XIV. KARTY OBIEGU DOKUMENTÓW - lodzkie.eu · oraz przez osobę zatwierdzającą dokonanie kontroli merytorycznej. 5. Upoważniony pracownik OW ŁUW sprawdza fakturę pod względem

60

XIV. KARTY OBIEGU DOKUMENTÓW

Spis dokumentów:

Nr karty Nazwa rozdziału Nazwa dokumentu1 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Faktura, nota i inne dokumenty

2 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Faktura korygująca


księgowa

Rachunek za wykonanie pracy wg umowy

zlecenia i umowy o dzieło4 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Wyrok sądu dotyczący wierzytelności Skarbu

Państwa – Wojewody Łódzkiego5 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Polisa ubezpieczeniowa


księgowa

Nota obciążeniowa, rachunek


księgowa

Zwrot wadium i zabezpieczenia należytego

wykonania umowy8 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Zwrot wniesionej opłaty paszportowej, opłaty

za wydanie karty pobytu oraz opłaty za

wydanie zezwolenia na pracę9 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Wnioski o dofinansowanie zakupu okularów


księgowa

Rozliczenie biletów MPK na przejazdy

służbowe11 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Polecenie księgowania


księgowa

Lista płac wynagrodzeń (LP)


księgowa

Polecenie wyjazdu służbowego i rachunek

kosztów podróży14 III. Dokumentacja finansowo-

księgowa

Wniosek na wyjazd służbowy za granicę i

rozliczenie15 V. Zasady gospodarki

pieniężnej

Dowód wpłaty – kwitariusz przychodowy

16 V. Zasady gospodarki

pieniężnej

Dowód wpłaty „KP” – dewizy


pieniężnej

Czek gotówkowy

61

Nr karty Nazwa rozdziału Nazwa dokumentu18 V. Zasady gospodarki

pieniężnej

Dowód wypłaty – „KW”


pieniężnej

Dowód wypłaty – „KW” – dewizy


pieniężnej

Bankowy dowód wpłaty


pieniężnej

Raport kasowy złotowy – „RK”


pieniężnej

Raport kasowy złotowy – „RK” – dewizy


pieniężnej

Elektroniczne polecenia przelewu


pieniężnej

Polecenie przelewu

25 VI. Dokumentacja

zatrudnienia i płac

Wypłata kosztów zastępstwa procesowego


księgowa

Zwrot niewykorzystanej opłaty za egzamin

dla kandydatów na instruktorów nauki jazdy

62

KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 1Nazwa dowodu – symbol:

Podstawa wystawienia dowodu:

Instrukcja obiegu dowodu:Komórka

otrzymująca do

wykonania

Liczba egzempl

arzy

Czas załatwie

niaOpis czynności

1 2 3 4Wydziały

po dokonaniu

opisu merytorycz

nego przekazują do WFiB

1 na bieżąco w celu

zapewniania

terminowego

regulowania

zobowiązań

Faktura jest potwierdzeniem zakupu (dostawy) towarów i usług. Opis czynności:1. Fakturę wystawia dostawca lub wykonawca zgodnie z obowiązującymi przepisami

z podaniem terminu i sposobu uregulowania zobowiązania.2. Po doręczeniu dowodu księgowego do siedziby ŁUW, przekazywany jest on

do komórki właściwej dla poświadczenia realizacji dostawy lub wykonania usługi, a następnie do komórki organizacyjnej nadzorującej gospodarowanie środkami finansowymi na realizację danego przedsięwzięcia w celu sporządzenia stosownego opisu merytorycznego, który powinien zawierać co najmniej:1) wskazanie celu dokonania zakupu i/lub wykonania usługi,2) stwierdzenie zgodności treści danego dowodu księgowego z zawartą umową

lub zamówieniem (data i nr umowy/zamówienia),3) potwierdzenie zgodności terminu płatności zapisanego na dowodzie księgowym z

zapisami umowy/zamówienia, a w przypadku braku terminu płatności – wskazanie go,

4) wskazanie źródła sfinansowania transakcji w szczegółowości podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych (rozdział, §) oraz w układzie zadaniowym (działanie),

5) potwierdzenie zgodności dokonanej transakcji z odpowiednią pozycją planu rzeczowo – finansowego na dany rok budżetowy,

6) wskazanie właściwego trybu zamówienia publicznego lub podanie przyczyny nie zastosowania ustawy Prawo zamówień (pieczątka),

7) wskazanie, czy wydatek zaliczony został do wydatków strukturalnych (pieczątka).3. Po potwierdzeniu pod względem merytorycznym przez Dyrektora Wydziału

(pieczątka), faktura przekazywana jest do WFiB w celu realizacji zapłaty (nie później niż 5 dni przed terminem płatności).

4. Przekazanie dokumentu do OW ŁUW w dniu, w którym upływa termin płatności bądź po tym dniu, wymaga dołączenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn przetrzymania dokumentu, podpisanego przez pracownika dokonującego sprawdzenia dokumentu oraz przez osobę zatwierdzającą dokonanie kontroli merytorycznej.

5. Upoważniony pracownik OW ŁUW sprawdza fakturę pod względem formalno – rachunkowym (pieczątka), dokonuje dekretacji zdarzenia na odpowiednie konta księgowe wskazując właściwą podziałkę klasyfikacji budżetowej i działanie z układu zadaniowego (pieczątka) oraz sprawdza, czy dany wydatek ujęty jest w zatwierdzonym planie finansowym/projekcie planu finansowego (pieczątka).

6. Następnie faktura zatwierdzana jest do realizacji finansowej przez GKU i Dyrektora WFiB.

7. W przypadku, gdy faktura zawiera pomyłki dotyczące informacji wiążącej się ze sprzedawcą, nabywcą, terminem płatności, pracownik OW ŁUW przygotowuje notę korygującą, którą podpisuje GKU.

8. Do faktury dotyczącej zakupu materiałów, które przyjmowane są do magazynu, muszą być załączone dokumenty PZ, potwierdzające zgodność przyjętych materiałów z fakturą.

9. Za nieterminowe dokonanie płatności odpowiada pracownik, który dopuścił do zwłoki.

10. Do duplikatu faktury, musi być załączone wyjaśnienie Wydziału o przyczynach ponownego wystawienia przez dostawcę faktury.

11. Jeśli dostawca lub wykonawca nie jest płatnikiem VAT, może wystawić rachunek,

FAKTURA, NOTA I INNE DOKUMENTY– spełniające wymogi formalne stanowiące podstawę do dokonania zapłaty

Udokumentowanie zakupu (dostawy) towarów i usług

63

który podlega takiej samej procedurze, co faktura12. Po dokonaniu zapłaty pracownik OW ŁUW umieszcza informację o dacie dokonania

przelewu/wypłaty gotówkowej.

KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 2

Nazwa dowodu – symbol:



otrzymująca do wykonania

Liczba egzemplarzy

Czas załatwienia Opis czynności

1 2 3 4Wydziały

przekazują do WFiB

1 na bieżąco 1. Fakturę korygującą wystawia dostawca (sprzedawca) w przypadku, gdy wystawiona wcześniej faktura zawierała pomyłki dotyczące:1) jednostki miary i ilości sprzedanych towarów (rodzaju usługi),2) ceny jednostkowej netto,3) stawki podatku,4) sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku

i zwolnionych od podatku,5) kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto wg podziału na

poszczególne stawki,6) wartość sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki

podatkowe lub zwolnionych od podatku,7) kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej

cyfrowo i słownie.Opis czynności:2. Fakturę korygującą dostawca lub wykonawca wystawia

w dwóch egzemplarzach: oryginał otrzymuje nabywca, kopia pozostaje u dostawcy lub wykonawcy.

