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PERFEKTION IM DETAIL.
FinanceSuite
AUTOBANKAUTOMATIC CASH APPLICATION
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AutoBank Automatic Cash Application ist ein Modul der Hanse Orga FinanceSuite, einer SAP-zertifizierten, professionellen Software-Familie für Ihr Finanz- und Rechnungswesen. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert und branchenübergreifend einsetzbar.
Dank AutoBank Automatic Cash Application können Sie automatische Auszifferungs-quoten von bis zu 90 % oder mehr und damit eine große zeitliche Entlastung für Ihre Mitarbeiter erreichen. Diese können ihre wertvolle Zeit dann effektiver einsetzen, um den Liquiditätszufluss in Ihrem Unternehmen weiter zu steigern.
AutoBank Automatic Cash Application hilft Ihnen dabei, indem es den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung Ihrer Zahlungsinformationen deutlich senkt und automatische Buchungsvorschläge von höchster Qualität erstellt. So können Sie Ihre Offenen Posten wesentlich schneller ausgleichen. Sie erhalten umgehend tages- aktuelle Daten über Ihre Zahlungseingänge – optimal für Ihr Forderungsmanagement und eine höhere Produktivität. Vertrauen Sie also auf die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application für eine ideale Verarbeitung Ihrer:
• Kontoauszugsdateien • Zahlungsavise • Lockbox-Dateien
Auch Ihre Kreditkartenabrechnungen können Sie mit den Komponenten der Finance-Suite AutoBank Automatic Cash Application automatisiert verarbeiten.
FINANCESUITEAUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATIONOPTIMIEREN SIE DIE VERARBEITUNG IHRER KONTOAUSZÜGE, ZAHLUNGSAVISE UND LOCKBOX-DATEIEN IN SAP®!
DAS SAGEN UNSERE KUNDEN
„Mit der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application der Hanse Orga AG haben wir einen Volltreffer gelandet. Wir sind mit der Projektumsetzung sehr zufrieden, und die automatische Zuordnungsquote hat unsere Erwartungen übertroffen. Besser hätte es nicht laufen können.“
Mathias Schäfer Leitung IT Hapag-Lloyd AG
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Automatische Kontoauszugs- verarbeitung
Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Appli-cation setzt auf dem elektronischen Kontoauszug von SAP auf. Damit können Sie Ihre sämtlichen Kontoauszüge in nur einem Schritt in Ihr SAP- System einlesen. Alternativ können Sie den Kontoauszugsimport der FinanceSuite Payment Management für Kontoauszüge via EBICS oder den FinanceSuite Account Statement Manager für inter-nationale Formate wie camt, BAI2 etc. verwenden. Diese Module ermöglichen einen automatischen Abruf aller Kontoauszugsdaten von Ihren Banken, so dass die Umsatzdaten schon zur Verfügung stehen, wenn Sie und Ihre Abteilung in den Arbeitstag starten. So können Sie sicher sein, dass die Daten selbst dann automatisch zur Verfügung stehen, sollten mal ein oder mehrere Mitarbeiter ausfallen. Mit diesen Funktionen können Sie zudem untertägig Ihre Umsatzdaten abrufen (Intraday- Kontoauszüge), so dass Sie immer die neuesten Daten zur Verfügung haben.
Für die besonders treffsichere und automatisierte Zuordnung der Umsatzdaten können Sie individu-elle Buchungsregeln in der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application festlegen und zent-ral pflegen. Die Buchungsregeln können von Ihrer Fachabteilung jederzeit an aktuelle Bedingungen angepasst werden, eine Unterstützung durch die IT ist hier nicht erforderlich.
Die Buchungsregeln setzen sich aus sogenann-ten Grobfiltern und Feinfiltern zusammen. Über die Grobfilter werden die unterschiedlichen Ge-schäftsvorfälle im Kontoauszug identifiziert und an die verknüpfte Zahlungsart mit den hinterlegten
Buchungsregeln weitergegeben. Mit Hilfe der Feinfilter werden zudem die Informationen aus dem Verwendungszweck für die Auszifferung der Offenen Posten herangezogen.
So kann AutoBank Automatic Cash Application beispielsweise Intervalle bei Rechnungsnummern und Aufzählungen auflösen und die Daten ergän-zen oder ersetzen, um sie dann korrekt zuzuordnen und zu buchen. Jede Information aus dem Verwen-dungszweck kann somit identifiziert, aufbereitet und für den Abgleich gegen die Offenen Posten genutzt werden.
Durch die Vielfalt kombinierbarer Suchmuster und die Flexibilität der Einstellungen von Buchungs-regeln gelangen Sie zu deutlich höheren Ausziffe-rungsquoten als es mit anderen Softwarelösungen am Markt möglich ist.
Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Appli-cation unterstützt zusätzlich die Buchungsprozes-se durch eine automatisch gefüllte Tabelle mit den Bankverbindungen der Zahlungsabsender, in denen alle Kontoverbindungen früherer Zahlungen gespei-chert sind. Dadurch können Sie Zahlungen selbst dann automatisch zuordnen, wenn wichtige Anga-ben zur Zahlung im Kontoauszug fehlen sollten oder verkürzt sind. Die Software bietet zusätzlich eine Umsetzungstabelle, mit der wichtige Daten aus dem Verwendungszweck herausgefiltert und in benö-tigte Informationen umgewandelt werden. Das ist besonders hilfreich bei Kontoauszügen aus dem Ausland, bei denen Angaben über den Absender meist nur im Verwendungszweck zu finden sind.
Kontoauszüge
Zahlungsavise
Lockbox
PARTIS®
Host-Systeme
Archiv
SAP-SYSTEMUMGEBUNG
FI-CA (IS-U, FS-CD, …)
SAP® R/3®
Auto BankAutomatic Cash Application
CML, CFM
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Für die zugeordneten Kontoauszugsdaten werden automatisch Buchungen im SAP-FI und in angebun-denen Nebenbuchsystemen erzeugt. Dabei können zusätzlich zu den Nebenbüchern aus SAP, wie IS-U, FS-CD und IS-M auch Non-SAP-Nebenbuchsysteme angesprochen werden.
Für Sonderfälle und Zahlungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, bietet die Finance-Suite AutoBank Automatic Cash Application eine optimierte manuelle Nachbearbeitung. Diese Nachbearbeitung, die unten näher beschrieben wird, steht für alle Zahlungseingangsinformatio-nen inklusive Kontoauszüge, Zahlungsavise und Lockbox-Dateien zur Verfügung.
Den gesamten Verarbeitungsprozess und -status können Sie übersichtlich im Performance Cock-pit verfolgen. Durch eine Ampelanzeige erkennen Sie auf einen Blick, welche Zahlungen erfolgreich gebucht wurden und bei welchen Positionen noch Handlungsbedarf besteht. Per Drill-down-Funktion können Sie in die Details der einzelnen Positio-nen einsteigen und bei Bedarf weitere Aktivitäten anstoßen. Über das Performance Cockpit kön-nen Sie Analysen Ihrer Zuordnungsquoten (nach Gesellschaft, Konto, etc.) durchführen. Auch das
Zahlungsverhalten Ihrer Kunden lässt sich hierüber ermitteln, so dass Sie bei Bedarf beim Kunden nach-fassen können.
Der TeamManager hilft Ihnen, die Arbeitsvorräte zu organisieren, zu steuern und im Blick zu behalten. Dies ist insbesondere für Shared Service Center und Abteilungen mit mehreren Mitarbeitern interessant, denn Sie können zu erledigende Aufgaben eindeu-tig für einzelne Mitarbeiter oder Teams aufteilen und vermeiden dadurch eine Doppelbearbeitung. Nach flexibel definierbaren Kriterien verteilt das System die nachzubearbeitenden Positionen automatisch. Über einen Monitor können Sie die Verteilung und den Verarbeitungsstatus auf einen Blick verfolgen. So können Sie die Aufgabenverteilung optimal managen und die Verarbeitung beschleunigen.
Zahlungsavisverarbeitung
Die Verarbeitung von Zahlungsavisen ist aufgrund der erheblichen Unterschiede in Größe, Format, Übermittlungsweg und Inhalt oft eine große Heraus-forderung für Unternehmen. Die FinanceSuite Auto-Bank Automatic Cash Application bietet dafür eine ideale Lösung: Über einen eigenen bpi® (Business Process Integrator) werden die Zahlungsinformatio-nen aus den unterschiedlichen Formaten konvertiert und in Ihr SAP-System eingespielt. Dabei werden die Originaldateien im Avispool der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application hinterlegt, wo sie für Recherchen jederzeit zur Verfügung ste-hen. Für die Avise, die besonders umfangreich sind oder die inhaltlich sehr komplex sind, können kun-denspezifische Anforderungen für die automatische Verarbeitung hinterlegt werden, um die Avise tag-fertig zu verbuchen. Nach vordefinierten Kriterien werden die Avisinformationen automatisch mit den Offenen Posten abgeglichen und kontiert.
Verschiedene Abzugsarten wie Delkredere, Bonus, Skontierung oder Werberabatte werden automa-tisch geprüft und verbucht. Ihre Mitarbeiter erhal-ten vom System eine automatische Benachrichti-gung, sobald die Verarbeitung erfolgt ist. Damit
VORTEILE AUTOMATISCHE KONTOAUSZUGSVERARBEITUNG
• Integration in den elektronischen Kontoaus-zug von SAP
• Individuelle Buchungsregeln
• Siebprinzip über Grobfilter
• Abgleich über Feinfilter
• Umsetzungstabelle
• Absenderbankverbindung
• Automatische Zuordnung
• Treffsichere Buchungsvorschläge
• Ansprache SAP-FI und Nebenbuchsysteme
• Zentrale und flexible Buchungsregeln
• Performance Cockpit: Analysen undMonitoring
• Reporting
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beschränkt sich die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter auf die Kontrolle und Klärung der nicht automatisch kontierten Avispositionen. Ungeklärte Positionen werden direkt in die optimierte manuelle Nachbear-beitung gegeben.
