OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE

UPUTA

(verzija 6.0)

Zagreb, 12/2015.

Verzija 6.0 Str.2

Sadržaj

UVOD ............................................................................. 3

UVJETI ZA OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE .............................. 4

PREDRADNJE OTVARANJA NOVE POSLOVNE GODINE ........................... 6

POSTUPAK ZA SAMOSTALNO OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE ............ 7 1. Izrada sigurnosne kopije podataka i aplikacije tekuće godine ............................... 7 2. Pokretanje postupka otvaranja nove poslovne godine ......................................... 9 3. Kontrola izvršenja postupka otvaranja nove poslovne godine ............................. 14 4. Završna podešavanja u novoj poslovnoj godini ................................................. 15

Verzija 6.0 Str.3

Uvod

U dokumentu je objašnjen cjelokupni postupak za samostalno otvaranje nove

poslovne godine, potrebne predradnje i uvjete koji trebaju biti zadovoljeni kako

bi se poslovna godina otvorila te sami postupak otvaranja.

Otvaranje nove poslovne godine je postupak kojom se omogućuje rad u novoj

poslovnoj godini, a prvenstveno je vezan uz financijski dio poslovanja korisnika.

Otvaranje nove poslovne godine radi se istovremeno za sve aplikacije. Stoga,

potrebno je prije otvaranja nove poslovne godine provjeriti sve uvjete otvaranja

po pojedinim aplikacijama (slijedeće poglavlje dokumenta). To znači da se

specifičnosti vezane uz pojedinu aplikaciju moraju provjeriti s osobom koja je

zadužena za rad u aplikaciji, te kada su kumulativno svi uvjeti zadovoljeni,

može se krenuti na predradnje otvaranja godine kako bi se korisniku omogućila

licenca i potrebni podaci za samostalno otvaranje nove poslovne godine.

Poslovi prijelaza na novu poslovnu godinu rade se u dva dijela:

1. Otvaranje nove poslovne godine

2. Formiranje početnih stanja

U ovom dokumentu objašnjen je samo postupak otvaranja nove poslovne

godine, a postupci formiranja početnih stanja ovise o pojedinim aplikacijama i

procesima rada korisnika.

Verzija 6.0 Str.4

Uvjeti za otvaranje nove poslovne godine

Uvjeti koji moraju biti zadovoljeni kod otvaranja nove poslovne godine po

aplikacijama:

125 - Registar ugovora –

Sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu

(uneseni svi ugovori koje evidentiramo unutar programa).

147 - Računovodstvo proračuna –

Formiran prijedlog plana proračuna za slijedeću godinu.

150 - Obračun plaća i naknada –

Zadnji obračun za tekuću godinu treba biti arhiviran. Ako se ne koristi

integralno kontiranje, nema uvjeta.

151 - JOPPD –

Podaci koji su poslani u pripremu trebaju biti obrađeni i formirani obrasci

JOPPD-a, te prihvaćeni od Porezne uprave. To posebno vrijedi za 150 i 951

kada se aplikacije u potpunosti prenose sa cijelom svojom arhivom u novu

godinu, te nije moguće vraćati pripremu u prethodnoj godini.

156 – e-Računi –

Svi e-Računi se trebaju obraditi – ili poslati ili poništiti. Šalju se kroz

aplikaciju 156, ali poništavaju se kroz aplikacije koje su račun formirale.

192 - Salda konti kupaca i dobavljača –

Opomene i ovrhe moraju biti urudžbirane u tekućoj godini, kako bi dobili

klase/UR.brojeve unutar te iste godine.

210 – KOMIS –

Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izdavanje rješenje, izradu

obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade

moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.

212 - Evidencija socijalne skrbi –

Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izradu obračuna sa time

da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade moraju biti završene

koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.

223 - Uredsko poslovanje –

Sve obrade koje urudžbiraju u Uredsko poslovanje , moraju završiti sa istima

(KOMIS, SC, KADROVSKA). Uredsko poslovanje po otvaranju nove poslovne

godine radi samo u novoj godini.

255 - Obročna otplata stanova –

Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izradu obračuna sa time

da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade moraju biti završene

koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.

420 - USZ –

Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izradu obračuna sa time

da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade moraju biti završene

koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.

