personeriatulua.gov.co · Web viewTablas de Retención Documental Personería de Tuluá. Código: 100. Versión: 03. Fecha de Aprobación: 26 de marzo de 2018. ENTIDAD PRODUCTORA:

Tablas de Retención Documental Personería de TuluáCódigo: 100Versión: 03Fecha de Aprobación: 26 de marzo de 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: PERSONERÍA MUNICIPAL DE TULUÁ Hoja 1 de 35OFICINA PRODUCTORA: 100 -DESPACHO

CÓDIGO SERIESY TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN Disposición FinalPROCEDIMIENTOSArchivo de

GestiónArchivo Central CT E D S

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

100-01 ACTAS

100-01.2 Actas de Reuniones de Personería 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Esta subserie refleja las actuaciones administrativas de la institución y las decisiones que se tomen al interior de la misma. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

ConvocatoriaActas Listado de asistencia

100-10 CONVENIOS 1 19 x

Son documentos que adquieren valores administrativos, legales, fiscales y contables. Dando cumplimiento a la Ley 80 de 1993 las prescripciones por razones de responsabilidad contractual se cumplen a los 20 años. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central, cumplidos los 20 años se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 10% anual para su conservación total.

ComunicacionesConvenioSoportes

100-20 INFORMES

100-20-4 Informes de Gestión al Concejo Municipal y Ciudadanía en General 1 8 x

La información producida en esta serie documental corresponde a un conjunto de documentos que evidencian la gestión de la Personería Municipal de Tuluá. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN y el Acuerdo 004 de 2015 AGN, esta última por contener información sobre la atención de derechos humanos.

Informes 100-27 PLANES

CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación D = Digitalización S = Selección

Actualización mediante Acto Administrativo: Acta 01 del Comité Interno de Archivo Ciudad y Fecha: 26 de marzo de 2018, Tuluá Valle del Cauca






100-27. 1 Plan Estratégico Institucional 1 8 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Son documentos que forman parte de la memoria institucional de la Personería, es la guía para la definición de los planes operativos anuales en la entidad. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Plan estratégicoResolución de Aprobación (Reposa en el expediente de resoluciones)

100-27. 3 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 1 8 x

Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Son documentos que forman parte de la memoria institucional de la Personería, es el instrumento público que le permite a la entidad fortalecer la lucha contra la corrupción. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Plan

100-27. 4 Planes de Acción 1 8 x

Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Son documentos que forman parte de la memoria institucional de la Personería, evidenciando las políticas de la entidad, las actividades a ejecutar el tiempo y los recursos establecidos. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Diagnóstico previo de las necesidades de la personeríaPlan de acciónResolución de Aprobación (Reposa en el expediente de resoluciones)

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DEL ORDEN PÚBLICO



Firmas: LUZ PIEDAD RUIZ ALVARÁDO

Personera Municipal (E)






100-13 DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS 1 10 x

Son documentos que adquieren valores legales y administrativos. Son el resultado de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias realizadas por la ciudadanía en general según la Ley 1755 del 30 de julio de 2015. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 años en el Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total

Solicitud, queja o denunciaRespuestaRecursos

100-17 FUNCIONES PREVENTIVAS 1 10 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central, son documentos que se elaboran en la Personería para garantizar los derechos humanos de la ciudadanía y son imprescriptibles. Ley 136 de 1994, Decreto 262 de 2000, artículo 118 de la Constitución Política de Colombia. Su conservación total se regula en el Acuerdo 004 de 2015 AGN, por contener información de derechos humanos.

Función preventivaComunicaciones se seguimiento

100-20 INFORMES

100-20.1 Informes a Entes de Control 1 8 x

Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la Personería ante los entes de control sobre Atención a víctimas, alertas tempranas, derechos Humanos. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN y el Acuerdo 004 de 2015 AGN, esta última por contener información sobre la atención de derechos humanos.

