Embed Size (px)
Citation preview
1
Vejledning om
rettigheder og pligter for medlemmer af kommunalbestyrelsen
og om
møder i kommunalbestyrelsen og udvalg
2
Indhold:
1. Indledning .................................................................................................... 3
2. Medlemsrettigheder
2.1. Sagsindsigt ............................................................................................ 4
2.2. Initiativret .............................................................................................. 6
2.3. Mindretalsudtalelser ................................................................................ 8
2.4. Standsningsret ....................................................................................... 10
3. Medlemspligter
3.1. Mødepligt ............................................................................................... 12
3.2. Tavshedspligt ......................................................................................... 13
3.3. Medvirken til at kommunen handler lovligt ................................................. 14
4. Forberedelse af møder
4.1. Sagernes oplysning ................................................................................. 16
4.2. Udsendelse af dagsorden og materiale ....................................................... 18
4.3. Forfald og indkaldelse af stedfortræder ...................................................... 20
4.4. Inhabilitet .............................................................................................. 22
5. Afholdelse af møder
5.1. Mødeoffentlighed .................................................................................... 23
5.2. Beslutningsdygtighed og stemmeflertal ...................................................... 26
5.3. Mødeledelse ........................................................................................... 28
5.4. Protokollering ......................................................................................... 30
5.5. Afstemninger, ændringsforslag m.v. .......................................................... 32
3
1. Indledning
Lov om kommunernes styrelse (herefter kaldet styrelsesloven) fastsætter de overordnede
rammer for arbejdet i en kommune.
Loven indeholder bl.a. regler om kommunalbestyrelsen, udvalg og borgmesteren og om deres
roller og kompetence.
Loven indeholder endvidere regler om rettigheder og pligter for medlemmerne af
kommunalbestyrelsen, udvalg m.v., regler om forberedelse og afholdelse af møder, om
kommunens økonomiske forvaltning og om tilsynet med kommunerne.
Denne vejledning indeholder en gennemgang af nogle udvalgte regler, som det er relevant at
kende som medlem af kommunalbestyrelsen.
Fokus er på medlemmernes rettigheder og pligter og på forberedelse og afholdelse af møder.
Det er forvaltningens erfaring, at der ikke sjældent opstår spørgsmål om disse emner.
Reglerne beskrives med udgangspunkt i, hvad der gælder for kommunalbestyrelsen. Men også
regler om udvalg er omtalt. Endvidere er regler og praksis, der gælder særligt for Vallensbæk
Kommune, omtalt.
I forbindelse med hvert afsnit er der henvist til regler i styrelsesloven og
kommunalbestyrelsens forretningsorden.
Vejledningen ligger på kommunens hjemmeside og vil løbende blive opdateret, hvis der
kommer nye regler, ny praksis eller lignende.
December 2013
4
2. Medlemsrettigheder
Om sagsindsigt, initiativret, mindretalsudtalelser og standsningsret
2.1. Sagsindsigt
Medlemmernes ret til at se sagsmateriale
Retten til sagsindsigt skal sikre medlemmerne af
kommunalbestyrelsen adgang til information om forhold i
kommunen.
Retten til sagsindsigt indebærer, at ethvert medlem af
kommunalbestyrelsen som udgangspunkt har ret til at gennemse
materiale, som ligger på en sag. Det gælder både sager i
forvaltningen og sager på kommunens institutioner.
Sagsmateriale
Sagsindsigten omfatter som udgangspunkt alt materiale, der
ligger på sager i kommunen. Det kan være breve, notater,
rapporter, taler, billeder, kort m.v. Også interne dokumenter og
fortrolige oplysninger er omfattet. Retten til sagsindsigt er
dermed videre end retten til aktindsigt efter offentlighedsloven.
Der skal dog være tale om materiale, der foreligger i endelig
form. Udkast og ufærdige dokumenter m.v. er ikke omfattet.
Sagsindsigten omfatter kun eksisterende materiale. Det enkelte medlem har ikke krav på, at
der fremskaffes nye oplysninger eller udarbejdes nyt materiale, eller at oplysninger
sammenstilles på en ny måde. Og materialet skal eksistere på det tidspunkt, hvor
anmodningen om sagsindsigt behandles. Medlemmet har ikke krav på løbende at få
sagsindsigt i fremtidigt materiale.
Brug af oplysninger
Kommunalbestyrelsesmedlemmernes adgang til at anvende eller videregive information, de
har fået via sagsindsigt, begrænses kun af reglerne om tavshedspligt. Det vil være relevant,
hvis der er tale om fortrolige oplysninger. Se afsnit 3.2.
Medlemmerne begrænses altså ikke af en særlig loyalitetspligt i forhold til kommunen.
5
Anmodning om sagsindsigt
En anmodning om sagsindsigt skal udformes sådan, at det er muligt at afgrænse det, der
ønskes indsigt i. Men det er ikke et krav, at anmodningen vedrører en bestemt sag eller et
bestemt materiale. Medlemmet kan godt begære sagsindsigt i et mere bredt formuleret
sagsområde eller en gruppe af sager.
En anmodning om sagsindsigt skal rettes til borgmesteren.
Begrænsning af retten
Borgmesteren kan begrænse adgangen til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til
sagernes ekspedition, eller når det vil være forbundet med uforholdsmæssigt store
vanskeligheder, f.eks. et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug, at efterkomme
anmodningen.
Henvisninger
Styrelseslovens § 9
6
2.2. Initiativret
Ret til at få en sag på dagsordenen
Initiativretten skal sikre medlemmer af
kommunalbestyrelsen indflydelse på, hvilke sager og
spørgsmål der tages op og kommer til behandling i
kommunalbestyrelsen.
Retten indebærer, at ethvert medlem af
kommunalbestyrelsen kan indbringe ethvert spørgsmål om
kommunens anliggender for kommunalbestyrelsen og
fremsætte forslag til beslutninger om spørgsmålet.
Det er borgmesteren, der udarbejder det udkast til
dagsorden, der godkendes af kommunalbestyrelsen på
mødet. Anmodninger om at få en sag eller et forslag optaget
på dagsordenen, skal derfor rettes til borgmesteren.
Hvis medlemmet ønsker en sag indbragt for
kommunalbestyrelsen, skal den som udgangspunkt optages
på dagsordenen for det førstkommende møde. Hvis
medlemmets anmodning kommer senest 8 dage før
førstkommende møde, har medlemmet krav på, at spørgsmålet kommer på dagsordenen for
dette møde. Hvis anmodningen kommer senere, skal sagen sættes på dagsordenen for det
efterfølgende møde. Borgmesteren kan dog også i det sidstnævnte tilfælde vælge at sætte
sagen på dagsordenen for det førstkommende møde, hvis det kan ske under overholdelse af
frister for udsendelse af dagsorden og materiale.
