EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 1 dari 13

vIDN

1. PENDAHULUAN

Aturan ini mempunyai struktur sesuai dengan persyaratan dari Komite Akreditasi Nasional, yang menjadi pegangan PT EQUALITY Indonesia selaku lembaga yang memberikan layanan Sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001) untuk memperoleh sertifikat sistem manajemen lingkungan sesuai dengan standar ISO 14001:2015 dan atau untuk keperluan sertifikasi produk yang manajemennya menggunakan ISO 14001.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan meliputi :

1. Pertanian,Kehutanan dan Perikanan; KAN 01 (NACE A01; A02 dan A03) 2. Kayu dan Produk Kayu; KAN 06 (NACE C16)

Sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan merupakan skema Voluntary yang mengacu ISO/IEC 14001:2015 dengan Environmental Labelling dan Eco Label

3. PENGERTIAN :

Auditor : Orang yang kompeten untuk melaksanakan audit;

Perbaikan Berkelanjutan : Proses berulang dalam meningkatkan sistem manajemen lingkungan untuk mencapai perbaikan kinerja lingkungan secara menyeluruh sesuai dengan kebijakan lingkungan;

Tindakan perbaikan : Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terdeksi;

Dokumen : Informasi dan media pendukungnya;

Lingkungan : Keadaan z dimana organisasi beroperasi yang dapat berinteraksi dengan lingkungan

Dampak Lingkungan : Setiap perubahan pada lingkungan, baik yang merugikan atau bermanfaat yang keseluruhannya ataupun sebagian disesbabkan oleh aspek lingkungan organisasi;

Sistem Manajemen Lingkungan (SML) : Bagian sistem manajemen organisasi yang digunakan untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungannya dan mengelola aspek lingkungannya

Tujuan Lingkungan : Keseluruhan maksud lingkungan, konsisten dengan kebijakan lingkungan yang ditetapkan organisasi itu sendiri untuk dicapainya

Kinerja Lingkuangan : Hasil yang terukur dari manajemen organisasi terhadap aspek lingkungannya;

Kebijakan Lingkungan : Keseluruhan maksdu dan arahan organisasi terkait dengan kinerja lingkungannya sebagaimana dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak;

Sasaran Lingkungan : Persyaratan kinerja terinci yang berlaku untuk organisasi atau bagiannya yang terkait dengan tujuan lingkungan dan yang perlu ditetapkan dan dipenuhi untuk mencapai tujuan tersebut;

Pihak yang berkepentingan : Orang atau kelompok orang yang peduli dengan atau terpengaruh oleh kinerja lingkungan organisasi

Audit Internal : Proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan tingkat pemenuhan organisasi terhadap kriteria audit sistem manajemen lingkungan

Ketidaksesuaian : tidak terpenuhinya suatu persyaratan (SNI 19-9001-2001,3.6.2);

Organisasi : Perusahaan, korporasi, firma, usaha (enterprose), pihak berwenang atau institusi, atau bagian atau kombinasinya yang tergabung (incorporated) atau tidak, pemerintah atau swasta yang

PANDUAN LAYANAN SERTIFIKASI

SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN/SSML

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 2 dari 13

mempunyai fungsi dan administrasi tersendiri. Organisasi yang mempunya lebih dari satu unit operasinya, setiap unit operasinya

Tindakan pencegahan : Tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian

Pencegahan pencemaran : Penggunaan proses, praktek, teknik, bahan, produk, jasa atau energi untuk menghindari mengurangi atau mengendalikan (secara terpisah atau kombinasi) pembentukan emisi atau buangan pencemar atau limbah apapun, agar dapat mengurangi dampak lingkungan yang merugikan.

