Embed Size (px)
Citation preview
Handleiding [1.5]
2
Inhoudstabel
1. E-mail via Zarafa ............................................................................................................... 4
1.1. Inleiding ................................................................................................................... 4
1.2. Aanloggen in Zarafa .................................................................................................... 4
1.3. Wachtwoord wijzigen .................................................................................................. 5
2. Uw account controleren ...................................................................................................... 8
2.1. Principe ..................................................................................................................... 8
2.2. Controleren ............................................................................................................... 8
3. Zarafa connectie instelling .................................................................................................. 9
3.1. Principe ..................................................................................................................... 9
3.2. Zarafa connectie (verbindings) modi ............................................................................. 9
3.2.1. Online ................................................................................................................ 9
3.2.2. Autodetect at startup .......................................................................................... 10
3.2.3. Cached Zarafa mode ........................................................................................... 10
3.3. Connectiemode aanpassen .......................................................................................... 10
3.4. Synchronisatie .......................................................................................................... 11
4. Mail doorsturen naar een ander mailadres via Zarafa ............................................................. 12
5. De auto-responder activeren/afzetten .................................................................................. 13
6. Algemene mails van UHasselt herbekijken ............................................................................ 14
7. Agenda‟s ......................................................................................................................... 14
7.1. Een gedeelde agenda openen ...................................................................................... 14
7.1.1. In Outlook ......................................................................................................... 14
7.1.2. In Zarafa ........................................................................................................... 14
7.2. Selecteer de persoon waarvan u de agenda wenst te benaderen ....................................... 16
7.3. Rechten toekennen .................................................................................................... 16
7.3.1. In Outlook ......................................................................................................... 17
7.3.2. In Zarafa ........................................................................................................... 19
7.3.3. Profile/Profiel ..................................................................................................... 19
7.3.4. Create items/ Maak items .................................................................................... 19
7.3.5. Read items/Lees items ........................................................................................ 20
7.3.6. Edit items / wijzig items ...................................................................................... 20
7.3.7. Delete items/Verwijder items ............................................................................... 20
7.4. Appointment/afspraak toevoegen ................................................................................. 20
7.4.1. Recurrence/terugkeerpatroon ............................................................................... 21
7.4.2. Private/privé afspraak ......................................................................................... 22
7.4.3. Categorize/categoriseren ..................................................................................... 23
7.4.4. Show as/tonen als .............................................................................................. 25
7.4.5. Reminder/herinnering ......................................................................................... 25
7.4.6. Invite attendees/aanwezigen uitnodigen ................................................................ 26
3
7.4.7. Beschikbaarheid controleren van de genodigden ..................................................... 27
7.5. Resources opnemen ................................................................................................... 28
7.5.1. Wat is een resource ............................................................................................ 28
7.5.2. Hoe een resource reserveren ................................................................................ 28
7.6. Public Folder ............................................................................................................. 28
7.6.1. Principe............................................................................................................. 28
7.6.2. Praktisch ........................................................................................................... 28
7.7. Agenda delen met externen ........................................................................................ 28
7.7.1. Principe............................................................................................................. 28
7.7.2. Praktisch ........................................................................................................... 29
7.7.3. Configureer kalender gebruikers (met Caldav en iCal) .............................................. 32
Mac OS X iCal Client ........................................................................................................ 33
Sunbird Client Handleiding ................................................................................................ 34
Evolution Client Configuration ........................................................................................... 35
8. Archiveren ....................................................................................................................... 35
8.1. Principe .................................................................................................................... 35
8.2. Archieffunctie gebruiken ............................................................................................. 36
8.2.1. Manueel archiveren............................................................................................. 36
8.2.2. Automatisch archiveren ....................................................................................... 37
9. LDAP Address Book ........................................................................................................... 39
9.1. Principe .................................................................................................................... 39
9.2. Configureren in Outlook .............................................................................................. 39
9.3. Personen opzoeken in de LDAP databank ...................................................................... 42
10. Gekende problemen .......................................................................................................... 43
10.1. Principe ................................................................................................................ 43
10.2. Zarafa Outlook client versies in UHasselt ................................................................... 43
10.2.1. Meest recente Zarafa Outlook client: 6.40.4 ........................................................... 43
4
1. E-mail via Zarafa
1.1. Inleiding
Personeelsleden kunnen hun mail lezen via [e-mail -webmail voor personeel] in het portaal scherm van
UHasselt of rechtstreeks via https://webmail.uhasselt.be.
