ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI SIRKULASI BUKU PADA PERPUSTAKAAN SD NEGERI 03 KLEGEN
DI MADIUN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Aliev Yaniar Karuniawan
08.11.2535
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2012
APLICATION SYSTEM ANALSIS AND DESIGN BOOK AT THE LIBRARY CIRCULATION KLEGEN SD NEGERI 03
IN MADIUN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI SIRKULASI BUKU PADA PERPUSTAKAAN SD NEGERI 03 KLEGEN
DI MADIUN
Aliev Yaniar Karuniawan Teknik Informatika
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Developments in the field of computer technology today is very fast, allowing the use of the application on a computer in a variety of fields with a cheaper cost than the manual way. Library book circulation system applications that require a lot of data handling and reporting, it is important and use desktop application that records every transaction that is able to facilitate data collection and minimize any errors in the existing collection.
Thus, the aim of this study is to analyze and design a library book circulation system application in an elementary school. Applications created using Microsoft Visual Basic 6.0 in the interface and database. The database is built is any data that is necessary in the transaction of borrowing and returning books. This application is designed in such a way as to be easily understood and used in order to walk properly.
By this author will conduct a study on the SDN 03 Klegen Madiun for analysis and design of applications circulation of books in the library and as a final project the writer as a condition to take a degree in Strata 1 with the title "Analysis and Design of Systems Applications Circulation of Books in the Library at SDN 03 Klegen in Madiun "
Keywords : application libraries, databases, visual bacic, technology, computer
1. Pendahuluan
Kemajuan dan perkembangan teknologi dewasa ini telah berpengaruh pada
hampir semua aspek kehidupan manusia. Bahkan dewasa ini perkembangan teknologi
informasi mulai mendapatkan sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak
hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja melaikan
juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang
terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus
bangsa yang konpetitif
Pada dunia pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu bagian penting
dalam meningkatkan ilmu pengetahuan agar semakin berkualitas karena di perpustakaan
kita akan mendapatkan berbagai macam jenis buku yang dapat membantu kebutuhan
untuk mendapatkan sebuah informasi.
Peran serta teknologi dalam keberadaan perpustakaan yang digunakan dalam
pengelolaan data yang berhubungan dengan sistem informasi di perpustakaan untuk
mendapatkan hasil informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu. Relevan yang
dimaksudkan adlah teknologi yang mempunyai manfaat untuk pemakaian dalam hal ini
adlah instansi perpustakaan yang bertugas mengelola data yang ada diperpustakaan
seperti katalogisasi dan data sirkulasi. Apabila pada suatu lembaga dalam hal ini adalah
perpustakaan pengelolaan data masih dilakukan secara manual maka akan
menimbulkan berbagai masalah, mulai dari lama waktu yang diperlukan untuk mendata
data perpustakaan sehingga akan menghabiskan banyak waktu. Hal ini mengakibatkan
keterlambatam informasi yang sampai pada pimpinan perpustakaan sehingga
mengakibatkan seorang pimpinan akan sulit untuk mengambil suatu keputusan atau
tindakan yang diperlukan untuk perkembangan perpustakaan.
Pada penelitian di SDN 03 Klegen Madiun ini penulis melihat kurang efektif dan
efisiennya sistem pengelolaan sirkulasi buku di perpustakaan yang dilakukan secara
manual dan terkesan lambat mengingat banyaknya data buku dan siswa yang akan
diproses. Hal ini tentunya akan sangat menghambat proses sirkulasi buku dan hampir
tidak mungkin akan ada kesalahan pada proses pendataan baik pendataan buku maupun
pendataan siswa.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis ingin mengadakan sebuah penelitian
tentang “Analisis dan Perancangan Sistem Aplikasi Sirkulasi Buku Pada Perpustakaan
SDN 03 Klegen di Madiun” dengan tujuan menggembangkan sistem informasi sirkulasi
buku yang sudah ada menjadi lebih baik dan efektif.
