YH2b: Tekstinkäsittely II - uta.fi · PDF fileHarjoituksessa tutustutaan tekstinkäsittelyyn MS Word 2016-tekstinkäsittelyohjelmaa käyttäen. ... joka kertoo missä harjoitus on

T3 syksy 2017 Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna

Yksilöharjoitus 2b - Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 1 -

YH2b: Tekstinkäsittely II

Huom.

Suosittelemme vahvasti taustamateriaaliin tutustumista ennen aloittamista. Edelleen

suosittelemme harjoituksen tekemistä mikroluokkatuessa, erityisesti mikäli

eteneminen tuntuu hankalalta.

Harjoituksen tavoitteet

Harjoituksessa tutustutaan tekstinkäsittelyyn MS Word 2016-tekstinkäsittelyohjelmaa

käyttäen. Harjoituksen jälkeen opiskelija

• ...osaa käyttää kielityökaluja tavutukseen ja oikeinkirjoituksen tarkastamiseen

• ...osaa tehdä dokumenttiin ylä- ja alatunnisteet sivunumeroineen

• ...osaa tehdä dokumenttiin automaattisesti päivitettävän sisällysluettelon

• ...osaa luoda erilaisia tyylejä dokumentin eri osiin

• ...tietää miten käyttää ryhmätyökaluja

Harjoituksen tehtävät ja pisteytys

Harjoituksessa on 2 tehtävää. Yhteispisteet tehtävistä ovat maksimissaan 10.

Tehtävä 1 Tekstin muokkausta (8 p)

Tehtävä 2 Kommenttien lisääminen, muutosten jäljitys (2 p)

Mitä palautetaan?

Tehtävästä 1 palautetaan kaksi tiedostoversiota samasta dokumentista: Wordin

natiivimuoto docx sekä pdf. Tehtävästä 2 palautetaan png-tyypin kuva.

Nimeä dokumentit seuraavasti:

YH2bT1.docx ja YH2bT1.pdf, sekä

YH2bT2.png



- 2 -

Aluksi

Avaa tietokone ja mikäli teet harjoituksen mikroluokassa, kirjaudu sisään peruspalvelu-

tunnuksellasi. Tallenna omalle koneellesi kurssisivuilta YH2b-tehtävänannon

yhteydestä löytyvä dokumentti YH2b-T1-pohjateksti.docx ja avaa Wordiin. Kirjoita

dokumenttisi alkuun yhdelle riville lause, joka kertoo missä harjoitus on tehty,

minkälaisella koneella ja millä käyttöjärjestelmällä. Esimerkiksi:

Tämä harjoitus on tehty ML8:ssa, Dell-pöytäkoneella ja Windows 7:lla.

Tallenna dokumenttiheti aluksi Wordin natiivimuotoon (Word-asiakirja, tiedostopääte

.docx) nimellä YH2bT1.

Kuva 1. Kirjoita tieto tekoympäristöstä nuolen osoittamalle riville



- 3 -

Tehtävä 1 (8 p): Tekstin muokkausta

Muokkaa avaamaasi ja tallentamaasi dokumenttia käymällä läpi kohdat (a)-(h).

Tehtävässä harjoitellaan (a) tavutuksen tekemistä, (b) tekstin kielen tarkastusta ja

alaviitteen tekemistä, (c) lukujen automaattista numerointia, (d) sisällysluettelon

tekemistä, (e) kansilehden tekemistä, (f) johdanto- ja sisällysluettelosivun erottaminen

omiksi osikseen, (g) sivunumerojen ja ylä- ja alatunnisteiden muokkaamista ja (h)

sivujen kääntämistä. Muista tallentaa välillä.

