Document de travail

Bilan de la 1ère année de mise en œuvre du dispositif EPA

DRHRS- Direction du développement RH

CCE du 23 mai 2013

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Sommaire

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Analyse qualitative

Analyse quantitative

Objectif et contenu de ce bilan EPA

Modalités de mise en œuvre du dispositif EPA

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Objectif et contenu de ce bilan

L’article VII de l’instruction n.2012-43 du 21 février 2012 relative à l’entretien professionnel annuel (EPA) prévoit la nécessité d’un bilan au terme de la 1ère année de mise en œuvre du dispositif.

Ce bilan suit le déroulé suivant:

1. Retour sur les modalités de mise en œuvre du dispositif

2. Analyse quantitative des campagnes organisées en 2012 selon la remontée des régions

3. Analyse qualitative réalisée sur la base d’un échantillonnage représentatif

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Analyse qualitative

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Objectif et contenu de ce bilan EPA

Modalités de mise en œuvre du dispositif EPA

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Modalités de mise en œuvre du dispositif

Compte-tenu de la finalisation du dialogue social national le 20 février 2012 et de la mise en œuvre des dialogues sociaux locaux, les campagnes EPA ont suivi des calendriers différents selon les régions.

Dans la mesure du possible, les régions ont planifié leur campagne en cohérence avec certains évènements comme notamment :

- la mise en œuvre du plan de formation

- la fixation des objectifs ou contributions aux résultats collectifs en fonction du Dialogue de Performance

- la préparation des décisions d’évolution de carrières

L’amplitude des campagnes a pu varier entre 1 mois et demi et 8 mois.

Selon l’effectif de la région, la durée moyenne des campagnes EPA en 2012 était de:

- moins de 4 mois lorsque l’effectif est inférieur ou égal à 500 agents

- entre 4 et 5 mois lorsque l’effectif est compris entre 500 et 2000 agents

- 5 mois et plus lorsque l’effectif est supérieur à 2000 agents

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Modalités de mise en œuvre du dispositif

L’implication de la ligne managériale dans la campagne EPA étant un facteur clé de son succès, deux actions d’accompagnement ont été mises en œuvre :

• Une formation obligatoire de 2 jours pour les managers nouvellement en charge de conduire les EPA. 2 modules de formation au choix :

- le module "Conduire un entretien individuel" (CMACEI) abordant l'ensemble des entretiens

- le module "Conduire un entretien professionnel annuel" (CMAEPA) dédié uniquement à l'EPA

 Ainsi en 2012, 2444 managers sur 6008 ont bénéficié de l’un de ces modules de formation , de nombreux managers ayant été formés dans les années passées à la conduite d’entretien d’évaluation.

• Une demi-journée de sensibilisation organisée par la Direction des Ressources Humaines pour l’ensemble des managers pouvant être complétée par une séance d’appropriation du module EPA dans le SIRH animée par les Services RH.

Pour ce faire, 75 collaborateurs de la fonction RH (22 régions représentées) en charge du déploiement de l’EPA au sein de leur région ont été formés au module EPA dans le SIRH pour démultiplier ensuite auprès des managers .

Ainsi chaque manager, ayant à réaliser les EPA est formé pour réaliser l’entretien, avant la tenue des EPA.

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Analyse qualitative

Analyse quantitative

Objectif et contenu de ce bilan EPA

Modalités de mise en œuvre du dispositif EPA

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Analyse quantitative

Chiffres clés (issus de la remontée des informations quantitatives de 25 régions):

• 42 003 agents ont eu une proposition d’entretien EPA

• 73% soit 30 680 entretiens ont été réalisés et 5 agents ont formulé un recours

• 4,6% des agents ont refusé de passer leur entretien EPA soit 1 416 agents

Nature et raisons évoquées par les agents ayant refusé leur EPA :

Eléments de cadrage « manquants » Eléments personnels

• absence de référentiel des métiers,• ambiguïté de la notion de contribution aux résultats collectifs,• DS ou IRP à temps plein, • agents provenant de l’AFPA,• un nouveau manager jugé incompétent par l’agent pour mener l’entretien• inadéquation entre charge de travail et moyens,• impossibilité de négocier une promotion pour agent statut 2003,

• refus pour proximité de retraite, • absence du salarié• manque d’intérêt,• mutation prochaine• conviction personnelle,  • « l’EPA n’est pas obligatoire », • refus d’avoir un entretien avec son N+1

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Analyse quantitative

Objectif et contenu de ce bilan EPA

Modalités de mise en œuvre du dispositif EPA

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Analyse qualitative

Un bilan qualitatif a été réalisé sur la base d’un échantillon de 100 agents répartis comme tels :

• 60 conseillers,• 10 DAPE,• 10 REP,• 10 agents fonction support,• 3 DT ou DTD,• 7 Chefs de service.  L’analyse qualitative menée dans le cadre de ce bilan se centre sur la complétude des champs et la clarté des propos recueillis dans toutes les rubriques de l’EPA.

L’analyse globale des 19 champs à renseigner dans le formulaire EPA est satisfaisante sur l’essentiel des rubriques, en particulier sur la complétude du thème relatif à la formalisation des objectifs ou contributions aux résultats collectifs, et les éléments communiqués sur les activités exercées par les agents.

Les champs d’amélioration mis en exergue sont :• « bilan de l’année écoulée » : souvent succinct ou peu alimenté• « descriptif besoins de formations » : il est noté des erreurs sur les codes stage en pré-alimentation du plan et une incomplétude de la rubrique « besoins de formation par le manager »•« mobilité inter-régions » et « date de mobilité souhaitée » : peu alimentés et non exploités• « examen situation professionnelle » et « proposition plan de progrès » : il est noté des erreurs sur la population traitée et l’absence de formalisation des axes de progrès

De façon générale, cette première campagne pose aussi la question de l’exploitation des EPA par les services RH, à encore améliorer et à « outiller » davantage.Les évolutions de la montée de version V9.1 devraient être de nature à participer à cette amélioration.