Informe 100-30 PROCESOS JURÍDICOS

100-30.1 Acciones de Tutela 1 8 x Se transfieren al Archivo Central 1 año después de concluido el proceso y se conservan 8 años en el Archivo Central. Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de








la Personería. Artículo 87 de la Constitución Política de Colombia, Decreto 2591 de 1991. SolicitudAcción de tutela Contestación a la tutelaFallo de primera instancia, desacato o fallo de segunda instanciaIncidente de desacato por incumplimiento al falloAuto al incidente de desacato

100-30.2 Acciones Populares 1 8 xSe transfieren al Archivo Central 1 año después de concluido el proceso y se conservan 8 años en el Archivo Central. Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la Personería. Ley 472 de 1998, artículo 88 de la Constitución Política de Colombia.

Acción popularAutosSentencia de primera instanciaRecursosSentencia de segunda instancia

100-33 REGISTROS

100-33.1 Registros de Atención de Usuarios 2 0 x Se conservas 2 años en el Archivo de Gestión, cumplido el tiempo de retención eliminar porque el reporte se consolida en el informe de Gestión.

Estadística de quejas (Excel)

100-33.2 Registros de Citas para Declaraciones 2 0 x Se conservas 2 años en el Archivo de Gestión, cumplido el tiempo de retención eliminar porque el reporte se consolida en el informe de Gestión.

Citas declaraciones (Excel)








100-33.3 Registros de Eventos Institucionales 1 5 x Se conservas 1 años en el Archivo de Gestión y 5 en el Archivo Central, cumplido el tiempo de retención eliminar porque el reporte se consolida en el informe de Gestión.

ComunicacionesListados de asistenciaRegistro fotográfico

100-33.4 Registros de Asistencia a Programas de Capacitación a la Comunidad 1 5 x x Se conservas 1 años en el Archivo de Gestión y 5 en el Archivo Central, cumplido el tiempo de retención

eliminar porque el reporte se consolida en el informe de Gestión.Listados de asistencia o certificados de permanencia Actas de campo

100-35 SEGUIMIENTOS

100-35.3 Seguimientos a Derechos de Petición 1 10 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Teniendo en cuenta que si la entidad no cumple el derecho de petición se realiza la función preventiva lo cual puede originar acciones disciplinarias que prescriben a los 5 años. Art 118 de la constitución Ley 262 de 2000. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total.

Derecho de petición Comunicación se seguimiento Notificación peticionario

GUARDA Y PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS

100-01 ACTAS










100-01.3 Actas de Visitas de Campo 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central. Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución, en cuanto al cumplimiento de la verificación del cumplimiento de los Derechos Humanos. Su conservación total se regula en el Acuerdo 004 de 2015 AGN, por contener información de derechos humanos

SolicitudActas de campoPeticiones y respuestasInformes

100-01.9 Actas Mesa de Victimas 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Esta subserie refleja las actuaciones administrativas de la institución y las decisiones que se tomen al interior del Comité. Este conjunto de documentos es generado y tramitado por la personería en ejercicio de sus funciones como secretaría técnica de la Mesa de Participación de Victimas. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN y el Acuerdo 004 de 2015 AGN.

ConvocatoriaActa Listado de asistencias

100.06 CONSTANCIAS VIVANTO 1 0 x

Se conservan en el Archivo de Gestión 1 año, cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión eliminar, por perdida de sus valores primarios. El consolidado de las constancias tramitadas se presenta en el informe de gestión y en el momento de requerir nuevamente la constancia se puede consultar el sistema.

SolicitudConstancia

100-11 DECLARACIONES DE VICTIMAS 1 8 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central. Son documentos que garantizan la atención y orientación a las víctimas. Ley 1448 de 2015. Su conservación total se regula en el Acuerdo 004 de 2015 AGN, esta última por contener información sobre la atención de derechos








humanos.Formato único de declaración para la solicitud de inscripción en el registro único de víctimasAnexosSubsanaciones Soporte de envío

100-13DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS O DENUNCIAS

1 10 x

Son documentos que adquieren valores legales y administrativos. Son el resultado de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias realizadas por la ciudadanía en general según la Ley 1755 del 30 de julio de 2015. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 años en el Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total


100-14 DESPACHOS COMISORIOS 1 5 x

Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 5 años en el Archivo Central. Dentro de las funciones determinadas por la Ley 136 de 1994 se encuentra la de cumplir comisiones otorgadas por parte la Procuraduría General de la Nación al igual que de otras entidades de orden nacional departamental, municipal y nacional. Una vez cumplidas las mismas estos documentos se regresan a la entidad que solicito la comisión. En la Personería reposan copias que podrán ser eliminadas una vez cumplan el tiempo de retención.

