mosmetod.ru€¦ · Web view2014/05/30 · В состав Проектного офиса ДИТ входят сотрудники ДИТ и сотрудники от ГК "Проектная

Правительство Москвы Департамент образования города Москвы

Распоряжениеот 30 мая 2014 года № 115р

О мерах по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных образовательных

организаций и иных учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы

В целях повышения качества ведения финансово-хозяйственной деятельности в государственных образовательных организациях и иных учреждениях, подведомственных Департаменту образования города Москвы (далее - организации):

1. Создать Рабочую группу по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее - Рабочая группа).

2. Утвердить:

2.1. Состав Рабочей группы (приложение 1 ).

2.2. План мероприятий ("дорожная карта") по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее - План мероприятий) (приложение 2 ).

2.3. Устав проекта "Работы по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы средствами Универсальной Автоматизированной облачной системы обеспечения финансово-хозяйственной деятельности" (приложение 3 ).

2.4. Регламент информационного взаимодействия участников работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы, средствами Универсальной Автоматизированной облачной системы обеспечения финансово-хозяйственной деятельности (далее - УАОСОФД) (приложение 4 ).

3. Начальникам окружных управлений образования Департамента образования города Москвы:

3.1. В срок до 7 июня 2014 г. назначить ответственных за обеспечение автоматизации финансово-хозяйственной деятельности в организациях, расположенных на территории соответствующего административного округа города Москвы (далее - организации).

3.2. Осуществлять контроль за мерами по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности в организациях в соответствии с Планом мероприятий.

4. Руководителям организаций:

4.1. В срок до 10 июня 2014 г. назначить ответственных за обеспечение автоматизации финансово-хозяйственной деятельности в организации.

4.2. Обеспечить доступ членов Рабочей группы и представителей подрядной организации, действующей на основании государственного контракта от 21 мая 2014 г. № ГК 6401/14-1831 на выполнение работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования г. Москвы, средствами УАОСОФД к бухгалтерским и зарплатно-кадровым системам организации в целях переноса данных при автоматизации финансово- хозяйственной деятельности.

4.3. Обеспечить выполнение работ по автоматизации финансовохозяйственной деятельности организации и введение внедренных модулей системы УАОСОФД в промышленную эксплуатацию в организациях в соответствии с Планом мероприятий.

5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить па заместителя руководителя Департамента образования города Москвы Яковлева О.И.

Руководитель Департаментаобразования города МосквыИ.И. Калина

Приложение 1

к распоряжению Департамента образования города Москвы

от 30.05.2014 г. № 115р

Состав Рабочей группы по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных

образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных Департаменту образования города

Москвы

Председатель Рабочей группы:Яковлев Олег Иванович

-заместитель руководителя Департамента образования города Москвы

Заместители Председателя Рабочей группы:

Муратов Александр Владимирович

-директор Государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы "Московский центр технологической модернизации образования"

Кузнецов Кирилл Игоревич

-заместитель начальника Управления отраслевых проектов Департамента информационных технологий города Москвы (по согласованию)

Члены Рабочей группы:Попович Виктор Александрович

-заместитель начальника Управления экономического анализа, бюджетного процесса и правового обеспечения Департамента образования города Москвы

Добряков Александр Анатольевич

-заместитель начальника Управления Комплексного сопровождения госпрограмм и инновационных технологий в образовании Департамента образования города Москвы

Щегольцов Алексей Александрович

- заместитель директора Государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы "Московский центр технологической модернизации образования"

Гапаров Эдуард Олегович

-ведущий специалист Управления отраслевых проектов Департамента информационных технологий города Москвы (по согласованию)

Ершов Роман Федорович

- начальник Сектора внедрения информационных систем в образовании Государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы "Московский центр технологической модернизации образования"

Слесаренко Марина Игоревна

- заместитель директора, Общество с Ограниченной ответственностью "Научно-производственный центр "1C" (по согласованию)

Колиух Александр Викторович

- руководитель направления, Общество с ограниченной ответственностью "Научно-производственный центр "1C" (по согласованию)


к распоряжению Департамента

образования города Москвы

от 30.05.2014 г. № 115р

План мероприятий ("дорожная карта") по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных


Москвы

В целях автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы (далее - организации), в рамках выполнения работ по государственному контракту от 21 мая 2014 г. № ГК 6401/14-1831 на выполнение работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования г. Москвы, средствами Универсальной Автоматизированной облачной системы обеспечения финансово-хозяйственной деятельности (далее - УАОСОФД) утвердить настоящий План мероприятий ("дорожная карта") по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций.

I. Общее описание "дорожной карты"

1. Целями реализации Плана мероприятий ("дорожной карты") по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций средствами УАОСОФД являются:

- повышение качества ведения финансово-хозяйственной деятельности в организациях;

- формирование единых подходов ведения бухгалтерского учета и управленческой отчетности в организациях;

- автоматизация финансово-хозяйственной деятельности организаций;

- интеграция бухгалтерского учета и отчетности организаций с общегородскими информационными системами (ИС РНиП, АСУ ГФ и т.п.).

2. Для реализации указанных целей планируется провести автоматизацию процессов финансово-хозяйственной деятельности организаций путем решения следующих ключевых задач:

- осуществить организационную и техническую подготовку организаций к внедрению УАОСОФД;

- осуществить внедрение УАОСОФД в организациях;

- осуществить организационно-методическое сопровождение системы ведения бухгалтерского учета и отчетности.

3. Для достижения указанных проектных целей и задач предусмотрено проведение следующих мероприятий:

- подготовительные мероприятия;

- внедрение УАОСОФД в организациях;

- организационно-методическое сопровождение.

4. Реализация Плана мероприятий ("дорожной карты") по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций средствами УАОСОФД позволит достичь целевых показателей (индикаторов):

№ Наименование показателя

Текущее значение на 01.05.2014

Плановое значениена

31.12.2014

на

28.02.2015

на

31.05.2015

на

31.08.2015

на

31.12.2015

1.

Количество организаций, подключенных и работающих в УАОСОФД

0 270 450 650 850 1000

2.

Доля организаций, формирующих оперативную и управленческую отчетность в УАОСОФД

0% 27% 45% 65% 85% 100%

3.

Время на сбор и консолидацию бухгалтерской отчетности в образовательных организациях, подключенных к УАОСОФД

- 1 день

II. План мероприятий по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных


Москвы

№ п/п Мероприятие Результат Срок Вид документа Ответственный

исполнитель1 2 3 4 5 6

1. Подготовительные мероприятия

1.1. Создание Рабочей группы

Созданная Рабочая группа

2 июня 2014

Распоряжение Департамента образования города Москвы

Департамент образования города Москвы. Департамент информационных технологий города Москвы

1.2.

Разработка и утверждение рас поряжен и я Департамента образования города Москвы о мерах по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций

Утвержденное распоряжение Департамента образования города Москвы о мерах по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций

2 июня 2014

Распоряжение Департамента образования города Москвы

Департамент образования города Москвы

1.3. Разработка Устава проекта

Утвержденный Устав проекта

2 июня 2014 Устав проекта

Департамент образования города Москвы, Департамент информационных технологий города Москвы, ООО "Научнопроизводственный центр "1C"

1.4.

Разработка Регламента информационного взаимодействия

Утвержденный Регламент информационного взаимодействия

2 июня 2014

Регламент информационного взаимодействия

Департамент образования города Москвы, Департамент информационных технологий города Москвы, ООО "Научно- производственный центр "1C"

1.5. Создание Запущен июнь Департамент

Информационного портала проекта

Информационный портал проекта 2014

информационных технологий города Москвы, ООО "Научно-производственный центр "1C"

1.6.

Проведение установочных совещаний, планирование работ по внедрению

Утвержденный детальный план- график работ

июнь 2014 План-график работ

Департамент образования города Москвы. Департамент информационных технологий города Москвы, ООО "Научнопроизводственный центр "1C"

1.7.

Обследование бухгалтерских систем организаций

Собраны данные об объектах внедрения

июнь 2014

Отчет о проведенном обследовании


1.8.

Разработка учебных курсов (включая разработку программ обучения пользователей)

Разработанные учебные курсы по ключевым модулям УАОСОФД

июнь 2014

Департамент информационных технологий города Москвы, ООО "Научно-производственный центр "1C"

1.9.

Разработка инструкции по работе в УАОСОФД

Разработанная инструкция по работе в УАОСОФД

июнь 2014 - июль 2014

Инструкция по работе в УАОСОФД


2. Внедрение УАОСОФД в организациях2.1. Первый этап внедрения УАОСОФД. Первая очередь (270 организаций)

2.1.1.

Внедрение в организациях модуля УАОСОФД "Бухгалтерский учет"

Модуль УАОСОФД "Бухгалтерский учет" внедрен в организациях

июль 2014 - ноябрь 2014

Локальные технические акты


2.1.2.

Внедрение в организациях модуля

Модуль УАОСОФД "Зарплата и кадры" внедрен в организациях

июль 2014 - ноябрь


Департамент информационных технологий города

УАОСОФД "Зарплата и кадры"

2014Москвы. ООО "Научно-производственный центр "1C"

2.1.3.

Перенос данных из локальных бухгалтерских систем организаций во внедренный модуль УАОСОФД

Данные организаций загружены в УАОСОФД, обеспечена техническая возможность работы организации в УАОСОФД

июль 2014 - ноябрь 2014


2.1.4. Аудит внедрения

Заключение о соответствии выполненных работ техническому заданию государственного контракта

декабрь 2014

Заключение о

проведенном

аудите


2.2. Первый этап внедрения УАОСОФД. Вторая очередь (180 организаций)

2.2.1.

Настройка функционала УАОСОФД в соответствии с утвержденной Департаментом образования города Москвы единой учетной политикой финансово-хозяйственной деятельности

Функциональность системы УАОСОФД приведена в соответствие с утвержденной Департаментом образования города Москвы единой учетной политикой

январь 2015 - февраль 2015


2.2.2.






2.2.3.

Внедрение в организациях модуля УАОСОФД "Зарплата и кадры"





2.2.4.

Перенос данных из локальных бухгалтерских

Данные организаций загружены в УАОСОФД. обеспечена техническая

январь 2015 - феврал

Департамент информационных технологий города

систем организаций во внедренный модуль УАОСОФД

возможность работы организации в УАОСОФД

ь 2015Москвы, ООО "Научно-производственный центр "1C"


Заключение о соответствии выполненных работ ТЗ государственного контракта

март 2015

Заключение о

проведенном

аудите


2.3. Второй этап внедрения УАОСОФД (550 организаций)

2.3.1.



март 2015 - ноябрь 2015



2.3.2.

Внедрение в организациях модуля УАОСОФД "Зарплата и кадры"





2.3.3.

Перенос данных из локальных бухгалтерских систем организаций во внедренный модуль УАОСОФД

Данные организаций загружены в УАОСОФД, обеспечена техническая возможность работы организации в УАОСОФД




Заключение о соответствии выполненных работ ТЗ государственного контракта

декабрь 2015

Заключение о проведенном аудите


3. Организационно-методическое сопровождение3.1. Разработка единой

учетной политики ведения финансово-хозяйственной деятельности

Утвержденная единая учетная политика ведения финансовохозяйственной деятельности организаций

июнь 2014 - декабрь 2014

Единая учетная политика ведения финансовохозяйственной деятельности организаций

Департамент образования города Москвы

организаций

3.2.Разработка Методики выполнения работ

Разработанная Методика выполнения работ по внедрению

июнь 2014 - июль 2014

Методика выполнения работ по внедрению


3.3.

Формирование и ведение реестра перспективных доработок

1. Сформирован и функционирует методический совет;

2. Создан и поддерживается в актуальном состоянии реестр перспективных доработок


Департамент образования города Москвы, Департамент информационных технологий города Москвы, ООО "Научно- производственный центр "1C"

3.4.

Организация обучения пользователей работе с УАОСОФД

Обучение пользователей работе с УАОСОФД проведено в соответствии с разработанным планом -графиком проведения обучения пользователей


Департамент образования города Москвы, Департамент информационных технологий города Москвы, ООО "Научнопроизводственный центр "1C"

3.5.

Методическое и техническое сопровождение внедрения

Методическая поддержка внедрения



3.6. Мониторинг внедрения Отчеты о внедрении

Июнь 2014 - декабрь 2015

Департамент образования города Москвы, Департамент информационных технологий города Москвы, ООО "Научно-производственный центр "1C"


к распоряжению Департамента образования города Москвы

от 30.05.2014 г. № 115р

Устав проекта

"Работы по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных

Департаменту образования г. Москвы средствами Универсальной Автоматизированной облачной системы обеспечения финансово-хозяйственной деятельности"

Термины и определения.

Табл. 1 Термины и определения

№Термин (в алфавитном порядке)

Пояснение

1.Аудитор проекта (Технологический эксперт)

Участник Проекта, обеспечивающий внутренний контроль хода реализации Проекта путем аудита результатов проекта, как на этапе выполнения, так и после завершения работ в учреждении образования.

2.Группа реализации проекта

Совокупность рабочих групп сторон, созданных для реализации проекта.

3. Государственный заказчик

Сторона по Государственному контракту, выступающая заказчиком услуг, работ (ДИТ)

4. ДИТ Департамент информационных технологий г. Москвы, Государственный заказчик.

5. ДОгМ Департамент образования города Москвы, Функциональный заказчик.

6. ДепФин Департамент финансов города Москвы

7. Исполнитель Сторона по Государственному контракту, выступающая Исполнителем и оказывающая Заказчику услуги, работ.

8. Область данныхИнформационное пространство в базе данных системы УАОСОФД, создаваемое для изолированного хранения данных конкретного юридического лица (учреждения).

9. ПроектРаботы по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту' образования г. Москвы средствами УАОСОФД.

10.Проектный офис ДИТ

Коллегиальный орган управления проектом, обеспечивавший поддержку процессов управления проектом на стороне Государственного заказчика и Исполнителя. В состав Проектного офиса ДИТ входят сотрудники ДИТ и сотрудники от ГК "Проектная практика".

11.Рабочая группа Основная рабочая группа одной стороны, объединяющая всех участников проекта этой стороны с целью организации

и выполнения проекта.12.СДО Система дистанционного обучения13.Сторона Одна из сторон по Государственному контракту.

14.ГБОУ "ТемоЦентр" (ТемоЦентр)

Московский центр технологической модернизации образования, - Государственное бюджетное образовательное учреждение ГБОУ "Темо-Центр". Выполняет функции проектного офиса на стороне Функционального заказчика.

15.ТЗ Техническое задание.

16.Традиционная система

Информационная система, используемая учреждением для автоматизации процесса кадрового, зарплатного и бухгалтерского учета до начала проекта. Данная система выступает источником информации для системы УАОСОФД. '

17.УчреждениеОбразовательная организация, подведомственная Департаменту образования г. Москвы и получающая услугу в рамках данного проекта.

18.Функциональный блок

Набор подсистем системы УАОСОФД, объединенных по направлениям деятельности. В рамках данного Устава описываются два функциональных блока "Бухгалтерский учет" и "Зарплата и кадры".

19.УАОСОФД

Универсальная автоматизированная облачная система обеспечения финансовой деятельности организаций и учреждений бюджетной сферы города Москвы. Решение, средствами которого осуществляется автоматизация кадрового, зарплатного и бухгалтерского учета учреждений в рамках данного проекта.

20.Функциональный заказчик

Организация, в интересах которой проводятся работы (ДОгМ)

21.HPSM

Информационная система для подачи и обработки обращений пользователей. Используется для регистрации обращений, возникающих на основе проблем или задач, возникающих у пользователей или иных участников при работе с системой УАОСОФД.

1. Общие сведения

1.1. Сведения о Проекте

Табл. 2 Сведения о Проекте

№ Параметр проекта Подробная информация

1. Полное названиеРаботы по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования г. Москвы средствами УАОСОФД.

2. Краткое название Тираж облачной бухгалтерии в ДОгМ.

3. Государственный заказчик

Департамент информационных технологий города Москвы (ДИТ)

4. Функциональный заказчик Департамент образования города Москвы (ДОгМ)

5.Исполнитель по Государственному Контракту

"Фирма "1C"

6.Другие заинтересованные стороны

- Окружные управления и дирекции образования города Москвы

- Образовательные организации города Москвы, подведомственные Департаменту образования города Москвы

- Московский центр технологической модернизации образования, - ГБОУ "ТемоЦентр"

1.2. Назначение и область применения документа

1.2.1. Общие положения

Настоящий Устав определяет основные цели и задачи проекта "Работы по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования г. Москвы средствами УАОСОФД", результаты и этапы его реализации, рамки проекта, организационную структуру, связанные проекты, вехи проекта, целевые индикаторы и ключевые риски проекта.

Устав является основополагающим документом для руководителей проекта на стороне Государственного заказчика, Функционального заказчика. Исполнителя и команды управления проектом при планировании проекта, формировании системы управления проектом, а также при организации работ по достижению целей проекта.

Данный документ является обязательным для использования участниками проекта и учета при осуществлении их деятельности по реализации проекта.

Устав проекта не должен противоречить обязательствам, определяемым договорными документами по проекту.

1.2.2. Порядок ведения Устава проекта и внесения изменений в Устав.

Устав проекта утверждается Государственным Заказчиком, Функциональным Заказчиком и Исполнителем (после подписания государственного контракта на выполнение работ).

За ведение (актуализацию) Устава отвечает Проектный офис Государственного Заказчика.

В Устав проекта по инициативе участников могут вноситься изменения по ходу реализации Проекта. Предложения по изменению устава могут выносить:

1. Представитель Государственного Заказчика.

2. Представитель Функционального Заказчика.

3. Представитель Исполнителя.

