Web viewa felmÉrÉs cÉlja, hatÓkÖre 4. vezetŐi ÖsszefoglalÓ - a fŐvÁrosban keletkezett elektronikus adatvagyon-felmÉrÉs eredmÉnyeinek ÖsszegzÉse 8

ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉS BUDAPEST FŐVÁROS LEVÉLTÁRA

ILLETÉKESSÉGI TERÜLETÉN MŰKÖDŐ IRATKÉPZŐ SZERVEK KÖRÉBEN

Változat száma: 1.00Minőségbiztosítás:Fájlnév: Adatvagyon_felmérés_BFL_2010

A dokumentumot készítette: FLEXUS Consulting Tanácsadó Kft.Oldalak száma: 252

Mellékletek száma: 1

FLEXUS – NEW DIMENSION OF REORGANIZATION1125 Budapest, Istenhegyi út 103/B., (1) 412-0046, [email protected], www.flexus.hu

mailto:[email protected]

Oldalszám: 2 / 254

A FELMÉRÉS CÉLJA, HATÓKÖRE......................................................................4

VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ - A FŐVÁROSBAN KELETKEZETT ELEKTRONIKUS ADATVAGYON-FELMÉRÉS EREDMÉNYEINEK ÖSSZEGZÉSE.........................8

2.1. AZ ELEKTRONIKUS IKTATÁS HELYZETE..............................................................8

2.2. ELEKTRONIKUS ÜGYKEZELŐ RENDSZEREK ALKALMAZÁSA................................12

2.3. E-MAIL ARCHIVÁLÁS.......................................................................................16

2.4. ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁSSAL ELLÁTOTT DOKUMENTUMOK KÜLDÉSE ÉS FOGADÁSA....................................................................................................18

2.5. ADATBÁZISOK................................................................................................20

2.6. HANG- ÉS KÉPRÖGZÍTÉS.................................................................................22

2.7. KONVERTÁLÁS, MIGRÁLÁS..............................................................................23

2.8. HONLAPOK....................................................................................................25

2.9. E-IRATTÁRI SZOLGÁLTATÁS............................................................................26

ADATTÁBLÁK ÖSSZESÍTETT MENNYISÉGI EREDMÉNYEINEK ELEMZÉSE.28

ELŐZMÉNYEK: A BFL MUNKATÁRSAI ÁLTAL VÉGZETT FELMÉRÉS TAPASZTALATAI.................................................................................................36

A FLEXUS CONSULTING ÁLTAL KIDOLGOZOTT FELADATMEGVALÓSÍTÁS MÓDSZERTAN (2009-2010).................................................................................40

BFL ILLETÉKESSÉGŰ SZERVEK ADATVAGYON FELMÉRÉSE LEFOLYTATÁSÁNAK SZAKASZAI....................................................................................................41

AZ ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉS MÓDSZERTANÁNAK ALAPVETÉSEI........42

AZ ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSÉNEK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, A FELMÉRÉS LEFOLYTATÁSA A KONKRÉT FELADATOK TÜKRÉBEN.......................43

1. Előkészítési szakasz:................................................................................................43

2. Végrehajtási szakasz:...............................................................................................44

3. Értékelési szakasz:....................................................................................................45

Oldalszám: 3 / 254

A FŐVÁROSI SZÉKHELYŰ ÁLLAMIGAZGATÁS TERÜLETI SZERVEI ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE.......................................................................................................60

A FŐVÁROSBAN MŰKÖDŐ ÖNKORMÁNYZATOK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .120

A FŐVÁROSI JOGSZOLGÁLTATÁSI SZERVEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .158

A FŐVÁROSI RENDVÉDELMI IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE...................................192

A FŐVÁROSI EGÉSZSÉGÜGYI-SZOCIÁLIS IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .198

A FŐVÁROSI OKTATÁSI-KÉPZÉSI INTÉZMÉNYEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .215

A KÖZTESTÜLETI ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE...........................................................................225

A FŐVÁROSBAN ÖNKORMÁNYZATOKNÁL MŰKÖDŐ TÉRINFORMATIKAI RENDSZEREK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE..............................................228

MELLÉKLET - A legelterjedtebb térinformatikai rendszerek rövid leírása.........237

Oldalszám: 4 / 254

A FELMÉRÉS CÉLJA, HATÓKÖRE

Az elektronikus adatvagyon felmérésének alapgondolata az Elektronikus Levéltár

tervezésével kapcsolatosan merült fel. Ugyanis az Új Magyarország Fejlesztési Terv

Elektronikus Közigazgatás Operatív Program keretében, az elektronikus

közszolgáltatások fejlesztése tárgyában az egységes elektronikus levéltári rendszer

„műszaki tervezése”, illetve a pályázat előkészítése már 2007-ben megkezdődött.

Felmerült a kérdés, mekkora legyen a rendszer? Mennyi és milyen jellegű adatot kell

befogadnia?

A Budapest Főváros Levéltárában korábban végzett felmérések, szervlátogatások

során elsősorban a papír alapú adathordozók helyzetét tárták fel, vagyis a

szervnyilvántartások nem tartalmaztak az elektronikus iratokra vonatkozó

információkat.

A világ azonban az informatika fejlődésével egyre gyorsabban változik és a

levéltáraknak is reagálni kell erre az új helyzetre. Hiszen a hagyományos

értelemben vett iratképző szerveknél egyre több elektronikus irat keletkezik, amelyek

elektronikus iktatóprogramok, iratkezelő rendszerek, e-mailek, adatbázisok –

úgynevezett e-iratok – formájában jelennek meg.

A levéltáraknak pedig fel kell készülnie az új helyzetre és képesnek kell lennie az

elektronikus úton keletkezett dokumentumok selejtezésére és a maradandó értékű

anyag átvételére, továbbá az azokból való adatszolgáltatásra. Fel kell készülni mind

műszaki, mind szellemi kapacitás tekintetében. Jelenleg erre egyetlen magyarországi

levéltár sem áll készen. A megoldás tehát egy olyan rendszer kialakítása, amely

kezelni képes az elektronikus adatvagyont.

A maradandó értékű elektronikus adatvagyon hosszú távú megőrzésének

biztosítására az EKOP-1.2.8-08-2008-0001, Elektronikus levéltár projekt

megvalósítása folyamatban van. A projekt keretében belül egy e-irattár szolgáltatás

is létrejön, a közigazgatási szervek e-iratvagyona biztonságos átmeneti tárolása

érdekében. A projekt célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a

közigazgatás hatékony partnerévé lépjenek elő, a levéltári szolgáltatások széles

körben elérhetővé tételével növeljék az esélyegyenlőséget, hozzájáruljanak a

Oldalszám: 5 / 254

tudásalapú társadalom hatékony kiépítéséhez. Az elektronikus levéltári

szolgáltatások biztosítása által a levéltárak elősegítik, hogy az állami és

önkormányzati szervek ugyanazt a szolgáltatást kevesebb erőforrással, vagyis

költséghatékonyabban láthassák el. Nem kevésbé fontos cél, hogy a köziratképző

szervek – ideértve a törvényhozás, államigazgatás, igazságszolgáltatás szerveit,

valamint az önkormányzatokat - maradandó értékű elektronikus iratainak kezelésére,

kialakításra kerüljön az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító

feltételrendszer. A fejlesztés eredményeként az érintett levéltári anyag a jogszabályi

keretek között hozzáférhetővé válik az érdeklődő külső szervezetek, illetve

magánszemélyek számára is.

A köziratképző szervek a projekt eredményeként lehetőséget kapnak arra, hogy

interneten keresztül csatlakozhatnak az elektronikus levéltári rendszerhez, és

amennyiben rendelkeznek Hivatali Kapuval, úgy automatikus rendszerkapcsolatot

építhetnek ki és szabványos, tanúsított elektronikus iratkezelő rendszereik

segítségével kezdeményezhetik a levéltári iratátadást. Sőt, a készülő megoldás egyik

legnagyobb előnye, hogy az e-levéltári rendszer keretein belül működő központi

irattári szolgáltatás révén a köziratképzők akár a törvény által előírt 15 éves határidő

lejárta előtt is elhelyezhetik itt irataikat, elkerülve ezáltal a hosszú távú megőrzés

technológiai, pénzügyi és más kockázatait.

A fent ismertetett rendszer műszaki kialakítása szempontjából pedig elengedhetetlen

az egyes iratképzőktől várható mennyiségi, minőségi (formátumok) mutatók és

alkalmazások (szoftverek) ismerete, vagyis a levéltári, maradandó értékű

elektronikus iratok feldolgozó, tároló és archiváló kapacitásának tervezéséhez

szükséges mutatószámok meghatározása.

Cél tehát az adatnyerés mellett az iratképzők által alkalmazott megoldások,

gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok meghatározása, amely az elkövetkező 10-

15 évben várhatóan keletkező adatvagyon megőrzéséhez szükséges.

A levéltárosok munkája új feladattal bővült, hiszen ezután a szervlátogatások

alkalmával az elektronikusan keletkezett iratok helyzetét is vizsgálniuk kell, és a

levéltár szervnyilvántartása számára az információk rögzítése szükséges.1

1 A közlevéltárak számára a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény felhatalmazása alapján alkotott 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet 6. §-a előírja, hogy a levéltárak az illetékességi körükbe tartozó szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól számítógépen, egységes program alkalmazásával nyilvántartást vezessenek.

Oldalszám: 6 / 254

Az elektronikus iratok körének pontos felméréshez azonban más módszerekre van

szükség, mint a papíralapú adathordozók esetében. Bár a köziratok kezeléséről

szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet nem választja ketté a hagyományos,

papíralapú iratkezelést az elektronikus ügyviteltől, ez a gyakorlatban mégis sok

esetben kölönválik. Az informatika területén dolgozók is érintettekké válnak,

papíralapú iratkezelési tapasztalatok nélkül. Ez a két terület közt összeütközéseket

okoz, az informatika az irattári területet esetenként a fejlődés gátjának érzi.

A helyszíni szervellenőrzésekkor a papíralapú irattározás felelősei az esetek

legnagyobb részében - ha használják is az ügyviteli szoftvert – nincsenek tisztában

az adattárolás feltételrendszerével. Így a levéltári szervellenőrzéseket az informatika

területére is ki kell terjeszteni, megküzdve azzal az ellenállással, amit a levéltári

munkatárs megjelenése okoz a szervek informatikai részlegénél.

A szervellenőrzések személyi feltételeit ugyanakkor a levéltárakban is meg kell

teremteni, informatikai biztonsági, tárolási alapelvekkel tisztában lévő

levéltárosoknak kell a szervellenőrzésre küldeni.

A Budapest Főváros Levéltára 2007, illetve 2008 során már folytatott reprezentatív

kérdőíves elektronikus adatvagyon felmérést, de a kapott eredmények nem

bizonyultak kielégítőnek, ugyanis azok csupán az adatállományok nagyvonalú

megbecsüléséhez szolgálhattak alapul (lásd 2008. évi e-iratfelmérés eredményei

táblázat). Megfogalmazódott a gondolat, hogy a fővárosi adatvagyont teljes körűen,

és szakmai szempontból is megalapozott (informatikai és levéltári) módon, valamint

helyszíni vizsgálatokkal (interjúkkal) kiegészítve kell lefolytatni. A felmérés szélesebb

körben történő elvégzésének célját Budapest Főváros Levéltára vezetése

megfogalmazta és az elektronikus levéltár projekt igényeivel összhangban a forrás is

megteremtődött.

Az adatvagyon felmérésének lefolytatására Budapest Főváros Levéltára 2009-ben

pályázatot írt ki. A vállalkozótól elvárt cél a Budapest Főváros Levéltára majdani

elektronikus levéltárába kerülő fővárosi közigazgatási adatvagyon és a létrejövő,

később selejtezhető adatvagyon minél szélesebb körű felmérése volt. A feladat

magába foglalta az elektronikus iratok mennyiségi és minőségi (formátumok)

felmérését, így az elkövetkező 10-15 évben várhatóan keletkező adatvagyon

megőrzéséhez szükséges feldolgozó, tároló és archiváló kapacitások

meghatározását.

Oldalszám: 7 / 254

A felmérés eredményét összegző tanulmány célja az adatnyerés mellett az

iratképzők által alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok

meghatározása, amely nemcsak a műszaki tervezés, hanem a szabályozás számára

is megalapozó dokumentumként szolgál.

A vállalkozó a feladatok teljesítése során együtt kellett működjön a levéltár

munkatársaival, az egyes szakterületek felelőseivel, az eredményesebb végrehajtás,

illetve az egyes iratképző szervekkel történő egyeztetés, ellenőrzés érdekében.

Oldalszám: 8 / 254

VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ - A FŐVÁROSBAN KELETKEZETT

ELEKTRONIKUS ADATVAGYON-FELMÉRÉS EREDMÉNYEINEK

ÖSSZEGZÉSE

A vezetői összefoglalóban a szerveknek kiküldött kérdőív pontjai szerint összegeztük a felmérés főbb tapasztalatait. A részletes kiértékelések az egyes területek értékelő anyagában találhatóak meg.

2.1. Az elektronikus iktatás helyzete

Az elektronikus közigazgatás, ezen belül az elektronikus ügyintézés

fogalma különbözőképpen közelíthető meg. Egyrészt az e-ügyintézés

keretébe sorolhatók azok az alkalmazások, amelyek az adott szerven

belül egy vagy több számítógépen használva támogatják az

állampolgári ügyintézést, másrészt azok a szolgáltatások, amelyek az

interneten keresztül érhetők el.

Az elektronikus ügyintézés elérendő szolgáltatási szintjeire

vonatkozóan az EU a leggyakrabban használt 20 szolgáltatás

(Magyarországon ez 27 szolgáltatással fedhető le) esetében írta elő a

3. szint - mely magába foglalja a formanyomtatványok elektronikus

úton történő beküldése és azok elektronikus feldolgozásának

lehetőségét) - teljesítését, a többi szolgáltatásra vonatkozóan nincs

megkötés.

A felmérés során megállapítható volt, hogy a dekoncentrált szervek és

az önkormányzatok területén az informatika által gyakran támogatott

területek közé sorolhatók az adóügyek, a vagyonnyilvántartás, az

iktatás, a személyzeti ügyek, a szociális igazgatás és a gazdasági

ügyek, míg a kevésbé támogatott, de egyre nagyobb figyelmet kapó

Oldalszám: 9 / 254

területek közé kerültek az igazgatási és hatósági ügyek, az oktatási

ügyek, a testületi és bizottsági munka és az építéshatóság.

Az önkormányzatok körében még nagyon csekély az elterjedtsége a

csoportmunka szoftvereknek, a workflow, illetve a tudás- és

tartalommenedzsment megoldásoknak.

Magyarországon a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás

általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.)

hatálybalépésével összefüggésben merült fel először az iratkezelés

területén új, hatékony, költségkímélő eljárások és módszerek

kidolgozásának igénye, az elektronikus iratok egyre szélesebb körben

való elterjedése és az információ gyors, egyszerű, felhasználói

igényeknek megfelelő visszakereshetősége okán.

Az elektronikus irat- és dokumentumkezelési szoftverek szélesebb körű

elterjedése a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag

védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.)

módosításával, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének

általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet

hatálybalépése után történhetett meg.

Az iratkezelési informatikai rendszerek, eszközök alkalmazhatóságát

és a tanúsítás követelményrendszerét, a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-

NKÖM rendelet (szoftverrendelet) szabályozza. E rendelet, valamint a

tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006.

(IV. 6.) BM rendelet alapján 2006 májusában került kijelölésre az első

tanúsító szervezet, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható

iratkezelési szoftverek megfelelőségének vizsgálatára.

Jelenleg 108 tanúsított szoftver található az OTM régi honlapján, azaz

a tanúsítás egységesítő elképzelései ellenére is nagyon sok különböző

megoldás van a piacon. A szervek egy része ugyanakkor – a

jogszabályi előírásokkal ellentétben mai napig nem tanúsított iratkezelő

szoftvert használ, így van ez a bírósági és ügyészségi szervek

esetében.

Oldalszám: 10 / 254

A szoftverek döntő hányadát csak iktatásra használják, még azon

esetekben is, mikor a szoftver funkcionalitása ennél többet is lehetővé

tenne.

A felkeresett szervek nagyobb részt egységesek abban, hogy iktatási

célra már használnak valamilyen elektronikus iktató szoftvert. A

kórházak esetében ez az arány rosszabb, jelenleg mintegy harmaduk

nem használ elektronikus iktatást, az iskolák nagyon kis része használ

elektronikus iktatást, részben a kis ügyiratszám, részben forráshiány

miatt. Kirívó eset a Szent János Kórházé, mely bár rendelkezik

elektronikus iktató szoftverrel, lassúsága (sic!) miatt nem használja,

inkább papíralapon iktat. Kórházakban sok a nem akkreditált szoftver,

illetve olyan is előfordul, hogy MS Excel alkalmazást használnak

iktatásra, évente történő mentéssel.

Sok esetben gondot okoz, hogy a korábban használt szoftver nem

akkreditálható, így új szoftver beszerzése vált szükségessé. Több

esetben a szoftver cseréjére használták fel az akkreditációs

kötelezettséget, ami az egységesítés szempontjából jó irány,

ugyanakkor a migráció nem minden esetben történt meg, ami komoly

gondokat okoz majd a későbbiekben. Néhány esetben az

adatfelvételkor az akkreditáció még nem történt meg.

A rendvédelmi szervek esetében a RobotzsaruNeo program

használata az általános, iktatási része akkreditált, de a szoftver

rendkívül sok speciális, rendvédelmi célú funkcióval is rendelkezik,

nyomozati és szabálysértési adatok nyilvántartását is biztosítja. Így pl.

egy központi adatbázisban tárolják a pénzintézetek részletes adatait,

térképet, elérhetőséget, épület alaprajzot, amelyeket támadás esetén,

vagyis riasztáskor a központi számítógép azonnal továbbít a

legközelebbi rendőrségi ügyeletre, a helyi kapitányságra és a bevetési

osztályra. A Robotzsaru-Neo szoftver képet és hangot is tud küldeni,

így a kommandósok és járőrök már a megérkezéskor pontosan

tudhatják a helyszín adatait és a támadók személyleírását is.

A szoftverből nagyon sokféle lekérdezés indítható, bűncselekmények

területi megosztására és különböző célú csoportosítására


vonatkozóan. Az ilyen típusú komplex rendszerekből a maradandó

értékű iratok (adatok) kinyerése informatikai kihívás is, a más

szempontok (adatvédelem) nehézségei mellett.

A fővárosi önkormányzatoknál „piacvezetőnek” tűnik a

Professzionál Zrt. Govsys szoftvere, mindösszesen 6 kerületi

önkormányzat használja. A fennmaradó 10 önkormányzat hatféle

akkreditált szoftvert használ. A többi önkormányzat, a fővárosit is

beleértve ügykezelő rendszert használ, mindegyik másik gyártótól, a

gyártók közt kis és nagyvállalkozások egyaránt fellelhetőek. A nem

akkreditált és akkreditált szoftvereknél egyaránt gondot okoz a kimeneti

formátumok szabályozásának hiánya, azaz a majdan levéltárba

adandó fájlformátumok sokszínűségével találkozhatunk.

Ennél nagyobb kritikus kockázatot jelentenek azok az esetek, amikor

az előző iktató ill. ügykezelő szoftverekben rögzített adatok migrálása

nem vagy nem teljes körűen történt meg.

Különösen kirívó esettel is találkoztunk, a Budapesti Kereskedelmi és

Iparkamara esetében, ahol az előzőleg 7 használt iktató szoftver 2009-

ben használhatatlanná és az adatbázis diszk hiba miatt

inkonzisztenssé vált. A RAID tárolónak egyszerre 2 diszkje hibásodott

meg. Mentés külső adattárolóra nem történt, így a hét év állománya

gyakorlatilag megsemmisült, a kereséseket manuálisan kell lefolytatni.

Ez az eset a mentések bizonytalanságára is rávilágít, melyet az e-

irattár szolgáltatás megfelelően biztosíthatna.

A felmért szerveknél, kivált önkormányzatoknál sok esetben 1988-tól

használtak valamilyen szintű elektronikus iktatást, saját fejlesztéseket

is. Ezeket az alapvetően DOS alapú rendszereket az ezredforduló

táján lecserélték és mára sok esetben a harmadik generációs,

akkreditált szoftvereket használják.

Általánosságban az látszik, hogy a felmért szerveknél 2006-2009 közt

történt meg egy nagyobb mérvű szoftverváltás, köszönhetően a KEIR

projekt jogszabályváltozásainak és a pályázati forrásoknak.

Az adatok elemzése rávilágít arra is, hogy 4-6 év „kifutási idő” után

általában szükségét érzik e szervek egy új szoftver beszerzésének.


Esetenként ez arra vezethető vissza, hogy a szoftver fejlesztője már

nem biztosít tovább terméktámogatást valamilyen okból.

Komoly gondot okoz minden esetben a korábbi szoftverekben tárolt

adatok migrálása, a hosszútávú adattárolás biztosítása és az adatok

exportja. Akkreditált szoftver esetében az xml export előírás, de a

korábbi szoftvereknél sok esetben excel táblába történt meg az adatok

kimentése.

Több vizsgált szervnél előállt az a helyzet, hogy a valamilyen okból

nem migrálták az előző szoftver iktatási adatait. A Közép-

magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal esetében olyan

kirívó példával is szembesültünk, amikor három korábbi iratnyilvántartó

szoftvert kell az előzményezéshez használni. Az első elektronikus

iktatásra alkalmazott szoftvert már 1991-ben alkalmazták, mintegy 10

évig, dos alapú szoftvert használtak, ezután Lotus Notes alapú

alkalmazásokat, míg 2009-től bevezették az akkreditált szoftvert.

Az 1990-es évek iktatási állományainak levéltári átvétele biztosan

jelentős nehézségeket fog okozni.

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása

Az ügykezelő rendszereket nevezhetjük az elektronikus iratkezelés

második generációs megoldásainak, mely rendszerek az egyszerű

iktatási, nyilvántartási feladatokon túl már egyre több workflow elemet

is tartalmaznak. A felmérés során sok volt a félreértés az ügykezelő és

csupán iktatásra használt szoftverek elkülönítése körül, amiket a

helyszíni felmérésekkor sikerült tisztázni. Ennek egyik oka, hogy ha

nem is csatolják a beadványokat és a határozatokat, mellékleteket,

azért ügykezelnek a rendszerekben, pl. hatályosítanak, kiadmányozási

utasítást adnak stb. tehát ügykezelési folyamatok metaadatait hozzák

létre.

Levéltári szempontú megközelítés esetében ez nem minősült

ügykezelő szoftvernek, csak akkor, ha az ügyintézés során keletkező

iratok is valamilyen formában az iratkezelő szoftver részévé váltak. A


csupán ügykezelési metaadatokat tartalmazó rendszerek, melyek

csatolt iratokat nem tárolnak, nem tekintettük ügykezelő szoftvernek.

A felmérésben azokat a szoftvereket szerepeltettük az ügykezelő

szoftverek kategóriájában, melyek az iktatási, nyilvántartási adatok

mellett már az iratok szkennelt vagy eredetileg is elektronikus úton,

irodai szoftverek segítségével létrehozott példányainak tárolását is

biztosítják.

A szoftverek teljes körű funkcionalitását még kevés helyen használják

ki, ennek egyik oka az elektronikus aláírás elterjedtségének, másik az

elektronikus ügymenet technikai feltétételeinek hiánya.

Ugyanakkor egyes szervek esetében óriási mennyiségű irat és

adatforgalmat bonyolítanak le ezek a rendszerek, így a Fővárosi

Földhivatalnál több, mint 16 millió a 2009-ben nyilvántartott fő-és

alszámok száma, az APEH esetében 58 millió, utóbbi azonban

országos adat.

A Fővárosi Földhivatalnál jelentős mennyiségű elektronikus állományt

használnak, de ezek szoftvereit a FÖMI biztosítja és az állományok is

ott kerülnek tárolásra.

Itt kell megjegyezni azt a levéltárak előtt már ismert, de megoldásra

váró problémát, ami az informatikai központosításból ered. Az

informatikai rendszerek – informatikai szempontból nagyon helyesen –

az adatokat egységesen kezelik, azaz a területi szervek adatai is egy

adatbázisban vannak a központi szerv adataival. Mindez a működés és

gazdaságosság szempontjából költséghatékony és más előnyökkel is

bír, de a jelenlegi levéltári hálózat szempontjait nem veszi figyelembe,

azaz amíg a döntően elektronikus nyilvántartás adati egy központi

szerveren egy központi adatbázisban tárolják, addig a nyilvántartott,

jelenleg még döntően papíralapú iratokat azon a helyen, ahol

keletkeznek. Így előfordulhat az az eset, hogy egy területi vagy akár a

fővárosi levéltár illetékességből átveszi az adott szervtől a papíralapú

adathordozókat, míg az iktatási nyilvántartást tartalmazó adatbázis a

központi szervnél marad. Az adatok leválasztása nem minden esetben

történhet meg és a helyzet csak tovább bonyolódik az ügykezelő

rendszerekben tárolt elektronikus iratok megjelenésével, ahol az


ügyirat is szétválhat „fizikai iratra” és „elektronikus iratra”. Az éves

állomány elkülönítése sem történik meg, ennek leválogatása azonban

kevesebb gondot jelent majd.

Jelen felmérés alapján is megállapítható, hogy a kérdés élő, a

megoldására javaslatot a levéltáros szakmának kell kidolgoznia.

Az önkormányzati területen 6 kerületi önkormányzat és a főváros

használ részben vagy egészben ügykezelő szoftver alkalmazást. A

felmérés során egyértelművé vált, hogy ahol ügykezelésre is

használják a szoftvert, ott dinamikusan megnő a tárolandó elektronikus

adatok mennyisége. Bár ezek még csak GB mennyiségi adatokat

eredményeznek, mégis figyelemre méltó a bevezetést követő években

a folyamatos tárolandó adatmennyiség növekedése, az I. kerületnél pl.

400 %-al nőtt meg a tárolandó adatmennyiség egy év alatt. A még

kezelhető mennyiségek rövid időn belül kevésbé kezelhető

mennyiségeket eredményezethetnek majd és itt jelentkezhet egyrészt

az e-irattári funkcionalitás, másrészt az e-levéltár preventív iratmegőrző

szerepe. Ezt megerősíti a felmérés azon ténymegállapítása, mely

szerint a mentési stratégiák az esetek nagy részében esetlegesek és

nem felelnek meg a katasztrófatűrés feltételeinek.

Komoly – feltehetően akkreditálási - hiányosság, hogy bár

ügyiratkezelő szoftverek akkreditációjának előfeltétele, hogy képes

legyen xml-formátumban exportálni az adatokat, ennek ellenére

tapasztaltunk olyat is, hogy a szoftver menüjében ott volt az xml-export

ikonja, de a gyakorlatban nem működött a funkció (IV. kerület)

A kórházi terület az elektronikus ügykezelés terén még kevésbé jár

élen, mint az iktatásnál, egy kórházban (Bajcsy-Zsilinszky Kórház)

használnak akkreditált szoftvert, évi 8000 iktatással, ami 8,5 GB adatot

eredményezett a bevezetés évében, 2009-ben. Itt már megtörténik a

papír alapú iratok szkennelése is. Iskolák esetében még ennyiről sem

lehet beszámolni, egy esetben használtak ügykezelő rendszert, de

nem váltotta be a hozzá fűzött reményeiket.

A jogszolgáltatási szervek speciális csoportot képeznek, mivel igen

sokféle szoftvert használnak, de valami oknál fogva az akkreditációt

magukra nézvést nem minden esetben tekintik kötelezőnek. Itt lelhető


fel a legnagyobb és maradandó értékét tekintve is kiemelten jelentős

cégbírósági adatbázis. Az ESzigno szoftver használata során 1011 GB

információt tároltak le eddig és az éves növekmény kb. 300 GB/év.

A bíróság hamar felismerte az ebből eredő kockázatot, és a 9/2008.

(IV.29.) IRM rendelettel módosították a 24/2006. (V.18.) IM. rendeletet,

többek közt a cégbíróság számára benyújtandó elektronikus okiratok

informatikai feltételeire vonatkozó szabályokat. Lényeges változás,

hogy a kérelemben kizárólag a mellékletben meghatározott PDF

formátumú fájlok szerepelhetnek. Egyértelműen meghatározza a

jogszabály, hogy egy szkennelt oldal maximális mérete legfeljebb 800

kB lehet, így a már említett 1010 GB nagyságú adatmennyiség évi

gyarapodásának ütemét remélik csökkenteni.

A bíróságok esetében is a közeljövőben az elektronikus iratok

exponenciális növekedése várható. A polgári perrendtartásról szóló

törvény módosításának következtében (elektronikus kommunikáció a

polgári perben, elektronikus kommunikáció a szakértővel fejezetek)

2010 július 1-jétől a vállalkozások közötti perekben, amelyekben a jogi

képviselet kötelező (ilyen perek a vállalkozások egymás közötti,

megyei bíróság elsőfokú hatáskörébe tartozó perei is), a keresetlevél

és minden egyéb beadvány, okirati bizonyíték bírósághoz való

benyújtására kizárólag elektronikus úton kerülhet majd sor és a bíróság

is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti majd a felek

képviselőinek (az alperesnek küldött keresetlevél kivételével).

A fenti törvény rendelkezései szerint a felek és a bíróság közé, mintegy

"kézbesítési segédként" az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltató

(ÁEKSZ) lép majd be. Arról, hogy az ÁEKSZ által üzemeltetett rendszer

pontosan miként fog működni egyelőre nincs információ, mivel az

ÁEKSZ még nem működik.

A bíróságnak szánt iratokat a jogi képviselő ügyfélkapuján belépve,

még nem ismert elektronikus formanyomtatványok segítségével küldi

majd meg az ÁEKSZ-nek, amely azt időbélyegzővel látja el, majd

elhelyezi a címzett bíróság tárhelyén. Mindennek megtörténtéről

közokiratnak minősülő visszaigazolást küld a feladónak.


A bíróság az ellenérdekű félnek a keresetleveket papír alapú okiratként

kézbesíti, azzal a kiegészítő tájékoztatással, hogy az eljárásban

kötelező a jogi képviselet, ezért védekezését, nyilatkozatát kizárólag

elektronikus úton, jogi képviselője útján nyújthatja be a bíróságnak.

A tervezett rendszer egyelőre nem indult be, de vélhetően egy újabb

elektronikus iratkezelési áttörést hozhat, ugyanis az elektronikus iratok

elterjedését éppen a bírósági gyakorlat ill. az e-iratok perbeni

felhasználhatóságának kételyei hátráltatják.

Mint a felmérés is bizonyítja, az elektronikus iktató rendszereket egyre

inkább felváltják a teljes körű iratkezelést támogató ügyviteli

rendszerek. Az elektronikus iratok mennyisége már a közeljövőben

exponenciálisan nőni fog, az elektronikus irattárak és levéltárak

szerepe egyre nagyobb lesz és bár a papírnélküli iroda továbbra sem

tűnik megvalósíthatónak, egyre közelebb kerül hozzá a közigazgatás.

A felmérés során több helyen említették, hogy az is akadálya az

iratkezelő szoftverek valódi ügykezelő szoftverkénti használatának,

hogy jelenleg a közigazgatásban csak a papíralapú iratot tekintik

hitelesnek. Ha az irat képét szkennelve csatolják, az ügyintézők

munkáját jelentősen elősegíti ugyan, de hitelességi kockázatot jelent.

Költségkihatásai miatt csak akkor költséghatékony a szkennelés és

csatolás, ha a papíralapú eredeti selejtezhető volna. S bár ennek

elvben megteremtődtek a jogszabályi feltételei, azaz a szkennelt

állományokat elektronikusan alá kellene írni és időbélyegzővel ellátni,

de ezt túl költségesnak ítélik meg és a maradandó értékű iratok

esetében a jelenlegi szabályozás nem is teszi lehetővé a papíralapú

eredeti megsemmisítését.

2.3. E-mail archiválás

Valamennyi felmért szerv használ elektronikus levelezést az

ügyintézés során. A rendvédelmi szervek mindegyike, míg a

jogszolgáltatási szervek egy kivételével (a felmért 6-ból 5), míg a

dekoncentrált állami szervek esetében több mint a fele (5-ből 4) menti


a levelezését. Az önkormányzatok esetében a 24-ből 20 végez e-mail-

mentést. Ezek a mentések sokszor csak a napi, heti vagy havi

állományokra korlátozódnak, adatvesztés esetén tehát időben eddig

lehet visszaállítani a levelezéseket. Az e-mailek teljes körű, avagy

megállapított stratégia szerinti archiválása (tehát a mentési állományok

DAT kazettára, CD-re DVD-re archiválása) inkább kivétel, mint

általánosság. Sok helyen a felhasználóra van bízva, archiválja-e a

levelezését?

Hosszabb távú megőrzést biztosító e-mail archiválását a DEKO

szervek közül az APEH, az ÁNTSZ, és az Oktatási Hivatal Közép-

magyarországi Regionális Igazgatóság biztosítja, a jogszolgáltatási

szerveknél három (Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet, a Fővárosi

Ítélőtáblán és a Fővárosi Igazságügyi Hivatal) részleges archiválást

végez. Az önkormányzatoknál a 24 kerületi önkormányzatból négy

esetében van tudomásunk archivált állományokról. A levéltári átvétel

szempontjából fontos, hogy ahol van archiválás, általában

elkülöníthetők legyenek az adatállományok keletkezési évenként.

(Ennek akkor lehet jelentősége, amennyiben az archivált e-mailek

valamilyen mintavételi eljárás keretében levéltárba kerülnek.) A

közfeladatot ellátó szervek e-mailjei az elektronikus adatvagyon részét

képezik. Levéltári átvételük ugyanakkor több szempontból is

problematikus. A szervek az e-maileket nem tekintik a köziratkezelés

részeként, általános vélemény szerint a releváns e-mailek valamilyen

úton-módon bekerülnek az iktatásba, vagy úgy, hogy kinyomtatják és

papíralapon iktatják, vagy a tanúsított iratkezelő-szoftverbe továbbítják,

ahol automatikusan érkeztetésre, ill. iktatásra kerülnek, így az adott

ügy részirataként elektronikusan vagy papíralapon az irattári tervben

megjelölt őrzési idő után az üggyel együtt levéltárba vagy selejtezésre

kerülnek. A probléma azonban nem ezekkel az e-mailekkel van, hanem

a döntés-előkészítésben szerepet játszó, hivatalos-félhivatalos

elektronikus levelezéssel. Ezek függetlenül attól, hogy iktatásra

kerülnek, vagy sem, levéltári szempontból maradandó, történeti

értékűnek minősülhetnek, így levéltárba is kerülhetnének. Ennek

azonban jelenleg számos technikai és jogi (személyiségi jogok,


közirattá nyilvánítás hiánya) akadálya van. A megoldás felé vezető út

az volna, hogy az erre a célra kijelölt kiemelt, központi e-mailfiókok ill. a

meghatározott vezetői, felsővezetői hivatali e-mailfiókok az irattári

tervben is feltüntetésre kerülnének és tartalmukat archiválnák. (A

személyes jellegű levelezés elválasztása a magánjellegűtől ettől

eltekintve sem oldható meg szabályozással, hiszen még ha az e-

mailfiók tulajdonosa nem is használja azt magánjellegű levelezésre, ő

maga kaphat ilyen tartalmú leveleket. A megoldás lehet esetleg az,

hogy a felsővezetői elektronikus levelezéseket személyes adatot

tartalmazó levéltári anyagként kellene tekintetni és kutathatóságát az

Ltv . 24. § (1) alapján lehetne csak biztosítani.

2.4. Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok küldése és fogadása

Felméréseink szerint a szervek döntő többsége nem fogad, illetve nem

küld fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott

iratot, dokumentumot. A DEKO szervek közül azon szervek használnak

gyakorlatban is e-aláírással ellátott dokumentumot, ahol valamilyen

jogszabályi kötelezettség állt fenn az e-aláírások használatára, így

mindössze az APEH-ban és a Közép-magyarországi Regionális

Államigazgatási Hivatalban (ma Közigazgatási Hivatal). Előbbinél az

elektronikus igazolási kérelmek befogadása, illetve kiadása során

használják, az utóbbinál viszont alig van példa a gyakorlati

alkalmazására. A Földhivatal kivételt képez a tekintetben, hogy

iratforgalomban nem használnak e-aláírást, azonban az e-tulajdoni lap

bevezetésével már az ingatlan-nyilvántartásban szerepet kap. Az

elektronikus dokumentumként szolgáltatott e-hiteles tulajdoni lap

másolaton ugyanis szerepel a szolgáltató hitelesítő záradéka

(tanúsítvány) és a szolgáltató fokozott biztonságú elektronikus

aláírásával hitelesíti és elhelyezi rajta időbélyegzőjét. A jogszolgáltatási

szervek közül kizárólag a Fővárosi Bíróságon használnak e-aláírást, de

ott is kizárólag a cégbírósági ügyek esetében fogadnak ill. küldenek


minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentumot. Ugyanez

vonatkozik az egészségügyi intézményekre is, ahol a fekvő- és

kúraszerű ellátásról szóló teljesítményjelentést elektronikus aláírással

ellátva kell megküldeniük az OEP Gyógyinfo rendszerének.

Az önkormányzatok ¾ része nem használ fokozott biztonságú vagy

minősített aláírást. Az ilyennel rendelkezők esetében is inkább

visszalépésről, mint továbbterjedésről beszélhetünk az e-aláírás

témakörben. Van olyan önkormányzat, ahol 2006-ban minden

irodavezető kapott e-aláírási jogosultságot, amikor azonban két év után

meg kellett volna újítani a tanúsítványt, tovább nem fizettek elő. Ezután

három e-aláírás maradt meg: a jegyzőé és két alpolgármesteré, de az

alpolgármesterek nem használják, a jegyző is csak arra, hogy ezzel

hitelesíti a naptári év végén lezárt elektronikus iktatókönyveket. (Ez

utóbbi aktus, azaz az elektronikus iktatókönyvek e-aláírással történő

lezárása és hitelesítése általában elmarad.)

Több helyen számoltak be arról, hogy van olyan munkatársuk, aki

rendelkezik elektronikus aláírással, ennek ellenére nem küldenek és

igen ritkán kapnak e-szignózott ellátott iratot. Az e-aláírások

bevezetését több helyen is fontosnak tartanák, de a legtöbb helyen

forráshiányra hivatkozva nem merül fel a bevezetése, a jogszolgáltatási

szervek pedig csak akkor vezetnék be, amennyiben erre jogszabályi

változások révén kötelezve lennének. Az e-aláírások bevezetésének és

a tanúsítványok folyamatos megújításának költségei gyakorlatilag

ellehetetlenítették az EAT célkitűzéseinek gyakorlati megvalósítását.

Az önkormányzatok ugyanakkor az ügyfélkapus és hivatali kapus

azonosításokat általában reális alternatívaként fogják fel. Az

ügyfélkapus rendszernél problémaként jelezték a jelenlegi, sok

felesleges lépésből álló eljárásrendet (az iratok pen-drive-on történő

mozgatása, sok, akár 10-12 lépésből álló folyamat az irat

beérkezésétől az iktatásig) illetve, azt, hogy az ügyfelek gyakran nem a

saját ügyfélkapus regisztrációjukat használják, valamint hogy nem

megoldott az ügyfélkapus iratforgalom tartós, hiteles megőrzése. A

Hivatali Kapu esetében pedig - szemben az Ügyfélkapuval - a tárhely


hiánya jelent gondot, így, ha nem mentik le az iratokat, olvasás után

kitörlődnek onnan.

2.5. Adatbázisok

A felmért iratképzők döntő többsége rendelkezik valamilyen

adatbázissal. A DEKO szervek esetén 9-ből 8, az önkormányzatok

esetén 24-ből 19, az egészségügyi intézményeknél pedig 13-ból 11,

ugyanakkor a jogszolgáltatási szervek közül a 6 felmértből csupán

kettő nyilatkozott saját adatbázis meglétéről. A felmért adatbázisok

jelentős része munkaügyi, bérügyi, számviteli rendszer, vagy éppen

eszköznyilvántartó, postázó avagy könyvtári. Ezek nem minősülnek

maradandó értékű adatbázisnak. Ugyanakkor a DEKO szervek saját

tevékenységi körükhöz kapcsolódóan vezetett adatbázisai

mindenképpen a maradandó érétkű adatokat, információkat

tartalmaznak. (Pl. az APEH számos rendszere, az ÁNTSZ

Egészségügyi Szolgáltatók Nyilvántartása, Fekvőbeteg Területi Ellátási

Kötelezettség, Földhivatalban az ingatlan-nyilvántartás és a

térképnyilvántartás, az Államigazgatási (ma Közigazgatási) Hivatal

esetében a helyi önkormányzatok rendeleteinek nyilvántartása, stb.).

Az önkormányzatoknál figyelemre méltóak a gyámügyi, szociális,

térinformatikai, vagyonkataszteri, vagyongazdálkodási, építési hatósági

rendszerek, valamint a szinte mindenhol megtalálható

képviselőtestületi információs rendszerek. (A térinformatikai rendszerek

specialitásai miatt külön összefoglalót készítettünk, ld. a szakterületi

összefoglalóknál).

Ugyanakkor mind az önkormányzatoknál, mind más szervtípusoknál

megtalálhatók a központilag vezetett és archivált adatbázisok (pl. az

önkormányzatok esetében az anyakönyvi rendszerek, országos

járműnyilvántartás, népesség-nyilvántartás, a rendőrségen a

Kriminalisztikai Archiváló Rendszer). Az oktatási intézmények esetében

pedig az F2 (korábban FŐKIR, azaz Fővárosi Közoktatási Információs

Rendszer) rendszer játszik központi szerepet, amely 2003-óta


működik, jelenleg 127, túlnyomó többségében középfokú közoktatási

intézmény alapadminisztrációját biztosítja.

Az egészségügyi intézmények ezen a téren speciális területet

képeznek: az egyre terjedő betegnyilvántartó és digitális

röntgenarchiváló rendszerek (PACS = Picture Archiving

Communication System) révén ez a szegmens rendelkezik a

legnagyobb adatbázismérettel. (A digitális röntgenek fővárosi

terjedelme már most kb. 20 TB, éves várható növekménye kb. 10 TB.)

Levéltári átvétel szempontjából fontos, hogy a maradandó értékűnek

tekinthető adatbázisokat rendszeresen mentik-e, van-e lehetőség az

adatállományok évenkénti elkülönítésre, és ami az egyik legfontosabb

kérdés: az adott adatbázis rendelkezik-e valamiféle szabványosnak

vagy valamilyen szinten használhatónak tekinthető exportfunkcióval?

A feltett kérdések kapcsán elég vegyes kép bontakozik ki: a DEKO

szervek esetében a hétből csak két szerv tudja elkülöníteni éves

szinten adatállományait, az önkormányzatoknál a 19-ből pusztán öt, a

kórházak esetében pedig nyolcból három. Adatmentésről ugyanakkor

lényegében mindenhol gondoskodnak, ugyanakkor az archiválásról

már kevésbé és ez különösen vonatkozik a már használaton kívüli

adatbázisokra, amelyekről legjobb esetben rendelkezésre áll egy utolsó

mentése, azonban ezek későbbi archiválásról általában nem történik

gondoskodás, sokszor el is kallódnak. Az adatexport, mint külön

funkció általában nem biztosított, ha erre van mód, az többnyire az

adatbáziskezelő alkalmazástól függ (pl. Oracle, MSSQL, MySQL –

ezek esetében megoldható a levéltári elvárások szerinti export),

ugyanakkor 11 önkormányzat és 7 kórház esetében nyilatkoztak arról,

hogy export funkcióval nem rendelkeznek a használt

adatbázisrendszerek.

Az adatbázisok számbavétele kapcsán meg kell jegyeznünk, hogy a

felmérések során ez volt az egyik legnehezebb feladat, mivel az adott

intézmény, szerv informatikusainak sem volt tudomásuk minden, az

adott szerv által használt adatbázisról, nem is szólva a már

használaton kívüliekről. (pl. a Fővárosi Önkormányzat esetében

kiderült, hogy több mint száz adatbázis van a Hivatalban, ezekre


ugyanakkor az Informatikai Ügyosztálynak nincs rálátása. Egyes

szervezeti egységek külső fejlesztővel üzemeltetnek adatbázisokat,

sok Access, ill. Excel-adatbázis is van.) Ezen a problémán csak úgy

lehetne segíteni, amennyiben a szervek kötelezve lennének arra, hogy

a munkájuk során keletkeztetett adatbázisok nevesítésre kerüljenek az

irattári tervben, és azok sorsáról (selejtezés vagy levéltárba adás) az

adatbázis információs, maradandó értékének felmérése után a

levéltárral kell, hogy megállapodjanak.

2.6. Hang- és képrögzítés

A vizsgálat során bebizonyosodott, hogy a felmért szervek több mint

felénél használnak hang- vagy kép rögzítésére alkalmas eszközöket.

A rögzítés túlnyomó részben digitális formában történik, az analóg

módszer alkalmazása elenyésző. A hangrögzítés terén az

önkormányzatok járnak az élen, hiszen a testületi ülések anyagát

mindenképpen rögzítik (Globomax Mikrovoks rendszerben, mp3

formátumban), digitális képeket az építési hatóság eljárása során

rögzítenek. A képrögzítésben az egészségügyi intézmények képalkotó

diagnosztikai eljárásában (PACS) készülnek tömegesen a felvételek.

A jogszolgáltatási szervek informatikusai nem számoltak be

hangrögzítésről, de köztudott, hogy a tárgyalások anyagát rögzítik, és

erről készülnek a jegyzőkönyvek, a rendészeti szervek esetében pedig

bűncselekmény esetén az aktához külön adathordozón csatolják a

felvételeket. A büntetés-végrehajtási intézetekben felállított kamerák

filmjei meghatározott időközönként felülíródnak, hasonlóan a

rendészeti szervek közterületen működő kameráihoz. A speciális

képfelvételeket őriznek a fogva tartottakról is, de ezeket bár

maradandó értékűnek tarthatók a szabadon bocsátást követően

megsemmisítik. A Heim Pál Kórházban a gyógyítás során készített

maradandó értékkel bíró oktató filmeket digitalizálták.

A felmért szervek esetén összesen több mint 10 TB terjedelmű hang-

és képfelvételt regisztráltunk, ami tekintélyes mennyiség.


Jó része pedig, hacsak a kiemelt bűncselekményekre gondolunk (pl.

2006 őszi zavargások), vagy képviselő testületi jegyzőkönyvek,

maradandó értéket képvisel, megőrzésükről a levéltárnak kell

gondoskodnia. A felvételek hosszú távú megőrzését biztosítja a

Földhivatal is terepfelvételei esetén, vagy a Tűzoltóság az adott

tűzesetek dokumentációjánál. Amennyiben ügyiratkezelés

mellékleteként jelenik meg a hang- vagy képi adatállomány, akkor az

adott irat őrzési idejében osztozik. Az adatállományok fennmaradását

CD, vagy DVD lemezen, illetve egy erre kijelölt szerver HDD lemezén,

vagy mágnesszalagon biztosítják.

A hangot leggyakrabban wma, mp3, wav, pcm formátumban, a képi

adatokat jpg, dss (kórházi leletek) dicom, asf (BRFK) formátumokban

tárolják.

Sajnálatos módon a hang- képállományok rögzítésének nyilvántartását

csak néhány szervnél vezetik. A Szent István Kórházban például a CT,

illetve MRI felvételeket a DiCom rendszer évenként vizsgálatszám és

betegtörzsszám alapján rendszerezi. Az APEH-nál az Ügyintézői

Contact Centerben rögzített telefonhívások a központi nyilvántartásba

kerülnek. Periférikusan excel táblákban is vezetnek nyilvántartásokat

egyes önkormányzatoknál.

2.7. Konvertálás, migrálás

A felmérésben érintett 57 szerv közül 12 esetében derült ki, hogy

rendelkeznek már nem használt, de migrálásra nem került elektronikus

adatállományokkal, amelyek terjedelme összesen 1344,08 GB (lásd

melléklet). A nem migrált adatállományok nagy része – több mint 95%-

a - az egészségügyben található. Az adattartalom tekintetében jórészt

a betegnyilvántartáshoz, illetve betegdokumentációhoz kapcsolódnak,

valamint pénzügyi-gazdasági jellegűek.

Csak három esetben jelezték, hogy szükséges lenne ezen

adatállományok migrálása, vagy konvertálása, ami alátámasztja az

ügyviteli körből való kikerülésüket. A migrálás vagy konvertálás


elhanyagolásának okaként az eljárás költségességére, illetve felmerült

és számukra megoldhatatlan technikai problémákra (pl. eltérő

táblaszerkezet) hivatkoztak. Szükség esetén ezeket az elavult

állományokat eredeti környezetükben, kijelölt gépen futtatják

Az interjúk során szerzett tapasztalataink arra mutatnak, hogy a fenti

szám nem valós, esetleges, ugyanis a gyakorlatban a már nem

használatos adatállományoknak nincs gazdája, felelőse, ezért könnyen

megfeledkeznek róluk, főleg ha kezelőjük, fejlesztőjük távozott a

szervtől. Az informatikusoknak általában csak az aktív

adatállományokra van rálátásuk, hiszen az ezzel kapcsolatos

problémákkal, feladatokkal keresik meg őket.

A formátumok tekintetében általános tendencia, hogy a kérdést

félreértve az adatbázis kezelőket adták meg, valószínűsíthetően a

konkrét formátumokat nem is ismerik, illetve valójában metaadat

állományok kerültek látókörünkbe. A gyűjtött információ így is érdekes,

ugyanis nem csak a régebbi dbase, vagy dos alapú adatállományok

maradtak ki a migrálásból, hanem MsSql, Oracle megnevezés is

gyakran előfordul.

A nem migrált adatállományok a különösen veszélyeztetett iratanyag

kategóriájába tartoznak, ezért a levéltárnak maradandó – pl.

regisztratúra – jellegű anyag esetén különös figyelmet kell fordítania

megőrzésük érdekében. Megjegyzendő, hogy a pénzügyi-gazdasági

tartalommal bíró adatállományok általában nem tartoznak a maradandó

érték fogalmába.

A vizsgált szervek közel felénél végrehajtottak már konvertálást és

migrálást. Az esetek elsöprő részben az elmúlt 5 évben történtek. A

régi formátumok elavulásával, illetve az új relációs adatbázisok

megjelenésével is magyarázható. A források között dos, dbase, xbase,

dbf, mdb formátumok szerepelnek a célok között pedig az Oracle

különböző verziói, MsSql, MySql adatbázisok említhetők. Előfordult az

is, hogy Oracle 7 és 10 között történt a folyamat.