Oficio comisorioNotificacionesDeclaracionesVersiones libresRecaudo de pruebasVisita especial








Respuesta al despacho comisorio



Función preventivaComunicaciones se seguimientoRespuesta

100-20 INFORMES


Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la Personería ante los entes de control. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN y el Acuerdo 004 de 2015 AGN, esta última por contener información sobre la atención de derechos humanos.

Informe

100-20.2 Informes de Alertas Tempranas 1 8 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central, Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Su conservación total se regula en el Acuerdo 004 de 2015 AGN, por contener información de derechos humanos.

Informe

100-20.3 Informes de Derechos Humanos 1 8 x

La información producida en esta serie documental corresponde a un conjunto de documentos que evidencian el cumplimiento de las funciones de la Personería en cuanto a la garantía de los derechos humanos de los ciudadanos. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN y el Acuerdo 004 de 2015 AGN, esta última








por contener información sobre la atención de derechos humanos.Informe

100-31 PROGRAMAS

100-31.2 Programas de Personeros Estudiantiles 1 4 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el Archivo Central, cumplido el tiempo de retención eliminar teniendo en cuenta que la vigencia de los personeros estudiantiles es de un año y cada año se debe actualizar el programa.

SolicitudesRespuestasEvidencias acompañamiento de los personeros estudiantiles

100-31.3 Programas de Protección de los Recursos Naturales 1 5 x

Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el Archivo Central, cumplido el tiempo de retención eliminar teniendo en cuenta son documentos que pierden sus valores administrativos a los 5 años, a partir de la finalización de la actuación

Comunicaciones

100-31.4 Programas Escuela de Derechos Humanos 1 8 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central, esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Su conservación total se regula en el Acuerdo 004 de 2015 AGN, por contener información de derechos humanos.

Módulos Listados de asistencia a capacitaciones Comunicaciones








100-32 RECURSOS DE REPOSICIÓN 1 5 x

Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 5 años en el Archivo Central, son documentos que están sujetos a los actos administrativos, conservar totalmente aquellos recursos que están directamente relacionados con los actos administrativos de la Personería, los demás eliminarlos una vez cumplan su tiempo de retención . .

Solicitud del recurso son sus anexosRecurso Decisión del recurso

100-35 SEGUIMIENTOS

100-35.1 Seguimientos a Acciones de Tutela 1 10 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Teniendo en cuenta que si la entidad no cumple la tutela se realiza la función preventiva lo cual puede originar acciones disciplinarias que prescriben a los 5 años. Art 118 de la constitución Ley 262 de 2000. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total.

Fallo de la acción de tutelaRespuestas de seguimientos

100-35.3 Seguimientos a Derechos De Petición 1 10 x


Derecho de petición Comunicación se seguimiento Notificación peticionario








100-36 SOLICITUDES

100-36.2 Solicitudes Formulario Único de Declaración – FUD 2 0 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión, cumplido el tiempo de retención eliminar por perdida de sus valores primarios, teniendo en cuenta que el propósito de esta serie documental es dar respuesta oportuna a las diferentes consultas realizadas por los entes de control, como la defensoría, juzgados y/o los mismos declarantes.

SolicitudControl de entrega FUD

VIGILANCIA DE LA CONDUCTA DEL SERVIDOR PÚBLICO

100-14 DESPACHOS COMISORIOS 1 5 x

Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 5 años en el Archivo Central. Dentro de las funciones determinadas por la Ley 136 de 1994 se encuentra la de cumplir comisiones otorgadas por parte la Procuraduría General de la Nación al igual que de otras entidades de orden nacional departamental, municipal y nacional. Una vez cumplidas las mismas estos documentos se regresan a la entidad que solicito la comisión. En la Personería reposan copias que podrán ser eliminadas una vez cumplan el tiempo de retención.