Også i Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden er der sat en frist på 8 dage for et
forslags eller en sags optagelse på dagsordenen. Afhængig af forslagets eller sagens karakter
og tidspunktet for anmodningen håndhæves fristen lempeligt.
Afvisning af sag på dagsordenen
Borgmesteren kan ikke afvise at optage et forslag eller en sag på dagsordenen.
Kommunalbestyrelsen kan derimod godt på mødet, hvor sagen er på dagsordenen, beslutte at
afvise sagen. F.eks. hvis den er identisk med en sag, der tidligere har været behandlet, og der
ikke er nye oplysninger.
Ikke krav vedrørende sagens behandling
Initiativretten kan benyttes både i forhold til sager, der aktuelt er under behandling i et udvalg
eller i forvaltningen, og i forhold til andre sager. Men medlemmet har ikke krav på, at den
videre ekspedition af en sag, der er under behandling, standses, fordi den skal op i
kommunalbestyrelsen.
7
Initiativretten giver alene medlemmet ret til at få sagen optaget på dagsordenen for
kommunalbestyrelsesmødet. Når sagen er kommet på dagsordenen, har medlemmet ikke
længere rådighed over sagen. Medlemmet har ikke krav på, at sagen undergives en egentlig
behandling og evt. afstemning om det emne, sagen handler om. Og medlemmet kan ikke
modsætte sig, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om f.eks. at henvise sagen til
afgørelse i et udvalg eller i administrationen, eller at sagen udsættes til et senere
kommunalbestyrelsesmøde.
I Vallensbæk Kommune sker det ikke sjældent, at medlemmer benytter deres initiativret til at
få en sag eller et forslag på dagsordenen. Det er i den forbindelse hensigtsmæssigt, at
sagen/forslaget struktureres og formuleres nogenlunde som andre sager på dagsordenen,
f.eks. ved at samme ”skabelon” benyttes. Det skyldes, at forvaltningen af hensyn til
forslagsstilleren ikke redigerer i det skrevne, men sætter det uredigeret ind i et ”mødeark”.
Det er i hvert fald hensigtsmæssigt, at der er en klar indstilling og en sagsfremstilling med
begrundelse for indstillingen.
Udvalg
Loven fastsætter ikke en tilsvarende initiativret i forhold til økonomiudvalg og stående udvalg.
Udvalg kan dog beslutte, at udvalgsmedlemmer skal have en sådan ret.
I Vallensbæk Kommune praktiseres en initiativret, sådan at udvalgsmedlemmer kan begære et
spørgsmål, et emne eller en sag behandlet i udvalget på samme måde som nævnt ovenfor.
Begæringen skal også her fremsættes over for borgmesteren.
Hvis forslag, der i medfør af et medlems initiativret er blevet behandlet i et udvalg, ikke kan
anbefales til kommunalbestyrelsen, er sagen principielt afsluttet. Hvis medlemmet ønsker
sagen rejst også i kommunalbestyrelsen, må den pågældende over for borgmesteren
tilkendegive, at han (på ny) vil udnytte sin initiativret.
Henvisninger
Styrelseslovens § 11, stk. 1.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden § 3, stk. 1.
8
2.3. Mindretalsudtalelser
Ret til at få en afvigende mening skrevet i protokollen
Et medlem, der deltager i et kommunalbestyrelsesmøde,
kan give udtryk for sin holdning til en sag ved at stemme.
Og hvis medlemmet hører til et mindretal, kan medlemmet
for at understøtte sin stemme få skrevet en afvigende
mening i protokollen.
Afvigende mening
Den afvigende mening skal være et særstandpunkt, som
direkte vedrører det punkt på dagsordenen, som
behandles. Den afvigende mening består typisk i en
tilkendegivelse om, hvad medlemmet mener, at
kommunalbestyrelsen burde have besluttet.
En afvigende mening om procedurespørgsmål, f.eks. om
inhabilitet, kan også kræves skrevet i protokollen.
Ret for medlemmer, der hører til et mindretal
Retten tilkommer alene medlemmer, der har deltaget
under sagens behandling. Og medlemmet skal i forbindelse med en afstemning høre til et
mindretal. Derfor kaldes en protokolleret afvigende mening også en mindretalsudtalelse.
Der skal endvidere være overensstemmelse mellem den afvigende mening og medlemmets
stemmeafgivning. Hvis et medlem har undladt at stemme, kan medlemmet ikke få tilført en
afvigende mening til protokollen. Man kan sige, at ved at undlade at stemme har medlemmet
tilkendegivet ikke at have taget stilling til sagen.
Et medlem, der hører til flertallet eller en del af flertallet, kan ikke få et særstandpunkt inden
for flertallet ført til protokols.
Kort begrundelse
Medlemmet kan få skrevet en kort begrundelse for sit særstandpunkt. En mere omfattende
begrundelse for den afvigende mening kan derimod ikke kræves skrevet ind i
beslutningsprotokollen.
Begæring om at få skrevet en afvigende mening
Medlemmet, der ønsker at få skrevet en afvigende mening i protokollen, må udtrykkeligt sige
det under mødet. Protokolføreren skal ikke på eget initiativ notere afvigende meninger.
9
I Vallensbæk Kommunalbestyrelse praktiseres retten ved, at medlemmet over for
protokolføreren dikterer den afvigende mening eller afleverer den afvigende mening på skrift,
så den kan skrives ind i protokollen.
Oversendelse til anden myndighed
Ind imellem skal sager fremsendes til en anden myndighed. Det kan f.eks. være, at sagen skal
sendes Statsforvaltningen, samtidig med at kommunalbestyrelsen skal afgive en udtalelse.
Medlemmet, der har fået en afvigende mening skrevet ind i protokollen, kan i den forbindelse
kræve, at myndigheden samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen og dermed den
afvigende mening. Og medlemmet kan ved fremsendelsen af sagen supplere den med en
uddybende begrundelse for sit standpunkt.
Begrundelsen skal ikke nødvendigvis være kortfattet, den skal ikke indføres i
beslutningsprotokollen, og den skal ikke nødvendigvis afgives allerede under
kommunalbestyrelsesmødet. Den kan godt fremsendes efterfølgende inden for en rimelig frist.
Medlemmet har ikke i den forbindelse krav på, at sagens videre ekspedition udsættes.
Udvalg
Også i forbindelse med udvalgsbeslutninger har et medlem ret til at få en afvigende mening
skrevet ind i protokollen. Medlemmet kan endvidere kræve, at et andet udvalg,
kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed gøres bekendt med den afvigende mening.