3. Na fakturze korygującej dostawca przedstawia wszystkie informacje przed korektą ujęte w fakturze, oraz informacje skorygowane i wynikający z tego wynik ogółem.

4. Wydział merytoryczny sporządza opis wskazujący przyczynę wystawienia korekty.

5. W przypadku faktury korygującej zwiększającej zobowiązanie obieg dokumentu i opis analogiczny jest jak w karcie obiegu dokumentu nr 1 faktury.

6. W przypadku korekty powodującej zmniejszenie zobowiązania:1) pracownik OW ŁUW dokonuje dekretacji na odpowiednich

kontach;2) GKU wskazuje nr faktury i nr dowodu, przy którym dokonano

rozliczenia nadpłaty lub umieszcza informację o przekazaniu nadpłaty na rachunek bieżący dochodów oraz wskazuje datę jej rozliczenia.

FAKTURA KORYGUJĄCA

Wystawienie faktury VAT zawierającej błędy formalno-rachunkowe

64




Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca

do wykonania - symbol

Liczba egzemplarzy


1 2 3 4Wydziały przekazują do WFiB, wykonuje

OP w WFiB

oryginał dla WFiB, pozostałe

egzemplarze zgodnie z

uregulowaniami umowy

na bieżąco Dokument jest dowodem, na podstawie, którego dokonywana jest wypłata za wykonaną na rzecz ŁUW usługę, zgodnie z zawartą umową o dzieło lub umową zlecenia.Opis czynności:

1. Rachunek wystawia zleceniobiorca po wykonaniu umowy, celem realizacji zapłaty.

2. Rachunek zawiera następujące informacje:1) imię i nazwisko wykonawcy,2) przedmiot i symbol umowy,3) kwotę cyfrowo oraz słownie,4) dyspozycję odnośnie sposobu zapłaty (gotówka,

przelew).Ponadto rachunek zawiera oświadczenie o odpowiedzialności karnej i skarbowej, które wystawiający rachunek podpisuje własnoręcznym podpisem.

3. Oświadczenie zwiera następujące informacje:1) imię i nazwisko wykonawcy,2) miejsce i datę urodzenia,3) nr PESEL i NIP,4) miejsce zamieszkania, ulica, nr domu, nr mieszkania,

kod pocztowy, miejscowość,5) nazwę urzędu skarbowego,6) oświadczenie w zakresie ubezpieczenia społecznego

i zdrowotnego przypadku umowy zlecenia.4. Wystawiony rachunek podpisuje wykonawca, a Dyrektor

Generalny ŁUW lub upoważniony Dyrektor Wydziału merytorycznego potwierdza wykonanie zlecenia.

5. Rachunek (opisany i sprawdzony zgodnie z wytycznymi ujętymi w procedurach kontroli finansowej ŁUW) wraz z oryginałem umowy i protokołem zdawczo – odbiorczym, jeśli jest taki wymóg wynikający z zawartej umowy cywilno - prawnej, składany jest do OP w WFiB, celem sporządzenia listy wynagrodzenia i naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne – zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

6. Dyspozycję zapłaty rachunku na podstawie listy płac zatwierdza GKU oraz Dyrektor WFiB lub upoważnione przez nich osoby.

7. Zapłata zobowiązania następuję na warunkach i w terminie określonym w umowie.

RACHUNEK ZA WYKONANIE PRACY WG UMOWY ZLECENIA i UMOWY O DZIEŁO

Potwierdzenie wykonana pracy, protokół zdawczo – odbiorczy, powykonawczy

65

KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 4 Nazwa dowodu – symbol:



przekazująca i otrzymująca do

wykonania - symbol

Liczba egzemplarzy Czas załatwienia Opis czynności

1 2 3 4WPNiK

przekazuje doWFiB

oryginał lub kserokopia

potwierdzona za zgodność z oryginałem w

przypadku, gdy oryginał jest niezbędny w

aktach sprawy.

niezwłocznie, po skompletowaniu lub uzupełnieniu dokumentacji,

nie później niż w terminie 14 dni od wpływu do

ŁUW wyroku z klauzulą

wymagalności lub wezwania do

zapłaty

Wyrok sądu lub postanowienie jest dokumentem źródłowym na podstawie, którego dokonywane jest rozliczenie zasądzonych kwot.1. Wyrok wraz z niezbędną dokumentacją tj. uzasadnieniem

wyroku, opinią prawną radcy prawnego w szczególności w zakresie: wymagalności oraz informacji o opodatkowania zasądzonych kwot podatkiem dochodowym, numerem rachunku bankowego powoda lub upoważnionego pełnomocnika oraz ewentualnie wezwaniem do zapłaty, przekazywany jest wraz z pismem przewodnim Dyrektora WPNiK do WFiB do windykacji lub uregulowania.

2. Windykacja prowadzona jest przez OD ŁUW zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Pracownik OW ŁUW sporządza rozliczenie należności na rzecz wierzyciela w zakresie kwot zasądzonych wyrokiem.

4. Rozliczenie zawiera co najmniej:1) imię i nazwisko powoda,2) sygnaturę akt sądowych,3) rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej, z którego

dokonywana będzie wypłata,4) wyszczególnienie rodzaju należności (odszkodowanie,

odsetki, koszty sądowe, renta),5) kwoty zasądzone wyrokiem, według paragrafów,6) podpis sporządzającego rozliczenie.

5. WFiB kieruje do Dyrektora Generalnego ŁUW wniosek o akceptację uregulowania wyroku, na gruncie art. 96 ustawy o finansach publicznych i przedstawia rozliczenie kwot należnych do zapłaty.

6. Po akceptacji przez Dyrektora Generalnego ŁUW, zatwierdzony do wypłaty wyrok przez GKU i Dyrektora WFiB realizowany jest w OW ŁUW w formie przelewu na rachunek powoda, przekazem pocztowym lub w kasie ŁUW.

7. Na podstawie rozliczenia i dokonanej zapłaty pracownik OW ŁUW przygotowuje wystąpienie Wojewody Łódzkiego do Ministra Finansów, o zwiększenie planu wydatków na wypłatę zasadzonych wyrokiem kwot. Wystąpienie parafuje GKU i Dyrektor WFiB.

8. Do wystąpienia załączona jest dokumentacja, w tym poświadczona za zgodność z oryginałem kopia wyroku, przygotowane przy udziale radcy prawnego uzasadnienie zaparafowane przez radcę prawnego i Dyrektora WPNiK oraz rozliczenie należnych powodowi kwot wraz z potwierdzeniem dokonania zapłaty.

9. Po podpisaniu przez Wojewodę Łódzkiego, wystąpienie przesyłane jest do Ministerstwa Finansów.

10. W przypadku wyroków zasądzających od ŁUW tylko koszty procesu nie jest wymagana procedura opisana w pkt 2-

Rozliczenie należności na rzecz wierzyciela w zakresie kwot zasądzonych wyrokiem

WYROK SĄDU DOTYCZĄCY WIERZYTELNOŚCI SKARBU PAŃSTWA – WOJEWODY ŁÓDZKIEGO

66

9.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 5




otrzymująca do wykonania - symbol


1 2 3 4WA-G lub Wydział

organizujący wyjazd

zagranicznyprzekazuje do WFiB

oryginał lub kopia w

sytuacji, gdy oryginał jest niezbędny

do okazania w sprawie

na bieżąco 1. Polisa ubezpieczeniowa wystawiana jest przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe i przekazana do Wydziału merytorycznego (WAG, WZFE, BW lub WIPOC), celem dokonania opisu merytorycznego, a następnie przekazana do WFiB celem zapłaty.

