CISCO Webex

Webex Meeting

รายงานการเขารวมสมมนาหลกสตร Online

“Digital Readiness and the Future of Work”

วนศกรท 24 เมษายน 2563 เวลา 10.00 – 11.30 น.

จดโดยสมาคมการจดการงานบคคลแหงประเทศไทย

และคมอการใชงานระบบ Webex

งานพฒนานโยบายดานบรหารและระบบบรการ

กลมพฒนานโยบายดานสขภาพ

2

ค าน า การม เทคโนโลยท เหมาะสมกบงาน HR นอกจากจะช วย ให องค กรสามารถ เ พม Productivity แล ว ยงสามารถชวยใหองคกรสรางประสบการณทดกบพนกงาน ท าใหการสอสารภายในและการสรางทมงานเปนไปอยาง มคณภาพ สามารถตอบสนอง Stakeholder ทหลากหลายไดอยางทนทวงท การเตรยมพรอมจงเปนสงทส าคญท HR ตองเรมตงแตตอนน สมาคมการจดการงานบคคลแหงประเทศไทย จงไดจดสมมนาหลกสตร Online “Digital Readiness and the Future of Work” เมอวนศกรท 24 เมษายน 2563 เวลา 10.00 – 11.30 น. เพอให HR หรอผทสนใจไดสรางความพรอมทางดานเทคโนโลยดจทล โดยวทยากรทจะใหค าแนะน าในการใชเทคโนโลยเพอการจดการและการพฒนาทรพยากรมนษย ใหไดผลดยงขน รวมทงการเรยนรโปรแกรม Cisco Webex ทออกแบบเพอการใชงานท “งาย” และ “ไดผลลพธเกนคาด”

งานพฒนานโยบายดานบรหารและบรการ กลมพฒนานโยบายดานสขภาพ กองยทธศาสตรและแผนงาน ส านกงานปลดกระทรวงสาธารณสข มโอกาสไดเขาเรยนรการสมมนาหลกสตร Online ดงกลาวขางตน จงไดรวบรวมเนอหาทได จากการสมมนา และจดท าวธการใชงานระบบเพอเผยแพรใหบคลากรทสนใจไดศกษาและน าไปประยก ตใชใหเหมาะสม กบลกษณะงานของแตละหนวยงานตอไป

งานพฒนานโยบายดานบรหารและระบบบรการ

กลมพฒนานโยบายดานสขภาพ กองยทธศาสตรและแผนงาน

ส านกงานปลดกระทรวงสาธารณสข พฤษภาคม 2563

3

สารบญ

หนา 1. Cisco Webex 1.1 ความเปนมา 4 1.2 7 เหตผลส าคญท าไมตอง Cicso Webex 4 1.3 คณสมบตของ Webex 5 1.4 ประโยชน Webex ในมม HR 5 1.5 การเขาใชงาน Webex 6 1.6 การประชมผานระบบ Webex

ผจดการประชม/ผสรางหองประชม (Host) 8 ผเขารวมประชม 12

1.7 อปกรณทรองรบส าหรบการเขาใชงานระบบ 15 1.8 ฟงกชนการท างานของ Webex บน Notebook/Desktop PC 16 2. การใชงาน Webex Meeting ผาน Smart Phone 2.1 การเขารวมประชม WebEx Meeting บน iOS Device 22 2.2 การเขารวมประชม WebEx Meeting บน Android Device 23 2.3 การประยกตใช 24 3. วทยากร 26

4

1.1 ความเปนมา

Cisco Webex เปนผน าระดบโลกในดาน Video

Collaboration ห ร อ ก า รสอสารรวมกน ซงชวยเพมประสทธภาพในการท างานใหกบคนและองคกรอยาง ด เ ย ย ม Webex ม ร ะบบการประช มและส อสาร

รวมกน ไมวาอยทไหนกสามารถสอสารรวมกนได งายตอการควบคมจดการ รบรองการท างานในระบบเปด ซ งสามารถท างานรวมกบระบบอนๆ ได เปนอยางด ดวยความกาวหนาทางเทคโนโลย

Webex จงเปนทางเลอกส าหรบองคกรทก าลงมองหาระบบการต ดต อส อสาร ในร ปแบบท ง Cloud-Based และ On-Premise ในฐานะผลตภณฑแนวหน าชนน าของ

