Vol2 no12 desain sistem akuntansi pokok berbasis komputer, ekka pujo, m.taufik

34

DESAIN SISTEM AKUNTANSI POKOK BERBASIS KOMPUTER PADA PERUSAHAAN JASA PENGURUSAN MUATAN

Ekka Pujo Ariesanto Akhmad Jurusan Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga, Program Diploma Pelayaran,

Universitas Hang Tuah

Abstrak: P.T. RCI Surabaya memberikan layanan di bidang jasa pengurusan muatan. Sebelumnya data akuntansi perusahaan dikerjakan secara manual (tulis tangan). Sistem akuntansi manual perusahaan memiliki kelemahan antara lain menggunakan waktu yang lama untuk melaksanakan beberapa pekerjaan secara bersamaan, tidak bisa menghasilkan laporan keuangan yang tepat waktu, memungkinkan untuk terjadinya kekeliruan, membukukan (posting) dengan kemungkinan pembukuan ganda, pembukuan ke dalam rekening yang salah, pendebetan yang dibukukan menjadi pengkreditan (atau sebaliknya), dan pembukuan dengan jumlah yang salah. Perusahaan ingin mengembangkan sistem akuntansi pokok berbasis komputer. Desain sistem tidak dilakukan pada jurnal khusus dan buku besar pembantu dan tidak menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sistem. Pendekatan pengembangan sistem yang akan dilakukan adalah secara top down. Tahap-tahap desain sistem informasi untuk akuntansi pokok meliputi diagram konteks, DFD level 0 dan DFD level 1, formulir dan kamus data, spesifikasi proses, ERD, model relasional, dan definisi atribut. Diagram konteks memberikan gambaran sistem akuntansi pokok memerlukan data sumber dan data pendukung dari manajemen perusahaan dan sistem akuntansi pokok menghasilkan laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan neraca ke manajemen. DFD level 0 dan DFD level 1 menampilkan proses-proses dan data store/tabel sesuai dengan siklus akuntansi perusahaan jasa. Formulir, kamus data, spesifikasi proses, diagram hubungan entiti dibuat berdasarkan proses dan tabel yang ada dalam DFD level 0 dan DFD level 1 sistem akuntansi pokok. Definisi atribut memberikan keterangan atribut-atribut yang digunakan untuk menghubungkan tabel-tabel sistem akuntansi pokok. Kata kunci: jasa pengurusan muatan, desain sistem informasi, sistem akuntansi pokok.

Abstract: P.T. RCI Surabaya provides services in the areas of cargo handling services. Previously the company's accounting data is done manually (handwritten). Manual accounting system the company has its disadvantages, among others, use a long time to execute multiple jobs simultaneously, can not produce timely financial statements, allowing for the occurrence of errors, posting with the possibility of double bookkeeping, bookkeeping into the wrong account, debit is recorded to be credited (or otherwise), and keeping the wrong amount. Companies want to develop computer-based accounting system principal. System design is done in special journals and subsidiary ledgers and do not involve configuration of software components and system hardware. Approach to system development is to be performed in a top-down. Stages of system design includes basic accounting information for the context diagram, DFD level 0 and DFD level 1, the form and data dictionary, process specifications, ERD, the relational model, and attribute definitions. Context diagram provides a basic accounting system requires a data source and data support from corporate management and accounting systems generate profit & loss statement, retained earning statement, and balance sheet to the management. DFD Level 0 and Level 1 DFD shows the processes and data stores / table according to the accounting cycle services company. Forms, data dictionary, process specifications, entity relationship diagrams and tables are based on the existing process in the DFD level 0 and DFD level 1 basic accounting system. Definition of attributes give a description of attributes that are used to connect the tables of basic accounting system. Keywords: cargo handling services, information systems design, basic accounting system.

Alamat korespondensi: Ekka Pujo Ariesanto Akhmad, Program Diploma Pelayaran, Universitas Hang Tuah, Jalan A. R. Hakim 150, Surabaya. e-mail: [email protected] PENDAHULUAN

P.T. RCI Surabaya memberikan layanan di bidang jasa pengurusan muatan internasional (international freight forwarding), ekspedisi muatan kapal laut, pengurusan jasa kepabeanan,

dan penyewaan truk dan perangkat generator (trucking and generator set leasing). Selama sebelas tahun ini, data akuntansi perusahaan dikerjakan secara manual (tulis tangan). Laporan keuangan diterbitkan tiap bulan, dan

35 Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 1, September 2011

pada akhir tahun fiskal keuangan digunakan jasa konsultan untuk membenahi laporan tersebut. Laporan keuangan digunakan untuk registrasi perusahaan pengurusan jasa kepabeanan (PPJK) di Bea Cukai setiap tahun. Sistem akuntansi manual perusahaan memiliki kelemahan antara lain menggunakan waktu yang lama untuk melaksanakan beberapa pekerjaan secara bersamaan, menggunakan waktu yang lama sehingga tidak bisa menghasilkan laporan keuangan yang tepat waktu, memungkinkan untuk terjadinya kekeliruan, membukukan (posting) dengan kemungkinan pembukuan ganda, pembukuan ke dalam rekening yang salah, pendebetan yang dibukukan menjadi pengkreditan (atau sebaliknya), dan pembukuan dengan jumlah yang salah.

Perusahaan ingin mengembangkan sistem akuntansi pokok sendiri, agar tidak bergantung kepada konsultan. Penggunaan sistem akuntansi pokok mensyaratkan adanya bantuan komputer, yang berupa kelengkapan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Dunia usaha tidak hanya membutuhkan tenaga terampil dalam memahami konsep dasar akuntansi secara manual tapi juga penguasaan dengan alat bantu komputer.