Предложения по изменению Устава рассматриваются в рамках деятельности Рабочей группы по управлению проектом и утверждаются Государственным Заказчиком и Функциональным Заказчиком и Исполнителем.

1.3. Нормативная база и основания для запуска проекта

Табл. 3 Нормативная база Проекта

№Реквизиты документов

1.

Государственная программа города Москвы "Информационный город (2012-2016 годы)", мероприятие 12Б0600. Документ утвержден постановлением Правительства Москвы от 09 августа 2011 года № 349-ПП (в редакции постановлений Правительства Москвы от 22.02.12 № 64-ПП и от 20.03.12 № 96-ПП)

2. Федеральный Закон от 29 декабря 2012года № 273-Ф3 "Об образовании в Российской Федерации"

3.Техническое задание на выполнение работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования г. Москвы средствами УАОСОФД.

4.Государственный контракт на выполнение работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования г. Москвы средствами УАОСОФД;

5. Постановление Правительства Москвы о вводе в промышленную эксплуатацию

6.

Распоряжение Департамента образования города Москвы о мерах по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы.

1.4. Документы совместного применения

Табл. 4 Документы совместного применения

№ Параметр проекта Подробная информация

1. Дорожная карта

Укрупненный план мероприятий по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы, утвержденный Департаментом образования города Москвы и согласованная Департаментом информационных технологий города Москвы

2.Регламент информационного взаимодействия

Управленческий документ, используемый в рамках Проекта, детализирующий описание процессов управления Проектом

3.

План проекта на этап "Организационный"

Управленческий документ, отражающий все аспекты работ по проекту (сроки, ответственные, зависимости задач). Документ должен быть согласован представителями Государственного Заказчика, Функционального Заказчика и Исполнителя.

4. План тиражирования

Документ оперативного управления, описывающий порядок внедрения функциональных блоков системы в конкретных учреждениях.

1.5. Сроки реализации проекта

Дата начала проекта: январь 2014 г.Планируемая дата завершения проекта: декабрь 2015 г.Планируемая дата запуска конкурсных процедур апрель 2014 г.Планируемая дата подведения итогов конкурса май 2014 г.Планируемая дата заключения контракта с Исполнителем июнь 2014 г.

Период действия Устава проекта июнь 2014-декабрь 2015 г.

В соответствии с ТЗ работы проводятся в два этапа:

1. Организационный.

2. Тиражирование.

Этап 2 делится на 2 под-этапа:

2.1. Тиражирование, первый под-этап, первая очередь,

2.2. Тиражирование, первый под-этап, вторая очередь,

2.3. Тиражирование, второй под-этап.

Табл. 5 Сроки начала и завершения работ по этапам

№ Этап Начало Окончание

1 Этап №1 "Организационный" 9.06.2014 20.08.20142. Этап 2. "Тиражирование" 31.12.2015 31.12.20152,1

Первый под-этап внедрения УАОСОФД. Первая очередь (270 организаций) июль 2014 декабрь

20142.2

Первый под-этап внедрения УАОСОФД. Вторая очередь (180 организаций)

январь 2015

февраль 2015

2.3

Второй под-этап внедрения УАОСОФД (550 организаций) март 2015 декабрь

2015

2. Общие принципы выполнения работ

Все работы по проекту должны выполняться в строгом соответствии с утвержденным планом-графиком работ и иными регламентирующими документами.

Все договоренности между сторонами должны фиксироваться письменно, результаты совещаний должны оформляться протоколами, подписываемыми ответственными лицами от участвующих сторон.

Любой полученный результат выполнения мероприятия 1, в котором приняли участие две и более стороны, должен всегда фиксироваться документом с подписанием этого документа участниками мероприятия.

Документы, содержащие подпись и печать, должны быть отсканированы.

Все документы должны передаваться в Проектный офис Государственного Заказчика) и храниться там в соответствии с установленным порядком, описанном в Регламенте информационного взаимодействия.

___________________

1 Под мероприятием в данном случае подразумевается формализованный процесс получения результата. В качестве результатов могут выступать разработанные документы, принятые проектные решения и достигнутые договоренности.

3. Цели и задачи проекта

3.1. Цели проекта

1. Повышение качества ведения финансово-хозяйственной деятельности в организациях;

2. Формирование единых подходов ведения бухгалтерского учета и управленческой отчетности в организациях;

3. Автоматизация финансово-хозяйственной деятельности организаций;

4. Интеграция бухгалтерского учета и отчетности организаций с общегородскими информационными системами (ИС РНиП, АСУ ГФ и т.п.).

3.2. Задачи проекта

Для реализации указанных целей планируется провести автоматизацию процессов финансово-хозяйственной деятельности организаций путем решения следующих ключевых задач:

1. Осуществить организационную и техническую подготовку организаций к внедрению УАОСОФД;

2. Осуществить внедрение УАОСОФД в организациях;

3. Осуществить организационно-методическое сопровождение системы ведения бухгалтерского учета и отчетности.

4. Критерии успеха (продукт проекта)

Ключевой критерий успеха - внедрение УАОСОФД в объеме (в количествах учреждений), с функциональностью (функциональные блоки) и сроки, обозначенные в ТЗ и Государственном контракте.

№ Критерий успеха 2014

Март 2015 2015 ИТОГ

О

1.

Подключение в режиме промышленной эксплуатации к Системе не менее N образовательных организаций (количество планируемых подключений определяется ежеквартально)

270 450 730 1 000

2.Обеспечение технической и информационной поддержки пользователей подключенных к Системе не менее чем в N образовательных организациях.

270 450 730 1 000

3.Проведено обучение всех заявленных пользователей (но не менее одного) не менее чем в N образовательных учреждениях.

270 450 730 1 000

4.

Получение от учреждений, подключенных к УАОСОФД, отчетности идентичной той, что получается в традиционных системах в сроки и с качеством не ниже традиционных систем.

270 450 730 1 000

5.Реализация механизма получения сводной аналитической отчетности по процедурам Системы в электронном виде для руководства ДОгМ.

270 450 730 в

6. Обмен данными с АСУ ГФ (уточнить состав данных) 270 450 730 1 000

7. Обмен данными с СРНиП (уточнить состав данных) 270 450 730 1 000

8. Получение из системы необходимой и предусмотренной законодательством отчетности 270 450 730 I 000

5. Связанные проекты

Табл. 6 Связанные проекты

№ Проект Тип/предмет связи/влияния или зависимости от проекта

1.Тиражирование УАОСОФД в других учреждениях

Для внедрения решения могут использоваться одни и те же ресурсы, которые конкурируют за проект

2, Тиражирование ИС Кадры

В учреждениях должны работать 3 модуля:

- Зарплата

- Бухгалтерский учет

- Кадровый учет

3.

Проект реорганизации образовательных учреждений, в которых предполагается переход на УАОСОФД

В 2014 - 2015 гг. проводится реорганизация и объединение образовательных учреждений. Что приводит к изменению места расположения бухгалтерии образовательного учреждения и должно быть учтено при планировании объектов внедрения. Функциональный заказчик предоставляет Исполнителю список реорганизованных образовательных учреждений для выполнения работ по внедрению.

4.

Проекты капитальных ремонтов в образовательных учреждениях

Проведение капитального ремонта в образовательном учреждении может повлиять на график проведения работ по внедрению. Функциональный заказчик предоставляет информацию по планам проведения капитальных ремонтов в образовательных учреждениях.

5. Проект разработки и внедрения единой учетной политики финансово-хозяйственной деятельности государственных образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных

В рамках данного проекта проводится разработка и внедрение единой учетной политики финансово-хозяйственной деятельности государственных образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы. Что приводит к необходимости дополнительной настройки тиражируемой УАОСОФД. Функциональный заказчик предоставляет Исполнителю утвержденную единую учетную политику финансово-хозяйственной деятельности в июле 2014 г.

Департаменту образования города Москвы

6. Допущения и ограничения

1. Исполнитель не имеет обязательств по сопровождению работы пользователей в УАОСОФД по учреждениям, работы по которым полностью завершены и приняты Заказчиком.

2. Исполнитель не имеет обязательств по обязательной сертификации всех пользователей и сертифицирует только тех пользователей, которые выполнили все требования пункта 2.4.18 ТЗ "Сертификация пользователей" в рамках фазы №2.1 "Подготовительная".

3. Исполнитель не несет ответственности за функциональные возможности УАОСОФД и не имеет обязательств по устранению выявленных замечаний, если они не касаются неверных действий самого Исполнителя при выполнении работ в рамках требований Технического задания на выполняемые работы.

4. Функциональный Заказчик предоставляет Исполнителю официально утвержденную единую методологию учета финансово-хозяйственной деятельности, которой будут обязаны руководствоваться все образовательные организации.

5. Функциональный Заказчик предоставляет Исполнителю список реорганизованных образовательных организаций для выполнения работ по внедрен.

7. Показатели

Перечень учреждений, в которых предполагается проводить внедрение, предоставляет Функциональный Заказчик.

1. Список учреждений, предлагаемых к внедрению, предоставляется (уточняется) Функциональным Заказчиком поквартально.

2. Список учреждений, предлагаемых к внедрению, предоставляется Функциональным Заказчиком в адрес Государственного Заказчика не позднее, чем за месяц до плановой даты начала внедрения.

7.1. Целевые показатели

Табл. 7 Целевые показатели Проекта

№ Наименование Текущее Плановое значение

показателязначение на 01.05.2014

на

31.12.2014

на

28.02.2015

на

31.05.2015

на

31.08.2015

на

31.12.2015

1.

Количество организаций, подключенных и работающих в УАОСОФД

0 270 450 650 850 1000

2.

Доля организаций, формирующих оперативную и управленческую отчетность в УАОСОФД

0% 27% 45 65 85 100%

3.

Время на сбор и консолидацию бухгалтерской отчетности в образовательных организациях, подключенных к УАОСОФД

- 1 день

7.2. Контрольные показатели

Табл. 8 Контрольные показатели Проекта

№Наименование Периодичность контроля Контролер

1. Количество подключенных к облаку организаций ежемесячно ДИТ, ДОгМ

2. Количество обученных сотрудников кадровых служб ежемесячно ДИТ, ДОгМ

3. Количество обученных бухгалтеров ежемесячно ДИТ, ДОгМ

4. Количество обученных расчетчиков ежемесячно ДИТ, ДОгМ

5. Количество организаций, использующих в своей работе ЭЦП ежемесячно ДИТ

6. Кол-во платежных поручений, отправляемых электронно (из УАОСОФД в АСУ ГФ), в месяц ежемесячно ДИТ

7. Кол-во выписок, получаемых электронно (из АСУ ГФ в УАОСОФД). в месяц ежемесячно ДИТ

8. Кол-во квитанций, передаваемых электронно (из УАОСОФД в ИС РНиП), в месяц ежемесячно ДИТ

9. Кол-во платежей по компенсации РП, формируемых электронно в УАОСОФД, в квартал ежеквартально ДИТ

8. Поэтапный план, контрольные точки

Табл. 9 Контрольные точки Проекта

№ Этап или событие Плановая дата завершения

1. Объявление конкурса 09.04.20142. Заключение ГК 09.06.20143. Этап 1. "Организационный" 20.08.20144. Этап 2. "Тиражирование" 31.12.2015

5. Первый под-этап внедрения УАОСОФД. Первая очередь (270 организаций) декабрь 2014

6. Первый под-этап внедрения УАОСОФД. Вторая очередь (180 организаций) февраль 2015

7. Второй под-этап внедрения УАОСОФД (550 организаций) декабрь 20158. 270 организаций, подключенных и работающих в УАОСОФД 31.12.2014

9. 27% организаций, формирующих оперативную и управленческую отчетность в УАОСОФД 31.12.2014

10.450 организаций, подключенных и работающих в УАОСОФД 28.02,2015

11.45% организаций, формирующих оперативную и управленческую отчетность в УАОСОФД 28.02.2015

12.650 организаций, подключенных и работающих в УАОСОФД 31.05.2015






Порядок детализации планов работ см в разделе 11.1 Устава.

9. Организационно-ролевая структура

Заинтересованные стороны:

- Департамент информационных технологий города Москвы (ДИТ, Государственный Заказчик),

- Департамент образования города Москвы (ДОгМ, Функциональный Заказчик),

- Окружные управления и дирекции образования г. Москвы,

- Образовательные организации,

- Московский центр технологической модернизации образования ГБОУ "ТемоЦентр",

- Подрядные организации ДИТ (ОАО "Электронная Москва" и др. подрядные организации ДИТ),

- Исполнитель ("Фирма "1C");

- Аудитор (Технологический эксперт - ООО "Хэндисофт"),

Перечень участников (роли, организации, контакты) приводится в Приложение 2 . Реестр участников.

9.1. Ролевая структура

Табл. 10 Ролевая структура Проекта

№Участник Роль Функции1. Государственный

Заказчик (ДИТ)

Куратор проекта от Государственного Заказчика (К_ГЗ)

-Организационное обеспечение проекта, верхнеуровневая координация, определение рамок проекта;

-Заключение ГК (со стороны ГЗ);

-Подписание отчетных и иных документов в рамках ГК (со стороны ГЗ);

-Контроль работ по вехам и целям проекта;

-Приемка итоговых результатовРуководитель проекта от Государственного Заказчика (РП_ГЗ)

- Определение ТЗ, организация конкурсных процедур

- Организация и координация выполнения работ в установленные сроки и в

соответствии с ТЗ

- Разработка и контроль исполнения планов работ, изменений проекта, оперативное управление проектом;

- Согласование промежуточных и итоговых результатов

- Контролирует достижение показателей по проекту

Главный инженер проекта

- Согласование технических решений по проекту

- Обеспечение готовности объектов к внедрению в своей части

- Технологическая поддержка внедрения

Проектный офис Государственного Заказчика

Руководитель Проектного офиса Государственного Заказчика (РПО_ГЗ)

- Осуществляет общее руководство проектным офисом

- Организует работу по поддержке процессов управления проектом

- Организует работу по администрированию проекта

- Проводит аудит процессов управления

- Идентифицирует риски и подготавливает предложения по реагированию на них

Методолог Проектного офиса Государственного Заказчика (МПО_ГЗ)

- Разработка и обеспечение выполнения процедур по управлению проектом

- Разработка Устава Проекта, Регламента информационного взаимодействия

Администратор Проектного - Подготовка и распространение

офиса Государственного Заказчика (АПО_ГЗ)

аналитических отчетов о ходе выполнения работ

- Осуществляет выборочный аудит качества внедрения на объектах

- Поддержка календарного планирования

- Контроль исполнения поручений

- Обеспечение коммуникаций участников, администрирование процессов управления

- Проводит оценку рисков, ранжирование, контролирует мероприятия по реагированию

- Контролирует достижение плановых значений показателей результативности

- Организует и протоколирует совещания

- Контролирует исполнение поручений

- Осуществляет поддержку проектного документооборота

2.

Функциональный Заказчик (ДОгМ) и ГБОУ "Темо- Центр"

Куратор проекта от Функционального Заказчика (К_ФЗ)

- Согласование отчетных и иных документов в рамках ГК (со стороны ФЗ)

- Принимает стратегические решения по проекту в зоне ответственности ФЗ

- Административная поддержка внедрения

Проектный офис Функционального

Руководитель проекта, Руководитель Проектного

- Согласовывает календарные планы по проекту и изменения

Заказчика (ГБОУ "ТемоЦентр")

офиса от Функционального Заказчика (РП_ФЗ)

по проекту

- Контроль выполнения планов внедрения в округах;

- Решение оперативных вопросов в зоне ответственности ДОгМ

- Согласование перечня объектов внедрения

- Согласование последовательности внедрения

- Согласование результатов проекта

- Решение оперативных вопросов в зоне ответственности ДОгМ

Аналитик Проектного офиса от Функционального Заказчика (АПО_ФЗ)

- Координация окружных кураторов;

- Формирование сводной отчетности для ДОгМ.

- Контролирует достижение показателей по проекту

3. Окружное управление образования

Окружной куратор (ОК) - Организационная поддержка и контроль за ходом исполнения Проекта в рамках округов

- Координация образовательных учреждений

- Формирование отчетности о ходе реализации Проекта для ДОгМ

- Участвует в планировании работы по тиражированию в рамках одного административного округа города Москвы и обеспечивает выполнение плана работ в

округе

- Взаимодействует с окружными управлениями образования, дирекциями для решения организационных вопросов

- Обеспечение готовности объектов к внедрению в своей части, определение ответственных на объектах внедрения

- Информирование объектов внедрения о начале работ, обеспечение доступа внедренцев на объект

4. Образовательное учреждение

Представитель из руководящего состава учреждения (Р_ОУ)

- Организация работ (в рамках своих компетенций) на конкретном объекте

- Предоставление списков пользователей

- Организация участия профильных специалистов образовательного учреждения в проекте

- Подписывает акты внедрения (несет ответственность за результат внедрения).

Профильные специалисты, принимающие участие

- в ведении бухгалтерского учета,

- начислении заработной платы.

(П-пользователи)

- Проходит обучение работе в системе

- Оказывает содействие Исполнителю

- Осуществляет выверку конвертируемых (переносимых) из наследуемых систем данных и выверку после внесения данных в облачную систему;

- Осуществляет работу в

системе.

- Согласование результатов внедрения

Специалисты, выполняющие функции по поддержке технической, системной и сетевой инфраструктуры учреждения (ТС - технические специалисты)

- Обеспечение технической поддержки внедрения

- Предоставление данных о системно-технической инфраструктуре объекта

5.

