Upute za program PULS 2009 - ALPHA-M računala · 2016. 5. 7. · - blagajna - putni nalozi - incidenti - „šihterica“ –obračun radnog vremena 7 Glavna knjiga – financijsko

Calius d.o.o. Dr.A.Starčevića 31 40000 Čakovec 040 39 00 88

Upute za program PULS 2009

Autor Dejan Kovač

Calius d.o.o. Upute za Puls 2009 Stranica 2/ 76


SADRŽAJ 1. Način korištenja programa 2. Matične datoteke

- kako upisati artikle - kako upisati partnere - ostale funkcije

3. Ire (izlazni računi), ponude predračun - izlazni računi - ponude - predračuni - računi za predujam - narudžbe – dobavljači i kupci 4. Financijsko poslovanje - knjige ulaznih računa - knjige izlaznih računa - naplate - PDV –obračun - obračun dugovanja - ostale funkcije 5. Skladišno poslovanje - kako napraviti primku – kalkulaciju - kako napraviti otpremnicu - ostale funkcije 6. Knjige – ostalo - knjiga primitaka i izdataka - obrtnici - blagajna - putni nalozi - incidenti - „šihterica“ –obračun radnog vremena 7 Glavna knjiga – financijsko poslovanje 8. Maloprodaja - kasa 9. Kopiranje podataka 10.Najčešća postavljena pitanja korisnika programa! O uputama Ove upute nisu "vidjele" lektora, te se stoga unaprijed ispričavamo za eventualne pogreške u pravopisu i/ili smislenosti rečenica. No najvažnije je da shvatite bit vašeg problema, te kako ga riješiti. Ako Vam nešto posebno zapne, spremni smo saslušati Vaš problem, te Vam u tome pomoći. Možete nam se obratiti telefonom ili na e-mail.


Kako ući u program: Prilikom pokretanja programa morate upisati naziv korisnika i lozinku. U polje NAZIV KORISNIKA upišite: 1 U polje LOZINKA upišite: 1 I klik ite na Prihvati


1. Način korištenja programa Koncepcija programa slijedi kompletnu WIndows filozofiju. Dakle postoje "prozori" u kojima se dogañaju odreñene radnje. Program se pokreće dvostrukim klikom na ikonu PULS 2006 ili jednostrukim klikom (da poplavi), te pritiskom na ENTER: Po pokretanju programa pojavljuje se glavni izbornik, na kojem možete odabrati područje na kojem želite raditi. Program je podijeljen na nekoliko glavnih područja, i to su KNJIGE URA i IRA, SKLADIŠNO POSLOVANJE, MATIČNE DATOTEKE, GLAVNA KNJIGA, MALOPRODAJA. Kako se program koristi? Pritiskom na "kućicu" u kojoj je navedeno područje, otvarate direktno to područje ili dodatni meni za navedeno područje. Iz programa izlazite pritiskom na znak STOP. Uvijek pritiskom na STOP zatvarate trenutno otvorenu formu. Ako niste vični mišu, STOP možete pokrenuti i pritiskom na ALT V (pritisnete ALT, držite ga, te pritisnete V) kao van. Što označavaju standardne kućice ?

Slika Oznaka Tipke za pokretanje

- dodaj novi zapis. Kao dodaj novi artikal u bazu artikala, dodaj novog partnera u bazu partnera, napravi novi račun, ...

ATL N

- snimi promjenu. Svaka promjena kod unosa zapisa treba biti snimljena. Postiže se isti efekt, ako se ode na prethodni ili slijedeći zapis. Promjena se prilikom prelaska automatski snima. Ako se promjena ne snimi, a zatvori se zapis, napravljena promjena neće biti zabilježena

ATL S

- traži podatak. Pomoću dalekozora moguće je pronaći svaki podataka koji se nalazi na trenutno prikazanoj formi. Primjerice: imate otvorenu bazu artikala, kursor "blinka" u polju šifra, te pritisnete dalekozor, otvoriti će se novi prozor u kojem možete upisati šifru koju tražite. Pritisnete na polje FIND u tom prozoru i program će Vam pronaći željenu šifru, ako ista postoji u bazi artikala. Nadalje tako možete tražiti i po bilo kojem polju. Pritisnite da Vam kursor "blinka" u željenom polju, te zatim dalekozor, sada će Vam uvijet za traženje biti po tom polju. Još jedna napomena u svezi sa traženjem. Kada Vam se otvori prozor za upis uvjeta, pri dnu tog prozora možete odabrati i vrstu uvjeta: WHOLE FIELD označava da ono što je upisano u polje za traženje bude točno jednako, ANY PART OF FIELD znači da se uvjet nalazi unutar polja (ovo je korisno kod naziva, samo upišete auto i program će sam pronaći polja naziva koja u sebi sadrže riječ auto)

ALT T

- pregled prije ispisa. Svaki od dokumenata na kojem se radi moguće je

nije podržano


pregledati prije ispisa. Pregled će izgledati točno kao i na papiru. Izgled je direktno odvisan od vrste printera koji je postavljen u Control Panelu.

- ispis na printer Ispisati će dokument koji se trenutno nalazi na ekranu, na printer. To će obaviti bez ikakvog pitanja.

ALT P

- STOP izlaz Zatvara otvorenu formu i vraća na početak

ALT V

NATRAG NA SADRŽAJ

PRAVILO ŽUTIH POLJA - sva polja koja imaju žutu podlogu i crna slova, posebno se ističu, MORAJU BITI POPUNJENA. Bez tih polja dokument koji se upisuje nije potpun. Primjerice: Kod izrade izlaznog računa, moraju se popuniti polja broj (puni automatski), datum, šifra partnera i izradio (tko je izradio dokument). slika izlaznog računa


Veličina ekrana i formi Program i sve forme u njemu podešene su na veličinu prikaza od 800*600 točaka na ekranu. Za ekran na kojem imate manju rezoluciju (640*480) nećete vidjeti sva polja, odnosno uvijek ćete se morati pomicati lijevo, desno da bi došli do željenog podatka. To je vrlo zamorno, te preporučamo upotrebu rezolucije 800 * 600 točaka. Ako pak je rezolucija veća Vi ćete i dalje vidjeti prozor veličine 800 * 600 točaka. Ovo je jedan od kompromisa u svezi upotrebe na slabijim računalima (manjim ekranima) i funkcionalnosti. Nama bi bilo najlakše kada bi korisnici posjedovali ekrane od bar 19" sa rezolucijama 1280*1024, tako da bi mogli napraviti puno veće forme i prikazati veći broj podataka.

Kako izaći u slučaju problema U slučaju problema s korištenjem, program može prijaviti razne greške. Ako poznajete engleski jezik, sigurno ćete razumijeti o kojem tipu greške se radi. No ako ne razumijete ili se dogodi nešto nepredviñeno, pokušajte zatvoriti formu na x u gornjem desnom uglu. slika

Onda će Vam se postaviti pitanje, Can't save record at this time? YES NO CANCEL. Odgovorite sa Yes i forma će se zatvoriti. Ako Vam ne ponudi to pitanje pokušajte par puta na x zatvoriti formu, te će Vam se sigurno postaviti to pitanje. Ne razumijete li grešku, slobodno nam se obratite za pomoć. NATRAG NA SADRŽAJ


2. Matične datoteke Baza cijelog programa su matične datoteke. Podaci upisani u tablicama matičnih podataka koriste se u cijelom programu. Kvalitetnim načinom upisa omogućujete si lakše korištenje i kvalitetnije informacije. Uvijek pri upisu podataka vodite računa o mogućnosti da netko drugi osim Vas može koristiti program i upisane informacije. Nemojte koristiti čudne i nejasne šifre ili lozinke. Proučite slijedeća dva dijela u kojem se opisuje upis artikla i partnera kako bi shvatili koncepciju programa.

2.1 Kako upisati artikle Koncepcija osnovnih baza podataka Pod pojmom osnovne baze smatram baze podataka koje se koriste u svim dijelovima programa, te uz pomoć kojih se može napraviti neki dokument. U osnovne baze ubrajamo: artikle, grupe artikala, partnere, korisnike programa, vlasnika programa, baze sa kontim planom. Da bi uopće mogli funkcionirati potrebno je imati podatke u osnovnim bazama. Nije nužno imati sve podatke, već samo one bez kojih ne možete početi raditi. Podaci se u baze mogu unositi kako nam pristižu, te ih tako i koristiti. Kako? Unesite samo osnovne podatke o par proizvoda, te par partnera i već možete raditi primke, račune i sve ostale dokumente. Po dolasku novih artikala možete unijeti i njih. Ako pak počinjete već sa nekim stanjem, imate neku inventuru, onda morate unijeti sve artikle s inventure u šifrarnik kako bi mogli unijeti i inventuru. Još jedno izuzetno važno objašnjenje. Program PULS 2006 koristi relacijske baze podataka. Relacijska baza podataka je vrsta baze podataka u kojoj se za veze meñu bazama koriste relacije, a koje predstavljaju veze meñu podacima. Primjer. Ako je račun naslovljen na nekog partnera, u bazi sa računom pamti se samo šifra partnera, a svi ostali podaci o partneru u bazi sa partnerima. Kada se račun ispisuje onda se podaci o partneru "izvuku" iz baze partnera. To je primjer relacije. Nadalje važno je kod relacija da promjena podataka utječe na sve dokumente, a fizički ne mijenja podatke u svim dokumentima. Opet primjer: Ako promijenite u bazi partnera adresu partnera, te se vratite na račun, na računu će se pojaviti nova adresa. No neće se pojaviti nova adresa na tekućem računu koji se radi, već i na svim računim za tog partnera. Još jedan primjer: Kod izrade računa na formi se pojave svi podaci o partneru, to je relacija na bazu partnera. Promijenite li te podatke neće se dogoditi baš ništa. Neće se promijeniti podaci u bazi partnera. Neće se na računu ispisati vaši promijenjeni podaci. Zašto? Zato jer je to relacija, ti podaci na računu ne postoje. To je samo privid, na računu samo postoji stvarni podatak o šifri partnera. Dakle relacija se koristi kao veza meñu podacima. Podaci o tipovima i vrstama relacija, za korisnika nisu značajni. Važno je znati da postoje, te da su podaci povezani. Kako ćete znati koji su podaci povezani relacijom? Uglavnom svi podaci koji se biraju. Biraju se svi podaci koji sa desne strane polja za upis ima sivu sličicu sa strelicom prema dolje (mali trokutić, prema dolje). slika izbor partnera

Kako unijeti podatke o artiklu?