Dari latar belakang masalah di atas dapat dirumuskan masalah yakni, Bagaimana membuat desain sistem akuntansi pokok berbasis komputer?

Desain sistem akuntansi pokok mempunyai beberapa batasan sebagai berikut.

Perancangan dilakukan pada subsistem; rekening akuntansi, jurnal umum, buku besar, neraca percobaan, neraca lajur, laporan keuangan, jurnal ayat penyesuaian dan ayat penutupan, buku besar setelah ayat jurnal penyesuaian dan penutupan, dan neraca percobaan setelah penutupan buku.

Perancangan tidak dilakukan pada jurnal khusus dan buku besar pembantu.

Perancangan dilakukan pada laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi, yaitu laporan rugi/laba, laporan perubahan modal, dan neraca.

Perancangan sistem tidak menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sistem.

Tujuan penelitian ini adalah membuat desain sistem akuntansi pokok pada perusahaan jasa berbasis komputer sesuai dengan prinsip akuntansi. Sistem akuntansi pokok

Menurut Mulyadi (2001:15--16), sistem akuntansi pokok merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan. Sistem akuntansi dalam perusahaan terdiri atas formulir atau dokumen, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan. Unsur-unsur sistem akuntansi ini dirancang oleh manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan pengelolaan perusahaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan (seperti investor, kreditur, dan kantor pelayanan pajak).

Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu). Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang dicantumkan di dalam dokumen sumber. Dokumen sumber dan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi perusahaan jasa merupakan keluaran berbagai sistem berikut: (1) sistem akuntansi penjualan kredit, (2) sistem akuntansi pembelian, (3) sistem akuntansi piutang, (4) sistem akuntansi utang, (5) sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, (6) sistem akuntansi penerimaan kas, (7) sistem akuntansi pengeluaran kas, (8) sistem akuntansi

Ekka Pujo A.A.: Desain Sistem Akuntansi Pokok Berbasis Komputer ... 36

persediaan, dan (9) sistem akuntansi aktiva tetap. Pengertian desain sistem

Menurut Jogiyanto (2001:197), desain sistem dapat diartikan sebagai berikut. 1. Tahap setelah analisis dari siklus

pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-

kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun

implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu

sistem dibentuk. 5. Desain sistem dapat berupa

penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Desain sistem termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Tahap desain sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada

pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang

jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

METODE PENELITIAN Pendekatan yang akan dilakukan

dalam penelitian ini adalah secara atas-turun (top down). Perancangan dimulai dari bentuk yang paling global, yaitu Diagram Konteks kemudian diagram konteks ini diturunkan sampai bentuk yang paling detil.

Menurut Pohan (1997:174) langkah-langkah secara lebih rinci dari strategi perancangan untuk sistem informasi ini adalah sebagai berikut. 1. Pertama Diagram Konteks dibuat,

diagram konteks yaitu model yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan. Untuk

menggambarkan diagram konteks, deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan sistem dan dari mana sumbernya serta informasi apa saja yang akan dihasilkan sistem dan ke mana informasi tersebut akan diberikan.

2. Setelah berhasil menggambarkan diagram konteks, diagram konteks ini diturunkan menjadi bentuk yang lebih detil, yaitu Data Flow Diagram (DFD) level 0. Untuk menurunkan diagram konteks menjadi DFD level 0, analisis sistem untuk mendefinisikan proses apa saja yang terdapat dalam sistem.

3. Bila terdapat proses dalam DFD level 0 yang dirasa kurang detil, proses tersebut diturunkan untuk mendapatkan DFD level 1 dari proses tersebut. Jika masih ditemukan proses yang kurang detil, maka tahap ini diulang sampai seluruh proses yang ada dirasakan cukup detil.

4. Dari diagram konteks, dapat dilihat informasi apa saja yang mengalir dari dan ke dalam sistem. Bentuk detil dari informasi tersebut digambarkan sebagai formulir dan struktur informasi tersebut dituliskan sebagai Kamus Data (Data Dictionary).

5. Untuk setiap proses paling detil dari DFD yang telah dibuat, proses dapat dideskripsikan secara lebih jelas dengan menggunakan Spesifikasi Proses.

6. Langkah berikutnya adalah pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD) dan Model Relasional sistem serta kelengkapan model relasional yaitu definisi atribut, yang merupakan rancangan basis data dari sistem.

HASIL DAN PEMBAHASAN Statement of Purpose

Sistem akuntansi pokok adalah sistem informasi akuntansi untuk kepentingan membangun sebuah sistem


dijital yang merepresentasikan pernyataan fisik dan lojik sistem pencatatan akuntansi manual di P.T. RCI, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengurusan muatan. Sistem harus dapat mengeluarkan laporan laba/rugi dan neraca, serta dapat mencetak laporan perubahan modal. Diagram konteks dan DFD levelled

Diagram konteks dibuat oleh analis sistem setelah menganalisa

terlebih dahulu sistem informasi yang akan dibuat. Diagram konteks sistem akuntansi pokok dapat dilihat pada gambar 1.

Aliran informasi akan digambarkan dengan Data Flow Diagram (DFD). DFD level 0 sistem akuntansi pokok dapat dilihat pada gambar 2 dan DFD level 1 pelaporan dapat dilihat pada gambar 3.

