VÝCHODOSLOVENSKÝ ÚSTAV SRDCOVÝCH A CIEVNYCH CHORÔB, A.S. THE EAST SLOVAK INSTITUTE OF THE CARDIOVASCULAR DISEASES

Zuzana Bučeková Vedúca oddelenia verejného obstarávania Head of public procurement department

Elektronizácia procesov verejného obstarávania v

zdravotníckom zariadení

Electronisation public procurement processes in the hospital

Ostrava 2016

E-aukcia samotná úspech nezaručí Auction itself does not ensure success Každý rok prijmeme 675 požiadaviek. / Each year we process 675 requirements.

Medicínske oddelenia 4 kliniky & 6 oddelení Medical departments 4 clinics & 6 departments

440 zamestnancov, 14 200 hospitalizácií 43 500 ambulantných pacientov 440 employees, 14 200 inpatients 43 500 outpatients

Nemedicínske oddelenia / Non medical departments 15 oddelení / departments 70 zamestnancov / employees

Nemediciníske oddelenia Back-office and other non medical departments

Anestéziológia a intenzívna medicína Anaesthesiology and intensive care clinic

Srdcová chirurgia

Cardiosurgery clinic

Cievna chirurgia Vascular surgery clinic

Kardiológia Cardiology clinic

Počet zmlúv na služby, tovary a práce

Number of agreements on goods,

work and services

244 95

Celková suma v mil. EUR

Total amount of agreements

in mil EUR

11,0 8,1

Podiel elektronických

aukcií Electronic vs.

non electronic auctions rate

95% 75%

Celkové šetrenie v tisíckach EUR

Total savings using EA

[thousands EUR]

3 200 41

Priemerné šetrenie Average

savings with EA

15% 10%

2011 eAukce / Electronic auctions

2012 FSA START

Čo nám chýba? What’s missing?

Podpora pri identifikácii predmetu, plánovaní a stratégii Support for identification, planning, and strategy process

Automatizácia v prípravnej fáze Automated pre-bid activities

Automaticky generované dokumenty Documents generated automatically

Prepojené aplikácie Integrated applications

Online prehľady a kontroling Online reports and controlling

Automatické generovanie povinných reportov Automatic reporting and notifications

Integrované nástroje

Integrated IT tools

Čo má na „stole“? What’s in store?

Štruktúrovaný popis Structured bid description

Riadené podanie a otvorenie tendra Managed submission and opening

Vyhodnotenie ponúk Bid/proposal evaluation

Notifikácie Contract award notifications

Transparentnosť Bid transparency

Elektronická komunikácie po tvorení a počas tendra Electronic communication after opening

32% úspora / savings 4 a viac zapojených subjektov 4 and more subjects involved

4+ 1

2 3

BEZ úspory / N0 savings 1 zapojený subjekt with 1 subject involved

13% úspora / savings s 2 zapojenými subjektami with 2 subject involved

9,8% úspora / savings s 3 zapojenými subjektami with 3 subject involved

2013 Predpríprava Pre-bid

2014 EKS spustenie EKS rollout

2015 Vlastný nástroj Our own tool

2015 FSA TREND FSA MASTER

2011 e-aukcie Electronic auctions

2012 FSA START

ÁNO! Nástroje a aktivity nám pomohli / YES! Tools and activities

has helped EKS nám pomáha pri 160 verejných tendroch ročne v sume až4.500.000 EUR. EKS helps us with 160 public tenders amounting to 4.500.000 EUR.

Reálny príklad / Real example

Predpokladaná hodnota zakázky bola určená z troch indikatívnych ponúk. Total value was determined from 3 answers.