4. STATUS HUKUM PT EQUALITY Indonesia

PT EQUALITY Indonesia (selanjutnya disebut EQUALITY Certification) bernaung dalam badan hukum Perseroan Terbatas PT EQUALITY Indonesia yang akta pendiriannya termaktub dalam Akta Nomor 11, tanggal 7 (tujuh) Juni tahun 2004 (dua ribu empat), yang dibuat dihadapan Nyonya Natalia Lini Handayani, Sarjana Hukum, Notaris di Kota Bogor, yang Anggaran Dasarnya telah memperoleh pengesahan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tanggal 6 (enam) Agustus tahun 2004 (dua ribu empat), Nomor :C-19861HT.01.01.TH.2004, kemudian diubah dengan akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 11, tanggal 3 (tiga) Pebruari tahun 2007 (dua ribu tujuh) yang dibuat dihadapan Nyonya Natalia Lini Handayani, Sarjana Hukum, Notaris diKota Bogor, telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sebagaimana ternyata dari Surat Keputusannya tanggal 11 (sebelas) Maret tahun 2010 (dua ribu sepuluh), Nomor:AHU-AH.01.10-05967 dengan Daftar Perseroan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia tanggal 11 (sebelas) Maret 2010 (dua ribu sepuluh), Nomor: AHU-0018621.AH.01.09. Tahun 2010, kemudian diubah kembali dengan akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 12, tanggal 8 (delapan) Juni tahun 2010 (dua ribu sepuluh) yang dibuat dihadapan Nitra Reza, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor, yang Perubahan Anggaran Dasarnya telah memperoleh pengesahan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia tanggal 15 (lima belas) Juli 2010 (dua ribu sepuluh), Nomor AHU-35593.AH.01.02. Tahun 2010 Tanggal 15 Juli 2010 tentang Persetujuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan dengan Daftar Perseroan tanggal 15 (lima belas) Juli 2010, Nomor: AHU-0053513.AH.01.09. Tahun 2010 dan telah tercantum dalam Lembar Negara Nomor 23378 Tahun 2011 dan Tambahan Berita Negara RI Tanggal 9/8 tahun 2011 No.63, dan perubahan terakhir dengan akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 5, tanggal 9 (sembilan) Mei tahun 2012 (dua ribu dua belas) yang dibuat dihadapan Nitra Reza, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor, dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sebagaimana ternyata dari Surat Keputusannya tanggal 15 lima belas) Januari tahun 2014 (dua ribu empat belas), Nomor: AHU-AH.01.10-01530 dengan Daftar Perseroan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia tanggal 15 (lima belas) Januari tahun 2014 (dua ribu empat belas), Nomor: AHU-0003425.AH.01.09. Tahun 2014, Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 17, tanggal 23 (dua puluh tiga) Oktober tahun 2014 (dua ribu empat belas) yang di buat dihadapan Nitra Reza, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor yang telah dilaporkan oleh Notaris ke Kementerian Hukumdan Hak Asasi Manusia tanggal 7 (tujuh) November tahun 2014 (dua ribu empat belas), Nomor:AHU-0115893.40.80.2014. dan terakhir Akta Notaris No. 54 tanggal 31 Agustus tahun 2015 di buat dihadapan Nitra Reza, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor yang telah dilaporkan oleh Notaris ke Kementerian Hukumdan Hak Asasi Manusia tanggal 23 (dua puluh tiga) Desember tahun 2015 (dua ribu lima belas), Nomor:AHU-3597957.AH.G1.11 Kegiatan Usaha PT EQUALITY Indonesia sesuai dengan Akta Perusahaan adalah menjalankan usaha-saha di bidang jasa Sertifkasi Sistem, Sertifikasi Personal, Inspeksi Teknis, Inspeksi dan Pengujian Produk, dan Laboratorium Kalibrasi.

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 3 dari 13

5. ORGANISASI

Salinan Struktur Organisasi PT EQUALITY Indonesia (EQUALITY Certification) beserta penanggungjawabnya tersedia apabila diperlukan.

6. KONDISI UMUM

Kondisi awal untuk memperoleh semua informasi yang diperlukan oleh PT EQUALITY Indonesia untuk melengkapi program sertifikasi sistem manajemen lingkungan harus disediakan oleh calon pelanggan/ pendaftar.

7. KERAHASIAAN

Informasi mengenai organisasi, selain yang dicantumkan dalam media massa akan disimpan oleh PT EQUALITY Indonesia sebagai informasi yang bersifat rahasia.

Setiap personal yang terlibat dalam proses sertifikasi, baik personal tetap maupun tidak tetap yang dipekerjakan oleh PT EQUALITY Indonesia, wajib menjaga kerahasiaan organisasi dan informasi mengenai pelanggan.