โลก และ Cisco Webex ถอเปนเครองมอทส าคญส าหรบการจดประชมออนไลน บคลากร/ผปฏบตงาน และภาคเครอขาย สามารถตดตอสอสารกนได โดยไมจ ากดพนทในการสอสาร

1.2 7 เหตผลส าคญท าไมตอง Cisco Webex

1. 95% ของบรษทใน Fortune 500 เลอกใชโซลชน Video Conference ของ Cisco และกวา 113 ลานคนทวโลกใช Cisco WebEx

2. Cisco ใหความส าคญดานความมนคงปลอดภย รวมไปถงบรการ Video Conference ตงแตการพสจนตวตนของผเขารวม และการแชรไฟล

3. Cisco ใหบรการและการสนบสนนอยางเตมรปแบบ ไมวาจะเปนการรองรบภาษามากถง 17 ภาษา การใชงานทงบนเวบ อปกรณพกพา หรอระบบวดโอ ความเรวและประสทธภาพระดบ Enterprise-class รวมไปถงมทมสนบสนนทพรอมใหค าปรกษาทวทกภมภาค

4. ใชงานไดงาย ไมวาจะเปนการก าหนดตารางการประชมผาน MS Outlook การเขารวมประชมผานการกดปม Join เพยงปมเดยว หรอการเปลยนอปกรณระหวางการประชม เปนตน

5. ท างานรวมกบระบบอนๆ ไดอยางหลากหลาย เชน Cisco Spark ท รองรบการสงขอความ การโทรศพท การแชรไฟล หรอการใช Whiteboard ส าหรบวาดรป เปนตน

6. การปฏสมพนธกบ Partner หรอลกคาผ านทางเทคโนโลยจะสะทอนรสนยมของบรษท ดงนนการใช โซลชนชอดงทมประสทธภาพ และเสถยรยอมชวยเพมความนาเชอถอแกผทปฏสมพนธดวย

7. Cisco WebEx ครองต าแหนงอนดบ 1 บน Gartner’s Magic Quadrant มาอยางยาวนาน แสดงวาเปนโซลชน ทตอบสนองความตองการของผใช และพรอมน าเสนอฟเจอรซ งชวยใหการประชมออนไลนสะดวกสบาย มากยงขน

1. Cicso Webex

5

1.3 7 คณสมบตของ Cisco Webex

1. รองรบการประชมไดสงสดถง 100 คน โดยไมจ ากดระยะเวลาการประชม (เนองจากสถานการณการระบาดของเชอ COVID-19 ทาง Cisco ไดเปดใหรองรบผ เขาไดมากขน ปกตไดสงสด 50 คน ภายในเวลา 40 นาท) 2. มระบบบนทกการประชม รองรบวดโอระดบ HD 3. รองรบการใชงานทหลากหลายบน Desktop, IOS และ Android 4. มฟงกชนในการ Chat 5. การแชรหนาจอ รปภาพ ไฟล และขอความอยางไมจ ากด 1.4 ประโยชน Webex ในมม HR 1. Interview Over Video

- การหา Talent ตามทตองการ โดยประหยดตนทน ในการสมภาษณจากทไหนกได (แคมคอม/มอถอ) และสามารถพมพภาพ VDO ทบนทกไวได เพอสงเกตอารมณการโตตอบกลบขณะสมภาษณ (เพอด Body Language)

2. Use Webex to Manage Nontraditional employees

- สามารถเขาผานอะไรกได (คอมพวเตอร แทบเลต มอถอ) - สามารถปดเสยงทไมใชเสยงพดได ออกไปไดระดบหนง - สามารถเชคชอการเขาประชมได Report ทสามารถ Gen ออกมา ได โ ด ย Host ( ผ ส ร า ง ) ห ล ง จ ากจบ การประชม สามารถตรวจสอบรายชอผเขารวมประชมได (เขาระบบเวลาไหน นานแคไหน เพอยนยนการเขาระบบ)

3. Drive employee satisfaction

- มอก 1 เครองมอ คอ Chat สามารถใชสอสารในองคกร สามารถสราง Group ไดเลย - สามารถยอนกลบมาดขอมลเดมได - สามารถเพม พนกงานใหม เขามาได (คนใหม สามารถยอนดขอมลไดทงหมด) - อยภายใตระบบทปลอดภย (จดทแตกตางจากทอน)

