FRANCOANGELI

Questo manuale costituisce una straordinaria opportunità per moltissimi operatorisociosanitari per adeguarsi in maniera semplice e efficace alla “nuova” professionalitàrichiesta dai rapidi cambiamenti del sistema socio-sanitario pubblico.”

Dott. Fabrizio Oleari, Presidente Istituto Superiore di Sanità

“Pertanto, l’acquisire dimestichezza con le moderne tecniche progettuali internazionalie conoscere di pensiero“europeo”è ormai diventato un must nel“tool box”di ogni profes-sionista della salute.

Nel mondo dell’editoria mondiale, che da anni si è orientato nella produzione di manualie pubblicazioni sull’argomento, l’Italia si sta attrezzando dignitosamente e questo manualene è un ottimo e valido esempio.”

Dott. Enzo Chilelli, Direttore Generale Federsanità ANCI Nazionale

Finalità del volume è contribuire al miglioramento delle proposte progettuali socio-sanitarie internazionali ed europee. Il target è rappresentato da chiunque progettinelle Aziende socio-sanitarie: dirigenti medici, personale infermieristico, psicologi,amministratori, manager che desiderino proiettare la loro esperienza in Europa.

Il manuale è particolarmente indicato a chi intende presentare proposte progettuali diqualità per accedere a finanziamenti esterni, sia a livello locale, regionale, nazionale esoprattutto europeo.

Il Corso perfezionato sulla base di questo manuale è stato testato su un gruppo di ben1500 dirigenti medici di struttura complessa in pochi anni.

Claudio Detogni, medico, specialista in chirurgia d’urgenza e pronto soccorso, specialistain igiene, master OMS in management. Consulente per un ventennio per prestigiose istituzioniinternazionali e già funzionario della Commissione Europea dove ha partecipato alla stesuradel primo programma 2003-2008, ha partecipato ai comitati di valutazione delle propostesanitarie ai call for proposals. Formatore nelle Regioni Campania, Emilia Romagna, Lazio,Marche, Molise, Piemonte, Siciliana, Veneto. È stato capo progetto di 15 progetti finanziati dal-la Commissione Europea di cui 5 come leader. Con la FrancoAngeli ha pubblicato con questotre manuali monografici sulla progettazione e numerosi capitoli in altri volumi sull’argomentocon altre case editrici.

Le conoscenze per innovareManagementFrancoAngeli

Progettazioneeuropea di qualitànel sociosanitario:concepire e stilare proposte di successoManuale PraticoPresentazione: dott. Fabrizio Oleari, Presidente Istituto Superiore di SanitàPrefazione: dott. Enzo Chilelli, Direttore Generale Federsanità ANCI Nazionale

Claudio Detogni

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Am - La prima collana di management in Italia

Testi advanced, approfonditi e originali, sulle esperienze più innovativein tutte le aree della consulenza manageriale,

organizzativa, strategica, di marketing, di comunicazione,per la pubblica amministrazione, il non profit...

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FRANCOANGELI

Claudio Detogni

Progettazioneeuropea di qualitànel sociosanitario:concepire e stilare proposte di successoManuale Pratico

Presentazione: dott. Fabrizio Oleari, Presidente Istituto Superiore di SanitàPrefazione: dott. Enzo Chilelli, Direttore Generale Federsanità ANCI Nazionale

Foto di copertina: “AVATAR” Claudio Detogni © acquerello e tecnica mista su carta

Grafica della copertina: Elena Pellegrini

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A Riccardo Marianel suo processo continuo

di miglioramento

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Indice

Presentazione, di Fabrizio Oleari

Prefazione, di Enzo Chilelli

Introduzione

1. Alcune basi concettuali

2. La valutazione della proposta: questa sconosciuta

3. Quadro logico

4. La logica dell’intervento

5. Strategia progettuale

6. Tempi del progetto

7. Compiti e responsabilità nella realizzazione e asse-gnazione delle risorse

8. Monitoraggio e valutazione

9. Programma, progetto e piano operativo

10. Il piano di spesa (budget), di Mirko Brutti

11. Analisi della situazione e giustificazione progettuale

12. La storia di un progetto

13. Il servizio relazioni internazionali socio sanitarie

Conclusioni

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» 135

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Bibliografia di riferimento

Allegati1. Lista di lettura critica di un progetto (checklist)2. Sviluppo del quadro logico in attività (parziale ai fini di

elaborazione del budget) 3. Prospetto riassuntivo del percorso di elaborazione del budget

