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1gennaio ’18

Utilizzo avanzato di Microsoft Excel

Ms-Excel: Costruire un modello di analisi

2gennaio ’18

Ms-Excel: Costruire un modello di ananlisi

MODELLO

• “Nell'uso scientifico e tecnico, un modello è una rappresentazione di un oggetto o di un fenomeno, che corrisponde alla cosa modellata per il fatto di riprodurne (eventualmente alla luce di una certa interpretazione) alcune caratteristiche o comportamenti; in modo tale che questi aspetti possano essere mostrati, studiati, conosciuti laddove l'oggetto modellato non sia accessibile”.

• Nella realtà aziendale, con particolare riferimento all’analisi di bilancio, la costruzione di un modello Excel consiste nel riprodurre, su un foglio elettronico, il flusso di dati che permettono il calcolo di indicatori di sintesi.

• Da un insieme di dati grezzi si vuole quindi riprodurre un sistema che elabori automaticamente uno o più output sintetici, che evidenzino l’impatto del variare delle variabili indipendenti (input) sui risultati aziendali, in termini economici, finanziari e patrimoniali.

• NB Excel è uno strumento con elevate potenzialità in questo campo ma presenta comunque dei limiti, eludibili con qualche precauzione.

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COSTRUZIONE DEL MODELLO DI ANALISI DI BILANCIO





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Riclassifica IV Dir

Riclassifica per analisi

Bilancio di verifica

Albero ROEGrafico SP.GRAFRendiconto

finanziario VAR Grezze

Prospetto Aggregazione prospettoRettifiche

Cruscotto indici

LA STRUTTURA DEL MODELLO DI ANALISI DI BILANCIO





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Bilancio di Verifica

• Importare dati da un file di testo

• Tabelle Pivot: la funzione di ricerca INFO.DATI.TAB.PIVOT





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IMPORTARE I DATI DA UN FILE DI TESTO

• Excel prevede una procedura guidata per l’importazione di dati da un file di testo (in mododa evitare di dover inserire a mano i singoli record di un database, se sono già disponibili informato digitale – es. in un file .txt)

• Nell’ambito dell’area funzionale Amministrazione, Finanza e Controllo tale funzionalità puòrisultare molto utile per disporre, in modo veloce e organizzato, di un base dati (es.bilancio di verifica, dettaglio movimenti di magazzino, elenco provvigioni agenti,scadenzario clienti/fornitori, ecc.) attingendo direttamente da fonti quale il sistema“gestionale” (la maggior parte dei “gestionali” permettono infatti l’estrazione di dati su filedi testo, se non anche direttamente su Excel)





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Una volta estratti i dati dal gestionale o da altra fonte, creando un file conestensione .txt, occorre importarli in Excel attraverso una delle due seguentimodalità:

A. Aprire il file in Excel (per importare i dati su una nuova cartella di lavoro)

File > Apri…> in “Nome File”, selezionare:a) Tutti i file (*.*)b) File di testo (*.prn;*.txt;*.csv)

in modo da visualizzare il file di origine da cui si vogliono estrarre i dati.

Visto che non si sta aprendo un file di Excel ma un file salvato da un’altraapplicazione, Excel avvierà la procedura guidata per l’importazione del testo (siapre la finestra di dialogo Importazione guidata testo Passaggio 1-3).





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B.Caricare i dati su un file già esistente (per importare i dati su una cartella di lavoro attiva)

Dati> Carica dati esterni> selezionare, a seconda del file di origine

a) Da Access

b) Da Web

c) Da Testo

d) Da altre origini

Selezionando il file di origine, si avvierà la procedura guidata per l’importazione testo (si aprela finestra di dialogo Importazione guidata testo Passaggio 1-3).

• NB Per evitare che i dati esterni sostituiscano dati esistenti, assicurarsi che il foglio dilavoro non contenga dati in basso o a destra della cella selezionata

• NB è necessario seguire questa procedura (e non aprire direttamente il file in Excel) se sidesidera mantenere un collegamento di aggiornamento al file di origine (Dati>Connessioni> Connessioni)

• NB Excel permette di mantenere connessioni di dati, gestendo gli aggiornamentieventualmente con password, anche con origini diverse dai file di testo!





