UČINKOVITO UPRAVLJANJE VSEBIN V FARMACEVTSKEM … · vseh pridobljenih podatkov bomo predlagali optimalno rešitev za upravljanje vsebin v farmacevtskem podjetju. V drugem poglavju

Simon Selak

UČINKOVITO UPRAVLJANJE VSEBIN V

FARMACEVTSKEM PODJETJU

Diplomsko delo

Maribor, april 2012



Diplomsko delo

Študent: Simon Selak

Študijski program: Univerzitetni študijski program

Računalništvo in informatika

Smer: Informatika

Mentor: red. prof. dr. Marjan Heričko, univ. dipl. inţ. rač. in inf.

Lektorica: Darinka Lamut, prof.

I

II

Zahvala

Najlepše se zahvaljujem mentorjema, prof. dr. Marjanu Heričku in dr. Srečku Zupančiču,

za mentorstvo in pomoč pri pisanju diplomskega dela. Zahvala velja tudi IT-oddelku

podjetja Krka, ki mi je pomagal in omogočil izdelavo diplomskega dela.

III



Ključne besede: iskalnik na ravni podjetja, strukturirana vsebina, nestrukturirani podatki,

Google GSA, Microsoft FAST, dokumentacijski sistemi

UDK: [004.6+659.2.004]:615(043.2)

Povzetek

Diplomsko delo obravnava problematiko velike količine urejenih in neurejenih podatkov, s

katero se srečuje sodobno farmacevtsko podjetje. Opisuje vpeljavo skupnega iskalnika na

ravni podjetja, ki bo znal iskati po podatkih, ki so v različnih sistemih in po navadi tudi v

različnih virih. Uporabniku naj bi vrnil pomembne in točne zadetke ter obenem upravljal

tudi dostope in varnostno politiko. V našem podjetju smo postavili in preizkusili dva

trenutno vodilna iskalnika. S ključnimi uporabniki smo naredili podrobno funkcionalno in

tudi stroškovno analizo.

IV

EFFICIENT CONTENT MANAGEMENT IN A

PHARMACEUTICAL COMPANY

Key words: enterprise search, structured data, non-structured data, Google GSA,

Microsoft FAST, document management systems

UDK: [004.6+659.2.004]:615(043.2)

Abstract

This thesis deals with the issue with large amounts of structured and non-structured data,

that trouble modern pharmaceutical company. The thesis describes implementation of an

in-company search engine that will search through data contained in various systems and

usually even different sources. Users will receive relevant and precise based on their

access rights and safety policies. Our company introduced and tested two currently

leading enterprise search engines. Together with our key users, we conducted a thorough

functional and financial analysis that is very important to company.

V

VSEBINA

1 UVOD ............................................................................................................................ 1

2 OPIS PROBLEMATIKE ............................................................................................... 3

2.1 Upravljanje vsebin poslovnega informacijskega sistema (ECM) ........................... 4

2.2 Iskalnik na ravni podjetja ........................................................................................ 8

2.3 Soodvisnost ........................................................................................................... 12

3 PREGLED CELOTNE INFRASTRUKTURE IN DOKUMENTACIJSKIH

SISTEMOV V IZBRANEM FARMACEVTSKEM PODJETJU ....................................... 13

3.1 Infrastruktura ........................................................................................................ 13

3.2 Dokumentacijski sistemi ....................................................................................... 14

3.2.1 Rešitev EMC Documentum ........................................................................... 14

3.2.2 Rešitev za arhiviranje – Centera .................................................................... 16

3.2.3 Izmenjava datotek .......................................................................................... 16

3.2.4 Sistem Microsoft Office SharePoint Server 2007 ......................................... 17

3.2.5 Sistem Microsoft Office SharePoint Server 2010 ......................................... 18

3.2.6 Modul SAP DMS .......................................................................................... 20

4 MOŢNOSTI ISKANJA PODATKOV PO RAZLIČNIH DOKUMENTACIJSKIH

SISTEMIH ........................................................................................................................... 21

4.1 Analiza in namembnost različnih iskalnikov ES .................................................. 22

4.1.1 Iskalnik Microsoft FAST ............................................................................... 23

4.1.2 Iskalnik Google GSA .................................................................................... 25

4.1.3 Vgrajeni iskalnik Documentum FAST .......................................................... 26

4.2 Primerjava iskalnikov eDiscovery in iskalnika na ravni podjetja ......................... 26

VI

5 MERILA ZA IZBIRO ISKALNIKA ES V FARMACEVTSKEM PODJETJU .......... 28

5.1 Smiselnost vpeljave – uporabniški vidik ............................................................... 29

5.2 Postavitev testnega sistema ................................................................................... 30

5.2.1 Iskalnik Microsoft FAST ............................................................................... 31

5.2.2 Iskalnik Google GSA ..................................................................................... 34

5.2.3 Iskalnik Documentum FAST ......................................................................... 34

6 REZULTATI PRIMERJAVE ISKALNIKOV ............................................................. 35

6.1 Arhitektura postavitve iskalnika ............................................................................ 35

6.2 Cenovno merilo ..................................................................................................... 36

6.2.1 Licenčna politika postavitve iskalnika Microsoft FAST ................................ 37

6.2.2 Iskalnik Google GSA ..................................................................................... 38

6.2.3 Cenovna analiza ............................................................................................. 40

6.3 Rezultati iskanja strukturiranih in nestrukturiranih podatkov ............................... 47

7 PREDLOG KONČNE ZGRADBE SISTEMA ............................................................ 48

7.1 Ureditev podatkov glede na uporabljene sisteme .................................................. 49

7.2 Izbira iskalnika ES ................................................................................................. 50

8 SKLEP .......................................................................................................................... 52

9 LITERATURA ............................................................................................................. 53

10 PRILOGE ...................................................................................................................... 58

10.1 Kazalo slik ............................................................................................................. 58

10.2 Kazalo tabel ........................................................................................................... 58

10.3 Vprašalnik .............................................................................................................. 59

VII

UPORABLJENE KRATICE

Kratica Angleško

ACL Access Control List

AIIM Association for Information and Image Management

API Application Programming Interface

CAL Client Access License

CMIS Content Management Interoperability Services

CMS Content Management System

CPE Central Processing Unit

CRM Customer Relations Management

DFS Distributed File System

DMS Document Management System

DNS Domain Name System

ECM Enterprise Content Management

EDMS Electronic Document Management System

EIM Enterprise Information Management

ERM Enterprise Record Management

ERP Enterprise Resource Planning

ES Enterprise Search

EXIF Exchangeable Image File Format

FAST Microsoft FAST

GSA Google Search Appliance

GxP Good Practice quality guidelines

HA High Availability

HTTP Hyper Text Transfer Protocol

IA Information Architecture

IT Information Technology

OS Operating System

PLM Product Lifecycle Managment

POC Proof Of Concept

http://en.wikipedia.org/wiki/Distributed_File_System_(Microsoft)

http://en.wikipedia.org/wiki/Operating_system

http://en.wikipedia.org/wiki/Proof_of_concept

VIII

RAID Redundant Array of Independent Disks

RAM Random Access Memory

ROI Return of Investment

SQL Structured Query Language

TCO Total Cost of Ownership

WORM Write Once Read Many

XML Extensible Markup Language

1

1 UVOD

Osnovna dejavnost farmacevtskega podjetja je proizvodnja zdravil, ki mora biti vseskozi

sledljiva in dokumentirana. Med samo proizvodnjo zdravil različnih farmacevtskih oblik

nastaja ogromna količina dokumentacije, ki se odlaga v različne sisteme. Poleg omenjenih

pa obstajajo tudi dokumenti in zapisi, ki niso neposredno povezani s proizvodnjo, temveč

podpirajo druge poslovne procese v podjetju (promocija, prodaja, kadrovska sluţba itd.).

Namen diplomskega dela je analiza dokumentacijskih sistemov, uporabljenih v

farmacevtskem podjetju, ter podatkov (dokumentov), shranjenih v teh sistemih. Sistemi se

lahko razlikujejo glede na zaupnost, celovitost in razpoloţljivost podatkov. Učinkovito

upravljanje vsebin pa je mogoče le z jasno postavljeno strategijo o hranjenju in iskanju

podatkov.

Cilj diplomskega dela je predstaviti problematiko iskanja strukturiranih in nestrukturiranih

podatkov ne glede na sistem, v katerem so shranjeni, in namen, za katerega bodo

uporabljeni. Iskanje v takšnem obsegu in ob dejstvu, da mora iskalnik upoštevati tudi vse

pravice uporabnika za dostop do podatkov, je mogoče le s centralnim iskalnikom na ravni

podjetja. V diplomskem delu bomo nekatere predstavili, podrobneje pa bomo analizirali

Microsoft FAST in Google GSA, ki sta trenutno najprimernejša. Na podlagi analize in

vseh pridobljenih podatkov bomo predlagali optimalno rešitev za upravljanje vsebin v

farmacevtskem podjetju.

V drugem poglavju se bomo osredotočili na analizo obseţnosti problematike ES in ECM.

Prikazali bomo, da ju ne moremo obravnavati ločeno, temveč med njima obstaja močna

soodvisnost.

V tretjem poglavju se bomo seznanili s tipično infrastrukturo postavitve

dokumentacijskega sistema in s sistemi, namenjenimi za hranjenje podatkov.

Četrto poglavje obravnava različne moţnosti iskanja podatkov po dokumentacijskih

sistemih.

2

Za to se uporabljajo iskalniki na ravni podjetja, ki pa se razlikujejo glede na svojo

namembnost (za katero panogo so optimizirani) in prikaz podatkov, ki jih iščemo

(eDiscovery – vsi podatki so enako pomembni).

V petem poglavju smo raziskali problematiko iskanja podatkov v podjetju (anketiranje

uporabnikov) ter postavili in predstavili testno okolje.

Šesto poglavje vsebuje rezultate primerjave iskalnikov s cenovnega in z uporabniškega

vidika. Skušali smo predstaviti ceno vpeljave takšne rešitve, ki je odvisna od števila

dokumentov in števila uporabnikov, ki dostopajo do iskalnika. Naredili smo tudi analizo

vračanja investicije po letih, v odvisnosti od števila uporabnikov. Pred koncem je

predstavljena še povprečna vrednost uporabniških ocen, pridobljenih z vprašalnikom, ki

smo ga izdelali posebej za to analizo.

Sedmo poglavje opisuje končno zgradbo sistema in podaja priporočilo za ureditev

podatkov glede na uporabljene sisteme pred vpeljavo globalnega iskalnika na ravni

sistema. Poglavje sklenemo s primerjavo ključnih funkcionalnosti obeh iskalnikov (Google

GSA, Microsoft FAST).

Diplomsko delo se zaključi s sklepom, ki je zapisan v osmem poglavju.

3

2 OPIS PROBLEMATIKE

Obvladovanje procesa ţivljenjskega cikla izdelka (PLM – Product Lifecycle Managment) v

podjetju ima za posledico [1]:

• finančne učinke (hitrejši nastop na trgu, večji prihodki, manjši razvojni stroški),

• časovne učinke (trajanje projektov, spremembe),

• učinke na kakovost (proizvodnja, manjša odstopanja, večje zadovoljstvo strank),

• poslovne učinke (inovacije, ponovna uporabljivost gradnikov, sledljivost, nastavljivost).

Podporo ţivljenjskemu ciklu izdelka (PLM) skupaj tvori vrsta modulov, ki lahko

zagotavljajo optimalno prehajanje ţivljenjskega cikla izdelka in omogočajo celovit pregled

njegove ţivljenjske poti. Pridobivanje ustreznih podatkov o izdelku na tej njegovi

(optimalni) ţivljenjski poti je lahko velikokrat ovira, če omenjeno področje pridobivanja

podatkov ni ustrezno obravnavano.

V farmacevtskem podjetju razpolagamo s pribliţno 250 tipi dokumentov. Nekaj

najpomembnejših je:

analitska dokumentacija

dokumentacija o delovanju podjetja

finančno računovodska dokumentacija

kadrovska dokumentacija

razvojna dokumentacija

registracijska dokumentacija

proizvodnja dokumentacija

dokumentacija kakovosti

dokumentacija o proizvodih

Dejstvo: kaj nam pomenijo podatki, če jih ne moremo najti?

Pravilnost shranjevanja in iskanja podatkov zagotavljata dve med seboj močno odvisni

področji. Soodvisnost teh dveh področij je temelj za uspešno oziroma optimalno

obvladovanje dokumentacije v farmacevtskem podjetju.

4

Prvi pomemben člen je iskalnik na ravni podjetja (ES – Enterprise Search), še

pomembnejše področje pa je pravilno upravljanje z vsebino (ECM – Enterprise Content

Management), ki je dostopna v različnih sistemih in shranjena v različnih shrambah

(repozitorijih). Nekatere shrambe so centralne in namenjene dolgotrajnemu hranjenju

podatkov, druge pa so lokalne za določeni sistem. Za optimalno iskanje podatkov oziroma

dokumentov, ki vsebujejo te podatke, sta poleg dobrega iskalnika torej pomembni tudi

urejenost podatkov in postavitev sistemov, ki shranjujejo te podatke (strategija upravljanja

vsebin).

2.1 Upravljanje vsebin poslovnega informacijskega sistema (ECM)

Sistemi za upravljanje vsebin v podjetju (ECM) pomagajo podjetjem in drugim velikim

ustanovam racionalizirati in avtomatizirati poslovne procese, dostop in upravljanje vseh

oblik vsebin ter avtomatizirati upravljanje zapisov za izpolnjevanje potreb po skladnosti.

Sistemi ECM omogočajo vse, kar potrebujemo za sprejem pravočasnih, pametnih in

stroškovno učinkovitih odločitev, saj je pri velikih podjetjih pravilna odločitev ob pravem

trenutku najpomembnejša [21].