Исполнитель ("Фирма "1C")

Куратор проекта от исполнителя (КИ)

- Заключение ГК

- Подписание отчетных и иных документов в рамках ГК (со стороны Исполнителя)

- Принимает стратегические решения по проекту в зоне ответственности Исполнителя

Руководитель проекта от Исполнителя (РП_И)

- Обеспечение выполнения обязательств по Государственному контракту

- Планирует работы по проекту

- Контроль качества работ

- Управляет рисками проекта

- Управляет ресурсами проекта

- Управляет изменениями

- Управляет качеством

- Приемка результатов

- Обеспечение достижения контрольных показателей Проекта

Проектный офис Исполнителя Руководитель Проектного

офиса исполнителя (РПО_И)

- Обеспечение выполнения процессов управления Проектом со стороны Исполнителя

Специалист Проектного офиса Исполнителя

- Координация соисполнителей

(АПО_И)

по Проекту

- Сбор отчетности с соисполнителей

- Формирование отчетности для руководства Исполнителя и для предоставления Государственному Заказчику

- Поддержка и выполнение процедур управления Проектом со стороны Исполнителя

6.Аудитор (Технологический эксперт)

Руководитель группы аудита(РГ_А)

- Планирует работы по аудиту' процесса внедрения и результатов внедрения

- Руководит командой аудиторов

- Формирует отчетность о действиях группы Аудита

Аудитор(А) Осуществление аудиторского контроля текущего состояния Проекта:

- Проверка наличия, полноты содержания и актуальности проектной документации;

- Проверка исполнения регламентов Проекта;

- Мониторинг актуальности плана-графика;

- Выездной аудит соисполнителей;

- Выездной аудит образовательных учреждений;

- Проверка техподдержки.

Осуществление аудита промежуточных и итогового

результатов Проекта:

- Проверка факта создания приложения (области) образовательного учреждения в ЦОД;

- Проверка факта подключения пользователей;

- Проверка факта первоначальной настройки программы;

- Проверка факта переноса и качества перенесенных данных;

- Проверка факта возможности формирования корректной регламентированной отчетности.

Формирование оперативной отчетности (В1) о работе пользователей в системе.

Организационная структура проекта

9.2 Рабочие группы

Координация и управление проектом осуществляется коллегиальными органами управления - рабочими группами. Перечень рабочих групп и их функции представлены в Табл.11.

Деятельность рабочих групп поддерживается Проектными офисами Государственного Заказчика, Функционального Заказчика, Исполнителя. Поддержка осуществляется за счет организаций совещаний рабочих групп, фиксирования проектных решений и контроля их исполнения. Данные процедуры описаны в Регламенте информационного взаимодействия.

Табл. 11 Перечень рабочих групп и их функции

№ Наименование рабочей группы Функции

1. Рабочая группа управления Проектом

Высокоуровневое планирование, контроль, координация и мониторинг проекта

Мониторинг рисков и проблем проекта на верхнем уровне

2.Методический совет (в рамках Рабочей группы управления проектом)

Формирование и ведение реестра перспективных доработок УАОСОФД

Экспертиза возникающих в ходе Проекта замечаний к Системе

3. Рабочая группа уровня окружного управления

Планирование, контроль, координация и мониторинг проекта на уровне окружного управления

Мониторинг рисков и проблем проекта на уровне окружного управления

Эскалация рисков и проблем на уровень Рабочей группы управления Проектом

4. Рабочая группа внедрения в учреждении

Планирование, контроль, координация и мониторинг Проекта на уровне учреждения

Мониторинг рисков и проблем Проекта на уровне учреждения Эскалация рисков и проблем на уровень Рабочей группы уровня окружного управления

9.2.1 Обязательный состав Рабочей группы управления проектом.

В рабочую группу в обязательном порядке входят Руководители Проекта от Государственного Заказчика, Руководитель Проекта от Функционального Заказчика, Руководитель Проекта от Исполнителя.

Кураторы от Государственного Заказчика, от Функционального Заказчика и от Исполнителя, а также Главный инженер Проекта принимают решение об участии в совещании Рабочей группы исходя из содержания вопросов, рассматриваемых на конкретном собрании Рабочей группы.

Состав Методологического совета в рамках Рабочей группы управления Проектом определяется распоряжением Функционального Заказчика. При обсуждении вопросов в рамках Методологического совета могут принимать участие другие участники Рабочей группы.

Табл. 12 Состав Рабочей группы управления Проектом

№ Участник Роль ФИО

1. Государственный Заказчик (ДИТ)

Куратор проекта от Государственного Заказчика

Кузнецов Кирилл Игоревич


Руководитель проекта от Государственного Заказчика



Главный инженер проекта от Государственного Заказчика

Курдюков Илья Сергеевич

4.Проектный офис Государственного Заказчика

Руководитель Проектного офиса Государственного Заказчика

Челяпин Алексей Александрович


Администратор проектного офиса Государственного Заказчика

Бордовский Алексей Владимирович

6.

Проектный офис

Государственного

Заказчика


Карпова Надежда Михайловна



Ахметжанова Альфия Анвяровна

8. Функциональный Заказчик (ДОгМ)

Куратор проекта от Функционального Заказчика (ДОгМ)

Яковлев Олег Иванович

9. Функциональный Заказчик (ДОгМ

Куратор проекта от Функционального Заказчика (ДОгМ (ТемоЦентр))

Муратов Александр

(ТемоЦентр)) Владимирович

10. ДОгМ (ТемоЦентр) Руководитель Проекта от

Функционального Заказчика


11.

Функциональный Заказчик (ДОгМ)

Менеджер проекта от Функционального Заказчика

Попович Виктор Александрович

12.

Функциональный Заказчик (ДОгМ)

Менеджер проекта от Функционального Заказчика

Добряков Александр Анатольевич

13. ДОгМ (ТемоЦентр)

Менеджер проекта от Функционального Заказчика, Руководитель проектного офиса


14. ДОгМ (ТемоЦентр) Аналитик проекта от

Функционального ЗаказчикаГуль Юлия Валентиновна

15.

Исполнитель ("Фирма "1C") Куратор проекта от Исполнителя

Слесаренко Марина Игоревна

16.

Исполнитель ("Фирма "1C") Руководитель проекта от Исполнителя


Рабочая группа управления Проектом

9.2.2 Обязательный состав Рабочей группы окружного управления.

В рабочую группу в обязательном порядке входят представители Окружного управления и Исполнителя.

При необходимости в группу могут привлекаться представитель Государственного Заказчика и Функционального Заказчика для решения эскалированных вопросов.

Табл. 13 Состав Рабочей группы окружного управления

№Участник Роль ФИО

1.Государственный Заказчик (ДИТ) (привлекается по необходимости)

Руководитель проекта от Государственного Заказчика (по согласованию)


2.Функциональный Заказчик (ДОгМ) (привлекается по необходимости)

Руководитель проекта от Функционального Заказчика

Щегольцов Алексей Александрович.

3.Функциональный Заказчик (ДОгМ) (привлекается по необходимости)



4. Исполнитель ("Фирма "1C") Руководитель Проекта от Исполнителя


5. Исполнитель ("Фирма "1C") Ответственный за внедрение в Округе от Исполнителя

Определяется на этапе "Тиражирование"

6. Окружное управление Куратор от окружного управления (Окружной куратор)


Рабочая группа окружного управления

9.2.3 Обязательный состав Рабочей группы учреждения.

В рабочую группу в обязательном порядке входят представители образовательного учреждения и Исполнителя.

При необходимости в группу могут привлекаться представитель Окружного управления для решения эскалированных вопросов.

Табл. 14 Состав Рабочей группы учреждения

№Участник Роль ФИО

1.Окружное управление (привлекается по необходимости)

Куратор от окружного управления (Окружной куратор)


2. Исполнитель Ответственный за внедрение в Округе от Исполнителя

3. ИсполнительРуководитель работ в учреждении (представитель Субподрядчика)

4. Учреждение Руководитель учреждения5. Учреждение Специалист, отвечающий за

кадровый учет

6. Учреждение Специалист, отвечающий за начисление зарплат

7. Учреждение Специалист, отвечающий за бухгалтерский учет

8. УчреждениеСпециалист, отвечающий за техническую инфраструктуру учреждения

Рабочая группа учреждения

10. Риски

На этапе формирования Устава определены базовые риски Проекта.

Реестр рисков Проекта сопровождается Проектным офисом Государственного Заказчика, порядок ведения реестра определен в разделе 11.3 Устава.

Табл. 15 Ключевые риски Проекта

№ Риск На что влияет Мероприятие по устранению риска Ответственный

1. Риски технического характера

1.1.

Инфраструктурные риски (сбой работы ЦОД, каналы связи)

Доступность системы SLA с ЦОД

1.2.

Несоответствие рабочих мест и каналов связи требованиям ТЗ

Доступность системы, осложняется процесс внедрения

Проведение нескольких итераций (на организационном этапе и на этапе тиражирования) обследований технической готовности рабочих мест, вычислительной техники и линий связи с последующим устранением недочетов

2. Риски организационного характера

2.1.

Отсутствие ДОГМ как Стороны в ГК

Выполнение обязательств Исполнителем перед Заказчиком ГК. Существует вероятность:

- отсутствие административной поддержки Пользователя

- саботаж на местах ввиду неинформированности ОУ

- препятствие Исполнителю при осуществлении работ на объектах внедрения.

Распоряжение ДОгМ об административной поддержке внедрения (назначение ответственных в Окружных управлениях образования и учебных учреждениях, информирование о сроках внедрения и т.д.)

2.2.

Реорганизация ОУ Повторное внедрение на реорганизованных учреждениях

Переход на УАОСОФД надо проводить в уже

преобразованных учреждениях

2.3.

Изменение списка 270 учреждений, готовый к внедрению в 2014 г., после заключения ГК (при условии, что они были включены в ТЗ)

Выполненные работы формально не соответствуют ТЗ

Письмо от ДОгМ об изменении перечня

2.4.

Отсутствие на рабочем месте профильных специалистов в учреждении (отпуск, болезнь)

Приостановка внедрения (срыв сроков)

Доведение предварительного графика тиражирования до учреждений до распределения отпусков. Даже если специалиста нет, всегда есть ответственное лицо, которое его заменяет.

2.5.

Смена состава рабочей группы любого уровня

Задержка в принятии решений. Появление нелояльного члена РГ, который как минимум будет затягивать решения, как максимум - срывать.

Письмо ДИТ-ДОгМ с просьбой о назначении нового

2.6.

Нарушение коммуникации с функциональным заказчиком (в широком смысле, включая конечных пользователей) даже при наличии формальных оснований (ГК, распоряжений и т.д.)

Затягивание сроков сверх критического уровня, противодействие пользователей

Создание Проектного офиса на стороне ДОгМ

2.7.

Доработка функционала ЗКГУ закончится в августе

Сдача функционала целиком по большинству объектов будет перенесена на

Раздельный график- тиражирования и раздельная сдача и

конец года, может привести к выбыванию ресурсов из-за отложенной оплаты и срыву показателей 2014 года.

оплата функционала БГУ и ЗКГУ.

3. Методология

3.1.

Утверждение новой методологии ведения бухгалтерского учета в мае 2014

Подключаемый функционал не будет соответствовать учетной политике образовательных организаций

Несоответствия будут включены в реестр доработок

4. Риски программного обеспечения

4.1.

Изменение функциональных требований в процессе эксплуатации

Доработка по требованию затянет сроки далеко за критический уровень. Игнорирование предложений повысит сопротивление пользователей и в перспективе сделает систему непригодной для использования.

Предложения пользователей будут фильтроваться Методическим советом и включаться в реестр доработок. Обратная связь с предложившим пользователем обязательна.

5. Форс-мажорные ситуации

11. Описание системы управления проектом

11.1 Календарное планирование

Состав и сроки работ, ответственные за их исполнение фиксируются в следующих документах:

- План-график работ на 1 этап "Организационный",

- Планы-графики работ на 2 этап "Тиражирование" (планы тиражирования для каждого учреждения). План обязательно включает перечень работ из проекта протокола выполненных работ по учреждению, а также подготовительные и проверочные мероприятия.

- Чек-лист проверки технической готовности рабочих мест, вычислительной техники и линий связи (детализация мероприятия из плана-графика тиражирования).

- Чек-лист для учета протоколов на каждое учреждение - есть ли печать, подпись с проверкой права подписи, дата (детализация мероприятия из плана-графика тиражирования).

- План прохождения обучений и сертификации пользователей.

- План прохождения обучения в СДО (системе дистанционного обучения).

Планы-графики ведутся в формате, совместимом с MS Project, по шаблонам, разработанным Проектным офисом Государственного Заказчика,

Планы ведутся (актуализируется) Проектным офисом Государственного Заказчика на регулярной еженедельной основе на основании информации, предоставляемой учреждениями и Исполнителем.

Составляется реестр объектов внедрения, в нем же учитывается техническая и организационная готовность. В реестре фиксируется разбиение объектов и закрепление за подрядчиками (с контактами ответственного за внедрение на объекте).

Также ведется список сотрудников учреждения, чье участие необходимо в процессе внедрения (представитель из руководящего состава учреждения, профильные специалисты, принимающие участие в ведении бухгалтерского учета, начислении заработной платы, специалисты, выполняющих функции по поддержке технической, системной и сетевой инфраструктуры учреждения).

Еженедельно руководителем проекта со стороны Заказчика осуществляется утверждение изменений в планах - состав работ и прогнозные сроки.

Для осуществления оперативного контроля внедрения на объектах Проектным офисом Генерального Заказчика совместно с Исполнителем разрабатываются чек-листы внедрения, в которых последовательно перечисляются все шаги внедрения с указанием плановых и фактических дат прохождения. Информация в чек-листах актуализируется ежедневно. При необходимости периодичность может быть изменена.

Табл. 16 Матрица ответственности по процессам календарного планирования

№Результат процесса ДИТ ДОгМ Исполнитель

Проектный офис ГЗ, Проектный офис Исполнителя

1.План-график работ на 1 этап "Организационный".

Утверждает

Согласовывает Разрабатывает Актуализируе

т

2.Планы-графики работ на 2 этап "Тиражирование"



т

3.

План прохождения обучений и сертификации пользователей



т

Детальное описание процедуры календарного планирования и процедуры контроля и актуализации календарных планов содержится в Регламенте информационного взаимодействия.

11.2 Отчетность

Исполнитель должен еженедельно предоставлять Заказчику отчет о выполнении планов работ за прошедшую неделю и прогноз выполнения планов на две недели вперед (от момента отчетности). Отчет по выполнению плана должен содержать:

- наименование мероприятия плана

- ФИО ответственного за выполнение плана

- плановый результат выполнения мероприятия

- плановая дата начала мероприятия

- плановая дата окончания мероприятия

- фактическая дата начала мероприятия

- фактическая дата окончания мероприятия

- прогнозная дата начала мероприятия (если отличается от плановой и предполагается отклонение по срокам)

- прогнозная дата окончания мероприятия (если отличается от плановой и предполагается отклонение по срокам)

- комментарий по выполнению мероприятия (при необходимости).

Отчеты по выполнению планов рассматриваются на регулярных совещаниях рабочих групп.

Кроме этого, ежедневно Исполнитель направляет в Проектный офис Государственного Заказчика пообъектную информацию о прохождении шагов внедрения по чек- листам.

На основании информации, полученной от Исполнителя, Проектный офис Государственного Заказчика еженедельно формирует сводную аналитическую отчетность о ходе внедрения и направляет ее всем заинтересованным сторонам.

Подробнее процесс предоставления отчетности описан в Регламенте информационного взаимодействия.

11.3 Управление изменениями проекта

Проектный офис Государственного Заказчика обеспечивает процедуры управления изменениями проекта. Обобщенно участие сторон в процессе представлено в таблице 17.

Детальное описание процедуры управления изменениями проекта приведено в Регламенте информационного взаимодействия.

Табл. 17 Матрица ответственности по процессам управления изменениями

ДИТ ДОгМ Инициатор запроа Проектный офис ГЗ Исполнитель

Запрос на изменение

Утверждает Согласовывает

Инициирует запрос об изменении

Регистрирует запрос об изменении;

Проводит анализ запроса на изменение;

Передает запрос на изменение на согласование/утверждение;

Предоставляет автору запроса аргументированный отказ;

Регистрирует изменение в журнале изменений.

Осуществляет применение изменений

11.4 Управления рисками

Проектный офис Государственного Заказчика обеспечивает процедуры управления рисками Проекта. Проектным офисом ведется единый реестр рисков проекта, проводятся мероприятия по идентификации, оценке и ранжированию рисков, совместно с другими участниками проекта готовятся и выносятся на утверждение руководителю проекта мероприятия по реагированию и снижению вероятности

рисков. Подробное описание процедуры управления рисками приведено в Регламенте информационного взаимодействия.

Табл. 17 Матрица ответственности по процессам управления рисками

ДИТ ДОгМ Исполнитель Проектный офис ГЗ

Риск

Согласование наличия риска. Согласование критичности риска,

Определение владельца риска, Предложение/согласование мероприятий в отношении риска

Согласование рисков в своей компетенции, Предложение/Выполнение мероприятий по риску

Обнаружение, Информирование о риске, Выполнение действий относительно риска

Обнаружение,Регистрация,Мониторинг, Предложение мероприятий

11.5 Порядок эскалации проблем

При возникновении проблем в процессе работы над проектом, любой участник Проекта (инициатор) должен руководствоваться следующим порядком:

- определить участника проекта, в зоне ответственности которого находится проблема;

- обратиться за решением проблемы на первый уровень эскалации соответствующего участника;

- в случае не разрешения проблемы на первом уровне эскалации в течение 24-ех часов или в случае если предлагаемое решение не устроило инициатора вправе обратиться на последующие уровни эскалации;

- в случае не разрешения проблемы участником, в зоне ответственности которого она находится, инициатор обращается в ДИТ на первый уровень эскалации.