A végrehajtást, illetve az eredményt néhány kivételtől eltekintve

sikeresnek tartották és általában 100%-osra minősítették. Néhány

esetben engedték meg, hogy nem teljes mértékben sikerült és 5-10-


20%-os adatvesztés ismertek el. Előfordult, hogy utólagos javítással

pótolták az elveszett adatokat. Tapasztalataik általánosságokat

tükröznek, miszerint, hosszú és fáradtságos, nagy figyelmet és

pontosságot igénylő feladat volt. Gyakran egy külső cég végezte a

munkát így konkrét tapasztalatokat nem is szereztek.

2.8. Honlapok

A felmérés során vizsgált szervek kivétel nélkül rendelkeznek

honlapokkal. Különbség csak abban mutatkozik, hogy követlen

eléréssel, vagy központi – felettes, országos szerv – honlapján

keresztül érhető el. Előfordul, hogy a külső internetes honlap mellett

egy belső intranetes honlapot is működtetnek (pl. Vám- és

Pénzügyőrség).

A honlapok tartalmának archiválása kapcsán a válaszadók több mint

kétharmada pozitívan nyilatkozott, de az interjúk során ambivalens

tapasztalatokat szereztünk. Egyrészt a regionális, alárendelt

szerveknél a honlap üzemeltetése a központi szerv feladata. Erre

rálátásuk nincs, a kapott információt kellett elfogadni, vagyis a felettes

szerv gondoskodik a honlap tárolásáról. Másrészt gyakori hogy a

honlap üzemeltetését az adott szervvel szerződött külső cég végzi.

Erről az oldalról is meglehetősen hiányos információkat kaptunk.

Kiderült az is hogy az archiválás, illetve mentés fogalmakat gyakran

szinonimaként kezelik, holott a kettő nem ugyanazt jelenti. Az APEH-

nél egyértelműen kijelentették, hogy minden felkerülő adat archiválásra

kerül. Az egészségügyi iratképzőknél két esetben (Szent Imre és Nyírő

Gyula Kórház) beszélhetünk archiválásról, mert jobbára üzemi mentést

folytatnak.

Várható, hogy a közeljövőben egyre több kerületi honlapot

közigazgatási portállá fejlesztenek, ezzel az archiválás/mentés feladata

egy kézbe kerül.

A tartalom tekintetében sok esetben találkoztunk statikus honlapok,

amelyek mintegy újság funkcióval bírnak pl. a kórház életéből

villantanak fel képeket, vagy várólistákat tesznek közzé rajtuk. A –


főképp önkormányzati - honlapok egy fontos része az interaktív fórum

rovat is, amelyek az önkormányzati kerületek életének témáit taglalják,

de a kötelező kerületi információkon túl térinformatikai adatbázisokat is

tartalmaznak, egyúttal az elektronikus iratforgalom színterei is.

A formák, módszerek, időközök tárgyában hiányos információkat

szolgáltattak, például az Országos Munkaügyi és Munkavédelmi

Felügyelőségen informatikai biztonsági szempontra hivatkoztak.

Általánosan elmondható, hogy napi, de legalább heti mentéseket

végeznek, amikor is tömörítéssel (pl. zip, tar) tárolják el a tartalmakat,

gyakran cd, dvd lemezen,vagy hdd-n. A szalagos egységre történő

mentés viszonylag ritka (pl. Fővárosi Önkormányzat, XV. Kerületi

önkormányzat). A honlapok levéltári archiválását igencsak

megnehezíti, hogy sokféle honlap-motort használnak, és különösen a

dinamikus honlapok esetében, a teljes környezetet is archiválni kellene.

Az intézményi honlapok archiválása meglehetősen bonyolult folyamat,

amely egyelőre technikai nehézségeket is jelent, hiszen archiválás

esetén egy korábbi hivatkozás idővel eltűnhet, vagyis nem jeleníthető

meg, a hivatkozások archiválása pedig jelentősen megnöveli a

terjedelmet. A dinamikusan előállított oldalak esetén bonyolult csak a

változást archiválni, ilyenkor általában az egész szolgáltató

keretrendszert annak adatbázisával együtt a legegyszerűbb archiválni.

Ez természetesen további kérdéseket vet fel a rendszer és annak

adatbáziskezelőjének időről időre történő upgradelésével

kapcsolatban.

2.9. E-irattári szolgáltatás

A kérdőíves megkeresés, illetve a helyszíni interjúk alkalmával is írásos

formában (lásd melléklet), illetve a helyszínen szóban is tájékoztatást

nyújtottunk az elektronikus levéltár mellett kiépülő elektronikus irattári

szolgáltatásról.

Összességében elmondható, hogy pozitív hozzáállást tapasztaltunk a

felkeresett iratképzők részéről. Többségükben szívesen


csatlakoznának, illetve igénybe vennék ezt a tárhely szolgáltatás. A

kisebbség elutasításának oka, hogy az adott szervnél elenyésző

mennyiségű elektronikus irat keletkezik, amelynek tárolását biztosítani

tudják, vagy az informatikai infrastruktúra alacsony szinten áll, vagy a

válaszadó személy, illetve a megkeresett szerv alárendelt szerepet tölt

be a vezetési, döntési hierarchiában.

A tájékoztatás során azonban több olyan kérdést is felvetettek a

szervek, amelyek a konkrét csatlakozás esetén döntésüket jelentős

mértékben befolyásolhatják.

Bizonytalansági tényezőt jelent számukra a csatlakozás költségeinek

rájuk eső része. A szolgáltatás költsége ugyan jelen állás szerint 0

forint, de az elektronikai kapcsolat kiépítését a felcsatlakozáshoz (pl.

kormányzati gerinchálóra) maguknak kellene fedezni, illetve a

későbbiekben fenntartani.

Bizalmatlanok az adatok védelmének, kezelésének, az adatbiztonság

garantálásának, valamint az elektronikus iratok hitelességének

megőrzése kapcsán, amely magyarázata a rendszer üzemeltetésével

szembeni információhiány.

Gyakran felmerült a tárhely használatának „lassúsága” a saját

kezelésükben működő rendszerekhez képest, illetve a szolgáltatás

kibővítésére vonatkozó javaslat, az adatoknak mintegy adatbázisba

való szervezésére, egységes dokumentum kezelése.

Az APEH-nál kifejezetten felajánlották segítségüket az E-levéltár

projekt részére az e-irattár, de az e-levéltár kialakítása kapcsán is,

hiszen az elektronikus ügyiratkezelés területén már meglehetősen

régóta gyűjtik tapasztalataikat, illetve tömeges jellegű forgalmat

bonyolítanak.

Az e-irattári szolgáltatás konkrét iratfajtái lehetnek az egészségügy

területéről a képalkotó diagnosztikai eljárásokkal készült felvételek,

amelyek kiterjesztése igen nagy területet igényel, de akár a

betegnyilvántartó szoftverek adatállományai is. A rendészeti szervek

esetében a hivatalosan közterületen, rendezvényeken készített

képfelvételek szintén sok tárkapacitást igényelnek és csak különböző,

törvényben meghatározott idő elteltével törölhetők. A Fővárosi Bíróság


csatlakozási szándékát jelentette ki, esetükben az elektronikus

cégiratok mennyiségének exponenciális növekedése a magyarázat. Az

önkormányzatok esetében az elektronikus ügyiratkezelés során

keletkező majdani digitalizált adatmennyiség tárolási megoldása váltja

ki érdeklődésüket.

Adattáblák összesített mennyiségi eredményeinek elemzése

A tárgyévi felmérés a korábbi levéltári felmérések eredményeihez

képest nagyságrendekkel több elektronikus adatállomány létét tárta fel.

Erre magyarázatul szolgálhat a felmérés két módszertani eleme is.

Egyrészt jelen esetben a felmérés teljes körűnek tekinthető, hiszen

minden Budapest Főváros Levéltára illetékességébe tartozó közirat-

képzőt érintett, szemben a korábbi szondázással, másrészt a vizsgálat

nem korlátozódott a kérdőíves adatok feldolgozására, hanem azok

visszaellenőrzésére, kiegészítésére is mód nyílt a helyszíni interjúk

során. A fenti két momentumra alapozva jelenthető ki, hogy a mellékelt

táblázatban feltüntetett számadatok egzaktak és valóságosnak

tekinthetők.

Konkretizálva az eredményeket, míg 2008-ban 11 TB-ot becsültek a

levéltárosok, 2010-ben közel 49 TB adatmennyiséget, vagyis a korábbi

közel ötszörösét lehetett regisztrálni. Véleményünk szerint ez már

megközelíti a valóságot, de az előforduló hiányos tájékoztatás, az

információk részlegessége miatt valószínűsíthető, hogy ennél a

számnál is magasabb a fővárosi iratképzőknél keletkezett e-iratok

mennyisége. A mellékelt táblázatok állításainkat alátámasztják és az

eredmények hitelességének megőrzése érdekében a korábbi

felmérésekkel ellentétben becslésekbe nem bocsátkozunk.

A vizsgált szervek száma – adatfelvételi jegyzőkönyvekkel

alátámasztva – 57 volt. De az elektronikus iratképzésben érintett

szervek száma ennél jóval magasabb, hiszen több esetben a

szervezeti hierarchia csúcsán álló intézmény informatikusait kerestük

csak fel, mivel az elektronikus adatokat központilag kezelik. Így járnak


el a jogszolgáltatási szervek. A Fővárosi Bíróságon 8 bíróság, a

Fővárosi Főügyészségen további 13 ügyészi szerv adatállományairól

kaptunk felvilágosítást. A rendészeti területen a BRFK a kerületi

kapitányságok mellett, még számtalan szervezeti egységre, különálló

szervre tagolódik, amelyek száma összesen közel 65. Az oktatásban a

Fok Kht. 127 középiskola elektronikus adatait kezeli. Ezeket is

beleszámítva összesen 270 elektronikus iratot keletkeztető, Budapest

Főváros Levéltára illetékességébe tartozó szervről gyűjtöttünk

információt.

Az elektronikus iratok egyre szélesebb körben történő elterjedése

várhatóan dinamikus változáson megy át. Nemcsak az informatika

fejlődésére kell itt gondolnunk, hanem arra, hogy a csupán iktatásra

használt szoftverek nyújtotta lehetőségen túllépve az ügykezelő

szoftverek általános elterjedésével, és a növekvő mennyiségű

digitalizálással egyre nagyobb adatállományok keletkeznek, vagyis az

e-iratmennyiség exponenciális növekedésével kell számolnunk.

Emellett az informatika az eddig még nem érintett szerveket is elérte.

A felmérésben nem szerepelhettek a Katonai Ügyészségek, illetve

Fellebviteli Ügyészségek, mert a felmérés pillanatában még nem

rendelkeztek megfelelő eszközökkel, de minden esetben jelezték, hogy

a rendszer kiépítése, a szoftverek tesztelése 2010 folyamán lezajlik és

2011-től élesítik rendszereiket.

A táblázat oszlopaiban e-irattípusonként az iktatásban, az

ügyiratkezelésben, az e-mail forgalomban, az adatbázis építésében,

illetve a hang- és képrögzítés során keletkezett adatokat tüntettük fel. A

sorokban az egyes szakterületek fenti irattípusonkénti összesített

adatait rögzítettük.

A sorok végén a szakterületen keletkezett e-iratok összesített adata, az

oszlopok alatt az irattípusonkénti összmennyiség látható.

A maradandó érték meghatározása terén árnyaltabb képet kaptunk

ugyan a felmérés során, de a megőrzésre vonatkozó százalékos arány

meghatározására egzaktabb számot, mint amit a 2008-ban lefolytatott

levéltári felmérés során megállapítottak, nem tudtunk megállapítani

tekintettel arra, hogy ilyen jellegű hazai vagy nemzetközi vizsgálati


eredményekről nincs tudomásunk. A táblázat utolsó sorának adatai a

megállapított megőrzési százalékok alapján az ügyirattípusonkénti

maradandó, e-levéltárba kerülő iratok mennyiségét tüntetik fel.

A jogszolgáltatási szakterületen az iktatásban keletkezett

adatmennyiség a korábban becsültnek csak 5%-a, a jelentős

visszaesés az egzakt felmérési módszertannal magyarázható.

Ügykezelés tekintetében megduplázódott az adatmennyiség, az e-mail-

ek közel 50%-os növekedést mutatnak. A korábbi felmérés során még

nem ismert adatbázisokat tártunk fel. Összességében a

jogszolgáltatásnál a 2008-ban becsült értékhez képest csökkent a

teljes adatmennyiség mintegy a harmadával.

A dekoncentrált, területi szervekről korábbi információ nem állt

rendelkezésre. Iktatásban az önkormányzatok után a második

legnagyobb irattermelők, ügyiratkezelés tekintetében pedig az összes

felmért állomány kétharmada náluk képződik. E-mail forgalmuk

csaknem az összes fővárosi mennyiség felét teszi ki (gondoljunk az

APEH-ra). Adatbázisaik terjedelme (2,2 TB) a kórházakat követően

második helyre sorolja őket. Hang- és képrögzítéssel keletkezett

adatállományuk is jelentős, közel 0,5 TB. Az összesítésben a fővárosi

adatállományok 20%-a keletkezik a dekoncentrált szerveknél.

Az oktatási szakterületen keletkezett adatállományok terjedelme a

pontosított felmérési szempontok nyomán némileg csökkent a korábbi

felméréshez képest, de az egészhez viszonyítva sem jelentős,

mindössze 18,55 GB. Nem jelentős ügyiratkezelési, e-mail

keletkeztetés, és hang-képrögzítés mutatható ki, az adatbázisok

mérete is pontosabb – kevesebb mint 2008-ban. A magyarázat az

iktatás, ügyiratkezelés, adatbázis építés alacsony szintjében rejlik.

Az önkormányzati szakterületen a 2008-as felmérés sok

pontatlanságot eredményezett. A 2010-es felmérés adatai alapján az

iktatott adatmennyiségnél a felével, az ügyiratkezelés esetében

harmadával kevesebb összesített adat mutatható ki, köszönhetően az

egzakt felmérési módszereknek. Az e-mailek felmért mennyisége közel

négyszer annyi, mint a korábbi felmérésben becsült. Az adatbázisok


mennyisége is kilencszeres, míg a hang- képrögzítéssel készült adatok

több mint négyszeres arányban nőttek. Összességben a szakterületen

megduplázódott az elektronikus iratok mennyisége

A rendészeti szakterületen jelentős növekedés könyvelhető el. A

korábbi adathoz képest tízszeres a növekmény, ami a fővárosi e-

adatvagyon 20%-át teszi ki. Az iktatásban nem tüntettünk fel adatot,

mivel ügyiratkezelő szoftvert használnak, ennek adattartalma viszont a

korábbi mennyiség ötszöröse. Az e-mail-ek mennyisége a korábbi

hatoda, az adatbázisok terjedelme viszont kétszeresére nőtt. Az igazán

nagy elektronikus iratmennyiség a hang-és képrögzítés során

keletkezik közel harmincszorosa (8,5 TB) a korábban felmértnek,

amely a rendészeti tevékenység során keletkezett közterületi

képfelvétel magas számával magyarázható.

Az egészségügyben keletkezett elektronikus iratok mennyisége

kiemelkedő mennyiségű az összes felmért fővárosi közel fele (23 TB),

a korábbi négyszerese. Az iktatásban elenyésző mennyiség keletkezik,

a 2010-es pontosított felmérés szerint a korábban felmért terjedelem

felére tehető az iktatott állomány adatmennyisége, az ügyiratkezelés

szintje is alacsony – korábbi adat nincs – csupán néhány gigabájt. Az

e-mail mennyiség több mint ötvenszeresére nőtt, a hang- és

képrögzítés viszont tizenketted része a korábban rögzített adatoknak.

Magyarázata, hogy a korábbi felmérésben az adatbázisban kezelt

képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvételeket ide sorolták.

Lehengerlő mennyiségű viszont adatbázisaik terjedelme (22,3 TB) - a

korábbinak hatványozottan sokszorosa -, amit a betegdokumentáció

képfelvételei töltenek ki.

Az egyetlen köztestületként felmért Budapesti Kereskedelmi és

Iparkamara – korábban nem nevesített szakterület – irattermelése nem

jelentős. Nem számottevő ügyiratkezelési gyakorlatuk, valamint

adatbázis építésük során keletkeztetnek elektronikus iratokat (20,33

GB).

A korábbi felmérések során nem mért éves gyarapodás mértéke

tovább árnyalja a képet.


A BFL illetékességébe tartozó szervek éves e-iratgyarapodása 2009-

ben (a 2008 évi felméréshez képest) (GB)

Fővárosi e-iratképzők Iktatás Iratkezelés Adatbázis Összesenjogszolgáltatás (6) 3,8 307,65 1000,40 1311,85dekoncentrált szervek (9) 3,7 1049,26 340,71 1393,67oktatás (127+2) x 0,02 2,10 2,12önkormányzatok (24) 41,31 19,31 26,99 87,61rendészeti szervek (2) x 175,20 0,00 175,20egészségügy (13) 0,06 15,00 2854,50 2869,56köztestület (1) x x X XÖsszesen 48,87 1566,44 4224,70 5840,01

Az e-mail, illetve a hang- és képrögzítés során keletkezett elektronikus

iratokról nem sikerült információt kapnunk. De ezek nélkül is impozáns

számot kapunk, hiszen több mint 5,8 TB e-irat keletkezett a főváros

területén a felmért szervek körében az elmúlt évben. Az iktatásban az

önkormányzatok jártak az élen, míg az elektronikus ügyiratkezelésben

a dekoncentrált szervek esetében találunk igen magas számot. Az

egészségügyi adatbázisok mellett a jogszolgáltatásban növekedett

jelentősen az elektronikus iratok mennyisége.

A maradandó értékű elektronikus iratok mennyiségével kapcsolatos

iratmennyiség adatait is pontosítani kell a korábbi felmérés adataihoz

képest. Az iktatásban keletkezett metaadatállományok megőrzése

egyértelműen 100%-os kell legyen. Bár az iktatás során keletkeznek

olyan metaadat állományok is, amelyek nem minősülnek maradandó

értékűnek, csupán az ügyviteli tevékenység elősegítése során

keletkeztek (például postázás, vagy irat helye), ezek kiszűrése

azonban egyedi, mikrovizsgálatok alapján oldható meg. Az

ügyiratkezelés során keletkezett ügyek őrzési ideje a papír alapú

iratokra kidolgozott irattári tervekben meghatározottal azonos, viszont

az egyes e-iratok terjedelme változó, egyelőre meghatározhatatlan,

hogy elektronikus iratselejtezést követően mennyi a megmaradó


mennyiség. Elektronikus iratok selejtezésére tudomásunk szerint még

nem volt példa és a szakirodalom sem nyújt támpontot. Ezért

maradtunk a korábbi levéltári felmérésben meghatározott 50%-os

megőrzési aránynál. Az e-mail-ek megítélése a levéltáros szakmán

belül is igen ambivalens, kezelésüknek, megőrzésüknek jogi

szabályozása Magyarországon nem megoldott A szerveknél gyűjtött

tapasztalatok azt mutatják, hogy amennyiben hivatali levélnek

minősülnek, bekerülnek az iktatásba, tehát a későbbiekben ott

találhatók meg és vehetők át a levéltár számára. Amennyiben a

magánlevelezésről van szó – a szervek hivatalos postafiókjain

keresztül bonyolított levelezés meglehetősen szabályozatlan még

napjainkban – személyiségi jogi kérdések is felmerülhetnek. A magán

és a hivatali levelezés leválogatása a hivatali postafiókokról az elmúlt

évek adatállománya tekintetében szinte lehetetlen feladat. A hivatalos

iktatásban kerülő levelek alacsony számából – kivétel a APEH -

kiindulva véleményünk szerint a 20%-os megőrzési arány elfogadható.

Az adatbázisok esetén bár rendkívül sok gazdasági-pénzügyi jellegű

adatállományt tártunk fel, amelyek a papír alapú iratok analógiájára

selejtezhetők, az egészségügyi dokumentációt tartalmazó adatbázisok,

hosszú távon megőrzésre érdemes nagy kiterjesztésű adatokat

tartalmaznak. Ezért helytállónak tűnik a 80%-os megőrzési arány. A

hang- és képrögzítés során keletkezett elektronikus iratok, tekintettel a

szerveknél készített maradandó értékű jegyzőkönyvek egyre nagyobb

számára, valamint a hivatali munka során készített akár

bűncselekményekhez, akár a múlt megőrzését célzó épített környezet

dokumentálásához kapcsolódó képfelvételekre gondolunk, aránya

minimum 10% lehet.

Az iktatás során keletkezett e-iratok mennyisége a korábban becsült

mennyiségi adatokhoz képest jelentősen csökkent, közel

egynegyedére, amelynek oka lehet, hogy korábban az iktatás és

ügyiratkezelés során keletkezett adatokat a felmérés során

összemosták, illetve a korábbi becslés eltúlzottnak bizonyult. Az

elektronikus ügykezelés során keletkezett állományok mennyisége

közel hatszor nagyobb a 2008-ban kapott adathoz képest. Ez


magyarázható az elmúlt két évben bevezetett ügykezelő szoftverek

számának növekedésével is, valamint a korábbi adatok

elégtelenségével. Az ügykezelő szoftverek a különböző

formátumokban tárolt adatok nagyobb mérete miatt jóval nagyobb

adatméreteket is eredményeznek. Az e-mail-ek felmért mennyisége

több mint ötszörösére növekedett, amely a teljes körű felméréssel is

magyarázható. Az adatbázisok mennyisége horribilis mértékben

növekedett, több mint hatvanszorosára, amelyet az egészségügyben

felmért betegdokumentáció kimagasló mennyisége igazol. A hang- és

képrögzítés során keletkezett állományok mennyisége a harmadával

növekedett. Erre a rendészeti szerveknél keletkezett nagy terjedelmű

képfájlok felderítése szolgál magyarázatul.

Az összesített adatok alapján a maradandó értékkel bíró e-

iratmennyiségek az alábbiak szerint alakultak:

A BFL illetékességű szervek őrizetében lévő maradandó értékű

elektronikus iratok becsült összmennyisége (GB)

iktatás iratkezelés e-mail adatbázis hang/kép maradandó összesen

Maradandó %-os arány 100,00 50,00 20,00 80,00 10,00 xMaradandó mennyiség 430,51 4625,985 520,74 21037,088 1009,67 27623,993

Vagyis maradandó értékű irat (adat) a felmért elektronikus iratok (49 TB) több mint 56 %-a. A 2008. évi, korábbi felmérésben megállapított értéknél (4 TB) hétszer több.

A korábbi felmérésben feltüntetett adatokhoz képest az iktatási

adatállományok mérete kevesebb, mint ötödére esett vissza. Az

iratkezelés több mint hatszorosára, az e-mail termelés ötszörösére

nőtt. Az adatbázisok mennyisége majd hetvenszer nagyobb a

korábban mértnél, a hang- és képrögzítés tizenötszöröse.


A korábban nem vizsgált éves gyarapodás adataiból számított

maradandó érték tovább árnyalja a képet. Vagyis az éves maradandó értékű iratgyarapodás 4,2 TB.

A BFL illetékességű szervek őrizetében lévő maradandó értékű

elektronikus iratok becsült éves növekménye (GB):

Iktatás iratkezelés adatbázis maradandó összesen

Maradandó %-os arány 100,00 50,00 80,00 xMaradandó mennyiség 48,87 783,22 3379,76 4211,85

Az adatfelvételi jegyzőkönyvek összesített adatait az alábbi táblázat tartalmazza:


Előzmények: a BFL munkatársai által végzett felmérés tapasztalatai

Az adatok megállapítása céljából az e-iratokat képző azon szervekhez, amelyek a

BFL illetékességi területén találhatók, kérdőívet küldtek. Az intézmény szervlistájából

kiválasztották azokat a szerveket, amelyek korábbi információk alapján rendelkeznek

e-iratokkal, illetve a válasz visszaküldése – a korábbi tapasztalatok alapján -

prognosztizálható volt. A munka ezen első fázisában (2007 és 2008 folyamán) tehát

nem kapott valamennyi illetékességi körbe tartozó szerv kérdőívet.

Céljaikat ismertető kísérőlevelet is mellékeltek a kiküldött kérdőívhez, de az adott

szerv kompetens személyeivel is felvették telefonon a kapcsolatot. Emellett a konkrét

adatösszesítést végző személyeknek elektronikusan is megküldték a kérdőívet.

Kérték, hogy így is küldjék vissza, ne csak papíralapon. Az elektronikus kérdőív az

adatok feldolgozását könnyítette, Excel-táblába rögzítették a válaszokat, míg a papír

alapú hivatalos válasz, a levéltári szervdossziékba került.

A kérdőív kitöltése során felmerülő kérdéseket, problémákat igyekeztek telefonon

tisztázni. Jelezték az iratképzőknek, hogy válaszaikat, illetve a beküldött adatokat

személyes ellenőrzés (szervlátogatás) során pontosítani kívánják (erre 2007-2008

folyamán nem került sor). Vagyis általában elfogadták a kérdőívben megküldött

válaszokat, azzal a fenntartással, hogy azok egyelőre tájékoztató jellegűek. A

meginterjúvolt szervek száma 2008-ban volt a legalacsonyabb, de a 2007-es

eredmények adataival korrigálták az összesítést (lásd az alábbi táblázatot).


1. táblázat. A BFL 2008. évi e-iratfelmérésének eredményei (GB)

BFL felmértilletékessé

g iktatás iratkezelés e-mailönkormányzat 3 24 640 720 240

jogszolgáltatás 2 44 1430,5 512 65,2

kórház 2 12 1,2 x 6

BRFK 1 1 175 175 175

területi x 56 x x x

oktatás 1 252 x x 5

Összesen 9 389 2246,7 1407 491,2

BFL adatbázismindösszese

n hang/képÖsszes becsült

önkormányzat 144 1744 132 1876

jogszolgáltatás x 2007,7 X 2007,7

kórház 73,5 80,7 6000 6080,7

BRFK 175 700 300 1000

területi x 0 X 0

oktatás 20 25 X 25

Összesen 412,5 4557,4 6432 10989,4Magyarázat a táblázathoz:

Jogszolgáltatás: bíróság, ügyészség; területi: dekoncentrált államigazgatási szervek: Apeh

stb.; oktatás: értékhatár feletti középiskolák. Mindösszesen oszlop az iktató és ügyiratkezelő

rendszerek, e-mail-ek, adatbázisok; a becsült oszlop: a hang/kép állományokkal kiegészítve,

azért becsült mert nem minden egyes szervtől kaptak adatot.

A beérkezett adatok feldolgozását, összesítését redukált formában hajtották végre.

Kizárólag szakterületre, főbb „e-irattípusra”, szöveges és kép/hang

állománytípusokra bontották az adatokat és a maradandó értéket megbecsülték.

A táblázatokban szereplő számadatok megállapításához egyszerű statisztikai

módszereket hívtak segítségül. Az egyes szakirányoktól beérkezett adatokat


kérdésenként összeadták és elosztották, mindig csak az értékelhető választ

beküldött szerv számával. Az így kapott átlagot - valószínűsítve a többi hasonló

tevékenységet végző iratképzőnél keletkezett e-iratok mennyiségét - felszorozták a

nyilvántartott, a szakirányhoz tartozó szervek számával.

Kivételt képezett a jogszolgáltatási szakirány, valamint a BRFK, ahol központosított

az elektronikus adatkezelés. Továbbá a fővárosi oktatási szakirány esetében, ahol a

FŐKIR 133 középiskola tanulmányi eredményeit tárolja, kétszeres szorzót

használtak.

Az évi iktatás, iratkezelés, adatbázisok, valamint ezek formátumonkénti terjedelmére

vonatkozó válaszok esetében mindig a magasabb értéket, általában a

formátumonként megadott számot fogadták el. Az összesen tárolt iratok

mennyiségére adott válaszok általában nem egyeztek a megelőző kérdésekre adott

számokkal, ezért ezt nem vették figyelembe. Tehát a kérdéscsoportokra adott

válaszokat maguk összesítették.

A fővárosi e-mail „termelésre” vonatkozóan nem rendelkeztek adatokkal, így a 2007.

évi felmérés eredményét vették alapul önkormányzatonként 10 GB-ot feltételezve.

A fővárosi önkormányzat által küldött 8 TB valószínűtlennek tűnt. Csakúgy, mint a

Fővárosi Bíróság által küldött 10,44 TB. A fővárosi önkormányzat adatbázisaira

vonatkozó 12 TB terjedelmi adatot sem vették figyelembe. Ezek a nagy számok

valószínűleg az összes időközi mentések terjedelmét is tartalmazták.

A kórházak esetében kiemelkedő számadatot a képi állomány mennyisége

eredményezte. Ebben az esetben a Péterffy Sándor utcai kórház válaszát vették

alapul. Náluk évi 0,5 TB keletkezik, míg az állományok akkori terjedelme 1,5 TB volt.

A BRFK esetében az e-irattípusonként beírt számok (175 GB) az általuk

nagyságrendileg felbecsült mennyiségi adatok számtani középértékei. A szerv hang

és képi állományok tekintetében adott válaszát 1 TB/nap nem vették figyelembe és a

PMRFK-tól kapott adatok alapján kalkuláltak.

A 2007. évi felmért 9 TB-hoz képest 2008-ban közel 11 TB-ra becsülték az e-iratok terjedelmét. A növekedés magyarázata, hogy korábban az egészségügyi

szakterületen keletkező mennyiségi adatokat nem vették figyelembe, továbbá az e-

iratok mennyiségének exponenciálisan évről-évről történő emelkedése. A 11 TB-ból

a maradandó értékű e-irat mennyiségét közel 4 TB-ra becsülték, 2007-ben ilyen

becslés nem történt.


A maradandó, levéltárba kerülő e-iratok körének, terjedelmének meghatározása az

előzetes felmérések alapján szinte lehetetlen feladat. Ilyen jellegű vizsgálatokat a

szakirodalom nem ismer. A papír alapú iratokra vonatkozó, korábbi iratvizsgálatok

alapján megállapított megőrzési százalékos számok rendkívül félrevezetők lehetnek.

Az alábbi táblázatban kísérletet tettek a maradandó mennyiség meghatározására. A

projekt megvalósítási szakaszában kell és lehet erre a kérdésre egzakt választ

találni.

2. táblázat. A BFL illetékességébe tartozó maradandó értékű e-iratok becslése 2008-

ban

iktatás iratkezelés e-mail adatbázishang/kép maradandó

összesenmaradandó

(%)100 50 20 80 10 -

maradandó érték (GB)

2246,7 703,5 98,24 330 643,2 4021,64

A táblázatban közölt százalékos arányok tájékoztató jellegűek. Az iktatási rendszerek

esetében egyértelműen a 100%-os megőrzés szükséges, míg az iratkezelő

rendszereknél 50 %-os arányt becsültek, hiszen az őrzési idő leteltével a papíralapú

dokumentumok egy része is selejtezhető. Az adatbázisok maradandó értékét 80%-os

arányra becsülték feltételezve bizonyos kisebb jelentőségű, maradandó érték

szempontjából elhanyagolható állományok létét. Az e-mailek esetében 20%-os

kulcsot állapítottak meg feltételezve a magánjellegű levelezés magas arányát,

ugyanakkor a hivatali levelezés közokirati jellegét hangsúlyozva. A kép és

hangrögzítéssel készült anyagok mennyiségét 10%-osra becsülték szigorúan véve a

maradandó érték fogalmát.


A Flexus Consulting által kidolgozott feladatmegvalósítás módszertan (2009-2010)

A 2009-ben küldött teljes körű kérdőívet nemcsak levéltáros, hanem informatikus

szakemberek bevonásával, valamint a szakterületenként kiválasztott nagyobb e-

iratképző szervek informatikusaival (pl. FB, Földhivatal) egyeztetve dolgoztuk ki.

A kérdőív (lásd I. sz. melléklet) főbb kérdéscsoportjai az elektronikus iktatás

helyzetére, az elektronikus iratkezelő rendszerek alkalmazására, az e-mail

archiválásra, bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának

helyzetére, az elektronikus adatbázisok helyzetére, a hang- és képrögzítésre, a

konvertálás, migrálás kérdésére, az intézményi honlapra, valamint az e-irattári

szolgáltatásokra vonatkoztak.

A levéltáros szakterületi referensek segítségével összeállítottuk a felmérés

szervlistáját (lásd II. sz. melléklet), amely a jogszolgáltatási, a rendészeti, az

egészségügyi, az önkormányzati, a dekoncentrált szervek és az oktatási

intézmények körét öleli fel.

A BFL részéről a felmérésben résztvevő személyek munkacsoportot alakítottak,

amelynek tagjai: Fehér Csaba (kapcsolattartó), Nagy László (informatikus), Kenyeres

István (E-levéltári projektvezető), Haraszti Viktor (E-levéltári projekt igazgató), Lux

Zoltán (informatikus), valamint szakreferensek Sarusi Kiss Béla és Tasnádi Ákos

(jogszolgáltatás), Korinek Tamás (egészségügy, rendvédelem), Sasfi Csaba

(oktatás), Rácz Attila (dekoncentrált szervek), Gerhard Péter (önkormányzatok),

Sipos András (földhivatal, iparkamara). Az egyes szervekkel folytatott interjúk

alkalmával ők segítették a munkát.

A metodika egyeztetését, az előálló problémákat, technikai kérdéseket az

időközönként tartott megbeszéléseken tisztáztuk.


BFL illetékességű szervek adatvagyon felmérése lefolytatásának szakaszai

1.Rövidtávon (előkészítés):

A korábbi kérdőívek felülvizsgálata, a kérdőív véglegesítése (I. sz. melléklet)

Szervjegyzék meghatározása (II. sz. melléklet)

Pilot-projekt egyes kiemelt szerveknél, workshop

A módszertan véglegesítése

Ütemezés: 1-2. hónap (2009. szeptember-október)

2. Középtávon (végrehajtás):

Kérdőív kiküldés,

Helyszíni személyes interjúk folytatása, adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése

Folyamatos adatrögzítés, szervcsoportonkénti összegzés

Kiértékelés szempontjainak kidolgozása

Értékelő résztanulmányok, jelentések elkészítése

Ütemezés: 3-9. hónap (2009 november-2010 május)

3. Hosszútávon (értékelés):

Adatvagyon felmérés összefoglaló elemzés, értékelő tanulmány, jelentés

elkészítése

Ütemezés: 10. hónap (2010 június)

Az eredetileg tervezett végrehajtási szakasz ütemezésén módosítani kellett,

ugyanis a dekoncentrált szervek ellenőrzése, mivel adatokat csak az országos

illetékességű felettes hatóságaik adhattak, a Magyar Országos Levéltárral


egyeztetve és részvételével kerülhetett végrehajtásra. Ezért a végrehajtási

szakasz befejezése júniusra tolódott, az értékelési szakasz befejezése pedig

szeptemberre.

Az elektronikus adatvagyon felmérés módszertanának alapvetései

A korábban folytatott gyakorlatnak megfelelően a meghatározott célcsoporthoz,

amelyet a levéltár gyűjtőköri jegyzéke alapján állítottunk össze, tájékoztató levél

kíséretében a BFL közreműködésével kiküldtük a véglegesített kérdőívet.

(A kérdőívek használhatósága tesztelésre került - pilot-projekt - néhány kiemelt

szervnél.) A kérdőívek visszaérkezését követően – rövid határidő max. 15 nap –, az

adatok kiértékelését, táblázatos rögzítését követően - a kitöltött adatlappal

személyesen is felkerestük a szerveket. A helyszínen a szerv informatikusait,

rendszergazdáit kerestük fel, akik érdemben tudtak nyilatkozni a tárolt e-iratokról.

A helyszíni ellenőrzés során pontosítottuk a kérdőívben adott válaszokat, (illetve

lehetőség szerint személyesen is meggyőződtünk azok valóságtartalmáról,

formájáról). Az ellenőrzés során a levéltár részéről informatikus mellett az adott

szakterület levéltárosának jelenléte is szükséges volt. A táblázatban rögzített

adatokat az interjúk alapján pontosítottuk, majd tematikusan összegeztük, illetve

értékeltük azokat. Az egyes adatfelvételekről jegyzőkönyv készült. Szakterületi

szervcsoportonként részjelentések, értékelő tanulmányok készültek. Végül az

elkészült munkaanyagot az eredmények tükrében összegző tanulmány formájában

rögzítettük.


Az elektronikus adatvagyon felmérésének részletes módszertana, a felmérés lefolytatása a konkrét feladatok tükrében

1. Előkészítési szakasz:

A korábbi kérdőívek felülvizsgálata, a kérdőív véglegesítése (I. sz. melléklet)

A felteendő kérdések körének meghatározása (szűkítés/bővítés).

A kérdések pontosítása szükséges. Egyértelmű válaszokat várunk, ezért

megfontolandó egy kitöltési és/vagy kérdezési útmutató kidolgozása is.

Felmerül az igen/nem jellegű válaszokat igénylő kérdéspontok felvétele,

gyarapítása.

Kockázatként merült fel a kérdőív túl részletes volta (hosszúsága), de

korábban alapelvként fogalmazódott meg a részletes felmérés igénye, így ezt

felvállaltuk.

Egységességre kell törekedni a válaszadások tekintetében, hogy a táblázatos

összesítés, értékelés során összemérhetőek legyenek a kapott információk.

Formátumok konkrét megoszlását is vizsgálnunk kell, továbbá egyéb

kérdésekre például konvertálás, migrálás is ki kell térnünk

E-irattári tájékoztató kidolgozása (III. sz. melléklet)

Szervjegyzék meghatározása (II. sz. melléklet)

Kiindulási alap a BFL-ben 2008 nyarán összeállított lista.

Alapelv: a lehető legszélesebb körű felmérés készítése.

Lehetséges szűkítések: Fővárosi Bíróság, Fővárosi Főügyészség, Főkir,

hiszen a fenti szervek összegyűjtött adatállományokat kezelnek az adott

szakterületen.


Pilot-projekt egyes kiemelt szerveknél

A kérdőív tesztelése a Fővárosi Bíróság, V. kerületi önkormányzat, Fok

kht, Szent Imre Kórház, Földhivatal esetében.

A kérdőív előzetes kiküldését követően felkeressük a szervet és együtt

készítjük el az anyagot, megmagyarázva az egyes kérdéseket.

Workshop a levéltárban

Figyelembe vesszük szempontjaikat, javaslataikat a kérdőív végleges

kialakításában.

A módszertan véglegesítése

A korábbi felmérések tapasztalatainak hasznosítása.

A felmérésben résztvevő munkatársak, levéltárosok, informatikusok javaslatai.

Maradandó érték meghatározása.

2. Végrehajtási szakasz:

Kérdőív kiküldés, személyes interjúk megkezdése

Véglegesített kérdőív postázása.

Szükség esetén előzetesen telefonon meg kell keresni a szervek kompetens

személyeit.

Kitöltési/kérdezési útmutatók mellett telefonos konzultáció lehetőségének

nyújtása.

Személyes interjúk időpontjának rögzítése, egyeztetése.

A helyszínen a szerv illetékeseivel a kérdőív ellenőrzése, pontosítása,

felmerült kérdések, problémák tisztázása.

Az e-iratok megtekintése (szoftverek, adatbázisok stb.).

Cél a lehető legpontosabb adatok kinyerése, egyértelmű válaszok

megszerzése.


Folyamatos adatrögzítés, szervcsoportonkénti összegzés

A beérkezett kérdőívek adatait folyamatosan rögzíteni kell excel

adattáblákban

A kialakításra kerülő excel-táblák mezői, elrendezése stb. megvitatása

Szakterületi szervcsoportonkénti munkafüzetek készítése

Kiértékelés szempontjainak kidolgozása

Egzakt számítások szükségesek, a becsült értékek kizárása szükséges.

Különüljenek el az egyes szakterületek adatai, a formátumok, kép és

hangrögzítés adatai.

Értékelő résztanulmányok, jelentések elkészítése

Már a végrehajtási szakaszban tanácsos rögzíteni bizonyos eredményeket,

összefoglalni esetlegesen lezárult szakterületi vizsgálatok eredményét.

Segítséget nyújthatnak a még folyó felmérések munkálatainál, illetve egyes

hibák, hiányosságok, még a végrehajtási szakaszban kiderülhetnek.

Érdemes az egyes szerveknél töltött időről jelentést készítni, illetve a

projektben résztvevők számára megküldeni, így a gyakorlati tapasztalatok

hasznosulása növelhető.

3. Értékelési szakasz:

Adatvagyon felmérés összefoglaló elemzés, értékelő tanulmány, jelentés

elkészítése

Az elkészült anyag (termék) tartalmazza az összefoglaló elemzést, valamint a

kérdőíveket, a munka-táblázatokat és a résztanulmányokat, jelentéseket.

Elkülöníthetően elemezni kell az egyes szakterületek kérdőpontok szerinti

adatait.


A kép és hangrögzítéssel készült iratok megoszlását, adatbázisok, e-mailek,

nyilvántartások


I. számú melléklet – kérdőív az e-iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

Az elektronikusan megküldött kérdőív formai hátterét használtuk fel az adatfelvételi

jegyzőkönyv alapjául. Eltérő színnel jelöltük a személyes interjúkon gyűjtött

tapasztalatokat.

KÉRDŐÍV

az elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

(2009)

1. Szerv megnevezése:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete:

2.1. Elektronikus iktatás helyzete Kitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó

adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag

iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük

csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.

2.1.1. Használnak-e elektronikus iktatást (szoftverek gyártója, megnevezések,

verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)?

Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány

2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek

gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?


Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen

eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a

sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?

100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok

(főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen

megtörtént.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel

működnek/működtek?

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek

(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra

történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként

teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat

támogat?


2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha

ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett

csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.

2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója,

megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok

száma)?

Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány

2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek

gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?

Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen

eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a

sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?

100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok

(főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen

megtörtént.

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel

működnek/működtek?


2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval

(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben

évente?(GB)

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok,

elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl.

doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső

fájlrendszer)?

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik,

milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben

inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?


támogat.



2.3. E-mail archiválás

2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill.

milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e

archivált mentési állományok?


2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?

2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete

2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és

jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?

2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete

2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus

adatbázissal?

2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból

készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az

adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő

program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?

Név Cél Csatolmány Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen

szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális

stb.)?



támogat.



2.6. Hang- és képrögzítés

2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre

alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű

információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy

ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az

audiovizuális állományokkal.

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?

2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük

megválaszolni.

2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus

adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB,

formátumfajtánként elkülönítve)?

Megnevezés Formátum GB

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már

konvertálás/migrálás?


2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány,

aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és

hogyan tudják használni ezeket az adatokat?

2.8. Intézményi honlap

2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?

2.9. E-Irattári szolgáltatások

Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az

elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?

Dátum:.............................

Adatszolgáltató neve, beosztása, elérhetősége (tel., e-

mail):..........................................


II. számú melléklet - Az elektronikus adatvagyon felmérésben érintett fővárosi szervek jegyzéke

Dekoncentrált szervek (11)

Tűzoltóság Fővárosi Parancsnoksága

APEH Kiemelt Adózóinak Igazgatósága

APEH Közép-Magyarországi Regionális Igazgatóság

Vám- és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális Parancsnoksága

Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal

Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal

Közép-magyarországi Regionális Munkaügyi Központ

Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség Közép-magyarországi

Munkaügyi Felügyelősége

Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség Közép-magyarországi

Munkavédelmi Felügyelősége

Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat Közép-magyarországi Regionális

Intézete

Oktatási Hivatal Közép-magyarországi Regionális Igazgatósága

Rendészeti szervek (2)

Budapesti Rendőr-főkapitányság

Repülőtéri Rendőr Igazgatóság

Jogszolgáltatási szervek (8)

Fővárosi Bíróság

Fővárosi Főügyészség

Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet (BVOP)

Budapesti Fegyház és Börtön

Budapesti Ítélőtábla

Fővárosi Igazságügyi Hivatal

Katonai Fellebbviteli Ügyészség

Budapesti Katonai Főügyészség


Oktatási szervek (2)

Főkir - FOK kht (középiskolák)

Budapesti Munkaerőpiaci Intervenciós Központ

Egészségügyi szervek (13)

Budapest Főváros Önkormányzat Módszertani Gyermekvédelmi Szakszolgálat

Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szent István és Szent László Kórház és

Rendelőintézet

Fővárosi Önkormányzat Szent János Kórház és Rendelőintézet

Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház

Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház

Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház és Rendelőintézet

Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház

Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky Kórház és Rendelőintézet

Fővárosi Önkormányzat Péterfy Sándor utcai Kórház és Rendelőintézet

Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház és Rendelőintézet

Fővárosi Önkormányzat Uzsoki utcai Kórház

Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor Kórház és Rendelőintézet

Fővárosi Önkormányzat Központi Stomatológiai Intézet

Önkormányzatok Polgármesteri Hivatalai (24)

Fővárosi Önkormányzat PH

I. Kerületi Önkormányzat PH

II. Kerületi Önkormányzat PH

III. Kerületi Önkormányzat PH

IV. Kerületi Önkormányzat PH

V. Kerületi Önkormányzat PH

VI. Kerületi Önkormányzat PH

VII. Kerületi Önkormányzat PH

VIII. Kerületi Önkormányzat PH

IX. Kerületi Önkormányzat PH

X. Kerületi Önkormányzat PH


XI. Kerületi Önkormányzat PH

XII. Kerületi Önkormányzat PH

XIII. Kerületi Önkormányzat PH

XIV. Kerületi Önkormányzat PH

XV. Kerületi Önkormányzat PH

XVI. Kerületi Önkormányzat PH

XVII. Kerületi Önkormányzat PH

XVIII. Kerületi Önkormányzat PH

XIX. Kerületi Önkormányzat PH

XX. Kerületi Önkormányzat PH

XXI. Kerületi Önkormányzat PH

XXII. Kerületi Önkormányzat PH

XXIII. Kerületi Önkormányzat PH

Egyéb szervek (2)

Fővárosi Földhivatal

Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara

A jegyzékbe összesen 62 szervet vettünk fel. Két katonai ügyészségi iratképzőnél,

valamint a Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetnél nem folytattunk interjút, mert a

kérdőívből kiderült, hogy nem őriznek elektronikus iratokat. Utóbbi szerv helyet a

Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságán jártunk. A dekoncentrált szervek

egy részét a Magyar Országos Levéltár közreműködésével látogattuk meg, ugyanis

ezen szervek esetében adatszolgáltatást csak az országos központi szervük

adhatott, amely MOL illetékességbe tartozik. Az APEH Kiemelt Adózóinak

Igazgatósága jelenleg még MOL illetékességű így ezt a szervet sem ellenőriztük.

Az Oktatási Hivatal MOL illetékességébe való tartozása a helyszíni interjún

tisztázódott.

Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség Közép-magyarországi

Munkavédelmi, illetve Munkaügyi Felügyelőségeinek adatait a Főfelügyelőségen

csak összesítve tudták megadni, így ezeket együtt elemeztük.

Mindösszesen 57 szervnél folytattunk le helyszíni interjút.


III. számú melléklet - Tájékoztató az Elektronikus Levéltár tervezett E-Irattári szolgáltatásairól

Az Elektronikus Levéltár (EKOP-1.2.8-08-2008-0001) kiemelt EU-s projekt

keretében 2011.09.30-ig létrejön a Központi Elektronikus Archívum Szolgáltatás

(KR), amely rendszernek az elsődleges feladata az elektronikus iratok hosszú távú,

katasztrófatűrő tárolása. A KR szolgáltatásait első sorban a közlevéltárak veszik

igénybe, a projekt jelenlegi fázisában a Magyar Országos Levéltár és Budapest

Főváros Levéltára. A KR-t 2011-től közszolgálati szerződés keretében a 100%-os

állami tulajdonban lévő Kopint Datorg Infokummunikációs Zrt. működteti a

Miniszterelnöki Hivatal megbízásából. A KR részeként kerül kiépítésre a közfeladatot

ellátó szervek számára az e-irattári szolgáltatás. A szolgáltatás elsődleges feladata

tárhely szolgáltatás, azt hivatott biztosítani, hogy a köziratképző szervek elektronikus

iratai az irattári tervekben meghatározott ideig fennmaradjanak, ami levéltárba adás

esetén a jelenlegi törvényi rendelkezések szerint 15 év. A szolgáltatás az

adatvédelmi előírásoknak megfelelően úgy kerül kialakításra, hogy az E-irattárba

beadott iratok feletti rendelkezési, betekintési jog kizárólagosan az iratképzőt illeti, a

beadott e-irattári anyagok tartalmához rajta kívül más szerv vagy személy nem férhet

hozzá. A szolgáltatást bármilyen magyarországi közfeladatot ellátó szerv igénybe

veheti, amennyiben erre majd szerződést köt az üzemeltetővel. A szolgáltatás díja 0

Ft.

Kik vehetik igénybe a szolgáltatást?

Mindazok az iratképzők, akik az E-levéltár üzemeltetőjével E-irattári szolgáltatási

szerződést írnak alá és olyan tanúsított iratkezelő szoftvert használnak, amelyik

rendelkezik az E-irattári tárolási szolgáltatás igénybevételéhez szükséges

interfésszel, elérhetik a rendszer által biztosított E-irattári szolgáltatásokat.

Az E-irattárhoz szerződéssel csatlakozott iratképző a szerződés érvényességi

ideje alatt irattári objektumokat helyezhet el az E-irattárba átmeneti tárolás céljából.

Az átmeneti E-irattár szolgáltatásai úgy kerülnek kialakításra, hogy az ott tárolt iratok

feletti rendelkezési jog – a mai jogszabályi előírásoknak megfelelően - az iratképző


szervnél maradjon. Az E-irattár legalapvetőbb szolgáltatása az átmeneti irattári

tárolási funkció biztosítása az iratképzők számára.

Irattárba vételAz átadás kizárólag a szerződött iratképző irattári szoftverének szabványos

interfészén keresztül valósulhat meg. Az átadás folyamán az átadó az átadott

objektumok mellett nyilatkozik azok irattári hierarchiában elfoglalt helyéről, típusáról,

az átadott objektumok formátumáról és a tervezett megőrzési időről.

Az E-irattárba átadott őrzési objektumot a rendszer különböző ellenőrzéseknek

veti alá:

ellenőrzi, hogy a tervezett őrzési idő nem nagyobb-e, mint a szerződés

érvényességi ideje

ellenőrzi, hogy a megadott formátumok támogatott formátumok-e

Tárolási szolgáltatásAz ellenőrzésen sikeresen átesett objektumokat a rendszer áthelyezi a végleges

tárolási helyükre és elvégzi az ehhez kapcsolódó technikai műveleteket.