Izdelki za upravljanje vsebin v podjetju ponujajo prilagodljivo in razširljivo ogrodje za

[22]:

upravljanje vsebine,

avtomatiziranje, racionaliziranje in analiziranje poslovnih procesov, naravnanih na

dokumente,

izboljševanje sodelovanja med več sistemi za upravljanje,

pomoč pri zagotavljanju skladnosti.

Sistem ECM je pogosto obravnavan kot en sam subjekt. V resnici pa je to skupek več

tehnologij, kjer se vsaka s svojimi lastnostmi poveţe v skupno interakcijo med uporabniki,

poslovnimi informacijami in njihovimi procesi. Takšno razumevanje je podlaga za

poslovno in informacijsko (IT) strategijo [23]. Sistemi ECM ponujajo nešteto moţnosti in

koristi za podjetje. Lahko jih vpeljemo v vsako podjetje, na vsako platformo, v vsak

računalnik ali intranet, tako da vplivajo praktično na čisto vsakega uporabnika.

5

Sistemi ECM so se razvili postopoma . Vsaka tehnologija se je razvijala po svoje,

uporabniki pa so jih potem zdruţevali v neko celoto. Vendar je to kmalu postal nepotrebno

zapleten proces. Od uporabnikov se zahteva, da se naučijo dela z več vmesniki, pri čemer

upravljajo z vsebinami ali dostopajo do njih in s tem omogočajo interakcijo s poslovnimi

aplikacijami. Največkrat se zgodi, da organizacije nimajo centralizirane strategije za

obravnavo vsebin in dostop do njih, imenovano tudi informacijska arhitektura.

Informacijska arhitektura (IA) ponuja celosten pogled na organizacijske potrebe po ECM

in strateški razvoj tehnologije v okviru nadzorovane metode za upravljanje vsebin in

procesov [2].

Z informacijsko arhitekturo pride več plasti za upravljanje informacij in funkcionalnosti, ki

so vezane kot storitev, ki je sposobna, da – ne glede na število vsebin virov in zbirk –

uporabniku zagotavlja poenostavljen pogled do vseh podatkov na enem mestu.

Sistemi ECM prinašajo številne koristi za uporabnike in IT [2]:

zmanjšanje redundance: ECM zmanjšuje (odpravlja) odvečne funkcionalnosti in

orodja v organizaciji, kot so: več iskalnikov, navezanost na določeno posebno

podatkovno bazo, večkratni zapisi in sistemi za upravljanje, pri čemer je vsak vezan

na en oddelek, več platform za zajem vsebine, vsak sistem samostojno razporejen

na drugo mesto v podjetju, po moţnosti vezan na enkratno uporabo, več sistemov

za zajem, vsak je povezan z določeno aplikacijo ali oddelkom; uporabnikove

interakcije z upravljanjem vsebin se zato poenostavijo, ni se mu več treba ukvarjati

z menjavanjem in usklajevanjem vmesnikov in orodij za dostop do vsebin in s tem

do optimizacije poslovnega procesa;

zmanjšanje tveganj: ECM odpravlja vsebinsko redundanco, kar posledično

zmanjšuje stroške skladiščenja in zmanjša tveganje glede morebitne izgube;

celostni pristop k upravljanju vsebin odpravlja moţnost, da več uporabnikov shrani

dokument z enako vsebino na različna mesta, saj je na voljo samo eno skladišče, ki

se lahko upravlja centralno, je zavarovano in ne ovira dostopa; organizacijska

tveganja in upoštevanje pravil je zato laţje upravljati; potek in vsebina politike (na

primer upravljanje zapisov politike) sta splošno razporejena centralno;

6

večja produktivnost in zadovoljstvo uporabnikov: če je sistem ECM dobro

opredeljen, se poveča zadovoljstvo uporabnikov, ki ga zagotavlja enoten vmesnik

za vse vsebine in procese (s tem poenostavlja dolge zapletene procese); čeprav je na

voljo enoten uporabniški vmesnik, ta omogoča tudi veliko prilagodljivost, zato

lahko preprosto dostopamo do vsebin, vključno z iskanjem in navigacijo; to ima za

posledico večjo produktivnost in večjo učinkovitost, ki ju zagotavljata enotna točka

in intuitiven dostop do vsebin; procesi in vsebine so tesneje povezani, zmanjša se

interakcija z uporabnikom, tako da lahko ta več časa posveti optimizaciji in drugim,

za poslovni proces pomembnim stvarem;

stroški IT: vpeljava ECM odpravlja odvečne funkcionalnosti (na primer več

sistemov za shranjevanje in zajemanje dokumentov) in tudi stroške IT, povezane z

vzdrţevanjem in s podporo teh sistemov.

Za mnoge organizacije je razvoj ECM nov izziv, kako vpeljati logiko v svojo poslovno

strategijo. V večini organizacij se je ECM razvil postopno, korak za korakom. Velikokrat

se zgodi, da v organizaciji najdemo več iskalnikov, sisteme za zajemanje, orodja za potek

dela, orodja za urejanje in upravljanje zapisov in podobno, po navadi še na različnih

platformah [23]. Lahko bi trdili, da če sistem deluje, ga ni treba spreminjati. Čeprav je

navzven videti, da sistem deluje, da so procesi dobro definirani in da je vsak uporabnik v

verigi uspešen pri svojem delu, se dolgoročno izkaţe, da vendarle ni tako. Posledica je

neproduktivno in frustrirajoče obnašanje celotne skupine.

Uporabniki slej ko prej ugotovijo, da njihovo delo ne prinaša ţelenega rezultata. Postanejo

nekakšna točka integracije, ki ročno zagotavlja povezljivost med več zbirkami vsebin, med

vmesniki in procesi. Obstaja potreba po vzpostavitvi ECM v celotni organizaciji, ki

omogoča navzkriţno delovanje oddelkov in uporabo vsebin in procesov. Poleg tega se

lahko kompleksnost IT in z njo povezani stroški občutno zmanjšajo. Oblikovanje

informacijske arhitekture zahteva razvoj strategije. Centralizirana strategija ECM ima

celosten pogled na potrebe organizacije [3]. Razvoj ECM je tako poslovni proces kot

tehnologija. Spremljajo jo potrebe po centralni uvedbi funkcionalnosti, a pod pogojem, da

je platforma dovolj zmogljiva za vse uporabnike in aplikacije.

7

Ko so popis procesov, določitev potrebnih tehnologij ECM, pregled funkcionalnosti in

popis obstoječih naloţb tehnologije končani, lahko organizacija začne oblikovati strategijo

za uspešno vpeljavo. ECM je treba postaviti tako, da je osnovni nabor funkcionalnosti na

voljo vsej organizaciji, tako kot na primer telefonsko omreţje.

Preučena mora biti tudi najboljša praksa, kako naj bodo pravilno povezani vsi procesi z

vsemi vsebinami [24]. Posvetiti se moramo tudi temu, kako se bomo lotili povezovanja ţe

vpeljanih procesov z obstoječimi sistemi, ki ţe vsebujejo podatke. Obstoječe povezave

med aplikacijami je treba ohraniti.

Slika 2.1: Diagram rešitve ECM [4]

Kakšen bo rezultat vpeljave, je odvisno od dveh osnovnih arhitekturnih modelov. V prvem

modelu je en sam ponudnik za zagotavljanje vseh funkcionalnosti ECM. V tem primeru

rešitev prinaša popolnoma zdruţen nabor funkcionalnosti v enem paketu. Drugi

arhitekturni model vpelje različne tehnologije v skupni ECM. V tem modelu je več

različnih tehnologij povezanih med sabo, tako da tvorijo končni izdelek za upravljanje

8

vsebin (slika 2.1). Seveda morajo biti zdruţljive in realno izvedljive. To je uporabno na

področju, kjer imamo posebne procese, ki niso standardizirani. Prvi model pa se po navadi

uporablja, kadar imamo v organizaciji ţe neko funkcionalno rešitev, ki je ne bomo menjali,

dodatno pa vpeljujemo nov pristop in tehnologijo, ki bo rešitev za podporo novim

poslovnim procesom.

V vsakem primeru je raven razdrobljenosti prilagodljiva. Eno rešitev na primer uporabimo

za zagotavljanje integriranega iskanja, upravljanje zapisov in upravljanje dokumentov,

medtem ko preostale funkcije, ki jih ne moremo zdruţiti v skupen sistem, vpeljemo,

kolikor se pač da, in jih uporabljamo posamično.

Poudariti velja, da mora biti izbran pravilen postopek uvajanja ECM. Tak, ki bo izkoristil

vse moţnosti organizacije in bo prilagojen tako, da bo najbolje izkoriščal organizacijske

pristojnosti, moči, sposobnosti in prednosti morebitnih zunanjih izvajalcev ter obstoječih

naloţb. Na odločanje o tem, kateri postopek uvajanja ECM je najprimernejši za

organizacijo, vpliva veliko dejavnikov, med drugim tudi velika geografska razpršenost

organizacij, ki bi lahko imele koristi od zunanjega izvajanja [22].

2.2 Iskalnik na ravni podjetja

Številna podjetja ţe od nekdaj vlagajo ogromno truda v razvoj spletnih avtorizacijskih

sistemov, ki obsegajo veliko vidikov notranjih procesov, tako imenovanih intranetnih

(notranjih) sistemov [25]. Nekateri notranji sistemi ne zagotavljajo le dostopa do različnih

strukturiranih informacij (na primer do seznama članov kakšne delovne skupine ali

seznama zasedenih sejnih sob itd.) [26], temveč tudi do nestrukturiranih dokumentov z

besedilom (na primer študijskih gradiv za univerzitetni program, notranje dokumentacije

itd.). Prav tako pa je trend, da se vsebina ne ureja več po mapah, temveč jo pregledujemo z

iskalnikom (primer tudi v Windowsih 7, kjer se izbiranje po menijih opušča) [27].

Pogosto se uporabniki v velikem podjetju teţko znajdejo po vsebini. Za iskanje po besedilu

moramo zagotoviti druga navigacijska sredstva. Teţave, ki jih ima notranji, intranetni

sistem pri iskanju, se zelo razlikujejo od iskanja po vsebinah, ki se uporablja pri javno

dostopnih virih svetovnega spleta.

9

Problem je slediti pravicam dostopa s spletnih strani do dokumentov, ker intranetni sistemi

pogosto vsebujejo dokumente in strani, ki ne smejo biti dostopni vsakemu registriranemu

uporabniku. Tudi z razširjenim iskanjem po sistemu torej ni mogoče dostopati do njih ali

jih celo prikazati kot zadetke.

Sistemi za iskanje po vsebini so pogosto zgrajeni kot programska oprema, ki ohranja

indeks dokumentov in izvaja povpraševanje po njem. Razpoloţljivost dokumenta (ali

splošneje objekta) je uporabniku (predmetu) najlaţje opisati z matriko predmet/vrstica,

objekt/stolpec, ki vsebuje dejanske nastavitve dovoljenj in dostopov (podskupina lahko

gleda, piše, izbriše itd.). Shranjevanje matrike kot celote je nepraktično.

Zato si sistemi (naj bo to spletna stran ali operacijski sistem) pogosto shranjujejo le dele

matrike, bodisi kot vrstice, pogosto imenovane properties (na primer: uporabnik root lahko

prebere vsako datoteko), ali kot stolpce, ki se imenujejo seznami za nadzor dostopa (ACL

– Access Control List). Nekateri sistemi za shranjevanje podatkov shranjujejo pravice

dostopa eksplicitno (npr. datotečni sistemi), medtem ko imajo drugi pravice vključene kar

znotraj sistema samega.

Če ţelimo zmanjšati velikost matrike za dostop (shranjena bodisi kot lastnosti – properties

ali ACL), moramo predmete organizirati v neke logične skupine (npr. skupina zaposlenih

ali zaposleni, ki imajo univerzitetno izobrazbo). Največkrat je uporabljen naslednji način:

seznam skupin, ki jim uporabnik pripada,

seznam skupin, ki lahko berejo neki dokument.

Zadnja moţnost, če seveda ni boljšega načina zdruţevanja, je umestitev vsakega

posameznika v ločeno skupino [27].

Večina iskalnikov na ravni podjetja je zgrajena podobno. Arhitektura sistema je sestavljena

iz naslednjih gradnikov [5]:

baza podatkov SQL shranjuje strukturirane podatke nekega sistema;

dokumentacijska shramba – velike besedilne in večpredstavnostne datoteke so

običajno shranjene zunaj podatkovne baze;

10

spletni vmesnik, prek katerega uporabnik komunicira s sistemom, po navadi je to

spletni brskalnik;

pregledovanje/indeksiranje – prenos statičnega dokumenta iz skladišča ali s

samodejno zgrajene dinamične strani, ki jo proţi streţnik HTTP, ter umestitev v

indeks;

iskalni indeks vsebuje podatkovno strukturo, generirano na podlagi prenesenega

statičnega dokumenta;

iskalni streţnik dobi razčlenjene poizvedbe s streţnika HTTP, jih obdela z

uporabo pripravljenega indeksa in pošlje rezultate nazaj na streţnik HTTP, kjer so

potem oblikovani in prikazani uporabniku.

Upoštevajmo, da iskalni streţnik ne komunicira s podatkovno bazo SQL, tako da so

predrazčlenjene poizvedbe edini vir informacij.

Predlagani sistem deluje na treh področjih, na katere vpliva dodelitev dostopov in pravic

[5]:

indeksiranje dokumenta: ta del sistema teče neprekinjeno v ozadju, tako da na

njegovo odzivnost ne vpliva; kar zadeva splošno učinkovitost, pričakujemo, da bo

ovrednotenje dostopa in pravic do dokumenta zanemarljivo in bo vzelo zelo malo

sistemskih sredstev;

upoštevanje uporabniških pravic: to je lahko zelo hitro in je razmeroma draga

operacija, odvisno od oblike vira podatkov;

izvajanje poizvedbe: vpliv na sistem v tem delu je lahko zelo velik; iskalni

streţnik potrebuje za obdelavo velik in/ali dolg dodaten seznam identifikatorjev za

dokumente z veliko virtualnih ţetonov, vendar je z nekaj optimizacije lahko iskanje

precej krajše, brez pravic dostopa; po drugi strani pa se poizvedbe izvajajo v imenu

uporabnika, ki lahko dostopa do velikega dela razpoloţljivih dokumentov; cilj je še

skrajšati iskanje s poenostavljenimi seznami za virtualne ţetone.