Tijdens de overgangsfase tussen de huidige webmail en de nieuwe Zarafa webmail verschijnt het
volgende scherm:
Figuur 1
Indien u reeds gemigreerd bent naar het nieuwe Zarafa webmailsysteem kies dan voor Zarafa, zo niet
gebruikt u de traditionele webmail.
1.2. Aanloggen in Zarafa
U gebruikt uiteraard dezelfde credentials als in uw vroegere webmail.
5
Figuur 2
Na het inloggen hebt u toegang tot al uw Outlook folders en publieke mappen. Standaard functies zijn
direct te gebruiken. Met de rechter muisknop zijn extra functies toepasbaar op de verschillende mappen.
In het vervolg van dit document wordt het benaderen van uw mail via deze webomgeving WebAccess
genoemd.
1.3. Wachtwoord wijzigen
U kunt uw e-mail wachtwoord wijzigen via “change password”.
6
Figuur 3
Figuur 4
Let op … mogelijk verschijnen er bij het aanklikken van “Change password” berichten die U attenderen op het feit dat pop-ups geblokkeerd zijn. Volg in dat geval de instructies. Kies voor “Always Allow Pop-ups from This Site”.
Figuur 5
7
Figuur 6
Bevestig met “Yes”!
Figuur 7
Vervolgens klikt u opnieuw op de link “change password”. In het scherm dat dan verschijnt kunt u een
nieuw wachtwoord ingeven nadat u ook uw vorig wachtwoord ter controle heeft ingegeven.
Let bij de keuze van een nieuw wachtwoord op en gelieve rekening met de volgende tips
http://www.uhasselt.be/help/staf/paswoord.asp.
8
2. Uw account controleren
2.1. Principe Outlook dient voor elke individuele gebruiker geconfigureerd te worden. Outlook dient immers te weten
voor welke gebruiker hij de mails dient te behandelen. Een gebruiker van UHasselt, in dit geval een
staflid, is gekend via zijn lucp(g)nummer en bijhorend e-mail wachtwoord in het mailsysteem. Beide zijn
essentiële data in de configuratie van uw Outlook.
2.2. Controleren In Outlook zijn de “Account settings” / “accountinstellingen” steeds terug te vinden onder “Tools” /
“Extra”. De daarop volgende schermen zien er in Outlook 2003 en Outlook 2007 enigszins anders uit
maar de inhoud is in grote lijnen gelijklopend.
Figuur 8
Uw account wordt aangeduid als “Zarafa 6 Server”. Via “Change” / “Wijzig” kan u de details bekijken:
9
Figuur 9
Merk op dat er naast de aanduiding van de server , uw lucp(g)nummer opgegeven dient te worden en
het daaraan gekoppeld wachtwoord.
3. Zarafa connectie instelling
3.1. Principe Outlook kan ingesteld worden om in één van de drie connectie (verbindings) modi om met de mailserver
te communiceren: „online‟, „cached Zarafa mode‟ en „Detect at startup‟. Onderstaande tabel geeft aan
welke type gebruikers welke mode gebruikt:
ONLINE AUTODETECT CACHED ZARAFA MODE
DESKTOP
LAPTOP
Tabel 1
3.2. Zarafa connectie (verbindings) modi
3.2.1. Online
Dit is de setting die gebruikt wordt voor desktop toestellen. Hier wordt immers een permanente
netwerkconnectie verondersteld hetgeen het geval is voor desktop toestellen.
Gebruik deze modus als u altijd verbonden bent met het internet. Wanneer de verbinding met het
internet verbroken is, heeft u geen toegang meer tot uw email, agenda, contacten, etc.
10
3.2.2. Autodetect at startup
In deze modus wordt bij het opstarten van Outlook vastgesteld of u een verbinding heeft met de server
of niet:
wanneer een verbinding vastgesteld is, zal Outlook automatisch alle items synchroniseren.
Wanneer geen verbinding met de server vastgesteld wordt, zal Outlook u verzoeken om offline
te werken.
Wanneer een verbinding met de server kan gelegd worden, zal outlook automatisch in online mode (dus
rechtstreeks op de server) gaan werken en in de achtergrond de lokale database synchroniseren zodat U
ook – later – eventueel zonder netwerkconnectie kunt werken.
