KursAdmin

BrukerveiledningAjourført 13.07.12Kjell Meek

Innholdsfortegnelse

INNLEDNING..................................................................................................................................................... 3

HVOR ER PROGRAMMET?............................................................................................................................ 4

HVORDAN KOMME I GANG – BRUKERNAVN OG PASSORD................................................................5

NOEN GRAFISKE SYMBOLER DU VIL MØTE............................................................................................6

ARBEIDE MED TEKSTFELT.......................................................................................................................... 7

VEIVISERE......................................................................................................................................................... 8

VELG ORGANISASJONSLEDD....................................................................................................................... 9

HJEM SIDEN.................................................................................................................................................... 10

STUDIEPLAN.................................................................................................................................................. 11

LÆREMIDLER................................................................................................................................................. 12

STUDIEPLAN – NY STUDIEPLAN.............................................................................................................. 13

KURS – KURSSENTERET............................................................................................................................. 14

KURSPLAN...................................................................................................................................................... 16

NYTT KURS..................................................................................................................................................... 17

KOPIER KURS................................................................................................................................................. 18

SØK ETTER NAVN......................................................................................................................................... 18

MELDE DELTAKERE PÅ KURS.................................................................................................................. 19

KOPIERE DELTAKERE FRA ET ANNET KURS.......................................................................................20

RESSURS.......................................................................................................................................................... 21

KOMMUNIKASJON........................................................................................................................................ 22

KOMMUNISERE VED HJELP AV MALER................................................................................................. 23

ELEKTRONISK FRAMMØTEREGISTRERING.........................................................................................24

KURSBEVIS..................................................................................................................................................... 25

ØKONOMI........................................................................................................................................................ 26

RAPPORTER................................................................................................................................................... 27

AVSLUTTE OG RAPPORTERE KURS........................................................................................................ 28

NAVN OG ADRESSER.................................................................................................................................... 29

Til hvert av kapitlene finner du en video som illustrer innholdet

2

InnledningKursAdmin er et program utviklet av Senitel i samarbeid med VOFO. Programmet gir studieforbundene i Norge et nytt verktøy til administrasjon og rapportering av kurs.

I programmet legges det til rette for at studieforbund i Norge kan tilpasse programmet sin måte å jobbe på. De viktigste forskjellene mellom studieforbund i Norge er at mange studieforbund godkjenner hvert enkelt kurs, mens andre godkjenner alle kurs som bruker en godkjent studieplan. En annen viktig forskjell er at noen studieforbund fakturerer kursdeltakere. De fleste studieforbund fakturerer ikke.

Programmet er slik laget at studieforbund kan gjøre valg og innstillinger som avspeiler sin måte og arbeide på.

Programmets hovedelementer Programmet er nettbasert, og er tilgjengelig når du kan koble deg

opp på internett Alle kurs er hele tiden tilgjengelig for studieforbundet Programmet samler alle studieplanene til et studieforbund et sted. Alle kan lage forslag til studieplan, men bare de som har rett rolle

kan godkjenne en studieplan. Bare godkjente studieplaner kan brukes når kurs opprettes. Kurs som opprettes – sendes elektronisk til studieforbundet til

godkjenning. Studieforbundet har et felles navneregister, men bare hvert

organisasjonsledd ser hvilke kurs deltakeren har gått hos seg. Deltakere søkes opp fra navneregisteret, registrerer du ny deltaker

foretas det et søk i navneregisteret. Dette for å unngå dubletter. Det kan kommuniseres med deltaker via SMS, Epost eller brev. All kommunikasjon logges. Studieforbund som fakturerer kan fritt velge og opprette det de vil

fakturere. Faktura kan deles opp og ha annen betaler. Når kurset er ferdig avsluttes kurset, og det er da også rapportert.

Dette er bare noen av mange elementer og muligheter som finnes i KursAdmin. I dette heftet vil du bli kjent med alle programmets funksjoner og muligheter.

I dette heftet vil du også finne en rekke koblinger til videoer som illustrerer hvordan du jobber i programmet.

Brukerveiledning KursAdmin 3

Hvor er programmet?Programmet finnes på internett, og det er laget en egen startside hvor du finner ditt studieforbund og din tilgang til programmet. Denne nettsiden har denne adressen:

www.kursadmin.orgPå denne siden finner du to innganger til programmet. En inngang som gir tilgang til det vi har kalt ”produksjonsmiljø”, og en inngang vi har kalt ”testmiljø”.

