Službeni glasnik Republike Srpske broj 43/11, 19.04.2011.

Na osnovu člana 111. st 2. i 3. Zakona o notarima („Službeni glasnik Republike Srpske“, br. 86/04, 2/05, 74/05, 91/06, 37/07 i 50/10) ministar pravde donosi

UPUTSTVO O VOĐENJU POSLOVNIH KNJIGA I NAČINU FORMIRANJA I ARHIVIRANJA SPISA

1. Ovim uputstvom propisuje se sadržaj, obrasci, način vođenja poslovnih knjiga, formiranje i arhiviranje notarskih spisa.

2. U skladu sa članom 111. stav 1. Zakona o notarima, notar vodi sljedeće poslovne knjige:

a) Opšti poslovni upisnik u koji se upisuju sve notarske isprave – OPU, b) Imenik raspolaganja za slučaj smrti, za lica koja su pred notarom predala kakvo raspolaganje za slučaj smrti s oznakom broja odnosnog spisa – IRS, v) Depozitnu knjigu o preuzetom i izdatom tuđem novcu, vrijednosnim papirima i dragocjenostima, u koju se, osim tačne oznake preuzetog depozita, treba unijeti ime i adresa deponenta kome se predmet treba predati – DK, g) Upisnik povjerenih poslova, koje je sud ili koji drugi organ povjerio notaru, s abecednim imenikom – UPP, d) Zajednički abecedni imenik – ZAI.

3. Poslovne knjige vode lica zaposlena kod notara.

4. Poslovne knjige iz tačke 2. ovog uputstva trajno se čuvaju.

5. Notar može da vodi skraćeni protokol u koji upisuje pismena koja zaprima ili otprema.

6. Poslovne knjige vode se u formi knjiga formata A4 sa čvrstim povezom, a sve stranice poslovne knjige označavaju se rednim brojem.

7. Prije upisa u poslovne knjige, notar na prvoj strani upisuje broj stranica poslovne knjige i datum ovjere, potpisuje i ovjerava pečatom za tintu.

8. U Opšti poslovni upisnik upisuju se notarski originali, potvrde i ovjere.

9. U Opšti poslovni upisnik upisuje se:

a) redni broj i datum sačinjavanja notarskog originala, b) nacrt notarske isprave, v) savjetovanje koje nije u vezi sa notarskom obradom isprave, g) potvrde ili ovjere,

d) ime i prezime, odnosno naziv stranaka, đ) adresa stranaka, e) naziv predmeta, odnosno kratak opis preduzete radnje, ž) prostor za napomene i z) potpis stranke.

10. U opšti poslovni upisnik potpisuju se stranke prilikom ovjere potpisa, dok se u ostalim slučajevima notarske obrade isprava, stranke potpisuju ako to odluči notar.

11. Opšti poslovni upisnik vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 1 koji čini sastavni dio ovog uputstva.

12. U Upisnik povjerenih poslova upisuju se poslovi koje notaru povjeri sud ili drugi organ, u skladu sa odredbama člana 67. Zakona o notarima.

13. U Upisnik povjerenih poslova upisuju se:

a) redni broj i datum prijema akta, b) naziv suda ili drugog organa (sa naznakom broja akta) koji povjerava notaru određenu radnju, v) ime i prezime, kao i adresu stanovanja, odnosno naziv sjedišta i adresu stranke, g) kratak opis povjerenog posla i d) prostor za napomene. 14. Upisnik povjerenih poslova vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 2. koji čini sastavni dio ovog uputstva. 15. U Depozitnu knjigu upisuju se podaci u vezi sa novcem, vrijednosnim papirima i dragocjenostima koje notaru budu povjerene u skladu sa čl. 107–109. Zakona o notarima. 16. Novčani iznosi upisuju se u Depozitnu knjigu brojkama i moraju se sabrati, čim se stranica potpuno ispiše, a rezultat sa jedne stranice prenosi se na sljedeću stranicu. 17. Kod štednih knjižica i čekova koji su predati kao sredstvo plaćanja, u koloni 4 Depozitne knjige navode se nominalni iznosi, u koloni 5 naziv, broj štedne knjižice, broj čekova i naziv banke.18. Vrijednosni papiri upisuju se prema vrsti, nominalnoj vrijednosti, broju vrijednosnih papira, serijama i brojevima ili, ako su drugačije označeni, prema toj oznaci. 19. Depozitna knjiga se na kraju kalendarske godine zaključuje, notar je potpisuje, uz navođenje mjesta, datuma i službenog naziva. 20. Svi depoziti koji se zateknu u trenutku zaključenja knjige prenose se u sljedeću godinu. 21. Depozitna knjiga se vodi prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 3 koji čini sastavni dio ovog uputstva. 22. U Imenik raspolaganja za slučaj smrti upisuju se podaci za lica koja su pred notarom sačinila neko raspolaganje za slučaj smrti ili su mu ga predale. 23. U Imenik raspolaganja za slučaj smrti upisuju se: a) redni broj, datum sačinjavanja, odnosno predaje raspolaganja za slučaj smrti, b) ime i prezime, kao i adresa lica koje je sačinilo raspolaganje za slučaj smrti i v) broj spisa i vrsta poslovne knjige u kojoj je to pismeno upisano.

