© 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 C OLLABORAZIONE Excel Avanzato

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COLLABORAZIONEExcel Avanzato

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SOMMARIOCOLLABORAZIONE

• Protezione Fogli di lavoro• Protezione Cartelle di lavoro• Crittografia File• Protezione Macro• Cartelle condivise• Commenti• Revisioni

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Protezione Fogli di lavoro

• Excel offre alcune opzioni per proteggere il contenuto dei propri documenti da occhi indiscreti o modifiche non autorizzate

• Le opzioni di protezione sono utili anche per evitare modifiche e cancellazioni involontarie di dati e formule da parte dello stesso utente

• La protezione può essere applicata su più livelli: Foglio di lavoro Cartella di lavoro File

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• La protezione del Foglio di lavoro sfrutta un meccanismo in due passaggi:

1. Ogni singola cella del foglio può possedere due proprietà, impostabili dall’utente: Bloccata ovvero non modificabile Nascosta ovvero formula non visibile

2. La proprietà impostata diviene effettiva solo quando l’utente protegge il foglio con un opportuno comando

• Per impostazione predefinita, tutte le celle sono inizialmente bloccate e non nascoste


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• Attivata la protezione, le celle: Bloccate saranno leggibili ma non modificabili Nascoste non visualizzeranno il proprio contenuto se è una

formula• Per riavere pieno controllo su lettura e modifica celle,

occorre sproteggere il foglio con l’apposito comando• La protezione foglio può essere corredata da una

password; in tal caso sarà possibile sproteggere il foglio solo reinserendola in modo corretto

• Per ogni foglio di una cartella di lavoro la protezione è gestita in modo indipendente


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Protezione Fogli di lavoroImpostare proprietà celle

• Per impostare le proprietà delle celle presenti su un foglio di lavoro:

1. Seleziona le celle desiderate2. Click dx > Formato celle...3. Dalla Finestra di dialogo Formato Celle > Protezione

seleziona/deseleziona le proprietà volute


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Protezione Fogli di lavoroProteggere un foglio

• Per proteggere un foglio di lavoro:1. Imposta le proprietà di protezione sulle celle2. Scheda Revisione > Revisioni > Proteggi foglio


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Protezione Cartelle di lavoro

• La protezione della Cartella di lavoro limita le operazioni eseguibili sull’intero documento Excel

• Si esegue in un unico passaggio, con un opportuno comando

• Si possono applicare due tipologie di protezione: Limita modifica per proteggere la struttura e le finestre

della cartella Limita autorizzazioni per un controllo più accurato delle

autorizzazioni ai singoli utenti• In modo analogo alla protezione foglio, si può

aggiungere una password di apertura


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Protezione Cartelle di lavoro

• La protezione Limita modifica blocca le modifiche alla Struttura e/o alle Finestre della Cartella: Struttura: non è consentito aggiungere, spostare,

eliminare, rinominare fogli nella cartella Finestre: non è consentito ridimensionare, spostare o

chiudere le finestre• La protezione Modifica autorizzazioni consente un

controllo dettagliato delle autorizzazioni di modifica tramite firma digitale ma richiede l’iscrizione al servizio IRM (Information Rights Management) di Microsoft.


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Protezione Cartelle di lavoroProteggere una cartella

• Per proteggere una cartella di lavoro:1. Scheda Revisione > Revisioni > Proteggi cartella di lavoro

Appare il Menu a discesa

2. Dal Menu a discesa seleziona le opzioni desiderate inLimita modifica o Limita autorizzazioni


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Crittografia file

• Dalla versione 2007 Excel consente di crittografare il contenuto di un intero file

• Si tratta di un’opzione di sicurezza più robusta della semplice protezione di fogli e cartelle di lavoro

• E’ richiesta sempre una password di apertura• Un file Excel crittografato:

E’ visualizzabile solo con la corretta immissione della password

E’ salvato fisicamente su disco in formato crittografato, più difficilmente violabile


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Crittografia fileCrittografare un file


• Per crittografare il contenuto di un file Excel:1. Pulsante Office > Prepara > Crittografa documento

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Protezione Macro

• Una Macro è una sequenza di comandi memorizzata dall’utente e richiamabile in modo rapido per una successiva applicazione

• E’ un utile ausilio nell’esecuzione di operazioni frequenti, disponibile in Excel e in tutti i principali programmi del pacchetto Office

• Nel costruirla si possono utilizzare tutti i comandi disponibili sull’interfaccia utente, ma anche funzioni più avanzate e di basso livello integrate nel linguaggio di programmazione VBA (Visual Basic for Application)