Det er i produksjonsmiljøet du lager de reelle kursene som du til slutt rapporterer til SSB. Testmiljøet bruker du til å lære deg programmet. Det er viktig at du er klar over hvilket miljø du har valgt. Det du registrerer i testmiljøet blir borte hver natt til mandag. Dette skyldes at det som er i produksjonsmiljøet kopieres til test. På denne måten sikrer vi at de to miljøene er like med tanke på nye funksjoner og feilretting.

Over ser du startsiden, og de to inngangene er markert.

Med unntak av første gangs pålogging så er det siden over du bruker for å logge inn i programmet. Den første gangen du logger inn gjør du det via en epost som du får tilsendt fra din administrator.

4

Hvordan komme i gang – brukernavn og passordFor i det hele tatt å komme i gang med bruken av KursAdmin så må du være opprettet som bruker. Når din administrator oppretter deg som bruker bestemmes det også hvilke organisasjonsledd du har tilgang til. De fleste brukerne har tilgang til et organisasjonsledd.

Når du er opprettet som bruker vil du motta en epost med brukernavn, et foreløpig passord og en lenke som tar deg til programmets innloggingside.

En slik epost kan se slik ut:

Husk at brukernavnet ditt er epostadressen som mottok meldingen over. Passordet du får i denne meldingen virker bare ved denne innlogging. Det første du må gjøre etter innloggingen er å lage ditt eget passord. Du må også svare på et såkalt sikkerhetsspørsmål. Dette er spørsmål du vil måtte svare på hvis du glemmer passordet ditt, og trenger et nytt passord.

Et typisk sikkerhetsspørsmål er : Hva var min mors pikenavn?

Poenget er at du velger et spørsmål som du husker svaret på.

Video 1 – den første pålogginghttp://www.screencast.com/t/0Z4MGum19

Brukerveiledning KursAdmin 5

Noen grafiske symboler du vil møteI programmet vil du flere steder se små grafiske elementer eller ikoner. Dette er elementer du skal trykke på for å komme videre i programmet. Under ser du disse, og med forklaring på hva de betyr.

Grafisk element InfoNår du ser forstørrelsesglasset så kan du klikke på det for å hente informasjon fra et tilstøtende register.Den gule pilen er det symbolet du klikker på når du velger noe. Et klikk på pilen og du har valgt den linja pilen er plassert i høyre kant av.Med det grønn pluss symbolet oppretter du en ny post eller en ny registreringDet røde krysset betyr slett. Det er ikke ofte du kan slette noe i programmet, men når du ser dette krysset kan du slette den linjen krysset står på-Tannhjulet kan du klikke på for å utføre handlinger knytta til en enkelt kursdeltakerNår du klikker på tannhjulet får du fram nye valg. Du ser at valgene er å sende Epost eller SMS til aktuell kursdeltaker. Du kan også se denne deltakerens kurshistorikk via tannhjulet

* Foran en rekke felt så kan du se en rød stjerne. Dette betyr at feltet MÅ fylles ut.

6

Arbeide med tekstfeltFlere steder i programmet vil du finne tekstfelt. Dette er steder du skriver inn mye tekst i programmet. Når du lager en studieplan vil du i mange situasjoner møte tekstfelt. På mange måter er dette som å skrive i et tekstbehandlingsprogram som for eksempel Word.

Du ser noen verktøylinjer og et stort felt du kan skrive i. Valgene i verktøylinjene er omtrent slik du er vant med fra for eksempel Word. Selv om feltet du skriver i er ganske stort så vil du hvis du skal skrive mye tekst oppleve det som lite. Det er derfor mulig å maksimere dette tekstfeltet slik at det dekker hele skjermen.

I videoen under får du litt mer informasjon om tekstfelt.

Video; arbeide med tekstfelthttp://www.screencast.com/t/jLewLGtaAKZZ

Brukerveiledning KursAdmin 7

VeivisereDette er et begrep du også blir kjent med. Når du oppretter en studieplan eller et kurs så er det en del skritt du må gjennom. Dette kaller vi en veiviser. Veiviseren kan tilpasses det enkelte studieforbunds behov. Noen har mange skritt, mens andre har færre skritt.