Magát a tárolást az idevágó nem funkcionális és törvényi előírásoknak

megfelelően kell végrehajtani az egyes objektumok szintjén meghatározott tárolási

ideig, de legfeljebb a szolgáltatási szerződés érvényességének lejáratáig.

Irat kikeresésAz iratképző az általa átadott őrzési objektumokat, objektum csoportokat

kikeresheti, az általa beállított keresési feltételek alapján. Az ily módon előállított

találati listában szereplő elemek a rendszerben nem tekinthetőek meg, de a kikérés,

kivét, és a levéltárba adás műveletek kezdeményezhetőek rajtuk.

Irattári kikérésMivel a kiválasztott objektumok megtekintése adatvédelmi előírásoknak

megfelelően az E-irattár rendszerében nem lehetséges, csak az iratképző saját

rendszerében, így az E-irattár a kikérésre kiválasztott objektumokat kihelyezi a

megjelölt könyvtárba/interfész állományba.


Irattári selejtezésMindazon őrzési objektumok, amelyeknek lejárt a megőrzési ideje, vagy

amelyeket a felhasználó kiválasztott, selejtezésre kijelölhetőek. Ezek közül a

tényleges selejtezést az iratképző azon őrzési objektumokra fogja végrehajtani,

amelyek selejtezéséhez a levéltár hozzájárul.

Irattárból törlésAz iratképző az általa kiválasztott őrzési objektumokat – az iratselejtezési

szabályok betartásával - kitörölheti az irattárból.

Levéltárba adásEzzel az iratképző által kezdeményezett művelettel a kiválasztott őrzési

objektumok átkerülnek az E-levéltár beérkezési oldalára, az átvételre váró tételek

közé és innen kerülhet sor a levéltári átadás-átvételre.


A FŐVÁROSI SZÉKHELYŰ ÁLLAMIGAZGATÁS TERÜLETI SZERVEI ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS

AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE

A felmért iratképző szervek

2009. évben kiküldött kérdőívet 6 szerv (APEH Közép-Magyarországi

Regionális Igazgatóság, Vám- és Pénzügyőrség Közép-magyarországi

Regionális Parancsnoksága, Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági

Szakigazgatási Hivatal, Fővárosi Tűzoltó-parancsnokság, Állami

Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat Közép-magyarországi

Regionális Intézete, Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási

Hivatal) válaszolta meg e-mailben és/vagy levélben, 3 szervtől (Közép-

magyarországi Regionális Munkaügyi Központ, OMMF Közép-

magyarországi Munkaügyi Felügyelősége, OMMF Közép-magyarországi

Munkavédelmi Felügyelősége) azt a választ adták, hogy csak a felettes

szervek tudnak adni, illetve adhatnak információt.

A kérdőívekre adott válaszokból kiderült, hogy az államigazgatás területi

szerveinél az APEH, az ÁNTSZ, a munkaügyi központok és az OMMF

területi szerveinek egységes az elektronikus alapú iratkezelésük. A

központi adatbázisban tárolt BFL illetékességbe tartozó adatokról ezek a

szervek nem tudnak önálló, releváns adatokat szolgáltatni, ezért

szükséges volt az adatvagyon felmérésbe a BFL-en keresztül bevonni a

Magyar Országos Levéltár munkatársait. A MOL munkatársaival közösen

elvégzett helyi felmérések keretében lehetett a helyi államigazgatási

szervek adatállományaira vonatkozó információkat beszerezeni. A

felmérések azt mutatták, hogy a központilag tárolt adatok esetében nem


mindenhol lehetséges a területileg illetékes (megyei/fővárosi) levéltár

illetékességébe tartozó adatok leválogatása.

BFL illetékességébe tartozó szerv MOL illetékességébe tartozó szervAdó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal

Közép-magyarországi Regionális

Igazgatóság (APEH KMRI)

Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal

(APEH)

Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi

Szolgálat Közép-magyarországi

Regionális Intézete (ÁNTSZ KMRI)

Országos Tisztiorvosi Hivatal (OTH)


Munkaügyi Központ (KMRMK)

Foglakoztatási és Szociális Hivatal

(FSZH)

Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági

Szakigazgatási Hivatal (MGSZH)

Fővárosi Földhivatal (FFH)

Fővárosi Tűzoltóparancsnokság (FTP)


Államigazgatási Hivatal (KMRÁH)

Országos Munkavédelmi és Munkaügyi

Felügyelőség Közép-magyarországi

Munkaügyi Felügyelősége,


Felügyelőség Közép-magyarországi

Munkavédelmi Felügyelősége


Felügyelőség (OMMF)

Vám-és Pénzügyőrség Közép-

magyarországi Regionális

Parancsnokság (VP KMRP)


Az elektronikus iktatás helyzete

A kérdőív feldolgozásakor és a tájékoztató tartásakor kiderült, hogy a

szervek – a kérdőívben megfogalmazott világos kritérium ellenére –

helyenként összekeverték az ügykezelő programra vonatkozó pontokat

(2.2) és a kizárólag iktatásra használt ügykezelő programokat (2.1),

ezeket a hibákat a helyszíni felméréskor korrigáltuk.

Ezt a zavart csak fokozta, hogy a regionális (tehát korábban összevont)

szervek néhol megtartották a korábbi programjaikat (Fővárosi és Pest

Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal, Fővárosi Földhivatal,

Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal), így azok

mindkét pontban feltüntetésre kerülhettek.

A Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális

Parancsnokságnál a kérdőív kitöltése és megküldése után, 2010

márciusától álltak át elektronikus ügykezelésre.

A megvizsgált szervek közül 5 (ÁNTSZ Közép-magyarországi Regionális

Intézete, Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási

Hivatal, Fővárosi Földhivatal, Fővárosi Tűzoltóparancsnokság, Közép-

magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal, Országos

Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség) használ kizárólag

iktatóprogramot, illetve ügyintézésre is alkalmas, de „kizárólag” iktatásra

használt programot.

A Fővárosi Földhivatalban és körzeti földhivatalaiban általános az

elektronikus iktatás, viszont beadványokat csak papíralapon fogadnak be

és ezek elintézése is papíralapon történik. A körzeti földhivatalokban

alkalmazott BIIR rendszer az iratkezelés mellett az ingatlannyilvántartás

vezetésével kapcsolatos adatbázis-funkciókat is ellát. Kapcsolódik hozzá

a papíralapon vezetett tulajdoni lapok digitalizált képállománya is. A

Fővárosi Földhivatal közvetlenül nem vezet ingatlannyilvántartást, itt

másodfokú ügyintézés és a körzeti földhivatalok irányítása folyik. Az


ügyintézés papíralapon történik, a MIR rendszert csak iktatásra

használják.

A fővárosi szervek helyszíni felmérésekor kiderült, hogy az egyes szervek

rendkívül sokféle programot használnak, ez igaz az államigazgatás

területi szerveire is. A 6 szerv 9 féle iktatóprogramot használ, ami abból

adódik, hogy az ÁNTSZ területi szervei, illetve az Országos Tisztiorvosi

Hivatal különféle iktatóprogramot használ, ugyanez igaz a Fővárosi és

Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatalra is, ahol 2007-től

egyesültek a különféle szakterületek, amelyeknél (természetesen) más

programokat használtak, ezek mellett a Netregister nevű ügykezelő

szoftvert is párhuzamosan használták. 2010. június 1-jétől vezették be a

FIX ügykezelő szoftvert, amibe elvileg migrálták az összes eddig használt

rendszert. Az új rendszerről a felmérés időpontjában még nem tudtak

tájékoztatást adni.

Rendkívül tanulságos információ az, hogy a 9 használt programból

(illetve 6 szervből) csak 2 volt akkreditált.

Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány

ÁNTSZ Közép-

magyarországi

Regionális Intézete

KFKI EFRIR

Iratkezelés

(az ÁNTSZ

regionális és

kistérségi

intézetei

számára

1.9.31 2004 – –

(Országos

Tisztiorvosi Hivatal)

TeVeCom

p Bt.

Számítógépe

s

iktatóprogra

m az OTH

számára

V4.39

H

1993 – –


Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány

Fővárosi és Pest

Megyei

Mezőgazdasági

Szakigazgatási

Hivatal

Magó Bt. Wikt 1.5 2004-01-

01

- -

Fővárosi és Pest

Megyei

Mezőgazdasági

Szakigazgatási

Hivatal

Magó Bt. Kozikt 5.1 2000-01-

01

- -

Fővárosi és Pest

Megyei

Mezőgazdasági

Szakigazgatási

Hivatal

Belső

(FVM)

FVM Iktató 2003-01-

01

- -

Fővárosi Földhivatal FÖMI MIR 1.0.4 2006 - -

Fővárosi Tűzoltó-

parancsnokság

Szépligeti

Ferenc

IktatOK 1.5 2008.

január 1.

SGS

Hungária

HU

08/3283.1

Közép-

magyarországi

Regionális

Államigazgatási

Hivatal

AC Soft

Kft.

IRMA 2.1 2009-01 igen igen

Országos

Munkavédelmi és

Munkaügyi

Felügyelőség

H.Sz.Sz.

Bt.

IKTATÓ 2.0 1998 - -

Ezek közül csak a Fővárosi Földhivatalban történt meg a korábbi

iktatóprogram migrálása, a Fővárosi Tűzoltóparancsnokságban pedig

idén került bevezetésre az elektronikus iktatás, így migrálásról nem

beszélhetünk.


Különösen nehéz helyzetben van a 2007-ben a fővárosi és pest megyei

közigazgatási hivatalokból létrehozott Közép-magyarországi Regionális

Államigazgatási Hivatal, ahol a használatban lévő akkreditált program

(IRMA 2.1) mellett az iktatásnál gyakorlatilag még két szoftvert

használnak előzményezéshez, mert a különböző összevont szervek

iktatókönyveinek migrálása nem történt meg. Mindegyik programnak

külön rendszergazdája volt. Itt az IRMÁ-n belül külön iktatókönyvként

szerepelnek a peres ügyek, mert nem tudták beilleszteni az összes

tevékenységét a Lotus alapú programokba.

Szerv megnevezése

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen

adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

2.1.5. Dokumentáció

ÁNTSZ Közép-

magyarországi

Regionális

Intézete

EFRIR: ORACLE,

ENEF: MS ACCESS

Felhasználói kézikönyv.

Fővárosi és Pest

Megyei

Mezőgazdasági

Szakigazgatási

Hivatal

dBase/ Access Felhasználói kézikönyv

Fővárosi

Földhivatal

Kdir: Dataflex,

Iktató: Oracle,

MIR: Oracle 9i 10-50 tábla

felhasználói kézikönyv

Közép-

magyarországi

Regionális

Államigazgatási

Hivatal

ADMINISZTRÁTOR - Lotus

Notes alapú kliens-szerver,

SZÜR - Lotus Notes alapú

kliens-szerver,

IKTAT – saját adatbázis

kezelő, Peres ügyek – Access

Felhasználói kézikönyv, műszaki

dokumentáció, adatmodell

Országos Oracle 10g felhasználói kézikönyv, műszaki


Munkavédelmi és

Munkaügyi

Felügyelőség

dokumentáció, adatmodell

A migrálás mellett a legfontosabb kérdés az éles, illetve az egy évben

keletkező iratok száma volt. A 6 szervnél 13,48 GB adatállományt

tárolnak úgy, hogy évente 3,7 GB adatállomány keletkezik. A Közép-

magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal éves adatai az

országos rendszerből nem válogathatók le, arról pedig az elemzés

készítéséig nem érkezett információ. Ugyanígy az Országos

Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség adatai is országos

rendszerben kerülnek archiválására.

Szerv megnevezése 2.1.6. Jelenleg mennyi/mekkora az éles

(használatban lévő) adatállomány?(GB)

2.1.7. Mekkora a keletkező

adatmennyiség az elektronikus

iktatásban évente?(GB)

ÁNTSZ Közép-

magyarországi


2,60 0,5

Fővárosi és Pest Megyei

Mezőgazdasági

Szakigazgatási Hivatal

1,50 0,3

Fővárosi Földhivatal 1,00 0,3

Fővárosi

Tűzoltóparancsnokság

0,46 0,6

Közép-magyarországi

Regionális

Államigazgatási Hivatal

0,0256 Nem leválogatható.

Országosról még

nem érkezett

információ

Országos Munkavédelmi 7,9 (országos adat) 2 (országos adat)


és Munkaügyi

Felügyelőség

Összesen 13,4856 3,7

Hasonlóképp megvizsgáltuk az éles és az évente keletkező

ügyszámokat is. Ha nem számoljuk az Országos Munkavédelmi és

Munkaügyi Felügyelőség által szolgáltatott országos adatokat, akkor

875.212 fő- és alszám van a hat szerv iktatórendszerében úgy, hogy

évente 315.081 fő- és alszám keletkezik. Ha az említett szervet is

hozzávesszük ezek a számok 6.552.655-re és 1.204.718-ra

növekszenek

Az ÁNTSZ Közép-magyarországi Regionális Intézetének felettes

szervénél az Országos Tisztiorvosi Hivatalnál kaptunk országos

adatokat is. Itt kiderült, hogy mintegy harmincszor akkora az országos

állomány (11.592.240 ügyszám), mint a regionális, és az éves

növekedés is megdöbbentő (2.343.000 ügyszám).

1. Szerv megnevezése 2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban

?

2.1.10. Mennyi az éves iktatott ügyek száma?

(Fő- és alszámok

összesen.)ÁNTSZ Közép-magyarországi


435.512 162.884


Mezőgazdasági Szakigazgatási

Hivatal

150.000 40.000

Fővárosi Földhivatal 120.622 7.000

Fővárosi Tűzoltóparancsnokság 86.651 Első év, nincs

információ.




82.427 105.197

Összesen 875.212 315.081

Országos Munkavédelmi és

Munkaügyi Felügyelőség

5.677.443

(országos adat)

889.637

(országos adat)

Összsen: 6.552.655 1.204.718

Adatmentés mindenhol rendszeres, általában heti rendszerességgel

történik a mentés. A mentési gyakoriságot lásd a táblázatban.

Szerv megnevezése 2.1.11 Van-e rendszeres adatmentés?

ÁNTSZ Közép-

magyarországi


Az EFRIR: Oracle adatbázis esetében a rendszeres

mentés szalagra, Solstice Backup szoftver

segítségével.

A hét utolsó napján teljes mentés történik, egyéb

napokon inkrementális.

Archivált mentési állományokkal rendelkeznek.

Fővárosi és Pest

Megyei

Mezőgazdasági


A TeVeComp Bt. által fejlesztett szoftvernél a mentés

a Novell szerverről feladatütemező segítségével file

másolással történik (teljes mentés).

Archivált mentési állományokkal rendelkeznek

(adatbázisok DVD-n).

Fővárosi Földhivatal Mindig teljes mentés, DAT72 kazettára, ntbackup

programmal.

Archivált mentési állományok vannak.

Fővárosi


Van rendszeres adatmentés. Szalagos adathordozón

mind a három.

ARCVIEH. LTO-2



Regionális

Államigazgatási

Hivatal

A központi szerver helyileg a felettes szerv

épületében van, ott gondoskodnak az üzemeltetésről,

a mentésről és az archiválásról.

Az előző évek adatainak mentéséről teljes körűen,

napi rendszerességgel gondoskodnak.

Dosos IKTAT napi mentés, a többi napi/heti mentés.

Országos

Munkavédelmi és

Munkaügyi

Felügyelőség

EMC-VTL->QUANTUM szalagkönyvtár Legato-

Networkerrel inkrementális és teljes mentés.

Vannak archivált mentési állományok.

A Fővárosi Földhivatal kivételével minden szerv által használt szoftvernek

van export funkciója: DOC, KTML, PDF, DBF, XLS kiterjesztésekkel. Az

adatexport a Földhivatalnál is megoldható, mert táblákat, sémákat, illetve

teljes „mentési exportot” (dump) támogat. Formátuma: .DMP

(célprogrammal feldolgozható szöveges mentési állomány, ám nem valódi

export).

Levéltári szempontból a legnagyobb gondot az országos, központi

szerveknél vezetett, jelen felmérés adati alapján a területi szervekre nem

leválasztható, központi szerveknél tárolt iktatási adatok későbbi, levéltári

használhatóságának biztosítása jelenti. Az ugyanis nyilvánvaló, hogy az

állami levéltári hálózat hiányában a hagyományos adathordozókat a

területileg illetékes levéltárak veszik majd át, de az ehhez szorosan

kapcsolódó elektronikus iktatási állományok esetében a központi tárolás

nem segíti elő a helyi szinten tárolt iratok visszakereshetőségét. A

papíralapú adathordozók metaadatok a kutatás és ügyfélszolgálat részére

„halott anyaggá” válnak.


Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása

Az elektronikus ügykezelő rendszerek használatáról általánosságban

elmondható, hogy sehol sem használják teljes körűen, a papíralapú

iktatás valamely munkakörben, általában személyzeti iratok esetében,

megmaradt. A felmérés során derült ki, hogy a Vám- és Pénzügyőrség

Közép-magyarországi Regionális Parancsnoksága 2010 márciusában

állt át az elektronikus iktatásról elektronikus ügykezelésre.

Az APEH-nál az elektronikus adatállomány tárolása országosan egy

helyen történik (elvileg az APEH Számítástechnikai és Adóelszámolási

Intézetében), csak az elektronikus ügyintézés történik a területi szervek

illetékességének megfelelően dekoncentráltan.

A 6 szerv közül csak 3 rendelkezik tanúsítvánnyal. Adó- és Pénzügyi

Ellenőrzési Hivatal VMS – DSM, illetve VMS CACHE, a Fővárosi

Földhivatal Oracle 10g adatbázis-kezelővel működik. A Foglakoztatási

és Szociális Hivatal akkreditációja részleges, egyelőre a régi típust

használják, elkészült már az akkreditáció, de még nem vezették be,

egyelőre a levelezőrendszer nem tud csatlakozni hozzá.


Szerv neve

Gyártó Megnevezés

Verzió

Bevezetés

Akkreditáció

Tanúsítvány

Adó- és

Pénz-

ügyi

Ellen-

őrzési

Hivatal

Saját

fejleszté

s

DOKU 1.0 2009 Folyamatba

n.

Van

(tanusító

cég: Mátrix

Kft)

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

H. Sz.

Sz. Bt.

IMAP 2007 részleges

Fővárosi

és Pest

Megyei

Mezőgaz-

dasági

Szakigaz-

gatási

Hivatal

CNW Zrt. NetRegister V4.20.

45

2002 Tanúsított

rendszer

Tanúsítván

y reg.sz.:

02-

T7822/200

6-03595, NetRegister

, Modulok:

NetContac

t, NetPost,

V: 4,2,

Érvényes-

ség:

2010.dec.3

1. 24/2006

BM-IHM-

NKÖM

rendelet-

nek

megfelel


Szerv neve

Gyártó Megnevezés

Verzió

Bevezetés

Akkreditáció

Tanúsítvány

Fővárosi

Föld-

hivatal

FÖMI BIIR

Oracle

Form-ban

fejlesztett

alkalmazá

s

5.23 1997 – –

Vám- és

Pénzügy-

őrség

Közép-

magyaror

szági Regionális

Parancs-

nokság

Montana

Zrt.

MonDOC

iratkezelő

rendszer

(MonDOC

System)

4.2.0.

0125

2006.

vége

Cerktop

termék és

rendszertan

úsító ház

02-

T7746/200

6-03568

(tanúsítván

y

regisztráció

s száma)

Az 5 szerv 7 programja közül csak 2 szervnél (Adó- és Pénzügyi

Ellenőrzési Hivatal, Fővárosi Földhivatal) történt teljes körű migráció. A

Foglakoztatási és Szociális Hivatalnál az 1998-ig használt Magó

iktatórendszerből nem tudtak migrálni, mert teljesen más adatszerkezettel

rendelkezik, és a korábbi jogszabályoknak megfelelő adatokat

tartalmazta. Az ORACHI és a korábbi IMAP verziók adattartalma teljes

egészében migrálásra került. A nem konvertált adatbázist nem

használják.

Az APEH-nél minden nem selejtezett, illetve nem stornírozott ügy

iratainak minden adata, illetve az adatok közötti kapcsolat is migrálásra

kerül.

Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje


Adó- és

Pénzügyi

Ellenőrzési

Hivatal

saját fejlesztés IKTAT 1992-2009

Foglakoztatási

és Szociális

Hivatal

MAGÓ Szervezési és

Számítástechnikai Bt.

Magó

iktatórendszer

- 1998-ig

Foglakoztatási

és Szociális

Hivatal

H. Sz. SZ. Bt IMAP - 1999-2003

Foglakoztatási

és Szociális

Hivatal

ADM Kft ORCHI 5.5 2003-2006

Fővárosi

Földhivatal

FÖMI KDIR (a BIIR

elődje, csak

iktatási

funkciója volt)

Nincs

adat

1992-1996

Vám-és

Pénzügyőrség

Közép-

magyarországi

Regionális

Parancsnokság

Montana Rt. MonDOC Nincs

adat

2004-2006. év

végéig

Az összes ügyszámra vonatkozó adat a Foglakoztatási és Szociális

Hivatalnál az országos állományra vonatkozik, a Közép-magyarországi

régióra elméletileg lehetséges a szűrés, de felmérés lezárultáig nem

érkezett adat.

Az APEH-nál is elvileg leválogatható a regionális adatállomány, de csak

kézi vezérléssel, így jelenleg az országos adatokat tudtuk a felmérés

során figyelembe venni.

Az ügykezelő programoknál az elvárásoknak megfelelően jóval nagyobb

éles és évente keletkező adatállományt találunk, ez a 6 szervnél


meghaladja a 6,5 TB-ot, melyből a legkiterjedtebb az APEH-é (országos

adat!). Az évi növekmény is az 1 TB felett van, itt is az APEH

keletkezteti a legtöbbet.

Az összes ügyszám is elképesztő méretet ölt: több, mint 75 millió,

melyből az APEH jelenleg 59 millió fő- és alszámmal iktatott (országos

adat!), de ugyanilyen jelentős a Fővárosi Földhivatal 17 milliós iktatása

is.

1. Szerv megnevezése 2.2.6. Jelenleg mennyi/mekkora

az éles adatállomány?(GB)

2.2.7. Mekkora a keletkező

adatmennyiség az elektronikus

ügykezelő rendszerben évente?(GB)

2.2.8. Mennyi az összes

ügyszám (fő- és alszám) az

ügykezelő programban?

Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal 6000 1000 58.241.672

(országos

adat)

Foglakoztatási és Szociális Hivatal 1 0,2 526.582

(országos

adat)


Mezőgazdasági Szakigazgatási

Hivatal

5,85 9 8.323

Fővárosi Földhivatal 595 40 16.736.568

Vám-és Pénzügyőrség Közép-


Parancsnokság

25 0,06 175.767

Összesen: 6626,85 1049,26 75.162.330

Csak a Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási

Hivatalnál különítik el az egyes években keletkezett állományokat, évente


új adatbázis készül, de a korábbiak a szerveren továbbra is elérhetők,

használhatók (olvashatók!) maradnak.

Elektronikus csatolmányok közül a DOC és a PDF mindenhol

használatos, ezen kívül előfordul TIF, XLS, JPG és RTF is.

Mivel csak 3 program tanúsított, ezért sajnos nem mindenhol elvárás az

XML-export. A Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális

Parancsnokságán – bár a használt program tanúsított – csak halványan

élt az XML-export lehetősége, az informatikai vezető is csak a különböző

beállítású Excel-táblákat tudta prezentálni. Ugyanígy a 2007-ben lecserélt

program is Excel-táblába került, előzményezéskor is ezt használják.

Mindenesetre ez jelenleg levéltári átadásra alkalmasnak tűnik.


Szerv megnevezése

2.2.11. Van-e rendszeres

adatmentés?

2.2.12. Van-e a szoftvernek

export funkciója?

2.2.13. Milyen export

lehetőséget biztosít a rendszer

adatbázis-kezelő programja, és ez

milyen formátumokat

támogat?Adó- és

Pénzügyi

Ellenőrzési

Hivatal

Nagyteljesítményű

szervereken,

adatok

tükrözésével.

DOKU rendszer

elsősorban PDF

formátumban

menthető riportok

formájában, illetve

az elektronikus

postakönyvek XLS

formátumban

használja az

exportlehetőséget.

A legtöbb

rendszerük

ORACLE alapú,

amely többféle

expoRTFormátum

ot is támogat.

Foglakoztatási

és Szociális

Hivatal

Teljes mentés

naponta, DLT

kazetta, standard

Oracle

eszközökkel.

Nincs archiválás.

Listázhatók az

iktatási és

érkeztetési adatok

tetszőleges Excel-

táblán. Teljes

táblaexport

megvalósítható

Oracle-lel.

Szabványos

Oracle-export


Szerv megnevezése


adatmentés?


export funkciója?





támogat?Fővárosi és

Pest Megyei

Mezőgazdaság

i

Szakigazgatási

Hivatal

IBM VXA szalagos

– napi és teljes,

utóbbi 5 nap

bármelyike

visszaállítható.

Évenkénti archivok

a szerveren és az

ügyfélnél optikai

lemezen.

Törvényben előírt

meta-adatok

átadása - CSV

Dokumentumokat

MS RTF-be, a

listákat pedig CSV-

be, vagy XML-be

Fővárosi

Földhivatal

Szalagos

egységekre (DLT,

LTO), mindig teljes

mentés, CA

BrightStore illetve

ntbackup.

Archivált mentési

állományok

vannak.

Nincs Táblákat, sémákat,

illetve teljes

exportot támogat.

Formátuma: DMP.


Szerv megnevezése


adatmentés?


export funkciója?





támogat?Vám-és

Pénzügyőrség

Közép-

magyarországi

Regionális

Parancsnoksá

g

Naponta teljes

körű mentés,

Netpackup

szoftverrel, SQL

formátumban majd

a mentést

követően IBM

szalagra kerülnek

ki.

Archivált mentési

állomány nincs.

Igen van, PDF,

CSV, XLS

PDF? CSV? XLS

A BFL illetékességébe tartozó Fővárosi Földhivatal esetében érdekes

helyzet áll elő. Komoly fejlesztések és szoftverek készültek és készülnek

el, s bár ezek a földhivatal munkáját segítik elő, mégsem a területi

elhelyezkedésű földhivataloknál futnak. A földhivatalok mindegyike

önálló jogi személy, feladataikat – mint a jogbiztonság egyik

alapintézményét – jogszabályok sokasága szabályozza.

Ugyanakkor a többi dekoncentrált szervvel ellentétben a földhivataloknak

nincs központi szervük, irányító hatóságuk a Vidékfejlesztési

Minisztérium Földügyi Főosztálya. Ugyanezen osztály irányítása alá

tartozik a Földmérési és Távérzékelési Intézet (FÖMI), mely a Magyar

Országos Levéltár illetékességébe tartozó szerv.


A földhivatalok komoly fejlesztései mind a FÖMI keretében történtek, az

adatok tárolása is ott valósul meg. A felmérést a MOL lesz jogosult

elvégezni. A FÖMI által a földhivataloknál működtetett rendszer az

alábbiakban ismertetjük, mivel az adatok megosztása, levéltári átadás-

átvétele szempontjából a kiépült rendszer komoly illetékességi

kérdéseket vet fel, amit a levéltáros szakmánk kell megválaszolnia.2

A fejlesztések első fontos állomása volt a TakarNet rendszer kialakítása

volt, amely egyrészt biztosítja a földügyi szakág hivatalainak

számítógépes összekapcsolását, másrészt lehetővé teszi a földhivatali

adatbázisok távoli adathozzáférését külső felhasználók (regisztrált fizető

felhasználók) pl. bankok, közigazgatási intézmények, önkormányzatok,

közjegyzők, ügyvédi irodák stb. számára. 2002. június 10-én az ország

összes körzeti földhivatalában megkezdődött a TakarNet hálózaton

keresztüli tulajdoni lap másolat szolgáltatás, vagyis azóta mindegyik

körzeti földhivatal szolgáltat tulajdoni lap másolatot nemcsak saját

illetékességi területéről, hanem az ország bármely részéről. Külső

felhasználók 2003. áprilisa óta csatlakozhatnak a hálózathoz, ma már

több mint 9000 felhasználó használja a rendszer szolgáltatásait

üzemszerűen. A TakarNet regisztrált felhasználók a honlapon belépve

igénybe vehetik a számukra elérhető on-line földhivatali szolgáltatásokat:

elektronikus dokumentumként szolgáltatott nem hiteles tulajdoni lap

másolat (szemle vagy teljes) – különböző keresési szempontok szerint,

pl. helyrajzi szám, helyrajzi szám intervallum, ingatlan postai címe,

postacím részlete alapján stb.

elektronikus dokumentumként szolgáltatott, elektronikusan hitelesített

ún. e-hiteles tulajdoni lap másolat (szemle vagy teljes) – különböző

keresési szempontok szerint, pl. helyrajzi szám, helyrajzi

szám intervallum, ingatlan postai címe, postacím részlete alapján stb.

térképmásolat – belterületi, külterületi és zártkerti ingatlanokról

értesítés tulajdoni lap változásáról – széljegyzésről, címmódosításról,

szolgalom bejegyzéséről, tulajdonjog változásáról stb.

2 A földhivatalok minden papíralapú irata eddig a területi (megyei, fővárosi) levéltárakba került. A központosított nyilvántartást és adattárolást a FÖMI végzi, amely a Magyar Országos Levéltár illetékessége. A jövőbeni kérdés, hogy pl. a fővárosi ingatlanok TAKARNET-ben tárolt adatai melyik levéltárnál kerülnek majd hosszú távú megőrzésre.


elektronikus dokumentumként szolgáltatott e-hiteles földhasználati lap

másolat (teljes vagy részleges másolat) – különböző keresési

szempontok szerint

Az elmúlt húsz évben a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium

Földügyi és Térinformatikai Főosztálya (FVM FTF) - jelenlegi nevén

Vidékfejlesztési Minisztérium Földügyi Főosztálya (VM FF) - kezdetben

az EU PHARE programja segítségével, kisebb mértékben pedig a svájci

és a német kormány, valamint a magyar költségvetés, később pedig EU

pályázatok támogatásával jelentős beruházásokat hajtott végre az

ingatlan-nyilvántartás területén.

E beruházások eredményeképpen az összes tulajdoni lap adat

számítógépre került, valamint 2000 júniusa óta a TAKAROS (Térképen

Alapuló KAtaszteri Rendszer Országos Számítógépesítése) rendszer

üzemel az ország körzeti földhivatalaiban. Ez lehetővé teszi, hogy az

adatok karbantartását és az ügyiratkezelést számítógéppel végezzék.

Elkészült a földhivatalokat összekötő TakarNet hálózat is, amely az

ingatlan adatok távoli, elektronikus elérését biztosítja. 2007 óta

rendelkezésre állnak az ország teljes területének digitális ingatlan-

nyilvántartási térképei, amelyek szintén elérhetők távolról elektronikusan.

2009-ben országosan üzembe állt a digitális térképek

földhivatali karbantartását végző DATR rendszer, amely a térképi

adatokat a digitális alaptérképi szabványnak megfelelően kezeli.

A szolgáltató-felhasználó kapcsolat internet jellegű, web felületeken

keresztül valósul meg, így a felhasználók egy egyszerű internet böngésző

program segítségével érhetik el a TakarNet szolgáltatásokat. Web-lapok

segítik a felhasználók adatbázis-lekérdezéseit, illetve tájékoztatnak az

aktuális szolgáltatásokról, a szolgáltatások árairól, a földhivatalokról, a

földhivatalok ügyfélszolgálati rendjéről stb. A különböző szolgáltatások

igénybevételéhez eltérő web-lapok állnak rendelkezésre.

A szolgáltató-felhasználó kapcsolat interaktív, vagyis a kérés, kérelem

kitöltéséhez a rendszer támogatást nyújt, és az elsődleges ellenőrzés (pl.


létezik-e a megadott helyrajzi szám az illető földhivatalnál), valamint az

esetleges korrekció után azonnali válaszüzenet érkezik. Az ország

bármely pontjáról bármelyik földhivatal elérhető, vagyis pl. egy

balatonfüredi ingatlan tulajdoni lapja akár Budapesten vagy Miskolcon is

beszerezhető.

A TakarNet egy zárt számítógépes hálózat, amely korlátozott és

szigorúan ellenőrzött hozzáférést biztosít a külső felhasználók számára.

A külső felhasználók kizárólag védett átjárókon keresztül érhetik el a

hálózat számukra engedélyezett szolgáltatásait. A biztonságos

üzenetforgalmat többszintű titkosítási rendszer segíti, sor kerül pl. az

üzenetek tartalmának titkosítására, digitális kulcsok, felhasználó

azonosítók, jelszavak stb. használatára. A rendszer rögzíti és pontosan

azonosítani tudja a kérelmet benyújtó felhasználót, a lekérdezés

időpontját és tárgyát.

Az elektronikus dokumentumként szolgáltatott nem hiteles tulajdoni lap

másolat semmilyen formában (képernyőn megjelenítve, fájlba lementve,

kinyomtatva stb.) sem rendelkezik bizonyító erővel, ezért tartalmához

joghatások sem fűződnek. Hiteles tulajdoni lap másolatot és

térképmásolatot csak körzeti földhivatal szolgáltathat. A hiteles tulajdoni

lap másolatot 2002. február 4-e óta az erre a célra szolgáló biztonsági

elemekkel ellátott biztonsági papíron szolgáltatnak a földhivatalok.

Az EKOP keretén belül ez év szeptemberi tervezett megvalósítással

folyamatban van egy olyan projekt – „Földhivatali adatok elektronikus

non-stop szolgáltató rendszere ügyfélkapun keresztül” -, melynek

eredményeként a jelenleg 8 órás főmunkaidőben működő TAKARNET

rendszer a nap 24 órájában, elektronikus fizetési rendszer bevezetése

mellett lehetőséget biztosít a magánszemélyek számára is, hogy az

Központi Ügyfélkapun keresztül tulajdoni lap másolatokat kérdezzenek le.

E-mail archiválás


http://www.takarnet.hu/biztonsag/html/kezd.html

http://www.takarnet.hu/biztonsag/html/kezd.html

A szerveknél különböző levelezőrendszert alkalmaznak, melyek közül

legjellemzőbb az MS Exchange (5), illetve a Lotus Notes (2), Novell

GroupWise (2) és az MS Outlook (2). Az e-mailek mentése és

archiválása változó, egyértelműen kijelenthető mentés és archiválás csak

az APEH-nál és az ÁNTSZ-nél (OTH-nál) van. Az utóbbinál a korábbi

központi levelező rendszerből 95%-ot importáltak, a mostani állapotról

nincs még archiválás, mert nem teljes.

A teljes adatállomány jelenleg 1 és 2 TB közé tehető.

Az APEH-nál tervben van, és bevezetés előtt áll egy új belső

levelezőrendszer, ami az ügykezelő rendszer része lesz, így alkalmas

lesz hivatalos iratok átküldésére. Adatvédelem miatt a saját levelezés

innen különválik.


Szerv megnevezése

2.3.1. Milyen levelezőrends

zert használnak?

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill.

beérkező e-maileket?

2.3.3. Elkülönít

ik-e a mentési

állományokban az

egyes évek

tartalmát?

2.3.4. Mekkora

a mentett

állomány mérete (GB)?

Adó- és

Pénzügyi

Ellenőrzési

Hivatal

Lotus Notes Archiválás van. Az

elektronikus

ügyfélszolgálatokon

keresztül beérkező e-

mailek évenként

CD/DVD-re kiírásra

kerülnek.

igen,

részben

több száz

GB

ÁNTSZ Közép-

magyarországi

Regionális

Intézete

MS Exchange

2007

A mentés Symantec

Backup Exec System

Recovery szoftver

segítségével. Naponta

teljes mentés készül.

Archivált állományok is.

Az archivált állomány a

régi Sun One-ról,

mágneses szalagon.

nem 650


Szerv megnevezése


zert használnak?



2.3.3. Elkülönít

ik-e a mentési

állományokban az

egyes évek

tartalmát?

2.3.4. Mekkora

a mentett


Foglakoztatási

és Szociális

Hivatal (Közép-

magyarországi

Regionális

Munkaügyi

Központ)

MS Exchange

2003

nem nem 0

Fővárosi és Pest

Megyei

Mezőgazdasági

Szakigazgatási

Hivatal

MS

Exchange/Lotu

s/Szolgáltatói

(pop3).

Jelenleg

folyamatban

van az átállás

egységes MS

Exchange-re.

A különböző típusú

rendszereknél változó

részleges

Fővárosi

Földhivatal

Outlook

Express,

Squid

nem nem nem

Fővárosi

Tűzoltóparancsn

okság

Novell

Groupwise

nem nem nem


Szerv megnevezése


zert használnak?



2.3.3. Elkülönít

ik-e a mentési

állományokban az

egyes évek

tartalmát?

2.3.4. Mekkora

a mentett


Közép-

magyarországi

Regionális

Államigazgatási

Hivatal

MS Exchange

Országos

Munkavédelmi

és Munkaügyi

Felügyelőség

(OMMF Közép-

magyarországi

Munkaügyi

Felügyelősége,

OMMF Közép-

magyarországi

Munkavédelmi

Felügyelősége)

Novell

GroupWise

Igen, teljes körűen.

Vannak archivált

mentések (kilépő

esetén)

nem 100

Vám-és

Pénzügyőrség

Közép-

magyarországi

Regionális

Parancsnokság

MS Exchange

MS Outlook

2003

Az e-mailek központilag,

teljes körűen kerülnek

mentésre.

Archivált mentési

állományok nincsenek

nem 300


Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete

Az államigazgatás területi szervei közül elektronikus aláírással csak az

APEH és a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal

rendelkezik, előbbinél az elektronikus igazolási kérelmek befogadása,

illetve kiadása során használják, utóbbinál az adatszolgáltató emlékei

szerint évente talán egy ilyen irat jelentkezik az iktatásban. 6 szervnél

tervezik a bevezetést, az Országos Munkavédelmi és Munkaügyi

Felügyelőségnél 2011. január 1-jétől, árajánlatot már kértek, a Fővárosi

Földhivatalnál még információkat gyűjtenek róla, az OTH-nál (ÁNTSZ)

pedig egyértelműen a pénzhiányra hivatkoztak, hogy miért nem vezették

be eddig.

A Földhivatal esetében már előbbre lépésről lehet beszámolni az e-

tulajdoni lap megjelenésével Az elektronikus dokumentumként

szolgáltatott e-hiteles tulajdoni lap másolat olyan elektronikus okirat,

amelyen szerepel a szolgáltató hitelesítő záradéka (tanúsítvány) és a

szolgáltató fokozott biztonságú elektronikus aláírásával hitelesíti és

elhelyezi rajta időbélyegzőjét. Az e-hiteles okirat bizonyító erejű, és

igazolja, hogy az e-hiteles okirat az ingatlan-nyilvántartási adatbázisból

származik, és tartalma az időbélyegző által jelzett időpontban

megegyezett az ingatlan-nyilvántartási adatbázisban elektronikus

formában rögzített közhiteles hatályos adatokkal. Kinyomtatva, papír

formátumban nem minősül hiteles, bizonyító erejű dokumentumnak,

csak elektronikus formában rendelkezik bizonyító erővel.

A jogszabály-módosítások következtében 2010. január 1-jétől csak az e-

hiteles tulajdoni lap felel meg az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi


XXXV. tv.-ben szabályozott fokozott biztonságú elektronikus okirat

feltételeinek, így csak az e-hiteles tulajdoni lap másolat rendelkezik

mindazzal az okirati bizonyító erővel, amely megegyezik a teljes

bizonyító erejű magánokiratokhoz kapcsolt joghatásokkal, valamint csak

az e-hiteles tulajdoni lap másolat tekinthető az eljárási törvényekben

szereplő okirati bizonyítási eszközök virtuális megfelelőjének.

Szerv megnevezése 2.4.1. Elektronikus aláírás?

2.4.2. Ha nem, tervezik-e?

Adó- és Pénzügyi

Ellenőrzési Hivatal

Igen x

ÁNTSZ Közép-


Intézete

Nem

Foglakoztatási és

Szociális Hivatal (Közép-


Munkaügyi Központ)

Nem


Mezőgazdasági


Nem Tervben

Fővárosi Földhivatal Nem Tervben

Fővárosi


Nem Tervben


Regionális


Igen x


Országos Munkavédelmi

és Munkaügyi

Felügyelőség (OMMF


Munkaügyi

Felügyelősége, OMMF


Munkavédelmi

Felügyelősége)

Nem Tervben

Vám-és Pénzügyőrség


Regionális

Parancsnokság

Nem Tervben

Elektronikus adatbázisok helyzete

Az APEH nagy számban használ elektronikus adatbázisokat, szakmai

rendszereket. Ezek ismertetése jelentősen túlmutat a jelen felmérésen,

ezek részletes megismerése, feltérképezése hosszabb időt vesz

igénybe, illetve adatkezelési kérdéseket is felvet. Szükség esetén az

APEH és a levéltár közös munkabizottság létrehozásával tudná a

részletes felmérést megtenni.

Az elektronikus adatbázisok is nagy méretet tesznek ki, ezek – az

APEH, a Közép-magyarországi Munkaügyi Központ és az OMMF nélkül

– elérik 270 GB-ot, úgy, hogy az éves növekedés is meghaladja a 12

GB-ot. Ha ehhez hozzászámítjuk a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal

és az Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség által

szolgáltatott adatokat, jóval megdöbbentőbb mennyiség tárul a szemünk

elé: az elektronikus adatbázisokban tárolt információ meghaladja a

2.246 GB-ot úgy, hogy az éves növekedés is eléri a 340 GB-ot

(országos adat).


Szerv neve

Név Cél Csatol-mány

Formátum

Méret (GB)

Éves gyara-podás (GB)

Adatbázis-kezelő

ÁNTSZ

Közép-

magyar-

országi

Regio-

nális

Intézete

+ OTH

EFRIR nincs 20 4 Oracle

ÁNTSZ

Közép-

magyar-

országi

Regio-

nális

Intézete

+ OTH

Egészség-

ügyi

Szolgáltatók

Nyilván-

tartása

nincs 0,16 Oracle

ÁNTSZ

Közép-

magyar-

országi

Regio-

nális

Intézete

+ OTH

ÁNTSZ külső

portál

van PDF,

RTF,

XLS

0,02 MaxDB


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

ÁNTSZ

Közép-

magyar-

országi

Regio-

nális

Intézete

+ OTH

Fekvőbeteg

Területi

Ellátási Kötelezettség

nincs 0,065 MySQL

ÁNTSZ

Közép-

magyar-

országi

Regio-

nális

Intézete

+ OTH

MS Active

Directory

nincs

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

ÁFSZ Portál

internet

Infor-

mációk

publiká-

lása

igen PDF,

DOC,

XLS,J

PG,

BMP

15 3 MS SQL

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

ÁFSZ Portál

intranet

Infor-

mációk

publiká-

lása,

belső

kommuni-

káció

igen PDF,

DOC,

XLS,J

PG,

BMP

6,5 1 MS SQL


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

E-pálya Infor-

mációk

publiká-

lása,

pálya-választás-

sal

kapcsolat-

ban

igen x 1,5 0 MS SQL

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Rehab Rehabili-

tációs

támoga-

tást

segítő

alkalma-

zás

nem x 5,300 0,8 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

IR-FIR Nyilván-

tartások,

ellátások,

támoga-

tások

kezelé-

sére

kialakított

központi

rendszer

igen PDF 600 100 Oracle


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

KMMV Külföldiek

magyaror

-szági

munka-

vállalását

támogató

alkal-

mazás

Nem x 1,4 0,5 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Digiboard Hiba-

jelentés,

kommuni-

káció

igen DOC,

RTF,

XLS,

PDF,

JPG,

BMP

0,14 0,03 MS SQL

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Életút Egyének

ellátása-

inak és

támogatá

-sainak

összesí-

tése

nem x 0,5 100 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

EADAT Rendel-

kezésre

állási

támoga-

tásban részesülők

nyilván-

tartása

nem x 3 1 Oracle


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

ESTAT Csoportos

létszám-

leépítést

nyilván-

tartó alkal-

mazás

nem x 0,01 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Postás

rendszer

Nagy

tömegű

posta

külde-

mények

postázása

nem x 6 0,5 MS SQL


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Regiszter A

szociális,

valamint

gyermek-

jóléti és

gyermek-

védelmi

szolgál-

tatások

ellátására

kiadott

működési engedélyek

intéz-

mények

adatai,

fenntartók

nyilván-

tartásba

vétele,

jelentések

nem x 0,35 0,05 MS SQL

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Lépj egyet

előre 2

Lépj

egyet

előre

második

ütemét

elősegítő

alkal-

mazás

nem x 36 0,5 Oracle


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Lépj egyet

előre 2 2.

ütem

Lépj

egyet

előre

második

ütemének

folytatását

segítő

alkal-

mazás

nem x 4,6 1 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Adattárház Statisz-

tikai

kimutatás-

ok,

idősoros statisztikák

előkészí-

tésére és

publikálá-

sára

szolgáló

rendszer

nem x 955 100 Sybase

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

ETP-Sabedu Tananyag-

fejlesztő

alkal-

mazás

igen x 200,0

4

0,5 MS SQL


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

CÉL-TÉR Személy-

ügyi alkal-

mazás,

teljesítés-értékelések

kezelésére


Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Helpdesk ÁFSZ

helpdesk

nyilván-

tartója

igen Bármi

csatol

ható

50 1 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Szepro Szociális

ellenőri

rendszer

Nem 0,04 0,01 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

TÁMOP

1.4.1

Projektben

résztvevő

kedvez-

ményezettek

és

ügyfeleik

részére

nyújtott támogatás-

ok és

tevékeny-

ségek

nyilván-

tartása

Nem 0,02 0,1 MS SQL


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

TÁMOP 531 Szociális

területtel

együtt-

működő

egyének

munkaerő

piacra

történő

vissza-

vezetését

támogató

egyedi

egyénre

szabott

programok

kezelése

Nem 0,25 0,1 MS SQL

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Projekt portál Projekt-

hez

kapcsoló-

dó

dokumen-

tumok

megosz-

tását és

használa-

tát

elősegítő

alkalma-

zás

igen Bármi

csatol

ható

13 5 MS SQL


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Szociális

Pályázati

Rendszer

Szociális

intéz-

mények

támogatá-

sához

pályázati

rendszer

igen DOC,

tömö-

rített

állo-

mány

12 3 MS SQL

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

AKN Kötelezett-

ségvállalá-

sokat

nyilván-

tartó

pénzügyi

rendszer


Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

FINY Felnőtt-

képzési

intéz-

mények

nyilván-

tartását

elősegítő alkalmazás

Nem x 0,5 1 Oracle

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

Etalon Központi

törzs-

adattár

Nem x 53 5 Oracle


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Fővárosi

és Pest

Megyei

Mező-

gazda-

sági

Szak-

igazgatási

Hivatal

WinTiszt Személy-

zeti

nyilván-

tartás

Nem DBF 0,3 0,05 Visual

FoxPro

Fővárosi

Föld-

hivatal

Topobase Térképi

nyilván-

tartás

- - 196 10 Oracle

Fővárosi

Föld-

hivatal

IMI Pénzügy - - 0,3 0,06 Oracle

Fővárosi

Föld-

hivatal

PanSoft Pénztár - - 1,4 0,05 MSSQL

Fővárosi

Föld-

hivatal

WinPA Postázó - - 1,2 0,3 PostgreSQL

Fővárosi

Föld-

hivatal

Tatigazd Számvitel - - 0,021 0,001 Dbase

Fővárosi

Föld-

hivatal

Szemiramisz Személy-

ügy

- - 0,1 0,05 Dbase


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Közép-

magyar-

országi Regionális

Állam-

igazgatási

Hivatal

TÖRV Helyi

önkor-mányzatok

rendelete-

inek

nyilván-

tartása

igen PDF,

DOC,

XLS,J

PG,

BMP

5,3 0,5

Közép-

magyar-


Állam-

igazgatási

Hivatal

ÜGYKEZ Ügyiratok

nyilván-

tartása

(2008.12.

31-ig)

nem - 10 Lotus Notes

Közép-

magyar-


Állam-

igazgatási

Hivatal

GKTAM1 Súlyos

mozgás-

korláto-

zottak

gépkocsi

szerzési

támoga-

tása

igen DOC, 0,01 Access

Közép-

magyar-


Állam-

igazgatási

Hivatal

GKTAM2 Súlyos

mozgás-

korlá-

tozottak

gépkocsi

szerzési

támoga-

tása

igen DOC, 0,01 saját


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Országos

Munka-

védelmi

és

Munka-

ügyi

Felügye-

lőség

FEIR ellenőr-

zések nyílvántar-

tása

nem

tartal-

maz

8,10 2,00 oracle 10g

Országos

Munka-

védelmi

és

Munka-

ügyi

Felügye-

lőség

hatósági

nyilvántartás

a

rendezett

munka-

ügyi

kapcsola-

toknak,

valamint a

közbeszer

-zési

eljárások-

nak való

megfele-

lést a

pályázato-

kat

elbíráló, támogatást

nyújtó

szerveze-

tek

ellenőr-

zésére.

nem

tartalm

az

0,30 0,05


Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Országos

Munka-

védelmi

és

Munka-

ügyi

Felügye-

lőség

Wintiszt humán-

politikai

munka

automa-

tizálása

nincs 0,16 0,01 FoxPro

Országos

Munka-

védelmi

és

Munka-

ügyi

Felügye-

lőség

Primon Hálózati nyomtatók

monito-

rozása

nincs 2,30 2,00 MsSql

Országos

Munka-

védelmi

és

Munka-

ügyi

Felügye-

lőség

Cafeteria Cafetéria

rendszer

nyilván-

tartása


Országos

Munka-

védelmi

és

Munka-

ügyi

Felügye-

lőség

TÉR Teljesít-

mény

értékelő

rendszer



Szerv neve


Formátum

Méret (GB)


Adatbázis-kezelő

Országos

Munka-

védelmi

és

Munka-

ügyi

Felügye-

lőség

IMI Intéz-

ményi

Munka-

ügyi Információs

rendszer

(MÁK)

nincs 1,20 0,03

Vám-és

Pénzügy-

őrség

Közép-

magya-

rországi

Regio-

nális Parancs-

nokság

Robotzsaru

Neo

Bűnesetek

büntető-eljárásban

résztvevő személyek

nyilván-

tartása

igen RTF,

PDF,

jpeg

15 1,5 Linux alapú,

op rendszerű

Apache

webszerver,

Oracle

adatbázis

Össze-sen:

2226,272

340,711


Szerv megnevezése

2.5.3. Elkülönítik-e

a mentési állományok-ban az egyes

évek tartalmát?


adatmentés?


export funkciója?



adatbázis-kezelő

programja?