Oficio comisorio



Firmas: LUZ PIEDAD RUIZ ALVARÁDO ALONSO MONTERO PARDO

Personera Municipal (E) Personero Delegado para la Guarda y Promoción de los Derechos Humanos






NotificacionesDeclaracionesVersiones libresRecaudo de pruebasVisita especial Respuesta al despacho comisorio

100-29 PROCESOS DISCIPLINARIOS

100-29.1 Procesos Disciplinarios Ordinarios 1 8 x

Se transfieren al Archivo Central 1 año después de haber cerrado el caso, se conservan 8 años en el Archivo Central. Son documentos producidos en desarrollo de los procedimientos disciplinarios que cursan en contra de los servidores públicos que hayan infringido el Código Disciplinario Único. Dando cumplimiento a la Ley 200 de 1995 artículo 34, Ley 734 de 2002 artículo 30; son documentos que prescriben a los 5 años pero como sus soportes son pruebas, si se requiere un órgano investigador como la fiscalía podría solicitar el traslado de pruebas al expediente penal, es por esto que su disposición final será conservación total.

Queja, informe del servidor público o de oficioRatificación de la quejaAuto comisorio Auto de apertura de indagación preliminar Notificación Auto asume conocimiento PruebasVisitas especiales Auto archivo indagación preliminarAuto de apertura de investigación disciplinariaAuto de archivo de indagación preliminar








Auto de impedimentoAuto de cargosMemorial de descargosAuto resolviendo sobre pruebas recibidas por el acusado Despachos comisorios Recurso contra el auto que niega pruebaPronunciamiento sobre el recurso Pruebas solicitadas por el acusado Informe evaluativo Fallo de primera instancia Auto de apertura de diligenciasAuto concediendo recursos Auto nombrando apoderado Auto de acumulación Auto de nulidadAuto de expedición de copiasAuto extinción de acción Auto prescripción de la acción Informe secretarial Fallo de segunda instancia Solicitud de revocatoria directaAuto concediendo recursos Auto de desglose exhortos Auto de terminación del proceso








Auto de poder preferenteAuto de remisión

100-29.2 Procesos Disciplinarios Verbales 1 8 x

Se transfieren al Archivo Central 1 año después de haber cerrado el caso, se conservan 8 años en el Archivo Central. Son documentos producidos en desarrollo de los procedimientos disciplinarios que cursan en contra de los servidores públicos que hayan infringido el Código Disciplinario Único. Dando cumplimiento a la Ley 200 de 1995 artículo 34, Ley 734 de 2002 artículo 30; son documentos que prescriben a los 5 años pero como sus soportes son pruebas, si se requiere un órgano investigador como la fiscalía podría solicitar el traslado de pruebas al expediente penal, es por esto que su disposición final será conservación total.

Informe, queja o de oficioAuto de citación audiencia Citación audiencia Notificación AudienciaSolicitud de pruebasNotificada en estrados Recursos Alegatos de conclusión Fallo SustentaciónNotificación Decreto de pruebaAlegatos de conclusión Fallo de 2da instancia








100-35 SEGUIMIENTOS

100-35.3 Seguimientos a Derechos de Petición 1 10 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Teniendo en cuenta que si la entidad no cumple el derecho de petición se realiza la función preventiva lo cual puede originar acciones disciplinarias que prescriben a los 5 años. Art 118 de la constitución Ley 262 de 2000. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total

Solicitud Respuesta Notificación de respuesta

PROTECCIÓN DEL INTERÉS PÚBLICO

100-08 CONTRATOS

100-08.1 Contratos de Mínima Cuantía 1 19 x

Son documentos que adquieren valores administrativos, legales, fiscales y contables. Dando cumplimiento a la Ley 80 de 1993 las prescripciones por razones de responsabilidad contractual se cumplen a los 20 años. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central, cumplidos los 20 años se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 10% anual para su conservación total.