3.2.3. Cached Zarafa mode
Wanneer u deze mode selecteert, werkt u steeds met de Zarafa Offline Storage. Wanneer een
netwerkconnectie beschikbaar is zal Outlook de gecreëerde, gewijzigde, gewiste en verplaatste items
synchroniseren met de server en de items op de server zullen gesynchroniseerd wordt met de Zarafa
Offline Storage.
3.3. Connectiemode aanpassen De connectiemode is een instelling in uw accountinstellingen (zie vorige hoofdstuk i.v.m. controleren van
uw account).
Figuur 10
Er kan probleemloos gewisseld worden tussen de mode “Cached Zarafa Mode “ en “Detect at startup”.
Na het wijzigen van deze instelling Outlook even afsluiten en heropstarten.
11
3.4. Synchronisatie
In “Autodetect” en in “Cached Zarafa” mode wordt er gewerkt met wat we noemen een Zarafa Offline
Storage. De Zarafa Offline Storage moet u zien als een bestand in een eigen Zarafa formaat waarin alle
informatie die nu op de Zarafa server beschikbaar is voor de huidige gebruiker opgeslagen wordt en
voortdurend gesynchroniseerd wordt.
Onder de standaard Outlook menu- en knoppenbalk is dan de volgende Zarafa werkbalk aanwezig :
Figuur 11
U kunt de synchronisatie manueel starten.
Instellen hoe vaak de synchronisatie gebeurt.
Figuur 12
Tijd tussen synchronisaties:
Dit kan je zelf bepalen. U kunt het interval instellen van 1 uur tot 1 minuut
Start ook synchronisatie als:
Geen Met deze optie zet u de synchronisatie eigenlijk af
12
Mail ontvangen Synchronisatie wordt geactiveerd als er een nieuwe mail binnenkomt.
Elke verandering Synchronisatie wordt altijd uitgevoerd, niet alleen bij ontvangst van een nieuwe mail, maar ook bij aanmaken van een nieuw agenda item of contact …
4. Mail doorsturen naar een ander mailadres via Zarafa
Meld u aan in Zafara en kies voor de optie “Rules”. Deze vindt u in het menuoverzicht van Zafara
(bovenaan).
Figuur 13
Het volgende scherm verschijnt:
Figuur 14
13
De “rule”/”regel” in dit kader is bijvoorbeeld de mogelijkheid om mails te laten doorsturen naar een
ander adres ttz e-mail forwarding.
Kies in dat geval een gepaste naam voor “Rule name” bijvoorbeeld “e-mail forwarding”. In het veld
“Forward to” kunt u een e-mail adres ingeven waarnaar al uw e-mail, bedoeld voor uw UHasselt adres,
wordt doorgestuurd.
5. De auto-responder activeren/afzetten Het automatisch beantwoorden van uw e-mail tijdens vakantie of een periode dat u niet beschikbaar
bent kunt u eveneens instellen via Zarafa.
Meld u aan in Zafara en kies rechts onderaan in het overzicht “Settings” (zie ook Figuur 4). Selecteer
verder het tabblad “Out of Office” / “Niet aanwezig” aan.
Figuur 15
Geef het “Subject” / ”Onderwerp” en het eigenlijk bericht dat u wenst te laten geworden aan de afzender
wanneer u zich niet op kantoor bevindt voor een bepaalde periode.
Gebruik “Save” / ”Bewaar” om de instellingen te bewaren. De auto-responder functionaliteit is
geactiveerd. Als u deze later wilt uitschakelen dan kunt u “I am currently in the Office” / “Ik ben
afwezig” aanvinken.
14
6. Algemene mails van UHasselt herbekijken
Zie https://overzichtmail.uhasselt.be/. Is voor iedereen beschikbaar als een „Public Folder‟ met de naam
“Overzicht algemene e-mails”.
7. Agenda’s
7.1. Een gedeelde agenda openen
7.1.1. In Outlook
Kies in Outlook | Agenda voor "Open a Shared Calendar" / "Open een gedeelde agenda"
Figuur 16
U krijgt onderstaand scherm te zien:
Figuur 17
U kunt in het tekstvak de voornaam en naam van de persoon waarvan u de agenda wenst te zien
intypen maar bij voorkeur gebruikt u de zoekmogelijkheden via de knop “Name”/”Naam” om de Zarafa-
gebruikers op te zoeken.
7.1.2. In Zarafa
Via “Open Shared Folders” / “open gedeelde mappen” kunt u een gedeelde agenda openen. Let wel kies
in dit geval expliciet voor “Calendar” / ”Agenda”!