Glavna prednost tega sistema je, da za delovanje ne zahteva pravic dostopa do posameznih

dokumentov. To je še posebej koristno, če je zadetkov pri iskanju veliko in so vsi zelo

pomembni, vendar nedostopni za določenega uporabnika. S tem sistemom izločimo

nedostopne dokumente ţe pri poizvedbi. Pri tem gre za upravljanje pravic po celotnem

11

viru, kjer z iskalnikom, ki je v intranetu in ima v ozadju podporo za virtualne ţetone,

obdelamo veliko količino podatkov in izluščimo tisto, kar nam je najpomembnejše.

Tak iskalnik se lahko uporablja za številne druge namene. Uporaben je recimo tudi za

analizo podatkov, saj se pri takem iskanju kmalu pokaţe, koliko primerkov istega objekta

imamo nevede v bazi, ki po nepotrebnem zasedajo prostor.

Velikokrat lahko pravice dostopov do nekega sistema prenesemo v pravice, ki jih ima

uporabnik pri iskanju in dostopanju do objektov. Virtualni ţetoni predstavljajo skupine

uporabnikov ali merilo, ki se upošteva pri poizvedbi. Obstajajo primeri, ko ta pridobitev

rezultatov ni preprosta, saj so včasih podatki popolnoma neurejeni, uporabniki pa premalo

razvrščeni. Tukaj potem ločimo zmogljivejše iskalne sisteme (slika 2.2) od običajnih

iskalnikov v namiznem okolju.

Slika 2.2: Diagram iskalnika na ravni podjetja [6]

12

2.3 Soodvisnost

V podjetjih so podatkovne baze pogosto nenadzorovane in neorganizirane, saj rastejo, zato

jih je vse teţje nadzorovati in urejati. Rezultat so pogosto različne nepovezane shrambe, od

katerih vsaka deluje neodvisno. Tukaj pridejo do veljave notranje operativne storitve

(CMIS – Content Management Interoperability Services), ki ponujajo povezovanje

nekaterih od teh odlagališč.

CMIS so predlagali vodilni ponudniki rešitev za upravljanje vsebin septembra 2008 in ga

nato predali organizaciji OASIS za širši pregled in morebitno izdajo. Zdaj je v obravnavi v

tehničnem odboru, s ciljem uporabe »spletnih storitev in vmesnikov Web 2.0, da se

omogoči izmenjava informacij in upravljanje vsebin zbirk iz različnih virov. Medtem se

zdi, da nekatere organizacije opuščajo povezljivost svojih zbirk. Namesto tega raje

uporabljajo iskalnik na ravni podjetja. Organizacija AIIM je v raziskavi poudarila, da sam

koncept sistemov ECM še vedno ţivi v 35 % organizacij, medtem ko se bo nekje 9 %

preostalih odločilo uporabili iskanje na ravni podjetja za rešitev tega problema« [28].

Uporabiti ţelimo iskanje in v prvem zadetku dobiti iskan in pričakovan zadetek. Ideja, da

lahko namestimo iskalno orodje v naše podjetje in rešimo teţavo z neurejeno vsebino, je

napačna. Tehnologija ES je v zadnjem času močno napredovala in zagotavlja realne

rezultate pri iskanju. Toda ali to pomeni, da se lahko odpovemo povezovanju podatkovnih

baz in samo iščemo po vseh naenkrat? Odgovor je ne.

Sama vpeljava rešitve ES v podjetje za iskanje po vseh podatkovnih bazah nam ne razreši

problematike ECM. S tako strategijo lahko dobimo učinkovito iskanje, ki bo dajalo neke

povprečne rezultate, vendar za optimalno upravljanje s podatki potrebujemo oba sistema,

ES in ECM, ki ju je treba skrbno uskladiti. Sistemi ECM ne delujejo dobro, če nimajo

ustreznega indeksa in urejenega shranjevanja datotek (pravilen tip, način zapisa vsebine,

ustrezna lokacija in opremljenost z metapodatki). Brez tega bodo neučinkoviti in bomo za

kasnejše urejanje našega skladišča porabili veliko denarja. Torej ECM ali ES? Odgovor je

– oba [28]!

13

3 PREGLED CELOTNE INFRASTRUKTURE IN

DOKUMENTACIJSKIH SISTEMOV V IZBRANEM


3.1 Infrastruktura

Slika 3.1: Infrastruktura dokumentacijskega sistema v farmacevtskem podjetju

Splošna infrastruktura v farmacevtskem podjetju ima za osnovo rešitev EMC

Documentum, na katerega se povezuje aplikacijski streţnik. Uporabniki prek spletnega

odjemalca dostopajo do aplikacijskega streţnika, v katerem so naloţene ustrezne aplikacije

za delo s sistemom. Podatki so fizično shranjeni v arhivskem sistemu Centera, s katerim se

prek Archive services povezuje tudi SAP DMS. Sistem Documentum je povezan tudi z

raznimi mreţnimi deljenimi diski in portalom SharePoint (slika 3.1).

14

3.2 Dokumentacijski sistemi

Tipični dokumentacijski sistemi, s katerimi bi uporabniki radi obvladovali kritično

dokumentacijo GxP, morajo imeti neko platformo (npr. Documentum), na kateri teče

aplikacija za upravljanje z dokumentacijo. Za podporo ţivljenjskega cikla dokumentov pa

je potrebna povezljivost med sistemi. Ker je primarni nedokumentacijski sistem

transakcijski (SAP), potrebujemo za povezljivost procesov in objektov ustrezne vmesnike.

Ti zagotavljajo pretok informacij med transakcijskim in dokumentacijskim sistemom.

Vedno pa obstajajo sistemi, ki še niso vključeni v ţivljenjski cikel izdelka, zato so

obravnavani kot samostojni dokumentacijski sistemi. Za zagotavljanje pravilnih podatkov

v pravem časovnem obdobju pa je ključen ustrezen iskalnik, ki zdruţuje sisteme in

uporabniku v vsakem trenutku ponuja ustrezne podatke glede na zahteve.

3.2.1 Rešitev EMC Documentum

EMC Documentum je celovita programska rešitev za upravljanje vsebin. Omogoča

ustvarjanje in upravljanje vseh vrst podatkov, kot so dokumenti, spletne strani, datoteke

HTML in multimedijske vsebine. Vse to omogoča platforma in moţnost trajnega

shranjevanja podatkov [29]. Platforma EMC Documentum Enterprise Content

Management je druţina izdelkov, ki zagotavljajo ustvarjanje, upravljanje in arhiviranje

vsebin.

Ţivljenjski cikel se začne, ko se vsebina, ki jo avtor ali proces zajame, slika ali ročno

ustvari. Ko so podatki v skladišču EMC Documentum, upravljanje prevzame EMC

Documentum Content Server, ki ponuja osnovne storitve za upravljanje vsebin, kot so

ustvarjanje dokumentacijskih delovnih tokov, upravljanje storitev knjiţnic in varnost.

Naslednja stopnja v ţivljenjskem ciklu je dostava na poljubno število in vrsto medijev,

vključno s tiskanjem, odlaganje na spletne strani ali portal, brezţično napravo ali CD-

ROM. Zadnja stopnja v ţivljenjskem ciklu vsebine vključuje arhiviranje in shranjevanje

[30].

15

EMC Documentum Content Server zdruţuje značilnosti relacijske baze in datotečnega

skladišča in ponuja naslednje funkcionalnosti [31]:

upravlja s shrambo EMC Documentum in omogoča številne funkcije za nadzor

vsebine (objektna baza, različice vsebin, virtualni dokumenti itd.) ter procesov

(delovni tokovi, ţivljenjski cikli itd.);

organizacijam omogoča shranjevanje, upravljanje in objavljanje različnih tipov

vsebin, vključno s HTML in z XML, grafičnimi in multimedijskimi vsebinami ter

drugimi tipi datotek, pa tudi s tradicionalnimi dokumenti, narejenimi z namiznimi

aplikacijami;

standardna globalna shramba in odprta arhitektura omogočata preprosto

povezljivost z drugimi izvori podatkov in vsebinami;

ustreza zahtevam zakonskih predpisov in dobre poslovne prakse;

omogoča industrijsko nadgradnjo za obdelavo terazlogov informacij in na tisoče

sočasnih uporabnikov;

omogoča poslovno analizo in sodelovanje na zaščiteni vsebini za uporabnike zunaj

varnostnega zidu in ne glede na geografsko lokacijo;

ponuja robustno zaščito, ki preprečuje nepooblaščen vstop in hkrati dovoljuje

uporabnikom delo na daljavo;

omogoča shranjevanje vsebine neposredno v shrambo in dinamično objavljanje

odobrenih informacij prek več kanalov.

EMC Documentum Administrator je zmogljivo upravljavsko spletno orodje, ki:

poenostavlja vzdrţevanje globalno razporejene namestitve EMC Documentuma;

omogoča enotno točko vstopa za upravljanje vseh shramb, streţnikov, uporabnikov

in skupin, ne glede na njihovo lokacijo;

omogoča širok razpon nalog za upravljanje z oblikami in s predlogami, z indeksi in

nadzorom sej – vse z ţe znanimi spletnimi pregledovalniki;

omogoča zapisovanje in beleţenje sistemskih dogodkov, kot so dostop do datotek,

brisanje, dejavnosti delovnih tokov, za poročila, analize in namen skladnosti [31].

16

3.2.2 Rešitev za arhiviranje – Centera

Rešitev EMC Centera za shranjevanje podatkov uporablja magnetni trdi disk. Tehnologija

se imenuje WORM (Write Once Read Many). Uporaba običajnih magnetnih trdih diskov

kot medija za shranjevanje podatkov omogoča hiter, varen in neprekinjen dostop do

digitalnih vsebin, kot so skenirani dokumenti, slike, elektronski zapisi in druga

računalniška poročila, e-pošta, dokumenti Microsoft Office in še mnoge druge vrste

podatkov, ki zahtevajo dolgoročno shranjevanje s takojšnjim dostopom.

Centero sestavlja nabor programske opreme in funkcij API, ki nadzorujejo ustvarjanje,

shranjevanje in upravljanje objektov kot končnih podatkov. Sistem EMC Centera ponuja

varno in zanesljivo shranjevanje podatkov, ki izpolnjujejo zakonske zahteve skladnosti

SEC 17a-4, Sarbanes-Oxley, HIPAA [32].

Skladiščne zmogljivosti sistema so od 5,4 TB do več kot 73 TB v eni streţniški omari.

Sistemi za shranjevanje podatkov Centera so narejeni tako, da rastejo eksponentno, kot

naraščajo zahteve za shranjevanje stalnih podatkovnih vsebin. Za večjo potrebo po

prostoru več omar Centera z zmogljivostjo 73 TB sestavimo v eno samo celoto, ki ponuja

več sto terazlogov skladiščnih zmogljivosti v enem bazenu za shranjevanje Centera [33].

3.2.3 Izmenjava datotek

Z uvedbo novega operacijskega sistema Windows 7 se je v podjetjih pojavil problem

iskanja podatkov po deljenih diskih. Podjetja običajno ne uporabljajo imen streţnikov

(\\streznik\share), temveč protokol DFS, kjer ime streţnika skrijejo (\\domena\share).

Windows XP je omogočal, da si je vsak nastavil svoje deljene diske, ki jih je nato

indeksiral. Tako si je vsak uporabnik gradil svojo bazo indeksov. Z uporabniškega vidika

je bila funkcionalnost zelo uporabna in zanimiva, s stališča podjetja pa je obremenjevala

tako omreţne povezave kot tudi diskovne zmogljivosti. Z novejšo različico okolja

Windows se je ta moţnost ukinila. Za iskanje podatkov po mreţnih diskih je zato nujna

vpeljava iskalnika na ravni podjetja [41].

17

3.2.4 Sistem Microsoft Office SharePoint Server 2007

Microsoft Office SharePoint Server 2007 je del sistema Microsoft Office 2007. V

organizaciji ga lahko uporabimo, da omogočimo delo v skupinah, upravljanje vsebine,

izvajanje poslovnih procesov in dostop do informacij, ki so potrebne za doseganje ciljev

organizacije in izvajanje procesov.

Z uporabo predlog spletnega mesta in drugih funkcij sistema Office SharePoint Server

2007 lahko hitro in učinkovito ustvarimo mesta, ki omogočajo objavljanje vsebine,

upravljanje vsebine, upravljanje zapisov in dostop do poslovnih informacij, ki jih

potrebujemo v organizaciji. Ustvarimo lahko na primer mesto za celotno podjetje,

organizacijski portal, mesto spletne prisotnosti ali mesta s posebnim namenom, kot so

skladišče vsebine ali delovni prostori za sestanke. Na teh mestih lahko sodelujemo in si

izmenjujemo informacije s sodelavci v organizaciji ali zunaj nje. Office SharePoint Server

2007 lahko uporabimo tudi za iskanje oseb, dokumentov ali podatkov, ki jih potrebujemo

za podporo poslovnih procesov na podlagi obrazcev in omogočanje dostopa do velike

količine poslovnih podatkov [34].