Laporan Laba Rugi

Data sumber

Manajemen

1

Sistem Akuntansi Pokok

Data pendukung

Laporan Neraca

Gambar 1. Diagram konteks sistem akuntansi pokok

Data grup

Flow_25

Flow_135

Flow_109Flow_108Flow_106Flow_105

Flow_103

Saldo awal

Flow_98 Flow_78

Data Nrc LajurData Nrc Percobaan

Flow_71

Data buku besar

Data jurnal umum

Flow_65

Flow_61

Flow_60

Flow_58Flow_50

Data rekening

Kode dan nama rekening

Flow_26

Flow_25Data userFlow_11 Periode Akuntansi

Data Perusahaan

Bagian akuntansi

3

Pencatatan Perusahaan

Perusahaan

4

Periode akuntansi

Periode Akuntansi

1

Pencatatan user

User

5

Pencatatan Rekening

Rekening

6

Jurnal Umum

7

Buku Besar

8

Neraca Percobaan

9

Neraca Lajur

10

Pelaporan

11

Jurnal ayat penyesuaian

dan penutupan

12

Buku Besar setelah jurnal

ayat penyesuaian dan penutupan

13

Neraca Percobaan

Setelah Penutupan Buku

Jurnal Umum

Buku Besar

Neraca Percobaan Neraca Lajur

Nrc Percobaan Setelah Penutupan Buku

AJP dan Penutupan

BB Stlh AJP dan Penutupan

2

Pencatatan grup

Grup

Gambar 2. DFD level 0 sistem akuntansi pokok


Flow_75Flow_59

Flow_57 Flow_56Flow_55

Laporan Neraca

Laporan perubahan modal

Laporan Rugi Laba

Modal

Laba atau rugi

Flow_24Flow_20

Flow_17

Flow_16Flow_6

Flow_5Rekening

Neraca Lajur

1

Laporan Rugi Laba

2

Laporan Perubahan

Modal

3

Neraca

Manajemen

Perusahaan

Periode Akuntansi

10.1

10.2

10.3

Gambar 3. DFD level 1 proses pelaporan

Proses

DFD Levelled mencakup proses-proses sebagai berikut. 1. Pencatatan user. 2. Pencatatan grup. 3. Pencatatan perusahaan. 4. Periode akuntansi. 5. Pencatatan rekening. 6. Jurnal umum. 7. Buku besar. 8. Neraca percobaan. 9. Neraca lajur. 10. Pelaporan.

10.1 Laporan rugi laba. 10.2 Laporan perubahan modal. 10.3 Neraca.

11. Jurnal ayat penyesuaian dan ayat penutupan.

12. Buku besar setelah jurnal ayat penyesuaian dan penutupan.

13. Neraca percobaan setelah penutupan buku.

Data Store

DFD Levelled mempunyai data store/tabel sebagai berikut. User Grup Perusahaan

Periode akuntansi Rekening Jurnal umum Buku besar Neraca percobaan Neraca lajur AJP dan Penutupan BB Stlh AJP dan Penutupan Nrc Percobaan Setelah Penutupan

Buku

Formulir dan Data Dictionary Setiap informasi yang merupakan

data masukan maupun keluaran digambarkan bentuk formulirnya. Data dictionary digunakan untuk melihat bentuk/struktur dari data dan informasi yang terlibat dalam sistem.

Formulir user Informasi yang terlibat adalah data user, data grup.

Gambar 4. Formulir User User = nama_user+password+nama_grup nama_user = 1{karakter}20


password = 6{karakter}30 nama_grup = 1{karakter}30

Formulir grup Informasi yang terlibat adalah data grup.

Gambar 5. Formulir Grup

Grup = nama_grup+deskripsi nama_grup = 1{karakter}30 deskripsi = 0{karakter}50

Formulir perusahaan Informasi yang terlibat adalah data perusahaan.

Gambar 6. Formulir Perusahaan

Perusahaan=nama_perusahaan+alamat+kota+telepon+fax+e-mail nama_perusahaan = 0{karakter}35 alamat = 0{karakter}50 kota = 0{karakter}21 no_telepon = 0{karakter}15 no_fax = 0{karakter}15 e-mail = 0{karakter}30

Formulir periode akuntansi Informasi yang terlibat adalah data periode akuntansi.

Gambar 7. Formulir Periode Akuntansi

Periode_Akuntansi=tahun_buku+awal_bulan_tahun_buku+akhir_bulan_tahun_buku+jumlah_periode_akuntansi tahun_buku = [2000|2001| ... |2999] awal_bulan_tahun_buku = [januari|februari| ... |desember] akhir_bulan_tahun_buku = [januari|februari| ... |desember] jumlah_periode_akuntansi = *99*

Formulir rekening Informasi yang terlibat adalah data rekening.

Gambar 8. Formulir Rekening

Rekening=kode_rekening+ nama_rekening+saldo_normal kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 saldo_normal = [debet|kredit]

Formulir jurnal umum Informasi yang terlibat adalah data rekening, jurnal umum.

Gambar 9. Formulir Jurnal Umum

Jurnal_Umum=tanggal_JU+ kode_rekening+nama_rekening+uraian_JU+kode_JU+debet_JU+kredit_JU+ total_debet_JU+total_kredit_JU tanggal_JU = *tgl - bln - tahun* kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 uraian_JU = 0{karakter}50 kode_JU = [JU-1|JU-2|...|JU-99] debet_JU = *99.999.999.999* kredit_JU = *99.999.999.999* total_debet_JU = *99.999.999.999* total_kredit_JU = *99.999.999.999*

Formulir buku besar Informasi yang terlibat adalah data rekening, kode jurnal umum, debet/kredit awal, debet/kredit buku besar, saldo debet/saldo kredit buku besar.

