USO DE DISPOSITIVOS MÓVILES PERSONALES PARA FINES …

INSTRUCTIVOUSO DE DISPOSITIVOS MÓVILES PERSONALES PARA FINES CORPORATIVOS

Fecha 23-04-2021

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Índice

1. Objetivo2. Alcance3. Definiciones4. Normatividad5. Desarrollo5.1. Consideraciones Generales5.1.1. ¿Quiénes pueden utilizar las redes corporativas?5.1.2. Recomendaciones Para un Uso Correcto de Dispositivos Móviles5.1.3. ¿Qué No Se Debe Hacer Mientras Se Esté Usando un Dispositivo Móvil?5.1.4. Uso de Aplicaciones No Oficiales5.1.5. Violaciones de seguridad5.2. Actualización de Sistema Operativo Windows5.3. Cómo usar las redes Wifi Corporativas?5.3.1. Red Inalámbrica para Colaboradores5.3.2. Red Inalámbrica para Celulares5.3.3. Red Inalámbrica para Visitantes5.4. Instalar, usar y actualizar el antivirus5.4.1. Instalación5.4.2. Uso5.4.3. Actualización5.5. Cómo Trabajar Con Documentos o Información de la Entidad5.5.1. Trabajo con Documentos Ofimáticos5.5.2. Trabajo con Otro Tipo de Documentos5.5.3. Trabajo con Archivos o Documentos a través de VPN o VDA

1. Objetivo

Definir la forma correcta de uso de dispositivos móviles propiedad de los usuarios en las instalaciones de ANLA con el fin de permitir elejercicio de sus labores usando este medio. A través de un conjunto de lineamientos e instrucciones para el uso correcto dedocumentos, archivos o datos en un entorno seguro para la información corporativa.

2. Alcance

El instructivo inicia dando los lineamientos generales en cuanto al uso correcto e incorrecto de los dispositivos móviles para finescorporativos y finaliza brindando las instrucciones para la conexión a las redes inalámbricas corporativas y trabajar con documentos yarchivos usando OneDrive y SharePoint. Aplica para todos los funcionarios, contratistas, pasantes, practicantes, proveedores yvisitantes de ANLA que ejecuten labores relacionadas con la entidad en sus dispositivos móviles.

3. Definiciones

Dispositivos Móviles: Para efectos del instructivo, se usará este término para los dispositivos móviles y/o portables tales comocelulares, tabletas, laptops entre otros que sean propiedad del usuario.

Información Confidencial: Información de manejo exclusivo del Propietario del activo de información y de quién el disponga.

Información Corporativa: Archivos, documentos, correos electrónicos que contengan información de orden corporativo.

Información Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Software Antivirus: Son programas cuyo objetivo es detectar y eliminar virus informáticos.

Usuarios: Funcionarios, contratistas, pasantes, practicantes, proveedores o visitantes que accedan a las redes de la entidad o trabajencon la información corporativa.

Virtual Desktop Access (VDA): El acceso a escritorio virtual es una modalidad de conexión entre dos equipos, un origen y un desino,mediante el cual, el origen accede al destino de forma visual a su escritorio para similar un uso directo de este.

Virtual Private Network (VPN): Una red VPN (Red Privada Virtual) es una red privada construida dentro de una infraestructura de redpública, como por ejemplo Internet. Las empresas pueden usar una red VPN para conectar de manera segura oficinas y usuariosremotos por medio de un acceso a Internet.

Virus: Es un software que tiene por objetivo alterar el funcionamiento normal de cualquier tipo de dispositivo informático, sin el permisoo el conocimiento del usuario principalmente para lograr fines maliciosos sobre el dispositivo.

4. Normativa


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Tipo Número Fecha Epígrafe Articulos

Ley 594 14-07-2000

Por medio de la cual, en el artículo 19 se determinó que las entidades del Estadopodrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación desus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico otelemático, se determinaron las condiciones que se deben cumplir para que éstosgocen de validez y eficacia del documento original.

Todos losartículos.