Note sull’Autore

Ringraziamenti

pag. 137

» 142

» 144» 145

» 153

» 155

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Presentazione

di Fabrizio Oleari*

Per le strutture sanitarie del servizio pubblico del nostro Paese la ne-cessità di saper programmare risale ad almeno 35 anni fa con la Rifor-ma Sanitaria. Da allora anche la cultura degli operatori sociosanitari ha cominciato a cambiare fino al punto che oggi la competenza nella pianifi-cazione è largamente considerata come parte integrante della loro “casset-ta degli attrezzi”.

D’altronde, sempre più diffusa in salute pubblica, è la prassi di agi-re per progetti che ben si adatta a una realtà sanitaria in continuo cambia-mento nella quale intervengono fattori sociali, economici, culturali e un panorama variegato di “stakeholder”. Tutti questi elementi vanno tenuti in considerazione se si vuole che il progetto, cioè “un modello preventivo, re-alizzativo e gestionale, di un intervento che si vuole realizzare”, sia valuta-bile ed efficace.

L’efficacia dei progetti è subordinata anche al metodo e al percorso del-la pianificazione, così come illustrato con competenza in questo testo. Ela-borare delle proposte progettuali da cui traspaia, attraverso elementi iden-tificabili nella valutazione ex-ante, la probabilità di riuscita del progetto è una procedura che l’Unione Europea ha fatto propria negli ultimi decenni e che costituisce un’ottima ragione per familiarizzarsi con l’approccio e gli strumenti di pianificazione che, oramai, costituiscono un linguaggio comu-ne nel continente europeo.

L’autore, che ha vissuto molto della sua vita professionale, in questo ambiente, offre una facile opportunità al lettore di introdursi, per tappe e in maniera molto “user friendly”, nel metodo della pianificazione e di percor-rerlo fino alla valutazione attraverso esempi semplici e studi di caso in ge-nere molto vicini all’esperienza comune dei nostri operatori sociosanitari.

* Presidente dell’Istituto Superiore di Sanità.

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Gli elementi essenziali di qualità del progetto vengono identificati e de-scritti in tutte le tappe del percorso di elaborazione della proposta proget-tuale. Sarà quindi affidato al “Lettore”, come lo definisce l’autore, il com-pito di applicare strumenti e tecniche di pianificazione in un contesto sociosanitario ben studiato nelle sue caratteristiche determinanti e con le modalità partecipative necessarie, dalla costruzione degli alberi dei proble-mi alla valutazione dei rischi del progetto.

Questo manuale costituisce una straordinaria opportunità per moltissi-mi operatori sociosanitari per adeguarsi in maniera semplice e efficace al-la “nuova” professionalità richiesta dai rapidi cambiamenti del sistema so-cio-sanitario pubblico.

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Prefazione

di Enzo Chilelli*

I servizi sociosanitari sono chiamati quotidianamente a garantire un adeguato riscontro a necessità emergenti e in continua evoluzione. La qua-lità delle risposte deve essere mantenuta negli standard richiesti pur nella scarsità di risorse e chi si occupa di sociosanitario, siano esse Organizza-zioni del sistema sanitario pubblico o del privato, siano esse Strutture rife-rite ad Enti locali o territoriali, Associazioni, ONG o Onlus, nessuno può concedersi sprechi forse un tempo meglio tollerati.

Di fronte ad una emergenza continua sul versante epidemiologico e de-mografico (si notino i nuovi fenomeni migratori), è inevitabile riconoscere l’importanza di strumenti sicuramente oggetto di giustificata rivalutazione rispetto al passato come la progettazione, la pianificazione e la program-mazione, per citarne alcuni.