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Procedura Guidata

Passaggio 1 di 3

• Selezionare il pulsante di opzione Delimitato se gli elementi del file di testo sono separati da tabulazioni, virgole, punti e virgole o altri caratteri. Se tutti gli elementi del file di testo hanno la stessa lunghezza, selezionare Larghezza fissa

• Digitare il numero di riga nella casella Inizia ad importare alla riga per specificare la prima riga dei dati che si desidera importare (questa opzione può risultare utile per eliminare inutili intestazioni delle stampe)

• Nell'elenco a discesa Origine file selezionare il formato del file di testo

• Nella sezione di anteprima della finestra di dialogo viene visualizzato l'aspetto del testo suddiviso in colonne nel foglio di lavoro





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Procedura Guidata

Passaggio 2 di 3

• Se si è scelta l’opzione Larghezza fissa è possibile creare, eliminare o spostare una o più linee di interruzione di colonne semplicemente cliccando sull’anteprima e trascinando

• Se si è scelta l’opzione Delimitato selezionare il delimitatore contenuto nei dati dalla sezione Delimitatori della finestra di dialogo. Se il carattere desiderato non è incluso nell'elenco, selezionare la casella di controllo Altro, quindi digitare un carattere nella casella che contiene il punto di inserimento (es. “|”)

• Fare clic su Considera delimitatori consecutivi come uno solo se i dati contengono un delimitatore con una lunghezza maggiore di un carattere tra i campi di dati oppure contengono più delimitatori personalizzati

• Selezionare il simbolo dalla casella Qualificatore di testo per indicare che i dati inclusi devono essere considerati come testo

• In Anteprima dati viene visualizzato l'aspetto del testo suddiviso in colonne nel foglio di lavoro





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Procedura Guidata

Passaggio 3 di 3

• Avanzate permette di specificare il tipo di separatori decimali e delle migliaia (verranno riconosciuti e visualizzati secondo le impostazioni stabilite nelle Opzioni internazionali del Pannello di controllo di Windows) e se si vuole il segno meno davanti ai numeri negativi

• In Anteprima dati selezionare una colonna. In Formato dati per colonna, fare clic sul formato dati che si desidera applicare alla colonna selezionata del testo convertito. Al termine di tale operazione, l'intestazione di colonna in Anteprima dati mostrerà il formato applicato. Se si seleziona Data, selezionare un formato data nella casella Data. Per escludere una colonna di dati durante l'importazione del file di testo, selezionare la colonna in Anteprima dati e quindi Non importare colonna (salta)

• NB Dopo l’importazione può essere utile utilizzare il comando Dati> Strumenti dati> Testo in colonne (attenzione! la nuova colonna sostituirà quella a destra senza avvertire) per dividere determinate colonne in base a separatori diversi rispetto a quelli validi per il file di testo di origine in generale (es. se il delimitatore è “|” ma si vuole successivamente dividere la colonna Cognome, Nome in corrispondenza della “,”)





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ANALIZZARE DATI CON RAPPORTI DI TABELLE PIVOT

Creare una tabella pivot

• NB Se l’origine dati è un intervallo di Excel, è bene che sia organizzato come un “buon” database (senza righe o colonne vuote, con etichette di colonna ragionate, dati omogenei nei diversi campi, ecc.)

• Le eventuali formule di riepilogo (totali, subtotali, medie, ecc.) devono essere escluse dalla tabella pivot: la tabella pivot effettuerà da sé il riepilogo





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1. Selezionare l’intervallo (o un’unica cella al suo interno: Excel suggerirà di espandere laselezione):

a) Inserisci> Tabelle> Tabella pivot

b) Strumenti tabella - Progettazione> Strumenti> Riepiloga con tabellapivot (solo se l’origine dati è una tabella)

2. Si apre la finestra di dialogo Crea tabella pivot (se l’origine dati ha un nome, apparenella casella Tabella/Intervallo)

3. Specificare se collocare la tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro (scelta predefinita)o in una certa posizione nello stesso foglio dell’origine dati

4. Cliccando su OK comparirà la nuova tabella vuota che è possibile strutturare infunzione delle proprie esigenze





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5. Nel riquadro Elenco campi tabella pivot è possibile selezionare i campi dell’originedati e trascinarli nelle quattro caselle sottostanti, che rappresentano le diverse aree dellatabella pivot:

• Etichette di riga (asse verticale)

• Etichette di colonna (asse orizzontale)