ÁNTSZ

Közép-

magyar-

országi

Regionális

Intézete

Nem Rendszeres

adatmentés

szalagra,

Solstice

Backup

szoftver

segítségével

.

A hét utolsó

napján teljes

mentés,

egyéb

napokon

inkrementáli

s.

Archivált

mentési

állományok

vannak.

EFRIR: html

és PDF

fájlba

exportálható

k a

lekérdezések

.

EFRIR:

Oracle

dump,

valamint a

táblák XLS,

CSV fájlba

exportál-

hatók.

Portál-

szerkesztő

keret-

rendszer

rendelkezik

export

funkcióval,

az export

funkció acp

állományt

készít.

Foglakoz-

tatási és

Szociális

Hivatal

(Közép-

nem igen,

változó,

változó,

változó

Excel,

akkreditáció

után XML


Szerv megnevezése



évek tartalmát?


adatmentés?


export funkciója?



adatbázis-kezelő

programja?

magyar-

országi

Regionális

Munkaügyi

Központ)

Fővárosi és

Pest Megyei

Mezőgaz-

dasági

Szakigaz-

gatási Hivatal

igen Igen (DAT

kazetta)

napi, hetente

felülíródik +

éves

Igen (XLS,

DBF,CSV

Fővárosi

Földhivatal

Nem Igen,

szalagos

egységre

(DAT, DLT),

ntbackup,

mindig teljes

Nincs Oracle, MS

SQL -

Táblákat,

sémákat,

illetve

teljes

exportot

támogat.

Formátuma

: DMP

(szöveges

állomány)

Közép-

magyar-

igen igen,

hálózati

Igen, XLS és

TXT

Lotus -

TXT és


Szerv megnevezése



évek tartalmát?


adatmentés?


export funkciója?



adatbázis-kezelő

programja?

országi

Regionális

Államigaz-

gatási Hivatal

Backup,

Windows

Backup,

naponta

teljes, heti

ismétlődésse

l

formátumoka

t támogat

XLS

formátu-

mokat

támogat

Vám-és

Pénzügyőrsé

g Közép-

magyar-

országi

Regionális Parancsnoksá

g

Ld.:

Rendőrség.

Teljes körű,

központi

napi mentés

van, az

Oracle

eszközeivel.

Majd

kimentésre

kerül

szalagra.

Jelenleg a

kimentés

folyamata

átalakítás

alatt van.

Ld.:

Rendőrség.

Lásd

Oracle

10.2


Hang- és képrögzítés

Az államigazgatás területi szerveinél a Foglakoztatási és Szociális Hivatal

(Közép-magyarországi Regionális Munkaügyi Központ), csak

rendezvényeken használ hang- és képrögzítést, ezeket nem archiválják.

Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal, Vám-és

Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális Parancsnokság úgy

nyilatkozott, hogy nincs hang- és/vagy képrögzítés.

Kérdésünkre a Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális

Parancsnokságon elmondták, hogy a rajtaütések során készült

felvételeket és az azokat tároló digitális adathordozók őrzését az

Országos Parancsnokság Hivatala koordinálja.

Hosszú távon csak az APEH és az FTP őrzi – archiválja az anyagot, az

OMMF pedig file szerveren őrzi.

Az archivált állomány nagysága 70 és 100 GB közé tehető.


Szerv megnevezése

2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység

dokumentálására hang- és

képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e

hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen

jellegű információkat,

milyen adathordozóra

és milyen formátumokban

rögzítenek?

2.6.3. Van-e ehhez

nyilvántartó alkalmazásuk?

Ha igen, akkor

részletezzék, hogy ebben

milyen adatokat

rögzítenek, és hogyan

kapcsolják össze ezeket

az audiovizuális állományokkal

2.6.4. Mekkora az

eddig keletkezett/

tárolt állományok mennyisége?

Adó- és

Pénzügyi

Ellenőrzési

Hivatal

Igen, a telefonos

Ügyintézői Contact

Center rögzíti a

hívásokat és iratként

iktatásra is kerülnek

az egyes

hangfelvételek.

Megőrzési idő

végéig

megőrzésre

kerül. Az

archiválás

mágnes-

szalagon

történik.

Rögzített

hangfájlok PCM.

formátumúak.

Központi

nyilván-

tartásba

kerülnek.

Kb 10.000

hívás/hó,

1.600

munkaállom

ás. A

telefonos

ügyfél-

szolgálatra

eddig

országosan

19.000

telefonhívás

érkezett,

ebből

14.100

rögzítésre

került,

kiterjesztése

PCM,


Szerv megnevezése









rögzítenek?

2.6.3. Van-e ehhez


Ha igen, akkor


milyen adatokat




2.6.4. Mekkora az

eddig keletkezett/


ÁNTSZ Közép-

magyarországi

Regionális

Intézete

Az Országos

Transzplantációs

Nyilvántartás DSR

hangrögzítő

berendezést használ

a CRACenter nevű

szerverhez

csatlakoztatva.

A rögzítés saját

formátumban a

szerver HDD-

jére kerül.

Nincs 13 GB

Fővárosi

Földhivatal

Igen (Vezetői

ülésekről készült

hanganyagot csak a

jegyzőkönyv-

készítéshez

használják, nem

archiválják. Az

informatikai

osztályhoz el sem

jut.)

Igen,

terepfelmérési

fotókat,

merevlemezen,

JPG

formátumban

nincs (FÖMI-

nél van)

2


Szerv megnevezése









rögzítenek?

2.6.3. Van-e ehhez


Ha igen, akkor


milyen adatokat




2.6.4. Mekkora az

eddig keletkezett/


Fővárosi

Tűzoltó-

parancsnokság

Igen „Örökre.” Fotó,

Videó, CD,

DVD, QXD,

TIFF, JPG,

VOB, MPG,

MP3,

CD DVD a

jellemző. Nem

történik

önrevízió a CD-

k, DVD-k

vonatkozásában

Nincs 500 GB

Közép-

magyarországi

Regionális

Államigazgatási

Hivatal

Igen nem őrzik

hosszútávon

Országos Igen, digitális képek AVAMAR Nincs, file


Szerv megnevezése









rögzítenek?

2.6.3. Van-e ehhez


Ha igen, akkor


milyen adatokat




2.6.4. Mekkora az

eddig keletkezett/


Munkavédelmi

és Munkaügyi

Felügyelőség

(OMMF Közép-

magyarországi

Munkaügyi

Felügyelősége,

OMMF Közép-

magyarországi

Munkavédelmi

Felügyelősége)

mentés server


Konvertálás, migrálás

Szerv megneve

-zése

2.7.1. Vannak-e már nem használt

(migrálásra nem került) elektronikus adatállomá-

nyaik, ha igen, ezek megneve-zése és a

tárolt adatok mennyisége

(GB, formátum-fajtánként

elkülönítve)?

2.7.2. Van-e olyan

elektronikus adatállomá-

nyuk, melyben

történt már konvertálás/migrálás?

2.7.3. Ha igen,

mikor, és mi volt a forrás és

mi a célformát

um?

2.7.4. Milyen

tapaszta-latokat szerez-tek az eljárás során?

2.7.5. Ha nem történt

konvertálás/migrálás,

van-e olyan elektronikus

adat állomány, aminek a

konvertálása/migrálása szükséges

lenne?

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem

történt meg a

konvertálás/migrálás, és

hogyan tudják

használni ezeket az adatokat?

Foglal-

koztatási

és

Szociális

Hivatal

(Közép-

magyar-

országi

Regioná

-lis

Munka-

ügyi

Központ)

van 2006-

2008

DBF-ből

Oracle

adatbá-

zisba.

Nehéz

volt,

mert új

program

került

beveze-

tésre,

aminek

az

eredeti clipperes

program-

hoz

képest

más lett

a

logikája.

Eltérő

mező-

szerkezettel

nem tudták

migrálni az

adat-

állományt,

mert a

jogszabály

közben

megvál-

tozott.


Szerv megneve

-zése

2.7.1. Vannak-e már nem használt

(migrálásra nem került) elektronikus adatállomá-

nyaik, ha igen, ezek megneve-zése és a

tárolt adatok mennyisége

(GB, formátum-fajtánként

elkülönítve)?

2.7.2. Van-e olyan

elektronikus adatállomá-

nyuk, melyben

történt már konvertálás/migrálás?

2.7.3. Ha igen,

mikor, és mi volt a forrás és

mi a célformát

um?

2.7.4. Milyen

tapaszta-latokat szerez-tek az eljárás során?

2.7.5. Ha nem történt

konvertálás/migrálás,

van-e olyan elektronikus

adat állomány, aminek a

konvertálása/migrálása szükséges

lenne?

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem

történt meg a

konvertálás/migrálás, és

hogyan tudják

használni ezeket az adatokat?

Fővárosi

Föld-

hivatal

Nincs igen 2005-

2008

között

folyama

-tosan,

Oracle

7-ből

Oracle

10g-re

nagy

pontos-

ságot,

figyel-

met

igénylő

feladat

x x

Közép-

magyar-

országi

Regio-

nális

Állam-

igaz-

gatási

Hivatal

nincs A feladat

aktualitását

vesztette,

két

alkalmazás

van

egyidejűleg

használat-

ban


Intézményi honlapok

Mindegyik szervnek van honlapja, bár csak a Közép-magyarországi

Regionális Munkaügyi Központ, Fővárosi Földhivatal, Fővárosi

Tűzoltóparancsnokság és a Közép-magyarországi Regionális

Államigazgatási Hivatal rendelkezik közvetlen elérhetőséggel, a többi

szerv a központi honlapról érhető el. A Vám-és Pénzügyőrség Közép-

magyarországi Regionális Parancsnokságnak egy külső internetes és

egy belső intranetes honlapja is van, de mind a külső, mind a belső

honlap központi kezelésű.

Szerv megnevezése 2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap

tartalmát?

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel

és milyen időközönként?

Adó- és Pénzügyi

Ellenőrzési Hivatal

Minden felkerülő adat

archiválásra kerül.

A keletkezés szerinti

formátumban

ÁNTSZ Közép-


Intézete

JBOSS, MAX BB.

WEBON, PONTAL

MOTOR

x

Foglakoztatási és Szociális

Hivatal (Közép-


Munkaügyi Központ)

Nem


Mezőgazdasági


Nincs információ

Fővárosi Földhivatal A minisztérium

honlapján van tárhelyük,

a mentésekről ők

gondoskodnak

x


Szerv megnevezése 2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap

tartalmát?

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel

és milyen időközönként?

Fővárosi


Nem Nem


Regionális Államigazgatási

Hivatal

Igen Változás esetén mentés

funkció

Országos Munkavédelmi és

Munkaügyi Felügyelőség

Igen Taper linux, A mentések

idejét Informatikai

biztonsági okok miatt

nem adhatjuk meg.

Vám-és Pénzügyőrség


Regionális Parancsnokság

Nem

BFL illetékes-ségébe tartozó

szerv

MOL illetékes-ségébe tartozó szerv

Adó- és

Pénzügyi

Ellenőrzési

Hivatal Közép-

magyarországi

Regionális

Igazgatóság

(APEH KMRI)

www.apeh.hu/regiok/

kozepmagyarorszag

Adó- és

Pénzügyi

Ellenőrzési

Hivatal

(APEH)

www.apeh.hu


http://www.apeh.hu/

http://www.apeh.hu/regiok/kozepmagyarorszag

http://www.apeh.hu/regiok/kozepmagyarorszag

Állami

Népegészség-

ügyi és

Tisztiorvosi

Szolgálat

Közép-

magyarországi

Regionális

Intézete

(ÁNTSZ KMRI)

http://efrira.antsz.hu/pest/

index.html

Országos

Tisztiorvosi

Hivatal

(OTH)

www.kszgysz.hu/

otfoorvh.htm

www.antsz.hu/portal/

oldalak/index.page

Közép-

magyarországi

Regionális

Munkaügyi

Központ

(KMRMK)

www.kmrmk.afsz.hu/ Foglakoztatá

si és

Szociális

Hivatal

(FSZH)

http://www.afsz.hu/

engine.aspx?

page=full_AFSZ_KOZ

OS_Foglalkoztatasi_H

ivatal

Fővárosi és

Pest Megyei

Mezőgazdasági

Szakigazgatási

Hivatal

(MGSZH)

www.mgszh.gov.hu/

kapcsolatfelvetel/

elerhetoseg/megye/

fovaros_elerhetoseg/

fovaros_pest.html

Fővárosi

Földhivatal

(FFH)

www.fovaros.foldhivatal.hu

/index.php?

option=com_content&task

=view&id=112&Itemid=13

4

Fővárosi

Tűzoltó-

parancsnokság

(FTP)

www.tuzoltosagbp.hu/


http://www.tuzoltosagbp.hu/

http://www.fovaros.foldhivatal.hu/index.php?option=com_content&task=view&id=112&Itemid=134



http://www.mgszh.gov.hu/kapcsolatfelvetel/elerhetoseg/megye/fovaros_elerhetoseg/fovaros_pest.html



http://www.afsz.hu/engine.aspx?page=full_AFSZ_KOZOS_Foglalkoztatasi_Hivatal



http://www.kmrmk.afsz.hu/

http://www.antsz.hu/portal/oldalak/index.page

http://www.antsz.hu/portal/oldalak/index.page

http://www.kszgysz.hu/otfoorvh.htm

http://www.kszgysz.hu/otfoorvh.htm

http://efrira1.antsz.hu/pest/index.html

http://efrira1.antsz.hu/pest/index.html

Közép-

magyarországi

Regionális

Államigazgatási

Hivatal

(KMRÁH)

www.bfkh.hu/

Országos

Munkavédelmi

és Munkaügyi

Felügyelőség

Közép-

magyarországi

Munkaügyi

Felügyelősége,

Országos

Munkavédelmi

és Munkaügyi

Felügyelőség

Közép-

magyarországi

Munkavédelmi

Felügyelősége

Országos

Munkavédel

mi és

Munkaügyi

Felügyelősé

g (OMMF)

www.ommf.gov.hu/

Vám-és

Pénzügyőrség

Közép-

magyarországi

Regionális

Parancsnokság

(VP KMRP)

http://www.vam.hu/

viewBase.do?

elementId=55&modulId=1

E-Irattári szolgáltatás


http://www.vam.hu/viewBase.do?elementId=55&modulId=1



http://www.ommf.gov.hu/

http://www.bfkh.hu/

A szervek a megfelelő előkészítés után igényelnék az e-irattári

szolgáltatást, de mindenhol hangsúlyozták, hogy felelős vezetői döntés

szükségeltetik hozzá (ez több esetben központi döntést igényel).

Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatalnál felhívták a figyelmünket, hogy

az APEH többek közt az elektronikus ügykezelés bevezetésével jóval

megelőzte a jogszabályokat, így felajánlották és kérték, hogy mind a

jogszabályi előkészítésben, mind az e-irattár kiépítésében szívesen

megosztanák tapasztalataikat az Elektronikus Levéltár projekttel, és

segítenének az előkészítésben is.

Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális

Parancsnokságon az e-irattári szolgáltatást akkor tartanák érdekesnek,

ha az általuk kiválasztott iratok rögtön olvashatók is lennének.

Értelmezésük szerint „a tájékoztató szerint a kiválasztott iratok nem

érhetők el közvetlenül, hanem egy lista alapján a levéltár összeállítja az

igénylést, s csak azt követően jutunk az ügyiratunkhoz. Nem derül ki,

hogy a kiválasztásunktól a levéltári összeállításig mennyi idő telik el.”

A Fővárosi Földhivatal esetében az adatok tárolását a FÖMI valósítja

meg, így a kérdésnek a MOL felmérésben kell megjelennie.

Digitalizálás

Egyértelműen az APEH-nál vetődött fel az iratok széles körű

digitalizálása, és ezzel párhuzamosan a papíralapú iratok

megsemmisítése is. Az OTH-nál rendkívül hasznosnak tartanák a

digitalizálást, de egyelőre pénzforrás hiányában ez lehetetlen, ők is

felvetették a digitalizált iratok eredeti, papíralapú verzióinak

selejtezhetőségét. E két szerv irattára(i) a legmegterheltebb(ek).

A földhivatalok esetében komoly fejlesztések történtek. 1996 óta folyik a

fővárosi digitális ingatlan-nyilvántartási térképek készítése és forgalomba

adása. 2007 tavaszára elkészült az utolsó kerület adatállománya is. A

budapesti DAT térképek előállítására csak 2000 elején került sor. A svájci

segélyprogram keretében telepített INFOCAM térképkezelő program

1998-ban kezdett üzemelni elsőként az V. és a XIV. kerületek adataival.


Az INFOCAM rendszer bevezetése során szerzett tapasztalatok alapján

kezdődött el az egyes kerületek nyilvántartási térképeinek beltartalmának

digitalizálása. 2000 elejétől felgyorsult a DAT térképek előállítása és ez

magával hozta a gyorsabb ütemű forgalomba adást is. 2007 június 29-én

utolsóként forgalomba adták a XII. kerület digitális ingatlan-nyilvántartási

térképi adatállományát is és ezzel befejeződött Budapest ingatlan-

nyilvántartásának digitális átalakítása. A BIIR rendszerbe a tulajdoni lap I.

oldalának feltöltése a korábbi KDIR rendszerből illetve kézzel történt

Térképkezelő rendszerként 1998-tól a svájci LEICA INFOCAM V6

objektumorientált térinformatikai rendszer üzemelt. A szerver: SUN

V880, az adatbázis : ORACLE 7.3.4.0.1. Az INFOCAM fejlesztését 2002-

ben a LEICA leállította és minden support jogot eladott az ITV svájci

cégnek. A SUN szerverek és munkaállomások fejlődése olyan ütemben

változott, hogy jelenleg már csak használt és felújított eszközöket lehet

kapni, amelyeken az INFOCAM alkalmazás még futtatható. A probléma

jelzése után az ITV megpróbált olyan megoldásokat találni, amely az

INFOCAM rendszer kiváltását lehetővé teszi úgy, hogy az a folyamatos

munka mellett adatvesztés nélkül átvegye az INFOCAM szerepét.

2004-ben tesztelték az első ITV által ajánlott programot, amely végül nem

felelt meg a kívánt követelményeknek. 2005 tavaszán került bemutatásra

a TOPOBASE rendszer, amely rövid tesztelés után elfogadásra került,

mint az INFOCAM program utódja. 2006 január 1-jétől a Budapesti 2.

számú Körzeti Hivatalban 2007. január 1-ig párhuzamosan működött a

két rendszer. 2007.január 1-jétől a hiteles nyilvántartási térképet a

TOPOBASE rendszer kezeli. A TOPOBASE rendszer Windows alapú

szerver, ORACLE 10G adatbázis, PC kliensgépekkel. A földhivatali

térkép adatszolgáltatás a következő adatok kiszolgálását biztosítja:

helyszínrajzok kiadása (analóg), földmérési adatszolgáltatás (digitális,

analóg), teljes közigazgatási egységet lefedő térképek (digitális), vonalas

létesítmények környezetének térképi szolgáltatása (digitális), időközi

változások szolgáltatása (digitális), tematikus térképek egyedi


megrendelések alapján (digitális, analóg). Az adatok biztonsági tárolását

ez esetben is a FÖMI végzi.


A FŐVÁROSBAN MŰKÖDŐ ÖNKORMÁNYZATOK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ

EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE

Az elektronikus adatvagyon felmérése valamennyi, a fővárosban

működő önkormányzatot érintette, tehát Budapesti Főváros

Önkormányzata Polgármesteri Hivatalát, valamint a kerületi (I-XXIII.)

önkormányzatokat. Az érintett szervek által visszaküldött kérdőívek

pontosítását és kiegészítését tartalmazó adatfelvételi jegyzőkönyvek

felvételét szolgáló helyszíni interjúkra 2010. január 18. és 2010. április 7.

között került sor. Ezt követően még több önkormányzat (II., V., XV.,

XXII. kerület), írásbeli kiegészítést is küldött.

Elektronikus iktatás helyzete

Valamennyi budapesti önkormányzatnál iktatás céljából iktatószoftvert

használnak. Az elektronikus iktatást majdnem minden kerületben még a

tanácsi korszakban, 1984-1990 között vezették be, kivéve a Fővárosi

Önkormányzatot, ahol 1993-ban, a VI. kerületet, ahol 1992-ben, a XVII.

kerületet, ahol 2000-ben, és értelemszerűen az 1994 óta működő XXIII.

kerületi önkormányzatot. A kizárólag papíralapú iktatás csak néhány

speciális területen (jellemzően a titkos ügykezelésnél [TÜK]) maradt

fenn, ahol nagyon ritkán történik iktatás, előfordul, hogy 4-5 évente csak

egy alkalommal. Az önkormányzati iktatási eljárástól különböző (inkább

a rendőrségi iktatási rendszerre hasonlító) szabálysértési iktatásra külön

(gyakran még régi, DOS-os) iktatószoftvereket használnak.


A kérdőív megkülönböztette az kizárólag iktatásra, illetve az elektronikus

ügykezelésre is használt szoftvereket, de némely esetben a félreértették

a kérdést: voltak olyan kerületek (nevesítve a II., a VII., a X. és a XIX.

kerület), ahol az ügyiratkezelésre vonatkozó kérdéscsoportot válaszolták

meg, noha a szoftvert kizárólag iktatásra használják, mert úgy

értelmezték a kérdőívet, hogy ha a szoftver képes elektronikus

ügykezelésre, akkor azt a kérdéscsoportot kell kitölteniük. Ezért azok az

esetek, ahol az ügykezelő rendszert kizárólag iktatásra használják, az

elektronikus ügykezelés helyzete című fejezetben kerülnek kifejtésre,

hiszen előbb-utóbb ezeket a szoftvereket ügykezelésre is fogják

használni. Minden tanúsított szoftver képes ügykezelésre is, ezért csak

a nem akkreditált szoftvereket használó önkormányzatokat érdemes itt

közelebbről megvizsgálni. Nem akkreditált szoftvert jelenleg kizárólag a

III., a VI. és a VIII. kerületben használnak. A III. kerületnél ennek az az

oka, hogy, noha 2010. január 1-jével tervezték bevezetni az akkreditált

Doquis programot, de a migrálás során felmerült problémák miatt el

kellett halasztaniuk a bevezetést. 2010. június 15-ét tűzték ki az új

szoftver bevezetésére, de a továbbra is fennálló problémák miatt e

határidő betartása is kétséges. Itt is zajlik azonban már elektronikus

ügykezelés: a 2010 januárjától az elektronikusan beadni előírt egyéni

vállalkozói űrlapokat kezelik elektronikus iratként, (csak 2010. január 18-

ig kb. 30-40 elektronikus iratot iktattak). A VI. kerületnél egy saját

fejlesztésű szoftvert használnak, melynek akkreditációja elindult, de a

folyamat leállt. A VIII. kerület a GISPÁN (alapvetően térinformatikai, de

egyúttal ügyiratkezelő) szoftvert használja, mely elmondásuk szerint

akkreditált, de a volt Önkormányzati Minisztérium (ma Közigazagtási és

Igazságügyi Minisztérium) honlapján

(http://www.otm.gov.hu/web/portal.nsf/web_iktszoft?OpenView) nem

szerepel a tanúsított szoftverek jegyzékében. Néhány ügytípusban

pedig már minden önkormányzatnál történik elektronikus ügykezelés, pl.

ilyen a Hivatali Kapun át beérkező egyéni vállalkozókkal kapcsolatos

ügyintézés, vagy a XIII. kerületben az elektronikus csatolmányként is

tárolt szociális határozatok. Speciális eset a IX. kerületé, ahol úgy

nyilatkoztak, hogy nem zajlik a hivatalban elektronikus ügykezelés, a


http://www.otm.gov.hu/web/portal.nsf/web_iktszoft?OpenView

honlapjuk szerint azonban több ügytípusban űrlapot elektronikusan

kitöltve és beküldve lehet ügyet intézni.

Elektronikus ügykezelés helyzete

Az önkormányzatoknál csak iktatásra használt ügykezelő szoftverekről

az alábbi táblázat nyújt áttekintést (a tanúsítvány rovatban nem mindig a

tanúsítvány számát, hanem csak a meglétét tüntették fel, de az

Önkormányzati Minisztérium honlapjáról a hiányzó információk

kideríthetőek voltak). A XX. és a XXIII. kerületben egyelőre a Wikt

iktatószoftver 7.0-s verzióját használják, melynek akkreditációja 2009.

október 31-én lejárt, az újabb verzió bevezetése még folyamatban van.

Az V. és a XVII. kerület pedig az IRMA nevű szoftver újabb, még nem

akkreditált verzióját használja, ráadásul a legutolsó akkreditált verzió, a

v1.9 tanúsítványa is lejárt 2009. december 31-én.

Gyártó Név Verzió Akkreditáció Tanúsítvány Érintett kerületek

Professzionál

Zrt.

Govsys 4.0 kibővített CERTOP: 02-

T7546/2006-04031

VII., IX., X., XVIII.,

XXI., XXII.

Magó

Informatikai

Kft.

Wikt 7.0 teljeskörű CERTOP: 02-

T778/2006-03486

XX., XXIII.

Magó

Informatikai

Kft.

Wikt 7.1 teljeskörű SGS: HU09/4443 IV.

AC Soft Kft. IRMA 2.0.

(V.

ker.),

2.1

(XVII.

ker.)

kibővített CERTOP: 02-

T782/2006-03598

V., XVII.

TIGRA Kft. Tigra ORP 2.7 teljeskörű CERTOP: 02- II., XVI., XIX.


Scriptor T7788/2006-03600

IBCnet

Magyarország

Kft.

City v2 nincs - III.

Rudas@Karig

Kft.

Gispán 3.19.0

0

nincs - VIII.

A következő táblázat pedig azokat a szoftvereket tartalmazza,

amelyeket iktatás mellett elektronikus ügyiratkezelésre is használnak:

Gyártó Név Verzió Akkreditáció Tanúsítvány Érintett kerületek

Axis

Consulting

2000 Kft.

Contentum.

Net

3.2 kibővített CERTOP: 02-

T9038/2007-

04442

főváros

Rd Systems

Kft.

Integrált

Igazgatási

Rendszer

1.01 kibővített Mátrix:

I_RDS07T_TAN

XIV., XV. (kizárólag a

telepengedély-

modulban folyik

ügykezelés, amúgy

csak iktatás)

Roxboro

Hungary Kft.

EWO

Drótlevéltár

2009

2.0 kibővített Mátrix: I-

RXB009F1_TAN

I.

Aquis Zrt. Doquis 1.3.46

.20


T8375/2007-

04218

XII.

GST-Max

Kft.

GST-

System

3.6.36

19.41

392


08725/07-05390

XIII. (nagyrészt

szociális határozatok,

egyébként főleg

iktatás)

Freesoft

NyRt.

KIR

eRecord

3.2 kibővített CERTOP: 02-

T7707/2006-

XI.


(Contentum) 03376

Az iktató/ügykezelő rendszerben található összes ügyszámot, illetve az

éves ügyszám-adatokat a következő táblázat mutatja, szervenkénti

bontásban (a XIII. kerületi extrém adatot az okozza, hogy ügykezelő

rendszerük tartalmazza a kerületi egészségház röntgenfelvételeit is):

Szerv Összes ügyszám

(fő-és alszámok)

Éves iktatott ügyek száma

Főváros 909435 -

I. kerület 1625000 -

II. kerület 3917403 -

III. kerület 2500000 213000

IV. kerület 2059313 209973

V. kerület 1450000 95000

VI. kerület 1768468 121417

VII. kerület 1875542 116611

VIII. kerület 2050000 325442

IX. kerület - 137154

X. kerület 1915607 -

XI. kerület 4075837 394698

XII. kerület 132098 (2007 óta) -

XIII. kerület 14450000 -

XIV. kerület - 249797 (2008)

XV. kerület 2042634 4800

XVI. kerület 1887683 -

XVII. kerület 166291 166291 (2009 óta fut a


Szerv Összes ügyszám

(fő-és alszámok)

Éves iktatott ügyek száma

szoftver)

XVIII. kerület - 214582

XIX. kerület 2111777 -

XX. kerület 1176069 106553

XXI. kerület 1866241 194524

XXII. kerület 1263503 124296

XXIII. kerület 1418146 104715

Összesen 50661047 -

Átlag 2412430,80952381 173678,3125

A használatban lévő (éles) adatállomány összmérete 553,937 GB.

Önkormányzat Adatmennyiség

(GB, csak iktatás)

Adatmennyiség

(GB, ügykezelés is)

Főváros - 70

I. kerület - 200

II. kerület - 3,6

III. kerület 20 -

IV. kerület 3,20 -

V. kerület 3,60 -

VI. kerület 1,5 -

VII. kerület 22 -

VIII. kerület 100,00 -

IX. kerület 50 -

X. kerület - 0,982


XI. kerület 6,00 -

XII. kerület - 23

XIII. kerület - 10

XIV. kerület - 120

XV. kerület 0,05 10

XVI. kerület - 10,655

XVII. kerület 1,14* -

XVIII. kerület 14 -

XIX. kerület - 2,9

XX. kerület 1,6 -

XXI. kerület 54 -

XXII. kerület 45 -

XXIII. kerület 1,8 -

* A korábbi iktatórendszer, a Polisz 2000-2009 közötti adatállománya 30 GB,

de ennek kb. 80%-a szóköz.

Az adatállomány teljes méretét azok a szervek növelik meg, ahol iktatás

mellett elektronikus ügykezelés is folyik, így csak az I. kerületi

Önkormányzatnál 200 GB-t tesz ki az adatállomány, a XIV. kerületnél

120 GB, a fővárosnál 70 GB az adatállomány teljes mérete. Ahol csak

iktatásra használják a szoftvert, elhanyagolható a méret. A VIII.

kerületnél ugyan 100 GB terjedelmet említettek, de ott az iktatórendszer

az integrált térinformatikai rendszer része, így ez az adat nemcsak az

iktatási, hanem a térképi stb. adatállományokra is vonatkozik.

A korábbi iktatórendszerekből a migrálás azoknál a szerveknél volt

sikeres, ahol a szoftverváltásnál a fejlesztők személyi kontinuitását

sikerült megőrizni. Van néhány önkormányzat, ahol egyáltalán nem

történt meg (egyes) korábbi iktatási állományok migrálása. Így egyelőre

nincsen minden korábbi iktatási állomány a jelenlegi ügyiratkezelő

szoftverbe migrálva a II. kerületi Önkormányzatnál (emiatt ott


informatikai személycseréket is végrehajtottak), a Fővárosnál (ahol a

jelenlegi ügyiratkezelő rendszer egy külön modulja, az eMigration kezeli

a korábbi iktatási állományokat, melyek nincsenek összekapcsolva az

éles iktatási állományokkal), valamint a XII. és a XVII. kerületnél.. A

migrálás kapcsán a leggyakrabban arról a problémáról számoltak be,

hogy egyes mezők (különösen a határidők, illetve az előzményezés)

átemelése nem sikerült maradéktalanul. Külön problémát szokott

jelenteni, ha a korábbi iktatóprogramban sokszor nem a megfelelő

helyre írták be az iktatók az egyes metaadatokat, (ilyenkor megoldás

lehetett pl. összevont tárgyszó mező alkalmazása a régebbi iktatási

állományokban, míg ezzel párhuzamosan az új szoftver iktatási

állományaiban strukturáltabb adatszerkezetet alkalmaznak). További

megoldandó nehézséget jelentett, ha a korábbi iktatóprogramokban

ugyanannak a mezőnek a tartalmát többféleképpen írták be (pl.

utcanevek eltérő variánsai), ilyenkor a legoptimálisabb (de nem

mindenütt alkalmazható) megoldásnak az adatok tömeges cseréje

bizonyult.

Az elektronikus iktató/ügykezelő szoftverek méretének növekedésére, a

jövőben keletkező elektronikus iratmennyiség terjedelmének

megbecslésére összehasonlításként érdemes összevetni a 2008-ban

Budapest Főváros Levéltára munkatársai által felmért három

önkormányzat esetében az elektronikus ügykezelés két egymást követő

évben megadott terjedelmi adatait.

Szerv neve 2008-as méret

(GB)

2009-es méret (GB) Növekmény (%)

I. kerületi Önkormányzat 50 200 400

XII. kerületi

Önkormányzat

10 23 230

Főváros 20 70* 350


* A Fővárosnál 2008 óta van elektronikus ügykezelés, így a 2008-as adat még lényegében csak az iktatási állományra vonatkozik. Az iktatási állomány mérete 2009-re elérte a 35 GB-ot, ehhez járul a digitalizált iratokat tartalmazó dokumentumtár 35 GB-os mérete.

A 2007-ben felmért 11 önkormányzatnál kapott iktatási állományok

méreteinek növekedését 2009-re az alábbi táblázat szemlélteti. Ezen

önkormányzatok közül csak az I., a XII. kerületben és a Fővárosban van

elektronikus ügykezelés, a többiben mind 2007-ben, mind 2009-ben

csak az iktatási állományok méretéről van szó - kivéve a VIII. kerületet,

ahol ugyan nincs elektronikus ügykezelés, de a megadott méret az

integrált térinformatikai rendszer egészére, tehát nemcsak az iktatási,

hanem a térképi stb. adatállományokra is vonatkozik. Az eltelt két év

alatt egyedül a Fővárosnál vezették be az elektronikus ügykezelést.

Szerv neve 2007-es

méret (GB)

2009-es méret (GB) Növekmény (%)

I. kerületi Önkormányzat 5 200 4000

III. kerületi Önkormányzat 1 20 2000

IV. kerületi Önkormányzat 0,11 3,07* 2790

V. kerületi Önkormányzat 0,275 3,6 1309

VIII. kerületi Önkormányzat 1 100 10000

XII. kerületi Önkormányzat 5 23 460

XVI. kerületi Önkormányzat 0,3 10,655 3551

XXI. kerületi Önkormányzat 0,755 54 7152

XXII. kerületi Önkormányzat 15 45 300

XXIII. kerületi Önkormányzat 0,05 1,8 360

Főváros 1 70** 7000

* 2010 januárjában ez az adat már 3,2 GB.** A Fővárosnál 2008 óta zajlik elektronikus ügykezelés, így a 2007-es adat még kizárólag az iktatási állományra vonatkozik. Az iktatási állomány mérete


2009-re elérte a 35 GB-ot, ehhez járul a digitalizált iratokat tartalmazó dokumentumtár 35 GB-os mérete.

Az önkormányzatok adatállományaikról jellemzően üzemeltetési

mentést végeznek, a mentett állományokból a többség nem készít

rendszeresen archivált adatokat, vagy csak esetlegesen. Az előírások

szerint pedig az iktatókönyvek év végi zárásakor archivált példányt

kellene letenni, ennek gyakorlati megvalósítása azonban közel sem

általános. Jól kidolgozott mentési-archiválási stratégiát azoknál az

intézményeknél találtunk – találhattunk, ahol ennek a technológiai-

műszaki háttere is megvolt. A legkidolgozottabb mentési és archiválási

stratégiák a fővárosnál és az I. kerületnél találhatóak meg.

Az exportra vonatkozó két kérdést (a szoftver export funkciója, illetve az

adatbázis-kezelő export funkciója) több helyütt nem tudták elkülöníteni.

Az ügyiratkezelő szoftverek akkreditációjának előfeltétele, hogy képes

legyen xml-formátumban exportálni az adatokat. Ennek ellenére

tapasztaltunk olyat is, hogy a szoftver menüjében ott volt az xml-export

ikonja, de a gyakorlatban nem működött a funkció (IV. kerület). (A IV.

kerület a Wikt 7.1-es verzióját használja, tehát a legfrissebbet, talán

azért csak ott nem működött az xml-export.) Bizonyosan nincs a (nem

akkreditált) City iktatószoftvernek xml-export funkciója, amelyet a III.

kerületben használnak (az akkreditált iktatószoftver bevezetéséig).

E-mail archiválás

Az e-mailek kezelésével kapcsolatban az önkormányzatoknál szinte

valamennyi levelezési megoldásra találunk példát. Sok helyen

használnak valamilyen open-source alapú smtp és postafiók-kezelő

szoftver párost. Valamivel kevesebben vannak azon önkormányzatok,

amelyek fizetős levelezőrendszert alkalmaznak. Általános tapasztalat a


kliens oldali postafiók-kezelés, ez mentési, archiválási problémák

forrása, mivel a mentés csak a felhasználó gépén történik, a felhasználó

által megfelelőnek tartott ideig. Az open source megoldásokat alkalmazó

intézményekre inkább jellemző a fenti kliens oldali postafiók-kezelés

annak említett problémáival, de a dobozos terméket vásárlók között is

előfordul az ilyen megoldás.

Az e-mailek mentésére változó mentési stratégiák tapasztalhatóak a

szerveknél. Az viszont általános elv, hogy a hivatalos ügynek tekinthető

e-maileket ki kell nyomtatni, majd iktatni kell. A gyakorlat azonban

általában az, hogy az e-mailek kezelésére nincs kialakult protokoll. A

maradandó értékűként meghatározott e-mailek megőrzését a jövőben

leginkább jogszabályváltozások nyomán lehetne elérni, az iratkezelési

szabályzatokban a hosszú távú megőrzés szabályozásával, a magán-

és hivatalos elektronikus levelezésnek – adatvédelmi szempontokból is

feltétlenül szükséges –, a gyakorlatban is véghezvitt szétválasztásával,

az e-mailek e meghatározott körének mentési/archiválási stratégiáinak

kidolgozásával. Ez a szétválasztás létrejöhetne például bizonyos

(központi, vagy a hivatali hierarchiában magasabb) pozíciókhoz

kapcsolódó postafiókok kijelölésével, esetleg a hivatalos levél minősítési

rendszerének szabályozásával, de visszamenőlegesen az e-mailek

maradandó értékűnek történő minősítése, illetve levéltári átvétele nem

tűnik megvalósíthatónak. Visszamenőlegesen az irattári tervben tárgyuk

szerint szereplő e-maileknek és a kinyomtatott e-mailek átvétele látszik

biztosítottnak.

Általában nem különítik el a mentési állományokban az egyes évek

tartalmát. Egyedül a fővárosban, a VIII. és a X. kerületben különítik el

ténylegesen az egyes éveket, a IV. kerületben elvileg el tudnák

különíteni, de a gyakorlatban nem teszik meg.


A mentett e-mail-állomány méreteit a következő táblázat mutatja,

szervenkénti bontásban:

Önkormányzat Mentett e-mailek mérete

(GB)

Főváros 82

I. kerület 10

II. kerület csak felhasználói mentés

van

III. kerület 50

IV. kerület 100

V. kerület 105

VI. kerület 0,5

VII. kerület 100

VIII. kerület 70

IX. kerület csak felhasználói mentés

van

X. kerület 65

XI. kerület csak az egész rendszert

mentik

XII. kerület 32,5

XIII. kerület 150

XIV. kerület 16

XV. kerület 40

XVI. kerület 25

XVII. kerület 33

XVIII. kerület nincs mentés

XIX. kerület nincs mentés


XX. kerület nincs mentés

XXI. kerület csak felhasználói mentés

van

XXII. kerület 21

XXIII. kerület 16

Az adatok hozzávetőlegességére jellemző, hogy a Főváros a 2008-as,

előzetes felmérés kapcsán még 8 TB-nyi mentett e-mail állományt adott

meg.


Míg 2009-ig a jogszabályi környezet az elektronikus aláírással ellátott

elektronikus iratforgalom bevezetését támogatta, addig a Ket. 2009-es

módosítása (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról)

már a hivatali kapus/ügyfélkapus megoldásokat támogatja (részben

pedig elő is írja), az elektronikus aláírás a törvényszövegben csak

egyszer fordul elő. Bizonyos esetekben, elsősorban a felügyeleti

szervekkel való kommunikációban előírás továbbra is az elektronikus

aláírás alkalmazása, az ügyfelekkel történő kommunikációban már

egyértelműen a hivatali kapun/ügyfélkapun át történő elektronikus

iratforgalomra került át a hangsúly (bár néhány önkormányzatnál azt

említették, hogy jogszabályalkotói szinten újra tervbe vették az

elektronikus aláírás jelentőségének növelését). Bár a jogszabályok

szerint az iktatókönyvek év végi zárását elektronikus aláírással kell

hitelesíteni, a gyakorlatban sokszor erre sem használják az elektronikus

aláírást. Az ügyfelekkel történő kapcsolattartásban az elektronikus

aláírás alkalmazása már a folyton megújítani szükséges hitelesítés

költségei miatt sem lehetett sikeres. 2010. január 1-jétől az egyéni

vállalkozók számára már kizárólag az ügyfélkapun át érkező


beadványokat írják elő a jogszabályok, hiteles elektronikus

iratforgalomnak ez annyiból nem tekinthető, hogy ezt az iratforgalmat

nem szabad integrálni az ügyiratkezelő rendszerekbe, hanem külön

hálózatot kell számukra fenntartani. A külön hálózatban a Közigazgatási

és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának (KEK KH)

előírása szerint, megadott könyvtárstruktúrában kell tárolni ezeket az

adatokat. Az ügyfelekkel ügyfélkapun át történő kommunikációt jó

elgondolásnak tartják az önkormányzati informatikusok, de

problémásnak látják a jelenlegi, sok felesleges lépésből álló

eljárásrendet (az iratok pen-drive-on történő mozgatása, sok, akár 10-12

lépésből álló folyamat az irat beérkezésétől az iktatásig, a Hivatali

Kapuhoz pedig - szemben az Ügyfélkapuval - nem tartozik tárhely, így,

ha nem mentik le az iratokat, olvasás után kitörlődnek onnan). Az

ügyfélkapus kapcsolattartás további problémája az, hogy az ügyfelek

gyakran nem a saját ügyfélkapus regisztrációjukat használják, és főleg

az, hogy nem megoldott az ügyfélkapus iratforgalom hitelességének

tartós megőrzése.


Az egyes önkormányzatoknál számos adatbázist használnak, a

fővárosnál pl. legalább 100 adatbázist említettek. Ezek jó részére még

az informatikusoknak sincs rálátásuk, így az ebben a témakörben kapott

adatok csak hozzávetőlegesek lehetnek. Elég esetleges, hogy hol,

melyik adatbázist említették meg. A térinformatikai vagy a külön

pénzügyi, gyámügyi stb. adatbázist valószínűleg jóval több helyen

használják. Egyes helyeken csak a maradandó értékű iratokhoz

kapcsolódó adatbázisokat vették figyelembe, másutt minden fellelhető

adatbázisról számot adtak. Mindenesetre a számszerűsített adatbázisok

teljes mérete a 24 önkormányzatnál 1215,0026 GB (+ 1-1 GB már nem

használt szociális/segélyezési adatbázis a X. és a XXI. kerületi

Önkormányzatnál), az éves növekmény pedig 27,11 GB. Ezek az

adatok azonban, egyrészt a kérdőívek hiányos kitöltése miatt, másrészt

a szervenként egymástól gyanúsan nagymértékben elütő terjedelmi


adatok miatt valószínűleg nem használhatóak. Néhány esetben

azonban megadtak a teljes adatbázis-állományra (beleértve az iktatási

állományokat, e-maileket, közös fájlrendszeren tárolt fájlokat) vonatkozó

terjedelemadatot is, ezek alapján viszont sokkal nagyobb

összterjedelmet lehet becsülni (a XI. kerületnél pl. 10 TB, a XXII.

kerületnél 2-3 TB összterjedelmet említettek). A Fővárosnál pedig, ahol

a 2010-es kérdőívben az adatbázisok összterjedelméről még becslést

sem kockáztattak meg, 2008-ban 12 TB-nyi összes adatbázis-

terjedelmet (e-mailek és sql-mentések összterjedelmére pedig 20 TB-ot)

adtak meg. Feltehetőleg tehát egy felső becsléshez ez utóbbi adatok

megfelelőbb kiindulópontot jelentenek. Az önkormányzatoknál felmért

adatbázisok a következők:

Központi adatbázisok: (ezek országos adatbázisban vannak,

hivatalonként terjedelmet nem érdemes számolni):

Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-

kezelő

ASZA anyakönyvi szolgáltató

rendszer

EIR egészségügy

KEKKH országos

járműnyilvántartás

KEKKH országos

lakcímnyilvántartás

Takarnet tulajdoni lapok lekérése

Vizuál regiszter Népességnyilvántartó Nincs Oracle,

MSSQL


Helyi adatbázisok:


kezelő

ABACUS-WinGyer Gyámügy

Adónyilvántartás Adónyilvántartás Nincs Novell

Btrieve

Btrieve

ANDOC Testületi anyagok

rendszer

Van pdf speciális

egyedi

Anyakönyvi

névmutatók

adatbázisa

Anyakönyvi névmutatók

adatbázisa

sql

ArcGis v. ArcView Térinformatika

Burkolat bontás

Cafeteria Humánpolitika Foxpro

CashPro jogi nyilvántartó

Cityinform vagyonkataszter

CIVIL PÉNZ pénzügyi nyilvántartás

CIVIL TELEP telepengedélyek

nyilvántartása

CIVIL ÜZLET üzlethelyiségek

nyilvántartása

CIVILSoft telepengedély

nyilvántartás

Classys Pénzügyi rendszer Oracle

Creatív Contact Vagyonkezelő Oracle

Ctsrv Pénzügyi rendszer MsSQL

Csatérd program csatorna érdekeltségi

hozzájárulások



kezelő

nyilvántartása

Datakart Térinformatika

Digikom Térinformatika mysql

Digikom 2004 műszaki nyilvántartás

Digitális alaptérkép

DOKK Könyvelés Nincs dbase

Dokumentumtár Van pdf Oracle

Dozvald János

fotógyűjteménye

Digitális fotók a kerület

épületeiről

E-DOK iratkezelés

+dokumentumtár

EDTR Előterjesztés kezelő

rendszer

Nincs prosgresql

Electra OTP ügyfélterminál Nincs spec.

eMigration régi iktatórendszer adatai

Építés címnyilvántartás Nincs MSSQL

építéshatóság Kép fájlrendsze

rben

Építéshatósági

térképadatbázis

ESRI Térinformatika

Eszköznyilvántartó

Exchange 2007 Levelező szerver Nincs beépített

Feladat

menedzsment

rendszer

Nincs speciális

egyedi



kezelő

FORRÁS SQL pénzügy Van xls MSSQL 2005

Főprg kötelezettségvállalások

nyilvántartása

Gemini Építési Iroda és

Vagyonhasznosítás

Oracle

Gemini Térinformatika és

vagyonkataszter

Nincs Oracle

GISPÁN térinformatikai rendszer Nincs Oracle

Globomax

Mikrovoks

Testületi

szavazatszámláló

rendszer

Többféle

szöveges

állomány és

hangrögzítés

Gordius integrált pénzügyi

rendszer

Van ecf ms SQL

Hagyatéki

nyilvántartó

program

Hivatali portál,

fórum

Webszerver Nincs mysql

Hreg népesség Nincs MSSQL

IMI MÁK nyilvántartás,

bérszámfejtés

Oracle

Ingatlanvagyon-

kataszteri program

sql

Intermet Térinformatika

IQSYS Pénzügyi rendszer Nincs Oracle

Itiner Helyi nyilvántartás SQL



kezelő

Joó Tamás-féle

program

lakás, központi fűtés

költség elszámolás és

eseti számlázási program

K11 könyvelési beszámoló Nincs dbase

Kalap Adóügyi rendszer Nincs Pervasive-

SQL

Kataszter vagyongazdálkodás Van xls dbf

Képviselő rendszer testületi munka

támogatása

Nincs

KIMÉRA GYÁM gyámügyek nyilván-

tartása

Van doc Ms sql

KIMÉRA SZOC szociális segélyek nyilván-

tartása

Nincs mysql

King 9.x (TERC)

software

költségvetés-tervező

program

Kisházi program pénzügy

Klinika Eb nyilvántartás Nincs ms-sql

Kolibri Térinformatika

Komunáldata Nyilvántartás Nincs MS SQL

KotVal Kötelezettség vállalás Nincs oracle

KÖLCSÖN

Közterület-

felügyelet

a hivatkozás

tárolható

kép, fájl-

rendszer-

ben

Oracle

Lakás Lakás FoxPro



kezelő

MapInfo

Professional 9.0

térképszerkesztő program

MapInfo Prowiever térkép megjelenítő

program (légi fotó, KVSZ,

választási térképek,

iskolakörzetek, építési

előadói körzetek)

Mininform közterület-felügyelet

MKA munkáltatói kölcsönök

analitikája

dbase

Működési engedély Iparker Nincs FoxPro

Működési engedély

nyilvántartás


nyilvántartás

Nincs Access

Népesség Népességnyilvántartás SQL

Önkadó helyi adók rendszere nincs Clipper,

Dbase. Oracle,

Mysql

Parkolás Parkolás

Pénzügyi rendszer Pénzügyi rendszer nincs Oracle

PMInfo pénzügyi program nincs dbase

Polisz integrált pénzügyi,

szerződés nyilvántartó

rendszer

nincs MySQL

Roxboro Drótirattár irattári nyilvántartás

Rudas és Karig térképi adatbázis (csak a

nyilvántartó rendszer)

Sáfár eszköznyilvántartó dbase



kezelő

program

Saldo pénzügyi-számviteli

adatok

űrlapok pdf Oracle,

FoxPro, sql

Szálláshely

nyilvántartó

Iparker

SZEMIRAMISZ humánpolitikai program

Szociális modul szociális ügyek kezelése Oracle

Szociális-pénzügyi-

tárgyi eszköz

rendszer

Szociális-pénzügyi-tárgyi

eszköz rendszer

nincs Oracle

Szocinfo Szociális határozat

minták

doc MSSQL,

Oracle8i

Társasház Társasház van xls dbf

Tatigazd Főkönyvelés nincs Dbase

Tégla Építési

Tégla2 Építésigazgatás

Telepengedély

nyilvántartás

Telep

engedélynyilvántartás

- - Oracle,

FoxPro

Térinformatika Térinformatika van bármilyen Oracle

Testületi

Dokumentumkezelő

rendszer

Testületi

Dokumentumkezelő

rendszer

THK képviselő-testületi munkát

támogató rendszer

van rtf, doc,

xls, pdf,

jpg

Oracle

TIR Testületi Információs

Rendszer



kezelő

TIR térinformatikai rendszer nincs Oracle

Uniker Városrendészet

Üzlet nyilvántartó

program


nyilvántartó

nincs Access

Vagyonkataszter Vagyonkataszter Oracle

VHI Analitika a Vagyonhasznosítási

Irodához rendelt

költségvetési keretek

felhasználásának

analitikus nyilvántartása

Wbazis Hivatali leltár nincs Foxpro

WIN KÖZSZALL pénzügyi rendszer –

szállítói nyilvántartás,

kötelezettségvállalás

nyilvántartás,

ingatlanvagyon-kataszter

nincs mysql

Wingyer gyámügyek kezelése van rtf, doc Firebird 1.5.5

sql, interbase,

dbase,

Paradox

Winhat testületi határozatok van word, jpg dbase

Winszoc szociális ügyek kezelése van rtf, doc Firebird 1.5.5.,

sql, FoxPro,

Interbase

Wintiszt Humánpolitikai

nyilvántartás,

köztisztviselők

nincs Foxpro

ZAJ REGISZTER



kezelő

Zala Tivadar telepengedélyek

nyilvántartása

van Access

Zsoli gazdasági rendszer,

bevételi analitika, már

nem használják

nincs speciális

egyedi

A rendszeres adatmentés az sql háttérrel nem rendelkező szoftverek

esetében fájl alapú üzemeltetési mentés, az sql alapúaknál sql dump

vagy valamilyen speciális mentőszoftverrel történik.