Imenik raspolaganja za slučaj smrti vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 4 koji čini sastavni dio ovog uputstva. 24. U Zajednički abecedni imenik upisuju se stranke koje su pred notarom dale izjavu volje ili su tražile preduzimanje neke druge službene radnje. 25. U Zajednički abecedni imenik upisuju se: a) ime i prezime, odnosno naziv i adresa stranke i b) broj u poslovnoj knjizi u koju je predmet upisan. 26. Zajednički abecedni imenik vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 5 koji čini sastavni dio ovog uputstva. 27. Notar uredno vodi poslovne knjige. 28. Upisi se obavljaju bez odgađanja, bez praznina, precrtavanja, brisanja i korekcija. 29. Upisi se vrše po redoslijedu kako se izvrši službena radnja (Opšti poslovni upisnik) ili kako je predmet dospio (Upisnik povjerenih poslova, Depozitna knjiga). 30. Podaci u zajedničkom abecednom imeniku upisuju se u prvoj slobodnoj rubrici pod slovom u upisniku koje odgovara početnom slovu prezimena stranke, odnosno naziva firme pravnog lica. 31. Poslovne knjige se vode tako što se u svaku rubriku upisuju podaci predviđeni za tu rubriku, a ako neku rubriku ne treba ispuniti, stavlja se vodoravna crtica.32. Ako se prilikom upisivanja učini manja greška, ta se greška čitko precrta vodoravnom crtom), a potom se u slobodnom prostoru te rubrike upisuju predviđeni podaci. 33. Ako se prilikom upisivanja napravi veća greška tako da se rubrika više ne može upotrijebiti, u tom slučaju se čitav upis precrta dvjema vodoravnim crtama, a upisivanje se izvrši u sljedećim slobodnim rubrikama koje se odnose na cjelokupan upis pod njegovim prvobitnim brojem. Na oba mjesta u upisniku se vrši međusobno upućivanje jednog na drugo. 34. Dopune i ostale izmjene u poslovnim knjigama vrše se tako da prvobitni upis ostane čitak. Ovo vrijedi i za slučajeve u smislu t. 32. i 33. ovog uputstva. I takve slučajeve notar mora potvrditi zabilješkom na stranici na kojoj su izvršene izmjene, staviti datum i potpisati. 35. Poslovne knjige zaključuju se na kraju tekuće kalendarske godine. 36. Zaključivanje se vrši tako što notar ispod posljednjeg rednog broja upisanog 31. decembra podvuče vodoravnu crtu crvenom bojom i u nastavku sačini službenu zabilješku koja sadrži: a) ukupni broj upisa izvršenih u toj kalendraskoj godini, b) datum sastavljanja zabilješke i v) potpis i pečat za tintu notara. 37. Zajednički abecedni imenik zaključuje se za svako slovo posebno, tako što se ispod posljednjeg broja upisa u protekloj kalendarskoj godini za svako slovo posebno sačinjava zabilješka kako je predviđeno u tački 36. ovog uputstva. 38. Svaka poslovna knjiga može se koristiti za više kalendarskih godina. 39. Sljedeća godina upisuje se na prvoj neispisanoj stranici koja slijedi poslije službene zabilješke iz tačke 36. ovog uputstva. 39.1. Na prvoj neispisanoj stranici stranici upisuje se kalendarska godina na koju se upisnik odnosi, a upis počinje rednim br. 1, 2 i tako dalje do kraja kalendarske godine. 40. Sa upotrebom nove poslovne knjige može se početi kad su sve stranice poslovne knjige potpuno ispunjene.

