leticiaforonda.files.wordpress.com … · Web view50. Unidad 1. ¿Qué es ... tiene los comandos necesarios ... requieren de un poco más de planeación que la impresión de un

Unidad 1. ¿Qué es Excel?

Prácticamente todos los usuarios de computadoras han oído hablar de Excel. Lo más probable

es que estén relacionados con este programa aquellas personas cuyos trabajos se relacionen

con las actividades comerciales, contables o con el procesamiento de algún tipo de

información de carácter numérico: tablas de datos, gráficos, cálculo de diversos valores en

series numéricas, totales de sumas de distintos conceptos, etcétera. Los especialistas de áreas

de administración, economía, estadística, contabilidad e ingeniería son seguramente asiduos

usuarios de Excel. Tal vez, aunque probablemente en menor medida, lo sean los que se

dedican a actividades científicas como la física, la química y la biología o la investigación en

diversas áreas del conocimiento que impliquen la experimentación y medición de resultados.

Los actuarios y matemáticos tienen también en Excel una herramienta indispensable.

Por su parte, el usuario menos especializado también le puede encontrar múltiples usos a una

hoja de cálculo: El pequeño empresario que desea controlar el valor del inventario de su

negocio, el profesor que desea una lista de asistencia de sus alumnos y calcular fácilmente sus

promedios o el candidato de un partido político que desea ver en gráficas las tendencias que le

dan las encuestas. Excel puede ser útil para eso y muchas cosas más.

Excel nos puede servir para manejar listas de datos, incluso relativamente grandes, ordenarlas,

hacer búsquedas en ellas y crear filtros de clasificación, entre otras posibilidades. Pero Excel

no es un programa de bases de datos. Lo mismo podría decirse sobre sus capacidades de

dibujo y de importación de imágenes pues Excel tampoco es un programa de diseño. Y a

pesar de todas estas características, es importante conocer con exactitud en qué es mejor

Excel que los procesadores de palabras, las bases de datos y los programas de dibujo y para

qué se puede utilizar, lo cual es tema de esta guía.

los usuarios comenzaron a preferir Excel ya que, desde su creación, fue concebida como una

hoja de cálculo para ambientes gráficos y aunque hay muchas otras hojas de cálculo para

Windows, Excel es la hoja de cálculo más difundida.

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar

Camiri – santa cruz 1

el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción


Unidad 2. Las hojas electrónicas de cálculo

una hoja electrónica de cálculo es un sistema de coordenadas en pantalla, en donde a las

filas se les conoce con un número y a las columnas con una letra. A cada intersección de las

filas con las columnas se le conoce como celda y constituye la unidad básica de

información de una hoja de cálculo. A cada celda (que vendría siendo como un cuadro del

“submarino”) se le identifica de las demás según la fila y la columna en la que se encuentre;

así la celda que está en la fila 3 y la columna B será la celda B3.

El conjunto de las celdas forma una hoja de cálculo con varios millones de celdas; en

cuanto a la nomenclatura de las columnas, cuando llegamos a la columna “Z” seguimos con

la columna “AA”, después de “AZ” sigue “BA”, etcétera). A su vez, Excel nos permite

trabajar con varias hojas a la vez, las cuales forman un “libro”. Por ello, en la parte inferior

podemos ver las etiquetas que le dan nombre a cada “hoja” del “libro” para distinguir unas

de otras. Los nombres preestablecidos son tan simples como Hoja1 u Hoja2, pero podemos

personalizarlos e incluso añadir un color específico a cada etiqueta. Además, como veremos

más adelante, también podemos añadir más hojas a un libro.

Cuando grabamos un archivo de Excel, lo que estamos haciendo es grabar un “libro” con

datos en una o más de sus diversas hojas, aunque imaginar un cuaderno de hojas

cuadriculadas, en lugar de un libro, nos parece una metáfora más acertada.


Unidad 3. La interfaz de Excel

En el capítulo anterior vimos la parte esencial de la hoja de cálculo, el área de trabajo que

es donde están las celdas. El resto de los elementos de la pantalla de Excel son los

siguientes.

3.1 Elementos de la interfaz

La cinta no es otra cosa más que una barra en la parte superior de la interfaz organizada por

cejas. Cada ceja, a su vez, está dividida en secciones. El nombre de cada ceja y sección

define el tipo de comandos que agrupa y, por tanto, el tipo de tareas que podemos realizar

con ellos. Por ejemplo, la ceja insertar, tiene los comandos necesarios para, valga la

redundancia, insertar en la hoja de cálculo elementos tales como gráficos e imágenes.

Tenemos otra ceja llamada "Fórmulas" cuyas secciones nos permiten trabajar con las ídem,

etcétera.

En la parte izquierda de las cejas, pero sin ser precisamente parte de éstas, tenemos el menú

"Archivo", cuya función es ofrecer al usuario de Excel todas las funciones y herramientas

necesarias para administrar las hojas de cálculo: abrir, grabar, grabar cómo, imprimir,


enviar, etcétera. Todo lo que necesitamos hacer con los archivos en sí, como un todo, se

encuentra en esta sección, la cual estudiaremos en su oportunidad más adelante.

Arriba del menú "Archivo" tenemos la llamada "Barra de acceso rápido". Es una mini barra

de herramientas que podemos modificar a nuestro gusto para contener cualquiera de los

comandos del programa. De hecho, lo invitamos a añadir ahí cualquier comando que crea

puede llegar a utilizar con frecuencia, sin embargo, consideramos que por ninguna

circunstancia esta barra debe prescindir de las opciones para deshacer y rehacer acciones,

pues resultan muy útiles cuando estamos creando una hoja de cálculo. Su definición y uso,

por supuesto, son motivo de estudio más adelante.

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la

pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver

Por otra parte, decíamos que la cinta como tal, está organizada por cejas y dentro de éstas,

los comandos se agrupan por secciones. Cada sección se identifica con una banda de título


en la parte inferior. En ocasiones, en esa banda, hay un icono llamada "disparador de

cuadro de diálogo" que despliega un cuadro de diálogo con opciones más detalladas. Por

ejemplo, en la ceja "Inicio", tenemos una sección llamada "Fuente", el cual tiene un

disparador de cuadro de diálogo, que al pulsarlo, nos abre el cuadro del mismo nombre para

elegir opciones sobre el tipo de letra utilizado en las celdas.

Tenemos también otras cejas llamadas "contextuales", que aparecen sólo cuando se han

insertado objetos que requieren nuevos grupos de comandos, es decir, nuevas secciones en

la cinta. Por ejemplo, cuando insertamos un gráfico en la hoja de cálculo, aparecen nuevas

cejas, resaltadas con un color distinto, llamadas "Herramientas de gráficos" con secciones

adecuadas para trabajar con este elemento.

Una característica muy útil que conviene destacar de la cinta es que ofrece ayuda respecto a

cada sección o icono con sólo señalarlo con el ratón. Si no está seguro de qué hace cada

icono y no desea realmente pulsarlo, sólo ponga el cursor sobre él y espere a que aparezca

la ayuda adicional.

3.3 El menú contextual

Excel incluye además un menú contextual que se activa con el botón derecho del ratón; a

este menú también se le llama "flotante" porque aparece cerca de donde esté el puntero del

ratón en el momento de hacer clic. Las opciones del menú contextual dependen del objeto

que se esté señalando en ese instante. Es decir, presentará un menú cuando estemos

señalando una celda y otro distinto si estamos apuntando a un gráfico, entre otras

posibilidades. Por tanto, el usuario dispone de dos vías distintas para aplicar una opción de

comando a algún dato u objeto de Excel: 1) La cinta de opciones y 2) El menú contextual.

3.5 Configuración de Excel

Hasta ahora hemos visto la interfaz de Excel que aparece de modo predeterminado después

de instalar el programa. Sin embargo, esta pantalla es susceptible de ser modificada de

distintos modos para adaptarse a los gustos del usuario, o tal vez a necesidades específicas

de trabajo.

También es posible ocultar la cinta de opciones a través del siguiente botón, dejando sólo

visible el nombre de sus distintas cejas.


La barra de herramientas de acceso rápido puede sufrir también diversas modificaciones,

desde los botones que contiene, hasta su posición en la pantalla.

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

La cinta de comandos también podemos modificarla radicalmente, ya sea quitando y

añadiendo elementos a las cejas actuales, o bien creando cejas completamente nuevas y

personalizadas. Esas y otras modificaciones están en el comando "Opciones", del menú

"Archivo".

Sin embargo, a pesar de que es más o menos sencillo modificar los comandos disponibles

en la cinta, creemos que lo más apropiados es mantenerla como está, pues estamos seguro

que su diseño fue cuidadosamente elaborado pensando en las necesidades de trabajo de la

mayoría de la gente. Nuestro objetivo es aprender a utilizar una hoja de cálculo para poder

sacar provecho de su potencia y funcionalidad, no modificar la interfaz por sólo hacerlo,

sobre todo si apenas está aprendiendo a utilizar el programa. Por tanto, a menos de que

haya una necesidad muy específica para añadir una ceja a la cinta, o eliminar elementos de

la misma, nuestra sugerencia es que la utilice tal cual está, sin cambios.

3.6 El sistema de ayuda

Todos los programas que funcionan bajo Windows tienen un sistema de ayuda que se

integra con el sistema operativo. Dicho sistema de ayuda, generalmente, consiste en una

lista de temas sobre el uso del programa en cuestión en donde el usuario debe elegir el tema

del que requiere información.


En otros casos, el sistema de ayuda ofrece un pequeño curso sobre el uso del programa. En

Excel, al igual que otros programas, su ventana de ayuda se despliega pulsando la tecla F1,

la cual contiene su propia barra de herramientas para facilitar la búsqueda de información

sobre su uso.

Unidad 4. Captura de datos (I)

Cuando definimos el concepto “hoja de cálculo” explicamos que las celdas son las unidades

básicas de información de la misma. Cada celda puede contener datos de cualquiera de

estos 4 tipos: a) texto; b) valores; c) fórmulas y funciones y; d) hipervínculos. También

pueden contener mini gráficos, pero por su naturaleza no los consideramos aquí. Este tema

lo estudiaremos en su oportunidad.

Para introducir un dato en una celda basta con ubicar el indicador de celda en las

coordenadas deseadas, teclear la información y pulsar “ENTER” o cambiar de lugar el

indicador de celda con las flechas del teclado. Veámoslo con un ejemplo. Crearemos una

tabla de datos, que es una de las posibilidades más utilizadas de una hoja de cálculo, aunque

la haremos bastante simple.

Para empezar, ubicamos el indicador de celda en A1. Escribimos el título que le vamos a

dar a nuestro cuadro de datos. Observe que aunque este título abarca hasta la celda C1 en

realidad el dato sólo se haya en la celda A1, es decir, cuando un texto es más largo que la


celda se visualiza en las celdas contiguas, pero, en memoria, sólo se haya en donde se

introdujo el texto.