2. Landasan Teori
2.1. Definisi Sistem
Definisi sistem berkembang sesuai konteks di mana pengertian sistem
digunakan. Berikut akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum1 :
1. Kumpulan dari bagian – bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
yang sama.
Contoh :
a. Sistem Tata Surya
b. Sistem Pencernaan
c. Sistem Transportasi Umum
d. Sistem Otomotif
e. Sistem Komputer
f. Sistem Informasi
2. Sekumpulan objek – objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta
hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang
untuk satu tujuan.
2.2. Komponen Sistem Informasi
Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)
dalam suatu organisasi terdiri dari komponen- komponen berikut2 :
a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan
memasukkan data, memproses data, dan keluaran data
b. Perangkat lunak, yaitu program instruksi yang diberikan ke komputer
c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian
rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
________________________ 1 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 3 2 ibid hal 9
d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang berhubungan antara pengguna sistem
dengan sistem komputer secara bersama – sama kedalam suatu jaringan kerja
yang efektif
e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,
programer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem
2.3. Proses Pemodelan
Proses pemodelan3 adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis
beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas – aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data
berpindah di antara aktivitas – aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan
proses model. Cara yang populer adalah dengan menggunakan data flow diagram
(DFD). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan
proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dillakukan, sedangkan DFD fisik
menggambarkan proses model berikut implementasi pemprosesan informasinya.
Untuk menyususn suatu DFD kita harus memahami dulu, elemen – elemen yang
menyusun suatu DFD. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD4, yaitu:
1. Proses
Aktifitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik
biasanya berupa manual maupun terkomputerisasi.
2. Data Flow
Suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau
diakhiri pada suatu proses
3. Data Store
Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir
disimpan dalam data stote. Aliran data di update atau ditambahkan ke data
store.
4. External entity
Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi
dengan sistem.
________________________ 3 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 105 4 ibid hal 106
2.4. Definisi Basis Data
Basis data5 adalah kumpulan data yang berupa fakta mengenai objek, orang atau
benda lain, dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol) yang saling
berhubungan dan disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa adanya pengulangan
(redudasi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Sedangkan sistem basis data6 adalah perpaduan antara basis data dan sistem
manajemen basis data dengan perangkat lainnya, baik berupa perangkat keras maupun
perangkat lunak yang memungkinkan beberapa pemakaian atau program lainnya untuk
mengakses dan memanipulasi data yang ada di dalam basis data.
2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD)3 adalah gambar atau diagram yang
menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Dalam
model Entity Relationship Diagram (ERD), terdapat tiga notasi yang bekerja22, yaitu entity
sets, relational set, dan attributes.
Entity sets adalah sekumpulan entitas yang mempunyai tipe yang sama yang
bisa dilihat dari attribut yang dimiliki oleh setiap entitas. Entitas adalah sebuah benda
atau objek di dunia nyata yang bisa dibedakan dari semua obyek lainnya. Relationat sets
adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama. Relationship adalah
hubungan di antara beberapa entitas. Attributes merupakan sebutan untuk mewakili
sesuatu entitas.
_______________________ 5 Fathansah, Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data, hal 2 6 Kusrini, M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, hal 11 7 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 12
Tabel 2.2 Elemen – elemen dari ERD8
Notasi Simbol
Entitas : Orang, tempat, atau benda Memiliki nama tunggal Ditulis dengan huruf besar Berisi lebih dari 1 instance
Attributes : Properti dari entitas Harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis Dipecahkan lebih dari 1 instance
Relationship : Menunjukkan hub antara 2 entitas Dideskripsikan dengan kata kerja Memiliki modalitas (null / not null) Memiliki kardinalitas
3. Analisis dan Perancangan
3.1. Profil Sekolah
SDN 03 Klegen merupakan sekolah regrouping dari SDN 04 dan 05 Klegen.