Организация или участник проекта

ФИО ответственного, Должность

Уровень эскалации Телефон, E-mail

ДОгМ

Ершов Роман Федорович Первый [email protected]

+7(926)638-1551Щегольцов Алексей Александрович Второй [email protected] +7

(916) 148-8788Муратов Александр Владимирович Третий [email protected]

Яковлев Олег Иванович Четвертый [email protected]ДИТ Челяпин Алексей

АлександровичПервый [email protected]

+7 (915)481-22-28

Гапаров Эдуард Олегович Второй

[email protected]

+7 (926)012-36-80 +7 (495) 957-93-57 (доб. 11165)

Кузнецов Кирилл Игоревич Третий [email protected] (495)

620-20-00

Исполнитель

Руководители направлений от Исполнителя

Первый Будет уточнено на этапе "Организационный"

Колиух Александр Викторович Второй

[email protected]

+7 (906) 732-33-26Слесаренко Марина Игоревна Третий [email protected]

При возникновении оперативных проблем участники, прямо или опосредованно связанные с Государственным Заказчиком, обращаются в Проектный офис Государственного Заказчика. Участники со стороны Функционального Заказчика - в Проектный офис Функционального Заказчика (ТемоЦентр). Участники со стороны Исполнителя - в Проектный офис Исполнителя.

11.6 Управления показателями проекта

Проектный офис Государственного Заказчика в рамках поддержания процедур управления показателями Проекта обеспечивает наличие показателей результативности Проекта, их плановых значений, механизмов сбора информации для оценки достижения, а также регулярные мероприятия по оценке достижений.

Детальное описание процедуры управления показателями Проекта приведено в Регламенте информационного взаимодействия.

Табл. 18 Матрица ответственности по процессам управления показателями

№Результат процесса Кураторы ФЗ, ГЗ

Руководители и Менеджеры Проекта ФЗ, ГЗ

Исполнитель Проектный офис ГЗ

1. Планирование целевых показателей +

2. Выполнение целевых показателей +

3. Контроль выполнения целевых показателей + + + +

4.Планирование контрольных показателей Проекта

+ +

5. Выполнение +

контрольных показателей

6.Контроль выполнения контрольных показателей

+ + +

11.7 Контроль исполнения проектных решений

Проектный офис Государственного Заказчика, на основании протоколов совещаний и иных проектных событий формирует и поддерживает в актуальном состоянии реестр проектных решений.

Проектным офисом Государственного Заказчика осуществляется контроль исполнения проектных решений. Информация об исполнительской дисциплине включается в отчетность по проекту.

Подробное описание процедуры контроля исполнения проектных решений содержится в Регламенте информационного взаимодействия.

Приложение 1. Реестр объектов внедрения

Представленный реестр объектов внедрения является предварительным и должен быть уточнен и согласован на

этапе 1 "Организационный"

№Полное наименование учреждения

Ответственный от учреждения (ФИО)

контактный телефон (рабочий, мобильный)

Контактный адрес электронной почты

Адрес

1.2.3.4.

Приложение 2. Реестр участников

№ ФИО Организация Роль Функции Контакт

1.Кузнецов Кирилл Игоревич

ДИТКуратор Проекта от Государственного Заказчика

осуществляет организационную поддержку Проекта, контролирует выполнение целевых показателей Проекта.

[email protected]

2. Гапароп Эдуард Олегович

ДИТ Руководитель проекта от Государственного Заказчика

осуществляет оперативное управление

[email protected] +7(926)012-36-80

Проектом, достижение целей Проекта, выполнение показателей.

3.Курдюков Илья Сергеевич

ДИТГлавный инженер проекта от Государственного Заказчика

технологическая поддержка внедрения, согласование технических решений по Проекту.

[email protected]

+ 7 (916) 592-13-67

4.

Челяпин Алексей Александрович

Проектный офис ДИТ

Руководитель проектного офиса;

принимает участие в формировании организационной структуры управления проектом и команды управления проектом, определении ответственности, содержания работ и целей для каждого участника команды, экспертиза (с точки зрения методологии проектного управления) ключевых параметров проекта (целевых показателен проекта, плана тиражирования и др.), организация исполнения планов проекта, координация деятельность всех участников проекта

[email protected]

+7 (915) 481-22-28

5. Чернявский Станислав Юрьевич


Методолог проектного офиса;

формирует методологию управления проектом, участвует в разработке Устава проекта. Регламента информационного взаимодействия

[email protected]

+7 (916) 804-81-73

участников проекта, обеспечивают экспертную поддержку (с точки зрения методологии проектного управления) участников проекта (представителей Заказчика и Исполнителя)

6.Бордовский Алексей Владимирович


Менеджер-администратор проектного офиса

участвует в сборе информации и разработке планов проекта, сопровождении (актуализации) календарных планов, сборе и формировании отчетности, мониторинге достижения показателей по проекту, организации и подготовке совещаний, формировании протоколов, контроле исполнения поучений по проекту, поддержке процессов проектного документооборота

[email protected]

+7 (903) 669 09 96

7. Карпова Надежда Михайловна



участвует в сборе информации и разработке планов проекта, сопровождении (актуализации) календарных планов, сборе и формировании отчетности, мониторинге достижения

[email protected]

+7 (919) 725-55-81

показателей по проекту, организации и подготовке совещаний, формировании протоколов, контроле исполнения поучений по проекту, поддержке процессов проектного документооборота

8.Слесаренко Марина Игоревна

("Фирма "1C"

Куратор Проекта от Исполнителя

осуществляет организационную поддержку Проекта, контролирует достижение целей Проекта, решаете Функциональным и Государственным заказчиками вопросы Проекта на межорганизационном уровне.

[email protected]

9.Колиух Александр Викторович

"Фирма "1C"

Руководитель проекта от Исполнителя

Организация работ по направлениям, общее управление и мониторинг хода проекта

[email protected];

[email protected];

+7 (906) 732-33-26

10.Пимахова Оксана Николаевна

"Фирма "1C" Финансовый менеджер

Бюджетирование проекта, финансовый контроль, договорная деятельность, подготовка финансовых документов, отчетов, планирование и контроль расходов.

[email protected]

8 916 352 90 03

11.Ахметжанова Альфия Анвяровна

ГК "Проектная Практика"


Административная работ на проекте, поддержка проектного портала, подготовка и анализ отчетности, подготовка проектных документов, ведение

[email protected]

+7 903 162 68 25

+7 495 777 25 19 доб. 113

протоколов. контроль работ и т.д.

12.Екнменко Юлия Викторовна

"Фирма "1C" Главный методолог

Разработка учебных материалов, обследования, консультации, определение требований и проверка результатов, решение возникающих вопросов, подготовка документов. Организация процессов разработки, доработки и адаптации программного обеспечения. разработки методологий и принципов ведения учета, настройки системы.

В распоряжении:

- методолог по кадрам;

- методолог по ЗП;

- методолог по БУ

[email protected]

8 903 675 23 89

13. "Фирма "1C"

Помощник руководителя по поддержке пользователей и техническому обеспечению(Руководитель центра поддержки, call- центра)

Развертывание службы поддержки пользователей и внедренцев (са11_центр). Обеспечение его функционирования. Решение технических вопросов совместно с ЦОД, службой сопровождения ДИТ,

Будет определено на этапе "Организационый"

ТемоЦентром.


- консультанты по предметам;

- тех . специалист.

14.Богатырева Марина Рамазановна

"Фирма "1C"

Помощник руководителя по подготовке пользователей (Руководитель центра подготовки)

Развертывание учебного центра, организация подготовки учебных материалов, организация процесса обучения и тестирования пользователей и внедренцев (очное и СДО).


- преподаватели;

- администратор обучения.

[email protected]

8 926 419 32 48

15.Гудков Сергей Сергеевич

НПЦ "Проггех- пика"

Помощник руководителя по переносу данных (Руководитель центра переноса данных)

Развертывание центра переноса данных, разработка технологий переноса данных, обеспечение переноса данных на проекте


- разработчики;

- методологи.

[email protected]

8 985 434 93 97

16.Фадеев Денис Владимирович

"Синтегро" Помощник руководителя по внедрению (Руководитель центра внедрения)

Подбор команды внедрения, организация работы проектной команды, контроль работы команды внедрения.

[email protected]

8 926 340 67 72


- руководитель проекта партнера;

- специалисты по внедрению

17.Яковлев Олег Иванович ДОгМ Куратор от ДОгМ

Решение организационных вопросов Проекта на уровне Департамента образования города Москвы

[email protected]

18.Муратов Александр Владимирович

ДОгМ Куратор от ДОгМ (ТемоЦентр)

Решение организационных вопросов Проекта на уровне Департамента образования города Москвы (в зоне ответственности Проектного офиса Функционального Заказчика)

МuratovА[email protected]

19.


ДОгМРуководитель Проекта от Функционального Заказчика (ДОгМ)

Осуществляет оперативное управление Проектом, достижение целей Проекта, выполнение показателей - в рамках зоны ответственности ДОгМ.

[email protected]

+7 (916) 148-8788

20.

Попович Виктор Александрович

ДОгММенеджер проекта от Функционального Заказчика

Осуществляет помощь Куратору от Функционального Заказчика

[email protected]

21.Добряков Александр Анатольевич

ДОгММенеджер проекта от Функционального Заказчика

Осуществляет помощь Куратору от Функционального Заказчика

[email protected]

+7 9253763509

22.Ершов Роман Федорович

ДОгМ (Темо- Центр)


Осуществляет помощь Руководителю Проекта от Функционального

[email protected] +7 (926) 638-15-51

Заказчика

23.Гуль Юлия Владимировна

ДОгМ (Темо- Центр)

Аналитик Проекта от Функционального Заказчика (ДОгМ (ТемоЦентр))

Осуществляет выполнение задач Проекта в зоне ответственности ДОгМ

[email protected]

+7(968)722-4343

24. ДОгМ Куратор округа

содействует Исполнителю в организации работ по учреждениям конкретного округа, проводимых в рамках этапа №2 "Тиражирование".

Будет определено на этапе "Организационный"

Приложение 3. Матрица коммуникаций по Проекту

Основные средства коммуникации:

Т-телефон,

S-Skype

E-электронная почта

О-очная встреча

Куратор проекта от Государственного заказчика


Главный инженер проекта


Методолог Проектного офиса Государственного Заказчика

Администратор Проектного офиса Государственного Заказчика

Куратор проекта от Функционального Заказчика

Руководитель проекта, Руководитель Проектного офиса от Функционального Заказчика

Аналитик Проектного офиса от Функционального заказчика

Куратор проекта от Государственного Заказчика

Х + + + +


+ Х + + + + + +

Главный инженер проекта + + Х + + +


+ + Х + + + +

Методолог Проектного

+ + Х +

офиса Государственного ЗаказчикаАдминистратор Проектного офиса Государственного Заказчика

+ + + Х + +

Куратор проекта от Функционального Заказчика

+ + + Х +

Руководитель проекта, Руководитель Проектного офиса от Функционального Заказчика

+ + + + + + Х

Аналитик Проектного офиса от Функционального Заказчика

+ + + + Х

Окружной куратор от окружного Управления образования

+ + +

Представитель руководства образовательного учреждения

+ + + + +

Профильные специалисты образовательного учреждения

+ + +

Технические специалисты образовательного учреждения

+ + +

Куратор проекта от Исполнителя + + + + +

Руководитель проекта от

+ + + + + + + +

ИсполнителяРуководитель Проектного офиса Исполнителя

+ +

Специалист Проектного офиса Исполнителя

+

Руководитель группы аудита + + + + +

АудиторПриложение 4

к распоряжению Департамента

образования города Москвы

от 30.05.2014 г. № 115р

Регламент информационного взаимодействия участников работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности

учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы, средствами Универсальной

Автоматизированной облачной системы обеспечения финансово-хозяйственной

Термины и определения

№ Термин / Сокращение Определение

1. Государственный Заказчик

Организация, заказывающая Услугу для пользователей (Департамент информационных технологий города Москвы).

2. Исполнитель Организация, проводящая работы по предмету ГК в рамках настоящего Технического задания.

3. Инициатор

Сотрудник учреждения, инициировавший какой-либо процесс, в частности, обращение в службу сопровождения пользователей, инициатор проведения совещания и проч.

4. ПроектСовокупность мероприятий, направленных на выполнение стороной предмета Государственного контракта.

5. Пользователь Сотрудник общеобразовательной организации, подведомственной Департаменту образования города

Москвы, работающий в УАОСОФД.

6. РаботаКомплекс технических и организационных взаимосвязанных мер, направленных на выполнение требований настоящего Технического задания.

7. Система или УАОСОФД

Универсальная автоматизированная облачная система обеспечения финансовой деятельности организаций и учреждений бюджетной сферы города Москвы.

8.Традиционная система/Наследуемая система

Система автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждения, используемая учреждением ранее, до получения услуги.

9. Учреждение Образовательная организация, подведомственная Департаменту образования города Москвы.

10.Функциональный блок

Набор подсистем системы УАОСОФД, объединенных по направлениям деятельности. В рамках данного проекта реализуются два функциональных блока: "Бухгалтерский учет" и "Зарплата и кадры".

11.План-график тиражирования

Календарный план выполнения работ в разрезе учреждений образования, подведомственных Департаменту образования города Москвы

12.План-график работ по учреждению

Календарный план выполнения работ непосредственно в учреждении.

13.

Регламент информационного

взаимодействия

участников

Управленческий документ, который содержит в себе подробное пошаговое описание процессов управления проектом: этапы/работы, ответственные, сроки/периодичность выполнения работ, результаты.

14.Устав

Управленческий документ, формализующий содержание проекта и содержащий информацию о целях проекта, участниках проекта (роли), дерево рисков, структуру рабочих групп, рамки проекта, ответственность участников, систему отчетности по проекту.

15.Функциональный заказчик

Организация, в интересах которой проводятся работы (Департамент образования города Москвы).

Общие положения

Настоящий Регламент информационного взаимодействия (далее - Регламент) разработан в целях организации работ по проекту автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы, средствами УАОСОФД (далее - Проект)

Регламент определяет порядок информационного взаимодействия основных участников проекта, их роли в проекте, функции, а также описывает порядок выполнения процессов управления проектом: этапы/работы, ответственные,

сроки/периодичность выполнения работ, результаты. Регламент описывает следующие процессы управления Проектом:

- процедуры календарного планирования,

- процедуры подготовки и предоставления отчетности,

- процедуры организации и проведения совещаний, контроля исполнения поручений,

- процедуры управления изменениями проекта,

- процедуры управления рисками,

- процедуры управления показателями качества,

- процедуры проектного документооборота.

Процессы управления Проектом описываются на верхнем уровне управления.

Процессы управления Проектом не описывают:

- детальные процессы планирования и отчетности на уровне взаимодействия исполнитель - субподрядчик,

- взаимодействия и координации на стороне Функционального Заказчика,

- методику проведения работ (методику внедрения), порядок выполнения содержательных работ: обследования, внедрения, обучения, настройки систем и др.

- процессы финансового, бухгалтерского учета, необходимые для реализации Проекта.

Документы совместного применения

- Государственный контракт на выполнение работ (далее - ГК),

- Техническое задание на выполнение работ (Приложение 1 к ГК),

- Календарный план выполнения работы (Приложение 2 к ГК),

- Устав проекта,

- Дорожная карта реализации проекта УАОСОФД.

Регламент является обязательным для исполнения для всех Участников Проекта.

Нормативная база и основания для разработки документа

Регламент разработан на основании требований технического задания на выполнение работ в соответствии с государственным контрактом XXX (будет уточнено по факту подписания государственного контракта).

При разработке регламента учитывались положения международных стандартов в области управления проектами:

1. Государственные стандарты по управлению проектами:

- ГОСТ Р 54869-2011"Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

- ГОСТ Р 54870-2011"Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов".

2. Международный стандарт ISO 21500:2012 Guidance on project management - Руководство по управлению проектами;

3. Стандарты Американского института управления проектами PMI (Project Management Institute):

- Project Management: Body of Knowledge (PMBoK);

- PMI standard for project portfolio management;

- PMI standard for program management.

4. Стандарты Международной Ассоциации управления проектами IPMA (International Project Management Association) и Российской национальной ассоциации управления проектами СОВНЕТ:

- IPMA International Competence Baseline in project management (ICB);

- Национальные требования к компетенции специалистов по управлению проектами СОВНЕТ (НТК).

1. Ролевая структура проекта

Обозначения ролевой модели ключевых организации участников проекта приведено в Табл. 1.

Табл. 1 Ролевая модель участников проекта

№Участник Сокращение Название роли в

проекте

1. Департамент информационных технологий города Москвы ДИТ Государственный

заказчик

2. Департамент образования города Москвы ДОгМ Функциональный заказчик

3. Компания Аудитор КА Аудитор

4. Компания Исполнитель - ООО "Научнопроизводственный центр "1C"

Исполнитель Исполнитель

5. Компания субподрядчик, выполняющая внедрение Внедренец Внедренец

6. Образовательные учреждения ОУ Пользователь системы

7. Окружные управления ОкУ Куратор работ в округе

8.Центр технологической модернизации образования города Москвы (ГБОУ ТемоЦентр)

ТемоЦентрПроектный офис Функционального Заказчика

Для выполнения задач Проекта, сформирована следующая организационно-ролевая структура команды управления Проектом (указаны ключевые управленческие роли):

Рис. 1 Организационно-ролевая структура команды управления Проектом

Табл. 2 Функции и зоны ответственности участников проекта

№ Роль Сокращение Функции Отвечает за1. Куратор

Государственного Заказчика

К_ГЗ организационное обеспечение проекта, верхнеуровневая координация, определение рамок проекта,

заключение ГК (со стороны ГЗ),

подписание отчетных и иных документов в рамках ГК (со стороны ГЗ),

контроль работ по вехам и целям проекта,

приемка итоговых

исполнение обязательств по ГК.

результатов.

2.Куратор Функционального Заказчика

К_ФЗ

согласование отчетных и иных документов в рамках ГК (со стороны ФЗ),

принимает стратегические решения по проекту в зоне ответственности ФЗ,

административная поддержка внедрения.


