Workshop Gestão de Processos 2013

Gerenciamento de Processos de Negócio – Sistema FIEMG

Workshop SEBRAE-MG

Missão

Liderar o processo de desenvolvimento sustentável da indústria em MinasGerais, fortalecendo sua competitividade e buscando a melhoria contínuadas condições socioeconômicas do estado e do país.

Sobre o Sistema FIEMG

Visão

O Sistema FIEMG trabalha para ser reconhecido nacional einternacionalmente como líder na representação da indústria de MinasGerais.

Crenças e Valores

AssociativismoDesenvolvimento sustentávelEducação e capacitação profissionalÉtica, cidadania e qualidade de vidaParcerias e alianças estratégicasQualidade, produtividade e competitividadeValorização de seus empregados

Estrutura da Superintendência Integrada de Gestão Corporativa

Sobre a Gerência Integrada de Organização e Processos

A instituição da Gerência Integrada de Organização e Processos foiformalizada em novembro de 2010 de acordo com as diretrizes do novoPresidente da FIEMG.

.

NEGÓCIO:NEGÓCIO:

Gestão dos processos organizacionais, sustentação da estruturaorganizacional e provimento de informações para o desenvolvimentooperacional e gerencial

MISSÃOMISSÃO::

Inserir e gerir a prática de gestão de processos no escopo de atuação ena cultura da organização, institucionalizar padrões de trabalho, gestãode conteúdo formal e organização estrutural e funcional, necessáriospara agilidade e adaptabilidade na obtenção de resultados, contribuindopara o alcance dos objetivos do Sistema FIEMG.

Início 2011 – Início do projeto MEG

Junho 2011 –Desenvolvimento de uma metodologia de gestão de processos

Início de 2012 –Aplicação nas áreas de negócio do SESI MG

Agosto 2012 -Aplicação na Superintendência Integrada de Gestão

2013- Refinamentoe aplicação nos processos críticos eleitos pelo comitê executivo

Principais projetos trabalhados nos últimos anos

Como funcionamos e Como funcionamos e

colocamos em prática colocamos em prática

nossa estratégia para nossa estratégia para

assegurar excelência nos assegurar excelência nos

resultados?resultados?

Quem somos, onde Quem somos, onde

queremos chegar e queremos chegar e

como atuamos?como atuamos?

Quais funções e Quais funções e

perfis profissionais perfis profissionais

requeridos para requeridos para

executar esses executar esses

processos e como processos e como

estruturáestruturá--los? los?

Como garantimos Como garantimos

resultados que resultados que

contribuem para o contribuem para o

atingimento das atingimento das

necessidades da necessidades da

indústria?indústria?

O Pilar da Transformação Organizacional

ProcessosProcessos

PessoasPessoas ResultadosResultados

EstratégiaEstratégia

Fases da Metodologia de Processos Organizacionais

Fase I

•Planejamento

Fase II

•Modelagem e Análise de Processos (As Is)

Fase III

•Desenho de Processos (To Be)

•Organização da estrutura

Fase IV

•Implantação de Processos

Fase V

•Monitoramento e Refinamento de Processo

Governança de ProcessosGovernança de Processos

Metodologia de Processos Organizacionais

qq Planejamento:Planejamento:q Definição dos ganhos esperadosq Elaboração do Macroprocessoq Identificar os processos q Elegibilidade dos processos críticos

qq Modelagem e Análise de ProcessosModelagem e Análise de Processosq Levantamento de processosq Detalhamento de atividadesq Diagrama do processo da situação atual (AS IS)q Benchmarking de referências no mercadoq Análise do processo (Graus de inovação)q Elegibilidade melhorias

Metodologia de Processos Organizacionais

qq Desenho de ProcessosDesenho de Processosq Definir o novo processo (TO BE)q Definir indicadores do processoq Plano de Implementação (cadastro no FLEX) e Projeto no EPM

qq Monitoria e Refinamento de processosMonitoria e Refinamento de processosq Acompanhamento e refinamento pelo FLEX SIq Reuniões de monitoramentoq Ajustes nos processos

qq Implementação de ProcessosImplementação de Processosq Acompanhamento da Implementação do Processo (operação

assistida)q Documentação do processo

Projeto de Análise, Desenho e Melhoria dos processos críticos

Processos trabalhados:

• Processo de Gestão Escolar SESI-SENAI;• Processo de Viagens;• Processo de Suprimentos;• Processo de Recursos Humanos

Objetivos esperados:

Processos mais simples ágeis;Eliminação e/ou redução do volume de papel;Processos que tenham rastreabilidade;Processos sem desperdícios;Processos controlados, medidos e gerenciados;Processos que entregam valor ao cliente (satisfação);

Fase I Planejamento (Macroprocesso)

Macroprocesso Compras e Contratações

Solic

itan

te

Solic

itan

te

Sistema FIEMG

Análise e aprovação

técnica Engenharia

Disponibilidade do cadastro de

produtos - ERP

Necessidade de compra/ Solicitação

Solicitante (Área Técnica ou Área Corporativa)

Análise e aprovação técnica da Tecnologia da

Informação

Aprovação da compra (conforme regras de negócio )

Realização das Compras Diretas

Especificação correta dos

produtos/serviços

Análise e disponibilidade orçamentária

Análise e aprovação Técnica (quando aplicável)

Realização das Licitações

Realização das compras por

Dispensa/Inexigibilidade

Elaboração de Contratos (quando aplicável)

Elaboração de contratos no

Jurídico

Responsabilidade exclusiva da GISU

Solicitante (Área Técnica ou Área Corporativa)

Acompanhamento da solicitação

(ligação, e-mail)

Envolvimento nas análises técnicas e questionamentos

(licitações)

Recebimento do produto adquirido

Análise e aprovação de outras áreas

técnicas

Fase I de Planejamento (Escopo/Ganhos)

Metodologia de Gerenciamento de

Processos de Negócios

GIOP – Gerência de Organização e Processos

Escopo do Processo Data: 18/07/2013 Pág: 1 de 1

Dono do processo: Gerência Integrada de Suprimentos - GISU

Macroprocesso: Compras e Contratações

Objetivos estratégicos vinculados:

• Implementar cultura de planejamento e gestão por resultados; • Melhorar a qualidade e efetividade dos serviços e soluções; • Garantir e disseminar informações confiáveis e integradas; • Consolidar e disseminar o papel e o resultado da SIGC.

Ganhos esperados no Processo:

• Agilidade do processo; • Aumento da satisfação do cliente; • Redução do valor da compra (aumento do poder de negociação); • Conformidade com os órgãos fiscalizadores; • Qualidade do produto/serviço;

Fatores Críticos (Fatores que mais impactam no processo):

• Especificação; • Estimativa de custo; • ERP RM Nucleus; • Sistema Superbuy; • Planejamento do solicitante; • Tempo; • Relacionamento.

Fase 2 de Análise e Modelagem (Levantamento)

LEVANTAMENTO DO PROCESSO Versão Inicial: 02/08/2013

Revisão: 00

Identificação do Processo:

Realizar Compras ou Contratações Diretas.

Classificação do Processo:

Processo de Suporte.

Objetivo do Processo:

Prover bens e serviços necessários para as áreas e unidades do Sistema FIEMG.

Dono do Processo: Comprador

Instituição/ Unidade:

SIGC / Gerência Integrada de Suprimentos

Regra de Negócio: Alçadas de autorização, Instrução Normativa IN05-06, Manual de Instrução para utilização do ERP

Indicadores/ Metas: Não possui.

IDENTIFICAÇÃO INSUMOS REALIZAÇÃO RESULTADOS REGISTRO NOTAS Atividade

(do diagrama de processo de

trabalho)

Ator/ Área Fornecedo

ra Entrada

Descrição Atividade

Sistema Saídas

(Internas / Externas)

Ator/ Área Receptora

FormuláriosDocumentos

Requerimentos

especiais

1. Emitir a Solicitação de Compras

Solicitante de qualquer área e qualquer nível hierárquico

Necessidade de aquisição, tipo de bem ou serviço a ser adquirido.

Emitir a solicitação de compra pelo ERP, salvo exceções de algumas unidades que ainda não possuem o sistema implantado e emitem a Solicitação em formulário da Intranet.

ERP RM Nucleus

Solicitação cadastrada e pendente para aprovação.

