Upload
pello
View
60
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Wymagania w zakresie sporządzania załączników do wniosku beneficjenta o płatność. w ramach priorytetu 1, 3 i 4 ZPORR. wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność:. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Wymagania w zakresie sporządzania
załączników do wniosku beneficjenta o płatność
w ramach priorytetu 1, 3 i 4 ZPORR
wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność:
1. Poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną
do reprezentowania beneficjenta kopie faktur i/lub innych dokumentów
księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających
dokonanie wydatków kwalifikowalnych,
2. Poświadczone za zgodność z oryginałem j.w. kopie dokumentów
potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac,
3. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane-
potwierdzone j.w. kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia
materiałów z podaniem miejsca ich składowania,
wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność:
.4. Poświadczone j.w. i oznaczone datą kopie wyciągów z rachunku
bankowego Beneficjenta/kopie przelewów bankowych
potwierdzających poniesienie wydatków,
5. Poświadczone j.w. kopie innych dokumentów potwierdzających i
uzasadniających prawidłową realizację projektu, zgodnie z
harmonogramem rzeczowym realizacji projektu ( np. umowy z
wykonawcą , kosztorys ofertowy, dot. zamówień publicznych, inne
dokumenty niezbędne do udokumentowania poniesionych
wydatków)
6. harmonogram płatności dla projektu na dwa kolejne kwartały,
Wymóg załączania harmonogramu płatności dotyczy tych beneficjentów, którzy zawarli umowę o dofinansowanie projektu zgodnie ze wzorem zawartym w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 października 2004r. w sprawie wzorów umów o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach ZPORR (Dz.U. Nr 225, poz. 2285).
Przykładowe dokumenty księgowe:
1. Faktury VAT,
2. Inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej:
- Dokumenty potwierdzające koszty zatrudnienia: Lista Płac i ZUS DRA
- rachunki
Dowód księgowy:
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
art. 21 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.):
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w
jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą
– także datę sporządzenia dowodu,
Dowód księgowy:
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której
przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w
księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu
ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania.
Wymagany opis dowodu księgowego:
1. Art. 35 Ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15,
poz.148 z późn. zm.):
- Informacja o poprawności merytorycznej,
- Informacja o poprawności formalno – rachunkowej.
2. W przypadku dokumentów księgowych podlegających ustawie z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19,
poz.177 z późn. zm.) – wskazanie podstawy prawnej z ustawy.
3. Jeżeli projekt nie jest realizowany w oparciu o ustawę PZP należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się ww. ustawy. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z Procedurą Uproszczoną, należy to również opisać.
Wymagany opis dowodu księgowego:
1. Numer umowy /decyzji o dofinansowanie w ramach ZPORR,
2. Nazwę projektu,
3. Odniesienie do pozycji w harmonogramie rzeczowym złożonym we
wniosku o dofinansowanie - opisać w sposób nie budzący wątpliwości
związek wydatku z projektem – zaznaczyć w opisie faktury, do której
kategorii wydatku przedstawionego we wniosku aplikacyjnym odnosi się
wydatek opisany fakturą. W przypadku załączania do wniosku o
płatność kilku faktur w opisie należy podać kwoty przy poszczególnych
kategoriach wydatków.
4. Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został
zarejestrowany (nr umieszczony w prawym górnym rogu dokumentu)
Wymagany opis dowodu księgowego:
5. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być
opatrzone adnotacją : Projekt jest współfinansowany ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków
budżetu państwa.” W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z
budżetu państwa, zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany.
6. Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane za zgodność z
oryginałem przez osobę do tego uprawnioną.
7. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis oraz
data na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z
oryginałem” lub podpis oraz data na pierwszej stronie z zapisem
„potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” –
dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie
ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.
dokumentowanie wydatków związanych z Personelem:
1. Lista Płac może zostać dołączona do wniosku, gdy zostały zapłacone
jej wszystkie składniki ( wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku
Beneficjenta potwierdzające przekazanie wynagrodzenia pracownikowi,
odprowadzenie składek pracownika do ZUS oraz podatku
dochodowego do Urzędu Skarbowego, ewentualnie innych potrąceń np.
PZU)
2. ZUS DRA (opisany w taki sposób, aby były wyszczególnione wszystkie
kwoty składek każdego z pracowników zaangażowanych w projekt
(wyciąg bankowy).
3. W tab.(20_) wniosku o płatność dokument ZUS DRA należy umieścić w
wierszu poniżej listy płac.
dokumentowanie wydatków związanych z Personelem:
4. Dokumenty potwierdzające zaangażowanie pracownika w projekt
(umowa o pracę, zakres czynności, karta czasu pracy,
kalkulacja dotycząca wyliczenia stawki godzinowej oraz
wynagrodzenia należnego w ramach realizowanego projektu),
5. Informacja dotycząca rozliczenia należnej kwoty brutto pracownikowi
z wyszczególnieniem poszczególnych składek wynagrodzenia
(Poświadczenie wydatków związanych z kosztami
zatrudnienia za okres od….do…)
dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta:
1. W przypadku, jeśli wydatki wykazane na fakturze/innym dokumencie
księgowym o równoważnej wartości dowodowej w 100% nie są
kwalifikowalne, dokument powinien zawierać opis wskazujący ilość
i kwotę kwalifikowalną z wyodrębnieniem kwoty VAT ( np.