Office SharePoint Server 2007 lahko med drugim uporabimo za [34]:

učinkovito sodelovanje z drugimi v organizaciji – koledarje lahko na primer

uporabimo, kadar ţelimo videti, kdaj se bodo odvijali dogodki skupine, knjiţnice

dokumentov lahko uporabimo za shranjevanje dokumentov, ki jih uporabljamo v

skupini, oddelku ali celotni organizaciji, v spletnih dnevnikih lahko razpravljamo o

teţavah ali shranimo informacije v enciklopedijah, ki jih upravljajo samo

uporabniki;

ustvarjanje osebnih mest, na katerih lahko upravljamo informacije in jih delimo z

drugimi uporabniki; ustvarimo lahko na primer portal Moje mesto, kjer lahko

vidimo in upravljamo vse dokumente, opravila, povezave, koledarje programa

Microsoft Office Outlook 2007, sodelavce in druge osebne informacije na enem

osrednjem mestu;

18

iskanje oseb, strokovnjakov in podatkov za poslovne programe – na osebnih mestih

uporabnikov lahko na primer poiščemo osebo s posebnimi sposobnostmi, čeprav ne

poznamo njenega imena; poiščemo lahko tudi podatke v zbirki podatkov druţbe ali

v poslovnem programu podjetja, na primer v programu za upravljanje strank

(CRM);

upravljanje dokumentov, zapisov in spletne vsebine – morda je organizacija razvila

proces za umikanje dokumentov, ki jim je po določenem času potekla veljavnost;

objavljanje poročil, seznamov in ključnih kazalnikov učinkovitosti, tako da

poveţemo poslovne programe, na primer SAP ali Siebel, s streţnikom Microsoft

SQL Server 2005.

3.2.5 Sistem Microsoft Office SharePoint Server 2010

Sistem Microsoft Office SharePoint 2010 je poslovni portal za komunikacijo v podjetju.

Lahko ga deklariramo za neke vrste dokumentacijski sistem, vendar z omejenim naborom

funkcionalnosti. Je tudi iskalnik podatkov na portalu podjetja, spletna alternativa omreţnim

diskom, orodje za socialno mreţenje, orodje za poslovno inteligenco, projektno vodenje in

odjemalec za baze podatkov (slika 3.3).

Omenjeni sistem je Microsoftova platforma za spletne rešitve v poslovnem okolju za

avtomatizacijo procesov, ki niso pokriti s posebnimi programskimi rešitvami (predvsem

programi ERP) in pisarniškimi orodji. Microsoft je pri novi različici naredil velik korak

naprej. Osredotočili so se na uporabniški vmesnik kot prvi stik, ki ga imamo uporabniki s

sistemom SharePoint. V povezavi z uporabniškim vmesnikom je treba vsekakor omeniti,

da SharePoint 2010 zdaj podpira vse spletne brskalnike, medtem ko je v preteklosti deloval

le v brskalniku Internet Explorer.

Delo z dokumenti je ena od osnovnih funkcionalnosti portalov in področje, na katerem je

največ pričakovanj uporabnikov. V novi različici je centralno določeno upravljane

hierarhične taksonomije oznak, ki jih predpišejo upravitelji oziroma lastniki vsebin in jih

lahko vsilimo čez celoten portalski streţnik. Sem sodijo tudi metapodatki, ki se lahko

odslej samodejno polnijo, kot so, denimo, informacije EXIF o naloţeni fotografiji ali

19

datumu nastanka dokumentov. Platforma SharePoint je zelo uporabna za hrambo zapisov

(records), kar smo doslej počeli preteţno z bazami podatkov. Ţe na uporabniški ravni je na

voljo več mehanizmov za preverjanje vnesenih podatkov (recimo s šifranti, pogoji itd.). Če

smo v prejšnji različici imeli orodja za dostop do zunanjih virov (baz) podatkov, jih zdaj

lahko v sistemu SharePoint tudi urejamo in shranjujemo nazaj v matično aplikacijo. Sistem

SharePoint je tudi odjemalec za baze podatkov, kjer lahko opravljamo poizvedbe,

dodajamo podatke, polnimo sezame, in to z razvojnimi orodji in z moţnostjo vključitve

platforme Silverlight, pa tudi platforme za izdelavo poljubnih spletnih aplikacij, ki so vpete

v intranetno ali pa internetno okolje, delovnih tokov, sledljivosti in še marsičesa drugega.

Vgrajeni iskalnik je zelo zmogljiv in zna indeksirati ne samo podatke v portalu, temveč

tudi v drugih virih, kot so datotečni streţniki, poštni predali, podatkovne baze, poslovne

aplikacije, izbrane spletne strani. Med glavnimi pomanjkljivostmi predhodnega iskalnika

sta bila pomanjkljiv algoritem za razvrščanje podatkov in predvsem nezmoţnost iskanja

izrazov zgolj po korenu besede. Iskalnik lahko povsem prilagodimo svojim potrebam, tako

na ravni podjetja, skupine ali posameznika [35].

Slika 3.3: Primerjalni diagram MOSS 2010 [7]

20

3.2.6 Modul SAP DMS

Modul SAP Document Management System ponuja široko paleto funkcij za celovito

upravljanje z dokumenti, ki zagotavljajo, da se lahko dokumenti, shranjeni tako v sistemu

SAP kot v zunanjih sistemih, vodijo in upravljajo z enim sistemom. SAP DMS ponuja

enoten vmesnik za upravljanje shranjevanja dokumentov in njihovih opisnih podatkov

skupaj z dejanskimi dokumenti. SAP DMS ne shranjuje dokumentov fizično (shranjeni so

v zunanjem sistemu ali arhivu), ampak samo statuse in pomoţne podatke, njihovo

hierarhijo in njihove dostopne metode [36].

Modul SAP DMS je integriran v sistem SAP. Povezuje dokumentacijsko gradivo z

notranjimi dokumenti in predmeti v sistemu SAP. Modul DMS dostopa do digitalnih

vsebin, shranjenih v sistemu za arhiviranje, z uporabo standardnega vmesnika SAP

ArchiveLink. Druge dokumente in slike, ki so v kateremkoli drugem datotečnem streţniku

zunaj sistema SAP, je mogoče povezati tudi samo z opisnimi podatki o dokumentih.

Podobno tehniko lahko uporabimo tudi za druge aplikacije SAP. Dostop do dokumentov

nadzorujemo z zapletenim sistemom za nadzorovanje dostopa. Ţivljenjske cikle

dokumentov je mogoče upravljati in nadzorovati [37].

Modul za upravljanje dokumentov rešuje zahteve po [37]:

upravljanju različic in statusa dokumentov, delovnega toka, distribucije

dokumentov,

varnostnem shranjevanju brez podvajanj,

zdruţevanju z ERP brez dodatnih vmesnikov,

visokih zmogljivostih kljub veliki mnoţici podatkov,

poenostavitvi timskega dela in notranjega povezovanja,

preprostem povezovanju z drugimi poslovnimi objekti,

avtorizacijah,

upravljanju vseh vrst dokumentov.

21

4 MOŢNOSTI ISKANJA PODATKOV PO RAZLIČNIH

DOKUMENTACIJSKIH SISTEMIH

Različni iskalniki na ravni podjetja imajo različne konektorje za sisteme. Večina ţe

pripravljenih rešitev ţe zajema konektorje za najbolj znane sisteme, vendar pa je velikokrat

treba kupiti dodatno rešitev. Le tako lahko izkoristimo vse moţnosti, ki jih iskalnik ponuja.

Slika 4.1 prikazuje povezavo iskalnika na ravni podjetja s sistemi v farmacevtskem

podjetju prek namenskih konektorjev.

Slika 4.1: Povezava iskalnika ES z obstoječo infrastrukturo dokumentacijskega sistema

v farmacevtskem podjetju

22

4.1 Analiza in namembnost različnih iskalnikov ES

Velika podjetja kopičijo veliko količino podatkov. Ker je upravljanje podatkov velik

strošek, sta urejanje podatkov in dober iskalnik po različnih podatkovnih bazah izjemno

pomembna. Med zmogljivejše iskalnike na ravni podjetja sodijo [38]:

Autonomy

Njihove iskalne tehnologije so zelo posebne. Uporabljajo zmogljive matematične tehnike.

Iskalnik je zmoţen prepoznati pomen iz skoraj vsake digitalne vsebine (tudi zvok in

video).

Coveo

Coveo je na splošno zmogljiv iskalnik, ki delo opravlja hitro, zanesljivo in je preprost za

uporabo. Dodatna prednost je to, da za delovanje ne potrebuje zmogljive infrastrukture.

Iskati zna po praktično vseh vrstah podatkov in vsebin.

Endeca

Endeca uporablja hibridno tehnologijo iskanja – to pomeni, da je kriţanec med poslovno

inteligenco in iskalnikom za podjetja. Zato je koristen tako doma kot tudi za velike

podatkovne baze podjetja.

Funnelback

Funnelback Enterprise Search je programska rešitev, ki je zelo prilagodljiva in nastavljiva.

To je lahko iskanje spletnih strani, intranetnih portalov, baz podatkov, kjer prepozna

različne vrste dokumentov, še posebej Word in PDF (prepoznavanje besedila). Podprta sta

tudi iskanje po ključnih besedah in črkovalnik.

ISYS Search

Tehnologija ponuja odlične ţe vključene funkcionalnosti, to pomeni, da iskalnik omogoča

uporabnikom, da izboljšajo iskanje na različne načine. ISYS avtomatično ustvarja

kategorije, ki se lahko uporabljajo tudi pri iskanju in končnih rezultatih.

23

Memex

Veliko tovrstnih sistemov se uporablja v podjetništvu, javni upravi in vladnih

organizacijah. Tukaj so zahteve glede kakovosti informacij, dostopa, nadzora, skladnosti

itd. večje in stroţje kot pri zasebnih podjetjih. Memex ponuja tudi bogato strokovno znanje

in izkušnje s področja vodenja procesov, ki pomagajo strankam pri uvajanju in

racionalizaciji njihovih sistemov. Pomembna sta tudi prihranek časa in denarja ter boljša

uporaba omejenih virov.

Simplexo

Simplexo ponuja prijetno pragmatično in učinkovito moţnost za iskanje enterprise. V

podjetju je politika, ki predvideva, da bo večina uporabnikov ţelela iskati ţe v aplikaciji.

Ne ţelijo iti na posebno stran za iskanje, da bi dobili informacije, ki jih potrebujejo. Tako

Simplexova rešitev zagotavlja iskalno polje, ki bo vključeno v trenutno aplikacijo in bo

omogočalo, da bo iskanje potekalo od tam.

Zylab

Zylab ima najdaljšo zgodovino med ponudniki iskalnikov na ravni podjetja. Od zgodnjih

osemdesetih let zagotavlja iskalne tehnologije, ki so praktične, nezapletene in se zato

zlahka prilagajajo trgu iskalnikov na ravni podjetja. Danes je Zylab uspešno na poti, da

postane dobavitelj iskalnih rešitev in da bo s tem karseda pospešil rast podjetij. Širina

aplikacij ni posebej velika, vendar bo v nekaterih panogah (pravo, javni organi itd.)

ponudila stroškovno učinkovite rešitve za iskanje.

V naslednjih podpoglavjih bomo natančneje predstavili dva vodilna iskalnika na ravni

podjetja [8] in iskalnik, ki je integriran s sistemom EMC Documentum.

4.1.1 Iskalnik Microsoft FAST

FAST je eno od vodilnih svetovnih orodij za napredno iskanje po velikih shrambah [8].

Zagotavlja varne, ustrezne, točne in pravočasne odgovore, vpogled v iskanje novih

rezultatov, izboljšuje odločanje in reševanje poslovnih problemov.

24

Organizacijam omogoča prilagodljivo iskanje po podatkovnih bazah podjetja. Obenem pa

je tudi informacijska platforma za dostop, namenjena je zagotavljanju takojšnjega dostopa

do informacij. S to hitro kontekstno zmogljivostjo je mogoče zaznati kontekste in namene

poizvedb, iskati izraze in besedne zveze ter vrniti zahtevane rezultate, ki se pojavljajo v

okviru ujemanja besedila. Dobili smo tako izjemno natančne vsebinske rezultate kot tudi

kontekstualno, dinamično navigacijo za nadaljnje raziskovanje povezanih informacij.

Napredno jezikoslovje in relevantnost za upravljanje je mogoče še izboljšati in

poenostaviti.

FAST je zasnovan tako, da omogoča enostaven dostop do razpoloţljivih informacij, pri

čemer upošteva vse pravice uporabnika, ki izvajajo iskanje po različnih virih. Lahko se

vključi v varnostno strukturo organizacije in zagotavlja celovito in varno platformo iskanja

na ravni podjetja, ki se nanaša na varnostna merila na vseh kritičnih ravneh: vsebini,

streţniškem okolju in iskalnih aplikacijah. Omogoča dostop do različnih virov podatkov in

formatov ter različnih nosilcev podatkov. Ti so lahko formalno strukturirani podatki,

shranjeni v podatkovnih bazah, polstrukturirani podatki in nestrukturirani podatki,

shranjeni na spletnih straneh, e-pošta, blogi, dokumenti, predstavitve in podobno.

Izvorno podpira 81 jezikov in več kot 400 oblik raznih dokumentov, ki jih je mogoče

preprosto prilagoditi za obdelavo. Zagotavlja celovit nabor konektorjev za poenostavitev

povezovanja z bazami podatkov, e-poštnimi sistemi in s sistemi za upravljanje vsebin.

Poleg tega se lahko poveţe z informacijami iz različnih virov, recimo iz spletnih

streţnikov. To nam pomaga izkoristiti moč naših obstoječih informacijskih sredstev s

popolno integracijo podjetja.

FAST prinaša najbolj preizkušeno platformo poslovnega iskanja na trgu. Prav tako

zagotavlja eksponentno naraščanje poslovne vrednosti, povezuje svoje uporabnike s

pravimi informacijami, izdelki, storitvami in ljudmi [39].

25

4.1.2 Iskalnik Google GSA

V mnogih pogledih je Google pripravil način iskanja, ki je zelo konkurenčen mnogim

drugim ponudnikom iskalnih tehnologij. Večina nas pričakuje, da bomo vnesli nekaj

ključnih besed v polje in za rezultat dobili seznam virov, razvrščenih po pomembnosti.