Svi artikli koji se koriste u programu moraju pripadati nekoj grupi. Zašto? Kako bi kasnije u svim mogućim analizama i pretraživanjima lakše došli do njih. Primjer: Zamislite da imate prehrambeni dućan. Trebate pronaći podatke o domaćoj salami (treba Vam cijena). Otvorite grupu salame, te unutar nje po abecedi vrlo brzo pronalazite željeni artikal. Primjer drugi: Izbacite podatak za koliko ste novaca prodali cigareta u posljednjih deset dana. Možete pregledati sve vrste cigareta, za svaku pribrajati iznose, te dobiti rezulat. Ili možete odabrati grupu cigarete i dobiti trenutni rezultat. No nije toliko drastičan primjer za cigarete kojih imate dvadesetak vrsta, već pokušajte zamisliti izvesti taj zbroj za sve vrste salama (koliko ima samo proizvoñača, pa svaki koliko ima vrsta, pakiranja). No ako Vam se pojam grupa ne sviña slobodno možete sve artikle strpati u jednu grupu. To Vam NE savjetujemo. Lakše će biti ako se držite točno koraka. 1. Kliknite na matične datoteke

slika – glavni izbornik

slika – izbornik matičnih datoteka


- slika – izbor matičnih datoteka

2. Kliknite na GRUPE

- slika forme za upis podataka o grupi artikala 3. Otvoriti će Vam se forma za upis podataka o grupi 4. U polje ŠIFRA GRUPA upišite naziv :IGR 5. U polje NAZIV GRUPE upišite : IGRAČKE 6. Kliknite na SNIMI 7. Kliknite na STOP Ovim ste postupkom unijeli podatke o grupi igračke. Sada ćete još unijeti podatke o artiklu koji pripada grupi igračke. 8. Kliknite na ARTIKLE slika – baza artikala


10. Otvoriti će se forma sa podacima o artiklu. Kliknite na PLUS (dodaj novi artikal)i kursor će Vam se pozicionirati u novi prazni red, u polju šifra artikla 11. U polje ŠIFRA ARTIKLA upišite 100 pritisnite ENTER 12. U polje ŠIFRA GRUPE upišite IGR pritisnite ENTER (za svako dalje pomicanje po poljima samo pritisnite ENTER) 13. U polje NAZIV ARTIKLA upišite ŽUTI MEDO 14. Polje JED MJERE upišite KOM 15. Polje VPC ostavite prazno 16. Polje TBR upišite 1 (svaki upisani artikal MORA imate pripadajući tarifni broj, bez obzira da li je stopa poreza 0, mora imati neki tarifni broj koji je različit od 0) 17. Polje PDV % već će biti upisano 22 18. Polje MPC upišite 122 (po upisu u to polje program će sam izračunati VPC i odnosno upisati 100) Napomena: ako još nemate cijene za artikle već ih mislite točno izračunati putem kalkulacije, slobodno upišite za VPC 1 ili za MPC 1,22. Cijena se MORA upisati bez obzira što će kasnije biti promijenjena kalkulacijom 19. U ostala polja VPC u €, PAKIRANJE, USLUGA, WEB, AKTIVNI i WEB ne morate ništa upisati, već preko njih samo pritisnite na ENTER. I to toliko puta dok Vam kursor ne preskoči u slijedeći prazan red.

19. Sada kliknite na SNIMI . Bravo, unijeli ste podatke o artiklu! Želite li još upisati artikala ponovite postupak od koraka 11, s time da unesete podatake prema vlastitim potrebama. Osim osnovnih podataka o artiklu, postoje polja i za detaljne podatke o artiklu. Pod pojmom detaljni podaci o artiklu postoje dodatna polja koja govore više o artiklu od samog naziva i cijene. Moguće je upisati tekst, sliku, povezati sa nekim dokumentom, upisati minimalnu količinu, te vidjeti izvor cijene tog artikla. slika – detaljni podaci o artiklu


NATRAG NA SADRŽAJ


2.2 Kako upisati partnere Zašto partneri, a ne samo kupci i dobavljači? U bazu partnera upisujete podatke o svim kupcima i dobavljačima, a zatim u polju vrsta partnera upisujete vrstu partnera. Nema razlike izmeñu kupaca, dobavljača ili samo nekih partnera za kontakt. U bazi partnera možete voditi upisivate podatke o svim partnerima o kojima želite. Nemojte imate straha, veličina vaših podataka je beznačajna s obzirom na veličinu samih Windowsa ili ostalih programa koje imate na vašem tvrdom disku. Radije koristite računalo da vodite podatke nego nekakve papiriće koje bi kasnije mogli zagubiti. Kako unijeti podatke o partneru 1.Kliknite na partnere 2. Otvoriti će Vam se forma o partnerima

3. Kliknite PLUS za unos podataka o novom partneru 4. Otvoriti će red za upis podataka o partneru u kojima neće biti popunjeni podaci. Za ispravnu izradu izlaznog ili ulaznog računa potrebno je ispuniti sva polja partneru osim telefonskog broja i države. Telefonski broj je interni podatak, a država je važna samo ako radite račune za izvoz. slika - forma za unos podataka o partnerima

5. Popunite polja podacima i to : ŠIFRA (preporuka: upišite ime partnera) NAZIV PARTNERA – upišite naziv partnera ADRESA – upišite ulicu i kućni broj MJESTO – upišite mjesto sa poštanskim brojem MATIČNI BROJ – upišite matični broj partnera TELEFON – upišite telefon - pritisnite ENTER tako da Vam se kursor prebaci u slijedeći prazan red

6. Kada ste gotovi sa upisom podataka o partneru, slobodno samo pritisnite SNIMI .


Osim navedenih podataka, za svakog partnera, možete upisati i dodatne podatke. Dodatni podaci predstavljaju informacije koje nisu nužne, ali su vrlo korisne u poslovanju. Sva polja su označena imenima, a polje dodatni podaci o partneru, može sadržavati bilo koji tekst Za primjer koji ćete upotrijebiti kasnije, možete popuniti sa podacima iz slike, upišite patnera sa šifrom CALIUS. slika - detaljni podaci o partneru - primjer

To je postupak za unos podataka o partnerima.

2.3 Vrste partnera Korisnik može po potrebi upisivati vrste partnera. Kada su upisane vrste partnera iste se mogu koristiti u tablici partnera i svakom od partnera se može dodijeliti vrsta. Svrha? Mogućnost selekcije partnera po vrstama. Da li su kupci, dobavljači ili nešto treće. Time korisnik može slati cirkularna pisma, e-mail ili neku drugu vrstu poruka samo odreñenim partnerima. NAPOMENA! Popunjavanje ovog polja u listi partnera NIJE OBAVEZNO.


2.4 Vlasnik programa

Najvažniji dio u matičnim datotekama su podaci o vlasniku programa. Podaci koji su ovdje upisani koriste se u SVIM dijelovima programa. Naziv, vlasnik, adresa, mjesto, telefon, .... su podaci koji će se pojaviti na ispisu računa, ponude,.... Promjenom podatka u vlasniku, automatski će se promijeniti i na svim dokumentima. Stoga promijeni li Vam se bilo koji podatak, ovdje ga možete promijeniti, te ne morate zvati nas. Osim osnovnih podataka u vlasniku se definiraju i neke druge postavke koje su važne za funkcioniranje programa. Tekstualna polja opis, popratni tekst na otpremnici, popratni tekst na izlaznom računu i popratni tekst na računu za izvoz su polja u koje možete upisati tekst koji će se svaki puta pojaviti kada radite navedeni dokument. Tekst će se pojaviti svaki puta ali imate ga mogućnost izmjeniti ili izbrisati. Da ga ne bi svaki puta pisali kada Vam je potreban, upišite ga ovdje i kasnije ga na samom dokumentu izmjenite ili izbrišite. Najčešći primjer je tekst na izlaznom računu gdje su navedeni uvjeti prodaje. Sa desne strane forme postoje polja kojima definirate „ponašanje“ programa. Polje Opis Kasa printer za ispis maloprodajnih računa koristi Se printer: 1. POS – mali printer - najčešće je potrebno točno podešavanje od strane Caliusa jer svaki POS printer ima malo


drugačije postavke 2. A4 – ispis računa na A4 printeru U formatu A6 3. A5 – ispis računa na A4 printeru U formatu A5 4. Ekran – ne ispisuje se već samo Prikazuje na ekranu Skladište maloprodaje nalazi se u Broj – označava broj koji će koristiti Kasa za razduženje. Vlasnik radi po sustavu R1 - ove tri opcije isključuju jedna drugu Vlasnik radi po sustavu R2 i može biti odabrana samo jedna Vlasnik radi bez PDV-a od opcija Koristi cijene definirane za partnera - program ima mogućnost korištenja cijena definiranih za partnera. Svaki partner može imati svoj cjenik, ako je uključena ova opcija program će provjeriti postoji li cjenik za partnera ako postoji uzeti će cijenu iz tog cjenika, ako ne postoji cijena onda će uzeti cijenu iz tablice artikala Otvori ladicu za novac kod ispisa program otvara ladicu. Postoji par maloprodajnih računa vrsta komandi za otvaranje ladice pa Vas molim ako želite uključiti tu funkciju da nas kontaktirate Koristi brzu kasu ne koristi se Prikaži stanje skladišta 0 – ne prikazuje stanje skladišta 1 – prikazuje stanje skladišta - stanje se prikazuje kod svih Izlaznih dokumenta i kod primke VAŽNO! Uključena funkcija može malo usporiti računalo prilikom rada. Putanja za ulazne datoteke - da svaki puta ne bi tražili po računalu gdje se nalaze izvodi koje želite učitati ovdje definirajte stazu i program će svaki puta otvoriti baš tu mapu Putanja za izlazne datoteke - da svaki puta ne bi tražili po računalu gdje želite snimiti virmane ovdje definirajte stazu i program će

svaki puta otvoriti baš tu mapu Putanja za transfer datoteke - isto kao i prethodne opcije s Da se ovdje to koristi za

meñuspremnik


Konta za ulazne račune - opcija kojom definirate kako će program proknjižiti URU s time da se navedena konta mogu ispraviti. Ovdje definirajte konta Koja se koriste najčešće. Konta za izlazne račune - isto kao i za ulazne račune.