Activamos la celda B2 y escribimos el título de la primera columna. Después nos ubicamos

en C2 y escribimos el título siguiente hasta terminar con los encabezados, recuérdese que

cada encabezado es un dato independiente de los demás en su celda correspondiente.

La conclusión lógica de un cuadro sobre las ventas mensuales es que debe incluir la suma

del total de los meses por cada producto. Es decir, debemos calcular la suma de los valores

de cada columna. Para ello nos podemos valer de la función “SUMA”. Para construir

nuestra función y obtener los totales nos ubicamos en la celda B6 y pulsamos el botón

“Autosuma” de la barra de herramientas, la celda y la barra de fórmulas indican que ahora

el contenido es =SUMA(B3:B5), donde “B3:B5” es el rango de celdas donde están los

datos a sumar y que explicaremos en detalle más adelante.

Pulsamos “ENTER” para que el resultado aparezca en la celda. Luego repetimos el proceso

para cada columna a sumar.

Ahora podremos observar una de las cualidades de las hojas de cálculo. Supongamos que el

valor contenido en la celda C4 es incorrecto, que el número debería ser otro. Lo que

debemos hacer es llevar el indicador de celdas a C4 y capturar el nuevo valor. En ese

mismo instante Excel calcula nuevamente el resultado de la suma de la celda C6 para

reflejar el nuevo total. Podríamos experimentar modificando los valores de todo el cuadro,

el resultado de las celdas con funciones y/o fórmulas se actualiza, es decir, se recalcula

automáticamente. El usuario de hojas de cálculo se evita así la necesidad de sumar largas

series de números que, además, podrían estar cambiando constantemente. Sin embargo, no

son las sumas las únicas funciones disponibles en las hojas de cálculo ni el único tipo de

fórmula posible, pero eso será tema de los próximos capítulos. En tanto, tenemos que

revisar qué métodos tenemos disponibles para facilitar la captura de datos en la hoja.

4.1 Uso del teclado en Excel

Cuando estamos capturando datos en una hoja de cálculo, así sea una tabla como la del

ejemplo anterior, o una simple lista de nombres, el teclado se convierte en la principal

herramienta de trabajo. Por eso es importante tener presente qué teclas y combinaciones de

teclado nos pueden servir para agilizar nuestra tarea. La lista completa que ofrece Excel es


larga, pero creemos importante que procure memorizar las que más utilizadas, que le

presentamos aquí.

Teclas Función

Teclas de dirección Mueve el indicador de celda un lugar en la

dirección de la flecha.

ENTRAR (o ENTER) Acepta una captura de datos en la celda y desplaza

el indicador a la celda de abajo.

ALT+ENTRAR Cuando capturamos texto en una celda, esta

combinación de teclas permite introducir una nueva

línea en la misma celda.

CTRL+ tecla de dirección Desplaza el indicador hasta la primera celda con

datos.

CTRL+INICIO Desplaza el indicador hasta la celda A1

CTRL+FIN Lleva el cursor a la última celda de la última fila y

columna que contenga datos.

CTRL+RETROCESO Si la celda activa no está a la vista, esta

combinación desplaza la pantalla hasta ella.

INICIO Lleva el indicador hasta el inicio de la fila actual.

AV PÁG Desplaza una pantalla hacia abajo.

RE PÁG Desplaza una pantalla hacia arriba.


ALT+AV PÁG Desplaza una pantalla hacia la derecha.

ALT+RE PÁG Desplaza una pantalla hacia la izquierda.

F6 Cambia al siguiente panel de una hoja de cálculo

que se ha dividido, como veremos más adelante.

F5 Muestra el cuadro de diálogo "Ir a".

MAYÚS+F5 Muestra el cuadro de diálogo "Buscar".

TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una

hoja de cálculo protegida.

FIN Esta tecla tiene un funcionamiento especial en

combinación con otras teclas. Al pulsarla se activa el

“Modo FIN”, que puede verse en la barra de estado.

FIN+tecla de dirección Si estamos en una celda con datos, lleva el

indicador hasta la última celda con contenido, si

estamos en una celda vacía, va hasta la primera celda

con datos.

FIN+INICIO Lleva el cursor a la última celda de la última fila y

columna que contenga datos. Por tanto, equivale a

CTRL+FIN

FIN+ENTRAR Desplaza el cursor hasta la última celda que no


esté en blanco a la derecha de la fila actual.

CTRL+BARRA

ESPACIADORA

Selecciona toda la columna.

MAYÚS+BARRA

ESPACIADORA

Selecciona toda la fila.

CTRL+E Selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo.

CTRL+ENTRAR Si es necesario capturar el mismo dato en un

grupo de celdas, entonces podemos seleccionar éstas

con el ratón, capturar el dato y luego pulsar estas

teclas.

MAYÚS+ENTRAR Acepta el dato de la celda y selecciona la celda

anterior.

TAB Acepta el dato de la celda y selecciona la celda

siguiente hacia la derecha.

MAYÚS+TAB Acepta el dato de la celda y selecciona la celda

anterior hacia la izquierda.

ESC Cancela la acción actual que esté inconclusa.

CTRL+ALT+K Inserta un hipervínculo.

CTRL+; Inserta la fecha actual.

CTRL+MAYÚS+: Inserta la hora.


CTRL+Z Deshace la última acción.

F2 Permite editar el contenido de una celda. Esto es

muy útil cuando hay que modificar o corregir una

fórmula.

4.2 Opciones para la captura de datos

En la lista de teclas para trabajar con las hojas de cálculo, vimos un procedimiento para

rellenar un grupo de celdas con el mismo dato. Esto puede ser útil en ocasiones muy

limitadas. En realidad, cuando comenzamos a crear un cuadro de información, lo más

frecuente es que tengamos que llenar grupos de celdas con series numéricas o de otro tipo

que puede preestablecerse. En estos casos Excel ofrece las "Opciones de Autorrelleno".

Si a la izquierda, podemos escribir el número 1 en la primera celda y después arrastrar con

el ratón el control de autorrelleno del indicador de celda. Después bastará con usar el botón

"Opciones de Autorrelleno" y elegir ahí lo que deseamos.

Estos mismos comandos "autorrellenan" series de días, meses o fechas, veamos los siguientes

ejemplos:

Si sus necesidades implican capturar una lista que se repite constantemente, entonces

podemos crear una lista personalizada con el menú "Archivo-Opciones-Avanzadas" y usando

luego el botón "Modificar Listas personalizadas".

4.3 Captura de fechas e hipervínculos

Si las fechas a capturar no tienen una secuencia que permita usar las opciones de

autorrelleno, entonces debe tener presente que las fechas pueden tener diversos formatos de

presentación que hay que establecer para que Excel no las maneje de modo incorrecto. En

la sección "Número" de la ceja "Inicio" podemos indicar que la celda o celdas

seleccionadas recibirán datos de fechas, el botón de la sección abre el cuadro de diálogo

"Formato de celdas" que nos permite elegir el formato de fechas específico deseado.


Por su parte, los hipervínculos son un tipo especial de dato que permite que el contenido de

la celda conecte con archivos en el disco duro, direcciones de Internet o direcciones de

correo electrónico. Y al igual que un navegador de Internet, Excel subraya los hipervínculos

de las celdas, de modo que al hacer clic en ellas se abre el navegador, el programa de correo

electrónico o el programa correspondiente al archivo que señala el hipervínculo, según sea

el caso.

Por ejemplo, supongamos que hemos hecho una lista de clientes y en una de las columnas

hemos puesto sus direcciones de correo electrónico o bien la de su página Web.

Como puede ver, Excel convierte automáticamente las direcciones en hipervínculos, lo cual

facilita su acceso cuando hacemos clic en ellos, pero complica un poco su edición. Si desea

modificar un hipervínculo, simplemente lleve el indicar de celda hasta él y pulse la tecla F2.

4.4 Autocompletar

Si usted ya ha capturado información en Excel, entonces ya habrá descubierto que al ir

escribiendo se detectan automáticamente entradas repetidas y ofrece la opción de

autocompletarlas. Es decir, si estamos escribiendo un dato cuyo inicio es igual a otro ya

capturado, entonces Excel presenta el dato completo para ahorrar trabajo.

Si existen muchas entradas iguales, entonces podemos comenzar a escribir y luego usar la

opción "Elegir de la lista", del menú contextual.

4.5 Comentarios en celdas

Finalmente, si requiere hacer observaciones a los datos que ha capturado, puede añadir

comentarios a las mismas celdas en los que éstos se encuentran. Para eso puede usar el

comando "Nuevo comentario" de la sección "Comentarios", de la ceja "Revisar", o bien la

opción "Insertar comentario" del menú contextual.

Las celdas con comentarios presentan un pequeño triángulo en su esquina superior derecha,

para leerlos simplemente señalamos la celda con el ratón y el comentario aparecerá en un

instante, o bien ubicamos ahí el indicador de celdas.

Para buscar, modificar o eliminar los comentarios usamos los distintos comandos de la

sección "Comentarios", aunque el menú contextual reúne las distintas opciones.


Unidad 6. Fórmulas y funciones (I)

Simplificar la obtención de resultados de diversos cálculos es el corazón de las hojas de

cálculo, su función principal. Y aunque las características de Excel permiten la realización

de otras tareas con amplitud, estas características no dejarán de ser secundarias frente a su

capacidad de realizar operaciones matemáticas. En Excel es posible crear diversos tipos de

fórmulas y utilizar un buen número de funciones que nos permiten resolver prácticamente

cualquier problema de información matemática, financiera, estadística, administrativa, de

ingeniería, etcétera.

Hemos puesto en el mismo plano a las fórmulas y las funciones como un tipo de dato en las

celdas cuya característica es que su resultado depende de los valores (o resultados) de otras

celdas y que dicho dato se recalcula automáticamente si los valores de las celdas de las que

dependen cambian. Sin embargo, las fórmulas y las funciones no son exactamente lo

mismo. Por lo que pasaremos a distinguir sus diferencias enseguida.


6.1 Fórmulas

Una fórmula en hojas de cálculo es simplemente la relación aritmética y/o lógica de una

celda respecto a los valores de otras celdas.

Debe tenerse en cuenta que esta definición de fórmula es distinta a la que se usa en

matemáticas, particularmente en el álgebra y distinta también a lo que en química también

se conoce como fórmula.

Las relaciones aritméticas que podemos establecer entre celdas para crear fórmulas, aunque

pueden ser de muy diverso tipo, son en realidad de naturaleza muy simple, veámoslo con el

siguiente ejemplo:

Supongamos que deseamos multiplicar el contenido de la celda A1 por la celda B1 y

dividirlo entre la celda A2. El resultado debe aparecer en la celda B2, para ello debemos

indicar en la celda B2 una fórmula que defina la relación aritmética entre dichas celdas. La

fórmula sería: =A1*B1/A2, el resultado se vería en la celda B2. Obsérvese que una vez que

capturamos la fórmula, la misma aparece en la barra de fórmulas, no en la celda ya que ésta

muestra sólo el resultado.

