Axxes gagne en efficacité grâce à l’automatisation de ses processus internes

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    22-Jun-2015

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Axxes, spcialis en dtachement de spcialistes IT, a automatis le suivi de ses prospects, clients et consultants. Solution choisie: lapplication de sourcing et staffing de Net IT, base sur Dynamics CRM, qui a en outre t intgre avec SharePoint, o sont consigns les CV. Lautomatisation des processus internes permet Axxes doprer plus vite et de manire plus efficace.

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  • 1. Axxes gagne en efficacit grce lautomatisation de ses processus internes Axxes, spcialis en dtachement de spcialistes IT, a automatis le suivi de ses prospects, clients et consultl. +32 (0)9 361 82 33 sales@net-it.bepays: Belgique secteur: services HRprofil Axxes est spcialis dans le dtachement detants. Solution choisie: lapplication de sourcing et staffing de Net IT, base sur Dynamics CRM, qui a en outre t intgre avec SharePoint, o sont consigns les CV. Lautomatisation des processus internes permet Axxes doprer plus vite et de manire plus efficace. Les feuilles Excel utilises jusque l ne pouvaient plus accompagner la socit dans sa croissance. Dsormais,consultants IT. Les clients peuvent ainsi comptertoutes les donnes sur les consultants, prospects etsur la mise disposition flexible dexpertises ITclients sont stockes dans Dynamics CRM, ce qui arpondant leurs besoins. Axxes emploie plus depour effet de rationaliser et rendre plus efficace le suivi100 consultants.dfi Axxes se doit de ragir rapidement aux questionsdes contacts commerciaux. Les consultants ont recours un portail pour enregistrer leurs heures de travail qui sont ensuite utilisesdes clients pour voir des missions lui chapper. Lapour la facturation. Celle-ci exigeait par le pass 4 jourscroissance de la socit ne lui permettait plus dede travail par mois. Elle nen demande plus que deux.tout grer laide de feuilles Excel et dun enco-Ce regain defficacit permet Axxes de grer sa crois-dage manuel de donnes.sance sans devoir toffer ses quipes administratives.Microsoft Dynamics CRM