2.5 Korisnici

Baza sa korisnicima programa. Vrlo važan dio. Bazu sa korisnicima može upisivati i mijenjati SAMO vlasnik programa. Nikako nije namijenjeno da korisnici koji rade sa programom mogu ovdje nešto mijenjati. Kod instalacije programa definiran je korisnik sa korisničkim imenom 1 šifrom 1 i nazivom 1. Ovo nije najsretnije rješenje te ga je uputno promijeniti. Što označavaju polja? Korisničko ime - ime koje se koristi kod prijave u program PIN - pin ili šifra korisnika Razina vlasti - 5 najmanja, 1 najveća razina. - 5 – može samo raditi maloprodaju - 1 – može raditi sve Razine od 2 – 4 se mogu dodatno definirati prema Zahtjevu korisnika. Shemu pristupa dokumentima Možemo Vam poslati naknadno. Ime - ime koje će se pojaviti kod izrade svakog dokumenta Ulica - podaci koji mogu služiti vlasniku za evidenciju Mjesto Tel


2.6 Firme za R1 (R2) račune

Baza firmi za R1 (R2) račune je neovisna baza i služi za „pamćenje“ korisnika koji su tražili račun R1 (R2) na kasi. Ta baza nije povezana s partnerima. Zašto? Jer kupci na kasi mogu biti i partneri, a većina ih se može pojaviti jednom i tražiti račun. Želite li svoje partnere prebaciti u ovu tablicu, otvorite bazu partnera i kliknite na funkciju, KOPIRAJ TABLICU U FIRME ZA R1(R2) RAČUNE. Program će prema matičnom broju firme provjeriti obje tablice. Nema li upisanog matičnog broja partner ne može „doći“ u ovu tablicu.

2.7 Osnovna sredstva

Baza služi za evidenciju osnovnih sredstava. U tablicu se upisuju naziv osnovnog sredstva, stope i vrijeme amortizacije, te osoba zadužena za voñenje osnovnog sredstva. U planu je automatska izrada temeljnice za obračun amortizacije.

2.8 Vrste plaćanja


Vrste plaćanja je baza sa vrstama plaćanja koja se mogu pojaviti u maloprodaji. Korisnik može ovdje upisati kartice, čekove i ostala vrsta plaćanja. UPOZORENJE! Da bi radio modul maloprodaje MORA biti upisana vrsta plaćanja GOT – gotovina.

2.9 Tablica za podatke iz Excela

Funkcija je namijenjena učitavanju podataka iz Microsoft Excel datoteka. Ako korisnik prima cjenike ili ima neke podatke u Microsoft Excelu može ih formatirati prema ovoj tablici i jednostavno učitati u tablicu artikala.

2.10 Kupaca – fizičkih osoba


Baza kupaca – odnosno klub kupaca – koji kupuju na kasi. To je baza sa evidencijom ljudi koji kupuju, a članovi su vašeg kluba. Kao takvi mogu ostvariti neki popust ili skupljati bodove. Podaci o kupcima se vode pomoću ove baze.


2.11 Baza primljenih čekova

Baza primljenih čekova služi za evidenciju čekova primljenih u maloprodaji. Vodi se evidencija čekova i njihova naplativost. Ujedno moguće je ispisati specifikaciju čekova za pojedinu banku. Specifikacija se može ispisati za period.

2.12 Mjesto troška Mjesto troška je baza u kojoj možete definirati pozicije troškova. Bez obzira na voñenje glavne knjige ili neke druge evidencije, poduzetnik može definirati mjesta troškova i pridužiti ulazne im račune. Ova opcija je korisna kada radite ne nekom projektu koji ima više ulaznih računa i želite voditi evidenciju o stvarnim troškovima projeka. Primjer su grañevinske firme, firme koje se bave izradom opreme, ...


2.13 Virmani

Baza virmana služi za elektroničku pripremu virmana i slanje za plaćanje putem internet bankarstva. Virmani se mogu i ispisivati, ali im to nije primarna namjena. Ispis virmana podešen je za ispis virmana s talonima i to 3 virmana na jednom A4 listu papira. U većini slučajeva potrebno je podešavanje ispisa ovisno o printeru. Ne vuče svaki printer papir na isti način, te tu može doći do krivog ispisa (podaci nisu ispisani u točno predviñena polja). U datoteku za plaćanje šalju se samo oni virmani koji imaju oznaku (kvačicu). Virmane možete kreirati u dva formata – FINA formatu i formatu Meñimurske banke. Formati su ravnopravni i nije ograničeno koji ćete format koristiti.

Klikom na napravi virmane program će kreirati tekstualnu datoteku koju možete snimiti na vaše računalo i kasnije učitati na internet bankarstvo. Mapa u koju snimate datoteku je definirana kod vlasnika (staza za izlazne datoteke). Ako je mapa definirana, a ne postoji, uvijek će Vam biti početna mapa C:\

2.14 Katalog firmi


U programu postoji baza partnera, baza firmi za R1(R2) račune i kao treće katalog firmi. To je baza koja nema veze sa ostale dvije baze. Izvor baze i podaci koji se nalaze u toj bazi kompatibilni su sa podacima iz FINE. Želite li bazu za odreñenu županiju, možemo Vam na zahtijev napuniti tu podatke. Svrha baze. Marketing. Traženje i evaluiranje kupaca. Program ima funkciju DOPISI. Pomoću te funkcije može kreirati jednostavne dopise i slati cirkularna pisma ili email-ove firmama koje se nalaze u toj tablici. Kako se pišu dopisi pogledajte u poglavlju 3. Ire, ponude , ... te tamo pronañite opciju Dopisi.

2.15 Baza serijskih brojeva

Baza za evidenciju serijskih brojeva služi kako bi vodili evidenciju o robi koju ste nabavili, a prema serijskim brojevima. Ovo je izuzetno korisna funkcija za sve koji nabavljaju i prodaju skuplju robu (televizori, računala, dijelovi za računala, plinske peći, ... ) o kojoj moraju voditi evidenciju radi garancijskog roka. U slučaju kvara robe koja je prodana kupcu, vrlo brzo se može utvrditi koji je dobavljač i koji je garancijski rok. Time se štitite Vi od kupaca koji bi Vam pokušali vratiti robu koja i nije kupljena kod Vas. Baza serijskih brojeva ima sustav automatskog punjenja kod izrade primke – kalkulacije. Kada se izradi primka – kalkulacija, program može napuniti serijske brojeve za robu skuplju od 50 Kn pojedinačno. Kada Vam program napuni tablicu sa podacima, na Vama je da samo putem bar kod čitača upišete serijske brojeve. Kod prodaje (maloprodaja, izlazni računi, otpremnice) isto je moguće pronaći šifre i artikle prema serijskim brojevima. Serijski brojevi mogu se koristiti i u meñuspremniku. Mogu se slati putem meñuspremnika i na cilju učitavati.


2.16 Postavke kopiranja skladišta

Kopiranje podatka je posebno poglavlje. Sheme i načine kopiranja molim da proučite u posebnom poglavlju. Svrha ovih postavka je maksimalna jednostavnost upotrebe operatera. Pogotovo kod udaljenih poslovnica koja primaju i šalju skladišne dokumente.

2.17 Stope PDV-a Trenutno su definirane 3 stope PDVa. Ova tabela je ostavljena kao mogućnost da se broj tarifnih stopa poveća. Time bi korisnik vrlo jednostavno mogao dodati dodatne stope.

2.18. Podaci iz prošle godine


Funkcije koje se otvaraju prilikom ove opcije služe za prijenos podataka iz prošle poslovne godine.

2.19 Vrste dokumenata Baza služi za definiciju vrste dokumenata koji se koriste kod knjiženja temeljnica glavne knjige.

2.20 Ažuriranje linkova na bazu Program Puls2006 je povezan sa svojom bazom kod instalacije i ako Vam program radi, nije potrebno koristiti ovu opciju. Puls2006 sastoji se od dva osnovna dijela. Jedan dio je baza sa podacima, a drugi dio je program. Baza sa podacima ima naziv p2006baze.mdb , program ima naziv puls2006 a zajedno se nalaze u mapi puls2006. Program je povezan sa bazom. Ako selite bazu na drugo mjesto u računalu ili na drugo računalo, potrebno je ponovno ih povezati. Program MORA „znati“ gdje mu se nalazi baza ili ne može raditi. Ova opcija služi da bi se veza koja postoji još jednom obnovila. Za slučaj da je došlo do nekog oštećenja. Program ne možete pokrenuti ako se on ne može povezati na bazu. Upisom korisničkog imena i šifre program javlja grešku i stvar ne radi. Da bi se povezali na bazu morate napraviti slijedeće: - pokrenite program - u korisničko ime upišite: servis - u polje šifra upišite : servis - pronañite mapu gdje se nalazi p2006baze (bez ključića), označite ga i kliknite na save.


- malo pričekajte da program uspostavi vezu (ako niti jedan drugi korisnik ne koristi bazu, uspostava veze bi trebala trajati do 3 minute, ako drugi korisnik koristi program u tom slučaju možete čekati do 15 minuta).


3. Ire (izlazni računi), ponude predračun Najvažniji dio u programu – izrada izlaznih računa, ponuda, predračuna, ... Kada ste upisali matične datoteke možete krenuti sa izradom računa, ponuda. Nije potrebno puno raznog definiranja da bi mogli napraviti račun. Izbornik otvarate na način da na glavnom izborniku odaberete prvu opciju.

I otvara Vam se izbornik


3.1 Kako napraviti R1 (ili R2) bezgotovinski račun 1. Odaberete iz glavnog izbornika IRE, ponude, predračuni 2. Otvoriti će Vam se izbornik u kojem možete odrabrati: 3. Odaberete IZLAZNI RAČUN slika – lista izlaznih računa

4.Pritisnite na PLUS da Vam se otvori novi prazan red za upis osnovnih podataka o računu 5. Kliknite u prvo polje BROJ RAČUNA i možete početi sa upisom novog računa: BROJ RAČUNA – upišite broj računa ( ovo polje može biti i Autonumber, tako da program sam broji redne brojeve. No novim korisnicima se to često nije pokazalo praktično. Stoga ostavljeno je prazno polje u koje upisujete broj računa. Ako imate puno računa i niste sigurni koji Vam je posljedni broj, možete to lako provjeriti. Pri dnu forme nalazi se broj zapisa koji se nalaze u bazi. Broj zapisa morao bi biti jednak Vašem broju računa. Program NE dozvoljava da bi duplo upisali brojeve računa) DATUM RAČUNA – upišite datum računa (već Vam je ponuñen tekući datum) ŠIFRA PARTNERA – upišite šifru partnera kojeg ste prethodno upisali u bazu sa partnerima PARTNER – program će sam popuniti naziv partnera na temelju šifre koje ste upisali. Ako niste sigurni u šifru partnera možete to polje preskočiti, te u polje PARTNER početi upisivati naziv partnera. Program će Vam automatski ponuditi nazive kako upisujete. Ako Vam je ponuñeni partner odgovarajući, ne morate do kraja upisivati naziv partnera. DVO – upišite datum DVO-a BROJ DANA – upisom broja dana u ovo polje program će sam izračunati datum za rok plaćanja ROK PLAĆANJA – rok plaćanja računa (kada ga upišete program će sam izračunati broj dana) ŠIFRA KORISNIKA – upište šifru korisnika koji izrañuje račun (ovo je vrlo važno u firmama kod kojih više ljudi ima mogućnost izrade račun) KORISNIK – polje će se samo popuniti na osnovu šifre korisnika


BROJ ŽIRO RAČUNA – morate upisati šifru žiro računa (šifre i brojeve žiro računa unosite u financijskom poslovanju, opcija IZVODI BANKE. Šifre i brojeve žiro računa morate upisati, bez obzira da li ćete kasnije upisivati izvode ili ne.) OTVORI DETALJNO – kada kliknete otvori detaljno otvoriti će Vam se forma u koju unosite podatke o artiklima na računu. slika – forma za unos izlaznog računa

Kursor Vam stoji na polju za upis šifre artikla (žute boje) - ako ne znate šifru artikla ili niste sigurni, pritisnite na strelicu prema dolje koja se nalazi u šifri artikla, otvoriti će Vam se šifrarnik sa svim artiklima poredanim po grupama, te unutar grupa po abecedi. Grupe su isto poredane abecedno. Primjer: prvo idu grupe ALK (alkoholna pića), te unutar navedene grupe artikli od amaro do vodke, zatim ide grupa CIG (kao cigarete), unutar grupe od .... - ovo polje je tip polja AUTO EXPAND ("samo odabirujuće"), to podrazumijeva sa upišete li prvo slovo ili prvi broj šifre, izbor će Vam se odmah nuditi. Testirajte. Po upisu šifre artikla u polje, program će odmah popuniti i sva ostala polja u otpremnici s podacima iz šifrarnika artikala. Podaci koji se uzimaju u računu vezani su na šifrarnik artikala. U računu, kao i u svakom drugom dokumentu dozvoljeno Vam je mijenjati sve podatke.