Og medlemmet kan ved fremsendelsen af sagen supplere den med en uddybende begrundelse
for sit standpunkt.
Henvisninger
Styrelseslovens § 13, stk. 2 og § 20, stk. 3.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden § 14, stk. 2.
10
2.4. Standsningsret
Ret til at standse udførelsen af en udvalgsbeslutning
Standsningsret er en ret for medlemmer af
økonomiudvalget og stående udvalg. Retten indebærer, at
udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget,
standses.
Standsningsretten giver det enkelte udvalgsmedlem ret til
at gribe ind i sagsbehandlingen og indebærer dermed en
væsentlig fravigelse af det almindelige flertalsprincip. Det
enkelte medlem har altså en vetoret mod, at udvalgets
afgørelse i en sag bringes til udførelse, før
kommunalbestyrelsen har truffet beslutning om det.
Betingelser
Medlemmet skal have været til stede under udvalgets
behandling af sagen. Det skyldes, at medlemmet ved
deltagelse i behandlingen af sagen skal have haft mulighed
for at lade forhandlingerne og afstemningen om sagen
påvirke sin beslutning om at bruge standsningsretten.
Det er ikke en betingelse, at udvalgsmedlemmet har stemt
imod beslutningen i udvalget. Medlemmet kan have interesse i at standse udførelsen, selvom
vedkommende er enig i beslutningen.
Medlemmet kan bruge sin standsningsret, uanset om forsinkelsen af beslutningens udførelse
medfører ulempe eller omkostninger for kommunen. Sådanne negative følger må om
nødvendigt imødegås ved indkaldelse til ekstraordinært kommunalbestyrelsesmøde, hvor
sagen kan behandles.
Et udvalgsmedlem, der vil gøre brug af standsningsretten, skal sige, at sagen ønskes indbragt
for kommunalbestyrelsen. Det skal ske, inden udvalgsmødet hæves, og skrives i
beslutningsprotokollen.
Et udvalgsmedlem, der vil bruge standsningsretten, behøver ikke at give en begrundelse. Og
standsningsretten er ikke begrænset til situationer, hvor medlemmet mener, at beslutningen
er forkert, eller at kun kommunalbestyrelsen er kompetent til at træffe afgørelse. Der kræves
altså ingen ”god grund”.
Typer af beslutninger
Standsningsretten gælder kun for egentlige udvalgsbeslutninger. Der skal være tale om, at
udvalget har truffet en endelig beslutning i henhold til en selvstændig beslutningskompetence.
Og der skal være tale om en beslutning, der medfører, at noget skal udføres. Et udvalgs
processuelle beslutninger, f.eks. om indhentelse af oplysninger fra forvaltningen, eller et
udvalgs beslutning om indstilling til kommunalbestyrelsen, er ikke omfattet. En beslutning om
at tage f.eks. en orientering til efterretning er ligeledes ikke omfattet.
11
Konsekvenser af standsning
Standsningsretten indebærer, at udførelsen af beslutningen standses. Kommunalbestyrelsen
må herefter afgøre, om beslutningen skal udføres. Kommunalbestyrelsen kan vælge at tage
stilling til hele sagen (selvom en indstilling fra forvaltningen er udformet og stilet til udvalget).
Men da der allerede foreligger en udvalgsbeslutning, kan kommunalbestyrelsen også vælge
blot at beslutte, at udvalgets beslutning skal udføres.
Sagen, der er standset, skal som udgangspunkt sættes på dagsordenen for det
førstkommende kommunalbestyrelsesmøde.
Frafald af retten og udvalgs omgørelse af beslutningen
Et udvalgsmedlem, der har brugt sin standsningsret, kan frafalde standsningen når som helst
inden kommunalbestyrelsesmødet. Beslutningen kan herefter straks udføres.
Det forhold, at en beslutning er standset, afskærer ikke udvalget fra at tage sagen op på ny
med henblik på ophævelse af beslutningen eller med henblik på at afgive en indstilling til
kommunalbestyrelsen. Sagen kan blot ikke afgøres af udvalget. Hvis udvalget ophæver
beslutningen, skal sagen ikke forelægges for kommunalbestyrelsen.
Henvisninger
Styrelseslovens § 23
12
3. Medlemspligter
Om mødepligt, tavshedspligt og medvirken til at kommunalbestyrelsen handler
lovligt
3.1. Mødepligt
Pligt til at deltage i møder m.v.
Kommunalbestyrelsens medlemmer har pligt til at varetage deres hverv i funktionsperioden.
Det vil først og fremmest sige, at de har pligt til at deltage i møder, der afholdes i
kommunalbestyrelsen og de udvalg, de er medlemmer af.
De har endvidere pligt til at deltage i seminarer, som kommunalbestyrelsen beslutter at holde
for medlemmerne om kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af
overordnet betydning, og i møder hvor revisionen forelægger sin beretning for
kommunalbestyrelsen.
Lovligt forfald
Mødepligten modificeres af, at medlemmerne kan have lovligt forfald. Se afsnit 5.4.
Henvisninger
Styrelseslovens § 15, § 9a og § 42 c.
13
3.2. Tavshedspligt
Tavshedspligt
Kommunalbestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt om fortrolige oplysninger, som de bliver
bekendt med ved at se sagsmateriale, ved at deltage i møder eller på anden måde.
Tavshedspligten indebærer, at oplysningerne ikke må videregives til uvedkommende.
Fortrolige oplysninger
Fortrolige oplysninger er oplysninger, som det er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage
væsentlige hensyn til det offentlige eller til private interesser. Om oplysninger er fortrolige,
afhænger af en konkret vurdering.
Det kan bl.a. være oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold eller
oplysninger om virksomheders eller foreningers interne forhold, herunder om økonomi. Og det
kan være oplysninger om kommunens interne eller økonomiske forhold, som det er væsentligt
at hemmeligholde, f.eks. oplysninger om indkomne tilbud eller kontraktforhandlinger, som af
hensyn til kommunens forhandlingsposition bør hemmeligholdes.
Udvalg
Udvalgenes møder er ikke offentlige. Og forhandlingerne i udvalgene er som udgangspunkt
fortrolige.
Medlemmerne af udvalg har derfor tavshedspligt med hensyn til oplysninger om de
synspunkter, vurderinger og argumenter, der fremføres af andre mødedeltagere under
drøftelserne i udvalg. Oplysningerne kan dog refereres over for medlemmer af den politiske
gruppe i kommunalbestyrelsen, som medlemmet tilhører.
