Výběr systému k evidenci Výběr systému k evidenci publikační činnosti a sběru publikační činnosti a sběru

RIVRIV

Mgr. Zdeňka Firstováfirstova@uk.zcu.czUniverzitní knihovnaUniverzitní 18

Evidence publikační činnosti Evidence publikační činnosti a sběr RIV na ZČUa sběr RIV na ZČU

• Sběr publikační činnosti od roku 1997Sběr publikační činnosti od roku 1997

– Papírový formulář přihláškyPapírový formulář přihlášky– Plné texty Plné texty – Knihovna zpracovala do AlephuKnihovna zpracovala do Alephu

• V Alephu V Alephu speciální pole

– Z Alephu přes FoxPro výstup pro RIVZ Alephu přes FoxPro výstup pro RIV– Z Alephu výstupy Publikační činnosti pro katedryZ Alephu výstupy Publikační činnosti pro katedry

V roce 1997 první směrnice o evidenci a ukládání výsledků publikační činnosti v knihovně ZČU

Specializovaný systém na sběr a evidenci Specializovaný systém na sběr a evidenci publikační činnosti a RIV na ZČUpublikační činnosti a RIV na ZČU

• Rok 2002 Rok 2002

– Rozhodnutí pořídit speciální SW Rozhodnutí pořídit speciální SW – Akce knihovny Akce knihovny (OBD, EPCA)(OBD, EPCA)– Rozhodnutí ZČURozhodnutí ZČU

• V polovině roku 2003 instalována aplikace V polovině roku 2003 instalována aplikace Ostravské univerzity PUBLOstravské univerzity PUBL

http://www.publikace.zcu.cz

Pokyn prorektora č. 5P/2003Pokyn prorektora č. 5P/2003

EVIDENCE PUBLIKAČNÍ ČINNOSTI A DALŠÍCH EVIDENCE PUBLIKAČNÍ ČINNOSTI A DALŠÍCH ODBORNÝCH AKTIVITODBORNÝCH AKTIVIT

• Práce se do evidence přihlašuje prostřednictvím systému PUBL

• Za přihlašování prací je zodpovědný autor • Autor je povinen odevzdat plný text do knihovny (kopie článku,

stati… + kopie titulního listu; nebo výtisk časopisu, sborníku…)• Publikace běžně dostupné kupuje knihovna ze svých

prostředků• Bez předání plného textu nebudou data zařazena do

potřebných výstupů• Práce jsou zpřístupněny k prezenčnímu studiu

PUBL PUBL

VýhodyVýhody

• Úspora práce při zadávání dat do AlephuÚspora práce při zadávání dat do Alephu

• Možnosti výběrů bibliografických záznamů přímo uživatelemMožnosti výběrů bibliografických záznamů přímo uživatelem

• Stav záznamu – uzpůsoben potřebám Univerzitní knihovny ZČUStav záznamu – uzpůsoben potřebám Univerzitní knihovny ZČU

• Číselník pracovníků ZČUČíselník pracovníků ZČU

Publ celkem Z toho RIV

1999 1 234 545

2000 1 549 417

2001 1 409 477

2002 1 415 570

2003 1 752 783

2004 1 895 761

2005 1 781 626

2006 2 077 946

2007 2 417 1 234

• Úspora práce s výstupy pro Úspora práce s výstupy pro jednotlivá pracovištějednotlivá pracoviště

• Nárůst přihlášených pracíNárůst přihlášených prací

PUBL PUBL

PUBL PUBL

NedostatkyNedostatky

• Nestabilita systémuNestabilita systému• Dlouhé odezvy na požadavky na dopracování systémuDlouhé odezvy na požadavky na dopracování systému• Chybí manažerské funkce Chybí manažerské funkce

– Kontrola záznamů na katedřeKontrola záznamů na katedře– TabulkyTabulky

• Uživatelům chybí možnost zadávat Uživatelům chybí možnost zadávat – ohlasy vlastních pracíohlasy vlastních prací– IFIF

• Knihovně chybíKnihovně chybí– Autoritní báze časopisů / sborníkůAutoritní báze časopisů / sborníků

– Nedopracovaný citační formát pro všechny druhy dokumentůNedopracovaný citační formát pro všechny druhy dokumentů