Non si può negare che per molti anni il Servizio Sanitario Nazionale si è preoccupato di erogare soprattutto prestazioni sanitarie, formando ottimi professionisti della “cura” o della “prevenzione” mentre, particolarmente in ambito pubblico, si è data meno importanza alla gestione e ai suoi stru-menti, e, soprattutto, a come questi strumenti possano essere applicati effi-cacemente nell’ottica del miglioramento dei servizi.

Progettare correttamente non è un esercizio che si improvvisa, tanto-meno nel confronto europeo ed internazionale. È risaputo che spesso le proposte progettuali italiane non superano le valutazioni europee perché non corrispondono allo standard di qualità richiesta. Pertanto, l’acquisi-re dimestichezza con le moderne tecniche progettuali internazionali e co-noscere di pensiero “europeo” è ormai diventato un must nel “tool box” di ogni professionista della salute.

* Direttore Generale di Federsanità ANCI Nazionale.

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Nel mondo dell’editoria mondiale, che da anni si è orientato nel-la produzione di manuali e pubblicazioni sull’argomento, l’Italia si sta attrezzando dignitosamente e questo manuale ne è un ottimo e valido esempio.

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Introduzione

“Giova nel medio limite volare; ché, se tu voli basso, l’acqua aggreva le penne, se alto voli, te le incende il fuoco”.

Gabriele D’AnnunzioAlcyone - Ditirambo IV

Quando nel 2001 pubblicai il mio primo manuale sulla progettazio-ne sanitaria internazionale che si pregiò della prefazione del Direttore del-la Direzione Salute Pubblica della Commissione Europea, lavoravo a Lus-semburgo alla Unione Europea, meta finale – così credevo – di una vita errante. Portavo il peso di un’esistenza ricca di colore, privilegio e fardello di chi da giovane decide per una carriera da consulente “nel mondo”. Nel 2001 desiderai, con la mia prima pubblicazione sulle tecniche di progetta-zione internazionale, condividere vent’anni di impegnato lavoro e spezza-re il pane dell’acquisito sapere con Colleghi di cui non conoscevo né la vita né le lotte quotidiane. Nel 2007 dopo quattro anni nel mio Paese, perio-do durante il quale avevo avuto l’opportunità di apprezzare quasi attraverso un’osmosi forzata la complessità del Sistema, decisi di spiccare il vero sal-to, con un secondo manuale.

L’aver disquisito di progettazione nel socio sanitario italiano con cen-tinaia di corsisti di spessore professionale e il pragmatismo del confron-to quotidiano con uno Staff d’eccellenza, mi aveva insegnato ad insegnare uno strumento raffinato. Nonostante l’Unione Europea sembrava apparte-nere ad un mio passato, di fatto ero partecipe di una rivoluzione culturale che stava coinvolgendo tutto il Vecchio Continente.

Chi mi conosce sa che cosa intendo: pensare da progettista è adottare una diversa filosofia di vita, è tesaurizzare una mentalità professionale tan-to innovativa quanto efficace. Significa amare il confronto, anche con l’i-gnoto, significa credere nella creatività nell’innovazione, con un pensiero laterale che affronti i pregiudizi e posizioni ormai obsolete.

Questo nuovo manuale è nato da una gestazione maturata in una visio-ne totalmente Europea ed europeistica. I contenuti hanno preso forma nelle lunghe discussioni con i colleghi che hanno partecipato a corsi e riunioni su quanto di effimero è realmente applicabile alla progettazione in Europa. Le tecniche, i metodi di lavoro qui proposti non solo sono passati al vaglio

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degli scettici, ma la loro applicabilità, accettabilità e sostenibilità sono sta-te messe a nudo e a dura prova con chi opera veramente, con chi “fa”, con chi “ha fatto” e con chi “vuole fare”.