Gerência Solicitação de compras no ERP

NA

Fase 2 de Análise e Modelagem (Diagrama AS IS)

Fase 2 de Análise e Modelagem (Relatório Análise)

Gerenciamento de Processos de Negócio – Relatório de Análise Processos

Identificação do Processo (nome do processo)

Compras e Contratações – Diretas, Licitações e Dispensa e/ou Inexigibilidade

Participantes da Análise Vinícius, Fausto e Misael, SESI, SENAI, FIEMG (SDE)

Ganhos esperados (já apontados no Escopo Processo) - Agilidade do processo; - Confiabilidade; - Conformidade com os órgãos fiscalizadores; - Aumento do poder de negociação;

- Padronização do processo; - Qualidade do produto/serviço; - Satisfação do cliente (acompanhamento do processo);

Item Pontos Melhoria Causas (se aplicável) Propostas Solução/Implementação

Membros do GrupoVotação Resultado Grau de Inovação 1 Grau de Inovação 2

1

Tratamento via workflow da solicitação de compras e das aprovações técnicas, antes da chegada no Suprimentos.

Evitar retrabalho; Possibilidade de rastrear o processo; Garantir que as SC’s que exigem as aprovações técnicas sigam o fluxo correto.

Tratar a Solicitação de Compras via workflow (avaliar viabilidade de se fazer no ERP ou Sistema Workflow) na aprovação do gerente, Superintendente (conforme regras do quadro de alçadas) e das áreas técnicas, tais como: TI, Engenharia, Cerimonial (Feiras) e Áreas Técnicas do SESI e SENAI.

4 4 4 12

2

Possibilidade de anexar documentos na solicitação de compras.

Melhoria na completude da especificação;

Satisfação dos solicitantes.

Permitir que o Workflow disponibilize ao solicitante a opção de anexar documentos no ato da especificação do produto.

** Ressaltar que não se trata de indicação de marca e sim um subsídio para aquisição**.

4 4 4 12

Fase 3 Diagrama do Processo (Diagrama TO BE)

Fase 3 Desenho do Processo (Definição Indicadores)

Modelo: (SIGC) Painel GISU

Período de Lançamento: 01/06/2013 - 30/06/2013

Referência: Meta

Indicador Unidade de

medida Meta Realizado

GISU - ANS - Prazo médio de execução de compras diretas Dias 10 7

GISU - Número de processos de compras diretas Unidade - 139

GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade concorrência

Dias 90 77

GISU - Número de processos de licitações concorrência Unidade - 2

GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade convite

Dias 60 56

GISU - Número de processos de licitações convite Unidade - 7

GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade pregão

Dias 40 42

GISU - Número de processos de licitações pregão Unidade - 2

GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade tomada de preço

Dias 75 54

GISU - Número de processos de licitações tomada de preço Unidade - 3

GISU - ANS - Prazo médio de execução na modalidade coleta Dias 20 24

GISU - Número de processos de coleta Unidade - 15

GISU - Percentual total negociado - NCD Percentual 1,00 2,67

GISU - Valor total de compras negociadas - NCD Real - 70.501,47

GISU - Valor total de compras realizadas - NCD Real - 2.638.227,61

GISU - Percentual total negociado - NLI Percentual 1,00 1,72

GISU - Valor total de compras negociadas - NLI Real - 66.607,47

GISU - Valor total de compras realizadas - NLI Real - 3.861.412,62

Fase 3 Desenho do Processo (Indicadores lançados no FLEX)

Fase 3 Desenho do Processo (Análise pós benchmarking)

Gerenciamento de Processos de Negócio – Relatório de Análise Processos – Processo de Compras e Contratações

Analistas de Processos GIOP:

Felipe Luan

Glícia Santos

Participantes da Análise

Vinícius, Fausto e Misael, SESI, SENAI, FIEMG (SDE)

Benchmarking:

Correios

CEMIG

Ganhos esperados (já apontados no Escopo Processo):

- Agilidade do processo; - Confiabilidade; - Conformidade com os órgãos fiscalizadores; - Aumento do poder de negociação;

- Padronização do processo; - Qualidade do produto/serviço; - Satisfação do cliente (acompanhamento do processo);

Item Pontos Melhoria

Propostas Solução/Implementação

Práticas de Benchmarking

Propostas Solução/ Implementação – Incorporando práticas de benchmarking

Resultado Grau de Inovação 1 Grau de

Inovação 2 Grau de Inovação 1 Grau de Inovação 2

1 Tratamento via workflow da solicitação de compras e das aprovações técnicas, antes da chegada no Suprimentos


• Nos Correios, após a aprovação do gestor orçamentário, a solicitação passa para a equipe de contratação, que tem como objetivo a análise criteriosa e documental da solicitação.