2. Polisa powinna być przekazana do WFiB w terminie umożliwiającym terminowe uregulowanie zobowiązania.

3. Upoważniony pracownik OW ŁUW sprawdza polisę pod względem formalno – rachunkowym (pieczątka), dokonuje dekretacji zdarzenia na odpowiednie konta syntetyczne i analityczne (pieczątka) oraz sprawdza, czy dany wydatek ujęty jest w zatwierdzonym planie finansowym, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową i zadaniową wydatku (pieczątka).

4. Następnie polisa zatwierdzana jest do realizacji finansowej przez GKU i Dyrektora WFiB.

5. W przypadku, gdy płatność realizowana jest na podstawie kserokopii, do polisy wystawiany jest dokument zastępczy polecenie księgowania – PK, stanowiący podstawę do ujęcia w księgach.

POLISA UBEZPIECZENIOWA – dotycząca ubezpieczenia osób oraz majątku ŁUW

Ubezpieczenie osób w szczególności odbywających podróż za granicę oraz majątku ŁUW

67







1 2 3 4OD ŁUWOW ŁUW

3 na bieżąco Nota obciążeniowa, rachunek wystawiana jest przez OW ŁUW, stosowana jest w rozrachunkach z kontrahentami i osobami fizycznymi.Opis czynności:1. Nota obciążeniowa lub rachunek wystawiane są na

podstawie faktury, załączonej specyfikacji lub dyspozycji wydziału merytorycznego, w której wskazano dyspozycje do obciążenia kosztami poniesionymi przez ŁUW w kwocie brutto.

2. Nota/rachunek wystawia się w trzech egzemplarzach: oryginał kierowany jest do kontrahenta, kopia pozostaje w aktach, 2-ga kopia zostaje zadekretowana i zaksięgowana jako należność na odpowiednich kontach syntetycznych i analitycznych kontrahenta.

3. Notę obciążeniową, rachunek podpisuje osoba sporządzająca, osoba sprawdzająca, akceptuje kierownik i podpisuje GKU oraz Dyrektor WFiB.

4. W przypadku braku wpłaty przez dłużnika w określonym terminie, upoważniony pracownik sporządza niezwłocznie (jednak nie później niż w ciągu 60 dni od terminu płatności należności) wezwanie do zapłaty. Dokument sporządzany jest w 2 egzemplarzach, przy czym oryginał wysyłany jest do dłużnika, a kopia pozostaje u wystawcy.

5. Wezwanie do zapłaty powinno zawierać co najmniej: datę wystawienia wezwania, nazwę i adres dłużnika, numer i datę wystawienia faktury, której dotyczy wezwanie, tytuł należności, kwotę transakcji wyrażoną kwotowo oraz słownie, nieprzekraczalny termin zapłaty wraz z należnymi odsetkami, numer rachunku bankowego, na który należy przekazać należność, pieczęć i podpis wystawiającego.

6. Jeżeli dłużnik nie ureguluje zobowiązania po wysłaniu trzech wezwań, pracownik przekazuje akta sprawy do WPNiK w celu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

NOTA OBCIAŻENIOWA, RACHUNEK – druk (własny)

Koszty obciążające kontrahenta z tytułu refundacji poniesionych wydatków przez ŁUW (np.za telefony, koszty eksploatacji, itp.)

68







1 2 3 4OW ŁUW 1 niezwłocznie

1. Zwrot wniesionego wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy następuje w oparciu o pismo WAG.

2. Zwrot wniesionego wadium tytułem uczestnictwa w rokowaniach dotyczących prywatyzacji następuje po przedstawieniu pisemnej dyspozycji Dyrektora WI.

3. W dyspozycjach Wydziałów winien być wskazany podmiot, numer rachunku bankowego i kwota do zwrotu.

4. Pracownik OW ŁUW sprawdza z wyciągiem bankowym z otrzymaną dyspozycją zgodność podmiotu, kwoty i numeru rachunku bankowego i sporządza polecenie przelewu na rachunek uczestnika przetargu.

5. Dyspozycje wypłaty podpisuje GKU i Dyrektor WFiB.

ZWROT WADIUM I ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Dyspozycja Wydziału merytorycznego

69


Nazwa dowodu – symbol:ZWROT WNIESIONEJ OPŁATY PASZPORTOWEJ, OPŁATY ZA WYDANIE KARTY POBYTU ORAZ OPŁATY ZA WYDANIE ZEZWOLENIA NA PRACĘ



przekazująca i otrzymująca do

wykonania – symbol


1 2 3 4WSOiC

przekazuje dyspozycjędo WFiB

3 na bieżąco 1. Pismo/dyspozycję wystawia WSOiC celem dokonania zwrotu nadpłaty opłaty.

2. Do zwrotu nadpłaty opłaty stosowany jest oryginał pisma podpisany przez Dyrektora WSOiC wraz z załączoną pisemną dyspozycją osoby, której dotyczy zwrot nadpłaty, co do sposobu jej zwrotu.

3. Pismo dotyczące wypłaty winno zawierać co najmniej imię i nazwisko, adres zamieszkania osoby, dla której wniesiono opłatę, ew. dane osoby uprawnionej do odbioru, datę dokonania wpłaty, wysokość opłaty i kwotę przeznaczoną do zwrotu.

4. W przypadku zwrotu całości środków przekazanych tytułem opłat paszportowych, do pisma/dyspozycji winien być załączony oryginał dokumentu potwierdzającego wpłatę.

5. Po ustaleniu pozycji księgowej wpłaty oraz sprawdzeniu zgodności danych personalnych osoby odbierającej nadpłatę, pracownik OD ŁUW podpisuje dokument pod względem formalno – rachunkowym.

6. Na piśmie dotyczącym dyspozycji wypłaty nanosi się nr pozycji księgowej, wartość wpłaty, kwotę zwrotu, numer dokumentu KW, (jeśli wypłata nastąpi w kasie ŁUW) oraz datę dokonania operacji dzień-miesiąc-rok.

7. Dokonanie zwrotu zatwierdza GKU i Dyrektor WFiB.

Nadpłata wniesionej opłaty paszportowej, opłaty za wydanie karty pobytu lub opłaty za wydanie zezwolenia na pracęna pracę

70



1.



otrzymująca do wykonania -

symbol


1 2 3 4Pracownicy ŁUW

po akceptacji przez Dyrektora

Generalnego Urzędu

przekazują do WFiB

1 na bieżąco Dokument jest dowodem na podstawie, którego dokonywana jest w kasie ŁUW lub za pośrednictwem banku wypłata refundacji zakupionych przez pracownika okularów korygujących wzrok.Opis czynności:1. Wniosek o dofinansowanie zakupu okularów

korygujących wzrok do pracy przy obsłudze monitora wypisuje pracownik Wydziału, na podstawie zaświadczenia lekarskiego wskazującego pracę z komputerem w szkłach korekcyjnych.

2. Dyrektor Wydziału potwierdza na wniosku, iż czas pracy przy obsłudze monitora ekranowego zajmuje minimum 4 godz. dziennie.

3. Służba BHP sprawdza i opiniuje, czy pracownik wnioskujący o dofinansowanie zakupu okularów spełnia wymogi formalne określone w obowiązujących przepisach.

4. Zaopiniowany pozytywnie wniosek przez Dyrektora Wydziału, służby BHP wraz z zaświadczeniem lekarskim i rachunkiem imiennym potwierdzającym zakup okularów akceptowany jest przez Dyrektora Generalnego ŁUW.