4. Support employee development

- สามารถเขยน Whiteboard ขณะประชมได /แกไขงานได เปนการสอสารแบบ 2-way Communication - Model ส าหรบงาน Architect ระบบรองรบการใชงานได และสามารถ Import Model ไฟลได ในระบบ IOS และมอถอทเปน iPhone 8 ขนไป สามารถแชร ไฟล AR - สามารถตอบโจทย การประชมได โดยทไมไดเขาไปในทท างาน

6

1.5 การเขาใชงาน Webex วธท 1 การเขาใชงานผานทางเวบไซต https://www.webex.com/ กดทปม “Sign in” (ดงภาพท 1 และ 2)

ภาพท 1 และ 2 ท าการลงทะเบยนและยนยนตวตนดวย E-mail

7

วธท 2 การเขาใชงานผานแอพพลเคชนดวยการดาวนโหลด “Cisco Webex Meetings” (ดงภาพท 3 4 และ 5)

ภาพท 3 4 และ 5 การลงทะเบยนและยนยนตวตนดวย E-mail

8

1.6 การประชมผานระบบ WebEx

การประชมผานระบบ Webex แบงไดเปน 2 สวน คอ 1. ผจดการประชม/ผสรางหองประชม (Host) 1.1 ผจดประชม/ผสรางหองประชม (Host) ตองด าเนนการสรางหองประชม โดยเมอลงทะเบยน เขาระบบผานหนาเวบไซต www.webex.com เรยบรอยแลว (ดงภาพท 6 7 และ 8)

กดปม “schedule” ตงชอหวขอการประชม ตง password ตงวน-เวลาทจะประชม ตงคา UTC ระบ E-mail ของผเขารวมประชม (กรณทราบ E-mail)

9

ภาพท 6 7 และ 8 ตวอยางการสรางหองประชม ก าหนดหวขอ วน และเวลาในการประชม

10

เมอสรางหองประชม และก าหนดวน เวลาการประชมเรยบรอย สามารถคดลอก Meeting link, Meeting number, Password สงใหผเขารวมประชมได (ดงภาพท 9)

ภาพท 9 คดลอก Meeting link , Meeting number, Password สงใหผเขารวมประชม

เมอถงเวลาประชม ผจดประชมสามารถลงทะเบยนเขาระบบผานเวบไซต สามารถคนหาชอการประชม แลวกดปม “Start Meeting” เพอเปดหองประชมได (ดงภาพท 10 และ 11)

ภาพท 10 และ 11 คนหาชอประชมและเรมการประชม

11

หากตองการแกไขรายละเอยดการประชม ใหคลกทชอการประชม แลวกดปมคลาย ๆ ปากกา เพอแกไข (ดงภาพท 12)

ภาพท 12 แกไขรายละเอยดการประชม

หากตองการยกเลกการประชม ใหคลกทชอการประชม แลวกดปมถงขยะ เพอยกเลก การประชม (ดงภาพท 13)

ภาพท 13 การยกเลกการจดประชม

12

2. ผเขารวมประชม 2.1 ผทเขารวมประชมนน จะไดรบ E-mail เชญเขารวมประชมจากผจดการประชม (กรณผเขารวม

ประชมแจง E-mail ใหผจดการประชมทราบ) สามารถกดปม “Start meeting” เพอเขารวมประชมไดเลย (ดงภาพท 14)

ภาพท 14 E-mail เชญเขารวมประชมจากผจดการประชม

2.2 ผเขารวมประชมทท าการลงทะเบยนเขารวมประชมไว จะไดรบรายละเอยดขอมล “รหสหองประชม” “รหสเขาหองประชม” กดปม “Join event” หรอ “ Join the meeting” เพอเขาหองประชมได (ดงภาพท 15)

ภาพท 15 รายละเอยดการประชม และรหสหองประชม

13

2.3 จากนน กรอก E-mail และชอผใชงาน (User) ของทาน โดยตองเปน E-mail ทไดรบจดหมายเชญเทานน (ดงภาพท 16 และ 17)

ภาพท 16 และ 17 กรอก E-mail และชอผใชงาน (User) กรณทไมไดตดตง JavaScript สามารถดาวนโหลดและตดตงได

14

2.4 กดปม “Start Meeting” เพอเขาสการประชม สามารถทดสอบไมคและล าโพงได (ดงภาพภาพท 18)