3. Куратор Исполнителя КИ

заключение ГК,

подписание отчетных и иных документов в рамках ГК (со стороны Исполнителя),

принимает стратегические решения по проекту в зоне ответственности Исполнителя.


4. Окружной куратор ОК организационная поддержка и контроль за ходом исполнения Проекта в рамках округов,

координация образовательных учреждений,

формирование отчетности о ходе реализации Проекта для ДОгМ,

участвует в планировании работы по тиражированию в рамках одного административного

актуальность планов тиражирования в округе,

исполнение планов тиражирования в округе.

округа города Москвы и обеспечивает выполнение плана работ в округе,

взаимодействует с окружными управлениями образования, дирекциями для решения организационных вопросов,

обеспечение готовности объектов к внедрению в своей части, определение ответственных на объектах внедрения,

информирование объектов внедрения о начале работ, обеспечение доступа внедренцев на объект.

5. Руководитель Проекта Государственного Заказчика

РП_ГЗ определение ТЗ, организация конкурсных процедур,

организация и координация выполнения работ в установленные сроки и в соответствии с ТЗ,

разработка и контроль исполнения планов работ, изменений проекта, оперативное управление проектом,

согласование промежуточных и итоговых результатов,

оперативное руководство Проектом,

достижение целей и задач Проекта.

контролирует достижение показателей по проекту.

6.

Руководитель Проекта,Руководитель Проектного офиса Функционального Заказчика

РП_ФЗ

согласовывает календарные планы по проекту и изменения по проекту,

контроль выполнения планов внедрения в округах,

решение оперативных вопросов в зоне ответственности ДОгМ,

согласование перечня объектов внедрения,

согласование последовательности внедрения,

согласование результатов проекта,

решение оперативных вопросов в зоне ответственности ДОгМ.

принятие решений по проекту в зоне ответственности ДОгМ.

7. Руководитель Проекта Исполнителя

РП_И обеспечение выполнения обязательств по Государственному контракту,

планирует работы по проекту,

контроль качества работ,

управляет рисками

достижение результатов проекта в соответствии с ТЗ.

проекта,

управляет ресурсами проекта,

управляет изменениями,

управляет качеством,

приемка результатов,

обеспечение достижения контрольных показателей Проекта.

8.Руководитель Проектного офиса Исполнителя

РПО_И

обеспечение выполнения процессов управления Проектом со стороны Исполнителя

обеспечение процессов управления проектом.

9. Руководитель группы Аудита РГ_А

планирует работы по аудиту процесса внедрения и результатов внедрения,

руководит командой аудиторов,

формирует отчетность о действиях группы Аудита.

контроль за процессом внедрения, за соблюдением методологии,

подтверждение достижения результатов проекта.

10.Аудитор А осуществление аудиторского контроля текущего состояния Проекта:

- проверка наличия, полноты содержания и актуальности проектной документации;

- проверка исполнения методики внедрения, принятой в рамках

выполнение аудиторских мероприятий.

Проекта;

- выездной аудит образовательных учреждений;

- проверка техподдержки.

осуществление аудита промежуточных и итогового результатов Проекта:

- проверка факта создания приложения (области) образовательного учреждения в ЦОД;

- проверка факта подключения пользователей;

- проверка факта первоначальной настройки программы;

- проверка факта переноса и качества перенесенных данных;

- проверка факта возможности формирования корректной регламентированной отчетности.

формирование оперативной отчетности (ВI) о работе пользователей в системе.

11.Руководитель работ Внедренца

РП_В руководит действиями достижение результатов

команд Внедрениев,

формирует и предоставляет отчетность о ходе работ,

отвечает за результаты внедрения по конкретным объектам внедрения.

внедрения в конкретных объектах.

12.

Руководитель проектного офиса Государственного Заказчика

РПО_ГЗ

осуществляет общее руководство проектным офисом,

организует работу по поддержке процессов управления проектом,

организует работу по администрированию проекта,

проводит аудит процессов управления,

идентифицирует риски и подготавливает предложения по реагированию на них.

качество проектного управления.

13.Специалист (администратор) проектного офиса Государственного Заказчика

АПО_ГЗ подготовка и распространение аналитических отчетов о ходе выполнения работ,

осуществляет выборочный аудит качества внедрения на объектах,

поддержка календарного планирования,

контроль исполнения

качество администрирования проекта.

поручений,

обеспечение коммуникаций участников, администрирование процессов управления,

проводит оценку рисков, ранжирование, контролирует мероприятия по реагированию,

контролирует достижение плановых значений показателей результативности,

организует и протоколирует совещания,

контролирует исполнение поручений,

осуществляет поддержку проектного документооборота.

14.Специалист (администратор) проектного офиса Исполнителя

АПО_И координация соисполнителей по Проекту,

сбор отчетности с соисполнителей,

формирование отчетности для руководства Исполнителя и для предоставления Государственному Заказчику,

поддержка и выполнение процедур

работа с соисполнителями,

выполнение процессов управления проектом.

управления Проектом со стороны Исполнителя.

15.Руководитель Образовательного учреждения

Р_ОУ

организация работ (в рамках своих компетенций) на конкретном объекте,

предоставление списков пользователей,

организация участия профильных специалистов образовательного учреждения в проекте,

подписывает акты внедрения (несет ответственность за результат внедрения).

организацию внедрения в образовательном

учреждении.

16.Пользователь П

проходит обучение работе в системе,

оказывает содействие Исполнителю,

осуществляет выверку конвертируемых (переносимых) из наследуемых систем данных и выверку после внесения данных в облачную систему,

осуществляет работу в системе,

согласование результатов внедрения.

правильное выполнение операций в системе в соответствии с

инструкциями и методиками.

2. Процедуры календарного планирования

В данном разделе описаны процедуры формирования календарных планов Проекта.

В Техническом задании определены следующие план-графики работ:

- План-график работ на этап №1 "Организационный" - календарный план выполнения работ на организационном этапе реализации Проекта,

- План-график тиражирования - календарный план выполнения работ в разрезе учреждений образования, подведомственных Департаменту образования города Москвы,

- План-график работ по учреждению - календарный план выполнения работ непосредственно в учреждении.

В процедуре календарного планирования выделяется трехуровневая модель по уровням контроля календарных планов:

Директивно-координационный план (ведется в формате, совместимом с MS Project);

Рабочий план (ведется в формате, совместимом с MS Project);

Чек-листы (ведутся в формате, совместимом с MS Excel);

Все планы разрабатываются Проектным офисом Государственного Заказчика, согласовываются Руководителем проекта Функционального Заказчика и утверждаются Руководителем проекта Государственного Заказчика.

2.1 Описание трехуровневой модели планирования

В календарные планы включаются вехи:

Директивные

- даты начала и окончания конкурсных процедур, заключения государственного контракта;

- даты исполнения условий государственного контракта (начало, завершение этапов, подготовка, предоставление, подписание согласование, утверждение документов и т.д.);

- даты выполнения поручений Правительства;

- даты событий, внимание на которых акцентировано заказчиками.

Директивные вехи утверждаются Кураторами проекта : К_ГЗ, К_ФЗ.

Координационные

даты начала/завершения работ, находящихся па стыках фаз. этапов;

даты начала/завершения работ, влияющих на другие проекты или зависящие от других проектов.

Координационные вехи утверждаются руководителями проекта: РП_ГЗ, РП_ФЗ,РП_И.

Рабочие

даты начала/завершения ключевых технологических этапов, работ.

пообъектные чек-листы.

Рабочие вехи и работы утверждаются руководителями проекта от Государственного заказчика и Исполнителя: РП_3 и РП_И.

Вехи плана должны быть декомпозированы на работы с такой степенью детализации, чтобы ход выполнения работ по проекту было возможно контролировать 1 раз в неделю (в крайнем случае не более 2 раз в месяц).

В случае наличия большого количества типовых работ и/или объектов, на которых выполняются работы, при этом интенсивность работ настолько высока, что изменения могут осуществляться несколько раз в неделю, такие работы целесообразно выносить в чек-лист в формате MS Excel, и контролировать ход выполнения работ в нем.

При этом даты по работам, указанные в чек-листе, должны синхронизироваться с датами, указанными в плане проекта.

2.2 Порядок формирования Директивно-координационного и Рабочего плана реализации проекта

Схематичное описание процедуры приведено на рисунке 2. Табличное описание процедуры приведено в таблице 3.

Рис. 2 Порядок формирования ДКП и РП проекта (схематичное описание)

Табл. 3 Порядок формирования ДКП и РП проекта (табличное описание)

№ Ответственный Входящая информация Выполняемая процедура Рабочие документы

1 Формирование проекта Директивно-координационного плана

1.1 К_ФЗ, К_ГЗ

Постановления Правительства г. Москвы, протоколы межведомственных рабочих групп, Дорожная карта внедрения УАОСОФД

Формулирование директивных вех реализации Проекта

Реестр директивных вех проекта

1.2 РП_И, РП_Г, РП_ФЗ

Реестр директивных вех проекта

Информация о связанных Проектах

План-график работ на этап № 1 "Организационный" (Приложение №1 к T3)

Определение координационных вех проекта

Реестр директивных и координационных вех проекта

План-график работ на этап № 2 "Тиражирование" (Приложение №5 к T3)

1.3 РПО_ГЗ

Реестр директивных и координационных вех проекта

План-график работ на этап № 1 "Организационный" (Приложение №1 к T3)

План-график работ на этап № 2 "Тиражирование" (Приложение №5 к ТЗ)

Формирование проекта Директивнокоординационного плана проекта

Проект Директивнокоординационного плана

1.4 РП_И Проект Директивно-координационного плана

Согласование проекта Директивнокоординационного плана проекта

Проект Директивнокоординационного плана

1.5 РП_ФЗ, РП_ГК,

Проект Директивно-координационного плана

Предварительное согласование проекта Директивнокоординационного плана проекта

Проект Директивнокоординационного плана согласованный РП_ФЗ, РП_ГЗ

1.6 К_ФЗ, К_ГЗ Проект Директивно-координационного плана

Предварительное согласование проекта Директивнокоординационного плана проекта

Проект Директивнокоординационного плана согласованный К_ФЗ,К_ГЗ

Формирование проекта Рабочего плана, утверждение Рабочего плана и Директивно-координационного плана

1.7 РПО_ГЗ

Проект Директивно-координационного плана

План-график работ на этап № 1 "Организационный" (Приложение №1 к ТЗ)

План-график работ на этап № 2 "Тиражирование" (Приложение №5 к ТЗ)

Разработка проекта рабочего плана

Проект Рабочего плана,

Запрос на изменение координационных вех (при необходимости)

Запрос на изменение директивных вех (при необходимости)

1.8 РП_ФЗ, РП_ГК, РП_И


Запрос на изменение координационных вех (при необходимости)

Согласование изменения Координационных вех


ДК-план с согласованным изменением К-вех



Запрос на изменение директивных вех (при необходимости)

Согласование изменения Директивных вех

Проект Рабочего плана " ДК-план с согласованным изменением Д-вех

1.10РПО_ГЗ

Проект Рабочего плана

Согласованный перечень К-вех

Согласованный перечень Д-вех

Финальная доработка Рабочего плана проекта и ДК-плана

Финальный проект Рабочего плана и Директивнокоординационного плана

1.11РП_И

Финальный проект Рабочего плана

Финальный проект Директивно-координационного плана

Согласование проекта Рабочего плана и Директивнокоординационного плана проекта


Финальный проект Директивнокоординационного плана

1.12РП_ФЗ, РП_ГК,


Финальный проект Директивнокоординационного плана

Финальное утверждение проекта Рабочего плана

Финальное согласование Директивнокоординационного плана проекта

Финальный проект Рабочего плана утвержден РП_ФЗ, РП_ГЗ

Финальный проект Директивнокоординационного плана согласованный РП_ФЗ, РП_ГЗ

1.13К_ФЗ, К_ГЗ


Финальный проект Директивнокоординационного плана согласованный РП_ФЗ, РП_ГЗ

Утверждение проекта Директивнокоординационного плана проекта

Утвержденный Директивнокоординационный К_ФЗ, К_ГЗ

3. Процедура контроля и актуализации календарных планов

Процедура контроля заключается в сборе и консолидации информации по ходу реализации Проекта против утвержденных календарных планов Проекта. Контроль осуществляется на основании заполнения участниками Проекта подготовленных, предзаполненных отчетных форм по реализации календарных планов Проекта.

Процедура актуализации календарных планов заключается во внесении изменений, согласовании и утверждении календарных планов в соответствии с процедурой управления изменениями Проекта.

Контроль и актуализация календарных планов производится проектными офисами: Проектным офисом Государственного Заказчика, Проектным офисом Функционального Заказчика, Проектным офисом Исполнителя - в рамках своих компетенций (см. таблицу 4).

Ответственным за контроль и актуализацию директивно-координационного плана является Проектный офис Государственного Заказчика.

При возникновении вопросов относительно зон ответственности участников проекта в ходе планирования, исполнения и контроля хода выполнения Проекта следует придерживаться следующего принципа:

Если вопрос, возникший в ходе реализации Проекта, решаем на текущем уровне принятия решений, то он должен быть решен на текущем уровне. Если вопрос относится к зоне ответственности других участников - вопрос решается с привлечением участников, в чьей зоне компетенций находится решение этого вопроса.

Таблица 4 Матрица распределении зон ответственности между участниками Проекта для решения вопросов Проекта

1. Контроль и актуализация рабочего плана осуществляется не реже, чем один раз в неделю.

2. Контроль и актуализация ДКП осуществляется не реже, чем один раз в месяц, однако при еженедельной актуализации рабочего плана учитывается влияние на ДКП и, в случае, если такое влияние выявлено, осуществляется внеплановая корректировка ДКП.

3. Контроль и актуализация пообъектных чек-листов осуществляется ежедневно.

Схематичное описание процедуры контроля пообъектных чек-листов приведено на рисунке 3. Табличное описание процедуры приведено в таблице 4.

Схематичное описание процедуры контроля рабочего плана Проекта приведено на рисунке 4. Табличное описание процедуры приведено в таблице 5.

Таблица 4 Порядок контроля пообъектных чек-листов

№ Ответственный

Выполняемая процедура

Рабочие документы Срок Кому

направляется1 Порядок контроля пообъектных чек-листов

1.1РП_ВВвод данных по выполненным работам в чек-лист

Форма чек-листа Ежедневно АПО_И

1.2АПО_И

Контроль полноты и форматно-логический контроль предоставленных данных

Заполненный чек-лист

По факту получения информации

1.3АПО_И

Формирование отчетности Исполнителем и направление ее получателям

Формы отчетности

Периодичность определена порядком формирования и предоставления отчетности

АПО_ГЗ, РП_И

1.4РП_И Анализ хода выполнения Проекта. Формирование проектных решений, управление рисками

Заполненные формы отчетности.

Другие документы, требующиес

и изменениями в зоне ответственности Исполнителя.

я для управления

Рис. 4 Порядок контроля рабочего плана проекта (схематичное описание)

Таблица 5 Порядок контроля рабочего плана проекта.

№ Ответственный Выполняемая процедура


направляется

1.1 АПО_И

Подготовка и рассылка предзаполненной формы для контроля хода работ.

Предзаполненная на основании данных из рабочего плана форма отчета или форма, размещенная на портале.

В соответствии с периодичностью , определенной для конкретного отчета, но не реже раза в неделю.

РП_В, Исполнителям работ - не внедренцам (чьи работы явно прописаны в плане).

1.2 РП_В

Ввод данных по выполненным работам в формы отчетности

Предзаполненные формы отчетности


АПО_И

1.3

АПО_И Контроль полноты и форматно-логический контроль предоставленных

Заполненные формы отчетности

По факту получения информации

данных

1.4 АПО_И

Формирование отчетности Исполнителем и направление ее получателям.

Заполненные Формы отчетности для получателей


АПО_ГЗ,РП_И

1.5 АПО_ГЗ

Включение данных о выполнении плана в статус-отчет.

Статус-отчет Еженедельно РП_ГЗ

1.6 РП_И

Анализ хода выполнения Проекта. Формирование проектных решений, управление рисками и изменениями в зоне ответственности Исполнителя.

Заполненные формы отчетности,

Другие документы, требующиеся для управления

1.7 РП_ГЗ

Анализ хода выполнения Проекта. Формирование проектных решений, управление рисками и изменениями в зоне ответственности ГЗ,

Заполненные формы отчетности (статус-отчет),

Другие документы, требующиеся для управления

4. Порядок подготовки и предоставления отчетности

В данном разделе описан порядок формирования и предоставления регулярной отчетности по проекту.

Уровни предоставления отчетности по проекту:

Регулярная отчетность по проекту формируется для предоставления на следующие уровни управления Проектом:

1. Уровень руководства Государственного Заказчика (Департамент информационных технологий города Москвы) и Функционального Заказчика (Департамент образования города Москвы);

2. Уровень куратора проекта от Государственного Заказчика;

3. Уровень оперативного управления проектом (Руководитель проекта Государственного Заказчика, Руководитель проекта Исполнителя).

Формирование отчетности для каждого уровня управления проектом должно соотноситься со своим уровнем календарного планирования, т.е. представлять соответствующую уровню управления выборку задач и детализацию их выполнения.

Формирование и представление отчетности для уровня руководства ДИТ и ДОгМ, а также для уровня куратора проекта от ДИТ осуществляется за счет представления данных нижнеуровневой отчетности в различных группировках и аналитических разрезах и сопоставлении этих данных с показателями Директивно-координационного и Рабочего планов и целевыми значениями контрольных показателей.

Порядок формирования и представление отчетности для уровня оперативного управления проектом приведен в Таблице 6. Список и характеристики отчетов уровня оперативного управления проектом.