8. PAKTA INTEGRITAS Untuk menjamin profesionalitas semua personal sertifikasi EQUALITY CERTIFICATION, setiap personal EQUALITY CERTIFICATION diwajibkan menanda-tangani Pakta Intregritas.

9. PENGELOMPOKAN PELANGGAN

Pelanggan diklasifikasikan menjadi 2 (dua) kelompok, yakni: 1 Pelanggan A, adalah pelanggan yang belum mendapatkan sertifikat sistem manajemen lingkungan sesuai

ruang lingkup yang di ajukan 2 Pelanggan B, adalah pelanggan yang telah menerapkan dan memperoleh sertifikat sistem manajemen

lingkungan dan dapat membuktikan keabsahan sertifikatnya paling sedikit sisa 6 bulan sebelum masa berakhirnya sertifikat.

10. KEGIATAN VERIFIKASI

10.1 Permohonan Verifikasi dan Penandanganan Kontrak Kerjasama

Sebelum dilakukan kegiatan Sertifikasi, pelanggan/calon pelanggan mengajukan permohonan dan menyelesaikan kontrak kerja, yaitu :

1) Pemegang Izin Usaha mengajukan permohonan sertifikasi kepada PT EQUALITY Indonesia memuat sekurang-kurangnya ruang lingkup Sertifikasi yang diajukan, profil pelanggan, dan informasi lain yang diperlukan dalam proses sertifikasi dengan mengisi Formulir Pendaftaran.

2) Setelah formulir Pendaftaran untuk Sertifikasi dilengkapi dan dikembalikan ke Bagian Marketing PT EQUALITY Indonesia untuk mempersiapkan penawaran teknis serta biaya sertifikasi.

3) Sebelum melakukan kegiatan audit lapangan, PT EQUALITY Indonesia akan melakukan pengkajian permohonan sertfikasi dan memelihara rekamannya untuk menjamin agar :

a) persyaratan sertifikasi didefinisikan dengan jelas, dipahami, dan didokumentasikan;

b) tidak terdapat perbedaan pengertian antara PT EQUALITY Indonesia dan pelanggan;

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 4 dari 13

c) PT EQUALITY Indonesia mampu melaksanakan Sertifikasi yang diminta, dan menjangkau lokasi operasi pelanggan.

4) PT EQUALITY Indonesiamenyelesaikan urusan kontrak kerja dengan Pemegang Izin/pelanggan.

a) Jika Penawaran Biaya Sertifikasii telah disetujui oleh pelanggan, bagian Administrasi Marketing akan mempersiapkan dan menerbitkan perjanjian kontrak kerjasama dan mengirimkan draft kontrak kepada pelanggan untuk ditindaklanjuti dan disepakati kedua belah pihak.

b) Setelah menerima masukan, koreksi atau hal lain yang lebih spesifik mengenai kontrak kerja serta mendapat kesepahaman bersama mengenai hak dan kewajiban serta mendapat persetujuan resmi mengenai perincian kontrak dari pelanggan, maka bagian Bagian Administrasi Marketing melakukan finalisasi kontrak kerja/Sub-kontrak kerja/Invoice.

c) Dua salinan kontrak/Sub-kontrak/invoice untuk pelanggan yang telah ditandatangani, satu dikirimkan kepada pelanggan oleh bagian pengiriman PT EQUALITY Indonesia atau kurir tergantung dari lokasi kantor pelanggan. Salinan lainnya disimpan dalam arsip pelanggan.

10.2 Sertifikasi

Berdasarkan persetujuan kontrak kerja yang telah disepakati kedua belah pihak yang dilengkapi dengan salinan yang sah dari dokumen yang bersangkutan, kegiatan sertifikasi akan dipimpin oleh Lead Auditor (Auditor Kepala) apabila lebih dari 1 auditor, sedangkan apabila di audit oleh 1 orang auditor maka auditor yang bersangkutan berstatusnya harus sudah Lead Auditor/Auditor Kepala, yang bertanggung jawab menjamin bahwa Audit dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan persyaratan sertifikasi yang diajukan oleh pelanggan..