5. Po akceptacji przez Dyrektora Generalnego ŁUW wniosek przekazywany jest do WFiB.

6. Pracownik OW ŁUW sprawdza wniosek pod względem formalno – rachunkowym i przekazuje do zatwierdzenia.

7. Wniosek zatwierdza do wypłaty GKU i Dyrektor WFiB.

8. Bez względu na wartość faktury, rachunku, pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów za zakup okularów w wysokości określonej przez Dyrektora Generalnego ŁUW.

WNIOSKI O DOFINANSOWANIE ZAKUPU OKULARÓW

zaświadczenie lekarskie, z którego wynika konieczność pracy w szkłach korekcyjnych, faktura lub rachunek potwierdzający zakup okularów korygujących wzrok wystawiony na pracownika.

71







1 2 3 4Wydziały 2

oryginał dla OW ŁUW, kopia dla

jednostki wystawiającej

raz na kwartał Służy do rozliczenia zakupionych biletów MPK przeznaczonych na przejazdy służbowe pracowników.Opis czynności:1. Zakupu biletów MPK dokonuje WAG na

zlecenie Wydziału, zgodnie z wcześniejszym zapotrzebowaniem.

2. Pracownik Wydziału podpisuje otrzymane bilety MPK, a następnie ewidencjonuje je wpisując nominały biletów numery, ilość i wartość.

3. Wydając pracownikom bilety, osoba prowadząca ewidencję wpisuje ilość, numer biletu i wartość, a osoba pobierająca kwituje ich odbiór.

4. Sporządzone przez pracownika Wydziału po upływie kwartału rozliczenie biletów MPK, przesyłane jest do WFiB.

5. Pracownik OW ŁUW sprawdza rozliczenie i sporządza wewnętrzny dokument PK, celem zewidencjonowania rozliczenia w księgach rachunkowych ŁUW.

ROZLICZENIE BILETÓW MPK NA PRZEJAZDY SŁUŻBOWE

ewidencja wykorzystania biletów do celów służbowych

72


Nazwa dowodu – symbol: PK




symbol

Liczba egzemplarzy


1 2 3 4OD ŁUW OWŁUW

1 na bieżąco Polecenie księgowania PK jest dowodem wewnętrznym i służy do dokonywania zapisów formalnych i porządkowych np.: sprostowania błędnego zapisu w księgach rachunkowych, dokonywania zapisu zbiorczego, oraz udokumentowania operacji popartych innymi dowodami np. amortyzacja, przeksięgowanie kosztów w końcu roku, wypłata gotówki z banku na podstawie czeku gotówkowego. Opis czynności:

1. Polecenie księgowania PK wystawia OP, OD ŁUW lub OW ŁUW w jednym egzemplarzu:

2. Dokument powinien zawierać co najmniej:1) pieczęć jednostki,2) numer kolejny i datę wystawienia,3) wskazanie daty, pod którą należy dokonać księgowania,4) dowód na podstawie, którego dokonane będzie księgowanie,5)krótki opis operacji gospodarczej,6) rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej i zadaniowej

(jeżeli jest wymagane przy wprowadzaniu dowodu do ewidencji),

7) symbol i stronę konta Wn lub Ma, na którym zaewidencjonowana będzie kwota wynikająca z PK,

8) kwoty i ich sumy odzwierciedlające obroty na wskazanych kontach,

9) podpisy sporządzającego PK, sprawdzającego pod względem formalno – rachunkowym, zatwierdzającego, którym jest GKU.

3. Dokument PK stanowi podstawę do ujęcia zdarzenia w księgach rachunkowych OD ŁUW lub OW ŁUW.

4. Numeracja dowodów PK jest prowadzona osobno dla: − dowodów wystawianych przez OD ŁUW,− dowodów wystawianych przez OP,− dowodów wystawianych przez kasjera,− dowodów wystawianych w przypadku wypłaty rent,− dowodów wystawianych w ramach wyodrębnionych

ewidencjach księgowych (sumy depozytowe i na zlecenie, fundusze celowe, ZFŚS),

− innych dowodów wystawianych przez OW ŁUW.

POLECENIE KSIĘGOWANIA

Rozliczenia wewnętrzne, kserokopia dokumentu źródłowego jako dokument zastępczy lub korekta błędnego zapisu księgowego

73




otrzymująca do

wykonania

Liczba egzemp

larzy


1 2 3 4OP w WFiB 3 niezwłocznie

po otrzymaniu dokumentów

lub po uzyskaniu

uprawnienia przez

pracownika, w przypadku

wynagrodzeń – według

harmonogramu wypłat

Dokumenty sporządzane są w OP w WFiB w celu udokumentowania wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń wypłacanych na podstawie list płac. Opis czynności:1. OP w WFiB sporządza dla pracowników ŁUW:

1) listy wynagrodzeń na podstawie umowy o pracę, zgodnie z wcześniej zatwierdzonym harmonogramem wypłat,

2) dodatkowe listy z tytułu ekwiwalentu za urlop, odpraw emerytalnych, nagród jubileuszowych na podstawie pisemnej dyspozycji Oddziału Kadr w WPNiK,

3) dofinansowania do wypoczynku wypłacane z ZFŚS na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego ŁUW protokołu komisji socjalnej,

4) wynagrodzenia radcom prawnym z tytułu zastępstwa procesowego, na podstawie wyroku sądowego, dokumentu bankowego potwierdzającego wpłatę zasądzonej kwoty oraz umowy podpisanej przez Dyrektora Generalnego ŁUW,

5) inne wypłaty na podstawie pisemnej dyspozycji Wydziałów merytorycznych, do których załączone są dokumenty niezbędne do sporządzenia list wypłat.

2. OP sporządza również listy płac dla osób fizycznych nie będących pracownikami ŁUW, na podstawie oryginału umowy zlecenia lub umowy o dzieło oraz rachunku potwierdzonego przez Dyrektora Wydziału na rzecz którego wykonana została usługa.

3. Lista drukowana jest w systemie Kadry–Płace w trzech egzemplarzach, a w przypadku wypłat z ZFŚS – sporządzana ręcznie i sprawdzana pod względem formalno – rachunkowym przez sporządzającego listę wypłat pracownika oraz kierownika OP. Następnie po potwierdzeniu pod względem merytorycznym przez kierownika Oddziału Kadr w WPNiK, zatwierdzana jest do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB.

4. Prawidłowo sporządzona lista płac z tytułu wypłat wynagrodzeń zawiera następujące informacje: − nazwę i numer listy płac, datę sporządzenia, nazwę Wydziału, którego

dotyczy, z dopiskiem „za miesiąc...”, − lp., płacę zasadniczą , dodatek stażowy, dodatek stażowy chorobowy,

dodatek służby cywilnej, wynagrodzenie chorobowe (art. 92), zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, inne przychody i kwotę brutto razem,

− potrącenia, tj.: składki ZUS, ubezpieczenie zdrowotne potrącane z podatku i wynagrodzenia, zaliczkę na podatek dochodowy, składkę PZU, składkę na Związki Zawodowe i Okręgową Izbę Radców Prawnych, ZFM, PKZP, OIL, inne potrącenia i potrącenia razem

− płacę netto oraz kwotę do wypłaty, konto, kasę, − imię i nazwisko oraz rubrykę na podpis pracownika.

5. Lista jest podsumowana dla każdej komórki organizacyjnej oddzielnie.6. Numeracja list wynagrodzeń i dodatkowych list jest chronologiczna.7. Listy wypłat za umowy zlecenia i umowy o dzieło posiadają odrębną

numerację.