12

3 Possibilidade de anexar documentos na solicitação de compras.



• Na CEMIG, o formulário para requisição possui perguntas e respostas relacionadas a especificação. Funciona como uma ajuda para realizar uma especificação bem feita.



Tratar no workflow um check-list (perguntas a serem definidas pela GISUe áreas técnicas) que ajudará o solicitante na completude da especificação.

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Fase 4 Implementação (Propostas X Ganhos)

Como está?(AS IS)

Proposta(TO BE)

Ganhos Riscos / Consequências

. Solicitação de Compras (SC) emitida pelo ERP, mas é impressa e assinada;. É encaminhada em seguida à GISU por malote e online pelo DocWeb.

. Solicitação de Compras tramitará via workflow/ERP, de acordo com as regras de negócios estabelecidas.

. Agilidade (A SC demora até duas semanas entre a emissão e entrada na GISU; há casos de até um mês de atraso);. Segurança e controle (eliminação do trâmite via DocWeb);. Redução de custos de impressão (em média 200 SC's impressas por mês);

. Processo com trâmite moroso;. Custo com impressões, registros no docweb;. Demora no tempo de aprovação das compras;. Retrabalho por falta de instrumento de acompanhamento;. Dificuldade em apurar/medir indicadores de performance e de resultados.

. SC é enviada por malote para a área de Orçamento, para avaliação da disponibilidade orçamentária. Tal atividade exige prontidão de um Analista de Orçamento para atendimento.

. Integração/disponibilização da execução orçamentária, em tempo real;. Regras de negócio incorporadas no workflow.

. Agilidade (Redução média de três dias de tempo no processo); . Extinção da atividade de consulta manual;. Segurança do processo;. Rastreabilidade.

. Processo com tramite moroso (docweb, aprovação manual orçamentária);. Custos elevados (pessoal, material, infraestrutura);

. Grande incidência de especificações incorretas e incompletas.

. No workflow, anexar documentos que auxiliem a especificação; . No workflow, incluir "Perguntas e Respostas" que ajudem na elaboração/completude da especificação;

. Agilidade;

. Eliminação de retrabalhos e devoluções/cancelamentos de SCs;. Redução de erros de especificações.

. Retrabalho nas especificações;

. Compras realizadas com especificações mal feitas;. Falta de qualidade no produto;. Insatisfação do solicitante.

. Solicitante não acompanha o status de uma compra, devendo entrar em contato com a GISU para obter informações.

. Acompanhamento da compra pelo workflow.

. Otimização do tempo de trabalho da equipe, reduzindo atendimentos/consultas por telefone/e.mail;. Satisfação do usuário;. Redução de custos operacionais.

. Insatisfação constante do usuário;

. Tempo excessivo no atendimento, comprometendo os resultados;. Custo com atendimento .

Status atual e próximos passos

• Implementação/acompanhamento das melhorias;

• Refinamento;

• Interação com a área de Tecnologia da Informação nos projetos e soluções que envolvam tecnologia;

• Interação com a área de Planejamento e Projetos para acompanhar e assegurar o alcance dos objetivos estratégicos.

Status atual e próximos passos

Estrutura de Documentos no âmbito do Sistema FIEMG

Políticas e normas estratégicas

Normas de trabalho em geral

Orientações para execução do trabalho

Atos e deliberações da Presidência

Orientações específicas e imediatas das Superintendências

Indicações de profissionais para responder por funções executivas em caráter permanente ou temporário

Estrutura de Documentos Normativos do Sistema FIEMG

Portaria

Presidente

Aviso

Superintendente

Designação

Superintendente

Política Organizacional (PO)

Presidente

Instrução Normativa (IN)

Superintendente

Procedimento Padrão (PP)

Gerente

Atos Normativos Políticas, Normas e Procedimentos

Documentos complementares

Formulários Padrão (SESI, SENAI, FG’s) Manuais de Trabalho

Regulamentos e docs das entidades nacionais

Fluxos

Anexos gerais

Links externos

Felipe Luan, CBPPAnalista de Processos no Sistema [email protected](31) 32634746

Documents

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