V nekaterih organizacijah se bo to res zgodilo, v drugih z zahtevnejšimi potrebami pa bodo

lahko rezultati pod pričakovanji. Vendar če upoštevamo, da lahko celoten sistem GSA

postavimo z nekaj tisoč dolarji, bi bila velika škoda, če ga ne bi preizkusili. GSA je

kombinacija strojne in programske opreme, ki se preprosto vklopi v omreţje.

Googlov iskalnik na ravni podjetja se na prvi pogled zdi preprost, saj se navzven obnaša

kot naprava, ki jo preprosto samo vključimo in deluje (t. i. plug and play). Vendar bo zelo

verjetno zagotavljal uporabne rezultate za mnoge organizacije.

Googlova ponudba je velik napredek in vzpostavlja GSA kot modularno tehnologijo

iskanja, ki prek mreţe vzpostavi zvezno iskanje. Podpora je na voljo za vse, razen najbolj

specializiranih informacijskih virov in varnostnih funkcij. Ko je GSA nameščen, poskrbi

praktično sam zase. Dodatno zmogljivost doseţemo preprosto tako, da med sabo

poveţemo več takih naprav. Sistem je zgrajen modularno, njegova uvedba pa je enostavna.

Iskalnik Google GSA morda ne zna indeksirati vseh objektov in se morda ne znajde vedno

najbolje v zapletenih okoliščinah, v katerih ga uporabljajo velika podjetja, vendar je v

večini primerov edina najbliţja vnaprej pripravljena (t. i. out of the box) rešitev.

Google ima nekaj precej uglednih strank, ki uporabljajo GSA, vključno z BP, s Xeroxom

in Svetovno banko. To so velike postavitve naprav Google GSA [9].

Naprave se lahko poveţejo z drugimi aplikacijami in vračajo rezultate v okviru CRM, s

katerimi je povezana zunanja spletna stran, ali pa preprosto v ţe znanem Googlovem polju

za iskanje. Le vprašanje časa je, kdaj bodo drugi ponudniki tehnologij vključili to

tehnologijo v svoje rešitve. Pričakovati je, da bo Google samo še povečeval svoj deleţ na

trgu velikih iskalnikov.

26

GSA je na voljo v več različicah, ki omogočajo organizacijam dostop do večje mnoţice

informacij. GB-7007 se začne pri 500.000 dokumentih na licenco za iskanje. S povezavo

teh se da izkoristiti še tako velike baze podatkov [38].

4.1.3 Vgrajeni iskalnik Documentum FAST

EMC Documentum je zelo dolgo uporabljal FAST kot vgrajeni iskalnik v svojem sistemu

Documentum. Vendar ga je leta 2008 kupil Microsoft, ki do takrat ni imel konkretne

rešitve na tem področju. Jedro iskalnika je do danes ostalo skoraj nespremenjeno,

Microsoft mu je dodal le nekaj funkcionalnosti, tako da ima originalni iskalnik FAST

podobne značilnosti kot prej opisani Microsoftov iskalnik. EMC se je nato odločil, da

opusti FAST v svojem dokumentacijskem sistemu in razvije svoj iskalnik, ki pa je še v

razvojni fazi [10].

4.2 Primerjava iskalnikov eDiscovery in iskalnika na ravni podjetja

Sistem eDiscovery uporablja poseben proces iskanja, zbiranja in analiziranja informacij, ki

bi lahko v morebitnem ali dejanskem civilnem sodnem postopku veljale za dokazno

gradivo. Časovno je vezan na postopek, kot ga pozna predvsem pravna praksa ZDA.

Vsebine informacijskega sistema lahko vsebujejo informacije, ki jih v predsodnem

postopku katerakoli od vpletenih strani lahko zahteva glede na svoje interese. Ne gre torej

le za domeno ERM, s katerim dokazujemo pravno veljavnost vsebin, hranjenih na ravni

zapisov, temveč za katerekoli informacije – na primer podatke o notranji komunikaciji v

tekstovni, avdio ali video obliki –, ki z elektronskim razkrivanjem pripomorejo k

dokazovanju resnice.

Največja razlika med eDiscovery in ES je, da so pri prvem vsi podatki enako pomembni.

Ne zanima nas neki določen podatek oziroma rezultat. Vsi zadetki so pomembni, saj je

lahko vsak od njih naša mogoča rešitev oziroma sled, recimo pri reševanju v nekem

pravnem postopku.

27

V ZDA je zagotavljanje postopkov za elektronsko razkrivanje dolţnost, njeno

neizpolnjevanje pa je lahko kaznovano na sodišču. Slabo organizirano zagotavljanje zahtev

za elektronsko razkrivanje preprečuje vodstvu polno razumevanje poloţaja oziroma stanja

ob začetku sodnega primera, kar posledično vodi k odločitvam v postopku, ki temeljijo na

nekakovostnih informacijah. Takšno stanje ima lahko različne posledice. Po eni strani

lahko povzroči podraţitev sodnega postopka, po drugi pa je sistem, ki zajema preveč

nepotrebnih informacij, prav tako stroškovno neučinkovit.

Če pride do izbrisa vsebin neskladno s politiko določanja rokov hrambe, je sodišče v

postopku dolţno sklepati, da je izbrisana vsebina vsebovala informacije, ki so v postopku

škodljive za stranko, ki je takšen izbris izvršila.

V podjetju, kjer si skušamo z iskanjem privarčevati čas, takšno iskanje ne pride v

poštev. Zadetki so preveč splošni in s tem neuporabni za končnega uporabnika. Prav zato

je ES veliko primernejši, saj z uporabo filtrov in iskalnim algoritmom uporabnik dobi

veliko uporabnejše zadetke. Prav tako je eDiscovery premalo kompleksen sistem, saj je

obvladovanje dostopov pravic in varnosti teţje kot pri ES [40].

28

5 MERILA ZA IZBIRO ISKALNIKA ES V


Za optimalno izbiro bi bilo treba opraviti analizo vsakega iskalnika posebej, pri čemer bi

uporabili metodologijo vrednotenja po različnih kazalnikih: uporabnost, raznolikost,

točnost, učinkovitost, varnost, okolje (konektorji za sisteme), cena sistema, vzdrţevanje,

ocena ponudnika. Ker pa je takšna analiza preobseţna in časovno potratna in je bila, kot je

razvidno iz nekaterih poročil, ţe opravljena, se za hitrejšo izbiro ustreznega iskalnika lahko

sklicujemo na te različne vire. V njih sta po trenutni oceni glede na ceno, področje,

vzdrţevanje, podporo, panogo in sisteme, ki jih ţelimo indeksirati, najprimernejša Google

GSA in Microsoft FAST.

Microsoft je za postavitev okolja FAST ponudil strojno in programsko opremo ter ustrezno

pomoč pri namestitvi programske opreme. Ves nadzor in druge nastavitve virov, sistema in

dostopov je opravil oddelek IT. Pilotno testiranje Google GSA pa smo izvedli ob pomoči

zunanjega partnerja.

Dejstvo je, da imajo veliki farmacevti (originatorji) orodja ES, teţko pa je pridobiti

podatek o tem iz generičnih podjetij, primerljivih z našim. Zelo verjetno je, da uporabljajo

iskalnik na ravni ECM (Enterprise Content Management), na primer iskanje po

dokumentih samo v Documentumu, mogoče pa je, da uporabljajo tudi globalne rešitve ES.

Skratka, orodja ES obstajajo, njihova učinkovitost pa je odvisna od časa, ki ga je uporabnik

pripravljen vloţiti za doseganje optimalnih rezultatov, in od izbire ponudnika tega orodja.

Orodje ES si lahko predstavljamo kot neki notranji Bing, Yahoo ali Google, le da se

omejuje na vsebino v podjetju (Documentum, SharePoint, intranet, datotečne storitve itd.)

ali pa vključuje tudi zunanje spletne strani, če ga tako nastavimo.

Nekatere rešitve so dokaj preprosto izvedljive, druge pa potrebujejo veliko dela pri

administraciji in prilagajanju. Pregled nad takimi orodji je povzel Gartner (tabela 5.1).

29

Negativno Slabo Obetajoče Pozitivno Odlično

Endeca

Exalead

Fabasoft Mindbreeze

Google GSA

IBM

Isys Search Software

Microsoft FAST

Vivisimo

Tabela 5.1: Gartnerjeva primerjava iskalnikov ES (2011) [8]

5.1 Smiselnost vpeljave – uporabniški vidik

Pred začetkom projekta smo določeni ciljni skupini ključnih uporabnikov iz različnih

organizacijskih enot, enakomerno porazdeljenih po podjetju, zastavili naslednja vprašanja.

1.) Informativno nas zanima, pomen iskanja podatkov na ravni podjetja (majhen

vpliv, srednji, velik) in ali bi omenjena funkcionalnost centralnega iskanja

podatkov vplivala na vaše delo (predvsem ali bi vam koristila).

2.) Ali imate dokumentacijo, ki jo potrebujete za delo, shranjeno na različnih

lokacijah: na deljenih diskih, portalu SharePoint, v sistemu Documentum?

3.) Kakšna je vaša opredelitev glede na spodnjo analizo (kakšne vrste uporabnik bi

bili – tabela 5.2)?

Na podlagi njihovih odgovorov smo nato opravili analize.

30

Tabela 5.2: Pregled različnih vrst iskalcev [11]

Skupaj je v analizi v našem podjetju sodelovalo 10 ljudi z različnih področij. Od tega se je

za zelo aktivne iskalce vsebin (angl. heavy searchers) – 150 ur iskanja letno – opredelilo

šest oseb. Preostali pa smo nekje med srednje aktivnimi (angl. medium searchers; dve

osebi) – 50 ur – in občasnimi iskalci vsebin (angl. light searchers; dve osebi) – 38,7 ure.

5.2 Postavitev testnega sistema

Za POC (proof of concept) smo se glede na razpoloţljive ponujene vire osredotočili na

indeksiranje naslednjih virov:

domača stran,

testni SharePoint 2007 (interni portal Krkanet),

omreţni pomnilnik (omreţni pomnilnik IT),

omreţni pomnilnik (druge organizacije v podjetju),

testni Documentum,

omreţni deljeni disk (lokalni disk, dodeljen uporabnikom za testiranje),

ekstranet.

31

Treba je posebej poudariti, da so bila pri projektu ES upoštevana vsa pravila o dostopnosti

informacij po vlogah in nikoli ni noben uporabnik videl več podatkov, kot mu je to

dodeljeno z ustreznimi avtorizacijami (funkcionalnost ES).

Zanimivost: Včasih je bilo videti dokumente, za katere je uporabnik ocenil, da do njih ne

bi smel imeti dostopa. Analiza je pokazala, da sistem deluje pravilno in da ima uporabnik

za to pravice. Omenjena ugotovitev nazorno pokaţe povezanost področij ES in ECM.

Neurejenost na področju ECM ima lahko kritične posledice na področju ES.

5.2.1 Iskalnik Microsoft FAST

Za vrednotenje iskalnika Microsoft FAST smo na fizičnem streţniku (sliki 5.1, 5.2)

postavili dva virtualna računalnika. V prvem sta bila nameščena Microsoft SharePoint

2010 in baza SQL, v drugem pa Microsoft FAST Server.

Strojne zahteve za streţnik, v katerem teče FAST:

1. minimalne:

• RAM 8 GB,

• 4-jedrna CPE, 2,0 GHz,

• pomnilnik 50 GB;

2. priporočene:

• RAM 16 GB,

• 8-jedrna CPE, 2,0 GHz,

• pomnilnik 1 TB, RAID s 6 enotami.

Postavitev sistema FAST je skalabilna in odvisna od več dejavnikov:

o števila indeksiranih dokumentov in števila vključenih virov,

o števila uporabnikov, ki izvajajo poizvedbe,

o časa osveţevanja vseh podatkov,

o zagotavljanja razpoloţljivosti ipd.

32

Strojna oprema fizičnega streţnika je prikazana na slikah 5.1 in 5.2.

Slika 5.1: Sistemska specifikacija

33

Slika 5.2: Sistemska specifikacija, drugi del

34


Za vrednotenje Google GSA smo na dodatnem fizičnem streţniku postavili dva virtualna

računalnika, dejansko pa smo uporabili le enega za namestitev zunanjih konektorjev za

Documentum in SharePoint 2007. V produkcijskem okolju je priporočljivo v vsak streţnik

namestiti ustrezen konektor. Google GSA je tekel v fizičnem Googlovem streţniku (slika

5.3), ki je bil vključen v ceni. Programska oprema je tekla v okolju Linux. Uporabnik je

imel dostop le do osnovnih nastavitev. Da bi lahko odpravili napake, pa smo Googlu

omogočili povezavo s sistemom GSA.

Slika 5.3: Google GSA [12]

5.2.3 Iskalnik Documentum FAST

Prvotni Documentum FAST imamo trenutno ţe vgrajen v naš dokumentacijski sistem

Documentum. Sicer je EMC opustil ta iskalnik, saj je po prevzemu Microsofta razvil svojo

rešitev, imenovano xPlore [10]. Iskalnik FAST uporabljamo v Documentumu, vendar je za

širšo rabo ţal neuporaben, saj je vključen v obstoječo rešitev EMC Documentum, brez

konektorjev na druge sisteme.

35

6 REZULTATI PRIMERJAVE ISKALNIKOV

Za analizo smo sestavili vprašalnik, ki je predstavljen v prilogi, in ga poslali uporabnikom

(glej prilogo 10.3). Rezultati v poglavju 6.3 so prikazani kot povprečna vrednost ne glede

na organizacijsko enoto (OE). Razdelitev po OE ni smiselna zaradi majhnega števila

vzorcev in velike podobnosti med posameznimi odgovori ne glede na OE.

