VO  Procesmodel:  een  goed  begin!  In  2011  heeft  een  aantal  VO  instellingen  met  succes  gewerkt  aan  een  generiek  model  van  onderwijsprocessen.  In  het  model  is  beschreven  welk  werk  een  VO  instelling  moet  verzetten  om  een  leerling  zijn  of  haar  schoolcarriere  succesvol  te  laten  doorlopen.  Het  model  is  generiek  met  als  uitgangspunt  dat  alle  VO  instellingen  zich  erin  moeten  kunnen  vinden.  Het  helpt  onderwijsinstellingen  om  op  een  heldere  manier  inzicht  te  krijgen  in  de  huidige  processen  binnen  de  school.  Het  model  is  daarnaast  toekomstgericht  dus  het  kan  ook  als  kapstok  fungeren  voor  het  doordenken  van  gewenste  organisatieveranderingen  met  het  oog  op  de  toekomst.  Een  praktisch  en  bruikbaar  hulpmiddel!  Het  beschrijven  van  de  belangrijkste  stappen  die  nodig  zijn  om  een  leerling  naar  het  einddoel  te  leiden,  legt  een  duidelijke  basis  waarop  het  onderwijs  gestalte  kan  krijgen.  Zeker  in  tijden  waarin  het  de  uitdaging  is  de  kwaliteit  van  het  onderwijs  hoog  te  houden,  de  organiseerbaarheid  en  betaalbaarheid  van  het  onderwijs  te  realiseren  en  ook  nog  eens  de  professionele  ruimte  van  leraren  te  borgen  om  goed  personeel  te  blijven  binden.  Ondersteunende  processen  moeten  er  voor  zorgen  dat  de  leraar  zich  kan  focussen  op  zijn  primaire  taak,  dat  leerlingen  zo  min  mogelijk  worden  gehinderd  in  hun  voornaamste  doel:  het  leren  en  dat  het  “bedrijfsvoeringshuis”  van  de  instelling  op  orde  is.  Doordat  wij  denken  vanuit  het  werk  en  niet  zozeer  vanuit  de  organisatiestructuur  adresseren  de  deelnemende  instellingen  op  een  constructieve  manier  de  opgave  voor  de  VO  instelling  van  nu  en  in  de  toekomst.  Dit  is  het  werk  dat  door  de  instelling  moet  worden  georganiseerd  en  ondersteund.  En  daarnaast  expliciteren  zij  met  een  dergelijk  model  huidige  tekortkomingen  in  de  huidige  organisatie,  waarin  het  groeipotentieel  verborgen  zit.    In  dit  document  laten  we  u  kennismaken  met  het  procesmodel.  Nadat  we  het  model  hebben  wandelen  we  in  onderstaande  tekst  door  het  model  heen.  We  beginnen  rechtsbovenin  bij  het  aanmelden  van  een  leerling    en  eindigen  bij  het  uitschrijven  van  de  leerling.  Bij  ieder  proces  beschrijven  we  “het  werk”  dat  door  de  instelling  moet  worden  ondersteund,  zoveel  mogelijk  vanuit  het  perspectief  van  een  leerling.    Benieuwd  wat  de  kleuren  betekenen?  Lees  onderaan  in  de  voetnoot1.      

                                                                                                                 1  De  kleuren  van  de  processen  zijn  bedoeld  ter  bevordering  van  de  leesbaarheid.  Processen  in  dezelfde  kleur  hebben  veel  afhankelijkheid  van  elkaar;  populair  geformuleerd  “ze  horen  in  dezelfde  categorie”.  Zo  is  rood  de  categorie  processen  die  met  het  maken  en  presenteren  van  het  onderwijsaanbod  te  maken  heeft.  Paars  is  de  categorie  processen  van  de  hoofdstroom  van  de  leerling,  met  een  belangrijke  administratieve  component.  Groen  is  de  categorie  processen  die  het  leren,  de  begeleiding  en  zorg  van  de  leerling  behelsen.    Geel  bedoelt  de  processen  te  markeren  die  over  de  logistiek  (achter  de  schermen)  van  de  onderwijsinstelling  gaan.  En  blauw  is  de  categorie  “aparte”  processen  die  informatie  halen  door  het  hele  procesmodel  heen  en  als  aparte  componenten  kunnen  worden  ingericht.      