Siempre que una celda contenga una fórmula, su resultado estará sujeto a los cambios de

valor de las celdas de las que depende. Por ejemplo, si cambiamos el valor de A1 en el caso

anterior, el resultado reflejado en B2 también va a cambiar.

En cada celda podemos definir fórmulas que relacionen los valores de cualesquiera otras

celdas aplicándoles todos los operadores aritméticos posibles: Suma, resta, multiplicación,

división, porcentajes y exponentes.

Hay que tener en cuenta que, siguiendo una regla del álgebra, Excel no realiza las

operaciones de las fórmulas de izquierda a derecha. Por el contrario, da a cada tipo de

operación una prioridad distinta. Es decir, por ejemplo, realiza las multiplicaciones antes

que las sumas y considera los signos negativos antes que el cálculo de porcentaje. El orden

de prioridad para cada operador aritmético es el siguiente:

1) - Negativo

2) % Porcentaje


3) ^ Exponente

4) */ Multiplicación y división (operadores de la misma prioridad se realizan

de izquierda a derecha).

5) +- Suma y resta (misma prioridad)

Para cambiar el orden de prioridad utilizamos los paréntesis, ya que lo que hay entre ellos

se calcula primero. Al diseñar una fórmula hay que tener esto en cuenta ya que el orden de

prioridad nos puede dar resultados incorrectos. Supongamos los valores de la hoja de

cálculo del video anterior, en las mismas coordenadas. Ahora invitamos al lector que

pruebe a introducir en la celda B2 las siguientes fórmulas, tal y como aparecen sus

paréntesis, y observe la diferencia en los resultados.

a) =A1+B1*A2

b) =(A1+B1)*A2

c) =B1^(A1/A2)

d) =B1^A1/A2

Ahora bien, los operadores aritméticos no son los únicos con los que se puede construir una

fórmula en Excel. Tenemos también la & (“y” inglesa) que sirve para concatenar textos.

También tenemos los operadores de comparación, los cuales dan como resultado “FALSO”

o “VERDADERO” según el resultado de la comparación. Dichos operadores son:

= Igual

> Mayor qué

< Menor qué

>= Mayor o igual qué

<= Menor o igual qué

<> Diferente


El orden de prioridad de la “&” está al final de los operadores aritméticos y debajo de ésta

los operadores de comparación, todos en el mismo nivel, por lo que se ejecutan siempre de

izquierda a derecha.

Por otra parte, podemos tener fórmulas que dependan de los valores de celdas que se

encuentren en otras hojas e incluso en otros libros.

Cuando se trata de construir fórmulas que hagan referencias a celdas de otros libros, éstos

deben estar abiertos para facilitar el trabajo de señalización. El procedimiento es similar en

todos los casos: comenzamos la fórmula con el signo igual, después nos cambiamos al libro

correspondiente con el menú “Ventana”, señalamos la celda deseada y luego pulsamos el

operador a utilizar (suma, resta, multiplicacion, etcétera). Una vez señalada la última celda

involucrada en la fórmula pulsamos “ENTER”. Excel volverá a la celda con la fórmula y

mostrará el resultado.

Cuando abrimos un archivo con fórmulas cuyos valores dependan de otros libros que no

han sido abiertos, obtenemos un mensaje para decidir si se actualizan o no los resultados. Si

aceptamos, Excel buscará los valores en los libros sin abrir.

Supongamos ahora que no le hemos dado un nombre específico a cada hoja de cálculo y

que deseamos sumar todas las celdas D10 de la Hoja2 a la Hoja10 dentro de un mismo

libro. En este caso, la fórmula se vería del siguiente modo:

=SUMA(Hoja2:Hoja10!D10)

Si queremos sumar el rango de celdas D2 a D10 de la Hoja2 a la Hoja10, entonces la

fórmula será:

=SUMA(Hoja2:Hoja10!D2:D10)

La nomenclatura de este tipo de fórmulas no es dificil de entender, se especifica un

rango de hojas y luego un rango de celdas separados por el signo de admiración. Todo

dentro de un mismo libro.

Por otra parte, cabe añadir que aunque distintas, las fórmulas y las funciones no son

excluyentes. Es decir, en una celda puede existir una fórmula que incluya una función,

como en el siguiente caso:=(SUMA(B5:B120)*1.25)


Aunque antes de pasar a estas combinaciones que pudieran ser algo más sofisticadas,

debemos revisar las funciones en sí.

6.2 Funciones

La definición de función en hoja de cálculo también difiere particularmente del concepto de

función en matemáticas. En Excel, de una parte, las funciones son un tipo especial de

fórmula que simplifica algunos cálculos. Por ejemplo, la función =SUMA(B1:B4) calcula

la suma de valores contenidos en las celdas de B1 a B4. Si tuviéramos que realizarla con

operadores como los ya vistos escribiríamos la fórmula =B1+B2+B3+B4. La función

=SUMA(B1:B315) sería imposible de escribir indicando celda por celda, peor aún si se

tratara de la suma de B1 a B30150. Por otro lado, también puede crearse en Excel fórmulas

que resuelven propiamente funciones matemáticas y trigonométricas, entre otras. Por

ejemplo, la fórmula =TAN(B1) da como resultado la tangente del número contenido en B1,

lo cual sería una función en sentido estricto.

Existen muchas funciones en Excel que resuelven problemas matemáticos, trigonométricos,

financieros, estadísticos, etc. Para aprovecharlas y facilitar su uso Excel ofrece una

herramienta muy útil llamada “Insertar Función”. Para activar este asistente hay que hacer

clic sobre el siguiente botón de la barra de fórmulas, o bien en el botón correspondiente de

la sección “Biblioteca de funciones” de la ceja “Fórmulas”.

Independientemente del método utilizado, seleccionamos la función de la lista. Al hacerlo

veremos una breve descripción de la misma. Para el caso de nuestro ejemplo hemos elegido

la categoría de funciones Estadísticas y la función Promedio, después debemos pulsar el

botón “Siguiente”, con lo cual aparece la ventana que permite elegir los “argumentos” de la

función; es decir, los valores o rangos de celdas que utilizaremos.

Como puede verse en el video anterior, el asistente nos ofrece una breve explicación de la

función que se está utilizando, de sus argumentos y el resultado con los valores actuales. En

nuestro ejemplo, el resultado queda del siguiente modo para más de un alumno:

De hecho, como podrá ver, la esencia de las funciones es simple, se trata de aplicar

determinada operación sobre una celda o un rango de celdas. En ciertos casos, el argumento

de la función requiere de más celdas o más rangos e incluso algunos operadores de


comparación y otros valores. Pero siempre el asistente presenta la ayuda, la sintaxis a

respetar y los métodos necesarios para que haya menos posibilidades de error.

6.2.2 Función sí condicional

Como decíamos en párrafos anteriores, ciertas funciones requieren más de un argumento.

Tal es el caso de la función lógica “SI”, la cual evalúa si una expresión es cierta o falsa y

dependiendo de ello realiza una operación u otra.

En la columna de la derecha debemos calcular la comisión aplicable. Pero el monto de esa

comisión depende del nivel de ventas que haya conseguido cada quién. A mayor venta,

mayor comisión. Por lo que es necesario evaluar el nivel de ventas de cada uno y aplicar la

comisión correspondiente.

Supongamos que las ventas mensuales de cero hasta 50,000 pesos tienen una comisión del

10%, las de 50,001 a 100,000 tienen un 12% y las de más de 100,000 un 15%. Tal vez no

sería difícil para el usuario de Excel calcular el total de ventas del mes y luego seleccionar

el porcentaje que le corresponde a cada uno según ese total. Sin embargo, sería

problemático si tuviéramos que realizar dicha selección en una empresa con 100, 200 o más

vendedores. Podríamos equivocarnos con el cálculo de alguno, con las quejas que esto nos

ocasionaría.

Una función “SI condicional" nos permitiría saber si el nivel de ventas es menor o igual a

50,000. Se hace la comparación lógica con el nivel de ventas y, de ser cierto, se calculará

el 10%, en caso contrario, puede salir un mensaje indicando que la comisión aplicable debe

ser mayor.

=SI(B3<=50000,B3*.1,"Comisión Mayor")

Si aplicamos esta función a los tres vendedores, no podremos saber la comisión de los que

tienen más de 50,000 en ventas. Tendríamos que crear otra función para calcular las

comisiones en caso de que las ventas sean mayores a 50,000. Una segunda columna podría

entonces ayudarnos a detectar este caso.

Seguramente el lector ya se dio cuenta de que aquí algo anda mal. Si las ventas son

mayores a 100000, también lo son de 50000, por lo que tenemos 2 resultados. Tendríamos

que encontrar la manera de evaluar si la suma es mayor de 50000, pero menor que 100000,


entre otros casos. Además, no sería práctico tener tres columnas cuando en realidad

podemos anidar las funciones y hacerlo todo en una sola columna.

Analice esta variante:

=SI(B3<=50000,B3*.1,SI(B3>=100000,B3*.15,B3*.12))

Como habrá notado, el valor resultante si la evaluación es cierta o falsa puede ser una

cadena de texto, como en los primeros ejemplos, pero también una fórmula o bien,

como en este último caso, otra función anidada, de cualquier tipo, aunque aquí

usamos otras funciones SI.

Por otra parte, la revisión que hicimos de esta función sólo tiene como propósito

mostrar las distintas posibilidades de las funciones, pero sería muy largo hacer aquí

un catálogo completo de ejemplos de cada una de ellas, por lo que le toca al lector

explorar en el asistente para insertar funciones para que las conozca y las utilice en

sus hojas de cálculo.

6.3 Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel (y las hojas de cálculo en general) facilitan enormemente no sólo la realización de

los cálculos, sino también la construcción de las fórmulas y las funciones. Considérese el

siguiente ejemplo de un cuadro de inventario.

Con lo visto hasta ahora, la fórmula con la que obtenemos el valor total de nuestro

inventario para un producto no ofrece ningún problema. Sin embargo, la repetición de la

fórmula para cada uno de nuestros productos sería demasiado tediosa. Una vez que hemos

definido la fórmula correcta para el primer artículo, sólo necesitamos copiarla para todos

los demás, de acuerdo al siguiente procedimiento:

Con lo visto hasta ahora, la fórmula con la que obtenemos el valor total de nuestro

inventario para un producto no ofrece ningún problema. Sin embargo, la repetición de la

fórmula para cada uno de nuestros productos sería demasiado tediosa. Una vez que hemos

definido la fórmula correcta para el primer artículo, sólo necesitamos copiarla para todos

los demás, de acuerdo al siguiente procedimiento:


La fórmula para el primer producto, ubicada en D3 es =B3*C3; sin embargo, cuando

copiamos esa fórmula hacia abajo, no se copia exactamente “B3*C3”, pues Excel actualiza

automáticamente la fórmula para reflejar, en este caso, el renglón correcto. Así, el renglón

en donde están las laptop tiene la fórmula =B4*C4 y ello se debe a que Excel no guarda las

fórmulas haciendo referencia exacta a las coordenadas de las celdas que la componen, sino

a la posición que éstas guardan respecto a la celda que contiene la fórmula. Dicho en otras

palabras, en el caso anterior, Excel no guarda una fórmula que diga “la celda D3 es igual al

resultado del valor de la celda B3 por el valor de la celda C3”. Más bien, guarda una

instrucción como esta: “esta celda es igual al resultado del valor de la celda que está 2

celdas a la izquierda multiplicado por el valor de la celda que esta una celda a la izquierda”.