41. Prilikom zaključenja ispunjene poslovne knjige, zabilješka iz tačke 36. ovog uputstva dopunjava se i upotrebljava nova knjiga za sljedeću godinu. 42. Notar trajno čuva u arhivi ovjerene poslovne knjige. 43. Spisi se formiraju nakon zaprimanja pismena stranke.44. Za svako pismeno koje čini samostalnu pravnu cjelinu formira se poseban spis. 45. Spis se osiva tako što se pismeno stranke sa svim prilozima stavlja u omot za spis, koji je od čvrstog papira ili drugog odgovarajućeg materijala. 46. Na naslovnoj stranici omota spisa, u gornjem lijevom uglu upisuju se podaci o notaru, a u gornjem desnom uglu upisuje se oznaka spisa koju predstavlja skraćenica poslovne knjige iz člana 2. ovog uputstva, u koji je upisan podnesak stranke, a na sredini omota spisa upisuje se predmet na koji se pismeno odnosi i podaci o strankama (ime, prezime i adresa). 47. U omotu spisa čuvaju se originali isprava i drugi akti koje izradi notar. 48. Kad se službena radnja za koju je formiran spis završi, taj spis se arhivira. 49. Notar prije arhiviranja provjerava da li je predmet u potpunosti završen, da li se u spisu nalazi original i sva potrebna pismena, kao i troškovnik. 50. Notarski arhiv sastoji se od zbirke isprava i arhiva sporednih spisa. 51. Zbirka notarskih isprava trajno se čuva. 52. Sporedni spisi čuvaju se tri godine. 53. Spisi povjerenih poslova čuvaju se koliko i spisi suda ili drugog organa. 54. Notar vodi arhivsku knjigu u skladu sa propisima o arhivu. 55. Za arhiviranje notarskih originala i potvrda u zbirci isprava formiraju se registraturne jedinice. 56. Na prednjoj strani registraturne jedinice upisuje se skraćena oznaka poslovne knjige, prvi i posljednji broj notarskog originala, odnosno potvrde koje se nalaze u toj registraturnoj jedinici. 57. Arhiviranje spisa vrši se tako što se iz spisa izdvoji notarski original, odnosno potvrda, kao i druge isprave od značaja za važenje ili sprovođenje notarske isprave u originalu ili ovjerenom prepisu (npr. odobrenja nadležnih organa, zastupnika, odluke nadležnih organa, rješenja o upisima u zemljišne knjige i sl.) i uloži u zbirku isprava, dok se ostali podnesci i prilozi zadržavaju u omotu spisa i čine sporedni spis. 58. Ovjere potpisa i prepisa se ne arhiviraju. 59. Originali, otpravci originala i ovjereni prepisi za zbirku isprava označavaju se brojem opšteg poslovnog upisnika i druge poslovne knjige. 60. Nacrti notarskih isprava i ostala pismena i prilozi iz spisa, kao što su pismena prepiska sa strankama, sudovima ili drugim organima, poreska uvjerenja, zaključci nadležnih organa, rješenje o upisu u sudski registar privrednih društava, banaka i drugih oblika upisa, a koje procijeni notar da nisu bitni za sprovođenje u javnim registrima, zadržavaju se u omotu spisa i čine sporedni spis. 61. Sporedni spisi arhiviraju se na način koji obezbjeđuje da ne dođe do gubitka sadržaja. 62. Zbirke isprava i poslovne knjige arhiviraju se u ormarima koji su otporni na vatru, predviđenim za arhiviranje u notarskoj kancelariji, i to tako da su zaštićeni od krađe, provale, vlage, prašine, gubljenja ili oštećenja iz bilo kojeg drugog razloga. 63. Sporedni spisi sa prilozima mogu se čuvati i na drugi odgovarajući način u prostorijama koje odredi notar, vodeći računa o sigurnosti čuvanja.