 Aanmelden  Een  leerling  maakt  zijn/  haar  interesse  in  de  school  kenbaar  middels  een  aanmeldingsformulier.  Dat  kan  ook  een  overgedragen  aanmeldingsformulier  van  een  collega-­‐instelling  zijn.  Hiermee  start  het  aanmeldproces.  Een  eerste  afstemming  vindt  plaats  tussen  behoefte  van  een  potentiële  leerling  en  het  onderwijsaanbod  van  de  instelling.  Daarvoor  moet  de  vraag  van  de  leerling  geëxpliciteerd  worden.  Ook  wordt  gekeken  of  het  onderwijsaanbod  van  de  instelling  dat  lijkt  te  passen  bij  de  vraag,  kan  worden  gerealiseerd  met  de  beschikbare  resources.  De  aanvraag  van  de  leerling  wordt  daarnaast  gelegd  naast  de  toelatingscriteria  van  de  school.  Van  belang  is  te  realiseren  dat  met  de  start  van  dit  proces  de  instelling  waarbij  de  (eerste)  aanmelding  heeft  plaatsgevonden  verantwoordelijk  is  voor  de  realisatie  van  een  definitieve  inschrijving  voor  de  betreffende  leerling.  Dit  houdt  in  dat  als  uit  de  eerste  afstemming  blijkt  dat  de  mogelijkheden  binnen  de  eigen  instelling  niet  toereikend  zijn  (onderwijsaanbod,  resources  of  toelatingscriteria)  een  oplossing  bij  collega-­‐instellingen  moet  worden  gezocht.  Als  er  een  plek  wordt  gevonden  bij  een  collega-­‐instelling  is  het  van  belang  dat  er  terugkoppeling  plaatsvindt  naar  de  initiele  instelling  zodat  het  aanmeldproces  daar  ook  kan  worden  afgerond.    

Inschrijven  Er  is  een  plek  gevonden  voor  de  leerling.  Dan  volgt  de  formele  stap  die  leidt  tot  de  inschrijving  van  de  leerling  bij  de  instelling  op  een  opleiding.  Deze  stap  leidt  tot  een  definitieve  inschrijving  van  de  leerling.  Doordat  bij  de  inschrijving  de  BRON-­‐gegevens  van  de  leerling  met  betrekking  tot  identiteit  en  leerloopbaan  worden  vastgelegd,  vormt  dit  proces  de  basis  voor  de  verantwoording  en  bekostiging.  Tevens  is  het  mogelijk  dat  tijdens  het  onderwijsproces  gedefinieerde  vervolgacties  leiden  tot  aanpassing  van  een  inschrijving  (bijvoorbeeld  verandering  van  opleiding)  waardoor  het  proces  opnieuw  doorlopen  wordt.  Bij  doorverwijzing  van  de  leerling  door  een  collega-­‐instelling  wordt  na  de  definitieve  inschrijving  de  terugkoppeling  aan  de  initiële  instelling  verzorgd.    

Leeraanbod  arrangeren  Nadat  de  definitieve  inschrijving  een  feit  is,  kan  worden  gestart  met  het  nader  definieren  van  het  leeraanbod  voor  de  leerling.  Uit  het  beschikbare  onderwijsaanbod  van  de  instelling  wordt  op  basis  van  de  vraag  van  de  leerling  het  individuele  leeraanbod  samengesteld;  we  noemen  dit  proces  leeraanbod  arrangeren.    

