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7/25/2019 URP Sesion 4 - Gestion del Alcance 16-04-2106.pdf
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ireccin de Proyectos
Fundamentos en Direccin de Proyectos
Sesin 4 Gestin del Alcance
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Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
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Objetivos de la Sesin
Los objetivos de la presente sesin son: Entender y aplicar los procesos de la Gestin del
Alcance.
El objetivo principal es definir y controlar qu se
incluye y qu no se incluye en el proyecto.
Tener en claro la diferencia entre alcance del
producto y alcance del proyecto.
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El alcance
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Objetivos de la Sesin Alcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
5
Agenda
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Alcance del Proyecto vs. Alcance del producto
El alcance del productose refiere a lascaractersticasy funciones del producto o servicio. Por ejemplo,
queremos producir una computadora porttil que pese
menos de 500 gramos, con 1000 TBytes de disco, 40
TBytes de memoria y batera con autonoma para un
ao.
Por su parte, el alcance del proyecto consiste endefinir todos losprocesos y el trabajo necesariopara
que el producto sea provisto con todas las
caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo,
definir todo el trabajo y los procesos para tener esa
computadora en tiempo y forma.
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Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto
INICIO INTERMEDIO FIN
Entregable delproyecto
Entregablesde la gestindel proyecto
Ciclo de vida
del proyecto
Ciclo devida del
producto
BaselineProgreso
Aprobacin
Entrega
Producto
Plan denegocio
IDEA
Producto
Operacin
Retiro
Acta
Requerimientos
Especificaciones
PlanAceptacin
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reas deConocimiento
Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos
Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y
Control
Cierre
Gestin deIntegracin
Desarrollar elActa de
Constitucin
del Proyecto
Desarrollar el Plan para laDireccin del Proyecto
Dirigir y gestionar laejecucin del proyecto
Monitorear ycontrolar el trabajo
del proyecto
Realizar el control
integrado de cambios
Cerrar elproyecto o
fase
Gestin de
Alcance
Planificar la Gestin del
Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el alcance
Crear el EDT
Validar el alcance
Controlar el alcance
Gestin de
Tiempo
Planificar la Gestin del
Cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las
actividades
Estimar la duracin de las
actividades
Desarrollar el cronograma
Controlar el
cronograma
Gestin de
Costos
Planificar la Gestin de los
Costos
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Controlar los costos
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Procesos de gestin del alcance
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Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
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Incluye los procesos necesarios para garantizar que elproyecto incluya todo el trabajo requerido y slo eltrabajorequerido, para completarlo con xito
Alcance del Producto: Propiedades y funciones quecaracterizan a un producto, servicio o resultado.
Alcance del Proyecto:Trabajo que se necesita realizarpara entregar un producto, servicio o resultado con laspropiedades y funciones especificadas.
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5. Gestin del Alcance
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Expectativas
Cliente
RequisitosEl equipo de proyecto define los
entregables necesarios para
cumplir con los requisitos
Entregables
El equipo de gestin del
proyecto traduce las
expectativas en requisitos
5. Gestin del Alcance
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Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
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Es el proceso de crear un plan de gestin del alcance que
documenta cmo se definir el alcance del proyecto, validado ycontrolado.
La principal ventaja de este proceso es que proporcionaorientacin y direccin en la forma en que se gestiona el alcanceen todo el proyecto.
El plan de gestin del alcance es un componente del plan degestin del proyecto o programa que describe cmo se define elmbito de aplicacin, se desarrolla, supervisa, controla y verifica.
Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupcin del alcance del
proyecto.
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5.1 Planificar la Gestin del Alcance
Si no p lan ific as, no lo podrs hacer !