Oplysninger om en sags faktiske omstændigheder er kun omfattet af tavshedspligten, hvis
selve oplysningerne er fortrolige, jf. ovenfor. Det gælder, uanset hvordan oplysningerne
fremkommer på mødet.
Et udvalgsmedlem kan frit referere egne udtalelser og forslag under forhandlinger i udvalget.
Oplysninger om hvor mange medlemmer, der har deltaget i udvalgets behandling af en sag,
eller hvem der har stemt for eller imod en beslutning, og oplysninger om medlemmers
afvigende mening, der er tilført beslutningsprotokollen, er ikke fortrolige.
Henvisninger
Forvaltningslovens § 27, straffelovens § 152.
14
3.3. Pligt til at medvirke til at kommunen handler lovligt
Overordnet ansvar for kommunens virksomhed
Kommunalbestyrelsen er kommunens øverste organ og har
det overordnede ansvar for hele den kommunale
virksomhed.
Det indebærer, at kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse
i alle sager, der vedrører kommunen. Og det indebærer, at
kommunalbestyrelsen skal sørge for og føre tilsyn med, at
kommunens forvaltning organisatorisk og personalemæssigt
fungerer tilfredsstillende. Kommunalbestyrelsen har pligt til
at reagere, hvis der inden for forvaltningen konstateres en
ulovlig adfærd.
For de enkelte medlemmer betyder det, at de kan være
forpligtede til at tage stilling til sager eller at reagere, hvis de bliver opmærksomme på, at der
foregår noget ulovligt i forvaltningen.
Og de kan blive mødt af sanktioner i form af tvangsbøder eller erstatningsansvar, hvis de ikke
opfylder denne forpligtelse.
Pligt til at tage stilling
Et medlem af kommunalbestyrelsen er som udgangspunkt ikke forpligtet til at stemme for eller
imod et forslag ved en afstemning. Det er altså muligt at undlade at stemme.
Der kan dog være beslutninger, som medlemmerne har pligt til at stemme for eller imod.
Medlemmerne har pligt til at stemme for et forslag til en beslutning, som
kommunalbestyrelsen har pligt til at træffe. Og omvendt har medlemmer pligt til at stemme
imod en beslutning, som det vil være ulovligt at træffe.
Det hænger sammen med, at medlemmerne er ansvarlige for de beslutninger, de er med til at
træffe. Og de kan ikke unddrage sig ansvar ved at undlade at stemme. Et medlem kan altså
blive medansvarlig for en ulovlig beslutning ved at undlade at stemme. Det gælder, uanset om
stemmen ville have haft indflydelse på afstemningens resultat.
Pligten til at stemme gælder kun tilstedeværende medlemmer.
15
Pligt til at reagere på ulovligheder
Medlemmerne har pligt til at reagere på ulovligheder, som de bliver bekendt med via deres
hverv eller på anden måde.
Hvis medlemmerne vil forfølge en mistanke om ulovligheder, kan de f.eks. benytte sig af deres
ret til sagsindsigt eller til at få en sag på kommunalbestyrelsens dagsorden. En fjerdedel af
kommunalbestyrelsens medlemmer kan endvidere sammen bede om et møde, hvor revisionen
forelægger sin beretning om kommunens økonomiske forhold for kommunalbestyrelsen.
Henvisninger
Styrelseslovens § 2, stk. 1, § 50 b og § 50 c
16
4. Forberedelse af møder
Om sagernes oplysning, udsendelse af dagsorden og materiale, forfald,
indkaldelse af stedfortræder og inhabilitet
4.1. Sagernes oplysning
Forsvarligt beslutningsgrundlag
Det er helt grundlæggende, at der ved
kommunalbestyrelsens behandling af en sag skal være det
oplysningsmateriale, der er nødvendigt for, at medlemmerne
kan træffe deres beslutning på et forsvarligt grundlag.
Kommunalbestyrelsen er altså forpligtet til at sørge for, at
der er det nødvendige oplysningsgrundlag, inden der træffes
afgørelse i en sag.
Forvaltningen har i den forbindelse en væsentlig opgave, idet
det som udgangspunkt er forvaltningen, der forbereder
sagerne og bl.a. udarbejder mødeark, sørger for fornødne
bilag m.v.
En udvalgsindstilling er typisk en del af det materiale, der er
fornødent til sagens bedømmelse. Udvalgsbehandlingen skal
bl.a. sikre, at sagen er fuldt oplyst, og udvalgsindstillingen
tjener som en rådgivning af kommunalbestyrelsen om
sagens afgørelse. Langt de fleste sager starter derfor med
behandling i udvalg.
Kommunalbestyrelsen beslutter selv, inden for vide rammer, om der er tilstrækkelige
oplysninger til, at der kan træffes beslutning. Og kommunalbestyrelsen kan være nødt til at
udsætte en sag, hvis det ikke er tilfældet.
Hvis et medlem mener, at det foreliggende materiale er utilstrækkeligt som
beslutningsgrundlag, må medlemmet foreslå kommunalbestyrelsen, at der skaffes yderligere
oplysninger, eller at sagen f.eks. behandles i udvalg igen. Hvis kommunalbestyrelsens flertal
ikke er enig heri og beslutter, at sagen kan afgøres, kan medlemmet vælge at stemme imod
og evt. få en afvigende mening skrevet i protokollen.
Mulighed for at forberede stillingtagen
Oplysningsmaterialet skal ikke blot foreligge. Medlemmerne skal også have haft mulighed for
at sætte sig ind i materialet og derved forberede deres stillingtagen. Det er derfor fastsat, at
kommunalbestyrelsens dagsorden med bilag skal udsendes til medlemmerne senest 4
hverdage (inkl. lørdag) før mødet. Se afsnit 4.2.
17
Hvis materialet er udsendt for sent, kan kommunalbestyrelsen ikke mod et medlems protest
træffe afgørelse i sagen, medmindre den ikke kan udsættes. Sager, der ikke kan udsættes,
kan være sager, hvor formålet med en beslutning forspildes, eller hvor kommunens interesser
væsentligt tilsidesættes, hvis der ikke træffes beslutning.
Udvalg
Også ved udvalgenes behandling af sager skal der foreligge et fornødent beslutningsgrundlag.
Henvisninger
Styrelseslovens § 8, stk. 4 og 5, og § 20, stk. 3.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden § 3, stk. 2 og 3.
18
4.2. Udsendelse af dagsorden og materiale
Dagsorden
Borgmesteren har ansvaret for forberedelsen af mødet.
Borgmesteren skal sørge for, at der senest 4 hverdage (inkl.
lørdag) inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en
dagsorden til medlemmerne. Det er kommunalbestyrelsen, der på
mødet fastsætter den endelige dagsorden. Den dagsorden, der
udsendes, er derfor i princippet et forslag til dagsorden.