Gambar 10. Formulir Buku Besar

Buku_Besar=kode_rekening+ nama_rekening+tanggal_JU+uraian_JU+kode_JU+debet_awal+kredit_awal+


debet_BB+kredit_BB+saldo_debet_BB+saldo_kredit_BB kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 tanggal_JU = *tgl - bln - tahun* uraian_JU = 0{karakter}50 kode_JU = [JU-1|JU-2| ...|JU-99] debet_awal = saldo_debet_NPSPB = *99.999.999.999* kredit_awal = saldo_kredit_NPSPB = *99.999.999.999* debet_BB = debet_JU = *99.999.999.999* kredit_BB = kredit_JU = *99.999.999.999* saldo_debet_BB = *99.999.999.999* saldo_kredit_BB = *99.999.999.999*

Formulir neraca percobaan Informasi yang terlibat adalah data rekening, saldo debet BB, saldo kredit BB.

Gambar 11. Formulir Neraca Percobaan

Neraca_Percobaan= kode_rekening+nama_rekening+saldo_debet_BB+saldo_kredit_BB+ total_debet_NP+total_kredit_NP kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 debet_NP = saldo_debet_BB = *99.999.999.999* kredit_NP = saldo_kredit_BB = *99.999.999.999* total_debet_NP = *99.999.999.999* total_kredit_NP = *99.999.999.999*

Formulir neraca lajur Informasi yang terlibat adalah data rekening, neraca percobaan, penyesuaian, neraca percobaan setelah penyesuaian, rugi laba, dan neraca.

Gambar 12. Formulir Neraca Lajur

Neraca_Lajur = kode_rekening+nama_rekening+debet_NP+kredit_NP+debet_penyesuaian+ kredit_penyesuaian+ debet_NP_stlh_penyesuaian+kredit_NP_stlh_penyesuaian+debet_RL+ kredit_RL+debet_neraca+kredit_neraca+jumlah+laba_rugi+total kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 debet_NP = *99.999.999.999* kredit_NP = *99.999.999.999* debet_penyesuaian = *99.999.999.999* kredit_penyesuaian = *99.999.999.999* debet_NP_stlh_penyesuaian = *99.999.999.999* kredit_NP_stlh_penyesuaian = *99.999.999.999* debet_RL = *99.999.999.999* kredit_RL = *99.999.999.999* debet_neraca = *99.999.999.999* kredit_neraca = *99.999.999.999* jumlah = *99.999.999.999* laba_rugi = *99.999.999.999* total = *99.999.999.999*

Laporan rugi laba Informasi yang terlibat adalah data rekening, neraca lajur.

Gambar 13. Laporan Rugi Laba

Laporan_Rugi_Laba = kode_rekening+nama_rekening+debet_RL+kredit_RL+laba_rugi kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40


debet_RL = *99.999.999.999* kredit_RL = *99.999.999.999* laba_rugi = *99.999.999.999*

Laporan perubahan modal Informasi yang terlibat adalah data rekening, neraca lajur, laba_rugi.

Gambar 14. Laporan Modal

Laporan_Perubahan_Modal = kode_rekening+nama_rekening+debet_neraca+kredit_neraca+laba_rugi+modal_akhir kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 debet_neraca = *99.999.999.999* kredit_neraca = *99.999.999.999* laba_rugi = *99.999.999.999* modal_akhir = *99.999.999.999*

Laporan neraca Informasi yang terlibat adalah data rekening, neraca lajur, modal_akhir.

Gambar 15. Laporan Neraca

Laporan_Neraca = kode_rekening+nama_rekening+debet_neraca+kredit_neraca+modal_akhir kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 debet_neraca = *99.999.999.999* kredit_neraca = *99.999.999.999* modal_akhir = *99.999.999.999*

Formulir ayat jurnal penyesuaian dan ayat jurnal penutupan Informasi yang terlibat adalah data rekening, ayat jurnal penyesuaian dan ayat jurnal penutupan.

Gambar 16. Formulir Ayat Jurnal Penyesuaian

dan Ayat Jurnal Penutupan Ayat_Jurnal_Penyesuaian_dan_Ayat_ Jurnal_Penutupan= tanggal_AJP&Penutupan+ kode_rekening+nama_rekening+uraian_AJP&Penutupan+kode_AJP&Penutupan+debet_JPP+kredit_JPP+total_debet_AJP&Penutupan+ total_kredit_AJP&Penutupan tanggal_ AJP&Penutupan = *tgl - bln - tahun* kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 uraian_AJP&Penutupan = 0{karakter}50 kode_AJP&Penutupan = [JPP-1|JPP-2| ...|JPP-99] debet_JPP = *99.999.999.999* kredit_JPP= *99.999.999.999* total_debet_AJP&Penutupan = *99.999.999.999* total_kredit_AJP&Penutupan = *99.999.999.999* Formulir buku besar setelah ayat jurnal penyesuaian dan ayat jurnal penutupan Informasi yang terlibat adalah data rekening, ayat jurnal penyesuaian dan ayat jurnal penutupan, saldo debet buku besar umum, saldo kredit buku besar umum.