Veiviser kurs AOF

Veiviser kurs Funkis

Aktive og passive skrittOver ser du forskjellen på veivisere – slik de er tilpasset det enkelte studieforbund. I eksemplene over så er alle skrittene aktive, dvs. Du kan klikke på hvem som helst av dem for å gå til det skrittet. Under ser du den samme veiviseren, og det er bare skritt 1 ”Kursfakta” som er aktiv. Slik er det når du oppretter en ny post med veiviser. Informasjonen i første skritt må opprettes og lagres før de neste skrittene blir tilgjengelig.

8

Velg organisasjonsleddEtter at du har skrevet brukernavn og passord er det første du må gjøre å velge det organisasjonsleddet du skal jobbe med. De fleste vil se et organisasjonsledd, og da velger du det. Har du flere organisasjonsledd du kan jobbe med så må du søke opp rett organisasjonsledd.

Bildet over viser skjermbildet hvor du velger organisasjonsledd. Finnes det bare et ett velger du det ved å klikke på navnet. Hvis det er flere kan du søke som vist over. Merk deg at etter hvert som skriver navnet så ser du færre og færre organisasjonsledd du kan velge mellom.

Brukerveiledning KursAdmin 9

Hjem sidenNår du har logget inn kommer du til det vi har kalt programmets hjem-side. Denne siden kan inneholde informasjon eller den kan være tom. Målet er at siden skal inneholde informasjon som er relevant for deg som bruker. Dette er en side som vil utvikle seg etter hvert.

Det er noen punkter du likevel skal merke deg.

MenyVia menyen kommer du til de oppgavene du skal utføre. Valgene på menylinjen er tilpasset den rollen du har. Valg og innstillingerVia det jeg har kalt valg og innstillinger kan du gjøre følgende:

Du ser det brukernavnet som er logget innBytte mellom organisasjonsledd.Vedlikeholde informasjon om deg selv, inkludert bytte passord.Du kan gi tilbakemeldinger om bruk av programmet og rapportere feilDu kan logge utVersjonProgrammet er under stadig utvikling, og hvis du skal være sikker på hvilken versjon du jobber på så finner du versjonsnummeret helt nede til høyre.

Video – komme i gang med KursAdminhttp://www.screencast.com/t/F0s8SGVFfC0v

10

StudieplanStudieplanen er kursets grunnlag, og alle kurs må være basert på en godkjent studieplan. Innholdet i en studieplan er langt på vei bestemt av lover og forskrifter, og det er mange felt som må fylles ut.

Studieforbundene kan ha noe forskjellig praksis, men utgangspunktet er at alle skal kunne opprette forslag til en studieplan. Bare de med rollen ”Studieplangodkjenner” kan godkjenne en studieplan. Når en studieplan er godkjent så vil den være tilgjengelig til bruk for alle brukere i Studieforbundet.

Når du klikker på menyvalget ”Studieplan” kommer du til en side hvor du kan søke og se på alle studieplaner. Hvis du i tillegg har rollen Studieplangodkjenner kan du også godkjenne og gjøre endringer på godkjente studieplaner.

Du ser også valget ”Læremidler”. Dette gir deg mulighet til å opprette / velge alt som kan være et læremiddel på et kurs. Det kan være en video, et nettsted en bok, noter osv. Vi kommer tilbake til læremidler i et eget avsnitt.Studieplan og statusDet er viktig at du merker deg at en studieplan kan ha flere statuser. Hvis du oppretter en studieplan så vil den ha status ”Kladd”. Når statusen er Kladd så er det bare den personen som oppretter studieplanen som kan se den. Dette for å sikre at du kan jobbe i fred med studieplanen. Når du er ferdig med arbeidet så endrer du statusen til ”Til godkjenning”. Nå er studieplanen tilgjengelig for de med rollen ”Studieplangodkjenner”. Studieplanen kan nå bli ”Godkjent”, og da har alle tilgang til studieplanen.

Video – studieplaner organisering og søkhttp://www.screencast.com/t/kGTcwTp5

Brukerveiledning KursAdmin 11

LæremidlerFør vi går videre og ser på det å opprette en studieplan skal vi ta for oss læremidler. Det er vel ingen grenser for hva som kan være et læremiddel. I KursAdmin er en kan en fritt opprette de typer eller kategorier læremidler en ønsker, og så koble et nytt læremiddel til en kategori.

