2013 年兼职档案员培训
湖北美术学院档案网络管理系统操作说明
❤ 登陆档案网络管理系统❤ 修改密码❤ 著录卷内文件信息 A 添加案卷 B 修改文件信息 C 删除文件 D 上传材料信息 -- 上传全文、 上传 图像、上传音频、视频 等多媒体文件
❤ 打印目录❤ 档案查询
登陆档案网络管理系统
修改密码
著录卷内文件信息
编辑文件信息
添加案卷
上传材料信息
打印目录 档案查询
一、登陆档案网络管理系统
❤进入学校主页 http://www.hifa.edu.cn
❤点击“馆藏档案”—“档案馆”—“档案管理系统登录”—“登录入口”进入档案馆网页❤填写 “档案系统登陆”
中的用户名、密码——点击“登录”(如右图)
进入档案网络管理系统 http://115.156.33.136/
进入档案网络管理系统,也可直接输入 http://115.156.33.136/
二、修改密码
• 各单位可以对密码进行修改,具体操作是 :
• 进入档案网络管理系统——点击“系统设置”
修改密码—点击“修改”密码修改完成,下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。
三、著录卷内文件信息
❤ 1 、 添加案卷
❤ 2 、 修改文件信息
❤ 3 、上传材料信息
• ( 1 )添加案卷
❤ A 点击档案网络管理 系统右边档案文件 信息管理下的“添 加案卷”
❤ B 弹出“添加案卷”框,对以下内容 进行填写:
著录时具体要求:序号 项 目 填写内容
1 一级目录 档案类目(如: XZ )2 二级目录 文件形成年度,用 4位阿拉伯数字标注(如: 2012)3 三级目录 档案保管期限(永久 Y、长期 C、短期 D)
4 实体分类号 二级目录 +一级目录 + “分类号组成,一级目录、二级目录之间加 -” (如 : 2012-XZ11)
5 保管期限 选择 (根据湖北美术学院档案工作法规汇编确定文件保管期限 )
6 密级 内部7 正题名 文件标题(一般不超过 30个字),自拟标题用 [ ]标识8 第一责任者 制发文件的单位9 页数 每一件文件的页数总和。(文件中有图文的页面为一页)
10 时间 文件形成时间(以阿拉伯数字标注,如: 20120312)11 归档单位 整理文件单位12 主题词 表达文献主题规范化的词或词组13 文号 文件的发文字号 [如:湖美党字( 2012) 003号 ]
14 载体 选择15 文本 选择16 文种 选择17 输入员 输入人姓名
2 ) 修改文件信息
❤ 若著录完案卷或文件信息后发现有错误要对已著录的文 件信息进行修改,点击 “编辑” 按钮
弹出“编辑案卷”框,将要修改的内容进行修改后,点击左下方
的“保存” 按
钮进行保存,即修改完成,修改完后点击“关闭” 按钮退出
3 )上传材料信息
❤ 上传全文
❤ 上传图像
❤ 上传音频
❤ 视频等多媒体文件
附注:主要介绍“上传图像”,其余可参照操作
上传图像
如果有与著录的案卷或文件(如实物档案等)相对应的数码像片,必须将数码照片
上传,具体操作为:
❤ 1 、点击系统界面右边档案文件信息管理界面下具 体案 卷或文件条目右边的“图像”按钮,弹出 “文件、 案卷相关图像”框
❤ 2 、点击“点子文件上传”或“浏览”,选择要上传的图像 (一次可以选择多张),点击“上传” , 电子图像即上传 到档案网络管理系统;若上传错误可以点击图像条目的“ 删除”按钮进行删除
四、打印目录 (以打印案卷移交目录为例,其余目录的打印方法相同)
(一)、打印案卷移交目录 在纸质、照片、声像、实物、电子等档案实体
移交综合档案室以前,必须先打印案卷移交目录(交接双方凭此清点和办理移交手续),具体操作为:
❤ 1 、选中要移交的案卷(鼠标指向要移交的案卷条目左边的选择方框即可选中)
2 、点击“队列打印”,把案卷 / 文件添加到打印队列 3 、单击“打印队列”,查看代打印的案卷,同时对不
需要的案卷也可以进行删减
4 、点击“打印当前”,弹出“目录打印”框
5 、选择“案卷移交目录(横)”
6 、选择“仅打印‘打印队列’中的文件(对归档 文件、卷内、案卷、自定义目录有效)”
7 、点击“打印预览”,进入“案卷移交目录(横向)打印”界面,进入打印预览界面进行预览
8 、检查无误,点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面点击“打印”进行打印
六、档案查询
系统为用户提供两种查询接口
❤一:综合查询(跨表查询)
❤二:针对具体档案表的查询(表内查询)
1 、综合查询
❤综合查询就是对系统内所有表进行查询,它可以提供给所有用户使用,包括非没有账号的访问者。
❤用户只要输入所要查询的关键词,点击查询按钮,系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配,包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等,只要其中含有用户所输入的关键词,系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词,以提高搜索精度。
❤如用户要查询一个关于校庆的通知,只要输入关键词:校庆和通知即可,不同的关键词用空格隔开,查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。❤点击“选择档案表”
的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表,以供用户选择查询范围。