Ley 1437 18-01-2011 (Nuevo Código Disciplinario Único), en lo relacionado con la incorporación de lasTecnologías de la Información y las Comunicaciones en la administración pública.


Decreto 2573 12-12-2014 Por medio del cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia deGobierno en Línea.


Decreto 1078 25-05-2015 Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones.


Decreto 415 07-04-2016Por medio del cual se establecen los lineamientos para la implementación de lafigura de Director de Tecnologías y Sistemas de Información en las entidadespúblicas.


Decreto 1008 14-06-2018Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digitaly se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones.


5. Desarrollo

5.1. Consideraciones Generales

Con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de la entidad, todos los usuarios deben seguirlos siguientes lineamientos al momento de usar un dispositivo móvil con fines corporativos.

5.1.1. ¿Quiénes pueden utilizar las redes corporativas?

Para instrucciones detalladas sobre el modo de conexión a las redes inalámbricas corporativas consultar la sección 5.3.

Los usuarios (funcionarios, contratistas, practicantes y proveedores, según aplique) que requieran conectarse a las redes Wificorporativas ANLA_CORP o ANLA MOVILES.Los visitantes podrán hacer uso de la red Zona WiFi GRATIS para la gente.

5.1.2. Recomendaciones Para un Uso Correcto de Dispositivos Móviles

Las siguientes son recomendaciones o buenas prácticas para tener en cuenta al momento de usar un dispositivo móvil con finescorporativos:

Toda la Información Corporativa debe ser almacenada únicamente en los repositorios de información oficiales, todainformación almacenada en estos es propiedad de ANLA.No se debe almacenar información personal en los equipos de la entidad o en los repositorios oficiales, toda informaciónalmacenada en estos es propiedad de ANLA.No se debe almacenar de forma permanente Información Corporativa en equipos locales, sean propiedad de ANLA o delusuario.Para trabajar con archivos o documentos que contengan información corporativa se recomienda seguir los pasos expuestos enla sección 5.5.Para compartir información de la entidad a usuarios externos se deben seguir los lineamientos descritos en el Manual deRepositorios de Información.La información de la entidad debe compartirse mediante algún método seguro de conexión a la red de la entidad, por ejemplo,VPN o VDA.Asegurarse de tener instalado en todos los Dispositivos Móviles software antivirus, en caso de no tenerlo, se recomienda el usode cualquier software Antivirus reconocido en su versión gratuita, ver la sección 5.4 para un ejemplo de instalación.Se deben instalar periódicamente parches y actualizaciones del antivirus (ver sección 5.4), sistema operativo (ver sección 5.2),y otro tipo de software de seguridad de la información.Los dispositivos móviles deberán estar protegidos mediante métodos de autenticación como, por ejemplo, claves, contraseñas,lectores biométricos, entre otros, según las capacidades del equipo. En todo momento, cuando se utilicen dispositivos móviles tanto fuera como dentro de la entidad, no deben ser dejadosdesatendidos y, si es posible, deben estar físicamente resguardados bajo llave. Cuando se utilice un dispositivo móvil en lugares públicos, el propietario debe tener la precaución de que los datos no puedanser leídos ni obtenidos por personas no autorizadas. Siempre que se ingrese un equipo portátil y tabletas se debe registrar en las planillas de registro de equipos en portería.


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5.1.3. ¿Qué No Se Debe Hacer Mientras Se Esté Usando un Dispositivo Móvil?

No está permitido conectar un dispositivo móvil a la red cableada de la entidad.No se debe permitir el acceso al dispositivo móvil a cualquiera que no sea propietario mientras se tenga disponible informacióncorporativa en el equipo.No debe conectarse a redes Wifi desconocidas o inseguras (como redes de hoteles, cafés internet, gratuitas, entre otras)mientras se tenga disponible información corporativa en el equipo.No se debe almacenar de ninguna forma en el dispositivo móvil las contraseñas de acceso a cuentas de usuario corporativas yse recomienda, de la misma manera, no hacerlo con las personales. No se debe transferir información corporativa entre dispositivos móviles, para el trabajo con documentos o archivoscorporativos seguir los pasos descritos en la sección 5.5.