6.1 Arhitektura postavitve iskalnika

Slika 6.1 prikazuje notranjo strukturo iskalnika FAST.

Slika 6.1: Arhitektura iskalnika FAST [13]

Streţniki FAST imajo naslednje vloge:

obdelujejo in indeksirajo podatke,

izvajajo različne poizvedbe.

36

V velikih podjetjih (nekaj 1000 zaposlenih), kjer imajo veliko podatkov in različne

sisteme, so potrebni dodatni streţniki za zagotavljanje optimalnega odzivnega časa iskanja

podatkov (< 1 s – interne zahteve). Če hočemo zagotoviti zadovoljive rezultate obdelave in

iskanja podatkov, ki se bo za končnega uporabnika odvijalo v nekem realnem času,

potrebujemo veliko resursov, tako pri indeksiranju kot tudi pri poizvedbah. Omenjene

zahteve lahko doseţemo le s postavitvijo dodatnih namenskih streţnikov (Microsoft FAST,

SharePoint, Google GSA).

Slika 6.2: Število streţnikov glede na povečano število indeksov in poizvedb [14]

6.2 Cenovno merilo

Glede na število indeksiranih dokumentov smo se odločili za dva scenarija primerjave cen

sistemov z 10 in s 30 milijoni dokumentov. Dejansko število dokumentov v

farmacevtskem podjetju je seveda mnogo večje. Ţe v uvodnih stavkih naj poudarimo, da je

Microsoftova licenčna politika mnogo kompleksnejša, zato je teţko izluščiti vse stroške, ki

bi nastali pri uvedbi.

37

Omenjena analiza prikazuje dovolj realno stanje za dokaj kredibilne ugotovitve. Analiza

prikazuje stroške, porazdeljene po posameznih letih, čeprav je treba ob nakupu plačati

polno ceno za prva tri leta za oba sistema, pri Microsoftu se nato plačuje le vzdrţevalnina,

medtem ko pri Googlu po treh letih spet plačamo polno ceno sistema (običajna licenčna

politika za velika podjetja).

6.2.1 Licenčna politika postavitve iskalnika Microsoft FAST

Microsoft licencira glede na število uporabnikov iskalnika FAST ter število streţnikov

FAST in SharePoint 2010 (oba sta nujno potrebna). Prvo leto nakupa se plača celoten

znesek dokupa vseh licenc, tukaj je vključena tudi vzdrţevalnina, četrto in vsako naslednje

leto pa se plača le vzdrţevalnina (pribl. 33 % letnega zneska nakupa licenc).

Microsoft za delo s sistemom FAST poleg nakupa streţnikov FAST in SharePoint 2010

ponuja dve moţnosti nakupa uporabniških licenc, in sicer:

nadgraditev s sedanje Core CAL na SharePoint Enterprise CAL (cenejša moţnost),

nadgraditev s sedanje Core CAL na Enterprise CAL (draţja moţnost).

Za vse nadaljnje izračune smo upoštevali prvo (cenejšo) moţnost – SharePoint Enterprise

CAL. Licenca Enterprise CAL vsebuje veliko drugih Microsoftovih izdelkov, ki jih ne

potrebujemo. V analizo nismo vključili morebitne cene dodatnih konektorjev in potrebne

programske ali strojne opreme, diskovja, licenc SQL in drugih licenc, prav tako tudi ne

dodatnega sistema za visoko razpoloţljivost ter stroškov postavitve in vzdrţevanja sistema

(administracije). Zagotavljanje visoke razpoloţljivosti pri Microsoftu ne pomeni velikega

stroška glede na celotno naloţbo (pribl. 5–10 %), saj glavnino cene tvorijo uporabniki

SharePointa, in ne cena streţnikov FAST.

Ugotovitve:

Do obsega 40 milijonov dokumentov zadostujeta po dva streţnika FAST in

SharePoint 2010. Tak sistem zmore med 10 in 15 qps (angl. query per second –

zahtevkov na sekundo). Za več kot 40 milijonov dokumentov je priporočljiv

dodaten streţnik.

38

Za visoko razpoloţljivost sistemov je treba streţnike podvojiti.

Glede frekvence osveţevanja: za 5 milijonov dokumentov (400 KB) je čas

osveţevanja pod 10 urami, se pravi, da izpolnjujemo merilo treh dni.

Velikost indeksa ne vpliva na licence (št. licenc, vrsta licence itd.).

Opozorila so vključena in omogočajo pošiljanje obvestila prednastavljenim

uporabnikom, ko se določena vsebina pojavi v indeksu.

Kar se tiče dodatnih streţnikov, je stvar ţe poznana: obstoječi streţnik SharePoint 2010 se

uporabi za prezentacijski del, dodatni streţnik različice 2010 pa za administracijo.

SharePoint potrebuje še bazo SQL in seveda streţnik Windows, na katerem teče.

Za jezike, ki so podprti, niso potrebna dodatna plačila. Za dodatne konektorje na različne

sisteme je treba zagotoviti dodatne streţnike in dodatno plačljivo programsko opremo.

Prav tako je treba zagotoviti dovolj velike prostorske zmogljivosti za hranjenje in

serviranje indeksa. Vse navedene cene (tabela 6.1) so dobljene iz javnih ponudb v spletu.

Programska oprema Cena

SharePoint 2010 for Internet Sites, Enterprise 32.000–42.000 $

SharePoint 2010 for Internet Sites, Standard 9.000–12.000 $

SharePoint Server 2010 3.500–5.000 $

SharePoint 2010 CAL, Standard (core cal) 72–92 $ za CAL

SharePoint 2010 CAL, Enterprise 63–75 $ za CAL

SharePoint Foundation 2010 zastonj

FAST Search Server for SharePoint 2010 18.000–22.000 $

Enterprise CAL 180–200 $

Tabela 6.1: Cene Microsoftovih licenc [16]


Google GSA licencira glede na število dokumentov, ki jih indeksiramo. Google iskalnik

prodaja kot ţe nastavljeno celovito rešitev, tako uporabniku ni treba dokupiti ničesar (razen

konektorjev ter programske (OS) in strojne opreme (streţniki), ki je potrebna za njihovo

delovanje). Iskalnik je deloma nastavljiv, zato lahko nastavljamo posamezne filtre in s tem

reduciramo število indeksiranih dokumentov.

39

V analizo nismo vključili morebitne cene dodatnih konektorjev, potrebne programske ali

strojne opreme, licenc, prav tako tudi ne dodatnega sistema za visoko razpoloţljivost (HA).

Pri Googlu je cena za HA pribliţno 30 % cene prvega sistema (za 30 milijonov

dokumentov, za 10 milijonov in manj pa 5 %). Za doseganje učinkovitih zadetkov pa je

treba vseskozi imeti popoln nadzor nad viri in iskalnimi pojmi, da se lahko iskalnik

ustrezno prilagaja (administracija).

Google ne pozna t. i. vzdrţevalnine. Na vsake tri leta (ali dve leti, odločitev kupca) se

plača polna cena sistema. Google pa nato vedno dobavi novo škatlo GSA, ne glede na to, v

kakšnem stanju je obstoječa. Tabela 6.2 prikazuje cene sistema Google GSA glede na

število dokumentov, ki jih ţelimo indeksirati. GB7007 omogoča indeksiranje do 10

milijonov dokumentov, medtem ko GB9009 podpira 30 milijonov dokumentov.

TIP Google

3M

Google

10M

Google

30M

GB7007 DOCUMENTS WITH 2YR SUPPORT

AUTHORIZATION REQ

136500 364000 /

EDU GB7007 DOCUMENTS WITH 2YR

SUPPORT AUTHORIZATION REQ

109200 291200 /

GB7007 W/HOT BACK UP UNIT SUP

ALIGNED W/PRIMARY APPLIANCE

18200 18200 /

GB7007 DOCS DISCONNECTED WITH 2YR


177450 473200 /

GB7007 W/HOT BACKUP DISC SUP


23660 23660 /


AUTHORIZATION REQ

191100 509600 /



152880 407680 /


ALIGNED W/PRIMARY APPL 3YRS SUP

25480 25480 /



248430 662480 /



33124 33124 /


AUTHORIZATION REQ

/ / 682500



/ / 546000



/ / 182000

40



/ / 887250



/ / 236600


AUTHORIZATION REQ

/ / 955500



/ / 764400


ALIGNED W/PRIMARY APPL 3YRS SUP

/ / 254800



/ / 1242150



/ / 331240

Tabela 6.2: Cene sistema Google GSA glede na število dokumentov, ki jih bomo

indeksirali [15]

6.2.3 Cenovna analiza

Cenovna analiza je pri vpeljavi velikih iskalnikov zelo pomembna, saj ta vpliva na čas, ki

ga uporabnik porabi za iskanje, in s tem na njegovo učinkovitost ter tudi na celotne stroške

podjetja.

Sledi grafična predstavitev stroškovnih analiz:

TCO (Total Cost of Ownership) po letih – v evrih na leto,

letni stroški,

celotni stroški, porazdeljeni po letih.

Na slikah v nadaljevanju so za analizo upoštevane cene po ceniku. Te vključujejo le cene

licenc (Microsoft), pri Googlu pa tudi ceno strojne opreme za osnovno nastavitev (Google

ES teče na lastni strojni opremi). Google ne licencira glede na število uporabnikov, temveč

glede na število dokumentov.

41

Slika 6.3: Primerjalna analiza osnovnih stroškov

Slika 6.3 prikazuje primerjalno analizo osnovnih stroškov (v evrih, os y) vpeljave iskalnika

ES v podjetje po letih (os x).

Ker je Microsoft FAST licenčno odvisen od števila uporabnikov (iskalcev vsebine), smo

zanj pripravili in analizirali dva scenarija, in sicer za 1000 (samo izbrani uporabniki v

podjetju) in 6000 uporabnikov (vsi uporabniki, ki imajo dostop do portala SharePoint).

Google GSA pa je odvisen od števila dokumentov, zato smo zanj pripravili analizo treh

moţnosti, in sicer za 3 milijone, 10 milijonov in 30 milijonov dokumentov.

Google ne pozna vzdrţevalnine, zato TCO konstantno raste, medtem ko je pri Microsoftu

na začetku naloţba nekoliko večja, nato pa se ustali (vzdrţevalnina). Pri Microsoft FAST

osnovna nastavitev podpira okoli 40 milijonov dokumentov (upoštevati moramo, da je

treba sem prišteti za Microsoft ceno dodatne programske (OS, baza, SharePoint 2010) in

strojne opreme (diskovje), medtem ko je pri Googlu to ţe v t. i. GSA).

42

Slika 6.4: Osnovni stroški vpeljave in vzdrţevanja

Slika 6.4 prikazuje osnovne stroške, ki bi letno nastali zaradi vpeljave in vzdrţevanja

iskalnika ES.

Kot smo ţe omenili, smo stroške razdelili po letih, dejansko pa se plačujejo prva tri leta

naenkrat (FAST in GSA), potem pa se ta trend nadaljuje le pri Googlu GSA, saj Microsoft

zahteva le vzdrţevalnino (pribl. 33 % začetne cene licence na leto).

Slika 6.5: Stroški po posameznih letih

Slika 6.5 prikazuje porazdelitev stroškov po posameznih letih. Graf nazorno prikazuje

zmanjševanje začetne investicije po letih pri Microsoftu, medtem ko pri Googlu zaradi

licenčne politike ostajajo stroški po letih konstantni. Za osnovo izračuna smo pri

43

Microsoftu tudi tokrat upoštevali 1000 in 6000 uporabnikov, pri Googlu pa število

dokumentov (3 milijone, 10 milijonov, 30 milijonov).

Glede na raziskavo primernosti vpeljave iskalnika ES smo tudi sami naredili analizo ROI

(Return of Investment). Kljub dejstvu, da so se nekatere osebe izkazale za zelo pogoste

iskalce vsebin (angl. heavy searchers), smo za analizo vzeli merilo srednje aktivnih

iskalcev (angl. medium searchers), da zajamemo večji spekter uporabnikov – povprečje.

Preostale vrednosti, potrebne za izračun, so razvidne iz tabele 6.3.

Tabela 6.3: Podatki za analizo uporabnikov [11, 17, 18, 19]

Slika 6.6 prikazuje na skupnem grafu stroške vpeljave iskalnika in stroške prihranitve

sredstev (posledično časa) pri učinkovitem iskanju in najdenju podatkov. Na naslednjih

grafih pa bo natančneje prikazana razlika med obema podatkoma glede na posamezne

skupine uporabnikov iskalnika.

44

Slika 6.6: Povrnjeni stroški naloţbe

Najprej je na sliki 6.6 prikazana analiza ROI za 100, 500 in 1000 srednje aktivnih

uporabnikov (angl. medium searchers). To so uporabniki, ki na leto porabijo okoli 50 ur za

iskanje podatkov po različnih virih, kot so na primer SharePoint 2007, mreţni diski,

produktne strani, ekstranet itd. Glede na analizo jim lahko vpeljava dobrega iskalnika

prihrani 53,4 % časa, da pridejo do ţelenega zadetka. Na tem podatku temeljijo izračuni.

Glede na število aktivnih iskalcev, graf na sliki 6.6 prikazuje plačane licence za 1000 in

6000 uporabnikov rešitve Microsoft FAST, za Google pa število uporabnikov tako ali tako

ni pomembno. Prav tako so na isti sliki prikazani stroški vpeljave iskalnika oziroma cena

licenc.

Poglejmo si še razliko med odhodki in prihodki glede na izbran scenarij (iskalnik, število

plačanih licenc in število dejanskih srednje aktivnih iskalcev vsebine).