Vallensbæk Kommunalbestyrelse tager stilling til det udsendte
dagsordensforslag som punkt 1 på dagsordenen. Typisk
godkendes dagsordenen, som den foreligger. Men det er også
muligt at beslutte en ændret rækkefølge eller at tage en sag af
dagsordenen. Der kan endvidere sættes en ny sag på
dagsordenen, hvis alle er enige om det.
Materiale
Borgmesteren skal endvidere sørge for, at det fornødne materiale til bedømmelse af sagerne
på dagsordenen, sendes til medlemmerne med dagsordenen 4 hverdage (inkl. lørdag) inden
mødet. Det fornødne materiale omfatter bl.a. bilag og udvalgsindstillinger.
I Vallensbæk Kommune sker udsendelsen om fredagen før et kommunalbestyrelsesmøde den
følgende onsdag.
Reglerne om udsendelse af dagsorden og materiale hænger sammen med reglerne om, at der
skal foreligge et fornødent beslutningsgrundlag, før kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse
i en sag. Og at medlemmerne skal have haft mulighed for at forberede deres stillingtagen. Se
afsnit 4.1.
Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at materiale, som skal udsendes til medlemmerne, kun
sendes elektronisk.
Udvalg
Udvalgsformanden skal tilsvarende sørge for, at der inden møder i et udvalg udsendes en
dagsorden. Også på udvalgsmøderne fastlægges den endelige dagsorden, hvorfor den
udsendte dagsorden har karakter af et forslag. Endvidere skal det fornødne materiale
udsendes.
Også til udvalg skal der udsendes dagsorden og materiale før mødet.
19
Der er ikke fastsat regler for, hvornår dagsordenen og materiale skal udsendes. Men det skal
ske sådan, at medlemmerne har ”rimelig tid” til at forberede sig.
I Vallensbæk Kommune udsendes materiale til møder i Økonomiudvalget og de stående udvalg
om fredagen forud for møderne, der ligger henholdsvis tirsdag og onsdag i den følgende uge.
Materialet udsendes endvidere til alle medlemmerne af kommunalbestyrelsen og altså ikke kun
til medlemmerne af det relevante udvalg.
Materiale til udvalgsmøder er omfattet af reglen om, at kommunalbestyrelsen kan beslutte, at
materiale kun sendes elektronisk
Henvisninger
Styrelseslovens § 8, stk. 4, § 8 a og § 20, stk. 3.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden § 3, stk. 2 og 3.
20
4.3. Forfald og indkaldelse af stedfortræder
Mødepligt
Der er som udgangspunkt pligt for medlemmer af
kommunalbestyrelsen til at deltage i
kommunalbestyrelsens møder. Det anerkendes
dog, at medlemmerne kan have lovligt forfald.
Lovligt forfald
Det lovlige forfald kan f.eks. skyldes sygdom (hos
medlemmet selv, medlemmets barn eller anden
nærtstående), graviditet, barsel eller adoption,
varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger
eller lignende. Det kan tillige skyldes varetagelse
af studier eller afholdelse af ferie.
Indkaldelse af stedfortræder
Efter styrelsesloven afhænger indkaldelse af stedfortræder som udgangspunkt af forfaldets
karakter og forventede varighed. Loven giver imidlertid mulighed for, at kommunalbestyrelsen
generelt kan vedtage en udvidet adgang til stedfortræderindkaldelse.
Vallensbæk Kommune har udnyttet denne mulighed ved i styrelsesvedtægtens § 2 at
fastsætte, at der indkaldes stedfortræder for et medlem, der har lovligt forfald til et møde i
kommunalbestyrelsen, uanset hvor længe forfaldet forventes at vare.
Det er borgmesterens opgave at sørge for at indkalde stedfortræderen. Medlemmet, der har
forfald, må meddele borgmesteren om forfaldet i så god tid som muligt før mødet.
Borgmesteren skal derefter sørge for, at stedfortræderen indkaldes.
Om indkaldelse af stedfortræder i tilfælde af et medlems inhabilitet se afsnit 4.4.
Stedfortræderen
Stedfortræderen er den, der ifølge valgopgørelsen efter det seneste kommunalvalg står øverst
på stedfortræderlisten for den kandidatliste, som den pågældende er valgt på. Det gælder,
selvom stedfortræderen efter valget er udtrådt af det parti, vedkommende var opstillet for.
Den pågældende skal fortsat opfylde betingelserne for at kunne vælges. Bl.a. skal pågældende
fortsat have bopæl i kommunen.
Hvis en stedfortræder har lovligt forfald, indtræder den næste fra stedfortræderlisten og så
fremdeles.
21
Kommunalbestyrelsens godkendelse
Formelt er det kommunalbestyrelsen, der på mødet tager stilling til, om betingelserne for
stedfortræderens indtræden er opfyldt. Det vil sige, at kommunalbestyrelsen skal tage stilling
til, om der er tale om lovligt forfald, og om den rette stedfortræder er indkaldt.
Det er ikke en betingelse, at der forelægges dokumentation for forfaldet, herunder f.eks. en
lægeerklæring. Kommunalbestyrelsen må lægge medlemmets egne oplysninger til grund,
medmindre der er omstændigheder, der giver anledning til tvivl om forfaldets lovlighed. I givet
fald må kommunalbestyrelsen indhente supplerende oplysninger.
Medlemmet, der har forfald, kan ikke selv deltage i afgørelsen af, om betingelserne for
indkaldelse af stedfortræder er opfyldt. Det har selvsagt kun betydning, når
kommunalbestyrelsen skal tage stilling til fremtidigt forfald, idet den pågældende jo ellers ikke
vil være til stede.
Om protokollering af forfald og indkaldelse af stedfortræder se afsnit. 5.4.
Udvalg
Også til møder i økonomiudvalget og stående udvalg er der mødepligt. Men et medlem kan
have lovligt forfald af samme grunde som nævnt ovenfor.
Indkaldelse af stedfortræder kræver som udgangspunkt, at forfaldet har en forventet varighed
af mindst en måned. Kommunalbestyrelsen kan dog også for udvalgene generelt kan vedtage
en udvidet adgang til stedfortræderindkaldelse.
Vallensbæk Kommune har udnyttet denne mulighed ved i styrelsesvedtægtens § 8, stk. 2, at
fastsætte, at den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, kan bestemme, at et andet
medlem indtræder i udvalget, så længe udvalgsmedlemmet har forfald, uanset at forfaldet
forventes at vare kortere end 1 måned.
Det er den gruppe, der har indvalgt medlemmet i udvalget, der kan bestemme, at et andet
kommunalbestyrelsesmedlem skal indtræde i udvalget, så længe hindringen varer.