Verzija 6.0 Str.5

951 - Obračun naknade ovlaštenom predstavniku –

Obračun za 12. mjesec tekuće godine mora biti završen i formirane UR kako

bi se proknjižile u salda konti te godine.

Aplikacije koje nemaju posebnih uvjeta kod otvaranja nove poslovne godine:

001 (SPI izbornik) - nema uvjeta

002 (Menadžerska izvješća) - nema uvjeta

098 (Dodatna zaštita programa) – nema uvjeta

099 (Zajedničke baze) – nema uvjeta

101 (Veleprodaja) – nema uvjeta

105 (Fakturiranje) – nema uvjeta

106 (Maloprodaja) – nema uvjeta

108 (Materijalno-skladišno poslovanje) – nema uvjeta

109 (Evidencija dugotrajne imovine) - nema uvjeta

110 (Blagajna) – nema uvjeta

115 (Fakturiranje za predškolske ustanove) – nema uvjeta

117 (Financijsko knjigovodstvo profitno) – nema uvjeta

118 (KNUM) – nema uvjeta

120 (Knjiga javnog duga) – nema uvjeta

121 (Proizvodnja) – nema uvjeta

122 (Radni nalozi) – nema uvjeta

127 (Javna nabava) – nema uvjeta

129 (Evidencija ugovorenih radova) - nema uvjeta

138 (Integralno računovodstvo neprofitnih organizacija) – nema uvjeta

148 (Riznica) – od verzije 6.00 omogućen je rad u više godina, nema uvjeta

149 (Lokalna riznica PK) – od verzije 6 omogućen je rad u više godina

152 (Kadrovska evidencija) – nema uvjeta

153 (Obrada virmana) – nema uvjeta

154 (Trajni nalozi) - nema uvjeta

155 (Evidencija prisutnosti) – nema uvjeta

193 (Obračun PDV-a) – nema uvjeta

195 (Mobilno plaćanje) – nema uvjeta

204 (Putni nalozi) – nema uvjeta

211 (Evidencija i obrada prekršaja)– nema uvjeta

213 (Gospodarenje poljoprivrednim zemljištem) - nema uvjeta

251 (terenski nalozi) – nema uvjeta

418 (Izračun visine zaštićene najamnine) – nema uvjeta

419 (Kreditiranje) – nema uvjeta

430 (Registar nekretnina) - nema uvjeta

630 (Objedinjena naplata) – nema uvjeta

800 (GIS) – nema uvjeta

918 (Praćenje poduzetničkih kredita) – nema uvjeta

Verzija 6.0 Str.6

Predradnje otvaranja nove poslovne godine

Kako bi korisnik uspješno samostalno otvorio novu poslovnu godinu potrebno

je pismeno zatražiti od tvrtke LC licencu za otvaranje nove poslovne godine kao

i potrebne podatke pristupa Aplikacijskom serveru korisnika u svrhu izrade

sigurnosne kopije podataka i pristupa procedurama otvaranja nove poslovne

godine.

Kada su uvjeti otvaranja nove poslovne godine zadovoljeni (prethodno

poglavlje), korisnik treba odlučiti o tome da li želi samostalno otvoriti novu

poslovnu godinu ili taj dio posla prepustiti korisničkoj podršci tvrtke LIBUSOFT

CICOM.

U slučaju da opisani postupak odrađuje LC korisnička podrška, potrebno je

slijedeće:

1. Potrebno je pismeno kontaktirati tvrtku LIBUSOFT CICOM i zatražiti

otvaranje licence za otvaranje nove poslovne godine,

2. U istom dopisu navesti pogodan termin otvaranja nove poslovne godine,

ukoliko je poznat korisniku.

Po predaji zahtjeva putem e-maila, fax-a ili drugim pisanim putem, otvoriti će

se licenca za otvaranje nove poslovne godine. Korisnička podrška, prema

zahtjevu korisnika, javiti će se oko konkretnog dogovora za omogućavanje

udaljenog spajanja sa serverom korisnika. U ovom slučaju, korisnik završava

svoje postupanje za otvaranje nove poslovne godine i LC korisnička podrška

nastavlja prema proceduri opisanoj u nastavku dokumenta.