Табл. 6 Список и характеристики отчетов уровня оперативного управления проектом

№Название отчета Содержание отчета

Периодичность формирования Кто формирует

Кому предоставляет

Способ предоставления Назначение

Отчеты, отражающие выполнение работ относительно планов

1.

Отчет о выполнении задач по внедрению в образовательных учреждениях

(Приложение 1)

Перечень образовательных учреждений и перечень мероприятий по внедрению с указанием плановых, прогнозных и фактических сроков выполнения по каждой задаче (чек-лист)

Ежедневно РП_В

РП_И,

ОК,

К_ГЗ - по требованию

Ввод информации на проектный портал

Для ежедневного мониторинга процесса внедрения

2.

Отчет о статусе работ исполнителя(не виедреица)


Статус выполнения работ календарного плана, закрепленных за исполнителем

Еженедельно

Исполнитель (разработчик курсов, методик, конвертеров)

РП_И,

АПО_ГЗ

Ввод информации на проектный портал каждый четверг до 16:00

Для контроля за работами исполнителей,чьи задачи отражены в плане, а не в чек- листах

3.

Статус-отчет о ходе выполнения проекта


Статус выполнения работ календарного плана (работы по отдельным образовательным учреждениям вероятно можно будет в этом отчете не указывать), статус выполнения проектных решений, изменения в проекте, открытые вопросы

Еженедельно к совещанию Рабочей группы

АПО_ГЗ на основании информации от РП_И и других источников (реестр рисков, реестр открытых вопросов, протоколы и решения, отчеты 1,2,7)

РП_ГЗ,

РП_И,

РП_ФЗ, К_ГЗ -по требованию

Рассылка по электронной почте

Для контроля текущего хода выполнения задач проекта

4.

Отчет о деятельности Проектного офиса за отчетный период (Приложение 4)

Статус выполнения Проектным офисом поставленных перед ним задач и поручений Руководителя проекта от ДИТ

Еженедельно к совещанию Рабочей группы

АПО_ГЗ

РП_ГЗ,

РП_ФЗ,

К_ГЗ - по требованию


Для контроля деятельности ПрОф

5. Сводный отчет о выполнении задач по внедрению в образовательных учреждениях


Содержание отчета должно отражать статус реализации фаз внедрения по конкретному учебному заведению (укрупненный чек-лист) - для

Еженедельно РП_И

(Автоматически на основании чек- листов 0 выполнении задач по внедрению в образовательных учреждениях)

АПО_ГЗ,

ОК,

РПО_ФЗ,

РП_ГЗ, РП_ФЗ, К_ГЗ -по требованию


Для агрегации данных о процессе внедрения и для передачи этих данных для отражения прогресса (в %) в плане работ

стыковки с планом MS Project

Отчеты, отражающие выполнение показателей проекта

6.

Сводный отчет по количеству учреждений, по которым в систему вносятся данные


Сгруппированная по округам информация о количестве учреждений, по которым в систему вносятся данные, и анализ каждодневного изменения динамики

Ежедневно (будет уточнено после согласования методики аудита)

РГ_А

(Автоматически на основании чек- листов или вручную на основании актов внедрения, или через ВI)

РП_И,

ОК,

РП_ГЗ, РП_ФЗ, К_ГЗ -по требованию


Для мониторинга работы в системе по округам.

7.

Отчет о выполнении плановых показателей проекта (Приложение 7)

План-факт анализ натуральных показателей проекта (на основе согласованного перечня показателей и их контрольных значений)

Ежемесячно (?)

РГ_А или АПО_ГЗ (Автоматически на основании чек- листов или вручную на основании актов внедрения, или через ВI)

РП_И,

АПО_ГЗ,

РП_ГЗ,

РП ФЗ, К_ГЗ, К_ФЗ - по требованию


Для контроля за выполнением ПКП проекта

5. Процедура организации и проведения совещаний

Вопросы, возникающие в ходе выполнения Проекта, решаются путем проведения совещаний рабочих групп Проекта.

Рабочие группы Проекта являются коллегиальными органами управления Проектом. Поддержку их работы осуществляют Проектные офисы Государственного Заказчика, Функционального Заказчика, Исполнителя.

Наименование рабочих групп и их функции приведены в Уставе Проекта и в таблице 7 настоящего Регламента.

Табл. 7 Перечень рабочих групп и их функции

№ Наименование рабочей группы Функции

1. Рабочая группа управления Проектом

Высокоуровневое планирование, контроль, координация и мониторинг проекта

Мониторинг рисков и проблем проекта на верхнем уровне

2.Методический совет (в рамках Рабочей группы управления проектом)

Формирование и ведение реестра перспективных доработок УАОСОФД

Экспертиза возникающих в ходе Проекта замечаний к Системе

3. Рабочая группа уровня окружного управления

Планирование, контроль, координация и мониторинг проекта на уровне окружного управления

Мониторинг рисков и проблем проекта на уровне окружного управления

Эскалация рисков и проблем на уровень Рабочей группы управления Проектом

4. Рабочая группа внедрения в учреждении

Планирование, контроль, координация и мониторинг Проекта на уровне учреждения

Мониторинг рисков и проблем Проекта на уровне учреждения Эскалация рисков и проблем на уровень Рабочей группы уровня окружного управления

Проведение совещаний рабочих групп по Проекту можно разделить на две категории:

1. Регулярное совещание Рабочей группы управления Проектом.

Очное собрание Рабочей группы управления Проектом, проводимое под руководством руководителя Проекта от Государственного заказчика (РП_ГЗ) на регулярной еженедельной основе.

Целью совещания является утверждение результатов выполненных работ, принятие организационных и технических решений, планирование работ и иные цели, связанными с реализацией работ.

На совещании Рабочей группы управления Проектом должен присутствовать минимум один представитель от каждой организации - участника Проекта, включенной в Рабочую группу.

Периодичность проведения совещаний и повестку дня определяет руководитель Рабочей группы - руководитель Проекта от Государственного Заказчика.

Протокол совещания ведет администратор Проектного офиса Государственного Заказчика.

Порядок проведения совещания Рабочей группы управления Проектом показан на рисунке 5. Табличное описание приведено в таблице 8.

2. Рабочая встреча по Проекту (по инициативе участников Проекта).

Совещание для обсуждения отдельных вопросов и проблем реализации Проекта и подготовки соответствующих решений. В эту категорию попадают совещания всех рабочих групп по проекту, кроме Рабочей группы управления Проектом.

Рабочая встреча может быть инициирована любым участником проекта, решение о сроке ее проведения, повестке и составе участников принимается по согласованию со всеми предполагаемыми участниками этой встречи.

Совещания в рамках рабочих встреч по Проекту должны протоколироваться, а протоколы предоставляться в Проектный офис Государственного Заказчика.

Порядок проведения рабочей встрече по Проекту показан на рисунке 6. Табличное описание приведено в таблице 9.

Шаблон протокола совещания приведен в Приложении 1 к настоящему разделу.

Рис. 5 Порядок организации и проведения совещания Рабочей группы управления Проектом (схематичное описание)

Таблица 8 Порядок организации и проведения совещания Рабочей группы управления Проектом.




направляется1 Инициация совещания

1.1 РП_ГЗ

Инициация совещания (повестка, время, место, состав участников), информирование АПО_ГЗ о планируемом совещании

устная информация, электронное письмо, телефонный звонок

При возникновении потребности

АПО_ГЗ

1.2 АПО_ГЗ Подготовка повестки. Подготовка

список ранее принятых проектных

К совещанию

списка принятых ранее проектных решений с указанием статуса исполнения.

решений

1.3 АПО_ГЗ

Информирование участников совещания путем рассылки электронных писем, приглашений на совещание через MS Outlook. Согласование времени с участниками.

электронное письмо и (или) приглашение в MS Outlook, звонок по телефону

До 12:00 накануне дня совещания

Участникам совещания

1.4.Участники

Ответ администратору проектного офиса ГЗ о планируемом участии или неучастии в совещании.

электронное письмо и (или) уведомление в MS Outlook о непринятии приглашения на встречу


АПО_ГЗ

1.5.АПО_ГЗ

Доведение до РП_ГЗ информации о планируемом присутствии или отсутствии участников.

электронное письмо, телефонный звонок


РП_ГЗ

1.6.РП_ГЗ

Принятие решения о проведении совещания и информирование АПО_ГЗ



АПО_ГЗ

1.7.АПО_ГЗ

Информирование участников об отмене совещания в случае его отмены.




2 Организационная подготовка проведения совещания2.1 АПО_ГЗ Выполнения

мероприятий по подготовке к

До 18:00 накануне дня совещания *

совещанию (заказ переговорной, сбор и подготовка материалов, оформление пропусков).

3. Проведение совещания

3.1 РП_ГЗ

Ведение совещания, формирование проектных решений.

повестка, список ранее принятых проектных решений со статусами исполнения.

3.2.АПО_ГЗ

Формирование проекта протокола и отправка проекта протокола на согласование участникам совещания.

проект протокола в электронном виде, электронное письмо

Через 3 часа после окончания совещания


3.3.Участники совещания

Согласование проекта протокола и информирование АПО_ГЗ.

электронное письмо

До 18:00 следующего за совещанием рабочего дня

АПО_ГЗ

3.4.АПО_ГЗ

Отправка согласованного с участниками протокола на утверждение РП_ГЗ.

согласованный участниками совещания протокол в электронном виде, электронное письмо

До 19:00 следующего за совещанием рабочего дня

РП_ГЗ

3.5.РП_ГЗ

Утверждение протокола и информирование АПО_ГЗ

электронное письмо

До 12:00 2-го рабочего дня после совещания

АПО_ГЗ

3.6.АПО_ГЗ

Рассылка участникам совещания утвержденного протокола со списком проектных решений.

утвержденный протокол в электронном виде, электронное письмо

До 14:00 2-го рабочего дня после совещания


* Заказ переговорной - надо бронировать сразу, при принятии решения о проведении совещания (иначе может не хватить переговорных). При бронировании переговорной обязательно должны учитываться такие факторы, как количество участников, необходимость проектора и т.п.;

Заказ пропусков -в день совещания, так как охрана их теряет в ином случае.

Рис. 6 Порядок организации и проведения рабочей встречи (совещания) но Проекту (схематичное описание)

Таблица 9 Порядок организации и проведения Рабочих встреч по Проекту



направляется1 Инициация совещания

1.1. Инициатор совещания

Инициация совещания (повестка, время, место, состав участников), доведение до АПО_ГЗ информации о планируемом совещании.

устная информация, письмо по электронной почте

До 16:00 дня, предшествующего совещанию

АПО_ГЗ, Участникам совещания

1.2. АПО_ГЗ Подготовка проекта повестки

письмо по электронной

До 16:00 дня, предшествующег


и информирование участников.

почте о совещанию

1.3. Участники совещания

Согласование повестки. состава участников, времени и места между АПО_ГЗ, инициатором совещания, участниками совещания.

электронные письма, телефонные звонки

До 18:00 дня. предшествующего совещанию

АПО_ГЗ, Инициатор совещания

1.4.А АПО_ГЗ

Информирование участников о согласованных времени, месте, повестке совещания.

электронные письма, приглашение на совещание через MS Outlook



1.4.Б АПО_ГЗ

Информирование участников об отмене совещания.

электронные письма, звонки по телефону



2 Организационная подготовка проведения совещания

2.1.

Инициатор совещания,АПО_ГЗ,Участники совещания (по договоренности)

Выполнения мероприятий по подготовке совещания (заказ переговорной, сбор и подготовка материалов, заказ пропусков).


3. Проведение совещания

3.1.Инициатор совещания,АПО_ГЗ,участники совещания

Участие в совещании, фиксация решений.

стенограммы участников, записи участников совещания

3.2. АПО_ГЗ Формирование проекта протокола и отправка проекта протокола участникам

проект протокола в электронном виде

Не позже, чем через 4 рабочих часа после совещания


совещания на согласование.

3.3 Участники совещания

Согласование протокола участниками совещания (направление дополнений, изменений, замечаний в адрес АПО_ГЗ).

электронные письма

В соответствии со сроком, указанным в письме с протоколом

АПО_ГЗ

3.4. АПО_ГЗ

Учет замечаний и дополнений к протоколу. Отправка согласованного протокола участникам совещания.

согласованный протокол в электронном виде, электронные письма

До 19:00 дня после совещания


6. Процедура контроля исполнения проектных решений

В соответствии с настоящей процедурой источниками проектных решений могут являться решения, полученные от руководителя проекта Государственного Заказчика (РП_ГЗ), проектные решения из протоколов совещаний, из запросов на изменения, из карточек рисков. Все виды проектных решений фиксируются администратором Проектного офиса Государственного Заказчика (АПО_ГЗ) в реестре проектных решений.

Контроль соблюдения процедуры и качество выполнения процессов обеспечивает администратор Проектного офиса Государственного Заказчика (АПО_ГЗ).

Общая схема процесса контроля исполнения проектных решений приведена на Рисунке 7. Табличное описание приведено в таблице 10.

Рис. 7 Порядок контроля исполнения проектных решений (схематичное описание)

Таблица 10 Порядок контроля исполнения проектных решений



Рабочие документы Срок Кому направляется

1 Формирование реестра проектных решений

1.1.РП_ГЗ

Формирование проектных решений (в том числе в формате утвержденного протокола совещания, в виде заполнения полей запроса на изменение, карточки риска).

проектное решение в устной форме, полученное по электронной почте, на основании телефонного разговора

По мере возникновения АПО_ГЗ

1.2.АПО_ГЗ Регистрация проектных решений в реестре проектных решений. Информирование ответственных за

реестр проектных решений, электронные письма

В день получения проектного решения

Ответственным исполнителям

исполнение проектных решений.

2.Исполнение проектных решений

2.1

Ответственные за исполнение проектных решений

Исполнение проектных решений. Предоставление информации о статусе исполнения проектных решений АПО_ГЗ.

электронные письма

Выполнение решений - в соответствии с установленными сроками

Информирование АПО_ГЗ - не позднее чем через 1 рабочий день после запроса АПО_ГЗ

АПО_ГЗ

3. Контроль исполнения проектных решений

3.1.АПО_ГЗ

Контроль статуса исполнения зарегистрированных проектных решений. Запрос информации о статусе исполнения проектных решений у исполнителей.

реестр проектных решений, электронные письма, телефонные звонки

В зависимости от срочности проектных решений. Не реже 1 раза в неделю.

Ответственным за исполнение проектных решений

3.2.АПО_ГЗ

Ввод данных об исполнении проектных решений в реестр проектных решений.

реестр проектных решений, информация oт ответственных за исполнение проектных решений

По факту получения

3.3.АПОГЗ Включение информации об исполнении проектных решений в еженедельный статус-отчет и отчет об исполнении проектных решений и рассылка их по электронной почте

еженедельный статус-отчет, электронные письма, телефонный звонок

Еженедельно (статус-отчет), по факту получения информации об исполнении проектных решений

РП_ГЗ,заинтересованные стороны

РП_ГЗ. Информирование о выполнении проектных решений заинтересованных сторон (например инициатора запроса на изменение).

3.4.РП_ГЗ

Контроль выполнения проектных решений.

7. Процедура управления изменениями проекта

Процедура управления изменениями проекта основана на допущении, что в проекте могут происходить изменения. Изменения проекта могут касаться любой из областей проекта, включая объем проекта, границы проекта, сроков, содержания работ, Устава, Плана работ, процедур и т.д.

Формализация процесса управления изменениями основана на документировании потребности или факта изменения путем оформления запроса на изменение и согласования запроса уполномоченными участниками Проекта (Руководителями Проекта от участников).

Процедура описывает управление изменениями, относящимся к зонам ответственности кураторов Проекта (К_ФЗ, К_ГЗ) и руководителей Проекта (РП_ФЗ, РП_ГЗ) (см. таблицу 4 "Матрица распределения зон ответственности между участниками Проекта для решения вопросов Проекта"),

Предполагается, что на уровне до руководителя проекта от Исполнителя (РП_И) запросы на изменения формироваться не будут.

Все изменения после утверждения регистрируются в журнале изменений. Журнал учета изменений ведет администратор Проектного офиса от Государственного Заказчика (АПО_ГЗ).

Общая схема процесса управления изменениями приведена на Рисунке 8. Табличное описание приведено в таблице 11.

Форма запроса на изменение и журнала учета изменений приведены в приложениях 1 и 2 соответственно.

Рис. 8 Процесс управления изменениями проекта (схематичное описание)

Таблица 11 Процесс управления изменениями проекта



направляется1 Инициация запроса и изменение

1.1.Инициатор изменений в проекте

Заполнение карточки запроса на изменение и направление карточки в Проектный офис ГЗ

Шаблон карточки запроса на изменение в Проекте

По необходимости АПО_ГЗ

1.2. АПО_ГЗ Регистрация запроса на

Заполненная форма запроса

1 рабочий день с момента

изменение в журнале регистрации изменений проекта. Проведение первичного анализа запроса на корректность и полноту заполнения, на корректность содержания запроса. Принятие решения о рассмотрении запроса.

на изменение. Журнал регистрации изменений проекта.

поступления запроса

1.3.А АПО_ГЗ

Направление запроса на рассмотрение Государственному Заказчику (РП_ГЗ). Указание в журнале статуса "На рассмотрении ГЗ".

Журнал регистрации изменений проекта.

Электронное письмо в адрес инициатора.

1 рабочий день с момента поступления запроса

РП_ГЗ

1.3.Б АПО_ГЗ

В случае отказа от рассмотрения - регистрация в журнале причин отказа, указание статуса "Отказано". Уведомление инициатора запроса о причинах отказа.

Журнал регистрации изменений проекта.

Электронное письмо в адрес инициатора.