Certificado de disponibilidad presupuestal Estudios previosInvitación



Firmas: LUZ PIEDAD RUIZ ALVARÁDO JOHN FREDY CARDONA GALVEZ

Personera Municipal (E) Profesional Universitario






Publicación SECOPActa de recibo propuestas presentadas para el proceso de invitación públicaPropuesta y soportes Acta de apertura para el proceso de invitación públicaEvaluación de la propuestaAceptación de la oferta (adjudicación de contrato)Acta de inicio Publicación SECOPRegistro Presupuestal – RPAsignación de supervisor Nota de causación EgresoCertificación bancaria Orden de pago FacturaInforme supervisión Informe contratistaActa de liquidación Publicación SECOP

100-08.2 Contratos de Prestación de Servicios 1 19 xSon documentos que adquieren valores administrativos, legales, fiscales y contables. Dando cumplimiento a la Ley 80 de 1993 las prescripciones por razones de responsabilidad contractual se cumplen a los 20 años. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central, cumplidos los 20








años se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 10% anual para su conservación total

Certificado de disponibilidad presupuestalEstudios previos, justificación de las necesidades de contratación Constancia de cumplimiento de perfil Formato Único de Hoja de VidaDocumento de identidadTarjeta profesionalLibreta militarRUTCertificado de antecedentes Contraloría General de la RepúblicaCertificado de antecedentes Procuraduría General de la Nación Certificado de antecedentes y requerimientos judicialesCertificado del Sistema de Registro Nacional Multas Correctivas RNMCCertificado de afiliación EPSCertificado de afiliación ARLCertificado de afiliación Pensión Comprobante de pago de seguridad social Declaración juramentada de bienes y rentasCertificado de cuenta bancaria Hoja de vida








Certificados académicosCertificados laboralesRegistro Presupuestal – RP Contrato de prestación de serviciosActa de inicioAsignación del supervisorPublicación en el SECOP Nota de Causación Egreso Orden de pagoCuenta de cobro Informe supervisión de ejecución contractualInforme de ejecución contractual Pago de la seguridad social Acta de liquidación Publicación SECOP

100-13DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS O DENUNCIAS

1 10 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Teniendo en cuenta que si la entidad no cumple el derecho de petición se realiza la función preventiva lo cual puede originar acciones disciplinarias que prescriben a los 5 años. Art 118 de la constitución Ley 262 de 2000. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total











Función preventivaComunicaciones se seguimientoRespuesta

100-20 INFORMES


Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la Personería ante los entes de control. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN y el Acuerdo 004 de 2015 AGN, esta última por contener información sobre la atención de derechos humanos.

SolicitudesInforme

100-21 INSCRIPCIÓN DE VEEDURÍAS CIUDADANAS 1 18 x

Son documentos producidos como resultado y evidencia de la inscripción de las veedurías ciudadanas en el municipio, las cuales permiten velar por la protección de los derechos individuales o colectivos de los ciudadanos. Se conservan en el Archivo de Gestión 1 año y 18 años en el Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención se selecciona una muestra aleatoria del 10% para su conservación total.

Resolución por medio de la cual se inscribe el acta de constitución de veeduría ciudadana Acta de constitución de la veeduría ciudadana Documentos de identificación SolicitudesRespuestas








Notificaciones

100-35 SEGUIMIENTOS

100-35.1 Seguimientos a Acciones de Tutela 1 10 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Teniendo en cuenta que si la entidad no cumple con la tutela se realiza la función preventiva lo cual puede originar acciones disciplinarias que prescriben a los 5 años. Art 118 de la constitución Ley 262 de 2000. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total.

Fallo de la acción de tutelaRespuestas de seguimientosNotificación peticionarioIncidente de desacato por incumplimiento al fallo

100-35.2 Seguimientos a Casos de Violencia Contra La Mujer 1 8 x


Funciones preventivasSeguimientos Requerimientos, solicitudesRespuestas

100-35.3 Seguimientos a Derechos De Petición 1 10 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Teniendo en cuenta que si la entidad no cumple el derecho de petición se realiza la función preventiva lo cual puede originar acciones disciplinarias que prescriben a los 5 años. Art 118 de la constitución Ley 262 de 2000. Cumplido el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del








5% anual para su conservación total.PQRSD Comunicación se seguimiento Notificación peticionario

100-36 SOLICITUDES

100-36.1 Solicitudes de Tutelas para el Ciudadano 1 5 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 5 años en el Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por pedida de valores primarios, teniendo en cuenta que son copias de las tutelas que se le orientan al ciudadano y el reporte se consolida en el informe de Gestión.