Borgmesteren skal altså ikke af egen drift indkalde en stedfortræder til møder i udvalg.
I Vallensbæk Kommune er der dog tradition for, at det rent faktisk er borgmesteren, der
sørger for at indkalde den stedfortræder, som gruppen vælger.
Der gælder særlige regler om stedfortræder for borgmesteren, såfremt han har forfald som
formand for kommunalbestyrelsen eller økonomiudvalget. Disse regler vil ikke blive beskrevet
her.
Henvisninger
Styrelseslovens § 15 og § 28, stk. 2.
Vallensbæk Kommunes styrelsesvedtægt § 2.
22
4.4. Inhabilitet
Hvornår er et medlem inhabilt
Et kommunalbestyrelsesmedlem kan have en sådan (potentiel)
særlig interesse i en sag, at pågældende er inhabil.
Et medlem er inhabilt, hvis der er omstændigheder, der kan så
tvivl om vedkommendes upartiskhed. Regler om, hvornår et
medlems inhabilitet i en sag har en sådan karakter, at medlemmet
er inhabilt, findes ikke i styrelsesloven, men i forvaltningsloven.
En beslutning om at anse et medlem for inhabilt er baseret på en
generel vurdering af risíkoen for, at uvedkommende hensyn kan få
indflydelse på sagens afgørelse. Beslutningen indebærer ikke en
tilkendegivelse om, at medlemmet rent faktisk ville lægge vægt
på usaglige hensyn. Der er altså ingen kritik forbundet med at
blive betegnet som inhabil i en sag.
Et medlem er f.eks. inhabilt, hvis medlemmet, medlemmets ægtefælle eller andre nærtstående
har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Medlemmet er endvidere
inhabilt, hvis medlemmet deltager i ledelsen af eller har en anden nær tilknytning til et
selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens
udfald. Medlemmet kan endvidere være inhabilt, hvis der i øvrigt er omstændigheder, som
kan vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.
Medlemmets inhabilitet kommer an på en helt konkret vurdering af sagen og forbindelsen
mellem medlemmet og sagen. Og vurderingen er ikke altid enkel at foretage. Generelt skal der
”noget til” for, at et medlem er inhabilt.
I praksis er det ofte spørgsmål om inhabilitet på grund af tilknytning til et selskab, der er
relevant i forhold til kommunalbestyrelsen.
At et kommunalbestyrelsesmedlem f.eks. har udtalt sig om sin opfattelse af en sag, før sagens
behandling på et møde, fører ikke til inhabilitet. Deltagelse og drøftelse af kommunale
spørgsmål er netop en vigtig del af en kommunalpolitikers virksomhed. Tilsvarende medfører
et medlems særlige engagement i et område eller en offentligt kendt holdning ikke i sig selv
inhabilitet.
Kommunalbestyrelsen tager stilling
Et medlem skal selv give kommunalbestyrelsen besked, hvis der foreligger forhold, der kan
give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet. Det er altså ikke forvaltningens ansvar at
tage højde for evt. habilitetsproblemer.
23
I praksis bør medlemmet i god tid inden mødet underrette borgmesteren om den mulige
inhabilitet. Forvaltningen kan om nødvendigt bistå med vurdering af, om medlemmet er
inhabilt.
Det er kommunalbestyrelsen, der afgør, om et medlem er inhabilt. Medlemmet kan godt selv
deltage i behandlingen af spørgsmålet.
Typisk vil spørgsmålet ikke give anledning til diskussion, men det kan blot konstateres af
borgmesteren, at et medlem har oplyst, at vedkommende er inhabil.
Konsekvenser af inhabilitet
At et medlem er inhabilt betyder, at medlemmet ikke kan deltage i kommunalbestyrelsens
behandling af sagen og afstemninger om sagen. Medlemmet må endvidere forlade
kommunalbestyrelsessalen.
Konsekvensen af, at et inhabilt medlem deltager ved behandlingen af en sag, er, at afgørelsen
er ugyldig. Det gælder, uanset om det inhabile medlems deltagelse har været afgørende for
sagens udfald.
Indkaldelse af stedfortræder
Når et medlem forventes at blive erklæret inhabil, kan pågældendes gruppe kræve
stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling. Hvis det inhabile medlem er det
eneste medlem i gruppen, kan pågældende selv kræve stedfortræderen indkaldt.
Baggrunden for, at der kan indkaldes stedfortræder, er hensynet til, at det politiske
styrkeforhold ikke vilkårligt forrykkes, fordi et medlem er inhabilt.
I praksis må et ønske om indkaldelse af stedfortræder rettes til borgmesteren, der sørger for
indkaldelsen.
Udvalg
Tilsvarende regler gælder i forbindelse med behandling af sager i økonomiudvalget og stående
udvalg. Også i tilfælde af inhabilitet vil der kunne indkaldes en stedfortræder.
Henvisninger
Styrelseslovens § 14 og forvaltningslovens § 3.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden § 8.
24
5. Møder
Om offentlighed, beslutningsdygtighed og stemmeflertal, mødeledelse,
protokollering og afstemninger, ændringsforslag m.v.
5.1. Offentlighed
Offentlige møder
Kommunalbestyrelsens møder er som
udgangspunkt offentlige. Hensynet bag dette er
at sikre den demokratiske kontrol med
kommunalbestyrelsens beslutninger. Det er
væsentligt, at forhold af offentlig interesse kan
blive afdækket og debatteret. Og offentlighed
kan bidrage til at undgå mistillid til
forvaltningen og forhindre, at der opstår og
udbredes urigtige forestillinger om
forvaltningens virksomhed.
Lukkede døre
Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at en
sag skal behandles for lukkede døre, når det er nødvendigt på grund af sagens karakter.
Sager, der kan begrunde dørlukning, er sådanne, hvor der ved sagens behandling forventes at
blive nævnt fortrolige oplysninger. De fortrolige oplysninger kan vedrøre personer eller
virksomheder, eller det kan være oplysninger, som ved offentlighed vil skade kommunens
forhandlingsposition. Hensynet til at opnå en fri og uformel debat blandt medlemmerne kan
derimod ikke begrunde dørlukning.
Det kommer an på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om en sag skal behandles for
lukkede døre. Kommunen kan godt opstille interne retningslinjer om, at visse typer af sager
som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Men retningslinjerne kan kun være
vejledende.
Vallensbæk Kommunalbestyrelse behandler sager for lukkede døre først på dagsordenen (kl.
16.30). Først derefter starter den offentlige del af mødet (kl. 17.30).