45

Slika 6.7: Stroški za 100 srednje aktivnih iskalcev

Slika 6.7 prikazuje analizo stroškov za 100 srednje aktivnih iskalcev vsebine. Negativen

predznak pomeni prihranek sredstev (os y), medtem ko os x prikazuje posamezna leta. Kot

smo ţe večkrat omenili, omenjeni stroški vsebujejo le stroške licenc (Microsoft) in sistema

(Google). Dejansko bi bil prihranek nekoliko manjši. Če graf ne kaţe prihranka, pomeni,

da se nam naloţba za dano število aktivnih iskalcev in uporabnikov nikoli ne povrne (če

plačamo licenco za 1000 oz. 6000 uporabnikov (Microsoft FAST), sistem pa uporablja le

100 uporabnikov).


46

Slika 6.8 prikazuje analizo stroškov za 500 srednje aktivnih iskalcev vsebine od 1000 ali

6000 plačanih licenc (Microsoft FAST). Drugo je enako kot pri sliki 6.7.

Lepo je razvidno, da če povečamo število uporabnikov in optimalno določimo podatke, ki

jih bomo vključili v iskanje, se nam lahko investicija dokaj hitro povrne oziroma je ţe od

samega začetka upravičena.


Slika 6.9 prikazuje analizo stroškov za 1000 srednje aktivnih iskalcev vsebine od 1000 ali

6000 plačanih licenc (Microsoft FAST). Drugo je enako kot pri sliki 6.7. Tudi tukaj je

razvidno, kako veliki so lahko prihranki (tudi do 400.000 evrov) na leto, če imamo veliko

srednje aktivnih uporabnikov (in smo brez uporabnikov, za katere bi le plačevali licence,

njihova uporaba pa ni smiselna oziroma poslovno upravičena) in indeksirano le vsebino, ki

je nujno potrebna za delo (ne pa indeksiranega kar vsega povprek). Prav slednje pomeni,

da je treba vsebino in iskanja spremljati in jih sistematično urejati (administracija –

dodatna oseba, ki se ukvarja z iskalnikom, vsebino) za večje zadovoljstvo uporabnikov in

učinkovitost iskanja. Seveda se s tem ROI nekoliko zmanjša, vendar brez te investicije

lahko iskalnik kmalu postane le sam sebi namen, saj uporabnik ne bo našel iskane vsebine

dovolj hitro.

47

6.3 Rezultati iskanja strukturiranih in nestrukturiranih podatkov

Sistem (Google GSA, Microsoft FAST) je običajno potreboval manj kot sekundo, da je

prikazal rezultate poljubnih uporabniških poizvedb. Izjemoma se je zgodilo, da je katera

poizvedba trajala tudi 20 sekund (Google GSA), kar je po zagotovilih proizvajalca

posledica osnovne nastavitve konektorja SharePoint (način, kako ta bere avtorizacije).

FUNKCIJA MS FAST Google GSA

1.1 Število uporabnih funkcionalnosti in moţnosti 4.0 3.7

1.2 Preprostost iskanja 3.9 3.9

1.3 Kakšen je grafični vmesnik? 3.8 3.6

1.4 Ali je napredno iskanje (advanced) uporabno in

funkcionalno?

3.1 3.6

2.1 V kolikšni meri so podprti formati datotek? 4.3 4.1

2.2 Ali je zadosti podprtih jezikov? 4.6 4.2

2.3 Ali je iskanje po metapodatkih prek standardne ukazne

vrstice ustrezno in uporabno?

3.6 4.4

3.1 Kako iskalnik prepozna ključne besede? 4.1 3.6

3.2 Črkovalnik, citati, zvezdica (*) 3.9 3.0

3.3 Kako se iskalnik odzove na na novo premaknjene ali

ustvarjene datoteke?

3.8 3.9

3.4 Kako natančen je rezultat? 4.2 3.3

3.5 Ali lahko uporabnik preprosto, hitro sortira in ureja

najdene rezultate?

3.5 3.6

4.1 Kako hitro so najdeni in prikazani rezultati? 4.4 4.5

4.2 OCR (Optical Character Recognition) nad skeniranimi

datotekami pdf

3.7 N. F.

5.1 Ali iskalnik omogoča iskanje po osebnih mapah drugih

uporabnikov?

4.5 3.8

5.2 Ali je preprosto obiti varnostne mehanizme iskalnika? N. P. 2.8

6.4 Ali menite, da bi uvedba takšnega iskalnika koristila

vašemu delu?

5.0 4.9

6.6 Kateri iskalnik (FAST, Google) je po vašem mnenju

boljši, uporabnejši za vaše delo?

2,9 2.8

67,3

(51,4 %)

63,7

(48,6 %)

N. P. = uporabniki niso preizkusili, N. F. = ni funkcionalnosti

Legenda: 5 – dobro, 1 – slabo

Tabela 6.4: Povprečne končne ocene iskalnikov z uporabniškega vidika

48

7 PREDLOG KONČNE ZGRADBE SISTEMA

Glede na vsa ugotovljena dejstva, pridobljena z analizo in primerjavo, ugotavljamo, da sta

si sistema, ki smo ju primerjali, dokaj enakovredna. Pred dejansko odločitvijo za določeni

sistem je treba opraviti še natančno analizo količine podatkov, ki bi jih vključili v

indeksiranje (glej TCO, analizo ROI).

Iskalnik Microsoft FAST:

Ob predpostavki, da ima podjetje 10.000.000 dokumentov in 6000 uporabnikov,

predlagamo dva fizična streţnika FAST in dva streţnika SharePoint 2010. Za visoko

razpoloţljivost sistema je treba streţnike podvojiti (slika 7.1).

Slika 7.1: Predlagana zgradba za Microsoft FAST [14]

49

Iskalnik Google GSA:

Ob enaki predpostavki kot pri iskalniku FAST predlagamo en streţnik GSA 7007. Ta je

primeren za indeksiranje do 10 milijonov dokumentov. Za večje količine se uporabi model

9009, ki pa v tem primeru ne pride v poštev. Če iskalnik kritično vpliva na poslovanje

podjetja in je zahtevana visoka razpoloţljivost, priporočamo razporejevalnik poslov ali pa

stikalo DNS, ki ob napaki prenese delovanje iskalnika v drug streţnik (slika 7.2).

Slika 7.2: Predlagana zgradba za Google GSA [20]

7.1 Ureditev podatkov glede na uporabljene sisteme

Ne glede na to, kakšen iskalnik imamo, je treba imeti podatke najprej ustrezno urejene:

glede na zaupnost, kritičnost, celovitost – optimalni zbor sistema, kjer so podatki

shranjeni;

opremiti jih je treba z ustreznimi metapodatki;

karseda zniţati število podvojenih podatkov;

urediti pravice in dostope do posameznih datotek;

upoštevati ustrezen tip dokumentov (npr. iskanje po dokumentu pdf);

premišljeno izbrati vire, ki jih bomo vključili v iskalnik.

Podjetja morajo imeti jasno strategijo upravljanja z vsebino (ECM).

50

7.2 Izbira iskalnika ES

Glede na ugotovitve predlagamo ločena iskalnika za transakcijske in dokumentacijske

sisteme. Seveda z moţnostjo povezave, vendar le zaradi prijaznosti do uporabnika, da

dostopa le do enega iskalnika. Način zapisa in dostop do podatkov se v transakcijskih in

dokumentacijskih sistemih med seboj razlikujeta. Indeksiranje transakcijskega sistema

prek zunanjega konektorja ima lahko negativne posledice za zmogljivost sistema.

Prav tako je pri izbiri pomembno, katere sisteme ţe imamo v podjetju. FAST temelji na

sistemu SharePoint, zato je zelo uporaben, če ţe imamo veliko podatkov na portalu

SharePoint, saj je z njim tesno povezan. Po drugi strani pa je Google GSA samostojen in

preprost iskalnik ES, z moţnostjo vključiti indeksiranje tudi v oblaku (Google Apps).

Ker imata iskalnika različni licenčni politiki, ugotavljamo, da je Google GSA primeren za

izredno hitre postavitve, kjer število dokumentov ne presega treh milijonov. V tem primeru

je cenovno smotrn. Google ne licencira glede na število uporabnikov, zato je primeren

predvsem za organizacije z veliko uporabniki in nekaj milijoni dokumentov. Nasprotno je

Microsoft FAST primeren za veliko število dokumentov, in sicer za nekaj 10 milijonov

dokumentov, saj ima izredno skalabilno zgradbo (dograjujemo le streţnike FAST in

SharePoint). Poleg streţnikov FAST Microsoft zaračunava tudi licence uporabnikov, zato

je primernejši za sisteme z veliko dokumenti in malo uporabniki.

V farmacevtskem podjetju je zaradi preproste uporabe in upravljanja s pravicami

uporabnikov uporaba portala SharePoint v porastu. Na voljo je veliko dokumentov,

medtem ko uporabnikov ni toliko. Odločitev se v podjetju sprejme glede na intenzivna

pogajanja o ceni, saj sta oba sistema sprejemljiva (tabela 7.1).

51

Tabela 7.1: Primerjava iskalnikov na ravni podjetja

FUNKCIONALNOST Microsoft FAST Google GSA

Splošno

Iskanje oseb in drugih podatkov

Hitrost iskanja podatkov (prikaz zadetkov)

Skalabilnost rešitve (glede na št. dokumentov)

Integracija z Windows 7

Filtriranje zadetkov glede na metapodatke

Iskanje po napačno črkovanih besedah

Napredno analiziranje vsebine za izboljšavo

iskanja

Predogled zadetkov

Postavitev iskalnega okna glede na tip

uporabnika

Enostavna postavitev iskalnika

Vsebina in indeks

Hitrost analize in indeksiranja podatkov

Upoštevanje pravic na podatkovnih virih

Konektorji na druge sisteme

Izvajanje poizvedb in prikaz podatkov

Ročno spreminjanje pomembnosti vsebine

Samodejno rangiranje vsebine po pomembnosti

Upravljanje z zadetki (e-pošta, tiskanje,

kopiranje)

Prilagodljivost uporabniškega vmesnika

Ponudnik rešitve

Vzdrţevanje in podpora

Strategija in časovnica (nove funkcionalnosti)

Zanesljivost in stabilnost

Cena in licence

52

8 SKLEP

Za postavitev iskalnika na ravni podjetja smo uporabili le osnovne nastavitve. Zaradi

varnosti (kljub upoštevanju vseh varnostnih politik) nismo uporabili nobenih zaupnih

podatkov, čeprav bi to še nekoliko povečalo zadovoljstvo uporabnikov. Vse nastavitve in

konfiguracije smo izvedli na opremi v podjetju, potekale so pod nadzorom IT-ja.

Pri vseh točkah vprašalnika, ki smo ga uporabili za analizo, se da doseči bistvene

izboljšave z uvedbo nekaterih naprednih funkcionalnosti. Iskalnik z nadgradnjami

omogoča številne funkcionalnosti, ki lahko dodatno optimizirajo procese v podjetju: od

iskanja po slikah formul do učinkovite razpoznave besedila v skeniranih datotekah

(skenirane kot slike – MS FAST).

Na podlagi pridobljenega gradiva, analiz in člankov ocenjujemo, da bi sama vpeljava

iskalnika ES cenovno pomenila dodatnih 30 % celotne triletne naloţbe, kot je navedena v

tem delu. Glede na pridobljene izkušnje pri projektih POC ocenjujemo, da je vpeljava

Google GSA preprostejša in zato časovno krajša (1/3 proti 2/3). Google GSA pa je dosti

bolj zaprt sistem in ne omogoča velikega prilagajanja uporabnikom ali podjetju – v

nasprotju s sistemom MS FAST, ki omogoča nešteto uporabniških dodelav in moţnosti in

se lahko bolje prilagodi poslovnemu procesu. V realnem scenariju je priporočljivo

postopno vključevati vire s predhodnim pregledom vsebin in prečiščevanjem pravic

uporabnikov.

Pri uvajanju obeh iskalnikov smo imeli nekaj večjih in manjših teţav, zato lahko trdimo, da

je projekt vpeljave takega ES vse prej kot preprost, vendar glede na opravljene analize in

informacije, ki smo jih pridobili od uporabnikov, nedvomno potreben.

V diplomskem delu smo skušali predstaviti razseţnosti problematike učinkovitega

upravljanja vsebin v farmacevtskem podjetju. Ugotovili smo, da ima lahko nepoznavanje

področji (ES, ECM, PLM) velike finančne posledice za celotno organizacijo. Prav tako je

pomembno, da ta področja obravnavamo celovito, saj sicer ne moremo učinkovito

povezovati poslovnih procesov.

53

9 LITERATURA

[1] CIMdata. SAP’s New PLM Roadmap »Enabling Product and Service Leadership«

Dostopno na:

http://www.cimdata.com/newsletter/2008/29/July08CIS18.pdf (2008)

[2] Building an ECM Strategy – Alternatives and Decision Points. Dostopno na:

http://www.aiim.org.uk/resources/tk_ecmstrategy_aiim_08.pdf

[3] How an ECM Strategy Supports Information Management. Dostopno na:

http://www.cmswire.com/cms/information-management/how-an-ecm-strategy-

supports-information-management-008478.php

[4] The Technical Case for Case Management – Part 4 – Enterprise Content

Management. Dostopno na: http://www.appian.com (2010)

[5] Access Rights in Enterprise Full-text Search Searching Large Intranets Effectively

Using Virtual Terms. Dostopno na:

http://www.fi.muni.cz/reports/files/2010/FIMU-RS-2010-08.pdf (2010)

[6] Ngenius solution – Enterprise search. Dostopno na:

http://www.ngenioussolutions.com/SharepointFeatures/Enterprise%20Search.aspx

[7] Microsoft SharePoint 2010. Dostopno na: http://sharepoint.microsoft.com

[8] Gartner MarketScope for Enterprise Search. Dostopno na: http://www.gartner.com

[9] Google Search Appliance Customers. Dostopno na:

http://www.google.com/enterprise/search/customers.html

[10] Documentum xPlore, The New »FAST« Search. Dostopno na:

http://wordofpie.com/2010/10/04/documentum-xplore-the-new-fast-search/

http://www.cimdata.com/newsletter/2008/29/July08CIS18.pdf

http://www.aiim.org.uk/resources/tk_ecmstrategy_aiim_08.pdf

http://www.cmswire.com/cms/information-management/how-an-ecm-strategy-supports-information-management-008478.php

http://www.cmswire.com/cms/information-management/how-an-ecm-strategy-supports-information-management-008478.php

http://www.appian.com/

http://www.fi.muni.cz/reports/files/2010/FIMU-RS-2010-08.pdf

http://www.ngenioussolutions.com/SharepointFeatures/Enterprise%20Search.aspx

http://sharepoint.microsoft.com/

http://www.gartner.com/

http://www.google.com/enterprise/search/customers.html

http://wordofpie.com/2010/10/04/documentum-xplore-the-new-fast-search/

54

[11] ROI of the Google Search Appliance: Site Search Deployments. Dostopno na:

http://static.googleusercontent.com/external_content/untrusted_dlcp/www.google.c

om/en//enterprise/pdf/google_roi_sitesearch.pdf

[12] Google GSA. Dostopno na: http://www.google.com/enterprise/search/

[13] FAST ESP Architecture. Dostopno na:

http://blogs.technet.com/b/vedant/archive/2009/03/06/fast-esp-architecture.aspx

[14] Scale-Out with FAST. Dostopno na:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh144966.aspx

[15] GlobalNET Services – Authorized information technology schedule pricelist.

