les solutions Avantages et désavantages Quand utiliser quoi? Implantation de Power BI Implication des TI Défis et erreurs à éviter Adoption de la solution en entreprise Nos services


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SOLUTIONS BI DE MICROSOFT

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L’évolution des outils BI de Microsoft est excessivement rapide

Joueur prépondérant dans les solutions BI (leader selon Gartner)

Les projets Power BI représentent une fraction du coût des autres solutions BI de la compétition

http://sql2012bigroup.tradepub.com/free/w_msf187/?p=w_msf187


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Le coût abordable de Power BI


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Les nombreux avantages de Power BI Power BI est une solution d’intelligence d’affaires en mode

libre-service, qui peut ou non se greffer à des solutions BI existantes (dans le cas où vous auriez déjà beaucoup investi dans une autre solution)

Power BI est offert à un prix dérisoire relativement à sa valeur (très loin des prix des autres fournisseurs)

Power BI peut travailler avec des données d’à peu près n’importe quelle source (+ de 60 sources)


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Les nombreux avantages de Power BI Power BI offre un engin de visualisation de données différent

de ce à quoi les analystes sont habitués (notamment avec Excel), qui ouvre d’autres possibilités

Power BI permet de créer des rapports et des tableaux de bord aisément, en utilisant le glisser-déposer

Power BI permet de créer des visualisations interactives, i.e. que l’on peut, par exemple cliquer sur un graphique pour filtrer un autre graphique


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Les nombreux avantages de Power BI Power BI permet de forer dans les graphiques (par exemple, j’ai

un graphique à barres avec les ventes par bannière, je clique sur la bannière A et je vois les ventes de la bannière A par région et je clique sur la région X et je vois les ventes par magasin dans la région X)

Power BI reprend les fonctionnalités de Power Query et de Power Pivot, ce qui facilite l’apprentissage pour les usagers d’Excel


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Les nombreux avantages de Power BI Power BI permet de publier des rapports Excel dans le nuage et

ceux-ci peuvent donc être consommés sur le portail web de Power BI et via l’application mobile (téléphones intelligents et tablettes)

Power BI permet d’analyser des modèles de données construits avec Power BI Desktop dans Excel (avec les tableaux croisés dynamiques, que l’on aime tant, par exemple)


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Les nombreux avantages de Power BI Power BI vous permet d’intégrer de la sécurité dans vos

données et notamment de créer un seul tableau de bord, qui sera filtré selon les usagers (ils ne verront que ce qu’ils sont supposés voir, par exemple, que les ventes de la région A)

Power BI vous permet de programmer les rafraîchissements de données pour vous assurer que vos données soient à jour en tout temps


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Les nombreux avantages de Power BI Power BI a des engins de modélisation de données que les

power users peuvent apprendre à utiliser

Power BI présente des tableaux de bord consolidés (vue d’ensembles de tous les rapports)

Power BI présente des améliorations et des mises à jour à chaque mois, depuis son lancement


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Les nombreux avantages de Power BI Power BI repose sur une très large communauté d’usagers

(blogue, forum, groupes d’usagers, etc.) La communauté d’usagers décide de ce qui est important et

Microsoft ajoute les fonctionnalités les plus demandées au fur et à mesure dans sa solution

Power BI peut générer des analyses automatiques de vos données (par exemple, faire ressortir des tendances, des corrélations, des éléments hors normes, etc).


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Les nombreux avantages de Power BI

Power BI s’intègre très bien avec PowerPoint Power BI intègre le R, outil d’analyse statistique avancé Power BI est un produit Microsoft, bien intégré avec la balance

des solutions offertes par Microsoft (permet de faire évoluer vos solutions au fur et à mesure que vos besoins évoluent)


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Les nombreux avantages de Power BI

Power BI compresse les données de façon performante, ce qui permet de travailler avec des volumes de données impressionnants

Power BI utilise des visualisations Open source, ce qui permet aux développeurs de créer des visuels sur-mesure

Power BI peut être imbriqué dans une application existante


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La version plus mature de Power BI est sortie en juillet 2015 et la version plus mature des Power Tools est arrivée avec Excel 2013.