Poenget med å opprette læremidler er at du senere kobler de til studieplanen – og så kobler du de til kurset. Dette er ikke noe du må gjøre, men en studieplan kan bli bedre hvis det også er opplyst hvilke læremidler som anbefales for kurset.

Merk deg at det er ikke alle studieforbund som lar vanlige brukere opprette læremidler.

Velger du læremidler får du opp en oversikt over registrerte læremidler. Har du rettigheter kan du redigere disse. Alle kan søke blant registrerte læremidler.

Du finner fire menyvalg

Læremidler – gir deg en oversikt over registrerte læremidlerKategorier – viser hvilke kategorier som finnesNytt læremiddel – her lager du nye læremiddelNy kategori – her lager du nye kategorier som du senere kobler læremidler til.

Video – arbeide med læremidler http://www.screencast.com/t/CJTts8i231

12

Studieplan – ny studieplanStudieplanen er kursets fundament – uten en studieplan så blir det ikke et kurs. Hva en studieplan skal inneholde er ganske omfattende, og det er i stor grad bestemt av lov og forskrifter. Når du oppretter en ny studieplan blir du via en veiviser tatt gjennom de skrittene ditt studieforbund har bestemt at en studieplan skal inneholde. Hvilke skritt ser du av oversikten nedenfor.

Hvilke skritt du må gjennom er de hvor det under obligatorisk står Ja. Disse kan ikke slåes av. Står det Nei kan studieforbundet ha valgt å slå av disse. Legg også merke til at studieforbundet kan velge å gi skrittene egne navn.

Det kan også hende at ditt studieforbund har fjernet muligheten for at alle kan opprette forslag til ny studieplan.

Video – ny studieplan http://www.screencast.com/t/HwC7qSu1jm6o

Brukerveiledning KursAdmin 13

Kurs – KurssenteretNår du fra menyen velger Kurs kommer du til det vi kaller Kurssenteret. Det er herfra du vil gjøre det aller meste av arbeidet med kurs, ja mange vil bare bruke denne delen av programmet. I bildet under har jeg delt kurssenteret opp i 6 deler.

1. SøkHer kan du søke etter kurs, du kan velge mellom å søke med en kurs id eller kursets navn

2. Tilgjengelige kursI utgangspunktet vil du se kurs som ikke er avsluttet, innstilt eller utsatt, altså kurs du skal eller kan gjøre noe med.

3. FilterDu kan velge mellom flere filter:Status – her velger du å se kurs etter status. Du kan for eksempel velge å se bare avslutta kurs.Kursarrangør – her kan du velge bare å se for eksempel LHL Vestfold sine kurs.Hovedområde – ønsker du bare å se språkkurs velger du hovedområde språk.Kursområde – og du kan velge å se bare å se språkområdet engelsk.Start- og sluttdato – her velger du å se bare kurs innenfor et bestemt dato-spenn.

14

4. Kurssenterets menyvalgKurssenteret har en egen meny. Fra denne menyen velger du å lage nytt kurs, kopiere kurs og du kan vedlikeholde kurssteder og maler. Maler bruker du for å kommunisere med deltakere på et kurs.

5. KursdetaljerDette området av kurssenteret viser detaljer om det kurset du velger. Merk deg at du her også ser kursets status.

6. KurshandlingerI nedre del av kurssenteret ser du en rekke faner.Deltakere – her ser du deltakere som er påmeldt, og du kan melde på nye deltakere.Ressurs – under denne fanen finner du først og fremst lærere eller veiledere på kurset. Men ditt studieforbund kan også opprette en rekke andre roller som kan defineres som ressurser på et kurs. Det kan være alt fra foreleser, gjester, utstillere osv.. Det er egentlig ingen begrensing på hva vi kan definere som ressurs. Det er en viktig forskjell mellom ressurs. Er ressursen av type faglig eller ikke. Hvis ressursen er definert som faglig – så vil navnet til en som har vært brukt som lærer på et ett tyskkurs dukke opp som et mulig valg neste gang du skal knytte en lærer til et nytt tyskkurs.Kommunikasjon – fra denne fanen kan du sende epost, SMS og papirbrev til de du ønsker å sende til på kurset.Logg/aktivitet – her kan du se hvem som har gjort hva med kurset.Frammøtereg – her kan du registrere frammøtet elektroniskKursbevis – her skriver du ut kursbevis til de som skal ha det.Økonomi – her ser du hva kurset har fått i støtte, du kan søke om ekstra bidrag, og du kan føre inn de kostnader som er knyttet til kurset.Rapporter – Her kan du skrive ut informasjon om de som er påmeldt kurset. Reise/Diett – dette er en rutine AOF bruker for å registrere reisekostnader med mer pr deltaker.

