Upload
others
View
9
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
Pengenalan01Menginstitusi Inisiatif Digital 02
Usaha Transformasi03Kesimpulan04
KANDUNGAN
PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN (PKP)
Berkuatkuasapada 18 Mac 2020, Malaysia secara rasmi melaksanakanlangkah kawalan pergerakan yang dilaksanakansecara berfasa.
Fasa 1 :18 Mac - 31 Mac 2020Fasa 2 :1 April - 14 April 2020Fasa 3 :15 April - 28 April 2020Fasa 4 :29 April - 12 Mei 2020Fasa 5 (PKPB) :13 Mei - 9 Jun 2020 Fasa 6 (PKPP) :10 Jun - 31 Ogos 2020Fasa 7 (PKPP) :1 September - 31 Disember2020
Tindakan pencegahan oleh kerajaan persekutuan Malaysia terhadapkes pendemik koronavirus (COVID-19). “Kawalan Gerakan”dilaksanakan di seluruh negara bermula 18 Mac 2020.
Persekitaran kerja mula berubah apabila Kerajaan mengeluarkanarahan Berkerja Dari Rumah (BDR) atau lebih dikenali dengan WorkFrom Home (WFH)
NORMA BAHARU
5YAB Tan Sri Muhyiddin Yassin
Perdana Menteri MalaysiaSumber: pmo.gov.my
‘‘Proses pendigitalan perkhidmatan
kerajaan perlu lebih menyeluruh lagi bagimemudahkan rakyat menyesuaikan diri
dengan norma baharu..”
‘Ini satu perkembanganmenggalakkan, satu trend baru …,
ia tidak boleh seperti yang adasekarang, mesti melihat dalambentuk-bentuk baharu…’
1Media.my-April 28, 2020
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
www.sinarharian.com.my
MENGINSTITUSI INISIATIF DIGITAL UNTUK PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN TERBAIK
Dr. Musa Ali, Komentar BH, Isnin 7 Disember 2020
PERKHIDMATAN MESYUARAT DALAM TALIAN
“We are humbled and proud to help over 300 million daily meeting participants stay connected during this pandemic.” -Zoom usage has soared from 10 million daily meeting participants back in December to 300 million this April 2020.
Cisco also revealed earlier this month that it has a total of 300 million Webex users, and saw sign-ups close to 240,000 in a 24-hour period.
Earlier this April 2020, we surpassed a new milestone, with more than 2 million new users connecting on Google Meet every day, and they're spending over 2 billion minutes together---that’s more than 3,800 years of secure meetings in a single day. We’re humbled by the huge responsibility that comes with this growth, and we’re determined to continue doing our part to help.
Source: cloud.google.com & The Verge 30 April 2020
Malaysian Communications and Multimedia Commission (MCMC) observed that demand for Internet bandwidth surged inthe past few weeks as Malaysians Stay at Home following implementation of the Movement Control Order (MCO) sinceMarch 18, 2020 due to increased use of video conferencing, learning and online shopping.
Adherence to the MovementControl Order (MCO) byremaining indoors at all timessaw 23.5% higher Internettraffic (fixed and mobilebroadband) nationwideduring the first week of theMCO, while the second weekof the MCO saw a furtherincrease of 8.6%.
Source:malaysianwireless.com
PENINGKATAN PERMINTAAN JALUR LEBAR INTERNET
TEMPOH PKP
Bil.