Pourquoi les solutions comme Power BI et les Power Tools sont-elles encore méconnues des entreprises?

Les entreprises qui ont déjà des solutions Microsoft et qui ont un chargé de compte Microsoft connaissent déjà ces solutions.

Pour utiliser ces solutions adéquatement, il faut O365 et certaines entreprises ne sont pas rendues là et ces solutions ne leur sont donc pas accessibles.


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La solution Power BI actuelle, qui permet de générer des rapports et des tableaux de bord, de les centraliser, de les mettre à jour automatiquement et de les partager comprend une plateforme web. Certaines entreprises sont encore réticentes à utiliser les technologies dans le cloud (nous reviendrons sur ce point plus loin). Toutefois, une solution on-premise est sur le point de sortir, sur SSRS, mais il s’agit d’une solution qui demande une implantation plus costaude et plus dispendieuse.

Pourquoi les solutions comme Power BI et les Power Tools sont-elles encore méconnues pour la plupart des entreprises?


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DIFFÉRENCES ENTRE LES SOLUTIONS Les solutions dans Excel

Power Query (add-in à télécharger pour 2010 et 2013, intégré dans 2016)

Power Pivot (add-in à télécharger pour 2010, intégré dans certaines versions de 2013 et 2016)

Power View (intégré dans 2013 et 2016 mais se retire lentement) Power Map / 3D Map (disponible en 2013 et 2016 dans certaines

versions) Power BI Publisher (add-in à télécharger) *** Idéal est une version O365 via un forfait Entreprise E3 à E5


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DIFFÉRENCES ENTRE LES SOLUTIONS

https://products.office.com/en-us/business/compare-more-office-365-for-business-plans

E5 inclut Power BI Pro

Prix en dollars canadiens.




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DIFFÉRENCES ENTRE LES SOLUTIONS Les solutions hors Excel

Power BI Desktop (application gratuite) Power BI Service (portail web, version payante et version

gratuite) Power BI Mobile (application gratuite, pour usagers de

Power BI Service)


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Prix en dollars canadiens.


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INTERACTIONS ENTRE LES SOLUTIONS Certains des outils mentionnés ci-dessous accomplissent à peu

près les mêmes tâches


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AVANTAGES ET DÉSAVANTAGESLes solutions dans Excel sont plus performantes en 64-bit qu’en 32-bit.


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AVANTAGES ET DÉSAVANTAGES

Les solutions hors Excel peuvent être utilisées conjointement avec Excel.


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QUAND UTILISER QUOI? Utilisation de Power Query seulement

Vous créez présentement un rapport ou tableau de bord dans Excel, qui est partagé en Excel ou en PDF.

Ce rapport est alimenté par différents fichiers sources. Chaque mise à jour implique des manipulations manuelles. Vous n’utilisez pas cette fusion de données pour d’autres

analyses. Vous utilisez Power Query pour automatiser vos requêtes

(comme un remplacement facile de VBA). Vous continuez de créer et partager votre rapport comme

avant.


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QUAND UTILISER QUOI? Utilisation de Power Query et Power Pivot seulement

Idem mais volume de données de plus de 1 million de lignes et/ou; Vous présentez des calculs dans Excel basé sur ces données mais

qui sont impossibles à faire dans Power Query ou dans le tableau croisé dynamique.

Vous utilisez alors Power Pivot pour loger les résultats intermédiaires.

Vous utilisez le langage DAX dans Power Pivot pour créer des mesures.

Vous utilisez Excel pour créer vos rapports


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QUAND UTILISER QUOI? Donc, les Power Tools sont suffisants pour implanter des

tableaux de bord? Nous n’avons pas besoin d’aller vers Power BI? Ça dépend de vos intentions et de votre organisation. Le problème que vous pourriez rencontrer avec les Power Tools est

au niveau du partage des modèles de données, qui ne seront pas centralisés, à moins que vous les publiez sur le portail web Power BI. Le problème de ne pas centraliser les modèles de données, c’est qu’ils devront être répliqués pour chaque nouvelle analyse, rapport, tableau de bord (duplication des efforts et des données). De plus, chaque consommateur de ces rapports devra avoir les Power Tools installés sur sa machine.