Video – arbeide med kurssenterethttp://www.screencast.com/t/vUL9O

Brukerveiledning KursAdmin 15

KursplanNår du oppretter et kurs så vil du møte begrepet kursplan. Kursplan er en oversikt over de dager kurset går. Du kan beskrive hver av dagene, og du kan gi en slik beskrivelse til kursdeltakerne.

Kursplan er noe du velger å lage – det er ikke noe du må lage.

Over ser du skjermbildet slik det kan se ut etter at du har laget en kursplan. Du ser at det inneholder forskjellige elementer.

Det er to typer konfliktmeldinger du kan få – det er at du har valgt et rom som allerede er i bruk, og du får beskjed om datoen havner på en dag dere har merket som fridag.

Ved å klikke på blyanten til høyre for konfliktmeldingen kan du endre både dato og rom for denne dagen.

Video – arbeide med kursplanhttp://www.screencast.com/t/pdc2uVVZ

16

Nytt kursFra Kurssenteret kan du lage nye kurs. Når du lager et nytt kurs så er det noen felt du må fylle ut, og andre felt du kan fylle ut eller endre. Når du lager et nytt kurs kan du gå alle skrittene som finnes i veiviseren for ditt studieforbund, men du må ikke.

Bildet viser de feltene du må fylle ut, og det er: Studieplan Kursnavn Dato fra – til og klokkeslett Timetall Sted Arrangør – feltet blir automatisk fylt ut med pålogget

organisasjonsledd. Det er mulig å velge anen arrangør.

Når du har fylt ut disse feltene, kan du lagre kurset og begynne å melde på deltakere. Etter at du har lagret kan du også velge å gå de neste skrittene i veiviseren.

Andre felt som kan fylles ut er:

Kurs uten tilskudd – da blir ingen støtte beregnet. Fagansvarlig Påmeldingsfrist og Avbestillingsfrist, dette er felt som er mest

aktuelle for Studieforbund som fakturerer. Min delt – minimum deltakere, hvis du har en slik grense. Max delt – fyller du ut dette feltet så vil deltakere bli satt med status

Reserve når det blir flere påmeldte enn tallet du oppgir i feltet max.

Video – nytt kurshttp://www.screencast.com/t/YJn41KLpu9v

Brukerveiledning KursAdmin 17

Kopier kursDet er to måter og lage et nytt kurs på. Vi har alt sett hvordan en lager et nytt kurs fra bunn av. En måte som kanskje er raskere er å ta utgangspunkt i et eksisterende kurs og kopiere det.

Prosessen går i korthet ut på at du finner det kurset du ønsker å kopiere og klikker på knappen ”Kopier kurs”. Du blir nå tatt gjennom noen skritt fram til du har det nye kurset.

Når et kurs blir kopiert så får det nye kurset alltid et navn som begynner med ”Kopi av ….” – i prosessen med kopiering endrer du dette. Du kan endre alle felt – eller du kan godta forslagene fra programmet. Merk deg at programmet alltid vil foreslå den datoen du kopierer som kursets startdato.

Video – kopiere kurshttp://www.screencast.com/t/IbKFuypE

Søk etter navnDet er svært viktig at du unngår at samme person registreres flere ganger i registeret navn og adresser. Derfor må du alltid søke i dette registeret før du legger et nytt navn til et kurs. Søket i programmet er ganske fleksibelt, og det er mange muligheter til å finne personer – hvis navnet finnes i registeret fra før.

Video – søk etter navnhttp://www.screencast.com/t/QJ3NsPKarTEH

18

Melde deltakere på kursNår du har opprettet et kurs så er tiden inne for å melde deltakere på kurset. Dette er en svært viktig prosess, og du bør jobbe rolig og konsentrert.