Eléggé változatos képet tapasztaltunk az adatbázis-szoftverek export

funkcióival kapcsolatban. Azoknál az adatbázisoknál, ahol lehetséges az

export, ott vagy az xml-export, vagy pedig egy xls vagy txt-export a

jellemző. Sok esetben azonban az informatikusok sem tudtak választ

adni a kérdésre, ami igazából csak egy esetleges migráláskor szokott

felvetődni. .


Globomax Mikrovoks-féle digitális hangrögzítés valamennyi

önkormányzatnál történik a képviselő-testületi üléseken, a bizottsági

ülések digitális hangrögzítése viszont korántsem általános. Digitális

hangfelvételek elterjedése a Mikrovoks új verziójának elterjedésétől, kb.

2005-től általános. A bizottsági üléseket azonban mindmáig gyakrabban

rögzítik analóg felvevő-berendezésekkel, mint digitálisan (digitális

hangfelvételek csak akkor készülnek, ha olyan helyiségben ülésezik egy

bizottság, ahol a Mikrovoks rendszer ki van építve). A képviselő-testületi

ülések hanganyagait 2000 óta az irattári terv szerint a jegyzőkönyv


elkészültét követő év március 31-éig kell levéltárba adni, ehhez képest a

hanganyagok levéltári átadásának jelenlegi helyzetét a következő

táblázat mutatja be: (a bizottsági ülések hanganyagainak levéltári

átadását csak a 2010. január 1-jétől érvényes irattári terv – a 29/2009

(X. 30.) ÖM-rendelet – írja elő, így ezek jogszabályban előírt átadására

még nem kerülhetett sor).

Önkormányzat Képviselő-testületi jegyzőkönyvek

átadott hanganyagai

I. kerület 1989-2008

II. kerület 1989-2007

III. kerület 1990-1991., 1998-2000

IV. kerület 1990-2004

V. kerület 1989-2006; 2009

VI. kerület 1993-1995 (hiányos), 1996-2007

VII. kerület 2000-2006

VIII. kerület

IX. kerület

X. kerület 2006-2009

XI. kerület

XII. kerület

XIII. kerület

XIV. kerület 2002-2006; 2008-2009

XV. kerület

XVI. kerület 1998-1999., 2001-2009

XVII. kerület 1996-2009 (bizottsági, kisebbségi

is)

XVIII. kerület 2001-2009


Önkormányzat Képviselő-testületi jegyzőkönyvek

átadott hanganyagai

XIX. kerület 1990-2008

XX. kerület 2001-2006., 2008-2009

XXI. kerület 1996., 2000., 2002-2006

XXII. kerület 1992-2001

XXIII. kerület 1995-2004, 2007

.

Digitális képeket elsősorban az építéshatósági osztályokon és a

közterület-felügyeletnél használnak, ezek alkalmazása eléggé vegyes

képet mutat: vagy egy belső meghajtón, könyvtárszerkezetben tárolják,

vagy ügyintézői gépeken; hol CD-n csatolják a képet az ügyirathoz, hol

pedig kinyomtatva. Egyes kerületeknél rendelkeznek a teljes kerületet

(VII., IX. kerület), illetve az önkormányzati tulajdonban lévő épületeket

(XIII.) tartalmazó épületfotó-adatbázissal, ezek levéltári átadása,

amennyiben használható utca-házszám fájlneve szerint vannak

rendszerezve, könnyen megoldható.

Hang- és képanyagok nyilvántartó alkalmazásaival (egyes periférikus

adatbázisokat leszámítva) lényegében sehol sem rendelkeznek.

Az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége összesen 576,5 GB.

Szerv Hang- és képanyagok mérete (GB)

Főváros 110

I. kerület 10

II. kerület n.a.

III. kerület n.a.

IV. kerület 28


V. kerület n.a.

VI. kerület n.a.

VII. kerület 10

VIII. kerület 40

IX. kerület n.a.

X. kerület 80

XI. kerület n.a.

XII. kerület n.a.

XIII. kerület n.a.

XIV. kerület 1,5

XV. kerület 20

XVI. kerület n.a.

XVII. kerület n.a.

XVIII. kerület n.a.

XIX. kerület n.a.

XX. kerület 250

XXI. kerület 12

XXII. kerület 10

XXIII. kerület 5


A nem iktatórendszerként használt korábbi adatbázisok közül keveset

említettek meg a felmérés során. Ilyen volt a VII. kerületi

Önkormányzatnál a régi vagyonkataszter, továbbá a régi képviselő-

testületi határozatok adatbázisa, amely két, migrálásra került régi

szoftverből állt, valamint az Országosan Egységes Ingatlannyilvántartási


Rendszer (OER). Ez utóbbi az 1980-as évek végén készült, DOS alapú,

Clipper 87 adatbázis-kezelővel, a kerületi bérházak teljes felmérését

tartalmazza. Az OER alapvetően papíralapú, de elképzelhető, hogy

esetleg több kerületben is elektronikus adatbázisban is voltak az adatok.

(Budapest Főváros Levéltárában az V. kerületi IKV-tól behozott V.

kerületi felmérés adatlapjai vannak meg: XXIX.1703.c: Országosan

Egységes Ingatlannyilvántartási Rendszer (OER) adatlapok.)

Az V. kerületben említették meg az ABACUS működésiengedély-

nyilvántartást, a X. kerületben a Vista alapú, DOMINO elnevezésű,

szociális segélyeket nyilvántartó adatbázist (ennek mérete 1 GB), a

XVIII. kerületben a vagyonkezelő üzlethelyiségeit, illetve a

gáztámogatásokat nyilvántartó adatbázisokat, a XXI. kerületben egy

dBase alapú, 1 GB terjedelmű régi szociális segélyezési rendszert.

Intézményi honlap

A legtöbb helyen külső szolgáltató üzemelteti a honlapot, erről kevés

használható információt szereztünk. Várható, hogy a közeljövőben

egyre több kerületi honlapot közigazgatási portállá fejlesztenek. A

honlapokon nagy számban találhatóak meg nemcsak a kerületi hírek,

hanem képviselő-testületi jegyzőkönyvek, előterjesztések, határozatok,

rendeletek is, illetve térinformatikai adatbázisok. A honlapok egyik fontos

része az interaktív fórum rovat, melyek a kerületek életének témáit

taglalják. A honlapok levéltári archiválását igencsak megnehezíti, hogy

sokféle honlap-motort használnak, és különösen a dinamikus honlapok

esetében, a teljes környezetet is archiválni kellene. Megfontolandó

esetleg a maradandónak ítélt honlapokról egy levéltári központú,

rendszeres időközönként elvégzett pillanatfelvétel-szerű mentés. A

honlapok, amennyiben közigazgatási portálként üzemelnek, egyúttal az

elektronikus iratforgalom színterei is. Jelenleg az I. kerületben lehet

elektronikusan ügyet intézni a honlapon keresztül, a XIV. kerületben is

közigazgatási portállá fejlesztették a honlapot, csak éppen közben a


jogszabályi környezet megváltozása miatt nem tudják portálként

működtetni a honlapot. Általános tendencia, hogy igyekeznek minél

több, az ügyintézéshez szükséges űrlapot kitenni a honlapra, az űrlapok

kidolgozása és kitétele a legtöbb önkormányzatnál folyamatban van, de

közigazgatási portál igénybevételével elektronikus ügyintézésre másutt

jelenleg még nincs lehetőség.

Kerület Hivatalos név Honlap

Főváros Budapest Főváros Főpolgármesteri

Hivatal

www.budapest.hu

I. Budavári Önkormányzat www.budavar.hu

II. Budapest Főváros II. Kerületi

Önkormányzat

www.masodikkerulet.hu

III. Budapest III. Kerület Óbuda-

Békásmegyer Önkormányzat

www.obuda.hu

IV. Budapest Főváros IV. kerület Újpest

Önkormányzat

www.ujpest.hu

V. Belváros-Lipótváros Budapest

Főváros V. Kerület Önkormányzat

Polgármesteri Hivatal

http://www.belvaros-lipotvaros.hu

VI. Budapest Főváros Terézváros

Önkormányzata

www.terezvaros.hu

VII. Budapest Főváros VII. Kerület

Erzsébetváros Önkormányzata

www.erzsebetvaros.hu

VIII. Budapest Főváros VIII. Kerület

Józsefvárosi Önkormányzat

www.jozsefvaros.hu

IX. Ferencvárosi Önkormányzat www.ferencvaros.hu

X. Budapest Kőbányai Önkormányzat www.kobanya.hu

XI. Budapest Főváros XI. Kerület www.ujbuda.hu


http://www.ujbuda.hu/

http://www.kobanya.hu/

http://www.ferencvaros.hu/

http://www.jozsefvaros.hu/

http://www.erzsebetvaros.hu/

http://www.terezvaros.hu/

http://www.belvaros-lipotvaros.hu/

http://www.ujpest.hu/

http://www.obuda.hu/

http://www.masodikkerulet.hu/

http://www.budavar.hu/

http://www.budapest.hu/

Újbuda Önkormányzata

XII. Budapest XII. Kerület Hegyvidéki

Önkormányzat

http://www.hegyvidek.eu

XIII. Budapest Főváros XIII. Kerületi

Önkormányzat

http://www.budapest13.hu/

XIV. Budapest-Zugló Önkormányzata http://www.zuglo.hu

XV. Budapest Főváros XV. kerület

Rákospalota, Pestújhely, Újpalota

Önkormányzat

www.bpxv.hu

XVI. Budapest Főváros XVI. Kerületi

Önkormányzata

www.budapest16.hu

XVII. Budapest Főváros XVII. Kerület

Rákosmente Önkormányzata

www.rakosmente.hu

XVIII. Budapest XVIII. Kerület

Pestszentlőrinc–Pestszentimre

Önkormányzat

www.bp18.hu

XIX. Budapest Főváros XIX. Kerület

Kispest Önkormányzata

www.kispest.hu

XX. Budapest Főváros XX. Kerület

Pesterzsébet Önkormányzata

www.pesterzsebet.hu

XXI. Budapest Főváros XXI. Kerület

Csepel Önkormányzata

www.csepel.hu

XXII. Budafok–Tétény Budapest XXII.

Kerület Önkormányzata

www.bp22.hu

XXIII. Budapest Főváros XXIII. kerület

Soroksár Önkormányzata

http://www.soroksar.hu


http://www.soroksar.hu/

http://www.bp22.hu/


http://www.pesterzsebet.hu/

http://www.kispest.hu/

http://www.bp18.hu/

http://www.rakosmente.hu/


http://www.bpxv.hu/

http://www.zuglo.hu/


E-Irattári szolgáltatások

Tíz önkormányzatnál egyértelműen hasznosnak tartanák az e-irattári

szolgáltatásokat és megfontolnák a csatlakozást a rendszerhez, hat

önkormányzatnál úgy ítélték meg, hogy jelenleg nincs szükségük rá, de

ha megnő az elektronikus iratok száma, akkor esetleg csatlakoznának,

hét esetben nem látták hasznosnak a szerv szempontjából a

kezdeményezést, egy esetben nem tudtak válaszolni. Egyértelmű

válaszokat azonban csak a részletek ismeretében tudnának mondani.

Van érdeklődés Nincs érdeklődés Majd/talán Nem tudják

I., VII., X., XI., XIII.,

XIV., XV., XVI.,

XVIII., XXII.

II., III., VI., XII., XVII.,

XXI., XXIII.

Főváros, IV., V., VIII.,

IX., XX.

XIX.

Néhány helyen az e-irattár megvalósításával kapcsolatos problémákat is

felvetettek, ezekből ismertetünk néhányat:

A szolgáltatás lényege (átmeneti) irattári szolgáltatások nyújtása.

Ugyanakkor az integrált iratkezelő rendszernek funkcionálisan és

technikailag nagyon hasonló elvárásoknak kell megfelelnie. Fentiek

miatt az e-irattári szolgáltatás elsősorban nem az ügyintézői-iratgazdai

gyakorlatban tűnik hasznosnak, hanem a levéltári kutatások, elemzések

szempontjából. (Főváros)

Csatlakoznának, amennyiben biztosítható egy elektronikus és vegyes

ügyirat valamennyi adatának együttes tárolása. Ehhez egy ügyirat-irattár

leíró szabvány létrehozását tartják szükségesnek, melynek hiányában

minden rendszer kénytelen saját szabványt kialakítani. Ezért jó lenne

egy központi ügyirat-leíró szabvány, egy egységes adatmodell, a

szerveknek kiosztható megkülönböztethető jelekkel, így könnyebben


lehetne egységesen kezelni különböző szervek iratait. Ebben a

szabványban a korábbi adatmódosításoknak is benne kellene lenniük,

(bár ez nagy méretet eredményez). Az adatmezőknek ne legyen eleve

megszabva a neve, csak számuk legyen, melyeket az egyes szervek

nevezhetnek el. (I. kerület)

Az e-irattári projekt hogyan viszonyul, a többi ASP (Application Service

Providing)-t nyújtó cég szolgáltatásaihoz, illetve hogyan lehet az ő

szolgáltatásaik versenytársa? (IV. kerület)

Probléma az elektronikus iratok hitelességének kérdése. (V. kerület)

Annak ellenére, hogy az e-irattár révén megtakarítást lehet elérni a

hardverkapacitás terén, de a tömeges szkennelés és a sávszélesség-

növelés miatt így is pluszköltségeket okozna a Hivatalnak a jelenlegi,

papíralapú iratkezeléshez képest. Így az e-irattári projektbe való

bekapcsolódás csak azoknak éri meg, akik mindenképpen elektronikus

ügyiratkezelést használnak vagy kívánnak bevezetni. (VI. kerület)

Használható, a költségektől függ, hogy csatlakoznának-e. Problémát

jelenthet, hogy nincs szabványosítva, illetve jogszabályban előírva, hogy

mi a metaadat. Így nem világos, az eredeti rendszer logikája hogyan

tükröződik az e-irattárban. (X. kerület)

Nem látják elképzelhetőnek, hogy egy ügyirat papíralapú részeit az

irattárban, míg az elektronikus részeit az e-irattárban tárolják. Nem

látják, ki kezelné az e-irattárban őrzött iratok nyilvántartását. Problémás,

hogy nincs megoldva, milyen díjért és feltételekkel lehet majd igénybe

venni az e-irattári szolgáltatást a pályázatban garantált öt díjmentes év

után. Szerintük reálisan csak akkor éri meg ezt a szolgáltatást igénybe

vennie egy szervnek, ha valami garanciát kap arra, hogy az öt év letelte

után is csak jelképes összeget kell majd fizetnie a szolgáltatás igénybe

vételéért, mivel ez a szolgáltatás csak jóval nagyobb időtávlatban

értelmezhető. Amúgy jó ötletnek tartják, szerintük igazán akkor lenne rá


igény, ha a külsős bérirattároló és iratkezelő cégek analógiájára az e-

irattár kezelné, selejtezné és adná át a levéltárnak az e-iratokat. (XI.

kerület)

Problémásnak látják, hogy, mivel egyedi iratkezelő szoftverjük van,

valószínűleg ez nem lesz az e-irattári rendszer által támogatott

szoftverek között, így az iratkezelő szoftvernek az e-irattárhoz

kapcsolódó interfészét a szerv költésére kellene kifejleszteni. (XIV.

kerület)

Azt szeretnék, ha az e-irattár egyúttal dokumentumkezelő rendszer

lenne egy szabványos interfésszel, ezzel egyúttal kapcsolódni tudna

(legalább kiválasztott) ügyiratkezelő rendszerekhez. Mindenkinek

olcsóbb lenne egy ilyen egységes dokumentumkezelő rendszer. (XV.

kerület)

Két problémát látnak ez elektronikus iratkezeléssel kapcsolatban:

egyrészt nincsenek felkészülve az elektronikus iratok hitelességének

kezelésére, másrészt problémásnak tartják a vegyes iratkezelést.

Folytattak tárgyalásokat elektronikus nyomtatványkitöltő űrlapok

fejlesztésére (a honlapon meg is található jó néhány nyomtatvány űrlap),

nonszensznek tartják, hogy minden önkormányzatnak külön kellene

űrlapokat készítenie a lényegében azonos típusú ügyekhez. Ezt a

problémát és az e-iratok hitelességének a problémáját is megoldaná, ha

központilag kellene tárolnia a szerveknek az e-irataikat. Ezért jó ötletnek

tartják az e-irattárat. (XVIII. kerület)

Problémásnak látják az e-ügykezelés terén a hitelesség kérdését. (XXI.

kerület)

Azért nem tartanak igényt az e-irattárra, mert az adathordozó hardverek

ára egyre alacsonyabb, kapacitásuk pedig egyre nagyobb, olyan

mennyiségű elektronikus adat pedig nem keletkezik náluk, amennyinek

a tárolását ne tudnák önerőből megoldani. Mivel biztonsági másolatot a


mentésekről egy külön épületben is őriznek, bizonyos mértékű

„katasztrófatűrési” képessége az ő mentési eljárásuknak is van. (XXIII.

kerület)

Az észrevételeket összegezve elmondható, hogy az e-irattári

szolgáltatást akkor éri meg igénybe vennie egy önkormányzatnak, ha

ezzel költséget takaríthat meg, tehát már olyan mértékű elektronikus

ügyiratforgalmat bonyolít le, vagy olyan mennyiségben digitalizál, hogy

az iratok tartós és biztos megőrzése már csak jelentős többlet-

erőforrások igénybe vételével oldható meg. A csatlakozás pedig nem

járhat túl magas költségekkel, például ha ügykezelő szoftvert kell váltani,

vagy a hardver, vagy pl. a sávszélesség-kapacitást kell nagymértékben

bővíteni. Emellett az is elvárásként fogalmazódott meg, hogy az e-

irattárban tárolt iratok hitelessége fennmaradjon, és garantáltan ne

férhessenek hozzá azok tartalmához illetéktelenek. Több szerv

csatlakozna továbbá a projekthez, ha további előnyökkel járna az e-

irattár, pl. egységes dokumentum-kezelő rendszerként is működne.

Digitalizálás helyzete

Összességében elmondható, hogy minden önkormányzatnál

hasznosnak tartják papíralapú iratok digitalizálását, ahol még nem

kezdték el, ezt azzal indokolták, hogy még csak tervezési fázisban van a

projekt, illetve a pénzhiánnyal magyarázták a digitalizálás elmaradását.

Két területen minden önkormányzatnál készülnek digitális képek: az

építésrendészettel és a közterület-felügyelettel foglalkozó szervezeti

egységeknél. Ezek kezelésére azonban változatos eljárásokat láthatunk:

vagy az ügyirathoz csatolják kinyomtatva vagy CD-re kiírva, de az is

előfordul, hogy egy belső meghajtón, könyvtárstruktúrában tárolják. Az

egyes kerületeknél az alábbiak szerint áll jelenleg a digitalizálás

helyzete:


Lehetőség van a fizikai iratok szkennelt képeinek feltöltésére, amit a

rendszer TIFF és PDF formátumban tárol, az irat részeként. Ilyen

szkennelt iratképek találhatóak az ügykezelő rendszerhez kapcsolódó

dokumentumtárban (mérete 35 GB, tiff-ből OCR-ezett pdf-ek,

szerveroldali elektronikus aláírással). Szkennelt iratképeket egyelőre

csak egyes ügyosztályok használnak (jelenleg a Hivatal kb. 5%-a, ilyen

például az Informatikai Ügyosztály), ennek bevezetése az

ügyosztályvezető hatásköre. (Főváros)

Csak a képviselő-testületi, bizottsági és kisebbségi önkormányzati

ülések anyagait digitalizálják. Az ügyiratkezelő rendszerük képes kezelni

a szkennelt iratképeket, az általuk „gépiratnak” nevezett, csak fájlban

létező dokumentumokat (pl. word, excel), illetve az ún. adatmorzsákból

álló valódi e-iratokat is. Ez utóbbiak az ügyhöz kapcsolódó adatokat

metaadatsorban (???) tárolják. Az ügy lezárása után a metaadatokat

xml-formátumban tárolják, a csatolt állományokat is MSSQL-szerveren

tárolják. A csatolt állományok fájl rendszerben történő tárolásának

korlátaival kapcsolatos tapasztalataik miatt döntöttek az sql alapú

csatolmánytárolás mellett. Az irat teljes történetét tartalmazó xml-t

egyben lehet lementeni. Tapasztalataik szerint az MS xml adatmotor

hozzávetőleg 100 millió adatrekordig tudja problémamentesen kezelni

az adatokat, e mennyiség felett már indexelési keresési korlátok

jelentkeznek. Az EWO rendszer egy az általuk kidolgozott metaadat

modellre épül. (I. ker.)

Nincs. (II. ker.)

Iratok digitalizálását nem tervezik egyelőre. (III. ker.)

Szívesen digitalizálnának iratokat, de a Hivatal eddig nem adott és nem

is tervez adni erre pénzt. (IV. ker.)


A testületi anyagokat digitális formában kapják meg a képviselők. (V.

ker.)

A pénzügyi osztályon a számlákat szkennelik, a testületi előterjesztések

kb. 4-5 éve digitalizálva vannak, a képviselők CD-n jutnak hozzájuk. (VI.

ker.)

Jelenleg már két területen (telepengedélyek, működési engedélyek)

tesztcsatlakozás történt az Ügyfélkapuhoz, így ezeken a területeken már

jelenleg is van e-ügykezelés (szkennelik az ügyiratokat). Vannak

elképzelések a papíralapú iratok digitalizálására is, mert ma már

könnyebben lehet az elektronikus iratok megőrzésére forrásokat

szerezni, mint az irattárak bővítésére. Kérdéses azonban, hogy a

Hivatalon belül, vagy külső cég bevonásával történjen az iratok

digitalizálása. A már digitalizált állományokat az Oracle adatbázisban

tárolják, az iratképek a tervek szerint pdf-ben lesznek mentve. A

Szabálysértés már most is mindent digitalizál (külön is iktat), de minden

ügyirat papíralapon is megvan. (VII. ker.)

Az informatikai csoportnál beszkennelik és digitalizálják a papíralapú

iratokat, más szervezeti egységnél nem digitalizálnak semmit, pedig a

GISPÁN előző verziója is már alkalmas volt elektronikus iratok

csatolására, ennek ellenére ezt a funkciót nem használták/használják.

(VIII. ker.)

2003 óta a képviselő-testületi, bizottsági, kisebbségi és

részönkormányzati (József Attila-lakótelep) határozatokat, rendeleteket

(ez utóbbiak 1990 óta megvannak elektronikusan) szkennelve,

elektronikusan kezelik. A kerület honlapján pedig 2006 decemberétől a

képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvei is elérhetőek elektronikusan. A

kincstári pénzügyi beszámolókat elektronikusan is be kell küldeni, így

ezeket elektronikusan (is) kezelik. Más irattípusok digitalizálása egyelőre

nincs napirenden. (IX. ker.)


Tervezik, hogy a Govsys-ben csatolják majd az elektronikus

dokumentumokat, illetve a kimenő határozatokat is szeretnék

elektronikusan is rögzíteni. (X. ker.)

2009 óta az iktatóprogramot elektronikus ügykezelésre is használják: a

papíralapú iratokat szkennelik, és csatolják az iktatókönyvi

állományokhoz. A csatolmányok pdf formátumúak. Visszamenőleges

szkennelés is folyik, az elmúlt három év lett részlegesen feldolgozva,

jelenleg néhány sáv, a teljes iratanyag kb. 15-20%-a lett szkennelve, a

terv az, hogy visszamenőleg három év teljes iratanyagát szkenneljék.

Úgy ítélik meg, hogy a három évnél régebbi iratok esetében ügyviteli

célból már nem éri meg a visszamenőleges szkennelés. (XI. ker.)

A bejövő iratoknál jelenleg csak a polgármesteri és jegyzői bejövő iratok

szkennelése történik, viszont valamennyi kimenő iratnál a dokumentum

(Word-fájl) elektronikusan csatolva van (kb. 2009 eleje óta). Ezt az tette

lehetővé, hogy a pályázati úton beszerzett DOQUIS-hoz a pályázat

keretében kaptak egy szkennert is. (XII. ker.)

Digitalizálás jelenleg nincs, 2010 folyamán egy pilot keretében a

szociális osztály iratait digitalizálják, esetleg oda fognak venni egy

szkennert. Érdekli őket ebben a témában a piaci best-practice. (XIII.

ker.)

2007 óta elektronikusan is rögzítenek bizonyos (jellemzően hosszú ideig

élő, illetve az ügyfél személyes megjelenését nem igénylő) ügyköröket:

vállalkozók telepengedélyei, rendszeres gyermekvédelmi támogatás,

közterület-használati engedély, szociális ügyek. Volt elképzelés a

papíralapú iratok visszamenőleges digitalizálására, tárgyaltak Budapest

Főváros Levéltárával és különféle cégekkel is, próbaszkennelést is

végeztek az építési iratokban, de túl drágának találták. Ennek keretében

2008-ban a BFL kezdeményezésére már felmérték az elektronikus

irataikat. Javaslatuk szerint, ha több, vagy az összes budapesti


önkormányzat összefogna, sikeresen lehetne egy ilyen digitalizálási

projektet végrehajtani. (XIV. ker.)

Ők leginkább a határidő nélkül helyben őrzendő, ezért különös

megőrzési intézkedéseket igénylő anyakönyvi alapiratokat, valamint a

nagyméretű, illetve terjedelmű terveket digitalizálnák és helyeznék el az

e-irattárban. Vannak digitalizálási terveik, de egyre szűkül a Hivatal

költségvetése. Jelenleg csak a testületi előkészítő anyagok digitalizálása

zajlik, 2009 óta, ÁROP pályázaton nyert pénzből. (XV. ker.)

Tervezik, de egyelőre nincs rá pénz. A képviselő-testületi anyagok

digitalizálása viszont folyamatos. (XVI. ker.)

Egyelőre nem tervezik sem a digitalizálást, sem az elektronikus

ügykezelés bevezetését. (XVII. ker.)

Kísérleti jelleggel egy negyedéven belül elkezdik egy irattípus, a

szerződések szkennelését (2 papíralapú példányt is megtartanak majd

ezzel párhuzamosan.) A szerződések nem kerülnek az iktatóprogramba,

a digitalizált állományokat a külön szerződéskezelő programban tárolják

majd, csatolt fájlként. (XVIII. ker.)

Nincs. (XIX. ker.)

Van egy belső szervermeghajtó, itt található könyvtárstruktúrában

rendszerezve egy dokumentumtár. Itt találhatóak a képviselő-testületi és

bizottsági előterjesztések és határozatok, valamint pénzügyi és ipar-

kereskedelmi iratok elektronikus formátumban. Ha megvalósul az

elektronikus ügykezelő rendszer, akkor valószínűleg iratdigitalizálásba is

kezdenek. (XX. ker.)

Nincsenek csatolt elektronikus dokumentumok - kivéve az Informatikai

Irodát, amely beszkenneli az iratait, és csatolja az iktatószoftverben.


Korábban tervbe volt véve visszamenőleges iratmikrofilmezés, de ezt

végül elvetették. 2011-ben terveznek iratdigitalizálást. (XXI. ker.)

Elektronikus ügykezelés tesztelés alatt, digitalizálást egyelőre nem

terveznek. (XXII. ker.)

Nincs. (XXIII. ker.)


A FŐVÁROSI JOGSZOLGÁLTATÁSI SZERVEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK

ÉRTÉKELÉSE

A felmért iratképző szervek

A jogszolgáltatási szerveknél keletkező elektronikus iratok esetében

kiemelten fontos a hosszú távú megőrzés, mivel a maradandó értékű

(elektronikus) iratokmegőrzése nemcsak a tudományos kutatás számára

kiemelten fontos, hanem az állampolgári jogok hosszú távú

érvényesíthetőségének biztosítása érdekében. Mindez igaz nemcsak az

egyes állampolgárok, hanem a gazdasági élet szempontjából is:

amennyiben a már elektronikusan vezetett cégnyilvántartás sérülne,

beláthatatlan következményei lennének. A levéltári gyűjtőterületi

tapasztalatok ugyanakkor azt mutatják, hogy a jogszolgáltatás szervei

igencsak szerény anyagi lehetőségei még a papír alapú iratok számára

sem tudják biztosítani a biztonságos hosszú távú megőrzést.

Ugyanakkor már a kilencvenes évek közepétől a papíralapú

nyilvántartásokat elektronikusak váltották fel. A hatályos iratkezelési

szabályzatok ugyanakkor rövid időn belül iratátvételi kötelezettséggel is

járnak (a korábbi 25 év helyett döntően 15 év), így az elektronikus

levéltár projekt a terület aktuális gondjára is megoldást jelenthet.

A fővárosi jogszolgáltatási intézmények jelentőségükben ugyanakkor

túlmutatnak a főváros határán. Van olyan elsőfokú bíróság, amely

nemzetközi jogi ügyek esetében is illetékes (pl. PKKB külföldiek

válóperében országosan illetékes), de a középszintű jogszolgáltatás

esetében is elmondható, hogy a budapesti lakosság számarányához

képest is több ügyet, valamint az ország politikai, gazdasági és kulturális

központjából adódóan jelentősebb ügyekben járnak el. (Az ország


gazdasági vonatkozású pereinek több mint 50%-a budapesti bíróságok

előtt zajlik.)

Meg kell említeni, hogy a hagyományos levéltári terminológia a

közjegyzőknél keletkezett iratokat is a jogszolgáltatási iratok közé

sorolja, a 2009. évi L. törvény azonban kivette a közlevéltárak

kezeléséből a rendszerváltás után keletkezett közjegyzői iratanyagot és

mind a mindennapi közjegyzői iratkezelés, mind az elektronikus

iratkezelés felügyeletét a MOKK Közjegyzői Levéltárára ruházta át.

(Jelen felmérésből ezért maradt ki a közjegyzői elektronikus adatvagyon

felmérése. A MOKK legutóbbi fejlesztései keretében a levéltára részére

mind a hagyományos, mind az elektronikus iratok hosszú távú

megőrzését biztosító irattárat-levéltárat alakított ki és üzemeltet.) A

magánközjegyzők elektronikus iratkezelése a jogszolgáltatási területen

ugyanakkor élenjár mind az elektronikus ügyintézés, mind az

elektronikusan keletkezett iratanyag megőrzése tekintetében, ez

elsősorban a közjegyzőket és az ügyvédeket elektronikus eljárások felé

terelő jogszabályok eredménye.

A jelen levéltári gyakorlat nem tekinti köziratnak az ügyvédeknél

keletkezett iratokat, ezért nem tartozik a mostani felméréshez.

Ugyanakkor az elektronikus iratkeletkeztetés esetükben talán még a

közjegyzői szféránál is jelentősebb és sokrétűbb. Értesüléseink szerint

az Ügyvédi Kamara nem jutott el olyan magas szintig az ügyvédi irodák

elektronikus ügykezelésének szabályozásában, mint a közjegyzői

kamara. Amennyiben a levéltárak a jövőben mégis átvesznek ügyvédi

iratokat, akkor azok elektronikus iratainak megőrzési problémái a

köziratokéval hasonló gondokat okoznak majd. .

A jogszolgáltatás területén a fővárosban 8 iratképző szerv került – BFL

illetékességi alapon – a felmérés látókörébe. Az előzetesen 2009

folyamán kiküldött kérdőíves felmérés eredményéből következett, hogy

a 2010 során folytatott helyszíni interjúkban csak 6 szerv lehet érintett.

Ugyanis a katonai ügyészségi szerveknél (Budapesti Katonai


Ügyészség3 és Katonai Fellebbviteli Ügyészség) az informatika az

iratkezelés területén még nyomokban sem található meg. Az

alábbiakban felsorolt, értékelhető választ küldött szerveket mértük fel a

helyszíni interjúk során:



Fővárosi Ítélőtábla


Büntetés-végrehajtási Intézet

Budapesti Fegyház és Börtön.

Az adatvagyon felmérésére érdemlegesnek talált szervek listája külön is

magyarázatot igényel, hiszen a Budapest Főváros Levéltára

jogszolgáltatási szerveinek köre ennél jóval terjedelmesebb.

A Fővárosi Bíróság felelős a Budapest területén működő bíróságok –

Cégbíróság, Munkaügyi Bíróság, Pesti Központi Kerületi Bíróság, Budai

Központi Kerületi Bíróság, II-III. kerületi Bíróság, IV-XV. Kerületi Bíróság,

XVIII-XIX. kerületi Bíróság és a XX., XXI. és XXIII. Kerületi Bíróság -

iratkezeléséért, és így informatikai tekintetben is kompetensként

nyilatkozhatott az összesített adatok tekintetében.

A Fővárosi Főügyészség – hasonlóan a Fővárosi Bírósághoz – a

budapesti ügyészségek iratkezelését felügyeli, így az I-XII., II-III., IV-XV.,

V-XIII., VI-VII., VIII., IX., X-XVII., XI-XXII., XIV-XVI., XVIII-XIX., XX-XXI-

XXIII. Kerületi Ügyészségek, valamint a Budapesti Nyomozó Ügyészség

és a Budapesti Törvényességi Felügyeleti Ügyészség esetében bírt

nyilatkozati kompetenciával.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatal felmérése gyakorlatilag a Központi

Igazságügyi Hivatal épületében lévő fővárosi helyiségben zajlott, amit

indokolt az egyes Igazságügyi Hivatalok közös informatikai rendszerbe

való integrációja és folyamatos munkája (A kapott adatok a fővárosra

vonatkoznak).4

3 Nem hivatalosan kapott információ szerint 2010 folyamán iktató szoftver bevezetése, illetve kísérleti jellegű tesztelése folyik a szervnél.4 A helyzet megegyezik a rendészeti és a dekoncentrált szervek esetében tapasztaltakkal.


A Budapesti Fegyház és Börtönben tett látogatás során bizonyosságot

nyert, hogy a büntetés-végrehajtási intézetek, hasonlóan a katonai

ügyészségi szervekhez, informatikai területen jelentős hátrányban

vannak5, ugyanakkor a központi szerv (Büntetés-végrehajtás Országos

Parancsnoksága) már rendelkezik informatikai háttérrel és az egyes

szervek levelező szervereit üzemeltetik. A helyzet tehát hasonló a

rendészeti és dekoncentrált területhez, ezért a Fővárosi Büntetés-

végrehajtási Intézet helyett közvetlenül a BVOP-nál folytattuk le az

interjút.

Az elektronikus iktatás helyzete

A jogszolgáltatási területen használt elektronikus iktató szoftvereket és

fontosabb paramétereiket az alábbi táblázat tünteti fel:

Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkredi-táció

Tanúsít-vány


Merysoft

97.

Elnöki Iktató n.a. 1996.

Szept.

- -


PC-soft GH iktató

program

n. a. 1997. - -


KFKI Rt. BIIR-BIIR-Ó v1.5.7.

0

2005-től - -


KFKI Rt. BIIR-BIIR-S BÍR-S

1.3.7bir

s

2005-től - -


Kovács

László

Lajstrom

program

7.53 2000?-től - -


KFKI Rt. BIIR-BIIR-Ó n.a. 2006 től - -

Fővárosi Legfőbb Büntető n.a. 1993.01.01 - -5 Oka a forráshiány, amely a nagyszabású informatikai beruházások megvalósítását akadályozza.


Főügyészség

Ügyész-

ség

Ügyviteli Iktató

Rendszer

(BÜR)


Legfőbb

Ügyész-

ség

Magánjogi és

Közigazgatás-

jogi Rendszer

(MAKÖR)

n.a.

2005.01.01

- -


Legfőbb

Ügyész-

ség

Igazgatási

Ügyviteli

Rendszer

(IÜR)

n.a.

1992.01.01

- -

Fővárosi Igazságügyi Hivatal -

kárpótlási

iktatóp-

rogramok

n.a. n.a. - -

A BIIR-BÍR-S a BIIR egy korábbi változata, egyfajta „vakvágánya”,

böngészős megoldással. A társadalmi szervek, alapítványok

nyilvántartására használják, az adatokat központilag, az OIT-nél gyűjtik.

Jelenleg egy új, ezt felváltó program fejlesztése folyik az OIT-nél.

A BIIR-BÍR-Ó az általános, minden bíróság (ítélőtáblák, LB is,

verziószám megegyező) által használt iktatóprogram, a Lajstrom adatait

ebbe migrálták át, a Lajstrom (a VH kivételével) nem is érhető el a

bírósági dolgozóknak. Nem tudni pontosan, mikortól tartalmaz adatokat,

valószínűleg 1994-től. Amikor – a vonatkozó szabályok betartásával a

levéltárosok közreműködésével - betekintésre nyílt lehetőség a

programba, jóval korábbi irat is előkerült, de az 1996-ban fejeződött be -

az pedig nyilvánvaló, hogy a Lajstrom bevezetésekor a folyamatba lévő

ügyeket fel kellett venni. Végül a BIIR bizonyos esetekben tartalmazza

az ítéleteket, mivel azok (anonimizálás után, ami a program egyik

funkciója) kikerülhetnek pl. bírósági honlapra.

A MAKÖR Sybase alapú, az alapítványi, társadalmi szervezeti stb.

ügyeket gyűjti. Az Igazgatási Ügyviteli Rendszer eredetileg Dbase alapú

volt, jelenleg (2004 óta) MS Access alapú és csak bizonyos


munkaállomásokon fut (részletesebben lásd az összefoglaló végén). A

BÜR tanúsított változatának kialakítása folyamatban van, a Legfőbb

Ügyészség tájékoztatása szerint 1-2 év múlva esedékes a bevezetése

A Fővárosi Igazságyügyi Hivatal iratkezelésében a kárpótlásnak három

nagy típusa van, vagyoni, személyi és árverések. Az idők folyamán

sokszor változott a kárpótlás módja, menete, ez gyakran külön iktató- és

elintéző-programok kifejlesztését jelentette. A vagyoni kárpótlási

ügyeknek gyakorlatilag nem volt iktatóprogramja. A személyi ügyeknél

viszont több szoftvert is fejlesztettek. A legrégibb egy DOS-os alapú, kb.

1,3 millió rekordot tartalmazó program, amelynek több ága is kialakult a

törvényi háttér változásai alapján. LexLib adatbázis-kezelővel futtatják.

Egy Windows alapú program, kb. 200000 rekord tartalommal, Clipper

alapon. E programokat mindmáig használják. Ezek nagyon informatívak,

mivel tartalmazzák a határozatokat, megítélt összegeket stb.

Létezik egy külön program is az iratmozgás követésére (vonalkód az

iratokon). Tartalmazza az összes ügyet (valószínűleg, csak az

iktatószámokat). Körülbelül 30 ezer ügyben 300000 „mozgás” történik

évente (ebbe minden beleszámít az adott irat irattárból történő

kiemelése, az egyik ügyintézőtől a másikhoz történő továbbítása stb.).

A büntetés-végrehajtáson kívül minden szervnél folytatnak elektronikus

iktatást. A szándék itt is megvan az akkreditált szoftver bevezetésére,

azonban sem a szükséges hardverfejlesztések, sem a szoftverek

(licenszek, stb.) költségét nem képes a BVOP előteremteni, ezért

pályázat révén igyekeznek megoldani a helyzetet. A BVOP 2010

júniusától teszt üzemmódban kezdi el alkalmazni az IBM Lotus Notes

rendszerét, melyet 2011. január elsejétől terveznek bevezetni az összes

magyarországi büntetés-végrehajtási intézetben.

Az elektronikus iktatást legkorábban az ügyészségeknél vezették be

már 1992-1993 folyamán, míg a bíróságoknál ténylegesen csak

(1991)1996-tól.


A használt iktatóprogramok egyike sem akkreditált/tanúsított, de a

szándék megvan az akkreditálásra. Ugyanakkor korábban az akkreditált

iktatóprogramok bevezetéséről rendelkező jogszabály nem tette

lehetővé a bíróságokon használt iktatási módot, azóta a jogszabály

(335/2005. Korm. Rend.) megváltozott.

Korábban csak a bíróságon használtak más elektronikus

iktatóprogramot:

Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeFővárosi

Bíróság

Kovács László Lajstrom

program

7.53 2000-2006

Fővárosi

Ítélőtábla

Kovács László Lajstrom

program

7.53 2003-2006 körül

A bíróságon használt házi gyártású szoftvert, a Lajstromot a

bíróságokon fejlesztették ki, és a PKKB-n indult 1991 körül.

A kérdőívben 2000-2006 közötti időszakra tették virágkorát. 2006 után

felváltotta a BIIR, de a VH (végrehajtási) ügyekben továbbra is ezt

használják – vagyis élő adatbázis. Az adatbázis-kezelő, miként az elnöki

iktatónál, itt is Clipper.

A adatállományok migrálása a bírósági Lajstrom program esetében

történt meg, a többi szerv esetén erre még nem került sor. A migrálás

eredményességérről pozitívan nyilatkoztak: rendben megtörtént, de

részlegesen, ugyanis a végrehajtási ügyek (VH Lajstrom) még a régi

Lajstrom programban találhatóak.

A nem akkreditált iktató szoftverek adatbázis-kezelői rendkívül vegyes

képet mutatnak:

Szerv neve Szoftver neve Adatbázis-kezelő

Fővárosi Bíróság Elnöki Iktató Clipper


Fővárosi Bíróság GH Iktatóprogram Microkernel Database

Engine

Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-S: Oracle

Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-Ó: MySql

Fővárosi Igazságügyi

Hivatal

kárpótlási Lexlib, Clipper

Fővárosi Ítélőtábla BIIR-BÍR-Ó MySql

Fővárosi Főügyészség BÜR Dbf fájl

Fővárosi Főügyészség MAKÖR SYBase

Fővárosi Főügyészség IÜR MS ACCES

Az adatbázis-kezelők tekintetében csakúgy, mint a tanúsítványok esetén

igen elmaradott színvonalon állnak a jogszolgáltatási szervek. A

Fővárosi Bíróságon és az Ítélőtáblán mutatkoznak biztató jelek az

Oracle és MySql formájában, amelyek az E-levéltárhoz való on-line

kapcsolódást elősegíthetik

Felhasználói kézikönyvvel minden esetben rendelkeznek, ami szinte

természetes, műszaki dokumentációval azonban csak a Fővárosi

Bíróságon a BIIR-BÍR-S és Ó esetében, valamint a Főügyészségen

utaltak arra, hogy a Legfőbb Ügyészség, a program fejlesztője

rendelkezik vele.

Az alábbi táblázatban szervenként összesítve az éles, valamint az

évente keletkező adatállományok mennyiségét tüntettük fel:

Szerv neve Éles adatállomány (GB) Éves adatállomány (GB)Fővárosi Bíróság 18.9 2.1.

Fővárosi Igazságügyi

Hivatal

2.0 0.0

Fővárosi Ítélőtábla 2.0 0.5

Fővárosi Főügyészség 22.5 1.2

Összesen 45.4 3.8


Jelenleg az éles — használatban lévő — adatállomány terjedelme 45,4

GB. Nem túl jelentős mennyiség, de nem is meglepő, hiszen az

elektronikus iktatási állományok köztudottan nem terjedelmesek. Az

évente keletkezett adatállomány sem számottevő: mindösszesen 3,8

GB, a használatban lévő 10%-át sem éri el. Elenyésző mennyiségükkel

fordítottan arányosan nagyobb a maradandó és ügyviteli értékük,

megőrzésüket 100%-ban biztosítani szükséges. A Fővárosi Bíróságon a

BIIR-BIR-Ó a legnagyobb, 18 GB adattartalmat kezelő szoftver, míg a

Főügyészségen a BÜR tartalmazza az adatállományok 7/8-át. Az

Igazságügyi Hivatal esetében az éves gyarapodás gyakorlatilag

mérhetetlen, elenyésző.

A Főügyészségen automatikusan elkülönítik a programok az egyes

években keletkezett elektronikus adatállományokat. A többi szervnél ez

nem megoldott, így levéltári átvétel esetén az adott év szűrésével lehet

megoldani a leválasztást.

A szerveknél iktatott összes ügy számát (fő- és alszám) az

iktatóprogramban, illetve az éves ügyszámot az alábbi táblázat tünteti

fel. Utóbbi esetén általában az utolsó lezárt évfolyam, vagyis 2009

adatait kaptuk meg.

Szerv neve Szoftver neve

Összes ügyszám

Éves ügyszám

Fővárosi Bíróság Elnöki Iktató n.a. 3.590!

Fővárosi Bíróság GH

Iktatóprogram

56.000 100.000

Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-S: 32.599 994

Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-Ó: 3.844.183 378.405


Kárpótlási 150.000 -

Fővárosi Ítélőtábla BIIR-BÍR-Ó - n.a.


Fővárosi Főügyészség BÜR 1.465.901 131.214

Fővárosi Főügyészség MAKÖR 182.271 Kb. 35.000

Fővárosi Főügyészség IÜR 47.568 Kb. 4.000

Fővárosi Fegyház és Börtön

- - Kb. 50.000

Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet

- - 162.439

Összesen 5.788.522 895.642

A Fővárosi Bíróságon közel 4 millió iktatott ügy, a Főügyészségen pedig

1.7 milliót megközelítő iktatott ügy adatait és iratait őrzik.

Az Elnöki iktató adatai csak az éves ügyszámokat tükrözik. A GH

iktatója esetén pedig meghökkentő, hogy az éves gyarapodás nagyobb,

mint a korábban keletkezett összes ügyszám. Az éves gyarapodás

esetén is a Fővárosi Bíróság és Főügyészség, továbbá a Fővárosi

Büntetés-végrehajtási Intézet számai kiemelkedők.

Az Igazságügyi Hivatal kárpótlási programjában a személyi kárpótlásnál

nem különíthetők el a budapesti ügyszámok, a 150.000 a budapesti

vagyoni kárpótlási ügyek és az árverések száma. Ebben az ügyszakban

gyakorlatilag már nincsenek újonnan induló ügyek.

Az adatvagyon felmérés során azt is vizsgáltuk, hogy van-e rendszeres

adatmentés a szerveknél? Továbbá milyen adathordozóra

történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel, valamint

van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?

A Fővárosi Bíróságon rendszeresen mentik az adatokat a hálózati

meghajtóra, naponta és teljes körűen. A Főügyészségen szintén napi

mentéseket készítenek, DAT kazettára ntbackup programmal, időnként

teljes körűen, inkrementált módon. A kerületi ügyészségeken is külön-

külön mentenek hetente (péntek), helyi szerverekre. Az Ítélőtáblán LTO

kazettákra mentenek. Backup Exe programmal, teljes körűen. Az

Igazságügyi Hivatalnál az adatmentés a Novell funkciói révén, DAT

szalagokra (12/24 DDS3), napi, heti, havi rendszerességgel történik.


Sajnos egyedül az Igazságügyi Hivatalnál archiválják havonta az

adatmentéseket. A többi szervnél nem beszélhetünk archiválásról,

csupán üzemeltetési mentésekről.

A vizsgált jogszolgáltatási szerveknél alkalmazott szoftverek egyike sem

rendelkezik export funkcióval, ami az adatállományok migrálását

meglehetősen nehézkessé teszi. Ráadásul csak a bíróságon biztosít a

rendszer adatbázis-kezelő programja export lehetőséget: a BIIR-BIR-S

(Oracle) és a BIIR-BIR-Ó (MYSQL 4.0).


A fővárosi jogszolgáltatási szervek esetében az alábbi tábla tartalmazza

az általuk használt ügykezelő szoftverek listáját.

Szerv neve

Gyártó Meg-neve-zés

Verzió Bevezetés

Akkreditáció Tanúsítvány


AC Soft

Kft./VHS

oft

IRMA 39845 3871

8

Kibővített

/közigazgatási

portál interface/

02-T7872/2006-

03598


MicroSec E-

Signo

3.1.39.

0

2005 Teljes mértékű

megfelelés az

ETSI TS 101903

xAdES

szabványnak

http://srV.e-

szigno.hu/menu/

e_szigno_tanusitvany

.html


MicroSec Media

tor

5.1 2005 - -


MicroSec OCC

S

- - - -



Nexon Nexo

n Bér

41-2 2006 - -


Nexon Nexo

n

Beren

c

szem

élyzet

i rész

2008/0

1

2006 - -


GriffSoft

Rt.

GIIR s.028v.

02.

2005 - -


GriffSoft

Rt. GIIR

- - - -

A jogszolgáltatási szerveknél, amint az táblázatból is kitűnik, csak az

Igazságügyi Hivatal, illetve a Fővárosi Bíróság használ akkreditált és

tanúsított szoftvert.

A GIIR több modullal rendelkezik. Ezek a pénzügyi, számvitel,

könyvelés, eszköznyilvántartás, készletnyilvántartás, bírósági bevételek,

valamint letétek, úgymint bírói, elnöki, tárgyi letét és a felszámolói

díjkiegészítés területét ölelik fel.

A MicroSec-es OCCS a cégbírósági metaadatok adatbázisa, Oracle

alapokon. A mérete nem jelentős, hiszen csak metaadatok tárolására

szolgál, az elektronikus iratokat az E-Signo tárolja. Ennek nagy mérete

miatt egyes megyei bíróságokon már voltak is tárolási problémák, ezen

az OIT hardverfejlesztéssel igyekszik úrrá lenni – de talán az E-irattári

szolgáltatásra is nyitottak lennének.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatal fenti programja az IH szakterületeinek

zömét (mediáció, áldozatsegítés, jogsegély, lobbi (ez országos)

tartalmazza. A pártfogás szakterület külön áll, de ugyanúgy a VHSoft

által fejlesztett programban van.

Fontos kérdés volt, hogy korábban használtak-e más elektronikus

ügykezelő rendszereket, amelyeket már nem üzemeltetnek. A Fővárosi


Bíróságon ilyen, már használaton kívüli szoftvereit az alábbi táblában

gyűjtöttünk össze:

Szerv neveGyártó Megnevezés Verzió Használat

idejeFővárosi

Bíróság

IQSys BLR tárgyletét n.a. 2003-2006

Fővárosi

Bíróság

Microcom Bevételnyilvántar

tó

1.0 2005-2007

Fővárosi

Bíróság

Szijjártó Jenő Elnöki letét n.a. n.a.