1 рабочий день с момента поступления запроса

Инициатор запроса

2 Согласование запроса на изменение2.1. Государственны

й Заказчик (РП_ГЗ)

Рассмотрение запроса по существу. Формирование проектных решений (с указанием их в

Заполненная форма запроса на изменение. Электронное письмо в адрес АПО_ГЗ.

3 рабочих дня с момента получения запроса

АПО_ГЗ

карточке запроса). Уведомление АПО_ГЗ о результате рассмотрения запроса.

2.2.A АПО_ГЗ

Регистрация в журнале статуса запроса "На согласовании". Информирование инициатора запроса.

Журнал учета изменений проекта. Электронное письмо Инициатору запроса.

1 рабочий день с момента получения решения по запросу от РП_ГЗ


2.2.Б АПО_ГЗ

В случае отрицательного решения РП_ГЗ по запросу - регистрация в журнале статуса запроса "Отказано", Информирование инициатора запроса о причинах отказа в согласовании.

Журнал учета изменений проекта. Электронное письмо Инициатору запроса.



2.3. АПО_ГЗОтправка запроса на согласование ФЗ.

Электронное письмо


ФЗ

2.4. ФЗ

Рассмотрение запроса по существу. Формирование решений по запросу (с указанием их в карточке запроса). Уведомление АПО_ГЗ о результатах согласования.

Заполненная форма запроса на изменение. Электронное письмо в адрес АПО.

3 рабочих дня с момента получения запроса

АПО_ГЗ

2.5.A

АПО_ГЗ Регистрация в журнале статуса

Журнал учета изменений

1 рабочий день с момента


запроса "Согласован". Проверка запроса на наличие изменений в нем. Информирование инициатора запроса.

проекта. Электронное письмо Инициатору.

согласования запроса ФЗ

2.5.Б АПО_ГЗ

В случае отрицательного решения ФЗ по запросу - регистрация в журнале статуса запроса "Отказано". Информирование инициатора запроса о причинах отказа в согласовании.

Журнал учета изменений проекта. Электронное письмо Инициатору

1 рабочий день с момента получения решения по запросу от ФЗ


2.6. АПО_ГЗ

Отправке измененного запроса на утверждение ГЗ. Указание в журнале статуса запроса "На утверждении ГЗ". Информирование Инициатора.

Согласованный запрос. Журнал учета изменений проекта. Электронное письмо Инициатору.

1 рабочий день с момента получения решения по запросу от ФЗ

РП_ГЗ

3 Утверждение запроса на изменение

3.1. РП_ГЗ

Утверждение запроса. Уведомление АПО о результате утверждения запроса.

Согласованный ФЗ запрос. Электронное письмо на АПО_ГЗ.

2 рабочих дня с момента получения согласованного ФЗ запроса от АПО_ГЗ

АПО_ГЗ

3.2.А

АПО_ГЗ Регистрация информации о запросе в журнале регистрации запросов на изменения. Статус "Утвержден". Уведомление

Журнал учета изменений проекта.

Электронное письмо Инициатору.



Исполнители, в чьей компетенции находятся изменения.

инициатора запроса. Регистрация проектных решений. Уведомление Исполнителей о проектных решениях по запросу.

Электронные письма исполнителям проектных решений по запросу.

3.2.Б АПО_ГЗ

В случае отрицательного решения РП_ГЗ по запросу - регистрация в журнале статуса запроса "Не утверждено", информирование инициатора запроса о причинах отказа в согласовании.

Журнал учета изменений проекта. Электронное письмо Инициатору.



3.3. АПО_ГЗ

Ввод информации о технических или функциональных проектных решениях в реестр перспективных доработок

Утвержденный запрос. Реестр перспективных доработок.


3.4. Исполнители

Осуществление утвержденных изменений в соответствии с проектными решениями.

Изменяемые характеристики и документы проекта

В соответствии с проектными решениями

В рамках осуществления настоящей процедуры предполагается, что инициатором изменений могут выступать руководители проекта от Государственного Заказчика, от Функционального Заказчика, от Исполнителя по Государственному контракту.

8. Процедура управления рисками

Процедура описывает управление рисками, относящимся к зонам ответственности кураторов Проекта (К_ФЗ, К_ГЗ) и руководителей Проекта (РП_ФЗ, РП_ГЗ) (см. таблицу 4 "Матрица распределения зон ответственности между участниками Проекта для решения вопросов Проекта").

Предполагается, что риски, находящиеся в зоне ответственности и компетенции Исполнителя (РП_И) и не требующие эскалации, не будут учитываться в реестре рисков и управление ими будет осуществляться на уровне Исполнителя.

Информацию о рисках, требующих рассмотрения на уровне К_ФЗ, К_ГЗ, РП_ФЗ, РП_ГЗ собирают и принимают решение о направлении риска на рассмотрение уполномоченные представители участников Проекта (руководителями Проекта от Функционального Заказчика, от Государственного Заказчика и от Исполнителя).

Информация о выявленных рисках передается администратору Проектного офиса Государственного Заказчика (АПО_ГЗ). Администратор оформляет карточку регистрации риска. В процессе работы над риском информация вносится также в реестр рисков проекта.

Форма карточки риска приведена в Приложении 1. Форма реестра рисков приведена в Приложении 2.

Описание полей карточки риска, реестра рисков:

Поле Описание ноля

НомерПоле содержит уникальный номер риска/ проблемы, используемый для идентификации риска/ проблемы. В карточке принята сквозная нумерация, начинающаяся с 1.

Наименование проекта

В поле указывается направление/проект, в рамках которого был идентифицирован риск и на которое он влияет

Дата обнаружения Поле, содержащее дату обнаружения риска/ проблемыДата закрытия/реализации риска

Поле, содержащее дату закрытия/реализации риска

Срочность риска (1-10), критичная дата Поле для указания срочности реагирования на риск

Текущий статус риска

В поле указывается один из трех статусов риска - "Отказано", "Согласован" "Снят", "Активен". Значение выбирается из списка.

Описание риска Поле содержит подробное описание риска/ проблемыПричина возникновения Подробное описание причины возникновения риска

Оценка влияния риска па проект

В поле описываются последствия реализации риска, возникновения проблемы. Подробно указывается, на какие параметры проекта влияет риск.

Владелец риска В поле указывается ответственный за управление указанным риском/проблемой.

Администратор Проектного офиса, ответственный за

В поле указывается сотрудник Проектного офиса, курирующий работу по данному риску/ проблеме

риск

Критичность воздействия на Проект (0-1)

В поле указывается влияние риска на ход реализации проекта, оцениваемое экспертно. Воздействию риска/ проблемы присваиваются дискретные численные значения рангов в диапазоне от 0 до 1 по следующему правилу:

Низкое - 0,2 (прогнозируемое небольшое снижение значений отдельных показателей проекта, отставание по срокам отдельных рабочих вех (работ) до 10%, отставание по директивным вехам до 5 дней, изменение качества результатов не требует согласования с заказчиком);

Среднее - 0,5 (изменение качества результатов и значений показателей проекта требует согласования с заказчиком.

отставание по срокам отдельных координационных и рабочих вех (работ) до 20%, отставание по директивным вехам от 6 до 10 дней);

Высокое - 0,7 (изменение качества результатов и значений показателей проекта не приемлемы для заказчика, прогнозируемый сдвиг по срокам госконтракта и отставание по директивным вехам свыше 10 дней).

Вероятность возникновения риска (0-1)

В поле указывается вероятность наступления риска, оцениваемая экспертно. Вероятности возникновения риска присваиваются дискретные численные значения рангов в диапазоне от 0 до I по следующему правилу: Низкая - 0,2 (соответствует вероятности до 30%); Средняя - 0,5 (соответствует вероятности от 30% до 70%); Высокая - 0,7 (соответствует вероятности свыше 70%). Поскольку проблема - это уже свершившийся риск, то по характеристике вероятности проблеме присваивается ранг равный 1.

Вес риска

Поле содержит значение веса риска/ проблемы рассчитываемое как произведение вероятности и критичности. После определения веса риска/ проблемы для удобства работы с ними производится ранжирование рисков/проблем на 3 категории: Малые риски ("зеленая зона") - риски с весом не более 0,1; Средние риски ("желтая зона") - риски с весом более 0,1 но менее 0,35; Высокие риски ("красная зона") - риски с весом 0,35 и более.

Связанные с риском запросы на изменение Проекта

В поле указываются все связанные с риском запросы на изменения

Стратегия реагирования на

Выбирается из списка: "Уход от риска", "Передача риска", "Снижение риска", "Принятие риска", "Использование

риск риска", "Расширение риска", "Совместное использование риска".

Вес риска рассчитывается как произведение вероятности и критичности:

Администратор проектного офиса Государственного Заказчика (АПО_ГЗ) актуализирует реестр рисков не реже, чем один раз в неделю.

При актуализации корректируется следующая информация по имеющимся рискам:

- Статус;

- Вес;

- Критичность;

- Описание;

- Мероприятия по снижению вероятности/реагированию, а также добавляется информация по вновь выявленным рискам.

По решению руководителя проекта Государственного Заказчика мероприятия по минимизации рисков и реагированию на них включаются в рабочий план или в реестр проектных решений.

Еженедельно администратор Проектного офиса Государственного Заказ включает информацию о рисках в статус-отчет для команды управления Проектом.

Все риски регистрируются в реестре рисков и за рисками как минимум еженедельно осуществляется мониторинг (критичность, вероятность реализации, влияние на различные области Проекта).

Схематичное описание процедуры управления рисками приведено на рисунке 9. Табличное описание процедуры управления рисками приведено в таблице 12.

Рис. 9 Процесс управления рисками пpоекта (схематичное описание)

Таблица 12 Процесс управления рисками проекта

№ Ответственный Выполняемая процедура Рабочие документы Срок Кому направляется

1 Идентификация риска его первичный анализ

1.1. Участник проекта - инициатор риска

Идентификация риска и уведомление АПО_ГЗ.

электронная почта, телефонный звонок, выводы по результатам совещания по Проекту

В день возникновения АПО_ГЗ

1.2. АПО_ГЗ Регистрация риска: оформление карточки риска (критичность, вероятность реализации, предложение по стратегии работы с риском, качественный анализ риска), внесение данных в реестр рисков (статус "Зарегистрирован"),

карточка риска, реестр рисков, методика анализа рисков, электронная почта

1 день с момента уведомления о риске

РП_ГЗ

Участник проекта - инициатор риска

Направление карточки риска на согласование РП ГЗ. Уведомление инициатора риска.

2 Согласование риска, его подробный анализ и формирование решений по работе с риском

2.1. РП_ГЗ

Рассмотрение риска по существу, уточнение вероятности риска, степени критичности, определение стратегии работы с риском, формирование проектных решений и определение ответственных исполнителей. Формирование запроса на изменение (при необходимости). Заполнение карточки риска. Уведомление АПО_ГЗ.

заполненная АПО_ГЗ карточка риска,

форма запроса на изменение(при необходимости)

3 дня с момента получения от АПО_ГЗ

АПО_ГЗ

2.2.А АПО_ГЗ

Внесение уточненных данных в реестр рисков (статус "Согласован"), внесение в реестр рисков действий по реагированию на риск при его реализации. Осуществление качественного анализа риска. Регистрация проектных решений по риску. Регистрация запроса на изменение (в случае наличия). Уведомление ответственных за исполнение проектных решений/мероприятий по работе с риском. Уведомление инициатора риска.

заполненная карточка риска от РП_ГЗ, реестр рисков, методика анализа рисков,запрос на изменение от РП_ГЗ (при наличии), электронная почта в адрес инициатора и владельца риска

1 день с момента получения информации от РП_ГЗ


Владельцы риска (ответственные за исполнение проектных решений/мероприятий по работе с риском)

2.2.Б АПО_ГЗ Внесение данных в реестр рисков (статус "Отказано"),

заполненная карточка риска от РП_ГЗ, реестр

1 день с момента получения информации от


Уведомление инициатора риска о причинах отказа от согласования риска.

рисков,электронная почта в адрес инициатора риска

РП_ГЗ

2.3.

Владельцы риска (ответственные за исполнение проектных решений/мероприятий по работе с риском)

Выполнение запланированных мероприятий/проектных решений по работе с риском. Информирование АПО о выполнении

электронная почта в адрес АПО_ГЗ

В соответствии с определенными в проектных решениях сроками

АПО_ГЗ

3 Контроль выполнения решений по риску и мониторинг риска

3.1.А АПО_ГЗ

Мониторинг за риском (контроль миграции риска, изменения его содержания, состава объектов Проекта, на которые риск воздействует).

реестр рисков, методика анализа рисков

Еженедельно (до реализации/снятия риска)

3.1.Б АПО_ГЗ

Контроль выполнения проектных решений в соответствии с процедурой контроля выполнения проектных решений.

реестр проектных решений,электронная почта от исполнителей по проектным решениям

карточки проектных решений на Портале со статусом выполнения проектных решений

В соответствии с установленными в проектных решениях сроками

3.2.А АПО_ГЗ

Если риск снят, то обновляется информация в реестре рисков - статус риска изменяется на "Закрыт".

Реестр рисков.

1 день с момента получения информации о снятии риска

3.2.Б АПО_ГЗ

Если риск не снят, то обновляется информация в реестре рисков - статус риска изменяется на "Активен" и осуществляется мониторинг остаточных рисков.

реестр рисков, методика анализа рисков

1 день с момента получения информации о выполнении проектных решений по риску

9. Процедуры управления показателями проекта

Показатели Проекта подразделяются на два вида:

1. Целевые показатели Проекта (цп). Данный вид показателей определяется на уровне Государственного Контракта. В Техническом Задании к Государственному Контракту указывается перечень целевых показателей Проекта и целевые значения показателей. По согласованию между Функциональным Заказчиком, Заказчиком по Государственному Контракту и Исполнителем работ (после его определения) состав целевых показателей может быть дополнен. Сведения о целевых показателях также содержатся в Уставе Проекта;

2. Контрольные показатели Проекта (цкп). Данный вид показателей определяется после определения результатов конкурса на выполнение работ по Государственному Контракту. В определении состава показателей и их значений принимает участие Исполнитель работ по Государственному Контракту. Контрольные показатели определяют промежуточные результаты выполнения работ и служат для прогнозирования выполнения целевых показателей.

За полноту и своевременность сбора информации о выполнении показателей и формирования отчета о выполнении плановых показателей отвечает администратор Проектного офиса Государственного Заказчика (АПО_ГЗ).

Схематичное описание процедуры приведено на рисунке 10. Табличное описание процедуры приведено в таблице 13. Шаблон отчета о выполнении плановых показателей Проекта приведен в приложении №7 в разделе 11.1. Приложения к разделу "Порядок формирования и предоставления отчетности". Форма для определения параметров показателей приведена в приложении 1 к настоящему разделу.

Рис. 10 Процедура управления показателями проекта (схематичное описание)

Таблица 13 Процедура управления показателями Проекта

№ Ответственный Выполняемая процедура Рабочие документы Срок Кому

направляется1Определение показателей и планирование их контроля


Определение состава целевых показателей Проекта и их значений.

Техническое Задание на Проект, содержащее состав и значения целевых показателей

После определения результатов конкурса

РП_ГЗ,РП_ФЗ, РП_И

1.2

РП_ГЗ, РП_ФЗ, РП_И

Определение состава контрольных показателей Проекта и их значений. Определение ответственных за показатели.

список контрольных показателей и их плановых значений.

До начала работ по Проекту РПО_ГЗ

1.3 РПО_ГЗ

Планирование контроля показателей, определение ответственных за контроль показателей, разработка отчетных форм.

список контрольных показателей и их плановых значений, отчетные формы для контроля показателей

До начала работ по Проекту

2 Контроль показателей и формирование отчетности

2.1 РПО_ГЗ

Запрос у Исполнителя данных о выполнении показателей.

отчетные формы для заполнения исполнителями,

электронная почта,

проектный портал

Регулярно в соответствии с порядком формирования и предоставления отчетности - после начала работ по Проекту

Ответственным от Исполнителя за предоставление информации по показателям

2.2

Ответственные от Исполнителя за предоставление информации по показателям

Формирование данных о выполнении показателей. Предоставление данных в Проектный офис ГЗ.

заполненные формы отчетности по показателям,электронная почта,проектный портал

В соответствии с периодичностью, определенной для формирования отчета

РПО_ГЗ

2.3 РПО_ГЗ

Формирование отчета по выполнению показателей. Направление отчета получателям.

отчет по показателям, электронная почта, проектный портал

В соответствии с периодичностью, определенной для формирования отчета

РП_ГЗ, РП_И

К_ФЗ, К_ГЗ, РП_ФЗ-по требованию

2.4 РП_ГЗ, РП_ФЗ

Анализ выполнения показателей. Формирование проектных решений. Информирование Кураторов о выполнении целевых показателей.

отчет по показателям, электронная почта, проектный портал,

производные документы: карточка риска, запрос на изменение

Анализ показателей и формирование решений - по решению РП_ГЗ

Информирование кураторов - по запросу

АПО_ГЗ К_ГЗ, К_ФЗ

2. K_Г3, К_ФЗ Анализ отчет по показателям, Анализ РП_ГЗ

5

выполнения показателей. Формирование проектных решений.

электронная почта, проектный портал

показателей и формирование решений - по решению К_ГЗ,

К_ФЗ

10. Процедуры проектного документооборота

Основным средством осуществления документооборота на Проекте является электронная почта.

Вся переписка между участниками Проекта уровня Государственный Заказчик/ Функциональный Заказчик - Исполнитель должна осуществляться с уведомлением Проектного офиса Государственного Заказчика (указывается в поле "Копия" адреса электронного письма).

Хранение документов осуществляется на проектном ресурсе с использованием иерархической структуры библиотеки документов и настраиваемыми правами доступа.

Документы, представленные только на бумажных носителях должны сканироваться и сохраняться в электронном виде.