SolicitudTutela

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

100-01 ACTAS

100-01.8 Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública 1 8 x


ConvocatoriaActaListado de asistencia

100-02 CIERRE FISCAL 1 14 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 14 en el Archivo Central. Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 Articulo 28).



Firmas: LUZ PIEDAD RUIZ ALVARÁDO LILIAN ISABELLA FRANCO DONNEYS

Personera Municipal (E) Personera Delegada para la Contratación Estatal, Servicios Públicos Domiciliarios y Defensa del Interés General






Acta Ejecuciones de ingresos y gastos Compromiso presupuestal Reservas presupuestalesRelación de cuentas por pagarEstado de tesoreríaActo administrativo que constituye la reserva de caja Acto administrativo del reconocimiento del SUPERAVIT O déficit fiscal Balance

100-04 CONCILIACIONES BANCARIAS 1 14 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 14 en el Archivo Central. Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 Articulo 28).

Conciliación Extracto bancario

100-07 CONTABILIZACIÓN MENSUAL 1 14 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 14 en el Archivo Central. Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 Articulo 28). Teniendo en cuenta que son documentos que se orden consecutivamente y son muy pocos al mes, se hace necesario conservarlos juntos. Además porque los entes de control solicitan el expediente de todos los pagos ejecutados en el mes.

Certificado de disponibilidad presupuestal CDP

Registro Presupuestal –RP








Ordenes de gagoComprobante de egresoTransacción electrónica que soporta el pago Soportes (facturas o cuentas de cobro, planillas de aporte, resoluciones, solicitud de viáticos)

100-09 CONTROL DE REGISTROS DE BACKUPS 3 7 xSe conservan 3 años en el Archivo de Gestión y 7 años en el Archivo Central. Esta serie es de conservación total porque reflejan las actuaciones administrativas de la Personería, evidencian la información producida por la entidad. Se conservan en discos duros externos.

Copia de seguridad

100-12 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

100-12.1 Declaraciones de Retención en la Fuente 1 14 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 14 en el Archivo Central. Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 Articulo 28).

Formulario Declaración PagoRUT

100-15 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 1 14 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 14 en el Archivo Central. Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 Articulo 28).

Informe de ejecución presupuestal de gastos e ingresos








100-16 ESTADOS FINANCIEROS 1 14 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 14 en el Archivo Central. Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 Articulo 28).

Balance general Notas a los estados financieros Estado de resultadosEstado de cambio en el patrimonio

100-19 HOJAS DE VIDA EQUIPOS DE COMPUTO 1 5 xSe transfiere al Archivo Central 1 año después de concluir la tramitación de autorización de baja del equipo, se conservan 5 años en el Archivo Central. Son documentos que pierden valores administrativos. Una vez cumplan el tiempo en el Archivo Central se eliminan.

Hoja de vida equipos de computo Bitácora

100-23 INVENTARIOS

100-23.1 Inventarios de Activos Fijos 1 10 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Se conservan permanentemente por ser documentos que evidencian la gestión administrativa de la Personería y sirven como referente histórico de los bienes que ha tenido la entidad

Hoja de vida de cada dependenciaRelación inventarioActa de donación

100-23.2 Inventario de Consumo 1 10 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central. Se conservan permanentemente por ser documentos que evidencian la gestión administrativa de la Personería y sirven como referente histórico de los bienes que ha tenido la entidad








Inventario Solicitud de elementos de consumo Entradas a almacén Salidas de almacén

100-24 LIBROS CONTABLES 1 14 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 14 en el Archivo Central. Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 Articulo 28).