15
16
Figuur 18
7.2. Selecteer de persoon waarvan u de agenda wenst te benaderen
Opgelet: noch in Outlook noch in Zarafa is dit een Multi-select!
Figuur 19
Selecteer de naam uit het “Global Address Book”. Doe dit voor elke agenda die u wenst te zien. Indien
u geen toegangsrechten heeft tot de gekozen agenda krijgt u onderstaande foutmelding:
Figuur 20
7.3. Rechten toekennen
17
7.3.1. In Outlook
Indien u één of meerdere personen of een voorgedefiniëerde groep toegang wenst te geven tot uw
eigen agenda dan dient u deze persoon/personen/groep hiervoor zelf dit recht te geven.
Dit doet u door met de rechter muisknop te klikken op uw ”Calendar”/”Agenda” en te kiezen voor
“Properties” / ”Eigenschappen”.
Figuur 21
U kiest hier het tabblad
“Permissions”/”Machtigingen”.
Figuur 22
18
Figuur 23
Klik op “Add”/”Toevoegen” om toegang te verlenen tot uw agenda. U krijgt nu opnieuw een lijst van
Zarafa-gebruikers te zien. Klik de persoon/personen/groep aan die u toegang wenst te geven tot uw
agenda en klik op "OK". De gebruiker verschijnt maar heeft nog geen rechten. Dit kunt u doen door het
onderste gedeelte van het venster (“Permissions”/”Machtigingen”) in te vullen.
19
7.3.2. In Zarafa
Figuur 24
7.3.3. Profile/Profiel
In het profiel kunt u vaste rechten kiezen die u achteraf kunt aanpassen aan uw behoeften.
7.3.4. Create items/ Maak items
Klik “Create items”/”Maak items” aan als u wenst dat de gekozen persoon/groep elementen kan
toevoegen in uw agenda.
20
7.3.5. Read items/Lees items
Klik "Read items"/"Lees items" aan als u wenst dat de gekozen persoon enkel uw afspraken kan lezen.
7.3.6. Edit items / wijzig items
Onder "Edit items"/"Items wijzigen" kunt u kiezen of de diegenen die u toegang wenst te geven tot uw
agenda, elementen kan editeren of wijzigen.
Kiest u voor "None"/”Geen” dan kunt u vanzelfsprekend geen wijzigingen doorvoeren. Kiest u voor
"Own"/"Eigen" kan deze persoon enkel de afspraken die door hem of haar ingevoerd zijn wijzigen. Kiest
u voor "All"/"Allen" kan deze persoon alle afspraken wijzigen.
7.3.7. Delete items/Verwijder items
Hetzelfde als "Edit items"/"Wijzig items" geldt voor "Delete items"/"Items verwijderen".
Kiest u voor "None"/”Geen” dan kan deze persoon geen items verwijderen. Kiest u voor "Own"/"eigen"
kan deze persoon enkel de afspraken die door hem of haar ingevoerd zijn verwijderen. Kiest u voor "All"
/"Allen" kan deze persoon alle afspraken verwijderen.
7.4. Appointment/afspraak toevoegen
Open uw agenda in Outlook om een “Appointment”/”Afspraak” toe te voegen. Gebruik "File"/"Bestand" -
"New"/"Nieuw" - "Appointment"/"Afspraak".
Het volgende scherm verschijnt:
Figuur 25
Andere mogelijkheden om een nieuwe afspraak te maken zijn:
Ctrl-toets ingedrukt houden en ondertussen op de letter "N" drukken
In de werkbalk klikken op het pijltje naar beneden achter het woord "New"/"Nieuw" en kiezen
voor "Appointment"/"Afspraak". U krijgt tevens bovenstaand scherm te zien.
21
Figuur 26
Op een bepaalde datum en tijdstip in uw kalender dubbelklikken. U krijgt opnieuw bovenstaand
venster te zien maar nu zijn startdatum, -tijd, einddatum en -tijd onmiddellijk juist ingevuld.
Nu hebt u de mogelijkheid om het subject of onderwerp van de afspraak in te geven en tevens de
“location”/”locatie” waar de afspraak zal doorgaan. Indien de startdatum, het startuur, de einddatum of
het einduur niet correct zijn kunt u deze hier nog aanpassen.
Daarnaast hebt u nog de mogelijkheid meer informatie van de afspraak in te typen.