Fővárosi

Bíróság

Szijjártó Jenő PCPénztár n.a. n.a.

Fővárosi

Bíróság

Saldo Főkönyv n.a. 2000-2005

Fővárosi

Bíróság

Nexon NexonBerenx-

illetmény

2006/14c 2002-2006

Fővárosi

Igazságügyi

Hivatal

IRMA elődje

A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál korábban az IRMA rendszer elődjét

alkalmazták, amely nem rendelkezett tanúsítvánnyal. Az IRMA

iktatórendszer szoros együttműködésben van a szakmai

tevékenységüket (Áldozatsegítés, Jogi segítségnyújtás, Pártfogás)

segítő elektronikus ügykezelő rendszerekkel.

Még az előbbi kérdésnél is fontosabb, hogy sikerült-e a már használaton

kívüli szoftverekből migrálni az adatállományokat. Ugyanis, ha nem

történt meg a migrálás, akkor tulajdonképpen veszélyeztetett

adatállományoknak kell tekintenünk őket – hiszen a mai informatikai

eszközökkel ezek a szoftverek már nem futtathatók, a korabeli

környezet pedig használhatatlanná válik, valamint az adatállományok


szerkezetét sem ismerik már. A kézikönyvek, műszaki dokumentációk

megsemmisülnek, vagyis aránytalanul nehézzé válik az adatállományok

felfejtése.

A Fővárosi Bíróság esetén az alábbi eredmények születtek:

BLR letét: nem teljes körűen, csak az aktuális ügyek

ESzigno: nem

Elnöki letét: nem teljes körűen, csak az aktuális ügyek

PCPénztár: egyáltalán nem

Főkönyv: egyáltalán nem

NexonBerenx-illetmény: egyáltalán nem

A Fővárosi Igazságügyi Hivatal korábban alkalmazott adatállományainak

migrálása 2005 végén megtörtént az iktató program és a szakmai

programok tekintetében. Az új szoftver bevezetésével a teljes

adatállomány migrálásra került. A migrálás hatékonysága 95-98%-os

volt. A néhány %-os migrációs problémát elsősorban nem az iktató

rendszerekben tárolt adatok, hanem a szakmai programok adatainak

eltérő adatbázis szerkezetbe történő áttöltése okozta.

A Fővárosi Bíróság esetében vázolt eredmények aggodalomra

adhatnának okot, de az ezekben a szoftverekben tárolt elektronikus

iratok — mint a hasonló tartalmú papíralapúak sem — nem képeznek

maradandó értéket, selejtezhetők.

A Fővárosi Bíróságon a nem akkreditált ügykezelő szoftverek az alábbi

adatbázis-kezelővel működnek/működtek:

BLR letét: Oracle

Bevétel nyilvántartó: DBase

Elnöki letét: DBase

PCPénztár: DBase

Főkönyv: DBase


NexonBerenx-illetmény: saját Nexon fejlesztés

ESzigno (OCCS): Oracle

Az Igazságügyi Hivatalnál az IRMA elődjének adatbázis-kezelője MSSql

alatt működött.

Az Ítélőtáblán a GIIR MySql segítségével fut, valószínűleg a Fővárosi

Bíróságon is.

A nem akkreditált ügykezelő szoftverek adatbázis-kezelői közül a MySql,

MSSql, Oracle modernebb, használhatóbb eszközök az E-levéltár

számára, de a Dbase-es állományok sok nehézséget okozhatnak majd

a Levéltár Technológiai Központ Laboratóriumának.

Felhasználói kézikönyvvel a Fővárosi Bíróságon az E-Szigno kivételével

rendelkeznek, illetve a Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál is található

kézikönyv.

Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?

(GB) Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő

rendszerben évente?(GB) Kérdésekre a válaszokat az alábbi

táblázatban összegeztük.

Szerv neve Szoftver neve Éles adatállomány (GB)

Éves adatállomány (GB)

Fővárosi Bíróság ESzigno 1011 100-500

Fővárosi Bíróság GIIR 40.4 5.0

Fővárosi Bíróság NexonBér 2.6 n.a.

Fővárosi Bíróság Nexon Berenc

személyzeti

2.2 0.65

Fővárosi Bíróság Mediator n.a n.a.

Fővárosi Bíróság OCCS Eszigno Eszigno

Fővárosi Ítélőtábla GIIR 4.0 1.0

Fővárosi

Igazságügyi Hivatal

IRMA 5.0 1.0


Összesen 1065.2 307.65

Az ESzigno éves adatait átlagoltuk.

Az összes ügyszámra (fő- és alszám) vonatkozó kérdésünkre csak a

Fővárosi Bíróság és a Fővárosi Igazságügyi Hivatal válaszolt. Az

ESzigno 8.093.128, az Irma 500.000 ügyet tartalmaz összesen, azaz

mindösszesen az ügykezelő programokban: 8,593.128 ügy található. A

fentebbi táblázattal összevetve látható, hogy ennél a kettőnél jóval több

az ügykezelő rendszerek száma, ugyanakkor nagyságrendileg

mégiscsak útmutatónak vehetjük a Fővárosi Bíróságról közölt adatokat,

hiszen a fővárosi jogszolgáltatás legnagyobb irattermelője, túlsúlya

vitathatatlan.

Az egyes években keletkezett adatállományokat sehol sem különítik el.

Kivételt képez az E-Szigno, ahol ezt fájlrendszerben, mappaszinten

megteszik.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál a hatósági ügyintézéssel összefüggő

elektronikusan keletkezett iratok találhatóak a rendszerben, elsősorban

és döntően doc formátumban, melyeket külső fájlrendszerben tárolnak.

A Fővárosi Bíróságon az ESzigno e-akták formájában, speciális .es3

formátumban és fájlrendszer szintjén tárolja az e-iratokat. A GIIR-ben a

doc és a pdf, a NexonBér programban a pdf formátumokban történik az

elektronikus csatolmányok tárolása.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál rendszeres napi, heti és havi

adatmentés van DAT kazettára. A havi mentések archivált mentésként

funkcionálnak. Minden hónap végén elvégzett mentés 2003-ig

visszamenőleg a hivatal rendelkezésére áll.

A Fővárosi Bíróságon az ESzigno-t naponta mentik, NAS és

merevlemezre, szinkronizációval, GIIR-t, NexonBért és a Nexon Berenc

személyzeti részt szalagra, merevlemezre, optikai tárolóra, a teljes

adatbázist


A Fővárosi Bíróságon nincs a szoftvernek export funkciója. A Fővárosi

Igazságügyi Hivatalnál az iktatókönyveket, lekérdezések eredményét

lehet exportálni html, doc és xls formátumokba. Az iktatókönyvi

állományt év végén kiexportálták, kinyomtatták, illetve pdf-be

konvertálva CD-re kiírva archiválják.

A Fővárosi Bíróságon a rendszer adatbázis-kezelő programja támogatja

az alábbi formátumokat: az E-szigno az Oracle exportot, a GIIR és a

NexonBér adatbázis-kezelő az MSSql-t, xls-t, txt-t.

Az ügykezelő rendszerekben nyilvántartott iratok forrásértéke a levéltári

álláspont szerint a papíralapú változataik sorsát osztja, ahhoz viszonyul,

tehát ha az irattári terv szerint selejtezhető a papír dokumentum, akkor

azt elektronikusan is meg lehet tenni. Vagyis egy gazdasági/pénzügyi

jellegű szoftver adatállománya gyakorlatilag teljes mértékben

selejtezhető, míg egy IRMA kaliberű szoftver adattartalmát tekintve –

gondolva a bíróságokon folytatott papír alapú iratanyag értékelésekre –

akár a 40%-ot is elérheti a maradandó arány. Ugyanakkor

elgondolkodtató, hogy az elektronikusan tárolt adatállományok tárolási

helyigénye – megőrzésük esetén – elenyésző a papírhoz képest és

amilyen mértékben csökkennek az elektronikus tárhely árak,

megfontolandó nagyobb arányú megőrzésük.

E-mail archiválás

A Fővárosi Bíróságon, a Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál és az

Ítélőtáblánál Novell GroupWise levelező rendszert, az ügyészségek és a

büntetés-végrehajtási intézetek a Microsoft Outlook rendszerét

használják levelezésre.


Ítélőtáblán tar-os tömörítéssel és teljes körűen mentik a levelezést.

Vannak archivált mentési állományok is, de nem különítik el évente az

adatállományokat.

A Fővárosi Bíróságon script alkalmazásával, eredeti fájlok másolásával,

teljes körű, napi teljes mentés történik. Archiválás egyénileg a címzettek

számítógépeire történhet.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál klasszikus értelemben a levelek

nincsenek külön mentve. A levelező rendszer és a benne aktívan

található levelek napi rendszerességgel kerülnek mentésre a

szervermentéssel azonos időben DAT kazettára. Így a mentés teljes

körű. Ezen felül lehetőség van felhasználónként levelezési archívum

kialakítására. Ezeket a felhasználók önmaguknak alakítják ki vagy a

szerverre, vagy a lokális gép merevlemezére. Az archiválás nem

kötelező, a felhasználóra van bízva a levelezési rendszerének

karbantartása (archiválás vagy törlés), de a levelező rendszerben

található anyagok összessége nem haladhatja meg a felhasználónkénti

100 MB adatmennyiséget. A Fővárosi Főügyészségen külön nem mentik

a levelezést, mivel az a napi mentés része.

A Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetben (bevallásuk szerint) teljes

körű tömörítéssel mentenek, míg a Budapesti Fegyház és Börtönben

egyáltalán nem mentik a levelezést. A BVOP ugyanakkor kijelentette,

hogy ők végzik az egyes bv. intézetek levelezését (Exchange szerver).

Kb. 1400 fiókot képesek kezelni, az egyes fiókok mérete 0,2 GB. Az

említett 1400 fiók kb. 8000 munkatársra jut ez még akkor is szűkös, ha

minden munkatársnak nincs szüksége e-mail fiókra. A budapesti bv.

intézmények kb. 400 munkatárssal és 64-68 fiókkal rendelkeznek.

Egyedül a Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetben különítik el a

mentési állományokban az egyes évek tartalmát. (Ez a kijelentés

kritikával kezelendő, ismerve hogy a BVOP látja el az e-mail

szolgáltatást.)

A mentett állományok méretét az alábbi táblázatban tüntettük fel:


Szerv neve Állomány mérete (GB)Fővárosi Bíróság 40

Fővárosi Igazságügyi Hivatal 4-5

Fővárosi Ítélőtábla 13

Fővárosi Főügyészség 32

Budapesti Fegyház és Börtön 0.1

Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet n.a.

Összesen 90 (kerekítve)

Összefoglalva a tapasztaltakat megállapítható, hogy az e-mailek

archiválására nem fordítanak intézményi szinten gondot, azt általában a

címzettre hagyják. Kiderült, hogy a mentés és az archiválás kifejezést is

gyakran összemossák az informatikusok. A személyes beszélgetések

során derült ki, hogy valójában csak üzemeltetési mentéseket folytatnak,

amelyeket meghatározott időközönként felülírnak.

Az e-mailek, mint elektronikus iratok forrásértékét tekintve

meglehetősen nehéz helyzetben vagyunk. Hiszen a rengeteg levél

között elvész a hivatali, vagy más értékes levélváltás. Bár nehezen

hihető, de tapasztalatunk szerint a jogszolgáltatás területén e-mail

küldésével hivatalos ügy nem indul egyelőre, szemben pl. a

közigazgatással, tehát ilyen jellegű maradandó iratok felbukkanására

meglehetősen kicsi az esély. Ugyanakkor történhetnek bizonyos

háttéregyeztetések, hivatalosnak tekinthető megbeszélések, amelyek

írásban zajlanak, de ezek kiszűrése egy független személy, pl.

informatikus által lehetetlen. Csak a címzett segítségével juthatunk ilyen

jellegű e-irat birtokába, amennyiben archiválta gépére; annál is inkább,

mivel a levelezésben általában magántermészetű anyag is található.

Ennek közlevéltárba való átvétele, még akkor is, ha a hivatali rendszert

használták továbbítására, messzire vezet, aggályos. Tudomásunk

szerint egyébként az utóbbi időben bírósági gyakorlattá vált, hogy a

tárgyalások jegyzőkönyveit az érintett ügyvédek számára elektronikusan

is megküldik, majd azok szintén elektronikusan válaszolnak, tehetik meg


megjegyzéseiket. Az e-mailek maradandó értékét a korábbi felmérés

során kb. 20%-os arányra becsülték, amely számot alapos okokkal

alátámasztva sem növelni, sem csökkenteni nem tudjuk. Továbbá az

átvételnek technikai és adatvédelmi akadályai is felmerülnek. Feltehető,

hogy ez az irattípus nagy jelentőséggel bír, de egyelőre központi

archiválásukra nem fordítanak gondot.


A jogszolgáltatási szervek közül egyedül a Fővárosi Bíróságon

fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot. A

többi szervnél tervezik a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését,

de általános hivatkozási alap az intézményi költségvetés

forráshiányosságára való hivatkozás. A Budapesti Fegyház és Börtön

nyilatkozata szerint már el is vetették bevezetését. A Fővárosi

Főügyészség nyilatkozata szerint ez a Legfőbb Ügyészség feladata. Az

Ítélőtábla a törvényi előírásokra utalt, vagyis akkor vezetik be, ha

jogszabály írja elő számukra. Az informatikusuk úgy látja, hogy ez lesz a

jövő (l. közbeszerzési ügyek). A cégbírósági ügyekben már előírták

bevezetését.

Összegezve megállapítható, hogy amíg az állami költségvetés a

jogszolgáltatási szervek költségvetésében nem biztosít a feladatra

forrást, addig az elektronikus aláírás elterjedése, szélesebb körűvé

válása nem várható.


Szerv neve Név Cél Csatol-mány

Formá-tum

Mé-ret

Éves gyarapo-

Adatbázis-kezelő


(GB) dás (GB)

Budapesti Fegyház és Börtön

Intranet

portál

doku-

mentum

megosztás

igen .xls, .jp

g, .pdf,

.doc, .

1.0 0,3 MySQL

BFBIMI bérszámfejt

és

nem 0,5 0 Oracle

BFBConfoto fénykép-

kezelés

igen .jpg, 0,1 0 MySQL


PostAdmin Postakönyv

előállítása,

elektronikus

beadás

- - 100

GB

1 TB InterBase

FB

E-Corvina

központi

tárolás

OITH

könyvtár-

nyilvántartó

- - - n.a. -

FBKis-Téka Könyvtár-

nyilvántartó

- - 0.04 n.a. MySql

FBBCS eszköz-

nyilvántartó

- - - - InterBase

FB

Munkaidő-

nyilván-

tartó

munkaidő

nyilván-

tartás,

beléptetés,

szabadság-

nyilván-

tartás

- - 0.2 0.1 MySql/

Possgres

Összes101.84

1000.4

A Budapesti Fegyház és Börtön (3 db) és a FB (5 db) rendelkezik

bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal. Az adatbázisok


számbavétele esetén gyakori probléma volt, hogy félreértésből a

kérdőívben az iktató szoftvert is itt tüntették fel (pl. Ítélőtábla).

A Budapesti Fegyház és Börtönben megmutatták azt az intranetes

rendszert, amellyel az intézményvezető parancsait (ezek az utasítások,

hivatalos körlevelek stb. megfelelői) juttatják el a bv. dolgozókhoz. A

parancsok eredetije az iktatott iratok között található. Az intranet portál

php-joomla-mysql alapú. A csatolt dokumentumokat (xls, pdf, jpg, doc)

az intranet szerver a fájlrendszerében tárolja, ezek mérete kb. 1 GB. Az

adatbázist havonta mentik, ennek mérete kb. 0,02 GB. Korábbi

állományok megmaradnak. Az IMI adatbázis egy része számviteli

jellegű, amelyekben korábban migrálás történt.

A Confoto kb. 0,1 GB terjedelmű, amelyben az aktuálisan náluk lévő

letartóztatottakról készült fényképeket tárolják. Az adatbázis nem

növekszik, mert az intézményből elbocsátottak fényképét adatvédelmi

előírás alapján azonnal törölniük kell, így az adatbázisban mindig az

őrizetesek létszámának megfelelő számú fénykép van.

A BVOP-nál a büntetés-végrehajtás területén az 1990-es években indult

a fogvatartottak nyilvántartására szolgáló adatbázis, amelybe

visszamenőleg bevezették 1974-ig a fogvatartottak adatait. A

nyilvántartó szoftver Recital alapú Xbase adatbázisra épül, de a gyártója

már nem létezik. Az összes intézet adatait tartalmazza. Egyedi

fejlesztésű adatbázis-kezelő szoftver, szándék van MySql-re migrálásra.

Az adatbázis mérete kb. 70-100 GB. Az adatokat 50 évig kell

megőrizniük. A levéltár érdeklődésére számottartó, maradandó értékű

anyag.

A Fővárosi Bíróságon a frissen bevezetett PostAdmin program

metaadatokat tartalmaz, a postakönyvek kiváltására szolgál. A megadott

mérettel (100 GB, éves 1 TB – ez csak számított érték az eddigi

méretből) szemben a bírósági informatikusoknak is fenntartásaik

vannak, túlzottnak tartják. Egyedül a PostAdmin esetén a különítik el a

mentési állományokban az egyes évek tartalmát. szalagra, tar

programmal, teljes mentés.


Az alábbi szoftvernek van export funkciója, ami PostAdmin esetén csv,

xls, xlm, a Kis-Tékánál és a BCS-nél xls formátumokat támogat.

Az export lehetőséget biztosítja a rendszer adatbázis-kezelő programja

és ez alábbi formátumokat támogatja: Kis-Téka MySql, munkaidőnyilv.

MySql és Postgress.

Adatbázis-kezelő program színvonala, minősége (Oracle, Postgress,

MySql) az InterBase kivételével E-levéltári szempontból megfelelő

volna, de ezen adatbázisok - bérszámfejtő, gazdasági,

eszköznyilvántartó, munkaidő, posta, könyvnyilvántartó, fénykép (ez

utóbbi kivételével) – maradandó értéküket tekintve nem tartanak számot

a levéltár érdeklődésére, hiszen papíralapon selejtezhetők, (pl.

postakönyv) 5 év őrzési időt követően. A fotókat tároló adatbázisból

viszont törvényi alapon törlik a szabadlábra kerülők anyagát, tehát nincs

mit átadni a levéltárnak. Vagyis a jogszolgáltatási adatbázisok

tekintetében nem kell átvétellel számolnunk, ugyanakkor véleményünk

szerint általában – a gazdasági jellegűtől eltekintve - az adatbázisok

információtartalma maradandó értéket képez. Az átvétel mennyiségét a

gazdasági és ügyviteli jellegű adatbázisok arányából lehetne

prognosztizálni, de ez a jelen helyzetben, a hiányos adatok miatt,

megbecsülhetetlen. Ezen kívül még a BVOP-nál vezetett fogvatartotti

nyilvántartás adatállományai képeznek maradandó értéket6, de ezek

átvétele egyrészt törvényi, másrészt illetékességi (Magyar Országos

Levéltár) kérdéseket vet fel.


6 A BFB fényképadatbázisa és a BVOP fogvatartotti nyilvántartása részben vagy egészében ugyanaz lehet.


A kérdőívekre adott válaszok alapján egyik szervnél sem használnak a

hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas

eszközöket.

A helyszíni felmérés során azonban kiderült, hogy a helyzet ennél

sokrétűbb.

A Budapesti Fegyház és Börtön esetében a biztonsági kamerák nem az

informatikához, hanem a biztonsági osztályhoz tartoznak. A kamerák

egy része nem rögzít, más részükről – valószínűleg ez a rögzítésre

képes kamerák korábbi generációja – csak egyedi hardverrel vagy

szoftverrel, speciális formátumban menthető le a rögzített film, más

részük pedig merevlemezre ment, de akár pendrive-val is lementhető

róla a tartalom. A rögzített felvételeket alapesetben nem őrzik meg, a

felvételek 1-3 hét után felülíródnak; a különleges események felvételeit

parancsnoki intézkedésre külön kimentik valamilyen adathordozóra.

Ide tartozik a Confoto (l. adatbázisok), amely kb. 0,1 GB terjedelmű, és

az aktuálisan náluk lévő letartóztatottakról készült digitális fényképeket

őrzik. Az adatbázis nem növekszik, mert az intézményből elbocsátottak

fényképét azonnal törölniük kell.

A BVOP-n jelezték, hogy mind a fényképes nyilvántartás, mind a

távmeghallgatások miatt fontos lenne a hang- és képrögzítés

helyzetének megnyugtató megoldása, de ez még várat magára.

Az Ítélőtáblán valójában előfordul, hogy a peres felek (főként vádlottak),

illetve ügyvédek kérésére rögzítik a tárgyaláson elhangzottakat, és ezek

CD-re írva bekerülnek az aktába (és mint ilyen, 1. fokon irattározódnak,

nem itt!). A Fővárosi Bíróságon pedig külön kérésre analóg formában

használnak a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és

képrögzítésre alkalmas eszközöket.7

7 Tapasztalataink szerint mindig készítenek audiofelvételt, azt írják át később, vagy ha azonnal gépelnek, akkor is készül hangfelvétel, hogy ellenőrizni tudjanak.


Mint az a helyszíni felmérések során kiderült, a terület nem tartozik

kimondottan az informatikus és irattáros szakterületek illetékességi

körébe.

A hang és képállomány nyilvántartás léte részlegesen, az adatok és az

audiovizuális állományok kapcsolata egyáltalán nem tisztázott. A

Confoto kivételével arra sem tudtak válaszolni, mekkora az eddig

keletkezett/tárolt állományok mennyisége.

Az elektronikus iratoknak ez a fajtája szintén átvételre tarthatna igényt a

levéltár számára és bíróságok esetében jó esélyjel meg is valósulhat. A

hivatali működés során keletkezett képállomány véleményünk szerint

100%-osan maradandó egy fényképes nyilvántartás esetében. A

büntető és egyéb peres ügyek esetében arányai viszonyulnak a

korábban folytatott, a papíralapú iratok vizsgálata során megállapított

30-40 %-os megőrzés mértékéhez.



Ebben a pontban csak az adatbázisok esetére kértünk választ, az iktató

és ügykezelő szoftverek esetében az aktuális fejezetben ismertettük.

Szerv neve Megnevezés Formátum GBFővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet

E-mail Zip 0.1

Fővárosi Bíróság BLR letét Oracle 50

Fővárosi Bíróság elnöki letét Clipper 1,8

Fővárosi Bíróság PCPénztár Clipper 1,2

Fővárosi Bíróság Saldo Clipper 1,48

Fővárosi BíróságNexonBerenc-

illetmény Pascal 2,1

Összesen 56.59

A formátumra vonatkozó kérdésünket félreértelmezve tömörítést és

adatbázis kezelőket írtak le.

A zip formában csomagolt (0.1 GB) e-mail-ek használatát a Fővárosi

Büntetés-végrehajtási Intézetnél az eredeti Outlook szoftverbe való

visszatöltéssel oldják meg.

A Fővárosi Bíróságon jóval több, mintegy 56,58 GB terjedelemben tárolt,

letéti és pénztári, illetményi jellegű adatállományokat szükséges

migrálni, konvertálni. Nem fejtették ki, de valószínűleg futtatják a korábbi

(Oracle, Pascal és Clipper) adatbázis kezelőkben.

Budapesti Fegyház és Börtön esetében a bérszámfejtés (IMI) szoftver

esetében korábban már történt migrálás, Dbase-ből Oracle-be, egy

külső cég által.


Az Ítélőtáblán a BIIR-be a Kovács-féle Lajstrom programból 2006-ban

Dbase-ből MySql-be történt konvertálás, amelynek az adattisztítása

hosszú és bonyolult művelet volt.

Nem sok olyan adatbázis került a felmérés látókörébe, amelyben történt

migrálás vagy konvertálás, de az arra várók száma sem magas.

Összességében megállapítható, hogy a szervek a folyamat költséges és

bonyolult volta miatt inkább a korábbi alkalmazás segítségével érik el

régi adataikat. Ritkán mégis megvalósítják a feladatot, de ekkor gyakran

külső cég segítségét veszik igénybe. A migrálás, konvertálás

tapasztalatait illetően is meglehetősen szűkszavúan nyilatkoztak (l. még

fentebb iktató és ügyiratkezelő szoftverek).

Intézményi honlapok

Mindenhol rendelkeznek intézményi honlappal, bár a Főügyészség, mint

központosított szerv esetében a Legfőbb Ügyészség az illetékes annak

gondozásában (www.mklu.hu).

A Fővárosi Igazságügyi Hivatal rendelkezik szintén egy központi

kezelésben lévő honlappal (www.kih.gov.hu). A portált Dokk Novell

keretprogram segítésével, napi rendszeres frissítéssel tartja karban

saját kezűleg az Igazságügyi Hivatal. Hasonló a helyzet a büntetés-

végrehajtási intézeteknél is, ahol a honlapot a BVOP szabályozza

(www.bvop.hu), de egy külső cég tartja karban. A Fővárosi Bíróságnak

(www.fovarosi.birosag.hu) és Fővárosi Ítélőtáblának (www.itelotabla.hu)

külön honlapja működik.

Az Ítélőtáblán nem archiválják a honlapot, a mentésről sem nyilatkoztak.

A Legfőbb Ügyészség nem adott erre vonatkozó információt. A Fővárosi

Bíróságon, a Fővárosi Igazságügyi Hivatalban, a Budapesti Fegyház és

Börtönnél, valamint a Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetnél mentik a

honlapot.


http://www.fovarosi.birosag.hu/

http://www.bvop.hu/

Az archiválás formáját, módszerét és időszakait illetően az alábbi

információkat nyugtáztuk:

A Budapesti Fegyház és Börtönnél a honlapot kézi módszerrel, havi

gyakorisággal, zip. formában tömörítik. Az intranet portál php-joomla-

mysql alapú. A honlapjukat ugyanezen program segítségével

készítették, időnként szintén elmentik. A honlap egyébként külső cég

szerverén található. A Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetnél

folyamatos tömörítéssel mentenek.

A Fővárosi Bíróságon napi mentést folytatnak, részben külső céggel,

beépített script (drupál modul) segítségével. Felmerült az intézményi

intranet (szintén drupal alapú), amely a szokásos módon a bírósági

dolgozók tájékoztatásának fő eszközévé vált; a felhívások, közlemények

csak egy része (elnöki) iktatott irat.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatalban hetente történik a mentés egy másik

szerver merevlemezére.

Az intézményi honlapok archiválása (nem a biztonsági mentése)

meglehetősen bonyolult folyamat, amely egyelőre technikai

nehézségeket is jelent, hiszen archiválás esetén egy korábbi hivatkozás

idővel eltűnhet, vagyis nem jeleníthető meg, a hivatkozások archiválása

pedig jelentősen megnöveli a terjedelmet.

Az intézményi honlapok archiválása azért problematikus, mert

dinamikusan előállított oldalak esetén bonyolult csak a változást

archiválni, ilyenkor általában az egész szolgáltató keretrendszert annak

adatbázisával együtt a legegyszerűbb archiválni. Ez természetesen

további bonyolult kérdéseket vet fel a rendszer és annak

adatbáziskezelőjének időről időre történő upgardelésével kapcsolatban.

E-Irattári szolgáltatás


Mind a kérdőíves megkeresés, mind a helyszíni interjúk alkalmával

írásos tájékoztatást – utóbbi esetben szóbelit is – kaptak a

jogszolgáltatási szervek informatikai szakemberei az E-Levéltár mellett

kiépítendő E-Irattárról, illetve az általa nyújtható szolgáltatásokról.

Összességében pozitív, várakozásteljes hozzáállást tapasztaltunk a

szervek részéről, néhány kivételtől eltekintve érdeklődnek, illetve az

intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák az elektronikus irattári

szolgáltatást.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatalban egyetért az e-irattári szolgáltatások

kialakításával, és mindenben támogatja törekvéseit, de jelenleg nem tud

olyan pontot megjelölni, amelynél igénybe venné a kialakítandó e-irattári

szolgáltatást.

A Fővárosi Főügyészség, mint erősen központosított szerv a Legfőbb

Ügyészség hatáskörébe tartózónak vélte a véleményformálást, onnan

viszont nem rendelkezünk információval.

A Budapesti Fegyház és Börtönnél, valamint a Fővárosi Büntetés-

végrehajtási Intézetnél érdeklődnek iránta és hasznosnak tartják az

elképzelést.

Az Ítélőtábla informatikusai szerint lenne igény E-irattári szolgáltatásra

(pl. adatvesztés megelőzése), azonban jelezték, hogy a Kopint-

Datorggal, mint üzemeltetővel szemben a bíróságokon többeknek

fenntartásaik lehetnek.

A Fővárosi Bíróságnál kialakított pozitív álláspont alapján szó lehetne

egy pilot-projekt keretében E-Szigno, vagy BIIR szoftverek

adatállományainak e-irattári átadásáról is.

Az ügyészségeken vezetett Büntető Ügyviteli Rendszer (BÜR) 1993-

1994-es évfolyamainak átvételére a Magyar Országos Levéltár

vezetésével egy pilot-projekt indult 2010 májusában. A cél a Dbase

alapú program konvertálása és az adatállományok migrálása egy Oracle

alapú relációs adatbázisba, majd a SIARD nevezetű svájci szabvány,

illetve SIARD Suite eszköz segítségével az E-levéltári

követelményeknek megfelelő SIP-AIP-DIP létrehozása. Bár ez a


folyamat nem szorosan az E-Irattári szolgáltatások körébe tartozik, de

elképzelhető, hogy példa értékű lehet és a jogszolgáltatási szervek

merev hozzáállását fellazíthatja.

Digitalizálás

A kérdőívben nem szerepelt, de a helyszíni interjúk alkalmával felmértük

az intézményi digitalizálás helyzetét.

A Fővárosi Igazságügyi Hivatalban tervként többször is felmerült a

digitalizálás gondolata (amely jelentősen növelné az elektronikus

adatállományok mennyiségét), de pályázatuk sikertelenül zárult.

Elképzelésük szerint digitalizálták volna a kárpótlási iratokat – ez

egyrészt hely- és így költségmegtakarítást jelentene (az épület bérlete

kb. 100 millió Ft évente), másrészt biztosítaná az értékes és óriási

terjedelmű iratanyag megmaradását, levéltárba kerülését. A két évvel

ezelőtti becslés szerint a digitalizálás összköltsége kb. 800 millió Ft lett

volna. (A 17 000 ifm iratanyag természetesen nemcsak a BFL, hanem a

MOL illetékességébe tartozó anyagot jelent.)

A Fővárosi Bíróság digitalizálási terveiről az alábbi tervekről adtak

számot: minthogy a bíróságok egyik legnagyobb problémáját az irattárak

telítettsége jelenti, erre megoldást jelenthetne az iratok digitalizálása,

akár retrospektívan is. Mivel a jelenlegi jogszabályok az eredeti,

papíralapú iratok megőrzését és levéltári átadását követelik meg, ehhez

jogszabály-változtatásokra is szükség lenne.

A Fővárosi Bíróság Cégbíróságán 2005 januárja óta keletkeznek

úgynevezett e-akták. Az e-akta tartalma általában egy , vagy több .pdf

fájl, de ha a séma megengedi, tartalmazhat más, akár média típusú

fájlokat is. A. pdf alkalmazását a 2006. évi V. tv. kötelezővé tette. Az e-

aktán belül egy fájl is aláírható, de aláírással ellátható a teljes akta is

(http://srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=tudasbazis).


http://srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=tudasbazis

Eleinte még csak a cégiroda által szkennelt és az iroda munkatársai

által aláírt akták keletkeztek. 2005 októberében kapták az első – jogi

képviselő által aláírt – dokumentumot, de a tömeges iratképződés csak

2006-ban indult. Ezeket az iratokat *.es3 kiterjesztésű fájlokban tárolják

szerverükön.

A tárolt adatok struktúrája:

év/hónapésnap/irattípuscégjegyzékszámsorszám.es3, pl.

2010/0621/C_u50109914157000160.es3.

Az alkalmazás http:// protokollon keresztül továbbítja a felhasználó

gépére és az ott telepített e-szignó alkalmazás segítségével tudja

azokat megnyitni, módosítani, aláírni és a módosított változatot

visszaküldeni a szerverre.

Az e-akták mennyisége évente folyamatosan növekszik:

Év Aktaszám Terjedelem (GB)

2005 143399 98

2006 277130 140

2007 344675 180

2008 772075 319

2009 1205672 278

2010* 580589 118

*2010. június 22-én érvényes adatok.

Az e-akták tárolására a hely csökken, hiszen egyre kevesebb a

szkennelt dokumentum, mivel már a beadáskor elektronikus formában

kerülnek be az iratok. Az adatok egyre nagyobb hányada közvetlenül

irodai programcsomagok segítségével előállított dokumentum és

nyomtatvány. A számviteli törvény szerinti beszámoló elektronikus úton

is letétbe helyezhető és közzétehető, ugyanakkor az elektronikus úton

benyújtott beszámolót minősített elektronikus aláírással kell ellátni.

2008 júliusa óta lehetőség nyílt az úgynevezett egy órás eljárás keretén

belül, a nyomtatvány segítségével ügyintézni a cégbejegyzéseket.

Ezeknek az e-aktáknak kisebb a méretük.


Az elektronikus kézbesítés 2008. júliusi bevezetésével még kisebb e-

akták keletkeznek.

A Fővárosi bíróság a régebbi iratok digitalizálásával nem foglalkozott.

2007. január 1. óta jogszabályi kötelezettség, hogy az ügyfél kérésére a

cégbejegyzési iratról elektronikus másolatot készítsenek, amennyiben

az nem elektronikusan érkezett. Ez viszont nem nagy mennyiség.

2009 óta a cégeljárásban kötelező az elektronikus eljárás használata,

ezért a beérkező anyagot nem kell digitalizálni. A formanyomtatványok

(XML) használatával lehetővé vált az automaták alkalmazása is, amely

elősegíti az irodai szerkesztői tevékenységet, pontosabb és gyorsabb

munkavégzést, vagyis rövidebb eljárást is eredményez.

A jogszolgáltatás iratkezelőinél tapasztaltakat összegezve elmondható,

hogy bár a szervek közt meglehetősen sok hasonlóság fedezhető fel

alaptevékenységükben, elektronikus iratkezelésük meglehetősen eltérő

mind a múltban, mind a jelenben. Ugyanakkor legalább az jelenthet a

jövőre nézve reményt, hogy egyes szakágaik már szervezetrendjükből

fakadóan is erősen központosítottak. Így nyilvánvaló, hogy a Fővárosi

Bíróság és az alá tartozó kerületi bíróságok egységes koncepció

mentén alakítják ki elektronikus iratkezelésüket majd a jövőben. (Mindez

ugyanakkor nem jelenti azt, hogy az ítélőtáblai szint feltétlenül

kompatibilis lesz ezzel.) Ugyanez elmondható az ügyészségi és

büntetés végrehajtási szervezetről is. Amennyiben az elektronikus

levéltári projekt levéltári szakmai oldala értő figyelemmel kíséri ezeknek

a rendszereknek a kiépülését (mint amire a BÜR esetében most esély

van) akkor a jogszolgáltatási szerveknél keletkező adatvagyon hosszú

távú megőrzése garantált lesz.

Büntető Ügyviteli Rendszer (BÜR) ismertetése:

A Büntető Ügyviteli Rendszer az ügyészségi szervezetben keletkezett

büntetőügyek iratainak iktatási és ügyintézési anyagainak

nyilvántartása. A rendszerben az 1993. január 1-jén folyamatban lévő

ügyeket tartották nyilván a fővárosi székhelyű ügyészi szerveknél. 1994.


január 1-jétől valamennyi ügyészi szerv bekapcsolódott a rendszerbe.

Az adatbázis büntetőeljárásokhoz kapcsolódóan tárolja az adatokat, egy

ügy egy büntetőeljárás, amely több ügyészi szervet érinthet, minden

adat az ügyekhez kapcsolódik így például a személyek csak a

büntetőeljárás vonatkozásában szerepelnek. Az irattári tervek

használata nem feltétlenül volt konzekvens a rendszerben. Az iratokat

az egyes ügyészi szervek szervergépein tárolják.

Az iratok struktúrája: ügyészi szervenként/évente/dbfájlok. Fájl neve

XNN ahol X az azonosító az NN az évszám (Pl U95.dbf az ügy fájl 1995.

évi állománya. Az adatfájlok eredetileg ügyészségi szervenként (167) a

helyi szerverekre telepített adatfájlok, ügyészségi egyedi azonosítójuk

nincs. A kerületi ügyészségek (kerület évenként változnak pl. a

V.VIII.XIII. kerületi ügyészségből a VIII. kerületi kivált) Fővárosi

Ügyészségi Nyomozó Hivatal, Budapesti Fellebbviteli Főügyészség,

Budapest Főváros Levéltára illetékességébe, a Központi Ügyészségi

Nyomozó Hivatal, Legfőbb Ügyészség (nyomozásfelügyeleti és

büntetőbírósági két adatbázis, Praetor Praxis) az Országos Levéltár

illetékességébe tartozik.

Az adatállomány adatfájlokból és kódfájlokból áll. Az adatfájlok ügyészi

szervenként/évenként elkülönült dbase fájlokban vannak. A fájlok

elnevezése XNN, ahol X a fájl azonosítója NN pedig a naptári év utolsó

két számjegye (pl. U96.dbf az Ügy 1996. évi fájlja). A rendszer

kezdetekor a tárolási szűkösség miatt logikai tömörítést kellett

alkalmazni. 20MB tárterületre 8 év anyagának be kellett férni, ezért

erőteljes kódolást és konverziót alkalmaztak és bizonyos adatmezőket

200-as számrendszerbe tömörítettek. A név fájl terjedelmét például 20

karakterben korlátozták, az ennél hosszabb nevek 20+ karaktereit külön

fájlban azonosítóval tárolták. Azonosítóként belső rekordsorszámot

használ.

Sem az adatbázishoz, sem az azt használó alkalmazáshoz nem készült

egykorú dokumentáció, rendelkezésre áll, de az ügyészi szervek

jegyzéke, az adatbázis struktúra és az alkalmazás menürendszerének

leírása.


Az adatállományból válogatott származtatott adatokat tárol a

PraetorPraxis központi adatbázis 2005. január 1-jétől kezdődően,

jelenleg 9GB terjedelemben. Az adatgyűjtés elsősorban a különböző

helyi adatállományokban előforduló gyanúsítottak ügyészi szervezeten

belüli priorálására szolgál.


A FŐVÁROSI RENDVÉDELMI IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE

A felmért iratképzők:

- Budapesti Rendőr-főkapitányság (BRFK),

- Repülőtéri Rendőr Igazgatóság (RRI).

A 2010. február óta a Budapest Főváros Levéltára illetékességébe

tartozó Országos Rendőr-főkapitányság Gazdasági Főigazgatóság

Közép-magyarországi Gazdasági Ellátó Igazgatóság (GEI) felmérésre

nem került sor. Ez a szerv (nagyrészt) BRFK jogutód, az alapítása óta

csekély mennyiségű elektronikus iratot képzett. Ez a GEI látja el a BRFK

számítástechnikai szupportját.

Elektronikus iratkezelés helyzete:

Mindkét rendvédelmi szerv a rendőrségnél rendszeresített RobotZsaru

Neo 3.90 verziójú elektronikus iratkezelő rendszert használja. Az

ügyiratkezelés részleges, az iktatás teljes körű.

A BRFK-n a Robotzsaru 2000-ben került bevezetésre. A program

bűnügyi iktatásra megfelelően használható a kezdetektől, az általános és

szabálysértési ügyek használata azonban eleinte nem volt

zökkenőmentes (a programfejlesztők véleménye a program használóitól

eltér). Kiegészítő jelleggel a rendőrség használta az RSZABS nevű


programot, ennek tartalma azonban teljes körűen migrálva lett a már

szabálysértési iratokat is kezelni tudó Robotzsaruba.

A Robotzsaru adatbázisának teljes terjedelme 2,5 TB, ebből 1,1 TB a

BRFK, Országos Rendőr-főkapitányság (Orfk) és a Pest megyei Rendőr-

főkapitányság (Pmrk). Becslések szerint a BRFK ebből kb. 0,5 TB. Az évi

250-400 ezres ügyszám (főszám + alszám) évente 150-200 GB-al növeli

a terjedelmet, bár ez az érték az ügykezelési funkciók növekedésével

egyenes arányosan nőhet.

Az egyes években keletkezett állományokat nem különítik el.

A fájlmellékletek (támogatott formátumok: rtf, txt, jpg, doc, xls, pdf)

adatbázisban vannak tárolva, amihez Oracle 9 adatbázis-kezelőt

használnak. A fájlok mérete 1,5 MB-ban korlátozva van a gyorsabb

letöltés és adatátvitel érdekében. A program továbbá képes saját, rtf

kiterjesztésű, ún. „RZS-irat” létrehozására és tárolására is. A három

hónapnál nem régebbi mellékletek az adatbázis ügyviteli, a régebbiek az

adatbázis dokumentum tárában találhatók.

Adatmentést rendszeresen végeznek a Veritas szoftverrel, időnként teljes

körűen, archivált példányok létrehozásával.

A RobotZsaru rendelkezik export funkcióval. Oracle adatbázis-export,

Dump, XML export, továbbá lehetséges (a rendszerbe integrált E-Group

által gyártott SDX aláíró modul segítségével) hiteles, elektronikusan aláírt

formátumban az iktatókönyv adatok kinyerésére. Kiterjesztése SDXM

(azaz Melasz-ready SDX) formátumban, amely egy szabványos XML

séma szerint áll elő.

Az RRI-n a RobotZsaru 2009-ben került bevezetésre (általános jellemzőit

lásd a BRFK-nál). Terjedelme kb. 0,2 GB, ami közelítéssel megfelel egy

év iratkapacitásának. Szabálysértési iratokat a szerv nem keletkeztet.

2009-ben általános 15981 (ebből 6031 főszám), bűnügyi 2434 (ebből 407


főszám) iktatás történt a programban. A Robotzsaru NEO-ban az egyes

évek elkülönítése megtörtént, külön állományként kezelendőek.

A szerv 2002-2008 között az Administrator for Lotus Notes programot

használta. Az adatállomány nem került migrálásra, az iratok

nyilvántartására, selejtezésére a mai napig használatban van (új iktatás

nem folyik benne). A benne található iratokról Word-be másolt

adatállomány rendelkezésre áll, ez azonban nem tekinthető teljes értékű

exportnak (nincs benne minden szükséges információ). Nincs valódi

exportálási lehetőség, a Lotus Notes keretrendszer zárt rendszer, az

Administrator meglévő (nem tanúsított) verziója nem támogatja az

exportot sem Excelbe, sem xml-be (fejlesztést igényelne). Valójában -

jobb híján - a leválogatott adatokat „copy+paste” módszerrel emelik át a

Lotus képernyőről az Excelbe. Irattári jelek, őrzési idő manuális

pontosítása, javítása folyik jelenleg az adatállományban, ebből kerül

kinyomtatásra az iktatókönyv. A Lotus-ban levő iratok kb. 25%-a

szkennelve csatolásra került 2001-től (a normák esetében az arány

100%). Külön norma könyvtárral is rendelkeznek. Szkennelve (pdf-ben)

rendelkezésre állnak az igazgatói intézkedések, normák és a saját

keletkeztetésű iratok. A Lotus a Domino Doc dokumentumtároló

adatbázissal működik, amelyben nem az iktatási adatok, hanem az

iratképek, dokumentumok találhatók. A Lotus Notes ügykezelői rendszer

körülbelül 30-35 GB tárhelyet foglal el, ebbe azonban beletartozik az

integrált levelezőrendszer fennmaradt anyaga is. Csak iktatott levelek

kerültek elmentésre. A hivatalos e-mail automatikusan átkerült a

rendszerbe, mivel a levelezőrendszer az ügyiratkezelő rendszer integráns

részét képezte. Az elektronikus iratok (email-ek, szkennelt iratképek,

iratadatok) hitelességét a rendszer önmagában belül (zárt, saját PKI

segítségével) garantálja. A Lotus Notes programban az egyes évek

érkeztetései, iktatásai évenkénti bontásban szerepelnek, ezen belül

létrehozásra kerültek külön iktatókönyvek is – funkciók, illetve szervek

szerinti bontásban. A Lotus Notes programban nem volt sem fájlméret,

sem fájlformátumbeli korlátozás. Így támogatta például a txt, rtf, doc

formátumú szöveges dokumentumokat, az xls kiterjesztésű táblázatokat,


valamint a jpeg, tif , pdf kiterjesztésű képeket, illetve minden olyan

fájlformátumot, aminek a kezelőprogramja az adott gépen futott. A Lotus

Notes program adatmentése hordozható winchesterre, illetve CD-re

történő kiírással került végrehajtásra.

E-mail archiválás

Jelenleg általános jelleggel használják mindkét szervnél a Novell

Groupwise 7.0 elektronikus levelezőrendszert, mellette próbaüzemben a

RobotZsaru NEO elektronikus ügykezelői rendszerbe integrált

levelezőrendszert. E-mail, amennyiben hivatalos tartalmú, papíralapon

nyomtatásra kerül, majd iktatják.

A beérkezett, illetve elküldött levelek archiválása beállítható manuálisra

és automatikusra egyaránt, az egész folyamat a felhasználótól függ. A

mentett állományokban nem különítik el az egyes években keletkezett

anyagokat. Az éppen aktuális, központi mentett adatállomány mérete a

BRFK esetében 27 GB, az RRI esetében 2,7 GB. A mentett adatállomány

azonban csak 1 hónapig hozzáférhető, utána automatikusan archiválódik

a felhasználó merevlemezén. Az így archivált állomány további

kezelésére előírás nincs.

Elektronikus aláírással ellátott iratok

Jelenleg nem került alkalmazásra fokozott biztonságú, illetve minősített

elektronikus aláírás, csak a Robotzsaru Neo ügykezelői rendszer belső

ügyáttételi, postaküldési funkciójában megtalálható felhasználó-

azonosítás. A rendszer jelenleg is alkalmas hiteles elektronikus

iratforgalom kezelésére az Ügyfélkapun keresztül (13 iratminta

esetében).



Mind a BRFK, mind az RRI adatokat tölt fel a Kriminalisztikai Archiváló

Rendszerbe (KAR). A KAR a felmérés idején még kevesebb, mint egy

éve futott, terjedelme kb. 370 GB volt. Az egyes rendvédelmi szervek

adatállománya nem választható le a rendszerről. A KAR Oracle alapon

fut.

Egyéb, levéltári szempontból érdemleges adatbázist nem sikerült feltárni

a szerveknél.


A Budapest Ferihegy Nemzetközi Repülőtér területén elhelyezett CCTV

kamerák képei (hang nélkül) kerülnek rögzítésre, 30 napos határidővel.

Amennyiben a felvétel kapcsolódik egy ügyhöz, az ügyiratba kerül

elhelyezésre a felvétel CD-n vagy DVD-n.

A BRFK-nál is használnak (a hivatali tevékenység dokumentálására)

hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket. Ezek egy része –

hasonlóan az RRI-hez – az ügyiratokhoz lesz szerelve CD-n, DVD-n vagy

BLU-RAY adathordozón, ASF formátumban. Más része a Robotzsaruhoz

kapcsolódó fájlszerveren található, melyet egy kijelölt BRFK szakszerv

kezel, és melynek selejtezése 2010-től levéltári engedélyezéssel történik.

A fájlok többsége 2006 utáni köztéri kamerafelvétel, terjedelme kb. 8 TB,

éves növekménye kb. 2 TB.

A rendőrségnél keletkező kép- és hangfelvételek (térfigyelő rendszerek,

biztosítások, segélyhívások, rádióforgalmazások) szabályozása

folyamatban van. A szabályozás során fontos levéltári szempont a

közérdeklődésre számot tartó események audiovizuális anyagának

hosszú távú megőrzése, melynek során kép- és hangfelvételek az ügyirat

részeként kerülhetnek levéltárba. A segélyhívások esetén időszaki

mintavétel tűnik ésszerűnek.


http://www.police.hu/data/cms576352/12_09orfkut.pdf

http://www.police.hu/data/cms576352/12_09orfkut.pdf


Lásd az elektronikus iratkezelésnél.

Intézményi honlap

Mindkét rendvédelmi szerv honlapja egy alportál az ORFK honlapján

(www.police.hu). Az oldal cms feldolgozó rendszert használ. Az oldalon

több, levéltári szempontból érdemleges információ található: rendőrségi

hírek, normák, szervezeti ábra, évkönyvek, rendfokozati jelzések,

körözési toplisták, ajánlások, statisztikák, költségvetési alapokmányok,

sajtó médiatár. Az oldal archiválásáról az illetékes Magyar Országos

Levéltár tud információt adni.

E-irattár

Az RRI esetében az E-irattár használata nem merült fel, mivel kevés a

keletkező - és saját kezelésű – elektronikus irat. Az elektronikus iratok

tömegessé válását követően hasznosnak tartanák.

A BRFK-n is hasznosnak tartják az e-irattári szolgáltatást, de

csatlakozásra vonatkozó szándékukat nem jelezték.


http://www.police.hu/

A FŐVÁROSI EGÉSZSÉGÜGYI-SZOCIÁLIS IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ


A felmért iratképzők

- Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szent István és Szent László

Kórház-Rendelőintézet,

- Fővárosi Önkormányzat Szent János Kórháza és Észak-budai

Egyesített Kórházai,

- Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház,

- Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház és

Gyógyfürdő,

- Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház és

Rendelőintézet,

- Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház,

- Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky Kórház és Rendelőintézet,

- Fővárosi Önkormányzat Péterfy Sándor utcai Kórház-Rendelőintézet és

Baleseti Központ,

- Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház,

- Fővárosi Önkormányzat Uzsoki utcai Kórház,

- Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor Kórház és Rendelőintézet,

- Fővárosi Önkormányzat Központi Stomatológiai Intézet,

- Budapest Főváros Önkormányzatának Módszertani Gyermekvédelmi

Szakszolgálata.

A 12 fővárosi fenntartású kórház mellé egy további szerv került

bevonásra, ahol a befogadott gyerekek adataiból komoly adatbázis-


építés folyt az elmúlt évtizedben. Az adatbázis levéltári átvétele indokolt.

Ez utóbbi szerv adataival csak az adatbázisokra vonatkozó fejezetnél

foglalkozunk, a jelentés a kórházakra koncentrál.