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QUAND UTILISER QUOI?

Ces usagers doivent avoir une version d’Excel avec Power Pivot pour consommer les rapports.


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Ces usagers ont seulement besoin d’un compte Power BI et d’une version régulière d’Excel pour consommer les rapports.


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QUAND UTILISER QUOI? Si au final, nous utilisons le portail web Power BI, est-ce

préférable d’opter pour les Power Tools ou pour Power BI Desktop comme outil de design? Les deux sont pratiquement équivalents. C’est une question de

goût. Power BI Desktop a un tout petit peu d’avance sur les Power

Tools, au niveau du développement des fonctionnalités. L’interface de Power BI Desktop est sans doute plus conviviale. Les Power Tools permettent de créer des rapports Excel qui

peuvent être publiés sur le portail web de Power BI, dans une forme de Excel Online.


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QUAND UTILISER QUOI? Le vrai choix à faire est donc d’utiliser ou non le portail web

Power BI? Oui, essentiellement! Le portail web permet, entre autres choses, de centraliser vos

modèles de données, de les publier et de les partager avec vos collègues.

Le fait de publier vos modèles de données sur le portail les centralise à cet endroit et on empêche ainsi les duplications de fichiers et d’efforts.

Tout le monde analyse les mêmes données (une seule version de la vérité)!


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QUAND UTILISER QUOI? Et si mon entreprise ne veut pas aller dans le nuage?

D’abord, il faut savoir qu’il existe deux options pour analyser les données dans Power BI:• Soit on les importe• Soit on se connecte à la source (Direct Query)

Quand on se connecte directement à la source, c’est seulement le metadata qui est envoyé dans le nuage et non pas l’ensemble des données

Présentement, il existe la possibilité de publier un .pbix sur un serveur Pyramid Analytics et Microsoft nous dit qu’il sera possible de publier le tout sur SSRS très prochainement mais les données sous analyse devront être sur SSAS (live connection).


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Pourquoi il ne faut pas hésiter pour aller dans le nuage, selon Microsoft

POWER BI DANS LE NUAGE

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Le déploiement initial se fait à une fraction du coût

La maintenance continue est insignifiante

Le déploiement se fait très rapidement

Vos données sur vos serveurs locaux ne seraient pas plus en sécurité que sur le nuage de Microsoft

Power BI fait partie de la liste Microsoft Trust Center de Microsoft pour ses solutions « cloud-based »

https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-added-to-microsoft-trust-center/


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IMPLANTATION DE POWER BI

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À noter qu’il est possible

d’utiliser toutes ces approches

de façon parallèle.


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IMPLANTATION DE POWER BI

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En phase 1, il sera nécessaire d’analyser les

besoins, d’analyser les sources de données

disponibles et la structure de ces données.


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IMPLANTATION DE POWER BI Quelles sont les principales étapes d’un mandat en entreprise?

Preuve de concept

Permet de mieux comprendre d’où viennent les données, comment elles sont structurées, comment elles sont ou non protégées, comment elles sont utilisées, comment elles doivent être fusionnées ensemble, s’il manque ou non des connecteurs entre les différentes sources, etc.

Permet de mieux comprendre ce que veulent les usagers

Permet aux usagers de mieux comprendre ce qu’il est possible de faire en termes d’analyses, de rapports, de tableaux de bord et de mieux comprendre les efforts requis et de mieux préciser leurs besoins


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IMPLANTATION DE POWER BI Quelles sont les principales étapes d’un mandat en entreprise?

Preuve de concept (suite) Permet de comprendre si les données sources devraient être

réorganisées, dirigées vers un entrepôt de données, un cube, un lac, un data mart, si de la sécurité doit être ajoutée, etc.