Combineren  ten  behoeve  van  uitvoerbaarheid  Het  samengestelde  leeraanbod  wordt,  in  het  proces  “combineren  ten  behoeve  van  uitvoerbaarheid”,  gecontroleerd  op  uitvoerbaarheid  door  te  monitoren  of  er  voldoende  leerlingen  een  gelijksoortig  aanbod  willen  volgen  en  of  er  voldoende  resources  zijn.  Als  er  een  akkoord  wordt  gegeven,  volgt  een  definitief  leeraanbod  voor  de  betreffende  leerling:  het  leerarrangement.  Als  er  een  afwijzing  komt  volgt  een  vervolgactie  met  als  doel  het  aanpassen  van  het  leeraanbod.  Op  basis  van  het  aangepaste  leeraanbod  start  de  cyclus  opnieuw  (net  zolang  tot  er  een  akkoord  komt  uit  het  proces  “combineren  ten  behoeve  van  uitvoerbaarheid”).  Het  kan  zijn  dat  de  aanpassing  van  het  leeraanbod  leidt  tot  een  wijziging  in  de  inschrijving.    

Combineren  ten  behoeve  van  roostering  Daarna  volgt  het  “combineren  ten  behoeve  van  roostering”.  Alle  individuele  leerarrangementen  worden  gestapeld  of  gegroepeerd  op  basis  van  door  de  instelling  geformuleerde  uitgangspunten  voor  het  roosterproces.  De  gestapelde  leerarrangementen  kunnen  vervolgens  het  roosterproces  in.      

Prognotiseren  Ondersteunend  aan  het  feitelijke  roosteren  wordt  er  geprognotiseerd.  In  dit  proces  ontwikkelt  de  

instelling  een  beeld  van  leerlingaantallen,  middelen  en  gewenst  onderwijs  voor  de  korte  (1/2  jaar),  middellange  (1-­‐2  jaar)  en  lange  termijn  (>  3  jaar).  Een  dergelijk  beeld  helpt  bij  het  opstellen  van  nieuw  onderwijsaanbod  en  het  kunnen  sturen  op  de  juiste  verhouding  tussen  beschikbare  middelen  en  verwacht  onderwijsaanbod.    

Beheren  middelen  De  gegroepeerde  leerarrangementen  worden  in  het  roosterproces  voorzien  van  middelen  en  gepland  in  de  tijd.  Om  de  middelen  optimaal  in  te  kunnen  zetten  voor  de  gegroepeerde  leerarrangementen  is  randvoorwaardelijk  dat  er  een  overzicht  is  van  alle  beschikbare  middelen  (docenten,  ruimten  etc.)  en  de  gegevens  die  voor  roostering  van  belang  zijn  (omvang  ruimte,  kwalificaties  docent  etc.).  Het  koppelen  van  de  beschikbare  middelen  aan  de  leerarrangementen  levert  een  belangrijke  bijdrage  aan  betaalbaar  en  organiseerbaar  onderwijs.    

Roosteren  Het  roosterproces  is  in  staat  om,  op  basis  van  bedrijfsmatige  en/  of  onderwijskundige  regels  die  door  de  instelling  worden  meegegeven,  verschillende  roostermogelijkheden  op  te  leveren.  Er  wordt  een  besluit  genomen  over  de  beste  mogelijkheid.  Dit  mondt  uit  in  een  rooster  in  verschillende  verschijningsvormen:  voor  een  leerling,  een  docent,  voor  gebouwen,  etc.    

De  voorbereiding  op  het  onderwijs  is  hiermee  afgerond.  De  leerling  weet  waar  hij/zij  moet  zijn,  wanneer,  wat  er  geleerd  moet  worden,  met  welk  leermateriaal  en  door  wie  hij/zij  begeleid  wordt.      Leren  en  toetsen  Vanaf  dit  moment  kan  de  leerling  aan  de  slag  met  het  realiseren  van  datgene  wat  in  het  rooster  staat;  het  leren.  In  het  leerproces  zijn  er  meetmomenten  als  middel  voor  het  vaststellen  van  de  voortgang  en  meetmomenten  die  meetellen  voor  een  kwalificerend  (eind)resultaat.    