Verknüpfen Sie AutoBank Automatic Cash Application mit weiteren Modulen der FinanceSuite und profitieren Sie von den Vorteilen einer umfassenden Lösung: Cash & Liquidity Management, Payment Management, Treasury Management,eBAM electronic Bank Account Management und Working Capital Management.
CASH & LIQUIDITY MANAGEMENT
WORKING CAPITALMANAGEMENT
PAYMENT MANAGEMENT
AUTOBANK AUTOMATIC CASH
APPLICATION
TREASURY MANAGEMENT
eBAM
HR / IS-U / BW / MMFS-CD / CO / SD / FI
FINANCESUITE FÜR SAP®
VORTEILE ZAHLUNGSAVIS- VERARBEITUNG
• Elektronische und beleghafte Avise
• Verschiedene Formate der Avise
• Konvertierungsmöglichkeiten
• Automatischer Abgleich mit Offenen Posten sowie automatische Kontierung
• Umfangreiche Abzugsprüfungen
• Workflowgestützte Nachbearbeitung
• Manuelle Nachbearbeitung auf nur einem Screen
Enhancement Package: Integrierte Avise
Zunehmend erhalten Unternehmen Avise mit nur geringem Inhalt und mit einfachen Strukturen. Um auch diese sogenannten integrierten Avise auto-matisch verarbeiten zu können, haben wir ein se-parates Enhancement Package entwickelt, das an die Kontoauszugsfunktionalität der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application gekoppelt ist. Diese Avise, die meist als E-Mail, PDF, Excel- Datei oder ähnliche Notiz eingehen, können über eine OCR-Lösung digitalisiert und für die automa-tische Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Anhand bewährter Filterkriterien kann auf die Avis-daten beim Buchungsprozess der Kontoauszüge oder Lockboxdaten zugegriffen und somit die auto-matische Buchungsquote erhöht werden.
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Cash Application Worksheets
Für Team- oder Abteilungsleiter bieten Cash Application Worksheets eine einfache Möglichkeit, den Überblick über den Bearbeitungsstatus sowie über die aktuellen und historischen Zahlungsströ-me zu behalten. Diese Informationen werden für alle Eingangsarten inklusive Kontoauszüge, Avi-se und Lockbox transparent im zentralen Works-heet für Cashflow-Volumen dargestellt. Über das Cash Application Worksheet Debitoren können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung ihren auf Kunde-nebene bezogenen Arbeitsvorrat schnell einsehen und direkt über das Worksheet öffnen und bearbei-ten.
Lockbox-Verarbeitung
Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Appli-cation ermöglicht Ihnen, Scheckeingänge zu ver-arbeiten, die in Form von Lockbox-Dateien bereit-gestellt werden. Damit können Sie auch die in den USA gängigen Lockbox-Dateien problemlos und automatisch in Ihr SAP-System einlesen und weiter-verarbeiten. Auch hier stehen Ihnen die bewährten Funktionen zur Verfügung.
VORTEILE MANUELLE NACHBEARBEITUNG
• Schneller Überblick: eine Selektionsmaske
• Identifikation und Verarbeitung der Daten aus dem Verwendungszweck
• Buchungsvorschläge mit hoher Trefferquote
• Automatische Suche in Absenderbank- verbindungen
• Integriertes Dispute Management
• Dispute Monitor für Analysen
• Einfache Rücküberweisungen
Optimierte manuelle Nachbearbeitung
Ungeklärte Zahlungsinformationen werden direkt aus den Kontoauszügen, Avisen und Lockboxdaten übernommen, so dass Sie diese nicht mehr manu-ell eingeben müssen. Die Zahlungen werden in einer zentralen Buchungsmaske aufgeführt. In dieser Buchungsmaske haben Sie einen direkten Zugriff auf den Verwendungszweck, aus dem Sie per Copy & Paste-Funktion Informationen entweder direkt zur Buchung eingeben oder zur weiteren Recherche in die Suchmaske einfügen können. Über Buchungsvorschläge führt das System den Mitarbeiter an die Lösung des Problems heran und ermöglicht dadurch eine zügige Identifizierung und Buchung der Zahlung. Auch die Informationen aus den Absenderbankverbindungen stehen zur Verfü-gung und unterstützen eine beschleunigte Zuord-nung und Buchung. Über das integrierte Dispute Management können die Daten unklarer Zahlungen an Mitarbeiter per SAP-Kurznachricht oder E-Mail versandt werden. Diese können den Klärungs-prozess beispielsweise durch Nachfassen beim Kunden unterstützen oder den Zahlungseingang über einen Link selbst bearbeiten. Ein zusätzlicher Dispute Monitor ermöglicht eine Analyse aller bis-her gestellten Klärungsanfragen. Für Zahlungen, die auch nach der manuellen Prüfung nicht zugeordnet werden konnten, können automatische Rücküber-weisungen an den Auftraggeber erstellt werden – entweder als Zahlungsanordnungen in SAP oder über direkte Zahlungen im separaten FinanceSuite-Modul Payment Management.