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Para iniciar el plan de Gestin del Alcance, el Planpara la Direccin del Proyecto debe contener:
Fases o ciclo de vida del proyecto
Qu procesos y herramientas se van a utilizar en el
proyectoCmo se realizar la gestin de la configuracin
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
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Juicio deexpertos
Plan de Gestin de
Requerimientos
FactoresAmbientales de laEmpresa
Activos de losProcesos de laOrganizacin
Acta de
Constitucin delProyecto
Plan de Direccindel Proyecto
Reuniones
Plan de Gestindel Alcance
5.1 Mapa del proceso
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5.1 Herramientas
Juicio de Expertos: experiencia proporcionadapor personas con conocimientos especializados.
Reuniones: el DP y los miembros de su equipo serenen para intercambiar informacin, evaluar
alternativas y tomar decisiones.
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5.1 Salidas Plan de gestin del alcance del proyecto:
El plan de gestin del alcance es un documento donde se
definen los procedimientos que se llevarn a cabo para:
Preparar el enunciado o declaracin del alcance
Crear y aprobar la EDT
Realizar la validacin del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcance
Los responsables de implementar las tareas deberan
participar en la elaboracin del plan del alcance.
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5.1 Salidas
Plan de gestin de Requerimientos
El plan de gestin de requisitos es un componente del
plan de gestin del proyecto que describe cmo seanalizarn los requisitos, documentados, y administrados.
Cmo se documentarn e informarn los requisitos?,
Cmo ser el proceso de monitoreo y control de los
requisitos?, Quines y cmo realizarn cambios en losrequisitos?, Cmo se priorizarn los requisitos?
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Ejemplo de formato Plan de Gestin de Alcance
Ejemplo de formato Plan de Gestin de Requisitos
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/03%20PLAN%20DE%20GESTI%C3%93N%20DE%20REQUISITOS.docxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/03%20FORMATO%20DEL%20PLAN%20DE%20GESTION%20DE%20ALCANCE.docx7/25/2019 URP Sesion 4 - Gestion del Alcance 16-04-2106.pdf
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Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
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Para poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesariodefinir y documentar todas las necesidades y expectativas de losinteresados (patrocinador, cliente, etc.).
El xito del proyecto depende directamente del cuidado que setenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y delproducto.
El proceso de recopilar requisitos incluye la gestin de lasexpectativas del cliente y son la base para la EDT.
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5.2 Recopilar Requisitos
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5.2 Mapa del proceso
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Entrevistas
Acta deConstitucin delProyecto
TalleresFacilitados
Plan de Gestin deRequerimientos
Plan de Gestindel Alcance
Plan de Gestinde Interesados
Registro deInteresados
Grupos deOpinin
Tcnicasgrupales decreatividad
Tcnicas grupales detoma de decisiones
Cuestionarios
y encuestasObservaciones
Prototipos Benchmarking Diagramasde contexto
Anlisis deDocumentos
Documentacinde Requisitos
Matriz deRastreabilidad deRequisitos
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5.2 Entradas Plan de Gestin de Interesados
Se utiliza para comprender las necesidades decomunicacin y el nivel de participacin de losinteresados, afin de evaluar y adaptar su participacin enlas actividades de los requisitos.
Registro de Interesados El registro de interesados seutiliza para identificar a los
interesados quepueden proporcionar informacin sobrelos requisitos.
El registro de interesados tambincaptura las principales
necesidades y expectativas de los principales grupos deinters puede tener para el proyecto.