• Filtro rapporto (campo/i utilizzati per filtrare l’intera tabella), ovvero il vecchio“Campo pagina” di Excel 2003

• ∑ valori (contiene il campo/i da utilizzare per i calcoli)

6. Per riorganizzare i campi di una tabella pivot in una stessa area o in aree diverse,riordinare le intestazioni dei campi all’interno della stessa casella o spostarle da unacasella all’altra (trascinare, oppure tasto destro> Sposta

NB Se il riquadro attività Elenco campi tabella pivot non fosse visibile, Opzioni>Mostra/Nascondi> Elenco campi





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NB Per trascinare i campi direttamente nelle diverse aree della tabella pivot (come erapossibile fare nelle edizioni precedenti a quella 2007), tasto destro sulla tabella pivot>Opzioni tabella pivot> Visualizza> Layout classico tabella pivot

NB Per collegare una tabella pivot a più fonti dati (Excel 2013) è possibile selezionarel’opzione Aggiungi a modello di dati in fase di creazione della tabella in questo modo saràpossibile collegare più fonti (in formato tabella) che condividono campi comuni (es:anagrafiche):

Guarda il video tutorial di questa funzionalità su YouTube:MS Excel - TRUCCHI E SEGRETI: Tabelle Pivot - Una pivot più fonti - I modelli di dati (link)





https://www.youtube.com/watch?v=lbWtVcis4oE



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Modificare i calcoli di una tabella pivot

• Per impostazione predefinita, Excel compila l’area dati della tabella pivot applicando lafunzione SOMMA ai campi numerici e la funzione CONTA ai campi non numerici. Tuttavia,si può scegliere fra molti altri tipi di calcoli e aggiungere alla tabella campi calcolatipersonalizzati

• Per passare a una funzione di riepilogo diversa, tasto destro su una cella qualsiasidell’area dati> Impostazioni campo valore (oppure Strumenti tabella pivot -Opzioni> Campo attivo> Impostazioni campo)

• Le funzioni di riepilogo disponibili sono:

• Si possono applicare a un campo tutte le funzioni di riepilogo che si desidera: copiarenuovamente il campo da Elenco campi tabella pivot alla casella valori e selezionare lanuova funzione scelta

Somma Max Conta Num. Varianza

Conteggio Min Dev. Standard Varianza pop.

Media Prodotto Dev. Standard pop.





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Fare riferimento ai dati di una tabella pivot

• La funzione INFO.DATI.TAB.PIVOT consente di fare riferimento ad un elemento in una tabella pivot tramite la sua posizione all’interno della struttura dei campi della tabella, non secondo la sua posizione corrente sul foglio di lavoro

• Con questa funzione, si possono eseguire calcoli su dati della tabella senza preoccuparsi di cosa accade quando la tabella viene riorganizzata

SINTASSI: =INFO.DATI.TAB.PIVOT(campo_dati;tabella_pivot; campo1;elemento1;campo2;elemento2…)

campo_dati nome, tra virgolette, di un campo contenete il valore che si desidera recuperare

tabella_pivot è un riferimento a una cella nel rapporto di tabella pivot che contiene i dati che si desidera recuperare

campo1 ed elemento1 (max 14) sono una coppia di nome di campo e di elemento che descrivono i dati che si vuole recuperare

• Se la funzione non fosse attiva, File > Opzioni di Excel> Formule> flaggare Usa funzione INFO.DATI.TAB.PIVOT per riferimenti a tabelle pivot





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Riclassifica

• Nominare Intervalli

• Elenco – convalida dati

• Funzione “somma.se”





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ASSEGNARE NOMI A CELLE E INTERVALLI

• Nel caso in cui occorra digitare ripetutamente coordinate di celle complesse (es.:Foglio3!A1:AQ23) nelle formule, è possibile assegnare un nome alla cella o all’intervallo eutilizzare quel nome invece del crittogramma. Oltre a essere più comodo, questo fornisceanche informazioni più immediate e intuitive sul contenuto di una o più celle

• Per assegnare un nome si può:

a) selezionare la cella o l’intervallo di celle, digitare il nome nella casella Nome e dareinvio. Se si digita un nome già definito, Excel sposta la selezione invece di ridefinire ilnome

b) Formule> Nomi definiti> Definisci nome…

c) Formule> Nomi definiti> Gestione nomi> Nuovo

d) se si vuole assegnare come nome l’etichetta già inserita per una riga o una colonna,si può usare il modo “semiautomatico”: selezionare l’intervallo (compresa l’etichetta), poiFormule> Nomi definiti> Crea da selezione