Cuando se copian esas instrucciones a la celda D4, la fórmula resultante es =B4*C4,

Cuando una fórmula hace alusión a una o más celdas considerando su posición respecto a la

celda que contiene la fórmula, se dice que estamos haciendo una referencia relativa.

Cuando se copia una fórmula con referencias relativas, Excel actualiza automáticamente las

coordenadas de las celdas de acuerdo a las instrucciones de posición contenidas

implícitamente en esa fórmula.

Ahora bien, supongamos en el ejemplo de nuestro inventario que nuestros precios están en

dólares. Para obtener nuestro valor en pesos debemos multiplicar ahora el resultado por el

tipo de cambio. Como no hay necesidad de poner el tipo de cambio del dólar en cada fila

porque siempre es igual, lo hemos ubicado en la celda D1. Modificaremos la fórmula

contenida en D3 para multiplicarla por el tipo de cambio:

Como podrá observar el lector, los resultados obtenidos son incorrectos cuando copiamos la

fórmula. Porque ahora las instrucciones de posición relativa decían: “el resultado es igual al

valor de la celda que está 2 celdas a la izquierda multiplicado por la celda que esta 1 a la

izquierda, por el valor de la celda que está 2 celdas hacia arriba”, al copiar hemos copiado

las mismas instrucciones. La celda que está “2 a la izquierda de D4 es B4; la que está “1 a

la izquierda” es C4 y la que está “2 hacia arriba” es D2, por lo que la fórmula queda como

en la imagen anterior.

Por tanto, en este caso la copia de una fórmula con referencias relativas no nos sirve. Para

nuestro ejemplo, necesitamos hacer referencia a la celda D1 (en donde está nuestro tipo de


cambio) en todas las fórmulas y de manera unívoca, es decir, a D1 y sólo a D1. Para ello

debemos agregar en nuestra primera fórmula el signo monetario del siguiente modo:

Cuando en una fórmula hacemos alusión a una celda específica, entonces se dice que

estamos haciendo una referencia absoluta.

La referencia absoluta a una celda se indica usando el signo monetario. Al copiar una

fórmula con una referencia absoluta, ésta no cambia como en el ejemplo anterior. Es decir,

la referencia a D1 se mantiene, mientras que las referencias relativas se ajustan según las

instrucciones de ubicación. Veamos cómo quedaría entonces la fórmula si la copiamos de

D5 a F5.

Además podemos hacer fórmulas con referencias mixtas, es decir, que en una misma

coordenada de celda se haga alusión relativa a una fila pero absoluta a una columna o, al

revés, absoluta a una fila y relativa a una columna. Veámoslo con los siguientes ejemplos

de fórmulas:

Unidad 7. Manejo de archivos (I)

Al inicio mencionábamos que al grabar un archivo de Excel lo que hacemos es grabar un

“libro” con diversas “páginas” y que cada una de ellas puede contener tanta información

como lo permita la memoria de la computadora y el espacio en el disco duro.

Para grabar, cerrar, abrir y, en general, administrar los libros de Excel, utilizamos las

opciones del menú “Archivo”, las cuales no sólo nos permiten lo ya mencionado, sino

además imprimir, enviar por correo electrónico, protegerlo el archivo contra modificaciones

de terceros, cambiarlo a distintos formatos, etcétera. Este menú es prácticamente igual en


todos los programas de Microsoft Office 2010, por lo que es importante que nos

detengamos en él en este capítulo.

Al desplegar el menú “Archivo” nos encontramos con un menú del lado izquierdo y un

panel de opciones para cada elemento del menú seleccionado.

La primera opción, “Guardar”, es muy común a todos los usuarios de Windows. Al

pulsarla, se abre un cuadro de diálogo que, básicamente, nos permite seleccionar la carpeta

del disco duro donde va a quedar el archivo.

Si por alguna circunstancia especial deseamos grabar el archivo de Excel en un formato

distinto (para abrirlo con otro programa, por ejemplo), entonces usamos la lista de “Tipos

de archivos” del cuadro de diálogo anterior.

Las opciones “Guardar cómo” y “Abrir” muestran, para sus respectivos propósitos, el

mismo cuadro de diálogo.

En cambio, la opción “Información” incluye opciones que, o bien no estaban presentes en

versiones anteriores de Excel o se encontraban dispersas en distintos menús. Como podrá

ver enseguida, con esta opción podemos modificar los tipos de accesos que tendrán terceros

sobre el archivo, comprobar su compatibilidad con versiones anteriores de Excel o ver si

hay en el disco duro alguna versión anterior del archivo que pueda rescatarse para ser

cotejado.

La opción “Reciente”, como su nombre indica, muestra una lista de las hojas de cálculo

grabadas recientemente, por lo que no tiene sentido abundar más en ella.

En cambio, la opción “Nuevo” nos permite iniciar una hoja de cálculo a partir de plantillas

pre-elaboradas existentes en nuestro disco duro o que incluso podemos descargar del sitio

Office.com

El proceso de imprimir, por las diversas peculiaridades que se dan cuando se trata de una

hoja de cálculo, lo veremos en el capítulo 13.

Pero vayamos a “Guardar y enviar”, que nos permite adjuntar la hoja de cálculo a un

mensaje de correo electrónico, cambiarle el formato y hasta, con el complemento correcto,

convertirlo en un documento en PDF.


7.1 Manejo de las ventanas de los libros de Excel

Por otra parte, es frecuente que el usuario de Excel trabaje con dos o más archivos

simultáneamente, los cuales, como ya vimos, pueden estar relacionados a través de sus

fórmulas. Para simplificar la apertura de esos archivos, podemos grabar un archivo de “área

de trabajo”, el cual es una lista de los archivos abiertos en ese momento y de la posición

que están ocupando en pantalla, de modo que al abrir el archivo de área de trabajo se

abrirán todos los archivos de esa lista. Sin embargo, no debe confundirse ese archivo con

los libros, que tienen los datos en sí. Es decir, grabar el archivo de área de trabajo nos

ahorra trabajo al abrirlo, pero no obvia la grabación de los libros en lo individual. Para

grabar el área de trabajo, usamos el botón del mismo nombre de la sección “Ventana” en la

ceja “Vista”.

De hecho, si tenemos varias hojas de cálculo abiertas al mismo tiempo, lo más probable es

que al principio estén apiladas unas a otras, de modo que para movernos entre ellas

debemos usar el botón “Cambiar ventanas” de la sección que acabamos de utilizar.

También es posible cambiar a otro libro usando la barra de tareas de Windows.

Alternativamente podemos hacer que todas las hojas de cálculo abiertas ocupen algún

espacio en pantalla, de modo que podamos movernos entre ellas utilizando un clic del

ratón. Para organizar las ventanas con las hojas de cálculo, utilizamos la opción “Organizar

todo”, tal y como se muestra enseguida:

A su vez, un solo archivo también puede dividirse en pantalla para que podamos ver áreas

distintas de la hoja de cálculo al mismo tiempo. La opción es “Dividir” dentro de la misma

sección llamada “Ventana” que estamos revisando. No olvide que la pantalla se divide ahí

donde esté el indicador de celdas.

Otra variante en la visualización de datos es utilizar el botón “Inmovilizar” que congela en

pantalla las columnas que estén a la izquierda del indicador y las filas que estén arriba.

Alternativamente podemos sólo congelar las filas superiores o las columnas a la izquierda.

De ese modo podremos ver permanentemente los encabezados y las etiquetas,

independientemente de cómo nos desplacemos por la hoja de cálculo.


Unidad 8. Edición de datos (I)

Modificar los datos ya capturados es natural al trabajar con cualquier programa de

computadora, para eso sirven las herramientas de edición.

Las opciones con las que podemos editar los datos en Excel son prácticamente iguales en

los diversos programas que componen Office. Sin embargo, también muestran algunas


características específicas de la hoja de cálculo que son útiles en el trabajo cotidiano.

Revisémoslas rápidamente.

8.1 Copiar

Esta opción ya la habíamos utilizado en ejemplos anteriores. En principio, la opción

“Copiar”, como su nombre lo indica, sirve para copiar el contenido de una celda, o un rango

de celdas, para copiarlo en otras. Esa es la función predeterminada de los botones de la

sección “Portapapeles” de la ceja “Inicio” y su uso es simple.

Sin embargo, también podemos copiar un rango de celdas como si se tratara de una imagen,

de modo que el resultado puede utilizarse en programas de edición de imágenes, tan

simples como Paint o tan sofisticados como Photoshop.

8.2 Pegar

A su vez, el botón pegar también tiene distintas posibilidades, toda vez que podemos

discernir, por ejemplo, entre copiar el contenido de una celda o sólo el formato en el que se

presenta, o bien, entre copiar una fórmula o el valor del resultado que en ese momento

tenga. Veamos a qué nos referimos.

Si utilizamos la última opción del botón “Pegar”, llamada “Pegado especial”, obtenemos un

cuadro de diálogo que permite modificar los datos de diversos modos al tiempo que los

copia. Algunas de sus opciones tienen similitud con los botones anteriores, pero otras nos

permiten inclusive operar aritméticamente con los datos a pegar e incluso trasponerlos en el

área de destino.

8.3 Portapapeles

Cuando copiamos o cortamos el contenido de una celda o un rango, éste va a dar a una

sección de la memoria llamada “Portapapeles”. En Excel 2010, el portapapeles puede en

realidad contener hasta 24 elementos copiados para reutilizarlos en distintas partes de la

hoja de cálculo. Para abrir el panel del portapapeles, utilizamos el disparador de cuadros de

diálogo de la sección del mismo nombre.


Si hay algún programa de Office abierto, entonces este portapapeles puede recoger también

copias hechas en otros programas (utilizando la combinación de teclas “Ctrl+C”) para

pegarse en el documento con el que estemos trabajando.

Finalmente, el portapapeles puede depurarse, ya sea vaciándolo completamente o borrando

en lo particular algunos de sus elementos.

8.4 Cortar

La opción “Cortar” es prácticamente idéntica a la opción “Copiar”, sólo que el contenido de

las celdas que se “copian” desaparece, esto es, estamos “cortando” para “pegar” en otra

celda. Si acaso, la única diferencia es que no existe una opción “Cortar como imagen”.