Dostopno na: http://ebookbrowse.com/gs-35f-0241l-globalnet-services-gsa-

pricelist-pdf-d53037078

[16] SharePoint 2010 Licensing Part V: SharePoint 2010 Licensing Costs. Dostopno na:

http://stovereffect.com/2010/07/03/sharepoint-2010-licensing-part-v-sharepoint-

2010-licensing-costs/

[17] The High Cost of NotFinding Information - An IDC White Paper. Dostopno na:

http://ejitime.com/materials/IDC%20on%20The%20High%20Cost%20Of%20Not

%20Finding%20Information.pdf

[18] Nielson on Intranet Usability. Dostopno na:

http://www.sparklytrainers.com/blog/archives/2002/11/11/nielson_on_intranet_usa

bility.html

[19] Krka: Letos za malo tovarno novih ljudi. Dostopno na:

http://www.zurnal24.si/krka-letos-za-malo-tovarno-novih-ljudi-clanek-67819

http://static.googleusercontent.com/external_content/untrusted_dlcp/www.google.com/en/enterprise/pdf/google_roi_sitesearch.pdf

http://static.googleusercontent.com/external_content/untrusted_dlcp/www.google.com/en/enterprise/pdf/google_roi_sitesearch.pdf

http://www.google.com/enterprise/search/

http://blogs.technet.com/b/vedant/archive/2009/03/06/fast-esp-architecture.aspx

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh144966.aspx

http://ebookbrowse.com/gs-35f-0241l-globalnet-services-gsa-pricelist-pdf-d53037078

http://ebookbrowse.com/gs-35f-0241l-globalnet-services-gsa-pricelist-pdf-d53037078

http://stovereffect.com/2010/07/03/sharepoint-2010-licensing-part-v-sharepoint-2010-licensing-costs/

http://stovereffect.com/2010/07/03/sharepoint-2010-licensing-part-v-sharepoint-2010-licensing-costs/

http://ejitime.com/materials/IDC%20on%20The%20High%20Cost%20Of%20Not%20Finding%20Information.pdf

http://ejitime.com/materials/IDC%20on%20The%20High%20Cost%20Of%20Not%20Finding%20Information.pdf

http://www.sparklytrainers.com/blog/archives/2002/11/11/nielson_on_intranet_usability.html

http://www.sparklytrainers.com/blog/archives/2002/11/11/nielson_on_intranet_usability.html

http://www.zurnal24.si/krka-letos-za-malo-tovarno-novih-ljudi-clanek-67819

55

[20] Google Search Appliance Overview. Dostopno na:

http://code.google.com/intl/sl-SI/apis/searchappliance/

[21] Wikipedia. Enterprise Content Management. Dostopno na:

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management (2010)

[22] What is ECM. Dostopno na:

http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management

[23] IBM. Upravljanje vsebin v podjetju. Dostopno na:

http://www-01.ibm.com/software/si/data/content-management/products/

[24] ECM. Dostopno na:

http://www.knowledgelake.com/solutions/technology-solutions/Pages/enterprise-

content-management-ECM-for-sharepoint.aspx (2010)

[25] Enterprise Search – Technical Product Sheet. Dostopno na:

http://www.qsensei.com/static/pdf/q-sensei_es_technical_product_sheet.pdf

[26] SAP Community Network. Deb Gabriel. Enterprise Search. Dostopno na:

http://wiki.sdn.sap.com/wiki/display/BBA/Enterprise+Search (2011)

[27] Swapnil Arvind Paranjpe. Enhanced Value from Enterprise Content Search.

Raziskovalna naloga: CMS_1459295849_application_oriented_search.pdf (2008)

[28] Enterprise Search or Content Management. Dostopno na:

http://www.econtentmag.com/Articles/Column/Info-Insider/Enterprise-Search-or-

Content-Management-66671.htm (2010)

[29] EMC Documentum Platform. Dostopno na:

http://www.emc.com/products/detail/software/documentum-platform.htm (2011)

http://code.google.com/intl/sl-SI/apis/searchappliance/

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management

http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management

http://www-01.ibm.com/software/si/data/content-management/products/

http://www.knowledgelake.com/solutions/technology-solutions/Pages/enterprise-content-management-ECM-for-sharepoint.aspx

http://www.knowledgelake.com/solutions/technology-solutions/Pages/enterprise-content-management-ECM-for-sharepoint.aspx

http://www.qsensei.com/static/pdf/q-sensei_es_technical_product_sheet.pdf

http://wiki.sdn.sap.com/wiki/display/BBA/Enterprise+Search

http://www.econtentmag.com/Articles/Column/Info-Insider/Enterprise-Search-or-Content-Management-66671.htm

http://www.econtentmag.com/Articles/Column/Info-Insider/Enterprise-Search-or-Content-Management-66671.htm

http://www.emc.com/products/detail/software/documentum-platform.htm

56

[30] Wikipedia. Documentum. Dostopno na:

http://en.wikipedia.org/wiki/Documentum (2009)

[31] Infotehna. Predstavitvena dokumentacija. Dostopno na:

http://www.infotehna.com/research-development (2009)

[32] Data Archive. What is EMC Centera. Dostopno na:

http://www.emc-centera.com/what-is-emc-centera.htm

[33] Data Archive. About EMC Centera. Dostopno na:

http://www.emc-centera.com/more-about-emc-centera.htm

[34] SharePoint 2007. Dostopno na:

http://www.tronintercenter.com/p-68-sharepoint-2007.aspx

[35] Vladimir Djurdjič. Monitor PRO. Dostopno na:

http://www.monitorpro.si/si/_detajl/?id=41643 (2010)

[36] Creative4u. Sap DMS. Dostopno na:

http://www.creative4u.eu/sap-consulting/sap-document-management.html

[37] Meglič Miran. Primer uporabe SAP DMS rešitve. Dostopno na:

http://www.sap.com/slovenia/about/events/worldtour10/pdf/

Informacije_na_dlani_danes.pdf (2010)

[38] Martin Butler. A Comparison of Enterprise Search Solutions. Raziskovalna naloga:

martinbutlersearchtechnologycomparisonreport.pdf (2009)

[39] Comperio. Microsoft FAST Search for SharePoint. Dostopno na:

http://www.comperiosearch.com/products/fast-search/

http://en.wikipedia.org/wiki/Documentum

http://www.infotehna.com/research-development

http://www.emc-centera.com/what-is-emc-centera.htm

http://www.emc-centera.com/more-about-emc-centera.htm

http://www.tronintercenter.com/p-68-sharepoint-2007.aspx

http://www.monitorpro.si/si/_detajl/?id=41643

http://www.creative4u.eu/sap-consulting/sap-document-management.html

http://www.sap.com/slovenia/about/events/worldtour10/pdf/%20Informacije_na_dlani_danes.pdf

http://www.sap.com/slovenia/about/events/worldtour10/pdf/%20Informacije_na_dlani_danes.pdf



57

[40] Key E-Discovery Issues to Consider in 2011. An Osterman Research White Paper.

Osterman Research, Inc., (2011)

[41] DFS. Dostopno na: http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-

US/windowsdesktopsearchhelp/thread/85525c46-1ab5-46e1-a288-e36561a6ffab

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-%20%20%20%20%20%20US/windowsdesktopsearchhelp/thread/85525c46-1ab5-46e1-a288-e36561a6ffab

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-%20%20%20%20%20%20US/windowsdesktopsearchhelp/thread/85525c46-1ab5-46e1-a288-e36561a6ffab

58

10 PRILOGE

10.1 Kazalo slik

Slika 2.1: Diagram rešitve ECM ............................................................................................... 7

Slika 2.2: Diagram iskalnika na ravni podjetja ....................................................................... 11

Slika 3.1: Infrastruktura dokumentacijskega sistema v farmacevtskem podjetju .................... 13

Slika 3.3: Primerjalni diagram MOSS 2010 ............................................................................ 19

Slika 4.1: Povezava iskalnika ES z obstoječo infrastrukturo dokumentacijskega sistema v

farmacevtskem podjetju ........................................................................................................... 21

Slika 5.1: Sistemska specifikacija ............................................................................................ 32

Slika 5.2: Sistemska specifikacija, drugi del ............................................................................ 33

Slika 5.3: Google GSA ............................................................................................................ 34

Slika 6.1: Arhitektura iskalnika FAST .................................................................................... 35

Slika 6.2: Število streţnikov glede na povečano število indeksov in poizvedb ...................... 36

Slika 6.5: Stroški po posameznih letih ..................................................................................... 42

Slika 7.1: Predlagana zgradba za Microsoft FAST ................................................................. 48

Slika 7.2: Predlagana zgradba za Google GSA ....................................................................... 49

10.2 Kazalo tabel

Tabela 5.2: Pregled različnih vrst iskalcev .............................................................................. 30

Tabela 6.2: Cene sistema Google GSA glede na število dokumentov, ki jih bomo

indeksirali ................................................................................................................................. 40

Tabela 6.3: Podatki za analizo uporabnikov ........................................................................... 43

Tabela 6.4: Povprečne končne ocene iskalnikov z uporabniškega vidika ............................... 47

Tabela 7.1: Primerjava iskalnikov na ravni podjetja ................................................................ 51

59

10.3 Vprašalnik

IME, PRIIMEK:

OE: SEKTOR:

Na vprašanja odgovorite, prosim, z oceno od 1 (najslabše) do 5 (najboljše).

1. UPORABNOST

1.1. Število uporabnih funkcionalnosti in moţnosti, ki jih iskalnik omogoča?

1 2 3 4 5

1.2. Preprostost iskanja? Koliko korakov je potrebno od vpisa ključne besede do

dejanske končne datoteke ?

1 2 3 4 5

1.3. Kakšen je grafični vmesnik (splošni videz) iskalnika? Je preprost in pregleden?

Kakšne so ikone in njihova postavitev? Ali je videti profesionalno?

1 2 3 4 5

1.4. Ali je napredno iskanje (advanced) uporabno in funkcionalno?

1 2 3 4 5

2. VSESTRANSKOST

2.1. V kolikšni meri so podprti formati datotek, ki jih uporabljate pri svojem delu?

1 2 3 4 5

2.2. Ali je podprtih zadosti jezikov?

1 2 3 4 5

2.3. Ali je iskanje po metapodatkih prek standardne ukazne vrstice (moţnost advanced)

ustrezno in uporabno?

1 2 3 4 5

60

3. NATANČNOST

3.1. Kako iskalnik prepozna ključne besede? Ali loči med ednino in mnoţino? Ali loči

med velikimi in malimi črkami, če je napisana ista ključna beseda (splošno

mnenje)?

1 2 3 4 5

3.2. Ali ima iskalnik vgrajen črkovalnik? Ali prepozna citate? Prepozna zvezdico (npr.:

*beseda)?

1 2 3 4 5

3.3. Kako se iskalnik odzove na na novo premaknjene ali ustvarjene datoteke

(dvojnike)?

1 2 3 4 5

3.4. Kako natančen je rezultat? Je pregleden in uporaben za končnega uporabnika? Ali

ponudi neposredno povezavo do datoteke? Kako preprosto je razbrati zadetek med

številnimi rezultati?

1 2 3 4 5

3.5. Ali lahko uporabnik preprosto, hitro sortira in ureja najdene rezultate? Ali je način

ustrezen?

1 2 3 4 5

4. UČINKOVITOST

4.1. Kako hitro so najdeni in prikazani rezultati?

1 2 3 4 5

4.2. Ali iskalnik prepozna besedilo v skenirani datoteki (OCR)?

1 2 3 4 5

61

5. VARNOST

5.1. Ali iskalnik omogoča iskanje po osebnih mapah drugih uporabnikov? Ali

preprečuje iskanje po drugih virih, glede na pravice uporabnika?

1 2 3 4 5

5.2. Ali je preprosto obiti varnostne mehanizme iskalnika?

1 2 3 4 5

6. DODATNA VPRAŠANJA

6.1. Katere vire bi vi še vključili v iskanje enterprise?

6.2. Vaše ideje za izboljšanje iskalnika:

6.3. Koliko časa na mesec porabite za iskanje?

6.4. Ali menite, da bi uvedba takšnega iskalnika koristila vašemu delu?

6.5. Ali ste za uvedbo iskalnika enterprise v podjetje?

DA NE

Hvala za vaše odgovore.

62

63

64

Documents

UČINKOVITO UPRAVLJANJE VSEBIN V FARMACEVTSKEM … · vseh pridobljenih podatkov bomo predlagali optimalno rešitev za upravljanje vsebin v farmacevtskem podjetju. V drugem poglavju