(a) Tavutus. Dokumentin toinen luku on

palstoitettu kahteen palstaan, jolloin tekstin

tavutustarve on ilmeisempää kuin sivun

levyisessä tekstissä (Kuva 2). Tavuta

dokumentin palstoitettu luku (huom: vain

palstoitettu luku, ei koko dokumenttia).Vihje 1

(b) Kielen tarkastus ja alaviite. Käytä kielityökaluja dokumentin oikeinkirjoituksen

tarkastamiseen. Korjaa kirjoitusvirheet. Muista, että kielityökalut ovat kuitenkin

vain apuvälineitä. Niiden avulla on helpompi löytää mahdollisia virheitä, mutta

löytyy paljon erityistilanteita jossa ne saattavat antaa virheellisiä korjausehdotuk-

sia. Sinun tulee aina käyttää omaa harkintaasi siinä hyväksytkö ehdotetun korjauk-

sen. Vihje 2

Lisää johdantotekstin loppuun alaviite (vertaa mallidokumenttiin): Dokumentti on

koostettu Mannerheimin lastensuojeluliitossa kirjoitetuista ohjeista, jotka löytyvät

osoitteesta: http://www.mll.fi/vanhempainnetti/tietokulma/lapset_ja_media/

(c) Lukujen automaattinen numerointi. Numeroi tekstin luvut ja aliluvut

automaattisesti. Käytä numerointia jossa ei ole pistettä numeroinnin ja luvun

nimen välissä.Vihje 3

(d) Sisällysluettelon automaattinen luonti. Luo johdannon ja ensimmäisen luvun

väliin sisällysluettelo (automaattisesti, ei käsin, vertaa mallidokumenttiin).Vihje4

Kun dokumentin sisältö muuttuu, esim. lukujen otsikot tai sivunumerointi

muuttuvat, sisällysluettelon saa päivittymään

automaattisesti dokumenttia vastaavaksi

sisällysluettelon yläreunaan aukeavasta Päivitä

taulukko (Update Table) painikkeesta, joka aukeaa

kun napsautat kursorin sisällysluettelon sisään.

(e) Kansilehden luonti. Muuta tyylin Title; Otsikko

rivivälistystä niin että sen yläpuolelle jätetään 15

cm tyhjää, ja otsikko on keskitetty. Muotoilua ei

saa tehdä tyhjillä riveillä! Hae kansilehdelle

Kuvan 3 mallin mukaan jokin kuva (ei kuitenkaan

sama kuva kuin mallissa, nouda verkosta jokin

kuva omalle koneelle, jota käytät). Vihje 5

(f) Alkusivut. Tee johdantotekstistä ja

sisällysluettelosivuista dokumentin alkusivut ja aseta molemmat alkamaan omilta

sivuiltaan (käy katsomassa mallitiedostoa). Sisällysluettelon voit aloittaa

normaalilla sivun vaihdolla (page break), mutta jotta saisimme määritellyksi

(seuraavassa kohdassa) alkusivuille oman ylä- ja alatunnisteensa, älä tee

Kuva 2 Isot sanavälit toisella rivillä

Kuva 3 Dokumentin kansilehti

tässä vaiheessa



- 4 -

johdantotekstin alkuun ja luvun 1 alkuun tavallisia sivunvaihtoja, vaan teen sivun

vaihto osanvaihtomerkillä (ei page break vaan section break).Vihje 6

(g) Osien ylä- ja alatunnisteet. Dokumentin eri osille (sections) on mahdollista

määritellä omat ylä- ja alatunnisteensa (vrt. mallidokumentti). Kansilehdelle

emme halua ylä- ja alatunnisteita lainkaan, dokumentin alkusivuille haluamme

ylätunnisteen Lapset ja media, ja alatunnisteeseen roomalaiset sivunumerot (i, iii,

iv, v, …). Lopuille, dokumentin sisältösivuille ylätunnisteeseen tulee kirjoittaa T3

syksy 2017 ja alatunnisteeseen vasemmalle päiväys, keskellä on sivunumero

muodossa – n – (viiva numeron molemmin puolin) ja oikealle aika (oikealle

tasattuna). Vihje 7

(h) Yhden sivun kääntäminen vaakasivuksi. Dokumentissasi on nyt yli

kaksikymmentä sivua: kansilehti, kolme alkusivua ja sisältösivuja , joista

ensimmäinen luku on palstoitettu ja tavutettu. Tee lukujen kaksi ja kolme väliin

yksi uusi vaakasivu alla olevalla tavalla.