10.3 Perencanaan Audit

1. PT EQUALITY Indonesia mempersiapkan rencana kegiatan Audit, antara lain :

a. Penunjukan personil Tim Audit yang terdiri dari Lead Auditor dan Auditor (Apabila diperlukan lebih dari 1 orang auditor) sedangkan apabila persyaratan cukup 1 orang auditor maka ditunjuk Lead Auditor untuk melaksanakan kegitan audit tersebut.

b. Jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan sertifikasi dan waktu yang diperlukan

2. Menyiapkan Dokumen rencana kerja audit.

10.4 Perencanaan

1) PT Equality Indonesia menginformasikan kepada pelanggan mengenai dokumen yang dibutuhkan dalam proses sertifikasi dan meminta kepada pelanggan untuk menunjuk Manajemen Representatif (MR).

2) Dalam hal terdapat perubahan rencana audit sebagaimana dimaksud butir 1.b pada point 8.3, PT EQUALITY Indonesia wajib menyampaikan perubahan rencana.

Untuk pengkajian Dokumentasi, pendaftar harus mengajukan kepada PT EQUALITY Indonesia (EQUALITY Certification) salinan yang sah dan terkendali sebagaimana tabel 1.

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 5 dari 13

Tabel 1. Dokumen Aplikasi Pelanggan

No. Dokumen PELANGGAN A PELANGGAN B

1 Salinan sertifikat Sebelumnya (bila ada)

2 Bukti kunjungan berkala terakhir

3 Formulir Pendaftaran (EQI-F.206) √

4 Dokumen Legalitas Perusahaan a. Akta Notaris dan Perubahan Terakhir b. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) c. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) d. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) e. Surat Ijin Industri f. Ijin AMDAL/RKL/RPL/UKL/UPL/SPPL

5 Dokumen Perusahaan Lainnya : a. Struktur Organisasi b. Job Description c. Standard Operational Procedure terkait :

Pelatihan SDM dalam pengendalian lingkungan

Perencanaan aspek lingkungan

Identifikasi peraturan dan persyaratan lingkungan

Komunikasi

Dokumentasi dan pengendalian dokumen

Pengendalian operasional terkait lingkungan

Siaga dan tanggap darurat

Pemantauan dan pengukuran secara berkala

Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan

Pengendalian rekaman

Audit Internal dan Tinjauan Manajemen d. Bukti implementasi SOP e. Kebijakan Lingkungan dari Pihak Manajemen f. Surat penunjukan Wakil Manajemen terkait lingkungan g. Tujuan, sasaran dan program lingkungan h. Daftar karyawan i. Dokumen perijinan dan dokumen lingkungan lain yang

relavan

10.5

10.5 Pelaksanaan Audit

PT EQUALITY Indonesia menetapkan rencana audit yang menjamin pelaksanaan audit dapat memenuhi persyaratan SNI ISO/IEC 19011 : 2012. Tahapan pelaksanaan Audit dilaksanakan dalam 3 (tiga) tahapan, yaitu Pertemuan Pembukaan (opening meeting), Observasi dan verifikasi lapangan, dan Pertemuan Penutupan (closing meeting)

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 6 dari 13

1. Pertemuan Pembukaan (Opening Meeting)

Pertemuan Pembukaan adalah pertemuan antara Tim Audit dengan pelanggan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur verifikasi, serta meminta surat kuasa dan/atau surat tugas Manajemen Representatif.

Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi data-data yang dibutuhkan oleh Tim Audit dapat dipenuhi oleh pelanggan. Hasil pertemuan dituangkan dalam Notulen pertemuan dan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan.

2. Observasi dan verifikasi lapangan

Observasi dan verifikasi lapangan adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim Audit untuk menguji kebenaran data melalui pengamatan, pencatatan, uji petik dan penelusuran, dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan untuk dapat melihat pemenuhannya.

3. Pertemuan Penutupan (Closing Meeting)

Pertemuan Penutupan adalah pertemuan antara Tim Audit dengan pelanggan untuk memaparkan hasil audit dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan di lapangan. Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Notulensi Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan.

10.6 Tahapan pelaksanaan audit terdiri dari :

1. Review Dokumen (Stage 1)

Pada tahap Review dokumen, PT EQUALITY Indonesia akan meminta dokumen sistem pengelolaan lingkungan perusahaan yang terkendali yang sesuai dengan standar yang berlaku untuk tujuan penilaian sistem.