ภาพท 18 การเขารวมหองประชม

ค าแนะน าการใชงานระหวางการประชม 1. ผเขารวมประชมทกคน ควรปดไมโครโฟนระหวางการประชม ปองกนเสยงรบกวน เมอตองการพด

จงคอยเปดไมโครโฟน 2. กรณผเขารวมประชมไมปดไมโครโฟน ผจดการประชม/ผสรางหอง (Host) สามารถปดไมโครโฟน

ของทกคน เพอปองกนเสยงรบกวนระหวางทผพดคนอนก าลงพดอย

ภาพท 19 แถบสญลกษณ

ค าอธบายแทบสญลกษณดานลาง ปม Mute / UnMute คอ การปดหรอเปดเสยงไมค ปม ปดหรอเปดกลองวดโอ ปม Share Content เอาไว Share Presentation หรอ รปภาพตางๆ ปม Recording เอาไวบนทกการประชม ปม Participant เอาไวแสดงหรอซอนชอผเขารวมประชม ปม Chat เอาไวส าหรบพมพสอบถาม โดยสามารถพมพไปถงทกคนในหองประชม/คนใดคนหนงได ปม Option จะม Functions ซอนอย เชน Lock Meeting, invite and remind ปม Leave ใชเมอจบการประชม/ออกจากหองประชม

15

1.7 อปกรณทรองรบส าหรบการเขาใชงานระบบ Client คอมพวเตอรทมกลอง + Microphoneหรอ iPad, iPhone, Android ใชในการสนทนา

และตดตอสอสาร Internet ความเรวสงทสามารถรองรบสญญาณภาพและเสยง E-mail ของผเขารวมประชม เพอทจะตองแจง วน เวลา หมายเลข Meeting ส าหรบเขาระบบ

เพอประชมหรอตดตอสอสารกนในชวงเวลาทก าหนด Browser ทรองรบ Internet Explorer v.7 ขนไป Mozilla Firefox, Google Chrome ตองม User & Password ส าหรบเขาใชงานหากไมมใหท าการสมครและจะไดรบ Email ตอบกลบ

เพอใหสามารถเขาระบบ

16

1.8 ฟงกชนการท างานของ WebEx บน Notebook/Desktop PC 1. Video Conference

ผเขารวมการประชมสามารถใช Video Conference เมอตองการเปด/ปด กลองวดโอ และไมโครโฟนไดจากแทบเครองมอดานลาง และสามารถปรบแตง/ก าหนดการแสดง Video Call ไดจากมมบนขวามอ (ดงภาพท 20 และภาพท 21)

ภาพท 20 และ 21 Video Conference

17

2. การสนทนา (Chat) ผเขารวมประชมสามารถสนทนาขณะเขารวมการประชมได โดยจะเลอกสงขอความเปนรายคน หรอ

จะฝากเปนขอค าถามใหวทยากร/ผจดประชม เปนผตอบสนทนากได (ดงภาพท 22 และ 23)

ภาพท 22 และ 23 การสนทนาขณะประชม

18

3. การแชรไฟลเอกสารและขอมลหองประชม ผเขารวมประชมสามารถเหนขอมลทถกแชรไดพรอม ๆ กน ทงไฟลเอกสารทเปนไฟล Word Excel

Presentation Video และเวบไซตตาง ๆ ได โดยผแชรจะตองไดรบสทธการเปน Presenter จากผสรางหรอ ผควบคมหองประชม (Host) กอน (ดงภาพท 24)

ภาพท 24 การแชรไฟลเอกสาร

ฟงกชนการท างาน

• My Desktop : สามารถแชรหนา Screen Desktop ใหกบผทเขารวมประชมทกคนไดเหนรวมถงสามารถไปควบคม (Remote Access) ในหนาจอของผทเขารวมประชมได (ตองไดรบอนญาต)

• File (Including Video) : สามารถแชรไฟล Media ตาง ๆ ใหกบผทเขารวมประชม • Application : สามารถแชร Application ตาง ๆ ไมวาจะเปน ภาพ, เอกสาร รวมถงโปรแกรมตาง ๆ • Whiteboard : สามารถแชรกระดานขอความ เพอท าการขดเขยน/แบงปนแนวคดตาง ๆ ใหกบ ผเขารวมประชม เพอแชรความคดเหนรวมกนได • Web browser : สามารถแชรหนาเพจทตองการใหผเขารวมประชมไดเหน • My meeting Window : สามารถแชรหนาการเขาประชมใหกบผทเขารวมการแชรทงหมดน