Elektronikus iratkezelés helyzete

A 12 iratképző iktatási rendszerét az alábbi táblázat részletezi.

Szervek megneve-zése

elektronikus iktatás + ügykezelés akkreditált szoftverrel

Elektroni-kus iktatás akkreditált szoftverrel

Elektroni-kus iktatás NEM akreditált szoftverrel

beveze-tés dátuma

Terjede-lem (GB)

évi növek-mény (GB)

Papír-alapú iktatás

Fővárosi Önkor-

mányzat

Egyesített Szent

István és Szent

László Kórház-

Rendelőintézet

0 0 X

Fővárosi Önkor-

mányzat Szent

János Kórháza és

Észak-budai

Egyesített

Kórházai

0 0 X

Fővárosi Önkor-

mányzat Nyírő

Gyula Kórház

Kontroller 2008 0,1 0,015

Fővárosi Önkor-

mányzat

Visegrádi

Rehabilitációs



Szakkórház és

Gyógyfürdő

Fővárosi Önkor-

mányzat Jahn

Ferenc Dél-pesti

Kórház és

Rendelő-intézet

0 0 X

Fővárosi Önkor-

mányzat Heim Pál

Gyermekkórház

Excel 2007 0,1 0,025

Fővárosi Önkor-

mányzat Bajcsy-

Zsilinszky Kórház

és Rendelő-

intézet

Adacta.NET 2008 8,5 6

Fővárosi Önkor-

mányzat Péterfy

Sándor utcai

Kórház-Rendelő-

intézet és Baleseti

Központ

E-iktat 2009 0,4 0,4

Fővárosi Önkor-

mányzat Szent

Imre Kórház

Eti 2000 0,02 0,002

Fővárosi Önkor-

mányzat Uzsoki

utcai Kórház

0 0 X

Fővárosi Önkor-

mányzat Károlyi

Sándor Kórház és

Rendelő-intézet


Fővárosi Önkor-

mányzat Központi

Excel 0,005 0,001


Stomatológiai

Intézet

Összesen: 9,285 6,463

Átlag: 0,77 0,54

A szervek harmada – a felmérés időpontjában - nem használt

elektronikus iktatóprogramot.

A Szent István Kórházban folyamatban van az elektronikus

ügyiratkezelés bevezetése (első lépésben csak iktatási céllal). A program

neve Andoc, mind a négy telephelyről (Szent István Kórház (központ),

Szent László Kórház, Merényi Gusztáv Kórház (és Dél-pesti

Traumatológiai Központ), Jáhn Ferenc utcai Rehabilitációs Központ

Óbester utcai tüdőszűrő és tüdőgondozó állomás) elérhető lesz. A

telephelyek között többféle összeköttetés (optikai kábel, bérelt vonal, wifi,

publikus internetkapcsolat) működik. A Szent István és Szent László

Kórház között már jelenleg is optikai kábelen áll fenn a kapcsolat. Az

Andoc akkreditált szoftver, év közbeni (2010) bevezetést terveznek a

korábbi tárgyévi állományok feltöltésével. Az Andoc Microsoft alapú

szoftver Mssql adatbázis-kezelő háttérrel. A virtualizált microsoft

szerverek Linux-XEN hypervisor fölött futnak. Erőforrások hiányában

egyelőre csak iktatásra használják majd, digitalizálás, vagy szkennelés

nem lesz. Az alacsonyabb sávszélességgel bekapcsolt telephelyeket

terminál szerveren keresztül tervezik bekapcsolni az Andoc-ba.

A Szent János Kórház 2008-óta rendelkezik megfelelő programmal

(Kontroller), de azt – lassúsága miatt – nem használja, papíron iktat.

A Jahn Ferenc Kórházban anyagi okokból kifolyólag nem is tervezik

iktatórendszer beszerzését.

Az Uzsoki Kórházban a elektronikus iktatás bevezetését többször

tervezték, de ez különböző okok miatt (anyagi stb.) mindig elmaradt.

A kórházak negyede nem akkreditált iktató szoftvert használ.


A Heim Pál Kórházban nem hivatalos iktatás folyik Excelben, 3

számítógépen már 2007 óta. Minden évben új Excel táblát nyitnak az

iktatáshoz. Az iktatásban résztvevő három számítógép egymásra

kereszt-mentést végez. Évente kb. 60.000 új iktatás történik. Az évi

keletkező elektronikus iratmennyiség 0,025 GB, az összes rendelkezésre

álló 0,1 GB.

A Szent Imre Kórházban az Eti nevű szoftvert 2000 óta használják, ezzel

a kórházakban használt iktatószoftverek közül ez a „legrégebbi”

használatban lévő. Alszámokat nem tud a program generálni, viszont

használ gyűjtőszámokat. Az adatbázis-kezelője Access. Minden évben új,

mdb formátumú adatállomány jön létre kb. 0,002 GB terjedelemben. A

programban évente kb. 1300 iratot iktatnak. Az állomány Excelbe

exportálható. Az állományokat CD-re mentik.

A Stomatológiai Intézetben túl alacsony az ügyszám (évi kb. 400) ahhoz,

hogy érdemes legyen elektronikus iktatást bevezetni. Nem hivatalos

Excel tábla létezik a papíralapú iktatás „segédleteként”, terjedelme

elhanyagolható.

Négy kórházban folyik elektronikus iktatás akkreditált szoftverrel,

ügykezelési funkciók nélkül.

A Nyírő Gyula Kórházban 2008 szeptembere óta használják a Kontroller

nevű programot (Mssql alapon), használata problémamentes. Az

ügykezelő (dokumentumkezelő) szoftver modult nem rendelték meg a

fejlesztőktől, mert túl költségesnek találták. Az évi létrejövő

adatmennyiség 0,01-0,02 GB. Az egyes években keletkező

adatállományokat nem különítik el. Az éves iktatószámok száma kb. 2500

(fele-fele arányban főszám-alszám). Naponta rendszeres adatmentést

végeznek. A szoftvernek saját formátumú exportja van: egy txt és egy rar

fájl. A kórház 2003-2008 között az Eti nevű szoftvert használta, amit nem

migráltak (a gyűjtőszámok migrálása túl költséges lett volna). Ennek

terjedelme kb. 0,005 GB, archiválása megtörtént, keresésre még

használatban van.


A Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház és Gyógyfürdőben 2009 óta

használják a Kontroller nevű programot (Mssql alapon). Az éves iktatott

iratok száma kb. 1000, terjedelme évente 0,006 GB. A szoftver xml

exportra képes, rendszeresen archivált. 1997-2008 között az Iqutato

nevű, dBase alapú szoftvert használtak, amelyet nem migráltak.

Terjedelme kb. 0,15 GB.

A Péterfy Sándor utcai Kórházban 2009 óta használják az E-iktat nevű

szoftvert. 2009-ben 8743 iktatás történt, terjedelme 0,4 GB. Adatmentés

mindig teljes database dump merevlemezre és szalagos egységre. A

rendszer adatbázis-kezelő programja Mssql dump export lehetőséget

biztosít.

A Károlyi Sándor Kórházban 2009 óta használják a Kontroller nevű

programot (Mssql alapon). A szoftver sebességére – ellentétben egy

másik kórháztól kapott véleménnyel – nincs panasz. Alkalmas lenne

csatolásra (dokumentumkezelés) és xml exportra, de ilyen célból nem

használják. Dokumentum szkennelésre alkalmas eszközzel

rendelkeznek, egyelőre tesztelték, de nem vezették be. Az éves ügyszám

kb. 13000, terjedelme 0,01 GB. A szoftvert naponta mentik. A kórház házi

készítésű Excel táblákban is iktatott 2004-től, ezeket nem migrálták

(terjedelmük elhanyagolható).

Egy kórházban folyik elektronikus iktatás akkreditált szoftverrel, az

ügykezelési funkciók használatával.

A Bajcsy-Zsilinszky Kórházban 2009 óta használják az Adacta.NET nevű

szoftvert (Mssql alapon). A szoftvert ügykezelésre is használják, minden

ki- és bejövő küldemény szkennelésre kerül. A papír alapú szkennelt

dokumentumokat TIFF formátumban csatolják. A telephelyek 10Mbit

sávszélességű hálózati kapcsolattal vannak összekötve. Az

iktatást/ügyiratkezelést mindenhol egységesen használják. A teljes

adatállomány mérete 8,5 GB, ez valamivel több, mint egy év iktatása.

Évente kb. 8000 iktatás van. Adatmentést folytatnak (Sql mentés), napi

rendszerességgel, minden második napon másik állományba,

negyedévente a teljes adatállományról archiválnak egy-egy szalagos


mentést, ezen kívül két szerver között van folyamatos üzemi mentés. Az

Mssql-nek van export funkciója (adatbázis táblánként lehet exportálni, de

az adatok értelmezhetőségéhez szükséges a programfejlesztő cég

közreműködése). Lehetséges export formátumok: DOC, BMP, CSV,

HTM, JPG, MPP, MSG, PDF, PPT, RTF, TIF, TIFF, TXT, VSD, XLS.

Email archiválás

Általános tendenciaként csak üzemi mentés folyik az egészségügyi

iratképzőknél, archiválás nincs. Néhány kórháztól kaptunk tájékoztatást

archiválásról is, ez azonban csak a felhasználó kérésére, illetve a

felhasználó által történik. Az üzemi mentés alatt álló összes mennyiség a

12 kórház esetében kevesebb, mint 200 GB.


A kórházaknak a fekvő- és kúraszerű ellátásról szóló

teljesítményjelentést elektronikus aláírással ellátva kell megküldeniük a

Gyógyinfonak. Egy kórház számolt be ezen kívül elektronikus aláírással

ellátott banki levelezésről (Szent Imre Kórház). A Központi Stomatológiai

Intézetnél nincs fekvőbeteg ellátás, így ott egyáltalán nincs minősített

aláírással ellátott irat.


A kórházak betegnyilvántartó és digitális röntgen szoftvereit, ezek

terjedelmét az alábbi táblázat részletezi. Az adatokat a kórházakkal való

írásbeli és szóbeli kommunikáció során szereztük be, pontosságuk az


adatszolgáltatás pontatlansága miatt megkérdőjelezhető. Az

adathiányokat kérdőjellel jelöltük.

Aktuális betegnyilvántartó szoftver(ek)Digitális CT/MRI

rendszer

névTerjedelem

(GB)

évi

növekmény

(GB)

terjedelem

(GB)

évi

növekmény

(GB)

Szent István és

Szent László

Kórház-

Rendelőintézet

Medsolution,

Meditcom600 40 500 100

Szent János

Kórház és

Észak-budai

Egyesített

Kórháza

Medworks 1000 ? 1000 1000

Nyírő Gyula

KórházInforend ? ? 0 0

Fővárosi

Önkormányzat

Visegrádi

Rehabilitációs

Szakkórház és

Gyógyfürdő

Phoenix 4,558 0,35 0 0

Jahn Ferenc

Dél-pesti

Kórház és

Rendelőintézet

Medsolution 17,5 0,35 ? 4000

Heim Pál

GyermekkórházClinicom 90 4 0 0

Bajcsy-

Zsilinszky

Meditcom 75 10 7000 2000


Kórház és

Rendelőintézet

Péterfy Sándor

utcai Kórház-

Rendelőintézet

és Baleseti

Központ

Medsolution 67,2 5 2000 222

Szent Imre

KórházMedworks 400 50 7500 1800

Uzsoki utcai

KórházMedworks 486 91 2800 500

Károlyi Sándor

Kórház és

Rendelőintézet

Promed 4530 453 ? ?

Központi

Stomatológiai

Intézet

Dental 4 0,9 0,07 0 0

Összesen: 7271,158 653,77 20800 9622Átlag: 661,01 65,38 2080,00 874,73

A digitális röntgenre az AGFA PACS (Picture Archiving Communication

System) rendszert használják. Több kórház a szolgáltatást nem maga

végzi, hanem kiszervezte azt egy magánvállalkozásnak. A digitális

röntgenek fővárosi terjedelme már most kb. 20 TB, éves várható

növekménye kb. 10 TB. Az 1997. évi XLVII. törvény (az egészségügyi és

a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről) 30.

§ (2) szerint ezek őrzési ideje legalább 30 év, így fővárosi szinten a

hosszútávon őrzendő mennyiség – a jelenlegi gyarapodást alapul véve –

300 TB felettire becsülhető. A kórházi gyakorlat szerint az egészségügyi

dokumentációt, illetve a képalkotó diagnosztikai eljárással készült

felvételt a beteg tulajdonaként kezelik. A legrégebbi PACS rendszer 2004

óta működik (Szent Imre kórház, Medimon).


Minden kórháznál használnak szoftvert a betegek nyilvántartására, ezek:

Medsolution (3 helyen), Meditcom (2 helyen), Medworks (3 helyen),

Inforend, Phoenix, Clinicom, Promed, Dental 4. Ezeken kívül korábban

még a következő szoftvereket használták: CT-Medika, Neuron (Hospnet),

Albacomp. A legkorábbi kórházi beteg-nyilvántartási szoftvert 1990-ben

vezették be (Szent István kórház, DOS alapon). A régebben használt

szoftvereket néhány kórház migrálta az újonnan bevezetett programba,

néhány nem. A migrálás kórházanként változó, 50-100% körül volt

sikeres. A nem migrált szoftverek általában – keresési célból –

rendelkezésre állnak. Az aktuális adatállományok archiválása megoldott.

A kórházi informatika alulfinanszírozott, akad olyan kórház, ahol két

betegnyilvántartó szoftvert használnak párhuzamosan, mert a korábbi

összevonáskor nem volt pénz egységes számítógépes hálózat

kiépítésére.

A megszüntetett Schöpf-Merei Ágost Kórház és Anyavédelmi Központ

elektronikus adatvagyonáról, annak hollétéről nincs érdemi információnk,

pedig a főváros korábbi egyik speciális szakkórházában

(http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=2000-szoc-merei) 2002-ben

biztosan létezett már elektronikus betegnyilvántartás).

A kórházakban hasznát adatbázisokat az alábbi táblázat részletezi. A

kisebb jelentőségű ügyviteli szoftverekkel (gyógyszertári programok, bér-

és munkaügyi nyilvántartások, könyvelési szoftverek stb.) összefoglaló

jelentésünkben nem foglalkozunk részletesen.

Szerv neve Név CélCsatol-mány

FormátumMéret (GB)

Éves gyarapo-dás (GB)

Adatbázis-kezelő

Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház

Medsol,

Progress 17,5 4,2

Postfix –

mysql


http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=2000-szoc-merei

http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=2000-szoc-merei

CT 4000

Bajcsy-Zsilinszky Kórház

PACSDigitális

radiológia DICOM 7000 2000 MSSQL

Meditcom Betegny. 75 10 MSSQL

Károlyi Sándor Kórház

ProMed

Beteg-

ellátás

dokumen-

tálása

ODST 10.0 4,5 0,453 SQL

GyurikaGyógy-

szertár dBase 1,65 0,175 dBase

NetGazd

Tgazd

Korfok

Gazdasági

rend-

szerek

dBase 7,44 0,62 dBase

QB-

ÉlelemÉlelmezés dBase 2,75 0,35 dBase

Onko-

lógia

Onkológiai

betegadm. dBase 2 0,1 dBase

Tüdő-

gondozó dBase 1,2 0,3 dBase

OrgwareMunkaügy

-bér DPM 0,29 0,029 Oracle 1.1

Péterfy Sándor utcai Kórház

Pénzügyi Pénzügy - Dbf 3,71 0,48 Dbase

Gazda-

ságiGazdasági - Dbf 6,77 0,45 Dbase

Munka-

ügyi

Munka-

ügy- Oracle 4,1 0,5 Oracle

Gyógy-

szertár

Gyógy-

szertár-

PervasiveS

QL2,09 0,2

PervasiveS

QL

Gondozói Gondozók - Mssql 5,95 0,08 Mssql

Élel- Élelmezés - Mssql 0,55 0,05 Mssql


mezés

Medsol

2002-től

Beteg

adminisz-

tráció

- Progress 17 5 Progress

HospNET

adatbázis

Beteg

adminisz-

tráció régi

BK

- Mssql 52,2 0 Mssql

ARCHÍV

UM

Kórlaptári

Nyilvántart

ás BK

- Mssql 0.355 0.3 Mssql

PACS

PACS

adatbázis

régi BK

DICOM MySQL 0.278 0 MySQL

DICOM

PACS

DICOM

felvételek

régi BK

- DICOM 278 0 DICOM

PACS 2000 222

Szent Imre Kórház

MedWork

s Kórházi

Informa-

tikai

Rendszer

egészség-

ügyiigen JPG,doc 400 50 Oracle

Orgware

JDolber

program-

rendszer

humánpo-

litikaIgen JPG,doc 20 2 Oracle

EIR

rendszer

Fővárosi

Önkor-

mányzat

felé

adatszol-

Igen XLS,DBX 3 0,5 MS Acces


gáltatás

AGFA

IMPAX

rendszer

PACS Igen DICOM 2000 900 MSSQL

Novodata

GYÓGYÍ

R

rendszer

Patikai

kiskeres-

kedelem

Nem - 0,015 0,003

Andromé

da

rendszer

Labora-

tóriumi

informa-

tika

Nem - 4 0,3 PosgreSQL

Medimon

kftPACS igen DICOM 5500 900 MSSQL

Szent István Kórház

MedSol Beteg nyt. 100 10 Progres

Meditcom Beteg nyt. 500 30 MsSql

EcoStat Gazdaság 100 10 MsSql

Dolber/IMI Munkaügy 50 5 Oracle/DBF

Quadroby

teÉlelmezés 40 4 MsSql

AGFADigitális

CT/MRI 500 100

Oracle/

MsSql

SKPontGyógyszer

tár 20 2 DBF

MediSoft Vérellátás 20 2 MySql

Corvax Patika 20 2 DBF

NovoDat

aPatika 20 2 MsSql

Integram

edLabor 50 10 MySql

Uzsoki utcai Kórház

Klinikai

rendszer

Beteg-

nyilván-

képek Jpg, PDF 486 91 Oracle


tartás

Pénzügyi

rendszer

Pénzügy,

számvitel,

leltározás,

doku-

mentu-

mok

*.doc 1,2 0,2 Oracle

PACS

rendszer

rtg, ct

nyilván-

tartás

képek DICOM 2800 500 Interbase

Munka-

ügyi

rendszer

Dolgozói

adat-

nyilván-

tartás

0,5 minimális Dbase

Munka-

ügyi

rendszer

fizetés,

soron

kívüli bér,

egyéb

bérjellegű

adat

0,8 minimális Oracle

Szent János Kórház

Medworks

klinikai

betegadat

ok nyilván-

tartása

Nem - 1000 0,02 Oracle

Medworks

gazdasági

gazdasági

adatokNem - 1000 0,02 Oracle

PACS PACS 1000 1000

Központi Stomatológiai Intézet

Dental

adat-

nyilván-

tartás

0 0 0,9 0,07 DBase

Személyi

adat-

nyilván-

tartás

0 0 0,8 0,004 Oracle

Könyvelés

anyag-

nyilván-

tartás

0 0 0,9 0,01

Admin. 0 0 0,7 0,21


Levelezés

Nyírő Gyula Kórház

Inforend (Synergon

Betegny. Oracle

Főnix (Bakersoft

Betegny. Msql

Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház

PhoenixBeteg-

forgalomVan hl7 4,558 0,35 mssql

Összesen: 25126 9867


A kórházakban általában nem használnak a hivatali/szakmai tevékenység

dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket, a

következő kivételekkel:

XXIV. 4D (és egyéb) ultrahang (a lekérdezés után rögzítésre nem

kerül),

XXV. Hangrögzítés diktafonnal (pl. a Patológián; megőrzésre nem kerül),

XXVI. A Szent Imre kórházban a vezetői értekezletek hangfelvételei

(ezeken kívül a szabályzatok, illetve a fontosabb közérdekű információk)

a hálózat egy mappájába elmentésre kerülnek. A mentett állomány

mérete az adatfelméréskor 4,7 GB volt.

XXVII. A Heim Pál kórház többféle digitalizált állománnyal (fényképek,

filmek, riportok, iratok, naplók, kórházi újság) rendelkezik. A digitalizálás a

rendelkezésre álló humán és anyagi erőforrások függvényében

folyamatos. A digitalizált filmjeik terjedelme kb. 50 GB, amely maradandó

értékkel bír.



Lásd az iktatásról, illetve az adatbázisokról szóló részt.

Intézményi honlap

Minden kórház rendelkezik honlappal, ahol bizonyos információkat (pl.

várólista) kötelesek közzétenni. A honlapok tartalma ezeken kívül

„szegényes”, esetleg a kórház saját újságja (Heim – Gyógyhírek, János –

A Mi Kórházunk) található rajta. A Heim Pál kórház oldalán található

„ízelítő” a kórház, illetve az ott folyó tevékenység történetéről (fényképek,

interjúk).

A kórházi honlapok általában csak üzemi mentés alá kerülnek, érdemi

archiválás csak a Szent Imre, illetve a Nyírő Gyula kórházban folyik.

Név Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky

Kórház és Rendelőintézet

Web cím www.bajcsy.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Szt. János Kórháza és Észak-budai Egyesített Kórházai

Web cím www.janoskorhaz.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház

Web cím www.hpgyk.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti


Web cím www.jahndelpest.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor


Web cím www.karolyikorhaz.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Központi

Stomatológiai Intézet


http://www.karolyikorhaz.hu/

http://www.jahndelpest.hu/

http://www.hpgyk.hu/

http://www.janoskorhaz.hu/

http://www.bajcsy.hu/

Web cím www.stomatologia.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház

Web cím www.nyiro.hu

Név Fővárosi Önkormányzat

Péterfy Sándor Utcai Kórház - Rendelőintézet

és Baleseti Központ

Web cím www.peterfykh.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház

Web cím www.szentimrekorhaz.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szt. István és Szt. László Kórház - Rendelőintézet

Web cím www.istvankorhaz.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Uzsoki Utcai Kórház

Web cím www.uzsoki.hu

Név Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs

Szakkórház és Gyógyfürdő

Web cím www.visegradikorhaz.hu

E-irattár

A kórházi iktatóprogramok forrásértéke, illetve mérete nem indokolja a

programban való részvételt.

A betegnyilvántartó szoftverek, de különösen a képalkotó diagnosztikai

eljárással készült felvételek mérete, hosszú megőrzési ideje azonban

érdekeltté teheti a kórházakat az E-irattári szolgáltatásokban való

részvételben. Az elektronikusan kezelt betegdokumentáció központi

tárolása emellett a beteg érdeke is lehet, hiszen így adatait – a program

országos szintre való bővülésével – más kezelő intézmények is le tudják

kérni.


http://www.visegradikorhaz.hu/

http://www.uzsoki.hu/

http://www.istvankorhaz.hu/

http://www.szentimrekorhaz.hu/

http://www.peterfykh.hu/

http://www.nyiro.hu/

http://www.stomatologia.hu/

A FŐVÁROSI OKTATÁSI-KÉPZÉSI INTÉZMÉNYEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ


A főváros oktatási és képzési intézményei elektronikus adatvagyonát két

irányból megközelítve igyekeztünk feltárni. Korábbi előzetes

tájékozódásaink alapján az igazgatási és fenntartói szervek ilyenfajta

adatképzésének formáit derítettük fel. Ezt követően az egyes oktatási

intézmények elektronikus adatkezelésének és -vagyonának felmérését

végeztük el sztenderd kérdőív révén.

A) Oktatásügyi szakigazgatási és fenntartói adatgyűjtés és nyilvántartás

Ebben a szakaszban három fővárosi illetékességű oktatásügyi-képzési

szerv elektronikus iratképzéséről számolunk be. A három szerv közül

kettő országos hatáskörű államigazgatási feladatkörű szerv országos

illetékességgel:

1. Az Oktatási Hivatal, melynek Közép-magyarországi Regionális

Igazgatósága (OH) 2006. évi felállítása óta fővárosi és Pest megyei

hatáskörrel működik.

2. A Budapesti Munkaerőpiaci Innovációs Központ (BMIK) pedig

kiemelten fontos fővárosi és Pest megyei működési területtel. Az

intézményt a Foglalkoztatáspolitikai és Munkaügyi Minisztérium és

Budapest Főváros Önkormányzata 1993-ban közösen alapította, az

emberi erőforrások fejlesztését elősegítő programok megvalósítása

érdekében.

3. A Fővárosi Oktatástechnológiai Központ Szolgáltató Nonprofit

kft. (FOK kft) a főváros oktatásinformációs portálját működteti. Más


szervhez nem is történt kérdőív kiküldése, így a válaszadást teljes

körűnek tekintjük.

Elektronikus iktatás és ügyiratkezelés

A két államigazgatási szervnél van csak elektronikus iktatás, mindkét

helyen 2008-ban vezették be (IMAP akkreditált a BMIK-nél, Kontroller2

az OH-nál). Az OH-nál megtörtént a korábbi állományok migrálása a

rendszerbe, a BMIK-nél nem. Az adatmentés a felsőbb szervezeti

szinten, az országos központban történik. Mindkét helyen van valamilyen

export-funkció: a BMIK-nél Word és Excel, CSV és XML az OH-nál.

A FOK kft-nél jeleztek ügyiratkezelő rendszert, InCash iktató 1.29-es

verziójút, amely 2008 májusától működik.

Email archiválás

Mindhárom szervnél más rendszert használnak (POSTFIX, EXIM, MS

Outlook), mindenütt mentik az állományokat, de sehol sem elkülönítve. A

BMIK-nél 0,7GB a mentett állomány mérete, az OH-nál, ahol viszont a

szerver teljes mentése történik 8,5GB. (FOK n.a.)

Elektronikus aláírás

A BMIK-nél használnak ilyet, az OH-nál elvben lehetséges, de nem

gyakorlat, a FOK-nál nem használnak, de tervezik a bevezetését ez

évben.



A BMIK-nél nem számoltak be adatbázisról. Az OH-nál 6

adatbázisról számoltak be, mind kliensként működik webes eléréssel,

tehát minden technikai feladat – az adattárolást is beleértve – a

központban zajlik. Export funkciójuk rendszerint van ezeknek. A FOK

négy alapvető adatbázisról számolt be: először a weboldalaikat

működtető portáladatbázisról és a könyvelési adatbázisról. Az előbbi –

alapvető – 15GB méretű, éves gyarapodása 2BG. (A könyvelő

adatbázisnál ezek az értékek 0,5GB ill. 0,1GB.) Heti rendszerességgel

mentik az adatokat és van exportlehetősége is a rendszernek. A FOK

legfontosabb másik két adatbázisa

- az F2 (korábban FŐKIR, azaz Fővárosi Közoktatási Információs

Rendszer) 2003-óta működik, jelenleg 127, túlnyomó többségében

középfokú közoktatási intézmény alapadminisztrációját biztosítja,

államilag akkreditált, és

- az AIR rendszer az Önkormányzat mint fenntartó felé történő

adatszolgáltatást biztosítja, olyan módon, hogy az egyes intézmények

alapító okiratainak adatait tartja nyilván egy „intézményi adattörzs”-ben.

Ebben igen részletes, a feladatköröktől az helyiség- és épületállományig

terjedő adatok kerülnek, a feltöltése folyamatban van.


Hang- és képrögzítést a MBIK-nél használnak, de oktatási anyagként,

továbbá esetlegesen az OH-ban diktafont, de a felvételeket nem őrzik

meg.



Az OH-nál és a BMIK-nél nincs sem használaton kívüli sem

migrált/konvertált adatállomány. A FOK-nál történt már ilyen sikeres

művelet 2009-ben: MDB-ből SQL-be.

Intézményi honlap

A FOK és BMIK rendelkezik saját honlappal (www.fok.hu és

www.bmik.hu), de egyik sem archiválja a tartalmat (külön). Az OH saját

honalappal nem rendelkezik, csak központival (www.oh.gov.hu).


A FOK érdeklődik iránta, az OH saját magára nézve nem tartja

időszerűnek, de perspektivikusan hasznosnak értékeli.

A helyszíni felmérés eredményei

Mindhárom szervnél elvégeztük a helyszíni felmérést.

Az OH esetében az Országos Központban történt a felmérés a

Magyar Országos Levéltár (MOL) munkatársaival közösen. A

megbeszélés során kiderült, hogy az OH alapító okirata szerint „központi

hivatal”, a Közép-magyarországi Igazgatósága pedig nem területi szerv,

hanem „telephelye”, minek következtében a MOL illetékességi körében

tartozik mindkét szerv. Ezt mind a Hivatal, mind a MOL jelenlevő

munkatársai megerősítették. Ebből az is következik, hogy országosan

egységes adatbázisaikat (Kétszintű érettségi adatbázis, Felsőfokú

felvételi adatbázis, KIR stb.), az erre vonatkozó törvényi


http://www.fok.hu/

rendelkezéseknek megfelelően a MOL-nak adják át a jövőben. Ennek

megfelelően az ezekre vonatkozó elektronikus adatvagyon részletes

felmérésére nem került sor, mivel az – az előbbiek szerint – az a MOL

feladatát képezi.

A BMIK-nél végzett ellenőrzés során ilyen illetékességi probléma nem

merült fel, sikeresen pontosítottuk a válaszokat. Itt is több nyilvántartás

(adatbázis, pl. FIR) a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal egységes,

központi és hozzáférés szempontjából zárt rendszerén belül működik. Az

OH példája alapján, vélhetően ezek felmérése is a MOL feladatkörébe

tartozik. A helyszíni egyeztetés során fény derült viszont két belső

adatkezelő és nyilvántartó rendszerre: BIZI: bizonyítványkezelő, 2004-től

és BIR: a tanfolyami képzések átfogó nyilvántartását-szervezését

szolgálják.

A FOK kft-vel az adatok és a részletek pontosítása ugyancsak

megtörtént.

B) Iskolák válaszai az e-adatvagyon kérdőívre

A főváros egyes iskoláinak elektronikus adatképzéséről és az így

keletkező adatvagyon mennyiségéről a FOK kft. segítségével nyerhettünk

képet. A kft. ugyanis vállalta, hogy levelező listáján eljuttatja kérdőívünket

ahhoz a 127, fővárosi fenntartású, többségében középfokú közoktatási

intézményhez oktatási intézményekhez, amelyekkel adminisztrációs

kapcsolatban van.

Összesen 49 kérdőív érkezett vissza (~ 39%). Az intézménytípusok

megoszlása tekintetében, a legtöbb válasz szakközépiskolákból (21),

utána a gimnáziumi képzéssel is rendelkező középiskolákból (15)

érkezett, néhány általános iskola (3), kollégium és speciális iskola (5-5) is

válaszolt. Nem küldtek kérdőívet vissza az elit gimnáziumok, és

kizárólagosan gimnázium is csak egy akadt a válaszadók között.


A válaszok kérdéscsoportonként a következőképpen alakultak:

Elektronikus iktatás helyzete

- Egy iskola használ elektronikus iktató rendszert (Látásvizsgáló

Országos Szakértői és Rehabilitációs Bizottság és Gyógypedagógiai

Szolgáltató Központ (1146 Budapest, Ajtósi Dürer sor 39. – ACG-3000

Kft. Iktató-nyilvántartó),

- egy korábban használt de már nem (Békési Gy. Szakközép. Sue

Brandon Kft. Rend)

- többi válasz nemleges.

Ld. még alább elektronikus adatbázisok helyzete


Egy iskola használ ilyet, egy korábban használt, de már nem. A részletes

leírás szerint mindkét program iktatási feladatot láthat/láthatott el (Sue

Brandon Kft. Rend és InCash Rendszerház Kft. Iktató nevű termékei).

E-mail archiválás

Elektromos levelező rendszert minden intézményben használnak, 5

esetben nem mentik az emaileket, 5 esetben nem válaszoltak erre a

kérdésre. Ezen a téren a legváltozatosabb programokat és mentési

módokat lehet tapasztalni.



14 nemleges válasz érkezett, 35 tehát igen, különböző módozatokban.


23 intézménynél jeleztek adatbázisokat, összesen 40-et – tehát az

intézmények fele használ ilyeneket. A használt programok meglehetősen

változatosak, van olyan, ami több helyen is használatban van: pl. IMI,

elektronikus osztálynaplók, de ide írták be a közhasználatú irodai

szoftverekkel létrehozott adatfile-okat is. Három esetben ide írták be a

fővárosi fenntartói komplex tanügyigazgatási szoftvert (F2) is. Egy

esetben IKTAT nevű szoftver szerepel, irattározási feladatkörrel, amit

alighanem az 2.1 kérdéscsoportba kellett volna írni.


12 intézmény, a megkérdezettek negyede alkalmaz ilyet, túlnyomóan

hangrögzítést jegyzőkönyvezés helyett vagy véget. Alkalmaznak

videorögzítést is ünnepélyek és más iskolai események esetén, ill. egy-

két térfigyelő is van.


Nincs válasz. Ez a kérdés ebben a formában nem működött.

Intézményi honlap


Honlap mindenütt van, egyetlen helyen jelezték azt, hogy létrehozása

folyamatban van. A mentése 32 helyen történik meg.


Legtöbben, 17 intézmény határozottan nem igényli ezt a szolgáltatást, 14

esetben nincs válasz és mindössze 10 esetben igénylik határozottan.

Bizonytalan választ adott 8 intézmény.

Helyszíni felmérés

Megkezdődött a kérdőívek adatainak helyszíni ellenőrzése, azonban még

csak egy iskolában történet ez meg. Ennek során az derült ki, hogy az

iskola meglehetősen hiányosan töltötte ki kérdőívet, mivel az abban

szereplő programoknál többet használnak: Munkaügyi okmányokat

készítő szoftver (IMI) a MÁK-től, amelynek használatai állítólag kötelező,

így más iskolákban is lenniük kellene, ám semelyik adatszolgáltatónál

nem szerepelt. Használnak további többféle, a gazdasági adminisztrációt

végző, pl. készletnyilvántartó (SAFAR), mérlegkészítő (K11) programokat

is. Az egyetlen ellenőrzés alapján feltételezhető, hogy a többi iskola

esetében is több iratképző programot is használnak annál, mint amennyit

a visszaküldött adatfelmérő kérdőívben feltüntettek.


Értékelés

Az alapvető kérdés annak meghatározása, hogy melyek azok a

maradandó értéket képviselő és ezért levéltárba adandó iratok, amelyek

elektronikus változatban is elkészülnek. Bizonyos, hogy jelenleg

majdnem minden ilyen iratnak még van archivációs célú papíralapú

változata, akkor is, ha az adott információk rögzítése, használata és

tárolása már a gyakorlatban kizárólag számítógépen történik, sőt a

papíralapú-változat is ebből kerül kinyomtatásra. Ezek azok az adat/irat

típusok, amelyek elektronikus levéltári átvételét és őrzését a

továbbiakban meg kell oldani. Ilyenek alapvetően a központi

vizsgatörzskönyvi nyilvántartások (érettségi, OKJ-s vizsgák,

nyelvvizsgák), egyes fenntartói adatmodulok. Az OH-nál tett látogatásunk

alapján a vizsgadokumentáció kezelése jelenleg egyértelműen az OH

feladata, levéltári megőrzése pedig a MOL feladata lesz.

Azoknak az elektronikus iratoknak az átvétele azonban nem

indokolt, amelyek a jelenlegi minta irattári tervi szabályozás (11/1994.

MKM. rend.) szerint hosszabb-rövidebb idő után selejtezhetők. Az

legtöbb egyedi fejlesztésű szoftver ilyen céllal működik az általunk felmért

szerveknél. Kérdéses az egyre inkább e-mail-en zajló hivatalos levelezés

helyzete. Itt más sok esetben csak elektronikusan archivált „levelekről”

beszéltek az interjúalanyok. Alapvetően fontos megoldandó problémának

tűnik, azonban nem oktatás-képzés specifikus.

A legígéretesebb a FOK kft. két nyilvántartó rendszer adatbázisa,

az F2 ás az AIR. Ezek olyan komplex adatnyilvántartó rendszerek,

amelyeknek papír megfelelője nincs, azaz igen körülményesnek és

tárolóhely-igényesnek képzelhető el összegyűjtésük és együttes,

rendezett őrzésük. E két rendszer levéltári átvétele a BFL feladata lesz..

E javaslat mellett több érv szól:

- nincsenek illetékességi problémák, mint az OH-os országos

szintű adatbázisok esetében, a FOK kft. egyértelműen fővárosi intézmény

és így a BFL illetékességébe tartozik,


- az átvétel lehetőségeinek: feltételeinek és követelményeinek,

továbbá a szükséges fejlesztéseknek alapos és következetes

végiggondolása egyfajta modell-ként szolgálhat az ilyen típusú

elektronikus adatarchiválás gyakorlatának kialakításához,

- az adatállomány mérete csupán 1,8 Gb, könnyen tárolható.


A KÖZTESTÜLETI ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE

Felmért iratképző

A köztestületek és a közfeladatokat is ellátó nem állami és nem önkormányzati

szervezetek adatvagyonának felmérése nem tartozott jelen projekt céljai közé,

de mintaként egy ilyen szervet is bevontunk a vizsgálatba. Választásunk a

Budapesti Kereskedelmi és Iparkamarára esett, elsősorban azért, mert

feltételeztük, hogy tagságának és közfeladatainak száma és súlya alapján

elektronikus iratkezelése szervezett és elektronikus adatvagyona számottevő.

Elektronikus iratkezelés helyzete

Az elektronikus ügykezelést az Archico Dokumentumkezelő Kft. által előállított

ARCHI-TÉKA Iktató Program 1.0 verziójának alkalmazásával 2002-ben

vezették be. 2009 júniusában ez az adatbázis diszk hiba miatt inkonzisztenssé

vált (a RAID tárolónak egyszerre két diszkje hibásodott meg). Ez a rendkívüli

esemény feltárta, hogy az iratkezelési rendszer a minimális adatbiztonsági

követelményeknek sem felelt meg. Rendszeres mentés külső adattárolóra

valószínűleg nem történt, illetve ha esetlegesen történt is, azt nem találják.

Ennélfogva a teljes iktatási adatállomány megsemmisültnek tekinthető (mérete

kb. 2 GB volt).

Az adatvagyon felmérés során ez volt a legnagyobb feltárt adatvesztés. A

meglévő papíralapú irattárhoz 7 év elektronikus segédlete semmisült meg. A

meglévő papíralapú irattárban ezért csak az „emlékezet” útján lehetséges a

keresés. A projekt keretén létrehozandó e-irattári szolgáltatás

szükségességére ez a példa is rávilágít. S bár a kamara nem csupán


közfeladatot lát el, köztestületként mégis egy kiemelt szervről van szó, melynél

az iratkezelési rendszer hiányosságai irreverzibilis eseményt okoztak.

Szerencsére a tagregisztráció és azzal kapcsolatos ügyintézés külön

adatbázisban folyik.

A történtek után 2009 augusztusától vették alkalmazásba a Citynform 3.1.15

tanúsított elektronikus ügykezelő rendszert. A várható éves ügyszám 7-10.000

darab.

Meg kell jegyezni, hogy az ügyiratkezelési rendszeren a - jelenlegi gyakorlat

szerint - kívül marad olyan fontos funkció, mint pl. a jogszabálytervezetek

kamarai véleményezése, amit – külső szakértői közreműködést és a kamara

szakosztályait is igénybe véve – lényegében teljes egészében e-mail útján

intéznek és nem is a Kamarán belül, hanem külsős szerv igénybevételével

E-mail archiválás

A 2. pontban írottak, azaz az e-mailek tényleges gyakorlati jelentősége ellenére

az e-mailek mentésével, archiválásával nem foglalkoznak.


A hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését a szerv tervezi, kitűzött

időpontja még nincs. Fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírás

jelenleg nem kerül alkalmazásra.


A tagnyilvántartást, az ezzel összefüggő ügyintézést és a tagdíjelszámolást a

Recomp Informatika Zrt közreműködésével fejlesztett adatkarbantartó

alkalmazás biztosítja. Az adatbázis mérete kb. 15 GB (Oracle V. 10g adatbázis

kezelő).

EU által támogatott projekt keretében alakították ki a komplexebb

szolgáltatásokra és a tagokkal való interaktív kapcsolattartásra is alkalmas

Korszerű Kamarairányítási Rendszert, amelyet 2010 elejétől vettek


használatba, így érdemleges tapasztalatokról a felmérés idején még nem

tudtak beszámolni.

Ezeken kívül pénzügyi és könyvelő programot használnak (Saldo Integrált

Rendszer, jelenlegi adatbázis-méret 5,3 GB)

Az adatbázisok tartalmát háttértárra és DAT kazettára mentik.


Az ülések hanganyagát diktafonon felvéve, esetleg digitalizálva

munkaállomásokon (wav formátumban) tárolják legtöbb esetben addig, amíg a

jegyzőkönyvek elkészülnek (word formátumban központilag tárolják őket).

Archiválásra nem kerülnek.

A rendelkezésükre álló mentett hang- és képállomány mennyiségi adatait nem

ismerik, nyilvántartó alkalmazás nincs hozzá.


Az adatbázisokban történt (Oracle-MSSQL).

Intézményi honlap

A honlap (www.bkik.hu) nagy szerepet játszik a tagsággal való

kapcsolattartásban és a részükre nyújtott szolgáltatásokban. A Kamara

informatikai osztálya működteti. Naprakészen igyekszik nyújtani azokat az

információkat, amelyek fontosak a vállalkozók számára. Forrásértéke jelentős.

Statikus tartalom és mysql adatbázis is mentésre kerül, naponta kétszer,

háttértárra. Szoros értelemben vett archiválása nincs megoldva.

E-irattár

Jelenlegi elképzelésük szerint nem kívánják igénybe venni, inkább a saját

tárolókapacitás fejlesztésében gondolkodnak.


http://www.bkik.hu/

A FŐVÁROSBAN ÖNKORMÁNYZATOKNÁL MŰKÖDŐ TÉRINFORMATIKAI RENDSZEREK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE

A térinformatikai rendszerek levéltári szempontból értékes és

pótolhatatlan forrásértékkel rendelkeznek. Egyre több önkormányzat

használ ilyen rendszereket, melyek adatainak levéltári átvétele mind

technikai, mind jogi értelemben további kérdéseket vet fel.

Az adatvagyon felmérésében érintett adatgazdák közül térinformatikai

rendszereket jellemzően az önkormányzatok használnak. Alapvetően a

három piacvezető cég termékeire (Microstation, ESRI/Arcinfo/Arcview és

a Mapinfo) épülő megoldásokkal találkoztunk, ahol a vektoros réteget a

fenti szoftverek, a szöveges adatbázisokat pedig valamelyik magyar

térinformatikai cég (GISPÁN (Rudas@Karig Kft.), GEMINI (BUDATA

Kft./GEOTERC Kft/PRO-TÓRUSZ), valamint a Datakart (Datakart Kft.))

speciális fejlesztésű szoftvere adja. Ezek mellett találkoztunk open

source alapú megoldással is.


mailto:rudas@Karig

Tapasztalataink szerint a fenti szoftverekre épülő térinformatikai

rendszerek moduláris alrendszerek révén épülnek fel, amelyek

jellemzően különböző közműtérképek, a fákat és a növénytakaró jellegét

nyilvántartó zöldkataszterek, zajtérképek, burkolatbontások, ortofotók

(azaz geometriai torzulásoktól mentes, egységes méretarányú felülnézeti

fotók), és egyéb légifotók, jellemzően a külső kerületekben, mivel a belső

kerületekben kevésbé jellemzőek a szabályozási tervekhez képest

szabálytalan építkezések, változtatások. Ezeket kiegészítheti az

önkormányzati ingatlantulajdont nyilvántartó vagyonkataszter, illetve

alápincézett területeken, pl. a X. és a XXII. kerületben pincerendszer-

térképek.

Kétféleképpen épülnek fel a térinformatikai rendszerek: a fenti

rendszerek alatti vektoros alaptérképek vagy a földhivatali alaptérképen

alapulnak, vagy a földtani alaptérképen, vagy egyéb (pl. közmű)

térképeken. Ahol a földhivatali alaptérképet használják, ott sem

beszélhetünk hiteles térképi nyilvántartásról, mivel a földhivatali


alaptérkép folyamatos aktualizálásának magas, milliós nagyságrendű

költségei miatt az alaptérkép megvásárlására csak ritkábban kerül sor,

ezért ezekben az esetekben a térinformatikai rendszerek adatai nem

mondhatók naprakésznek, hitelesnek, hanem csupán tájékoztató

jellegűek. Mivel a földhivatal egyelőre az egyedüli közfeladatot ellátó

szerv, amelyik nem költségvetési fenntartású, hanem kiadásait saját

bevételeiből kell megtermelnie, ennek az alaptérképnek a webes

publikálása szerzői jogi problémák miatt kérdéses. Mindez annak ellenére

nehézséget jelent, hogy maguk a térinformatikai rendszerek gyakran a

hivatalon belül webes klienseken keresztül érhetők el, tehát a technológia

alapvetően adott a nagyközönség számára történő (internetes) közzététel

számára.

Ez a jogi természetű problémakör vonatkozik a levéltári átvételre

is. Az önkormányzatok által vezetett térinformatikai nyilvántartások

levéltári átvételét nehezíti meg, hogy az önkormányzatok által felvitt

rétegek egy olyan térképen alapulnak, melynek levéltári átvétele jogi

problémákba ütközik, ugyanis a Földhivatal külön díjazás fejében adta át


az önkormányzatnak, de csak önkormányzati feladatok végrehajtása

céljából, tehát nem az érintett önkormányzat rendelkezik a teljes

adatbázis tulajdonjogával.

Így elképzelhető, hogy a földhivatali alaptérképen, vagy egyes

közműcégek térképein alapuló térinformatikai rendszerek, illetve azon

szoftverek átvétele, amelyek alatt e rendszerek futnak, és amelyek

megvásárlása az önkormányzatoknak is sok pénzébe került, szerzői jogi

problémákba ütközhet. A térinformatikai rendszerek levéltári átadása

tehát a jogszabályi környezet megváltozása nélkül komoly nehézségekbe

ütközik. Az egyes modulok alaptérkép nélküli átvétele pedig nem

valósítható meg. Áthidaló megoldást jelent a maguknak az egyes

térképeknek képfájlként történő átvétele, így ugyan nem lehet több

adattípust egyidejűleg vizsgálni, de az adatok lényeges adatvesztés

nélkül megőrzésre kerülhetnek. A levéltári átvételt az könnyítené meg, ha

a térinformatikai rendszerek – és általában az elektronikus adatbázisok –

nevesítve bekerülnének az irattári tervekbe, amelyekkel kapcsolatban a

szerveknél egyelőre fel sem merül, hogy azok az elektronikus iratokra,

különösen az adatbázisokra is vonatkoznának, mivel az irattári tervek

mindmáig elsősorban az iktatott iratok ügykör szerinti besorolására

vannak felépítve.

A térinformatikai rendszerek sajátossága, hogy az

önkormányzatoknál általában a központi informatikai rendszertől

elkülönülten működnek, illetve más szakemberek működtetik őket. Ennek

az lehet az oka, hogy a térinformatikai szakemberektől mint mérnököktől

nem áll távol az általuk használt informatikai rendszerek mélyebb

ismerete. Mindezzel összefüggésben a térinformatikai rendszerek

mentési és archiválási stratégiái még annyira sem kidolgozottak, mint a

központi rendszerekéi. Gyakran találkoztunk azzal, hogy a régebbi

légifotókat nem biztonságosan őrzik, például csak egy készlet DVD-n

vannak archiválva, ami a hivatal számára a kérdéses adatokhoz

kapcsolódó ügyek gyors elévülési ideje miatt nem jelent gondot, levéltári

szempontból mégis maradandó értékűek lehetnek.


A fővárosban működő önkormányzatoknál a következő térinformatikai

adatbázisokat találtuk:

Főpolgármesteri Hivatal: Gemini

----------

I. ker.: Térinformatikai rendszerük nincs, de tervezik a bevezetését. Van

egy Rudas és Karig-féle (ez a GISPÁN fejlesztője) térképi adatbázisuk,

melynek csak a nyilvántartási modulja fut.

----------

II. ker.: Gemini: az Építési Iroda és a Vagyonhasznosítás használja

----------

III. ker.: A Térinformatika a Gispán iratkezelő rendszerben működik,

moduljaiból az ingatlannyilvántartást használják (ez a földhivatali

adatbázisokkal kiválható), a rajzi alrendszerben található a 2002-es és

2009-es légifotó-felvételeken alapuló térképi adatbázis (a 2009-es

felvételek igen jó felbontásban), ezekhez kapcsolódik egy szintvonal- és

egy közműtérkép-adatbázis. A közműtérképek a víz, gáz, telefon és

távhő-vezetékeket mutatják. A térképi adatbázis Bentley/Microstation

alapú (DGN adatformátum), a numerikus adatok Oracle adatbázis-

kezelővel működnek. Vannak archivált állományok. A rendszerből DGN

formátumban lehet adatokat exportálni. A Gispán-ban kezelt légifotók

mérete 12GB (a növekmény évi 1-2 GB), a teljes térinformatikai

rendszerről készült mentés 5 DVD-t foglal el, mérete tehát kb. 20-25 GB.

A légifotók jó minőségűek, felbontásuk elég nagy, jóval méter alatti. A

rendszert egy szerver cluster szolgálja ki.

----------

IV. ker.: GISPÁN, digitális alaptérkép, építésigazgatás, adó, ÉPI

építésigazgatási szoftver.

--------


V. ker.: Intermet térinformatikai rendszer (összterjedelme 0,4 GB), ez az

interneten nem megfelelően működik, ezért le akarják cserélni.

--------

VI. ker.: Térinformatikai adatbázisuk a Kolibri, 2006-ban vásárolták meg,

de már 5 éve húzódik a Földhivatalnál a digitális alaptérkép aktualizálása,

így nem használják, mert nem naprakész.

--------

VII. ker.: Térinformatika: Jelenleg Datakart (ESRI alapú, tartalma:

alaptérkép, közműtérkép. ortofotó-réteg, saját formátumban), de ezt

áprilisban le fogják cserélni: egy TÁMOP-os pályázat keretében új

térinformatikai rendszert fejlesztenek, ennek már lesz ügymenet-kezelési

funkciója is, és benne lesz a zöldkataszter, utcakataszter, önkormányzati

ingatlanvagyon-kataszter, építésnyilvántartás, kockázatelemzés. (Van

továbbá egy régi felmérés: OER országos építészeti regiszter.)

---------

VIII. ker.: Két térinformatikai rendszerük van: a GISPÁN-é (a GISPÁN-t

használják iktatásra is, Oracle adatbázis-kezelővel fut, az iktatási

állományokkal együtt teljes terjedelme 4 GB), ez nem teljesen naprakész

(földhivatali alapú), nincs benne ortofotó réteg; illetve a Főépítészi Iroda

naprakész térinformatikai adatbázisa, ebben sok réteg van, köztük

légifotó-adatbázis is (kétévente fotózzák végig a kerületet). Ez ArcView

alapú, így biztosan van export funkciója.

