Utbildning i Beställning till betalning i Winst 2.0

Utbildning i

Beställning till betalning i Winst 2.0

Syfte med dagen

• Förstå vad förändringen innebär

• Förstå och kunna tillämpa regler vid kontering

• Förstå hur ni gör för att

- Beställa & Leveranskvittera

- Hantera fakturor

- Attestera

• Veta vart ni kan hitta hjälp

• Veta vem ni kan kontakta och när

Nyckelpunkter

•Nytt utseende

•Handla på ramavtal i Winst – enklare hantering

•Nya steg• Leveranskvittens

• Ändrat flöde – beslutsattest innan ordern går iväg

• Orderbekräftelse

• Större eget ansvar – igår stickprov innan betalning, idag efter

• Eskalering uppåt – attest måste göras i tid

• Möjligt att beställa för alla i förvaltningen

• Nytt system – för alla

3NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

Vi kommer inte att gå igenom• Regler för inköp • Hur man söker fram produkter, leverantörer etc i Winst

Osäker? - Information om instruktioner ges i slutet av bildspelet- En kurs har just anordnas, fler kommer- Förvaltningens Inköpshandbok

Dagens schema

Område

Inledning

Vad är Beställning till Betalning?

Attestreglerna

Kontering

Winst - Översikt

Systemvisning – Bildspel

Var du kan hitta/få hjälp

Praktiska övningar

Beställning till betalning (Winst 2.0) – varför genomförs förändringen?

Vad innebär förändringen?

•Inköp och fakturor hanteras i samma system!

Lättare att göra rätt

Lättare att följa uppTidsvinst på sikt

Vad är nyttan/effekten?

Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor

• Beställ i Winst

• Attestera innan leverantören får ordern

• Obligatorisk leveranskvittens

• Möjligt beställa för alla – kontering ansvar styr

Beställning

• Görs i Winst

• Leveranskvittens – fakturan går iväg automatiskt

• Gasell avvecklas (helt tomt 31/3 – hantera)

Fakturahantering

*) Beställ IT-utrustning i Beställningsportalen

Större egetansvar

Attestregler

Nya attestregler för hela staden

Nya attestregler och nytt arbetssätt

Nya regler• Kontrollattest: Beställa/kontera/leveranskvittera/godkänna faktura

• Beslutsattest: Attestera beställning / attestera faktura• Intraservice gör kontroll innan betalning går iväg

2-handsprincipen: En faktura ska alltid hanteras av minst två personer (kontrollattestant & beslutsattestant)

Vad ska vi göra?

Från beställning till betalning

Granska och kontera

Granska och kontera AttestAttest

Fakturanstämmer med

leveranskvittensen


leveranskvittensen

Chefattesterar

Chefattesterar

Beställ i Winst

Beställ i Winst

FakturorFakturor

BetalningBetalning

1

Beställningsflöde Fakturaflöde

Matchning mot abonnemang


2

3

JaNej

Leverans-kvittera

Leverans-kvittera

Kontrollattestant

Du ska kontrollera att:

•Varan är mottagen eller tjänsten är utförd

•Fullständiga uppgifter på fakturan-pris, kvantitet, tid, leveransadress

•Utgiften har inte tidigare belastat verksamheten

•Rätt beräknad

•Rätt konterad

•Stämmer med beställning och avtal

•Framgår ej vad som köpts = bifoga kvitto/följesedel!

Tillämpning i Winst

• Inget specifikt moment i Winst heter kontrollattest

• Utförs då man:

1 a. Skickar beställning till attestant

1 b. Leveranskvitterar när varorna kommit

2. Acceptera faktura en ”vild faktura” (som i Gasell)

Leveranskvittens

• En kontrollattest

• Obligatoriskt – annars betalas inte fakturan

• Utförs av beställaren

• När du fått varan / tjänsten är utförd – vänta inte!

Beslutsattestant:

Du ska kontrollera att:

•Händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag

•Beställaren är behörig

•Kompletta underlag

•Rätt konterad

•Belastar rätt period

•Fakturan är kontrollattesterad

Tillämpning i Winst

• Görs av den som attesterar beställning eller faktura.