7.4.1. Recurrence/terugkeerpatroon
Indien een afspraak op verschillende momenten terug komt, kan u een
“terugkeerafspraak”/”recurrence” instellen. U krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Figuur 27
U geeft in dit scherm de start- en eindtijd van uw afspraak in. Outlook berekent automatisch de duur
van de afspraak. Daarnaast geeft u het terugkeerpatroon in. Hoe vaak komt de afspraak terug
(dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks)? Afhankelijk van uw keuze zal u rechts van het
terugkeerpatroon andere gegevens te zien krijgen. U merkt dit wanneer u boven- en onderstaand
scherm met elkaar vergelijkt.
22
Figuur 28
De keuzes die u daar heeft zijn:
dagelijks of daily: om de ... dagen of elke weekdag
wekelijks of weekly: om de ... weken op ... (dag van de week)
maandelijks of monthly: om de ... maanden elke ... (dag van de week) of de ...e dag van de
week om de ... maanden
jaarlijks of yearly: elke ... dag van een bepaalde maand of de ... dag van een bepaalde maand
Hieronder volgen enkele voorbeelden:
dagelijks: om de 10 dagen of elke weekdag
wekelijks: om de 2 weken op maandag
maandelijks: om de 2 maanden op de 17e of de derde maandag om de 2 maanden
jaarlijks: elke 17e maart of elke 3de maandag van maart
Wanneer u dit ingesteld hebt moet u nog zeggen vanaf wanneer het terugkeerpatroon van de afspraak
start en wanneer dit eindigt. Hier kunt u kiezen voor:
geen einddatum
eindigt na x keren teruggekeerd te zijn
eindigt op een bepaalde datum
7.4.2. Private/privé afspraak
Indien u een afspraak privé wenst te plaatsen kunt u in Outlook 2003, het vinkje onderaan rechts naast
"private" aanklikken.
23
Figuur 29
In Outlook 2007 bestaat hiervoor een afzonderlijke knop “Private Appointment”!
Figuur 30
Wanneer u een “appointment”/”afspraak” op "private"/"privé" zet, krijgen de personen die toegang
hebben op uw agenda het volgende te zien:
Figuur 31
7.4.3. Categorize/categoriseren
U kunt bij het ingeven van een afspraak een “categorie”/”label” aan uw afspraak toevoegen. Hiermee
geeft u een kleurtje aan uw afspraak.
Figuur 32
Om een categorie van naam te veranderen of om een categorie een andere kleur te geven, dient u "all
categories" te kiezen. Onderstaand scherm verschijnt:
24
Figuur 33
U hebt in dit scherm de mogelijkheid om een nieuwe categorie aan te maken. Hiervoor klikt u op
"New"/"Nieuw". U dient nu een categorienaam, een kleur en eventueel een snelkoppeling op te geven.
Dit laatste is niet verplicht. Wanneer u op "OK" klikt, zal de nieuwe categorie aan de categorieën
toegekend worden.
Figuur 34
U kunt ook een bestaande categorie van naam veranderen. Daarvoor klikt u eerst de categorie aan en
vervolgens klikt u op "rename" of "hernoem". U kunt nu onmiddellijk de naam aanpassen. Wanneer u
langs de categorie klikt, wordt de hernoeming definitief.
Indien u een categorie wenst te verwijderen, kunt u de categorie die u wenst te verwijderen selecteren
en daarna op "Delete"/"verwijder" klikken.
Figuur 35
25
Wanneer u alle gewenste instellingen aangepast hebt, klikt dan "OK" om definitief te bevestigen.
7.4.4. Show as/tonen als
U kunt een afspraak tonen als: vrij, voorlopig bezet, bezet, niet aanwezig.
Figuur 36
7.4.5. Reminder/herinnering
Met een reminder of herinnering, herinnert Outlook u aan een afspraak die over x tijd gaat
plaatsvinden. Zoals u hierna merkt, verwittigt Outlook u 15 minuten vooraf.
X tijd voor dat de afspraak plaats vindt zal u onderstaande boodschap krijgen. Hieronder kunnen ook
meerdere afspraken staan. U kunt kiezen voor "Dismiss all"/"verwerp alles", “open item”/"item
openen", verwerp (aangeduide afspraak) of herinner over x minuten opnieuw (= Snooze).
26
Figuur 37
Figuur 38
7.4.6. Invite attendees/aanwezigen uitnodigen
Met deze functie kunt u andere personen/groepen uitnodigen om aanwezig te zijn op de vergadering. U
ziet dat er ten opzichte van een gewone afspraak een aantal items bijgekomen zijn.