---------

IX. ker. Korábbi térinformatikai adatbázisuk szerződéses volt, három

szoftverrel, ez nem volt hálózati. 2010. márciustól Datakart-os (linux

alapú) térinformatikai rendszert vezetnek be, ez linuxos alapú, nagyon

olcsó, ez hálózati, tetszőlegesen lehet ráfűzni további adatbázisokat.

Adatmigrálást azonban nem terveznek, párhuzamosan kívánják

használni a régi és az új rendszert. 2010. január 1-től kellett volna

elindulnia a működési engedély-modulnak, de ennek bevezetését végül


elhalasztották. Van ortofotó-réteg is. A korábbi állományokat DVD-re

mentik.

--------

X. ker.: Argis ArcView: a térképi bázisa tartalmazza a közhiteles

alaptérképet, továbbá azokat a közműtérképeket, amelyeket meg tudják

venni. Van egy külön pincekataszterük (a kőbányai tömedékelt vagy

üreges pincék térképi adatbázisa) is, a térinformatikai rendszer ezzel is

összekapcsolható, van ortofotó-réteg is, eddig 3-4 fényképezés történt.

--------

XII. ker.: GISPÁN

--------

XIII. ker.: Gemini, légifotó 2004 óta négyévente lombos+lombtalan, a

rendszer az ortofotókon kívül egyéb légifotókat, valamint a

vagyonkatasztert is tartalmazza.

--------

XIV. ker. A térinformatika ESRI alapú GIS rendszer, van ortofotó-réteg,

évente kétszer (lombos és lombtalan) repülik be a kerületet 1993 óta.

-----------

XV. ker.: Gemini: Térinformatika (2009 óta) és vagyonkataszter (2002

óta). Oracle adatbázis-kezelővel működik, összterjedelem: 4 GB, éves

növekmény: 0, 2 GB. Ők nem a (drága és gyakran frissítendő) földhivatali

alaptérképet használják, hanem közmű alaptérképet (emiatt nem

naprakész és nem is hiteles, hanem csak tájékoztató jellegű). Szeretnék

publikálni a honlapon. Egy darab, 2006-os légifotót tartalmaz. Az

önkormányzati tulajdonú Palota Holding Rt. is a Geminit használja.

-----------

XVI. ker.: MapInfo Professional 9.0/MapInfo Prowiever alapú

térinformatikai rendszert üzemeltetnek. Rendelkeznek digitális


alaptérképpel, közműtérképpel. A rendszer tartalmazza az alaptérképen

kívül, a kerületi városrendezési és építési szabályzatot (KVSZ), a

választási térképeket, az iskolakörzetek, az építési előadói körzeteket és

egy ortofotó-réteget (négy repülés volt eddig (1998, 2003, 2006, 2009),

mind a négy réteg aktívan benne van a rendszerben). Az adatok HDD-n

tárolódnak. Publikus webes felület:

http://217.150.130.154/mapguide2010/mapviewerajax/?

WEBLAYOUT=Library://BP16PH/

BP16PH.WebLayout&LOCALE=hu&Username=Anonymous

-------------

XVII. ker.: 2010-ben vezetnek be térinformatikai rendszert (Gemini).

-------------

XVIII. ker.: Gemini+Microstation GIS + Oracle térinformatika.

Összterjedelem: 0,95 GB. Részei: ingatlanvagyon-kataszter, ingatlanok

tárgyi eszközei, ortofotó (3 éve). A közműtérképet is megvették, de ez

nincs beillesztve a rendszerbe.

----------

XX. ker.: GIS térképadatbázis, dsx kiterjesztés, az SI konszern Arcview

nevű alkalmazása alatt működik. Külön két fős térinformatikai iroda

működik, az informatikusoknak nincs rálátásuk a térinformatikai rendszer

működésére.

----------

XXI. ker.: Hat éve van térinformatikai rendszer (TIR?), Oracle adatbázis-

kezelővel, összterjedelme 461 GB. A földhivatali alaptérkép az alapja

(kifelé ez látszik), ezt minden második évben vásárolják meg, a közben

történt változásokat helyben vezetik át rajta. Megvették hozzá az

Építéshatósági Rendszert is, de az illetékes iroda nem használja, hanem

továbbra is papíralapon vezetik az építéshatósági változásokat.

Közműtérképet nem tartalmaz. Egy kb. 3 évvel ezelőtti ortofotó réteget is

tartalmaz; mentése: CD-re kiírják.


--------------

XXII. ker. A Digikom kft. térinformatikai rendszerét használják (nem a

Gemini, annak csak a vagyonkataszter modulját használják), leírását ld.

melléklet (xxii_ker_térinformatikai_adatbázis_leírás.pdf). Intranetes.

Mapinfo alapú GIS. Mapserver: nyílt forráskódú szoftver (p.mapper

php/mapscript), mysql adatbázis-motor. Visszamenőleges állapotok csak

a mentésekben vannak. A térinformatikai rendszer rétegei: földhivatali

alaptérkép, pincerendszer-kataszter, közterület, közműtérkép, ortofotók

(1998 óta kétévente egy (lombtalan) ortofotó-repülés. Az 1998-as felvétel

15 cm-es felbontású szürke árnyalatos, a későbbiek 10 cm-esek és

színesek), burkolatok, épületekszegélyek, kerítések. A fakataszter külön

adatbázisban van.

-------------

XXIII. ker. Térinformatikai rendszer nincs. A Gemininek csak a

vagyonkataszter-modulját használják (Oracle adatbázis-kezelő,

összterjedelem: 20GB).

A Gemini-X rendszer (részben vagy egészben) jelenleg a következő

intézményekben működik:

Budapest, Főpolgármesteri Hivatal

Budapest II. kerület, Polgármesteri Hivatal

Budapest XIII. kerület, Polgármesteri Hivatal

Budapest XV. kerület, Polgármesteri Hivatal

Budapest XV. kerület, Palota Holding Rt.

Budapest XVII. kerület, Polgármesteri Hivatal

Budapest XVIII. kerület, Polgármesteri Hivatal

Budapest XXII. kerület, Polgármesteri Hivatal

Budapest XXIII. kerület, Polgármesteri Hivatala

A GISPÁN rendszer (részben vagy egészben) jelenleg a következő

intézményekben működik:


Budapest, I. Kerület

Budapest III. kerület

Budapest, IV. Kerület

Budapest, VIII. Kerület

Budapest, XII. Kerület

Budapest XX. Kerület

Budapest, XXI. Kerület (Csepel)

MELLÉKLETEK - A legelterjedtebb térinformatikai rendszerek rövid leírása

1. sz. melléklet

A GISPÁN® Integrált Önkormányzati Térinformatikai Rendszer rövid leírása. Forrás: http://www.rudaskarig.hu/

GISPÁN® Integrált Önkormányzati Térinformatikai Rendszer egy térinformatikai alapokon működő, modulárisan felépített, a külvilággal szoros kapcsolatot tartani tudó programcsalád. A rendszer fejlesztése a Magyarországi adottságok és lehetőségek messzemenő figyelembe vétele mellett a legfejlettebb eszközök használatával történt. A technikai fejlődés irányait figyelve olyan építkezési filozófiát követ, melynek következtében az önkormányzatok minimális költségek mellett vehetik igénybe a legkorszerűbb számítástechnikai eredményeket.

A RENDSZER FŐBB JELLEMZŐITérinformatikaiA GISPÁN® teljes mértékben térinformatikai alapokon működik, melynek következtében az általa kezelt nyilvántartások mindegyike rendelkezik térképi kapcsolatokkal. A rendszer által kezelt adatbázison szöveges és grafikus eszközökkel térinformatikai elemzések végezhetőek.Modul orientáltA GISPÁN® úgynevezett alrendszerekből épül fel, amelyek az önkormányzati tevékenység egy-egy nagyobb területét fedik le, támogatják informatikai megoldással. Az alrendszerek egymástól függetlenül is képesek működni, ami lehetővé teszi, hogy az önkormányzatok saját igényeik és prioritásaik szerint – akár több lépésben is – bevezethessenek alkalmazásokat, ami rugalmasan ütemezhető anyagi és emberi erőforrás ráfordításokat jelent.IntegráltNoha a GISPÁN® egyes moduljai képesek egy-egy szakterületet önállóan kiszolgálni, amennyiben a Hivatalnál több modul is üzemel, azok egymással integráltan működnek. Az egyes alrendszerek működését egy robosztus üzenet


kezelő rendszer hangolja össze, lehetővé téve a több területet is érintő folyamatok biztonságos működtetését.Jogszabályi megfelelőségA GISPÁN® minden vonatkozásban és folyamatosan kielégíti az érintett területekre vonatkozó hatályos jogszabályokat, automatikusan elkészíti a kötelező statisztikai és egyéb jelentéseket. Állandóan figyeljük az egyes modulokkal kapcsolatos törvényi változásokat, ezeket azonnal belefejlesztjük, átvezetjük a megfelelő alrendszerekbe. Az önkormányzatokkal kötött követési szerződéseinkben – többek között – vállaljuk a jogkövetésből származó folyamatos továbbfejlesztési munkálatokat.Internet, kommunikáció orientáltA világ minden pontját elérő és behálózó számítógépes hálózat, az Internet lesz az ami, az elkövetkezendő években jelentős mértékben megnöveli a lakosság és a különböző települési intézmények igényét az önkormányzatokkal való elektronikus kapcsolattartásra. Rendszereink fejlesztése az Internetes technológiák egyre szélesebb felhasználása irányába halad (Lásd: Önkormányzati Publikációs Rendszer, Integrált Közműnyilvántartás).Elkötelezettség, fejlődés, folyamatos rendelkezésre állásA Rudas & Karig Kft. üzletági keretek között fejleszti a GISPÁN®-t. Ez azt jelenti, hogy a GISPÁN® fejlesztésével, oktatásával és bevezetésével foglalkozó munkatársak kizárólag az önkormányzati területen dolgoznak, hosszútávon folyamatosan biztosítva ezzel a GISPÁN® állandó fejlődését, a szükséges szakértelmet és megbízóink felé az állandó rendelkezésre állást.ALKALMAZOTT ESZKÖZÖK

A rendszer grafikus alapszoftvere a Microstation. Az önkormányzati rendszer térképi moduljai a Microstation integrált fejlesztői nyelvén, MDL-ben készültek. Az alapszoftverrel az önkormányzati rendszer 2 dimenziós (síktérképek) és 3 dimenziós (műszaki tervdokumentációk) grafikus adatbázisai egyaránt kezelhetőek. A Microstation kiváló választás az önkormányzatok számára hiszen ugyanezen grafikus alapszoftvert használja az ország összes regionális földhivatala, sok települési önkormányzat, és számos közmű vállalat is.

Az alfanumerikus adatok tárolását az ORACLE RDBMS 9iR2, illetve 10gR2 biztosítja, a kiszolgáló munkahelyek kapcsolatát az operációs rendszer és az ORACLE hálózati eszközei biztosítják. Az ORACLE RDBMS a Microstation-höz hasonlóan szerepel az informatikai tárcaközi bizottság ajánlásában. A szakági alrendszereket az ORACLE saját alkalmazásfejlesztő eszközével, Developer 6i, és 10i -ben készítettük, amely modern szöveges adatkezelési módszereivel nagyszerűen kiegészíti a grafikus alapszoftvert.

Az alkalmazott illetve alkalmazható hardver és operációs rendszer komponensek az alapszoftverek és a ráépülő felhasználói alkalmazások platform függetlensége miatt széles választékot nyújtanak. Referenciáinkban a UNIX operációs rendszerű munkaállomások mellett a PC-s hálózatok jelentik a leggyakoribb környezetet.Referenciáinkban előfordul IBM RISC 6000-re épülő 5 felhasználói munkahelyes HOST-TERMINAL hálózat, AIX operációs rendszer alatt, illetve Intel P200 PC


szerverre épülő KLIENS-SZERVER hálózat, 25 felhasználói munkahellyel, WINDOWS NT/2000/XP operációs rendszer alatt.MINŐSÉG TANÚSÍTVÁNY

Az IBM Magyarországi Kft. laboratóriumában a rendszer az egész világra érvényes IBM szabvány szerinti minőségellenőrzési eljárás keretében tesztelésre került, aminek eredményeképpen megkapta az IBM Netfinity ServerProven minőség igazolást, amely egyben Y2K megfelelőséget is jelent.

ALRENDSZEREKAz Integrált Önkormányzati Térinformatikai Rendszer az önkormányzati tevékenység egyes részterületeit alrendszerekkel támogatja. Vannak általános tevékenységet támogató alrendszerek (pl. Keretrendszer, Partnernyilvántartás, Címkataszter) és vannak egy-egy konkrét szakterületet támogató alrendszerek (pl. Ingatlanvagyon-kataszter). Az alrendszerek mindegyike a hatályos és jelenleg érvényes, legújabb jogszabályi követelményeket elégíti ki. A GISPÁN® alrendszerei a következő területekre osztható:Központi modulokA rendszer alapvető működési környezetét biztosító modulok. A keretrendszerben kezelhető, rugalmas és korszerű felhasználói jogosultságokon keresztül működik a védelmi rendszer, mellyel az alapvető funkciók szintjén határozható meg a rendszerrel kapcsolatba kerülők hozzáférése. Felhasználói felülete lehetővé teszi a digitális térkép és a szöveges adatok együttes kezelését, a legalapvetőbb adatok karbantartását és kódolását, mint az alaptérkép, címkataszter (közterületgráf + utcanév-házszám adatbázis), partnernyilvántartás. A rajzi alrendszer hatékony tematikus térképkészítést és térinformatikai funkciókészletet biztosít. A magas fokú rendszerintegráció következményeképpen a többi alrendszer ezeket az információkat már kódoltan, redundancia mentesen használhatja. A központi modulokhoz tartozik az Iktató alrendszer, amely számos más alrendszerhez hasonlóan a térinformatikai felülettől függetlenül, önállóan is használható.Műszaki nyilvántartásokA polgármesteri hivatal törvényi kötelezettségek által meghatározott kötelező és legfontosabb alapnyilvántartásait jelenti. Az alrendszerek automatikusan elkészítik a különböző, kötelező vagy opcionális statisztikai kimutatásokat és jelentéseket. A műszaki nyilvántartásokban szereplő adatok elsődleges adatgazdái lehetnek külső autonóm szervezetek (pl. Földhivatalok, közművállalatok stb.), az ezekkel valamint a nagy országos informatikai rendszerekkel és programokkal (NKP, TAKAROS, TAKARNET, OTeIR, MTeIR stb.) való kapcsolattartás szabványos felületeken keresztül valósul meg, lehetővé téve online vagy automatizált offline adatcserét.Komplex vagyongazdálkodási alrendszerekA vagyongazdálkodási folyamatok nyomon követését négy alrendszer míg a kapcsolódó alapvető analitikákat két analitikus nyilvántartás végzi.Hatósági tevékenységet támogató alrendszerekAz építésigazgatás és város- illetve területrendezés hatósági feladatai mellett a környezetvédelem és zöldterület kataszter feladatait valósítják meg, támogatják az alrendszerek. Az alrendszerek az egyes dokumentumokat WORD formátumban automatikusan elkészítik és az iktatóval szorosan együttműködve katalogizálják.Kommunikációs alrendszerek


Internet-alapon működő, az adatok változását automatikusan követő (az adatbázisból dinamikusan generált HTML lapok révén) publikációs rendszer, ami a települést számos információs bázis alapján, multimédia eszközökkel mutatja be. Hivatali dokumentumok tölthetők le, a rendszer az első – de lényeges – lépés egy virtuális hivatal megvalósítása felé.A közmű vállalatok számára térinformatikai alapon működő, teljes szakági nyilvántartást valósítanak meg az egyes közmű modulok.

TÉRINFORMATIKAI KERETRENDSZERElsődleges feladata a térinformatikai rendszer kezelő felületének biztosítása, az alapvető térinformatikai funkciók ellátása – digitális térképek kezelése, rétegkapcsolás, közelítés-távolítás stb. –, a nyilvántartott objektumok alfanumerikus és grafikus jellemzőinek egyidejű kezelése.A rendszer moduláris felépítése rugalmas lehetőséget biztosít a hatósági és szakfeladatokat támogató alrendszerek folyamatos rendszerbe integrálására.A vezérlő biztosítja az önkormányzati alrendszerek együttes és párhuzamos működésének összehangolását és vezérlését, az egyes modulok között szükséges adatkommunikáció irányítását és lefolytatását.RAJZI ALRENDSZERAz alrendszer feladata hatékony tematikus térképkészítést és térinformatikai funkciókészletet biztosítása. A magas fokú rendszerintegráció következményeképpen a többi alrendszer ezeket az információkat már kódoltan, redundanciamentesen használhatja.CÍMKATASZTERTérinformatikai rendszerek sajátja, hogy megvalósítja a nyilvántartott objektumok földrajzi lokációjának szöveges és grafikus azonosítását. A mi megközelítésünkben ezt egy grafikus közterületgráfhoz rendelt szöveges nyilvántartás oldja meg, amely a szöveges nyilvántartásból kiinduló pontos postai címre vagy helyrajzi számra történő térképi lekérdezést tesz lehetővé. Ennek


az adatbázisnak a korrekt és pontos karbantartása az alrendszer feladata. Ezt a központi postai cím adatbázist használja minden modul, biztosítva a redundanciamentességet, valamint az egységes címnyilvántartásból fakadó előnyöket.PARTNERNYILVÁNTARTÁSAz alrendszer feladata az önkormányzattal, intézményeivel és önkormányzati cégekkel kapcsolatba kerülő személyek, vállalkozások, intézmények egységes elvek szerinti nyilvántartása. Ez a nyilvántartás az összes alrendszerből elérhető, ezáltal egyetlen centrális partnertörzs használható a hivatal összes osztályán. A Partner alrendszer egyes elemei beintegrálódnak az összes modulba így a rendszer felhasználói ugyanazon felületről érik el az egyes partner funkciókat.JOGOSULTSÁGKEZELÉSAz alrendszer faladata a felhasználók és a GISPÁN® alrendszerek által kezelt nyilvántartásokhoz való hozzáférést szabályozó jogosultságok, szerepkörök nyilvántartása. Az alrendszer kezelése rendszergazdai feladatkör, melyet fontosságán és felelősségi jelentőségénél fogva az üzemeltetés mikéntjétől függetlenül a hivatal belső munkarendjébe ágyazottan kell megoldani.LÉGIFOTÓ-KEZELÉSA Légifénykép-kezelés a Rajzi alrendszer opciója. Ennek segítségével a vektoros térképek mellett a légifényképek megjelenítése és hatékony kezelése is lehetővé válik GISPÁN®-ban.

IKTATÁSAz Iktató alrendszer feladata az önkormányzat ügyeinek és az azok iratainak nyilvántartása. Noha az Iktató hasonlóan az összes többi alrendszerhez összekapcsolható a GISPÁN® alaptérképi adatbázisával és térinformatikai keretrendszerével, attól függetlenül is teljesen működőképes.Az Iktató alrendszerrel mind centralizált, mind elosztott iktatási rendszert ki lehet alakítani. A modul biztosítja a decentralizált iktatáshoz szükséges védelmi és integrációs eszközöket, amelyek lehetővé teszik, hogy a Hivatal összes iktatási adata egyetlen központi adatbázisban tárolódjon, de minden szervezeti egység csak azon információhoz férhessen hozzá, amelyhez jogosultsága van.Az alrendszer megfelel a 38/98-as BM rendeletben és a 2005 évi "KET" törvény által előírt iratkezelési szabályoknak és mind adatbázisát, mind funkcionális jellemzőit tekintve 2006 év kompatibilis. INGATLANTÖRZSAz alrendszer feladata az ingatlanok – földrészletek, épületek, albetétek – alapadatainak, illetve az azonosítására szolgáló – helyrajzi szám, elsődleges cím - adatoknak a nyilvántartása, az ingatlanok térképi megjelenítése – megfelelő térképi szimbólumokkal való összerendelése.


INGATLAN-NYILVÁNTARTÁSA vagyongazdálkodás számos folyamatában a földhivatali ingatlan-nyilvántartás hiteles adatai nagy jelentőséggel bírnak. Az alrendszer feladata a hiteles földhivatalok információk szolgáltatása és az kezelése.INGATLANVAGYON-KATASZTERA 147/1992 számú kormányrendelet előírja az önkormányzatok számára a tulajdonukban lévő ingatlanok nyilvántartását. A rendelet és annak melléklete pontosan előírja a nyilvántartás informatikai követelményeit, az adatszolgáltatások adattartalmát. Az alrendszer feladata az előírásoknak megfelelő nyilvántartás kezelése és az adatszolgáltatás biztosítása, illetve az ingatlan vagyonnal való gazdálkodás támogatása.ÚTNYILVÁNTARTÁSAz Útnyilvántartási alrendszer az önkormányzatoknál régebben általánosan használt, kvázi-grafikus TUTORG program funkcionalitását váltja fel. A digitális alaptérképen a közterület gráffal összekapcsolva teszi lehetővé az önkormányzatok tulajdonában, illetve kezelésében lévő közterületekkel kapcsolatosan a parkolók, útszakaszok, csomópontok, útviszonyok stb. nyilvántartását és korszerű kezelését.ÉPÍTMÉNY MŰSZAKI NYILVÁNTARTÁSAz alrendszer feladata az ingatlanokra – telkekre, épületekre, lakás és nem lakás célú helyiségekre – vonatkozó műszaki adatok nyilvántartása és kezelése. Az alrendszer szöveges nyilvántartásában leírásra kerülnek az ingatlanok közmű ellátottságára, liftjeire, műszaki állapotára vonatkozó adatok és ezek mellé rögzíthető a digitális formában rendelkezésre álló grafikus műszaki dokumentáció. A dokumentáció állhat raszteres képekből és vektoros rajzokból. A beépített dokumentum kezelő képes a legelterjedtebb dokumentum formátumok csatolására és megjelenítésére (Pl.: TIFF, JPG, DGN, SVF, DWG stb.)KÖZMŰNYILVÁNTARTÁSA polgármesteri hivatalok számára elsőrendű fontosságú a területükön húzódó közműobjektumok geográfiai adatainak ismerete. A közműnyilvántartás egyrészt törvényi kötelezettség, másrészt a műszaki osztályok számára elengedhetetlen a beruházások tervezésében és az építési engedélyezésben.A polgármesteri hivatal és a települési közművállalatok számára az együttműködés keretét az integrált közműnyilvántartás (IKN) nyújtja. Az ebben résztvevő intézmények a rendszer adatkapcsolati felületein és kommunikációs szoftverein keresztül megosztják saját adatbázisaikat, amely révén egy mindenki számára hatékonyabb működést lehetővé tévő települési közmű adatbázis jön létre.A polgármesteri hivatal a GISPÁN® közműnyilvántartás alrendszere révén csatlakozik az IKN-hez. Ez lehetővé teszi számára, hogy az IKN közművállalataival megossza az önkormányzati alapadatbázisokat (digitális alaptérkép, közterület-nyilvántartás stb.), és rendszerébe illessze a közművek által szolgáltatott szakági


adatbázisokat (szakági közműtérkép, szöveges objektum-adatbázis).PÁLYÁZATKEZELÉSAz alrendszer feladata a vagyongazdálkodás folyamatok – elidegenítés, bérbeadás, beruházási fenntartási munkák – során lezárt, illetve folyamatban lévő pályázatok (versenytárgyalások, licitek, közbeszerzések), a beérkezett ajánlatok, értékelések adatainak nyilvántartása és kezelése.

BÉRBEADÁS – HASZNOSÍTÁSAz alrendszer feladata az önkormányzati bérlemények (telek, lakás, nem lakás célú helyiség stb.) hasznosításával (bérbeadásával), a bérleti szerződések, a hasznosítás feltételeit meghatározó övezetek, a hasznosítás ellenőrzéséhez, tervezéséhez szükséges felmérések, tervek nyilvántartása és kezelése.SZERZÉS – ELIDEGENÍTÉSAz alrendszer feladata az elidegenítés tervezéséhez, végrehajtásához és utólagos ellenőrzéséhez kapcsolódó ügyiratok, értékesítési feltételek, adásvételi szerződések, a szerződéskötés körülményeinek (vevőkiválasztás, pályáztatás stb.) és a szerződésekben rögzített fizetési és egyéb feltételek nyilvántartása és kezelése.BERUHÁZÁS – KARBANTARTÁSAz alrendszer feladata az Önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanokon végzett beruházások (felújítások), a mindennapi, rendeltetésszerű, folyamatos használatot biztosító fenntartási (kezelési és karbantartási) munkák, illetve a kapcsolódó ügyiratok, tervek nyilvántartása és kezelése. Segítségével az Önkormányzati hatékonyabban tudja a tervezni és felhasználni a fejlesztési és felújítási pénzalapokat, ellenőrizni a műszaki, pénzügyi teljesítéseket, határidőket, a megalapozott szerződéskötéseket.VAGYONANALITIKAAz alrendszer biztosítja az önkormányzati ingatlanok értékadat-változásainak nyilvántartását oly módon, hogy az automatikusan összehasonlítható az Ingatlanvagyon-kataszter alrendszerben tárolt ingatlanadatokkal. Ezáltal minimálisra csökken az a humán erőforrásigény, amely a két nyilvántartás összehasonlításához szükséges.A modul képes az INKÁ-ból fogadni és oda feladni ingatlan-értékadatokat, de a két rendszer egymástól független adatfeldolgozással működik. Felhasználja a GISPÁN®-ban meglévő egyéb alrendszerek adattartalmát (INKA, Címkataszter stb.), valamint lehetővé teszi a tárgyi eszközök alapadatainak és értékváltozásainak nyilvántartását is.


BEVÉTELI ANALITIKAA Bevételi analitika alrendszer feladata, hogy az önkormányzat rendszeresen befolyó kintlévőségeit, azok visszafizetési ütemezéseit és a tényleges befizetéseket nyilvántartsa. Segítségével az önkormányzat sokrétű bevételi pénzmozgásainak jelentős része kezelhető (lakásfenntartási támogatások, környezetvédelmi bírságok, gyermekgondozási díjak stb.). A rendszer folyamatosan követi az ügyfelek egyenlegeit és segítségével automatizált felszólítások hajthatóak végre a hátralékban lévő állományra nézve.KÖNYVELÉSAz alrendszer feladata a gazdasági alrendszerekben kezelt, a komplex vagyongazdálkodási nyilvántartásokhoz kapcsolódó pénzügyi adatok feldolgozása, illetve a komplex vagyongazdálkodás megfelelő nyilvántartásaiban való megjelenítéshez szükséges kapcsolatok (objektumhivatkozások) nyilvántartása.ÉPÍTÉSHATÓSÁGAz Építéshatósági alrendszer feladata az önkormányzatok műszaki osztályainak támogatása. Az alrendszer lehetővé teszi a teljes építéshatósági ügymenet számítógépes vezetését, a szükséges dokumentumok előállítását és tárolását. Az egyes ügytípusok és ügyiratok magas szinten paraméterezhetőek, ami biztosítja az önkormányzat belső előírásainak megfelelő ügymenetkezelést.VÁROSRENDEZÉSAz alrendszer feladata a digitális formában elkészült rendezési tervek szöveges és térképi adatainak kezelése. A rendszer az összes rendezési terv típust akár párhuzamosan is képes kezelni, így az Általános rendezési terv mellett párhuzamosan bekapcsolható tetszőleges terület Részletes rendezési terve illetve Házhelyosztási terve is. A különböző típusú (ÁRT, RRT, HHT) terveken belül mód van a tervek témáinak tetszőleges réteg szerinti kapcsolására is. Az alrendszer képes kezelni mind az OÉSZ mind az OTÉK szerint készült rendezési terveket, akár egymással párhuzamosan is.ZÖLDTERÜLET-KATASZTERA Zöldkataszter alrendszer segítségével végezhető el a standard és egyedi védettségű faállomány nyilvántartása, és végezhető a fakivágási engedélyek kiadása.

KÖRNYEZETVÉDELEMAz alrendszer feladata, hogy támogassa a polgármesteri hivatal környezetvédelmi nyilvántartásokkal, ügyekkel kapcsolatban végzett munkáját. Az alrendszer az alábbi környezetvédelmi területekkel foglalkozik: légszennyezés, zajterhelés, háttérsugárzás, parlagfű, környezetvédelmi program.


SZABÁLYSÉRTÉSAz alrendszer az önkormányzat szabálysértésekkel foglalkozó ügyintézőinek munkáját támogatja. Nyilvántartja a szabálysértési ügyeket és iratokat, a nyilvántartott adatok alapján lehetővé teszi különböző iratfajták félautomatikus, adatbázis alapján történő elkészítését a Microsoft Word szövegszerkesztő felhasználásával. Az iratminták Word dokumentum (.doc) formátumban állnak rendelkezésre, ezekbe illeszti be a rendszer az adatokat egy-egy konkrét irat készítésekor.A modul automatikusan kiszámítja és nyomtatja az éves, szabálysértésekre vonatkozó statisztika összefoglaló és részletes összegző tábláit. Biztosítja az előzményezés (priorálás) lehetőségét. Az ügyek alapadatai mellett nyomon követhetők a bírságok részletfizetési és törlesztési (befizetési) adatai is.POLGÁRVÉDELEMAz alrendszer feladata a polgárvédelmi szempontból lényeges térképi és szöveges objektumok, valamint a kitelepítési körzetek kitelepítési terveinek nyilvántartása. Segítségével könnyebbé válik a kitelepítések megtervezése és szervezett végrehajtása az egyes kitelepítési körzetekből a megfelelő befogadási körzetekbe. Támogatja a kitelepítési objektumok (kitelepítési körzet, gyülekezési hely, kitelepítési útvonal) térképi megjelenítését. A kitelepítési útvonalak megjelenítése egy megyetérkép rendszerbe való integrálásával oldható meg, amely fölé megrajzolhatók a település területén kívül található objektumok is.LAKOSSÁGI PUBLIKÁCIÓS ÉS ÜGYFÉLSZOLGÁLATI RENDSZERNapjainkban egyre nagyobb hangsúllyal lép fel az önkormányzati adatok publikálása a lakosság és a vállalkozások számára. Elterjedtsége és hozzáférhetősége révén az Internet felel meg leginkább ezen adatok nyilvános megjelenítésének közegeként. A Polgármesteri Hivatalok azonban jelenleg többnyire nem rendelkeznek az Internet-alapú adatszolgáltatáshoz megfelelő infrastruktúrával, ezért ezt más önkormányzatok, illetve intézmények végezik, végezhetik számukra.A fenti adottságok figyelembevételével fejlesztettük ki a GISPÁN® Önkormányzati Publikációs Rendszerét (ÖPR), amely külön rendszerként a GISPÁN® nélkül is alkalmas az önkormányzatok adatainak Interneten történő megjelenítésére. Az ÖPR egyrészt képes a GISPÁN® adatbázisából adatokat átvenni, másrészt saját, önálló adatbeviteli felülettel rendelkezik, melynek segítségével a GISPÁN® adatbázisában nem szereplő adatok is a rendszerbe tölthetők. Az ÖPR egy robosztus Internet-alapú adatszolgáltatói szoftver, amely alkalmas egy időben tetszőleges számú önkormányzat adatainak Webes technológiákkal való publikálására.


REGIONÁLIS ÖNKORMÁNYZATI TÉRINFORMÁCIÓS KÖZMŰA Regionális Önkormányzati Térinformációs Közmű (RÖTIK) egy komplex technológiai megoldás (szoftver rendszer, technológia, know-how), amely egy információs központként működve lehetőséget ad több önkormányzat integrált alfanumerikus és térképi adatbázisainak közös kezelésére és publikálására, régiók és önkormányzati települési társulások informatikai feladatainak egységes megoldására.

A GISPÁN® a Rudas & Karig Kft. bejegyzett védjegye.

2. sz melléklet

A Gemini-X önkormányzati vagyonkataszter- és műszaki nyilvántartó térinformatikai rendszer leírása. Forrás: http://www.protorusz.hu/gemini-x/

fejlesztve 1991-től: BUDATA KftGEOTERC KftPRO-TÓRUSZ

Szöveges adatbázis: Gemini-O

A Gemini-O moduláris felépítésű, főként szöveges adatok kezelésére alkalmas, sokoldalú alkalmazás. Az Oracle alapokon nyugvó adatbázis jellemzője többek között a beépített biztonság és a nagy teljesítmény. A rendszer nemcsak az ingatlanvagyon kataszter, hanem más műszaki és egyéb jellegű adatok kezelését is lehetővé teszi. A kezelői felület dinamikusan fejlődik, lehetőség van egyedi kérések megvalósítására is. A program használata billentyűzet és/vagy egér segítségével történik.

Biztonság

felhasználók és jelszavak kezelése, az adathozzáférés az egyes betétlapokig lebontható, a felhasználók vagyongazda-csoportokba oszthatóak. Ingatlanvagyon kataszter

A rendszer biztosítja az adat- és betétlapok teljeskörű nyilvántartását. Ezenkívül jellemzik még:

térképi hűség, a betétlapokhoz egyéb objektumok (képek, dokumentumok) csatolhatók, a rendszer jól meghatározott ellenőrző listák készítését biztosítja, az esetleges hibákra a betétlapok is felhívják a figyelmet, a KSH statisztikai adatszolgáltatás automatikusan elkészíthető, az elkészült statisztikai táblák akár vagyongazdánként is részletezhetőek, analitikus pénzügyi nyilvántartás, az értékcsökkenés automatikusan végrehajtható,


becsült érték automatikus számítása megoldott, egyedi igényeknek megfelelő vagyonkimutatás készítésére is lehetőség van. Műszaki és egyéb adatok

több mint 50-féle programmodul, többek között telekrendezés, fakataszter, résztulajdoni adatok és bérlők nyilvántartása, a felhasználók akár új táblázatokat is előállíthatnak. Leválogatások

A Gemini-O adatait a felhasználók leválogatások készítésével is megjeleníthetik. A program készítésénél a kezdő és a haladó felhasználók igényeit is figyelembe vettük. A modul főbb jellemzői:

több mint 300-féle listakép, több mint 150 listakép esetében TXT, HTML és PDF kimenet biztosított, több mint 2000-féle szűkítési lehetőség, felhasználói felület táblázatok egyedi előállítására. Térképkezelő szoftver: Gemini-View

A szoftver létrehozásának célja egy Windows környezetbe illeszkedő, a Gemini-O adatainak térképi megjelenítését támogató, a felhasználók valós igényeihez igazodó térképkezelő program elkészítése volt. A program az önkormányzatoknál digitális formában rendelkezésre álló rajzi információk kezelésére alkalmas. A felhasználó a digitális térképek, rajzi dokumentumok megjelenítési módját szövegállományok és a grafikus kezelői felület használatával, az aktuális feladat igényei szerint határozhatja meg. A program egyidejűleg több ablak megnyitását, használatát és a megjelenítendő térképi tartalom ablakonként történő kezelését támogatja.

Végrehajtható lépések

térképi állományok csatolása, illetve eltávolítása, térképi rétegek, rétegcsoportok kezelése, a térképi elemek megjelenítési szabályainak (szín, megjelenítései sorrend, stb.) változtatása. A térképi nézet beállításának lehetőségei

forgatás adott értékkel, illetve interaktív módon, nagyítás, kicsinyítés megadott pont(ok) körül, valamint adott méretarány szerint, a térkép mozgatása. Légifelvételek kezelése

A program alkalmas különböző időpontokban elkészített légifelvételek megjelenítésére. Kiemelt jellemzők:

a rendelkezésre álló fényképsorozatokból kiválasztható a repülés időpontja, a térképen kijelölhető a megjeleníteni kívánt terület. Tematikus térképek készítése


a kitöltő mintázat egyedileg meghatározható (határvonal, kitöltő szín, kitöltő mintázat), a megjeleníteni kívánt földrészletek kijelölhetőek egybefüggő területek szerint, egyenként, valamint a szöveges adatbázisban végrehajtott leválogatások eredménye alapján is. Nyomtatás

A program rugalmas felületet biztosít nyomtatott térképek elkészítésére. A felhasználó beállíthatja a nyomtatás méretarányát, valamint a megjeleníteni kívánt egyéb információkat (rajz neve, nyomtatás ideje, méretaránya, stb.).

A szöveges adatbázis és a digitális térkép elemei közötti kapcsolat

a térképen kijelölt földrészlet leíró adatainak megjelenítése a Gemini-O rendszerben, a Gemini-O rendszerben kiválasztott földrészletre pozicionálás a térképen, a térképen kijelölt földrészletek átadása a Gemini-O rendszernek leválogatási műveletek számára, a Gemini-O rendszerben végrehajtott leválogatások eredményéből tematikus térkép készítése.

3. sz. melléklet

A Datakart rövid leírása. Forrás: http://www.datakart.hu

TERMÉKEKDatakart UMN Mapserver 2009 Basic A Datakart UMN Mapserver Basic az önkormányzati digitális térképek megjelenítésére szolgáló szoftver. Az önkormányzati hivatalon belül dolgozók számára megkönnyíti a hivatali munkát, mert egy egyszerű WEB böngészőn keresztül megtekinthetik a térképeket (alaptérkép, közmű alaptérkép, közmű szakági térképek, rendezési tervek, stb.), légifelvételeket és a hozzájuk kapcsolódó dokumentációkat. A Datakart UMN Mapserver Basic az önkormányzaton belül egyszerre több osztálynak is (pl. építésügy, környezetvédelem, szociális ügyek) alapvető térbeli információkat szolgáltat feladataik hatékonyabb ellátásához, a döntések előkészítéséhez. A térképszerver segítségével az adatok egyidejűleg több felhasználóhoz is egyszerűen és gyorsan jutnak el.

Datakart UMN Mapserver 2009 Standard A Datakart UMN Mapserver Standard a Datakart Mapserver Basic összes funkcióját tartalmazza, továbbá például lehetővé teszi a térképi adatok többfelhasználós on-line szerkesztését, továbbá a teljes felhasználói jogosultságkezelést valamint egyéb szolgáltatásokat nyújt.


Datakart UMN Mapserver 2009 Professional A Professional változat a teljes rendszer összes funkcióját magában foglalja a professzionális térkép megjelenítéstől kezdve, a térkép- és leíró adatok szerkesztésén át a hálózatos asztali (desktop) megoldásokig. Az asztali megoldások még termelékenyebbé teszik a munkafolyamatokat, még egyszerűbb eszközöket biztosítanak a geoprocesszáláshoz.

IP Víz A közüzemi szolgáltatók és önkormányzatok részére adatbázisokat és grafikus műszaki információs rendszereket kínálunk, melyekkel a szolgáltatók és önkormányzatok megoldhatják a közmű adatok gyűjtését, kezelését és kiértékelését. Jelenleg a csatorna, gáz, víz, áram, távközlés, szennyvíztisztítás, közvilágítás területen kínálunk alkalmazásokat. A közüzemi szolgáltatók és az önkormányzatok mellett egyre több magán vállalkozás használja ezeket az információs rendszereket, hiszen nagy mértékben hozzájárulnak a korszerű működéshez és a termelékenység növeléséhez. Az IP Víz magas színvonalú közműnyilvántartó szoftver, mely a valóságot jól megközelítően modellezi a vízhálózatot. A szakági szoftver az ESRI ArcGIS 9.x alapszoftver család (ArcView, ArcEditor, ArcInfo) kiterjesztése. Esettanulmány Dunaharaszti, DHRV Kft.

IP Csatorna Az IP Csatorna magas színvonalú közműnyilvántartó szoftver, mely a valóságot jól megközelítően modellezi a csatornahálózatot. A szakági szoftver az ESRI ArcGIS 9.x alapszoftver család (ArcView, ArcEditor, ArcInfo) kiterjesztése. A Datakart UMN Mapserver Basic az önkormányzaton belül egyszerre több osztálynak is (pl. építésügy, környezetvédelem, szociális ügyek) alapvető térbeli információkat szolgáltat feladataik hatékonyabb ellátásához, a döntések előkészítéséhez. A térképszerver segítségével az adatok egyidejűleg több felhasználóhoz is egyszerűen és gyorsan jutnak el. Esettanulmány Dunaharaszti, DHRV Kft. Útkezelő rendszer - Önkormányzati Közúti Adatbank A közútfenntartó és üzemeltető szervezeteknek az 5/2004 GKM rendelet szerint szükséges vezetni a közúti nyilvántartást. Ezeknek a szervezeteknek összetett térképi adatokat kell használni a közúthálózat adatainak kezeléséhez. A térkép segítségével kell történjen a közúti felújítási és építési tervek egyeztetése, a táblák, burkolati jelek, közlekedési lámpák elhelyezkedésének felülvizsgálata, a hibahely vizsgálatok ill. a közutak állapot adatainak gyűjtése. Az Önkormányzati Közúti Adatbank információs rendszer az önkormányzatok igényei alapján készült a régebben használt közutas nyilvántartások leváltására. A rendszer teljes mértékben megfelel az 5/2004 GKM rendeletben előírt önkormányzati közútnyilvántartási kötelezettségnek. Az Önkormányzati Közúti Adatbank rendszer célja a közutak nyilvántartását biztosító adatgyűjtések adatainak tárolása, az adatok karbantartása, mindenkori gyors és könnyű hozzáférhetőség megvalósítása. Ennek érdekében a rendszer szoros kapcsolatban működik a közúthálózat térképi nyilvántartásával és annak korszerű


megjelenítésével. Esettanulmány Fővárosi Közterület-fenntartó Zrt.ArcGIS ArcView Az ArcView a világon a legnépszerűbb asztali GIS és térképező szoftver, több mint 500.000 használt példányszámmal. Az ArcView biztosítja az adatok megjelenítését, lekérdezését, elemzését, és integrálását. Készíthetünk, és szerkeszthetünk új, és meglévő földrajzi adatokat. ArcGIS ArcEditor Képességei alapján ez a termék az ArcView és az ArcInfo közé helyezhető el. Az ArcEditor tartalmazza az ArcView összes funkcióját valamint plusz funkcióként lehetőséget arra, hogy több felhasználó szerkeszthessen egy geoadatbázist vagy fedvényt. Ezek a plusz szolgáltatások támogatják annak a lehetőségét, hogy több szerkesztő egyidejűleg módosíthasson, kiegészíthessen, átméretezzen sokfelhasználós geoadatbázisban lévő elemosztályokat, elemhez rendelt megírásokat, raszterképeket. ArcGIS ArcInfo Az ArcGIS szoftvercsaládon belül, az elérhető legátfogóbb GIS termék az ArcInfo. Tartalmazza mindazokat a funkciókat amelyeket az ArcView és az ArcEditor, valamint olyan további speciális lehetőségeket adat-átalakításra és geoprocesszálásra, amelyek az ArcInfo-t a GIS szabványává teszik. Az ArcInfo egy teljes rendszer GIS adatok létrehozására, korszerűsítésére, lekérdezésére, térképezésére és elemzésére. ArcGIS Server Weben keresztüli nyílt hozzáférést biztosít az elkészített térképekhez, modellekhez, az elemzések eredményeihez vagy bármely más kapcsolódó tartalomhoz. Segítségével térinformatikai tudását, vagyonát könnyen használható webalkalmazásokon keresztül oszthatja meg szervezetének valamennyi tagjával. Az ArcGIS Server két különböző változatban kapható: Advanced: téradat kezelés, vizualizáció (2D és 3D) és térelemzések Standard: téradat kezelés és vizualizáció (2D és 3D) Mindkét változat további két szinten érhető el. Enterprise szinten korlátlan számú felhasználó csatlakozhat a szerverhez és az adatbázis méretének sincs limitje.Workgroup szinten legfeljebb 10 felhasználó csatlakozhat közvetlenül és az adatbázis nem lehet nagyobb 4 GB-nál. A rendszerből Java és .NET alapú megoldás egyaránt elérhető, bármelyik megoldás választható. Az ArcGIS Server-hez számos bővítmény áll rendelkezésre, melyek egy-egy adott területen bővítik ki a rendszer képességeit. A bővítmények például: 3D Extension: fejlett három dimenziós modellező képességeket tartalmaz, mint például line-of-sight számítások vagy terepmodellezés. Data Interoperability Extension: több száz, különböző formátumú adathoz biztosít hozzáférést, segítve a különböző forrásokból származó adatok kinyerését, tisztítását és áttöltését. Geostatistical Extension: az ArcGIS Desktop-pal létrehozott rétegek webszolgáltatásként publikálhatók, így már a webalkalmazások felhasználói is komoly eszköztárat kapnak a kezükbe. Például: radioaktív sugárzás, légszennyezés vagy veszélyes anyag terjedésének előrejelzése; gabonatermesztés optimális feltételeinek meghatározása. Csak az Advanced változathoz érhető el. Image Extension: segítségével nyers vagy előfeldolgozott képeket rögtön webszolgáltatásként publikálhatunk; az optimalizált adatelérés és feldolgozás


jóvoltából a képek elérése szinte azonnali. A bővítmény rendkívül lerövidíti a képrögzítés és a kép végfelhasználókkal történő megosztása között eltelt időt. ArcGIS ArcIMS Az ArcIMS dinamikus térképek, valamint GIS adatok és szolgáltatások weben keresztüli terjesztését szolgáló megoldás. Mára már bármely információs rendszerrel szemben elvárás lehet, hogy az általa szolgáltatott adatok, eredmények a vállalati intraneten keresztül valamennyi érintett felhasználóhoz eljussannak, szükség esetén pedig az interneten keresztül a világ bármely pontjáról jól értelmezhető formában elérhetők legyenek. Az ArcIMS ezt az igényt szolgálja ki: egy jól alakítható keretrendszert ad GIS vagyonunk webes publikálásához. Az ArcIMS szolgáltatásait kliensek széles köre képes értelemezni, így web alapú alkalamzások, az ArcGIS Desktop, mobil eszközök és más, vezeték nélküli technológiát használó eszközök. Az ArcIMS-t használva az önkormányzatok, üzleti és egyéb szervezetek akár az egész világ számára elérhetővé tehetik GIS vagyonukat, egyúttal megismerkedhetnek a mások által publikált tartalmakkal is. ArcGIS 3D Analyst Az ArcGIS 3D Analyst az ArcGIS Desktop egyik bővítménye, melynek segítségével interaktív, és dinamikus térképeket készíthetünk, melyek elősegítik a földrajzi adatok megjelenítését, és elemzését. Az ArcGIS 3D Analyst lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy hatékonyan tudjunk elemezni, illetve megjeleníteni felszíni adatokat. Az ArcGIS 3D Analyst használatával többféle nézőpontból láthatjuk a felületünket, létrehozhatunk lekérdezéseket a felszínnel kapcsolatban, meghatározhatjuk a láthatóságot, illetve a látható területet a felszín egy adott pontjából és létrehozhatunk realisztikus perspektív nézetet, raszteres adat rávetítésével, vagy akár vektoros adat a felszín feletti elhelyezésével. ArcGIS Spatial Analyst Az ArcGIS Spatial Analyst az ArcGIS Desktop egyik bővítménye. Lehetővé tesz olyan térbeli elemzéseket mint például a felület-elemzések, a raszter-elemzések, és a grid algebra, mindezt egy interaktív térképi környezetben, ezzel biztosítva új információk levezetésének, gyűjtésének lehetőségét. Az ArcGIS Spatial Analyst biztosítja számunkra azokat az eszközöket is, amelyek szükségesek a széleskörű térbeli modellezésekhez, melyek segítségével, további elemzésével új információkat gyűjthetünk a földrajzi adatokból. Route Smart for ArcGIS - Magas-precizitású járattervezés Az ArcGIS Spatial Analyst az ArcGIS Desktop egyik bővítménye. Lehetővé tesz olyan térbeli elemzéseket mint például a felület-elemzések, a raszter-elemzések, és a grid algebra, mindezt egy interaktív térképi környezetben, ezzel biztosítva új információk levezetésének, gyűjtésének lehetőségét. Az ArcGIS Spatial Analyst biztosítja számunkra azokat az eszközöket is, amelyek szükségesek a széleskörű térbeli modellezésekhez, melyek segítségével, további elemzésével új információkat gyűjthetünk a földrajzi adatokból. Közösségi szolgáltatások: hulladékszállítás, hóeltakartás, úttisztítás Postai kézbesítés Újságkihordás Mérőóraleolvasás Az intelligens tervezéssel elérhető legfontosabb előnyök: Utazási idő csökkenése Kevesebb járművel végezhető el ugyanaz a feladatmennyiség Üzemanyagköltségek jelentős lefaragása Munkaerő-munkaszükséglet kiegyensúlyozása és optimalizálása


Kisebb környezetterhelés >>> Zöld Technológia Mobil GIS A mobil számítógépek lehetővé tették, hogy alapvetően megváltozzon a GIS felhasználási köre: lehetővé vált, hogy a GIS-t és annak adatait magunkkal vihessük a terepre, és közvetlenül, a minket övező környezet adatival dolgozhassunk. Microstation alapú termékek A legerősebb, a legnyitottabb és a legkompatibilisebb CAD platform a világ infrastruktúrájának tervezéshez, építéséhez és üzemeltetéséhez. Valószínűleg már tudja, hogy a világ infrastruktúrájának jelentős részét DGN és DWG fájl formátumban tervezték, fejlesztették. De tudta-e a MicroStation programról, hogy használói közvetlenül képesek szerkesztést végezni egyidőben, mindkét formátummal? A MicroStation programnak ez az együttműködő képessége teszi nélkülözhetetlenné ezt a CAD platformot. A MicroStation biztosítja az innováció lehetőségét az átfogó szoftverportfolióban. A VBA használatával lehetővé teszi a felhasználók számára az eszköztárak, alkalmazások testreszabását. A különböző szakági fejlesztések az iparágakhoz tartozó speciális megoldások használatával növelik a felhasználók termelékenységét, miközben a projekt teljes folyamatában mindvégig megőrzik a teljes adathűséget. Autocad alapú termékek Az AutoCADR szoftver használatával érthetően és hatékonyan öntheti formába, jelenítheti meg és dokumentálhatja ötleteit. Az AutoCAD esetében a gyártó Autodesk egy célt tűzött ki maga elé: a termelékenység növelését. Az új szolgáltatások meggyorsítják a feladatok elvégzését, lehetővé teszik a parancsok könnyű megtalálását és az új felhasználók gyors betanítását.


Documents

Web viewa felmÉrÉs cÉlja, hatÓkÖre 4. vezetŐi ÖsszefoglalÓ - a fŐvÁrosban keletkezett elektronikus adatvagyon-felmÉrÉs eredmÉnyeinek ÖsszegzÉse 8