• Utförs då man:

1. Trycker på ”Godkänn beställning”

2. Trycker på ”Acceptera faktura”.’

Kan utföras i mobiltelefonen (via app)

Förändringar i beslutsattest påverkar arbetssättet

•Flödesstyrt – går ej att skicka fakturor för beslutsattest•Attestera beställning inom 24 timmar – annars upp en nivå•Attesteras faktura inom 6 arbetsdagar – annars upp en nivå•Frånvaro – delegera attesten•Beslutsattest - leverantören får beställningen•Flera ansvar - fakturan passera alla attestanter

Delegering av attest

• Kontakta din verksamhetsekonom

• Enbart begränsad period i Winst (undvik stående delegationer)

• Fakturor går inte att skicka vidare för beslutsattest

Kontering

Vad du måste känna till för att vara kontrollattestant och beslutsattestant

Rätt kontering

•Kontoplan i ekonomihandboken, klass 6-7

•Förkontering i Winst

•Använd förval och favoriter i Winst

•Ansvar för kontering – beställare/kontrollant

•Kontroll av kontering - attestant

Kontering – samma som i Gasell

Allmänt

• Gemensam kodsträng

• Du ser alla koddelar

• Konto och Ansvar är obligatoriska

• Ingen motpart

Konto Ans Verk Obj Akt SpecPeriodfrom

Antal per.

Proj

Fakturainnehåll, vad säger lagen?

Delegationen - gäller

Attest av egna kostnader

Utgångspunkt: Förbjudet att attestera egna kostnader

Tre olika möjligheter - attestant eller beställare måste ta ansvar och initiativ

1. Funktionen ”Beställa för annan”

2. Funktionen ”Eget köp”

3. Beställaren anger attestanten som granskare

2-handsprincipen är inbyggd i Winst

När ska du inte beslutsattestera

•Egna kostnader i tjänsten

•Betalning till närstående

•Om du inte är opartisk

•Som ersättare om ord attestant är på plats


Representation, resor, utbildning

•Attesteras av närmast överordnad chef

•Ange syfte och deltagare

•Max momsavdrag är moms beräknad på 90 kr per person för mat vid representation

(12 % moms = du får bara dra av 10,8 kr/person)

• Frågor kontakta er verksamhetsekonom

Ändra ingående moms

•Leasing fordon

•Representation

•Frågor kontakta er verksamhetsekonom

Periodisering

•Fakturan avser kommande månad eller månader

•Hyror (alla oavsett belopp)

•Gryning abonnemang

•Övr > 10 tkr

Nytt sätt att periodisera

• Användaren anger från vilken period periodiseringen ska gälla och antalet perioder.

• Period from anges som:

• 00 = Innevarande månad (förvalt)

• 01 = Start nästa månad,

• 02 = Start om två månader.

• osv

• Antal perioder anges som antal 1-12.

Exempel:

Faktura i mars avseende april, maj & juni.

Period from: 01, Antal perioder: 3

Kommuninterna fakturor

• Ingen automatisk periodisering på interna fakturor

• Kontrollera alltid periodiseringen på leverantörsfakturan och periodisera likadant

Står i texten på fakturabilden

Hur hanteras sekretess?

• Sekretessmarkering – vissa leverantörer, mottagarkod/referens, manuell hantering

• Hantera sekretess – särskild behörighet

Hade igår = har idag

Förslag för organiseringen av inköp

•Ha få beställare - lättare att få in vanan

•Fasta dagar för återkommande beställningar - attestanten är beredd

•Använd mallar

•Använd favoriter och förval

•Ta hjälp av ekonomiavdelning och varandra

•Undvik samlingsfakturor – måste gå förbi varje attestant (tar lång tid)

WINST - Överblicksbild

Vad ska vi göra?