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Protezione Macro

• Seppur indubbiamente utili, le Macro sono potenzialmente dannose perché possono contenere anche comandi distruttivi per i dati (ad esempio: cancellazione/modifica file, formattazione disco)

• Esiste una categoria di Virus che sfrutta proprio il meccanismo delle Macro per eseguire codice dannoso a insaputa dell’utente

• Per prevenire danni, Excel prevede un meccanismo di protezione Macro basato su più livelli


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Protezione MacroImpostare protezione macro

• Per impostare il livello di protezione macro:1. Attiva la Scheda Sviluppo2. Scheda Sviluppo > Codice > Protezione macro

Appare la Finestra di dialogoCentro protezione


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Protezione MacroImpostare protezione macro

3. Dalla Finestra di dialogo seleziona nel Menu Impostazioni macro le opzioni desiderate


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Cartelle condivise

• Spesso le modifiche a un file Excel sono eseguite nel tempo da più persone che lavorano in gruppo

• Per consentire a più utenti un accesso anche simultaneo a un documento Excel si può attivare l’opzione di condivisione della Cartella di lavoro


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Cartelle condivise

• Per garantire un effettivo accesso simultaneo, non è sufficiente condividere il file da Excel; occorre configurare il sistema informatico a diversi livelli.In particolare: Il file (cartella di lavoro) Excel deve essere memorizzato su

un PC che agisce da Server in una LAN Il file deve essere salvato in una cartella condivisa a livello

di Sistema Operativo Per accedere in remoto al file gli utenti devono essere

collegati alla LAN dal proprio PC che fungerà da Client e disporre delle autorizzazioni all’accesso sul Server

Le impostazioni di rete del Server devono consentire l’accesso simultaneo al file da un congruo numero di utenti


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Cartelle condiviseCondividere una cartella

• Per condividere una cartella di lavoro:1. Verifica la configurazione HW e SW del Sistema per

garantire una corretta condivisione del file2. Scheda Revisione > Revisioni > Condividi cartella di lavoro


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Commenti

• E’ spesso utile associare un commento al contenuto di una cella, per ricordarci ad esempio: Cosa abbiamo inserito (dati, formule) Quando abbiamo inserito quel contenuto Come dovremo utilizzarlo

• Excel consente di associare commenti a ogni cella di un foglio di lavoro, sotto forma di un post-it virtuale su cui annotare appunti

• Il commento è usualmente nascosto;viene visualizzato spostandoil cursore sopra la cella


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CommentiInserire un commento

• Per inserire un commento in una cella:1. Seleziona la cella desiderata2. Scheda Revisione > Commenti > Nuovo commento

Appare un Post-It virtualecollegato alla cella selezionatasul quale inserire il commento


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Revisioni

• Nell’ottica di un lavoro di gruppo su una cartella di lavoro è buona norma tener traccia cronologica delle modifiche al documento e consentire di accettarle o annullarle in un successivo momento

• Un analoga impostazione è utile anche per chi lavora da solo su documenti importanti o che prevedono successive e frequenti rielaborazioni

• Le modifiche eseguite nel tempo su un documento sono dette Revisioni

• Lo strumento Revisioni di Excel gestisce la tracciatura e l’accettazione delle modifiche


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Revisioni

• Una volta attivata, la funzione Revisioni annota per ogni modifica eseguita sulla cartella di lavoro: Tipo di modifica eseguita Nome dell’utente che modifica Data e ora della modifica

• Le modifiche possono inoltre essere accettate o rifiutate da un revisore. In quest’ultimo caso Excel ripristina lo stato del documento precedente alla modifica


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RevisioniAttivare funzione revisioni

• Per attivare la funzione revisioni:1. Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni

Appare il Menu a discesaRevisioni

2. Seleziona la voce Mostra revisioni…


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RevisioniAttivare funzione revisioni

Appare la Finestra di dialogo Mostra Revisioni

3. Dalla Finestra di dialogo spunta la casella Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro


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Revisioni Accettare/rifiutare revisioni

• Per accettare o rifiutare revisioni già eseguite:1. Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni

Appare il Menu a discesaRevisioni

2. Seleziona la voce Accetta/rifiuta modifiche…


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Revisioni Accettare/rifiutare revisioni

Appare la Finestra di dialogo Seleziona modifiche da accettare o rifiutare

3. Dalla Finestra di dialogo seleziona le modifiche desiderate


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