64. Arhiviranje se može obavljati u zajedničkom arhivu Notarske komore, a po završetku pet godina od poslovne godine u kojoj je nastao arhivski materijal. 65. Arhiviranje iz tačke 64. ovog uputstva vrši se u skladu sa propisima koji regulišu arhivsku djelatnost i propisima Notarske komore. 66. Notari mogu voditi pomoćni arhiv u elektronskom obliku. 67. Notari mogu svakog mjeseca snimiti u elektronskom obliku notarske isprave i tu elektronsku arhivu čuvati najmanje u jednom primjerku u sigurnosnim ormarima predviđenim za arhiviranje u notarskoj kancelariji i u još jednom primjerku, posebno u drugim sigurnosnim prostorijama. 68. Notar koji namjerava da prestane da obavlja djelatnost notara dužan je u skladu sa Zakonom pisano obavijestiti ministra pravde i predsjednika Notarske komore. 69. Notar koji namjerava da prestane da obavlja svoju djelatnost preduzima sve radnje za sređivanje spisa i zaključenje poslovnih knjiga, u skladu sa ovim uputstvom. 70. U slučaju privremenog prestanka rada notara, spise i drugu dokumentaciju preuzeće notar u istom sjedištu notara koji je privremeno prestao sa radom, a ukoliko u tom sjedištu nema notara, spise i drugu dokumentaciju preuzeće notar u najbližem sjedištu, po nalogu ministra pravde. 71. U slučaju kada notar trajno prestaje sa svojom djelatnošću, čuvanje i upotreba arhiva prenosi se na vršioca dužnosti notara, dok ne bude imenovan novi notar. 72. Arhiv notara ostaje u notarskoj kancelariji notara koji prestaje sa djelatnošću i predaje se njegovom sljedbeniku, osim ako se to notarsko mjesto gasi i u tom slučaju se na prijedlog Notarske komore arhiv može predati nekom drugom notaru ili prenijeti u arhiv Ministarstva pravde. 73. Kada se završe aktivnosti u vezi sa premještanjem arhiva iz notarske kancelarije, vršilac dužnosti notara pisano obavještava sve stranke koje imaju neki spis, predmet, novac, vrijednosne papire i druge dokumente o prestanku rada notarske kancelarije i o mjestu gdje se nalaze spisi i drugi dokumenti. 74. Ako su spisi, arhiv, dokumenti i stvari ostali u notarskoj kancelariji ranijeg notara ili su predati drugom notaru na čuvanje, notar ili vršilac dužnosti notara ovlašten je da strankama izdaje otpravke originala, izvode i potvrde i dozvoli uvid u spise. 75. Ako je spise, dokumente i druga pismena preuzeo na čuvanje arhiv Ministarstva pravde, radnje iz tačke 73. ovog uputstva vrši ministar pravde ili lice koje on ovlasti u skladu sa čl. 112, 113. i 114. Zakona o notarima. 76. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srpske“.

Broj: 08.020/020-423/10Datum: 08.04.2011. MINISTAR Džerard Selman

Prilog broj 1OBRAZAC OPŠTEG POSLOVNOG

UPISNIKANaslovna strana

Notar ____________________ Sjedište____________________

OPŠTI POSLOVNIUPISNIK

knjiga ______________ godina:______________

Sadržaj Opšteg poslovnog upisnika

Red. broj Datumupisa

Prezime, ime i adresa stranaka, odnosno naziv

firme i sjedište

Kratak opis(oznaka) pravnog posla

Napomena Potpis

1 2 3 4 5 6

Uputstvo za popunjavanje:1. U rubriku 1 upisuje se arapski broj pod kojim je zahtjev stranke (službena radnja) upisan prema redoslijedu, pri čemu se na početku svake kalendarske godine počinje brojevima 1, 2 itd.2. U rubriku 2 upisuje se datum kada je zahtjev stranke za obavljanje službene radnje primljen.3. U rubriku 3 upisuje se ime i prezime stranke i njena adresa, a kada je riječ o pravnom licu, onda se upisuje naziv firme pravnog lica i njeno sjedište (adresa).4. U rubriku 4 upisuje se kratak naziv pravnog posla o kome je riječ (npr. ugovor o nasljeđivanju, potvrđivanje izjave i sl.).5. U rubriku 5 upisuju se podaci koji su bitni za spis, a nisu evidentirani u drugim rubrikama.6. U rubriku 6 potpisuju se stranke.