Luo uusi tyhjä sivu ennen kolmosluvun otsikkoa, käännä tyhjä sivu vaakatasoon

ja luo siihen taulukko (ks. mallia esimerkkidokumentista, taulukkoon ei tarvitse

viedä sisältöä, sen saa jättää tyhjäksikin).Vihje 8 Korjaa tarvittaessa vaakasivun ylä-

ja ala-tunnisteet vaakasivua vastaaviksi (pvm ja aika reunoissa, sivunumero ja

ylätunniste keskellä).

Tehtävän 1 vastaukseksi: Muokattu dokumentti, joka on tallennettu myös pdf-tiedostoksi. Palautetaan tiedostot YH2bT1.docx ja YH2bT1.pdf.

Vihje 1. Osan dokumentista voit tavuttaa valitsemalla ensin tavutettavan alueen (koko palstoitettu luku) ja antamalla sille komennon Asettelu/Sivun asetukset /Tavutus/Manuaalinen (Layout/Page Setup/Hyphenation/Manual). Word ehdottaa tavutettavia kohtia, jolloin voit hyväksyä / hylätä ohjelman antamat tavutusehdotukset sillä alueella jonka halusit tavuttaa. Tällöin joudut kuitenkin napsuttelemaan hyväksynnät tavujaoille koko tavutettavan alueen läpi.

Toinen tapa on, että valitset (samasta kohdasta) tavutustavaksi automaattisen tavutuksen koko dokumentti tulee tavutetuksi. Sen jälkeen voit valita alueet, joita et halua tavutettavaksi ja kieltää niiden tavutukset kappaletyylin asetuksista seuraavasti. Valitse teksti ennen palstoitettua kappaletta ja sen jälkeen Aloitus/Kappale/Tekstin käsittely/Älä tavuta (Home/Paragraph/Line and Page Breaks/Don’t Hyphenate). Edellä ”Tekstin käsittely” tarkoittaa Kappale-työkaluryhmän kulmanuolesta aukeavan valintaruudun Tekstin käsittely -välilehteä.

Huom. Piilotavuviivan kirjoitus. Jos haluat tavuttaa käsin vain joitakin ikävästi välittyviä rivejä (ts. kirjoitat tavumerkin sanaan itse) älä käytä normaalia tavuviivamerkkiä vaan sen sijasta aina ctrl + - (tavuviiva pitäen ctrl-näppäintä painettuna). Tällöin tavuviiva kirjoittuu ”piilotavuviivana”, ts. se tulee näkyviin vain jos ko. sanajakokohta osuu rivinvaihdon kohdalle. Jos sanajaon kohta tekstin muokkauksen myötä siirtyy pois rivin lopusta, tavuviiva jää piilomerkiksi eikä näy sanassa rivin keskellä.

Vihje 2. Aseta ensin dokumentin kieli suomeksi. Valitse koko dokumentti (ctrl+a) ja valitse: Tarkista/Kieli/Määritä tekstintarkistuskieli.../suomi (Review/Languate/Set Proofing Language…/Finnish). Vie sen jälkeen kursori dokumentin alkuun. Valitse nyt Tarkista/Tekstin tarkistus/Kielen tarkistus (Review/Proofing/Spelling & Grammar). Askella dokumentti läpi joko hyväksyen (change) tai hyläten (ignore) Wordin ehdottamat korjaukset. Joissain kohdissa tarkistaja löytää virheen, mutta ei osaa ehdottaa oikeaa korjausta, silloin käyt korjaamassa virheen tekstiin, ja palaat (resume) takaisin tarkistukseen.



- 5 -

Vihje 3. Siirrä kursori otsikon ”Media ja lapsen ikä” kohdalle. Valitse Aloitus/Kappale/Monitasoinen luettelo (Home/Paragraph/Multilevel List) ja tästä avautuvasta listasta hierarkkinen numerointi eri ostikkotyyleille (Kuva 4).

Vihje 4 . Vie kursori johdanto-osan viimeisen lauseen (”Voit soittaa tai kirjoittaa luottamuksellisesti.”) jälkeen.

Valitse Viittaukset/Sisällysluettelo/Automaattinen taulukko 1 (References/Table of Contents/Automatic Table 1).

Tehtävässä riittää, jos saa sisällysluettelon luoduksi. Jos haluat, voit muokata sisällysluettelon tyylejä: Sisällysluettelo, Sisällysluettelo 1, Sisällysluettelo 2… (TOC Heading, TOC1, TOC2…).