27
Figuur 39
Figuur 40
Dit scherm wordt eveneens opgeroepen bij scheduling/vergaderverzoek.
7.4.7. Beschikbaarheid controleren van de genodigden
Bij het aanmaken van een “appointment” /”afspraak” hebt u de mogelijkheid om via
“scheduling”/”planning” de beschikbaarheid van personen en resources te controleren. Merk op dat op
het niveau van de deelnemer aangeduid kan worden of de aanwezigheid van deze persoon vereist of
optioneel is en of de toegevoegde gebruiker een persoon of resource is.
28
Figuur 41
7.5. Resources opnemen
7.5.1. Wat is een resource
Een resource is in de meeste gevallen een lokaal of apparaat dat door een groep gebruikers gebruikt
wordt maar ook gereserveerd moet kunnen worden. Het betreft hier geen “publieke” lokalen, apparaten
die via reservatiedienst van UHasselt beheerd worden maar eerder lokalen, apparaten die uitsluitend
door een groep van medewerkers, dienst, onderzoeksgroep, instituut, enz gebruikt kunnen worden.
Resources kunnen niet door eindgebruikers aangemaakt worden maar dienen aangevraagd te worden bij
ICTO. Bij de aanvraag dient precies te worden vermeld welke gebruikers of groep gebruikers zoals
gedefinieerd in de adreslijst van het UHasselt mail systeem toegang moet krijgen tot deze resource.
Eens deze resource gecreëerd is kan deze zoals elk andere gebruiker geselecteerd worden in een
scheduling/planning.
7.5.2. Hoe een resource reserveren
Zie 7.4.7
7.6. Public Folder
7.6.1. Principe
Zoals de naam al laat verstaan is elke ingang die aangemaakt wordt in Public Folder een ingang die per
definitie iedereen zal zien verschijnen. Als dat niet de bedoeling is, is het absoluut noodzakelijk dat
meteen aan een doelgroep de juiste rechten worden toegekend.
7.6.2. Praktisch
Vanwege de hoge impact van deze functionaliteit heeft CID besloten om hiervan een service op
aanvraag te maken. U doet als vertegenwoordiger van een groep een aanvraag om een dergelijke
public folder te gebruiken.
7.7. Agenda delen met externen
7.7.1. Principe
“Calendaring Extensions to WebDAV” or CalDAV, is a standard allowing a client to access scheduling
29
information on a remote server. It extends WebDAV (HTTP-based protocol for data manipulation)
specification and uses iCalendar format for the data. It allows multiple client access to the same
information thus allowing cooperative planning and information sharing. Currently there are already
many server and client applications supporting the protocol.”
7.7.2. Praktisch
Open uw calendar/kalender en klik rechts op uw eigen calendar/kalender ingang. Kies vervolgens
“Publish to Internet” en tenslotte “Publish to WebDAV Server”.
Figuur 42
Geef “https://uhzarafa.uhasselt.be/calendars” in als de plaats waarheen uw kalender gepubliceerd
zal worden. Duid de tijdspanne aan die opgenomen wordt en verder in welke detail u uw agenda
beschikbaar wenst te stellen:
- “Full details”/”Alle gegevens”
- “ Availability only”/”Alleen beschikbaarheid”
- “Limited details “/”Beperkte details”
30
Figuur 43
Via “Advanced”/”Geavanceerd” kunnen nog enkele accenten aangebracht worden wat betreft frequentie
en of agenda ingangen die “privé” aangeduid zijn al dan niet gepubliceerd moeten worden.
Figuur 44
31
Figuur 45
U ontvangt een bevestiging van het publicatieproces en de vraag of u op dit moment reeds externen op
de hoogte wenst te stellen van de locatie van uw gepubliceerde agenda.
Figuur 46
De personen aan wie een dergelijke uitnodiging laat geworden, ontvangen een email met daarin een
URL waar uw agenda geconsulteerd kan worden.
Figuur 47
32
7.7.3. Configureer kalender gebruikers (met Caldav en iCal)
Dit hoofdstuk beschrijft hoe de CalDav of Ical client geconfigureerd kan worden om deze met de Zarafa
server te kunnen gebruiken. De zarafa-ical gateway zorgt er voor dat gebruikers hun agenda's kunnen
bekijken met programma's zoals Sunbird, Evolution of Mac iCal.
Om toegang te krijgen op agenda mappen op de Zarafa server, zijn de volgende opties beschikbaar.