Libro diarioLibro mayor y balance

100-26 NÓMINA 2 98 x

Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión y 98 en el Archivo Central, son documentos los que soportan y validan el cumplimiento de los deberes y la garantía de los derechos trabajadores, en cuento al pago obligatorio por parte de la Personería de salud y pensión. cumplidos el tiempo de retención se aplica una selección cualitativa o cuantitativa, se seleccionará una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación total

Nómina

100-27 PLANES

100-27.5 Planes de Adquisiciones y Compras 1 8 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Su producción está reglamentada por el Decreto 1510 de 2013., por el cual se reglamente el Sistema de Compras y Contratación Pública. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Plan








GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

100-01 ACTAS

100-01.5 Actas del Comité de Convivencia Laboral 1 8 x



100-01-6 Actas del Comité de Ética 1 8 x




Firmas: LUZ PIEDAD RUIZ ALVARÁDO CAROLINA TORRES MARULANDA

Personera Municipal (E) Directora Administrativa y Financiera







100-18 HISTORIAS LABORALES 2 98 x

Se transfieren al Archivo Central 2 años después de desvinculado el funcionario de la entidad, se transfieren al Archivo Central para ser conservadas por 98 años, cumplido el tiempo de retención seleccionar el 5% aquellas historias laborales que aportes valores secundarios para la entidad, como la representatividad o el impacto que haya generado algún funcionario para la Personería o el municipio.

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajoOficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajoOficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajoDocumentos de identificaciónHoja de Vida de la Función PúblicaDeclaración Juramentada de Bienes y RentasTarjeta profesionalFotocopia de la Libreta Militar (Si aplica)Certificados de estudioCertificados laboralesCertificados de antecedentes fiscalesCertificados de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes judicialesExamen Médico LaboralActa de Posesión - encargo y/o








nombramiento.Certificado de Afiliación a SaludCertificado de Afiliación a PensiónCertificado de Afiliación a CesantiasActos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias,comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carreraAdministrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.Evaluación de desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad

100-20 INFORMES


Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la Personería ante los entes de control sobre. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN y el Acuerdo 004 de 2015 AGN, esta última por contener información sobre la atención de derechos humanos.

Informe

100-25 MANUALES

100-25.1 Manuales de Funciones 1 5 x Se transfieren al Archivo Central un año después de actualizado el manual, se conservan 5 años en el Archivo Central. Son documentos que reflejan históricamente las funciones, requisitos y competencias








para los empleados de planta de la Personería. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN

Manual

100-27 PLANES

100-27.2 Plan Institucional de Capacitación 1 9 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 9 en el Archivo Central, cumplido el tiempo de retención conservar totalmente, son documentos que evidencian el cumplimiento de la Resolución 100.39.45 del 13 abril de 2018 Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Plan

100-27.7 Planes de Bienestar Social e Incentivos 1 9 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 9 en el Archivo Central, cumplido el tiempo de retención conservar totalmente, son documentos que evidencian el cumplimiento de la Resolución 100.39.45 del 13 abril de 2018. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Plan

100-27.8Planes de Trabajo Anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG - SST

1 19 xSe conservan 1 años en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central, en concordancia con el Decreto 1072 de 2015 Artículo2.2.4.6.13. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

ManualReglamento de Higiene y Seguridad Industrial Política de Seguridad y Salud en el Trabajo Acta de nombramiento del VIGIA en SGSST

100-31 PROGRAMAS

100-31.1 Programas de Inducción y Reinducción 1 8 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 9 en el Archivo Central, cumplido el tiempo de retención conservar totalmente, son documentos que evidencian el cumplimiento de la Resolución 100.39.45 del 13 abril de 2018. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.








Programa Manual de inducción Acta de inducción o reinducción

100-34 RESOLUCIONES 1 8 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central. Esta serie refleja las actuaciones administrativas y las decisiones tomadas dentro de la Personería. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Resolución

GESTIÓN DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES OFICIALES

100-01 ACTAS

100-01.1 Actas de Eliminación de Documentos 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Esta subserie refleja las actuaciones administrativas de la institución y las decisiones que se tomen en tormo al cumplimiento de los señalado en el Acuerdo 004 de 2013 - AGN. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Acta de eliminación de documentosÚnico de Inventario Documental

100-01.7 Actas del Comité Interno de Archivo 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Esta subserie refleja las actuaciones administrativas de la institución y las decisiones que se tomen al interior del Comité. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

ConvocatoriaActas



Firmas: LUZ PIEDAD RUIZ ALVARÁDO CAROLINA TORRES MARULANDA

Personera Municipal (E) Directora Administrativa y Financiera






Listado de asistencia

100-03 CIRCULARES 1 10 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 años en el Archivo Central Las circulares producidas por la institución adquieren valores secundarios porque evidencian en el tiempo las actuaciones administrativas, los cambios, políticas y asuntos de interés general que ha tenido la Personería.

