ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI SIRKULASI BUKU PADA PERPUSTAKAAN SD NEGERI 03 KLEGEN

DI MADIUN

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Aliev Yaniar Karuniawan

08.11.2535

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

APLICATION SYSTEM ANALSIS AND DESIGN BOOK AT THE LIBRARY CIRCULATION KLEGEN SD NEGERI 03

IN MADIUN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI SIRKULASI BUKU PADA PERPUSTAKAAN SD NEGERI 03 KLEGEN

DI MADIUN

Aliev Yaniar Karuniawan Teknik Informatika

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Developments in the field of computer technology today is very fast, allowing the use of the application on a computer in a variety of fields with a cheaper cost than the manual way. Library book circulation system applications that require a lot of data handling and reporting, it is important and use desktop application that records every transaction that is able to facilitate data collection and minimize any errors in the existing collection.

Thus, the aim of this study is to analyze and design a library book circulation system application in an elementary school. Applications created using Microsoft Visual Basic 6.0 in the interface and database. The database is built is any data that is necessary in the transaction of borrowing and returning books. This application is designed in such a way as to be easily understood and used in order to walk properly.

By this author will conduct a study on the SDN 03 Klegen Madiun for analysis and design of applications circulation of books in the library and as a final project the writer as a condition to take a degree in Strata 1 with the title "Analysis and Design of Systems Applications Circulation of Books in the Library at SDN 03 Klegen in Madiun "

Keywords : application libraries, databases, visual bacic, technology, computer

1. Pendahuluan

Kemajuan dan perkembangan teknologi dewasa ini telah berpengaruh pada

hampir semua aspek kehidupan manusia. Bahkan dewasa ini perkembangan teknologi

informasi mulai mendapatkan sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak

hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja melaikan

juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang

terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus

bangsa yang konpetitif

Pada dunia pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu bagian penting

dalam meningkatkan ilmu pengetahuan agar semakin berkualitas karena di perpustakaan

kita akan mendapatkan berbagai macam jenis buku yang dapat membantu kebutuhan

untuk mendapatkan sebuah informasi.

Peran serta teknologi dalam keberadaan perpustakaan yang digunakan dalam

pengelolaan data yang berhubungan dengan sistem informasi di perpustakaan untuk

mendapatkan hasil informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu. Relevan yang

dimaksudkan adlah teknologi yang mempunyai manfaat untuk pemakaian dalam hal ini

adlah instansi perpustakaan yang bertugas mengelola data yang ada diperpustakaan

seperti katalogisasi dan data sirkulasi. Apabila pada suatu lembaga dalam hal ini adalah

perpustakaan pengelolaan data masih dilakukan secara manual maka akan

menimbulkan berbagai masalah, mulai dari lama waktu yang diperlukan untuk mendata

data perpustakaan sehingga akan menghabiskan banyak waktu. Hal ini mengakibatkan

keterlambatam informasi yang sampai pada pimpinan perpustakaan sehingga

mengakibatkan seorang pimpinan akan sulit untuk mengambil suatu keputusan atau

tindakan yang diperlukan untuk perkembangan perpustakaan.

Pada penelitian di SDN 03 Klegen Madiun ini penulis melihat kurang efektif dan

efisiennya sistem pengelolaan sirkulasi buku di perpustakaan yang dilakukan secara

manual dan terkesan lambat mengingat banyaknya data buku dan siswa yang akan

diproses. Hal ini tentunya akan sangat menghambat proses sirkulasi buku dan hampir

tidak mungkin akan ada kesalahan pada proses pendataan baik pendataan buku maupun

pendataan siswa.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis ingin mengadakan sebuah penelitian

tentang “Analisis dan Perancangan Sistem Aplikasi Sirkulasi Buku Pada Perpustakaan

SDN 03 Klegen di Madiun” dengan tujuan menggembangkan sistem informasi sirkulasi

buku yang sudah ada menjadi lebih baik dan efektif.