8.5 Borrar

Esta opción nos permite borrar las características de una celda o todo su contenido. Al

desplegar el menú del botón “Borrar” de la sección modificar, de la ceja “Inicio”, podremos

ver que las opciones se explican a sí mismas:

8.6 Insertar celdas, filas y columnas

No siempre borrar un rango de celdas o cortar y pegar su contenido es solución cuando

estamos creando un cuadro de datos. Con frecuencia lo mejor es insertar algunas celdas

entre los datos existentes, pero sin que la información capturada se borre. Así que podemos

elegir un rango de celdas y usar cualquiera de las opciones del comando “Insertar” que se

encuentra en la sección “Celdas”, en la ceja “Inicio”.

Para mover una hoja de posición respecto a las demás, lo más simple es tomar la ceja con

su nombre con el ratón y arrastrarla a la nueva posición.

El comando “Mover o copiar hoja” del menú contextual también nos permite copiarla por

completo y ubicarla en algún otro libro que esté abierto en ese momento. Estas opciones

también están disponibles con el menú desplegable del botón “Formato” de la sección

“Celdas”.


8.8 Buscar y seleccionar

En la sección “Modificar” de la ceja “Inicio”, encontramos el botón “Buscar y seleccionar”,

que no sólo nos permite buscar celdas con contenido específico, sino además, con él,

podemos reemplazar su contenido, buscar celdas que tengan determinado formato, ir a

rangos de celdas con nombre, etcétera.

8.9 Deshacer y rehacer

En la sección “Modificar” de la ceja “Inicio”, encontramos el botón “Buscar y seleccionar”,

que no sólo nos permite buscar celdas con contenido específico, sino además, con él,

podemos reemplazar su contenido, buscar celdas que tengan determinado formato, ir a

rangos de celdas con nombre, etcétera.

Cuando usamos “Deshacer” éste revierte de inmediato el último cambio realizado sobre la

hoja de cálculo. Eligiendo “Deshacer” varias veces consecutivamente podemos revertir

todos los cambios.

Cuando no hay nada que revertir el menú del botón indica el mensaje “Imposible deshacer”

y se ve desvanecido.

Por el contrario, el botón “Rehacer” anula el efecto de “Deshacer”. Parecerá broma, pero

con estas dos opciones podemos arrepentirnos de cualquier cambio o dato que hayamos

capturado y también podemos arrepentirnos de nuestro arrepentimiento, en ambos sentidos

en un número de veces que puede abarcar una larga sesión de trabajo. Con esto se evita así

que en Excel alguien cometa un error irremediable.


Unidad 9. Formatos (I)

Hemos visto ya cómo capturar datos en la hoja de cálculo, cómo realizar operaciones y

cómo definir funciones. También hemos visto cómo manipular esos datos con los rangos de

celdas y cómo copiarlos, cortarlos, pegarlos o borrarlos. Ahora revisaremos cómo darle

presentación a una hoja de cálculo aplicándoles diversas posibilidades de formato.

9.1 Tipos de letras

Una de las posibilidades más usadas de Windows es la de instalar una enorme variedad de

tipos de letras (fuentes) y utilizarlas en cualquiera de sus programas. Para aprovechar esta

característica en el caso de Excel sólo debemos resaltar el rango de celdas donde se va a

aplicar y elegimos el tipo de letra deseado, su tamaño, su estilo y color usando los botones

correspondientes de la sección “Fuente” de la ceja “Inicio”.

9.2 Alineación

La alineación de datos dentro de una celda también puede determinarse fácilmente con los

comandos de la sección llamada, precisamente, “Alineación”.

También podemos centrar un texto respecto a los límites de varias columnas, lo cual

combina las celdas y las convierte, para efectos de alineación, en una sola.

Así, un cuadro de datos podría verse del siguiente modo, ya con sus celdas alineadas.

De hecho, como en el caso del título del video anterior, podemos combinar cualquier rango

de celdas, lo que las hará comportarse como una sola, aunque la coordenada que las

distingue es la de la esquina superior izquierda del rango. En un rango de celdas

combinado, es posible tener nuevas posibilidades de alineación del texto, ya que también

podemos alinearlo verticalmente, en varias líneas de texto dentro de la celda combinada e

incluso rotarlo en un ángulo de inclinación cualquiera.

El cuadro de diálogo “Alineación” que pudimos ver, es en realidad una reminiscencia de

versiones anteriores de Office para satisfacer la nostalgia de quienes lo extrañan… Bueno,


en realidad se trata de las mismas opciones de alineación que los botones de la cinta de

comandos.

9.3 Filas y columnas

Podemos cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas. El modo más rápido es

ubicar el puntero del ratón sobre el borde derecho del indicador de la columna o del borde

inferior de la fila, según el caso, hasta que el puntero cambie de forma, pulsamos entonces

el botón izquierdo del ratón y arrastramos para cambiar la columna o la fila.

Si en una columna tenemos una gran cantidad de datos capturados (nombres, por ejemplo),

y queremos ajustar el ancho de la columna al texto más largo, entonces podemos hacer

doble clic en el borde derecho del indicador de columna o resaltar toda la columna (con un

clic en el indicador) y usar la opción ”Autoajustar ancho de columna” del botón “Formato”

de la sección “Celdas”.

En ese mismo menú tenemos una opción para ocultar columnas. Cabe decir que éstas

pueden contener datos, los cuales no se pierden, y que pueden ser mostrados en cualquier

momento.

Obviamente, los procedimientos para autoajustar el ancho de las columnas, ocultarlas y

mostrarlas son válidos también para las filas.

9.4 Fondo

A las celdas en lo individual, o por rango, podemos añadirles colores de fondo, con el

siguiente botón de la cinta:

Si disparamos el cuadro de diálogo, podemos encontrar otras interesantes opciones de

relleno para las celdas, aunque tal vez no sea muy práctico utilizarlos en el diseño de alguna

hoja de cálculo.

En la ceja “Diseño de página”, dentro de la sección “Configurar página”, podemos

encontrar el botón “Fondo”, que nos permite insertar una imagen de fondo a toda la hoja de

cálculo. Si bien esta opción está pensada para el diseño de la página impresa, en realidad es

una alternativa poco práctica para una hoja de cálculo, a menos que usemos Excel para

hacer diseño gráfico, lo cual tampoco me parece la idea más acertada.


9.5 Bordes

En realidad, lo más común cuando queremos darle formato a una hoja de cálculo, es

combinar los colores de fondo de las celdas con bordes que resalten títulos, encabezados,

columnas y totales.

Para incluir bordes en las celdas, usamos el botón correspondiente de la sección “Fuentes”

de la ceja “Inicio”, o bien la ceja “Bordes” del cuadro de diálogo “Formato de celdas”.

Este cuadro de diálogo nos permite realizar un buen número de combinación de bordes,

estilos de línea, colores de fondo y tramas. Sin embargo, tiene como defecto que tenemos

que elegir el rango donde se van a aplicar los cambios antes de seleccionar el cuadro de

diálogo. Por lo que alternativamente podemos dibujar los bordes directamente en las celdas,

como si tuviéramos un lápiz en la mano.

Como siempre, ambos métodos no son excluyentes y puede usted combinarlos como desee

para trabajar.

9.6 Formatos numéricos

No es difícil darnos cuenta que los siguientes números tienen el mismo valor, sólo que una

presentación distinta:

10000 10,000 $10,000.00

10000.000 10,000.00

Cuando hablamos de unidades monetarias, es decir dinero, usamos un formato; éste, a su

vez, será distinto que cuando nos referimos a cifras con precisión de milésimas para

ingeniería, también tenemos que usar un formato especial para capturar fechas, etcétera.

Excel nos permite elegir el formato numérico correcto según el tipo de dato del que

estamos hablando. Para eso sirven los botones de la sección “Número” de la ceja “Inicio”


Cabe decir que estos no son los únicos formatos numéricos posibles, la lista completa,

como ya habrá imaginado, está en la ceja “Número” del cuadro de diálogo que nos ha

ocupado todo este capítulo y que, en este caso, se despliega con el disparador de la propia

sección.

Cuando necesite capturar números telefónicos en una celda, códigos postales u otros

números que no se van a ocupar en ningún tipo de cálculo en un rango de celdas, considere

establecer el formato como “Texto”.

9.7 Formato condicional

Una opción bastante útil en una hoja de cálculo es poder tener un formato dinámico, es

decir, un formato en donde los colores de las celdas, los tipos y estilos de fuentes y otros

elementos de los cuadros destaquen en función de los datos que contengan y que dicho

formato se actualice al cambiar éstos. Para ello usamos el botón “Formato condicional” de

la sección “Estilos” de la ceja “Inicio”, con el que podemos establecer formatos cuyo

criterio para ser aplicado es el valor contenido en las celdas. Si bien esta opción está

presente en versiones anteriores de Excel, en esta versión 2010 utilizarla es más sencillo

que nunca.

Es importante, sin embargo, tener presente que estas reglas se van acumulando y pueden

llegar a superponerse entre sí, por lo que tendríamos que usar el siguiente cuadro de diálogo

para administrarlas.

9.8 Formato como tabla

Como es fácil concluir, las posibilidades de formato son tan variadas que permiten un

número de combinaciones casi infinita. Sin embargo eso nos podría inducir a crear hojas de

cálculo multicolores con tipos de letras, bordes y rellenos sin ton ni son. La apariencia de

una hoja de cálculo debe ser elegante, sobria y con los colores y formatos necesarios para

facilitar su comprensión, no para complicarla. Los diseños sencillos y sin tanto

rebuscamiento suelen ser más útiles que una amalgama exagerada de colores, fuentes,

líneas y hasta dibujos de fondo. Por ello Excel incluye en la sección “Estilos” el comando

“Dar formato como tabla” que permite elegir de un cuadro de diálogo la combinación de

líneas, fuentes y colores que más le agrade. Si usted no elige un rango de celdas antes de


abrir el menú, entonces Excel intentará determinar automáticamente cuál es el rango donde

desea aplicar dicho formato.

9.9 Estilos de celda

Ahora bien, los datos en su hoja de cálculo, no necesariamente tienen que tener una

disposición parecida a la de una tabla aunque eso sea lo usual, por lo que, de cualquier

modo, usted está en la libertad de crear la combinación de colores, bordes y estilos de letras

que desee para su información como ya pudo comprobar, por ello tal vez puede sacar

ventaja de las combinaciones de colores de letra, rellenos, estilos de fuentes, etcétera que el

programa trae pre elaborados bajo el rubro “Estilos de celda”.

Igual que en los casos anteriores, no hay más que seleccionar el rango de celdas donde

deseamos aplicar los cambios de formato y elegir el estilo en la cinta de comandos.

Cuando aplicamos un estilo predeterminado, tenemos además la ventaja de que podemos

editar el estilo, con lo que todas las celdas que lo usen, cambiarán también. Podemos

incluso crear estilos propios y, de nueva cuenta, si editamos el estilo, las celdas que lo usan

también se modifican. Tener un conjunto de estilos propio tiene la ventaja, en ámbitos

corporativos, de que permite homogeneizar la presentación de las hojas de cálculo en una

empresa. Si todos utilizan los mismos criterios de estilo, no habrá necesidad de esfuerzos

adicionales en la interpretación de cuadros hechos con combinaciones de colores según el

criterio del capturista que lo elabore.