Begeleiding  (groen  blok)  Het  doel  van  het  leerproces  is  de  leerling  op  een  verantwoorde  wijze  tot  een  diploma  te  brengen.  Om  dit  waar  te  maken  is  het  belangrijk  dat  er  vanuit  de  instelling  zicht  is  op  het  verloop  van  het  leerproces  van  iedere  leerling.    

Registreren  Tijdens  het  leerproces  wordt  er  in  relatie  tot  studievoortgang  en  welbevinden  van  een  leerling  veel  informatie  gegenereerd.  Deze  informatie  wordt  geregistreerd.    

Analyseren  Door  de  geregistreerde  informatie  te  analyseren  wordt  het  beoogde  inzicht  in  het  leerproces  verkregen.    

(Vervolg)  acties  uitvoeren  Deze  analyse  kan  tot  vervolgacties  leiden,  zoals  aanpassen  van  het  leerarrangement,  de  inschrijving,  het  leerproces  zelf,  het  onderwijsaanbod  of  het  rooster.    

Individueel  aanpassen  rooster  Het  is  mogelijk  een  vastgesteld  rooster  op  individuele  basis  aan  te  passen.  Er  wordt  in  die  gevallen  niet  een  nieuw  rooster  gemaakt,  maar  maatwerk  voor  een  individu  wordt  gerealiseerd  door  het  aanpassen  van  een  bestaand  rooster  voor  een  persoon.  Hierbij  vindt  dus  geen  wijziging  plaats  in  toegekende  middelen  en  leeractiviteiten  tijdens  het  roosterproces.  Wel  is  het  noodzakelijk  dat  de  

roosterwijziging  voor  het  individu  wordt  vastgelegd  omwille  van  de  verantwoording.  Dit  gebeurt  in  het  proces  “individueel  aanpassen  rooster”.    

Beheren  onderwijsaanbod  Binnen  de  instelling  wordt  soms  nieuw  onderwijsaanbod  gecreëerd.  Dit  gebeurt  bijvoorbeeld  door  behoefte  vanuit  de  regio  (vraag  uit  de  markt),  een  strategische  keuze  van  de  school  (vanuit  onderwijskundige  overtuigingen  bijv.),  wet-­‐  en  regelgeving  of  door  initiele  vragen  van  leerlingen  (als  er  bijvoorbeeld  een  hele  groep  vraagt  om  een  les  spaans).  Het  monitoren  van  dit  soort  ontwikkelingen  gebeurt  in  het  proces  “beheren  onderwijsaanbod”.  In  dit  proces  wordt  beoordeeld  of  er  sprake  is  van  nieuw  of  hernieuwd  aanbod  of  (gewoon)  een  wijziging.  Als  het  aanbod  eenmaal  beschreven  is  op  een  eenduidige  manier,  moet  het  overzicht  ook  worden  bijgehouden.  Er  moet  worden  gekeken  of  de  kenmerken  die  aan  het  aanbod  zijn  meegegeven  nog  kloppen  en  voldoende  zijn  voor  het  ondersteunen  van  de  andere  processen.    

Ontwikkelen  onderwijsaanbod  Bij  de  behoefte  aan  (her)nieuw(d)  aanbod  wordt  er  in  het  proces  “ontwikkelen  onderwijsaanbod”  nieuw  aanbod  beschreven.  Het  is  van  belang  het  onderwijsaanbod  op  een  eenduidige  manier  te  beschrijven  en  op  een  plaats  te  registreren.  Zeker  ook  omdat  op  dit  overzicht  aan  onderwijsaanbod  door  diverse  andere  processen  een  beroep  wordt  gedaan  (bij  aanmelden,  leeraanbod  arrangeren  etc.)  Een  catalogus  waarin  het  aanbod  staat  beschreven  zou  hierin  kunnen  helpen.  Het  betreft  hier  onderwijsaanbod  dat  zowel  door  de  instelling  zelf  als  door  de  instelling  in  samenwerking  met  externe  partners  kan  worden  uitgevoerd.  