LISTA PŁAC WYNAGRODZEŃ (LP) – druk własny, wystawiany w systemie KADRY-PŁACE lub wystawiany ręcznie (w przypadku niektórych wypłat z ZFŚS)

Wypłata świadczeń za wykonaną pracę

74

8. Zatwierdzone listy płac są podstawą do wypłaty wynagrodzenia gotówką lub w formie bezgotówkowej poprzez wygenerowanie przelewów bankowych.




do wykonania Liczba

egzemplarzy Czas załatwienia Opis czynności

1 2 3 4pracownicy ŁUW przekazują do OW

ŁUW

1 na bieżąco, wypłata lub zwrot nie później niż 14

dni od wpływu rozliczenia do OW ŁUW,

Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej podróży.Opis czynności:1. Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego

następuję na podstawie decyzji Dyrektora Wydziału.2. Wypełnione polecenie musi zawierać numer

kolejny delegacji , imię i nazwisko, stanowisko, miejscowość, z której rozpoczyna się podróż i miejscowość docelową, okres trwania, cel wyjazdu, określenie środka lokomocji oraz datę wystawienia i podpis Dyrektora.

3. Dyrektor Generalny ŁUW podpisuje delegacje Dyrektorom Wydziałów oraz na przejazdy PKP I kl. i samochodem prywatnym , wszystkie pozostałe delegacje podpisują Dyrektorzy Wydziałów.

4. Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do pobrania zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży, na podstawie kalkulacji.

5. Dowodem kasowym będącym podstawą do wypłaty zaliczki jest „odcinek” polecenia wyjazdu służbowego, zatwierdzony do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB.

6. Dyrektor Wydziału potwierdza wykonanie polecenia wyjazdu służbowego, po sprawdzeniu prawidłowości wypełnienia przez delegowanego druku rozliczenia i załączenia wymaganych prawem dokumentów.

7. Rozliczenia kosztów podróży służbowej osoba delegowana dokonuje w ciągu 14 dni, zaś w przypadku otrzymania zaliczki na wyjazd służbowy – w terminie 7 dni od daty zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży dołącza się oświadczenie zgodne ze wzorem określonym w załączniku do niniejszej Karty. Potwierdzenia wpływu oraz sprawdzenia rozliczenia pod względem formalno – rachunkowym dokonuje pracownik OW ŁUW.

8. Kwotę do wypłaty lub zwrotu zatwierdza GKU i osoba upoważniona.

9. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego kierowane jest do realizacji w kasie ŁUW, lub w przypadku dyspozycji – na ROR delegowanego.

10. Do rozliczenia podróży służbowej w ostatniej dekadzie m-ca grudnia delegowany winien załączyć dyspozycję przekazania kwoty do wypłaty na ROR.

POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO I RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY

Udokumentowanie decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenie kosztów tej podróży

75

Załącznik do karty obiegu dokumentów Nr 13

OŚWIADCZENIE DO POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGOnr ………………………… z dnia ……………………………

(wypełnia delegowany)…………………………………………………………………………………………………

imię i nazwisko

…………………………………………………………………………………………………nazwa komórki organizacyjnej

Oświadczam, że:

1. W trakcie trwania delegacji*:

nocleg zapewnił organizator/sfinansował ŁUW w dniach…………………………… nocleg sfinansowałam(em) ze środków własnych w dniach………………………….

przedkładam dowód księgowy proszę o wypłatę ryczałtu

nie dotyczy

2. W trakcie trwania delegacji korzystałam(em)/nie korzystałam(em)* ze środków komunikacji

miejskiej (w miejscu odbywania podróży służbowej) w dniach

………………………………………………………………….............

3. W trakcie trwania delegacji zapewniono bezpłatne wyżywienie (z uwzględnieniem wyżywienia opłaconego w ramach usługi hotelarskiej):

− w dniu ……………………. śniadanie/obiad/kolacja**;− w dniu ……………………. śniadanie/obiad/kolacja**;− w dniu ……………………. śniadanie/obiad/kolacja**;

nie dotyczy

Proszę o przekazanie należnej kwoty z tytułu rozliczenia podróży służbowej*:

gotówką w kasie; na rachunek bankowy wskazany przy wypłacie wynagrodzenia za pracę; na rachunek bankowy nr ……………………………………………………………………..

Inne uwagi ………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………...

…………………………….. …………………………… data sporządzenia oświadczenia podpis delegowanego

(wypełnia komórka odpowiedzialna za sporządzenie opisu merytorycznego)1. Koszty podróży służbowej finansowane ze środków ………………………….***

rozdział …………….. § ……………... działanie ………………………………2. Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości ……………………

Obszar tematyczny …………………………… Kod ……………………………...

…………………………….. …………………………… data podpis upoważnionego pracownika

* zaznaczyć prawidłowe** niepotrzebne skreślić***ŁUW/CPR/PO PT/Zamykanie ZPORR/ Integracja Europejska itp.

76





do wykonania – symbol

Liczba egzemplarzy


1 2 3 4WZFE, Biuro

Wojewody, WIPOC1 na bieżąco Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika

w podróż służbową za granicę i rozliczenia kosztów tej podróży.Opis czynności:1. Wniosek na wyjazd służbowy za granicę do krajów Unii

Europejskiej wystawia pracownik WZFE lub WIPOC a do pozostałych krajów - pracownik Biura Wojewody. Wniosek zawiera co najmniej: cel wyjazdu, kraj, miejscowość, ilość dni pobytu za granicą, proponowany środek lokomocji, imię i nazwisko delegowanego pracownika oraz wyszczególnienie kosztów wyjazdu w przeliczeniu na walutę obowiązującą w kraju docelowym. Wniosek podpisuje Dyrektor Generalny ŁUW.

2. Wypełniony wniosek przekazany zostaje do OW ŁUW.3. Pracownik w OW ŁUW sprawdza wniosek pod względem

formalno-rachunkowym i jeżeli nie ma zastrzeżeń, przekazuje go do Wydziału organizującego wyjazd w celu sporządzenia do banku zlecenia sprzedaży zagranicznych środków płatniczych. Dokument podpisuje GKU i Dyrektor WFiB lub osoby upoważnione zgodnie z kartą wzoru podpisów.

4. Po otrzymaniu dewiz z banku kasjer wypłaca delegowanemu pracownikowi walutę z kasy wystawiając dokument KW-dewizy.

5. Po odbyciu delegacji pracownik winien się rozliczyć z pobranych dewiz w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji.

6. Rozliczenia następuje na druku „Rozliczenie”, w którym pracownik określa kwotę dewiz pobranych z kasy i wykorzystanych w czasie wyjazdu. Rozliczenie podpisuje pracownik delegowany, Dyrektor WZFE, WIPOC lub Dyrektor Biura Wojewody i Dyrektor Generalny.

7. Rozliczenie pobranych i wykorzystanych dewiz sprawdza pracownik w OW ŁUW i w przypadku zwrotu przez delegowanego pracownika dewiz przekazuje rozliczenie do kasjera. Kasjer przyjmuje od delegowanego pracownika niewykorzystane dewizy i wystawia dokument KP-dewizy.

8. Kasjer niezwłocznie przekazuje zwrócone dewizy do banku9. W przypadku konieczności dopłaty do kosztów delegacji

dopłata dokonywana jest w przeliczeniu na PLN według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

WNIOSEK NA WYJAZD SŁUŻBOWY ZA GRANICĘ I ROZLICZENIE – druk

Udokumentowanie decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową za granicę i potwierdzenie kosztów tej podróży

77

Załącznik Nr 1

do karty obiegu dokumentu nr 14

Wniosek na wyjazd służbowy za granicę Nr

Łódź, dnia …………….2013 r.

………………………………………………….

(nazwa komórki organizacyjnej wnioskującej o wyjazd)

Cel wyjazdu: ……………………………………………………………………………………...

Kraj: ………………….. Miejscowość: …………………….