Finalmente, el conjunto de estilos predeterminados y con ellos toda su apariencia, puede

cambiar si usted cambia el tema de diseño.


Unidad 10. Gráficos de datos (I)

La creación de gráficos a partir de los datos numéricos es otra de las características básicas

de una hoja de cálculo. En este terreno los programadores de Excel también han incluido

un gran número de recursos que no solo facilitan la construcción de dichos gráficos, sino

además los hacen visualmente muy atractivos. Sin embargo, creemos que es muy

importante poner énfasis acerca de los criterios que debemos utilizar para elegir un tipo de

gráfico en lugar de otro en función de la información que tenemos. Los expertos en análisis

de datos, del área que sea, saben que resulta muy desafortunado poner un gráfico de barras

ahí donde lo más adecuado es poner uno de pastel (que es un error muy común) o de líneas

ahí donde va uno de barras. Es decir, debemos tener claros que el potencial de Excel para la

elaboración de gráficos sirve para crear herramientas para el análisis de la información, no

para hacer aberraciones que sólo sean visualmente atractivas.

Los tipos de gráficos más importantes son los de líneas, los de barras y los gráficos

circulares o de pastel. Existen otros tipos de gráficos pero en su mayoría son variantes o

combinaciones de estos 3 tipos básicos. Por ello vamos a definirlos y establecer algunas

reglas para su uso.

10.1 Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas sirven fundamentalmente para representar la evolución cuantitativa

de un fenómeno en el transcurso del tiempo.

Este tipo de gráficos se construye sobre los ejes “Y” y “X”, en donde el eje X sirve para

representar los intervalos de tiempo y el eje Y las cantidades.


Partamos con un ejemplo. Considérese el siguiente cuadro de producción de maíz para 3

estados de la República Mexicana. Se trata, por supuesto, de datos falsos.

El gráfico de líneas para el primer estado refleja la evolución de la producción en el tiempo.

Como puede verse, es fácil detectar que hubo una caída brusca de la producción en el tercer

mes. Las causas de esa caída podrían ser motivo de una investigación especializada.

Agreguemos ahora las líneas de los otros 2 estados:

Esto nos ayudaría a comparar la evolución de la producción de un estado respecto a los

demás. Por ejemplo, obsérvese que la producción del estado de Tlaxcala es superior a la de

Hidalgo. Esa información no es tan evidente si damos un vistazo rápido al cuadro de datos

de donde surgió el gráfico, pues implicaría necesariamente la comparación cuantitativa de

los números.

Ahora bien, cabe sugerir que no es conveniente incluir en un gráfico de líneas más de cinco

series de datos ya que, aunque Excel lo permite, la efectividad del gráfico se pierde. En lo

personal considero que, incluso, cinco series ya son demasiadas. Obviamente, eso depende

del trabajo específico para el que son realizados los gráficos y los profesionales que harán

uso de ellos.

10.2 Gráficos de barras

Los gráficos de barras sirven para comparar los valores de 2 o más series de datos en

periodos discretos de tiempo.

Es decir, nos permiten comparar cada valor de la serie con las otras series para cada punto

del eje X. En nuestro ejemplo, nos permite comparar la producción de maíz de un estado

respecto a los demás en cada mes.

En este tipo de gráficos la evolución en el tiempo pasa a segundo término y el impacto

visual se concentra en la altura de cada barra respecto a las demás en cada periodo. Así, por

ejemplo, vemos que la caída de la producción del estado de Hidalgo en marzo contrasta con

el aumento del estado de Morelos en el mismo periodo, la diferencia de una barra respecto a

la otra es visualmente notable, cosa que no ocurre el ver los números.


10.3 Gráficos circulares o de pastel

Las gráficas de pastel sirven para representar la proporción de la que participa cada

elemento respecto al total.

En términos coloquiales diríamos que sirven para ver fácilmente de qué tamaño es la

“rebanada del pastel” que le toca a cada quién. En nuestro ejemplo se reduce a saber con

qué proporción contribuyó cada estado a la producción total de maíz. Esto nos conduce a la

conclusión de que, a diferencia de los dos tipos de gráficas anteriores, las gráficas de pastel

no pueden elaborarse con toda la serie de datos, sino sólo con los totales. En sí mismas, las

gráficas de pastel son estáticas, no presentan ninguna evolución en el tiempo de los datos.

10.4 Elaboración de gráficos con Excel

Una vez que hemos estudiado someramente los criterios más comunes con los que se

determina qué tipo de gráfico debe usarse según la naturaleza de los datos, y el objetivo al

que queramos llegar, revisaremos los pasos con los que se construyen los gráficos en sí en

Excel. Este es un aspecto en el funcionamiento del programa en el que los programadores

de Microsoft han logrado darle al usuario una experiencia que combina poder y sencillez.

En otras palabras, es muy fácil hacer un gráfico muy atractivo y para su edición se utilizan,

sobre todo, herramientas visuales de la cinta de comandos.

Para continuar con nuestro ejemplo de la producción de maíz, lo que debemos hacer es

resaltar el rango donde se encuentran los datos, luego, simplemente, elegir el tipo de gráfico

deseado de la sección “Gráficos” de la ceja “Insertar”.

Observe que con la inserción del gráfico en la hoja de cálculo, aparecen también tres cejas

contextuales bajo el rubro “Herramientas de gráficos” con todas las herramientas necesarias

para modificar el gráfico bajo los rubros “Diseño”, “Presentación” y “Formato”. Pero

veamos un primer caso distinto al anterior. Supongamos que ahora tenemos un cuadro de

datos del que deseamos crear un gráfico, pero su disposición es distinta al anterior. De

modo que los valores del eje X son incorrectos, igual que los rótulos de las series.

Ahora bien, si tenemos un control exacto de las series de datos y cómo deben expresarse en

los ejes X y Y de un gráfico, entonces podremos construir dicho gráfico para efectos de


análisis, aún cuando los datos se encuentre dispersos en distintos cuadros. Observe con

cuidado el siguiente ejemplo en donde se ilustra esto.

Hasta aquí, el gráfico está construido sobre datos que tal vez nosotros conozcamos

perfectamente, pero en realidad dicho gráfico no le dice nada a terceras personas. Es

necesario añadir elementos que ayuden a interpretar el gráfico, tales como un título,

descripciones más adecuadas para cada serie, así como las unidades en las que se expresan

los valores de las series (toneladas, dinero, cantidades en miles, etcétera). Para ello, de

nueva cuenta, podemos utilizar uno de los muchos atajos predefinidos que incluye Excel

para construir los gráficos, utilizando ahora alguna de las opciones de la sección “Diseños

de gráficos” donde se insertarán elementos comunes de los mismos para después

personalizarlos fácilmente.

¿No le gusta el aspecto del gráfico pero no quiere invertir mucho tiempo en su

transformación? Fácil, escoja una combinación predefinida en la sección “Estilo de diseño”.

Con las cejas “Presentación” y “Formato” podemos retocar cada detalle del gráfico

cambiando sus colores, disposición y efectos.

Sin embargo, también podemos ir directamente a las opciones de modificación de

cualquiera de los elementos del gráfico haciendo doble clic en él.

Como puede observar, dichos cambios, que podríamos catalogar en conjunto como

cosméticos, son muy fáciles de realizar, de modo que puede usted experimentar libremente

con ellos hasta obtener el efecto deseado. En todo caso, lo importante es que lo esencial del

gráfico, las series de datos, estén bien definidas y tenga usted claridad de la información

visual que reflejan.

10.5 Otros elementos gráficos

Hay otro tipo de gráficos que si bien no surgen de la información numérica que pudiera

haber en algún rango de celdas, suelen ser frecuentemente utilizados en ambientes

corporativos donde hay que presentar informes, planes, esquemas organizativos o

diagramas de procesos, entre otros. Para ese tipo de elemento visual, tenemos el botón

“SmartArt” de la sección “Ilustraciones” de la ceja “Insertar”.


Si las opciones de SmartArt no nos son suficientes para, por ejemplo, crear un diagrama de

flujo, entonces podemos construir uno “a mano” (si es que tal expresión cabe al utilizar una

computadora), con los elementos predefinidos del botón “Formas”.

Un elemento más bien decorativo de las hojas de cálculo son los textos WordArt, con los que

podremos construir, fundamentalmente, títulos muy llamativos.

Una novedad en esta versión 2010 son los minigráficos. Son, como su nombre lo dice,

gráficos de datos que ocupan una sola celda para dar una visión rápido de la tendencia de los

valores. Obviamente, sólo dan cuenta de una serie de datos y la información de los ejes queda

sobreentendida con el cuadro que lo acompaña.

Finalmente, considere que en el área de la hoja de cálculo, podemos poner casi todo. Es decir,

imágenes de mapas de bits, ya sean prediseñadas que incluye el paquete Office, alguna

cualquiera proveniente de su disco duro o internet e incluso alguna otra que sea producto de

una captura en pantalla realizada ahí mismo.


Unidad 11. Listas de datos (I)

Cuando alguno de nuestros cuadros contiene una gran cantidad de datos, su manejo puede

requerir de otras herramientas. Como sabemos, podemos buscar fácilmente un dato aislado

con el botón “Buscar y seleccionar” de la sección “Modificar” de la ceja “Inicio”, pero no

podemos hacer lo mismo si necesitamos ver juntos datos del mismo tipo o si necesitamos

ordenar listas con determinado criterio. Para ello Excel ofrece la posibilidad de manejar

listas de datos como si se tratara de una base de datos.

Una lista de datos en Excel se acerca al concepto de Base de Datos cuando todos los

elementos de la lista tienen la misma estructura y, por tanto, se pueden organizar en campos

y registros. En el caso de nuestras hojas de cálculo, los nombres de campos están dados por

los rótulos que pongamos en las columnas y los registros son las filas que abarcan el total

de los campos. Por ejemplo, un registro puede contener varios datos de una persona

incluidos en los siguientes campos: Nombre, apellido, edad, sexo, clave, etc. Muchos

registros de este tipo tendrían la información de un gran número de personas, por lo que, en

algún momento, sería necesario ordenar los datos, buscar un registro en particular, etc. Un

ejemplo sencillo de esto puede verse con la siguiente lista.

Es importante anotar que las herramientas de Excel para el manejo de listas funcionan

mejor si todos los datos de la hoja de cálculo conservan la estructura de la lista. Es decir, es

preferible que no haya datos en ninguna celda inconexa con el grupo principal, a la derecha


o abajo de la lista. Dada la cantidad de hojas que podemos tener en un libro, es

perfectamente plausible pensar que podemos tener una lista por hoja de cálculo.