Sebelum menjadi SDN 04 dan 05 Klegen sekolah tersebut bernama SDN Klegen V dan
SDN Klegen VI di wilayah kecamatan Kartoharjo Kota Madiun. Sekolah ini pertama kali
beroperasi pada tahun 1972 yang merupakan sekolah Inpres. Pada tanggal 24 Oktober
2002 menurut Keputusan Walikota Madiun No. 824-412-010/278/2002 SDN Klegen V
berubah nama menjadi SDN 04 Klegen dan SDN Klegen VI menjadi SDN 05 Klegen.
Kemudian pada tanggal 22 Agustus 2006 di Kota Madiun diadakan regrouping lagi,
sehingga SDN 04 Klegen dan SDN 05 Klegen menjadi nama SDN 03 Klegen Kota
Madiun.
SDN 03 Klegen berada di Jl. Imam Bonjol Gg. Jati Putra, Kel. Klegen Kecamatan
Kartoharjo Kota Madiun. Jumlah Siswa pada saat penelitian ini yaitu 389 siswa yang
masing-masing tingkat kelas terdiri dari dua rombel. Sedang jumlah Pendidik dan Tenaga
kependidikan sebagai berikut:
1. Kepala Sekolah : 1 Orang
2. Guru : 18 Orang
3. Tenaga kependidikan : 1 orang
________________________________ 8
Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 124
4. Dibantu oleh tenaga administrasi : 1 orang
5. Petugas kebersihan : 1 Orang
6. Jumlah total pendidik dan tenaga kependidikan : 23 Orang
Saat ini SDN 03 Klegen Madiun memiliki fasilitas sebagai berikut :
1. 12 Ruang Kelas
2. 1 Ruang Guru
3. 1 Ruang Kepala Sekolah
4. 1 Koperasi Sekolah
5. 1 Ruang UKS
6. 1 Ruang Perpustakaan
7. 2 Kantin sekolah
3.2. Visi dan Misi Sekolah
1. Visi SDN 03 Klegen Madiun :
Menciptakan insan yang berimtaq, beriptek, dan peduli terhadap lingkungan.
2. Misi SDN 03 Klegen Madiun :
a. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa
b. Meningkatkan etika dan budi luhur sesuai kepribadian bangsa
c. Meningkatkan prestasi akademin dan non akademik
d. Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan sesuai era globalisasi
e. Menciptakan lingkungan sekolah bersih, indah dan sehat.
3.3. Analisis Kebutuhan Sistem
Dalam membangun aplikasi sirkulasi buku perpustakaan di SDN 03 Klegen
Madiun ini, diperlukan batasan yang jelas sebagai tujuan utama agar tidak keluar dari
rencana yang telah ditetapkan.