Czas pobytu za granicą: od (data, godzina) do (data godzina)

ilość dni pobytu: ………… w tym ilość noclegów ……………….

Proponowany środek lokomocji: ………………

Dane osób delegowanych

Lp. Imię i nazwisko Miejsce zameldowaniaStanowisko

służbowe

Nazwa komórki

organizacyjnej

1

2

3

4

78

Lp. Przewidywane koszty: Waluta

1 Wyżywienie: W trakcie trwania delegacji będzie zapewnione całodzienne wyżywienie

……………………………………………………………………………... W trakcie trwania delegacji nie będzie zapewnione wyżywienie

……………………………………………………………………………... W trakcie trwania delegacji będzie zapewnione częściowe wyżywienie

……………………………………………………………………………...

2 Noclegi – ryczałty …………………………………………………………….

3 Noclegi – limit ………………………………………………………………..4 Ryczałt na dojazd z dworca

na dworzec5 Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej ………………………6 Inne wydatki: …………………………………………………………………

Razem

1 (EUR)=…… PLN wg tabeli kursów średnich walut obcych NBP ………. z dnia …………….

Równowartość w PLN

Koszty delegacji płatne z działu ……….., rozdziału …………. § …………., działanie ……….….

Inne koszty: (źródło finansowania: dział, rozdział §, działanie)

-

……………………………(pieczątka imienna pracownika przygotowującego wniosek)

…………………………………..(podpis i pieczątka imienna

Dyrektora Wydziału organizującego wyjazd)Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym:

……………………………..(data, podpis i pieczątka imienna pracownika

dokonującego kontroli formalno-rachunkowej)Zatwierdzam:

…………………………………..(data, podpis i pieczątka imienna)

*W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. (§14 ust. 3, Dz.U.2013.167)**niepotrzebne skreślić

79

Załącznik Nr 2do karty obiegu dokumentu Nr 14

Rozliczenie Nr..../2013 do wniosku na wyjazd służbowy za granicę Nr…/2013

Łódź, dnia…….2013 r.

Podróż służbowa do ………………………… (kraj i miejscowość)

Pobyt za granica trwał: od (data, godzina) do (data, godzina)

Lp. Rozliczenie kosztów podróży

Imię i nazwisko

Imię i nazwisko

Imię i nazwisko

OGÓŁEM(w

walucie)

Przeliczenie na PLN wg tabeli kursów

średnich NBP z dnia ………….

(wypełnia OW ŁUW)

1. Wydatkowałem/am ogółem kwotę:(szczegółowe rozliczenie w załączniku Nr 1)

2. Dysponowałem/am kwotą:

3. Pozostało w walucie:(wiersz 2-1)

4. Do wypłaty(wiersz 1-2)

WALUTAPLN

(wypełnia OW ŁUW)

…..…………………………………………….. (podpisy delegowanych)Sprawdzono pod względem merytorycznym

……………………………………………..(podpis i pieczątka imienna Dyrektora Wydziału organizującego wyjazd)

Zatwierdzam przedstawione rozliczenie:

……………..………………….. (data, podpis i pieczątka imienna)

Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym:

…………….……………………(data, podpis i pieczątka imienna pracownika

dokonującego kontroli formalno-rachunkowej)

Zatwierdzono do wypłaty/zwrotu ……………………………….(podpis i pieczątka imienna Głównego Księgowego Urzędu)

80

Załącznik Nr 1 do rozliczenia Nr

Lp. Poniesione wydatki Imię i nazwisko

Imię i nazwisko

Imię i nazwisko

Imię i nazwisko

1 Wyżywienie: W trakcie trwania delegacji

zapewniono całodzienne wyżywienie ………………………………

W trakcie trwania delegacji nie zapewniono wyżywienia ………………………………

W trakcie trwania delegacji zapewniono częściowe wyżywienie ………………………………

2 Noclegi - ryczałty3 Noclegi – wg rachunków

4Ryczałt na dojazdy:

z dworca

na dworzec

5 Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej

6Inne wydatki: ………………..

…………………………………………. ……………………………………………………………………(data sporządzenia oświadczenia) (podpisy delegowanych)

(wypełnia komórka odpowiedzialna za sporządzenie opisu merytorycznego)

1. Koszty podróży służbowej finansowane ze środków ………………….*** rozdział ……....§ …………. działanie …………….……..

2. Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości …………….. Obszar tematyczny ………………… Kod ………………………………………..

……………………………………………(podpis upoważnionego pracownika)

*W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. (§14 ust. 3, Dz.U.2013.167)**niepotrzebne skreślić***ŁUW, POPT, Zamykanie ZPORR, Integracja Europejska

81







1 2 3 4Kasjer w WFiB 3 – oryginał i 2 kopie,

oryginał otrzymuje wpłacający,

pierwsza kopia załączana jest

do raportu kasowego, a druga kopia pozostaje

w kwitariuszu.

na bieżąco Stosowany jest w przypadkach wpłat gotówkowych dotyczących m.in. mandatów, spłat pożyczek na cele mieszkaniowe oraz innych wpłat do kasy ŁUW.Opis czynności:

1. Kasjer pobiera bloczki kwitariuszy przychodowych na podstawie pisma zaakceptowanego przez GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania.

2. Bloczki kwitariuszy przychodowych wprowadzane są do dokumentacji kasowej po zaakceptowaniu ich na pierwszej stronie przez GKU i Dyrektora WFiB.

3. Seria i numery kwitariuszy są naniesione fabrycznie.

4. Dowód wpłaty wypełnia kasjer.5. Wystawiający określa w nim datę wpłaty,

nazwisko i imię osoby wpłacającej, adres lub nazwę Wydziału w sytuacji, gdy wpłacającym jest pracownik, tytuł wpłaty oraz kwotę wpłaty cyfrą i słownie.

6. Gdy wpłacającym jest były pracownik dopuszcza się stosowanie w miejscu adresu oznaczenia: „emeryt” lub „były pracownik”.

7. Kasjer potwierdza swoim podpisem przyjęcie gotówki do kasy.

8. Wykorzystane bloczki kwitariuszy przychodowych kasjer przekazuje celem dokonania sprawdzenia kierownikowi OW ŁUW, a następnie, przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB, przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WAG.

DOWÓD WPŁATY – kwitariusz przychodowy (druk ścisłego zarachowania)

Wpłata gotówkowa do kasy

82







1 2 3 4Kasjer w WFiB 3 – oryginał i 2

kopie,oryginał załączany

jest do raportu kasowego,

pierwsza kopia dla wpłacającegodruga kopia pozostaje w kwitariuszu

na bieżąco Stosowany jest w przypadkach wpłat waluty obcej do kasy ŁUW z tytułu rozliczenia pobranych zaliczek na delegacje zagraniczne. Opis czynności:

1. Kasjer pobiera bloczki dowodów KP na podstawie pisma zaparafowanego przez kierownika OW ŁUW oraz GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB, od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania.

2. Bieżący numer KP - dewizy nadawany jest z zachowaniem ciągłości numerów druków ścisłego zachowania.

3. Dowód wpłaty wypełnia kasjer.4. Wystawiający dowód KP określa w nim datę

wpłaty, nazwisko i imię osoby wpłacającej, dokładnie określa tytułu wpłaty oraz kwotę wpłaty cyfrą i słownie, kasjer potwierdza swoim podpisem przyjęcie waluty do kasy.

5. Wykorzystane bloczki „KP” – dewizy kasjer przekazuje za pokwitowaniem kierownikowi OW ŁUW, który po sprawdzeniu zgodności wpłat, przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WA-G.