U slučaju da opisani postupak odrađuje korisnik samostalno, potrebno je

slijedeće:

1. Potrebno je pismeno kontaktirati tvrtku LIBUSOFT CICOM i zatražiti

otvaranje licence za otvaranje nove poslovne godine,

2. U istom zahtjevu obavezno naglasiti da korisnik ima želju otvoriti novu

poslovnu godinu samostalno, te navesti da su mu potrebni pristupni

podaci aplikacijskog servera korisnika.

Po predaji zahtjeva putem e-maila, fax-a ili drugim pisanim putem, provjeriti

će se da li korisnik pripada grupi korisnika koji mogu samostalno otvoriti novu

poslovnu godinu, te ukoliko pripada, otvoriti će se licenca za otvaranje nove

poslovne godine i ažurirati na licenčnom serveru (SAL). U povratnom

telefonskom razgovoru, s ovlaštenom osobom za otvaranje nove poslovne

godine, dostaviti će se pristupni podaci potrebni kako bi se korisniku omogućilo

samostalno otvaranje nove poslovne godine.

Korisniku je u ovom slučaju potreban nastavak uputa opisanih u dokumentu.

Verzija 6.0 Str.7

Postupak za samostalno otvaranje nove poslovne godine

Kada su svi uvjeti otvaranja nove poslovne godine zadovoljeni i kada se u

povratnom mailu potvrđuje otvaranje licence te su podaci aplikacijskog servera

korisnika dostavljeni, može se krenuti s postupkom za samostalno otvaranje

nove poslovne godine.

1. Izrada sigurnosne kopije podataka i aplikacije tekuće godine Kako bi se osigurali postojeći podaci korisnika, prije kretanja u postupak

otvaranja nove poslovne godine potrebno je izraditi sigurnosnu kopiju podataka

i aplikacija korisnika. Radnje su slijedeće:

1. U Izborniku pokrenuti aplikaciju 099 Zajedničke baze

Verzija 6.0 Str.8

2. Nakon standardnog ulaska operatera u LC SPI aplikacije, s padajućeg

izbornika odabrati Obrada -> Zaštita podataka -> Izrada backupa SQL baze

3. Ukoliko operater posjeduje prava za izradu sigurnosne kopije otvoriti će se

prozor za pokretanje izrade zaštite

4. Ukoliko su svi parametri ispravno podešeni, operater može krenuti s izradom

sigurnosne kopije podataka. Ista će se nalaziti u definiranom direktoriju.

Po završetku izrade zaštite, aplikacija će izvijestiti o uspješnosti.

5. Izradu sigurnosne kopije aplikacija tekuće poslovne godine operater radi u

Windows okruženju na način da kopira direktorij aplikacija tekuće godine

(npr. LCSPI2015) na za to predviđeno mjesto. Uputno je napraviti i

sažimanje sigurnosne kopije aplikacija s nekim od alata (ZIP ili RAR).

Verzija 6.0 Str.9

2. Pokretanje postupka otvaranja nove poslovne godine

6. U aplikaciji 099 Zajedničke baze, s padajućeg izbornika odabrati Alati ->

Prijelaz godine

7. Pojavljuje se upozorenje da je aplikaciju potrebno pokrenuti s

administratorskim pravima, potrebno je kliknuti na opciju „Da“

8. Nakon potvrde ponovno se pojavljuje ekran za prijavu

Verzija 6.0 Str.10

9. Nakon prijave potrebno je ponovno s padajućeg izbornika odabrati Alati ->

Prijelaz godine

10. Nakon odabira biti će potrebno upisati podatke aplikacijskog servera

korisnika koji su dobiveni u povratnom mailu opisanim u poglavlju

predradnjama otvaranja godine

Verzija 6.0 Str.11

11. Nakon uspješne prijave s podacima aplikacijskog servera korisnika otvoriti

će se prozor za podešavanje parametara otvaranja godine

12. Ukoliko su osnovni parametri tekuće i slijedeće (nove) poslovne godine

ispravni i nije potrebno nikakvo dodatno podešavanje, operater treba

definirati putanju do direktorija s prečacima

Verzija 6.0 Str.12

Putanja se može neposredno upisati u za to predviđeno polje (npr.

L:\SHORT) ili odabrati u prozoru odabira direktorija.

13. Ako je sve dobro pripremljeno tada će se podaci za slijedeću godinu

razlikovati od podataka tekuće godine samo po brojevnoj oznaci godine

(Godina, Direktorij i Baza)

Verzija 6.0 Str.13

14. Pokretanje procedura za otvaranje nove poslovne godine kreću odabirom

gumba Kreni.