Leeractiviteiten  vormgeven  Alleen  het  beschrijven  van  onderwijsaanbod  aan  de  hand  van  een  aantal  kenmerken  die  bijvoorbeeld  voor  het  rooster-­‐  of  arrangeerproces  van  belang  zijn,  is  niet  voldoende.  In  het  proces  “leeractiviteiten  vormgeven”  wordt  een  sturingskader  geboden  waarbinnen  leraren  een  leerplan  kunnen  schrijven  voor  het  betreffende  vak  (de  les  of  lessenreeks)  waarin  beschreven  wordt  op  welke  wijze  kennis,  conceptuele  kennis,  vaardigheden  en  attitude  aan  de  leerlingen  wordt  overgedragen.  Door  het  sturingskader  wordt  tevens  invloed  uitgeoefend  op  de  kwaliteit  van  het  uit  te  voeren  onderwijs.    

Leermiddelen  beheren    Natuurlijk  wordt  de  kwaliteit  van  het  onderwijs  ook  beinvloed  door  de  leermiddelen  (content)  die  wordt  aangeboden.  Hiermee  worden  bijvoorbeeld  de  boeken,  software  en  al  het  andere  wat  leerlingen  in  hun  schooltas  mee  moeten  nemen  om  de  lessen  te  kunnen  volgen  bedoeld.  De  registratie  (en  het  doorvoeren  van  eventuele  wijzigingen)  van  alle  benodigde  leercontent  voor  het  onderwijsaanbod  van  een  instelling,  gebeurt  in  het  proces  “leermiddelen  beheren”.    De  resultaten  uit  de  drieluik  “beheren  onderwijsaanbod”,  “leeractiviteiten  vormgeven”,  “leermiddelen  beheren”  (een  les,  een  leerplan  en  de  benodigde  leercontent)  geven  inhoud  aan  het  leerarrangement  van  de  leerling.    

Verantwoorden  Vanuit  de  gegevens  uit  de  processen  “registreren”  en  “inschrijven”  moeten  diverse  verantwoordingsrapportages  kunnen  worden  samengesteld  (bijvoorbeeld  in  het  kader  van  het  rendement  onderbouw/  bovenbouw,  CE  en  SECE-­‐verschil,  vensters  voor  verantwoording,  CITO/  referentieniveaus  etc.).  Daartoe  verzamelt  het  proces  “verantwoorden”  gegevens  uit  andere  processen,  er  worden  binnen  het  proces  zelf  geen  gegevens  geregistreerd  of  opgeslagen.    

 

Kwaliteit  borgen  Voor  alle  in  het  procesmodel  genoemde  processen  moet  een  vorm  van  kwaliteitsborging  worden  ingericht  gebaseerd  op  de  PDCA-­‐cyclus  van  Deming;  uitgangspunt  is  dat  dit  wordt  vormgegeven  op  basis  van  het  vigerend  kwaliteitsbeleid  binnen  een  instelling.      Samenwerken  externe  partners  In  het  VO  is  het  samenwerken  met  externe  partners  van  groot  belang.  Zowel  bij  de  inschrijving  en  plaatsing  van  een  leerling  (binnen  de  regio  moet  een  passende  plek  gevonden  worden)  als  bij  de  begeleiding  van  leerlingen  die  meer  zorg  nodig  hebben.  Ook  in  het  laatste  geval  wordt  met  samenwerkingspartners  opgetrokken  om  het  juiste  aanbod  voor  de  leerling  samen  te  stellen.  Vandaar  dat  er  een  apart  proces  te  benoemen  is  voor  deze  activiteiten.    

Uitschrijven  Uiteindelijk  is  “uitschrijven”  het  administratieve  proces  op  basis  waarvan  de  zorgplicht  van  een  instelling  voor  een  leerling  formeel  wordt  beeindigd.  Dit  kan  bijvoorbeeld  zijn  na  het  behalen  van  het  diploma,  maar  ook  bij  verhuizing  etc.