Offentligheden indebærer
At møderne er offentlige, giver ikke tilhørerne adgang til at ytre sig under mødet. Det vil være
ulovligt at give tilhørerne mulighed for under forhandlingerne at stille spørgsmål eller
fremsætte kommentarer til sager på dagsordenen.
25
Kommunalbestyrelsen kan derimod godt give kommunalt ansatte eller andre særligt indkaldte
adgang til at ytre sig for at oplyse en sag.
Spørgetid
Kommunalbestyrelsen kan fastsætte regler for spørgetid, hvor kommunens borgere får
mulighed for at stille spørgsmål til kommunalbestyrelsen om forhold i kommunen.
I Vallensbæk Kommune er denne mulighed udnyttet. Det er fastsat i kommunens regler for
information og dialog mellem borgerne og kommunalbestyrelsen, at enhver borger i
kommunen kan stille skriftlige spørgsmål til kommunalbestyrelsen om emner af almen
kommunal interesse. Spørgsmål, som er indsendt senest 14 dage før et
kommunalbestyrelsesmøde, besvares på kommunalbestyrelsens vegne af borgmesteren som
sidste punkt på kommunalbestyrelsens dagsorden.
Det er en adgang, der kun sjældent benyttes.
Udvalg
Udvalgenes møder er ikke offentlige. Og det kan ikke besluttes at lade offentligheden få
adgang.
Det skyldes, at der på udvalgsmøderne skal kunne føres frie, uformelle og fortrolige
forhandlinger.
Henvisninger:
Styrelseslovens § 10 og § 20, stk. 1.
26
5.2. Beslutningsdygtighed og stemmeflertal
Beslutningsdygtighed
Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når
mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Med 15 medlemmer skal der altså være mindst 8
medlemmer til stede, for at der kan træffes en
beslutning.
Medlemmer, der er inhabile ved en sags
behandling, tæller ikke som tilstedeværende.
Stemmeflertal
Beslutninger træffes som altovervejende
hovedregel ved stemmeflertal. Det betyder, at der
skal være flere stemmer for end imod, for at der kan træffes en beslutning. Hvis der er lige
mange stemmer for og imod, bortfalder et forslag.
Generelt gælder det altså, at hvis der ikke er flertal for at ændre i det bestående, består dette
uforandret.
Det betyder, at hvis et medlem undlader at stemme, tæller stemmen på samme måde som en
stemme imod. At et medlem undlader at stemme, fratager ikke den pågældende for ansvar for
ulovlige beslutninger, se afsnit 3.3.
Vedtagelse af beslutninger kræver ikke nødvendigvis, at der skal stemmes om dem. Der er
intet til hinder for, medlemmerne stiltiende tilslutter sig et forslag, eller at borgmesteren blot
konstaterer, at der er tilslutning til et forslag. I Vallensbæk Kommunalbestyrelse sker det ofte
på denne måde.
Det kan følge af lovgivningen, at beslutninger skal træffes med et særligt kvalificeret flertal
eller mindretal, og disse regler skal i givet fald følges.
Åbne afstemninger
Beslutninger kan ikke træffes ved hemmelig afstemning. Medlemmerne må åbent
bekendtgøre, hvordan de stemmer, så ansvaret for beslutningen kan placeres.
27
Udvalg
Også udvalg er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af udvalgsmedlemmerne er til stede.
Med 5 eller 7 medlemmer, skal der altså være mindst 3 eller 4 medlemmer til stede, for at der
kan træffes en beslutning.
Kravet om, at udvalget skal være beslutningsdygtigt, gælder også i sager, hvor udvalget alene
foretager indstilling til kommunalbestyrelsen.
Også i udvalg træffes beslutninger ved stemmeflertal.
Henvisninger
Styrelseslovens § 11, stk. 2 og 3, og § 20, stk. 2.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden §§4, § 10 og § 11.
28
5.3. Mødeledelse
Borgmesteren er mødeleder
Borgmesteren har ansvaret for mødeledelsen.
Det betyder, at borgmesteren leder
kommunalbestyrelsens forhandlinger og
afstemninger og sørger for, at beslutninger
indføres i beslutningsprotokollen.
Vallensbæk Kommune
I Vallensbæk Kommunalbestyrelses
forretningsorden er afviklingen af
kommunalbestyrelsens møder og borgmesterens
rolle i den forbindelse uddybet.
Det fremgår af forretningsordenen, at borgmesteren afgør alle spørgsmål om forhandlingernes
ledelse og sikrer god orden under møderne. Endvidere formulerer borgmesteren de punkter,
der skal stemmes om.
Heri ligger bl.a., at borgmesteren sørger for, at kommunalbestyrelsen godkender dagsordenen
ved at tage stilling til det fremsendte dagsordensforslag. Kommunalbestyrelsen tager stilling til
dagsordenen som punkt 1 på dagsorden.
Borgmesteren skal endvidere sørge for behandlingen af sagerne på dagsordenen, for afvikling
af eventuelle afstemninger og for, at beslutningerne skrives ind i protokollen.
Alle der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren. Medlemmerne får ordet i den
rækkefølge, de ønsker det. Hvis flere ønsker ordet på én gang, bestemmer borgmesteren
rækkefølgen. Og borgmesteren er den eneste, der må afbryde taleren.
Alle medlemmer skal rette sig efter borgmesterens afgørelser om overholdelse af god orden.
Og hvis et medlem to gange på samme møde er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen
efter borgmesterens forslag beslutte at nægte medlemmet ordet på resten af mødet.
Alle forslag, der rejses under forhandlingerne, skal rettes til borgmesteren. Forslag om at
afslutte behandlingen af en sag skal sættes til afstemning, når borgmesteren finder grund til
det, eller det ønskes af mindst 3 medlemmer. Alle medlemmer skal dog have haft mulighed for
at få ordet én gang.
Borgmesterens forfald
Hvis borgmesteren har forfald til et kommunalbestyrelsesmøde eller er inhabil ved en sags
behandling, indtræder 1. viceborgmesteren eller i dennes fravær 2. viceborgmesteren i
borgmesterens funktion som mødeleder.
29
Udvalg
I økonomiudvalget og de stående udvalg er det udvalgsformanden, der leder udvalgets møder
og sørger for, at beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Formandens mødeledelse
foregår i øvrigt som nævnt ovenfor.
Henvisninger
Styrelseslovens § 30, 2., § 33 og § 22, stk. 1.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden §§ 4-6.
30
5.4. Protokollering
Dokumentation for trufne beslutninger
Kommunalbestyrelsens beslutninger skal indføres i en
beslutningsprotokol. Protokollens formål er at
dokumentere indholdet af beslutningerne.
