6 Oktober 2015 [NOTA PERBINCANGAN ]

1. NAMA/TAJUK MESYUARAT: KPKT.100-11/2/37 (11)

Taklimat kepada KP JKT dan Mesyuarat Perasmian Aplikasi Mobile Cakna

2. PENGERUSI/PENGANJUR:

Dato' Dr. Ab Rahman bin Awang Ketua Pengarah Jabatan Kerajaan Tempatan, KPKT

3. TEMPAT/TARIKH:

Tarikh : 6 Oktober 2015 (Selasa) Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat, Aras 29, JKT

4. ANGGOTA YANG HADIR:

a. Puan Zalehah binti Muyet - TSUB (TM) b. Encik Mohd Azhar bin Rahman - PSU (TM) c. Puan Norliza binti Sidek - PSU (TM) d. Encik Mohamad Zaki bin Mustafa - PPTM e. Encik Ahmad Zulhilmi bin Abd. Rahman - PPTM

5. PERKARA-PERKARA YANG DIBINCANG ( RINGKASAN):

Mesyuarat ini diadakan bagi tujuan ini memberikan taklimat terperinci mengenai Aplikasi Mobile Cakna kepada semua ahli mesyuarat. Slide pembentangan adalah sepertimana di Lampiran A.

Selain itu, mesyuarat ini diadakan bagi membincangkan dengan lebih terperinci mengenai Majlis Perasmian Cakna. Mesyuarat mengambil maklum dan bersetuju dengan perkara berikut:

i. PBT Perintis Aplikasi Mobile Cakna adalah semua PBT di seluruh negeri

Melaka, Majlis Perbandaran Bentong dan Majlis Perbandaran Tanjong Malim;

ii. YB Menteri KPKT bersetuju untuk menggunakan Aplikasi Mobile Cakna pada 4 September 2015;

iii. Mesyuarat bersetuju bahawa pihak BTM, KPKT diminta untuk membentangkan Kertas Taklimat Aplikasi Mobile Cakna di Seminar Pelan Transformasi yang dijadualkan diadakan pada akhir bulan Oktober 2015. Masa pembentangan adalah lebih kurang selama 15 minit; dan

iv. Maklum balas mengenai Aplikasi Mobile Cakna daripada YDP PBT Perintis perlu dimasukkan dalam montaj Perasmian Cakna.

Disediakan oleh: Norliza binti Sidek, PSU (TM) S2 Page 1

6 Oktober 2015 [NOTA PERBINCANGAN ]

6. PERKARA-PERKARA YANG MELIBATKAN BTM, KPKT:

Mesyuarat bersetuju dengan komen berkaitan Aplikasi Mobile Cakna seperti berikut:

i. Versi aplikasi hendaklah dibangunkan dalam Bahasa Melayu;

ii. Menambah kategori aduan iaitu Longkang & Parit, Sampah, Utiliti; iii. Pengguna atau orang awam hendaklah diberikan alert mengenai tatacara

penggunaan Aplikasi Mobile Cakna dengan mudah; iv. Menyediakan utiliti bagi mencetak aduan sekiranya perlu; v. Memaparkan aduan yang sama mengikut range pada Peta Aduan;

vi. Memaparkan senaraiaduan di lokasi yang berdekatan; vii. Menyemak dengan SKMM bagi menyekat pendaftaran dan penggunaan

aplikasi ini bagi kanak-kanak di bawah umur 18 tahun; viii. Menyediakan API untuk penyeragaman integrasi sekiranya perlu di masa

hadapan; dan ix. Menyediakan utiliti memindahkan aduan yang sebenarnya bukan aduan

tetapi merupakan pertanyaan atau soalan ke kategori 'Lain-lain'.

7. TINDAKAN SUSULAN YANG PERLU DIAMBIL DAN DEADLINE:

Pihak BTM, KPKT perlu menyediakan dan menyerahkan slide taklimat dan dokumen yang diperlukan kepada urusetia Seminar Transformasi PBT pada atau sebelum 23 Oktober 2015 (Jumaat). Selain itu, penambahbaikan aplikasi sepertimana komen/cadangan yang diberikan hendaklah diambil tindakan pada atau sebelum 29 Oktober 2015.