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5.2 Herramientas y Tcnicas Entrevistas Se obtiene informacin de los interesados a travs de un
dilogo directo
Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontneasy registrando las respuestas
Puede ayudar a identificar y definir las caractersticas yfunciones de los entregables esperados del proyecto
Grupos de Opinin Renen a los interesados y expertos para conocer su
expectativas con respecto al producto o resultado
propuesto Un moderador gua al grupo a travs de un discusin
interactiva diseada para ser ms conversacional que unaentrevista individual
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5.2 Herramientas y Tcnicas Talleres Facilitados
Sesiones donde se rene a los interesadosinterfuncionales clave, para definir los requisitos delproducto
Tcnica primordial para definir rpidamente los requisitos
de funcionalidad compartida y conciliar las diferenciasentre los interesados
Permite desarrollar la confianza, fomentar las relacionesy mejorar las comunicaciones entre los interesados
Dependiendo de la industria se denominan: Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint
Application Development) Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality
Function Deployment)
Cliente: Opinin del cliente (Voice of Client VOC)
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5.2 Herramientas y Tcnicas
Tcnicas grupales de creatividad Lluvia de ideas
Tcnicas de grupo nominal
Mapa Conceptual/Mental
Diagrama de afinidad
Anlisis de decisin multicriterio
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Proceso de votacin Jerarquizar
Se clasifican en un esquema nico
para reflejar los puntos en comn y lasdiferencias de entendimiento
Clasificacin de un grupo de ideas parasu revisin y anlisis
Una tcnica que utiliza una matriz dedecisin para proporcionar un enfoque
analtico sistemtico para elestablecimiento de criterios, como el nivelde riesgo, la incertidumbre y la valoracin,para evaluar y clasificar muchas ideas.
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5.2 Herramientas y Tcnicas
Tcnicas grupales de toma de decisiones Proceso de evaluacin de mltiples alternativas con
relacin a un resultado esperado, en forma de acuerdopara acciones futuras
Utilizadas para clasificar y dar prioridades a losrequisitos del producto
Los mtodos para llegar a una decisin:Unanimidad
Mayora
Pluralidad
Dictadura
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5.2 Herramientas y Tcnicas
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5.2 Herramientas y Tcnicas
Prototipos Mtodo para obtener retroalimentacin rpida de los
requisitos, generando un modelo operativo del productoesperado antes de construirlo realmente.
Permiten a los interesados experimentar con un modelo desu producto final
Sustentan el concepto de elaboracin gradual debido a quese usan en ciclos iterativos para construir maquetasmodelos.
Estudios comparativos (benchmarking): comparar losresultados o planes de nuestra empresa contra otrasempresas del mercado.
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5.2 Herramientas y Tcnicas Diagramas de contexto: grfico que representa los
interesados fuera del sistema y su interrelacin con elmismo.
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5.2 Salidas Documentacin de Requisitos
Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y serprogresivamente ms detallada informacin sobre losrequisitos que se conoce.
Antes de formar la lnea base, los requisitos deben ser
claros (medibles y comprobables), rastreables, completos,coherentes y aceptables para los interesados clave.
Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Es una tabla que vincula los requisitos del producto desde
su origen hasta que los productos que las satisfagan.
Contribuye a garantizar que cada requisito agrega valor parael negocio mediante la vinculacin a los objetivos de laempresa y del proyecto.
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5.2 Recopilar Requisitos
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5.2 Recopilar Requisitos
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5.2 Recopilar Requisitos
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Objetivos de la Sesin
Alcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
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Proceso que consiste en desarrollar unadescripcin detallada del proyecto y delproducto.
Preparar el enunciado detallado delalcance del proyecto esfundamentalparasu xito.
Durante el proceso de planificacin, elalcance del proyecto se define y seanalizan los riesgos, supuestos y
restricciones existentes.
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5.3 Definir el Alcance
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El enunciado del alcance del proyecto se elaboraa partir de:
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Entregables principales
Supuestos
Restricciones
Enunciado delAlcance del
Proyecto
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Juicio deexpertos
Activos de los
Procesos de laOrganizacin
Acta deConstitucin delProyecto
Plan de Gestindel Alcance
Documentacinde Requisitos
TalleresFacilitadosAnlisis del
producto
Generacin dealternativas
Enunciado(Declaracin) delalcance delproyecto
ACTUALIZACIONES
Documentosdel Proyecto
5.3 Mapa del proceso
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5.3 Herramientas y Tcnicas
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5.3 Herramientas y Tcnicas
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5.3 Salidas
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Enunciado del alcancedel proyecto
Supuestos delproyecto
Entregablesdel proyecto
Restriccionesdel proyectoDescripcin del
alcance delproducto
Criterios de
aceptacin del
producto
Exclusiones delproyecto
PRODUCTO
PROYECTO
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Objetivos de la Sesin
Alcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
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Proceso que consiste ensubdividirlos entregables delproyecto y el trabajo del proyecto en componentes mspequeos y manejables.
