Upoznaj Se Sa Excel-Om

8/14/2019 Upoznaj Se Sa Excel-Om

1/50

Upoznajte se saMicrosoft Excel-om


2/50

124

SADRAJ

SADRAJ............................................................................................................124UPOZNAJTE SE SA EXCEL-OM ......................................................................126

1.1.OSNOVNI ELEMENTI RADNE POVRINE...................................................................................... 1271.2.NAVIGACIJA............................................................................................................................1291.3PODELA I ZAMRZAVANJE PROZORA............................................................................................ 131

UKROTITE RADNU SVESKU............................................................................132

2.1PROMENA DIMENZIJA KOLONA I REDOVA.................................................................................... 1322.2.UNOS I IZMENA SADRAJA U ELIJI ........................................................................................... 1332.3.FORMATIRANJEELIJA ............................................................................................................ 1342.4.STILOVI I KOPIRANJE FORMATA ................................................................................................ 135

RAD SA DATOTEKAMA ....................................................................................1373.1.ABLONI DOKUMENATA ........................................................................................................... 1383.2.SNIMANJE DATOTEKA ..............................................................................................................1393.3.UITAVANJE DATOTEKA I POMONI FORMATI ............................................................................1413.4.SLIKE OBJEKTI U EXCEL-U ....................................................................................................... 1423.5.OTEENE DATOTEKE.............................................................................................................143

RAUNANJE......................................................................................................1454.1.IZRAZI U EXCEL-U ...................................................................................................................1464.2.TIPOVI PODATAKA ...................................................................................................................1474.3.FUNKCIJE ...............................................................................................................................148

4.3.1. Funkcija: SUM ..............................................................................................................1484.3.2.Dijalog paste function ....................................................................................................149

4.4.GRUPE FUNKCIJA.....................................................................................................................1514.4.1. Matematike funkcije .................................................................................................... 1514.4.2. Finansijske funkcije.......................................................................................................1514.4.3. Statistike funkcije ........................................................................................................1524.4.4. Funkcije za rad sa tekstom...........................................................................................1524.4.5. Funkicje za rad sa datumima i vremenom.................................................................... 1534.4.6. Logike funkcije ............................................................................................................1534.5.PREPOZNAVANJE GREAKA ..................................................................................................... 154

PRIKAZ NA EKRANU I PAPIRU........................................................................1555.1.ORGANIZACIJA PODATAKA ZA GRAFIKON...................................................................................1565.2.CHART WIZARD.......................................................................................................................1565.3.TAMPANJE............................................................................................................................158

5.3.1.Report manager .............................................................................................................159EXCEL I INTERNET............................................................................................161

6.1.UPOTREBA ELEKTRONSKE POTE ............................................................................................ 1626.2.SNIMANJE U HTML FORMATU.................................................................................................... 1626.3.INTERAKTIVNOST RADNOG LISTA.............................................................................................. 1646.4.UPITI NA WEB-U .....................................................................................................................165


3/50

125

NAPREDNE TEME .............................................................................................1667.1.ZATITA RADNE SVESKE.......................................................................................................... 1677.2.KONTROLA OTVORENE RADNE SVESKE..................................................................................... 1677.3.PODEAVANJE OKRUENJA ..................................................................................................... 168

7.3.1.Vidljivost elemenata radne povrine..............................................................................1687.3.2. Vidovi kalkulacija ..........................................................................................................169

7.3.3. Editovanje .....................................................................................................................1717.3.4. Opte stvari...................................................................................................................172


4/50

126

Glava 1

Upoznajte se sa Excel-om

U ovom poglavlju nauiete:

1. Osnovne elemente radne povrine2. Navigacija kroz Excel3. Kako se prozori dele i zamrzavaju

Voenje precizne evidencije predstavlja zajedniku karakteristiku svih vrsta poslovanja. Kako seasortiman proizvoda, usluga, broja klijenata poveava, odreeno poslovanje zahteva raunarskisistem koji je u stanju da se nosi sa bujicom finansiskih i drugih podataka.

Microsoft Excel predstavlja program za rad sa tabelama koji vam omoguava da organizujete svoje

podatke u liste, a zatim ih zbirno prikaete, uporedite i grafiki prikaete.On vam moe pomoi da izraunate zbir, da naete najveu vrednost, uporedite vrednost prodajeproizvoda u toku jednog dana sa ukupnom prodajom u datom kvartalu, plus sve to grafiki daprikaete u vidu grafikona. Jednom re ju, Excel je program koji e vam utedeti sate i satemukotrpnog rada.

Sve gore nabrojano Excel e uraditi na jednostavan nain. Samo treba prihvatiti nain organizovanjapodataka, potovati nekoliko preporuka o njihovom ureenju i prepoznavati tipove podataka. Najpretreba dobro savladati izraze i funkcije, nain referenciranja blokova, potom postupke u pregledu inaprednoj obradi podataka.


5/50

127


1.1. Osnovni elementi radne povrine

Kad pokrenete Excel, otvori e se prazan dokument. Od tog trenutka pa nadalje Excel vam je naraspolaganju. Moete da unosite podatke, izmenite izgled, zahtevate od Excel da zbirno prikaetepodatke ili da pronaete inforamcije u pomonim datotekam. Na slici 1.1.1. predstavljeni su najveniji

elementi Excel okruenja:

Slika 1.1.1

1. naslovna linija prozora sadri ime dokumenta i ime programa;2. kontrolni meni dokumenta;3. linija menija sadri punu listu raznih Excel-ovih komandi;4. paleta sa alatima Standard;5. paleta sa alatima Formatting;6. lista imenovanih blokova (Name Box) prikazuje adresu aktivne elije ili neki drugi sadraj;7. aktivna elija u ovom prostoru se pojavljuje tekst koji piete8. kontrolni tasteri unosa pojavljuju se samo u toku unosa podataka;9. linija za unos sadraja (Formula Bar);10. zaglavlja kolona i redova;11. jezici radnih listova omoguavaju kretanje izmeu radnih listova;12. tasteri za navigaciju po jezicima radnih listova;

13. indikator statusa;14. dugmad za promenu veliine i zatvaranje Excel-a;15. dugmad za promenu veliine i zatvaranje Excel dokumenta;16. Naziv radne sveske17. trake za skrolovanje;18. statusna linija sa indikatorima

Svaka Excel datoteka sastoji se od radne sveske (worbook) koja je podeljena na radne listove(worksheets). Radni list je povrina izdeljena na 256 kolona oznaenih zaglavljem sa slovima i 65536redova (zaglavlje sa brojevima). Nova radna sveska inicijalno ima tri radna lista koji su jednozananoimenovani, to se naravno moe izmeniti. Maksimalni broj radnih listova ogranien je samomemorijom raunara. Korisnik po svom nahoenju moe ih dodavati ili uklanjati, menjati im ime ipoloaj u odnosu na druge listove.

1

65

432

789

10

11

12

13

18

17

15

14

16

.


6/50

128


Osnovni element svakog radnog lista je elija (cell). Ona ima svoju adresu koju ine: koordinateprema koloni, redu i pripadnosti radnom listu. Na taj nain svaka elija ima jedinstvenu adresu.U njuse moe uneti razliiti sadraj: broj (celobronji, decimalni), datum, tekst bilo kakve vrste, slika, te izrazili funkcija kojom se izraunava neki rezultat. Mogu joj se menjati atributi, izgleda - boja fonta ipozadine, granine linije, tekstura...

elija (cell)

Neposredno iznad povrine radnog lista, nalaze se tri podru ja.Na levoj strani je padajua listaimenovanih blokova (Name Box) , u kojoj se vidi adresa aktivne elije ili neki drugi sadraji. Porednje je polje u kome se nalazi znak = (Edit Formula), a u toku unosa se pojavljuju jo dva znaka zakontrolu unosa miem (stilizovano X za prekid i checkout za potvrdu). Nakon toga nalazi se dugo belopolje - linija za unos sadraja (Formula Bar); Mada se u Excel-u sadraj moe unositi direktno naradnom listu, ova linija donosi jo neke korisne primene, koje emo pomenuti kasnije.

Slika 1.1.2.Command

Bar

Izmedu naslovne linije prozora programa i linije za unos sadraja, nalazi se Command Bar1.1.2.).Tuse smetaju ikonice koje predstavljaju vanije opcije iz menija. One su organizova-ne po tool bar-ovima, a njihov osnovi zadatak je ubrzavanje rada. Pri instalaciji su aktivirana dva tool-bar-a:Standard i Formattingama.

Vrh prozora je uobiajeno mesto za Command Bar, iako korisnik po elji moe da premesti nekinjegov deo na bilo koju ivicu prozora programa ili da ga izvue u plivajui oblik. itav sadrajCommand Bar-a moe se podesiti po nahodenju, dodavanjem tastera i komandi menija na proizvoljnomesto.

statusnalinija

Na samom dnu radne povrine nalazi se statusna linija koja opisuje aktivnu operaciju ili reim rada.Inicijalno, tu stoji re Ready, to oznaava spremnost programa da primi podatke ili komande; uodreenim momentima, pojavie se i neki drugi tekst. Na desnoj strani je podruje indikatora, u komese osim standardnih markera za Caps Lock, Scro/l Lock i Num Lock, nalaze i neki posebni indikatori,o kojima emo kasnije vie govoriti.

jezici radnih listova

Pored standardnih klizaa, Excel ima posebno podru je za navigaciju - to sujezici radnih listova.Klikom na bilo koji od njih, aktivira se radni list koji oni oznaavaju.

Tasteri za pomonu navigaciju medu jezirima od koristi su kada ima mnogo radnih listova, pa se svijezici ne mogu odjednom videti.Ako elite da poveate vidljivo podru je jeziaka radnih listova nautrb vodoravnog klizaa radnog lista, povucite miem udesno liniju koja se nalazi izmedu ova dvapodruja.


7/50

129


1.2. Navigacija

Kao to smo ve naznaili, osnova svakog Excel fajla je radna sveska sa radnim listovima. Radni listzauzima najvei deo interfejsa - na njemu se odvijaju skoro sve aktivnosti u Excel-u. Kad starujeteExcel pred sobom e te imate praznu tabelu dimenzija 65536 x 256 elija. Za to efikasniji rad veoma

je vano snalaenje meu radnim listovim i poljima. Excel vam u pomo nudi nekoliko putokazaprema podacima koje elite da pronaete.

Svaka elija ima adresu definisanu presekom reda ikolone, na primer:Al, C6, AA350... Prilikom upisa adreseelije u formulu, svejedno je da li kucate velika ili malaslova -Excel e ih uvek prevesti u velika. Svaki radni list

ima istu emu adresa elija, meutim svaka elija ima jednoznanu adresu u celoj radnoj svesci. Dabi ste se pozicionirali na tano odreenu eliju, tano odreenog radnog lista neophodno je da kaoprefiks se napie ime radnog lista, praeno znakom uzvika, na primer: Sheetl!Al, Sheet2! C54.Ukoliko u imenu elije postoje razmaci, uokvirite ime radnog lista apostrofima, kao u primerima:'Strana 2'!C4, 'Prodaja u januaru 1999'!Ali.slino.

Jedna elija uvek ima podebIjane ivice, a klikom na nekudrugu eliju (ili odvodenjem kurzorskim tasterima), dobija ih iona. Ovim podebljanjem oznaava se aktivna elija:izuzimajui nekoliko specifinih situacija, jedna elija radnog

lista uvek mora biti aktivna. Na nju se odnosi sva akcija korisnika: unos sadraja, promena formata,kopiranje itd. Adresu aktivne elije u toku rada vidite u listi imenovanih blokova, a oznaena su iodgovarajua zaglavlja reda i kolone.

Prilikom otvaranja novog radnog lista, uvek je aktivna elija u gornjem levom uglu, dakle Al, kojaostaje upamena i prilikom naputanja radnog lista, snimanja i zatvaranja radne sveske.