2. Landasan Teori

2.1. Definisi Sistem

Definisi sistem berkembang sesuai konteks di mana pengertian sistem

digunakan. Berikut akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum1 :

1. Kumpulan dari bagian – bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan

yang sama.

Contoh :

a. Sistem Tata Surya

b. Sistem Pencernaan

c. Sistem Transportasi Umum

d. Sistem Otomotif

e. Sistem Komputer

f. Sistem Informasi

2. Sekumpulan objek – objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta

hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang

untuk satu tujuan.

2.2. Komponen Sistem Informasi

Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

dalam suatu organisasi terdiri dari komponen- komponen berikut2 :

a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan

memasukkan data, memproses data, dan keluaran data

b. Perangkat lunak, yaitu program instruksi yang diberikan ke komputer

c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian

rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

________________________ 1 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 3 2 ibid hal 9

d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang berhubungan antara pengguna sistem

dengan sistem komputer secara bersama – sama kedalam suatu jaringan kerja

yang efektif

e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,

programer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem

2.3. Proses Pemodelan

Proses pemodelan3 adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis

beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas – aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data

berpindah di antara aktivitas – aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan

proses model. Cara yang populer adalah dengan menggunakan data flow diagram

(DFD). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan

proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dillakukan, sedangkan DFD fisik

menggambarkan proses model berikut implementasi pemprosesan informasinya.

Untuk menyususn suatu DFD kita harus memahami dulu, elemen – elemen yang

menyusun suatu DFD. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD4, yaitu:

1. Proses

Aktifitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik

biasanya berupa manual maupun terkomputerisasi.

2. Data Flow

Suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau

diakhiri pada suatu proses

3. Data Store

Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir

disimpan dalam data stote. Aliran data di update atau ditambahkan ke data

store.

4. External entity

Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi

dengan sistem.

________________________ 3 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 105 4 ibid hal 106

2.4. Definisi Basis Data

Basis data5 adalah kumpulan data yang berupa fakta mengenai objek, orang atau

benda lain, dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol) yang saling

berhubungan dan disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa adanya pengulangan

(redudasi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Sedangkan sistem basis data6 adalah perpaduan antara basis data dan sistem

manajemen basis data dengan perangkat lainnya, baik berupa perangkat keras maupun

perangkat lunak yang memungkinkan beberapa pemakaian atau program lainnya untuk

mengakses dan memanipulasi data yang ada di dalam basis data.

2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD)3 adalah gambar atau diagram yang

menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Dalam

model Entity Relationship Diagram (ERD), terdapat tiga notasi yang bekerja22, yaitu entity

sets, relational set, dan attributes.

Entity sets adalah sekumpulan entitas yang mempunyai tipe yang sama yang

bisa dilihat dari attribut yang dimiliki oleh setiap entitas. Entitas adalah sebuah benda

atau objek di dunia nyata yang bisa dibedakan dari semua obyek lainnya. Relationat sets

adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama. Relationship adalah

hubungan di antara beberapa entitas. Attributes merupakan sebutan untuk mewakili

sesuatu entitas.

_______________________ 5 Fathansah, Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data, hal 2 6 Kusrini, M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, hal 11 7 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 12

Tabel 2.2 Elemen – elemen dari ERD8

Notasi Simbol

Entitas : Orang, tempat, atau benda Memiliki nama tunggal Ditulis dengan huruf besar Berisi lebih dari 1 instance

Attributes : Properti dari entitas Harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis Dipecahkan lebih dari 1 instance

Relationship : Menunjukkan hub antara 2 entitas Dideskripsikan dengan kata kerja Memiliki modalitas (null / not null) Memiliki kardinalitas

3. Analisis dan Perancangan

3.1. Profil Sekolah

SDN 03 Klegen merupakan sekolah regrouping dari SDN 04 dan 05 Klegen.