Gambar 17. Formulir Buku Besar Setelah Ayat

Jurnal Penyesuaian dan Ayat Penutupan


Buku_Besar_Setelah_Ayat_Jurnal_ Penyesuaian_dan_Ayat_Jurnal_Penutupan=kode_rekening+nama_rekening+ tanggal_AJP&Penutupan+uraian_AJP&Penutupan+kode_AJP&Penutupan+ saldo_debet_BB_umum+ saldo_kredit_BB_umum+debet_BB_ stlh_AJP&Penutupan+kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan+saldo_debet_BB_stlh_AJP&Penutupan+saldo_kredit_BB_ stlh_AJP&Penutupan kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 tanggal_AJP&Penutupan = *tgl - bln - tahun* uraian_AJP&Penutupan = 0{karakter}50 kode_AJP&Penutupan = [JPP-1|JPP-2| ...|JPP-99] saldo_debet_BB_umum = saldo_debet_BB = *99.999.999.999* saldo_kredit_BB_umum = saldo_kredit_BB = *99.999.999.999* debet_BB_stlh_AJP&Penutupan = debet_JPP = *99.999.999.999* kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan = kredit_JPP = *99.999.999.999* saldo_debet_BB_stlh_AJP&Penutupan = *99.999.999.999* saldo_kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan = *99.999.999.999*

Formulir neraca percobaan setelah penutupan buku Informasi yang terlibat adalah data rekening,saldo_debet_BB_stlh_AJP& Penutupan,saldo_kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan.

Gambar 18. Formulir Neraca Percobaan Setelah

Penutupan Buku Neraca_Percobaan_Setelah_Penutupan_Buku=kode_rekening+nama_rekening+debet_NPSPB+kredit_NPSPB+total_ debet_NPSPB+ total_kredit_NPSPB

kode_rekening = 6{karakter}6 nama_rekening = 0{karakter}40 debet_NPSPB = saldo_debet_BB_stlh_AJP&Penutupan = *99.999.999.999* kredit_NPSPB = saldo_kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan = *99.999.999.999* total_debet_NPSPB = *99.999.999.999* total_kredit_NPSPB = *99.999.999.999*

Spesifikasi Proses (Process Specification) Proses dari DFD dapat dideskripsikan lebih jelas dengan menggunakan Spesifikasi Proses sebagai berikut. PS 1. User Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir User. Tempat penyimpanan: tabel User Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan

formulir masukan. Bila data belum disimpan, program terlebih dahulu harus menanyakan pada pemakai apakah data akan disimpan atau tidak.

Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel User.

Tutup(Alt-T). Keluar dari form ke menu sebelumnya. Bila data belum disimpan program terlebih dahulu harus menanyakan pada pemakai apakah data akan disimpan atau tidak.

Hapus. Menghapus satu record data. Sebelum data benar-benar dihapus, program harus melakukan konfirmasi pada pemakai.

Validasi: Nama_user. Tidak boleh kosong.

Bila nama user diisi, maka nama user harus diisi minimal 1 karakter.

Password. Tidak boleh kosong. Bila password diisi, maka password harus diisi minimal 6 karakter.


Nama_grup. Grup bisa diisi nama bagian atau pemilik perusahaan atau pengembang sistem.

PS 2. Grup Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Grup. Tempat penyimpanan: tabel Grup Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Grup.



Validasi: Nama_Grup. Tidak boleh kosong.

Bila nama grup diisi, maka nama grup harus diisi minimal 1 karakter.

Deskripsi. Keterangan dari kelompok pengguna sistem.

PS 3. Perusahaan Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Perusahaan. Tempat penyimpanan: tabel Perusahaan Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Perusahaan.



Validasi: Nama perusahaan. Tidak boleh

kosong. Bila nama perusahaan pertama kali diisi, maka proses berikut yang dikerjakan adalah menjalankan perintah simpan. Jika nama perusahaan sudah disimpan, maka alamat, kota, no_telepon, no_fax, dan e-mail harus ditampilkan sesuai dengan nama perusahaan yang diisi.

PS 4. Periode Akuntansi Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Periode Akuntansi. Tempat penyimpanan: tabel Periode Akuntansi Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Periode Akuntansi.



Validasi: Tahun_Buku. Tidak boleh kosong.

Tahun buku diisi tahun pencatatan


akuntansi dengan memilih tahun pada daftar pilihan tahun.

Awal_bulan_tahun_buku. Tidak boleh kosong. Awal bulan tahun buku diisi nama bulan dengan memilih nama bulan pada daftar pilihan bulan.

Akhir_bulan_tahun_buku. Tidak boleh kosong. Akhir bulan tahun buku diisi nama bulan dengan memilih nama bulan pada daftar pilihan bulan.

Jumlah_periode_akuntansi. Tidak boleh kosong. Jika jumlah periode akuntansi diisi, maka jumlah periode akuntansi harus sesuai dengan jumlah selisih akhir bulan tahun buku dengan awal bulan tahun buku.

PS 5. Rekening Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Rekening. Tempat penyimpanan: tabel Rekening Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Rekening.



Validasi: Kode_rekening. Tidak boleh

kosong. Bila data ini diisi, maka kode rekening harus menggunakan kode blok dengan panjang karakter 6 digit.

Nama_rekening. Tidak boleh kosong. Nama rekening diisi sesuai dengan kode rekening.

Saldo_normal. Tidak boleh kosong. Kelompok aktiva dan biaya umumnya bersaldo normal pada debet, kecuali rekening-rekening yang mengurangi aktiva dan biaya. Kelompok utang, modal, dan pendapatan umumnya bersaldo normal pada kredit, kecuali rekening-rekening yang mengurangi modal dan pendapatan.

PS 6. Jurnal Umum Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Jurnal Umum. Tempat penyimpanan: tabel Jurnal Umum. Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Jurnal Umum.



Validasi: Tanggal_JU. Tidak boleh kosong.

Setiap baris transaksi harus diketik tanggalnya. Hal ini diperlukan agar informasi tanggal tersebut dapat ditampilkan pada buku besar.