También es mejor que los rótulos de las columnas, que dan nombres a los campos, se

distingan de los datos en sí a través del uso de fuentes y alineación distintas, como se ve en

el ejemplo anterior, Excel usa esos elementos como criterio para distinguir los nombres de

campos. Recuerde que también podemos resaltar esos rótulos con el uso de bordes, color de

celdas e incluso tramas de relleno.

Evite dejar una fila en blanco entre los rótulos de las columnas y los datos o usar una fila

con guiones como separación, ya que esos guiones formarían parte de la lista y Excel

movería esa fila como un registro más al ordenarla.

Nunca capture información de un tipo distinto en una columna que no le corresponde. Si

desea agregar alguna nota al margen a algún registro puede insertar un comentario en celda,

como vimos en el capítulo 4.

Cuando Excel ordena o filtra una lista, considera todo el contenido de las celdas

involucradas. Los espacios al inicio de los datos pueden causar resultados inesperados, por

lo que deben evitarse. Si una columna contiene el mismo dato en muchos registros, debe

cuidar que dicho dato esté escrito siempre del mismo modo. Para eso sirven las opciones

“Autocompletar” que también vimos en el capítulo 4.

Cuando se han seguido estas simples reglas en la formación de listas, Excel detecta su

estructura y extiende automáticamente el formato de los datos y las fórmulas que pueda

haber en algunos campos. Por ejemplo, en una lista de inventario creada de este modo, la

columna "Cantidad por precio" generaría automáticamente la fórmula correspondiente por

cada producto nuevo que añadiéramos, ya que dicha fórmula sería coherente con todas las

anteriores, por lo que no sería necesario copiarla o escribirla nuevamente.

11.1 Filtros

Supongamos ahora que de la lista de datos anterior deseamos ver registros que reúnan

ciertos criterios. El método que podemos usar aquí es “filtrar” la lista (que es una manera de

clasificarla). Para añadir criterios de filtración hay que ubicar el cursor en cualquier celda

de nuestra lista, por ejemplo en B8. Luego pulsamos el botón “Filtro” de la sección


“Ordenar y filtrar” de la ceja “Datos” con lo que de inmediato aparece una flecha apuntado

hacia abajo en cada una de las celdas donde están los encabezados de columna. Este es un

botón de lista desplegable que nos va a permitir establecer los criterios para filtrar la lista de

datos. Los encabezados con el botón se ven ahora así:

Estableceremos como condición todos los registros que en SEXO aparezca la “M” (de

masculino) y que en EDAD sea igual a 22 años. Para establecer ambos criterios desplegamos

primero la lista del botón SEXO y de ahí elegimos la “M”. Luego repetimos el procedimiento

con la lista de EDAD, en donde resaltamos “22”.

La lista de datos “filtra” los registros que no reúnen los 2 requisitos indicados y sólo muestra

los que sí los cumplen. Obsérvese que los números de filas no son continuos, esto quiere decir

que los datos que no se ajustan a los criterios quedan momentáneamente ocultos pero no se

pierden. Por otra parte, las flechas de los campos que sirvieron como criterio presentan ahora

un icono que resalta el hecho de que dicho campo ha servido como criterio de filtración. Para

reestablecer la lista a su estado normal volvemos a pulsar el botón del filtro para desplegar su

menú y elegimos “Seleccionar todo” o bien pulsamos la opción “Borrar filtro de EDAD”.

Supongamos ahora que deseamos filtrar la lista para que muestre a todas las personas que

tienen más de 20 años y menos de 25, es decir un rango de valores; para ello utilizamos la

opción “Filtros de número-Entre” del menú desplegable del botón EDAD.

Podemos aplicar filtros no sólo a campos con valores numéricos, sino también a campos con

texto. Veamos el siguiente ejemplo.

Una lista filtrada en base al criterio establecido en un campo, puede aplicársele un segundo

filtro, para depurar aún más el resultado.

De este modo, la combinación de criterios de filtración aplicados a los distintos campos es

muy extensa, dando lugar a una flexible depuración de largas listas de datos para su

manejo.

11.2 Ordenación de datos

En ocasiones es necesario contar con el total de los registros pero ordenados de acuerdo a

criterios comunes: por edad, alfabéticamente, por clave, etcétera. Supongamos que

deseamos ordenar nuestra lista por apellido. Como tal vez ya habrá notado, podemos


hacerlo de dos modos distintos: pulsando uno de los botones para ordenar de modo

ascendente o descendente, o bien utilizar otra vez el menú desplegable de los botones de

filtro.

En la mayoría de los casos, sin embargo, la ordenación en base a un solo campo no es

suficiente. Por lo general se requiere ordenar las listas utilizando como base dos o más

campos. Por ejemplo, en este caso, todas las personas que tienen el mismo apellido, podrían

tener como base de ordenación su edad y para ordenar todos los registros que tengan el

mismo apellido y edad, entonces usarán un tercer criterio, como sexo. Un cuarto criterio

podría ser la clave o cualquier otra información, hasta que la ordenación de datos sea total.

Para definir una ordenación de acuerdo a diversos campos, pulsamos el botón “Ordenar” de

la sección que estamos estudiando. En el cuadro de diálogo resultante vamos añadiendo los

campos que servirán como base de ordenación.

12.1 Validación de datos

Una vez que ha establecido diversos criterios de protección a los datos de las hojas de

cálculo, es posible que desee además controlar lo que se captura en las celdas

desbloqueadas. Es decir, Excel puede validar la información que se captura en una celda

para rechazar aquellos datos que no correspondan con lo que se espera.

El botón “Validación de datos” de la sección “Herramientas de datos” de la ceja “Datos”,

nos presenta un cuadro de diálogo donde podemos indicar qué tipos de datos esperamos en

el rango de celdas seleccionado (que pueden ser, precisamente, las desbloqueadas), en qué

rangos de valores debe estar dicho valor y qué mensajes aparecen si el capturista comete

algún error.


Unidad 13. Impresión (I)

La impresión de las hojas de cálculo requieren de un poco más de planeación que la

impresión de un documento de Word o de cualquier otro programa.

Esto es así porque una hoja de cálculo puede tener un área de impresión de un rango

cualquiera de celdas, es decir, que no se ciñe al ancho de una hoja tamaño carta u otro y los

márgenes que comúnmente tiene un documento; porque puede implicar más de una hoja de

papel tanto vertical como horizontalmente (si el rango de celdas es muy grande y no

deseamos ajustarlo a los límites de una hoja de papel); porque puede incluir gráficos entre

las celdas con dimensiones variables; porque podemos eliminar o dejar las líneas de

división entre celdas y porque es más común utilizar diversos tamaños de hoja en

orientación horizontal que vertical, entre otras muchas funciones. Además, es frecuente que

en nuestra misma hoja de cálculo tengamos rangos de celdas que utilizamos en los cálculos

pero que no deseamos incluir en la impresión. Por todo ello, debemos tener presente

diferentes aspectos de la impresión antes de enviar el resultado a una impresora. Si

consideramos que ahora es posible ver en pantalla cómo va a quedar nuestra impresión, ya

no hay pretexto para seguir desperdiciando papel.


Vamos a establecer los parámetros de impresión de las hojas de cálculo en Excel, pero

usted no necesita seguir necesariamente el mismo orden que exponemos aquí y en muchas

ocasiones tal vez ni siquiera necesite establecerlos todos. Sin embargo, obviamente, es

importante que los conozca. Después la experiencia le dirá qué método le parece más

sencillo para ir diseñando sus impresiones.

Lo primero que hay que hacer es resaltar el rango que deseamos imprimir y establecerlo

como el área de impresión con el botón “Área de impresión” de la sección “Configurar

página” de la ceja “Diseño de página”. En dicho rango conviene no incluir aquellas filas

que sirven como encabezado de los datos por razones que explicaremos en breve.

Después conviene establecer los parámetros comunes de la impresión: tamaño y orientación

del papel y los márgenes de impresión.

Ahora indiquemos qué filas de la hoja de cálculo deben repetirse al inicio de cada hoja

impresa y, eventualmente, qué columnas deben repetirse a la izquierda.

Hasta aquí, tenemos dos opciones para saber si nos estamos acercando al resultado que

deseamos. Una de ellas es ir a la ceja “Vista” y utilizar el botón “Diseño de página”.

La otra opción es utilizar el menú “Archivo-Imprimir”, el cual muestra una vista preliminar de

las hojas impresas.

En algunos casos, el rango de celda a imprimir no cabe en el ancho de página establecido,

imprimiendo una molesta hoja adicional a la derecha que contiene un o dos columnas. En

esos casos, podemos forzar el ancho o el alto de los datos para ajustarlos a los de la hoja

impresa, para eso sirven los siguientes botones de la ceja “Diseño de página” que estamos

estudiando.

Podemos establecer exactamente en qué puntos de la información a imprimir debe darse un

salto de página, ya sea para mantener ciertos datos agrupados o por mera estética. De nueva

cuenta, tenemos dos métodos.

. Otro elemento importante en la impresión de una hoja de cálculo son los encabezados y pies

de página, en donde suele mostrarse el nombre de la empresa u organización que está

generando esos datos y, abajo, la fecha y el número de página, entre otros elementos. Esas


opciones están a la mano en el cuadro de diálogo “Configurar página” que hemos utilizado ya

en varias ocasiones, por lo que sabemos que es posible acceder a él de diversos modos.

Finalmente, debemos establecer los parámetros de la propia impresora antes de mandar

realmente a impresión. Por lo que debemos volver al menú “Archivo-Imprimir”.

Unidad 15. Controles (I)

Una vez que hemos visto cómo crear fórmulas, dar formato, proteger las celdas y crear

macros, es hora de ponerle la cereza al pastel usando controles en la hoja de cálculo que no

sólo mejorarán la apariencia de los cuadros, sino que además le darán una gran

funcionalidad, ya que podrá tener un control sobre lo que se captura, más allá de los

métodos de validación (y en combinación con éstos), y le dará a su trabajo una

interactividad efectiva para que lo usen terceras personas.

Suena muy bien, pero veamos de qué estamos hablando.

Los controles, como el botón que usamos en el capítulo anterior, son objetos de Excel que

pueden programarse para realizar acciones o para capturar información. Dicho método es

bastante elegante y con un diseño sofisticado pueden crear la apariencia de un programa

dentro del mismo Excel.


Los objetos que pueden utilizarse son: barras de desplazamiento, botones, casillas de

verificación, botones de opción, controles de número y cuadros combinados, entre otros, los

cuales, como ya mencionamos, están disponibles en la sección "Controles" de la ceja

"Programador" que activamos en el capítulo anterior.

Cada control tiene un uso distinto, por supuesto, pero el método para crearlos y establecer sus

parámetros es el mismo para todos: se hace clic en el control deseado, se dibuja con el ratón

en el área de celdas y luego usamos la opción "Formato de control" del menú contextual, o

bien el botón "Propiedades" de la misma sección de la cinta.