Préparation des données sources Selon la preuve de concept, réorganisation des données sources, au

besoin Installation de passerelles au besoin

Construction d’un premier rapport (+ monitoring) Permet de consolider la preuve de concept


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IMPLANTATION DE POWER BI Quelles sont les principales étapes d’un mandat en

entreprise? Formation des usagers

Formation des créateurs de rapports Formation des utilisateurs de rapports

Coaching et accompagnement et développement de rapports supplémentaires si requis Il s’agit d’une solution en plein essor avec des mises à jour à chaque

mois (nouvelles fonctionnalités) et il est important de comprendre tout ce qui est possible et impossible de faire au fil du temps.


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SOLUTION TEMPLATES

Les Solution Templates et les Content Packs peuvent représenter

d’excellentes pistes de départ pour un

premier rapport.


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CONTENT PACKS xxx


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IMPLICATION DES TI Les tableaux de bord sont-ils des projets TI ou finance?

Les meilleurs projets sont réalisés lorsque les deux unités d’affaires collaborent et peuvent se comprendre (parler le même langage).

Une des difficultés principales des solutions BI sur le marché, c’est qu’elles sont conçues pour être implantées par les TI avec peu de participation des usagers et cela explique le haut taux d’échec de l’implantation de ces solutions (en plus d’être très coûteuses).

À la fin, les usagers ne rencontrent pas les bénéfices promis.


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IMPLICATION DES TI Les tableaux de bord sont-ils des projets TI ou finance?

Power BI est une solution en mode libre-service, où il est beaucoup plus facile d’impliquer les usagers dès le début dans la modélisation. On peut procéder par itérations, peu coûteuses, sans déstabiliser les activités de l’entreprise. Les Power Tools sont insérés dans Excel, un outil déjà utilisé par plusieurs analystes financiers et les solutions proposées sont évolutives. Par exemple, un modèle de données élaboré dans Power Pivot pourrait éventuellement être déployé sur SSAS.

Important: Devrait être les TI au service de la finance et non la finance au service des TI dans un tel projet.


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IMPLICATION DES TI Quelle est l’ampleur de l’implication du département TI dans

ces projets?

C’est très différent d’une entreprise à l’autre. C’est lors de la preuve de concept que l’on peut mieux évaluer l’impact.

Ce qui est intéressant avec Power BI c’est que c’est une solution évolutive. Le back-end, géré par les TI peut s’améliorer au fil du temps pour ouvrir les possibilités aux usagers mais il peut être plus limité au départ et quand même permettre aux usagers de tirer profit des fonctionnalités de Power BI.


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IMPLANTATION DE POWER BI Combien de temps faut-il pour l’implantation de Power BI?

Très variable. Dépend des données sources et des besoins de reporting. Combien de temps ça prend pour construire une maison? Ça dépend.

Avez-vous déjà effectué tous les plans? Avez-vous magasiné tous les matériaux? Tous les matériaux sont-ils disponibles? Allez-vous construire une petite cabane ou un manoir? Allez-vous accueillir une famille de 3 ou une famille de 18? Avez-vous déjà construit une maison?

On peut simplement dire qu’une preuve de concept peut vous être livrée à l’intérieur de 3 à 4 semaines, à partir du moment qu’on a accès à vos données sources et qu’on a une idée du premier rapport que vous souhaitez créer. Après la preuve de concept, on peut mieux estimer le temps requis pour chacun des projets supplémentaires à venir.


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DÉFIS ET ERREURS À ÉVITERQuels défis rencontrent les entreprises qui veulent implanter

des tableaux de bord Power BI par eux-mêmes? Plusieurs ne comprennent pas la philosophie de ces outils et les

utilisent donc à mauvais escient ou croient que tous les usagers « réguliers » pourront créer des rapports aisément, sans au préalable avoir de modèles de données bien configurés. C’est le cas des entreprises qui ne font pas de preuves de concepts.