Disediakan oleh: Norliza binti Sidek, PSU (TM) S2 Page 2

MINIT MESYUARAT

PELAPORAN APLIKASI CAKNA

Tarikh : 11 Januari 2016

Masa : 2.30PM - 4.10PM

Tempat : Bilik Mesyuarat Akuamarin,

Aras 29, Kementerian Kesejahteraan

Bandar, Perumahan dan Kerajaan

Tempatan

Pengerusi : Ir. Zainal Abidin bin Saidun

TKP(T)/JKT

Hadir:

1. Mahani Binti Saron Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan KerajaanTempatan

2. Asiah Binti Omar Pengarah Bahagian Dasar dan Pengurusan Strategik

Jabatan Kerajaan Tempatan

3. Zalehah Binti Muyet Timbalan Setiausaha Bahagian Bahagian Teknologi Maklumat KPKT

4. Sheela A/P Samivellu Ketua Penolong Pengarah Bahagian Dasar dan Pengurusan Strategik Jabatan Kerajaan Tempatan

5. Mohd Dahari Bin Sulaiman Penolong Pengarah Kanan Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan KerajaanTempatan

6. Siti Zalina Binti Abu Bakar Pegawai Perancang Bandar Jabatan Perancangan Bandar dan Desa KPKT

7. Mohd Azhar Bin Abdul Rahman Penolong Setiausaha Bahagian Teknologi Maklumat KPKT

8. Amir Hamzah Bin Muhidi Penolong Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Kerajaan Tempatan

9. Syaiful Adli Bin Dollah Penolong Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat

Jabatan Kerajaan Tempatan

10. Naimurraihan Bin Musa @ Abdul Kader Penolong Pengarah

Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Kerajaan Tempatan

11. Mohd Faizal Bin Mohd Nor Penolong Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Kerajaan Tempatan

12. Norliza Binti Sidek Penolong Setiausaha Bahagian Teknologi Maklumat KPKT

13. Riduan Bin Supadi Penolong Pengarah Bahagian Dasar dan Pengurusan Strategik Jabatan Kerajaan Tempatan

14. Wolis Juinik Pegawai Penerangan Unit Komunikasi Korporat

KPKT

15. Mohamad Zaki Bin Mustafa Penolong Teknologi Maklumat Bahagian Teknologi Maklumat KPKT

16. Farizan Binti Ab Karim

Majlis Perbandaran Hang Tuah Jaya

17. Shamsidah Binti Ismail Majlis Perbandaran Jasin

18. Hasidah Binti Othman Majlis Bandaraya Johor Bahru

19. Nor Fadlina Binti Ariffin Majlis Perbandaran Bentong

20. Nur Idham Bin Idris Majlis Perbandaran Alor Gajah

21. Patrick Tan Peng Sin

Majlis Perbandaran Alor Gajah

Tidak Hadir Dengan Maaf 1. Majlis Bandaraya Melaka Bersejarah

2. Majlis Daerah Tanjung Malim

1.0 Perutusan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada yang sudi hadir ke

mesyuarat pelaporan aplikasi cakna 2016.

1.2 Pengerusi menjelaskan bahawa tujuan mesyuarat ini diadakan adalah

untuk membincangkan status dan isu-isu perlaksanaan aplikasi Cakna di PBT perintis.

2.0 Perbincangan Program Cakna

2.1 MP Jasin menyuarakan isu berhubung terdapat sistem aduan sedia ada

yang telah diguna pakai oleh PBT di negeri Melaka. Kekurangan pekerja di MP Jasin

menyebabkan aduan lambat diambil tindakan. Terdapat aduan yang bertindih di dalam

aplikasi Cakna dengan sistem sedia ada.

Tindakan: Makluman

2.2 Pn Sheela daripada Bahagian Dasar JKT mengatakan bahawa terdapat

rungutan daripada PBT yang mengatakan ianya menyukarkan pihak PBT untuk

menintegrasi aduan daripada Cakna dan sistem-sistem aduan sedia ada di PBT.

Tindakan: Makluman

2.3 MP Bentong mengatakan aplikasi Cakna telah diuar-uarkan melalui laman

web dan facebook MP Bentong tetapi jumlah aduan masih tidak begitu banyak.

Tindakan: Makluman

2.4 MB Johor Baharu memberitahu pada 21 Disember 2015 yang lalu, latihan

untuk aplikasi Cakna telah diadakan namun terdapat masalah daripada pihak TM

menyebabkan akses ke aplikasi Cakna terganggu. Satu latihan susulan akan

dicadangkan kemudian

Tindakan: Makluman

2.5 MP Alor Gajah memohon untuk pertimbangan daripada Bahagian

Teknologi Maklumat (BTM), JKT untuk mendapatkan akses ke data aplikasi Cakna bagi

tujuan menyeragamkan data aduan dengan sistem aduan yang sedia ada di PBT.