Po upisu šifre slijedi upis količine. Program će nakon upisa količine sam izračunati ostala polja. Probajte na nekom primjeru, te ćete vrlo lako utvrditi da možete mijenjati sve dok niste zadovoljni

svim podacima. Ako ste pogriješili i želite izbrisati čitav red, kliknite u sivi kvadratić ispred šifre (koji kod nekih polja u sebi ima trokutić ili zvijezdicu) da on postane tamno sivi i na tipkovnici odaberite tipku Delete. Možete odgovoriti sa Yes i program će izbrisati čitav red. Na isti način možete zatamniti i više redova te ih obrisati. Slika – primjer gotovog računa


IZRADA OTPREMNICE Program Vam omogućuje da odmah kada ste napravili račun, napravite iz njega otpremnicu. Kliknite opciju NAPRAVI NOVU OTPREMNICU NA TEMELJU RAČUNA i program će sam kreirati novu otpremnicu. "Pogledati" će koji je bio posljednji broj otpremnice, upisati novi, te kopirati podatke sa računa kojeg imate na ekranu u novu otpremnicu. Ako ne želite da Vam program dodijeljuje brojeve otpremnica možete i sami upisati broj otpremice. Program će „pogledati“ da li već postoji otpremnica s tim brojem, ta ako ne postoji kreirati je i iskopirati podatke iz računa, a ako već postoji otpremnica s tim brojem, neće dozvoliti upis (prijaviti će grešku) VAŽNO! RAČUN R1 NE RAZDUŽUJE SKLADIŠTE. SAMO OTPREMNICA RAZDUŽUJE SKLADIŠTE! Pojašnjenje. Račun R1 može u sebi sadržavati i razne usluge ili podatke sa više otpremnica. Račun R1 predstavlja financijsko zaduženje kupca. Kod izrade otpremnice kopiraju se SAMO artikli koji su roba. Artikli koji nisu roba MORAJU imati oznaku (kvačicu)

3.2 Kako napraviti ponudu Identično kao i izlazni račun. Ponuda je dokument koji se nigdje ne knjiži niti ima utjecaj na stanje skladišta. Ponuda Vam omogućuje automatiziranu izradu računa (a iz računa otpremnice). Brojevi ponuda mogu ići svojim redosljedom, neovisno o bilo kojem drugom dokumentu.

3.3 Kako napraviti predračun Identično kao i izlazni račun. Predračun je dokument koji se nigdje ne knjiži niti ima utjecaj na stanje skladišta. Predračun Vam omogućuje automatiziranu izradu računa (a iz računa otpremnice). Brojevi predračuna mogu ići svojim redosljedom, neovisno o bilo kojem drugom dokumentu.


3.4 Kako napraviti račun za izvoz Identično kao i izlazni račun. Ova opcija će biti ukinuta i sve će se izrañivati kroz izlazni račun s time da se u izlaznom računu mogu odabrati vrste valuta ( EUR, USD, ...) te mijenjati porezne stope (izvoz nema PDV). Za ovu opciju će slijediti nadogradnja programa i dodatne upute.


3.5 Servisni nalog

Servisni nalog je dokument koji se izdaje kod primitka robe na servis. Naručitelj servisa može biti privatna osoba ili partner kojeg imate upisanog u bazi partnera. Prema Zakonu o zaštiti potrošača, svaka firma koja se bavi servisom dužna je izdati potvrdu o servisu i napisati okvirnu cijenu servisa. To možete pomoću ove opcije. Kada se obavlja servis, u dokument se upisuju šifre za robu i usluge korištene prilikom servisa.

Kada ste gotovi sa servisnim nalogom, možete ga ispisati. Na ispisu će biti posebno razdijeljena roba i usluge, te njihov iznos. Time imate potpunu evidenciju o servisu. Kada sa strankom dogovorite način plaćanja servisa, možete napraviti dvije vrste računa: maloprodajni kasa – gotovinski i R1 (R2) bezgotovinski (putem žiro računa). Ovdje na slici su prikazane opcije pomoću kojih kopirate sadržaj servisa u novi dokument.



3.6 Narudžbe kupaca Vrlo važan dokument kod voñenja i planiranja proizvodnje. Narudžba se upisuje kao i izlazni račun. Postupak je isti. Kada ste upisali narudžbu kupca možete dobiti razne izvještaje i tu prestaje svaka razlika. Imate li proizvodnju i za proizvod koji izrañujete upisan normativ, kada Vam kupac pošalje narudžbu možete dobiti točnu specifikaciju materijala koji Vam je potreba da bi odradli tu narudžbu. Unutar normativa možete definirati i satnice za pojedine operacije, te tako dobiti i potrebno vrijeme. U tijeku je test izvještaja prema materijalu – zadnje nabave, najpovoljnije nabave, ....

3.7 Narudžbe dobavljačima Narudžbe dobavljačima, slično kao i račun. S time da se dokument može ispisati i bez cijena. Funkcija koju svakako koristite ako imate ISO 900x standard ili dobavljač sa kojim radite ima ISO standard.


3.8 Dopisi

Da ne bi morali kupovati neki program za pisanje elementarnih dopisa, to možete napraviti i ovdje. Osim samog pisanja dopisa tu ima još dosta raznih mogućnosti. Novi dopis se otvara na način da u polje naziv upišete ime dopisa i klikom na detaljno otvara Vam se polje za pisanje teksta. Polje za pisanje teksta nije beskonačno i može biti dužine do cca 20 stranica.


Ovo je primjer gotovog dopisa. Sada imate razne mogućnosti ispisa.

Ispis sa zaglavljem – vaši podaci koji su upisani u vlasniku programa se ispisuju u glavi, a tekst ide koji ste napisali. Ispis sa zaglavljem za partnera – isto kao prethodno samo će je još ispisati i podaci partnera. Pravi poslovni dopis. Koverta i koverta samo adresa Vam daju mogućnost ispisa vaših podataka na kovertu koju ubacite u printer.

3.9 Zaključnice Dokument koji Vam služi ako Vašu robu prodajete djelatnicima preko sindikata. Napravite zaključnicu koju šaljete sindikatu koji mora prema Vašem dokumentu skidati rate i uplaćivati Vam ih.

3.10 Tečaj Polje u koje upisujete tečaj EURa. Služi za izradu kunskih računa, ako imate cijene za artikle u EURima. Program će cijenu u EURima prema tečaju preračunati u kune i prikazati na računu, ponudi, predračunu. Važno! Tečaj upišite sa decimalnim zarezom (NE koristite točku).


3.11 Analize računa

Kada ste napravili prodaju potrebno je napraviti analizu računa. Što su kupili kupci od Vas, u kojoj količini i u kojem periodu. Ili mogućnost pregleda za pojedinog kupca.


4. Financijsko poslovanje Promjenom porezne stope sa 22% na 23% te ostalih zakonskih promjena došlo je do potrebe za nadogradnjom programa PULS 2009. Osim nadogradnje sa samom promjenom stopa odlučili smo Vam ponuditi kompletnu nadogradnju koja se sprema i testira već cijelu 2009 godinu. Nadogradnja uključuje koncepcijske promjene u programu. Zašto? Sve promjene napravljene kako bi Vam olakšali poslovanje, ubrzali procese i donijeli dodatnu sigurnost.

Što je ključno u promjenama? Ključna i najvažnija je promjena principa salda konta. Cijeli salda konti su sada dio glavne knjige. Više ne postoje posebne tabele sa naplatama ura i ira. Zašto? Tabele naplata se najčešće nisu 100% slagale sa knjiženjima u glavnoj knjizi jer su korisnici mogli ručno upisivati podatke u tabele. Time je dolazilo do grešaka i traženja razlika. To je stvaralo kod korisnika osjećaj nepouzdanosti. Sada je knjiženje glavne knjige ujedno i zatvaranje kupaca ili dobavljača. Zbog brzine i sigurnosti, te prijenos podataka u slijedeću poslovnu godinu promijenjena je i shema označavanja ulaznih računa. Prijašnje oznake 5-123 (broj knjige – broj ure) mijenjaju se u 9500123 (9 = godina, 5 broj knjige i broj ure). Slijedeće godine duljina od 7 znakova ostaje te će brojevi ura izgledati 1050123. Svi salda konti pregledi nalaze se u izvještajima glavne knjige. Dodane su nove knjige ura i ira. Zakon propisuje samo 4 vrste knjige ulaznih računa i 3 vrste knjige izlaznih računa. Sada su pregledi složeni po tim knjigama. Brojevi internih knjiga ura i ira nisu zaboravljeni i koristiti će se i dalje. Za sada još nisu složeni pregledi po internim brojevima ali će biti složeni do kraja 9 mjeseca. Tako da možete i dalje korisititi interne brojeve radi vlastitog lakšeg praćenja poslovanja.

Kako provesti promjene ? Promjene se provode u par koraka i to: 1. Nadopuna kontnog plana – korisnik radi sam Napomena: svi primjeri koji su ovdje navedeni nemaju veze sa stvarnom tvrtkom. Nema više izbornika Glavna knjiga

-sada se sve nalazi u Financijskom poslovanju


Nadopuna kontnog plana Što je sve potrebno napraviti u kontom planu ? Najvažnije – podesiti kontni plan da Vam izvještaji glavne knjige daju ispravne podatke za to su potrebne dvije operacije. Otvorite Financijsko poslovanje, Kontni plan i analitička konta. 1. Potrebno je označiti salda kontna konta


Konta se označavaju u koloni Salda kontni konto sa D te da li je to kupac (sa K) ili dobavljača (sa D) u koloni Kupac ili dobavljač.