Nedostatky systému a změna ve financování vědy a výzkumu, která mnohonásobně zvýšila význam publikační činnosti a evidence výsledků VaV, vedly k rozhodnutí ZČU změnit systém

Systémy pro evidenci Systémy pro evidenci

PUBL2 – Ostravská univerzita

Systém vytvořený jako řešení předávání dat do RIV pro Systém vytvořený jako řešení předávání dat do RIV pro Ostravskou univerzitu, nikdo jiný nevyužíváOstravskou univerzitu, nikdo jiný nevyužívá

OBD – DERS

Systém vznikl jako Osobní bibliografická databáze, Systém vznikl jako Osobní bibliografická databáze, přetvořen k odevzdávání RIV. Používá 12 VŠpřetvořen k odevzdávání RIV. Používá 12 VŠ

EPCA – Cosmotron

Systém vznikl jako samostatný modul Advanced Rapid Systém vznikl jako samostatný modul Advanced Rapid Library. Používá ČAV, SAV a 8 slovenských VŠ Library. Používá ČAV, SAV a 8 slovenských VŠ

PUBL2 PUBL2 Ostravská univerzitaOstravská univerzita

Silné stránky: Silné stránky: • Různé barvy záznamu indikují jeho stavRůzné barvy záznamu indikují jeho stav• XML – lze snadno vytvářet nové formuláře i šablonyXML – lze snadno vytvářet nové formuláře i šablony• Stejné uživatelské rozhraní jako Publ1 a je uživatelům ZČU známýStejné uživatelské rozhraní jako Publ1 a je uživatelům ZČU známýSlabé stránky:Slabé stránky:• Systém nikdo zatím nepoužíváSystém nikdo zatím nepoužívá• Nemá vazbu na databázi RIVNemá vazbu na databázi RIV• Zadavatel nevidí, pod jakou položkou záznam odejde do RIVZadavatel nevidí, pod jakou položkou záznam odejde do RIV• V sytému se ukládá a může být přiřazen pouze aktuální Impakt faktor V sytému se ukládá a může být přiřazen pouze aktuální Impakt faktor • Neposkytuje webové službyNeposkytuje webové služby• Neumí import citací z WoSNeumí import citací z WoS• Zatím neumí přenos dat do knihovního systému AlephZatím neumí přenos dat do knihovního systému Aleph• Nemá protokol Z39.50Nemá protokol Z39.50Příležitosti:Příležitosti:• Navázáno na AKTOS, který umí vygenerovat žádost o akreditaciNavázáno na AKTOS, který umí vygenerovat žádost o akreditaciHrozby:Hrozby:• Není to standardní program, je to řešení pro OU a ani tam ještě není nasazen do Není to standardní program, je to řešení pro OU a ani tam ještě není nasazen do

ostrého provozuostrého provozu• Špatná zkušenost s délkou odezvy, v případě požadavků na změnyŠpatná zkušenost s délkou odezvy, v případě požadavků na změny

Publ2 Ostravská univerzita

Systém používá Nikdo Není to standardní program, je to řešení pro Ostravskou univerzitu. Ani tam

ještě není nasazen do ostrého provozu

Číselníky Číselník autorů – vazba na personalistiku Číselník autorů – lze zadat jen aktuální stav, ale při vyhledávání nalezne i

např. podle příjmení za svobodna

Číselník projektů – berou ze svého systému evidence

Možnost nastavit ISSN pracoviště – tj. těch, se kterými pracuje nejčastěji

Práva uživatelů Hierarchie uživatelských práv I katedrální. Lze nastavit různou úroveň práv.

Schválení záznamu – zatím NENÍ pokud je vše vyplněno, jde do RIV. Ale lze nastavit i „povolovací“ práva

Na OU nikdo záznamy nekontroluje – zodpovědný je autor

Stavy záznamu, kontrola změn v záznamu Různé stavy záznamu Rozpracovaný Musí schválit zadávající pracovník, aby byl

viditelný pro ostatní Veřejný Jde ke správci, kontrola k RIVu

Barva záznamu indikuje jeho stav – jde do RIV a má vše, lze uložit … apod.