Beberapa kebutuhan sistem yang akan didefinisikan sebagai berikut :
1. Dapat menyimpan data siswa dan data buku
2. Dapat memproses peminjaman dan pengembalian buku
3. Dapat mengganti password dan username admin
4. Memproses data dengan tepat sesuai yang diharapkan
3.3.1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Konfigurasi perangkat lunak yang penulis gunakan dalam pembuatan Aplikasi
adalah :
1. Windows XP Profesional Sp 2
2. Microsoft Visual Basic 6.0
3. Microsoft Access 2007
4. Microsoft Word 2007
5. Microsoft Visio 2007
6. Crystal Report
3.3.2. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Konfigurasi perangkat keras yang penulis gunakan dalam pembuatan aplikasi
dan penyusunan laporan adalah :
1. Processor : Inter(R) Celeron(R) CPU 560 @ 2.13Ghz
2. Memori : 512 MB RAM
3. Harddisk : 120 GB
4. VGA : Mobile Inter(R) 965 Express Chipset Family
5. Printer : HP Deskjet D2566
6. Hardware lain : Flashdisk dan Mouse
3.4. Perancangan Sistem
Tahapan perancangan sistem adalah tahapan dimana spesifikasi proyek secara
lengkap dibuat. Tujuan dari perancangan model ini adalah untuk memberikan gambaran
terhadap aplikasi sirkulasi buku perpustakaan yang akan dibuat. Perancangan sistem ini
secara umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem yang akan dirancang
secara rinci. Dalam perancangan sistem dibagi menjadi tiga sub tahapan, yaitu :
1. Perancangan proses
2. Perancangan basis data (database)
3. Perancangan antarmuka (interface)
3.4.1. FlowChard Sistem
3.4.2. Struktur Program
Data Pengguna
Logout
About
Data Siswa
Data Guru
Data Petugas
Keluar Data Buku
Login
Menu
Peminjaman Buku
Pengembalian Buku
Sistem Data Proses
Pengembalian Buku Paket
Peminjaman Buku Paket
Laporan
Cetak Laporan
Transaksi
Cetak
Laporan Transaksi
Buku Paket
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1. Implementasi
Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem yang telah dibahas pada
BAB III, maka untuk tahap selanjutnya yaitu Implementasi Sistem. Implementasi sistem
adalah tahapan dimana sistem telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar – benar
bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahapan pengujian
terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kesalahan dan kendala yang muncul pada
pengguna.
Halaman ini adalah halaman untuk login ke menu utama. Apabila username
dan password sesuai maka akan masuk ke menu autama dan apabila ada kesalahan
dalam memasukkan username dan password atau login dengan username dan password
yang tidak dikenali maka admin tidak dapat masuk ke dalam menu utama.
Gambar 4.8 Halaman Login
Gambar 4.9 Konfirmasi kesalahan login
Halaman utama merupakan tampilan dari sebuah Sistem Sirkulasi Buku
Perpustakaan yang merupakan halaman pertama saat admin mengakses masuk ke
dalam sebuah sistem dan terdapat menu sistem, data, proses dan laporan.
Gambar 4.10 Halaman Utama
Halaman tambah penguna merupakan halaman yang dapat menambahkan sebuah
username dan password ketika admin akan masuk ke dalam sistem. Pada halaman ini
juga terdapat menu update untuk mengganti username dan password yang sudah ada
dengan username dan password yang lainnya.
Gambar 4.11 Halaman Tambah Pengguna
Halaman daftar siswa ini merupakan halaman dimana data – data siswa pada
SDN 03 Klegen Madiun ditambahkan (di input) untuk penyimpanan data pada saat
proses transaksi. Halaman ini juga memuliki fasilitas lain seperti tambah data siswa,
hapus dan edit.
Gambar 4.12 Halaman Data Siswa
Halaman Data Buku merupakan halaman dimana data dari seluruh buku yang
ada di perpustakaan SDN 03 Klegen Madiun tersimpan dalam sistem guna pencatatan
pada saat proses transaksi.
Gambar 4.15 Halaman Data Buku
Halaman Peminjaman merupakan halaman dimana proses peminjaman
sebuah buku terjadi dan dapat dilakukan oleh siswa, guru dan petugas di SDN 03
Klegen Madiun.
Gambar 4.16 Halaman Peminjaman
Halaman Laporan merupakan halaman dimana seluruh transaksi yang ada
dicetak dengan opsi cetak berdaraskan bulan pada saat melakukan ransaksi peminjaman
dan pengembalian.
Gambar 4.20 Halaman Cetak Laporan
Laporan yang tercetak melalui halaman laporan di atas merupakan laporan
transaksi peminjaman dan pengembalian yang nantinya akan dilaporkan oleh
penanggung jawab perpustakaan kepada Kepala Sekolah SDN 03 Klegen Madiun.
Pencetakan laporan ini disesuaikan dengan bulan pada saat melakukan transaksi
peminjaman atau pengembalian.