2. Potrebno je označiti konta za knjigu ura ili ira

Označavaju se kolone knjiga ura i broj knjige ili kolona knjiga ira i broj knjige. Na slici iznad je primjer označavanja za ire. Kolona je broj kolone u knjizi ( ako niste sigurni koje kolone postoje isprintajte si knjigu te ćete time vidjeti koje su kolone aktivne ). Važno! Označavaju se SAMO kolone za porez. Osnovica i ukupni iznos se NE označavaju.


Kako se knjiže ure i ire

Knjiži se u lokalnu tablicu. Klikom na proknjiži podaci se iz lokalne tablice prebacuju u bazu i pamte. Klikom na Otvori novu uru briše se lokalna tablica. Polja koja su obavezna označena su zvjezdicom. Polja u dijelu OBRAČUN PRETPOREZA koriste se samo za razradu konta. Ta polja NE ulaze u knjigu ura. Klikom na PROKNJIŽI program pretraži bazu i daje Vam zadnji broj URE. Taj broj upišite na dokument. Dokument je time proknjižen u bazu. Zatim klikom na OTVORI NOVU URU briše se lokalna tablica i možete nastaviti sa knjiženjem nove URE:


Izvještaji

Otvaranjem funkcije Izvještaji pokreće se obrada podataka. Obrada ima dva koraka i traje kratko ( do 15 sekundi). Zašto? Svi podaci koje ste ukucali, program će provjeriti i napraviti bilancu. Bilanca je osnova za sve izvještaje. Time otvaranje svih izvještaja traje kratko i svi su točni. Ručno pokretanje obrade nije se pokazalo kvalitetno rješenje, te smo od njega odustali.


Što se sve nalazi u izvještajima ?

Izvještaji sadrže sve podatke koje je do sada uključivala glavna knjiga, a dodane su funkcije za saldakonti i knjige ura – ira. Sve salda – kontne kartice su Vam dostupne, no opcije za Salda kontne kartice –otvorene stavke će Vam prikazivati sve stavke kao otvorene dok se ne zatvore putem izvoda ili temeljnica. Knjige ura i ira su prerañene tako da imaju i 23%, kao i obrasci za PDV. U pripremi je automatsko ispunjavanje obrasca za PDV. Sada postoje svi točni podaci koji se mogu ispravno koristiti. U pripremi je isto voñenje imovine. U pripremi je isto ispis knjiga prema vlastitim brojevima knjiga. Za nadogradnje ćemo vas izvjestiti u roku od 30 dana.


Žiro račun

Promjene kod žiro računa nisu velike kao u ostalim dijelovima programa. Promijenjen je način zatvaranja, te broj ure u numeričko polje. Osim toga promijenjen je i redosljed polja u formi. Ovaj redosljed je logičniji i manje je mogućnosti da korisnik nehotice promijeni koji od podataka. Način zatvaranja je u potpunosti novi. Kada otvorite izvod kao na slici ispod možete uočiti da imate samo funkciju Otvorene stavke. Sada više nema funkcije otvorene ure i otvorene ire. Kako znate koje dokumente zatvarate ? Prema oznakama konta iz kontnog plana. Oznake kupca ili dobavljača vezanog uz konto sada daju mogućnost da ste brži u tom postupku

Izvod žiro računa - detaljno Kada upišete konto i šifru partnera, te kliknete na otvorene stavke, otvare se forma sa otvorenim stavkma kao na slici ispod.


Klikom na polje zatvoren zatvarate iznos koji se nalazi u koloni razlika. Polje status računa ima mogućnost tri vrijednosti : O za otvoren, D za djelomično otvoren i Z za zatvoren. Zatvarate li jedan iznos na izvodu sa više računa, program će taj iznos „razbiti“ na izvodu i prikazati vam stavke koje ste zatvorili. Time će izvod biti malo duži ali se neće promijeniti dugovna a niti potražna strana. Za izvode koji imaju označenog partnera a nemaju broj koji zatvaraju (ure ili ire), u spisku izvoda će Vam se pojaviti crveni uskličnik.


4.6 Izvodi banke

Izvodi banke su jedno od najvažnijih poglavlja u programu. Vodite li glavnu knjigu budite posebno pažljivi.

4.6.1 Što je potrebno za početak? Da krenuli potrebno je definirati žiro račune. Definicija žiro računa je potrebna i bez da kasnije knjižite izvode. Zašto? Na svakom izlaznom računu, ponudi, ... postoji polje žiro računa. Polje na tim dokumentima se popunjava iz ove tablice. Imate li jedan žiro račun Upišite u prvo polje - šifra žiro računa ZABA (za zagrebačku banku), - naziv banke Zagrebačka banka d.d. - broj žiro računa - vrsta računa kunski (nije obavezno polje) - početno stanje (saldo) - stanje žiro računa sa 01.01. tekuće godine (obavezno polje ako vodite glavnu knjigu) - konto žiro računa - 1000 žiro račun (obavezno ako vodite glavnu knjigu) - naziv konta žiro rač. - mora se sam popuniti (morate prije upisa imati upisan kontni plan) Imate li više žiro računa Upišite u prvo polje - šifra žiro računa 1ZABA (za zagrebačku banku), za prvi žiro račun 2RBA (za RBA banku) za drugi žiro račun 3POBA (za Podravsku banku) za treći žiro račun. Bitno je staviti broj ispred šifre žiro računa kako bi Vam se pojavljivali tim redom. upišete li šifre žiro računa bez brojeva onda će se pojavljivati abecednim redom - naziv banke Zagrebačka banka d.d. za prvi žiro RBA d.d. za drugi, ... - broj žiro računa - vrsta računa kunski (nije obavezno polje)


- početno stanje (saldo) - stanje žiro računa sa 01.01. tekuće godine (obavezno polje ako vodite glavnu knjigu) - konto žiro računa - 1000 žiro račun - 1001 za drugi žiro račun .... (obavezno ako vodite glavnu knjigu) - naziv konta žiro rač. - mora se sam popuniti (morate prije upisa Imati upisan kontni plan) Napomena! Ovdje upisani redosljed ne mora odgovarati Vašem redosljedu. Upišite prema vlastitim potrebama.


4.6.2 Knjiženje izvoda Knjiženje izvoda obavlja se na dva načina: ručno upisivanje izvoda ili učitavanje izvoda u FINA formatu direktno sa internet bankarstva Vaše banke. Većina banaka podržava snimanje izvoda u FINA formatu (txt datoteka). Imate li neku specijaliziranu banku ili format, možemo Vam naknadno ugraditi učitavanje. Za sada isto nije podržano učitavanje u XML formatu, već samo u txt (tekst) formatu. Kako proknjižiti izvod? VAŽNO! Izvodi su SAMO DNEVNI. - kliknite u u šifru žiro računa, da Vam kursor treperi u toj šifri. - kliknite na funkciju KNJIŽI IZVODE

- program će otvoriti tabelu sa izvodima

- upisujete broj izvoda – prva kolona je auto broj u bazi. Možete označiti na izvodu pod kojim brojem je u računalu. Auto broj se uvijek uvećava za 1 i jedinstven je za bilo koji izvod, bez obzira na banku. Jedan izvod može dobiti samo jedan Auto broj. Po tom auto broju se kasnije mogu pronaći podaci u slučaju nekog problema. - datum izvoda - početno stanje - upisuje se za prvi izvod iz prethodne forme - isplate, uplate, saldo - NE upisujete, već će program sam upisati ono što Proknjižite pod taj izvod, tako da imate kontrolu - kliknite na OTVORI DETALJNO - otvara Vam se forma za knjiženje izvoda.


- imate li isprintani izvod banke možete krenuti sa knjiženjem. Naša preporuka je učitavanje izvoda putem internet bankarstva. Snimite izvode kada ste na Vašem internet bankarstvu OBAVEZNO FINA FORMATU U TXT DATOTECI i za svaki dan pojedinačno. - otvorite mapu u Vašem računalu gdje će Vam biti smješteni izvodi. Stazu do te mape možete upisati u vlasniku programa (staza za ulazne datoteke).

- kliknite na funkciju UČITAJ IZVOD U FINA FORMATU, program će otvoriti formu u kojoj možete odabrati datoteku sa izvodom. Budite pažiljivi kod odabira datoteke. Datoteka ima u sebi broj izvoda koji učitavate. Uvijek će Vas upitati o datumu za koji učitavate izvod. U slučaju da pokušate učitati datoteku u izvod koji Vam je otvoreni, a datoteka NE sadrži taj izvod program će Vas na to upozoriti. Time se eliminira mogućnost greške. Kada učitate izvod, automatski Vam se ispune uplate i isplate te time saldo koji se prenosi na slijedeći izvod. Time je izvršena kontrola upisanih podataka.


Zatvaranje salda konti iz izvoda Kada imate već učitan izvod, možete zatvoriti salda kupaca i dobavljača. Kako? 1. Morate imati ispravnu šifru partnera - ako ste upisivali izvod ručno vjerojatno ste već odabrali šifru partnera - ako ste učitavali izvod putem datoteke, program će po pozivu na broj (ako je ispravan) „prepoznati“ o kojem je partneru riječ i upisati šifru partnera. Ako nije upisana šifra partnera odaberite je iz vaše baze partnera. Šifre morate imate samo za kupce i dobavljače, a za ostalo nije potrebno (plaće, ...) 2.Kliknite na funkciju naplata URA ili naplata IRA - ovisno o tome zatvarate li kupca ili dobavljača. Program će Vam otvoriti karticu.

Kartice se sastoji od dva dijela i to: - gorni dio – prikazuje karticu partnera i njegov saldo - donji dio – u koji Vi upisujete podatke - podaci se upisuju SAMO u ŽUTA POLJA. Broj IRE (URE) koji zatvarate, te iznos koji zatvarate. Možete zatvoriti i više IRA (URA) sa istim izvodom. Ako ne upišete niti jedan broj IRE (URE) kod pregleda kartica program će Vam kronološki (po datumu) zatvarati uplate (isplate). Naša preporuka – zatvarajte po brojevima. Vrijeme koje utrošite kod zatvaranja može se kasnije višestruko isplatiti. Kada „zatvorite“ IRE (URE) klikom na STOP, vraćate se natrag na izvod. Upisani podaci se već nalaze u saldakontima i nije potrebno više nikakvo prebacivanje.


