Axxes gagne en efficacité grâce à l’automati-sation de ses processus internes
Axxes, spécialisé en détachement de spécialistes IT, a
automatisé le suivi de ses prospects, clients et consul-
tants. Solution choisie: l’application de sourcing et staf-
fing de Net IT, basée sur Dynamics CRM, qui a en outre
été intégrée avec SharePoint, où sont consignés les CV.
L’automatisation des processus internes permet à Ax-
xes d’opérer plus vite et de manière plus efficace.
Les feuilles Excel utilisées jusque là ne pouvaient plus
accompagner la société dans sa croissance. Désormais,
toutes les données sur les consultants, prospects et
clients sont stockées dans Dynamics CRM, ce qui a
pour effet de rationaliser et rendre plus efficace le suivi
des contacts commerciaux.
Les consultants ont recours à un portail pour enregis-
trer leurs heures de travail qui sont ensuite utilisées
pour la facturation. Celle-ci exigeait par le passé 4 jours
de travail par mois. Elle n’en demande plus que deux.
Ce regain d’efficacité permet à Axxes de gérer sa crois-
sance sans devoir étoffer ses équipes administratives.
pays: Belgique
secteur: services HR
profil
Axxes est spécialisé dans le détachement de
consultants IT. Les clients peuvent ainsi compter
sur la mise à disposition flexible d’expertises IT
répondant à leurs besoins. Axxes emploie plus de
100 consultants.
défi
Axxes se doit de réagir rapidement aux questions
des clients pour voir des missions lui échapper. La
croissance de la société ne lui permettait plus de
tout gérer à l’aide de feuilles Excel et d’un enco-
dage manuel de données.
tél. +32 (0)9 361 82 33
Microsoft Dynamics CRM
solution
Net IT, partenaire informatique, a installé sa solu-
tion spécifique de sourcing et staffing développée
sur base de Dynamics CRM. Net IT a par ailleurs
intégré le progiciel avec SharePoint afin qu’Axxes
puisse effectuer efficacement des recherches si-
multanées dans les deux systèmes.
avantages
Û Regain d’efficacité et gain de temps
Û Meilleur suivi des ventes
Û Création rapide de rapports
Û Intégration avec d’autres logiciels
Û Stockage structuré d’informations
Û Automatisation des flux de tâches
software&services
Servers
Developer Tools
Windows
Desktop Applications
Business Solutions
Dynamics CRM
Online Services
Microsoft Services
Microsoft Technologies
Microsoft Security
Axxes est actif dans le domaine du détachement de spé-
cialistes IT. La société a automatisé le suivi des prospects,
clients et consultants à l’aide de Dynamics CRM, en ce
compris la facturation des heures prestées. Le logiciel a
été installé par Net IT.
« Net IT dispose d’un progiciel dédié à notre secteur.
Nous n’avons donc pas du faire beaucoup de développe-
ments sur mesure », témoigne Benjamin Goesaert, direc-
teur commercial chez Axxes.
Temps de facturation divisés par deuxTous les collaborateurs du service administratif utilisent
désormais le nouveau système. L’intégration avec Outlook
permet aux commerciaux de stocker aisément les mails
qu’ils échangent avec leurs clients et prospects dans le
CRM et de donner ainsi naissance à un historique accessi-
ble à tous. Les consultants peuvent enregistrer eux-
mêmes leurs relevés d’heures de travail via un portail. Ces
chiffres, une fois validés, sont utilisés pour la facturation. «
L’administration s’en trouve nettement accélérée », souli-
gne Benjamin Goesaert. « Par le passé, la facturation du-
rait environ quatre jours alors qu’elle n’en prend plus que
deux aujourd’hui. Cela nous évite de devoir engager de
nouveaux collaborateurs administratifs alors même que
nous continuons de croître. »
Les consultants avaient coutume de remplir leurs feuilles
de temps manuellement dans Excel avant de les envoyer
par mail au service administratif qui imprimait les fichiers,
les contrôlait et les utilisait ensuite pour la facturation. Les
factures, elles aussi, étaient stockées dans Excel. Les don-
nées étaient systématiquement réencodées, avec les ris-
ques d’erreurs que cela implique.
Progiciel sectoriel
A mesure qu’Axxes grandissait, il lui était difficile de s’en
tenir à cette méthode. La société utilisait déjà une an-
cienne version de Dynamics CRM qui lui procurait des
fonctions standard. Elle s’est toutefois mise en quête
d’une solution plus adaptée à l’automatisation intégrale
des flux de tâches.