5.1.4. Uso de Aplicaciones No Oficiales

Se autoriza el uso de herramientas de mensajería como, WhatsApp, Signal, Telegram, entre otros, para efectos de comunicación, másno para el envío de ningún tipo de información sensible o confidencial de ANLA (videos, documentos, fotografías, entre otros). Dichasherramientas no son gestionadas por la Oficina de Tecnologías de la Información y su uso es netamente responsabilidad del usuario

5.1.5. Violaciones de seguridad

Todas las violaciones de seguridad relacionadas con Dispositivos Móviles deben ser reportadas inmediatamente al Líder de Seguridadde la Información, siguiendo el procedimiento Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información.

5.2. Actualización de Sistema Operativo Windows

Microsoft constantemente libera actualizaciones para su sistema operativo con el fin de mantener un funcionamiento correcto de losdispositivos y garantizar las medidas de seguridad que respondan a las necesidades actuales. Para esto se debe configurar el sistemapara que obtenga las actualizaciones de forma automática siguiendo los siguientes pasos.

Nota: El siguiente contenido aplica para la versión 20H2 de Windows 10, no se garantiza que el instructivo aplique para versionesdiferentes de este. Sin embargo, en caso de no aplicar, se recomienda realizar una búsqueda en internet con los términos“Actualizaciones automáticas Windows XX” donde XX es la versión del sistema operativo.

Acceda a la configuración de Windows haciendo click en el botón inicio y luego en el símbolo de configuración.


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En la ventana de configuración dar click en el botón Actualización y Seguridad (Update & Security).

Luego, en la ventana emergente, dar click en Buscar Actualizaciones (Check for Updates).

El sistema iniciará con la búsqueda de actualizaciones, al finalizar, se debe presionar el botón Instalar Ahora.


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Adicionalmente, se recomienda mantener activos todos los controles de Seguridad de Windows, para validar las acciones sugeridashacer click en Seguridad de Windows. Principalmente las opciones: Protección de Virus y Amenazas, Contrafuegos y Protección de Redy Seguridad del Dispositivo.

5.3. Cómo usar las redes Wifi Corporativas?

ANLA dispone de tres tipos de red inalámbrica para los diferentes usuarios y dispositivos, en este apartado se explica cómo realizar laconexión a cada una de ellas para que los usuarios puedan usar las herramientas informáticas de la entidad.


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5.3.1. Red Inalámbrica para Colaboradores

La red ANLA_CORP está habilitada para todo colaborador que tenga un usuario institucional asignado y activo. Para acceder a estadesde un equipo portátil como laptops con sistema operativo Windows debe abrir el menú de redes inalámbricas disponibles haciendoclick en el ícono de conectividad en la barra de tareas.

Seleccionar la red ANLA_CORP, se le solicitará que ingrese sus credenciales de acceso a los sistemas institucionales.

Según la imagen anterior, es indispensable incluir el término “ANLA ” antes del nombre de usuario, por ejemplo, ANLA jperez. Una vezdiligenciados los campos, se debe dar click en OK para realizar la conexión. De esta manera se obtendrá acceso a internet.

5.3.2. Red Inalámbrica para Celulares

La red inalámbrica ANLA MOVILES optimizada para uso con dispositivos celulares. Para acceder, ubicarse en el menú de selección deredes Wifi en el dispositivo celular.


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Seleccionar la red ANLA MOVILES. Una vez se realice la conexión, el dispositivo le mostrará un mensaje en el cual se solicitaráautenticación para habilitar el acceso a internet.

Presionar el botón en el que se tiene resaltada la red ANLA MOVILES y se desplegará la ventana para realizar la autenticación.


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Se debe ingresar el usuario y contraseña institucionales, sin incluir el término “@anla.gov.co”, por ejemplo: jperez. Si las credencialesson correctas en pantalla se mostrará la confirmación de la conexión.

Con esto se tendrá acceso a internet en el dispositivo.