Kode_rekening. Tidak boleh kosong. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam tabel. Bila data


ditemukan, maka nama rekening akan ditampilkan.

Kode_JU. Tidak boleh kosong. Kode jurnal umum diisi minimal 4 karakter.

Uraian_JU. Bila uraian diisi, maka uraian akan ditampilkan di buku besar.

Debet_JU. Jika jumlah debet diisi, maka nama rekening secara otomatis tetap rata kiri.

Kredit_JU. Jika jumlah kredit diisi, maka nama rekening secara otomatis akan menjorok ke kanan.

Total debet dan kredit jurnal umum tidak diisi tetapi hanya ditampilkan.

PS 7. Buku Besar Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Buku Besar menggunakan bentuk staffel bersaldo. Tempat penyimpanan: tabel Buku Besar. Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Buku Besar.




kosong. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam tabel. Bila data ditemukan, akan menampilkan

nama rekening dan data buku besar secara otomatis.

Tanggal_JU, Uraian_JU, Kode_JU, Debet_BB, Kredit_BB. Data ini tidak diisi tetapi hanya menampilkan tanggal, uraian, kode, debet, kredit yang berasal dari jurnal umum sesuai kode rekening.

Debet_awal, kredit_awal. Data ini tidak diisi namun hanya menampilkan saldo debet atau saldo kredit dari neraca awal atau neraca saldo setelah penutupan buku periode akuntansi sebelumnya sesuai kode rekening. Jika perusahaan baru berdiri, maka debet awal dan kredit awal boleh kosong.

Saldo_Debet_BB, Saldo Kredit_BB. Data ini tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai kode rekening. Saldo debet BB harus dihitung dengan cara menambahkan debet awal dengan debet BB lalu dikurangi kredit BB. Saldo kredit BB harus dihitung dengan cara menambahkan kredit awal dengan kredit BB kemudian dikurangi debet BB.

PS 8. Neraca Percobaan Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Neraca Percobaan. Tempat penyimpanan: tabel Neraca Percobaan. Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Neraca Percobaan.





kosong. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam tabel. Bila data ditemukan, akan menampilkan nama rekening secara otomatis.

Debet_NP dan Kredit_NP. Data ini tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai kode rekening. Debet_NP berasal dari saldo_debet_BB, sedangkan kredit_NP berasal dari saldo_kredit_BB tiap rekening.

Total debet NP dan kredit NP tidak diisi tetapi hanya ditampilkan.

PS 9. Neraca Lajur Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Neraca Lajur. Tempat penyimpanan: tabel Neraca Lajur. Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan






kosong. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam tabel. Bila data

ditemukan, akan menampilkan nama rekening secara otomatis.

Debet_NP dan Kredit_NP. Data ini tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai kode rekening. Debet_NP bersumber dari saldo debet neraca percobaan, sedangkan kredit_NP berasal dari saldo kredit neraca percobaan tiap rekening.

Debet_penyesuaian dan kredit_penyesuaian. Tidak boleh negatif. Data ini diisi sesuai dengan penyesuaian rekening tertentu.

Debet_NP_stlh_penyesuaian dan Kredit_NP_stlh_penyesuaian tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai dengan kode rekening. Debet_NP_stlh_penyesuaian harus dihitung dengan cara menambahkan debet NP dengan debet penyesuaian lalu dikurangi kredit penyesuaian. Kredit_NP_stlh_penyesuaian harus dihitung dengan cara menambahkan kredit NP dengan kredit penyesuaian lalu dikurangi debet penyesuaian.

Debet_RL dan kredit_RL tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai dengan kode rekening kelompok pendapatan dan biaya dari debet atau kredit NP setelah penyesuaian.

Debet_Neraca dan kredit_Neraca tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai dengan kode rekening kelompok aktiva, utang, dan modal dari debet atau kredit NP setelah penyesuaian.

Jumlah, total tidak diisi tetapi hanya ditampilkan.

Keterangan laba akan dimunculkan jika selisih antara kredit_RL dan debet_RL lebih besar dari nol, jika tidak, maka keterangan rugi akan ditampilkan. Jika selisih sama dengan nol, maka keterangan impas yang akan muncul.

PS 10.1 Laporan Rugi Laba Jenis proses: Report Bentuk keluaran ditunjukkan oleh tampilan dari laporan rugi laba.


Perintah: Preview (Alt-P). Menampilkan laporan ke layar. Cetak (Alt-C). Mencetak laporan ke printer. Keluar (Alt-K). Keluar dari laporan ke menu sebelumnya. Sumber data: tabel perusahaan, tabel periode akuntansi, tabel rekening, dan tabel neraca lajur. PS 10.2 Laporan Perubahan Modal Jenis proses: Report Bentuk keluaran ditunjukkan oleh tampilan dari laporan perubahan modal. Perintah: Preview (Alt-P). Menampilkan laporan ke layar. Cetak (Alt-C). Mencetak laporan ke printer. Keluar (Alt-K). Keluar dari laporan ke menu sebelumnya. Sumber data: tabel perusahaan, tabel periode akuntansi, tabel rekening, dan tabel neraca lajur. PS 10.3 Laporan Neraca Jenis proses: Report Bentuk keluaran ditunjukkan oleh tampilan dari laporan neraca. Perintah: Preview (Alt-P). Menampilkan laporan ke layar. Cetak (Alt-C). Mencetak laporan ke printer. Keluar (Alt-K). Keluar dari laporan ke menu sebelumnya. Sumber data: tabel perusahaan, tabel periode akuntansi, tabel rekening, tabel neraca lajur, dan laporan perubahan modal. PS 11. Ayat Jurnal Penyesuaian dan Penutupan Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir AJP & Penutupan. Tempat penyimpanan: tabel AJP dan Penutupan. Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan

formulir masukan. Bila data belum disimpan, program terlebih dahulu

harus menanyakan pada pemakai apakah data akan disimpan atau tidak.

Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Jurnal Umum.



Validasi: Tanggal_AJP&Penutupan. Tidak

boleh kosong. Setiap baris transaksi harus diketik tanggal penyesuaian dan penutupan pada akhir bulan. Hal ini diperlukan agar informasi tanggal tersebut dapat ditampilkan pada buku besar setelah AJP & Penutupan.

Kode_rekening. Tidak boleh kosong. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam tabel. Bila data ditemukan, maka nama rekening akan ditampilkan.

Kode_AJP&Penutupan. Tidak boleh kosong. Kode jurnal penyesuaian dan penutupan diisi minimal 4 karakter.

Uraian_AJP&Penutupan. Bila uraian diisi, maka uraian akan ditampilkan di buku besar setelah AJP & Penutupan.

Debet_JPP. Jika jumlah debet diisi, maka nama rekening secara otomatis tetap rata kiri.

Kredit_JPP. Jika jumlah kredit diisi, maka nama rekening secara otomatis akan menjorok ke kanan.

Total debet dan kredit AJP&Penutupan tidak diisi tetapi hanya ditampilkan.


PS 12. Buku Besar Setelah Ayat Jurnal Penyesuaian dan Ayat Jurnal Penutupan Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Buku Besar Setelah AJP & Penutupan menggunakan bentuk staffel bersaldo. Tempat penyimpanan: tabel BB Stlh AJP dan Penutupan. Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan


Simpan(Alt-S). Memasukkan data dari layar ke dalam tabel Buku Besar.




kosong. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam tabel. Bila data ditemukan, akan menampilkan nama rekening dan data buku besar setelah AJP dan Penutupan secara otomatis.

Tanggal_AJP&Penutupan, Uraian_AJP&Penutupan, Kode_AJP&Penutupan, debet_BB_stlh_AJP&Penutupan, kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan. Data ini tidak diisi tetapi hanya menampilkan tanggal, uraian, kode, debet BB stlh AJP & Penutupan, kredit BB stlh AJP & Penutupan yang berasal dari ayat jurnal

penyesuaian dan penutupan sesuai kode rekening.

Saldo_debet_BB_umum, saldo_kredit_BB_umum. Data ini tidak diisi namun hanya menampilkan saldo debet atau saldo kredit dari buku besar umum sesuai kode rekening.

Saldo_debet_BB_stlh_AJP&Penutupan, saldo_kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan. Data ini tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai kode rekening. Saldo debet BB stlh AJP&Penutupan harus dihitung dengan cara menambahkan Saldo debet BB umum dengan debet BB stlh AJP & Penutupan lalu dikurangi kredit BB stlh AJP & Penutupan. Saldo kredit BB stlh AJP&Penutupan harus dihitung dengan cara menambahkan Saldo kredit BB umum dengan kredit BB stlh AJP & Penutupan lalu dikurangi debet BB stlh AJP & Penutupan.

PS 13. Neraca Percobaan Setelah Penutupan Buku Jenis proses: Entri Bentuk tampilan disesuaikan dengan formulir Neraca Percobaan Setelah Penutupan Buku. Tempat penyimpanan: tabel Nrc Percobaan Setelah Penutupan Buku Perintah: New(Alt-N). Mengosongkan







kosong. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam tabel. Bila data ditemukan, akan menampilkan nama rekening secara otomatis.

Debet_NPSPB, kredit_NPSPB. Data ini tidak diisi tetapi hanya ditampilkan sesuai kode rekening. Debet NPSPB berasal dari saldo debet BB stlh AJP&Penutupan, sedangkan kredit NPSPB berasal dari saldo kredit BB stlh AJP&Penutupan tiap rekening.

Total debet NPSPB dan kredit NPSPB tidak diisi tetapi hanya ditampilkan.

Entity Relationship Diagram dan Model Relasional

Entity Relationship Diagram (ERD) dibuat untuk menggambarkan hubungan antar setiap data dari sistem. Model yang digunakan sebagai acuan dari pembuatan ERD adalah DFD (data store) serta Data Dictionary. Setelah ERD digambarkan, lalu ERD tersebut dideskripsikan dengan model relasional.

Entity Relationship Diagram Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) dari sistem akuntansi pokok berbasis komputer dapat dilihat pada gambar 19.