13 subjektov sme pozvali do verejnej diskusie subjects invited by openly advertised scope

3 konkurečné subjekty sa zapojili a poslali pripomienky competing suppliers replied

1.700.000 677.000

KONEČNÁ CENA /

FINAL PRICE PREDPOKLAD / PRICE ESTIMATE

Medicínske zariadenia / Medical Devices

Spracovanie požiadavky, klasifikácia, plánovanie

Requirement identification, methods, planning and strategy

Príprava výzvy a predbežný prieskum trhu

Solicitation preparation, pre-bid publication and proposals

Schválenie (Ministerstvo) Bid approval (Ministry of Health)

Odoslanie a otvorenie tendra Submission and opening

Aukcia Auction

Vyjednávanie podmienok, Podpis kontraktu Contract negotiations, Signing

0 dní / days 90 dní / days 180 dní / days 200 dní / days 295 days 303 dní /days 332 dní/ days

120 hodín/hours 160 hodín/hours 12 hodín/hours 8 hodín/hours 4 hodín/hours 24 hodín/hours

PRÍPRAVNÁ FÁZA / PRE-BID PHASE 180 dní / days

60,18%

CELKOVÉ ŠETRENIE /

FINAL SAVINGS

ŠETRENIE? Samozrejme, 1.023.000 EUR / SAVINGS? Of course, 1.023.000 EUR Paretovo pravidlo 80-20 platí dokonale. Predbežný prieskum je manuálny, ale veľmi efektívny. Pareto principle 80-20 works just fine. Pre-bid process is still manual, yet very effective.

Končíme s papierom! V roku 2018 nám naše integrované riešenia EMA pomôže prekonávať Dennodenné starosti.

This ends in 2018 Integrated solution EMA will be there to help us fight day-to-day struggles.

Príklad z praxe / Real

example

hodín (4.000 EUR) sme strávili prípravou podkladov,

… ŠETRENIE JE OBROVSKÉ: 1.023.000 EUR.

Hours spent (4.000 EUR) to administer pre-bid documents,

check prices,…SAVINGS ARE HUGE: 1.023.000 EUR. 328h

Za rok opakujeme tento proces. Nedarí sa nám splniť všetkých 675 za rok. Times a year we repeat the same process. But we are not able manage all 675 requirements.

400x

PRÍPRAVNÁ FÁZA / PRE-BID PHASE SCHVÁLENIE A VYKONANIE TENDRA / BID EXECUTIONS 180 dní / days 150 dní / days

Predpokladaná hodnota zakázky bola určená z troch indikatívnych ponúk. Total value was determined from 3 answers.

subjektov sme pozvali do verejnej diskusie subjects invited by openly advertised scope

konkurečné subjekty sa zapojili a poslali pripomienky competing suppliers replied

1.700.000 677.000

KONEČNÁ CENA /

FINAL PRICE

PREDPOKLAD / PRICE ESTIMATE Medicínske zariadenia / Medical Devices

Spracovanie požiadavky, klasifikácia, plánovanie

Requirement identification, methods, planning and strategy

Príprava výzvy a predbežný prieskum trhu Solicitation preparation, pre-bid publication and proposals

Schválenie (Ministerstvo) Bid approval (Ministry of Health)

Odoslanie a otvorenie tendra Submission and opening

Aukcia Auction

Vyjednávanie podmienok, Podpis kontraktu Contract negotiations, Signing

0 dní / days 90 dní / days 180 dní / days 200 dní / days 295 days 303 dní /days 332 dní/ days

120 hodín/hours 160 hodín/hours 12 hodín/hours 8 hodín/hours 4 hodín/hours 24 hodín/hours

ŠETRENIE? Samozrejme, 1.023.000 EUR / SAVINGS? Of course, 1.023.000 EUR Paretovo pravidlo 80-20 platí dokonale. Predbežný prieskum je manuálny, ale veľmi efektívny. Pareto principle 80-20 works just fine. Pre-bid process is still manual, yet very effective.

Čo chceme? What we want?