Vihje 5. Vie kursori otsikkoon (Lapset ja media) ja avaa Tyylit (Styles) dialogi. Käy muokkaamassa Otsikko (Title) -tyylin välistystä Muokkaa tyyliä (Modify Style) -dialogissa (Alustus/Tyylit/Otsikko/Muokkaa; HOME/Styles/Title/Modify) ja valitse Muotoile/Kappale (Format/Paragraph). Aukeavasta dialogista voit muotoilla Välistys/Ennen: (Spacing/Before:) aseta arvoksi 15 cm (jos mittayksikkö pisteitä, ts. pt, kirjoita yksikkökin mukaan kenttään: 15 cm). Muuta myös otsikko keskitetyksi.

Kuvan voit käydä kopioimassa joko jostain netistä tai, jos sinulla on omalla koneella tallennettuja kuvia, voit noutaa sen kuvakansiostasi Lisää (Insert) -välilehteä käyttäen.

Kun napsautat kuvaa dokumentissa, aukeaa valintanauhaan uusi välilehti Kuvatyökalut / Muotoile (Picture Tools Format). Kuvatyökalujen avulla saat määrätyksi miten kuva sivulle sijoitellaan. Tähän sopiva asettelu olisi tekstin päälle asetus: Kuvatyökalut / Muotoilu (Picture Tools/Format) -välilehdeltä Järjestä (Arrange) -ryhmästä Rivitä tekstiä /Tekstin päällä (Wrap Text/In Front of Text). Voit sen jälkeen siirtää kuvan haluttuun kohtaan.

Vihje 6. Erotetaan alkusivut omaksi sektiokseen:

- Aloita sisällysluettelo omalta sivultaan tavallisella sivun vaihtomerkillä. Mene sisällysluettelo-otsikon alkuun ja lisää siihen sivunvaihtomerkki (kuva vieressä): Asettelu/Sivun asetukset/Vaih-dot/Sivunvaihdot:Sivu (Layout/Page Setup/Breaks/Page Breaks:Page).

- Lisää osajako-merkit (section breaks) alkusivujen molemmille puolille (johdantotekstin alkuun ja ensimmäisen luvun alkuun): Asettelu/Sivun Asetukset/Vaihdot/Osanvaihdot:Seuraava sivu (Layout/Page Setup/Breaks/Section Breaks:Next Page).

Vihje 7. Saat ylä- tai alatunnisteen auki kaksoisnapsauttamalla sen kohdalla sivun ylä- tai alareunassa. Avautuvassa ylä- ja alatunnisteiden Rakenne (Design) -työkaluvalikossa pääset muokkaamaan automaattisesti sisältöjä kuten sivunumero (Ylä- ja alatunniste/Sivunumero/Nykyinen sijainti; Header & footer/Page Number/Current Position) tai päiväys (Rakenne/Lisää/Päivämäärä ja aika; Design/Insert/Date & Time). Valittu sisältö ilmestyy aktiiviseen kirjoituskohtaan.

- Kun dokumentti on jaettu osiin voit muokata eri osien ylä- ja alatunnisteita haluamiksesi. Huomaa kuitenkin ensin, että tunnisteet on oletusarvoisesti sidottu toisiinsa painikella Linkitä edelliseen (Link to Previous) ylä- ja alatunnisteiden omalla valikkovälilehdellä (kuva vieressä). Jotta muokkaus ei vaikuta toisenkin sektion ylä- /alatunnisteeseen, sidonta tulee purkaa. Jos painike on valittuna, sen saa pois päältä yksinkertaisesti napsauttamalla sitä kerran.

- Jos haluat muokata sivunumeron automaattista muotoilua (esim. mistä numerointi alkaa), voit aktivoida alatunnisteesta ja muokata haluamakseen kohdassa Ylä- ja alatunnistetyökalut/Rakenne/Ylä- ja alatunniste/Sivunumero (Headers & Footers Tools/Design/Header & Footer/Page Number/Format Page Numbers.