Gambar 19. ERD sistem akuntansi pokok berbasis komputer

User Grup n 1

Periode Akuntansi

Perusahaan

Rekening BB Stlh AJP dan

Penutupan

Jurnal Umum

Neraca Percobaan

Buku Besar

Neraca Lajur

Nrc Percobaan Setelah Penutupan Buku

AJP dan Penutupan

11

1 1 1

11

1

1

n

n

n

1

1

1

1

1 1

1

11

1

n

1

1

1

1

1


Model Relasional Model relasional di bawah ini

menggambarkan ERD di atas (nama entity disebutkan setelah daftar untuk setiap tabel, setelah tanda *). User(nama_user, password, nama_grup) * User Grup(nama_grup, deskripsi) * Grup Perusahaan(nama_perusahaan, alamat, kota, telepon, fax, e-mail) * Perusahaan Periode_Akuntansi(tahun_buku, awal_bulan_tahun_buku, akhir_bulan_tahun_buku, jumlah_periode_akuntansi) * Periode Akuntansi Rekening(kode_rekening, nama_rekening, saldo_normal) * Rekening Jurnal_Umum(tanggal_JU, kode_rekening, nama_rekening, uraian_JU, kode_JU, debet_JU, kredit_JU, total_debet_JU, total_kredit_JU) * Jurnal Umum Buku_Besar(kode_rekening, nama_rekening, tanggal_JU, uraian_JU, kode_JU, debet_awal, kredit_awal, debet_BB, kredit_BB, saldo_debet_BB, saldo_kredit_BB) * Buku Besar Neraca_Percobaan(kode_rekening, nama_rekening, saldo_debet_BB, saldo_kredit_BB, total_debet_NP, total_kredit_NP) * Neraca Percobaan Neraca_Lajur(kode_rekening, nama_rekening, debet_NP, kredit_NP, debet_penyesuaian, kredit_penyesuaian, debet_NP_stlh_penyesuaian, kredit_NP_stlh_penyesuaian, debet_RL, kredit_RL, debet_neraca, kredit_neraca, jumlah, laba_rugi, total) * Neraca Lajur Ayat_Jurnal_Penyesuaian_dan_Ayat_Jurnal_Penutupan(tanggal_AJP& Penutupan, kode_rekening, nama_rekening, uraian_AJP&Penutupan, kode_AJP&Penutupan, debet_JPP, kredit_JPP, total_debet_AJP&Penutupan, total_kredit_AJP&Penutupan) * Ayat Jurnal Penyesuaian dan Ayat Jurnal Penutupan

Buku_Besar_Setelah_Ayat_Jurnal_ Penyesuaian_dan_Ayat_Jurnal_ Penutupan(kode_rekening, nama_rekening, tanggal_AJP&Penutupan, uraian_AJP&Penutupan, kode_AJP&Penutupan, saldo_debet_BB_umum, saldo_kredit_BB_umum, debet_BB_stlh_AJP&Penutupan, kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan, saldo_debet_BB_stlh_AJP&Penutupan, saldo_kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan) * Buku Besar Setelah Ayat Jurnal Penyesuaian dan Ayat Jurnal Penutupan Neraca_Percobaan_Setelah_Penutupan_Buku(kode_rekening, nama_rekening, debet_NPSPB, kredit_NPSPB, total_ debet_NPSPB, total_ kredit_NPSPB) * Neraca Percobaan Setelah Penutupan Buku

Definisi Atribut

Definisi atribut untuk model relasi di atas, adalah seperti yang ditunjukkan pada tabel 1.

Tabel 1 Definisi atribut


Model relasional dan definisi atribut di atas akan digunakan untuk pendefinisian tabel-tabel yang digunakan dalam sistem.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Diagram konteks memberikan gambaran sistem akuntansi pokok memerlukan data sumber dan data pendukung dari manajemen perusahaan dan sistem akuntansi pokok menghasilkan laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan neraca ke manajemen.

DFD level 0 dan DFD level 1 menampilkan proses-proses dan data store/tabel yang terdiri dari pencatatan user, grup, pencatatan perusahaan, periode akuntansi, pencatatan rekening, jurnal umum, buku besar, neraca percobaan, neraca lajur, pelaporan (laporan rugi laba, laporan perubahan modal, neraca), jurnal ayat penyesuaian dan ayat penutupan, buku besar setelah jurnal ayat penyesuaian dan penutupan, neraca percobaan setelah penutupan buku, sesuai dengan siklus akuntansi perusahaan jasa.

Formulir, kamus data, spesifikasi proses, diagram hubungan entiti dibuat berdasarkan proses dan tabel yang ada dalam DFD level 0 dan DFD level 1 sistem akuntansi pokok.

Atribut-atribut yang terdiri atas nama_grup, kode_rekening, debet_JU, kredit_JU, saldo_debet_BB, saldo_kredit_BB, debet_JPP, kredit_JPP, saldo_debet_BB_stlh_AJP&Penutupan,

saldo_kredit_BB_stlh_AJP&Penutupan, saldo_debet_NPSPB, saldo_kredit_NPSPB digunakan untuk menghubungkan tabel-tabel sistem akuntansi pokok.

Saran Perusahaan dapat menggunakan

desain sistem akuntansi pokok berbasis komputer ini untuk melanjutkan tahap pengembangan sistem berikutnya, yaitu tahap implementasi sistem.

DAFTAR PUSTAKA

1. Arifin, Johar. 2001. Mengupas Tuntas MYOB Accounting MultiCurrency. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo.

2. Arman, Dino. 2000. Otomatisasi Siklus Akuntansi dengan Microsoft Excel. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo.

3. Away, Gunaidi Abdia. 2008. The Shortcut of DELPHI for ACCOUNTING. Bandung: Penerbit Informatika.

4. Hartono, Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Ed. 2. Cet. 2. Yogyakarta: Andi.

5. Jusup, Al Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi Jilid 1. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN.

6. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3, Cetakan ke-3. Jakarta: Salemba Empat.

7. Ong, Albertus. 2001. Aplikasi MYOB Accounting Sukses sebagai Kontraktor. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo.

8. Pohan, Husni Iskandar dan Kusnassriyanto Saiful Bahri. 1997. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Penerbit Erlangga.

9. Winarko, Edi. 2006. Perancangan Database dengan Power Designer 6.32. Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher.

Documents

Vol2 no12 desain sistem akuntansi pokok berbasis komputer, ekka pujo, m.taufik