VORTEILE LOCKBOX- VERARBEITUNG
• Automatische Verarbeitung von Zahlungen über Lockbox-Dateien
• Treffsichere Buchungsvorschläge
• Zentrale und flexible Buchungsregeln
• Vielzählige Abgleichfelder
• Einfache manuelle Nachbearbeitung
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FINANCESUITE AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION – DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK:
Das Performance Cockpit sorgt für maximale Transparenz, indem Sie einen konzernweiten Über-blick über den Prozessablauf der Kontoauszugsverarbeitung erhalten. Ampelanzeigen und Drill-down-Funktionen erleichtern das Arbeiten.
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• Vollständige Integration in SAP
• Intuitive Handhabung
• Hoher Automatisierungsgrad
• Intelligente manuelle Nachbearbeitung
• Tagfertige Buchhaltung
• Zeitliche Entlastung
• Reduzierung der Forderungslaufzeit um bis zu 50 %
• Schneller Überblick der Cash-Situation
• Revisionssicherheit
• Integration von Nebenbüchern
AutoBank Automatic Cash Appli-cation bietet Ihnen die gesamte Nachbearbeitung mit allen notwen-digen Informationen und Funktionen in einer Buchungsmaske. Über den Dispute Monitor können alle Kurznachrichten, die im Rahmen der Nachbearbeitung versendet wurden, verfolgt werden. Der Anwender erhält somit eine zentrale Übersicht und Kontrolle über die laufenden und historischen Klärungsfragen.
Über den Dispute Monitor können alle Kurznachrichten, die im Rahmen der Nachbearbeitung versendet wurden, verfolgt werden. Der Anwender erhält somit eine zentrale Übersicht und Kontrolle über die laufenden und historischen Klärungsfragen.
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© Copyright 06/2015 Hanse Orga AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP® und R/3® sind eingetragene Marken der SAP AG.
Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter von innovativen Software-lösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution and Technology Partner und unsere Produkte sind als „FinanceSuite 5.1“ von SAP zertifiziert. Wir bei der Hanse Orga AG ver fügen über langjährige Erfahrungen in natio-nalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und techni-sches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen. Vertrauen auch Sie auf unsere
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Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG
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Die Hanse Orga tritt seit 2014 als Gruppe auf und vereint die drei Gesellschaften Hanse Orga AG, cogon GmbH und SymQ GmbH unter einem Dach. Mehr als 1.000 Kunden profitieren bereits von un-seren führenden und spezialisierten Lösungen und Dienstleistungen. Als Hanse Orga Group bieten wir für das Financial Supply Chain Management alles aus einer Hand: spezialisierte SAP Add-ons in Form der Hanse Orga FinanceSuite-Module, innovative und ERP-unabhängige Finanzlösungen der cogon GmbH und kompetente SAP Treasury Beratung durch die SymQ GmbH. Wir sehen uns als ganz-
Die integrierten und von SAP zertifizierten Lösungen der Hanse Orga AG bieten Unter-nehmen ein sinnvolles Add-on zu vorhandenen SAP-Um-gebungen. Damit lassen sich deutliche Effizienzsteigerun-gen für die Bereiche Zahlungs-eingangsverarbeitung, Cash Management, Liquiditätspla-nung, Treasury Management, Payment Factory und elect-ronic Bank Account Manage-ment realisieren.
Die cogon GmbH legt bewusst den Fokus auf innovative und ERP-unabhängige Finanzlö-sungen für Zahlungsverkehr, Kontoauszugsverarbei tung sowie Cash-, Liquidity- und Treasury Management. Flexi-bilität, ein erweiterbares Leis-tungsangebot und leichte In-tegrierbarkeit in bestehende Systeme zeichnen die Lösun-gen besonders aus.
SymQ bietet großen und mit-telständischen Unternehmen aller Branchen eine kompe-tente SAP-Beratung für den Finanz- und Treasury-Bereich. Der Beratungsansatz reicht von Strategieentwicklung und Lösungsdesign über die Imple-mentierung bis hin zur konti-nuierlichen Prozessoptimie-rung in SAP.
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