Scopo del manuale

La finalità ultima del manuale è contribuire al miglioramento della qualità dei documenti euro-progettuali socio sanitari. Ciò avviene attraver-so un processo di autoapprendimento, nel contesto di un percorso formati-vo mirato da un lato all’acquisizione di tecniche specifiche e dall’altro al cambiamento di mentalità nell’approccio alla europrogettazione.

È pertanto un manuale propedeutico al “euro-project management”, è specifico per la formulazione di un europrogetto, per stilarne il documento/proposta progettuale.

Non esploreremo il mare magnum dei formulari o delle regole ammini-strative specifiche, troppo si è fatto su questo con scarsi risultati, ma stabi-liremo dei parallelismi tra le tecniche progettuali più moderne ed utilizzate in ambito internazionale e la progettazione europea. Si disquisirà sul co-me concepire una proposta che, al di là della bontà, serietà e rilevanza dei contenuti e dell’idea, che rimangono comunque eticamente il cardine prin-cipale, attragga e sia in linea con quanto chiede il finanziatore europeo e lo stesso valutatore.

Il “target” del manuale

Il manuale è indirizzato principalmente a tutti coloro che vogliono co-municare in sanità in Europa e che credono nel cambiamento attraverso il confronto e lo scambio con un mondo esterno senza confini scientifici.

Metodologia utilizzata

Il manuale propone una metodologia semplice ed applicativa.Il lettore viene condotto “per mano” attraverso tutto il percorso forma-

tivo.Le parti teoriche si avvalgono di momenti pratici opportunamente con-

catenati, per costituire, in un percorso strutturato, un esempio concreto di come una strategia si sviluppa in tutte le sue componenti nel contesto di un progetto modello.

Progettare si rivelerà un esercizio semplice. I requisiti fondamentali so-no: utilizzare con creatività strumenti appropriati, in un contesto in cui so-no necessarie regole che peccano sicuramente di una certa rigidità intrinse-ca. Viene naturale un parallelismo con la musica, il pentagramma appare

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così inflessibile nella sua struttura, eppure, come in tutte le arti, permette forme di grande creatività. Potremmo dire che la progettazione è una for-ma d’arte!

Il manuale descrive le tecniche orinandole in una sequenza ben defini-ta. Questa scelta risponde solo ad una esigenza didattica. Infatti, una volta completato il percorso, il lettore si renderà conto di quanto la progettazio-ne non sia per nulla un atto sequenziale; le tecniche sono “clave” nelle ma-ni del giocoliere che controllando il loro roteare sincronizzato le applica in un unico articolato esercizio.

Il manuale è inoltre corredato da molteplici esempi, è volutamente bre-ve, semplice nella terminologia e pragmatico nei contenuti.

Struttura del manuale

La struttura del manuale è a capitoli suddivisi in sezioni.I capitoli non seguono la sequenza classica, anche questo a scopo di-

dattico. L’autore ritiene che convenga discutere l’analisi della situazione e la struttura del documento progettuale una volta “assimilate” le tecniche.

Si consiglia di iniziare con una prima lettura superficiale e di con-centrarsi sui contenuti in un secondo tempo.

Capitolo 1: Alcune basi concettualiAlcuni dei miti e luoghi comuni più condivisi sono analizzati in un’ottica contrapposta ai fatti.

Capitolo 2: La valutazione della proposta: questa sconosciutaValutazione di una proposta progettuale (non di un progetto!) e degli aspet-ti qualitativi utili per l’elaborazione di una proposta di qualità.

Capitolo 3: Quadro logicoSi chiarisce il ruolo dell’approccio al quadro logico nell’europrogettazione.Quando, come e perché si utilizza.Si precisano le relazioni gerarchiche tra le varie componenti di un inter-vento individuandone il collocamento nella matrice del quadro logico.

Capitolo 4: La logica dell’interventoLa struttura completa dell’intervento.

Capitolo 5: Strategia progettuale Si discute l’analisi dei problemi e degli obiettivi, vengono introdotti con-cetti chiave nell’europrogettazione come il diagramma dei problemi, il dia-gramma degli obiettivi, la scelta strategica, gli standard, il “target dell’o-biettivo” e il “benchmarking”, la fattibilità progettuale, l’analisi del rischio e il concetto di sostenibilità.