Gambar 4.21 Hasil Cetak Laporan
4.2. Pembahasan
Pembahasan pada BAB IV ini hanya mengacu pada tujuan dibuatnya skripsi,
dengan batasan tersebut penyusun membuat pembahasan dengan singkat dan jelas.
Sistem Sirkulasi Buku Perpustakaan yang dibuat ini terdiri atas dua bagian penyusunan
yaitu database dan tampilan. Database yang digunakan yaitu Ms Access sedangkan
tampilan (interface) dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report.
Program tersebut diaplikasikan berdasarkan analisis kebutuhan dengan
menggunakan tampilan Data Flow Diagram (DFD) dan basis data berdasarkan
normalisasi. Dalam program ini hanya petugas yang dapat menggunakan Aplikasi
Sirkulasi Buku Perpustakaan ini.
Sesuai dengan batasan masalah yang telah dikemukakan di awal bab,
Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dibangun dan dapat digunakan oleh petugas
perpustakaan SDN 03 Klegen Madiun. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan yang ada
pada SDN 03 Klegen Madiun pada saat ini. Namun tidak menutup kemungkinan untuk
adanya pengembangan atau penambahan fungsi – fungsi yang lain di masa yang akan
datang.
Dengan pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dibutuhkan
keuletan dalam analisis, desain dan pembuatan program. Semuanya menitikberatkan
terhadap terpenuhnya kebutuhan pengguna dimulai dari tahap analisis kebutuhan,
hingga tahap implementasi.
Segala kebutuhan sistem telah diuraikan untuk mengetahui apa saja yang
harus ada dalam Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan, sehingga program dapat
bermanfaat dan mudah untuk digunakan oleh pengguna tanpa mengalami gangguan.
5. Penutup
5.1. Kesimpulan
Setelah melakukan proses penelitian dan pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku
Perpustakaan ini, penyusun dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. Proses Pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dimulai dari tahap
analisis kebutuhan, perancangan dan implementasi. Fokus pada analisis dan
perancangan yaitu menggunakan alat bantu analisis berupa Data Flow Diagram
(DFD) dan normalisasi. Kemudian analisis PIECES dan analisis kelayakan juga
sangat membantu dalam mengambil keputusan suatu sistem layak atau tidak
layak untuk dikembangkan.
2. Visual Basic 6.0, Ms Access dan Crystal Reports dapat dikolaborasikan
sehingga didapat tampilan yang sederhana, menarik dan mudah digunakan dan
juga proses pengembangannya.
3. Untuk pengujian program Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini
menggunakan dua metode yaitu blackbox testing dan whitebox testing
sehingga terbebas dari kesalahan – kesalahan yang tidak dikehendaki.
5.2. Saran
Ada beberapa saran yang penyusun berikan agar sistem ini tetap bisa
digunakan sampai di masa yang akan datang :
1. Fungsi – fungsi yang ada untuk sekarang ini dapat disesuaikan dengan
kebutuhan – kebutuhan yang lebih spesifik.
2. Pada sistem ini mekanisme pembaharuan kelas untuk data siswa pada setiap
tahunnya harus dilakukan satu per satu, untuk ke depannya bisa dibuatkan
mekanisme yang lebih mudah agar pekerjaan petugas tidaklah rumit.
3. Dari segi tampilan antarmuka (interface) bisa untuk disesuaikan agar terlihat
lebih rapi dan etis.
4. Pengembangan sistem tidak memfokuskan untuk peminjaman alat atau benda
lain yang ada di perpustakaan sehingga untuk kedepannya bagian ini agar
mendapat keseriusan.
5. Terakhir agar Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dapat terus dikembangkan
agar lebih menarik, up to date dan sesuai dengan kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Andi Sunyoto, (2007). Pemprograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL, , penerbit C.V Andi Offset.
Hanif Al Fattah, M.Kom, (2007). Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi.
C.V Andi Offset.
Kusrini, M.Kom, (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data
Yogyakarta.Andi Publisher.