DOWÓD WPŁATY „KP” - dewizy

Przyjęcie do kasy zagranicznych środków płatniczych do kasy

83







1 2 3 4Kasjer w WFiB 1 na bieżąco Służy do udokumentowania podjęcia gotówki

z banku.Opis czynności:

1. Czek gotówkowy wystawiany jest przez kasjera na blankietach wydawanych przez bank, ujętych w książeczkach czekowych, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego.

2. Czek wystawiany jest na kwotę załączonych rachunków, faktur, delegacji i innych dokumentów zaakceptowanych do wypłaty.

3. Czek podpisywany jest przez upoważnione osoby, zgodnie kartą wzoru podpisów złożoną w banku.

Czek gotówkowy musi być wypełniony atramentem, długopisem lub pismem maszynowym.Treść czeku nie może być przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób.

Odcinki czeków gotówkowych przechowywane są w kasie.

Dowodem dokonania operacji załączanym do raportu kasowego jest polecenie księgowania.

CZEK GOTÓWKOWY – wzór bankowy

Udokumentowanie podjęcia gotówki z banku

84







1 2 3 4OD ŁUW

lub OW ŁUW

2 – oryginał i kopia,oryginał pozostaje

pod raportem kasowym,

kopia pozostaje w kwitariuszu

na bieżąco Stosowany jest w przypadku wypłat gotówkowych z kasy ŁUW dotyczących w szczególności: wypłaty wynagrodzenia nie podjętego w terminie, wypłaty rent wypłacanych gotówką, zwrotu nadpłat wynikających z dokumentów źródłowych.Opis czynności:

1. Kasjer pobiera bloczki dowodów KW na podstawie pisma zaparafowanego przez kierownika OW ŁUW oraz GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania. Bieżący numer KW nadawany jest z zachowaniem ciągłości numerów druków ścisłego zarachowania,

2. KW wystawia upoważniony pracownik OD ŁUW lub OW ŁUW w WFiB.

3. Wypłat z kasy dokonuje kasjer na podstawie dokumentów źródłowych, zatwierdzonych do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB.

4. Dokument KW dotyczący wypłaty gotówki musi zawierać co najmniej: „numer kolejny i datę wystawienia, imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby na rzecz której następuje wypłata, tytuł wypłaty, kwotę zł. ….., słownie otrzymałem dnia...., podpis kasjera i pobierającego”.

5. Wykorzystane bloczki „KW” kasjer przekazuje do sprawdzenia kierownikowi OW ŁUW, a następnie przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WAG.

DOWÓD WYPŁATY – „KW”

Wypłata gotówki z kasy

85





otrzymująca do wykonania


1 2 3 4OD ŁUW

lub OW ŁUW

2 – oryginał i kopia,oryginał pozostaje pod

raportem kasowym, kopia pozostaje w

kwitariuszu

na bieżąco Stosowany jest w przypadku wypłaty waluty z kasy dla pracowników ŁUW wyjeżdżających w delegacje zagraniczną.Opis czynności:

1. Kasjer lub osoba go zastępująca pobiera bloczki dowodów KW na podstawie pisma zaparafowanego przez kierownika OW ŁUW oraz GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania. Bieżący numer KW nadawany jest z zachowaniem ciągłości numerów druków ścisłego zarachowania,

2. KW wystawia kasjer wypłacając walutę osobom delegowanym, na podstawie dokumentów źródłowych, zatwierdzonych do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB.

3. Dokument KW dotyczący wypłaty waluty musi zawierać co najmniej: „numer kolejny i datę wystawienia, imię, nazwisko delegowanego pracownika, tytuł wypłaty, kwotę w walucie, słownie, datę wystawienia KW, podpisy kasjera i pobierającego”.

4. Wykorzystane bloczki „KW” kasjer przekazuje do sprawdzenia kierownikowi OW ŁUW, a następnie przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WAG.

DOWÓD WYPŁATY – „KW” – dewizy

Wypłata zagranicznych środków płatniczych z kasy

86







1 2 3 4Kasjer w WFiB 2 na bieżąco Służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy

do banku finansującego na rachunek dochodów, wydatków i innych rachunków bankowych zgodnie z odpowiednią klasyfikacją wpłat.Opis czynności:1. Dokument wypełnia kasjer w 2 egzemplarzach

zgodnie z przepisami obowiązującymi w banku.

2. Dokument przed przekazaniem do banku wraz z gotówką parafowany jest przez kierownika OW ŁUW lub OD ŁUW.

3. Dokonując wpłaty kasjer wszystkie egzemplarze bankowego dowodu wpłaty składa wraz z gotówką do banku.

3. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał bankowego dowodu wpłaty dla siebie, pierwszą kopie przekazując osobie wpłacającej- kasjerowi.

4. Dokument potwierdzony przez bank załączony jest do raportu kasowego w dniu, w którym nastąpiła wpłata.

5. Kserokopia wpłaty załączana jest do kwitariusza przychodowego.

BANKOWY DOWÓD WPŁATY – wzór bankowy

Udokumentowanie wpłaty gotówki z kasy do banku finansującego

87







1 2 3 4Kasjer w WFiB 2 co 5 dni w zakresie

wydatków, dochodów, mandatów i nie rzadziej niż na koniec miesiąca w zakresie pozostałych rachunków.

Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich operacji złotowych dokonywanych przez kasjera w kasie ŁUW.Opis czynności:

1. Raport kasowy sporządzany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem - oryginał dla OD ŁUW lub OW ŁUW,- kopia. pozostaje w kasie.

2. Bieżący numer raportu kasowego wpisywany jest z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdawczego.

3. Kasjer ewidencjonuje poszczególne dowody kasowe w raporcie kasowym chronologicznie i systematycznie w kolejności realizacji, wpisując symbol i numer dokumentu, w treści określa rodzaj operacji gotówkowej, kwotę wpłaty lub wypłaty. Sumując kolumny wpłat i wypłat ustala stan kasy na określony w raporcie dzień.

4. W przypadku raportu kasowego wydatków kasjer dodatkowo sporządza na raporcie rozliczenie pogotowia kasowego.

5. Po dokonaniu powyższych czynności raporty kasowe wraz z załączonymi dokumentami, kasjer przekazuje kierownikowi OD ŁUW lub OW ŁUW.

6. Po sprawdzeniu prawidłowości wpisów w raporcie kasowym przez kierownika OD ŁUW i OW ŁUW raport wraz z dokumentami źródłowymi przekazywany jest do pracownika OD ŁUW lub OW ŁUW celem zaksięgowania.

RAPORT KASOWY ZŁOTOWY - „RK”- druk

Ewidencja szczegółowa wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat złotowych dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie.

88





do wykonania Liczba

egzemplarzy Czas załatwienia Opis czynności

1 2 3 4Kasjer w WFiB 2 niezwłocznie po

wpłatach i wypłatach. Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich operacji walutowych dokonywanych przez kasjera w kasie ŁUW.Opis czynności:

1. Raport kasowy sporządzany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach: oryginał dla OW ŁUW, kopia pozostaje w kasie.

2. Kasjer ewidencjonuje poszczególne dowody kasowe w raporcie kasowym chronologicznie i systematycznie w kolejności realizacji, wpisując symbol i numer dokumentu, w treści określa rodzaj operacji walutowej, kwotę wpłaty lub wypłaty w walucie oraz w PLN w równowartości wynikającej ze średniego kursu walut w NBP z dnia wypłaty zaliczki. Sumując kolumny wpłat i wypłat ustala stan kasy na określony w raporcie dzień.

3. Po dokonaniu powyższych czynności raporty kasowe wraz z załączonymi dokumentami, kasjer przekazuje do kierownika OW ŁUW, celem przeprowadzenia kontroli formalno - rachunkowej.