Tindakan: BTM

3.0 Hal-hal Lain

3.1 Pn Mahani daripada Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM), JKT

memohon pertimbangan untuk mengakses ke pangkalan data Cakna bagi

memudahkan membuat laporan secara dalaman JKT jika timbul sebarang keperluan.

3.2 Bahagian Teknologi Maklumat (BTM) memberi maklum balas untuk

membincangkan perkara ini secara dalaman terlebih dahulu dan akan memaklumkan

ke BPM kemudian.

3.3 En Dahari daripada BPM mencadangkan agar BTM menyediakan satu

akses agar satu staging db server dapat dibangunkan sendiri untuk kegunaan JKT

sahaja.

3.4 Data Spatial Persempadanan PBT

Mesyuarat mengambil maklum bahawa terdapat 29 aduan yang diterima tiada

maklumat sempadan PBT. Ini menyebabkan jumlah aduan yang dipaparkan di

Dashboard Cakna adalah tidak sama dengan paparan jumlah aduan di Peta Cakna.

Hasil perbincangan teknikal yang telah diadakan antara pihak BTM, KPKT dengan

pihak JPDB pada 7 Januari 2016 mendapati bahawa punca masalah tersebut adalah

disebabkan data spatial persempadanan PBT yang dibekalkan oleh JKT adalah tidak

terkini. Didapati bahawa data tersebut hanya mempunyai 94 daripada 104 data spatial

PBT yang wujud di seluruh Semenanjung Malaysia. Sehubungan itu, pihak JPBD telah

mengambil tindakan proaktif dengan mengemaskini data spatial PBT iPlan mengikut

senarai terkini PBT sepertimana di Lampiran C. Namun, oleh kerana pihak JKT adalah

merupakan custodian owner kepada data spatial persempadanan PBT tersebut, maka

mesyuarat bersetuju bahawa pihak JKT perlu membuat semakan dan pengesahan data

spatial PBT yang telah dikemaskini oleh pihak JPDB.

Tindakan: JPBD dan Seksyen Keurusetiaan & Kolaborasi Strategik, JKT

3.5 KPI Cakna

Mesyuarat mengambil maklum bahawa jumlah hari KPI Maklumbalas adalah termasuk

bilangan hari KPI Selesai. Jumlah KPI Maklumbalas adalah selama 3 hari bekerja,

manakala Jumlah KPI Selesai adalah selama 3 hari bekerja. Ini bermakna jumlah

keseluruhan aduan mesti diselesaikan adalah 3 hari bekerja dan bukan 6 hari bekerja.

Tindakan: BTM

3.6 Cadangan Tambahan Kategori Aduan Cakna

Mesyuarat mengambil maklum bahawa daripada sesi UAT yang telah

dilaksanakan pada 23 Oktober 2015, pihak pengguna mencadangkan tambahan

kategori aduan Cakna sepertimana di Lampiran B. Mesyuarat bersetuju bahawa satu

perbincangan lebih lanjut perlu diadakan bagi memutuskan perkara ini.

Tindakan: Seksyen Keurusetiaan & Kolaborasi Strategik, JKT

3.7 Status Aduan Selesai Cakna

Mesyuarat bersetuju untuk mengekalkan status aduan selesai dalam Sistem

Dashboard Cakna iaitu merangkumi Aduan Selesai, Aduan Tutup dan Lain-lain. Ini

kerana aduan yang telah diselesaikan hendaklah disahkan terlebih dahulu sebelum

aduan tersebut ditutup.

Tindakan: Makluman

4.0 Penutup

Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua dan mesyuarat

ditangguhkan pada jam 4.10 petang.

Lampiran 6.4

Pengiktirafan

Aplikasi Cakna yang mendapat pengiktirafan di peringkat Asia.

1. Portal GovInsider – https://govinsider.asia/digital-gov/how-we-built-it-malaysias-

complaints-app/

2. Portal GovInsider – https://govinsider.asia/innovation/how-do-they-fare-govt-complaints-

apps-compared/

Aplikasi Cakna yang mendapat pengiktirafan daripada Google Play.

4.2 bintang daripada Google Play

Penghargaan

1. Emel orang awam memuji bahawa sistem ini sangat memuaskan, berkesan dan memberi

kemudahan sangat baik kepada rakyat.

Keratan Akhbar Online

1. Akhbar Utusan Online