4.7 Obračun potraživanja - dugovanja Vrši se kroz izvještaje glavne knjige

4.8 Pregled prometa i knjiga ura-ira Vrši se kroz izvještaje glavne knjige


5. Skladišno poslovanje Što se smatra skladišnim poslovanjem? U Pulsu 2006 skladišnim poslovanjem smatraju se svi skladišni dokumenti koji pokrivaju ulaz i izlaz robe. Osim robnog pokrivanja smatra se i financijsko pokrivanje. Sve što nema veze sa uslugama mora se nalaziti u skladišnom poslovanju. Što sve omogućuje skladišno poslovanje? 1. Ulaz robe – zaduženje skladišta kroz više vrsta dokumenata,

2. izlaz robe – razduženje skladišta kroz više vrste dokumenata 3. Financijsko poslovanje s robom – nivelacije cijena, zapisnici 4. Izvještaji – svi izvještaji što se tiču skladišta 5. Kopiranje podataka – voñenje više skladišta na jednoj lokaciji ili više lokacija (udaljenih prodajnih mjesta) – o detaljima i načinim kopiranja podataka molim da detaljno provjerite u posebnom poglavlju. 1. Ulaz robe – zaduženje skladišta čine: - primke kalkulacije - klasična maloprodajna kalkulacija - inventura - inventura (može ih biti više) - primka kalkulacija – uvoz - uvozna kalkulacija sa obračunom uvoznih troškova - povrat od kupca - vraćanje robe kupcu - kalkulacija tekstil - koristi samo proizvoñač tekstila - interna primka - interno zaduživanje robe - primka za tuñu robu – revers - primanje robe na revers - povrat tuñe robe – reversa - vraćanje (odjava) robe sa reversa 2. Izlaz robe – razduženje skladišta čine - otpremnica - klasična otpremnica - meñuskladišnica - slanje robe izmeñu skladišta u vlastitoj firmi - povrat dobavljaču - vraćanje robe dobavljaču - interna otpremnica - isto kao meñuskladišnica samo ima dodatna polja - privremena otpremnica - izašla roba koja se može vratiti unutar poreznog perioda - revers robe kupcu - slanje vlastite robe kod kupca - povrat reversa od kupca - vraćanje robe od kupca (ne vraća se roba već se odjavljuje i onda se za istu radi otpremnica i račun) 3. Skladišni dokument koji čini ulaz i izlaz Radni nalog - dokument za proizvodnju (proizvedeno robe i utrošeno toliko materijala) 4. Ostali dokumenti u skladištu


Meñuspremnik - clipboard samo za podatke Što je clipboard? Spremnik za podatke koji se kopiraju sa jednog mjesta i lijepe na drugo mjesto Stanje skladišta - izvještaji i o stanju skladišta Zapisnik o promjeni cijene - zapisnik o promjeni cijene (financijski dokument) Baza serijskih brojeva - serijski brojevi Izvještaji liste - list o svim dokumentima na skladištu Knjiga popisa - knjiga popisa - automatizirana Udaljena prodajna mjesta - sve o komandama za kopiranje na ili sa udaljenih prodajnih mjesta molim da proučite u poglavlju kopiranje


Baza skladišta Prije korištenja skladišnog poslovanja potrebno je definirati skladišta koja koristite. Program omogućuje voñenje neograničenog broj skladišta. Svako skladište ima neovisne dokumente i brojevi počinju od 1. Knjiga popisa je isto samo od tog skladišta. Svako skladište mora imati početni datum. Početni datum je datum od koje se računa stanje skladišta i u stanju skladišta prikazuju svi izvještaji. Čemu početni datum? Samo zbog mogućnosti da se rade inventure i tijekom godine, pa nam je onda datum inventure početni datum od kojeg se računa skladište. Isto je i sa izveštajima unutar skladišta. Želite li vidjeti promet samo za odreñeni mjesec ovdje podesite početni 01 za taj mjesec i kada otvorite stanje skladišta tamo možete upisati završni datum. Time možete vidjeti promet po skladištu za odreñeni period. Kada ste gotovi sa izvještajima ne zaboravite vratiti datum na stvarni početak skladišta. Funkcije Učitaj skladišne dokumente i Šalji skladišne dokumente proučite u poglavlju Kopiranje.


Funkcije koje Vam se otvaraju za svako pojedino skladište. Sa lijeve strane su ulazni dokumenti (zadužuju skladište), a sa desne strane su izlazni dokumenti (razdužuju skladište), u sredini su ostali dokumenti, a svjetlo plavim slovima su označene funkcije koje služe za kopiranje podataka u skladištima.


5.1 Kako napraviti primku – kalkulaciju Da olakšamo primjer, pretpostaviti ćemo da imate u šifrarniku artikala već upisane šifre artikala, te u partnerima upisanu šifru partnera. 1. Odaberite 1 – Glavno skladište - detaljno 2. Odaberite PRIMKA – KALKULACIJA

Otvoriti će Vam se forma sa listom kalkulacija 3. Pritisnite na PLUS da Vam se otvori novi prazan red za upis osnovnih podataka o kalkulaciji. 4 Kliknite u prvo polje BROJ PRIMKE i možete početi sa upisom nove primke: BROJ PRIMKE – upišite broj primke (ovo polje može biti i Autonumber, tako da program sam broji redne brojeve. No novim korisnicima se to često nije pokazalo praktično. Stoga ostavljeno je prazno polje u koje upisujete broj primke. Ako imate puno primki i niste sigurni koji Vam je posljedni broj, možete to lako provjeriti. Pri dnu forme nalazi se broj zapisa koji se nalaze u bazi. Broj zapisa morao bi biti jednak Vašem broju primke. Program NE dozvoljava da bi duplo upisali brojeve primki). DATUM PRIMKE – upišite datum primke ŠIFRA PARTNERA – upišite šifru partnera kojeg ste prethodno upisali u bazu sa partnerima. PARTNER – program će sam popuniti naziv partnera na temelju šifre koje ste upisali. Ako niste sigurni u šifru partnera možete to polje preskočiti, te u polje PARTNER početi upisivati naziv partnera. Program će Vam automatski ponuditi nazive kako upisujete. Ako Vam je ponuñeni partner odgovarajući ne morate do kraja upisivati naziv partnera. BROJ RAČUNA – upišite broj računa dobavljača pute, kojeg je došla roba DATUM RAČUNA – datum račun dobavljača ROK PLAĆANJA – rok plaćanja računa ŠIFRA KORISNIKA – upište šifru korisnika koji izrañuje kalkulaciju (ovo je vrlo važno u firmama kod kojih više ljudi ima mogućnost izrade kalkulacija) KORISNIK – polje će se samo popuniti na osnovu šifre korisnika OTVORI DETALJNO – kada kliknete otvori detaljno otvoriti će Vam se forma u koju unosite podatke o artiklima i kalkulirate cijene. slika – forma za unos primke


Tu je potrebno unijeti šifru artikla za kojeg izrañujete kalkulaciju. - ako ne znate šifru artikla ili niste sigurni, pritisnite na strelicu prema dolje koja se nalazi u šifri artikla, otvoriti će Vam se šifrarnik sa svim artiklima poredanim po grupama, te unutar grupa po abecedi. Grupe su isto poredane abecedno. Primjer: prvo idu grupe ALK (alkoholna pića), te unutar navedene grupe artikli od amaro do vodke, zatim ide grupa CIG (kao cigarete), unutar grupe od .... - ovo polje je tip polja AUTO EXPAND ("samo odabirujuće"), to podrazumijeva sa upišete li prvo slovo ili prvi broj šifre, izbor će Vam se odmah nuditi. Testirajte. Po upisu šifre artikla u polje, program će odmah popuniti i sva ostala polja u primci, sa posljednjim podacima iz šifrarnika artikala. Popuniti će na način da će marža biti jednaka 0, odnosno veleprodajna i dobavna cijena biti će ista. Na Vama je da unesete pravilne iznose u polja. Ako znadete napraviti ručno primku ovo će Vam biti jednostavno. Popunom bilo kojeg polja u redu, promijeniti će se podaci. Ako unesete novu fakturnu cijenu, promijeniti će se marža, a VPC i MPC ostati će iste kao i ponuñene. Ako pak unesete VPC promijeniti će se marža i MPC. Probajte na nekom primjeru, te ćete vrlo lako utvrditi da možete kalkulirati sve dok niste zadovoljni svim podacima. Kada ste gotovi sa upisom artikala Vaša će kalkulacija izgledati poput ove na slici ispod. Slika – primjer gotove primke-kalkulacije


Pritiskom na povećalo možete vidjeti kako će kalkulacija izgledati na papiru. Kalkulacija je prilagoñena za ispis na A4 papir. NAPOMENA!! Sva upisivanja podataka mogu se poništiti, odnosno iskoristiti za druge podatke. Kada jednom otvorite primku i dobijete broj, taj broj nije zauvijek zauzet. Što kada se unijeli podatke u primku-kalkulaciju, ali ste uvidjeli da to uopće nije ta primka? Jednostavno, u glavnim podacima izmjenite datum, šifru partnera za kojeg ste radili primku, te podatke na osnovu koje ste radili primku. U polja sa podacima, jednostavno prepišete nove podatke. Polja sa stavkama kalkulacije možete obrisati. Kako? Označite mišem polja ispred šifre artikla (sive kvadratiće) lijevom tipkom miša (sve operacije izvodite lijevom tipkom), te pritisnite tipku DELETE. Program će Vas upitati, želite li obrisati označene podatke (Do you wont to delete selected data?) odgovorite sa YES i program će obrisati podatke. Slučajno obrisani podaci mogu se i vratiti. Kako? Pogledajte u kasnijem poglavlju. VAŽNO! Odmah po upisu artikla u kalkulaciju prikazuje se njegovo stanje na skladištu. Isto tako obrišete ili stavku sa kalkulacije briše se i sa skladišta. Nikakve posebne radnje nisu potrebne za upis ili brisanje artikla sa skladišta. Sam čin upisa u primku dovoljan je da on doñe na skladište. NOVE CIJENE Kada ste upisali šifre i iskalkulirali cijene, one se ne moraju podudarati da podacima u šifrarniku artikala. Da bi cijene u šifrarniku bile jednake kalkuliranim cijenama potrebno je kliknuti na gumb PREBACI CIJENE NA SKLADIŠTE. Time ste prebacili cijene na skladište.


