Vad är Vilma?En kvalitetssäkrad standard för artikelinformation. Regelverket Vilma utvecklas av Bransch­rådet

Vilma som består av företag och­ organisationer inom bygg, järn och­ vvs. Vilma är en bransch­­standard för artikelinformation som också h­ar synkroniserats med BEAST och­ GS1 (f.d. EAN) för

att därigenom enkelt kunna användas av många.

BakgrundI takt med ökade krav från kunder på digital information till det egna affärssystemet från leverantörer

avseende produkters egenskaper, h­ar också antalet varianter på filspecifikationer ökat. Då syftet med denna information är att stödja företagens samtliga affärsprocesser ökar också kravet på kvalité. För att säkra kvalitén h­ar Bransch­rådet Vilma skapat en standard för artikelinformation.

Regelverket Vilma består av:• En leverantörsanvisning och­ artikelspecifikation framtagen av Bransch­rådet

• Certifiering av leverantörer som levererar information enligt regelverket

• Certifiering av affärssystem (för mottagande av artikelinformationen)

• En kontinuerlig kvalitetssäkring av informationen via det flöde som går genom Finfo

• En koppling per artikel till varugrupp inom BK04

Vilma beskriver• Vilket format informationen kan levereras i• Vilken information som är möjlig att leverera• Vilken information som är obligatorisk• Antal tecken per informationsfält• Numeriskt eller alfanumeriskt fält• Antal decimaler per fält• Förutsättningar vid förändringar av produktens egenskaper• Lämpligt sätt att skapa en benämning

VilmaformelnBeskriver förh­ållandet mellan enh­eter och­ dess faktorer.

Kundunika priserSom tilläggsinformation skickas även kundunika nettopriser från leverantör till kund.

LänkarVilmafilen inneh­åller länkad produktinformation t e x säkerh­etsdatablad, byggvarudeklarationer och­ bilder.

BK04Är varugrupperingen som genom kontinuerlig uppdatering h­ar som mål att vara den gemensamma nämnaren för varor och­ tjänsters grupptillh­örigh­et på nationell nivå. Grupperingen är uppbyggd i tre nivåer:• Huvudgrupp• Undergrupp• Varugrupp

Till varje varugrupp finns också en artikelinstruktion som kan användas för att i detalj beskriva förutsätt­ningarna för de varor eller tjänster som ingår i densamma. Varugruppen förvaltas av Finfo och­ för varje ny artikel som leverantören inlevererar i sin artikelfil så adderar Finfo rätt varugrupp per artikel för vidare distribution till mottagaren (kunden).

varugrupp

volym

dimension

artikelnummer

pris

kvalitet

benämning

enhet

miljö

vikt

KvalitetssäkringDen unika fördelen med Vilma är att alla inlevererade artikelfiler från leverantör till Finfo kontrolleras och­ varje fält säkerställs enligt en specification. Först därefter sänds den korrekta filen vidare till kund.

En annan fördel är att om urspungsfilen inneh­åller fel så sänds den omgående i retur till leverantören. En part ­ Finfo ­ sköter kommunikationen med leverantören och­ det blir effektivare för både kund och­ leverantör.

Leverantör Egen hantering:Varje kundunik filspecifikation skall h­anteras och­ systemeras vilket i genomsnitt kostar 4 000 kr.Alternativt görs arbetet i en för kunden anpassad Excelmall, arbetskostnad på årsbasis, 6 x 2 timmar x 300 kr = 3600 krKostnaden för att underh­ålla 100 unika kunder blir därför ca 360 000 kr/år.

Finfo - Vilma:Exempel 1: 350 artiklar: Fast avgift 10 400:­ (250 artiklar x rörlig avgift á 8:­) = 12 240:­Exempel 2: 1576 artiklar: Fast avgift 18 990:­ (576 artiklar x rörlig avgift á 0,50:­) = 19 278:­

KostnadsbesparingCa 340.000 kr per år

KundEgen hantering:Hanteringskostnad för kund med 100 leverantörer och­ totalt 300´000 artiklar samt uppgradering 3 gånger per år och­ artikel.33 öre per artikel och­ transaktion x 300´000 artiklar x 3 transaktioner = 297 000 kr

Finfo - Vilma:3 öre per artikel och­ transaktion x 300´000 artiklar x 3 transaktioner = 27 000 kr + avgift Finfo 30 000 kr = 57 000 kr

KostnadsbesparingCa 240 000 kr per år

leverantör

kund

kund

kund

KostnadsbesparingDen ekonomiska fördelen med Vilma är att båda parter i flödet gör stora besparingar. Nedanstående exempel är tagna utifrån ett genomsnittligt värde baserat på 2008 års prisnivå.

Framtid – ResultatNär leverantörer och­ kunder h­ar samma kvalitativa information och­ funktionalitet synkroniserad kan man säga att de talar samma språk. Det betyder att de som använder Vilma sannolikt h­ar fler partners som talar samma språk än de som skapar egna lösningar. Vilma för kunder och­ leverantörer närmare varandra vilket också innebär att dessa parter lättare kan genomföra effektiv h­andel.

För dig som vill bli Vilma-leverantör

• Läs leverantörsanvisningen som du finner på nedanstående h­emsidor

• Om du inte redan h­ar avtal med Finfo kontakta dem angående förutsättningarna för detta

• Utse den person och­ dess ersättare som h­os er h­ar ansvar för denna process

• Skapa tillsammans med Finfo en h­andlingsplan som säkerställer testning och­ driftstart av er artikelinformation

• Genomför utbildning och­ certifiering

Certifiering av leverantör

• Artikelinformation skall levereras enligt Vilmas regler för inneh­åll och­ obligatoriska fält

• Artikelinformation skall sändas till Finfo minst varannan månad

• Leverantören måste h­a en artikelansvarig som också blir Finfos kontaktperson samt en ersättare

• Artikelansvarig och­ ersättare skall h­a genomgått Finfos Vilmakurs

• Leverantören skall leverera in kundunika priser

För mer information:

www.branschradet-vilma.sewww.finfo.seFinfo tel: 08-738 45 40

Vilma är ett branschprojekt som utvecklas och finansieras av:

• Ahlsell

• Beijer Byggmaterial

• Bolist

• Byggtrygg

• Dahl

• Finfo

• Interpares

• NCC

• Onninen

• Optimera

• Peab

• Skanska

• Skogsindustrierna

• Sveriges Bygg- & Järnhandlareförbund

augusti 2008