Бумажные экземпляры документов должны храниться в Проектном офисе Государственного Заказчика в папках-файлодержателях с описью содержимого папки. Выдача бумажного экземпляра документа осуществляется под роспись получателя с указанием даты и отражением в описи содержимого папки.

За полноту и своевременность документооборота по Проекту отвечает администратор Проектного офиса Государственного Заказчика.

Схематичное описание процедуры приведено на рисунке 11. Табличное описание процедуры приведено в таблице 14.

Рис. 11 Порядок проектного документооборота (схематичное описание)

Таблица 14 Процедура проектного документооборота




направляется1Проектный документооборот

1.1Источник документа

Формирование проектной документации у источника. Направление проектной документации в Проектный офис ГЗ.

Документы Проекта По готовности АПО_ГЗ

1.2АПО_ГЗ Консолидация документации, полученной от источников, в месте хранения. Осуществление нормоконтроля входящей документации - в отношении отчетных документов

Документы Проекта

По мере получения документов от источников их формирования

Проекта.

1.3АПО_ГЗ

Определение категории документации полученной от источников, формирование определенных реквизитов документов для хранения в библиотеке документов в соответствии с определенной иерархической структурой.

Документы Проекта, иерархическая структура хранения


1.4АПО_ГЗ

Выделение из документов Проекта других объектов и оформление их как документов Проекта (проектные решения, риски, изменения).

Документы Проекта, Производные документы (реестр проектных решений, реестр рисков, журнал регистрации изменений и др.)


1.5АПО_ГЗ

Мониторинг и актуализация документов (если это требуется).


Обязательный периодический мониторинг Плана Проекта, реестра рисков..

1.6АПО_ГЗ

Предоставление проектных документов по запросу К_ФЗ, К_ГЗ, РП_ФЗ, РП_ГЗ, РП_И, АПО_И ’


в день поступления запроса

10.1 Иерархическая структура хранения проектных документов

Формирование и ведение электронного и бумажного архивов предполагает структурирование (классификацию) документации.

С целью обеспечения порядка хранения и простоты поиска на проектном ресурсе создается библиотека проектных документов, имеющая следующую иерархическую структуру папок:

№п/п Наименование Содержание

1.Организационные

документы

Устав Проекта и Регламент информационного взаимодействия, Распоряжение о начале проекта.

2. Переписка Письма (входящие и исходящие относительно Генерального Заказчика)

3. Контакты Реестр контактов по Проекту4. План работ План работ по проекту в формате MS Project

5. ОтчетыОтчеты по Проекту (еженедельный отчет по исполнению Плана (статус-отчет), еженедельный отчет о деятельности Проектного офиса и проч.).

6. Протоколы и поручения

Протоколы регулярного совещания рабочей группы управления Проектом (по пятницам), протоколы рабочих встреч, реестр проектных поручений.

7. Изменения проекта

Карточки регистрации изменений, журнал учета изменений проекта

8. Реестр рисков Карточки учета рисков, реестр рисков

9. Открытые вопросы Перечень открытых вопросов

10. Входящие

Дублирование электронной почты - сохраняются не системные (не определенные в структуре библиотеки документов) рабочие материалы проекта, рабочие версии отчетных документов, поступившие от исполнителя.

11. Результаты работ В папке хранятся версии отчетных документов, направленные на согласование и согласованные.

12. Рабочие материалы

Рабочие версии отчетных материалов, несистемные документы, разрабатываемые Проектным офисом

13. ПСИ Нормативно-справочная документация, необходимая для реализации Проекта.

14.Конкурсная

документацияКонкурсная документация (Договор, ТЗ...).

В процессе осуществления Проекта структура и состав проектной библиотеки могут меняться. Шаблоны рабочих документов Проекта (отчетов, форм

документов) хранятся непосредственно в папках размещения документов с указанием даты создания шаблона.

10.2 Правила формирования и отправки письма по электронной почте

1. Отправитель письма ставит в поле "Кому" адреса основных получателей, которые должны в обязательном порядке ответить на письмо, либо использовать содержащуюся в нем информацию для принятия решения.

2. Отправитель письма ставит в поле "Копия" адреса причастных получателей, которые должны быть проинформированы по теме (содержанию) письма.

3. При необходимости проинформировать отдельных участников проекта, о факте отправки письма которым не должны знать основные и причастные получатели, отправитель письма адреса скрытых получателей ставит в поле "СК".

4. Кураторы проекта от Генерального и Функционального заказчиков могут включаться в состав получателей письма только с санкции руководителей проекта от Генерального Заказчика и от Функционального Заказчика. Статус данного получателя (основной, причастный или скрытый) определяется указанной санкцией.

5. Заполнение поля "Тема" обязательно. Наименование темы письма должно быть кратким, но отражающим основное содержание письма. При регулярной отсылке похожих сообщений (недельный отчет, квартальная справка) необходимо сохранять наименование темы (или ее части) постоянным, чтобы получатель мог настроить автоматические правила по сортировке такой почты.

6. Письму должен присваиваться статус "Высокая важность" (включаться в настройках маркер "Высокая важность") в случаях, когда основные получатели должны ответить на него в течение 4 часов с момента отправки письма отправителем. В случае экстренной важности письмо может сопровождаться телефонными звонками основным получателям.

7. Текст письма должен быть точным, лаконичным и конкретным;

8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Если необходим быстрый ответ, формулируйте письмо так, чтобы на него можно было ответить просто "да" или "ок". При выборе различных вариантов что делать, предложите вариант по умолчанию.

9. Высылайте без предупреждения письма объемом не более 2-3 мегабайт. При посылке вложения большего размера, уточните у получателя, пройдет ли такой

файл через его почтовый сервер - у некоторых может быть ограничение трафика, либо почта читается с телефона.

10. Не вкладывайте в письма файлы с расширениями EXE, PIF, ВАТ, СОМ, CMD, SCR - многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют или отрезают такие вложения, и адресат их никогда не получит. Упаковывайте их в архив (zip, rаr) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте. Не вкладывай в тело html-письма письма звук, видео, флэш-анимации и прочее.

11. Письмо обязательно должно иметь стандартную подпись с контактными данными:

С уважением,

ФИО (полностью),

проектная роль (должность)

наименование проектного офиса (организации) (может быть логотип)

Тел./факс: (495)

Моб. тел.: (...)

Адрес электронной почты

Ответ на электронное письмо

1. Основные получатели должны в обязательном порядке ответить на письмо:

- со статусом "Высокая важность" - в течение часов с момента отправки письма инициатором;

- без отметок по важности - в соответствии с указанным в письме сроком ответа, и если данный срок не указан - в течение 2 рабочих дней с момента отправки письма инициатором.

2. При формировании ответа необходимо сохранять историю переписки. Не следует начинать ответ с нового письма, формировать ответ нужно путем нажатия на копки "ответить, ответить всем". Не допускается отключение функции цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.

3. Отвечать необходимо на последнее письмо в цепочке переписки, а не на промежуточное.

4. При ответе по отдельным пунктам "в теле полученного письма" (по тексту), ответы необходимо выделять цветом шрифта или заливкой, кеглем и т.п..

5. Получатель письма отвечает на письмо по первоначальному списку адресатов (всех получателей плюс адрес отправителя). При ответе нескольким адресатам пользуйтесь кнопкой "Ответить всем" ("Reply All").

6. При внесении изменений в списке получателей в ходе переписки отправителю необходимо обратить внимание на изменение списка рассылки остальным участником, например "+Иванов", "- Сидоров" или иными способами, при необходимости - с разъяснением причин добавления или исключения участника из переписки.

7. Отправитель письма в случае, если в ответ на его письмо получатель изменил состав адресатов - доводит при необходимости копию ответа данного получателя тем адресатам из начального списка, которые его при этом не получили.

При ответе на письмо следует менять тему исходного письма только в том случае, если резко меняется направленность и тема переписки, но при этом необходимо сохранить историю переписки.

11. Приложения к разделу "Порядок подготовки и предоставления отчетности"

Приложение 1. Отчет о выполнении задач по внедрению в образовательных учреждениях

Отчет о выполнении задач по внедрению в образовательных учрежденияхОкруг: Ответственный:Проект: Отчет на дату:

№п/п

Организация

Ответственный от партнера 1C

Выделение РП и

сформированное РГ по округу

Проведена встреча с куратором по округу от ДОГМ

Проведение собрания с директорам

и ООО

Запуск линии консультации

Назначение учебного

курса

Передача метод.

материалов и

инструкции

Прохождение учебного

курса

Приложение 2. Отчет о статусе работ исполнителя

Отчет исполнителя о статусе выполнения работ по проектуИсполнитель

Наименование проекта:Дата последнего обновления отчета:№КП Работы План. дата Факт. дата Комментарии

Приложение 3. Статус-отчет о ходе выполнения проекта

Департамент информационных технологий города Москвы Еженедельный статус-отчет по

проекту1. Информация об отчете

Наименование проектаОтчетный период (1 неделя)Наименование организации

Автор отчетаДата составления отчета

2. Получатели отчета

ФИО Организация1.2.3.

3. Статус выполнения работ календарного плана

2.1. Выполнено за отчетный период

№ КП Работы План.дата Факт.Дата Ответственный Комментарии

2.2. Работы на следующий отчетный период (2 недели)

№ КП Работы План.дата Прогноз. Ответственный Комментарии

2.3. Отклонения от сроков базового плана за отчетный период

№ КП

Работы План.дата

Прогноз. Ответственный

Причины отклонения

Компенсирующие меры Влияние

4. Статус выполнения поручений за отчетный период

3.1. Выполнено за отчетный период (включая выполненные с опозданием)

Статус Поручения План. дата Прогноз Ответственный Комментарии

3.2. Планируемые к исполнению на следующий отчетный период (2 иедели)


3.3. Просроченные за отчетный период


5. Изменения в проекте за отчетный период

№ п/п

Описание изменения Инициатор,основание

На что влияет данное

изменение

Исходное значение

Новое значение Комментарий

6. Открытые вопросы проекта

№ п/п

Открытый вопрос

План, дата

Прогноз

Ответственный от ПрОф

Ответственный от

исполнителя

Текущий статус Комментарий

Приложение 4. Еженедельный отчет о работе Проектного офиса

Еженедельный отчет о работе Проектного офиса

1. Информация об отчете

Наименование проектаОтчетный период (1 неделя)Наименование организации

Автор отчетаДата составления отчета

2. Получатели отчета

ФИО Организация1.2.3.

3. Статус выполнения задач и поручений за отчетный период

2.1. Задачи и поручения, выполненные за отчетный период

№ КП Задачи,поручении План.

датаПлан. дата окончания

Факт. Дата

Ответств-ый Комментарии

2.3. Задачи и поручении, не выполненные за отчетный период

№ КП

Задачи, поручения

План. дата

План. дата окончания

Прогноз.

Отвстств-ый Комментарии

2.2. Задачи и поручения на следующий отчетный период

№ КП

Задачи, поручения План.дата План. дата

окончанияПрогноз

.Ответств-ый Комментарии

4. Проведенные за отчетный период встречи и совещании

№ п/п Повестка Дата Место Участники

5. Планируемые встречи и совещания

№ п/п Повестка Дата Место Участники

Приложение 5. Сводный отчет о выполнении задач по внедрению в образовательных учреждениях

Сводный отчет о выполнении задач по внедрению в образовательных учреждениях

Наименование проекта:Функционал:Дата последнего обновления:

Округ

Подчинение

Учреждение

Окончание Фазы 1



План Факт План Факт План ФактГруппа № 1

Г руппа № 2

Приложение 6. Сводный отчет по количеству учреждений, по которым в систему вносятся данные

Округ

Общее количество учреждени

й

Дата 1 Дата 2 Дата 3

Количество учреждений в отчете

Количество учреждений в отчете

%

прироста

% от всех

Количество учреждений

в отчете

%

прироста

% от всех

1.2.3.4.Приложение 7. Отчет о выполнении плановых показателей проекта

Отчет о выполнении плановых показателей по проектуНаименование проекта:Дата последнего обновления:

№ Наименование показателя 2014 2015июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь январь

ПланФакт ПланФакт Пла

н Факт План Факт Пла

н Факт План Факт Пла

н

1 Количество подключенных к облаку организаций

2 Количество обученных сотрудников кадровых служб

3 Количество обученных бухгалтеров

4 Количество обученных расчетчиков

5Количество организаций, использующих в своей работе ЭЦП

6

Кол-во платежных поручений, отправляемых электронно (из УАОСОФД в АСУ ГФ), в месяц

7Кол-во выписок, получаемых электронно (из АСУ ГФ в УАОСОФД), в месяц

8

Кол-во квитанций, передаваемых электронно (из УАОСОФД в ИС РНиП), в месяц

9

Коп-во платежей по компенсации РП, формируемых электронно в УАОСОФД, в квартал

10

Количество сотрудников организаций,подведомственных ДОГМ, по которым внесены и переданы в РПК личные дела

12. Приложения к разделу "Процедура организации и проведения совещаний"

Приложение 1 Шаблон Протокола совещания

Протокол совещания

по проекту/контракту:_______________________________________

Тема:_____________________________________________________

Место проведения - Дата и время проведения

(ДИТ, каб. *** - 21.12.2012, 18:00 - 19:00)

Участники совещания:

№ Участник Организация1 ФИО 1 Организация 12 ФИО 2 Организация 2Вопросы к обсуждению:

№ Вопрос к обсуждению Докладчик1 Вопрос I ФИО 12 Вопрос 2 ФИО 2Принять участникам к сведению:

-

-

Решения:

№ Проектное решение Срок исполнения

Ответственный исполнитель Организация

1 Проектное решение 1 срок ФИО Организация

2 Проектное решение 2 срок ФИО Организация

Подготовил: Фамилия И.О.,

e-mail: *********@mos.ru

тел.: (495)***.**.** (доб, ***)

13. Приложения к разделу "Процедура управления изменениями Проекта"

Приложение 1. Форма запроса на изменение проекта.

№ запроса

:

Запрос на изменение в

проекте1. Автор запроса:2. Дата формирования запроса:3. Наименование проекта:

4. Текущий статус запроса на изменение Дата и автор статуса

5. Комментарий по текущему статусу6. Суть предлагаемого изменения7. Причина изменения8. Способы воздействия на причину изменения

9. Оценка влияния изменения на проект (подробное описание)

10. Оценка влияния изменения на документы проекта (Устав, План, Процедуры управления проектом)

11. Риски, вследствие применения измененияЗаключения согласующих сторон

12. Заключение Проектного офиса ГЗ Дата и автор

13. Заключение Государственного Заказчика: Дата и авторРешения Государственного Заказчика:

14. Заключение Функционального Заказчика: Дата и авторРешения Функционального Заказчика:

Приложение 2. Форма журнала учета изменений проекта

Журнал учета изменений проекта

№ запрос

а

Дата запроса

Инициатор

изменения

Текущий статус

Суть изменени

я

Дата поручения

запроса ПМО

Дата передачи

запроса на рассмотрени

е ГЗ

Дата рассмотрения

ГЗ

Дата направления

на согласовани

е ФЗ

согласования

14. Приложения к разделу "Процедура управления рисками"

Приложение 1. Форма карточки риска.

№ риска: Карточка риска

1. Наименование проекта:2. Инициатор риска:3. Дата обнаружения риска:4. Дата закрытия/реализации риска

5. Срочность риска (1-10), критичная дата

6. Администратор Проектного офиса, ответственный за риск

7. Владелец риска8. Текущий статус риска Активен9. Описание риска10. Причина возникновения

11.

Оценка влияния риска на проект (подробное описание на что риск влияет: сроки, бюджет, состав работ...)

12. Критичность воздействия на Проект (1- 10)

13. Вероятность реализации (1-10)

14. Вес риска (рассчитывается автоматически) 0

15. Связанные с риском запросы на изменение Проекта

16. Стратегия реагирования на риск передача риска

Проектные решения в отношении рискаДата и автор решения

Ответственный Схема применения

1. немедленно

2.при реализации риска

3. немедленно4. немедленноПриложение 2. Форма реестра рисков.

Реестр рисков

№ дата Инициато Владелец Ответственный Описание Текущи Критичность Вероятность Вес

риска

обнаружения риска р риска риска администратор

прОф риска й статус (0-1) реализации (0-1)

риска

15. Приложения к разделу "Процедура управления показателями проекта"

Приложение 1. Форма для определения параметров показателей

Форма для определения параметров показателей

№ Показатель

Ответственный за показатель от Исполнителя

Методика (формула) расчета показателя

Тип оценки выполнения показателя

Ед. изм. пок-ля

Срок предоставления

фактических данных по

показателям в Проектный

офис

Периодичность формирования

отчета

Ссылка на форму

выходной отчетност

и

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1

Количество подключенных к облаку организаций

Выполнен Шт.

до 5 числа месяца,

следующего за отчетным периодом

помесячно

2

Количество обученных сотрудников кадровых служб

Не выполнен Шт.



помесячно

3Количество обученных бухгалтеров

Чел.



помесячно

4 Количество обученных

Чел.


помесячно

расчетчиковследующего за

отчетным периодом

5

Количество организаций, использующих в своей работе ЭЦП

Шт.



помесячно

6

Кол-во платежных поручений, отправляемых электронно (из УАОСОФД в АСУ ГФ), в месяц

Шт.



помесячно

7

Кол-во выписок, получаемых электронно (из АСУ ГФ в УАОСОФД). в месяц

Шт.



помесячно

8

Кол-во квитанций, передаваемых электронно(из УАОСОФД в ИС РНиП), в месяц

Шт.



помесячно

9

Кол-во платежей по компенсации РП, формируемых электронно в УАОСОФД, в квартал

Шт.



поквартально

Documents

mosmetod.ru€¦ · Web view2014/05/30 · В состав Проектного офиса ДИТ входят сотрудники ДИТ и сотрудники от ГК "Проектная