Gebruik voor alle clients behalve de Mac OSX iCal client:
URL Calendar
https://uhzarafa.uhasselt.be:8443/ical Gebruiker's eigen standaard
agenda via iCal (niet
aanbevolen)
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav Gebruiker's eigen standaard
agenda
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/<andere-gebruiker> agenda lijst van andere
gebruikers
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/<gebruiker>/<calendar> Gebruikers eigen aangemaakte
kalender in gebruikers (eigen)
opslag-store
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/<user>/<calendar>/<subcal> De door de gebruiker zelf
aangemaakte kalender binnen
een eigen gemaakte kalender
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/public/<calendar> Kalendermap in de
gemeenschappelijke map
Gebruik voor de Mac OS X iCal client:
URL For Mac OS X iCal client Calendar
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav agenda lijst van de gebruikers
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/<andere-gebruiker> Other-users calendar list
https:// uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/public Lijst van gemeenschappelijke
mappen
33
URL Tasks
https://uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/<user>/tasks user's default tasks list.
Opmerking
De <other user> of <user>/<calendar> is enkel bereikbaar mits de juiste machtigingen.
Opmerking
Mac iCal client is volledig getest en ondersteund tot versie 10.5.6.
Mac OS X iCal Client
1. Start iCal in Finder: click Go > Applications > iCal.
2. Klik iCal in het menu en selecteer Voorkeuren.
3. Klik op „+‟ om een nieuwe account te maken
34
4. Vul verder aan. Voeg het server adres als volgt in:
https://uhzarafa.uhasselt.be:8443/caldav/
5. Klik op Add om de kalender van de gebruiker op te halen.
Sunbird Client Handleiding
1. Start Sunbird client.
2. Klik op Bestand in de menubalk en selecteer Nieuwe Kalendar.
3. Selecteer de optie op het Network. Klik Volgende.
4. Voor iCalendar, selecteer de iCalendar Optie. Geef als locatie in:
https://uhzarafa.uhasselt.be:8443/ical.
35
Evolution Client Configuration
1. Start Evolution client.
2. Click on menu New. Select Calendar.
3. Fill in the details & remove the Use SSL option. The URL options are similar to Sunbird.
8. Archiveren
8.1. Principe In de traditionele Outlook opstelling zoals die door de meeste gebruikers tot voor de Zarafa migratie
gebruikt werd, bestond lokaal op de harde schijf van de gebruiker een bestand Outlook.pst. Afhankelijk
van het gebruikte OS was deze folder:
in Vista: C:\Users\[accountnaam]\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
in Windows XP: C:\Documents and settings\[accountnaam]\Local settings\Application
Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
Alles van de mailomgeving van de gebruiker (inbox, outbox, agenda, contacten, …) zit vervat in dit ene
lokale bestand Outlook.pst. Een uitzondering bestaat voor de archiefmappen die in Archive.pst
opgeslagen werden.
Bij een Zarafa migratie wordt de inhoud van deze Outlook.pst naar de server gemigreerd. Uw
mailomgeving staan dan primair op een UHasselt server en dit in tegenstelling tot het opzet voorheen
(zie hierboven).
Als er in de Zarafa omgeving gewerkt wordt met een quotum – elk UHasselt staflid krijgt de beschikking
over een ruimte van 2 Gb (de serverdiskruimte is immers niet onbeperkt) - dan vormt dit voor sommige
gebruikers meteen een probleem. Stafleden die e-mail intensief gebruiken met behoorlijk wat
attachments en in het verleden niet systematisch archiveerden of de verschillende mailboxen niet
regelmatig opkuisten, kunnen nu inderdaad met dit quotum geconfronteerd worden. In extremis wordt
36
dit quotum bij de conversie overschreden. Het directe gevolg van een overschrijding is dat u geen mails
meer kunt versturen.
U kunt uw huidig quotum controleren via webacces.
Figuur 48
Vanaf 1.8 Gb is de warninglevel bereikt en zal u regelmatig een waarschuwingsmail toegestuurd krijgen.
8.2. Archieffunctie gebruiken
Figuur 49
Het archiveren wordt gestart via de
menustructuur in Outlook namelijk via “File” /
“Bestand” – “Archive” / “Archief”.
Figuur 50
8.2.1. Manueel archiveren
Het archiveren kan nu geinitiëerd worden via de selectie “Archive this folder and all subfolders” / “Deze
map met alle submappen archiveren”.