Det er viktig at du er klar over at et navn er ”felleseie” i et studieforbund. Har du registrert et navn så kan en annen medlemsorganisasjon også se navnet. Det er bare navnet – de vil ikke kunne se hvilke kurs personen har gått hos andre enn seg selv. Et navn kan selvsagt være knyttet til flere kurs.

Når du skal legge til et navn på et kurs må du alltid starte med å søke. Dette for å unngå at samme navnet blir registrert flere ganger. Det er veldig viktig at du gjør ditt for å unngå slike dobbeltregistreringer eller dubletter.

Over ser du felt du kan bruke når du søker etter navn. Standard er at du kan søke med navn og telefonnummer, som du ser står på høyre side i boksen over. Ønsker du søke med epost så flytter du bare det feltet over til boksen til høyre.

Mulige søk :

Kjell Meek 99227566

Kjell Me 9922

Poenget er at du kan søke veldig presist eller du kan søke på deler av navn eller nummer.

Video – melde på deltakerehttp://www.screencast.com/t/LbibvnUn5

Brukerveiledning KursAdmin 19

Kopiere deltakere fra et annet kursDen raskeste måten å melde deltakere på et kurs er jo å kopiere de fra et annet kurs. Ofte hender det at de samme deltakerne er på flere kurs – da kan du kopiere deltakere fra et kurs til et annet.

Dette er prosessen:1. Finn kurset du ønsker å kopiere deltakere til2. Klikk på knappen ”Kopier deltakere fra annet kurs”.3. Du kommer til et søkebilde – og du kan søke opp annet kurs.4. Når du har valgt kurset så ser du deltakerne på dette kurset . I

utgangspunktet vil alle bli kopiert.5. Fjern haken på de som ikke skal kopieres, og klikk på knappen

”Kopier deltakere”.

Du har nå deltakere på det nye kurset.

Video – kopiere deltakere fra annet kurshttp://www.screencast.com/t/jGOMzXh5v

20

RessursI kurssenteret ser du en fane med navnet Ressurs. Med ressurs på et kurs mener vi først og fremst veiledere eller lærer på kurset. Samtidig er det ingen grenser for hva som kan defineres som en ressurs. Studieforbundet kan opprette de resurser de vil – og så knytte de til kurset eller arrangementet.

Vi skiller mellom faglige og ikke faglige ressurser. Hvis en person har blitt knyttet til et kurs som en faglig ressurs, typisk lærer, så vil dette navnet dukke opp som en mulig ressurs på andre kurs innenfor samme hovedområde.

Studieforbundet kan gjerne opprette ressurs-typer som ”Gjest”, ”Politiker”, ”Utstiller” osv. Det som er poenget med dette er at programmet gjør det mulig å kommunisere med bestemte ressurser. Dette kommer vi tilbake til under temaet kommunikasjon.

Video – knytte ressurser til kursethttp://www.screencast.com/t/MLIRARyN

Brukerveiledning KursAdmin 21

KommunikasjonDu kan kommunisere med deltakerne på et kurs via SMS, Epost eller vanlige brev. Hvilke muligheter som finnes er det opp til ditt studieforbund å avgjøre.

I kurssenteret finner du en egen fane - kalt kommunikasjon.

Når du velger denne fasen så kan du krysse av for de rollene du ønsker å kommunisere med. Etter hvert som du krysser av vil du se navnene som er knyttet til de forskjellige rollene. Du kan så krysse bort enkelte navn.

Video – kommunisere med personer knyttet til kursethttp://www.screencast.com/t/yjqaWHbW6uMV

22

Kommunisere ved hjelp av malerNår du kommuniserer med personer på et kurs – så kan du opprette innholdet manuelt hver gang du kommuniserer, eller du kan bygge opp et register med maler. Malene tilpasser du de typiske kurssituasjonene. Disse situasjonene er :

Venteliste Bekreftelse Kurs utsatt Kurs avlyst Generelt brev

En mal lager du ved å skrive tekst og sette inn felt i teksten. Et felt ser slik ut: . Dette er eksempel på flettefelt som henter verdier fra kurset. Du kan sette inn slike felt i ”Emnefeltet” eller i det store feltet som kalles ”Body”.