• A volte Excel suggerisce come nome il contenuto della prima cella o etichetta





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ASSEGNARE NOMI A CELLE E INTERVALLI

• I nomi definiti in un foglio di lavoro, di default, sono disponibili in qualsiasi altro foglio della cartella. Se si vuole che un nome sia disponibile solo nel foglio dove è presente la cella o l’intervallo nominato, è possibile

a) far precedere il nome da quello del foglio di lavoro (es. foglio1!nome_cella)

b) restringere l’ambito (Formule> Nomi definiti> Gestione nomi> Nuovo; selezionare il foglio nel campo Ambito)

• Per visualizzare i nomi già assegnati: Formule> Nomi definiti> Gestione nomi (oppureCTRL + F3)

• I nomi definiti possono essere inseriti all’interno di qualsiasi formula:

• Trascrivendo il nome assegnato

• Attraverso la finestra di dialogo Formule> Nomi definiti> Usa nella formula(oppure F3)

• Il nome può essere anche richiamato semplicemente digitando la prima parte: Excelsuggerisce un elenco di nomi (in ordine alfabetico tra le possibili formule)





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REGOLE PER L’ASSEGNAZIONE DI NOMI

• Tutti i nomi devono iniziare con una lettera, una barra rovesciata (\) oppure un carattere di sottolineatura

• Si possono usare i numeri

• NON si possono usare spazi: per staccare le parole, usare l’underscore (_)

• NON si possono usare simboli, tranne:

• barra rovesciata (\)

• underscore (_)

• punto (.)

• NON si possono usare nomi che ricordino riferimenti di cella

• Si possono usare singole lettere, fatta eccezione per R e C

• Il nome può contenere al massimo 255 caratteri





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CONVALIDA DATI

• Attraverso la convalida dati (Dati> Strumenti dati>Convalida Dati) è possibile applicare criteri di inserimento, specificando il tipo di dati consentiti per determinate celle (es. solo numeri interi, date, ecc.)

• Inoltre è possibile impostare un elenco di valori consentiti, e far creare a Excel un menù a tendina riepilogativo da cui selezionare uno di questi valori. Chiunque utilizzi l’elenco sarà così in grado di selezionare una voce convalidata nella casella di riepilogo

• Per impostare un elenco di convalida, digitare le voci possibili in un intervallo di celle. Selezionare la cella a cui si vuole applicare il criterio di convalida, poi Dati> Strumenti dati>Convalida Dati> Consenti> Elenco> selezionare l’intervallo dove si sono inserite le voci

• Le schede Messaggio di input e Messaggio di errore permettono di inserire messaggi di istruzione all’utente

• NB Questa procedura è importante durante la creazione di database o qualora occorra essere certi della corretta digitazione di un dato (ad esempio, scrivere “OK” o “SI ” al posto di “SI” può essere deleterio per un intero modello se sul contenuto di quella cella si basano funzioni logiche che cercano proprio la stringa “SI”)





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LA FUNZIONE “SOMMA.SE”

SINTASSI: =SOMMA.SE(intervallo;criteri;int_somma)

• La funzione SOMMA.SE è simile a SOMMA, ma verifica ogni cella di un intervallo utilizzando un particolare test condizionale prima di aggiungerle al totale

• L’argomento intervallo specifica l’intervallo che si desidera verificare

• L’argomento criterio specifica il test condizionale da eseguire su ogni cella dell’intervallo

• L’argomento int_somma specifica le celle da sommare

• Se si utilizza spesso la funzione SE per eseguire test condizionali su singole righe o colonne e poi la funzione somma per sommare i risultati: la funzione SOMMA.SE potrebbe facilitare l’operazione

NB Nella definizione degli intervalli di celle può risultare complesso l’utilizzo delle coordinate (es: “AT24:AT156”): torna utile la possibilità di assegnazione di nomi a celle ed intervalli di celle





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Cruscotto indici

• Di seguito si riporta l’elenco degli indici suddivisi per tipologia





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Cruscotto indici

• Indicatori di struttura patrimoniale:





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Cruscotto indici

• Indicatori di situazione finanziaria:





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Cruscotto indici

• Quozienti di redditività:





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Cruscotto indici

• Ciclo monetario:





29gennaio ’18


Cruscotto indici

• Quozienti di produttività:





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Rappresentazioni grafiche (Albero del ROE)

• Funzione logica “se” nidificata





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LA FUNZIONE “SE”

SINTASSI: =SE(test;[se_vero];[se_falso])

• La funzione SE restituisce valori in base ai test condizionali forniti

• Argomenti: test; se_vero; se_falso

• Ad esempio, la formula =SE(B7>50;10;20)

restituisce 10 se B7 > 50

20 se B7 ≤ 50

scrivi 10 scrivi 20

B7>50

se B7>50 se B7 ≤ 50





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• Se si omette di inserire l’argomento se_falso, nel caso in cui la condizione del test non si verifichi, la funzione restituisce “FALSO”

• Gli argomenti della funzione SE possono essere altre funzioni

es. =SE(SOMMA(A1:A10)>0;SOMMA(A1:A10);0)

• Si possono utilizzare argomenti di testo (da inserire tra “ ” ):

es. =SE(A1=“Rossi”;“Torino”;“”) in questo caso la formula restituisce “Torino” se in A1 è digitato “Rossi”, mentre restituisce una stringa nulla quando il test condizionale risulta falso.

NB Se si utilizzano argomenti di testo, la corrispondenza deve essere esatta (tranne che per maiuscole e minuscole): torna utile l’utilizzo della funzione Convalida dati





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• Come è già stato sottolineato, uno dei rischi che si incorre utilizzando Excel per la gestione e l’elaborazione di dati è la possibilità di commettere errori che non vengono segnalati dal sistema a causa dell’assenza di controlli automatici (la funzione di segnalazione e di correzione errori non è sempre affidabile)

• Un’utile applicazione della funzione SE è l’impostazione di celle di controllo di quadratura

es. =SE(A1=A2;”OK!”;CONCATENA(“Non quadra per ”;A1-A2))

• Eventuali sviste nella definizione di formule che comportano la mancata quadratura di alcuni dati (es. attivo e passivo dello stato patrimoniale, somma dei totali di riga e dei totali di colonna di una tabella, ecc.) possono essere evidenziate in questo modo





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FUNZIONI “SE” nidificate

SINTASSI: =SE(test;[se_vero]; SE(test;[se_vero];[se_falso]))

• A volte non è possibile risolvere un problema logico utilizzando esclusivamente operatori logici e funzioni E, O, NON

• In questi casi è possibile nidificare più funzioni SE per creare una gerarchia di test

es: =SE(A1=100;“Sempre”;SE(E(A1>=80;A1<100);“Spesso”; SE(E(A1>=60;A1<80);“Qualche volta”;”Mai”)))

in questo caso la formula restituisce “Sempre” se A1 = 100

“Spesso” se 80 ≤ A1 < 100

“Qualche volta” se 60 ≤ A1 < 80

“Mai” se A1 < 60 o A1 > 100

NB Si possono creare formule contenenti fino a un massimo di 64 funzioni nidificate





35gennaio ’18


Grafico Stato Patrimoniale

• Creazione grafico





36gennaio ’18


GRAFICO DELLO STATO PATRIMONIALE

Lo Stato Patrimoniale a sezioni contrapposte si presta a essere rappresentato in modo particolarmente efficace con un grafico di MS-Excel del tipo “istogramma in pila 100%”.

Questo grafico infatti permette di mettere a confronto in modo immediato due valori uguali nel complesso ma diversi per composizione.

Nel caso dello Stato Patrimoniale, avremo dunque Totale Attivo = Totale Passivo ma una diversa composizione delle fonti e degli impieghi.





37gennaio ’18


Rendiconto finanziario (variazioni grezze)

• Funzione logica “se”





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Rendiconto finanziario (variazioni grezze)





39gennaio ’18


Rendiconto finanziario (Rettifiche)

• Funzione logica “se”





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Rendiconto finanziario (rettifiche)





41gennaio ’18


Prospetto finale

• Aggregazione prospetto





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Rendiconto finanziario (prospetto)





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Rendiconto finanziario (prospetto aggregato)





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CONTATTI

Dott. EMMANUELE VIETTI – [email protected]

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