Po završetku izvršavanja svih potrebnih procedura aplikacija će obavijestiti

o uspješnosti otvaranja nove poslovne godine. Ovaj postupak može se

izvršavati duže vrijeme u ovisnosti o količini podataka korisnika i

raspoloživim resursima servera.

Procedura će kreirati bazu za novu poslovnu godinu s prepisanim katalozima

iz prethodne godine (onima koji se prepisuju), kreirati radni direktorij te

ažurirati datoteku konekcije s novom poslovnom godinom. U radnom

direktoriju nove poslovne godine postaviti će konekciju iste kao aktivnu,

čime se omogućava rad u slijedećoj godini bez dodatnih prilagodbi.

Moguće upozorenje prilikom pokretanja procedura otvaranja nove

poslovne godine:

U trenutku kada korisnik na odabere gumb Kreni (korak 11.), prije nego se

pokrenu procedure otvaranja godine, izvršavaju se određene interne

kontrole kako bi postupak otvaranja prošao bez grešaka. No, ukoliko nema

dovoljno mjesta na disku gdje se nalazi SQL server ili nije moguće dohvatiti

tu informaciju, javiti će se upozorenje:

„ Za SQL Server na disku je preostalo još xxxxxMB, preporučeno je da prije

otvaranja godine bude slobodno barem xxxxxxMB “

Ukoliko dođe do problema sa provjerama slobodnog prostora na disku,

otvaranje godine vrlo vjerojatno ne može uspješno završiti, ali ostavljena je

mogućnost da se svejedno pokrene (na silu) pritiskom na tipku „Da“ koja

se pojavljuje na slijedećem prozoru (nakon upozorenja).

Verzija 6.0 Str.14

3. Kontrola izvršenja postupka otvaranja nove poslovne godine

Nakon uspješno izvršene procedure otvaranja nove poslovne godine, o

čemu će aplikacija izvijestiti, potrebno je izaći iz svih LC SPI aplikacija (099

Zajedničke baze, 001 SPI Izbornik i druge).

Svi daljnji postupci kontrole i završnih podešavanja, koji se opisuju u

nastavku, odnose se na novu poslovnu godinu.

15. U standardnom direktoriju prečaca (npr. L:\SHORT), nakon što je otvorena

nova poslovna godina, treba se nalaziti ikona koja poziva SPI izbornik nove

poslovne godine (npr. LCSPI2015). Odabirom neke od aplikacija s kojima

korisnik aktivno radi i ulaskom operatera, potrebno je provjeriti podatke u

donjem desnom kutu aplikacije.

Provjeriti poslovne godine u aplikacijama tekuće godine (npr. 2015.) i nove

poslovne godine (npr. 2016.). Na slici prozor pokazuje dno aplikacije za

2015. godinu. U 2016. godini treba pisati „Poslovna godina: 2016“

Navedenim postupkom potvrđuje se da korisnik radi u novoj poslovnoj

godini i da je ista uspješno otvorena.

Verzija 6.0 Str.15

4. Završna podešavanja u novoj poslovnoj godini

Na kraju cjelokupnog postupka otvaranja nove poslovne godine potrebno je

izvršiti završna podešavanja aplikacija.

16. U SPI Izborniku nove poslovne godine potrebno je u Parametrima izbornika

podesiti slijedeće:

Verzija 6.0 Str.16

U dijelu prozora Parametri izbornika, potrebno je ažurirati polja Opis1 i

Opis2, s podacima nove poslovne godine.

17. Osim završnog podešavanja SPI izbornika, u aplikaciji 099 Zajedničke baze,

u novoj poslovnoj godini potrebno je podesiti putanju izrade sigurnosne

kopije podataka.

Odabirom gumba (…) na navedenom prozoru otvara se dodatni prozor u

kojem se na odabir Promjena, ažurira opis stavke (npr. ZAŠTITA PODATAKA

Verzija 6.0 Str.17

LCSPI_2014) i odabire putanja do novog direktorija u kojem će se spremati

sigurnosne kopije podataka nove poslovne godine

Sa završnim podešavanjima izrade sigurnosne kopije podataka u novoj

poslovnoj godini završava cjelokupni postupak otvaranja nove poslovne

godine i korisnik može nastaviti s poslovnim procesima u novoj godini.