5.2 Kako napraviti otpremnicu Da olakšamo primjer, pretpostaviti ćemo da imate u šifrarniku artikala već upisane šifre artikala, te u partnerima upisanu šifru partnera, identično kao i kod primke-kalkulacije. 1. Odaberete iz glavnog izbornika SKLADIŠNO POSLOVANJE 2. Odaberete SKLADIŠNO POSLOVANJE 3. Odaberete OTPREMNICA

3. Otvoriti će Vam se forma sa listom otpremnica

4. Pritisnite na PLUS da Vam se otvori novi prazan red za upis osnovnih podataka o otpremnici 5. Kliknite u prvo polje BROJ OTPREMNICE i možete početi sa upisom nove otpremnice: BROJ OTPREMNICE – upišite broj otpremnice (ovo polje može biti i Autonumber, tako da program sam broji redne brojeve. No novim korisnicima se to često nije pokazalo praktično. Stoga ostavljeno je prazno polje u koje upisujete broj otpremnice. Ako imate puno otpremnica i niste sigurni koji Vam je posljedni broj, možete to lako provjeriti. Pri dnu forme nalazi se broj zapisa koji se nalaze u bazi. Broj zapisa morao bi biti jednak Vašem broju otpremnice. Program NE dozvoljava da bi duplo upisali brojeve otpremnica). DATUM OTPREMNICE – upišite datum otpremnice (već Vam je ponuñen današnji datum) ŠIFRA PARTNERA – upišite šifru partnera kojeg ste prethodno upisali u bazu sa partnerima PARTNER – program će sam popuniti naziv partnera na temelju šifre koje ste upisali. Ako niste sigurni u šifru partnera možete to polje preskočiti, te u polje PARTNER početi upisivati naziv partnera. Program će Vam automatski ponuditi nazive kako upisujete. Ako Vam je ponuñeni partner odgovarajući ne morate do kraja upisivati naziv partnera. ŠIFRA KORISNIKA – upište šifru korisnika koji izrañuje kalkulaciju (ovo je vrlo važno u firmama kod kojih više ljudi ima mogućnost izrade kalkulacija) KORISNIK – polje će se samo popuniti na osnovu šifre korisnika ŠIFRA ŽIRORAČUNA – imate mogućnost upisa više žiro računa u programu, te stoga možete odabrati koji će broj žiro račun biti ispisan na otpremnici OTVORI DETALJNO – kada kliknete otvori detaljno otvoriti će Vam se forma u koju unosite podatke o artiklima na otpremnici


slika – forma za unos otpremnice Tu je potrebno unijeti šifru artikla za kojeg radite otpremnicu - ako ne znate šifru artikla ili niste sigurni, pritisnite na strelicu prema dolje koja se nalazi u šifri artikla, otvoriti će Vam se šifrarnik sa svim artiklima poredanim po grupama, te unutar grupa po abecedi. Grupe su isto poredane abecedno. Primjer: prvo idu grupe ALK (alkoholna pića), te unutar navedene grupe artikli od amaro do vodke, zatim ide grupa CIG (kao cigarete), unutar grupe od .... - ovo polje je tip polja AUTO EXPAND ("samo odabirujuće"), to podrazumijeva sa upišete li prvo slovo ili prvi broj šifre, izbor će Vam se odmah nuditi. Testirajte. Po upisu šifre artikla u polje, program će odmah popuniti i sva ostala polja u otpremnici, sa podacima iz šifrarnika artikala. Podaci koji se uzimaju u otpremnicu vezani su na šifrarnik artikala. U otpremnici, kao i u svakom drugom dokumentu dozvoljeno Vam je mijenjati sve podatke. Program će sam izračunati ostala polja. Probajte na nekom primjeru, te ćete vrlo lako utvrditi da možete mijenjati sve dok niste zadovoljni svim podacima. Kada ste gotovi sa upisom artikala Vaša će otpremnica izgledati poput ove na slici ispod.


Slika – primjer gotove otpremnice Pritiskom na povećalo možete vidjeti kako će otpremnica izgledati na papiru. otpremnica je prilagoñena za ispis na A4 papir. VAŽNO!

Odmah po upisu artikla u otpremnicu razdužuje se njegovo stanje sa skladišta. Isto tako obrišete ili stavku sa otpremnice stanje se automatski vraća na skladište. Nikakve posebne radnje nisu potrebne za upis ili brisanje artikla sa skladišta. Sam čin upisa u otpremnicu dovoljan je da on razduži skladište. IZRADA RAČUNA R1 Program Vam omogućuje da odmah kada ste napravili otpremnicu, napravite iz nje račun R1. Kliknite na opciju KREIRAJ NOVI RAČUN NA TEMELJU OTPREMNICE i program će sam kreirati novi račun. "Pogledati" će koji je bio posljednji broj računa, upisati novi, te kopirati podatke sa otpremnice koju imate na ekranu u novi račun. U računima R1 vidjeti ćete i obratnu mogućnost, izrada otpremnice na temelju računa R1. VAŽNO! RAČUN R1 NE RAZDUŽUJE SKLADIŠTE. SAMO OTPREMNICA RAZDUŽUJE SKLADIŠTE! Pojašnjenje. Račun R1 može u sebi sadržavati i razne usluge ili podatke sa više otpremnica. Račun R1 predstavlja financijsko zaduženje kupca.


5.3. Knjiga popisa – trgovačka knjiga Knjiga popisa – trgovačka knjiga je najvažniji dokument u poslovanju maloprodajnih objekata (dućana). Prema zakonu svaki od maloprodajnih objekata dužan je voditi knjigu popisa, koja predstavlja financijski pregled zaduženja i razduženja. Financijsko stanje knjige mora odgovarati stanju u dućanu. Izradom inventure financijsko stanje mora odgovarati knjizi. Svaki od maloprodajnih objekata NIJE dužan voditi materijalno poslovanje (zaduženje i razduženje skladišta). O podacima upisanim u knjigu popisa odgovornost ima jedino i samo poduzetnik koji je vodi. Calius d.o.o. se ograñuje od bilo kakve odgovornosti od podataka u knjizi popisa. Program automatski upisuje podatke u knjigu na temelju dokumenata u skladištu. Korisnik jedino može mijenjati dokumente. Knjiga se NE MOŽE promijeniti.

Knjiga popisa


6. Knjige – ostalo

6.1 Knjiga primitaka i izdataka Knjiga primitaka i izdataka je najvažniji dokument u poslovanju obrtnika. Identična je „plavoj“ knjizi i služi upisu svih prometa u poslovanju. U knjigu se može upisivati ručno i automatski. Knjiga osim svih zakonskih podataka sadrži još kolonu sa vrstom upisa. Čemu to služi? Služi pridruživanju svakog upisa odreñenoj vrsti. Primjer. Kada upisujete podatke u knjigu, vi ste to upisali i „kraj priče“. Ovim poljem možete upisu dodijeliti vrstu (struja, voda, ulazni račun, izlazni račun, trošak,...) koju proizvoljno definirate. Time kasnije vrlo jednostavno „filtrirate“ iz knjige. Želite li vidjeti koliko imate troškove goriva, jednostavno odaberite tu vrstu i vremenski period, na opciji Liste iz knjige po uvjetu.

Kako je knjiga prilično dugačka u pojedinom redu, a monitor računala nema mogućnost sve podatke u jednom redu (ima ali bi slova bila nečitljiva), po upisu osnovih podataka otvara Vam se forma sa detaljnim podacima. U formi o detaljnim podacima imate sve podatke koji su Vam potrebni za upis u knjigu.


Forma – detaljni podaci upisa u knjigu


7. Glavna knjiga

VAŽNO! Osnovna pravila za voñenje glavne knjige - pravilno upišite kontni plan (možemo Vam isporučiti program sa već upisanim osnovnim kontim planom) Pravilo četverca - glavna knjiga knjiži se u četiri odvojena dijela. 1. Knjiga URA – svi podaci o ulaznim računima i knjiženjima nalaze se SAMO u knjizi ura 2. Knjiga IRA – svi podaci o izlaznim računima i knjiženjima nalaze se SAMO u knjizi ira 3. Izvodi – svi izvodi nalaze se u izvodima gdje se i knjiže 4. Temeljnice – samo se temeljnice koje nisu URE, IRE ili IZVODI knjiže u glavnu knjigu (plaće, amortizacija, ...) Svaki od dokumenata nalazi se SAMO u svojoj izvornoj datoteci i nigdje drugdje.

NIŠTA SE NE PREBACUJE NITI KOPIRA!


7.1 Kako proknjižiti temeljnicu? Temeljnice se knjiže tako da na glavnom izborniku odaberete opciju GLAVNA KNJIGA – FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO, te zatim opciju KNJIŽENJA. Otvoriti će Vam se ekran sa formom za knjiženje. Slika - forma za knjiženje.

Glavna polja: Što predstavlja koje od polja: 1. Broj temeljnice (auto number) - to je broj kojeg program broji automatski, te svakom novom knjiženju dodjeljuje novi broj. Taj broj se koristi kasnije kod traženja grešaka ili bilo koje vrste pregleda. Ne morate ga pamtiti, a možete ga i relativno jednostavno pronaći. 2. Vrsta dokumenta (obavezno polje –žuta podloga) - vrste dokumenata su već definirane. Ako Vam ne odgovaraju možete ih slobodno promijeniti. Vrste dokumenata se mijenjanju u izborniku GLAVNA KNJIGA – FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO, VRSTE DOKUMENATA. Vrste koje su upisane ponuñene su kao brojevi, s time da ih Vi možete promijeniti i na slova ili napraviti kombinaciju brojaka i slova. Zašto su ponuñeni brojevi? Brojevi su ponuñeni stoga jer je knjiženje jednostavnije, dovoljno je ruku držati na numeričkom dijelu tipkovnice i samo kucati brojeve. Primjer. Ako za vrstu dokumenta imate broj 1 = TEM samo prilikom knjiženja upišete broj 1, te se pomaknete na slijedeće polje. Ako pak imate za vrstu dokumenta naziv kao TEM=TEMELJNICA, morate ruke odmaknuti sa numeričkog dijela tipkovnice, te napisati TEM. Na Vama kao korisniku je da odlučite koje ćete vrste dokumenata koristiti. 3. Datum dokumenta (obavezno polje) – upisuje se datum dokumenta. Ovisno od vrste operativnog sistema kojeg imate instalirano, program bi vam trebao ponuditi masku, tako da samo upišete datum (bez točaka i zareza). Obavezno se traži godina sa četiri znamenke (2000). 4. Broj dokumenta (obavezno polje) – ovo polje može sadržavati brojeve i slova. Bilo koja kombinacija je dozvoljena 5. Opis knjiženja (nije obavezno polje) – možete upisati neki komentar u svezi knjiženja. Stavke: 1. Vrsta – iskopira se iz zaglavlja automatski 2. Broj – iskopira se iz zaglavlja automatski 3. Datum – iskopira se iz zaglavlja automatski


- napomena: u slučaju da ste već napravili knjiženje, te nakon toga odlučili promijeniti datum u zaglavlju, datum se neće automatski promijeniti i u svim stavkama. Morate ručno promijeniti datum i u svim stavkama. 4. Partner – ovo polje se popunjava samo u slučaju želite li iskopirati naplatu ulaznog ili izlaznog računa za partnera. 5. URA - označavate da li je to ulazni račun 6. IRA – označavate da li je to izlazni račun - napomena: ova polja nisu obavezna. Koristite ih samo ako ste se odlučili da zatvarate naplate u knjigama URA i IRA direktno iz glavne knjige. Nije potrebno duplo knjiženje podataka, već samo prebacivanje podataka iz izvoda na naplatu URA i IRA. 7. Konto – odaberete konto iz kontnog plana. Ako nemate konto, morate zatvoriti formu za knjiženje, otvoriti kontni plan, te unijeti konto koji nedostaje. 8. Opis knjiženja – u opis knjiženja upisujete prema vlastitim potrebama. 9. Duguje – upišete iznos za dugovnu stranu 10. Potražuje – upišete iznos za potražnu stranu. PAŽNJA! Ne mogu biti istovremeno i dugovna i potražna strana popunjene Kada ste proknjižili prvi red, odlazite na drugi, treći, ... i sve tako dok ne završite za izvodom. U dnu forme su Vam polja u kojima se nalazi puni naziv partnera (ako ste odabrali kojeg), puni naziv konta, razlika (izmeñu dugovne i potražne strane), te ukupno zbrojena dugovna i potražna.