zakupiono 20 ryz papieru, natomiast kwalifikowalnych w ramach
projektu jest 5 ryz, wówczas należy wskazać kwalifikowalną ilość (5
ryz papieru ) oraz wartość brutto, z wyszczególnieniem kwoty VAT.
dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta:
2. W przypadku, jeśli Beneficjent poniósł wydatek za przeprowadzone
rozmowy telefoniczne, powinien dostarczyć fakturę VAT oraz biling
wskazujący w opisie kwalifikowalne pozycje przeprowadzonych
rozmów oraz ich łączną wartość brutto, w tym kwotę VAT.
dowody zapłaty:
1. Wydatki kwalifikowalne Beneficjenta powinny być ponoszone z
wyodrębnionego rachunku Beneficjenta wskazanego w umowie o
dofinansowanie projektu. Do wniosku o płatność należy załączyć
wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków.
2. Przedstawione dowody zapłaty powinny zostać opisane poprzez
wskazanie numeru i nazwy realizowanego projektu. Ww. opis winien
zostać podpisany przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną.
dowody zapłaty:
3. Kserokopie dowodów zapłaty powinny być czytelne, z wyraźną datą
dokonania płatności.
4. W przypadku, jeśli przelew dotyczy kilku faktur, należy dokonać opisu
przelewu poprzez wskazanie kwoty, jaka została przelana na
opłacenie faktury dotyczącej wydatków kwalifikowalnych w ramach
danego projektu.
Dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac:
1. Protokół odbioru.
2. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane
kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z
podaniem ich miejsca składowania,
3. W uzasadnionych przypadkach dokumentem potwierdzającym
odbiór może być oświadczenie Beneficjenta wskazujące fakt
dokonania odbioru i jego przedmiot.
Inne załączniki do wniosku:
Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały.
Wzór harmonogramu stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji do
„Wniosku beneficjenta o płatność” dla projektu finansowanego z
EFRR.
W harmonogramie w kol. „Planowane wydatki” należy wskazać
kwoty wydatków kwalifikowalnych, jakie beneficjent zamierza
ponieść na realizację projektu w kolejnych dwóch kwartałach
kalendarzowych.
Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały
W części tabeli „Planowana kwota wnioskowana wraz z
odpowiadającym jej współfinansowaniem krajowym” należy ujmować
kwoty wydatków kwalifikowalnych w podziale na docelowe źródła
finansowania.
W poszczególnych kolumnach należy ująć kwoty, o jakie beneficjent
zamierza wystąpić we wnioskach o płatność, które planuje złożyć w
ciągu dwóch kolejnych kwartałów w podziale na miesiące.
Inne uwagi:
1. Do umieszczania paraf oraz podpisów na załącznikach należy używać
tuszu niebieskiego,
2. Wszystkie załączniki muszą być poświadczone za zgodność z
oryginałem ( data, podpis i pieczęć beneficjenta lub osoby
upoważnionej),
3. Wszystkie załączniki muszą być opisane poprzez podanie nr i nazwy
projektu,
4. Wszystkie opisy na załącznikach muszą być podpisane przez
beneficjenta lub osobę upoważnioną,
Inne uwagi:
5. Beneficjent powinien opisać wszystkie dokumenty księgowe
wskazując kwotę brutto, w tym wysokość podatku VAT, poniesionych
wydatków kwalifikowalnych na potrzeby realizacji projektu ( jeśli nie
wszystkie pozycje na dokumencie są kwalifikowalne),
6. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej
załączone do wniosku o płatność powinny zostać opisane i
podpisane przez Beneficjenta/osobę upoważnioną do
reprezentowania Beneficjenta na oryginale, a następnie z oryginału
należy sporządzić kserokopię.
Inne uwagi:
7. Na fakturach/innych dokumentach o równoważnej wartości
dowodowej beneficjent powinien umieścić w prawym górnym rogu
numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został
zarejestrowany.
8. Na wniosku o płatność nie należy wstawiać logo ZPORR i UE.
9. Dokumenty księgowe załączone do wniosku muszą być w całości
opłacone.
10.W przypadku ujęcia we wniosku o płatność faktur z poprzednich
okresów należy je ująć na końcu w tab.(20_). Informację o tym fakcie
z uzasadnieniem należy ująć w piśmie przewodnim przekazującym
wniosek o płatność.
Inne uwagi:
11. Wnioski o płatność należy składać z pismem przewodnim.
12.Wszystkie pola we wniosku o płatność muszą być wypełnione.
13.Wzór wniosku został przyjęty Rozporządzeniem MGiP i dlatego nic w
nim nie można zmieniać.
14.Do wniosku o płatność należy dołączyć zestawienie dotyczące
postępów realizacji projektu - wg załączonego wzoru.
15.Beneficjent, zgodnie z umową o dofinansowanie, powinien sporządzić
szczegółowe zestawienie poniesionych wydatków, z
wyszczególnieniem kosztów kwalifikowalnych.
16. Każdy z załączników musi być parafowany na każdej ze stron przez
osobę do tego upoważnioną oraz opatrzony pieczęcią imienną , w
przypadku, gdy nie jest potwierdzany za zgodność z oryginałem.
Dziękujemy Państwu za uwagę
Podlaski Urząd Wojewódzki
Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi
Oddział Weryfikacji i Potwierdzania Płatności
Tel./085/ 74-39-423, 74-39-326