Sebelum menjadi SDN 04 dan 05 Klegen sekolah tersebut bernama SDN Klegen V dan

SDN Klegen VI di wilayah kecamatan Kartoharjo Kota Madiun. Sekolah ini pertama kali

beroperasi pada tahun 1972 yang merupakan sekolah Inpres. Pada tanggal 24 Oktober

2002 menurut Keputusan Walikota Madiun No. 824-412-010/278/2002 SDN Klegen V

berubah nama menjadi SDN 04 Klegen dan SDN Klegen VI menjadi SDN 05 Klegen.

Kemudian pada tanggal 22 Agustus 2006 di Kota Madiun diadakan regrouping lagi,

sehingga SDN 04 Klegen dan SDN 05 Klegen menjadi nama SDN 03 Klegen Kota

Madiun.

SDN 03 Klegen berada di Jl. Imam Bonjol Gg. Jati Putra, Kel. Klegen Kecamatan

Kartoharjo Kota Madiun. Jumlah Siswa pada saat penelitian ini yaitu 389 siswa yang

masing-masing tingkat kelas terdiri dari dua rombel. Sedang jumlah Pendidik dan Tenaga

kependidikan sebagai berikut:

1. Kepala Sekolah : 1 Orang

2. Guru : 18 Orang

3. Tenaga kependidikan : 1 orang

________________________________ 8

Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 124

4. Dibantu oleh tenaga administrasi : 1 orang

5. Petugas kebersihan : 1 Orang

6. Jumlah total pendidik dan tenaga kependidikan : 23 Orang

Saat ini SDN 03 Klegen Madiun memiliki fasilitas sebagai berikut :

1. 12 Ruang Kelas

2. 1 Ruang Guru

3. 1 Ruang Kepala Sekolah

4. 1 Koperasi Sekolah

5. 1 Ruang UKS

6. 1 Ruang Perpustakaan

7. 2 Kantin sekolah

3.2. Visi dan Misi Sekolah

1. Visi SDN 03 Klegen Madiun :

Menciptakan insan yang berimtaq, beriptek, dan peduli terhadap lingkungan.

2. Misi SDN 03 Klegen Madiun :

a. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa

b. Meningkatkan etika dan budi luhur sesuai kepribadian bangsa

c. Meningkatkan prestasi akademin dan non akademik

d. Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan sesuai era globalisasi

e. Menciptakan lingkungan sekolah bersih, indah dan sehat.

3.3. Analisis Kebutuhan Sistem

Dalam membangun aplikasi sirkulasi buku perpustakaan di SDN 03 Klegen

Madiun ini, diperlukan batasan yang jelas sebagai tujuan utama agar tidak keluar dari

rencana yang telah ditetapkan.

Beberapa kebutuhan sistem yang akan didefinisikan sebagai berikut :

1. Dapat menyimpan data siswa dan data buku

2. Dapat memproses peminjaman dan pengembalian buku

3. Dapat mengganti password dan username admin

4. Memproses data dengan tepat sesuai yang diharapkan

3.3.1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Konfigurasi perangkat lunak yang penulis gunakan dalam pembuatan Aplikasi

adalah :

1. Windows XP Profesional Sp 2

2. Microsoft Visual Basic 6.0

3. Microsoft Access 2007

4. Microsoft Word 2007

5. Microsoft Visio 2007

6. Crystal Report

3.3.2. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras yang penulis gunakan dalam pembuatan aplikasi

dan penyusunan laporan adalah :

1. Processor : Inter(R) Celeron(R) CPU 560 @ 2.13Ghz

2. Memori : 512 MB RAM

3. Harddisk : 120 GB

4. VGA : Mobile Inter(R) 965 Express Chipset Family

5. Printer : HP Deskjet D2566

6. Hardware lain : Flashdisk dan Mouse

3.4. Perancangan Sistem

Tahapan perancangan sistem adalah tahapan dimana spesifikasi proyek secara

lengkap dibuat. Tujuan dari perancangan model ini adalah untuk memberikan gambaran

terhadap aplikasi sirkulasi buku perpustakaan yang akan dibuat. Perancangan sistem ini

secara umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem yang akan dirancang

secara rinci. Dalam perancangan sistem dibagi menjadi tiga sub tahapan, yaitu :