สามารถเขาไดอยางรวดเรวในปม Key Access บนหนา Quick Start ทมสญลกษณ (Share Application)

19

4. การบนทก VDO การประชม ผจดประชมหรอผสรางหองประชม (Host) สามารถท าการบนทก VDO การประชมได (ดงภาพท 25 และ 26)

ภาพท 25 และ 26 การบนทก VDO การประชม

20

5. การจดท าการทดสอบ (Test) หรอการจดท าการโหวต/ผลโพล (Poll) ผจดประชมหรอผสรางหองประชม (Host) สามารถสรางแบบทดสอบ หรอสรางใหลงคะแนน โดยการโหวต (Poll) ในการประชมได (ดงภาพท 27 และ 28)

ภาพท 27 และ 28 การจดท าแบบทดสอบ หรอสรางใหลงคะแนน โดยการโหวต (Poll)

21

6. การแบงหองประชมยอย ในการประชมออนไลน ผจดประชมหรอผสรางหองประชม (Host) สามารถแบงหองประชมยอย (Breakout Sessions) เพอเปนการระดมสมองตามประเดนส าคญตาง ๆ ได เมอจบการประชมยอยระบบจะน าเขาสการประชมออนไลนปกต สามารถน าเสนอผลสรปจากการประชมยอยได (ดงภาพท 29 และ 30)

ภาพท 29 และ 30 การแบงหองประชมยอย (Breakout Session)

22

2.1. การเขารวมประชม WebEx Meeting บน iOS Device

เปด Cisco WebEx Meetings Application เพอเขาสระบบหนา Login กดปม “Sign In” หรอ กดปม “Join by Meetings” ส าหรบเขารวมประชมโดยไมตองลงทะเบยน (ดงภาพท 31 และ 32)

ภาพท 31 และ 32 หนาแรกของ Application เพอเขาสระบบ WebEx Meetings

2. การใชงาน Webex Meeting ผาน Smart Phone

23

2.2. การเขารวมประชม WebEx Meeting บน Android Device เปด Cisco WebEx Meetings Application เพอเขาสระบบหนา Login กดปม “Sign In” หรอกด

ปม “Join now” ส าหรบเขารวมประชมโดยไมตองลงทะเบยน (ดงภาพท 33 และ 34)

ภาพท 33 และ 34 หนาแรกของ Application เพอเขาสระบบ WebEx Meetings

24

2.3. การประยกตใช

1. สามารถน ามาประยกตกบการประชม/อบรมของหนวยงานได ประชมปรกษาหารอ เพอเปนการระดมความคดเหนในประเดนทส าคญตาง ๆ ได

ประชมเชงปฏบตการ ทมการจดท า Workshop ได (ทงน ตองมอปกรณส าหรบการจดท า Workshop Online ไดแก คอมพวเตอร/Notebook/ Smart Phone และอปกรณตอเสรมอยาง กลอง ล าโพง หรอหฟง รวมทงไฟลเอกสารตาง ๆ เปนตน)

25

การประชมทตองมการลงคะแนนเสยง หรอผลโพล (Poll) ได

2. สามารถน ามาใชในการพฒนาศกยภาพ/ทกษะของบคลากรในหนวยงาน

ขอมลคนควาเพมเตม https://www.webex.com/ https://www.cisco.com/c/th_th/products/conferencing/index.html#~hardware

http://www.ciscosystems.shop/article https://www.techtalkthai.com/video-webinar-digital-readiness-and-the-future-of-work-by-cisco/

26

คณวตสน ถรภทรพงศ กรรมการผจดการประจ าประเทศไทยและภมภาคอนโดจน บรษท ซสโก ซสเตมส (ประเทศไทย) จ ากด

คณธนดร พรอมมล Product Sales Specialist, Collaboration ASEAN Thailand บรษท ซสโก ซสเตมส (ประเทศไทย) จ ากด

3. วทยากร

27

จดท าโดย งานพฒนานโยบายดานบรหารและระบบบรการ กลมพฒนานโยบายดานสขภาพ กองยทธศาสตรและแผนงาน ส านกงานปลดกระทรวงสาธารณสข พฤษภาคม 2563 ทปรกษา นางภาวณ ธนกจไพบลย ทมงานผจดท า นางสาวจราพร อทธชยวฒนา นางสาวชมพนช บญสงห นายธรทต บรณวเศษกล