Historie záznamu – vidí jen administrátor

Druhy dokumentů Proti PUBL1 rozšířili typy publikačních činností …

XML – snadno se dělají nové šablony, formuláře

Nová položka v RIV – kdo doplní, kdo „hlídá“ Nebyla jasná odpověď, zda hlídají oni nebo

uživatel

Není vidět, pod jakou položku (písmeno) je odesíláno do RIVu

RIV V systému jsou formální kontroly údajů potřebných pro RIV „povinná“ pole

Záznam NENÍ po odeslání do RIV prolinkován na záznam v databázi RIV

Impakt faktor Impakt faktor je ukládán jen jeden - vždy nejnovější IF je v číselníku

zdrojů Nelze ručně změnit – když zapíšete v r. 2008 publikaci z r .2005 načte se nejnovější IF – tj. z roku 2007

Exporty / statistiky / webovské služby / importy Webové služby dynamické výstupy na stránky kateder, autorů… NEMÁ

Různé exporty

Plánují i export pro BibTec

XML – snadno se dělají nové šablony

Exporty na web stránky uživatelů přes URL

Import citací z WoS apod. NEUMÍ

Různé Autentizace autorizace - možná přes naše unixová hesla

Ohlasy – kdo citoval možno vkládat jako text

Výstup citace ISO 690

Protokol Z39.50 - NEMÁ

Export dat do knihovního systému Aleph – zatím NEMÁ ale mohou doplnit

Vzhled převzali z PUBL1 – záložky, ale NEMÁ záložku Knihovna

Možnost měnit pořadí autorů

Navázáno na AKTOS – vygeneruje kompletní žádost k akreditaci

Duplicity NEKONTROLUJE

Co vidí „host“: Publ 2 není zatím dostupná

OBD OBD DERSDERS

Silné stránky: Silné stránky: • Systém používá 12 českých VŠSystém používá 12 českých VŠ• Různé stavy záznamu (rozpracovaný / ke kontrole / vrácený / přijatý). Podléhá Různé stavy záznamu (rozpracovaný / ke kontrole / vrácený / přijatý). Podléhá

schválení na katedřeschválení na katedře• Možnost propojení na plné textyMožnost propojení na plné texty• V systému jsou kontroly před odesláním do RIV. Možnost chybové hlášky kontroly V systému jsou kontroly před odesláním do RIV. Možnost chybové hlášky kontroly

odeslat zadavateli záznamu.odeslat zadavateli záznamu.• Systém složek – uživatel si může odkazy na záznamy rozdělit do různých složek. Systém složek – uživatel si může odkazy na záznamy rozdělit do různých složek.

Jeden záznam může být v různých složkách.Jeden záznam může být v různých složkách.• Vyhledávání – nastavený filtr je možné uložit jako šablonuVyhledávání – nastavený filtr je možné uložit jako šablonu• Impakt faktor je ukládán s rokemImpakt faktor je ukládán s rokemSlabé stránky:Slabé stránky:• Historie záznamu přístupná pouze administrátoroviHistorie záznamu přístupná pouze administrátorovi• Zadavatel nevidí, pod jakou položkou záznam odejde do RIVZadavatel nevidí, pod jakou položkou záznam odejde do RIV• Nemá vazbu na databázi RIVNemá vazbu na databázi RIV• Neposkytuje webové službyNeposkytuje webové služby• Neumí import citací z WoSNeumí import citací z WoS• Zatím neumí přenos dat do knihovního systému AlephZatím neumí přenos dat do knihovního systému Aleph• Nemá protokol Z39.50Nemá protokol Z39.50Příležitosti:Příležitosti:• Součást systému VERSOSoučást systému VERSOHrozby:Hrozby:• Rychlost odezvy firmy na požadavky ???Rychlost odezvy firmy na požadavky ???

OBD DERS

Systém používá 12 VŠ

Číselníky Seznam grantů – možno přetáhnout, nebo může být zpracováván v OBD

Granty je možné přebírat s INISu, pokud tam už jsou

Pokud se užívá číselník grantů, pak je vidět, jaké výstupy jsou na něj navázány

Číselník zdrojů

Možno nastavit další vlastní malé číselníky

Propojení na databázi ISSN - NEUMÍ

Práva uživatelů 4 úrovně uživatelů 1) uživatel – může zadávat záznamy

2) katedra – vedoucí nebo pověřená osoba – může vkládat, musí schvalovat

3) FAK – fakultní správce – konzultant, kontrolor 4) Univ – 1 osoba, univerzitní administrátor