Vermits in dit venster de volledige structuur getoond wordt kan u zelf bepalen welke folder (en
subfolders) nu gearchiveerd zal worden. Door zoals in Figuur 50 de Inbox te selecteren worden alle
ontvangen mails ouder dan 1/08/2008 gearchiveerd. U kunt vanzelfsprekend vooraf nog even de Inbox
37
openplooien via om u te vergewissen van de subfolders of eventueel enkel een bepaalde subfolder te
selecteren en te archiveren.
In dit archiefproces wordt maildata versast van uw persoonlijke mailserverruimte (max. 2Gb) naar een
lokaal Outlook archief bestand. Het precieze bestand wordt aangegeven in het pad aangegeven in
“Archive file” / “Archiefbestand”.
In Outlook kunt u deze gearchiveerde data probleemloos gebruiken. Via Zarafa Webaccess in de browser
is deze gearchiveerde maildata echter niet meer bereikbaar.
Wanneer dit mailarchief voor u van belang is, is het nodig dat u hiervoor de gepaste backup
maatregelen treft. Dit betekent dat u regelmatig het bestand zoals dat aangegeven wordt in “Archive
file” / “Archiefbestand” (zie Figuur 50) op een ander medium kopieert, manueel of automatisch.
8.2.2. Automatisch archiveren
Met de optie “Archive all folders according to their AutoArchiving settings” / “Alle mappen archiveren
volgens de AutoArchiveringsinstellingen” maakt u gebruik van de archiefinstellingen zoals die
gedefinieerd zijn in Tools – Options – Other – AutoArchive.
Figuur 51
Standaard is er geen autoarchivering ingesteld!
38
Figuur 52
Wanneer echter de autoarchivering ingesteld
wordt, komt een ganse reeks instellingen beschikbaar die het archiefproces gaan be-palen.
39
9. LDAP Address Book
9.1. Principe LDAP is de afkorting voor Lightweight Directory Access Protocol. Het is een databank die alle gekende
e-mail adressen van stafleden en studenten bevat. Deze databank kan gebruikt worden om „publieke‟
informatie te zoeken van een staflid of student. Deze bevat op dit moment extra informatie (ondermeer
het telefoonnummer van een staflid) ten opzichte van het Global Address Book.
9.2. Configureren in Outlook Open outlook en selecteer “Tools” /” Extra”, “E-Mail Accounts”/” Accountinstellingen”. Klik “Add a new
directory or Address book” / “Adresboeken” –“ Nieuw”.
Opgelet: In Outlook 2003 worden nieuwe adresboeken geactiveerd via een wizard.
Figuur 53
De LDAP servernaam is ldap.uhasselt.be. Klik op “More Settings” /” Meer instellingen”.
40
Figuur 54
Vul het scherm aan als volgt:
41
Figuur 55
Search base: ou=STAF,o=UHASSELT,c=BE
ou: staat voor Organizational Unit, STAF in dit geval maar kan ook STUDENT zijn. Als de ou achterwege
gelaten wordt kanb zowel op stafleden als studenten gezocht worden.
o: staat voor Organization, UHASSELT in dit geval.
c: staat voor Country, BElgium.
Het is aangewezen enkel ou=STAF te gebruiken om performatie redenen.
42
Figuur 56
9.3. Personen opzoeken in de LDAP databank
Gebruik in Outlook bijvoorbeeld en kies voor ldap.uhasselt.be.
Figuur 57
43
10. Gekende problemen
10.1. Principe Onderdeel van een Zarafamigratie bestaat erin dat een Zarafa Outlook client software op uw toestel
geïnstalleerd wordt. Deze Zarafa Outlook client software wordt regelmatig vernieuwd. De recentste
versie is 6.40.4. Met een bepaalde versie komen functionaliteiten en bug-fixes. Het is zondermeer
interessant dat u zelf weet welke Zarafa Outlook client versie op dit moment op uw toestel geïnstalleerd
en actief is.
in Windows XP kunt u dit terugvinden via Start – Control Panel – Add/remove Programs –
Zarafa Outlook Client – Change.
in Vista/Win 7 kunt u dit terugvinden via Start – Control Panel – Program – Programs and
Features – Zarafa Outlook Client .
10.2. Zarafa Outlook client versies in UHasselt
10.2.1. Meest recente Zarafa Outlook client: 6.40.4
Wordt automatisch geupdated. Is beschikbaar via ftp://ftp/pub/zarafa