Prilog broj 2

OBRAZAC UPISNIKA POVJERENIH

POSLOVA

Naslovna strana

Notar ____________________ Sjedište____________________

UPISNIK POVJERENIH

POSLOVA

___________________________________________

godina:______________

Sadržaj Upisnika povjerenih poslova

Red. broj Datumupisa

Sud ili drugiorgan koji je

povjerio notaruposao, sa brojem

spisa

Prezime, ime iadresa stranaka,odnosno nazivfirme i sjedište

Kratak opispovjerenog

posla

Napomena

1 2 3 4 5 6

Uputstvo za popunjavanje:1. U rubriku 1 upisuje se arapski broj pod kojim je zavedeno pismeno suda ili drugog organa vlasti, s tim da se za svaku kalendarsku godinu počinje od rednog broja 1, 2 itd.2. U rubriku 2 upisuje se datum kada je notar pristupio izvršenju povjerenog posla.3. U rubriku 3 upisuje se sud ili organ koji je notaru povjerio taj posao, uz navođenje broja spisa.4. U rubriku 4 upisuju se lični podaci lica i njegova adresa, odnosno naziv firme i njeno sjedište na koje se odnosi posao koji je povjeren notaru.5. U rubriku 5 upisuje se naziv (opis) povjerenog posla (npr. procjena i javna prodaja (licitacija) pokretnih stvari i sl.).6. U rubriku 6 upisuju se podaci koji su bitni za obavljeni posao, a nisu upisani u ostale rubrike.

Prilog broj 3OBRAZAC DEPOZITNA KNJIGA

Naslovna strana Notar ____________________ Sjedište____________________

DEPOZITNA KNJIGA____________________________________________

godina:__________________

Preuzeto Izdato

R.br.

Da-tum

Nazivnalogo-davca

Brojkarto-teke

depo-zita

Čuvaju se R.br.

Da-tum

Nazivnalogo-davca

Čuvaju se Napo-mene

No-vac

Vrijednosnipapiri i

dragocjenosti

No-vac

Vrijednosnipapiri i

dragocjenostiNa-ziv

Nomina-lna iliprocije-njenavrije-dnost

Na-ziv

Nomina-lna iliprocije-njenavrije-dnost

Prilog broj 4

OBRAZAC IMENIKA RASPOLAGANJAZA SLUČAJ SMRTI

Naslovna strana

Notar ____________________ Sjedište____________________

IMENIK RASPOLAGANJA ZA SLUČAJ SMRTI

godina:______________

Sadržaj Imenika raspolaganja za slučaj smrti

Red.Broj

Datum sačinjavanjaili prijema

raspolaganja

Naziv i vrstaraspolaganja

Prezime, ime i adresa lica čije raspolaganje

je sačinjeno ilipredato

Broj spisa

1 2 3 4 5

Uputstvo za popunjavanje:1. U rubriku 1 upisuje se arapski broj pod kojim je zavedeno raspolaganje za slučaj smrti, s tim da se za svaku kalendarsku godinu počinje sa brojem 1, 2 itd.2. U rubriku 2 upisuje se datum kada je notar primio od stranke raspolaganje za slučaj smrti.3. U rubriku 3 upisuje se naziv raspolaganja koje je dato notaru na notarsku obradu ili čuvanje.4. U rubriku 4 upisuju se lični podaci i adresa lica čije je raspolaganje za slučaj smrti predato notaru na obradu ili čuvanje.5. U rubriku 5 upisuje se broj spisa.

Prilog broj 5

OBRAZAC ZAJEDNIČKOG ABECEDNOG IMENIKA

Naslovna strana

Notar ____________________ Sjedište____________________

ZAJEDNIČKI ABECEDNI IMENIK godina:______________

Sadržaj Zajedničkog abecednog imenika

Rednibroj

Prezime, ime i adresa, odnosnonaziv firme i njeno sjedište

Poslovna knjiga u koju jepredmet uveden, godina i broj

Mjesto za početno

slovo1 2 3 4

Uputstvo za popunjavanje:1. U rubriku 1 upisuje se arapski broj pod kojim su zavedeni predviđeni podaci.2. U rubriku 2 upisuju se predviđeni podaci o stranci koja je upisana u odgovarajući upisnik ili depozitnu knjigu.Ako ima više stranaka, upisuje se svaka stranka.3. U rubriku 3 upisuje se skraćena oznaka poslovne knjige, odnosno depozitne knjige u koju je predmet stranke upisan i redni broj pod kojim je taj predmet zaveden.4. U rubriku 4 upisuje se slovo koje odgovara početnom slovu prezimena stranke koja je upisana u rubriku 2 ovog imenika, s tim što se upisuje veliko štampano slovo.