Dokumentasi pengelolaan lingkungan perusahaan diperiksa berdasarkan standar ISO 14001:2015. Dokumen diperiksa oleh Auditor di kantor PT Equality Indonesia di Bogor untuk mengetahui kesiapan dokumen-dokumen perusahaan pelanggan serta efektivitas penerapannya dari sistem dokumentasi, jika dapat diterima, dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan sebelum masuk proses penilaian penuh (Asessmen). Proses review dokumen tersebut mengikuti ketentuan sebagai berikut :

- Jumlah Auditor : 1 (satu) Orang - Lokasi : Kantor EQI-EMS, tanpa dihadiri pelanggan - Metode : Audit Kecukupan - Agenda : Review Dokumen

2. Auditing Process (Stage 2) dan Plan Visit 1

Penerapan system manajemen lingkungan (Environmental Management System) ISO 14001 perusahaan akan diperiksa berdasarkan ISO 14001:2015. Proses pemeriksaan akan dilaksanakan oleh Auditor di perusahaan pelanggan dengan fokus pemeriksaan perbaikan ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat penilaian awal (Stage1), prosedur-prosedur yang di gunakan untuk perencanaan, realisasi kegiatan serta hubungan antara rencana dan realisasi dengan sistem pemantauan secara jelas dan verifikasi lapangan, uji dan validari terhadap penerapan sistem. Ketidaksesuaian dikategorikan dalam mayor, minor dan observasi.

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 7 dari 13

Kondisi kegiatan adalah :

- Jumlah Auditor : 2 (Dua) Orang terdiri dari Lead Auditor dan Auditor - Metode : Audit Lengkap - Lokasi : Lokasi Pelanggan, disertai pelanggan - Agenda : Penerapan dalam aktifitas perusahaan

3. Step 3. (Decision Making)

Auditor melaporkan hasil audit kepada Komite Pengambil Keputusan. Laporan tersebut disertai Non Compliance Report (NCR) yang ditemukan selama di lapang dan telah diselesaikan oleh pelanggan. Keputusan sertifikasi itu sendiri diputuskan oleh Komite Pengambil Keputusan. Hasil keputusan ”LULUS/TIDAK LULUS ”akan disampaikan secepatnya kepada pelanggan. Rapat keputusan Komite dijadwalkan maksimum 2 (dua) minggu setelah Audit lapang.

4. Step 4. (Surveillances), Plant Visit 2,3,4, and 5 Sertifikat berlaku selama 3 (tiga) tahun dan harus selalu dipeliharan. Pemeliharaan dilakukan melalui proses Surveilan/penilikan meliputi kegiatan kunjungan berkala pemeriksaan ke kantor perusahaan/site yang dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali.

11. PENERBITAN SERTIFIKAT DAN RE-SERTIFIKASI

Sertifikat diberikan kepada pelanggan yang dinyatakan “LULUS” maka akan diberikan sertifikat dengan masa berlaku sertifikat selama 3 (tiga) tahun dan dilakukan surveillance selambat-lambatnya 12 bulan sejak diterbitkan sertifikat.

Sertifikat sekurang-kurangnya berisi nama pelanggan, lokasi, nomor izin, nama LSSML berikut logonya, Logo KAN, tanggal penerbitan, masa berlaku dan nomor sertifikat, serta referensi standar verifikasi dan ditandatangani oleh pejabat LSSML yang terdaftar pada KAN.

10. KELUHAN DAN BANDING

Keluhan dan/atau banding yang dapat ditindaklanjuti oleh PT EQUALITY Indonesia adalah keluhan dan/atau banding yang disertai dengan bukti relevan sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yang diberikan.

10.1. Keluhan

1. Keluhan yang diterima oleh PT EQUALITY Indonesia dari pihak yang berkepentingan atas proses dan/atau keputusan audit pelanggan pelanggan atau keluhan yang diterima pelanggan dari pihak yang berkepentingan atas kinerja pelanggan.