Los parámetros a establecer varían para cada control, por lo que el cuadro de diálogo que

aparece con el menú contextual o el botón "Propiedades" es distinto en cada caso, así que

mejor veamos su uso con un ejemplo. Suponga que es usted el flamante ejecutivo de una

agencia de automóviles. Después de haber sido por meses el vendedor número uno de autos

nuevos, ahora es el responsable de dar nuevas y brillantes ideas que permitan mejorar la

atención a los clientes. Para ello ha decidido simplificar los cálculos relacionados con el

crédito automotriz, de modo que los posibles compradores sepan cuánto tienen que pagar

mensualmente en función del enganche y el plazo escogido. No en balde lo escogieron a

usted, no sólo es quien más autos vende, también es el mejor "excelero" de la empresa. Por

lo que diseñó una hoja de cálculo con diversos controles que le permiten a cualquier

vendedor establecer los cálculos rápidamente y sin errores.

Para operar la calculadora de pagos usamos fundamentalmente tres controles: un control de

número para indicar un precio, botones de opción en un cuadro de grupo para seleccionar el

enganche y una barra de desplazamiento para indicar los meses de crédito. Una vez

indicados los valores correspondientes con los controles, el pago mensual se calcula

automáticamente. Para complementar esta calculadora de pagos, tenemos también varias

casillas de verificación que al ser seleccionadas establecen si el comprador es o no sujeto de

crédito y, finalmente, utilizamos dos botones, con sus respectivas macros, para limpiar el

formulario en su conjunto y para imprimir la hoja de cálculo.

El control de número modifica el valor de una celda designada. En el cuadro de diálogo

"Formato de control", que aparece con el menú contextual cuando señalamos el control,

indicamos el valor mínimo y máximo, así como los incrementos que va a tener cada vez que

usemos el control.


Utilizamos una celda auxiliar en L6 porque el valor de los autos excede el valor máximo

permitido por el control (30000) y porque, además, así podíamos dar incrementos de 20000

en el precio de los autos. Una aplicación real requeriría, obviamente, el uso de controles

distintos para establecer el valor de automóviles reales. Pero recuérdese que sólo buscamos

ejemplificar el uso de los controles en una hoja de cálculo. Pero sigamos.

Por su parte, los botones de opción suelen ubicarse dentro de un cuadro de grupo para que

su activación sea excluyente. Es decir, al pulsar uno se desactiva el otro y viceversa. Cada

uno de los botones se vincula a la misma celda, en este caso L7, de modo que al pulsar el

primer botón dicha celda adquiere el valor de 1, 2 con el segundo botón y 3 con el tercero.

Si tuviéramos más botones dentro del grupo la celda iría incrementando su valor.

Si la celda L7 adquiere el valor de 1 cuando elegimos el botón con la leyenda "Sin enganche",

2 con el botón "25%" y 3 con el botón "45%", entonces necesitamos otra celda que evalúe a

L7 y que nos diga, en valor, el enganche a utilizar. ¿Ya adivinó que función podemos utilizar

aquí? Efectivamente, una función "Sí condicional" como la que vimos en el apartado 6.2.2.

En este caso, ubicamos esa función en la celda L8. Después, sencillamente calculamos el

monto específico del enganche multiplicando L8 por C6, es decir, el precio del vehículo, por

el porcentaje de enganche.

El plazo para pagar se especifica con una barra de desplazamiento. En este caso no

necesitamos celdas auxiliares, ya que el número de meses está dentro del rango permitido, por

lo que sólo establecemos el mínimo, el máximo y el incremento. Veamos pues cómo se

construye y se configura su funcionamiento para este ejemplo.

Los cálculos subsecuentes se basan en los valores establecidos hasta ahora. El interés anual

aplicable se establece en 15% si el enganche fue del 45%, en 17.5% si el enganche es del 25%

y del 30% si no se paga ningún enganche (espero que esto no mate de la risa a los calculistas

financieros que determinan intereses en operaciones a crédito, así que con su perdón,

seguimos).

Los gastos administrativos son igual al 1% del monto del enganche que está en E8 (otra vez,

perdón a los analistas financieros y de crédito, pero comprendan que sólo es un ejemplo para

este curso sobre Excel).


El pago mensual es igual al valor del auto menos el enganche (C6-E8) dividido entre el

plazo (E10), más el interés mensual que es igual al interés anual aplicable (C15) entre 12

meses, multiplicado por el saldo insoluto (C15/12)*(C6-E8) (¿No es así? Está bien, está

bien, no pediré trabajo en ninguna empresa financiera que otorgue créditos, seguiré

escribiendo libros de computación).

La fórmula queda entonces así:

=(C6-E8)/E10+(C15/12)*(C6-E8)

A esta hoja de cálculo la complementamos con dos tipos de controles adicionales: las casillas

de verificación y un par de botones como las que ya hemos usado antes. Las casillas de

verificación, a diferencia de los botones de opción, no son excluyentes, por lo que puede

haber varios de ellos activados al mismo tiempo. Ubicar estas casillas en un cuadro de grupo

es, por tanto, opcional. A su vez, cada casilla debe vincularse a una celda distinta. Cuando la

casilla está activada, esa celda adquiere el valor "Verdadero", y "Falso" en caso contrario. En

nuestro caso, esas casillas serían auxiliares y servirían para evaluar si el cliente es o no sujeto

de crédito.

En este ejemplo, usamos estos controles para ir marcando como cumplidos los

requerimientos para el otorgamiento del crédito. Conforme vamos activando cada casilla,

las celdas L10, L11 y L12 van cambiando a "Verdadero". La condición para aprobar la

solicitud es que todas estén activadas. Obviamente, esta evaluación se hace en la celda B24

con la función "Sí condicional" siguiente:

=SI(L10=VERDADERO,SI(L11=VERDADERO,SI(L12=VERDADERO,"Crédito

aprobado","Crédito denegado"),"Crédito denegado"),"Crédito denegado")

Para finalizar nuestra calculadora de pagos, pusimos dos botones que al ser pulsados

ejecutan una macro sencilla. Uno de ellos borra ciertas celdas de modo que la calculadora

quede en ceros. El segundo simplemente ejecuta los comandos necesarios del menú para

mandar imprimir la página. Con lo visto hasta ahora, el lector no debe tener problemas para

crear sus propias macros y asociarlas a cualquier botón. Recuerde que primero hay que

crear la macro y luego crear el control de botón al que lo va a asociar.


Finalmente, espero que el lector tampoco tenga problemas para eliminar las líneas de

división entre celdas. Ya habíamos mencionado que éste y otros elementos de la interfaz de

Excel pueden modificarse con el comando "Ver" de la sección "Opciones de la hoja" de la

ceja "Diseño de página".

Unidad 16. Tablas dinámicas (I)

En la mayoría de los casos, las empresas suelen manejar su información de ventas en

programas especializados que les permiten conocer los totales por producto y por cliente.

Algunos más complejos permiten manejar los inventarios y su valor e incluso subdividirlos

en almacenes, entre muchas opciones administrativas. Sin embargo, hay también muchos

casos en los que la información de la empresa se va vaciando en cuadros de Excel que

permiten obtener algunos totales e incluso subtotales pero que no deja de tener algunas


limitantes para el análisis de la información. Por ejemplo, observe esta lista de datos de

ventas de productos químicos de una empresa ficticia.

Como puede verse, podríamos obtener fácilmente el total de ventas con una función "Suma"

al final de la columna "Monto". Para obtener totales de ventas por cliente tendríamos que

ordenar la lista en base a esa columna y luego usar subtotales, como vimos en el capítulo 11.

El problema surge cuando queremos también totales por producto, ya que tendríamos que

reordenar de nuevo la lista y volver a sacar subtotales.

Con estas herramientas ¿cómo podríamos saber qué clientes compran más de determinado

producto? ¿Cómo saber cuál es el mejor vendedor para determinado producto también?

¿Cuál es el peor cliente de un vendedor específico?

Para evitar un manejo complicado de la información que intente dar respuesta a estas

preguntas, Excel dispone de una función llamada "Tabla dinámica", que permite

correlacionar datos, agruparlos y utilizarlos para el análisis de la información. Su uso es

realmente muy sencillo y los resultados pueden ser de gran ayuda para el éxito de cualquier

empresa.

Para crear una tabla dinámica, debemos tener el cursor en cualquier celda de la tabla de

datos a analizar, Excel reconocerá automáticamente el rango de datos a usar. Luego

utilizamos el botón "Tabla dinámica" de la sección "Tablas" de la ceja "Insertar", donde

debemos, entre otras cosas, indicar dónde queremos crear la tabla dinámica.

Observe que a la derecha de la zona donde se creará la tabla dinámica hay un panel que nos

permitirá elegir la información que vamos a cruzar. La construcción de la tabla dinámica es

tan simple como arrastrar los distintos elementos en el panel e ir observando los resultados.

Comencemos por un total de compras por cliente.

Podemos obtener un lista similar que nos diga cuánto hemos vendido por producto.

Pero ahora crucemos información. Hagamos una tabla que nos diga cuánto ha comprado de

cada producto cada cliente.

Si el énfasis de su análisis no está puesto en los clientes, entonces tal vez prefiera ver los

productos en filas y a los clientes en columnas.


Pero devolvamos a los clientes en filas y a los productos en columnas, porque, más bien,

queremos saber qué clientes son los que más compran Carbonato de calcio.

Ahora queremos saber quiénes son los que más compran carbonato de calcio y sulfato de

aluminio, eso se resuelve modificando los filtros aplicados.

Modifiquemos otra vez los filtros para poder concentrarnos en las compras de todos los

productos de un cliente específico.

Volvamos a modificar la información, ahora queremos saber qué montos representa cada

cliente por vendedor.

Ahora veamos la síntesis de compras de cada producto por cliente para cada vendedor.

Volvamos a la tabla que cruza la información de clientes con productos, pero ahora

averigüemos cuántas veces ha comprado cada cliente cada producto.

Como puede ver, la flexibilidad para construir cruces de información en las tablas

dinámicas es total. A esta flexibilidad, además, podemos añadir también un gráfico

dinámico.

Como habrá observado en el ejemplo anterior, a esta construcción de tablas y gráficos, que

podríamos repetir para todos los ejemplos anteriores, podemos aplicarles también los filtros

que ya revisamos.

Compartirá entonces con nosotros la conclusión de que las tablas dinámicas son

fundamentalmente una herramienta para el análisis de la información que nos permite

disponer de ella fácilmente de muchos modos sin modificar en lo absoluto los datos que le

dan origen. El ejemplo que usamos aquí no necesariamente tiene que coincidir con sus

listas de datos y, por tanto, bien podría no aplicarse a las tablas dinámicas que tal vez le

interesa construir. Por tanto, nuestro consejo es que experimente creándolas una y otra vez,

añadiendo distintos campos en las áreas y viendo los resultados. Hay, por supuesto, cruces

de datos que no tienen sentido y que no sirven para el análisis, aunque Excel igual genere

tablas dinámicas, pero el conocimiento que usted tenga sobre los datos de su actividad o

negocio le permitirán identificar estos casos fácilmente.



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