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Capitolo 6: Tempi del progettoCome assegnare i tempi ad un intervento definendone la cronologia e stabi-lendo il flusso e sequenza delle attività.

Capitolo 7: Compiti e responsabilità nella realizzazione e assegna-zione delle risorseRappresentazione diagrammatica dei compiti e delle responsabilità asse-gnate ai diversi attori che realizzeranno le attività in un progetto.

Capitolo 8: Monitoraggio e valutazioneLa valutazione dell’intervento come parte integrante della proposta stes-sa, concetti di criterio, indicatore, metodo e strumento, sono sviscerati con l’ausilio di numerosi esempi.Grande spazio è dedicato agli indicatori e al loro uso, non ultima l’identifi-cazione delle loro fonti di verifica.In questo capitolo, sono esaminate le peculiarità proprie del progetto pilota.

Capitolo 9: Programma, progetto e piano operativoCome è strutturato un programma e come si relaziona con i progetti di cui si compone. Si parla dei pacchetti di lavoro dei prodotti e dei piani opera-tivi.

Capitolo 10: Il piano di spesa (budget) di Mirko BruttiDescrizione dei concetti fondamentali per la preparazione della previsione di spesa di un progetto.

Capitolo 11: Analisi della situazione e giustificazione progettualeSi esamina il contesto da cui origina l’esigenza del progetto e il ruolo degli “stakeholders”. Si prendono in considerazione alcuni utili metodi di inda-gine qualitativa rapida come i gruppi focali e strumenti di lavoro in gruppo come i gruppi nominali e il diagramma delle affinità.

Capitolo 12: La storia di un progettoLo scenario romanzato della nascita di un progetto.

Capitolo 13: Il servizio relazioni internazionali socio sanitarie

Conclusioni

Bibliografia di riferimento

AllegatiLista di lettura critica di un progetto (checklist)Un esempio di budget di progetto riferito all’esempio prodotto nel manuale

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Alcune basi concettuali

Nel “Universo” della europrogettazione esistono concetti, miti e fatti contrapposti che meritano di essere innanzitutto chiariti.

Vediamone alcuni.

Il documento progettuale

1. Chi progetta?

Mito: solo il progettista esperto.

Fatti: tutti progettano, la vita è un continuo progettare ciò che si intende fa-re, piccoli e grandi progetti spesso disegnati solo nella nostra mente.

Non avere un documento scritto non significa che chi conduce atti-vità non le abbia prima discusse, concordate, programmate e maga-ri anche valutate.

Chi decide di andare al cinema o a teatro, in fondo progetta, ha il suo obiettivo, ha deciso come, con chi e quando andarci, ne ha valutato i co-sti, i rischi (qualcuno potrebbe rivelare l’assassino prima del termine della rappresentazione), ne discute i contenuti, ha quindi valutato ciò che ha vi-sto e ne può consigliare o meno la visione ad amici.

Al mattino, appena svegli desideriamo una bevanda calda. Il nostro obiettivo è una tazza di caffè bollente. Le attività che verranno realizzate

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per raggiungere questo semplice obiettivo rappresentano un piccolo proget-to non scritto. L’obiettivo è chiaro, i costi anche, i tempi sono pre-determi-nati (dobbiamo uscire di casa entro le 7:30!). E le attività avranno una se-quenza altrettanto ben definita.

Nella accezione comune del termine, per “il progetto” si intende il do-cumento cartaceo che ne riassume le attività previste. In realtà qualunque insieme di attività che conducono al raggiungimento di obiettivi può essere considerato “progetto”. Il progetto concepito in forma cartacea preferiamo chiamarlo “documento progettuale”.

Nel manuale con il termine progettista si intende il team di professio-nisti.