5.3.3. Red Inalámbrica para Visitantes

Los usuarios que no tengan un usuario institucional o que este no se encuentre activo, podrán acceder a la red Zona WiFi Gratis para laGente. Esta red es de acceso libre, una vez seleccionada se abrirá automáticamente una ventana en el explorador para realizar laautenticación en esta. Usualmente este acceso es bloqueado por el explorador, por lo que se debe presionar el botón ConfiguraciónAvanzada y posteriormente en Continuar a 100.100.100.100 (no seguro).


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Se desplegará una ventana en donde se solicita un usuario y contraseña, se debe dar click en el botón “O regístrese para acceder comoinvitado”.

En el nuevo formulario, se debe diligenciar los campos y presionar en Registrar, esto habilitará un acceso temporal a la red gratuita.


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5.4. Instalar, usar y actualizar el antivirus

En caso de que no se cuente con un antivirus instalado y actualizado, se sugiere el uso de un antivirus, que debe ser instalado,mantenerse actualizado y ser usado siempre que se vaya a usar un dispositivo móvil propio en las instalaciones de ANLA o cuando setrabaje con documentos o información corporativa en este. Para esto, a continuación, como ejemplo se indica como realizar lainstalación, uso y actualización del antivirus gratuito Avast (reconocido entre los mejores antivirus gratuitos).

5.4.1. Instalación

En primer lugar, ingresar a la página web del antivirus www.avast.com y dar click en el botón de Descarga.

Guardar el archivo ejecutable en el dispositivo móvil.


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Ejecutar el archivo descargado haciendo click en este o como se muestra en la siguiente imagen.

Después de hacer click en el archivo, se desplegará la ventana de instalación en la que se debe desmarcar la casilla con el texto “Sí,instalar el navegador Secure de Avast” y posteriormente presionar el botón Instalar.


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El proceso de instalación iniciará y se debe esperar a que la barra mostrada en la parte inferior derecha de la pantalla se complete.

Una vez finalizada la instalación se debe dar click en Continuar y si se desea continuar con el primer análisis de virus.


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5.4.2. Uso

El antivirus debe estar activo y actualizada en todo momento con el fin de evitar que el equipo sea infectado por un virus. Para validarque el equipo no tenga presencia de archivos maliciosos o infecciones activas se debe realizar una búsqueda de archivos maliciosos ovirus que puedan haber infectado el equipo con anterioridad. Para esto se puede: Primer análisis: En caso de ser el primer análisis dar click en el botón Ejecutar Primer Análisis una vez se haya finalizado el proceso deinstalación.

En cualquier otro momento: Para realizar un análisis de virus desde el menú principal se debe abrir la aplicación Avast antivirus.


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En la ventana principal dar click en el botón Protección en el menú izquierdo y luego seleccionar Análisis de Virus.

Posteriormente hacer click en el botón EJECUTAR ANÁLISIS INTELIGENTE.


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5.4.3. Actualización

Aunque el antivirus se actualiza de forma automática y periódica, es recomendable verificar que este se encuentre actualizado antes deconectar el equipo a una red institucional o de trabajar con información corporativa. Para realizar la actualización del antivirus abrir laaplicación de este y dar click en el botón Menú en la parte superior derecha de la ventana.

Posteriormente dar click en el botón Opciones.


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Una vez dentro de las opciones del antivirus, en la pestaña General se encuentra el submenú Actualización, en la cual se puede validarque el antivirus se encuentre actualizado y, en caso de que no, se puede ejecutar una búsqueda de actualización.

5.5. Cómo Trabajar Con Documentos o Información de la Entidad

Según lo dispuesto en el Manual Operativo de Repositorios de Información, toda información de carácter corporativo no debe seralmacenada en los equipos personales ni en los equipos de la entidad. Todos los archivos y documentos deben ser alojados en losrepositorios oficiales: SharePoint y Fileserver. No obstante, también se dispone de la herramienta OneDrive como repositorio temporalde información.