2. solutionAxxes est actif dans le domaine du dtachement de sp-Net IT, partenaire informatique, a install sa solu-cialistes IT. La socit a automatis le suivi des prospects,tion spcifique de sourcing et staffing dveloppeclients et consultants laide de Dynamics CRM, en cesur base de Dynamics CRM. Net IT a par ailleurs intgr le progiciel avec SharePoint afin quAxxes puisse effectuer efficacement des recherches simultanes dans les deux systmes.compris la facturation des heures prestes. Le logiciel a t install par Net IT. Net IT dispose dun progiciel ddi notre secteur. Nous navons donc pas du faire beaucoup de dveloppe-avantages Regain defficacit et gain de temps Meilleur suivi des ventes Cration rapide de rapports Intgration avec dautres logiciels Stockage structur dinformations Automatisation des flux de tchesments sur mesure , tmoigne Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes.Temps de facturation diviss par deux Tous les collaborateurs du service administratif utilisent dsormais le nouveau systme. Lintgration avec Outlook permet aux commerciaux de stocker aisment les mails quils changent avec leurs clients et prospects dans lesoftware&services ServersCRM et de donner ainsi naissance un historique accessible tous. Les consultants peuvent enregistrer euxmmes leurs relevs dheures de travail via un portail. Ces chiffres, une fois valids, sont utiliss pour la facturation. Developer Tools Windows Desktop Applications Business Solutions Dynamics CRMLadministration sen trouve nettement acclre , souligne Benjamin Goesaert. Par le pass, la facturation durait environ quatre jours alors quelle nen prend plus que deux aujourdhui. Cela nous vite de devoir engager de nouveaux collaborateurs administratifs alors mme que nous continuons de crotre. Les consultants avaient coutume de remplir leurs feuillesOnline Servicesde temps manuellement dans Excel avant de les envoyer par mail au service administratif qui imprimait les fichiers,Microsoft Services Microsoft Technologies Microsoft Securityles contrlait et les utilisait ensuite pour la facturation. Les factures, elles aussi, taient stockes dans Excel. Les donnes taient systmatiquement rencodes, avec les risques derreurs que cela implique.Progiciel sectoriel A mesure quAxxes grandissait, il lui tait difficile de sen tenir cette mthode. La socit utilisait dj une ancienne version de Dynamics CRM qui lui procurait des fonctions standard. Elle sest toutefois mise en qute dune solution plus adapte lautomatisation intgrale des flux de tches. Nous avons compar de nombreux logiciels et assist nombre de dmos , dclare Benjamin Goesaert. Il sest avr que Net IT disposait dune application PSO (Professional Services Organisation) spcifique, base sur Dynamics CRM, qui rpondait nos besoins. Le danger, 3. Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes: Dynamics CRM nous a permis de diviser par deux le temps consacr la facturation. Il est pass de quatre deux jours par mois. avec un CRM ou un ERP, est souvent dacheter uncompter que les oprations de recherche parmi lesprogiciel cher et hyper-complet dont on nutilise10.000 CV sont sensiblement acclres.que quelques fonctions. En optant pour une solution verticale, on est sr den utiliser toutes les fonc- Cest l une chose trs importante. Nous devonstions de manire optimale. Nous navons en outreen effet ragir rapidement aux demandes de clientsd y apporter que quelques adaptations mineures. qui ont besoin dun consultant , souligne BenjaminConnexion avec SharePoint Net IT a par ailleurs prvu une connexion avec Microsoft SharePoint. Sam Vanderstraeten, Senior Project Manager chez Net IT: Nous avons dvelopp un moteur de recherche qui permet Axxes deffectuer des recherches simultanes dans les deux sys-Goesaert. Ils attendent de nous que nous leur fassions une proposition dans les 48 heures. Sans cela, nos chances de dcrocher la mission diminuent sensiblement. Voil pourquoi nous dsirions stocker tous les CV et donnes de manire structure, afin de pouvoir acclrer les recherches. tmes. Dynamics CRM reprend les informationsLautonomie grce un bon coachingstructures concernant les consultants, quils soientLes CV saffichent via une page Web quAxxes asalaris, freelances ou candidats potentiels. Share-programme elle-mme en .Net. Les rapports, euxPoint, quant lui, contient les CV que les consul-aussi, ont t dvelopps en interne. Et les collabo-tants ont eux-mmes fournis sous forme de docu-rateurs dAxxes se chargent eux-mmes de la main-ments Word ou PDF. tenance et des adaptations de Dynamics CRM, qui tourne sur le serveur de la socit. Cest ce queSelon la demande du client, les utilisateurs du CRMnous voulions , souligne Benjamin Goesaert. Netpeuvent dsormais rechercher linformation dans lesIT a montr le chemin et nous a coachs. Dsor-champs fixes du CRM- exprience, rgion, ge...- oumais, nous poursuivons par nos propres moyens.par mots-cl dans les CV. Soit encore en combinantNous disposons dailleurs en interne de nombreusesles deux. Ils obtiennent ainsi un rsultat pralable-personnes disposant des connaissances IT ncessai-ment filtr. Lavantage, pour le personnel adminis-res. tratif, est de ne pas devoir rencoder dans le CRM les informations se trouvant dans les CV. SansLe projet CRM a t prpar jusque dans ses moin- 4. dres dtails. Nous dmarrons systmatiquement par une formation pour expliquer le fonctionnement de nos logiciels , souligne Sam Vanderstraeten. Nous y intgrons ensuite les processus du client et procdons, si ncessaire, quelques petites adaptations. Une fois la phase de test termine, nous optimisons nouveau lapplication. Tout cela a pris du temps, du fait que les activits ne pouvaient videmment pas sarrter. Axxes a finalement dcid de procder elle-mme la formation de ses utilisateurs finaux, juste avant la mise en oeuvre. La mthode a port ses fruits puisque les utilisateurs ont immdiatement appliqu les nouvelles procdures. Le tout sest dailleurs pass sans grand bouleversement puisquils taient djSam Vanderstraetenhabitus travailler avec Microsoft CRM. Pour la migration proprement dite, nous avons utilis un outil de migration que nous avons nous-mme dvelopp, afin de Nous avons dvelopp un moteur de recherche qui permet Axxes deffectuer des recherches simultanes dans Dynamics CRM et dans SharePoint. transvaser les donnes de lancien systme CRM vers le nouveau. Intgrer un maximum de processus dans le CRM Le projet ne sarrtera pas avec la migration vers le nouveau systme CRM. Nous croyons beaucoup dans ce logiciel et nous voulons pousser lexprience plus loin , dclare Benjamin Goesaert. Nous adoptons une perspective long terme, compte tenu du fait que Microsoft continuera dvelopper le logiciel et que nous pourrons adopter son rythme de migration si nous le souhaitons. Notre intention est dintgrer un maximum de processus dans le CRM, par exemple la gestion des voitures de socit. Cela concerne les donnes de plaques dimmatriculation, les contrats, les conducteurs... Nous voulons galement intgrer au CRM le suivi de nos consultants, via despour plus dinformations Pour toute information complmentaire concernant les produits et services de Microsoft dcrits dans ce document, veuillez contacter le +32 2 503 31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez dautres socits qui utilisent des applications similaires. Pour toute information complmentaire concernant Net IT, contactez le +32 9 361 82 33 ou visitez le site www.net-it.be Pour toute information complmentaire concernant Axxes, visitez le site www.axxes.cominformations telles que certifications, entretiens dvaluation... A lavenir, nous dsirons galement octroyer un accs mobile au CRM nos vendeurs via leur smartphone.

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