Circular

100-05 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES

100-05.1 Consecutivos Comunicaciones Enviadas 1 5 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 5 en el Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por perdida de valores primarios, la información de cada año reposa en el software de radicación.

Reporte del software

100-05.2 Consecutivos Comunicaciones Recibidas 1 5 xSe conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 5 en el Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por perdida de valores primarios, la información de cada año reposa en el software de radicación.

Reporte del Software

100-22 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

100-22.1 Inventarios Documentales de Archivo Central 1 10 x

Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 10 años en el Archivo Central. Esta documentación aporta valores secundarios para la Personería porque permiten identificar históricamente la producción documental de la entidad.

Inventario Documental 100-22.2 Inventarios Documentales de Archivo de 2 0 x El inventario documental en cada dependencia deber ser elaborado tanto por cada funcionario o








Gestión contratista, dando cumplimiento a los lineamientos de la Ley 594 de 2000 Artículo 15 y el Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.2.4. Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión, se deben conservan permanentemente en este archivo, debido a que debe permanecer actualizado.

Inventario Documental

100-22.3 Programas de Gestión Documental 1 10 x

Se transfiere al Archivo Central 1 año después de haberse actualizado, se conserva 10 años en el Archivo Central. Es un instrumento archivístico que formula y documental a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Manual InstructivosFormatos

100-22.4 Plan Institucional de Archivos 1 10 x

Se transfiere al Archivo Central 1 año después de haberse actualizado, se conserva 10 años en el Archivo Central. Es un instrumento archivístico que le permite a la Personería la planeación de la Gestión Documental, la cual se garantiza mediante la articulación con los planes y proyectos estratégicos que cuente la entidad. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN

Plan

100-22.5 Tablas De Retención Documental 1 10 x

Se transfiere al Archivo Central 1 año después de haberse actualizado, se conserva 10 años en el Archivo Central. Es un instrumento archivístico que permite identificar las series, subiseries y tipos documentales generadas por cada unidad administrativa y su ciclo vital, su conservación total garantizará la trazabilidad e historia de la producción documental en la entidad. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Tablas de retención documentalCuadro de Clasificación Documental Acto administrativo de adopción








Informe de aplicación y seguimientoDocumentos de formalizan la convalidación Comunicaciones Actualizaciones

100-28 PLANES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

100-28.1 Planes de Transferencias Primarias 1 10 xSe conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 10 años en el Archivo Central. Es un instrumento archivístico que regula el procedimiento técnico y metodológico para realizar las transferencias documentales. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Plan de transferenciasCronograma de transferenciasActa de transferencias documentalesInventario Documental de transferencias primarias.








CONTROL Y EVALUACIÓN100-01 ACTAS

100-01.3 Actas de Visitas de Campo 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central. Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución, en cuanto al cumplimiento de la verificación del cumplimiento de los Derechos Humanos. Su conservación total se regula en el Acuerdo 004 de 2015 AGN, por contener información de derechos humanos.

SolicitudActas de campoPeticionesRespuestasInformes

100-01.4 Actas del Comité de Control Interno 1 8 x


Convocatoria ActasListado de asistencia










100-25 MANUALES

100-25.2 Manuales de Procesos y Procedimientos 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Esta subserie refleja las actuaciones administrativas de la institución en cuanto a que refleja la descripción de las actividades que se desarrollan en las dependencias, acorde a las funciones asignadas. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Manual 100-27 PLANES

100-27.6 Planes de Auditoria 1 8 x

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central. Esta subserie refleja las actuaciones administrativas de la institución en cuanto a que evidencian las actividades que realiza la entidad frente a los resultados de las auditorías. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN.

Cronograma de auditoríaPlan de auditoríaEncuestasComunicacionesPlan de mejoramientoInforme de auditoría





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personeriatulua.gov.co · Web viewTablas de Retención Documental Personería de Tuluá. Código: 100. Versión: 03. Fecha de Aprobación: 26 de marzo de 2018. ENTIDAD PRODUCTORA: