UPRAVLJANJE

DOKUMENTARNEGA IN ARHIVSKEGA GRADIVA

Aleksandra Mrdavšič

marec 2013 v UKC

Dokumentarno in arhivsko gradivo

arhivsko

gradivo

trajen pomen za

• znanost,

• kulturo ali

• pravno varnost oseb

dokumentarno

gradivo

pomen za

• poslovanje,

• pravno varnost

zapisi za in o poslovanju >na vseh nosilcih, v vseh oblikah

>izvirni ali reproducirani

>prejeti, nastali pri delu

Čemú organizirano upravljanje gradiva

• za poslovanje - preglednost, učinkovitost

• za zagotavljanje pravne varnosti

• za ohranjanje kulturne dediščine

Ohranjanje arhivskega gradiva je odvisno od

zadovoljivosti varstva dokumentarnega gradiva.

Ohranjanje arhivskega gradiva je odvisno od

zadovoljivosti varstva dokumentarnega gradiva.

ZVDAGA – zahteve za hrambo dok. gradiva

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. l. RS, št. 30/06)

• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Ur. l. RS, št. 86/06)

• Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08,

35/09, 58/10)

• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 75/05, 47/08)

• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Ur. l. RS, št. 52/09)

• Enotne tehnološke zahteve 2.0 (www.arhiv.gov.si)

• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter

delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 132/06, 38/08)

ISO 15489 Information and documentation – Records Management

Predpisi

• Zakon o tajnih podatkih (Ur. l. RS, št. 50/06–UPB, 9/10, 60/11)

• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št.6/04)

• Zakon o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št.22/05, 24/06)

• Zakon o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 8/00, 24/00, 81/00, 33/01, 45/01, 42/02, 18/04, 40/04, 91/05, 114/05,

42/07)

• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.24/03, 61/05, 109/05, 113/05, 28/06)

• Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.76/05)

• Zakon o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št.113/05)

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št.57/00, 30/01, 25/04, 73/04, 98/04)

• Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS, št.77/00, 2/01)

Predpisi

• Zakon o gospodarskih družbah /ZGD-1/ (Ur. l. RS, št. 42/2006)

• Zakon o davčnem postopku /ZDavP-1-UPB1/ (Ur. l. RS, št. 25-872/2005)

• Zakon o davku na dodano vrednost /ZDDV-UPB3/ (Ur. l. RS, št. 25-874/2005)

• Slovenski računovodski standardi /SRS/ (Ur. l. RS, št. 118/2005)

• Pravilnik o vsebini in načinu vodenja evidenc s področja zaposlovanja (Ur. l. RS, št. 17/1999)

• Zakon o graditvi objektov /ZGO-1/ (Ur. l. RS, št. 102/2004, 14/2005, 120/2006, 126/2007)

• Pravilnik o projektni dokumentaciji (Ur. l. RS, št. 55/2008)

• Zakon o bančništvu /ZBan-1/ (Ur. l. RS, št. 131/2006)

• Zakon o zavarovalništvu /ZZavar-UPB2/ (Ur. l. RS, št. 109/2006)

Predpisi

Kako organizirati upravljanje gradiva

VODSTVO ORGANIZACIJE

odgovorno za organiziranje upravljanja gradiva:

A. kreiranje

B. vzpostavitev

C. izvajanje

Spremembe upravljanja gradiva – vpliv na poslovanje

Kako organizirati upravljanje gradiva

Celovito zastavljen projekt – sodelovanje predstavnikov vseh organizacijskih enot:

1. Pregled trenutnega stanja

2. Ugotovitev zadovoljivih rešitev in pomanjkljivosti

3. Odločitev kaj ohraniti, kaj ustvariti na novo

4. Celovita zasnova postopkov upravljanja

5. Izdelava vsebinskih in tehničnih orodij

6. Interni predpis za izvajanje upravljanja [PRAVILNIK / NOTRANJA PRAVILA]

7. Izobraževanje vseh skupin zaposlenih

• Evidentiranje

• Dodeljevanje (signiranje)

• Razvrščanje (klasificiranje)

• Sprejem, odprema, ustvarjanje

• Hramba v zbirkah

• Odbiranje in izročanje arhivskega

• Izločanje in uničevanje dokumentarnega

Postopki upravljanja gradiva

dodeljevanje razvrščanje

e v i d e n t i r a n j e

izhodni

dok.

s

p

r

e

j

e

m

o

d

p

r

e

m

a

vhodni

dok.

h r a m b a

vhodni

izhodni

lastni

dok.

odbiranje izločanje

u

s

t

v

a

r

j

a

n

j

e

Notranja pravila za zajem in hrambo elektronskega gradiva

ZVDAGA – zagotavljanje pravne veljavnosti e-gradiva z

DOKAZLJIVIM IZVAJANJEM ZAKONSKO SKLADNIH NP

OBVEZNA DOLOČILA NP

upravljanje e-gradiva notranja organizacija in osebje:

vloge in usposobljenost

infrastruktura informacijskega sistema spremljanje in dopolnjevanje NP

glavna pisarna oz.

pooblaščeni uslužbenci

naloge: • evidentiranja

• vložišča

• odpravništva

• hrambe

usklajuje in nadzira

ravnanje z gradivom

v celotni organizaciji

- v org. enotah oz.

pri uslužbencih

sodeluje z

vodji in

pooblaščenimi delavci

organizacijskih enot

IZVAJANJE

V CELOTNI ORGANIZACIJI

asistentsko osebje

&

strokovni delavci

Evidentiranje

• Kaj – katero gradivo? zapis → dokument > “NEEVIDENČNO” GR.

• Kdaj? ob sprejemu / ustvarjanju

• Kam? v evidenco & dokument & opremo

v 1 ali več evidenc > “SPECIFIČNO” GRAD.

Evidentiranje

• Kako?

evidenca dokumentarnega gradiva

strukturirana

enoznačna identifikacijska oznaka

dokumenta

skupina d.

vsebinsko

povezanih

dokument

zadeva

dosje

seznam

Evidentiranje

Evidenca

• Vnaprej določeni

– elementi

– pravila vnosa

Vsebinsko razvrščanje

(klasificiranje)

vsebinska

hierarhična

struktura

KLASIFIKACIJSKI NAČRT

Vsebinska zasnova:

• poslovne funkcije–procesi–postopki

• dokumentarno gradivo

Zgradba:

RAZREDI

• kalsifikacijski znak

• geslo

• rok hrambe

KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (podjetja)

Organizacija podjetja

Delovna razmerja

Plani, analize, finance, računovodstvo

Proizvodnja in storitve

Komercialno poslovanje

Razvoj, projektiranje

Investicije, upravljanje premoženja

Skladiščenje, transport

2

3

4

7

5

8

6

1

9

0

Civilna zaščita

Iz Žumer, V., Poslovanje z zapisi

KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (obvezni okvir)

Državna in družbena ureditev

Delo, družina, zdravje in socialne zadeve

Notranje zadeve

Gospodarstvo, kmetijstvo, gozdarstvo, prehrana, okolje, prostor, promet in zveze

Finance, javne finance in državno premoženje

Zunanje zadeve

Vzgoja in izobraževanje, kultura, šport in znanost

Pravosodje

2

3

4

7

5

8

6

1

9

0

Obramba ter zaščita, reševanje in pomoč

Zadeve zunaj razredov 0-8 Priloga Uredbe o upravnem poslovanju

KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova

Organizacija in vodenje

Splošno o organizaciji

in akti organizacije

Volitve, imenovanja,

odločanja

Seje, sestanki,

konference, posveti

Ustanovitev

organizacije

Notranja organiza-

cija in poslovanje

01 00

0

02 03

000 002 001

Vpis v sodni

register in

zastopanje

Delničarji in

družbeniki

Notranja

pravila in

dr. int. a.

Kolektivna p. Statut Sanacije,

prenehanje,

stečaj

Statusno

preoblikovanje

007 006 005 004 003

Iz Vzorčnih notranjih pravil, REDIT

Razvrščanje

• Gesla razredov – enoznačna

jedrnata

izpovedna

brez sinonimov

brez okrajšav

KLAS.

ZNAK

OPIS VSEBINE KLASIFIKACIJ. ZNAKA

GESLO

ROK HRAMBE OPOMBE / RAZLAGE

VSEBINE K. ZNAKOV IN

ROKOV HRAMBE

ELEKTRO

NSKA

OBLIKA LET T A

01

010

0100

011

0110

01100

01101

01102

01103

0111

01110

ORGANIZACIJA JAVNEGA SEKTORJA

SISTEM, DELOVANJE, ORGANIZACIJA IN

RAZVOJ JAVNEGA SEKTORJA

RAZVOJ ZAVODA

ORGANI, ODBORI IN DELOVNA TELESA

ORGANI ZAVODA

Direktor

Upravni odbor

Strokovni svet

Delavski svet

ODBORI, DELOVNA TELESA ZAVODA

Komisija za …..

10

10

10

10

10

10

10

T

T

T

T

T

T

T

T

A

A

A

A

A

A

A

A

Razvojne strategije in programi

zavoda

Organizacija, sestava,

pristojnosti, zapisniki sej z

gradivom, poročila o reševanju

sklepov A,

ostalo 10 let

Organizacija, sestava,

pristojnosti, zapisniki sej z

gradivom, poročila o reševanju

sklepov A,

ostalo 10 let

KLASIFIKACIJSKI NAČRT – OBVEZNI OKVIR (UUP)

Priloga Uredbe o upravnem poslovanju

KLASIFIKACIJ.

ZNAK

OPIS VSEBINE KLAS. ZNAKA

GESLO

ROK

HRAMBE

OPOMBE, RAZLAGE

VSEBINE, ROKOV, E-GRADIVA, ZAKON. PODLAG

0

00

000

001

002

003

004

005

006

007

01

010

011

012

013

0130

0131

ORGANIZACIA IN POSLOVANJE

Temeljna dokumentacija

Ustanovitev UKC

Vpis v sodni in poslovni register

Združitve, razdružitve, povezovanja,

druge statusne spremembe

Sanacija, prenehanje, stečaj

Simboli, grb, zastava, žigi, pečati,

štampiljke

Celostna podoba

Pravno zastopanje

Pooblastila za zastopanje

Predpisi in splošni akti

Zakoni, uredbe, odloki in pravilniki

zakonodajnih in izvršilnih organov

države in lokalnih skupnosti in predpisi

EU

Statut UKC

Pravilniki

Organizacijski predpisi

Organizacijski predpisi na ravni UKC

Organizacijski predpisi na ravni notranjih

organizacijskih enot

A

A

A

A

A

A

T

T

10let /A

A

A

A

A

A

Ustanovitveni akti

Evidenca

Registracija

Napisi, obrazci dokumentov, vizitke…

Podpisniki

A če se nanašajo na poslovanje UKC, če so ustvarjalci

strokovnjaki UKC Zakoni Državnega zbora, uredbe

vlade, pravilniki ministrstev, predpisi EU

Vsi, tudi sistemizacija delovnih mest, katalog funkcij DM

in nazivov UKC, opisni listi DM, o napredovanju,

finančnem poslovanju, varnosti, strokovni pravilniki…

KLASIFIKACIJSKI NAČRT – primer UKC

62510 – 5/2010 klasifikac. znak št. zad. leto

62510 – 5/2010/2 klasifikac. znak št. zad. leto št. dok.

številka zadeve:

številka dokumenta:

Razvrščanje

• Klasifikacijski znak – osnova za

enoznačno identifikacijsko oznako = evidenčno oznako

= številko dokumenta (v zadevi)

Razvrščanje

• Razredov/znakov ne črtamo, ne spreminjamo;

dodajanje novih datiramo

• K. načrt – za daljše obdobje

• K. načrt – priloga internega predpisa o upravljanju gradiva

Razvrščanje

• Roki hrambe

izraženi v letih “2 / 5 / 10… let”

trajno gradivo “T / T oz. xx let”

arhivsko gradivo “A”

organizacija

pristojni javni arhiv

• obvezno posredovanje k. načrta za določitev arhivskega gradiva javnemu arhivu

• določbe o arhivskem gradivu prevladajo nad določbami o trajnem in o rokih v letih

določanje:

• na podlagi predpisov (področnih, o zastaralnih r., Pravilnik)

• upoštevajoč potrebe za poslovanje in pravno varnost

T

po Uredbi o upravnem poslovanju: • evidence

• seje

• predpisi

• poročila in analitična gradiva

• zbirna statistična poročila in rezultati raziskav

• vse tiskane in elektronske publikacije

• zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah

• premoženjskopravne zadeve

• gradbena dokumentacija objektov in naprav (investitor, lastnik, uporabnik)

A

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Priloga 1:

Seznam dokumentarnega gradiva, za katero se šteje, da je praviloma vedno arhivsko

Rok, izražen v letih • kako ga računamo ?

• kdaj začne teči ?

• kam in kako ga zapišemo ?

Dodeljevanje za delo / dostop

(signiranje)

popolno, nepopolno, dosigniranje

SIGNIRNI NAČRT

zasnova:

• na organizacijski strukturi in sistemizaciji delovnih mest

• linearna

zgradba:

• signirni znak

• naziv organizacijske enote / delovnega mesta

podlaga

SIGNIRNI NAČRT

SIGNIRNI

ZNAK

NAZIV ORGANIZACIJSKE ENOTE /

Naziv delovnega mesta

Priimek in ime – dodana v delovni verziji načrta

1

1-01

1-02

1-03

1-04

1-05

1-06

1-07

101

101-01

101-02

101-03

101-04

101-05

101-06

101-07

102

102-01

102-02

ORGANIZACIJA - VODSTVO

Direktor

Namestnik direktorja

Višji svetovalec

Višji svetovalec

Višji svetovalec

Sekretar

Sekretar

SLUŽBA ZA SPLOŠNE NALOGE

Vodja službe za splošne naloge

Višji svetovalec - pravnik

Kadrovik

Strokovni sodelavec - javna naročila

Tajnik direktorja

Finančnik

Upravnik

SLUŽBA ZA…

Vodja službe za…

Strokovni sodelavec - …

Sprejem in odprema

Dokumente:

• evidentiramo (za pregled oz. sledljivost)

• dodelimo (v delo oz. na pot v poslovnem kontekstu)

• razvrstimo (v vsebinsko strukturirano celoto dokumentarnega gradiva)

• shranimo

KLJUČNO POZNAVANJE VSEBINE DOKUMENTOV

Odpiranje vse pošte razen:

• tajne

• za razpis / natečaj

• posebej označene za osebno vročanje

• napačno naslovljene

• nevarne

EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor obveznih elementov

po Uredbi o upravnem poslovanju

za zadevo, dosje, dokumentni seznam za dokument

številka številka

datum začetka datum prejema / odpreme / nastanka

kratka vsebina – naslov zadeve kratka vsebina – naslov dokumenta

subjekt subjekt

rok hrambe – A / T / št. let oznaka “vhodni“, ”izhodni” ali “lastni”

signirni znak signirni znak

ključne besede (opcijsko) ključne besede (opcijsko)

seznam dokumentov priloge – število in kratek opis

stanje

zveza

EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor minim. elementov po ISO 15489

• identifikacijski znak

• naslov ali kratek opis

• datum in čas vpisa

• avtor / pošiljatelj / prejemnik

firma

Prejeto: 15.10.2009

Številka:

klasifikacijski znak – št. zadeve/

leto/ št. dok.

Signirni znak:

organizac. enota - del. mesto

Priloge: Vrednotnice:

prejemna štampiljka (Uredba o upravnem poslovanju)

• številka zadeve

• signirni znak

• subjekt / tema (splošna vsebina)

• kratka vsebina zadeve

• rok • rok hrambe rešitve A / T/…2010

popis dok.v zad. (notranja stran / list)

• št. • vsebina • datum

dok. dok. dok.

ovoj zadeve s seznamom dokumentov (Uredba o upravnem poslovanju)

ovoj zadeve – primer

62510-7/2009 R

103-04

Banka Slovenije

Slovenska 35, 1505 Ljubljana

Navodilo za odbiranje

arhivskega gradiva iz

dokumentarnega

(rok rešitve) A

62510-7/2009/

/1 Komisija za sprejem pisnega strokovnega navodila za

odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega

gradiva Banke Slovenije - imenovanje, 21.05.2009

/2 Osnutek klasifikacijskega načrta, 25.05.2009

/3 Zapisnik prvega delovnega sestanka komisije, 20.06.2009

.

.

.

.

ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV

• EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA ROKOVNIK

zaključene zadeve – z določenim rokom hrambe, urejene in “očiščene” (strokovni delavci)

TEKOČA ZBIRKA /”PRIROČNI ARHIV”/

2 leti • SEZNAMI GRADIVA ZA LETNIKE

• EVIDENCA UPORABE

STALNA ZBIRKA /”(CENTRALNI) ARHIV”/

• NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA

• EVIDENCA UPORABE

Hramba v zbirkah

Stalna zbirka

DOLŽNOSTI IZROČITELJA:

• uredi

• tehnično opremi in označi

• v zaokroženih časovnih celotah

• kompletno (s pripadajočimi seznami, evidencami…)

• popis !

DOLŽNOSTI SKRBNIKA ZBIRKE:

• pregleda in primerja gradivo in

popis

• sprejme ali zavrne

• zapisnik s popisom

varnost: pred poškodbami, uničenjem in izgubo,

pred neupravičenimi posegi (spremembami,

uporabo)

urejenost:

A skladen z evidenco dokumentarnega gradiva organizacije

• gradivo je urejeno po letih

– v okviru leta po klasifikacijskih znakih

– v okviru znaka po št. zadev

• ločeno se hranita arhivsko in trajno gradivo

B temelječ na organizacijski strukturi – se opušča s prehodom na elektronsko hrambo – v informacijskem sistemu je klasifikacijski znak osnova za identifikacijo

NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA V FIZIČNI OBLIKI V STALNI ZBIRKI:

Stalna zbirka

označevanje tehničnih enot – škatel, svežnjev, kolutov

• naziv organizacije

• organizacijska enota

• vsebina

• podrobne oznake gradiva

• čas nastanka

• rok hrambe – A, T, 2012

Adria Airways d.d.

Nadzorni svet

01101

Seje

1. – 9.

2.1. do 24.5.2006

A

Stalna zbirka

• min. srednja izobrazba

• strokovna usposobljenost predpisi, upravljanje dok. g., arhivistika, informatika

1. preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu

2. dodatna strokovna usposobljenost

– 2 točki / 3 leta

skrbnik – uslužbenec, ki dela z dokumentarnim gradivom

Stalna zbirka

– omogočen le upravičenim uporabnikom

– pooblaščeni uslužbenec / arhivar / skrbnik stalne zbirke

– dokumentiran vsak dostop – vpogled, kopiranje, izposoja

aplikacija / knjiga

> reverz

> pogodba (drugim osebam, za objave, razstave)

> dovoljenje za znanstvenoraziskovalno delo

EVIDENCA VPOGLEDOV, KOPIRANJ IN IZPOSOJE

Stalna zbirka

dostop do gradiva v njej:

> s pretečenimi roki hrambe

> po varni zanesljivi pretvorbi v elektronsko obliko

• komisija

• zapisnik o izločitvi

! popis

• zapisnik o oddaji v industrijsko predelavo / pogodba z izvajalcem

ARHIVSKEGA GRADIVA V IZVIRNIKU NI DOVOLJENO UNIČITI, RAZEN ČE PRISTOJNI JAVNI ARHIV IZDA PISNO DOVOLJENJE > v komisiji

predstavnik

javnega arh.

Uničevanje dokumentarnega gradiva

odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega v stalni zbirki na 5 let, z navodili pristojnega arhiva, hramba ločeno

izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu

najkasneje 30 let po nastanku

PO odbiranju&izročitvi arhivskega ZAGOTOVITI HRAMBO

dokumentarnega gradiva, ki mu rok še ni potekel

Odbiranje in izročanje arhivskega gr.

Vprašanja za ponavljanje

1. Naštejte predpise, ki regulirajo ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom!

2. Kaj je dokumentarno gradivo?

3. Kaj je arhivsko gradivo?

4. Kaj je trajno gradivo?

5. Kateri so postopki upravljanja gradiva in kaj nam omogoča urejeno upravljanje dokumentarnega gradiva?

6. Kaj je evidentiranje – njegov namen, sočasni postopki upravljanja gradiva in vsebina evidence dokumentarnega gradiva?

7. Kaj je dokument, kaj zadeva?

8. Kateri so sestavni deli številke zadeve in dokumenta ter kam se zapisujejo?

9. Kaj je signirni načrt (čemu služi, kako je sestavljen)?

10. Kaj je klasifikacijski načrt (čemu služi, kako je sestavljen)?

11. Kje najdemo obvezni okvir klasifikacije za javni sektor in kako ga uporabimo?

12. Kdo določi arhivsko gradivo in kdo določi roke hrambe dokumentarnega gradiva v letih in trajno gradivo?

13. Kako se določajo roki hrambe?

14. Kdaj začne rok hrambe teči?

15. Kako morajo biti opremljene in označene fizične zadeve?

16. Kako se izloča gradivo s pretečenimi roki hrambe in kako se uniči?

17. Kaj je zbirka nerešenih zadev, kaj tekoča zbirka, kaj stalna zbirka gradiva;

njihova urejenost, prenosi gradiva iz ene v drugo, oprema gradiva in dostop do njega?

18. Kakšne so zakonske obveznosti javnih arhivov glede varstva arhivskega gradiva

in kakšne javnopravnih oseb, ustvarjalcev arhivskega gradiva?

19. Kako mora biti usposobljen uslužbenec, katerega osnovna naloga je delo z dokumentarnim gradivom?

20. Kako naj bo urejen prostor za stalno zbirko?

21. Kakšni so standardi glede mikroklime?

22. Kako mora biti pripravljeno in hranjeno gradivo za trajno hrambo (arhivsko in trajno)?