Ve vam je poznato da svaki

radni list u svesci imajednoznano ime, koje se vidina jeziku u dnu prozora.

Inicijalno, radni listovi se zovu Sheetl, Sheet2, itd. Njihova imena je veoma lako izmeniti ( ak se ipreporuuje zamena, vama razumljivijim), prosto duplim klikom na jeziak aktivirate reim za promenuimena radnog lista .Ime se moe sastojati od slova, cifara i nekih specijalnih znakova.

Dozvoljeni su i razmaci, a maksimalna duina imena radnog lista je 31 znak. Excel2000 je, za razlikuod prethodnih verzija, dovoljno "pametan" da ne primi unos nedozvoljenih znakova, a posle 31. znakaunos e biti blokiran.

Kretanje kroz radni list je jednostavno. Najmanji korak jeste prelazak na susednu eliju kursorskimtasterima (u bilo kom smeru) i tasterima Tab i Enter posle unosa (nadesno i nadole), ili Shift+Tab,

Shift+Enter(nalevo, nagore).Kursorski tasteri u kombinaciji sa tasterom Ctrl pomeraju aktivnu eliju najpre na poetak oblastipopunjene nekim sadrajem u pravcu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i tako redom.Kada vienema oblasti podataka, aktivna postaje elija na samom kraju radnog lista. Isti efekat ovakvogkretanja moe se postii pritiskom i putanjem tastera End, pa potom pritiskom na bilo koju od strelicana tastaturi.

Pritiskom na tasterHome odlazite na poetak reda, u sasvim levu eliju. Sa Ctrl+Home idete direktnou gornji levi ugao aktivnog dela radnog lista. Pritiskom na Ctrl+End aktivira se donji desni ugaoupotrebljenog dela radnog lista. Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sadraj radnog lista ekrannagore i ekran nadole, respektivno.

Tasteri Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadraj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo,

respektivno. Ako je na tastaturi ukljuen Scrol1 Lock, dolazi do promene ponaanja komandi zakretatanje po radnom listu. Svakim pritiskom na neku kurzorsku strelicu, odmah se pomera ceo radni

list, pri emu aktivna elija ostaje nepromenjena.

Name Box

elija

radni listovi se

zovu Sheetl,Sheet2


8/50

130


Upotreba mia na klizaima za horizontalno i vertikalno skrolovanje je uobiajena: klikom na strelicuskroluje se jedan red ili kolona, a klikom na podru je klizaa, itav sadraj ekrana. Hvatanjem iprevlaenjem tastera klizaa prelazite vee podru je oednom; kada kliza povuete, prikazuje setooltip koji oznaava red ili kolonu koja e se pojaviti kada otpustite taster mia. Klizanje je mogue dogranice iskorienog dela radne sveske; ovakvim kretanjem ne menja se aktivna elija.

Kada elite da se postavite na eliju, klinite na nju, ako je vidljiva. Ako nije, pomou klizaa je moeteuiniti vidljivom, pa onda kliknuti na nju. Ukoliko, medu tim, ve znate adresu te elije, pritisnite F5 iliCtrl+G ili pozovite komandu menija Go To iz Edit menija i unesite adresu odgovarajue elije (nadruge opcije ovog dijaloga emo se vratiti neto kasnije). Slino moete postii i klikom na polje listeimenovanih blokova, gde ete na osnovu adrese aktivne elije, uneti adresu eljene sadraje.

Grupe poslova u okviru jednog zadatka zgodno je podeliti na vie listova radne sveske. Tabele etako biti preglednije, pripreme tampe jednostavnije, a razmena izmedu datoteka laka. Postojinekoliko naina da promenite radni list.Najlake je kliknuti na jeziak radnog lista na koji hoete daodete.

Ukoliko se jeziak ne vidi, moete skrolovati po podruju pomou tastera za navigaciju, koji se nalaze

levo od jeziaka. Na sledei list moete prei pomou tastature, sa Ctrl+PageDown, a na prethodni saCtrl+PageUp.

Radni list moete promeniti i posredno, komandom Go To, referencirajui neku eliju tog radnog lista,na primerSheet6!Bl0.

Tokom rada moete proizvoljno dodavati ibrisati radne listove, menjajui takode njihovredosled u radnoj svesci. Novi radni list unositekomandom menija Insert / Worksheet ili tako tona kontekstnom meniju radnog lista, kojidobijate desnim klikom na jeziak lista,

odaberete stavku Insert, a zatim na dijalogu izaberete ikonu Worksheet.

Na tastaturi to odgovara kombinaciji Shift+Fll. Novi list se pojavljuje levo od aktivnog, a inicijalno imemu je SheetX, gde je X sledei slobodni broj na raspolaganju. Ako pre unosa oznaite vie radnihlistova (klikom mia na jezike, drei Shift), u radnu svesku ete uneti isti broj novih radnih listova.

Jedan ili vie izabranih listova briete komandom menija Edit/ Delete Sheet, ili na kontekstnom menijuradnog lista, pomou Delete. Poto je ova operacija nepovratna, morate odgovoriti na kontrolnopitanje kojim eksplicitno potvrujete svoju nameru.

Ukoliko radni list elite da uklonite iz radne sveske, a da ga pri tom ne izgubite, premestite ga upostojeu ili novu radnu svesku. Ovo inite kroz dijalog Edit / Move or Copy Sheet ili iz kontekstnogmenija radnog lista, stavka Move or Copy. Poto pomenuti dijalog slui i za premetanje radnog lista

u okviru iste radne sveske, morate izabrati stavku To Book: (New Book) ili naziv druge otvorene radnesveske.

Oznaavanjem polja Create a Copy, list se nee premestiti, ve kopirati u drugu radnu svesku.Ukoliko pak elite da premestite list u okviru iste radne sveske, najlake ete to uiniti miem.Uhvatite jeziak miem i samo ga prevucite na eljenu poziciju. Ako za to vreme drite pritisnut Ctrl natastaturi, list neete premestiti, ve kopirati (ostae i na originalnoj poziciji), a ime iskopiranog listabie, na primer, Sheetl (2).

Novi radni list unositekomandom menija Insert /

Worksheet


9/50

131


1.3 Podela i zamrzavanje prozora

Jedan od naina da uporedo vidite krajnje udaljena podru ja istog radnog lista jeste da otvorite noviprozor radne sveske, ali e pri tome drugi prozor oduzeti veliki deo efektivne povrine. Zato koristimokomandu Window / Split( Slika 1.4.1), koja e postaviti granine linije na sredinu radnog lista, delei

ga tako na etiri segmenta. Hvatajui miem presek ovih linija, podelu moete postaviti na eljenomesto -potom kliknite na neki od segmenata i skrolujte po njemu.

Drugi nain podele prozora je da uhvatite marker za podelu kratku debelu liniju iznad vertikalnogklizaa, ili njen par desno od horizontalnog klizaa prozora, i prevlaei ga nadole (ulevo) podeliteradni list na dva ili etiri segmenta.

Sada e pri skrolovanju nadole mirovati redovi u drugim segmentima, a pri skrolovanjuudesno mirovae kolone. Gde god da skrolujemo tabelu, vidljivi delovi e uz sebe uvek imati svojazaglavlja. Segmente uklanjate komandom Window / Remove Split, ili povlaenjem linije podele najednu od ivica radnog lista.

Ako radite sa velikom tabelom, iji se sadraj ne moe u celini videti na ekranu, mogue je"zamrznuti" deo radnog lista, tako da pri skrolovanju to podru je uvek ostane vidljivo. Da biste ovopostigli, postavite se u eliju koja e biti prva nezamrznuta - redovi iznad nje i kolone s njene levestrane, bie zamrznuti.Sada pozovite komandu Window / Freeze Panes (Slika 1.4.2.) i primetiete da su se pojavile dve linijekoje oznaavaju zamrznuti deo. Ovo je od velike koristi ako treba stalno videti zaglavlje neke veliketabele.

Uvek moete prei u zamrznuti deo lista i tamo upisivati ili ispravljati sadraje: kliknite na eljenu elijuili strelicama prosto predite granicu. Zamrznuti deo oslobadate komandom Window / Unfreeze Panes.

Slika1.3.1.

Primenaopcije

Window/ Split

Slika1.3.2.


10/50

132


Glava 2

Ukrotite radnu svesku


1. Da promenite dimenzije kolona i redova

2. Unosit i menjate sadraja elija

3. Formatiranje elija

4. Kako se prave stilovi i kopiraju formati

Prava mo Excela lei u tome to vam on omoguava da lako obradite velike koliine podataka.Upravo to proistie iz mogunosti izmene naina na koji Excel prikazuje podatke u radnom listu.Veoma lako-brzo moete da obezbedite dodatni prostor izmeu redova i kolona, da izmenite izgledpolja, izmenite sadraj clija Sve to nauiete u ovom poglavlju

2.1 Promena dimenzija kolona i redova

irinu kolone moete menjati radi lepeg izgleda formirane tabele, ili iz isto funkcionalnih razloga,ako se neki sadraji preklapaju ili ne vide.To moete da uradite na nekoliko naina. Postavite kursorna desnu granicu kolone u zaglavlju. Kada pritisnete levi taster mia, pojavie se tooltip u kome sevidi irina kolone u tipografskim takama i pikselima.

Podrazumevana irina je 7.43 taaka, a maksimalni opseg irine je od O do 254 taaka. Razvlaeigraninu liniju miem ulevo ili udesno, menjate irinu kolone.

Isto ovoinite i pomo

u dijaloga Format /Column / Column Width( slika 2.1.1), ili iz

kontekstnog menija dobijenog u zaglavljukolone. Sve reeno o promeni irine kolone,odnosi se i na visinu reda. Inicijalno, visina redase podeava prema eliji sa najveomveliinom fonta. Opseg vrednosti visine reda jeod 0 do 409 taaka. Promena visine moe se

izvesti miem i pomou dijaloga Row Width (meni Format / Row). Analogno je i za sakrivanje iotkrivanje reda: tasterska kombinacija za sakri-vanje reda je Ctrl+9, a za otkrivanje Ctrl+Shift+9.

Duplim klikom na graninu liniju, kolona e zauzeti irinu koja odgovara najirem sadraju. Ovo jeopcija AutoFit, koju moete pozvati i iz menija Format / Column / AutoFit Selection.Sve ove operacije

moete izvesti i nad vie kolona oednom, time to ih oznai te, prevlaei miem preko zaglavljakolona. Upotrebom tastera Select All, koji se nalazi u levom gornjem uglu radnog lista, selektujete ceoradni list, a potom svim kolonama definiete jednaku irinu.

Slika 2.1.1.

Izgleddijaloga-ColumnWidth


11/50

133


Sadraj neke kolone moete privremenoili trajno sakriti: oznaite eljenu kolonu,pa primenite meni Format / Column /Hide ,ili kontekstni meni kolone. Buduida je sakrivanje kolone gotovo isto to i

postavljanje njene irine na nultuvrednost, moete upotrebiti i dijalogColumn Width. Sa tastature, to se izvodi sa Ctrl+O, a miem tako to desnu graninu liniju kolonepovlaite sasvim ulevo.

Daljim povlaenjem ulevo, sakrivate vie kolona. Da biste sakrivenu kolonu opet uirtili vidljivom,najpre selektujte dve njene susedne kolone, ili barem dve elije u susednim kolonama, a potomizvedite neku od operacija suprotnih sakrivanju: meni Format / Column / Unhide, opcija Unhidekontekstnog menija, ili sa tastature, kombinacijom Ctrl+Shift+O.

2.2. Unos i izmena sadraja u eliji

U eliju se moe uneti razliit sadraj: broj koji moe biti koliina, iznos, datum; bilo kakav tekst; izrazili funkcija kojom se izraunava neki rezultat.Sadraj u elije najee ete unosite direktno,postavljajui se na odgovarajuu eliju.

Drugi, svakako sporiji nain je pomou linije za unos: nakon aktiviranja eljene elije, kliknite na linijuza editovanje i ponite sa unosom. Uneti sadraj potvruje se na jedan od etiri naina: pritiskom naEnter, kada se aktivira elija ispod one koja je primila unos; pritiskom na Tab, kada se aktivira elijaudesno; klikom mia na bilo koju drugu eliju, koja se odmah aktivira i konano, klikom mia na

kontrolni taster unosa ( ), kada ista elija ostaje aktivna. Moete promeniti izbor sledee elijenakon pritiska na Enter: u dijalogu Tools / Options, na listu Edit (slika 2.2.1.), moete isklju iti opcijuMove Selection After Enter, to znai da e nakon unosa ostati aktivna ista elija. Umesto toga, u listiDirection moete odabrati u kom e se pravcu aktivirati sledea elija. Od unosa moete odustati

pritiskom na Esc ili klikom na crveni kontrolni taster( )".

Ranije uneti sadraj menjate na dva naina: pritiskom na F2 ulazite u reim editovanja, pri emukurzor pokazuje tano mesto unosa, a po sadraju se kreete strelicama. Drugi nain je da klikom

mia uete na liniju za editovanje aktivne elije, a potom na isti nain menjate sadraj.

Sadrajkolonemoete

privremeno ilitrajno sakriti

Slika 2.2.1.Izgled

prozora-

Options / Edit


12/50

134


U koliko elite moete obrisati sadraj ne samo jedne elije ve moetei obrisati kolonu ili red, nemenjajui pri tome njihove dimenzije. Budete li, recimo, obrisali jednu kolonu, sve kolone desno od njee se pomeriti za jedno mesto ulevo, a na desnoj strani e se pojaviti nova, prazna kolona ija jeoznaka IV.Kolonu briete kroz dijalog Edit / Delete, stavka Entire Column ili sa tastature,kombinacijom tastera Ctrl+Minus. Direktno brisanje pozivate u kontekstnom meniju odgovarajuekolone, stavka Delete

2.3. Formatiranje elija

eliji je mogue je menjati oblik, veliinu i boju fonta, boju i teksturu podloge, postavljati razne linije,poravnavati sadraj na razne naine, menjati ugao itd. Ovde ne pominjemo formatiranje sadrajaelije, jer ono zavisi od tipa podatka i ima funkcionalnu vanost; to emo objasniti kasnije, prilikomopisa tipova podataka. Sve ove opcije se nalaze u meniju Format Cells. Meni se moe pozvati nanekoliko naina: sa tastature (Ctrl+l), iz menija (Format / Cells), ili pomou kontekstnog menija desnimklikom mia. Nakon pozivanja neke od navedenih komandi, na ekranu se pojavljuje okvir za dijalogFormat Cells slian okviru prikazanom na Slici 2.3.1.,gde izborom odgovarajuih opcija vrite

navedene izmene. Morate obratiti panju da pre pozivanja navedene komande selektujeteeliju ilielije koje elite da formatirate.

Izbor fonta ( Slika 2.3.1a) je gotovo isti kroz sve Windows programe, pa se ovde neemo na tomeposebno zadravati. Pomone linije na radnom listu (gridlines) olakavaju orijentaciju. Lepo ureenutabelu sa graninim i pomonim linijama formirate na listu Border,( Slika 2.3.1b). Na raspolaganju sumnogobrojne opcije izgleda, debljine i boje linije. Osim ivinih, tu su i dijagonalne linije koje presecajueliju. Linije se postavljaju tako to se nakon izbora atributa miem oznai mesto gde linija treba da sepojavi. U toolbar-u Formatting se nalazi taster sa skraenim izborom opcija za postavljanje linije.

Izbor fonta je gotovo isti kroz sve Windows programe, pa se ovde neemo na tome posebnozadravati. Na listu Patterns (Slika 2.3.2a.), dijaloga Format Cells, moe se odabrati boja, a dodatno ioblik i boja teksture. Ako se upotrebi sitni raster (takice), kombinacijom boja se moe postii velikiizbor nijansi elije, ime se naizgled prevazilazi limit od 56 boja na radnom listu. Toolbar Formattingsadri taster sa skraenim izborom od 40 boja podloge elije.

Na listu Alignment (Slika 2.3.2b.), dijaloga Format Cells nalaze se sve komande za uravnanje uzdodatne opcije horizontalnog uravnanja (recimo, Justify).Uoiete opciju lndent, koja uvlai sadrajelije za navedeni broj znakova udesno. Osim horizontalnog, mogue je i vertikalno uravnanjesadraja u eliji, to je korisno kada je poveana visina reda. Tekst ima etiri opcije vertikalnoguravnanja, slino horizontalnom.Ako je uneti tekst preirok za eliju, prei e njenu desnu ivicu.

Ukoliko u susednoj eliji postoji sadraj, tekst e biti "podvuen" pod nju. Da bi se ovo izbeglo,ukljuite opciju Wrap Text, nakon koje ce tekst "potovati" desnu ivicu elije i pruati se u vie redova.

Slika2.3.1.a)

CellAtributes /

Font

Slika2.3.1.b)

CellAtributes /Borders


13/50

135


Slian efekat postie se i sa Shrink to Fit: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font e biti umanjen takoda moe da stane u jedan red.Grupa komandi Orientation definie poloaj i ugao sadraja u eliji.Time se postiu razni efekti u zaglavljima tabele: osim to moe da izgleda zanimljivo, ouvana je ipreglednost, uz utedu prostora.

2.4. Stilovi i kopiranje formata

U skladu sa osnovnim principima urednosti, treba se potruditi da tabele izgledaju maksimalnoujednaeno i da imaju prepoznatljiv stil. Excel vam pomae u tome, upotrebom ablona stilova zaposebne sadraje.

Pretpostavimo da naslov tabele treba da bude ispisan fontom Verdana od 14 taaka i podebljano, azaglavlja tabele samo podebljano i na sivoj podlozi. Da ne biste svaki put ispoetka definisali oveatribute, oznaite ih kao stil. Najpre jednom uredite sadraj po volji; dok je aktivna elija sa timsadrajem, otvorite dijalog Format / Style (sa tastature Alt+')

U polje u kome pie Normal unesite tekst Naslov, a potom kliknite na Add. Isto ponovite i za zaglavljetabele. Ubudue, kada upiete tekst naslova, pozovite dijalog Style, odaberite sauvani stil i potvrditeizbor.

Atribute imenovanih stilova moete menjati u dijalogu, izborom tastera Modify. Poto se stil uvaiskljuivo u jednoj radnoj svesci, opcijom Merge moete preneti stil iz neke druge otvorene radne

sveske. Kada budemo govorili o tipovima datoteka, objasniemo vam kako ete postii da svaka novaradna sveska sadri vae stilove.

Slika2.3.2.a) CellAtributes /

Background

Slika 2.3.2.b)Cell

AtributesAligment

Slika 2.4.1..Izgled

dijaloga- Style

Da ne bistesvaki putispoetka

definisali oveatribute,

oznaite ihkao stil


14/50


15/50

137


Glava 3

Rad sa datotekama


1. ta su abloni dokumenata, kako se koriste iprave

2. Kako se snimaju i uitavaju datoteke3. Inportovanje slika u va dokument4. ta raditi sa oteenim datotekama

Osnovni format datoteke u Excel-u je radna sveska (Microsoft Excel Workbook), ija je ekstenzijaXLS. U radnoj svesci se uvaju skoro svi sadraji: podaci, njihovi formati, stilovi, grafikoni, posebnapodeavanja,itd.Datoteka radne sveske je zapisana u binarnom formatu i nju ne treba otvarati unenamenskim programima, da je ne biste otetili.

Postoji jo nekoliko formata rezervisanih za Excel. Posebno nas interesuju tzv. add-in datoteke, saekstenzijom XLA: to su moduli sa "upakovanim" proirenjima Excel-a. Uitavanjem ovih datoteka,pojavljuju se nove komande ili nove funkcije koje se ponaaju kao da su standardni deo programa.Neka add-in proirenja se isporuuju uz instalaciju programa, njihovu listu moete videti u dijaloguTools / Add-Ins, o nekima od njih govoriemo ovde. Postoje i proirenja koja su deo komercijalneponude raznih softverskih kua.

Excel omoguava zapis radnog prostora koji ine vie radnih svezaka, na odredeni nain postavljenih

u radnu povrinu programa. Da ne biste svaki put runo otvarali datoteke i postavljali ih na eljeninain, komandom File / Save Workspace formiraete datoteku posebnog formata, sa ekstenzijomXLW. Otvaranjem ovakve datoteke, otvori e se sve datoteke radnih svezaka i rasporediti na radnupovrinu onako kako su izgledale u trenutku snimanja radnog prostora.


16/50

138


3.1. abloni dokumenataablon (template) u Excel-u predstavlja unapred pripiemljenu formu radne sveske, koju moeteotvoriti kao inicijalni obrazac za rad. Elementi koji parametrizuju ablon mogu biti mnogobrojni: brojlistova, definisani font, procenat zumiranja, pripremljeni makroi, razni grafiki objekti, ranije unetisadraji formatirani po elji, parametri tampe...

Preporuljivo je pripremiti ablone za sve standardizovane poslove koje radite, zbog velike utedevremena tokom svakog sledeeg otvaranja novog dokumenta. Excel se isporuuje sa nekolikosloenih ablona, koje moete pronai u dijalogu File / New.

Da biste formirali ablon, izaberite neku radnu svesku kao prototip i iz nje obriite proste podatke.Kada budete zadovoljni rezultatom, snimite radnu svesku komandom File / Save As, a u listi Save asType odaberite stavku Template (*.XLT). Datoteka e biti preusmerena u unapred pripremljeni folderkoji uva ablone, najverovatnije \ Windows \Application Data\Microsoft\ Templates.

Ranije pripremljeni ablon pozivate iz dijaloga File / New, u kome ete pronai sve raspoloiveablone. Budete li iz ovog dijaloga pozvali opciju Workbook, dobiete novu, sasvim praznu radnusvesku ije su default postavke definisane na nivou programa, isto ete izvesti komandom tastature

Ctrl+N, ili klikom na ikonu praznog papir au toolbaru ( ).

Posebni abloni radnih svezaka e se otvoriti iskljuivo kada ih pozovete iz dijaloga. Ako elite da seExcel u bilo kojoj prilici otvori sa radnom sveskom posebno pripremljenom za redovni rad, odrediteeljeni oblik radne sveske.

Potom je snimite kao ablon pod imenom BOOK.XLT i postavite u folderXLStart, koji se nalazi ufolderu svih Office programa (verovatno je to \Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart). Sada ese pri otvaranju Excel-a uvek otvoriti nova radna sveska iji je inicijalni sadraj uzet iz ovog ablona.

Slino moete postupiti i u pripremi radnog lista koji e biti unet kao novi u radnu svesku: pripremitenovi radni list koji je jedini u radnoj svesci, a potom ovaj prototip snimite kao ablon po imenuSHEET.XLTu folderuXLStart. Od tog asa, svaka komanda Insert / Worksheet unee novi radni listsa sadrajem preuzetim iz ovog ablona.

Folder XLStart moe da poslui i da bi privremeno ili stalno uvao radne sveske aktuelne tokom rada.

Ukoliko neka datoteka radne sveske bude zateena u ovom folderu pri startovanju Excel-a, bi

eodmah otvorena. Ako elite da ovako otvorite radnu svesku koja je locirana na drugom mestu (recimo,

na mrenom disku), primenite sledei trik: snimite radni prostor komandom File / Save Workspace, atu XLW datoteku 'preusmerite u folder XLStart. Druga mogunost je da privremeno proglasitealternativnu startnu lokaciju: u dijalogu Tools / Options, na listu General (Slika 3.1.2.), u poljeAlternate Startup File Location unesite putanju do foldera u kome se nalazi jedna ili vie datoteka kojee se otvoriti pri startovanju Excel-a.

SnimanjeTemplate-a


17/50

139


Neka standardna podeavanja, zajednika za ceo program, Excel zapisuje u datoteku sa ekstenzijomXLB. Ako raunar koristi jedan korisnik, ime datoteke e verovatno biti EXCEL.XLB, a ako ih je viepostojae zasebne datoteke za svakog korisnika ili e EXCEL.XLB datoteke biti zapisane ukorisnikim profilima sistema.

Ako ste prinueni da reinstalirate sistem, pronaite tu datoteku (upotrebom programa Find uWindows-u) i sauvajte je, pa je kasnije prepiite preko datoteke koju e napraviti nova instalacijaMicrosoft Excel-a: time ete vratiti vei deo ranije definisanih postavki programa.

3.2. Snimanje datoteka

Dijalog za snimanje se otvara komandom File / Save, kada se radna sveska snima prvi put, odnosnoFile / Save As (Slika 3.2.1.), kada treba da promenite opcije snimanja postojee radne sveske (drugoime ili parametri). Prilikom snimanja radne sveske, mogue je izabrati lokaciju snimanja, opcije zatitei izlazni format datoteke.

Grupa ikona Save In: u dijalogu upuuje na pet "glavnih" lokacija u kojima se sugerie snimanje radnesveske. Zadrimo se na dvema koje ete verovatno esto koristiti: to su folder My Documents, koji seu organizaciji Office-a predlae kao centralno mesto za snimanje dokumenata, i Desktop, koji jepraktian kada treba brzo pristupiti dokumentu.

Slika 3.1.2.

Izgleddijaloga-Optionsgeneral

Slika 3.2.1.Izgled

prozora- SaveAs


18/50

140


Naravno, standardnom navigacijom po dijalogu, moete odabrati bilo koji disk i folder za snimanjedokumenta.Ako elite da bolje grupiete dokumente u folderu \My Documents, moda je zgodno da unjemu napravite folder \Excel, a potom da programu saoptite da je to nova podrazumevana lokacijaza datoteke Excel-a. Da biste to uinili, otvorite dijalog Tools / Options, pa na listu General u poljuDefault File Location popravite putanju

Opciju History neete koristiti pri snimanju, ve pri otvaranju dokumenata (dijalozi Open i Save imajuisto jezgro, pa isto i izgledaju). Slino je i sa opcijom Favorites, gde se mogu smestiti preice kadokumentima koje esto koristite; prilikom snimanja, u pomonom meniju Tools dijaloga moeteodabrati komandu Add to Favorites, to e kasnije korisno posluiti pri otvaranju datoteke. O opcijiWeb Folders govoriemo u poglavlju o Excel-u u intranetu.

Ako u dijalogu Save As otvorite pomoni meni Tools i, dobiete nekoliko mogunosti zatite datoteke

radne sveske. Prva od njih, Always Create Backup, nudi da se pri snimanju radne sveske sauva ipretposlednja snimljena verzija, sa istim imenom i ekstenzijom XLK. Iako ova opcija zauzima dodatni

prostor na disku, dobro bi bilo da je odaberete -jedan od valjanih vidova zatite je i spreavanjeposledica snimljenih gresaka u radu. Datoteku mozete zastiti lozinkama od otvaranja ili promene, oovim mogunostima detaljno govorimo u posebnom delu o zatiti.

Osnovne formate datoteka u Excel-u smo ve pomenuli;recimo neto o irem izboru koji program nudi pri snimanjupodataka. U dijalogu Save As, u listi Save As Type, pronaiete dugu listu formata u kojima se podaci radne sveskemogu zapisati. Opisaemo samo najvanije.

Ako treba pripremiti svesku za uitavanje u prethodnim

verzijama Excel-a, izaberite neku od ponu

enih opcija.Vodite rauna o tome da Excel, u verzijama starijim od 4,moe da prihvati samo jedan radni list, a da Excel 95 i starijiimaju maksimalno 16384 reda. Posebno interesantna opcijaje Microsoft Excel 97-2000 & 4.0/95 Workbook, namenjena

uslovima paralelne upotrebe radne sveske u prethodnim verzijama (Exce15/95) i u novim verzijamaprograma (Excel 97/2000).

Tako snimljena radna sveska znaajno je vea od uobiajeno snimljene, jer neke zapise uvaviestruko. U tom sluaju, korisnici starijih verzija nee doi u situaciju da ne mogu da otvore radnusvesku, dok e se u novim verzijama uitavanje odvijati transparentno.

Najoptiji format zapisa na raunarima je tekstualna datoteka, pa je omogueno snimanje u nekoliko

varijanti ASCII zapisa; u ovom sluaju, moi ete da snimite samo aktivni radni list. Najbolji rezultatise postiu opcijom snimanja Text (Tab Delimited) (*.txt) i Formatted Text (Space Delimited) (*.prn).Slobodno eksperimentiite sa ponuenim formatima, dok ne dobijete optimalni oblik teksta.

Ukoliko ne postoji direktan filter za izvoz u neki od stranih formata, a posebno ako treba podatkeuvesti u neku bazu podataka, upotrebite format CSV. Re je o izvozu u ASCII format, gde su podacirazdvojeni standardnim delimiterom (taka-zarez, ako je sistem podeen za nae podneblje), a svakired datoteke ini jedan slog baze. Veina programa za upravljanje bazama u stanju je da uveze ovajformat zapisa.

Excel nema ugraenu opciju automatskog snimanja uzadatom intervalu (koju, recimo, ima Word).Medutim, postoji add-in Autosave koji vri tu funkciju na slian nain. Ako elite da ugradite add-in,dodajte ga u dijalogu Tools/Add-ins. Nakon toga e se, u meniju Tools, pojaviti stavka Autosave (Slika

3.2.4.), koja otvara dijalog u kome ete podesiti karakteristike automatskog snimanja: interval i opsegsnimanja, kao i opciju da li da se radna sveska snimi ili ne. Preporuujemo vam da ovu opcijuukljuite: svaki put moete odluiti da li da se promene snimaju, ili to odlaete za naredni put.

Defaul filelocation

DijalogGeneralOptions


19/50

141


3.3. Uitavanje datoteka i pomoni formati

Radna sveska se moe uitati u program na vie naina, kako je uobiajeno i u drugim Windowsprogramima (meni File / Open, Ctrl+O ili klikom na datoteku u Windows Explorer-u). Posvetimo seposebnim opcijama uitavanja, drugim formatima koje Excel koristi, kao i ostalim segmentima koji setiu otvaranja datoteka u Excel-u.

Dijalog Open je nalik dijalogu Save (Slika 3.3.1.). Medu pet ponudenih standardnih lokacija, opcije My

Documents i Desktop su poznate; opcija History e otvoriti listu preica ka datotekama koje su modana raznim mestima, ali su koriene u prethodnom periodu. Ako ste prethodno markirali datotekumeu favorite, nai ete je u listi Favorites. Naravno, navigacijom u dijalogu moete doi do bilo kogfoldera u kome se nalazi potrebna datoteka.

Ukoliko ste nedavno radili sa radnom sveskom, ona se moe otvoriti pozivom sa dna menija File, gdese belei nekoliko poslednjih datoteka sa kojima ste radili. Maksimalni broj datoteka u meniju je devet,a taan broj moete podesiti u meniju Tools / Options, list General.Ako je datoteka zatiena, otvoriese jedan od dijaloga za unos lozinke ili poruka koja trai da odaberete nain otvaranja. Ako datotekasadri makroe, u zavisnosti od stepena zatite pojavie se neki od dijaloga upozorenja, budui damakroi mogu da sadre i zlonamerni kod.

Obratite panju na padajuu listu pored tastera Open: osim k1asinog otvaranja, ovde moete

odabrati dve opcije koje tite izvornu datoteku. To su Open Read-only, koja otvara radnu svesku

Slika 3.2.4.Izgled

dijaloga-Tools / Add-in

Slika 3.3.1.Izgled

prozora-Open


20/50

142


samo za itanje i Open as Copy, koja trenutno formira kopiju datoteke (pod imenom Copy ofRadnaSveska.XLS), tako da se moe menjati sadraj, bez bojazni da e polazni sadraj biti naruen.

Ukoliko ne moete da pronadete datoteku koju elite da otvorite upotrebite dijalog Find i u pomo nommeniju Tools (Slika 3.3.2.) postavite odgovarajui upit. Osim lokacije na kojoj treba traiti datoteku,moete upotrebiti i neko od zapisanih svojstava u "tehnikom kartonu" dokumenta, pod uslovom daste popunili podatke u dijalogu File / Properties. Pretraga e ograniiti vidljivost datoteka u dijaloguOpen samo na one koje zadovolje postavljeni kriterijum.

Excel 2000 moe da prihvati vie formata zapisa podataka. Formati datoteka koji se smatraju"prirodnim" (uitavaju se bez konverzije) su svi formati Excel 2000 datoteka (* .XL *) i HTML format.

Za mnoge druge formate postoje filteri pomou kojih se, direktno ili kroz prikladne dijaloge, straniformat uvodi u radnu svesku.Verovatno e se najee deavati da ulazni sadraj bude zapisan kaoformatirani tekst, uravnat tako da se lako prepoznaju kolone budue tabele ili oznaen nekimdelimiterom (tabulator, zarez, taka-zarez).

U veini sluajeva, Excel e prepoznati ove formate, a vama preostaje da potvrdite izbor ili izmeniteparametre uvoza.

3.4. Slike objekti u Excel-u

Osim "ivih" podataka, Excel moe da uita i neke pomone formate datoteka. Prevashodno, to su

slike i grafiki motivi koji se ubacuju na radni list: logotip firme, neki simbol, potpis, slika nekog artikla,itd. Sliku unosite iz menija Insert / Picture, gde se nudi nekoliko izvora.

Prvi od njih, ClipArt, otvara prozor u kome se moe pretraiti velika biblioteka sliica u WMF forma tu,koja dolazi uz Office. Druga opcija je From File, koja e otvoriti dijalog za uvoz slike sa diska, u jednom od mnogobrojnih formata koje Office programi prepoznaju (BMP, JPC, CIF, CDR i mnogidrugi).

Slika 3.3.2.Izgled

dijaloga- Find


21/50

143


Excel sadri i nekoliko modula za unosgrafikih sadraja. Opcija AutoShapesomoguava unos raznih prostih figuraiz nekoliko grupa predlozaka; WordArt je zgodan za ubacivanje"bombastinog" naslova, dok je

Organizational Chart zavini podsistemza crtanje organizacionih ema.

Slikom na radnom listu se manipulieuvek na isti nain, bez obzira na izvor.Klikom mia na sliku, ona e bitiaktivirana; tada je moete premetati,menjati joj veliinu i druge atribute. Ukontekstnom meniju koji se otvaradesnim klikom, nalaze se sve komandeza obradu slike. Precizne kontrole senalaze u dijalogu Format (Picture /

Autoshape / Object). Na raspolaganju su i toolbar-ovi Drawing, Picture, AutoShapes i WordArt, koji

sadre alate za obradu ovih elemenata.

Posebni vid unosa slike u radni list je background, slika koja se moe postaviti na pozadinu radnoglista. Pozadinsku sliku unosite izborom iz dijaloga Format / Sheet / Background. Obratite panju i nato da pozadinska slika moe ugroziti itljivost sadraja, pa je najbolje da ovu opciju koristite samo uizuzetnim sluajevima; i tada koristite slike sa neupadljivim motivima bledih boja.

Komanda Insert / Object otvara dijalog koji omoguuje unos raznih objekata registrovanih u vaemsistemu. To su datoteke drugih formata ili njihovi delovi: slajd iz PowerPoint-a, dokument iz WordPad-a ili Word-a, multimedijalni sadraji (zvuni ili video zapis) itd. Iako su pridrueni radnoj svesci, objektisu pod direktnom kontrolom programa koji registruju njihov format. Objekti se obino unose kadatreba ukrstiti rezultate vie programa u "zajedniki" izlazni format, da bi posao bio organizovan kaocelina.

3.5. Oteene datoteke

Moe se dogoditi da se datoteka radne sveske oteti na disku; Excel nee uspeti da uita takvudatoteku i doi e do gubitka podataka. Ukoliko je datoteka ipak uitana, ali primeujete da je sadrajbitno naruen, upotrebite Workbook Recreator, add-in koji ete ukljuiti u program pomou dijalogaTools / Add-ins.

Obratite panju na to da e ovaj dodatak formirati izvetaj rada u tekstualnoj datoteciDATOTEKA.XLS Log. TXT; obavezno pregledajte ovaj izvetaj i uverite se u uspenost procedure.Meutim veoma esto ne uspeva oporavljanje oteene datoteke zbog toga, na snazi ostaje pravilo:titite svoj rad!

Redovno radite backup, a vitalne sadraje uvajte i kopiranjem na rezervne lokacije.Kad godnameravate da unesete obimne izmene u radnu svesku, prethodno iskopirajte datoteku na drugomesto. Upamtite da ne postoji savreno siguran sistem - postoji samo dovoljno siguran sistem, iji stei vi deo.

Na kraju prie o radu sa datotekama, pregledajmo opcije pri pozivu Excel-a. Njih moete upotrebiti dabiste napravili posebnu preicu za otvaranje programa sa nekom radnom sveskom ili u posebnomreimu rada.

Excel ete najlake otvoriti i u njega uitati neku datoteku tako to duplo kliknete na ikonu te radnesveske. Ukoliko je to datoteka kojoj esto pristupa te, smestite njenu preicu medu favorite (u dijalogu

Ubacivanjeslika


22/50

144


Save As oznaite ime datoteke, pa u meniju Tools pozovite komandu Add to Favorites); sada jedatoteka nadohvat ruke, u Start meniju Windows-a.

Drugi princip otvaranja Excel-a je upotreba parametara komandne linije koja je dodeljena preiciprograma. Kada formirate novu preicu programa, u polju Command Line, pored putanje do programadodajte neki od parametara navedenih u tabeli. Ako je preica ve formirana, izmene se vre u polju

Target, u dijalogu Properties te preice (Tabela 4.4.1).

POSTUPAK EXCEL.EXE + DODAJTEOtvaranje odredene radne sveske putanja\Datoteka.XLSOtvaranje u reimu read-only /r putanja\Datoteka.XLSOtvaranje u drugom folderu /p putanja

Tabela 3.6.1.


23/50

145


Glava 4

Raunanje


1. Da koristite izraze i operatore2. Tipove podataka3. Kako se prave i koriste funkcije4. Grupe osnovnih funkcija5. Da ispravljate greke

Klju za razumevanje funkcionalnosti Excel-a je poznavanje vrsta podataka koji se unose na radnilist.To su konstante i formule. Druga bitna stvar u radu sa Excel-om je prepoznavanje tipovapodataka. Tipovi se odnose i na konstante i na rezultate formula, i ne treba ih meati sa vrstomsadraja unosa. Takode, nemojte meati tip podatka sa formatom prikaza (recimo, broj decimala brojaili oblik pisanja datuma). U ovom delu govorimo o vrstama, tipovima i formatima podataka. Vrstepodataka u Excel-u dele se prema prirodi i ponaanju sadraja koji se moe upisati u eliju.

Postoje dve vrste sadraja:

Konstanta je bilo kakav slobodno uneti podatak. Sadraj elije je nepromenljiv dok ga ne promenikorisnik. Konstantne vrednosti se razlikuju po tipu (tekst, broj, datum...) koji je Excel u stanju daprepozna.

Formula je izraz ili funkcija, koja podlee strogim sintaksnim i semantikim pravilima. Formula seprepoznaje tako to uvek poinje znakom jednakosti (,,="). Argument formule moe biti konstanta,referenca (adresa) ili druga formula. Glavna osobina formule je da dobijeni rezultat u eliji automatskimenja vrednost ako se promeni vrednost neke referencirane elije.

Ovde emo govoriti o izrazima i funkcijama, kao posebnom segmentu Excel-a.

Pri unosu sadraja u eliju Excel uvek pokuava da razume njegov kontekst, na emu se i zasnivainteraktivnost radnog lista. Ako se najpre unese znak jednakosti, Excel oekuje formulu, u trenutkupotvrde unosa program vri proveru ispravnosti u sintaksi i semantici (tj. u pisanju i znacenju) i ako seona potvrdi, prikazuje gotov rezultat.

Ako sadraj ne poinje znakom jednakosti, onda je to konstanta - program pokuava da prepozna tip

na osnovu formata unetog sadraja. Ako tip ne bude prepoznat, uneti podatak e se smatrati tekstom.


24/50

146


4.1. Izrazi u Excel-u

Izraz je tip formule sastavljen od konstanti, referenci i operatora. Excel prepoznaje tri vrste izraza,prema tipu rezultata: aritmetiki, tekstuali i logiki izraz. Operatori aritmetikih izraza su uobiajeniznaci za cetiri osnovne operacije, znak za procenat i znak ^ kojim se oznaava stepenovanje.. U

tabeli 4.1.1. nalaze se svi operatori izraza u Excel-u:Tabela 4.1.1.

Sadraj izraza ne mora biti samo konstanta, nego i adresa elije koja sadri neku vrednost, bila to

konstanta ili rezultat formule. Pogledajte primere na Slici 4.1.1.: rezultati nekih formula su dobijeni odkonstanti u koloni A, a neke formule su napisane kao kombinacija konstanti i referenci.

U izrazima se koriste uobiajena prava prvenstva medu operacijama, koja se menjaju korienjemzagrada. Evo nekoliko primera aritmetikih izraza:

Excel interpretacija Sadraj elije(rezultata)

15+7-12*50% =15+7-12*50% 21-7,5*100:8 =-7,5*100/8 -93,7514*(5+34):(116-

25)+11

=14*(5+3"4)/(116-

2"5)+11

25,33333

Tabela 4.1.2.

U toku unosa izraza, Excel e vam pomoi logikom kontrolom pisanja. Recimo, kadaunesete desnu za gradu u nekom sloenom izrazu, podebljae se odgovarajui par na levojstrani, a promenie se i boja obe odgovarajue zagrade. Ako pokuate da zavrite unosizraza koji nije ispravan, Excel e prepoznati greku (recimo, nedostajuu zagradu na kraju) ipokuati da sugerie ispravku.

Sintaksa pisanja formula u Excel-u podlee lokalnim podeavanjima jezika, koja ete proveriti u sekcijiRegional Settings Control Panel-a. U svim primerima u knjizi potovali smo podeavanja koja vaekada je default jezik sistema srpska latinica. U tom okruenju, separator argumenata je taka-zarez

(na engleskom, to je zarez); decimalni separator je zarez (anglosaksonska trita koriste taku), asepatator klasa brojeva je taka.

Aritmetiki operatori Opertator spajanja teksta Logiki operatori+ sabiranje = jednako- oduzimanje > vee je od/ deljenje < manje je od* mnozenje >= vee ili jednako% procenat


25/50

147


4.2. Tipovi podataka

Tipom podatka u Excel-u smatra se vrednosni oblik koji ima neka konstanta ili rezultat formule.Prepoznavanje tipova podataka je bitno, jer od toga zavisi mogunost operisanja (recimo, besmislenoje sabirati tekst i broj). Kada budemo govorili o funkcijama, videete da je potovanje tipova sutinskibitno da bi se Excel uopte pravilno koristio. Pogledajmo kako se tipovi razvrstavaju.

Tekst je bilo kakav skup znakova (slova, cifre i specijalni znaci), i predstavlja najoptiji tip podatka.Ukoliko korisnik insistira da se sadraj vidi kao tekst, to ima smisla u odredenim prilikama, kao prviznak treba uneti apostrof ( ); Primere moete videti na Slici 4.1.2. Ovaj znak se nee videti u eliji,

osim u toku editovanja. Drugi nain da se sadraj smatra tekstom jeste zatvaranje me

u navodnike("123"nije broj, ve tekst). Maksimalna duina tekstualnog podatka u eliji je 32000 znakova, a tekst

se inicijalno uravnava ulevo. Primere moete videti na Slici 4.1.2.

Broj je posebni tip podatka u eliji: sastoji se od cifara 0-9 i specijalnih znakova koji odreduju posebnioblik broja (predznak, separator klase, oznaka za procenat, oznaka valute itd). Osim osnovnog oblika,broj se moe uneti i sa separatorom klasa (npr. 123.456,78), kao razlomak (npr. 1/12), ueksponencijalnom obliku ( l,05E-O4) itd.

Maksimalni opseg brojeva u kome Excel moe da operie je od -lE+308 do 1E+308, a u okolini nuleod -lE-307 do 1E-306. Broj ulazi u raunske operacije sa najvie petnaest znaajnih cifara, dok secifre nie vrednosti pretvaraju u nule. Sve varijante brojeva se inicijalno desno uravnavaju u eliji(Slika 4.2.2.)

Datum i vreme su karakteristini oblici brojeva. Brojevima se smatraju ne zbog naina prezentacije utabeli, ve zbog internog naina uvanja i obrade. Naime, Excel svaki datum kojim manipulie vidi kaoredni broj, poev od 1. januara 1900. godine. Koristei ovaj reper, mogue je koristiti datumski oblikpodatka u raunskim operacijama.

Vreme u toku dana se u Excel-u interno interpretira kao razlomak X/86400, gde je X broj sekundiproteklih od ponoi. Vreme se predstavlja u decimalnom obliku broja, tako da se logino nastavlja na

oblik zapisa datuma (interni zapis 1. januara 2001. u 15:00 asova glasie 36892,625). Excelmanipulie datumima od 1.1.1900. do 31.12.9999. Trenutni datum ete uneti sa tastature pritiskom naCtrl+ ; (taka-zarez), a vreme pritiskom na Ctrl+: .

Logika vrednost se javlja kao rezultat logikog izraza ili funkcije. Mogue je uneti logiku vrednost ikao konstantu, kao jednu od rezervisanih rei TRUE ili FALSE. Poruka o greci je tip podatka kojikorisnik ne unosi, nego ga dobija kao rezultat neregularne situacije nastale u izraunavanju formule; oovakvim porukama posebno emo priati u delu o funkcijama. Logike konstante i poruke o grecicentriraju se u odnosu na irinu elije.

Slika 4.2.1.Tekst tippodatka

Slika 4.2.2.Broj tippodatka


26/50

148


4.3. Funkcije

Meu svim alatima Excel-a, funkcije zauzimaju centralno mesto i to ne bez razloga: kada treba doido neke posebne strukture obrauna u tabeli, najvie ete se osloniti na neke od oko 330 funkcija,koliko ih ima u Excel-u. Na brojnim primerima ete videti koje su funkcije na raspolaganju i kako sekoriste. Uvideete gde i kako vam program moe pomoi dok unosite izraz ili funkciju. Sadapoinjemo da otkrivamo Excel kao "drobilicu" podataka.

Pre nego to priu o formulama nastavimo govorei o funkcijama, zadrimo se na vanom elementuExcel-a - onceptu automatske rekalkulacije. Postavite se na eliju Bl, upisanu vrednost 126 zamenitesa 196 i pogledajte ta se desilo sa rezultatom: auriran je onog trenutka kada ste potvrdili izmenuvrednosti. Rezultat izraza u eliji B5 postaje 1000. Ovaj princip se zove dinamika ili automatskarekalkulacija i predstavlja jednu od sutinskih vrednosti svih postojeih spreadsheetprograma.

Rezultat neke formule moe biti argument druge, a ova tree itd. Neki i radni list moe imati stotineelija iji je sadraj direktno ili posredno povezan sa nekim zajednikim sadrajem. Kada se sadrajpromeni, izmenjae se sve potonje vrednosti. Takoe, Excel posle svakog unosa skenira radni list,proveravajui stanja svih formula na njemu.

Budui da u sloenim strukturama ovo moe da potraje, automatsku rekalkulaciju moete iskljuiti:otvorite dijalog Tools / Options i na listu Calculation oznaite opciju Calculation Manual (Slika 4.3.1).

Poeljno je da u takvim prilikama ostavite ukljuenu mogunost rekalkulacije pre snimanja(Recalculate Before Save).

Naravno, morate obratiti panju na to da sadraj nee u svakom trenutku dati pravu sliku izrauna tihvrednosti. Nakon ovog podeavanja, "nasilnu" rekalkulaciju tokom rada izveete pritiskom na F9.

Taster F9 moze da se upotrebi i za direktno pretvaranje izraza ili njegovog dela u konstantu, to jepraktino u mnogim prilikama. Evo jednostavnog primera. Unesite u neku eliju sledei sadraj:=1+2+3+4 i u eliji ete videti rezultat 10; sad uite u reim za editovanje elije (F2). Osvetlite miemdeo izraza 1+2 i potom pritisnite F9. Oznaeni deo e biti odmah izraunat i pretvoren u konstantu:izraz sada glasi =3+3+4. Potom opet oznaite eliju za editovanje i osvetlite ceo izraz. Pritisnite F9:formula e biti preraunata, a sadraj elije postae konstanta koja odgovara rezultatu prethodneformule.

4.3.1. Funkcija: SUM

Vratimo se na tabelu u kojoj smo demonstrirali automatsku rekalkulaciju. Postavimo se u eliju B5 iobratimo panju na izraz =Bl +B2+B3+B4. Nije problem napisati izraz sa etiri sabirka, ali ta bi biloako treba sabrati dvesta brojeva?

Za to postoji funkcija SUM, koju ete sasvim sigurno koristiti vie nego sve druge funkcije zajedno.Prepiimo izraz funkcijom =SUM(Bl:B4). Dobili smo, naravno, isti rezult. Obratite panju na argumentfunkcije Bi:B4.

Dvotaka izmedu oznaka elija se interpretira kao "sve elije u opsegu od Bi do B4"; standardnasintaksa za oznaavanje bloka elija je markiranje dve elije na suprotnim krajevima (npr. A1:C10, toje isto kao C1:A10).

Slika 4.3.1.Izgled

dijalogaCalcualtion


27/50

149


Budui da je sabiranje najuestalija operacija u praksi, u toolbar-u postoji taster AutoSum, sa sliicomna kojoj je veliko grko slovo sigma (Slika 4.3.1.1.). Postavite se na eliju u kojoj treba da se nae zbiri kliknite na AutoSum: sa velikom verovatnoom, program e vam predloiti tani opseg elija koji baelite da odredite. Ukoliko ovaj opseg nije dobro predloen, ostaje vam da prekucate ili, jo lake, damiem prevuete od prve do poslednje eljene elije, apotom potvrdite unos.

U Excel-u postoje jo dva "brza" raunska alata. Jedan od njih je priruni pregled zbira: ako je

potrebno da samo naas saznate zbir nekih elija, oznaite ih i pogledajte na statusnu liniju gde e sepojaviti tekst poput Sum=474. Kako budete poveavali blok miem, tako e se i priruni zbir menjati.Desnim klikom na ovo polje u statusnoj liniji dobiete listu nekoliko drugih funkcija, ije ime moeteprepoznati, a o kojima emo kasnije vie govoriti.

Drugi alat prua pomo pri unosu formula: ako kliknete na znak pored linije za unos sadraja, panastavite unos izraza u toj liniji, neposredno ispod e se pojaviti pomoni dijalog Formula Result kojie interaktivno prikazivati rezultat izraza koji bi se dobio ako bi se trenutno potvrdio unos. Akoponete da unosite funkciju, pojavie se dijalog Paste Function, koji emo uskoro opisati.

Formule moraju biti napisane po pravilima sintakse i semantike. Pravila pisanja gotovo su identinapisanju izraza "prirodnim" jezikom matematike. Funkcije, opet, sadre pravila koja se menjaju shodnokontekstu, ali postoje neka opta, lako prepoznatljiva merila.

Opti oblik funkcije je IME_FUNKCIJE (arg1;...;argn). Iza znaka jednakosti sledi rezervisana re kojapredstavlja ime funkcije, a potom se u zagradama navodi jedan ili vie argumenata funkcije,razdvojenih taka-zarezom kao separatorom.

Nebitno je da lirezervisanu re piete velikim ili malim slovima - Excel e je prrevesti u velika slova.Argumenti funkcije mogu biti konstante, reference (adrese elije ili bloka), izrazi i druge funkcije, amaksimalno ih moze biti trideset.

4.3.2.Dijalog paste function

Excel obezbeuje toliko funkcija da ih je besmisleno uiti napamet. Zbog toga je pri ruci ozbiljnapomo - dijalog Paste Function, koji ete otvoriti pomou tastera sa slikom fx u toolbar-u ili komandomInsert / Function (Slika 4.3.2.1.).U listi na levoj strani vidimo grupe funkcija. Prva na listi je grupa MostRecently Used (najskorije koriene), to je zgodno kada u tekuem radu manipulemo jednimustaljenim skupom funkcija.

Slika 4.3.1.1.Primer

funkcije SUM


28/50

150


Zatim sledi grupa All, u kojoj su abecedno popisane sve funkcije; lista se nastavlja posebnim grupamafunkcija. Kako odaberemo neku grupu, u desnoj listi se pojavljuje spisak funkcija grupe, a u listi ispodse pojavljuje zapis sintakse oznaene funkcije i kratki opis namene. Kada odaberemo eljenu funkciju,klikom na OK (Slika 4.3..2.2.) prelazimo na sledei korak.

Sadraj drugog dijaloga zavisi od konteksta funkcije, zapravo od broja i tipova argumenata. Levo odsvakog polja za unos nalazi se opisno ime argumenta; ukoliko je ono ispisano podebljanim tekstom,argument je obavezan, a ako nije, argument je opcioni. Desno od polja je belim slovima ispisan tippodatka, iji tip nije vaan, stajae oznaka any; kada se argument unese, pojavie se njegovavrednost na desnoj strani. Kako se koje polje aktivira, tako se pojavljuje kratka pomo u donjem deluprozora.

im bude dovoljno podataka da se formira rezultat, on e se pojaviti pri dnu, uz tekst Formula Result.Ako funkcija ima promenljiv broj argumenata (pokuajte sa funkcijom SUM), kada se popuni

pretposlednji argument i aktivira poslednji, pojavljuje se jo jedan na raspolaganju za unos, sve dotridesetog argumenta. Posao zavravate potvrdom na OK.

Ukoliko treba miem oznaiti blok kao argument, u trenutku povlaenja dijalog e se skupiti tako da sevidi samo polje koje prima adresu bloka; dijalog moete smanjiti i sami, tako to ete kliknuti na malitaster na desnoj strani polja za unos.

Ako sami otponete unos funkcije direktno u eliju, pritiskom na Ctrl+A dobijate drugi ekran alataPaste Function, koji vam moe pomoi da zavrite posao. Ako pozovete ovaj alat kada je aktivnaelija koja sadri funkciju, odmah e se aktivirati drugi prozor dijaloga, u kome se mogu menjatiargumenti postavljene funkcije.

Slika 4.3.2.1.Izgleddijaloga Paste

Function

Slika 4.3.2.2.Podeavanje

parametrafunkcije


29/50

151


4.4.Grupe funkcija

to bolje prepoznate mogunosti koje imate uz standardne funkcije, to e vaa sloboda u radu bitivea. Daleko od toga da treba da drite u glavi nekoliko stotina funkcija: ne razmiljajte o formi, ve osutini. Kako ne moemo opisati svaku funkciju Excel-a, predstaviemo cele grupe i opisati ponekoliko predstavnika. Ukoliko neke funkcije zasluuju posebnu panju, o njima e biti posebnoggovora. Samo istraite grupe funkcija, i provedite neko vreme ispitujui njihovu namenu pomoualatke Paste Function.

4.4.1. Matematike funkcije

Excel sadri sve matematike operacije sa brojevima koje se nalaze i na kvalitetnim kalkulatorima:poev od funkcije SUM, koja je prva koju svako savlada, preko trigonometrijskih, eksponencijalnih ilogaritamskih funkcija, do funkcija zaokrugljivanja broja.

U ovu grupu se ubrajaju i neke posebne funkcije: PRODUCT izraunava proizvod argumenata,POWER(broj;stepen) izraunava bilo koji stepen broja, LN (broj), LOG10 (broj), LOG(broj;osnova)

izraunavaju logaritam broja sa osnovom e, sa osnovom 10 ili zadatom osnovom, dok SIN, COS,TAN, ASINraunaju odgovarajue trigonometrijske funkcije.

TRUNC (broj; broj_dec) "odseca" decimalni deo broja na zadati i broj decimala, dok ROUND(broj;broj_dec), ROUNDDOWN (broj; broj_dec) i ROUNDUP (broj; broj_dec) zaokrugljuju broj nanajblii ceo broj, prvi ceo broj blii nuli i prvi ceo broj dalje od nule, respektivno. CEILING (broj;osnova) i FLOOR (broj; osnova) poveavaju odnosno smanjuju broj na najblii ceo broj koji jeumnoak zadate osnove.

Na primer, funkcija CEILING (129; 15) daje rezultat 135, dok FLOOR(129;15) daje 120. EVEN(broj) iODD(broj) ispravljaju broj na prvi parni, odnosno neparni ceo broj.

Od "neobinih" funkcija, pomenimo RAND(), koja daje sluajni i broj u intervalu (0, 1) (da bistegenerisali sluajni broj u intervalu (a, b), koristite RAND()*(b-a)+a) i ROMAN (broj), koja daje brojnapisan rimskim ciframa. SUMIF je funkcija uslovnog sabiranja i koristi se najee u listi. Oblikfunkcije je: SUMIF (opseg; kriterijum; opseg _za_sabiranje). Nad datim opsegom se aplicirakriterijum, a odgovarajue odabrane vrednosti u opsegu za sabiranje ine zbir. Da bi bilo jasnije, evoprimera.

Ako hoemo da saberemo sve koliine uzorka A, napisaemo: SUMIF (A2:A15; "A"; B2:B15). Akoelimo da saberemo sve koliine vee od 150, napisaemo: SUMIF (B2:B15; ">150"; B2:B15). Ako sekriterijum postavi u neku eliju umesto u samu formulu, izmenom te vrednosti mogu se variratirezultati.

Funkcija SUBTOTAL je fleksibilna: njome se moe dobiti jedan od 11 rezultata drugih funkcija.Sintaksa funkcije je SUBTOTAL (broj_fun; opseg1; opseg2 ), pri emu broj fun od 1-11 oznaava: AVERAGE, COUNT, COUNTA, MAX, MIN, PRODUCT, STDEV, STDEVP, SUM, VAR i VARPrespektivno.

Na primer, funkcija SUBTOTAL (1; B2:B15) daje prosek brojeva, SUBTOTAL (7; B2:B15) standardnudevijaciju itd. Broj funkcije moe da se referencira iz neke elije, pa se na jednom mestu moguoitavati razliiti rezultati.Ovu funkciju koriste mnogi drugi alati Excel-a da bi ponudili opcijeizraunavanja u sloenim strukturama.

4.4.2. Finansijske funkcije

Svrha ovih funkcija je izraunavanje parametara kao to su anuiteti, interesne stope, broj rata i slino.

Predstavljamo samo tri funkcije iz ove grupe. Prva od njih izraunava visinu rate prema zadatoj visinikamate, broju rata i visini glavnice: PMT(kamata; broj_rata; poetni_dug; preostali_iznos).


30/50

152


Poto su ove funkcije prilagoene amerikom bankarskom sistemu, na primeru emo razjasnitisintaksu. Ako napiemo PMT (9%/12; 120; -100000) rezultat e biti 1266,76; ovo se tumai kao akoje kamata 9% za 12 meseci i ima 120 rata, a iznos duga na poetku je 100000, rata iznosi 1266,76".Neka vas ne zbuni negativan broj: u amerikom knjigovodstvu je normalno da se dug tako belei.

Deljenje kamate sa 12 je potrebno jer funkcija radi sa mesenim iznosom kamate, koji se preraunava

na godinju posebnim iterativnim procesom.Funkcija moe da se koristi i da bismo utvrdili dinamikutednje. Pretpostavimo da ivimo negde gde moemo da tedimo novac u banci uz odgovarajuukamatu.

Hteli bismo da za petnaest godina utedimo 75000 uz kamatu od 6% godinje. Napisaemo: PMT(6%/12; 15*12; 0; 75000) i dobiti iznos od 257,89 novanih jedinica koje treba meseno odvojiti da,bismo ovo postigli.

Sledea funkcija izraunava mesenu kamatu na osnovu broja perioda uplate i iznosa glavnice duga:RATE(broj_perioda; visina_rate; poetni_dug; preostali_iznos; tip). Ako napiemo RATE (40; 1200; -42000), dobiemo vrednost 0,67%; na godinjem nivou, to je kamata od 8,02%. Slino radi i NPER,funkcija koja izraunava broj perioda za datu kamatu, visinu rate i iznos duga.

Ako napiemo NPER (6%/12; -1000; 75000) dobiemo rezultat 94,24; to je broj meseci koliko trebaplaati anuitete dok se ne isplati dug. Ako vas interesuje kako ekonomski razvijeni svet manipulienovcem, pogledajte kako rade funkcije IRR, NPV, SLN, VDB i sline.

4.4.3. Statistike funkcije

Veina statistikih funkcija svakako se moe izvesti i "klasinlim" matematikim funkcijama, ukolikokorisnik poznaje obrasce za izraunavanje parametara. Efikasnost je vanija: ove funkcije pokazujuda je Excel moan alat za statistike analize. Kada se tome dodaju funkcije Analysis ToolPak-a, Excelstaje rame uz rame sa mnogo skupljim specijalizovarlim programima ove namene.

Neke od funkcija u ovoj grupi verovatno ete esto koristiti: AVERAGE (opseg), MAX (opseg), MIN(opseg) daje prosenu, maksimalnu, odnosno minimalnu vrednost u opsegu. COUNT (opseg),COUNTA (opseg) i COUNTBLANK(opseg) daju broj numerikih vrednosti, broj svih nepraznih elija ibroj svih praznih elija u opsegu, respektivno.

Neke od funkcija su uvod u veliku statistiku: COUNTIF(opseg; kriterijum) daje broj elija u opsegukoje zadovoljavaju vrednost zadatu kriterijumom, STDEV (opseg) i VAR (opseg) izraunavajuvrednost standardne devijacije, odnosno varijanse uzorka, ignoriui sve nenumerike vrednostiopsega, dok PERMUT (ukupan_broj; broj_elemenata) daje broj svih permutacija odreenog brojaelemenata u skupu zadatom ukuprlim brojem.

Funkcija RANK (broj; opseg) daje rang broja u opsegu, pri emu rang 1 ima najvei broj. TREND(poznati_y; poznati_x; novi_x) iz relacije skupa poznatih vrednosti (veliine u opsegu poznati_y su ufunkciji opsega veliina poznati_x) i nove zadate vrednosti x, izraunava novu vrednost prema funkcijilinearnog trenda y=ax+b. INTERCEPT (poznati_y; poznati_x) izraunava taku na kojoj lirlija trendasee y osu, na osnovu dva skupa vrednosti koji su u linearnoj korelaciji.

Ako se bavite teorijom verovatnoe i statistikom, proverite kako rade sloenije funkcije, poputBETADIST(distribucija verovatnoe), CHIDIST(hi-kvadrat distribucija), COVAR(kovarijansa), SKEW(disperzija distribucije) i mnoge druge.

4.4.4. Funkcije za rad sa tekstom

Zahvaljujui ovom skupu funkcija, mogue je operisati sa tekstom: povezivati stringove, menjativeliinu slova, pretvarati tekst u broj i obrnuto... CONCATENATE(argl; arg2; ...) sastavlja sadraj vieelija u jedan string.

Na primer, rezultat funkcije CONCATENATE ("Pera"; " "; "Detli") je tekst "Pera Detli. CHAR(broj)daje znak iz kodne tabele prema zadatom broju,dok inverzna funkcija CODE(znak) daje broj zadatogznaka u kodnoj tabeli.


31/50

153


LEFT (tekst; br_zn) , RIGHT (tekst; br_zn) i MID (tekst; mesto; br_zn) funkcije vraaju deo tekstazadate duine na levoj strani, na desnoj strani ili u sredini, poev od zadatog mesta, respektivno.LOWER (tekst), UPPER (tekst) i PROPER (tekst) prevode tekst u mala slova, velika slova i prvavelika, a ostala mala, respektivno. Jednostavan primer: PROPER ("draGAN grBI") vraa string"Dragan Grbi".

Fuknkcija LEN (text) vraa broj znakova u tekstu, REPLACE (tekst; pozicija; duina; novi_tekst)zamenie u tekstu deo zadat poetnom pozicijom i duinom novim tekstom. TRIM (tekst) izbacuje sveblankove iz teksta, osim jednog blanka izmedu rei. VALUE (tekst) i TEXT(broj; format) pretvarajutekst u broj, odnosno broj u tekst, u skladu sa zadatim formatom. Pogledajte sami kako rade funkcijeza rad sa tekstom DOLLAR, FIXED, T, SUBSTITUTEi druge.

4.4.5. Funkicje za rad sa datumima i vremenom

Ove funkcije operiu podacima u formi datuma i vremena; upotrebljavaju se kada je potrebno odnekih parcijalnih podataka formirati datum ili kada treba pripremiti ovakve podatke za raunskeoperacije. Ne zaboravite da Excel interno belei datume kao cele brojeve u rastuem nizu poev od 1.januara 1900. godine.

Vreme u toku dana se belei kao decimalni deo celog broja, gde jedan sekund iznosi 1/86400. HOUR(vreme), MINUTE (vreme) i SECOND (vreme) vraaju broj koji odgovara satu, minutu i sekundi zavreme predstavljeno serijskim brojem ili kao tekst. DAY (datum), MONTH (datum) i YEAR (datum)vraaju broj koji odgovara danu, mesecu ili godini za datum predstavljen rednim brojem ili kao tekst.

Funkcija DATE (godina; mesec; dan) vraa datum od elemenata zadatih brojem ili referencom, dokDATEVALUE(datum) vraa redni broj dana poev od 1. januara 1900.

TODAY() vraa aktuelni datum, a WEEKDAY(datum; tip) broj koji predstavlja redni broj dana u nedelji.Drugi opcioni parametar moe imati vrednost 1 (nedelja je broj 1), 2 (ponedeljak je broj 1) ili 3(ponedeljak je "nulti" dan).

4.4.6. Logike funkcije

Logike funkcije obraduju istinosne vrednosti izraza, u skladu sa pravilima Bulove algebre. Tri funkcijevraaju rezultate TRUE ili FALSE u zavisnosti od iskaza: AND je TRUE ako su svi iskazi ta ni, OR jeTRUE ako je barem jedan od iskaza taan a NOT vraa vrednost suprotnu od istinosne vrednostiargumenta. Funkcije TRUE() i FALSE() vraaju odgovarajue konstante. Funkcija, IF u zavisnosti odvrednosti logikog iskaza, daje jedan od dva predvidena rezultata. Sintaksa funkcije je:IF (uslov; rezul tat_ako_je_tano; rezultat_ako_je_netano)


32/50

154


4.5. Prepoznavanje greaka

Excel e vam efikasno pomoi kada pri unosu formule napravite greku ili ona nastane kasnije.Postoji nekoliko tipova greaka i bitno je prepoznati ih, kako biste valjano reagovali.Sintaksna grekase javlja u trenutku unosa formule: recimo, zagrade u izrazu nisu uparene, pogreno je ukucana

rezervisana re funkcijenije unet taan broj argumenata i slino. Ove greke se prepoznaju odmah iprogram vam nee dozvoliti da zavrite unos formule, nego e dati upozorenje sa opisom greke ipravcima mogueg reenja. Postoji nekoliko razliitih situacija greke, a program e vam ponekad aki predloiti direktno reenje koje moete prihvatiti.

Semantika greka se javlja nakon unosa, u trenutku interpretacije unetog sadraja. To znai da jeuneta formula sintaksno ispravna, ali da se rezultat ne moe dobiti, kao posledica neke nejasnesituacije (npr. deljenje nulom).

Greka moe nastati u trenutku unosa, ali i kasnije - ako je u nekoj od elija promenjen sadraj takoda vie ne odgovara pravilima formule u kojoj uestvuje. Neke od poruka su: #DIV/0! (pokuajdeljenja nulom), #N/A (argument formule nije poznat), NAME? (ime funkcije nije prepoznato ili sekoristi opseg koji nije definisan), #NULL! (neregularno definisani presek dva podru ja), #NUM!

(argument funkcije nije odgovarajui, recimo WEEKDAY (TODAY();7) daje ovakvu poruku jer drugiargument ne moe biti vei od 2), #REF! (referenciranje na eliju koja ne postoji) i #VALUE!(korienje argumenta neispravnog tipa, recimo =123/"x" poto nema smisla deliti stringom).

Neke greke su oig1edne, poput deljenja nulom; odmah vam je jasno ta treba da preduzmete. Nekesloenije greke, kao to su neispravni argumenti funkcija, reavate proverom sadraja i tipovapolaznih podataka.

Ponekad e se pojaviti "tekst" #######, koji zapravo nije greka, ve upozorenje da je broj preirokda bi stao u eliju. im se podesi irina kolone, broj e se videti valjano. Excel 2000 donosi jednunovinu na ovom planu: kad god je mogue, kolona e se proiriti tako da se broj uredno vidi.

U nekim prilikama, ako broj premauje irinu zbog jedne ili dve decimale, broj e biti zaokrugljen na

celi deo. Kada radite sa velikim brojevima, idealno je unapred predvideti dovoljnu irinu. Referencukoja u formuli upuuje na samu eliju u kojoj se nalazi formula, nazivamo cirkularnom referencom. Doovoga moe doi direktno, npr. ako se u eliju A5 postavi formula SUM(Al:A5), ili indirektno, ako nekareferenca u formuli koristi tu eliju u svom rezultatu.


33/50

155


Glava 5

Prikaz na ekranu i papiru


1. Na koji nain se prave grafikoni2. arobnjaka za grafikone3. Da pripremate i tampate dokumente

U praksi je esto potrebno da se velika koliina podataka prikae u saetom obliku, za ta je veoma

pogodan grafiki prikaz podataka. U terminologiji Excel-a, grafikon (chart) je sloeni grafiki objekatdirektno povezan sa nekim tabelarnim podacima.

Polazni podaci nazivaju se takama (ili "takama podataka") i ureeni su u grupe koje se nazivajuserijama podataka. Kada je grafikon formiran, bie direktno auriran nakon svake promene sadraja umatinim serijama. Mogue je izvesti i naknadne "likovne" obrade grafikona, kako bi se postigao tobolji vizuelni efekat prezentacije podataka.

U radnoj svesci moe postojati u dva oblika: kao ubaeni grafiki objekat na povrini radnog lista i kaoposebni list radne sveske.Grafikon na radnom listu se u praksi neto ee koristi, jer je tako pri ruci;grafikon na posebnom radnom listu je poeljan ukoliko elite da ga upotrebite u OLE povezivanju sadrugim aplikacijama (npr. ubacivanje u Word dokument).