Video – kommunisere med personer knyttet til kurset med malhttp://www.screencast.com/t/RK8AJHBTYdfl

Brukerveiledning KursAdmin 23

Elektronisk frammøteregistreringVi har nå fått godkjenning fra VOX om at papirprotokollen som så langt har fulgt alle kurs kan erstattes av elektronisk frammøteregistrering. I dette programmet har vi lagt til rette for slik registrering. Etterhvert håper vi at slik registrering kan skje på kurset på den enkelte kurskveld.

Hvis du velger ikke å bruke denne muligheten så må du som før skrive ut en protokoll som du fører og tar vare på slik loven krever.

Når du fører elektronisk frammøteprotokoll så kan du ikke føre på datoer fram i tid. Husk det også blir logget hvem som fører frammøtet.

Hvis du registrerer frammøte elektronisk – vil du se timene til den enkelte deltaker når du avslutter og rapporterer kurset.

Video – elektronisk frammøteregistreringhttp://www.screencast.com/t/aDbSwvq3AH

24

KursbevisDu kan skrive ut kursbevis til kursdeltakere når kurset har Åpnet eller Avsluttet. Hvert organisasjonsledd må tilpasse en mal for sitt kursbevis. I denne malen er følgende felt tilgjengelig:

Navn på deltaker Navn på kurs Navn på arrangør Fra dato – Til Dato Antall timer Tekst fra feltet kursbevis

Video – skrive ut kursbevishttp://www.screencast.com/t/jpw7bxhLjvXJ

Brukerveiledning KursAdmin 25

ØkonomiFra fanen økonomi kan du se hvilke tilskudd kurset får, du kan føre på kostnader og du kan søke om tilretteleggingstilskudd.

Video – kursets økonomihttp://www.screencast.com/t/wmXWUwrH

26

RapporterHvis du skal skrive ut noe fra kurset så gjør du det via fanen Rapporter. Her kommer du egentlig til det vi kaller en rapportgenerator. Det betyr at du selv kan påvirke hvordan rapporten skal se ut. Du kan velge hvilke kolonner som skal skrives ut, og du kan legge inn betingelser. Du kan også lagre dine egne rapporter som du senere bruker på andre kurs.

Denne rapportgeneratoren gir deg egentlig mange muligheter. Derfor bør du forske litt på egen hånd for å bli kjent med de mulighetene som finnes her.

I denne sammenhengen skal vi se på noen av mulighetene, og det er-

1. Legge til kolonner2. Legge til et filter3. Sortere en rapport4. Gruppere rapporten5. Lagre en privat rapport6. Skrive ut rapporten

Video – jobbe med rapportverktøyethttp://www.screencast.com/t/eBc4ac4cfKV

Brukerveiledning KursAdmin 27

Avslutte og rapportere kursEtter hvert som kurs avholdes og sluttdato passeres så skal du avslutte kurs. Du bør ikke samle opp dette til tiden like før fristen for kursrapportering oppstår. Kursavslutning er en kontinuerlig prosess som du bedriver hele året. Når du avslutter et så rapporterer du også kurset.

Forutsetningen for å avslutte et kurs i KursAdmin er at sluttdatoen er passert, kurset har status åpnet, og at du har deltakere på kurset. Hvis disse forutsetningene er til stede så vil du se knappen Avslutte kurs i kurssenteret

Det å avslutte kurs er en prosess i noen skritt:

1. Du må bekrefte frammøte til deltakerne2. Du må oppgi når kurset ble avholdt (dag, kveld eller helg)3. Hvis kurset mottok tilretteleggingsmidler – må du oppgi hvor mange

det gjaldt.4. Du må kontrollere at alle deltakere er registrert med kjønn.5. Du kontrollerer at kostnader er registrert6. Så avslutter/rapporterer du kurset.

Video – avslutte og rapportere kurshttp://www.screencast.com/t/sCyWXHRfYkc

28

Navn og adresserPå hovedmenyen finner du valget Navn og adresser. Via dette valget har du tilgang til alle navn i ditt studieforbund. Dette valget bruker du til å vedlikeholde navn. Du registrerer nye navn når de meldes på kurs, via dette valget kan du finne et bestemt navn. Du kan endre adresser eller legge til opplysninger. Du har også tilgang til rapportverktøyet hvor du kan lage rapporter over deltakere i studieforbundet.

Når du velger Navn og adresser kommer du til et skjermbilde hvor du kan søke opp navn.

Video – navn og adresserhttp://www.screencast.com/t/M5iDMmf7

Brukerveiledning KursAdmin 29