Hvad skal protokolleres
Det skal fremgå af protokollen, hvilke
kommunalbestyrelsesmedlemmer der er ansvarlige for en
beslutning. Det skal endvidere fremgå, hvilke
medlemmer der har været fraværende ved mødet eller
fra behandlingen af enkelte sager, herunder på grund af
inhabilitet. Endvidere indføres andre oplysninger om mødets afvikling, herunder oplysninger
om hvilke sager, der er behandlet for lukkede døre, og oplysning om eventuelle
mødeafbrydelser.
Det er kommunalbestyrelsens beslutninger, der protokolleres. Begrundelsen for beslutningen
skal derimod ikke refereres i protokollen. Det gælder, uanset om beslutningen er forberedt af
forvaltningen, og baggrunden for beslutningen derfor fremgår af en sagsfremstilling, eller om
der ikke i øvrigt fremgår noget om begrundelsen for beslutningen.
Tilsvarende skal forhandlingerne i forløbet op til en beslutning ikke refereres i protokollen.
Eventuelle ændringsforslag og beslutninger herom skal protokolleres. Men heller ikke
begrundelsen for et ændringsforslag eller for beslutningen skal protokolleres.
Borgmesteren bestemmer, hvad der skal indføres i protokollen. Kommunalbestyrelsen træffer
beslutning om, hvad der skal indføres, hvis der er uenighed herom.
Protokollering af en beslutning skal ske så enkelt og præcist som muligt. Det er vigtigt, at der
ikke bagefter kan opstå tvivl om, hvad der blev besluttet.
Afvigende mening
Ethvert kommunalbestyrelsesmedlem, der har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende
mening kort tilført beslutningsprotokollen. Se afsnit 2.3.
Underskrivelse
Efter hvert møde underskrives protokollen af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Med
underskriften vedstår de enkelte medlemmer at have deltaget i mødet, og at det, som er
skrevet i protokollen er korrekt. Medlemmer, der har deltaget i mødet, har pligt til at
underskrive.
31
Udvalg
Også for hvert udvalg føres en beslutningsprotokol. For udvalgets protokol gælder regler
svarende til dem, der er nævnt ovenfor.
Også for udvalg gælder det, at protokollering af beslutninger bør ske så enkelt og præcist som
muligt, sådan at udvalg eller kommunalbestyrelsen, der efterfølgende skal behandle sagen,
ikke er i tvivl om, hvilken udvalgsindstilling, de skal forholde sig til.
Henvisninger
Styrelseslovens § 13, stk. 1, § 20, stk. 3, og § 30.
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden § 14, stk. 1.
32
5.5. Afstemninger, ændringsforslag m.v.
Beslutninger uden afstemning
Beslutninger kræver ikke nødvendigvis, at der skal stemmes om
dem.
Der er intet til hinder for, at medlemmerne stiltiende tilslutter sig
et forslag, eller at borgmesteren blot konstaterer, at der er
tilslutning til et forslag. Det sker i praksis ofte, også i Vallensbæk
Kommunalbestyrelse.
Borgmesteren leder afstemninger
Borgmesteren leder kommunalbestyrelsens forhandlinger og
afstemninger.
Borgmesteren skal, inden han påbegynder en afstemning,
forklare, hvordan han vil tilrettelægge afstemningsforløbet. Han skal bl.a. redegøre for, i
hvilken rækkefølge, han vil sætte forslag og ændrings- eller underændringsforslag til
afstemning.
Ændrings- og underændringsforslag
Så længe afstemning om en sag ikke er påbegyndt, kan der fremsættes ændrings- og
underændringsforslag.
Et ændringsforslag er et forslag, som relaterer sig til et andet (hoved)forslag.
Ændringsforslaget skal ligge inden for hovedforslaget og have til formål at ændre dette.
Man kan ikke ved et ændringsforslag, der ligger uden for rammerne af den sag, som er på
dagsordenen, ”indsnige” realitetsbehandling og afstemning om emner, som de andre
medlemmer ikke har haft mulighed for at forberede sig på.
Hvis et medlem mener, at et ændringsforslag ligger uden for rammerne af den sag, der er til
behandling, må pågældende sige det straks under behandlingen af punktet. Og
kommunalbestyrelsen må i givet fald tage stilling til spørgsmålet.
Et ændringsforslag kan vedrøre sagens realitet, men også procedurespørgsmål. F.eks. om at
sagen skal udsættes eller sendes tilbage til forvaltningen eller til udvalgsbehandling.
Et underændringsforslag er et forslag, der knytter sig til et ændringsforslag og har til formål at
ændre dette.
33
Rækkefølge af afstemninger
Der skal stemmes om ændringsforslag før hovedforslaget (i den evt. ændrede form).
Tilsvarende skal der stemmes om underændringsforslag før ændringsforslag og om
procedureforslag før forslag om sagens realitet.
Hvis der er flere ændringsforslag eller underændringsforslag, bestemmer borgmesteren, i
hvilken rækkefølge, der skal stemmes om forslagene. Rækkefølgen afhænger dog af, hvilket
forslag der er mest vidtgående. Blandt flere ændringsforslag eller underændringsforslag skal
det mest vidtgående til afstemning først.
At et medlem stemmer for et ændringsforslag, medfører ikke, at medlemmet skal stemme for
det ændrede hovedforslag.
Afstemningsform
Afstemningen kan ske på den måde, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved
håndsoprækning. I Vallensbæk Kommunalbestyrelse foretages afstemning ved, at
medlemmerne rejser sig fra deres pladser.
Åbne afstemninger
Beslutninger kan ikke træffes ved hemmelig afstemning. Medlemmerne må åbent meddele,
hvordan de stemmer, så ansvaret for beslutningen kan placeres.
Sager, der kræver 2 behandlinger
Vedtagelse af et punkt på dagsordenen kræver som hovedregel kun én behandling i
kommunalbestyrelsen. Visse sager skal dog behandles to gange. Det gælder f.eks. vedtagelse
af ændringer i en kommunes styrelsesvedtægt og vedtagelse af kommunens årsbudget.
Ved 1. behandlingen af sådanne sager kan der fremsættes ændrings- og
underændringsforslag, men der kan ikke stemmes om dem. Det kan der først ved 2.
behandlingen. Kommunalbestyrelsen kan fastsætte en frist for fremsættelse af ændrings- og
underændringsforslag mellem de to behandlinger.
Protokollering
Om protokollering af afstemninger, se afsnit 5.4.
Stemmepligt
Om pligt til at stemme, se afsnit 3.3.
34
Udvalg
For udvalg gælder tilsvarende regler.
Henvisninger
Styrelseslovens § 30
Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden § 10 og § 11.