2. Keluhan yang diterima oleh PT EQUALITY Indonesia dari pelanggan atas proses audit.

10.2. Banding

Pelanggan diberi waktu untuk menyampaikan banding atas hasil keputusan sertifikasi selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender terhitung sejak penyampaian hasil keputusan verifikasi. Dalam hal terdapat banding, EQUALITY Certification mempelajari banding dan menanggapi secara tertulis relevansi banding dimaksud selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja terhitung sejak diterima banding

Semua permohonan banding yang disampaikan kepada PT EQUALITY Indonesia, diajukan kepada PT EQUALITY Indonesia dengan menyediakan bukti-bukti yang mendukung keputusannya untuk melakukan banding.

Keputusan Panel Pengambil Keputusan merupakan keputusan akhir dan mengikat baik bagi perusahaan maupun bagi PT EQUALITY Indonesia. Sekali keputusan mengenai banding diambil, tidak ada tuntutan

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 8 dari 13

balik yang diajukan kedua belah pihak yang bersangkutan untuk menerima atau mengubah keputusan tersebut.

Dalam keadaan dimana permohonan banding dikabulkan dan sertifikat diberlakukan kembali, tidak ada tuntutan yang dapat diajukan kepada PT EQUALITY Indonesia untuk pembayaran kembali biaya atau kerugian lain sebagai akibat dari pernyataan pencabutan.

11. PENILIKAN (SURVEILANCE) dan RESERTIFIKASI

Penilikan dilakukan untuk masing-masing pemegang ijin pelanggan yang dinyatakan “LULUS”, selambat-lambatnya 12 (dua belas) bulan sejak diterbitkan sertifikat.

Dalam hal pelanggan menghendaki penilikan dilakukan oleh LSSML lain selain yang menerbitkan sertifikat, maka dilakukan verifikasi dari awal. Keputusan hasil penilikan dapat berupa kelanjutan, pembekuan atau pencabutan Sertifikat.

Organisasi pelanggan dapat memperpanjang masa berlaku sertifikatnya melalui proses re-sertifikasi dengan mengajukan permohonan sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sebelum berakhir masa berlaku sertifikatnya. Organisasi yang menjalani proses re-sertifikasi sesuai jadwal, hanya akan menjalani proses penilaian lapangan, tidak menjalani proses tinjauan dokumen kecuali melakukan perubahan yang sangat mendasar.

Katagori perubahan mendasar adalah :

1. Penerbitan ulang dokumen. 2. Pergantian manajemen organisasi. 3. Pergantian MR. 4. Pengalihan kepemilikan perusahaan/organisasi. 5. Pergantian merk dagang untuk sertifikasi produk. 6. Perubahan standar yang di acu. 7. Perubahan fasilitas karena bencana. 8. Sebab lain atas penilaian lembaga sertifikasi.

12. AUDIT KHUSUS

Pelaksanaan audit khusus atau disebut juga dengan audit tiba-tiba dilakukan untuk memverifikasi kembali :

1. Ketidak sesuaian terhadap pemenuhan standar yang diacu yang dilakukan oleh pelanggan berdasarkan keluhan yang disampaikan oleh Pihak lain.

2. Pemenuhan standar verifikasi sebagai tindak lanjut terhadap pelanggan yang dibekukan sertifikasinya. 3. Sebelum melakukan audit khusus, LSSML mengkonfirmasikan waktu pelaksanaan audit khusus kepada

pelanggan.

13. KOMITE IMPARSIAL

Manajemen PT EQUALITY Indonesia memiliki komitmen terhadap ketidakberpihakan dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi, mengelola konflik dalam kegiatan sertifikasi, mengelola konflik kepentingan dan menjamin objektivitas kegiatan sertifikasi system manajemen dengan menunjuk Komite Imparsial yang sehubungan dengan hasil penilaian proses sertifikasi, pengaduan, perselisihan, atau banding pelanggan.

Komite Imparsial adalah tim Komite Imparsial disusun dalam bentuk panel yang diketuai oleh Ketua Komite Imparsial merupakan tim tidak permanen yang terdiri dari pihak yang berkepentingan; dapat mencakup: pelanggan lembaga sertifikasi, pelanggan organisasi perwakilan asosiasi industri dan perdagangan, perwakilan lembaga regulasi pemerintah, atau perwakilan lembaga swadaya masyarakat.