Para hacer un uso correcto de las herramientas ofimáticas de la entidad se debe trabajar con los documentos o archivos centralizandosu almacenamiento en SharePoint en primera instancia o OneDrive según corresponda. Para esto, a continuación se muestra una formade trabajo que permite mantener la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información de ANLA al trabajar con los


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documentos en línea.

5.5.1. Trabajo con Documentos Ofimáticos

Para trabajar documentos con las herramientas Ofimáticas como Word, Excel o PowerPoint, en primer lugar se debe abrir lasaplicaciones SharePoint o OneDrive en su versión web. Para esto, a partir de la ventana de correo, calendario o cualquiera de lasaplicaciones de Office 365 dar click en el botón de menú de aplicaciones en la parte superior izquierda y posteriormente en SharePointo OneDrive.

Una vez en SharePoint o OneDrive, se debe ubicar en la carpeta de trabajo o crear una en caso de que sea necesario.

Dentro de la carpeta se puede optar por crear un nuevo documento, copiar uno existente desde otra ubicación o subir uno desde elequipo local.


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Con el documento creado se puede optar por dos opciones, trabajar con las aplicaciones en línea o en las de escritorio, en este caso seejemplifica con un documento en Word.

Aplicación en línea

Al hacer click derecho en el archivo o sobre los tres puntos verticales se despliega el menú de opciones, seleccionar Abrir y luego Abriren Navegador.

En el navegador se abrirá la aplicación web en donde se podrá trabajar como de costumbre.


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Aplicación de escritorio

Al hacer click derecho en el archivo o sobre los tres puntos verticales se despliega el menú de opciones, seleccionar Abrir y luego Abriren Aplicación.

Permitir la apertura de este tipo de archivos desde el navegador dando click en Abrir Word.


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De esta manera se abrirá la aplicación de escritorio de Word en donde se trabaja de forma habitual.

De esta manera los documentos se sincronizan automática y continuamente con el repositorio en línea y no de manera local.

5.5.2. Trabajo con Otro Tipo de Documentos

En caso tal de requerir trabajar con archivos que requieran el uso de un software especializado que se encuentre en el equipo propio,se recomienda realizar copias temporales en los dispositivos locales para realizar el trabajo y posteriormente volver a almacenar elarchivo actualizado en el repositorio en línea y eliminar la copia local.

Como ejemplo se muestra el proceso con un archivo de imagen editado en Paint 3D.

A partir de un archivo ya existente en SharePoint o OneDrive, realizar una copia local descargando el documento.


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Abrir el archivo de manera habitual y realizar el trabajo planeado y guardar los cambios.

Subir el archivo nuevamente al repositorio en línea haciendo click en Cargar y luego Archivo.


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En la ventana emergente seleccionar el archivo.

En la ventana emergente se advertirá la previa existencia del mismo archivo en la ubicación actual, hacer click en el botón CargarArchivo para que se guarde como una nueva versión del mismo (permite mantener la trazabilidad de las versiones).

Una vez cargado el archivo se debe eliminar la copia almacenada localmente en el dispositivo móvil. La próxima vez que se requieratrabajar con el archivo repetir el proceso.

5.5.3. Trabajo con Archivos o Documentos a través de VPN o VDA

Cuando se requiera usar un software especializado que se encuentre disponible únicamente en los equipos propiedad de ANLA yubicados en la sede física de la entidad o en el Fileserver, se debe acceder a estos únicamente algún método seguro de conexión a lared de la entidad, por ejemplo, VPN o VDA. Para esto se debe seguir lo dispuesto en el Procedimiento Solicitud de VPN y el InstructivoInstalación y Conexión VPN.


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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre Nombre Nombre

Brenda Vanessa Gonzalez GomezMichel Giovanni Calderón Gutierrez

Luz Dary Pardo SantibañezEdith Jazmin Torres Rodriguez

Juan Miguel Morales FernandezErika Johanna Cortes Ospina

Cargo Cargo Cargo

ContratistaContratista

Profesional EspecializadoProfesional Especializado Jefe de Oficina Asesora de Planeación

Fecha Fecha Fecha

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