Zníženie administratívy o 80%

Decrease administrative tasks by 80%

Splniť 100% požiadaviek za rok Fulfill 100% requirements

Automatizovať celý proces od požiadavky po vybavenie

Automatize the whole process from requirement to submission

Zjednodušiť a zaviesť online monitoring a kontroling Unify classification for all departments

Integrovať IT nástroje Simplify requirements and monitoring

Zapojiť analytické IT Integrate all tools

Súčasný stav Current State

Prevládajú administratívne úlohy Administrative tasks prevalence

Chyby pri manuálnom zadávaní Manual entry errors

Rozdielne procesy a metodológia Different processes and methodology

Žiadatelia nemajú čas na administratívu People (all staff) do not have time for administration

Slabá znalosť rizík a problémov Poor knowledge of risks and processes required by law

Riadenie je iba metodické Managed only by standard operation procedures, not

software

IT dáva iba technickú podporu Technical IT support only

5 mesiacov nemedicínske 5 months for non medical

7 mesiacov na medicínske tovary a služby 7 month for medical goods, services, work

Zmeny s rozumom! / Let’s do a wise changes... Každá nová aktivita bude meraná a bude mať vlastné KPI.

Each activity will be measured and monitored with predefined KPIs.

FSA MASTER za 18 mesiacov / in 18 months

Cieľ / Goal Nástroje / Tools KPI (VALUE FOR MONEY) Benefity / Benefit

Eliminovať manuálne úlohy Eliminate manual tasks

EMA, Softip, Promis

Požiadavka zadaná do 5 minút, elektronické schválenie bude na 90% žiadaniek, znížiť administratívu o 80% e-Requisition in 5 minutes e-Approval for 90% requisitions Decrease administrative tasks by 80%

Nižšie náklady, jednotný zoznam produktov, ušetrené 30 000 EUR na administratívnych úlohách Lower costs, Unified goods lists, Save - 30 000 EUR in administrative tasks

Skrátiť čas na prípravu Decrease preparation time

EMA, moderné používateľské rozhranie EMA, modern and effective user interface

Skrátiť prípravu o 50% Ušetriť aspon 5% na nákupe Decrease preparation by 50% Save at least 5% on all purchases

Rýchlosť, presnosť, ušetrené 2400 EUR ma administratíve. Speed, Accuracy, Lower costs on preparation, save - 2400 hours of work

Zjednotiť klasifikáciu Unify classification

CPV, jedna metodológia a workflow CPV, centralized methodology, rules and workflows

Všetky požiadavky v roku 2017 budú štruktúrované All requirements in 2017 will be structured

Jednotná klasifikácia, online reporting, otvorené a unifikované rozhrania Unified classification, Online reporting, Open and unified communication

Zbaviť sa papiera Get rid of paper

EMA, Softip, Promis, školenia, podpora používateľov trainings, on-site support

Viac ako 90% požiadaviek bude zadaných elektronicky At least 90% requirements will be entered electronically

Online reporty, Automatizácia povinných reportov Online reporting, Automated reports required by law

Zvýšiť transparentnosť Increase transparency

EMA, Rerpoty, Pravidlá Reporting, Unified rules, Trainings

Počet duplicitných konaní bude menší ako 10, Počet účastníkov bude v minimálne 75% prípadov 4 Duplicative procurements will fall under 10 10 a year (in 2017)

Presné reporty dodané v momente, keď ich používateľ potrebuje, Aktuálne dáta. Accurate and in-time reports, continual savings, budget checks. Involve more subject and vendors.

zbucekova@vusch.sk

Zuzana Bučeková

Backup Slides

Where to begin with improvements? Daily, manually, on paper. We have measured what we do not want to do!

35 minutes

Assign consultant, consult, plan

Create, print, approve, send requirement

Paper requisition is entered into to XLS spreadsheet, refine or understand specification, assing one consultant for specific area. Document are being managed using only file system with necessary coping and pasting. Document exchange is done mainly by email.

Requisitor must fill-in predefined template, print it, have it signed and approved by head of department or budget owner, scan and send it by email... including errors when defining the requirement itself, budget evaluation.

Classify, evaluate, enhance, e-mail Specifications are consulted and fine-tuned to properly classify the subject for the bid, evaluate the method, budget,…

Real example

a year we repeat the

whole process

manualy 675x

25 minutes

25 minutes

EUR is spent a year on

important but unnecessary

manual tasks 12.372