4. Po sprawdzeniu prawidłowości wpisów w raporcie kasowym przez kierownika OW ŁUW raport wraz z dokumentami źródłowymi przekazywany jest do pracownika OW ŁUW celem zaksięgowania.

RAPORT KASOWY - „RK”- DEWIZY - druk

Ewidencja szczegółowa wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat walutowych dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie

89







1 2 3 4OD ŁUW

lubOW ŁUW

lub OP

1 na bieżąco Służy do przekazania środków finansowych bezgotówkowo na rachunek beneficjenta w banku.Opis czynności:

1. Pracownik OW ŁUW, OD ŁUW lub OP sporządza polecenie przelewu na podstawie dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, not, list płac i innych dowodów powodujących skutki finansowe dla ŁUW). Polecenia przelewów mogą być generowane z programów wykorzystywanych przez służby finansowo – księgowe.

2. Po sporządzeniu przelewu drukowane jest zestawienie przelewów, które podpisywane jest przez pracownika sporządzającego przelew.

3. Zestawienie wraz z dowodem źródłowym przekazywane jest do sprawdzeniakierownikowi OW ŁUW, OD ŁUW lub OP.

4. Po sprawdzeniu przez kierownika zestawienie wraz z dokumentacją źródłową przekazywane jest do zatwierdzenia przez GKU i Dyrektora WFiB.

5. Po zatwierdzeniu dokumentu źródłowego przelewy podpisywane są przez dwie upoważnione osoby i wysyłane elektronicznie do banku.

6. Po zrealizowaniu przez bank operacji finansowych potwierdzenia zapłaty przelewów jak i wyciąg bankowy drukowany jest z programu VideoTel, natomiast w przypadku BGK informacja o wyciągu bankowym przekazywana jest do GKU za pośrednictwem poczty elektronicznej..

ELEKTRONICZNE POLECENIA PRZELEWU - druk generowany w systemie komputerowym VIDEOTEL lub w aplikacji internetowej „BGK@24BIZNES”.

Faktury lub inne dowody księgowe stanowiące podstawę do dokonania płatności

90







1 2 3 4OW ŁUW 2 na bieżąco Służy do przekazania środków finansowych

bezgotówkowo na rachunek beneficjenta w banku.Opis czynności:

1. Dowód w 2-ch egzemplarzach sporządza pracownik OW ŁUW na podstawie dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, zestawienia potrzeb finansowych).

2. Dowody księgowe będące podstawą sporządzenia polecenia przelewu muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym, opisane zgodnie z obowiązującymi procedurami kontroli finansowej i zatwierdzone do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB.

3. Polecenia przelewów podpisywane są (na oryginale) przez osoby upoważnione zgodnie z kartą wzorów podpisów złożoną w banku.

4. Po zrealizowaniu przez bank operacji finansowych, jeden odcinek polecenia przelewu potwierdzony przez bank jest zwracany do jednostki w formie załącznika do wyciągu bankowego i stanowi dowód do wprowadzenia danych do ewidencji w urządzeniach księgowych.

POLECENIE PRZELEWU - druk (dotyczy konta Funduszu Pracy).

Faktury lub inne dowody księgowe stanowiące podstawę do dokonania płatności

91


Nazwa dowodu – symbol: Umowa z radcą prawnym

2. Podstawa wystawienia dowodu:

3. Instrukcja obiegu dowodu:Komórka


symbol

Liczba egzemplarzy


1 2 3 41.WFiB do WPNiK przekazanie informacji o wpływie środków finansowych2.WPNiK do WFiB przekazanie podpisanej umowy

1 na bieżąco 1. WPNiK sporządza wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, który przekazuje do WAG celem potwierdzenia środków finansowych na realizację przedmiotu zamówienia, a następnie do OW ŁUW celem potwierdzenia możliwości zabezpieczenia środków.

2. Po zabezpieczeniu przez GKU środków na realizację wniosku WPNiK przedkłada do WFiB projekt umowy z radcą prawnym.

3. Po potwierdzeniu zabezpieczenia środków na realizację umowy WPNiK przekazuje do WFiB oryginał wyroku wraz z uzasadnieniem oraz podpisaną umowę z radcą prawnym.

4. Pracownik OD ŁUW sprawdza, czy zobowiązany w wyroku wpłacił zasądzoną kwotę na rachunek ŁUW.

5. Pracownik OW ŁUW sprawdza, czy nie dokonywano płatności tytułem postępowania np. zaliczki na koszty biegłego.

6. Następnie sprawdzone oryginały dokumentów przekazywane są do OP, celem sporządzenia listy wypłat.

7. Po sporządzeniu listy przez OP, dokumentacja przekazywana jest do zatwierdzenia przez GKU i Dyrektora WFiB.

WYPŁATA KOSZTÓW ZASTĘPSTWA PROCESOWEGO

Umowa o wypłatę kosztów zastępstwa procesowego

92


Nazwa dowodu – symbol:ZWROT NIEWYKORZYSTANEJ OPŁATY ZA EGZAMIN DLA KANDYDATÓW NA INSTRUKTORÓW NAUKI JAZDY



przekazująca i otrzymująca do wykonania

– symbol

Liczba egzemplarzy


1 2 3 4WI

przekazuje dyspozycjędo WFiB

2 na bieżąco 1. Podstawą wypłaty jest:a) w przypadku wpłat dokonanych przed dniem 31 grudnia 2010 r. –

pismo osoby uprawnionej potwierdzone merytorycznie co do zasadności zwrotu przez WI;

b) w przypadku wpłat dokonanych po dniu 31 grudnia 2010 r. na rachunek bieżący dochodów – pismo/dyspozycja WI podpisane przez Dyrektora WI wraz z załączoną pisemną dyspozycją osoby, której dotyczy zwrot nadpłaty, ze wskazaniem sposobu jej zwrotu.

2. Pismo, o którym mowa w pkt 1 lit. b winno zawierać co najmniej imię i nazwisko, adres zamieszkania osoby, dla której wniesiono opłatę, ew. dane osoby uprawnionej do odbioru, datę dokonania wpłaty, wysokość opłaty i kwotę przeznaczoną do zwrotu.

3. W przypadku zwrotu całości środków przekazanych tytułem przedmiotowej opłaty do pisma/dyspozycji winien być załączony oryginał dokumentu potwierdzającego wpłatę.

4. W przypadku wpłat, o których mowa w pkt 1 lit. a, po sprawdzeniu zgodności dyspozycji z ewidencją księgową, pracownik OW ŁUW przekazuje pismo wraz z wydrukiem z ewidencji do OD ŁUW, celem zwrotu nadpłaty. Na podstawie otrzymanych dokumentów OD ŁUW sporządza dokument PK, który podpisywany jest pod względem formalno – rachunkowym przez pracownika OW ŁUW.

5. W przypadku wpłat, o których mowa w pkt 1 lit. b, po ustaleniu pozycji księgowej wpłaty oraz sprawdzeniu zgodności danych personalnych osoby odbierającej nadpłatę, pracownik OD ŁUW podpisuje dokument pod względem formalno – rachunkowym. Na piśmie dotyczącym dyspozycji wypłaty nanosi się nr pozycji księgowej, wartość wpłaty, kwotę zwrotu oraz datę dokonania operacji.

6. Dokonanie zwrotu zatwierdza GKU i Dyrektor WFiB.

Nadpłata wniesionej opłaty za egzamin dla kandydatów na instruktorów nauki jazdy

Documents

XIV. KARTY OBIEGU DOKUMENTÓW - lodzkie.eu · oraz przez osobę zatwierdzającą dokonanie kontroli merytorycznej. 5. Upoważniony pracownik OW ŁUW sprawdza fakturę pod względem