Från beställning till betalning

Granska och kontera



leveranskvittensen


leveranskvittensen

Chefattesterar

Chefattesterar

Beställ i Winst

Beställ i Winst

FakturorFakturor

BetalningBetalning

1

Beställningsflöde Fakturaflöde



2

3

JaNej

Leverans-kvittera

Leverans-kvittera

Du når Winst via intranätet

SYSTEMVISNING WINST

1. Beställning i Winst av produkter

Beställare

Skapar och konterar

beställningen

Kontrollattest

Ch

ef

Attesterar beställning

Beslutsattest

Beställare

Leverenskvittens

Kontrollattest

Leverans-kvittens

Leverans-kvittens

Attest av beställningAttest av

beställning

Skapa och kontera

beställning

Skapa och kontera

beställning

Betalning

Betalningsattest

Första sidan i Winst (Beställare)

Skapa beställning (Beställare)

Skapa varukorg (Beställare)

Beställningen (Beställare)

Kontera beställning (Beställare)

Skicka beställning (Beställare)

Beställningen skickad för beslutsattest (Beställare)

Första sidan för beslutsattestant (Chef)

Godkänn beställning (Chef)

Beställning (Chef)

Godkänn beställning - Beslutsattest (Chef)

Order skapad (Chef)

Första sidan för leveranskvittens (Beställare)

Leveranskvittens (Beställare)

Leveranskvittens (Beställare)

Status på order (Beställare)

Avvaktar godkännande av orderbekräftelse 1 (Beställare)

Avvaktar godkännande av orderbekräftelse 2 (Beställare)

2. Vild faktura (ej beställt i Winst) och tjänster

Granska och kontera


Beställare

Granskar och konterar faktura.

KontrollattestC

hef

Attesterar faktura.

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

FAKTURA

Fakturan går ut i flödet till

användaren efter

mottagarkod eller namn.

Ankomst-hanteringAnkomst-hantering

Första sida för kontrollattestant (Beställare)

Fakturor att hantera (Beställare)

Granska och kontera faktura (Beställare)

Fakturan ligger för attest (Beställare)

Första sidan för beslutsattestant (Chef)

Fakturor att hantera (Chef)

Acceptera faktura – Beslutsattest (Chef)

Faktura Klar (Chef)

3. Abonnemang

Dagsläget

Kommunleasing AB (KLAB) – Alla Telia – Frivilligt

Framöver

Ekonomiavdelningen informerar om när abonnemangkan läggas upp och för vilka leverantörer

Under utvärdering

Abonnemang

Granska och kontera


Beställare

KontrollattestC

hef

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

FAKTURA

Matchar ej mot abonnemang

Matchar ej mot abonnemang

Matchar mot abonnemangMatchar mot abonnemang Betalning Syns i Nekksus

Syns i Winst& Nekksus

STÖDJANDE DOKUMENT OCH SUPPORT

Stödjande dokument

I mappen Beställning till Betalning

(Intranätet – Styrande dokument – Ekonomi – Ekonomiutbildningar)

•Manual för Winstanvändare

•Länk till datorhjälp (inspelade filmer med röst)

•Dagens utbildningsmaterial

•Guide för attest i mobilen

•Guide för att beställa i Winst utanför stadens nätverk

•Länk till datorhjälpen för att söka fram varor/tjänster

•Inköpshandboken (Intranätet – Styrande dokument – Ekonomi – Inköpshandbok)


Support

Din verksamhetsekonom

Användare

Frågor? Kontakta din verksamhetsekonom

Inköpsfrågor? Kontakta inköpssamordnaren Henrik Hellberg Lizama

Extra kurser och öppet hus på Gårdavägen meddelas senare

Nytt system – var ute i god tid!Systemet är nytt även för oss.

Går det långsamt? Testa först att släcka ner webbläsaren (alla fönster!)

Tid för praktik

•Logga in i Winst

•Övningsexempel

- Beställ vara, kontera och makulera

- Lägg upp favoriter: ansvar

•Har du beställningar eller fakturor att hantera?

•Frågor

Skapa beställning 1




Favoriter och förval 1

Favoriter och förval 2

Documents

Utbildning i Beställning till betalning i Winst 2.0