La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS), esunadescomposicinjerrquica, basada en entregables
del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto.
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto yrepresenta el trabajo especificado en el enunciado delalcance del proyectoaprobadoy vigente.
WBS = Work Breakdown Structure
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5.4 Crear la EDT
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A cada componente de la EDT
incluidos los paquetes de trabajo se
les asigna una cuenta de control.
El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los componentes de
la EDT, denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,
controlado y su costo puede ser estimado
Por lo general, muchas
organizaciones cometen el error de
saltearse este proceso al momento
de planificar sus proyectos. En su
lugar, comienzan a descomponer el
proyecto a nivel de tareas y esto nofavorece para un proyecto exitoso.
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Juicio deexpertos
Activos de losProcesos de laOrganizacin
Plan de Gestindel Alcance
Documentacinde Requisitos
Enunciado delalcance delproyecto
ACTUALIZACIONES
Documentosdel Proyecto
FactoresAmbientales de laEmpresa
Descomposicin
Lnea Basedel Alcance
5.4 Mapa del proceso
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5.4 Herramientas y Tcnicas
Descomposicin Es la subdivisin del proyecto en componentes ms pequeos
y manejables.
Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos a nivelde Paquetes de Trabajo
El nivel de paquetes de trabajo es el nivel ms bajo de la EDTy aqu el costo y duracin de las actividades puede estimarse
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El todo Las partes
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Descomposicinjerrquica
Es una representacin del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los
objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT no se incluyen
tareas, slo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo.
Est orientado hacia
los entregables
Entregables que no estn en la
EDT, estn fuera del Alcance delproyecto
Paquete de trabajo: son entregables en el nivel ms bajo de cada
sector de la EDT y es el punto en el que el costo y el cronograma
para el trabajo pueden estimarse de forma fiable. El nivel de detalle
para los paquetes de trabajo variar segn el tamao y la
complejidad del proyecto.
La EDT
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5.4 Salidas
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Lnea base delalcance
Declaracin del alcancedel proyecto
EDT
Diccionario de la EDT
La lnea base del alcance puede cambiarse slo a travs de losprocedimientos de control de cambios formales y que se utilizacomo base para la comparacin.
El enunciado del alcance del proyecto, ascomo su EDT y el diccionario de la EDT, unavez aprobados constituyen la Lnea Base delalcance del proyecto.
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5.4 Salidas
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Personal
EstimacionesLista de actividades
Cronograma
Control del Proyecto
EDT
Presupuesto
Diagrama de redGestin de Riesgos
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La EDT es un elemento clave que conecta al proyecto!
EDT
ALCANCE
CRONOGRAMA
COSTO
GERENCIA DE PROYECTOS
Ej l d EDT
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Ejemplo de EDT
Ej l d EDT
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EDT - Sistema de aeronave militar
Ejemplo de EDT
Ej l d EDT
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Ejemplo de EDT
Ejemplo de EDT
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Ejemplo de EDT
EDT Desarrollo de Software
5 4 Crear la EDT
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Algunas ventajas de utilizar la EDT son: Herramienta de trabajo en equipo que involucra con
sentido de pertenencia a los miembros claves
Tener una visin de conjunto para que el equipo de trabajocomprenda rpidamente su lugar en el proyecto
Servir como base para la estimacin de tiempos, costos,personas y riesgos.
Facilitar la comunicacin
Facilitar el control integrado de cambios
5.4 Crear la EDT
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5.4 Salidas
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Se trata de un documento que
respalda y acompaa al EDT
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Agenda
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Objetivos de la Sesin
Alcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
5 5 Validar el Alcance
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Es el proceso que formaliza la aceptacin de los
entregables del proyecto que se han completado.