Stavy záznamu, kontrola změn v záznamu Různé stavy záznamu Rozpracovaný Musí schválit zadávající pracovník, aby byl viditelný

pro ostatní Ke kontrole Jde ke správci, kontrola k RIVu Vrácený Zpět k uživateli + komentář, hlášky RIVu

Přijatý A je uzamčen

Historii záznamu NEUKLÁDÁ

Záznamy mají 3 části: Obecné info jde změnit popisek a do pole posílat jiné informace

Specifické info Metadata Např. propojení na plný text, stav záznamu, chyby

záznamu (link na chybné pole)

Druhy dokumentů Názvy kategorií – typy dokumentů – jsou tu nazvány „literární forma“ článek RIVovský x neRIV

Nová položka v RIV – definuje si sám správce systému na univerzitě, nebo osloví DERS (nedělají automaticky)

RIV Přímo v systému jsou kontroly před odevzdáním do RIV

Možnost „kontroly“ RIV – vypíše chybové hlášky k záznamům – možno odeslat mailem konkrétnímu zadavateli

Dávka pro RIV – po poskytovatelích, buď celá pro všechny, nebo po jednotlivých částech

Záznam NENÍ po odeslání do RIV prolinkován na záznam v databázi RIV

Impakt faktor Impakt faktor je ukládán s rokem IF je v číselníku zdrojů, lze hromadně nalít

Exporty / statistiky / webovské služby / importy

Webové služby dynamické výstupy na stránky kateder, autorů… NEMÁ

Sestavy a statistiky: základní přehled za 3 roky + předdefinovaný filtr

Exporty připravují na míru organizace

Exporty na web stránky uživatelů, pouze Off-line (pošle hotovou HTML stránku)

Import citací z WoS apod. NEUMÍ

Různé Autentizace autorizace - možná přes naše unixová hesla

Systém složek Uživatel si může vytvořit libovolné složky a do nich si dát jakékoliv odkazy – tj. jeden záznam může být v různých složkách

Vyhledávání –filtry – možno uložit jako šablonu Plánují přidat možnost sdílení šablon

Kde funguje VERSO, přibude jedna záložka

Protokol Z39.50 - NEMÁ

Export dat do knihovního systému Aleph – zatím NEUMÍ

Co vidí „host“: http://obd.jcu.cz/

EPCA EPCA CosmotronCosmotron

Silné stránky: Silné stránky: • Systém používá AVČR, SAV, a 8 slovenských univerzitSystém používá AVČR, SAV, a 8 slovenských univerzit• Záznam podléhá schválení na ústavu / katedřeZáznam podléhá schválení na ústavu / katedře• Změna v záznamu může bát avizována jeho zadavateli prostřednictvím RSSZměna v záznamu může bát avizována jeho zadavateli prostřednictvím RSS• Ukládá kompletní historii záznamuUkládá kompletní historii záznamu• Kategorie dokumentů uvedeny písmenem kategorie RIV, do které se záznam odesíláKategorie dokumentů uvedeny písmenem kategorie RIV, do které se záznam odesílá• Možnost propojení na plné textyMožnost propojení na plné texty• V systému jsou kontroly před odesláním do RIV. Možnost chybové hlášky kontroly V systému jsou kontroly před odesláním do RIV. Možnost chybové hlášky kontroly

odeslat zadavateli záznamu.odeslat zadavateli záznamu.• Po odeslání do RIV do záznamu vložen link na záznam v databázi RIVPo odeslání do RIV do záznamu vložen link na záznam v databázi RIV• Impakt faktor je ukládán s rokemImpakt faktor je ukládán s rokem• Webové služby (pro dynamické výstupy na stránky kateder apod.)Webové služby (pro dynamické výstupy na stránky kateder apod.)• Možnost importu citací z WoSMožnost importu citací z WoS• Protokol Z39.50Protokol Z39.50• Umí exportovat do knihovního systému AlephUmí exportovat do knihovního systému Aleph• Firma rychle reaguje na potřeby uživatelů, zvláště ve spojení s RIVFirma rychle reaguje na potřeby uživatelů, zvláště ve spojení s RIVSlabé stránky:Slabé stránky:• Pouze 2 stavy záznamu (neviditelný = rozpracovaný u zadavatele; viditelný) po Pouze 2 stavy záznamu (neviditelný = rozpracovaný u zadavatele; viditelný) po

povolení pro export do RIVU od „zpracovatelky“ na katedře ani po úspěšné kontrole povolení pro export do RIVU od „zpracovatelky“ na katedře ani po úspěšné kontrole záznamu pro RIV se stav záznamu viditelně nezměnízáznamu pro RIV se stav záznamu viditelně nezmění

Příležitosti:Příležitosti:• V systému lze evidovat i účast na konferencích, členství v odborných institucích, V systému lze evidovat i účast na konferencích, členství v odborných institucích,

profesní životopisy apod.profesní životopisy apod.Hrozby:Hrozby:• ??????