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 9 dari 13

14. HAK DAN KEWAJIBAN PEMEGANG SERTIFIKAT

Apabila perusahaan telah memperoleh Sertifikat Sistem Manajemen Lingkungan, maka perusahaan mempunyai hak dan kewajiban sebagai berikut :

1. Diperbolehkan menggunakan tanda Sertifikasi EQUALITY Certification sesuai dengan ketentuan yang berlaku

2. Berhak mengajukan keluhan berkenaan dengan kegiatan Sertifikasi yang di lakukan oleh EQUALITY Certification atau personelnya. Keluhan harus disampaikan secara tertulis dan akan ditangani sesuai ketentuan yang berlaku

3. Tetap beroperasi dalam sistem yang telah disetujui secara konsisten dan melakukan perbaikan dan peningkatan bila dimungkinkan

4. Memberitahu apabila terjadi perubahan penting sehubungan dengan sistem yang diterapkan 5. Berhak memperoleh informasi terkini terkait dengan perkembangan lembaga Sertifikasi, baik menyangkut

organisasi maupun sistem yang diterapkan oleh Lembaga Sertifikasi. 6. Pemegang sertifikat mempunyai hak untuk menggunakan sertifikat dan logo EQUALITY Certification untuk

digunakan sebagai bahan promosi dalam batasan sebagai berikut : - Pada berkas surat-menyurat, sesuai ketentuan EQUALITY Certification - Kartu nama - Publikasi sertifikasi di media massa - Tidak diperkenankan dicantumkan pada kemasan - Tidak diperkenankan dicantumkan pada sertifikat kalibrasi atau hasil inspeksi produk

7. EQUALITY Certification berkewajiban mengumumkan pelanggan yang telah memperoleh sertifikat untuk publikasi melalui website : www.equalityindonesia.com

8. Pelanggan yang telah mengalami pencabutan dan atau pembatan sertifikat secara otomatis akan terhapus dalam daftar publikasi.

9. Informasi mengenai organisasi, selain yang dicantumkan dalam media massa akan disimpan oleh EQUALITY Certification Indonesia sebagai informasi yang bersifat rahasia.

15. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT

PT EQUALITY Indonesia akan mengambil langkah-langkah pencegahan yang layak untuk mengawasi penggunaan sertifikat yang dikeluarkannya. Referensi yang salah dalam pendaftaran atau pemakaian yang keliru dari sertifikat yang ditemui dalam periklanan, katalog, dan lain-lain akan dilakukan tindakan yang layak, termasuk didalamnya pencabutan, tindakan hukum, dan atau publikasi dari pencabutan sertifikat.. Sertifikat dan Logo Equality tidak dapat dipergunakan dalam status penangguhan, pembekuan, dan pembatalan;

Penyalahgunaan sertifikat dan logo Equality yang diterbitkan oleh EQUALITY Certification bisa diidentifikasi melalui beberapa hal diantaranya:

Laporan dari auditor PT EQUALITY Indonesia selama kegiatan pengawasan berkala atau penilaian ulang; Penyimpangan aturan penggunaan yang ditemukan dalam iklan, katalog, atau publikasi lainnya dari

organisasi pelanggan; Laporan tertulis dari konsumen organisasi pelanggan kepada PT EQUALITY Indonesia

EQI-PLS 03.1/20180320

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 10 dari 13

16. PEMBEKUAN SERTIFIKAT

Sertifikat ditangguhkan untuk waktu terbatas dalam kasus-kasus sebagai berikut:

1. Pihak Pertama tidak bersedia dilakukan Penilikan/Surveillance sesuai tata waktu yang ditetapkan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku;

2. Terdapat temuan ketidaksesuaian sebagai hasil audit khusus atau audit tiba-tiba; 3. Apabila laporan ketidaksesaian tidak diselesaikandalam batas waktu yang telah ditentukan; 4. Atas permintaan tertulis Pihak Pertama kepada Pihak Kedua bahwa Pihak Pertama memohon untuk

dibekukan Sertifikatnya; 5. Pihak Pertama tidak membayar biaya Jasa sesuai periode pembayaran sebagaimana yang telah diatur

dalam Perjanjian ini; 6. Jika terdapat pemakaian sertifikat yang tidak termasuk kesalahan cetak atau periklanan, tidak diselesaikan

dengan cara menarik sertifikat atau perbaikan lain yang perlu dilakukan oleh perusahaan; 7. Apabila terdapat kontroversi terhadap aturan pelaksanaan; 8. Apabila terdapat keluhan pelanggan atau pihak terkait yang tidak diselesaikan sebagaimana mestinya.