Dovunque, ma soprattutto nelle complesse realtà del socio-sanitario, il progettista può essere qualunque professionista (chirurgo, cardiologo, igie-nista ecc.) che nel suo lavoro quotidiano pianifica e programma applican-do tecniche specifiche. Nei progetti più complessi, il ruolo del progettista è squisitamente specialistico e quindi maggiormente orientato alla faci-litazione di processi; il clinico, il ricercatore, l’esperto di salute pubblica utilizzeranno il progettista esperto come strumento di qualità per meglio identificare le strategie volte al miglioramento delle proprie performance. Ecco come la progettazione, come d’altra parte la valutazione, diventano branche specialistiche trasversali.

2. È quindi sempre comunque vantaggioso scrivere un progetto?

Mito: certamente! Il documento progettuale è uno strumento di lavoro di grande utilità.

Fatti: in realtà talvolta i costi per produrlo sono troppo alti in relazione al-la sua vera utilità e il tempo necessario a stilarlo è tale da ritardare in ma-niera insostenibile l’inizio delle attività. A volte il documento è disponibile quando i bisogni a cui gli obiettivi fanno riferimento, e quindi la rilevanza progettuale, sono mutati.

Scrivere è una scelta costosa e va ponderata attentamente in termini di costi/utilità.

Raramente si progetta in forma scritta, spesso, da buoni manager, pre-feriamo agire seguendo gli indirizzi di un progetto virtualmente concepito nella nostra mente.

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Si decide di consolidare in un documento scritto quando:

1. Si richiede condivisione.2. Il progetto è complesso e si necessita di uno strumento di lavoro più

operativo da affidare ad enti realizzatori esterni.3. Si intende porre le basi per una buona valutazione futura del progetto.

L’esperienza insegna che un documento progettuale di qualità facilita le eventuali valutazioni, come, allo stesso modo, buone valutazioni sono il presupposto per successive riprogettazioni.

4. Il progetto proposto dovrà essere finanziato e il documento progettuale sarà la base per un eventuale contratto con l’ente finanziatore e/o con l’ente realizzatore. Attenzione, anche se nel settore sanitario pubbli-co chi propone è spesso colui che realizzerà le attività finanziate, nella progettazione moderna il progettista dovrebbe progettare immaginando che il prodotto verrà utilizzato da altri. Solo così si produrrà un docu-mento oggettivo, che potrà essere utilizzato anche da colui che non ha partecipato alle fasi di formulazione progettuale.

5. Un progetto ha sempre un committente, un progettista, un realizzato-re, un finanziatore, un valutatore. Queste figure possono in forme di-verse coincidere (un dirigente ha fondi propri e decide di investirli in un progetto che lui stesso formulerà e realizzerà), oppure possono esse-re del tutto separate. Il progettista deve garantire che il documento pro-gettuale sia esplicito nelle sue componenti e sufficientemente chiaro da poter essere utilizzato da chiunque venga incaricato della sua realizza-zione. Parliamo del Committente, quali sono i suoi obiettivi?Come anticipato, esiste sempre un committente del progetto. A volte il

committente incarica se stesso, a volte chi progetta è incaricato da altri.Gli obiettivi di un progetto possono essere sia espliciti che non espli-

citi. Esistono obiettivi che, pur non dichiarati nel documento, rivestono tal-volta per il committente una valenza quasi superiore agli obiettivi esplici-tati.

Tali obiettivi non espliciti, possono essere sia tecnici, che rispondere ad esigenze diverse, a volte politiche o economiche. Un “buon” documen-to progettuale può facilitare un finanziamento o dare visibilità politica, o può semplicemente giustificare altre attività in corso. A volte potrebbe non essere prioritario nel contesto in cui si realizza, ma è implementato perché semplicemente previsto per legge.

La presenza di alcuni fattori che coinvolgono la sfera etica, purtroppo quasi sempre presenti, rispecchiano una realtà di cui bisogna tener conto sul versante fattibilità della proposta.

La conoscenza da parte del progettista degli obiettivi ed interessi del committente e quindi dei termini di riferimento del lavoro è condizione essenziale.