34/50

156


5.1. Organizacija podataka za grafikon

Osnovna ideja grafikona je najee da prikae jednu kategoriju podataka. Smatra se optimalnim akopodaci imaju formu tabele, gde postoje dva atributa (jedan po kolonama, jedan po redovima), tako dasvi podaci budu meusobno uporedivi. Ako bi podaci u grafikonu prikazivali podatke razliitih

kategorija, sliku bi bilo teko rastumaiti, to se kosi sa osnovnom idejom grafike prezentacijebrojeva. Primer dobro pripremljene tabele moete videti na Slici 5.1.1.

U nedeljnom izvetaju prodavnice svaki broj predstavlja promet po nekoj kategoriji robe u jednomdanu. U ovoj tabeli postoje i zbirni podaci; zbirove ne treba pridruiti grafikonu, jer se takvi podaciintuitivno tumae kao stavke istog ranga.

Postoje razraeni principi koji ovo pitanje mogu reiti i na bolje naine, pa je najbolje prihvatiti pravilo:dobro organizovani izvorni podaci preduslov su lakog izvoenja grafikona. Varijante je lakoisprobavati i zato se u radu koncentriite na same podatke.

5.2. Chart wizard

Do grafikona se dolazi u standardizovanim koracima, koji mogu imati mnoge opcije i detalje. Stoga jeovaj posao poveren Chart Wizard-u, "arobnjaku za grafikone". Chart Wizard ete pokrenutikomandom meni-ja Insert / Chart ili klikom na taster u toolbar-u. Biete voeni kroz etiri koraka,tokom kojih kompletirate elemente grafikona.

Svaki korak sadri mnoge opcije, ali moete i odmah zavriti izradu grafikona sa podrazumevanimopcijama, k1ikom na Finish.

U prvom koraku (Slika 5.2.1.) od vas se trai da odredite jedan od etrnaest tipova grafikona, u nekoj

od datih varijanti; izbor pogodnog tipa grafikona predstavlja vetinu, koju stiete iskustvom.

Za primer, odabraemo histogram (tip Column) u prvoj varijanti. Ako elite da vidite kako e izgledatipodaci na nekom tipu grafikona, kliknite na Press and Hold to View Sample: u prozoru e se pojavitipriblina slika. Na listu Custom Types dijaloga nalazi se dvadesetak tipskih ablona grafikona, kojetakoe moete efikasno primeniti.

U drugom koraku (Slika 5.2.2.) treba da oznaite ili upiete adresu bloka koji sadri serije podataka.Blok treba da sadri kako podatke, tako i sva zaglavlja redova i kolona tabele.Ukoliko je to nekontinualni blok (na primer, elite da oznaite samo dve grupe proizvoda, koje nisususedne) vodite racuna o tome da bude ocuvana forma pravugaonika pa makar bilo potrebno daoznaavate elije koje ne sadre podatke, kao to je to elija u preseku zaglavlja.

Slika 5.1.1.Primer tabele


35/50

157


Moda je najlake da prvoslektujte blok, pa tek ondakliknete na ikonu arobnjaka.Sada valja odabrati da li se serijegrupiu po kolonama(prodavnice) ili po redovima

(dani). Ne dajte da vas zbunislika, poto se podaci na X osi uhistogramu ne grupiu poserijama, ve po zajednikomatributu (kategoriji) elemenataserije.

Na linijskom dijagramu, recimo, svaka linija se odnosi na pojedinanu seriju. Kako su serije odabrane,proverite na drugom listu ovog koraka Chart Wizard-a.

Trei korak (Slika 5.2.3.) sadri nekoliko listova na kojima se podeavaju elementi grafikona. Na listuTitles upisaete naslov i tekstove koji se pruaju du obe ose grafikona. Na listu Axes odluujete da lise prikazuju referentne vrednosti na osama, a list Gridlines slui za postavljanje pomonih linija upozadinu grafikona.

Ako elite da postavite legendu, toete oznaiti na listu Legend,zajedno sa odgovarajuomlokacijom. List Data Labels

omoguuje da se na grafikonupojave i brojevi koji pokazujukrajnje vrednosti. Konano, listData Table omoguuje dagrafikonu pridruite i polaznutabelu podataka, to je prikladnoako e grafikon biti na posebnomlistu i ako tabela nije prevelika.

Slika 5.2.1.Chart Wizard

Step 1


Step 2


36/50

158


etvrti korak (Slika 5.2.4.) Chart Wizard-a zahteva da odaberete da li e se grafikon pojaviti kaografiki objekat na radnom listu ili e se formirati kao specijalni radni list-grafikon. Posao zavrava te

klikom na Finish.

Kada je grafikon zavren, moete i kasnije preraditi neki od njegovih elemenata.Kliknite na grafikonda biste ga oznaili kao objekat, pozovite Chart Wizard i promenite element koji elite.

5.3. tampanje

Pre ili kasnije, dobijene rezultate treba staviti na papir. Iako Excel nije program prevashodnonamenjen ovakvim zadacima, opcije tampe programa su bogate, a postoje i pomona sredstva za

olakavanje pripreme podataka za papirni format.

Da biste pripremili radni list za tampu, organizujte podatke vertikalno, u vie redova, a ne "u irinu".Postoje opcije tampe tabela koje su velike u obe dimenzije, ali tome se pribegava samo kadadrugaije nije mogue.

Da biste stekli uvid u podrazumevane opcije preloma tampe koje program vidi, udite u drugi reimpogleda radnog lista -Page Break Preview (Slika 5.3.1.), komandom koja se nalazi u meniju View.


Step 3


Step 4


37/50

159


Radni list e se neto smanjiti, a pojavie se plave linije koje odreduju budue stranice. U pozadinisadraja, vide se sivi tekstovi Page 1, Page 2, itd, koji pokazuju redni broj tampanog lista. U ovomreimu, radni list je i dalje aktivan i moete nastaviti da radite u njemu. Ukoliko je potrebno, povucitemiem plave linije preloma u bilo kom smeru, ime ete promeniti granicu stranice.

Tipini problem u praksi jeste jedna kolona koja ostaje "siroe" u tampi to rezultira nepreglednimispisom. Problem se trivijalno reava povlaenjem vertikalne plave linije udesno.Ne mora ceo radni

list ii u tampu: mogue je ograniiti se na bilo koji blok podataka. Oznaite blok koji treba tampati,pa ga komandom File / Print Area / Sei Print Area proglasite podrujem za tampanje. Ovo podrujese ukida komandom Clear Print Area u istom meniju.

Da biste izbegli omake u pripremi tampe, u Excel-u postoji mogunost da se materijal pripremljenza tampu pregleda na ekranu. Opciju Print Preview moete startovati iz menija File / Print Preview ilipritiskom na taster u toolbar-u ( ).Cela radna povrina programa ustupa mesto proza ru PrintPreview, na kome centralno mesto zauzima slika prve tampane stranice.

Ako ovih stranica ima vie, medu njima se moete kretati tasterima PageUp i PageDown na tastaturiili tasterima Next i Previous u gor njem levom uglu ekrana. Taster Margins ukljuuje i iskljuujemarkere margina i granica medu kolonama na listu. Hvatajui ove markere moete direktno menjatinjihovu veliinu; ako pomerite marker kolone, akcija e se odraziti i na radni list.

Ukoliko ste zadovoljni rezultatom, komandom Print moete direktno pokrenuti tampu. Ako elite dauspostavite preciznu kontrolu, otvoriete dijalog Setup. PrintPreview se zatvara pritiskom na Esc ili saClose.

5.3.1.Report manager

Priprema za tampu ponekad iziskuje veliki rad, ukoliko se trai uredan i atraktivno ureeni izvetaj.Mora se misliti na mnogo elemenata tampe, od formata papira i margina, do prostora koji izvetajzauzima u dve dimenzije; ponekad treba definisati razliite blokove za tampu.

Ako ste jo hteli da jedan izvetaj sadri podatke sa vie mesta, to ste reavali silnim kopiranjem

podataka na novi radni list. Sve ovo iziskuje vanredno vreme i napor, te se ukazala potreba da sepostupak pojednostavi. Report Manager sve takve muke baca u zaborav. Ovo je add-in u Excel-u kojise instalira opciono.

Funkcija ove alatke jeste da sklopi tipizirani imenovani izvetaj, koji moe imati vie sekcija ueljenom redosledu. Svaka od sekcija predstavlja blok za tampu koji ne mora biti nuno na istomradnom listu. Domen sadraja koji moe biti ukljuen u isti izvetaj je jedna radna sveska.

Sekcija izvetaja moe biti neki od radnih listova radne sveske, kome je eventualno dodeljenimenovani pogled ili scenario. Ovo znai da uz pomo Report Manager-a moete prevaziiogranienje u osnovnoj funkciji tampanja, po kome moete istovremeno tampati samo jedan radnilist istovremeno.

Novi imenovani izvetaj generiete komandom View / Report Manager (Slika 5.3.1.1.) i izboromtastera Add u osnovnom dijalogu. U dijalogu Add Report postoji nekoliko grupa polja za unos i izbor.Izvetaju treba dati ime pod kojim ete ga ubudue prozivati na tampanje.

Slika 5.3.1.Primena

opcije Page

Break


38/50

160


U grupi Section to Add, premaeljenom redosledu odabiratesekcije izvetaja i sa Add ihdodajete u listu sekcija na dnudijaloga. Sekcija se odabira sa

spiska svih radnih listovaradne sveske.

Kada odaberete radni list,moete odabrati pogled iliscenario koji postoji definisanna tom listu. Ako ne odaberetenijednu od ovih opcija,dodavanjem u listu eteodrediti da se tampa sadrajcelog radnog lista. Prematome, isti radni list moe vieputa biti deo novog zdruenog

izvetaja, pri emu se menjajupodaci (pomou scenarija) ili obuhvat podataka (pomou imenovanog pogleda).

Poto ste definisali sve sekcije budueg izvetaja, moete im promeniti redosled ili obrisati neku odnjih. Polje za izbor u dnu dijaloga definie nain numeracije stranica, gde se svaka sekcija moeposebno numerisati ili ta numeracija moe biti u rastuem redosledu kroz sve sekcije.

Svaka sekcija poinje da se tampa na novom listu, preuzimajui parameter za tampanje sa svogmatinog radnog lista. Zato obratite panju na ujednaenost parametara tampe zdruenog izvetaja.Naalost, nije mogue uticati na to da se ovaj parametar posebno izvede na nivou izvetaja.

Drugi nedostatak ovog alata je to nije omoguen Print Preview celog izvetaja, nego prethodnukontrolu treba izvriti na svakom listu i za svaki obuhvat segmenta. tampanje izvetaja aktivirate

izborom sa spiska i klikom na Print.

Slika 5.3.1.Izgled

dijaloga AddReport


39/50

161

Glava 6

Excel i Internet


1. Kako radnu svesku posalati putem e-mail-a2. Napravit html strnicu od vaeg dokumenta3. Pravljenje dinaminih stranica4. Da dodajte sadraje sa Interneta u vau radnu svesku

Koncepti koji se koriste na Web-u odavno su preneti i na manje mree, u intranet. Office 2000podrava ove tehnike; osim veze sa programom za e-mail i upotrebe HTML-a kao "prirodnog"formata, Excel sadri i nekoliko naprednih modula kojima se probija u svet Interneta kao aktivniinilac.

U ovom poglavlju otkrivamo neke elemente podrke Excel-a radu u intranetu i na Internetu:podrazumeva se da za efikasnu upotrebu ovih mogunosti treba imati instalirane programe InternetExplorer 5 i Outlook 2000, kao i obezbeeni prikljuak ka Internetu ili ka intranetu firme.


40/50

162


6.1. Upotreba