1. Perancangan proses

2. Perancangan basis data (database)

3. Perancangan antarmuka (interface)

3.4.1. FlowChard Sistem

3.4.2. Struktur Program

Data Pengguna

Logout

About

Data Siswa

Data Guru

Data Petugas

Keluar Data Buku

Login

Menu

Peminjaman Buku

Pengembalian Buku

Sistem Data Proses

Pengembalian Buku Paket

Peminjaman Buku Paket

Laporan

Cetak Laporan

Transaksi

Cetak

Laporan Transaksi

Buku Paket

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1. Implementasi

Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem yang telah dibahas pada

BAB III, maka untuk tahap selanjutnya yaitu Implementasi Sistem. Implementasi sistem

adalah tahapan dimana sistem telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar – benar

bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahapan pengujian

terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kesalahan dan kendala yang muncul pada

pengguna.

Halaman ini adalah halaman untuk login ke menu utama. Apabila username

dan password sesuai maka akan masuk ke menu autama dan apabila ada kesalahan

dalam memasukkan username dan password atau login dengan username dan password

yang tidak dikenali maka admin tidak dapat masuk ke dalam menu utama.

Gambar 4.8 Halaman Login

Gambar 4.9 Konfirmasi kesalahan login

Halaman utama merupakan tampilan dari sebuah Sistem Sirkulasi Buku

Perpustakaan yang merupakan halaman pertama saat admin mengakses masuk ke

dalam sebuah sistem dan terdapat menu sistem, data, proses dan laporan.

Gambar 4.10 Halaman Utama

Halaman tambah penguna merupakan halaman yang dapat menambahkan sebuah

username dan password ketika admin akan masuk ke dalam sistem. Pada halaman ini

juga terdapat menu update untuk mengganti username dan password yang sudah ada

dengan username dan password yang lainnya.

Gambar 4.11 Halaman Tambah Pengguna

Halaman daftar siswa ini merupakan halaman dimana data – data siswa pada

SDN 03 Klegen Madiun ditambahkan (di input) untuk penyimpanan data pada saat

proses transaksi. Halaman ini juga memuliki fasilitas lain seperti tambah data siswa,

hapus dan edit.

Gambar 4.12 Halaman Data Siswa

Halaman Data Buku merupakan halaman dimana data dari seluruh buku yang

ada di perpustakaan SDN 03 Klegen Madiun tersimpan dalam sistem guna pencatatan

pada saat proses transaksi.

Gambar 4.15 Halaman Data Buku

Halaman Peminjaman merupakan halaman dimana proses peminjaman

sebuah buku terjadi dan dapat dilakukan oleh siswa, guru dan petugas di SDN 03

Klegen Madiun.

Gambar 4.16 Halaman Peminjaman

Halaman Laporan merupakan halaman dimana seluruh transaksi yang ada

dicetak dengan opsi cetak berdaraskan bulan pada saat melakukan ransaksi peminjaman

dan pengembalian.

Gambar 4.20 Halaman Cetak Laporan

Laporan yang tercetak melalui halaman laporan di atas merupakan laporan

transaksi peminjaman dan pengembalian yang nantinya akan dilaporkan oleh

penanggung jawab perpustakaan kepada Kepala Sekolah SDN 03 Klegen Madiun.

Pencetakan laporan ini disesuaikan dengan bulan pada saat melakukan transaksi

peminjaman atau pengembalian.