EPCA - COSMOTRON

Systém používá ČAV, SAV, a 8 slovenských univerzit

Číselníky Využití číselníků ze STAGu

Autoritní údaje (tj. číselníky) pro autory, cizí autory, granty, konference … aj. Možno nastavit další vlastní číselníky

ČAV autor má tolik „autorit“ kolik má pracovišť + před působením v ČAV

Databáze periodik (časopisů apod.) možno napojit na Aleph knihovny nebo na databázi ISSN

Práva uživatelů 3 kategorie uživatelů 1) jednotlivec, vědec – může zadávat

záznamy

2) zpracovatel na ústavu / katedře – musí schválit, může vkládat a upravovat

3) anonymní vkladatelé (dá se navázat na jiný systém ???)

ČAV: když zadavatel označí záznamy jako viditelné, nemůže je už měnit, pouze „zpracovatelka“ ústavu – ta má práva na svůj ústav. Pak administrátor (knihovnice z ústřední knihovny ČAV)

Stavy záznamu, kontrola změn v záznamu 2 různé stavy záznamu Neviditelný Dokud zadávající pracovník neoznačí, není záznam viditelný pro ostatní

Viditelný Viditelný záznam může měnit jen zpracovatelka ústavu nebo administrátor

Když udělá administrátor změnu, možno nastavit, aby byl informován vlastník záznamu přes RSS kanál

Po schválené kontrole neproběhne automaticky žádná změna stavu záznamu

Ukládá se kompletní historie záznamu (kdo, co kdy změnil)

Druhy dokumentů

Názvy kategorií jsou uvedeny písmenem kategorie RIV, do které se záznam odesílá

J: Článek v odborném periodiku JI: Článek v impaktovaném odborném periodiku

Kromě položek RIV lze evidovat i účast na konferencích, členství a funkce v odborných institucích, profesní životopisy

Možno propojit plné texty z jiných zdrojů

RIV Přímo v systému jsou kontroly před odevzdáním do RIV

Možnost „kontroly“ RIV – vypíše chybové hlášky k záznamům – možno odeslat mailem konkrétnímu zadavateli

Různé exporty do RIV

Po odeslání do RIV je do záznamu Vložen přímý link na záznam v databázi RIV

Ukládá se rok sběru

Rychlá reakce na požadavky Podle ČAV: pokud existují úpravy potřebné pro RIV, které musí udělat Cosmotron, udělá je v podstatě ihned

Impakt faktor Impakt faktor je ukládán s rokem IF je v číselníku zdrojů U článků z r. 2005 je IF z r. 2005 + rok 2005. Nové články: z r. 2007 se při

zadávání přitáhne IF z r. 2006, s rokem 2006. Až bude zveřejněn IF za rok 2007, systémově se změní IF i rok

Exporty / statistiky / webovské služby / importy Webové služby - dynamické výstupy na stránky kateder, autorů…

Grafy a statistiky: kontingenční tabulky

Generátor sestav a statistik

Kontingenční tabulky – může vytvářet náš správce, nebo si nechat nadefinovat Cosmotronem

Ke statistikám, filtrům a exportům využívá logické báze – můžeme si vymyslet další

Možnost vyhledávání citací ve WoS a import do EPCA Při importu pozná, co už v EPCA je

Různé Autentizace autorizace - možná přes naše unixová hesla

Formuláře mohou nakonfigurovat podle našeho přání

Vyhledávání – libovolné filtry

Možnost deduplikačního klíče

Protokol Z39.50

Formát záznamů MARC – jednoduchý export dat do knihovního systému Aleph

Co vidí „host“: http://www.library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&logout=1&language=2&skin=1&show_lim=1 Co vidí „host“: http://www.library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&logout=1&language=2&skin=1&show_lim=1

Jak to u nás dopadloJak to u nás dopadlo

Děkuji za pozornost