Mes
yuar
at
Tarikh
39
1015
Trends Penggunaan Aplikasi Webex Meeting di UTM (Februari – Oktober 2020)
Source: UTMDigital
31%
25%
20%
9%
4%4% 4%
3%1%
1%PERISIAN DAN INFRAPUSAT DATATALIAN INTERNET
INFRA WIFI
SISTEM UTM
INFRA PANGKALANDATAKOMPUTER
SMART CLASSROOM
SERVER ELEARNING
KEMUDAHAN VC
WEBEX
PEMBANGUNAN ICT 2018 – 2020Peruntukan RM25 juta dalam tempoh 3 tahun
PENGGUNAAN PLATFORM DALAM TALIAN SEMASA PKP
Source: UTMDigital
Bayaran One-Off kepada Frontliner UTM
Peningkatan KemudahanLaptop Staf melalui
BYOD Incentive(1,000 orang staf )
Bantuan pelan internet kepada staf dan pelajar
Sistem e-Mesyuarat
Peningkatan Aplikasi(Lesen Google Maps & Playstore)
Langganan Servis Pengawasan Peperiksaan Dalam Talian
Peningkatan rangkaian internet
1 8
7
6
5
2
3
4
Penggantian Virtual Server UTM
** BYOD : Bring Your Own Device
[RM2 Juta]
[RM5.5 Juta]
[RM3 Juta] [RM148 Ribu]
[RM254 Ribu]
[RM237 Ribu]
[RM860 Ribu][RM16 Ribu]
RM12JUTA
PAKEJ KHAS KEWANGAN (FOCUS ON IT INFRA) 2020
Source: UTMDigital
NATIONAL POLICY ON INDUSTRY 4.0 M ALAYSIAN HIGHER EDUCATION 4.0
UTM SYNERGY 4.0
20212018
2020YESTERDAY TODAY TOMORROW
5GIoT
B IG DATAAI
CLOUD
COVID-19 PENDEM ICM CO
NEW NORM ALM ITIGATION PLAN
INTERNET USAGE B ENCHM ARKM EDIUM TERM DIGITAL PLANNING
WFH DETAIL GUIDELINE
IMPAK PERUBAHAN NORMA LAMA NORMA BAHARUPengetahauanIT meningkat. Kos dan masa pergerakan dapat diminimumkan Mesyuarat/Perbincangan bersemuka Mesyuarat/Perbincangan dalamtalian
Memupuk rasa kepercayaan. Pengurangankos kepada ruang kerja dan utiliti. Bekerja fizikal di pejabat Bekerja dari rumah (BDR)
Meningkatkan kemudahan dan perkhidmatan pembayaran Pengurusan Kewanganfizikal Pengurusan kewangandalam talian
Pengurangan proses kerja pengahantarandokumen dan kertas Sistem pengurusan dokumen fizikal
Sistem pengurusan dokumen secarasoftcopy
Pengurangan staf bertugas di kaunter tetapiakan mengurangkan kepuasanpelanggan Perkhidmatan kaunter fizikal Perkhidmatan kaunter dalam talian
Perlu kajian lanjut keberhasilan latihan atastalian
Perkhidmatan Latihan/Seminar secara Fizikal Perkhidmatan latihan dalam talian
Penerimaan pengguna kepada mode pembayaran Pembayaran tunai Cashless/eWallet
Penjimatan ruang Pengurusan Ruang Pengajaran& PembelajaranTidak memerlukan ruang yang luassesi P&P secara dalam talian.
Maklumat lebih mudah dicapai dan teratur. Audit secara fizikal Remote Audit
Penjimatan tenaga dan kos dan masa darisegi persediaan program. Bertemu Pelanggan secara fizikal Bertemu Pelanggan secara virtual
AUTOMASI PROSES KERJA
Learning Zone• Kawal diri & emosi• Redha• Bertindak mengikut situasi• Cuba lakukan yang terbaik• Cuba memastikan info yang diterima adalah sahih • Menyedari bahawa semua pihak telah cuba melakukan yang terbaik
Growth Zone• Fikirkan cara membantu yang memerlukan• Gunakan kepakaran yang ada• Sesuaikan diri• Rancang apa seterusnya• Menggembirakan diri & keluarga• Tawakal kepada Allah SWT• Tenang, sabar, menjaga hubungan dan kreatif
Fear Zone• Tidak dapat mengawal emosi • Sentiasa mengeluh• Panik (pembelian, keselamatan keluarga dll)
Sumber: University of Colorado
EVOLUSI KEHIDUPAN SEPANJANG PKP UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
PERBANDINGAN KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI
PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH
PERSEKITARANSEMASA PKP FASA KE 3 DAN FASA KE 7
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
Fasa 1 :18 Mac - 31 Mac 2020Fasa 2 :1 April - 14 April 2020Fasa 3 :15 April - 28 April 2020Fasa 4 :29 April - 12 Mei 2020Fasa 5 (PKPB) :13 Mei - 9 Jun 2020 Fasa 6 (PKPP) :10 Jun - 31 Ogos 2020Fasa 7 (PKPP) :1 September - 31 Disember2020
KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH PERSEKITARAN
Perbandingan Jangkaan Staf Mencapai SKT/ KAI ditetapkandalam tempoh PKP
PKP FASA 3 PKP FASA 7
4.2%
9.4%
45.2%
33%
8.1%
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
20 40 60 80 100
0.7%5.2%
29.4%
48.8%
8.1%
0
10
20
30
40
50
60
20 40 60 80 100
Perbandingan Persepsi Staf Terhadap Produktiviti Dalam Tempoh PKP (%)
PKP FASA 3 PKP FASA 7
KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH PERSEKITARAN
Masalah Utama Bekerja Dari Rumah Fasa 3 :• Kekurangan fasiliti dalam melaksanakan tugas (spt tiada komputer/ internet yang tidak mencukupi)• Lewat menerima maklumbalas tugas yang berkaitan• Kerap berlaku 'miscommunication' atau 'misinterpretation' dalam mesej yang hendak disampaikan.• Tidak memahami situasi atau kondisi masing-masing dalam berkomunikasi secara verbal/ non-verbal.• Menguruskan jadual/ waktu anda sendiri.• Gangguan (pasangan, anak2, kerja rumah)• Kurang penyeliaaan daripada Pegawai Penyelia• Standard Operating Procedure (SOP) yang kerap berubah mengikut kesesuaian WFH
Masalah Utama Melaksanakan WFH
Masalah Utama Bekerja Dari Rumah Fasa 7:• Kekurangan fasiliti dalam melaksanakan tugas (spt tiada komputer/ internet yang tidak mencukupi)• Lewat menerima maklumbalas tugas yang berkaitan• Kerap berlaku 'miscommunication' atau 'misinterpretation' dalam mesej yang hendak disampaikan.• Tidak memahami situasi atau kondisi masing-masing dalam berkomunikasi secara verbal/ non-verbal.• Menguruskan jadual/ waktu anda sendiri.• Gangguan (pasangan, anak2, kerja rumah)• Kurang penyeliaaan daripada Pegawai Penyelia• Standard Operating Procedure (SOP) yang kerap berubah mengikut kesesuaian WFH
100
PKP FASA 3 PKP FASA 7
KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH PERSEKITARAN
USAHA TRANSFORMASI PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
4 ASPEK TRANSFORMASI
Penggunaan digital dan automasipenyampaian perkhidmatan yang lebih luas di semua peringkat dan jabatan
PendigitalanTransformasi proses kerjamenghasilkan penjimatan darisudut tenaga manusia, kos dan masa
Penjimatan
PenambahbaikanProses Kerja
Menghasilkan penambahbaikan kepadabanyak proses kerja utama dan penilaianhasil kerja yang lebih mudah diukur
Pelaporan & budayaanalisis data
Penambahbaikan sistem dapatmembantu dalam menjana pelaporanyang lebih cepat, sistematik dan berpusat
USAHA UTM MENANGANI KRISIS SEMASA PANDEMIKBantuan Bring Your Own Device
Kemudahan Laptop kepada staf yang layak
PELAN KOMUNIKASI
0202
3 2
1
MENGHADAPI PKP DENGAN SEJAHTERA
ConnectHubungan Keluarga(manfaatkan masa bersamakeluarga) dan Tuhan(perbanyakkan ibadah yang dapat mendekatkan dirikepada Allah S.W.T)
Be ActiveSentiasa kekalaktif
GiveSentiasa memberidengan ikhlas dan
menerima seadanya
LearnSentiasa belajar dan
memperbaiki (mengkajisemula proses kerja dan
Inovasi yang bolehmempertingkatkan
penyampaianperkhidmatan masing-
masing)
Take NoticeKesedaran kepada perkarayang berlaku di sekelilingmelalui pemaklumanUniversiti dan Kerajaan
PEMANGKIN NORMA BAHARU
SOURCE
TAKE HOME MASSAGE
mailto:[email protected]
Slide Number 1Slide Number 2Slide Number 3Slide Number 4Slide Number 5Slide Number 6Slide Number 7Slide Number 8Slide Number 9Slide Number 10Slide Number 11Slide Number 12Slide Number 13Slide Number 14Slide Number 15Slide Number 16Slide Number 17Slide Number 18Slide Number 19Slide Number 20Slide Number 21Slide Number 22Slide Number 23Slide Number 24Slide Number 25Slide Number 26Slide Number 27