Gambar 4.21 Hasil Cetak Laporan

4.2. Pembahasan

Pembahasan pada BAB IV ini hanya mengacu pada tujuan dibuatnya skripsi,

dengan batasan tersebut penyusun membuat pembahasan dengan singkat dan jelas.

Sistem Sirkulasi Buku Perpustakaan yang dibuat ini terdiri atas dua bagian penyusunan

yaitu database dan tampilan. Database yang digunakan yaitu Ms Access sedangkan

tampilan (interface) dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report.

Program tersebut diaplikasikan berdasarkan analisis kebutuhan dengan

menggunakan tampilan Data Flow Diagram (DFD) dan basis data berdasarkan

normalisasi. Dalam program ini hanya petugas yang dapat menggunakan Aplikasi

Sirkulasi Buku Perpustakaan ini.

Sesuai dengan batasan masalah yang telah dikemukakan di awal bab,

Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dibangun dan dapat digunakan oleh petugas

perpustakaan SDN 03 Klegen Madiun. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan yang ada

pada SDN 03 Klegen Madiun pada saat ini. Namun tidak menutup kemungkinan untuk

adanya pengembangan atau penambahan fungsi – fungsi yang lain di masa yang akan

datang.

Dengan pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dibutuhkan

keuletan dalam analisis, desain dan pembuatan program. Semuanya menitikberatkan

terhadap terpenuhnya kebutuhan pengguna dimulai dari tahap analisis kebutuhan,

hingga tahap implementasi.

Segala kebutuhan sistem telah diuraikan untuk mengetahui apa saja yang

harus ada dalam Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan, sehingga program dapat

bermanfaat dan mudah untuk digunakan oleh pengguna tanpa mengalami gangguan.

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Setelah melakukan proses penelitian dan pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku

Perpustakaan ini, penyusun dapat menyimpulkan sebagai berikut :

1. Proses Pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dimulai dari tahap

analisis kebutuhan, perancangan dan implementasi. Fokus pada analisis dan

perancangan yaitu menggunakan alat bantu analisis berupa Data Flow Diagram

(DFD) dan normalisasi. Kemudian analisis PIECES dan analisis kelayakan juga

sangat membantu dalam mengambil keputusan suatu sistem layak atau tidak

layak untuk dikembangkan.

2. Visual Basic 6.0, Ms Access dan Crystal Reports dapat dikolaborasikan

sehingga didapat tampilan yang sederhana, menarik dan mudah digunakan dan

juga proses pengembangannya.

3. Untuk pengujian program Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini

menggunakan dua metode yaitu blackbox testing dan whitebox testing

sehingga terbebas dari kesalahan – kesalahan yang tidak dikehendaki.

5.2. Saran

Ada beberapa saran yang penyusun berikan agar sistem ini tetap bisa

digunakan sampai di masa yang akan datang :

1. Fungsi – fungsi yang ada untuk sekarang ini dapat disesuaikan dengan

kebutuhan – kebutuhan yang lebih spesifik.

2. Pada sistem ini mekanisme pembaharuan kelas untuk data siswa pada setiap

tahunnya harus dilakukan satu per satu, untuk ke depannya bisa dibuatkan

mekanisme yang lebih mudah agar pekerjaan petugas tidaklah rumit.

3. Dari segi tampilan antarmuka (interface) bisa untuk disesuaikan agar terlihat

lebih rapi dan etis.

4. Pengembangan sistem tidak memfokuskan untuk peminjaman alat atau benda

lain yang ada di perpustakaan sehingga untuk kedepannya bagian ini agar

mendapat keseriusan.

5. Terakhir agar Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dapat terus dikembangkan

agar lebih menarik, up to date dan sesuai dengan kebutuhan.

DAFTAR PUSTAKA

Andi Sunyoto, (2007). Pemprograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL, , penerbit C.V Andi Offset.

Hanif Al Fattah, M.Kom, (2007). Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi.

C.V Andi Offset.

Kusrini, M.Kom, (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data

Yogyakarta.Andi Publisher.