Kuva 4. Multilevel list

-valikosta valitse

hierarkkinen

numerointi eri

otsikkotyyleille



- 6 -

- Kikkakolmonen kansilehden tunnisteiden käsittelyyn: Kansilehdeltä ylä- ja alatunnisteen saa nopeasti poistetuksi myös seuraavasti. Aktivoi ylätunniste, ruksaa valintanauhaan aktivoituvan Ylä- ja alatunnistetyökalut/Rakenne (Headers&Footers Tools/Design) -välileh-deltä valintaruutu Asetukset/Erilainen ensimmäinen sivu (Options/Different First Page).

Vihje 8. Tämäkin tulee tehdä osien (section) avulla – eri osille voi määritellä sivun taittoon liittyviä asioita, kuten sivun suunnan tai marginaalit erikseen. Luo siis kaksi sivun vaihtavaa osan vaihtoa (Asettelu/Sivun asetukset/Vaihdot/Osanvaihdot:Seuraava Sivu; Layout/Page Setup/Breaks/Section Breaks:Next Page) sen sivun loppuun, jonka jälkeen käännetty sivu lisätään, pidä piilomerkit näkyvissä, jotta näet luomasi vaihdot. Nyt voit kääntää osan vaihtojen välissä olevan sivun vaakasuuntaiseksi (vie kursori sivulle ja vaihda suunta valikosta Asettelu /Sivun asetukseet/Suunta/Vaaka (Layout/Page Setup/Orientation). Tee vakasivulle 10x6 taulukko, solujen sisällöllä ei ole väliä.

Korjaa vaakasivulle vielä vastaavat ylä-ja alatunnisteet (keskitetty T3 XXX) ja sivunumero, päiväys ja aika alhaalla. Ala- ja ylätunnisteita muokatessasi muista poista ensin tunnisteiden osioiden väliset sidonnat Linkitä edelliseen (Link to Previous) jotta tekemäsi muutokset kohdistuvat vain uuteen vaakasivun sektioon.

Tehtävä 2 (2p): Kommenttien lisääminen, muutosten jäljitys

Tee tehtävät (a) ja (b) käytämällä valitsemaasi pohjadokumenttia (esimerkiksi tehtävän

1 pohjatekstiä, varo kuitenkin tallentamasta enää sen päälle).

(a) Kommenttien avulla voit kirjoittaa dokumenttiin viestejä ja mielipiteitäsi

tekstistä seuraavalle lukijalle kirjoittajalle muuttamatta kuitenkaan dokumentin

varsinaisesta sisältöä. Kokeile kommenttien tekemistä (ja poistamista). Tee

pohjatekstiisi ainakin kaksi kommenttia (Tarkista/Kommentit/Uusi kommentti;

Review/Comments/New Comment).

(b) Muutosten jäljitys puolestaan sopii tilanteeseen, jossa tekstiä tuotetaan

yhteistyönä. Haluat muokata olemassa olevaa tekstiä, mutta haluat että

kollegasi näkee tekemäsi muutokset ja voi halutessaan joko hyväksyä tai hylätä

ehdotuksesi. Laita Muutosten jäljitys (Tarkista /Jäljitä muutokset; Review/Track

changes) päälle, poista muutama sana jostain kohtaa tekstiä, ja lisää joku sana

tai lause toiseen kohtaan. Nämä tekemäsi muutokset jäävät näkyviin. Työparisi

voi sitten aukaistessaan dokumentin, joko hyväksyä tai hylätä (accept/reject)

tekemäsi muutokset.

Ota dokumentista ruudunkaappauskuva (vrt. kuva alla), ja leikkaa siitä kohta, jossa

näkyy sekä tehdyt kommentit, että poistetut sanat ja lisätyt sanat. Tallenna kuva png-

tallennusmuotoon.Vihje 9

Tehtävän 1 vastaukseksi: Ruudunkaappauksesta leikattu kuva YH2bT2.png, jossa (1) on näkyvissä kommentteja oikeassa laidassa, ja (2) on näkyvissä joitain dokumenttiin tehtyjä muutoksia.

Vihje 9. Saat kuvan tallennettua png-muotoon esimerkiksi Paint-ohjelmassa.

Documents

YH2b: Tekstinkäsittely II - uta.fi · PDF fileHarjoituksessa tutustutaan tekstinkäsittelyyn MS Word 2016-tekstinkäsittelyohjelmaa käyttäen. ... joka kertoo missä harjoitus on