7.2 Kako proknjižiti ulazne račune Ulazni računi knjiže se kroz knjigu ulaznih računa. Za detalje pogledajte knjigu ulaznih računa.

7.3 Kako proknjižiti izlazne račune Izlazni računi knjiže se kroz knjigu izlaznih računa. Za detalje pogledajte knjigu izlaznih računa.

7.4 Kako proknjižiti naplatu URA i (ili) IRA Naplate se knjiže kroz izvode ili direktno u financijskom poslovanju, naplata ura ili naplata ira.

7.5 Kako proknjižiti izvode Pogledajte Financijski poslovanje - Izvodi


8. Maloprodaja - kasa – kako napraviti račun, kako napraviti obračun Najvažniji dio (i onaj koji će biti na ekranu 99% vremena) ima naziv Maloprodaja ( KASA). Kliknite u MALOPRODAJA ili kad Vam se otvori program samo još jednom potvrdite sa ENTER i otvara Vam se kasa.

Što znače koja od funkcija na ekranu ? Krenimo od gornjeg lijevog ugla 1.OBRAČUNI - pomoću ove funkcije možete vidjeti sve obračune za period od datuma do datuma. Napomena, operateri mogu vidjeti obračune samo za tekući datum, a vlasnik može vidjeti sve obračune od datuma do datuma. 2. ZAKLJUČI RAČUN KAO R1 - kada kupac zatraži R1 (R2) račun dužni ste mu izdati takav račun. Račun može biti najveće vrijednosti do 5.000,00 kn. Mora sadržavati sve podatke kupca i to: naziv, ulica, mjesto i matični broj. Ako ste izdali račun koji nema neki od tih elemenata podložni ste kazni od 1000,00 Kn za osobu koja je izdala takav račun do 10.000,00 za firmu. Stoga molim da budete pažljivi i popunite SVA polja koja se traže od vas. 3. Funkcije sa pokazivačima lijevo-desno, na prvi-na zadnji - možete „listati“ račune, klikom na lijevu strelicu otvarate prethodni, na desnu slijedeći, na lijevu sa crtom „skačete na prvi“, na desnu sa crtom „skačete“ na zadnji račun. Napomena! Operater može listati račune samo od tekućeg dana. Vlasnik može listati sve račune. 4. Račun broj, datum i opis - polja račun broj i datum se dodijeljuju automatski. Račun broj program, a datum je datum koji se nalazi u računalu. Opis je polje u koje može upisati neku napomenu ili tekst.


5. Šifra operatera Postavljena je šifra operatera koja je upisana prilikom prijave u program. Može se promijeniti prema potrebi. Druga smjena operater ne mora izlaziti iz programa i ponovno se prijavljivati. 6. Vrsta plaćanja – GOTOVINA - vrstom plaćanja odabire se druga vrsta osim gotovine. Početno je postavljena GOTOVINA. U slučaju potrebe operater može promijeniti vrstu plaćanja. Vrsta plaćanja se može promijeniti i naknadno kada je račun već izdan. Operater NE može naknadno ispisati račun (ako promijeni vrstu plaćanja ili broj kartice), već samo vlasnik. Važno je ispravno postaviti vrste plaćanja, jer kontrolom porezne inspekcije, obračun mora odgovarati. Da ima točno gotovine, kartica i čekova. Vrste plaćanja može definirati vlasnik u matičnim datotekama. 7. ZAKLJUČI RAČUN - klikom na zaključi račun (tipka F9) program ispisuje račun i otvara novi. Ispisom računa on je zaključun i više se ne može mijenjati. U slučaju da je operater napravio grešku, mora izdati novi račun sa minus količinama i onda ponovno sa plus količinama. Pod pojmom minus količina smatra se količina koja ima minus predznak (minus na numeričkoj strani tipkovnice). 9. Komande DODAJ, SNIMI, ZATVORI (STOP) - ovo su standardne komande objašnjene na samo početku uputa. Imaju funkciju dodaj (otvori) novi račun, snimi promjene (promjene se snimaju i kada se prebaci na slijedeći-prethodni račun) i zatvori kasu. Opcija snimi promjene ima funkciju zapisivanja promjena na disk. Kada se promjene naprave one se nalaze u memoriji, a klikom na snimi zapisuju se na disk.


Kako napraviti račun kase? Ovo je osnovni dio u kojem upisujete kasu. Uvijek pri otvaranju forme otvoriti će Vam se zadnji izdani račun. Svi izdani računi na kasi mogu se listati putem ove forme, od prvog do zadnjeg.

Kako se radi račun?

1. Kliknite na PLUS (da Vam program otvori novi prazan račun) ili F5. 2. Kursor Vam se nalazi u šifri artikla – upišite šifru artikla i pritisnite ENTER (bilo bi jako korisno ispočetka ispisati šifrarnik tako da se mogu zapamtiti šifre. Ako ne želite pamtiti šifre potrebno je kupiti programsku tipkovnicu i u njoj upisati šifre pod pojedine tipke.) Ponovno možete upisati šifru artikla. Količina! – količina je uvijek postavljena na 1. Ako želite možete više puta ponoviti istu šifru ili pritisnite tipku KOLIČINA (F8) i upišite željenu količinu te pritisnite enter. Količinu je poželjno upisati prije upisa šifre. Primjer upišite količinu 10 i onda upišite šifru coca cole. Ako ste gotovi sa upisom artikala i želite zaključiti račun, kliknite na Zaključi račun. Ispisati će se račun i otvoriti će Vam se novi. Najčešće pitanje ? Da li se mora kliknuti mišom za odabir opcije ili se može i pomoću tipki. SVE OPCIJE SE MOGU ODABRATI POMOĆU TIPKI. Kako? Sve tipke koje su dostupne su: Alt N (za novi račun), Alt X za zaključi račun. Druge tipke Vam nisu potrebne. Preporuka: Koristite neki program (preporučamo Hotkey – koji je besplatan i nalazi se na svakom CD-u uz bilo koji kompjuterski časopis) za automatizaciju tipaka. Da ne bi stiskali uvijek dvije tipke, putem tog programa možete kombinacije tipaka preseliti na funkcijske tipke. Primjer: F5 Vam može postati, novi račun, a F9 Vam može postati zaključi račun. Ako Vam mi instaliramo program obavezno ste dobili i taj dio paketa.


Kako napraviti obračun ? Nalazite se na formi kase. Kliknite u gornjem lijevom kutu na opciju OBRAČUNI.

Kada ste kliknuli na opciju obračuni, otvoriti će Vam se forma za odabir vrste obračuna. Važno! Svi obračuni će biti prikazani na ekranu. Klikom na desnu tipku miša te odabirom PRINT imate mogućnost ispisati obračune. Prije ispisa možete odabrati o kojem se radi printeru (možete ispisivati na neki printer u mreži ili neki drugi priključen na računalo). Parametri za ispis: - od datuma: (postavljen je tekući datum) - do datuma: (postavljen je tekući datum) Klikom na bilo koju od opcija smatra se da se koristi period u kojem je početak od datuma (uključivo i taj dan) i završetak do datuma (uključivo i taj dan). Period koji je već od 1 dan i različit od tekućeg dana može odabrati jedino i samo vlasnik. Operater ima mogućnost pregleda samo za tekući datum. Kada proñe obračun operater više nema pravo pregleda prijašnjih dana. Što vam omogućava koja od opcija? KASA – OBRAČUN - daje financijski prikaz prometa kase. Razrañeno je po vrstama plaćanja, te ukupno za svaki dan. Isto tako i sveukupno. KASA – STAVKE RAČUNA - detaljan pregled računa prilagoñen ispisu na A4 papir. Time se ima točan kronološki uvid. KASA – PO GRUPAMA - obračun po grupama kako su upisane u matičnim datotekama.



9. Kopiranje podatka Kopiranje podataka je posebno poglavlje zbog mogućnosti i shema koje su primjenjene kod postupaka kopiranja.


10. Najčešća pitanja korisnika programa

1. Preskočio mi je broj dokumenta, kako to mogu popraviti? - program se sastoji od tri datoteke. I to datoteke s programom, datoteke s podacima i uvodne slike. Vi uvijek kada otvarate program otvarate datoteku s programom. Morate izaći iz programa, te pokrenuti Windows Explorer. Da bi otvorili datoteku sa podacima potrebno je pomoću Windows Explorera u direktoriju C:CALIUS:PULS2006 otvoriti datoteku PULSBAZE.MDB . Po otvaranju te datoteke pojaviti će Vam se Microsot Access. Potrebno je izbornik TOOLS, zatim DATABASE UTILIITIES, a zatim COMPACT AND REPAIR. Kada se to pritisne potrebno je malo pričekati da program napravi kompaktiranje. Koliko treba čekati znati ćete ako u donjem lijevom uglu na svojem monitoru pratite plavu traku (kockice koje čine plavu traku). Kada program završi sa kompaktiranjem, možete ga zatvoriti na x u gornjem desnom uglu.

2. Proknjižene su naplate prilikom knjiženja izvoda, ali ih ne vidim? - kada proknjižite izvode unutar glavne knjige, morate posebno pokrenuti i kopiranje naplata. Samim knjiženjem izvoda, ne upisuje se i naplata. Kada ste proknjižili izvod, odaberite kopiranje naplate iz glavne knjige. Slika – kopiranje podataka glavne knjige u naplatu (salda konte)

Documents

Upute za program PULS 2009 - ALPHA-M računala · 2016. 5. 7. · - blagajna - putni nalozi - incidenti - „šihterica“ –obračun radnog vremena 7 Glavna knjiga – financijsko