Quand les entreprises ont déjà des BD ou des cubes, l’utilisation de Power BI est assez directe mais lorsque l’on doit créer les modèles de données, il est faux de penser qu’un usager régulier peut le faire par lui-même. Il faut apprendre des langages informatiques comme le M et surtout le DAX.


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ADOPTION DE LA SOLUTION Voici nos recommandations pour assurer l’adoption de la

solution dans votre entreprise Faire une démonstration initiale des avantages de la solution aux

employés, en termes d’efficacité et de rendement Impliquer les usagers dans l’élaboration de la preuve de concept

et dans la livraison du premier rapport Offrir une formation initiale adéquate aux usagers

Offrir de la formation continue et du coaching personnalisé

Fournir des liens aux usagers vers des sites de référence (blogues, forums, chaînes youtube, etc.) via un portail centralisé


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QU’EST-CE QUI DISTINGUE NOS SERVICES

Forts de notre longue expérience de consultation en modélisation d’affaires, nous avons des réflexes d’affaires aiguisés. Qui plus est, nous « parlons le même langage » que les usagers, puisque nous sommes d’abord nous-mêmes des usagers et nous avons les compétences pour comprendre et régler les problématiques rencontrées par les usagers.

Même si la solution existe depuis peu de temps, nous avons déjà fait plusieurs projets Power BI et connaissons bien les avantages et les limites de la solution. Notre intérêt premier est de vous livrer des rapports initiaux et de former ensuite vos employés pour qu’ils deviennent autonomes.

Nous pouvons réaliser des preuves de concept assez rapidement et construire le ou les premiers rapports pour vous. Nous travaillons à distance. Il nous faut donc simplement avoir accès aux bases de données.


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QU’EST-CE QUI DISTINGUE NOS SERVICES

Nous sommes partenaire Power BI de Microsoft et partenaire de formation en analyse d’affaires avancée.

Nous avons dans notre équipe la seule MVP Excel du Québec et l’une des deux MVP Data Platform (Power BI) du Québec.

Nous ne vendons pas de solutions Microsoft. Nous ne sommes pas des revendeurs. De ce fait, nous n’allons jamais vous inciter à implanter des solutions dont vous n’auriez pas nécessairement besoin.

Nous vendons des services de consultation, de formation et de coaching, pour vous apprendre à devenir le plus autonomes possible avec vos solutions


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QU’EST-CE QUI DISTINGUE NOS SERVICES Justement, à la fin de vos mandats, est-ce que les entreprises

sont capables de fonctionner de façon autonome? Les plus petites PME n’ont souvent pas d’entrepôts de données et n’ont

pas de ressources à l’interne pour créer les transformations de données et les modèles de données. Nous devons les créer pour eux dans Power BI, à distance, le cas échéant.

Toutefois, une fois que ces modèles sont montés, ils sont capables d’élaborer eux-mêmes leurs rapports et tableaux de bord. Nous leur offrons toutefois des plans de maintenance pour améliorer les choses au fil du temps (nouveaux besoins, nouvelles fonctionnalités, nouveaux modèles). Ils nous créent des comptes en ligne de sorte que nous pouvons les dépanner à distance, le cas échéant.


LE CFOMASQUÉ

QU’EST-CE QUI DISTINGUE NOS SERVICES À la fin de vos mandats, est-ce que les entreprises sont

capables de fonctionner de façon autonome? Pour les plus grandes entreprises, ce sont les gens de TI qui s’occupent

du backend et certains usagers deviennent autonomes dans la création de leur rapports et tableaux de bord, moyennant une formation et un accompagnement adéquat. D’autres, ne feront que consulter les rapports construits par leur collègues.


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Découvrez la nouvelle section Power BI de notre site web

CONCLUSION

Découvrez notre événement Power BI: Vos données, nos solutions

http://www.lecfomasque.com/power-bi

http://www.lecfomasque.com/activites-a-venir/evenement-power-bi-vos-donnees-nos-solutions/


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Questions?