Pembekuan sertifikat akan dikonfirmasikan secara tertulis oleh PT EQUALITY Indonesia kepada perusahaan yang bersangkutan dan KAN serta di publish dalam website LSSML PT EQUALITY Indonesia. Pada waktu yang sama, PT EQUALITY Indonesia menunjukkan kondisi kondisi yang dapat membatalkan pembekuan tersebut termasuk masa waktu pembekuan.

Pada akhir masa pembekuan, sebuah pemeriksaan akan dilakukan untuk menentukan apakah kondisi yang ditunjukkan dalam perbaikan untuk memberlakukan kembali sertifikat telah terpenuhi. Dalam penentuan kondisi ini pembekuan akan dicabut dan perusahaan tersebut diinformasikan tentang pemakaian kembali sertifikatnya. Apabila kondisi tidak terpenuhi, maka sertifikat akan dicabut.

Semua biaya yang dikeluarkan PT EQUALITY Indonesia dalam pembekuan dan pemberlakuan kembali sertifikat, akan dikenakan kepada perusahaan.

17. PENCABUTAN SERTIFIKAT

Sertifikat akan dicabut apabila: a. Pemegang Sertifikat tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 6 (enam) bulan sejak penetapan

pembekuan sertifikat. b. Apabila perusahaan tidak memenuhi tindakan yang harus di ambil dalam kasus pembekuan c. Pemegang Sertifikat kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usaha dicabut.

19 TRANSFER SETIFIKAT

Sertifikat yang dapat ditransfer adalah sertifikat yang diterbitkan oleh LSSML yang diakreditasi KAN kepada LSSML lainnya yang diakreditasi KAN dalam lingkup akreditasi yang sama yang telah ditetapkan oleh KAN sesuai dengan lingkup akreditasinya. Transfer sertifkat yang diperbolehkan dengan alasan:

1. Permintaan pemegang Sertifikat; atau 2. LSSML PT Equality Indonesia dicabut akreditasinya oleh KAN.

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 11 dari 13

20 BIAYA

Biaya penawaran akan disampaikan kepada perusahaan. Biaya tersebut berdasarkan pada tingkat biaya yang ditetapkan pada saat mengajukan penawaran, PT EQUALITY Indonesia. memiliki hak untuk menaikkan biaya selama masa sertifikasi. Perusahaan akan diberitahu mengenai kenaikan biaya. Hal ini termasuk, tetapi tidak perlu terbatas pada biaya, yang disebabkan dari : a) Pengulangan sebagian atau seluruh dari rencana penilaian apabila tidak sesuai dengan syarat-syarat

pendaftaran awal; b) Pekerjaan tambahan disebabkan oleh penangguhan, pencabutan dan atau pemberlakuan kembali

sertifikat; c) Penilaian kembali disebabkan karena perubahan dalam sistem Sertifikasi.

21 PERSELISIHAN

Bilamana banding atau keluhan mengakibatkan ketidakpuasan pada kedua belah pihak, kedua belah pihak dapat menyelesaikannya melalui pihak ketiga seperti badan hukum atau pengadilan. Seluruh biaya yang terjadi dari penyelesaian melalui pihak ketiga akan dibayar secara adil oleh masing-masing pihak sebagaimana akan ditetapkan pada kontrak kerjasama.

PT EQUALITY Indonesia memiliki hak dan kewenangan untuk menambah, menghapuskan atau mengubah aturan pelaksanaan ini tanpa pemberitahuan sebelumnya. Disetujui oleh, Direktur Administrasi dan Keuangan Rita Sugiarti, S.Hut Tanggal 08 Januari 2018

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 12 dari 13

Lampiran SKEMA 1. PROSES SERTIFIKASI ISO 14001:2015

EQI-PLS 03.0/20180108 Halaman 13 dari 13