Incluye revisar los entregables con el cliente opatrocinador, para asegurarse que se han completadosatisfactoriamentey obtener su aceptacin formal.
Por lo general el control de calidad se lleva a cabo antesde la verificacin del alcance, sin embargo ambos puedenejecutarse en paralelo.
El principal objetivo de validar el alcance es asegurarque cada entregable se est completando en formaapropiada.
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5.5 Validar el Alcance
5 5 Mapa del proceso
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InspeccinDocumentacinde Requisitos
ACTUALIZACIONES
Documentosdel Proyecto
Matriz deRastreabilidad deRequisitos
Plan de Direccindel Proyecto
Tcnicasgrupales de tomade decisiones
Entregablesaceptados
Solicitudesde Cambio
Datos deldesempeo detrabajo
Informacinsobre eldesempeodel trabajo
EntregablesVerificados
5.5 Mapa del proceso
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5.5 Entradas
Entregables Verificados: Son los resultados delproyecto que se han completado y verificado sucorreccin a travs del proceso de Control de Calidad.
Datos de desempeo del trabajo: Grado decumplimiento del entregable en relacin a la mtricasde calidad, cantidad y severidad de no conformidades,etc.
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5.5 Herramientas y Tcnicas
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La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para
determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios
de aceptacin del producto.
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5.5 Salidas
Entregables aceptados por el cliente o patrocinador
Informacin de desempeo del trabajo: estado de
avance de los entregables
Solicitudes de cambio
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Agenda
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Objetivos de la Sesin
Alcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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Agenda
5.6 Controlar el Alcance
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Proceso que monitorea el estado del alcance del proyecto
y el producto y gestiona cambios a la Lnea Base delAlcance.
Asegura que todos los cambios solicitados o las accionespreventivas o correctivas recomendadas se procesen a
travs Realizar el control integrado de cambios.
Tambin se utiliza para gestionar los cambios realescuando suceden y se integra a los otros procesos decontrol.
Los cambios no controlados se denominan Corrupcin delAlcance.
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5.6 Controlar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
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A diferencia de validar el alcance donde se revisa
que se estn completando los entregables
satisfaciendo al cliente, el proceso de controlar el
alcance consiste en revisar que se estn
realizando los entregables definidos en el proyecto,ni ms ni menos.
Reco rdar!
5 6 Co t o a e ca ce
5.6 Mapa del proceso
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Anlisis deVariacin
Documentacinde Requisitos
ACTUALIZACIONES
Documentosdel Proyecto
Matriz deRastreabilidad deRequisitos
Plan de Direccindel Proyecto
Solicitudesde Cambio
Datos deldesempeode trabajo
Informacin sobreel desempeo deltrabajo
Activos de losProcesos de laOrganizacin
Plan de Direccindel Proyecto
Activos de losProcesos de laOrganizacin
p p
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5.6 Herramientas y Tcnicas
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS
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IDEA
PRE-INVERSION
INVERSION
OPERACION
Ciclo del Proyecto
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Analizar antes de desembolsar Recursos Pblicos.
IDEA
Secuencia de pasos que todo PIP, por Ley, debe cumplir; o mejor dicho,la forma cmo el pas ha decidido hacer inversin
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Retroalimentacin
Fin
Operacin
y Mantenimiento
Estudios
Definitivos
Expediente
Tcnico
Ejecucin
Perfil
Factibilidad *
*La declaracin de VIABILIDAD es un requisito para pasar de lafase de preinversin a la fase de inversin.
Evaluacin
Ex post
FASE I:PREINVERSIN
FASE II:INVERSIN
FASE III:POSTINVERSIN
Obligatorio
IDEA
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C l i c k t o e d i t c o m p a n y s l o g a n .
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https://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aY
https://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aYhttps://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aY