« Nous avons comparé de nombreux logiciels et assisté à
nombre de démos », déclare Benjamin Goesaert. « Il s’est
avéré que Net IT disposait d’une application PSO
(Professional Services Organisation) spécifique, basée sur
Dynamics CRM, qui répondait à nos besoins. Le danger,
avec un CRM ou un ERP, est souvent d’acheter un
progiciel cher et hyper-complet dont on n’utilise
que quelques fonctions. En optant pour une solu-
tion verticale, on est sûr d’en utiliser toutes les fonc-
tions de manière optimale. Nous n’avons en outre
dû y apporter que quelques adaptations mineures. »
Connexion avec SharePointNet IT a par ailleurs prévu une connexion avec Mi-
crosoft SharePoint. Sam Vanderstraeten, Senior Pro-
ject Manager chez Net IT: « Nous avons développé
un moteur de recherche qui permet à Axxes d’effec-
tuer des recherches simultanées dans les deux sys-
tèmes. Dynamics CRM reprend les informations
structurées concernant les consultants, qu’ils soient
salariés, freelances ou candidats potentiels. Share-
Point, quant à lui, contient les CV que les consul-
tants ont eux-mêmes fournis sous forme de docu-
ments Word ou PDF. »
Selon la demande du client, les utilisateurs du CRM
peuvent désormais rechercher l’information dans les
champs fixes du CRM- expérience, région, âge...- ou
par mots-clé dans les CV. Soit encore en combinant
les deux. Ils obtiennent ainsi un résultat préalable-
ment filtré. L’avantage, pour le personnel adminis-
tratif, est de ne pas devoir réencoder dans le CRM
les informations se trouvant dans les CV. Sans
compter que les opérations de recherche parmi les
10.000 CV sont sensiblement accélérées.
« C’est là une chose très importante. Nous devons
en effet réagir rapidement aux demandes de clients
qui ont besoin d’un consultant », souligne Benjamin
Goesaert. « Ils attendent de nous que nous leur fas-
sions une proposition dans les 48 heures. Sans cela,
nos chances de décrocher la mission diminuent sen-
siblement. Voilà pourquoi nous désirions stocker
tous les CV et données de manière structurée, afin
de pouvoir accélérer les recherches. »
L’autonomie grâce à un bon coachingLes CV s’affichent via une page Web qu’Axxes a
programmée elle-même en .Net. Les rapports, eux
aussi, ont été développés en interne. Et les collabo-
rateurs d’Axxes se chargent eux-mêmes de la main-
tenance et des adaptations de Dynamics CRM, qui
tourne sur le serveur de la société. « C’est ce que
nous voulions », souligne Benjamin Goesaert. « Net
IT a montré le chemin et nous a coachés. Désor-
mais, nous poursuivons par nos propres moyens.
Nous disposons d’ailleurs en interne de nombreuses
personnes disposant des connaissances IT nécessai-
res. »
Le projet CRM a été préparé jusque dans ses moin-
Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes: « Dynamics CRM nous a permis de diviser par deux le
temps consacré à la facturation. Il est passé de quatre à deux jours par mois. »
dres détails. « Nous démarrons systématiquement par une
formation pour expliquer le fonctionnement de nos logi-
ciels », souligne Sam Vanderstraeten. « Nous y intégrons
ensuite les processus du client et procédons, si nécessaire,
à quelques petites adaptations. Une fois la phase de test
terminée, nous optimisons à nouveau l’application. Tout
cela a pris du temps, du fait que les activités ne pouvaient
évidemment pas s’arrêter. Axxes a finalement décidé de
procéder elle-même à la formation de ses utilisateurs fi-
naux, juste avant la mise en oeuvre. La méthode a porté
ses fruits puisque les utilisateurs ont immédiatement ap-
pliqué les nouvelles procédures. Le tout s’est d’ailleurs
passé sans grand bouleversement puisqu’ils étaient déjà
habitués à travailler avec Microsoft CRM. Pour la migra-
tion proprement dite, nous avons utilisé un outil de mi-
gration que nous avons nous-même développé, afin de
transvaser les données de l’ancien système CRM vers le
nouveau. »
Intégrer un maximum de processus dans le CRMLe projet ne s’arrêtera pas avec la migration vers le nou-
veau système CRM. « Nous croyons beaucoup dans ce
logiciel et nous voulons pousser l’expérience plus loin »,
déclare Benjamin Goesaert. « Nous adoptons une pers-
pective à long terme, compte tenu du fait que Microsoft
continuera à développer le logiciel et que nous pourrons
adopter son rythme de migration si nous le souhaitons.
Notre intention est d’intégrer un maximum de processus
dans le CRM, par exemple la gestion des voitures de so-
ciété. Cela concerne les données de plaques d’immatricu-
lation, les contrats, les conducteurs... Nous voulons égale-
ment intégrer au CRM le suivi de nos consultants, via des
informations telles que certifications, entretiens d’évalua-
tion... A l’avenir, nous désirons également octroyer un ac-
cès mobile au CRM à nos vendeurs via leur smartphone. »
pour plus d’informations
Pour toute information complémentaire concer-
nant les produits et services de Microsoft décrits
dans ce document, veuillez contacter le +32 2 503
31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases.
Vous y trouverez d’autres sociétés qui utilisent des
applications similaires.
Pour toute information complémentaire concer-
nant Net IT, contactez le +32 9 361 82 33 ou visitez
le site www.net-it.be
Pour toute information complémentaire concer-
nant Axxes, visitez le site www.axxes.com
« Nous avons développé un moteur de re-
cherche qui permet à Axxes d’effectuer des
recherches simultanées dans Dynamics
CRM et dans SharePoint. »
Sam Vanderstraeten
Recommended
